sistema de gestao para escritorios de contabilidade

SÉRIEEscolhendo um sistema integrado de gestão para uma pequena ou média empresa

Produzido por

Lumic ConsultoriaAjudamos sua pequena ou média empresa a escolher

e implantar um sistema integrado de gestão

www.lumic.com.br

Você precisa escolher um sistema integrado de gestão para o seu

escritório de contabilidade?

Nós podemos ajudar.

Lumic ConsultoriaSomos uma consultoria independente voltada para sistemas integrados de gestão (ERP) para pequenas e médias empresas.

Apoiamos o trabalho de empresários e executivos no desafio de diagnosticar necessidades, escolher e implantar um sistema integrado de gestão eficaz para suas empresas de distribuição, varejo, serviços ou indústria.

Produzimos esta série “Escolhendo um sistema integrado de gestão para uma pequena ou média empresa” para ajudar você a alinhar os principais requisitos no processo de escolha de um sistema integrado de gestão para sua empresa.

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Novos tempos trazem novas oportunidades para escritórios de contabilidade:

Migrando para a prestação de serviços de gestão integrados

Índice

A quem interessa O mercado está mudando O que o mercado está demandando Como aproveitar as novas oportunidades Informações integradas em tempo real Viabilidade econômica O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão




• Escritórios de contabilidade e de contadores

• Empresas de auditoria

• Empresas de assessoria

• Consultorias técnicas

A quem interessa




Os escritórios de contabilidade e afins tem hoje novas oportunidades de ampliar seu negócio e agregar valor as suas atividades;

A sua operação tradicional é receber a documentação do seu cliente, digita-la no seu próprio sistema contábil e proceder as correções, realizar os fechamentos e emissão de guias de recolhimento. Também inclui-se a geração da folha de pagamento e geração de guias.

O mercado hoje começa a demandar mais e melhores serviços

O mercado está mudando




Usar um sistema integrado de gestão moderno e completo para suas próprias necessidades empresariais;

Terceirizar a administração de áreas de retaguarda como contas a pagar e contas a receber, compras, administração de contratos;

Terceirizar ainda serviços de recrutamento, seleção, treinamento de funcionários, administração de salários, segurança do trabalho, saúde ocupacional;

Obter também mais serviços especializados na área de análises e recomendações econômico-financeiras.

O que o mercado está demandando




A maneira tradicional de operação é um sistema especializado no escritório de contabilidade e, quase sempre, um outro sistema de gestão empresarial no seu cliente, sem qualquer integração entre ambos os sistemas;

Os novos desafios trazem a necessidade de ter informações integradas em tempo real;

O objetivo é aumentar a rapidez, diminuir erros e retrabalhos, reduzir custos e permitir maior proximidade com seus clientes;

A integração pode ser feita através de sistemas diferentes interligados ou através de um único sistema que atenda tanto o escritório contábil como os seus clientes;

Isto permite que o escritório de contabilidade preste mais serviços com maior valor agregado, aumentando sua rentabilidade e fidelizando seus clientes.

Como aproveitar as novas oportunidades




Informações integradas em tempo real

A integração pode ser obtida de duas maneiras:

Integração, através de ferramental adequado, do sistema de gestão do cliente com o sistema do escritório contábil;

Uso do mesmo sistema integrado de gestão pelo escritório contábil e pelos clientes.




Informações integradas em tempo real

Integração, através de ferramental adequado, do sistema de gestão do cliente com o sistema do escritório contábil:

Permite maior rapidez no fornecimento de dados para a contabilidade e o retorno em termos de relatórios, correções e emissão de guias;

Necessita de investimento na integração de diferentes sistemas para cada cliente;

Apresenta maior complexidade técnica para administrar diferentes sistemas e dificulta a padronização.




Informações integradas em tempo realUso do mesmo sistema integrado de gestão pelo escritório contábil e pelos clientes:

Permite maior rapidez no fornecimento de dados para a contabilidade e o retorno em termos de correções e emissão de guias; Permite aos clientes usarem toda a estrutura de gestão do sistema integrado do escritório contábil, dispensando a necessidade de possuírem seus próprios sistemas de gestão; Permite a geração de receita adicional ao escritório de contabilidade pelo cessão do uso do seu sistema de gestão por seus clientes; Permite redução de despesas operacionais tanto do escritório de contabilidade como de seus clientes, através da correta parametrização de lançamentos. Permite a geração de receita adicional ao escritório de contabilidade pela prestação de diversos serviços automatizados.www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Escritórios de Contabilidade Lumic Consultoria



Viabilidade econômica de um sistema integrado de gestão

para um escritório de contabilidade




Viabilidade Econômica

Receba gratuitamente um estudo de viabilidadeeconômica para um escritório de contabilidade

Para receber este estudo, sem compromisso, basta enviar um e-mail para [email protected] com os seguintes dados:

Quantos funcionários tem o seu escritório de contabilidade? Quantos destes funcionários prestam serviços de Recursos Humanos? Quantos dos seus clientes poderiam utilizar os serviços de um sistema

integrado de gestão? Outras informações que julgar úteis; Dados de contato.


mailto:[email protected]




O que saber antes de comprar umsistema integrado de gestão



Vamos começar falando de cuidados em geral na escolha de um sistema para empresas de qualquer ramo de atividade:

O artigo a seguir “O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão”, escrito em 2011, sugere ao empresário ou executivo alguns pontos de reflexão no momento de tomar decisões relativas a aquisição de um sistema integrado de gestão.





Verifique em outras empresas se o fornecedor de ERP costuma cumprir o cronograma de implantação apresentado. Há alguns que ultrapassam em mais de 100%, habitualmente, o número de horas de consultoria estimado na proposta comercial. Nesse caso, o cliente não tem como reagir, pois o contrato de prestação de serviços protege estes fornecedores.

Preste atenção se, na negociação, o fornecedor de ERP concedeu descontos significativos para fechar o negócio. Não há “milagre” neste ramo, assim como não existe em outras áreas de negócios. O desconto, frequentemente, é ‘compensado’ na diferença entre as horas planejadas de consultoria de implantação e as que são efetivamente realizadas. Ou seja, o ERP, aparentemente mais barato, fica mais caro com o excesso de horas de implantação no cliente.

Pesquise se as funcionalidades necessárias para atender as expectativas de sua empresa estão realmente presentes no sistema ofertado. Deficiências técnicas e inadequação do software, em alguns negócios, são sanadas com custos adicionais para o cliente.

Descubra se o contrato de manutenção mensal proposto cobre tanto o suporte ao cliente como as atualizações tecnológicas. Muitas vezes, o cliente tem de optar por suporte ou atualização, mas isso não fica claro no contrato. Novamente, há um custo embutido não declarado.





Avalie, também, se o contrato de manutenção cobre as atualizações fiscais, ou seja, novos impostos e taxas, ao menos no âmbito da União e Estado. A Nota Fiscal Eletrônica é um exemplo do que deveria ser fornecido ao cliente sem desembolso adicional.

Informe-se se o suporte telefônico ao cliente tem alguma limitação de horas mensais de utilização. Em alguns contratos, há um teto mensal de horas para este suporte. Excedida a franquia, as horas adicionais são cobradas. O cliente corre o risco, então, de gastar mais mensalmente do que havia projetado.

Pesquise também se o suporte telefônico tem alguma limitação de tempo por chamada. Por que, nestes casos, excedido este tempo, um consultor visitará o cliente e cobrará tanto o tempo de deslocamento como o tempo mínimo da visita. Mais custos não previstos.

Verifique se são utilizados majoritariamente métodos modernos de suporte ao cliente, como o acesso remoto via web. Muitas empresas preferem forçar visitas presenciais faturáveis.




Cheque se os consultores enviados para a implantação são experientes. Alguns enviam profissional júnior, que leva mais tempo para realizar as tarefas. O cliente somente deve aceitar pessoal júnior ou em treinamento se estiver acompanhado de um consultor experiente. E só deve pagar as horas de trabalho do profissional sênior.

Verifique se a linguagem de programação utilizada no desenvolvimento do ERP é tecnologicamente moderna. Alguns utilizam linguagens ultrapassadas, que restringem o desempenho e aumentam os custos. O ERP deve funcionar em qualquer plataforma tecnológica, sistema operacional e banco de dados de mercado.

Pesquise se estão disponíveis ferramentas de integração e automatização “nativas” no ERP selecionado. Não aceite improvisações em seu ERP. O cliente deve procurar um sistema que disponha do ferramental “nativo” e que permita integração com qualquer outro, independentemente de sua plataforma, sistema operacional ou banco de dados. Flexibilidade para integração e automatização é essencial, pois não se sabe hoje quais serão os futuros desafios da empresa.

Descubra se as funcionalidades para atendimento de exigências fiscais são do próprio ERP ou solução de terceiros. O cliente deve ficar atento para não ter que discutir com dois fornecedores, simultaneamente, se houver dúvida ou problema.



Confirme se, pelo menos, as funcionalidades básicas do ERP são do mesmo fornecedor. Soluções de terceiros agregadas ao produto, às vezes, não têm suporte nem garantia. O cliente deve ficar atento para não ficar “órfão” se houver problemas técnicos.

Verifique se a base instalada do fornecedor de ERP é significativa o suficiente para assegurar longevidade do produto. O cliente também deve observar se as outras empresas adquiriram realmente um ERP completo ou só uma pequena parte dele (por exemplo, o módulo de Folha de Pagamento), mas que são contados como base instalada.

Apure se o fornecedor do ERP tem razoável vivência no mercado brasileiro. Falta de amadurecimento pode afetar, por exemplo, o atendimento às questões fiscais e tributárias.

Descubra se o porte fornecedor do ERP é compatível com o de sua empresa. Nada pior do que ser apenas um número na lista de clientes de seu fornecedor. Escolha quem possa dar um tratamento mais personalizado, se possível. Lembre-se de que será uma relação de longo prazo.




Investigue se há recursos amigáveis para a emissão de relatórios de saída do sistema. O sistema deve ter um gerador de relatórios de fácil operação e que exija somente breve treinamento do usuário. Também deve propiciar fácil pesquisa de dados e a sua exportação em editores de texto e planilhas de cálculo.

Confirme se há facilidades para processo de ensino-aprendizagem, tanto para os funcionários do fornecedor como para seus clientes.

Atente também para facilidades via Web para ministrar treinamentos e informações completas sobre os módulos que compõem o ERP, minimizando, assim, os custos de contratação de consultores. O cliente deve lembrar que sua própria equipe crescerá, mudará e que haverá custos para treiná-la permanentemente.

Confirme se os valores de investimentos apresentados já incluem todos os impostos e taxas. Verifique também se tais valores consideram uma previsão das horas e despesas de deslocamento de consultores ou outros custos extras. O cliente pode usar como variação aceitável dos investimentos em consultoria algo em torno de 20% em relação ao valor estimado.


Pense sobre a real necessidade de proceder a customizações. Procure selecionar um ERP altamente parametrizável, o que evitará customizações, quase sempre caras e insatisfatórias. O cliente deve evitá-las e tentar se adaptar ao padrão do ERP selecionado.

Verifique a frequência e a metodologia de atualizações rotineiras do sistema. Devem-se procurar sistemas que permitam a atualização pelos próprios usuários, após breve treinamento.

Planeje a aquisição de um ERP considerando uma vida útil mínima de cinco anos. Os investimentos e o desconforto durante o processo de implantação são consideráveis, mas os resultados podem ser satisfatórios desde que tudo seja planejado e executado com cautela.

O artigo “O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão “ foi publicado em 2011 e é da autoria de Jaime Sender, consultor na área de sistemas de gestão. Os direitos estão reservados na forma da lei.



Esperamos que as informações aqui expostas tenham sido de utilidade para você. Receba gratuitamente mais informações sobre como escolher um sistema de gestão para seu escritório de contabilidade.

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Se preferir, envie um e-mail para [email protected]

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