sistema de administação de viagens

Unifai – Centro Universitário Assunção

Sistemas de Informação

DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS II

Sistema de Administração de Viagens

Prof. Francisco Pinto

Adriana de Oliveira Alves

Everton Cesar Mendes Silva

Mary Soraia A. Mattar

Rafael Dantas

São Paulo

Outubro/2006

Desenvolvimento de Sistemas II

Aqui será apresentada uma proposta de implementação de um sistema de administração de viagens.

Algumas empresas necessitam que seus funcionários viagem frequentemente para visitar filiais, clientes, fornecedores e parceiros; tanto para efetuar serviços ou assinar contratos, como manter relações de seus interesses. Nestes casos, é necessário o contato constante com agências de viagens, companhias aéreas e rodoviárias, hotéis, entre outros. Mas este contato não é o suficiente para manter o controle financeiro e de pessoal que a empresa necessita.

Nesta proposta, é apresentado que o sistema possui integração com o sistema ERP, já existente na empresa, e com os sistemas mais utilizados pelas agências de viagens. Isso permite o compartilhamento da informações do sistema de administração de viagens com o sistema de recursos humanos e de finanças, contidos no ERP.

Para a implementação, recomenda-se um ciclo de vida de 4ª geração, com a metodologia orientada a objeto, que será descrito e justificado no decorrer da proposta.


Objetivos do Sistema

Administração de viagens de negócios acompanha todos os processos envolvidos no tratamento de viagens. Ela contém funções integradas e as liga aos processos de liquidação, tributação e pagamento. A Administração de viagens de negócios abrange a solicitação, o planejamento e a reserva de viagens, assim como a liquidação das despesas de viagem e a transferência dos resultados da liquidação para outras áreas de funções de negócios. A integração da Administração de viagens de negócios assegura os benefícios da sinergia que aumenta a eficiência e reduz os custos de processo.

De acordo com as necessidades individuais e a estrutura organizacional da empresa, as três seguintes áreas da Administração de viagens de negócios podem ser combinadas de maneira flexível:

Solicitação de viagem

Planejamento de viagens

Despesas de viagem

O objetivo desta funcionalidade é a administração, automatizada e integrada de todos os processos envolvidos em uma viagem de negócios, assim como reembolso ao funcionário e despesas envolvidas, respeitando as políticas corporativas definidas. Podemos considerar como “viagem” a própria viagem onde utilizamos passagem, hotel, dentre outros recursos ou qualquer tarefa que o funcionário execute e tenha gastos que serão reembolsados pela empresa como por exemplo visita ao cliente, almoço com parceiros, táxi, entre outros.

A integração da Administração de Viagens de negócios assegura os benefícios da sinergia que aumenta a eficiência e reduz os custos de processo. As viagens são tratadas de forma sistêmica e com pontos de controle e aprovação via workflow. A rastreabilidade das viagens é feita via sistema ou via relatórios impressos.

De acordo com as políticas corporativas, regras empresariais e estrutura organizacional, os processos de Pedido de Viagem, Solicitação de Viagem e Despesas de Viagem podem ser combinados de maneira flexível e usados de acordo com a definição da empresa.


Requisistos do Sistema

O componente de Administração Viagens de Negócios oferece um conjunto completo de procedimentos para processamento de dados da viagem de negócios, desde a entrada e aprovação de um pedido de viagem até o lançamento das despesas de viagem reais.

Os dados da viagem podem ser informados pelo viajante, por um administrador ou por outro representante em sua organização, antes ou depois da viagem.

As solicitações de viagens são automaticamente enviadas ao aprovador apropriado via workflow.

As despesas podem ser postadas para diversos tipos de contas, tais como centros de custo, pedidos, projetos, etc.

As despesas podem ser automaticamente reembolsadas pela Folha de Pagamento ou através da conta corrente do funcionário.

Um empregado pode registrar despesas de viagem e verificar o status de reembolso destas despesas.

Os privilégios de viagem podem ser definidos de acordo com a política adotada pela empresa, sem nenhuma restrição.

Existe ainda a possibilidade de integração com os sistemas mais utilizados pelas Agências de Viagens.

Pedido de viagem

1. O funcionário usa o sistema para submeter um pedido de viagem ao superior relevante. O pedido da viagem contém informações, tais como data, destino e motivo da viagem, meio de transporte e alojamento necessários, adiantamento a ser solicitado e custos estimados da viagem.

2. O superior pode autorizar a viagem, devolver o pedido para que sejam feitas correções ou rejeitar o pedido. Tudo eletronicamente através de workflow.

3. Se um adiantamento for solicitado e aprovado, haverá as seguintes opções para pagamento:

Pagamento em dinheiro no caixa

Pagamento com cheque

Pagamento por transferência bancária para a conta do funcionário

Transferência de saldo para cartão corporativo (saque ou limite de valor)

4. Os montantes pagos são enviados automaticamente para lançamento na contabilidade financeira.

Ficam registrados os dados gerais da viagem, dos serviços de viagem necessários e das estimativas de custo.

Planejamento de viagens

1. Após a aprovação de um pedido de viagem, o funcionário determina os serviços disponíveis (vôo, hotel, aluguel de carro, trem) em um plano de viagem. A reserva desses serviços podem ser online pelo sistema ou através de agências de viagem. Durante a seleção e reserva de serviços, o sistema verifica a consistência entre as entradas e a política corporativa da empresa. Ao mesmo tempo ele leva em consideração todas as tarifas e os bônus específicos da empresa durante a reserva. Caso seja feito via agência, esta receberá a solicitação e a transformará em reserva efetiva considerando as mesmas políticas corporativas previamente mencionadas.

2. Quando o funcionário entra o plano de viagem, o código de reserva é entrado na fila de processamento da agência de viagens conectada à empresa. A agência de viagens verifica a consistência e correção da reserva.

3. Modificações na reserva feitas fora do sistema serão transferidas para o sistema em um processo de sincronização.

4. O plano de viagem é transferido também ao nível superior relevante para autorização. Quando aprovado, a agência de viagem pode fazer a edição do ticket e dos documentos da viagem e enviá-los ao viajante.

5. O sistema poderá também fazer validação prévia contra orçamento disponibilizado para centro de custo, projeto ou ordem interna.

Despesas de viagem

1. Após a viagem, o viajante completa o relatório de despesas de viagem, incluindo todos os dados e documentos necessários. O sistema considera todas as especificações regulamentares da empresa que estão armazenadas e verifica a consistência das entradas com estas especificações (limites, locais, regras corporativas, etc).

2. O departamento de despesas verifica o relatório de despesas de viagem e os documentos e recibos originais. Então o relatório de despesas de viagem é enviado eletronicamente ao superior para aprovação e posteriormente liberado para liquidação.

Assim que a aprovação é concedida a viagem é liquidada no sistema com base nas regras de viagem definidas para o perfil do viajante. O sistema determina os resultados das despesas de viagem, especialmente o montante do reembolso. Para determinar o montante do reembolso, é possível optar

entre o reembolso das diárias/taxa fixa, reembolso de cartão de crédito e o reembolso conforme os recibos individuais de refeições, acomodações e custos da viagem. Apresentação de recibos individuais pode ser ou não obrigatório.

3. Os resultados das despesas de viagem são preparados conforme o método de pagamento escolhido e disponibilizados na área financeira com as informações adicionais apropriadas.

4. O pagamento dos montantes de reembolso pode ser feito da seguinte maneira:

Com cheque

Vide conta da folha de pagamento

Via Contabilidade Financeira

Por transferência bancária para a conta do funcionário

5. Independente do meio de pagamento, os resultados das despesas de viagem são automaticamente transferidos para a Contabilidade Financeira.

6. Os custos da viagem podem ser apropriados total ou percentualmente para diferentes objetos de custos, como centro de custo, ordem e projetos.

7. O viajante recebe um comprovante de despesas de viagem com os dados relevantes da viagem e os correspondentes resultados da liquidação. O status das aprovações e reembolso podem ser monitorados pelo usuário através do sistema.

Status de Aprovação

É possível autorizar um roteiro de viagem de diferentes maneiras:

manualmente nas transações de entrada do Planejamento de viagens

Workflow

Os seguintes status já vem previamente definidos para o processo de autorização, sendo que novos status podem ser criados:

Aberto (o superior responsável ainda não processou a viagem)

Autorizado (o superior aprovou a viagem)

Recusado (o superior recusou a viagem)

Reembolso de viagem

A integração da Administração de viagens de negócios assegura os benefícios da sinergia que aumenta a eficiência e reduz os custos de processo. As viagens são tratadas de forma sistêmica e com pontos de controle e aprovação via workflow. A rastreabilidade das viagens é feita tanto em tempo de tela, quanto com relatórios impressos.

De acordo com as políticas corporativas, regras empresariais e estrutura organizacional, os processos de pedido de viagem, solicitação de viagem e despesas de viagem podem ser combinados de maneira flexível e usados de acordo com definição da empresa.

Sistema de Informação

Para o viajante, existem relatórios para acompanhamento de suas solicitações, aprovações e reembolsos.

Para o Administrador e Auditor, existem relatórios de viagens planejadas e realizadas, possibilitando analisar os hábitos de viagem dos funcionários, ajudando nas negociações com fornecedores de prestação de serviços de viagens. Análise das despesas de viagens para controle de custos e transparência são facilmente tratadas.

O sistema de viagens inclui os seguintes relatórios:

Vôos

Síntese hierárquica de vôos por companhia aérea

Síntese de vôos por companhia aérea

Síntese de vôos por local

Informações sobre bilhetes aéreos

Hotéis

Relações comerciais com redes hoteleiras (hierárquica)

Relações comerciais com redes hoteleiras

Relações comerciais por localização de hotéis

Veículo de aluguel

Relações comerciais com locadoras de veículos

Relações comerciais por localização de locadoras

Relatórios gerais

Síntese de viagens planejadas

Estatística da viagem

Dados básicos gerais da viagem/totais

Recibos de viagem

Recibos de viagem sem dados gerais

Atribuição de custos para a viagem

Atribuição de custos para a viagem sem dados gerais

Dados básicos gerais da viagem/totais/recibos/atribuições de custos

Quem está onde? Pesquisa de destinos de viagem

Pesquisa de recibos usando a taxa máxima

Diversas análises de viagem

Relatório de despesas de viagem por períodos

Comprovante de despesas profissionais

Determinação dos empregados com dias de viagem excedidos

Implementação do Sistema de Administração de Viagens

Determinação do Ciclo de Vida e da Metodologia de Implementação do Sistema

Para a implementação do sistema de admistração de viagens, é proposto um ciclo de vida de 4ª geração, a metodologia ASAP – Acelerate SAP, que une as melhores práticas dos outros ciclos de vida com alguns diferenciais, que trazem agilidade ao processo e qualidade ao sistema. Este é um ciclo de vida já utilizado por muitas empresas para vários sistemas, gerando ótimos resultados. Pois o cliente acompanha todas as fases da implementação, não apenas observando, mas como parte da equipe de projeto.

A metodologia proposta para o desenvolvimento do sistema é a orientada a objeto, mais especificamente a linguagem JAVA, o que facilita a integração do sistema de administração de viagens com os módulos do sistema ERP já existente na empresa, e com alguns dos sistemas mais utilizados pelas agências de viagens.

Para trabalhar durante todas as fases do ciclo de vida de implementação do sistema é necessário uma equipe composta por 5 pessoas. Duas dessas pessoas serão escolhidas pelo próprio cliente do seu quadro de funcionários, onde uma desenpenhará a função de gerente de projeto e a outra auxiliará nos assuntos mais técnicos do sistema. Estes dois funcionários do cliente serão de auxílio permanente para que o sistema atenda às suas necessidades, o que levará a não ocorrer divergências entre o desenvolvimento e o usuário.

Os outros três componentes da equipe serão da empresa desenvolvedora do sistema, sendo um deles nomeado o gerente do projeto, que auxiliará em todo o controle e coordenação das etapas, tarefas, resultados e possíveis problemas durante toda implementação do sistema. Os dois componentes restantes tratarão do levantamento de requisistos juntamente com a equipe do cliente, e a passagem desses requisistos para o sistema em programação, parametrização e configuração.

Implementação do Sistema de Administração de Viagens

ASAP – Acelerated SAP

Preparação do Projeto

Desenho Conceitual Realização

Preparação Final

Go Live & Suporte

A metodologia, desenvolvida pela SAP, ASAP – AcceleratedSAP tem por objetivo implementar uma Solução de forma consistente com as melhores práticas. Assim, será possível:

- preparar as pessoas, diretas ou indiretamente afetadas pelo projeto, para desempenharem novas funções com uma cultura adequada ao novo ambiente;

- planejar as atividades de Migração e Melhorias de maneira controlada, minimizando impactos não desejáveis.

A Metodologia proposta aborda, de forma estruturada e equilibrada, as questões relativas aos aspectos de tecnologia, do gerenciamento de mudanças (change management) e do alinhamento com a estratégia da organização.

A metodologia ASAP – AcceleratedSAP inclui os seguintes elementos:

- definição clara dos objetivos do projeto e seu respectivo escopo. Escopo este que será alvo de monitoramento contínuo;

- profundo entendimento do ambiente de negócios, objetivos, organização e capacidades;

- planos de trabalho fornecidos pela Metodologia ASAP, ligados aos modelos de produtos finais desenvolvidos em conjunto com o gerenciamento do projeto do cliente;

- conteúdo específico para o Banco de Perguntas & Respostas;

- progresso disciplinado com avaliação e medidas das entradas;

- gerenciamento contínuo e disciplinado de deltas utilizando as ferramentas de gerenciamento de deltas no ASAP;

- atenção contínua na realização de benefícios;

- análises periódicas de qualidade e risco como proposto pelo ASAP;

- padrões de projeto que são compatíveis e contribuem com os padrões de produção;

Os próximos tópicos contemplam cada uma das fases da metodologia, suas atividades, produtos finais e responsabilidades. Adicionalmente, enfocamos os aceleradores que irão ajudar a diminuir o tempo total do Projeto.

Treinamento, suporte, revisões de projeto

Metodologia

Serviços

ASAP Roadmap

FerramentasConhecimentoespecífico do

Projeto

Gestão do Projeto

Gestão de Mudanças

Gestão de Problemas

Gestão de Falhas

Gestão de Qualidade

Gestão de Segurança

Como fazer

Assistente de Implementação

Q&Adb

Guia de Implementação

Gerador de perfis

Transport System

Treinamento, suporte, revisões de projeto

Metodologia

Serviços

ASAP Roadmap

FerramentasConhecimentoespecífico do

Projeto

Gestão do Projeto

Gestão de Mudanças

Gestão de Problemas

Gestão de Falhas

Gestão de Qualidade

Gestão de Segurança

Como fazer

Assistente de Implementação

Q&Adb

Guia de Implementação

Gerador de perfis

Transport System

Fase 1 ASAP – Preparação do Projeto

Nesta fase serão estabelecidos - e aprovados pelos representantes da Organização no projeto - os requisitos de relatórios, padrões de documentação e relatórios com a finalidade de estabelecer a troca de informações entre os membros do time do projeto. Ao término desta fase será conduzida uma apresentação de início de projeto (kick-off) para toda a equipe, visando transmitir as metas do projeto, objetivos, padrões e, como conseqüência, obter um entendimento uniforme de todos os membros da equipe do projeto. A sessão de kick-off marca o lançamento oficial do projeto e permite a alta administração da Organização realçar a importância do projeto para a organização.

Nesta fase são realizadas as seguintes atividades:

- revisar e customizar o Plano do Projeto;

- obter e revisar requisitos de documentação, análise de gaps, princípios operacionais;

- montar e iniciar o time do projeto (composto composto de técnicos e usuários);

- confirmar os recursos da Organização;

- revisar a definição das estruturas estratégicas de alto nível;

- revisar relacionamentos e papéis para efeitos de reporte;

- estabelecer os padrões do projeto.

Atividades Produtos Finais

Refinar o projeto incluindo missão, drivers do projeto, drivers do negócio e critérios de sucesso.

Mobilizar a área da equipe do projeto.

Planejar e conduzir o kick-off do time do projeto.

Definir procedimentos de projeto, incluindo comunicação, resolução de deltas, documentação, entre outros.

Definir a infra-estrutura técnica incluindo mandantes, estratégia de mandantes, entre outros.

Treinamento de primeiro nível da equipe do projeto.

Definição refinada da equipe do projeto e de seus papéis.

Plano de projeto em alto nível.

Documento de Requisitos Técnicos.

Kick-off executivo.

Processo de reporte de status.

Processo de Banco de Perguntas e Respostas.

Processo de acompanhamento e solução de deltas.

Formato dos produtos finais do Protótipo.

Responsabilidades da Contratante Responsabilidades do Contratado

Organizar os membros da equipe do projeto, facilidades, comunicação, etc.

Liderança na definição dos produtos finais principais.

Definir o projeto, obter comprometimento dos executivos, definir expectativas dos membros da equipe.

Ajudar a organização do projeto e Kick-off.

Planejamento técnico, estimativas e preparação de modelos.

Aceleradores

Modelo do Plano de Projeto.

Modelos de apresentações de Kick-off.

Slides da apresentação de Kick-off.

Monitoramento do projeto pré-definido.

Papéis e responsabilidades e planejamento de recursos definidos.

Modelos de plano de comunicação.

Descrições detalhadas dos papéis da equipe de projeto.

Modelo de Q&A dos requisitos técnicos.

Plano do projeto mais detalhado.

Fase 2 ASAP – Desenho Conceitual

O principal objetivo desta fase é finalizar e confirmar os processos de negócios que serão suportados pelo sistema, para a Organização. Workshops serão usados para demonstrar como os processos da Organização serão executados e qual será a organização requerida para suportar novos processos. As equipes Organização/Consultores da implementadora trabalharão em conjunto para identificar e resolver deltas de funcionalidades e nos processos de negócios futuros desejados pela Organização.Sub-Processos e atividades serão identificados como participantes ou não do escopo. As atividades pertencentes ao escopo serão, então, mapeadas no Banco de Perguntas & Respostas. Este banco será usado para documentar o projeto nos workshops de processos e depois para determinar o escopo de transações entre as fases.

Com o objetivo de obter a aprovação da Organização para os processos levantados, será apresentado ao Comitê Executivo - ou às pessoas designadas pelo Comitê - um protótipo do estado futuro. Esse protótipo incluirá a visão da estrutura organizacional recomendada em forma gráfica e a definição inicial dos

processos, tanto em forma gráfica como em forma descritiva. O protótipo finalizará o escopo detalhado do projeto, explicitando, ainda, a melhor estratégia de implementação do sistema.

Os workshops são necessários para assegurar que o escopo e recursos do projeto são compatíveis com as datas de entrada em produção propostas. Isto incluirá, dentro do ambiente da equipe de projeto:

- revisão da documentação do projeto;

- workshops de revisão com os membros da equipe;

- revisão e quantificação dos deltas.

Também conduziremos reuniões com os usuários executores e a gerência da Organização para assegurar a validação das premissas dos processos projetados e decisões de configuração. Se necessário, conduziremos outros workshops com usuários executores e/ou pessoas indicadas pela Organização, visando resolver qualquer problema de projeto referente aos processos significativos.

Essas atividades de validação e finalização serão realizadas em paralelo com as atividades de Gestão de Mudanças e treinamento que ocorrerão durante o projeto, com o intuito de preparar a organização para as mudanças previstas. Durante essa fase do projeto iniciaremos a avaliação da prontidão da organização para a mudança, identificação de necessidades de treinamento, desenvolvimento do plano de transferência de capacidades e preparação da estratégia de comunicação para o projeto.

A primeira revisão formal do Banco de Perguntas & Respostas irá ocorrer nessa fase e estará focado na confirmação do status do desenho e viabilidade das datas de implementação planejadas.

Atividades Produtos Finais

Conduzir reuniões com comitê executivo, de acompanhamento de status e time de projeto.

Completar o planejamento detalhado da equipe do projeto.

Revisar o plano de recursos.

Definir o escopo base e identificar deltas.

Definir/rever os processos de negócio.

Definir estruturas organizacionais.

Determinar o escopo de interfaces, relatórios e conversões.

Estrutura organizacional.

Protótipo aprovado.

Catálogo dos processos de negócio atuais.

Desenho detalhados dos processos do sistema com informação de custos e benefícios da implantação.

Documento do escopo base.

Plano de projeto refinado.

Inventário de relatórios, interfaces e conversões.

Iniciar a avaliação de prontidão à

Setup do sistema de desenvolvimento.

mudança.

Estratégia de comunicação.

Definição da estratégia final de implementação do sistema (plano de transição entre o ambiente atual e futuro).


Liderar a definição e análise dos processos.

Prover direção sobre o ambiente atual de negócios e o ambiente futuro desejado.

Liderar a definição de processos no sistema.

Guiar a definição de requisitos técnicos.

Guiar tarefas, modelos e produtos finais.

Aceleradores

Modelo de documento de Escopo.

Abordagem de segurança pré-definida.

Visão geral do Kick-off da fase.

ASAP Banco de Perguntas & Respostas (Db).

Arquitetura do sistema produtivo.

Padrões de desenvolvimento JAVA.

Fatores Críticos de Sucesso.

Fase 3 ASAP – Realização

Durante essa fase, a equipe de projeto da Organização e os Consultores da implementadora irão desenvolver diversas atividades paralelas. A equipe iniciará o desenho e a configuração dos processos e, também, resolverá os eventuais deltas, identificados durante a fase anterior. Esse processo envolverá sessões de trabalho com a administração da Organização e os consultores da implementadora, com subseqüente aprovação das partes afetadas. O sistema final configurado refletirá a organização da Organização e dados mestres para suportar o fluxo integrado total do processo no sistema (cabe ressaltar que as considerações sobre os dados mestres são tão importantes quanto os processos para que se obtenha um desenho do sistema adequado). A reprodução dos processos de negócio da Organização para os membros da equipe do projeto e para os usuários chave de cada processo de negócio promove feedback e a subseqüente validação do protótipo produzido.

Com o objetivo de assegurar o atendimento das metas de prazos e qualidade do projeto, é importante o propósito da Organização em aceitar as melhores práticas identificadas no sistema. Para facilitar o entendimento e aceite do desenho, o acelerador é usado para gerenciar a configuração dos processos pela divisão dos processos em interações ou ciclos relacionados ao fluxo dos processos. Os procedimentos de todos os processos serão configurados em harmonia com o desenvolvimento de relatórios, formulários, procedimentos de usuários finais, cenários de teste e perfis de segurança.

Os ciclos não provêem somente os marcos para a equipe do projeto, mas, também, os pontos de verificação de garantia de qualidade, os quais proporcionam testes isolados e simulação de partes específicas dos processos de negócio. Durante os ciclos, a equipe de projeto da Organização estará trabalhando de uma forma bastante coesa com os consultores da implementadora com o objetivo de refinar os cenários de negócio e condições de exceção. Em seguida, testes isolados e de funções individualizadas serão executados para validar todo o sistema. Para suportar a implementação, a equipe técnica completará o desenho, o desenvolvimento e os testes dos programas de conversão e de interface. Convém ressaltar que será requerido um grande esforço para coordenar os requisitos de dados dos sistemas legados – contemplando inclusive “limpeza dos dados” – e, também, para o desenvolvimento de programas de conversão para o novo sistema.

O principal foco nessa fase é o usuário final. Pacotes de Trabalho/Atividades incluem o estabelecimento do conceito de autorizações, o desenvolvimento do treinamento do usuário final e o gerenciamento de mudanças. Para aumentar a eficiência nessa fase do projeto, serão desenvolvidos esforços para assegurar que a efetiva comunicação dos papéis dos usuários finais, por intermédio de Treinamentos, Gestão de Mudanças e Segurança de Autorizações.

Ao final dessa fase, a equipe de projeto começará a preparar o treinamento do usuário final. Para treiná-los, a equipe do projeto realizará a capacitação de usuários chave utilizando o método de multiplicadores. Esses usuários serão familiarizados com os produtos finais durante o projeto; ou seja, trabalhando ao lado da equipe de projeto. Para assegurar que o processo de transferência do conhecimento seja eficiente e produtivo serão desenvolvidas ferramentas específicas.

Atividade Produtos Finais

Projeto e Prototipação.

Conduzir configuração de workshops.

Configurar sistema baseado nos requerimentos e desenho dos processos.

Executar testes unitários.

Construção.

Desenvolver conversão, interface, melhorias e relatórios de programas JAVA.

Organização de segurança.

Organização QA / Sistema de teste.

Organização sistema de Produção.

Interfaces, relatórios e conversões.

Aprovação do processo de negócios.

Setup autorizações.

Procedimentos de Processos de Negócios.

Teste de Cenários / Roteiros.

Planos de testes unitários e de integração.

Resultados aprovados dos testes unitários e de integração.

Material de treinamento completo e programado.

Cadastros limpos para conversão.

Perfis de segurança dos usuários finais.


Execução de testes por Unidade.

Procedimentos de Processos de Negócios (final).

Programar treinamento de usuário final.

Gestão de Mudanças.

Organizar e preparar material de treinamento.

Preparação do teste integrado, integração e registro de deltas.

Execução do teste Integrado.

Registro de deltas de integração.

Refazer testes após as correções.

Papéis e descrição de funções.

Desenvolvimento de especificações.

Definir organização do suporte pós-implantação.

Configuração e transferência de conhecimento.

Integração de plano e abordagem de teste.

Acompanhamento dos testes.

JAVA (conversões, relatórios).

Autorizações.

Procedimentos de Processos de negócios (rascunho).

Acertos de configurações.

Plano de entrada em produção.

Execução do plano de comunicação.

Aceleradores

Modelos de workshop de processos de negócio

Modelos e aceleradores de perfis de segurança

Acelerador de Processo de Negócio

Ferramentas e procedimentos de conversão de dados

Fase 4 ASAP – Preparação Final

Completar os testes finais de sistema, treinar usuários finais e executar entrada dos dados e sistemas para o ambiente de produção são os objetivos primários dessa fase.

Em virtude das características do sistema, o teste final consiste em verificar e avaliar as conversões, os procedimentos, assim como programas de interfaces, de integração, testes de volume e stress e conduzir o teste de aceitação pelo usuário final.

Também é objetivo desta fase finalizar os planos de Entrada em Produção, particularmente o que diz respeito à estratégia de conversão de dados, aos procedimentos de auditoria e estrutura do suporte ao usuário(help desk). Antes de iniciar o treinamento do usuário final, o time de treinamento será responsável pelo teste de aceitação e validação do material do treinamento. Também os grupos de executivos e decisores estarão envolvidos nas atividades de preparação dos empregados. A infra-estrutura da organização será modificada ou ajustada para suportar o novo processo de negócio.

O passo final desta fase é a aprovação do sistema e a preparação da Organização para a entrada em Produção; ou seja, entrar oficialmente em produção com a solução.


Beta Teste.

Desenvolver plano de implementação.

Conduzir testes de sistema (integração, volume, stress, contingência de desastres).

Implantação.

Conduzir treinamento do usuário final.

Estabelecer ambiente de sistema produtivo.

Plano e manual de Entrada em Produção.

Execução de treinamento de usuário final.

Estrutura de suporte para o usuário final.

Ambiente produtivo.

Plano de contingência.

Teste de stress do sistema.

Estabelecer a segurança de produção.

Back up do sistema e Plano de contingência testado.

Configuração de IDs de usuários.

Aprovação da entrada em produção.

Plano de comunicação executiva.


Revisar materiais de treinamento.

Executar treinamento de usuário final.

Montar help desk.

Preparação do site.

Executar plano de implementação.

Executar teste de stress.

Fornecer transferência de conhecimento.

Planejar e executar planos de teste.

Gerenciar plano de implementação.

Desenvolver e planejar check list final da fase de Entrada em Produção.

Aceleradores

Modelo do plano estratégico de instalação.

Estratégias de preparação de cut-over.

Modelo de cenários de Teste.

Modelo do plano de entrada em produção.

Modelo do plano de contingência.

Exemplo de plano de entrada em produção hora-a-hora.

Fase 5 ASAP – Entrada em Produção e Suporte

Imediatamente após entrar em produção, o sistema implementado será revisado e refinado, com o objetivo de verificar se as necessidades estão totalmente suportadas. Durante um período de 30 dias, os Consultores acompanharão o Sistema em produção, visando consolidar a implementação e, também, obterem as opiniões formais dos usuários do sistema. Nessa fase serão, ainda, identificados potenciais de melhorias nos processos, especialmente no que diz respeito ao acesso de dados do suporte às decisões e a exploração de funcionalidades adicionais. O objetivo final dessa fase é assegurar que o projeto implementado reflita os planos futuros e expectativas da Organização.


Executar conversão final para implementação.

Atualizar procedimentos de gerenciamento de mudanças para suportar o sistema.

Fornecer suporte permanente.

Ambiente produtivo.

Performance do sistema otimizado.

Organização de suporte eficaz e eficiente.

Dados mestres convertidos.

Entrevistas pós-implantação.


Executar tarefas finais de fase de Entrada em Produção.

Assegurar a preparação da empresa para fase final de Entrada em Produção.

Assegurar a Gestão de Mudanças e ambiente de suporte adequado.

Fornecer suporte e assegurar transferência do conhecimento final.

Aceleradores

Modelo de entrada em produção.

Guias de planejamento e modelos para mudanças continuas.

Exemplo de registro de deltas de Entrada em Produção

Formulários de Revisão pós-implementação.

Pela natureza do projeto, a Consultoria propõe a utilização do conceito de Melhoria Contínua, onde o projeto terá, entradas em produção “faseadas” .

Dessa forma a empresa desfrutará de resultados concretos (indicadores) em um menor tempo. Esta estratégia torna-se particularmente interessante em ambientes de grande mudança, onde longos projetos poderiam levar a um alto grau de obsolescência das informações levantada durante um desenho conceitual.


Relação Custo x Benefício

- Qualidade:

Agilidade na identificação e implementação das soluções.

Proporciona uma administração dinâmica, segura e produtiva, por meio das integração de sistemas.

Otimização na execução das atividades relacionadas à viagens.

Controle rápido e preciso no registro e acesso às informações.

- Segurança:

Rígidos padrões de documentações e testes.

Com a substituição dos procedimentos e rotinas manuais por procedimentos automáticos, chega-se à utilização de ferramentas que possibilitam mais controle e melhor gestão do negócio, reduzindo erros e obtendo maior rentabilidade e competitividade.

- Suporte

Suporte à todas as aplicações.

Profissionais qualificados atuando em todas as etapas do projeto.

- Custo Baixo:

Redução nos investimentos em tempo e recursos

Metodologia moderna de implantação e treinamento, incorporada às reais necessidades da empresa.

Menor investimento em hardware, podendo agregar o sistema aos módulos (ERP) e equipamentos já existentes.


Preços, Condições de Pagamento e Manutenção

O sistema poderá ser adquirido pelo valor de R$ 12.690,00

Forma Pagamento: 50% de sinal e restante na implementação.

Manutenção

Contrato de Manutenção Anual estão disponíveis para todos os softwares.

Detalhes das Coberturas, Preços e Termos e Condições serão apresentadas conforme a necessidade do cliente. Em princípio propomos o que segue:

Coberturas

Adquirindo o Contrato de Manutenção Anual você terá:

Suporte técnico (não está incluso consultoria). O suporte é fornecido por telefone, internet remotamente, fax ou e-mail.

Créditos para a aquisição de um novo módulo em 30% do valor do módulo adquirido.

Os Contratos de Manutenção podem ser adquiridos para incrementos de 3 ou 5.

ANOS VALOR

3 20% do valor do software por ano

5 30% do valor do software por ano

Termos e Condições

Renovação: A renovação ocorrerá automaticamente na data de aniversário. A menos que o contrato seja cancelado.

Cancelamento: O Contrato pode ser cancelado a qualquer momento, com o pagamento de multa a ser estipulada. O cancelamento também ocorre no término do contrato, caso nõ seja feita a renovação, neste caso, sem nenhum custo adicional.

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