sefiq – setor de fiscalização da qualidade · relatÓrios gerenciais – qualidade – sgi ......
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SUPERINTENDÊNCIA INMETRO RIO GRANDE DO SUL
SEFIQ – Setor de Fiscalização da Qualidade
MANUAL DE RELATÓRIOS
GERENCIAIS QUALIDADE – SGI
Porto Alegre, outubro de 2008.
2
ÍNDICE
RELATÓRIOS GERENCIAIS – QUALIDADE – SGI .......................................... 4
INTRODUÇÃO ............................................................................................. 4
A) RELATÓRIOS ESPECÍFICOS DA QUALIDADE E SEUS OBJETIVOS..... 5
5. QUALIDADE............................................................................................. 5
5.1.2 Definição do Roteiro da Qualidade ..........................................................5
5.3.1 Grade Acompanhamento Primeiro Envio de Documentos.......................7
Exemplo A:........................................................................................................7
5.3.2 Municípios, Total Oper. Normais/Denúncias p/Func. p/Ano...................14
Exemplo A:......................................................................................................14
5.3.3 Municípios, Divisões e Total/Datas Visitas e Dias p/Funcionário...........15
Exemplo A:......................................................................................................16
5.3.4 Municípios, Ano Última Fiscalização e Total Visitas p/Divisão...............17
Exemplo A:......................................................................................................18
5.3.5 Municípios por Ano da Última Fiscalização............................................19
Exemplo A:......................................................................................................20
5.3.6 Acompanhamento Produção..................................................................23
Exemplo A:......................................................................................................24
5.3.7 Total de Denúncias, Documentos, por Item e por Mês Ano...................30
Exemplo A:......................................................................................................30
5.3.8 Quantitativo de Itens e Documentos (Tot. Qual.) ...................................31
5.3.9 Total Estab. Visit, Denúncias, Al, AA p/Município ..................................36
5.3.10 Total Estab. Visit. Denúncias, Al, AA p/Item ........................................38
Exemplo A:......................................................................................................39
5.3.11 Total Estab. Visitados por Tipo de Estab. ............................................41
Exemplo A:......................................................................................................42
5.3.12 Ações Fiscalizadoras por Item .............................................................45
5.3.13 Auto de Infração e Irregularidade Item.................................................50
Exemplo A:......................................................................................................51
5.3.14 Arquivos para importação do portal RBMLQ........................................54
3
5.3.16 Roteiro Realizado, Mun, Div, Ruas, Proprietários................................55
Exemplo A:......................................................................................................56
5.3.18 DUF Qualidade x Cadastro de Proprietário..........................................73
Exemplo A – Loja de Bazar visitada pela Qualidade ......................................73
5.3.19 Quadro Demonstrativo QL e TE...........................................................83
5.3.20 Municípios Fiscalizados e % de Diárias ...............................................84
5.3.21 Etiqueta para Produtos Apreendidos ...................................................85
5.3.22 Histórico do Proprietário Fisc. Qual......................................................86
Exemplo A – Consulta a um Proprietário: .......................................................87
Exemplo B – Histórico de um Proprietário Fisc. Qual: ....................................88
B) RELATÓRIOS DAS DEMAIS ÁREAS LIGADAS AO SETOR DA
QUALIDADE E OS NOSSOS OBJETIVOS EM SUA CONSULTA.......... ......89
6. PLANEJAMENTO .................................................................................. 90
6.3.1 Produção diária ......................................................................................90
Exemplo A:......................................................................................................91
7. PROTOCOLO ........................................................................................ 92
7.1.3 Recebimento em Lote ............................................................................92
7.1.5 Auto de Apreensão ................................................................................92
7.1.9 Auto de Infração.....................................................................................94
8. ADMINISTRATIVAS............................................................................... 95
8.10.1.2 Auto de Apreensão/Prateleiras .........................................................95
9. JURIDICO .............................................................................................. 95
9.1.2.1 Processo Jurídico................................................................................96
9.1.3.5 Totais Jurídicos ...................................................................................96
Exemplo A:......................................................................................................97
10. DOCUMENTOS ................................................................................... 98
10.3.7 Documentos Entregues e Pendentes...................................................99
11. PORTARIAS......................................................................................... 99
11.3.1 Relação de Enquadramentos...............................................................99
Figura 1: ................................................................................................... 100
13. PLANEJAMENTO............................................................................... 101
13.1.4 –BO 11 – Fiscalização da Qualidade .................................................102
13.3.13 BO11 - Qualidade ............................................................................103
Exemplo A:....................................................................................................104
4
RELATÓRIOS GERENCIAIS – QUALIDADE – SGI
INTRODUÇÃO
Este manual tem o objetivo de auxiliar o gestor ou usuário a
compreender e utilizar os relatórios do “menu qualidade” do SGI – Sistema
Gestão Integrada para planejamento, monitoramento, conhecimento do seu
universo (equipes, produto, características regionais por produto, etc.) e
realizar sua gestão apoiando-se nestas informações.
Os relatórios devem ser compreendidos como ferramentas que
auxiliam o gestor na tomada de decisões, uma vez que disponibilizam com alto
grau de confiança e rapidez, dados relativos às atividades da fiscalização da
qualidade, inclusive de forma retroativa.
Cabe lembrar que somente a sistemática inserção de dados, de forma
correta e completa, tornará eficiente e eficaz esta ferramenta, bem como a
constante validação destes dados por parte do gestor ou usuário.
Os relatórios abaixo permitem diversas consultas e enfoques (período,
fiscal, produto, etc.) para que o gestor possa utilizá-los de acordo com a sua
necessidade.
5
A) RELATÓRIOS ESPECÍFICOS DA QUALIDADE E SEUS OBJET IVOS
5. QUALIDADE
5.1.2 Definição do Roteiro da Qualidade
Cadastro do roteiro de todos os fiscais diariamente, colocando o
município, setor (se houver) e informações adicionais necessárias para uma
melhor compreensão e acompanhamento do roteiro proposto.
Figura 1:
6
Figura 2:
7
5.3.1 Grade Acompanhamento Primeiro Envio de Docume ntos
Informa, cronologicamente, as atividades de fiscalização no município
solicitado (ou todos, se não informado), número de visitas, matrícula do fiscal,
existência de atendimento de denúncia. Auxilia no planejamento, em
atendimentos externos, e principalmente às prefeituras ou entidades
representativas do município. Oferece opção de consulta por espécie
(qualidade/têxtil) ou ambas.
8
Exemplo A:
9
10
11
12
13
14
5.3.2 Municípios, Total Oper. Normais/Denúncias p/F unc. p/Ano
Informa o fiscal, a data, número de visitas e de dias de fiscalização.
Auxilia no planejamento e crescimento ou decrescimento de visitas/dias no
município. Opções de relatórios por tipo, divisão, município e data.
15
Exemplo A:
16
5.3.3 Municípios, Divisões e Total/Datas Visitas e Dias p/Funcionário
Informa o tempo entre o protocolo do documento gerado pelo fiscal em
suas atividades externas e o encaminhamento, via protocolo do processo ao
jurídico. Mostra a performance da área administrativa quanto ao tempo da
tramitação dos documentos e o resultado final. Identifica eventual documento
que esteja pendente, acima do período definido com meta.
17
Exemplo A:
18
5.3.4 Municípios, Ano Última Fiscalização e Total V isitas p/Divisão
Informa o ano da última visita no município, por divisão (quando
houver), auxiliando na realização do planejamento, entre outras variáveis, em
ordem cronológica.
19
Exemplo A:
20
5.3.5 Municípios por Ano da Última Fiscalização
Informa, em ordem alfabética e por ano, os municípios que foram
visitados naquele ano, para auxiliar na realização do planejamento.
21
Exemplo A:
22
23
24
5.3.6 Acompanhamento Produção
Informa as atividades diárias do fiscal e compara sua performance com
os critérios definidos. Mostra o local, inclusive setor, quilometragem percorrida,
número de documentos emitidos e visitas, produtos fiscalizados e seu
resultado, observações colocadas no doc. 111 e três indicadores da
performance esperada do fiscal. A apresentação de todos os fiscais na última
página deste relatório permite comparar-se o resultado entre as equipe.
25
Exemplo A:
26
27
28
29
30
5.3.7 Total de Denúncias, Documentos, por Item e po r Mês Ano
Fornece informações das denúncias atendidas e seus respectivos
resultados. Informa qual o produto que possui maior número de reclamações.
Conforme o resultado do número de procedências/improcedência demonstra
uma percepção da Ouvidoria quanto aos nossos produtos. Serve como filtro do
número de informações captadas pela Ouvidoria e o reclamante, visando
melhorar a qualidade deste atendimento.
31
Exemplo A:
32
5.3.8 Quantitativo de Itens e Documentos (Tot. Qual .)
Informa o índice de estabelecimentos fiscalizados que apresentaram
produtos irregulares. Auxilia no conhecimento do universo e ações focadas
nestes municípios. Permite ações direcionadas para a irregularidade.
33
Exemplo A:
34
35
36
5.3.9 Total Estab. Visit, Denúncias, Al, AA p/Munic ípio
Informa por fiscal (ou todos) e período, que tipo de estabelecimento
está sendo fiscalizado por ordem decrescente. Visa identificar as
características do universo fiscalizado, bem como as de cada fiscal. Através
deste relatório, poderão ser deflagradas operações especiais com ênfase nos
estabelecimentos que não estão sendo fiscalizados.
37
Exemplo A:
38
5.3.10 Total Estab. Visit. Denúncias, Al, AA p/Item
Informa as atividades por fiscal (ou grupo), produto, municípios
visitados, quantitativo de produtos fiscalizados, apreendidos e reprovados,
número de proprietários visitados. Serve também para focar no item (produto),
com seu respectivo resultado de fiscalização.
39
Exemplo A:
40
41
5.3.11 Total Estab. Visitados por Tipo de Estab.
Informa de forma quantitativa o resultado de fiscalização por produto,
autos de infração por espécie, documentos, coletas realizadas e de visitas.
Pode ser consultado por fiscal ou pelo grupo, identificando as características
positivas/negativas do fiscal ou do produto. Mostra indicadores de
irregularidade de cada produto e para o preenchimento do Fiscal.
42
Exemplo A:
43
44
45
5.3.12 Ações Fiscalizadoras por Item
Identifica as ações de fiscalização realizadas pelos fiscais (ou fiscal),
necessárias para informar o portal da RBLMQ, bem como conhecer o universo
existente.
46
Exemplo A:
47
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49
50
5.3.13 Auto de Infração e Irregularidade Item
Informa, por produto, o número de autos de infração pelo período
escolhido e as irregularidades. Permite acompanhar, ao longo do tempo, o
comportamento dos produtos e da ação de fiscalização sobre o mercado.
Mostra também, quais as irregularidades não encontradas nos produtos e se
efetivamente estão sendo verificados pelos fiscais.
51
Exemplo A:
52
53
54
5.3.14 Arquivos para importação do portal RBMLQ
Gera arquivo para alimentar o portal da RBMLQ, sem a necessidade de
inserir dados quantitativos relativos aos produtos, uma a um, no portal.
55
5.3.15 Relatórios Diários sem Registro de Fiscaliza ção
Informa ao gestor os dias que o fiscal não realizou sua atividade
externas e os motivos pelos quais não houve fiscalização. Permite ao gestor
tomar ações, inclusive quando os motivos são externos a vontade do fiscal e
mesmo que o fiscal em questão esteja lotado em outra sede regional.
56
5.3.16 Roteiro Realizado, Mun, Div, Ruas, Proprietá rios
Informa ao fiscal os endereços, razão social, nome fantasia, data,
nome do fiscal que realizou a última fiscalização, os produtos irregulares
(quando for o caso) encontrados, por município e setor (se for o caso). Auxilia o
fiscal nas suas atividades externas, quando o mesmo possui estas informações
no momento da fiscalização.
57
Exemplo A:
58
5.3.17 Roteiro Previsto x Realizado
Informa os municípios fiscalizados por fiscal ou grupo, os municípios
previstos e pendentes e uma visão geral de todos os fiscais e lugares previstos.
Permite o monitoramento e reavaliação do roteiro, de acordo com as suas
variáveis. As informações são diárias e por fiscal.
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Exemplo A – Previsto x Realizado:
60
61
62
63
64
65
Exemplo B – Todos Fiscais:
66
67
68
69
70
71
72
Exemplo C – Previsto não Realizado:
73
5.3.18 DUF Qualidade x Cadastro de Proprietário
Identifica no universo do SGI quais os tipos de estabelecimentos que
foram e quais não foram visitados pelas equipes de fiscalização da qualidade.
74
Exemplo A – Loja de Bazar visitada pela Qualidade
75
Exemplo B –Todas Lojas de Bazar cadastradas no SGI:
76
77
78
79
80
Exemplo C –Bazares não Visitados pela Qualidade:
81
82
83
5.3.19 Quadro Demonstrativo QL e TE
Não se trata de um relatório, mas de um formulário padrão que
acompanha todos os autos de infração por processos.
84
Exemplo A:
85
5.3.20 Municípios Fiscalizados e % de Diárias
Informa o percentual de diárias utilizado por regional (se for o caso),
permitindo um monitoramento do atendimento dos municípios sem diária
(capital e micro regiões) e com diárias (interior do Estado), contemplando assim
um atendimento equânime do Estado, não privilegiando nenhuma região.
86
5.3.21 Etiqueta para Produtos Apreendidos
Não se trata de um relatório, mas de um formulário padrão de etiqueta
auto adesiva afixada nos produtos apreendidos/interditados pelas equipes de
fiscalização, de acordo com as exigências da auditoria e dos processos de
guarda e destruição/devolução dos produtos, definido pela assessoria jurídica
do Órgão.
87
5.3.22 Histórico do Proprietário Fisc. Qual
Permite consulta do proprietário (razão social, CNPJ ou código do
proprietário quanto ao histórico de visitas realizadas, processos, ocorrência de
oposição, produtos e datas. Interessante seu uso quando de atendimento a
denuncias, despacho em processos e interessante quando em atendimento
externo e telefônico.
88
Exemplo A – Consulta a um Proprietário:
89
Exemplo B – Histórico de um Proprietário Fisc. Qual :
90
B) RELATÓRIOS DAS DEMAIS ÁREAS LIGADAS AO SETOR DA
QUALIDADE E OS NOSSOS OBJETIVOS EM SUA CONSULTA
6. PLANEJAMENTO
6.3.1 Produção diária
Possibilita uma visão financeira da arrecadação de todas as áreas,
tanto do dia, do mês e anual. Esta inserida neste relatório geral dados
referentes a arrecadação da qualidade e têxtil, bem como o percentual de
participação de cada área.
91
Exemplo A:
92
7. PROTOCOLO
7.1.3 Recebimento em Lote
Possbilita controlar os documentos enviados ao setor, mas pendentes
de recebimento. Como todos os documentos são protocolados e rastreados via
sistema, este relatório deve ser aberto periodicamente para verificar se a área
administrativa está recebendo os documentos de forma sistemática.
93
7.1.5 Auto de Apreensão
Possibilita acesso aos dados dos autos de apreensão/termo único de
fiscalização, já emitidos e inseridos no sistema. Auxilia em atendimento a
consultas telefônicas e externas por parte do autuado/fiscalizado.
94
7.1.9 Auto de Infração
Possibilita acesso aos dados dos autos de infração já emitidos e
inseridos no sistema. Auxilia em atendimento a consultas telefônicas e
externas, por parte do autuado/fiscalizado.
95
8. ADMINISTRATIVAS
8.10.1.2 Auto de Apreensão/Prateleiras
Possibilita consulta para saber se os produtos apreendidos
cautelarmente já deram entrada ao depósito e, se em caso afirmativo, informa
a data de entrada e a localização (prateleira). Auxilia em atendimento a
consultas quanto ao produto objeto de autuação, por parte do
autuado/fiscalizado, inclusive quando o mesmo solicita acesso aos produtos,
inclusive no momento da assinatura do processo, caso o gestor tenha dúvida
do produto e necessite localizar o mesmo no depósito, bem como anexar uma
embalagem no processo.
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9. JURIDICO
9.1.2.1 Processo Jurídico
Possibilita a consulta de toda a tramitação do processo jurídico,
inclusive acesso ao teor do auto de infração, valor de multa, recursos e todas
as demais tramitações, seja quando em consulta externa (telefone) ou
presencial por parte do autuado.
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9.1.3.5 Totais Jurídicos
Relatório utilizado para conhecer o percentual de participação dos
processos qualidade e têxtil no contexto total do Órgão e em período
determinado pelo usuário. Dados quantitativos de processos gerados e
cadastrados, valor respectivo de multas homologadas, recursos e pagamentos.
98
Exemplo A:
99
10. DOCUMENTOS
10.3.7 Documentos Entregues e Pendentes
Informa os documentos entregues e que não foram prestadas conta
pelo fiscal, seja pela ausência de uso ou por pendência no DUF. Mensalmente
é necessário verificar, por fiscal, a numeração pendente ou existente, para
monitorar alguma unidade extraviada, a necessidade de novo bloco de
documentos (quando for o caso) ou o uso descontínuo da numeração. Possui
uma interface com o setor de almoxarifado e compras.
100
11. PORTARIAS
11.3.1 Relação de Enquadramentos
Disponibiliza os enquadramentos de todas as espécies, e no nosso
caso, Qualidade e Têxtil. Este relatório é disponibilizado aos fiscais com o
objetivo de utilizá-lo como chekc-list e fonte de informação para as
apreensões/interdições (irregularidade e enquadramento).
Figura 1:
101
Figura 2:
102
13. PLANEJAMENTO
13.1.4 –BO 11 – Fiscalização da Qualidade
Inserir os dados referentes ao planejamento quantitativo (previsto) para
o relatório BO, referente a dados planejados de dias trabalhados, visitas, autos
de infração, ações de fiscalização, diárias, produtos apreendidos, geração de
receita, bem como os dados referentes a realização destas atividades e o
percentual obtido em relação ao planejado.
Figura 1:
103
Figura 2:
104
13.3.13 BO11 - Qualidade
Apresenta em formato de tabela, os dados mensais do planejamento
anual, referente aos dias trabalhados, visitas, autos de infração, ações de
fiscalização, diárias, geração de receita, bem como os dados referentes à
realização destas atividades e o percentual obtido em relação ao planejado.
Objetiva monitorar a performance do setor em relação aos objetivos propostos.
105
Exemplo A: