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Universidade Federal do Rio Grande do Sul

Instituto de Ciência e Tecnologia de Alimentos

Projeto Organização do serviço de limpeza

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ORGANIZAÇÃO DO SERVIÇO DE LIMPEZA DO ICTA

Solicitação: GERTE / PRORH / UFRGS

Organização:

Assessor Cherllen Sady Sardenberg Araújo

Bolsistas:

-2008- Loiva Inês Hert

-2008- Artur Bezzi Günther

-2009- Deborah Beck

-2010- Jean Daniel Borges Gamboa

2010- Rafael Silveira da Silva

2010- Stefani Gabriele Benvegnú de Souza

-2008- Execução: EMPRESA TERCERIZADA ONDREPSB

Supervisor: Anderson Rodrigues Carpes

-2010- Execução: EMPRESA TERCEIRIZADA MULTI ÁGIL

Supervisor: Reginaldo

Diretor do ICTA: Profº. Adriano Brandelli

Vice-Diretor do ICTA: Profº Eduardo César Tondo




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“Os analfabetos do próximo século não são aqueles que não sabem ler ou escrever, mas aqueles que se recusam a aprender, reaprender e voltar a aprender”.

(Alvin Tofler)

ÍNDICE:

1- Introdução pág. 05

2- Histórico pág. 06

3- Reformulações do serviço de limpeza pág. 07

4- Preparações para implantação do projeto pág. 09

5- O Projeto pág. 10

5.1- Justificativa pág. 10

5.2- Objetivos pág.10

5.3- Metodologia pág. 11

6- Aplicação pág.12

6.1 Procedimento Operacional Padrão pág.12

6.1.1 Classificação de ambientes pág.12

6.1.1.1- Mapas de Classificação de ambientes pág.13

6.1.2 – Modelo de POP para cada ambiente pág.14

6.2 – Planilhas de horários pág.18

6.2.1 – Modelo de Planilha de horário pág.18

6.3 – Áreas a serem limpas pág.19

6.3.1 Mapa de distribuição de área diária por operadora pág.19

6.3.2 Comparativo entre operadoras pág.20

6.4 - Consumo de Material pág.20

6.5 – Comunicação Empresa –ICTA pág.21

6.5.1 – Modelo de tabela de freqüência pág.21

6.5.2 - Modelo de ficha de ocorrência pág. 22




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7 – Avaliações pág.22

7.1 – Modelo de avaliação pág. 22

7.2 – Resultados da última avaliação pág.23

8 – Legislação pág.29




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1 – INTRODUÇÃO

O presente projeto apresenta o controle do serviço de limpeza prestado

no Instituto de Ciência e Tecnologia de Alimentos- ICTA, e de que forma, cada

operador deve proceder. Para padronizar este serviço foram feitas entrevistas,

que objetivavam atender as especificidades da limpeza. A partir disso, foram

criados os procedimentos operacionais padrão de limpeza para cada ambiente,

a respeito das funções que os operadores deveriam desempenhar em sua rotina

e as planilhas de horários a serem seguidos. Para aferir a qualidade deste

serviço, foi desenvolvido o Dia de Avaliação e a pesquisa de opinião.




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2 – HISTÓRICO

Contatou-se que o serviço de limpeza não era executado de acordo com

as especificidades que um Instituto especializado em alimentos necessitava, por

isso, foram adotadas planilhas com uma escala de horário e uma rotina de

limpeza, para que cada operador pudesse compreender o tipo de serviço

necessário para os ambientes do ICTA.. Assim foi criado o projeto, com a

finalidade de padronizar e organizar o serviço.

No ano de 2006 implantou-se no ICTA a pesquisa de opinião referente à

qualidade dos serviços de limpeza que tinha como objetivo a criação de um

canal de comunicação entre a comunidade e a administração do Instituto. Esses

dados tinham como propósito dar subsídios ao controle da gerência da GERTE

que administra e fiscaliza o cumprimento dos contratos terceirizados da UFRGS.

A pesquisa é feita através de um formulário espontâneo que é utilizado como

ferramenta de avaliação.

Após a implantação desta experiência foi criado o Dia de Avaliação que

captava, de maneira clara e objetiva, a medida de qualidade (na percepção do

usuário) dos serviços prestados. Essa ferramenta utiliza-se de uma escala de

cinco pontos, e avaliam os seguintes setores: secretaria, biblioteca, laboratório

de informática, manutenção e a infra-estrutura, qualificando-os e coletando

sugestões.




3- REFORMULAÇÕES

No ano de 2007 realizou

formulário de avaliação, o item de limpeza anexado ao atendimento e a estrutura

do Instituto. Os resultados obtidos foram os seguintes:

Visando aprimorar os índic

limpeza, aspirador de pó, maqu

desdobramento deste resultado, para o segundo dia de avaliação foi criado um

item especifico para a questão da limpeza que teve os seguintes resultados:

A análise demonstrou que as ações adotadas

equipamentos) surtiram efe

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

0%5%

10%15%20%25%30%35%40%45%50%




REFORMULAÇÕES DO SERVIÇO DE LIMPEZA

No ano de 2007 realizou-se o Primeiro dia de avaliação. Constava no


do Instituto. Os resultados obtidos foram os seguintes:

Visando aprimorar os índices investiu-se em equipamentos (carrinho de

limpeza, aspirador de pó, maquina de vapor para higienização), e c



A análise demonstrou que as ações adotadas (a compra de maquinário e

surtiram efeito, causando o aumento da qualidade do serviço.

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

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se o Primeiro dia de avaliação. Constava no


se em equipamentos (carrinho de

ina de vapor para higienização), e como



a compra de maquinário e

o aumento da qualidade do serviço.




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Em nossas avaliações foram notou-se a falta de conhecimento dos usuários

em relação aos procedimentos que deveriam ser executados em cada ambiente,

portanto, existiam itens não observados e expectativas inatingíveis quanto aos

serviços da limpeza, não permitindo assim uma avaliação efetiva desses. Para

dar seguimento ao processo de qualificação foi retomado o contato com a

GERTE/PRORH (Gerência de Serviços Terceirizados) que viabilizou a interface

com a empresa ONDREPSB responsável pelo serviço de limpeza na UFRGS.

Em consonância com a legislação vigente e parametrizado na IN n° 18 de 22

de dezembro de 1997 foi elaborado o projeto básico que descreve os serviços a

serem executados com freqüência e com periodicidade, nas rotinas de trabalho

e a ferramenta de avaliação conforme a classificação do ambiente.




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4- PREPARAÇÕES PARA IMPLANTAÇÃO DO PROJETO

Iniciada a formulação teórica explanada, no item anterior, foram realizadas

reuniões de sensibilização com a presença da equipe da limpeza, do supervisor

da empresa e do fiscal do contrato no Campus do Vale. Com o propósito de

minimizar as resistências da equipe atual foram apresentados os benefícios que

a reformulação traria. Em paralelo foi apresentado o projeto piloto de

padronização das rotinas para apreciação e aprovação da GERTE.

No tocante à implantação da nova rotina de limpeza foi detectado o

despreparo, tanto pelo ICTA, bem como pela empresa. Para desenvolver em

conjunto às mudanças necessárias para efetivação da proposta do projeto

ocorreu uma forte organização dos interessados.




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5- O PROJETO

5.1- Justificativa

Considerando o planejamento estratégico do ICTA, o qual se compromete

com a formação de recursos humanos qualificados na área de alimentos, é

importante que os serviços de infra-estrutura sejam coordenados, a fim de

viabilizar os compromissos ambicionados pelo Instituto. Neste projeto são

abrangidos os objetivos do ICTA no tocante ao aumento da infra-estrutura, e a

adequação das demandas surgidas com a ampliação e a diversificação das

tarefas executadas em seu âmbito.

5.2- Objetivos

1- Padronizar rotinas de serviços constituídas de:

● Frequência e periodicidade;

● Ordem de execução;

● Procedimentos, metodologias e tecnologias a serem empregadas;

● Deveres e disciplinas exigidas

2- Classificação dos ambientes em categorias para estabelecimento de métricas.

3- Medição e verificação de resultados.

4- Registro de alterações e observações para melhoria de serviços.

5- Integração das rotinas de limpeza harmonizando as com o funcionamento do

prédio.




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5.3- Metodologia

Utilizando a metodologia de classificação de ambientes e pesquisa, se

obteve as especificidades de cada sala para a criação do procedimento

operacional padrão.

As planilhas de horário a serem cumpridas pelas seis operadoras da equipe

foram formuladas da seguinte forma:

• Horários feitos com base em mapa de ocupação das salas de aula e com

pesquisa interna;

- Pesquisa com usuários sobre os melhores horários para limpeza de

cada ambiente;

- Pesquisa com operadores sobre o tempo necessário para limpeza de

cada ambiente

• Utilização de prioridade:

- salas de aula;

-laboratórios;

- sanitários;

- áreas de uso comum;

- áreas de uso administrativas;

Com distribuição descrita resultou a construção do quadro individual de

tarefas com sua padronização, frequência, periodicidade e ordem de execução

trazendo como consequência à satisfação da comunidade perante os serviços,

das operadoras em relação às áreas, e da empresa referente ao contrato.




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6- Aplicação

Depois de concluído, o projeto foi aplicado no ICTA. E com a implementação pode-se perceber falhas, pois a avaliação do serviço de limpeza (anexo XIV) teve resultado insatisfatório. Após investigar os motivos para o baixo desempenho, conclui-se que a força de trabalho responsável pela limpeza não estava apta para o serviço. A empresa responsável pela limpeza no Instituto foi contatada e concordou com o parecer do ICTA substituindo, dessa forma, dois dos três funcionários. A primeira medida adotada para sanar o problema com as rotinas de limpeza foi reorganizá-las e padronizá-las, de acordo com as dimensões dos ambientes do ICTA, e conforme as especificidades que estes exigem. Após a pesquisa feita com cada usuário do ICTA, foram gerados os Procedimentos Operacionais Padrão, que se hoje se encontram em todas as salas, com fácil acesso para as operadoras. 6.1 Procedimento Operacional Padrão 6.1.1 Classificação de ambientes: -Laboratórios (28 unidades) -Sala de aula (08 unidades) -Sanitários (08 unidades) -Cozinhas (04 unidades) -Áreas administrativas (27 unidades) -Áreas de uso comum (13 unidades) -Depósitos (03 unidades)




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6.1.1.1- Mapas de Classificação de ambientes




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6.1.2 – Modelo de POP para cada ambiente




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6.2 – Planilhas de horários

Foram realizadas reuniões com a equipe da limpeza para que

expusessem seu ponto de vista e relação à funcionalidade das planilhas, que

foram criadas de acordo com o tempo de limpeza gasto nos ambientes e

conforme as sugestões da equipe.

6.2.1 – Modelo de Planilha de horário




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6.3 – Áreas a serem limpas

Após a criação do Procedimento operacional padrão e das planilhas de

horário, foi feito o levantamento da área do instituto a ser limpa, seguido da

comparação de área limpa entre as operadoras naquele momento. Notou-se

uma disparidade entre o total de área por operadora, nos levando a uma nova

reorganização das planilhas que buscavam a distribuição equitativa de espaço

limpo por operadora.

O contrato com a empresa cobre uma produtividade diária unitária de 825

m². Visando o cumprimento do contrato fez-se o estudo do levantamento da área

a ser limpa (chão, vidro e bancadas) por dia e fez-se a distribuição equitativa dos

ambientes por operadora. Foi gerando assim, a conclusão da necessidade de 06

operadoras (02 operadoras a mais do que o fornecido na época).

Após contato com a empresa e a apresentação dos dados levantados,

houve a concordância no aumento de número de operadoras, contando o ICTA

hoje com 06 auxiliares de serviços gerais.

6.3.1 Mapa de distribuição de área diária por opera dora:




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6.3.2 Comparativo entre operadoras

6.4 - Consumo de Material

Para complementar o bom resultado que obtivemos com o POP demos

início ao monitoramento do consumo de material utilizado por área e operadora.

O monitoramento de produtos ocorre desde agosto/2010; tem como

objetivos a manutenção do estoque de material e o controle da quantidade

necessária de cada produto por m², evitando assim o desperdício e a

conseqüente falta de material.




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6.5 – Comunicação Empresa -ICTA

O ICTA mantém contínuo o contato com a GERTE/PRORH, viabilizando

a interface com a empresa Multiágil para garantir a qualificação do serviço de

limpeza.

Nesta parceria, foi criada pelo projeto uma tabela de freqüência de

limpeza, que objetiva o controle por parte da empresa (Supervisor) e UFRGS

(Fiscal) dos serviços efetivamente prestados.

6.5.1 – Modelo de tabela de freqüência




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Do preenchimento da Tabela

• Rubrica do funcionário: quando o serviço de limpeza é executado normalmente.

• Ausente: Quando não há limpeza por falta de substituição do operador responsável.

• Alteração: Quando o serviço de limpeza não pode ser executado a pedido do usuário.

No caso de alteração, o operador deverá preencher a ficha de ocorrência relatando o motivo da falta de prestação do serviço.

6.5.2 - Modelo de ficha de ocorrência

7 – Avaliações

As avaliações do serviço de limpeza ocorrem a cada 3 meses, quando

é feito o revezamento de tabelas entre as operadoras. Esse revezamento de

tabelas nos traz a possibilidade de qualificar as operadoras em relação a todos

os ambientes, justificar ou resolver os problemas que ocorrem com o serviço.

Os avaliadores são a comunidade do ICTA – Professores, alunos,

bolsistas e funcionários-.




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7.1 – Modelo de avaliação

7.2 – Resultados da última avaliação

• OPERADORA 01




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• OPERADORA 02




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• OPERADORA 03




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• OPERADORA 04




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• OPERADORA 05




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RESULTADO TOTAL DA LIMPEZA




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8 – Legislação

Seguem abaixo as normas pertinentes sobre o assunto.

INSTRUÇÃO NORMATIVA No 02, de 30 de abril de 2008.

Ementa: dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não.

O SECRETÁRIO DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃ O DO

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO , no uso de suas

atribuições que lhe conferem o Decreto no 6.081, de 12 de abril de 2007 e considerando o

disposto na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, na Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002,

no Decreto nº 1.094, de 23 de março de 1994 e no Decreto nº 2.271, de 07 de julho de 1997,

RESOLVE:

Art. 1º Disciplinar a contratação de serviços, continuados ou não, por órgãos ou entidades

integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

Parágrafo único. Para os efeitos desta Instrução Normativa, são adotadas as definições

constantes do Anexo I desta Instrução Normativa.

Art. 2º As contratações de que trata esta Instrução Normativa deverão ser precedidas de

planejamento, em harmonia com o planejamento estratégico da instituição, que estabeleça os

produtos ou resultados a serem obtidos, quantidades e prazos para entrega das parcelas,

quando couber.

Parágrafo único. O planejamento de que trata o caput, quando dispor sobre serviços de

natureza intelectual, deverá observar ainda as seguintes diretrizes:

I - evitar o domínio de uma única empresa sobre a gestão dos serviços, evitando a

dependência em relação a prestadores específicos, exceto quando o serviço for prestado por

órgão ou entidade que integre a Administração Pública e que tenha sido criado para este fim

específico;

II – definir papéis e responsabilidades dos atores e áreas envolvidas na contratação, tais

como:

a) ateste dos produtos e serviços;

b) resolução de problemas;

c) acompanhamento da execução dos trabalhos;

d) gerenciamento de riscos;

e) sugestão de aplicação de penalidades;




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DOS SERVIÇOS DE LIMPEZA E CONSERVAÇÃO

Art. 42. Deverão constar do Projeto Básico na contratação de serviços de limpeza e

conservação, além dos demais requisitos dispostos nesta IN:

I - áreas internas, áreas externas, esquadrias externas e fachadas envidraçadas,

classificadas segundo as características dos serviços a serem executados, periodicidade,

turnos e jornada de trabalho necessários etc;

II - produtividade mínima a ser considerada para cada categoria profissional envolvida,

expressa em termos de área física por jornada de trabalho ou relação serventes por

encarregado; e

III – exigências de sustentabilidade ambiental na execução do serviço, conforme o

disposto no anexo V desta Instrução Normativa.

Art. 43. Os serviços serão contratados com base na Área Física a ser limpa,

estabelecendo-se uma estimativa do custo por metro quadrado, observadas a peculiaridade, a

produtividade, a periodicidade e a freqüência de cada tipo de serviço e das condições do local

objeto da contratação.

Parágrafo único. Os órgãos deverão utilizar as experiências e parâmetros aferidos e

resultantes de seus contratos anteriores para definir as produtividades da mão-de-obra, em

face das características das áreas a serem limpas, buscando sempre fatores econômicos

favoráveis à administração pública.

Art. 44. Nas condições usuais, serão adotados índices de produtividade por servente em

jornada de oito horas diárias, não inferiores a:

I - áreas internas: 600m2;

II - áreas externas: 1200m2;

III - esquadrias externas, na face interna ou externa: 220m2, observada a periodicidade

prevista no Projeto Básico;

IV - fachadas envidraçadas, nos casos previstos no subitem 4.9.: 110m2, observada a

periodicidade prevista no projeto básico; e

V - áreas hospitalares e assemelhadas: 330m2.

§ 1º Nos casos dispostos neste artigo, será adotada a relação de um encarregado para cada

trinta serventes, ou fração, podendo ser reduzida a critério da autoridade competente, exceto

para o caso previsto no inciso IV deste artigo, onde será adotado um encarregado para cada

quatro serventes.

§ 2º Considerar-se-á área externa aquela não edificada, mas integrante do imóvel.




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§ 3º Considerar-se-á a limpeza de fachadas envidraçadas, externamente, somente para

aquelas cujo acesso para limpeza exija equipamento especial, cabendo ao dirigente do

órgão/entidade decidir quanto à oportunidade e conveniência desta contratação.

§ 4º As áreas hospitalares serão divididas em administrativas e médico-hospitalares,

devendo as últimas reportarem-se aos ambientes cirúrgicos, enfermarias, ambulatórios,

laboratórios, farmácias e outros que requeiram assepsia similar, para execução dos serviços

de limpeza e conservação.

§ 5º As produtividades de referência previstas neste artigo poderão ser alteradas por meio

de Portaria da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação.

Art. 45. Nos casos em que a Área Física a ser contratada for menor que a estabelecida

para a produtividade mínima de referência estabelecida nesta IN, esta poderá ser considerada

para efeito da contratação.

Art. 46. O Anexo V desta IN traz uma metodologia de referência para a contratação de

serviços de limpeza e conservação, compatíveis com a produtividade de referência

estabelecida nesta IN, podendo ser adaptadas às especificidades da demanda de cada órgão ou

entidade contratante.

Art. 47. O órgão contratante poderá adotar Produtividades diferenciadas das estabelecidas

nesta Instrução Normativa, desde que devidamente justificadas, representem alteração da

metodologia de referência prevista no anexo V e sejam aprovadas pela autoridade

competente.

Art. 48. Para cada tipo de Área Física deverá ser apresentado pelas proponentes o

respectivo Preço Mensal Unitário por Metro Quadrado, calculado com base na Planilha de

Custos e Formação de Preços, contida no Anexo III desta IN.

Parágrafo único. O preço do Homem-Mês deverá ser calculado para cada categoria

profissional, cada jornada de trabalho e nível de remuneração decorrente de adicionais legais.

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