livro organizacao de eventos

7/31/2019 Livro Organizacao de Eventos

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Sumrio

Fundamentos econmicos, histricos e sociais dos eventos

Evoluo histrica dos eventos ao turismo de eventos no mundoAs origens dos primeiros eventosEvoluo dos eventos: os eventos religiosos e os eventos comerciaisOs eventos religiosos: os conclios e as representaes teatraisOs eventos comerciais: as feiras comerciaisOs primeiros eventos cientficos e tcnicos

Compreendendo o que eventos

Conceitos, classificao e tipologia

ConceitosClassificaoEm relao ao publicoEm relao rea de interesseTipologiaResumoExerccios

As associaes e/ou empresas promotoras de eventos eestratgias para o desenvolvimento de eventos

A estrutura jurdica das organizaes promotoras de eventos

O processo de captao de eventos

A contratao da empresa organizadora de eventos

Aspectos tericos e prticos do planejamento e organizao deeventos

Planejamento e organizao de eventosConcepo


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Lista de abreviaturas

ABAVAssociao brasileira de agncias de viagens

ABEOCAssociao brasileira das empresas de eventos

ABRACCEFAssociao brasileira de centros deconvenes, exposies e feiras.

AIPCAssociation Internationale des Palais de CongresIACVBInternational association of convention and visitors

bureauICCAInternational congress and convention association

NOWEASociedade noroeste alem de exposies

PCMAProfessional convention management association

SPCVBSo Paulo convention and visitors bureauUBRAFEUnio brasileira dos promotores de ferias

UFIUnio de feiras internacionais


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Introduo

Evento um acontecimento que desde as suas origens na antiguidade

e em sua trajetria histrica at chegar aos tempos modernos sempreenvolveu vrias pessoas nas diversas fases do seu planejamento eorganizao como tambm atraiu um grande nmero de participantes.Atualmente, o evento, em funo dos objetivos fixados, do grandenmero de pessoas que envolve e das diversas expectativas enecessidades que estas pessoas apresentam, tornou-se umaimportante atividade econmica e social, que deve ser tratada deforma profissional. Isto , para o sucesso da atividade imprescindvelque a associao e/ou empresa promotora do evento contrate osservios de um organizador de eventos. Assim, para maior

segurana e eficincia na prestao dos servios, aconselhvel queseja contratada uma empresa organizadora de eventos.Para contratao da empresa organizadora de eventos, recomendvel abertura de um processo de licitao e/ou concorrnciaem que estaro previstos os critrios e requisitos necessrios paraparticipao.Definida a empresa organizadora de eventos, esta, em conjunto com aassociao e/ou empresa promotora do evento, ir estabelecer osprocedimentos e tcnicas do planejamento e organizao do evento.

Os termos acordados entre as partes devero ser firmados mediantecontrato de prestao de servio.Aps esses passos iniciais, o evento realmente comea a serplanejado e organizado, culminando na sua realizao.

FUNDAMENTOS ECONMICOS, HISTRICOS E SOCIAIS DOEVENTO

Evoluo histrica dos eventos ao Turismo de eventos no mundo

As origens dos primeiros eventos

Anterior ao surgimento da palavra turismo, os homens haviamdescoberto que existia um grande espao no seu entorno e que nelepoderiam deslocar-se pelos mais diversos motivos.


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O ser humano sempre foi vido por viver situaes de descobertas ede grandes acontecimentos. Isso podemos verificar desde a civilizaoantiga, em que encontramos os primeiros registros de deslocamentosde pessoas de uma localidade a outra, em que se reuniam para tratarde assuntos de interesse de todos.Os primeiros registros que identificaram esses deslocamentos, quepodemos considerar como origens do turismo, mais especificamentedo turismo de ventos, foram os jogos olmpicos da Era Antiga,datadosde 776 a.C.Esse tipo de evento acontecia na Grcia de quatro em quatro anos epossua carter religioso. No perodo em que estavam ocorrendo os

jogos, estabelecia-se uma trgua e nenhum tipo de combate era

travado.Foi a partir dos jogos olmpicos que o esprito da hospitalidadedesenvolveu-se.Conta a histria que Zeus disfarava- se muito bem os participantesdas reunies e que as vilas recebiam muito bem os participantes,porque entre eles podia estar o deus.O sucesso dos jogos olmpicos, realizados em Olmpia, fez com queoutras cidades gregas, como, por exemplo, Delfos e Corinto,passassem a organizar seus prprios jogos, concursos e demaisatraes.Outro tipo de acontecimento identificado na antiguidade foram asfestas Saturnlias, institudas em 500 a.C. , das quais derivam ocarnaval.O primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu em377 a.C., em Corinto, este congresso reuniu todos os delegados dascidades gregas, que elegeram Felipe o generalssimo da Grcia naslutas contra Prsia.Em 56 a.C., aconteceu o ultimo evento da idade antiga, que foi aconferncia de Luca. Csar, graas a um grande esforo conseguiu

convocar para Luca, norte da Itlia, o evento que tinha por objetivoreconciliar os dois rivais Pompeu e Crasso. O objetivo do evento foialcanado, Csar aumentou o poder do triunvirato e derrubou osenado.Com o declnio da civilizao antiga, surgiu o cristianismo. Osromanos incapazes de acabar com o Cristianismo, tentaram buscarapoio no crescente nmero de cristos do imprio.


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Mas, nem todos os cristos viam com bons olhos o aumento dariqueza e do poder da Igreja.A civilizao antiga deixou de herana para o turismo e para o turismode eventos o esprito de hospitalidade, a infra-estrutura de acesso e osprimeiros espaos de eventos.

Evoluo dos eventos: os eventos religiosos e os eventoscomerciais

Com a queda do Imprio Romano, o romano, o triunfo do cristianismoe o estabelecimento de reinos germnicos e, terras que haviam sidoromanas marcaram o incio da Idade Mdia.Para o Turismo de Eventos, a Idade Mdia foi bastante significativa,pois praticamente plantou as bases para o desenvolvimento desse tipo

de turismo. Foi marcada por uma srie de eventos religiosos ecomerciais, que causaram o deslocamento de um grande nmero depessoas, como membros do clero, mercadores e outros. Os principaistipos de evento que marcaram essa poca foram os religiosos (osconclios e as representaes teatrais) e os comerciais (as feirascomerciais).A revoluo industrial operou grandes mudanas na sociedadetransformando a economia manual em mecanizada.Todas essas mudanas que se processaram refletiram tambm nostipos de eventos realizados, causando o surgimento dos eventoscientficos e tcnicos.Para Miyamoto, eventos cientficos so aqueles promovidos porentidades ligadas aos ramos das cincias naturais e biolgicas.Conforme suas caractersticas, podem denominar-se: mesas-redondas, simpsios, seminrios, conferncias, cursos, painis,congressos e outros. Os eventos tcnicos so aqueles realizados porentidades ligadas s cincias exatas e sociais.O Turismo e o turismo de eventos como atividade organizadorasurgiram no sculo XIX, quando o ingls Thomas Cook organizou a

ida de um grupo de pessoas para participar de um congresso.Turismo, que teve suas origens nas feiras comerciais da Idade Mdia,tornou-se atividade organizadora no sculo XIX. Recebeu contribuiode outros tipos de evento, como eventos esportivos, feiras deamostras e, principalmente, das exposies universais.


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Os eventos religiosos: os conclios e as representaes teatrais

Os principais conclios

O primeiro conclio registrado nessa poca foi o Conclio de Elvira.Aconteceu em 300 d.C., foi convocado por so Gregrio e tinha pormisso evangelizar a Armnia. Em 325, o imperador Constantinoconvocou os bispos de todas as partes do mundo romano para aprimeira assemblia de uma srie de vinte e uma. Essa reuniodenominou-se Conclio de Nicia e visava resolver problemas queestavam ocorrendo dentro da religio. O evento aconteceu Na sia

Menor, e tinha por objetivo defender a unidade religiosa como fator defora poltica. Em 381 em que se firmou o dogma da santssimatrindade. Em 431, o Conclio de feso, que marcou o inicio da grandeciso da Igreja crist, o monofisismo.O segundo Conclio de Nicia foi convocado em 787 pelo PapaAdriano I e teve como resultado a condenao dos iconoclastas, quecombatiam o culto das imagens. Em 1095, acontece na Frana oconclio de Clermont, em 1117, prximo a Toulouse, em Saint-Felix deCamaram , foi realizado um conclio por iniciativa de um bispo vindode Constantinopla. Em 1179, acontece o III Conclio de latro, em1184, visando reforar o III Conclio de Latro e o poder da Igreja,Lcio III realiza em Viena um conclio, que criou uma constituioproclamada em 4 de Novembro, definindo que:

Os condes, os bares e outros senhores jurassem prestar apoio igreja, sob pena de excomunho;Os habitantes denunciassem ao sacerdote toda pessoa quefosse surpreendida praticando heresia;Os padres visitassem pessoalmente, duas vezes por ano, ascidades e aldeias;

Os hereges fossem declarados infames para sempre edespojados de seus cargos.

A igreja em 1200, convoca o Conclio de Avignon, em 1215 o VIConcilio de Latro, em que Inocncio III foi bispo universal e reuniu umdos mais importantes conclios ecumnicos que jamais havia sidocongregado.


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Em 1409, foi realizado o Conclio de Pisa, do qual participaram oshomens mais destacados da igreja. O VI Conclio de Latro foi oprimeiro evento em que encontramos registros que identificam o localonde aconteceu e tambm o nmero de participantes.

Representaes teatrais

Com relao a esse tipo de evento, deve ser ressaltada amanifestao de teatro medieval, que acontece na cidade alma deOberammergan, desde 1634, que a encenao da Paixo de Cristo.

Os eventos comerciais: as feiras comerciais

As feiras comerciais eram uma das formas de comrcio mais

importantes da Idade Mdia. Durante o perodo de realizao dasfeiras, eram concedidas liberdades e privilgios especiais, tais comosuspenso de hostilidades e das guerras, liberdade para organizar

jogos proibidos e outras liberdades para garantir as trocas,assegurando, assim, a subsistncia.As mais antigas que ocorriam com uma certa regularidade eram as daregio de Champagne, na Frana, e datam de 427.Cada feira durava, em mdia, de seis a sete semanas e movimentavao mercado internacional praticamente o ano inteiro. Colocava osprodutos e os mercados da Frana, dos Pases Baixos e do Vale doReno em contato com os da Provena, Espanha, Itlia, frica eOriente. O comrcio internacional e atacadista era dominado pelasfeiras regionais da Frana, Alemanha, Itlia. Outras de menorrepercusso ocorriam na Turquia, Espanha, Inglaterra, ustria, Suae Rssia.J sabido que as feiras eram grandes fontes geradoras de riqueza e aFrana foi um pas que soube explorar esse tipo de evento.Esse pas sempre foi o paraso das feiras, mas, durante o reinado deFelipe IV (1285-1314) elas entraram em decadncia, porque o rei

resolveu regulamenta-las, cobrando uma srie de taxas, levando-as auma situao de penria que terminou cessando a atividade. AAlemanha instituiu, em 1628, a feira de Leipzig, que a mais antiga dopas, famosa at hoje e responsvel por atrair milhes de turistastodos os anos.


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Os primeiros eventos cientficos e tcnicos: o surgimento doTurismo e do Turismo de Eventos

O primeiro congresso cientfico ocorreu em 1681, em Roma. Foi umcongresso de Medicina Geral, que deu incio a eventos de cunho noreligioso. Posteriormente surgem os eventos tcnicos. O primeirodeles foi o Congresso de Viena, que aconteceu em 1815, aps aderrota de Napoleo. Esse congresso reuniu as potncias europiaspara elaborar um acordo de paz e decidir sobre a redistribuio dosterritrios que haviam sido conquistados por Napoleo na sua polticaexpansionista.Em 1841, acontece o Congresso Antialcolico nas cidades deLeicester e Loughborough. O ingls Thomas Cook, tambm conhecidocomo pai das viagens organizadas, levou 570 pessoas para

participarem do congresso. Foi a partir desse evento que o turismo seiniciou como atividade organizadora e tambm surgiu o turismo deeventos.

COMPREENDENDO O QUE EVENTOS

Conceitos, classificao e tipologia

Conceitos

Segundo Simes (1995), evento um acontecimento criado com afinalidade especfica de alterar a histria da relao organizao -pblico, em face das necessidades observadas. Caso esseacontecimento no ocorresse, a relao tomaria rumo diferente e,certamente, problemtico.Para Gicomo (1993), evento componente do mixda comunicao,que tem por objetivo minimizar esforos, fazendo uso da capacidadesinrgica da qual dispe o poder expressivo no intuito de engajarpessoas numa idia ou ao.

Portanto segundo a experincia de vrios especialistas da rea,evento significa:Ao do profissional mediante pesquisa, planejamento,organizao, coordenao, controle e implantao de umprojeto, visando atingir seu pblico alvo com medidasconcretas e resultados projetados;


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Conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com oobjetivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento deprodutos, apresentao de uma pessoa, empresa ou entidade,visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem;

Realizao de um ato comemorativo, com finalidademercadolgica ou no, visando apresentar, conquistar ourecuperar o seu pblico-alvo;Soma de aes previamente planejadas com o objetivo dealcanar resultados definidos perante seu pblico-alvo;

Classificao

Em relao ao pblico

Os eventos em relao ao pblico que atinge podem serclassificados em:

Eventos fechados ocorrem dentro de determinadas situaesespecficas e com pblico-alvo definido, que convocado e/ouconvidado a participar;

Eventos abertos propostos a um pblico, podem ser divididosem evento aberto por adeso e evento aberto em geral. O eventoaberto por adeso aquele apresentado e sujeito a um

determinado segmento de pblico, que tem a opo de aderirmediante inscrio gratuita e/ou pagamento de taxa departicipao. O evento aberto em geral aquele que atinge todasas classes de pblico.

Em relao rea de interesse

Esses eventos podem ser classificados em:

Artstico relacionado a qualquer manifestao de arte ligada msica, pintura, poesia, literatura e outras;

Cientficotrata de assuntos referentes s cincias naturais ebiolgicas, como, por exemplo, medicina, botnica e outros;

Culturalressalta os aspectos de determinada cultura, paraconhecimento geral ou promocional;

Cvicotrata de assuntos ligados ptria;


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Desportivoligado a qualquer tipo de evento do setor esportivo.Folclricotrata de manifestaes de culturas regionais de um

pas, abordando lendas, tradies.Lazerproporciona entretenimento.

Promocional

promove um produto, pessoa, entidade ougoverno.Religiosotrata de assuntos religiosos.Tursticoexplora os recursos tursticos de uma regio ou pas.

Tipologia

Assembliareunio da qual participam delegaesrepresentantes de grupos, estados, pases etc.

Brainstorming - reunio desenvolvida para estimular aproduo de idias.

Brunchtrata-sede um caf da manhe almoo. O sucesso doBrunch est na forma equilibrada como so servidos doces,salgados, sucos e bebidas alcolicas leves.A origem da palavra brunchvem da juno breakfast(caf damanh) e lunch (almoo).

Colquio - reunio fechada.Conclioreunio de prelados catlicos, na qual so tratados

assuntos dogmticos, doutrinados ou disciplinares.

Conclaveevento de carter religioso em que so discutidostemas de ordem tica e moral.

Concursosua principal caracterstica a competio artstica,cultural, desportiva, cientfica e outras.

Confernciacaracteriza-se pela apresentao de um temainformativo (geral, tcnico ou cientfico) por autoridade emdeterminado assunto para um grande nmero de pessoas.

Congressoreunies promovidas por entidades associativasque visam debater assuntos de interesse de determinado ramo

profissional, como, por exemplo; mdicos , engenheiros,professores, economistas. Os congressos podem ser de mbitointernacional, nacional, regional, estadual e municipal.

Convenoreunio promovida por empresas, setoresindustriais (vendedores) e partidos polticos.

Coquetelreunio de pessoas cujo objetivo a comemoraode alguma data ou acontecimento.


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Debatediscusso entre dois oradores, cada um defendendoum ponto de vista. Existe a necessidade de um moderador para acoordenao do debate.

Desfileevento que se classifica na categoria promocional.

Encontro

reunio de pessoas de uma categoria para debatersobre temas antagnicos.Entrevista coletivatipo de evento no qual um especialista ou

representante de empresa, entidade ou governo se coloca disposio para responder sobre determinado assunto.

Exposioexibio pblica de produo artstica, industrial,tcnica e cientfica.

Feiraexibio pblica com o objetivo de venda direta ouindireta, constituda de vrios estandes.

Frumreunio que visa conseguir efetiva participao de umpblico numeroso, a fim de obter mais informaes sobredeterminado tema proposto.

Happy hourreunio de fim de tarde (coquetel/drinque),promovida por bares e restaurantes.

Jornadaencontros de grupos profissionais, de mbito regional,para discutir assuntos de interesse comum.

Megaevento evento de lazer e turismo em larga escala, comoos Jogos olmpicos ou as feiras mundiais.

Mesa-redondareunio questionadora de um grupo de quatro a

oito pessoas, sentadas em semicrculo, as quais debatem sobreum assunto controvertido e de interesse pblico

Mostraexposio itinerante;Oficinaevento semelhante ao workshop, mais utilizado pela

rea educacional, porque proporciona a construo doconhecimento.

Paineloutro tipo de reunio derivado da mesa-redonda. Temcomo objetivo reproduzir as informaes de um pequeno grupopara um grande grupo assistente, permitindo vrios ngulos da

situao proposta.Palestramenos formal que a conferncia, caracteriza-se pelaapresentao de um tema predeterminado a um grupo pequenoque j possui noes sobre o assunto.

Roda de negciosreunio que tem por objetivo aproximarempresas para realizar parcerias e negociar seus produtos eservios.


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Roadshowconsiste na demonstrao itinerante, montadasobre um nibus ou carreta, que se desloca para reasgeoeconmicas de determinado pas ou estado.

Salodestinado a promover e divulgar produtos e informar

sobre eles, com o intuito de criar para os consumidores umaimagem positiva da instituio promotora.Semanareunio de pessoas pertencentes a uma categoria

profissional que visam discutir temas de interesse comum.Seminrioconsiste em uma exposio verbal feita para

pessoas colocadas no mesmo plano, cujos participantes possuemconhecimento prvio do assunto a ser exposto.

Showcasingevento lanado recentemente no Brasil, comouma alternativa para feiras. O showcasing insere o conceito devitrine interativa. Os produtos ou servios so expostos em vitrines

fechadas, e os participantes no tem nenhum contato direto comos expositores.

Simpsioreunio derivada da mesa-redonda que possui comocaracterstica apresentar alto nvel de qualidade e contar com aparticipao de renomados especialistas.

Vdeoconferncia ou teleconferncianovo meio de organizarevento por uma linha de satlites e um espao fsico adequado,que permitem a interao entre os participantes.

Visita ou open dayreunio usada pelos meios empresariais

para mostrar os sistemas, mtodos, equipamentos e materiais adeterminado segmento de pblico.Workshopgrupo de trabalho ou oficina. O workshop uma

reunio de especialistas para apresentao de novas tcnicas,desenvolvimento de novos temas. Atividade usada nos meios dasartes e dana.

Outros eventosinauguraes, shows, lanamentos, sorteios,rodeios, leiles, comcios, jantares etc.


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AS ASSOCIAES E/OU EMPRESAS PROMOTORAS DEEVENTOS E ESTRATGIAS PARA O DESENVOLVIMENTO DE

EVENTOS

A estrutura jurdica das organizaes promotoras de eventos

De acordo com a estrutura jurdica, as organizaes promotoras deeventos podem ser classificadas em associaes ou empresas.

ASPECTOS DIFERENCIAIS DA ESTRUTURA JURDICA

ASSOCIAO EMPRESAEstrutura jurdica da

associao

Organograma e estrutura

administrativaObjetivos fundamentais daassociao

Objeto social e tipo negcio

Nmero de associados daentidade

Polticas e normas da empresa

Distribuio geogrfica dosassociados

Distribuio geogrfica dassucursais, agentesrepresentantes, distribuidorese outros

Recursos econmicos,materiais tcnicos e humanos

no esto disponveis pararealizao do evento

Recursos econmicos,tcnicos e humanos

disponveis para a realizaodo evento

Caractersticas econmicas,culturais, sociais e outras dosassociados

Caractersticas dos eventos associativos e corporativos

Dos eventos associativos

Os eventos associativos geralmente esto ligados a reas deinteresse, como: cientfica, tcnica, comercial, profissional e outras.As caractersticas principais desses eventos so:


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Participao voluntriaNmero maior de participantes, porm sem nenhumagarantia de presena;Recursos econmicos iniciais escassos.

Reunies anuais.Dos eventos corporativos

Os eventos corporativos geralmente referem-se s reas de altagerncia, vendas, acionistas, produo etc. Suas principaiscaractersticas so:

Comparecimento obrigatrioNmero menor de participantes, porm com presena garantida;Evento financiado por recursos econmicos preestabelecidospela empresa

Ainda os eventos dos organismos oficiais e polticos que possuemesquema de planejamento e organizao semelhantes aos doseventos mencionados anteriormente.

Influncias das caractersticas dos eventos no processo deplanejamento

Nos eventos associativos

Por possuir participao voluntriaO evento pode ser mbito local, estadual, regional, nacional einternacional;

Nos eventos corporativos

A participao limitada que esse tipo de vento apresenta facilitaas diversas aes do processo de planejamento;Desde o inicio do processo de planejamento, conta com recursoseconmicos suficientes para a organizao do evento;


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conhecer a estrutura jurdica das organizaes promotoras deeventos possibilita empresa organizadora de eventos identificar ascaractersticas que seus eventos podem apresentar, como tambmquais as influncias que estas podem ter no processo deplanejamento.

O processo de captao de eventos

A captao de eventos pode ser realizada pelo poder pblico, iniciativaprivada e Convention & Visitors Bureau CVB, que iro trabalhar

juntos somando esforos para conseguir captar o maior nmero deeventos nacionais e internacionais e, conseqentemente, de turistaspara as localidades sedes.

Este processo bastante complexo e divide-se em trs etapasdistintas: preparao da captao, captao e ps-captao.

Captao de eventos internacionais

Preparao da captao

A equipe da captao do CBV far um levantamento dos eventosinternacionais (congressos, seminrios, simpsios e outros).Essas informaes so coletadas em varias fontes, tais como:International Congress and Convetion Association ICCA,International Association of convention & Visitors Bureau IACVB,associaes de classe e calendrios do trade turstico (companhiasareas, centro de convenes, hotis), entre outras.A principal fonte utilizada a ICCA, uma organizao que possuimembros em quase todos os pases, fornecendo a estes, em carterexclusivo, todas as referncias sobre os congressos mundiais.As fichas da ICCA possuem informes cuidadosos, que sodistribudos, mensalmente, aos seus membros sob a denominao de

boletins, cuja reproduo vedada para utilizao de terceiros.A ICCA possui representao muito ativa no Brasil e na AmricaLatina, propiciando uma troca de informaes e estimulando a parteeducativa dos organizadores de congressos.


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Para efetuar a seleo de ventos que sero captados, a equipe doCBV procede da seguinte forma:

analisa o histrico do rodzio do evento em termos de cidade, pas-sede e datas;

verifica as estimativas do nmero de participantes e acompanhantes,face infra-estrutura da cidade;verifica se a associao constituda no pas e quantos membros

possui; se a associao nacional est filiada entidade internacional e, ainda, se h brasileiros na diretoria da entidade internacional;

contatada a entidade de classe nacional ou membro nacionalassociado entidade internacional;

procura motivar a entidade/associao/presidente/membros do Brasila liderar o processo de captao.

Aps realizados esses procedimentos e a entidade nacionalmanifestar interesse na captao do evento, a equipe de captao doCVB iniciar o processo de preparao da candidatura do seu Estado,para sediar o evento a ser captado.Nesta etapa do processo, o CVB oferecer grande apoio entidadenacional, fornecendo documentao adequada e orientaes quesero fundamentais para viabilizar a captao do evento.O CBV, em conjunto com a entidade nacional, elaborar um book,geralmente em ingls, que deve ser revestido de elevado padro de

qualidade, conter informaes precisas e completas, pois seconstituir em um importante instrumento de venda sob o ponto devista de marketing e fator decisivo no momento de seleo da cidadesede.O book dever apresentar os requisitos mnimos exigidos pelaentidade mundial/internacional, tais como:

cartas de apoio de autoridades. Geralmente so recomendveis asseguintes:

do Governador do Estado;do Prefeito do municpio-sede;Do Ministrio correspondenteDo Ministrio das relaes exterioresDas instituies ligadas ao segmento de turismo (Ministrio de

Esportes e Turismo, Instituto Brasileiro de Turismo - EMBRATUR,


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Secretaria de Esportes e Turismo do Estado de So Paulo SET,ou rgo oficial de turismo etc.);

Do CVB;De outras entidades de classe que possam apoiar a candidatura;

De companhias areas;De sociedades cientficas nacionais e latino-americanas, poistambm fortalecem a candidatura;

Clareza e objetividade nos dados da cidade no que refere a infra-estrutura turstica, como: capacidade hoteleira, centro deconvenes, estrutura do aeroporto, infra-estrutura de servios,cmbio, vistos de entrada, transportes areo e urbano, entre outros;

Justificativa com propriedade do interesse da cidade ou pas noevento, mostrando a importncia cientfica, o intercmbio cientficoou tcnico e o potencial da cidade/pas na especialidade em que oevento est classificado;

Oramento com previso de gastos, contendo receitas e despesas,demonstrando viabilidade econmica do projeto;

Sugesto do local mais apropriado para realizao do evento (centrode convenes) ou carta do centro de convenes disposto a sediaro evento, apresentando suas instalaes, servios e demaisinformaes, como localizao etc.

Quadro comparativo das principais categorias de hotis, seus preose percentual de descontos a serem conseguidos na ocasio do

evento;Folheteria sobre a cidade/estado e pas. Alguns CVBs desenvolvemuma brochura denominada showcase, muito til neste particular;

Vdeo promocional do estado;Kit oferecido pelo CVB e entidade nacional contendo catlogo e fotos

locais disponveis para sediar o evento.

O kit poder ser enviado antecipadamente a cada membro das demaisentidades encarregadas da deciso do prximo pas que sediar o

evento, com a solicitao do seu voto, ou poder ser entreguepessoalmente pelo membro da associao que tentar fazer acaptao.Ainda aconselhvel oferecer um famtur, viagem de inspeopatrocinada pelo pas candidato, para que um membro da associaointernacional venha fazer o conhecimento in loco.


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A captao

A captao pode ocorrer durante o evento da categoria que antecedequele que se objetiva captar. Nos casos de eventos mundiais, aantecedncia costuma ser de, no mnimo, trs anos(h casos decaptaes ocorrerem at dez anos antes). Nos eventos pan-americanos e latino-americanos, a antecedncia menor.Em alguns casos, um componente da equipe de captao do CVBacompanha a pessoa encarregada da captao para auxilia-la e dar-lhe suporte de argumentao, pois ele um dos maiores interessados

em que seu estado seja a sede do evento internacional.

Os veculos de comunicao utilizados nessa apresentao so:Folders;Vdeo;Revista especializada (showcase);Microcomputador (CD-ROM);Outros.

Essa apresentao gera exige muito empenho e esforo dosenvolvidos na captao, porque representa um investimento quereverter em beneficio para cidade-sede/Estado.No caso de perda de data para a qual o Brasil esteja se candidatando,

recomenda-se que sua candidatura seja mantida para prxima dataem aberto.

Ps-captao

Primeiramente, a entidade promotora ir selecionar e contratar uma

empresa organizadora de eventos, que ficar responsvel pelaorganizao e operacionalizao do evento.

Captao de Eventos NacionaisA captao de eventos nacionais acontece nos mesmos moldes que ados eventos internacionais, apresentando diferenas em apenasalgumas de suas etapas.


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Preparao da captao

Na preparao da captao, alm da pesquisa nas diversas fontes,como companhias areas, ABRACCEF, calendrios de eventos dergos oficiais de turismo do Estado, as associaes e os organismosoficiais procuram o CVB, solicitando ajuda e orientaes paraapresentar a candidatura do seu Estado. Assim como no casointernacional, o CVB oferece todo o apoio tcnico necessrio, inclusivepara confeco do book e do kit.

A captao

A captao dos eventos nacionais ocorre exatamente do mesmo modo

que nos eventos internacionais, como foi apresentado anteriormente,mas diferencia-se no que se refere aos veculos de comunicaoutilizados durante a apresentao.As mdias so as mesmas, s que a utilizao de outros veculostambm muito freqente na captao de eventos nacionais. Quandoesses veculos so combinados, podem causar grande efeito nasapresentaes de candidaturas. Os outros veculos so coquetis,

jantares, espetculos artsticos e culturais, distribuio de souveniresetc.

Ps-captao

A ps-captao desencadeia o processo de organizao do evento,que ocorre de forma semelhante ao processo dos eventosinternacionais.

A contratao da empresa organizadora de eventos

A grande maioria dos eventos que so realizados atualmente exige a

contratao de uma empresa organizadora de ventos para agilizar oprocesso de planejamento. Nenhuma associao e/ou empresapromotora pode prescindir da contratao de uma empresa paracuidar de todos os procedimentos referentes organizao do evento.Isso faz com que se tenha maior segurana de que tudo ocorrersatisfatoriamente.


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O processo de licitao e/ou concorrncia

As fases do processo de licitao so:

Publicao de edital de convocao;Recebimento das propostas;Anlise das propostas;Avaliao e seleo das empresas organizadoras de eventos;Deliberao sobre o contrato;

importante que alguns critrios de anlise sejam estabelecidos pelasassociaes e/ou empresas promotoras para orientar a escolha,propiciando, assim identificar aquela que melhor se ajuste scaractersticas do evento.

Alguns aspectos que devem ser considerados pelas associaese/ou empresas promotoras ao selecionar a empresa organizadoraso:

Conceito e/ou idoneidade;Estrutura administrativa e espao fsico;Situao econmica;Recursos humanos;Recursos tcnicos;

Tradio no mercado;rea de atuao;Recursos auxiliares.

Para viabilizar a participao das empresas organizadoras noprocesso de seleo, a entidade promotora de ver disponibilizar umbriefingdo evento, ou seja, um conjunto de informaes e instruessobre os aspectos mais relevantes do evento a ser organizado.

Tipos de contrato

Os contratos de prestao de servios normalmente apresentamos seguintes itens:


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Indicao e descrio do contrato e do contratante;Objeto do contrato;Identificao dos objetivos do evento;Direitos e deveres do contratado e do contratante;

Indicao do valor do contrato e formas de pagamento;Prazo de execuo do servio;Multa para contratante e/ou contratado que deixar de cumprirqualquer clusula contratual;Local, data, assinatura e testemunhas;Identificao da metodologia do trabalho;Consideraes gerais, ou seja, solues para os casos noprevistos no contrato.

Contrato de administrao

Este tipo de contrato refere-se somente a servios profissionais, noenglobando itens sobre quantidade e preos de recursos fsicos e deterceiros para a execuo do evento.

As principais caractersticas so:A empresa organizadora ser remunerada com base em umpercentual sobre a despesa total da reunio;

A empresa e/ou associao custear todas as despesasreferentes organizao do evento;A empresa organizadora, elaborar previso oramentria comvalor informativo somente, pois esta no ter nenhumainterferncia e/ou responsabilidade sobre qualquer dos itens,como quantidade e custo unitrio dos materiais e da mo-de-obra. Neste caso, portanto, a previso oramentria apresentadapor outras empresas organizadoras no serve para estabelecerconcorrncia, pois a apresentao de valor inferior nada

representar.Contrato de empreitada

Neste tipo de contrato, a empresa organizadora se responsabilizatotalmente pela organizao do evento, por um preo previamentedeterminado.


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O preo do contrato s poder ser alterado caso haja modificaono servio a ser executado e com a concordncia de ambas aspartes.No contrato da empreitada, o item projeto de suam importncia,pois nele que vai estar detalhado o plano de trabalho. J nocontrato de administrao, o plano de trabalho anexado apenaspara complementa-lo.O plano de trabalho deve descrever detalhadamente todos os itensdo projeto, com seus respectivos custos, inclusive aqueles quepossam parecer menos importantes.Esse grau de detalhamento necessrio, pois ajudar tanto asempresas promotoras e/ou associaes que no possuemconhecimentos sobre o assunto, como aquelas que j conhecemmuito bem a matria.

Contrato misto

O contrato misto aquele em que o valor total a ser cobrado podeser alterado, conforme variao dos custos de alguns itenscomponentes do projeto, tais como:

Materiais e servios auxiliares;Impostos e taxas legais que oneram o trabalho, como, por

exemplo, aumento de taxa de recolhimento de imposto derenda;Honorrios dos prestadores de servios.

Esse tipo de contrato firmado quando no se caracteriza nenhumdos dois tipos citados anteriormente, ou seja, quando a empresaorganizadora se responsabiliza pelo custo de determinada parte doprojeto.As situaes mais freqentes de contrato misto acontecem quando aempresa organizadora se compromete a executar os servios daseguinte forma:

Por preo fixo;Por percentual;Por incentivo.

a) Contrato misto por preo fixo

Esta forma de desconto aplicvel quando:


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Os honorrios dos prestadores de servios no sofremaumento durante a vigncia do contrato; mas, caso venham aocorrer, sero reajustados mediante acordo prvio;

Os preos dos materiais e servios auxiliares no sofremvariaes; caso ocorra o contrario, os valores devero serreajustados.

b) Contrato misto por percentual

Geralmente esta forma de contratao ocorre quando o projeto doevento no est muito bem definido.Um ponto considerado de suma importncia para a empresaorganizadora nesse tipo de contrato o custo total do evento. Isto, suas possibilidades de ganho esto ligadas diretamente a esse

fator, portanto, quanto maior o custo maiores sero seus ganhos evice-versa.

c) Contrato misto por incentivo

O contrato misto por incentivo aquele em que a execuo dasatividades est atrelada a uma determinada remunerao. Isto , asempresas organizadoras recebem determinada remuneraoconforme vo executando certas atividades do processo.

De forma geral, considerando as caractersticas de cada tipo decontrato, aconselhvel:O contrato de administrao se a empresa organizadorapreencher todos os pr-requisitos tcnicos necessrios e,principalmente, se o projeto estiver indefinido e os fatoresqualidade e prazo forem primordiais;O contrato de empreitada se o projeto estiver bem elaborado eapresentar oramento bem definido.

Administrao de contratos

Aps a assinatura do contrato, a entidade promotora acredita que aempresa organizadora executar os servios conforme foiestabelecido, mas na prtica, nem sempre isso acontece. Portanto, aadministrao de contratos fundamental no processo de organizaode eventos, devendo pautar-se nas seguintes atividades:


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Reunies de inicio do processo, de acompanhamento e deencerramento;Controle e avaliao dos servios executados;Acompanhamento dos prazos estabelecidos;

Controle de qualidade;Servios extras;Documentao etc.

Para o gerenciamento das atividades citadas, necessrio que sejamestabelecidas alguns instrumentos de apoio, como:

Plano de contrato em que estejam especificadasdetalhadamente todas as rotinas pertinentes a este;Relatrio sobre a situao da programao do contrato, emtermos de execuo dos servios e prazos;Relatrio sobre a situao financeira do contrato, contas a pagare receitas;Relatrio sobre a previso de entrada de recursos;Relatrio sobre a alterao das atividades de contrato;Identificao de no cumprimento de itens contratuais, comaplicao das respectivas multas.

ASPECTOS TERICOS E PRTICOS DO PLANEJAMENTO E

ORGANIZAO DE EVENTOS

Planejamento e organizao de eventos

As fases do processo de planejamento e organizao so:Concepo incorporao da idia;Pr-evento planejamento e organizao;Per ou transevento realizao;Ps-evento avaliao e encerramento;

Concepo

Reconhecimento das necessidades desse evento;Elaborao de alternativas para suprir as suas necessidades;

identificao dos objetivos especficos;


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coleta de informaes sobre os participantes, patrocinadores,entidades e outras instituies em potencial;listagem dos resultados desejados;estimativas de exeqibilidade econmica e tcnica;

estimativas de tempo e recursos necessrios;estabelecimento de diretrizes;elaborao dos contornos do projeto.

Pr-evento

servios iniciais;servios de secretaria;detalhamento do projeto;outras.

Servios iniciais

So as providncias imediatas aps a deciso de realizar o evento:identificao de rgos governamentais, entidades e empresascom interesses voltados execuo do governo para fornecerpatrocnio, subvenes, doaes e outros;levantamento de nomes e confirmao de convidados,conferencistas, autoridades e outros;

definio de responsabilidades de todos os profissionais eprestadores de servios envolvidos nas fases do pr-evento, perou transevento e ps-evento;abertura de conta bancria especial para o evento (receita edespesa) sob a inteira responsabilidade da empresaorganizadora.

Servios de Secretaria

As principais atividades desenvolvidas so:preparao da correspondncia preliminar;expedio da correspondncia preliminar para as entidadesgovernamentais, empresas e pessoas que possam colaborar dealguma forma com o evento;


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tomada de preo e confeco de material administrativo (papelde carta , envelopes, impressos em geral e outros) necessriosao evento;controle e arquivo da correspondncia recebida e expedida;

remessa de circulares e cartas informativas para os participantespotenciais e outros;recebimento, controle e classificao (sob superviso dacomisso tcnica) dos trabalhos a serem apresentados,enviados pelos participantes e convidados;recebimento, controle e confirmao das inscries e adeses(participantes e convidados);obteno dos cadastros de pessoas que podero se inscrevercomo participantes (mailing list);criao e execuo do fluxograma de informaes;identificao, seleo e contratao de prestadores de serviosnecessrios para a organizao do evento. aconselhvelutilizar servios de empresas especializadas.

Detalhamento do projeto

definio do produto;escolha do local;definio da data;

elaborao de temrio e calendrio;identificao e anlise dos participantes;estratgia de comunicao e marketing;infra-estrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios;servio de transportes para participantes e convidados;programao social, cultural e turstica;agncia de viagem e turismo;recursos financeiros;cronograma bsico;

Definio do produto

Escolha do local

Definio de data


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Definio de tema e elaborao de calendrio

Temrio

Entende-se por temrio a fixao antecipada dos assuntos a seremelaborados durante o evento. Todo temrio deve apresentar um temacentral, que servir de linha mestra para o seu desenvolvimento.Trs caractersticas bsicas devem ser observadas:

clareza a linguagem usada no deve permitir dvidas deinterpretao e deve estar perfeitamente adequada ao pblico aque se destina. Todos os que tomarem conhecimento do temriodevem interpreta-lo de forma nica;antecedncia os participantes potenciais devem ter

conhecimento dos temas com a maior antecedncia possvel,uma vez que isso gera interesse de participao e inscrio;atualidade as discusses devem girar em torno dosacontecimentos mais recentes, que envolvam o tema escolhido ese manter fiis aos objetivos estabelecidos.

Calendrio

Identificao e anlise dos participantes

Por identificao entende-se a deteco da natureza e daspeculiaridades do pblico-alvo ou participantes potenciais, ou seja,saber quem , o que faz, onde vive e outras.A anlise, por sua vez, disseca as caractersticas dos participantes,aprofundando-se no sentido de descobrir suas principais causas demotivao e resistncia. De modo geral, o pblico pode serclassificado nos seguintes segmentos:

participantes (reais e potenciais);expositores (reais e potenciais);convidados especiais;autoridades;veculos de comunicao;fornecedores;pblico em geral.


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Estratgia de comunicao e marketing

Meios de comunicao

Jornais, revistas, rdios e TVCartazesFolhetosMala diretaDilogoPainis, outdoors e backlightsPress releaseInternetBus doors

Mdias alternativas

Parajet

Recursos audiovisuais

Recursos materiais

Material expediente

Material de participanteEquipamentos

Servios

a) Servio de decoraoArranjos ornamentaisPainelPainel

Mastros

b) Servio de traduo e interpretao

c) Servio de imprensa

d) Servio de segurana e vigilncia


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e) Servio de montagens e instalaes

f) Servios de sinalizao

g) Servio transitrio

Servio de transporte para participantes e convidados

Hospedagem para participantes e convidados

Escolha de hotisReserva antecipada ou bloqueioConfirmao de reserva

Programao social, cultural e turstica

Agncia de viagem e turismo

Recursos financeiros

Previso financeiraOrganizao e controle

Recursos preexistentesTaxa de inscrio/ingressoDoaesPatrocnioAuxlios governamentaisEventos paralelosVenda de espao impressoMerchandising


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Cronograma bsico

MODELO DE CRONOGRAMA

EventoClienteLocalData / / HorrioProfissional responsvel

ATIVIDADES DATA DATA DATA RESPONSVEL OBSERV.

INCIO LIMITE FINAL

1. Planejamento2. Programao visual3. Divulgao4. Mailing List5. Organizao6. Instalaes fsicas

7. Recursos humanos8. Recursos materiais9. Recursos audiovisuais e equipamentos10.Avaliao

Roteiro de Projeto

MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS

1. Ttulo2. Entidade e/ou empresa promotora3. Entidade e/ou empresa organizadora4. Cidade sede5. Local do evento


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6. Tema do evento7. Objetivos8. Justificativa9. Pblico alvo e nmero previsto de participantes10. Descrio do evento11. Perodo de realizao do evento e horrio12. Inscries e informaes13. Taxa de inscrio e/ou ingresso14. Recursos necessrios15. 1 recursos humanos16. 2 recursos materiais (administrativo)17. 3 materiais de divulgao18. 4 recursos audiovisuais e equipamentos19. 5 diversos

20. Instalaes21. Servios (transporte, hospedagem, alimentao,sonorizao, decorao e outros)

22. Previso oramentria23. 1 receitas24. 2 despesas25. Cronograma26. Consideraes gerais

Instrumentos auxiliares e de controle do planejamento

Briefing

MODELO DE BRIEFING DE EVENTOS

EMPRESA/CONTRATANTERazo social:Endereo:

Fone: Fax:Contato:Cargo: Depto:Segmento de atuao da empresa:Produto e/ou linha de produto ou servio:


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1 EVENTO1.1 Ttulo:1.2 objetivo principal do evento (comemorao,

reengenharia, cientfico, tcnico, confraternizao,promocional, institucional e outros);

1.3 Qual a tipologia do evento?1.4 H tema definido? ( )sim ( ) noCaso a resposta seja afirmativa, qual ?

2 PBLICO-ALVO2.1 Perfil do pblico lavo: sexo, faixa etria, escolaridade,

nvel socioeconmico, grau hierrquico;2.2 Nmero estimado de participantes;

2.3 Qual a origem geogrfica dos participantes?

3 DATA/DURAO4 LOCAL4.1 Existe um local determinado para o evento?( )sim ( )noCaso a resposta seja afirmativa, onde?

5 PROGRAMA5.1 Existe um programa do evento?( )sim ( )no

6 HOSPEDAGEM6.1 Inclui hospedagem? ( )sim ( ) no6.2 Qual a categoria dos hotis a serem utilizados?

7 TRANSPORTE7.1 Qual o meio de transporte que ser utilizado para esse

evento?

7.2 Existe empresa transportadora oficial do evento?( )sim ( )noCaso seja afirmativa, qual?


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8 SERVIOS8.1 O que ser oferecido aos participantes?( )alimentao( )brindes( )traslados( ) atividades sociais, culturais e tursticas( )outros. Especificar:

9 CONVIDADOS E AUTORIDADES9.1 Quem so os convidados e autoridades?9.2 Qual o diferencial de servios e as honras que so

oferecidas a eles?

10 VERBA

10. 1 Existe verba prevista? ( )sim ( )no10.2 Qual o valor?

11- COMISSO ORGANIZADORA11.1 Existe uma comisso organizadora?( )sim ( ) no11.2 Quem so os contatos?

12 IDIOMA12.1 Qual o idioma oficial do evento?

13 DIVULGAO13.1 Como ser feita a divulgao?13.2 Quais veculos de comunicao sero utilizados?13.3 Existe logotipo do evento?( )sim ( ) no13.4 Criar material de divulgao de acordo com o tema eutilizar o logotipo e cores especiais.

14- EQUIPAMENTOS14.1 Quais os equipamentos audiovisuais e administrativossero utilizados?

15 MATERIAIS15.1 Quais os materiais administrativos e do participante quesero utilizados?


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16 SERVIOS16.1 quais servios sero necessrios?( ) traduo simultnea( ) buffet para jantar e/ou almoo, coquetel, coffee break eoutros( ) decorao( ) sonorizao( ) filmagem( ) fotografia( ) outros. Especificar:

17 RECURSOS HUMANOS17.1 Quantidade:17.2 Com que qualificao?

17.3 Para esse evento, haver a contratao de outrosprestadores de servios, como:( )agncia de propaganda( ) servios grficos( ) assessoria de imprensa( ) agncia de viagem e turismo( ) assistncia mdica hospitalar( ) transportadora rodoviria para traslados( ) seguro( ) outros. Especificar:


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Checklist

MODELO DE CHECKLISTEvento: semana de turismo

Local: auditrio da Instituio OrganizadoraData: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30Responsvel; Joo Carlos Azevedo

DISCRIMINAO UNIDADE/SETOR RESPONSVEL SITUAO1 reserva do local Coordenao de

cursoCarla matos Em andamento

2 reunio paramontagem dacomissoorganizadora dasemana

Coordenao decurso

Carla matos Ok

3 distribuio deatividades para asdiversas comissesde trabalho

Coordenao geraldo evento

Sandra regina Ok

4 definir tema eprograma do evento

Comissoorganizadora

5 contratarpessoas e/ouprofissionalautnomo p/ criaode material dedivulgao

Comisso financeira,de divulgao emarketing

6 buscar patrocnioe apoio cultural

Comisso financeira,de divulgao emarketing

7 definio domaterial dedivulgao

Comissoorganizadora

8 contratao degrfica p/ impressodo material dedivulgao eadministrativo

Comissoorganizadora

9 fazer listagem deconvidados epalestrantes

Secretaria do evento


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10 enviar cartaconvite p/autoridades,palestrantes,diretoriada instituio e

demais funcionrios


11 fazer reservade equipamentos deaudiovisual nodepartamentoresponsvel


12 fazer solicitaode servio de copa(caf,gua, ch)


14 fazer folow updos convidados,

autoridades e outros


15 fazer adivulgao na mdia

Comissofinanceira,dedivulgao emarketing

16 fazer adivulgao doevento na instituio

Comisso financeira,divulgao emarketing

17 mostrar aspastas dosparticipantes e

convidados

Comisso derecepo

18 definio derecepcionistas eescala de trabalho

Comisso derecepo

19 verificao eliberao deestacionamento


20 elaborar cartade agradecimento p/os palestrantes


21 providenciar os

certificados dosparticipantes


22- definir mestre decerimnia

Comissoorganizadora

23 treinar asrecepcionistas



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25 convocarreunio de avaliaodo evento


26 elaborarrelatrio de

avaliao

Coordenao geral

Per ou transevento

Fase decisiva do evento, em que esto inseridos a coordenao

executiva, o controle financeiro, tcnico administrativo e social doevento.Secretaria do evento

Servio de recepo

O servio de recepo de um evento considerado o carto devisitas, por ser o primeiro contato do participante com o clima doevento.

Seja qual for o caso, imprescindvel demonstrar alegria aoparticipante, dar importncia sua presena e transmitir o desejo dosorganizadores de que ele encontre no evento motivos de grandesatisfao. O servio de recepo pode ter postos de atendimento emaeroportos, hotis e nos locais onde acontecem as atividades doevento. Outros fatores de organizao determinam o bomfuncionamento desse servio tais como:

Escolha e montagem em local apropriado;Placas de indicao;Informaes corretas em tempo hbil;Elaborao de rol de informaes importantes;

Caractersticas: educao, simpatia, gentileza, eficincia, presteza,pacincia, raciocnio rpido, bom nvel de conhecimentos gerais e dacidade sede do evento.


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Os recepcionistas tero suas atribuies definidas peloscoordenadores e devero apresentar-se da seguinte forma:

Uniformizados;Com crach de identificao;

Identificao dos idiomas que dominam;Maquiagem discreta;Pouca jia e/ou bijuteria;Sapatos confortveis.

Clima do evento

Sala de recepo ou sala VIP

Sala de imprensa

Sala das comisses tcnicas

Infra - estrutura de apoio operacional

Material de secretria

Equipamentos audiovisuais

Infra estrutura de apoio externo

Aeroporto

Hotel

Para o bom desempenho das suas atribuies, o recepcionista deverter:

Programao social, cultural e turstica

Servios de transportes

Traduo simultnea

Pesquisa de opinio


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Ps evento

Formulrios de procedimentos formais;

Checklist;Relatrios peridicos das atividades;Atas das reunies peridicas;Questionrios de avaliao dos participantes;Outros.

Servios de secretaria

Preparar e enviar correspondncia final (para entidadesgovernamentais e/ou privadas, empresas e pessoas que tenhamparticipado, de forma direta ou indireta, do evento);Controlar, arquivar e encadernar toda a correspondncia enviadae recebida no transcorrer do evento;Agradecer a todos que forneceram materiais ou colaborarampara o sucesso do evento;Preparar relatrio final sobre as atividades em geral;Providenciar a edio e publicao doa anais;Enviar os anais aos participantes do evento;Elaborar portflio.

Divulgao do ps evento

E a compilao e a preparao de noticias gerais sobre todo otranscorrer do evento.

Preparao do noticirio geral;Expedio dos press releases;Compilao e ordenao de todos os pess releases publicados;

Clculo de toda a centimetragem publicada;Apresentao dos relatrios finais e de todas as fases dedivulgao.

Servios complementares


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Apresentar o balano financeiro final e fazer prestao decontas;Apresentar balancete administrativo e demonstrativo de todasas providencias tomadas.

Liquidar todas as pendncias que possam surgir sobreinstalaes, materiais, recursos humanos ou equipamentosutilizados.Devolver associao e/ou empresa promotora do evento todosos materiais que tenham sobrado.Desmontar instalaes que foram efetuadas para o evento.Transportar materiais e equipamentos utilizados no evento.

Anlise e avaliao

Avaliar fundamental para o aprimoramento da organizao de umevento.A opinio das pessoas que compe o grupo de trabalho importante.So aconselhveis reunies peridicas com os envolvidos noplanejamento e organizao do evento. No final do evento, a equipedeve reunir-se para avali-lo como um todo, at mesmo os resultadosobtidos.

Resultado

O planejamento e a organizao de eventos so o primeiro esforoorganizacional, que engloba todas as etapas de preparao edesenvolvimento do evento. As fases componentes do processo deplanejamento e organizao so: concepo, pr- evento, per outransevento e ps evento.

Consideraes finaisEvento uma atividade econmica e social que surgiu praticamentecom a civilizao humana e que caminha paralelamente a ela,adquirindo caractersticas representativas de cada perodo da nossahistria, at chegar aos tempos modernos e forma como aconhecemos hoje.


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Representa um grande estmulo para a economia de uma localidade.Isto , envolve um grande numero de agentes econmicos, o quedinamiza e incrementa as atividades econmicas, ocasionando:

Aumento de receita;

Aumento do numero de empregos (diretos e indiretos);Criao de novas profisses;Ampliao da arrecadao de impostos;Melhora na capacitao de mo de obra empregada nosetor;Redistribuio da renda individual, local e regional;Outros.

livro organizacao de eventos

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