Cap 2 livro sobre eventos

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<ol><li> 1. ORGANIZAO n:EvzurusEmbora sejam inmeras as dificuldades para organizar eventos, encontram-se,a seguir,alguns cuidados para servir de alerta aos pro-motores de eventos na fase do pr e durante a execuo do evento propriamente dito: IIUANTIDADE DE PESSOASDeterminar o real nmero de pessoas um dos maiores proble-mas a serem avaliados pelo organizador: uma das mais conflitantes situaes,comum em even-tos, o organizador subestimar o real nmero de convi- dados,convidando mil pessoas,acreditando que s iro comparecer setecentas.E o pior;organizar uma infra-es- trutura para setecentas pessoas e,na realidade,mil com-parecerem ao evento; o planejamento em cima do real nmero de pessoas es- peradas,gera dificuldade; alguns convidados,aps informarem impossibilidade de comparecer,terminam por ir ao evento; j outros confirmam a presena e no comparecem no dia; outra situao so os convidados dos convidados,quecomparecem acreditando que,onde entram dois,en-tram trs ou quatro,sem diferena alguma. Todos os convidados s devero ser contatados aps elaborada aplanilha de custos previsveis. No existe varinha mgica para mudar esta dificuldade,porm, com disciplina e um planejamento do real controle de como as ativida-des iro ocorrer,pode-se eliminar,com certeza,pelo menos oitenta porcento do problema. 145 </li><li> 2. vestir de aconsidera_ j 0 da anlise dos convidados:influncias regionais ou de j . origem,idosos,crianas,vegetariano fconceitos etc;i s,religiosos,pre- do horrio a ser servido como,por exemplo,no ofere-alimento pesado;do tipo de servio,que deve estar d pao fsico,se francesa, vice ou banquete; cer feijoada noite,por ser ume acordo com o es- inglesa, americana,self-ser-do mobilirio adequado:conforto do convidado X n- mero de pessoas X espao fisico; </li><li> 3. ORGANIZAO n:EvrnmsADEIJUAD nu VESTURIO AO EVENTO comum,em algumas ocasies,no se dar importncia ao as- sunto vestir de acordo com a ocasio.H ate' quem diga:"Quem gos- ta de mim deve me receber como eu sou e no como estou".Atitude errada.Em todas as ocasies,durante o dia ou noite,devemos nos vestir de acordo com o evento.Eis alguns aspectos a serem levados em considerao: 0 quem determina o traje o anfitrio,tanto para eventossociais como profissionais,esportivos ou culturais; I o traje determinado de acordo com o tipo de evento,seu objetivo,tipo de servio,local,clima da regio e,principalmente,horrio da cerimnia; I todos estes quesitos devem ser avaliados em conjunto,no separadamente.Mesmo que o traje no esteja deter- minado no convite,a escolha deve levar em considera-o os aspectos citados acima; 0 em caso de dvida, adequado ligar para o local do evento e perguntar qual o traje;esta atitude e' preferi-vel,pois demonstra interesse,prestigiando os anfitries; 0 no convite,deve-se procurar sempre colocar o tipo de traje,pois o discernimento e o bvio nem sempreocorrem; 0 hoje em dia, comum o aluguel de roupas,o que facilitaa assertividade; - ao lidar com pessoas,relaconamo-nos com a linguagem comum a todos - a comunicao.Quanto mais informa- das,mais as pessoas se comportam adequadamente.O importante que o convidado se sinta bem no evento, comportando-se como o previsto pelos anfitries. 147 </li><li> 4. ' ~CARMEM ZumLOCAL ADEOUADO PARA O EVENTOO local o carto de visita,e' a imagem e semelhana do anfitrio.Com certeza,cada vez que se lembrar do local vai lembrar-se,tambm,do anfitrio. O ANFITRIO quem convida,mas o clube,o hotel,o estado ou o pais e a empresa promotora formam o conceito de ANFITRIO.Por isso,e' importante que a escolha adequada do local contemple algims aspectos: - escolha do local X nmero de pessoas convidadas; 0 organizao do local de acordo com a cerimnia,mobi- lirio e sua distribuio em consonncia com a disponi-bilidade de acesso e locomoo; 0 ventilao do ambiente; 0 acstica,iluminao e decorao apropriadas ao nme- ro de pessoas e ao tipo de cerimnia; 0 facilidade de acesso ao local pelos convidados (lembrarde mapear o local no convite,caso seja de dificil acesso); 0 sinalizao do interior do local,como:restaurante,toa- lete,secretaria,sala de imprensa,sala VIP,auditrio etc,e do exterior,como:faixas,galhardetes ou estandartes,setas indicativas,enfim,tudo para facilitar o trnsito dos convidados e participantes do evento; 0 ao se escolher o local,deve-se visitar,no mnimo,cinco lugares,ficando com o que oferea o melhor ambiente para atingir os objetivos do evento; 0 o local adequado ao evento aquele que leva em conta a responsabilidade com o conforto, _tranqilidade e segu-rana dos convidados. 148 </li><li> 5. - . anfitrio. i tambm, @tado ou EIO.Por alguns i. : va mobi-T sponi- " _ime- ORGANIZAO n:EvrnmsToda vez que,em uma avaliao,o quesito TICA estiver em pri-meiro lugar,mais se acertar na definio do local do evento,preservan- do a boa imagem do promotor. CUMPRIMENTO DA PROGRAMAO PR-ESTABELECIOAA questo TICA,mais uma vez, ressaltada.Uma programao bem pensada,detalhada e divulgada um compromisso. Algumas observaes para serem analisadas ao se estabelecer aprogramao de um evento: 0 o termo programa - o contedo a ser realizado ou apre- sentado - diferente de programao - mais completo,contendo as informaes pertinentes ao evento. Como exemplo,num seminrio,pode-se apresentar aos interessa- dos no pr-evento somente o programa dos temas a serem abordados pelos palestrantes,o contedo,a carga horria e o nome do conferencis- ta.J na programao apresentam-se as informaes complementares: 0 contedos dos temas a serem abordados,cargas ho- rrias,palestrantes,dias,horrios e as salas onde iro ocorrer as palestras; 0 atividades paralelas,como exposies,e atividades de lazer,tursticas e de entretenimento; 0 premiaes,concursos,preos das inscries,indica- es de hotis ou pousadas,formas de pagamento,patrocinador,apoio,empresa promotora e quem trans- porta com menor custo os participantes de outros es- tados ou paises,entre outros aspectos importantes da programao; 0 toda a programao do evento precisa ser cumprida. possvel altera-la,adapt-la ou fazer ajustes,modificar as atividades,adequando s necessidades ou dificulda-145 </li><li> 6. CARMEM Zumdes.Todavia, imprescindvel comunicar as mudanas aos convidados ou participantes,justificando-as,prefe- rencialmente,em tempo hbil,mostrando,assim,res- peito aos que compraram a idia do evento. A programao definida de acordo com a realidade do evento,alm do: 0 espao fsico,nmero de pessoas,durao e horrio; 0 objetivo do evento,o valor dos servios a serem presta- dos,a metodologia ou dinmica a ser usada; 0 condutor do evento,empresa promotora,patrocinio e apoios recebidos. Enfim,quem "compra" a idia de participar em um evento,est comprando sua programao. desagradvel para a imagem da pro- motora no cumprir o estabelecido. No se admite,por exemplo,convidar as pessoas para um casa- mento,iniciar a cerimnia religiosa s dezenove horas e servir o jantar s trs horas da manh,com a desculpa de que,aps a refeio,os con- vidados iro se retirar.Os convidados desejam,sim,participar da ceri- mnia,cumprimentar os noivos,aproveitar a festa e ir para casa,felizespor terem estado no evento! AERADAR A TODOSNo e' fcil agradar a todos,mas pode-se tentar diminuir ao m- ximo todo e qualquer ruido,mal estar ou descontentamento. impor- tante avaliar previamente o que poder deixar algum constrangido, causando uma situao desagradvel.Para isso,deve-se analisar e res- ponder alguns aspectos:- quem so os convidados,suas origens e interesses? - qual o seu grau de conhecimento,de experincias e ati- vidades afins? ISOEm: : prximu- . aes des. :conclui PDLTICEAo ;convidado mente a d; Por: : ao, pci do,veritx apenas u rmesa dire'.</li></ol>