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Prof. Claudio Benossi 1

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Comunicao Interna A Comunicao Interna engloba todas as prticas e processos comunicativos de uma determinada organizao com o seu pblico interno (funcionrios, colaboradores, acionistas). Sendo estabelecida de forma correta, alm de resultados positivos nas reas administrativas, mercadolgica e econmica, consegue tornar o ambiente de trabalho mais harmonioso e agradvel para todos que constituem a empresa. 2

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Comunicao Interna Criar um planejamento estratgico, padronizando seus veculos de Comunicao, a organizao consegue passar informaes importantes, de forma organizada, clara e objetiva para seu pblico interno, evitando o surgimento de suposies e comentrios errneos, deixando os funcionrios seguros e motivados, estabelecendo uma imagem harmnica e clara que transmite confiabilidade e credibilidade. 3

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Comunicao Interna Neste processo de reestruturao, so vrios os recursos que a organizao pode utilizar para que esta Comunicao Interna comece a funcionar trazendo resultados positivos com o passar do tempo, como: a criao de uma intranet nica, a utilizao de jornal mural e jornal interno, realizando pesquisas de satisfao e clima interno para tomar conhecimento da imagem que a organizao possui na cabea de seus colaboradores. 4

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Comunicao Interna Os colaboradores de uma organizao querem ter conhecimento dos negcios da empresa, das decises que ela toma, da situao que ela se encontra. A falta de informao, de uma comunicao entre empresrios e funcionrios acaba gerando desmotivao e falta de comprometimento. Torna-se fundamental comunicar a misso da empresa, seus valores, metas e objetivos ao pblico interno, pois quanto maior for seu envolvimento com a organizao, maior ser o seu comprometimento. 5

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Estrutura de uma Comunicao Interna Identificar canais de comunicao interna adequados uma tarefa cuidadosa e que exige um bom conhecimento da empresa, dos seus costumes, da sua cultura e do perfil dos empregados. Conhecer o pblico e saber como chegar a cada um o ponto de sada e a garantia de sucesso de um programa de comunicao interna. 6

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Estrutura de uma Comunicao Interna O cuidado com a linguagem, com os meios fundamental. No se pode informar a todos da mesma maneira, com o mesmo linguajar e com os mesmos veculos, a no ser que a neste caso d preferncia para a linguagem simples e que todos tenham acesso ao veculo, que pode ser uma reunio coletiva ou um informativo impresso. 7

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Estrutura de uma Comunicao Interna Hoje, devido a custos, muitas empresas esto escolhendo trabalhar a comunicao via Internet. Quando todos, ou grande parcela, tm acesso tudo bem, isso funciona. Caso contrrio, alternativas devem ser identificadas, como murais em locais estratgicos (refeitrio, entrada da empresa, local do cafezinho, nibus) e sistema de som. 8

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Estrutura de uma Comunicao Interna Qualquer iniciativa de comunicao deve passar por planejamento, revisto e discutido por uma equipe que contemple vrias reas da empresa, desde que a rea de comunicao e a de recursos humanos interajam e se comprometam com o processo. muito comum apenas uma das reas assumir, eximindo a outra da responsabilidade, mas chamando-a para o trabalho "braal". Enquanto no houver integrao nas prprias reas, iluso acreditar que a comunicao interna vai fluir. 9

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A comunicao interna pode ser definida como um conjunto de mtodos e tcnicas para informar, conscientizar, mobilizar, motivar e transformar o relacionamento nas organizaes e seus pblicos diretos que afetam seus objetivos sociais e mercadolgicos. Comunicao Interna

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A viso da Escola de Louvaine (Blgica) A Comunicao Interna no est limitada ao controle e gesto dos aspectos operacionais. Prope uma definio explicativa/interpretativa da comunicao interna como o conjunto contextualizado de comportamentos e opinies em interao/conflito/embate/dilogo numa dada organizao. A organizao um sistema de comunicao. Comunicao Interna

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Enfoque Operacional: Centra-se na maneira como as mensagens so transmitidas. Comunicao interna seria o conjunto de dispositivos de informao como as instrues, as ordens, as metas. Esses dispositivos so aspectos constituintes da comunicao e contribuem para o alcance dos objetivos organizacionais pela disseminao e controle da informao. Comunicao Interna

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Enfoque integrativo Nasce do reconhecimento da importncia do fator humano no processo produtivo. Assim, a moral e a motivao se constituram em temas essenciais para a comunicao Comunicao Interna seria o conjunto de aes que a organizao coordena com o objetivo de motivar e manter uma certa coeso interna em torno de um certo nmero de valores que precisam ser reconhecidos e compartilhados por todos. Comunicao Interna

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Erros empresariais Separao produtor/produto Perda do sentido do trabalho (separao trabalhador/ao). Separao trabalhador/proprietrio. Crescimento contnuo/excesso de produo sem planejamento Degradao do ambiente Comunicao Interna

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A prtica ensinou... Conhea bem os seus pblicos, seja honesto na informao. Nunca subestime o poder da cultura corporativa. Seja agente da mudana e intrprete das culturas organizacionais. Estimule nas pessoas o sentimento de pertencimento. Encoraje o aprendizado e o crescimento contnuo das pessoas. Crie um clima que estimule os desafios e a criatividade. Inspire entusiasmo. Comunicao Interna

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Comunicao interna estratgica pele. olho no olho. colocar a bota no barro.

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Comunicao Interna

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Investigar Objetivos: Elaborar uma poltica de escuta do clima organizacional. Considerado como fator chave para poder se antecipar a qualquer disfuno, assim como para criar um clima dinmico por meio da pluralidade de opinies. Mtodos e meios: Auditorias de comunicao e pesquisa. Condies para o xito: Obter um bom conhecimento prvio da cultura organizacional, da histria da organizao e seu funcionamento; verificar a capacidade de resposta da organizao; comprovar a capacidade que a administrao tem de escutar a todos os nveis da organizao e de fazer bom uso da informao que recebe; e manter uma relao estreita e constante com os responsveis pela gesto de pessoal. Fonte: Association Franaise de Communication Interne Comunicao Interna - Funes

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Orientar Objetivos: A capacidade de sensibilizar sobre os diferentes aspectos da empresa considerada ferramenta de gesto empresarial da comunicao interna. Mtodos e medida: Utilizar a experincia na gesto empresarial; dar aos empresrios, durante as fases de elaborao e desenvolvimento de aes de comunicao interna, uma finalidade relevante; ser capaz de responder, antes de iniciar uma ao de comunicao, s perguntas: que, quem, quando, onde, porque?. Condies para o xito: A capacidade de deciso e gesto; a capacidade de formar e educar em comunicao; a necessidade de dar importncia comunicao oral e cotidiana. Comunicao Interna - Funes

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Informar Objetivo: Conceber uma poltica de informao escrita, oral e audiovisual para dar resposta s necessidades de informao do pblico interno. Mtodos e medidas: Definir condies precisas para cada suporte afirmativo; organizar e hierarquizar a coleta, seleo e validao de informes; avaliar o impacto e o efeito das aes de informao. Condies para o xito: Possuir um bom conhecimento do ambiente da empresa (cultura, posicionamento, imagem interna e externa); dominar as tcnicas ligadas gesto da informao; e ter boa relao com os meios de comunicao a fim de assegurar uma difuso de informao coerente. Comunicao Interna - Funes

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Animar e coordenar Objetivo: Constituir redes de colaboradores com fins informativos, de conhecimento do clima social e do ambiente de trabalho. Mtodos e medidas: Eleger e identificar os colaboradores colocando a sua disposio a informao necessria e a metodologia adequada; manuteno, formao e avaliao da eficcia de seus resultados. Condies para o xito: Organizar encontros entre colaboradores para evitar isolamento; reconhecer suas aptides para poder oferecer as misses mais adequadas; revisar o uso da informao transmitida na empresa. Comunicao Interna - Funes

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Organizar campanhas Objetivo: Mobilizar um grupo de trabalhadores com a misso de organizar campanhas ou reunies de Comunicao Interna. Mtodos e medidas: Elaborar documentao com toda a informao necessria para transmitir (objetivos perseguidos, mensagens emitidas, oramentos, etc.); saber organizar as campanhas (eleio do lugar, do diretor, trabalho oramentrio e logstico, etc.); medir o efeito e o impacto. Condies para o xito: Vigiar o efeito que se pode ter, sem esquecer uma coordenao e cooperao entre a rea de Comunicao Interna e os responsveis pela campanha. Comunicao Interna - Funes

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Formar Objetivo: Favorecer o aperfeioamento e as capacidades de comunicao dos membros responsveis pela comunicao interna. Mtodos e medidas: Pensar em um nmero determinado de responsveis para cada ao de formao (objetivos, tipos de pblico, projetos pedaggicos, planos, etc.); imprescindvel que os membros conheam as tcnicas, estratgias e polticas de comunicao, alm de contribuir para uma boa formao; necessria uma mudana efetiva de prticas profissionais coletivas. Condies para o xito: A definio de objetivos de formao deve vir sempre acompanhada de uma concretizao profunda de todos os interesses dos trabalhadores (recursos humanos, salrios, gesto empresarial, etc.); permanecer particularmente atento relao entre os objetivos perseguidos e os meios de comunicao usados para alcan-los. Comunicao Interna - Funes

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Escutar e compreender o corpo organizacional (conversas formais e informais); Elaborar e fazer circular a informao (poltica de comunicao e suportes e meios de informao); Gerenciar a equipe (animar e liderar). Comunicao Interna - Funes

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63% - Resistncia e falta de apoio, reconhecimento ou engajamento da alta direo e presidncia 19% - Verba insuficiente 11% - Resistncia dos funcionrios/colaboradores 5% - Falta de profissionais qualificados Comunicao Interna - Problemas

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Motivao satisfao produtividade. Interao colaborao (chefias, presidente, sociedade). Evita boatos. Contribui para imagem positiva da organizao. Comunicao Interna - Benefcios

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O imprio da informao: um empregado informado um empregado motivado e produtivo. Eficcia organizacional: 97 % dos empresrios esperam obter resultados com a comunicao. Comunicao Interna

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O que quero comunicar? Com que inteno? Para quem? Utilizando qual meio? Roteiro: 1. o que quero falar; 2. qual o meu objetivo; 3. para quais pblicos vou falar e; 4. quais aes de comunicao vou realizar para isso. Planejamento em Comunicao

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Eventos Murais Intranet Newsletter Carta E-mail Reunies Cartilhas Jornal Rdio Televiso Internet Comunicao Interna - Meios

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Comunicao oral (face a face) Balco de informaes - portaria Palestras, reunies (informar e identificar necessidades e expectativas) Eventos culturais/esportivos Poltica de portas abertas Visitas ao cho de fbrica, caf-com-presidente, happy hour Comunicao Interna - Meios

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Comunicao escrita Quadro de avisos, mural Jornal/revista fotos Documentos oficiais (ofcio, circular, prestao contas, etc). Comunicao Interna - Meios

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Comunicao eletrnica Intranet Internet E-mail Newsletter Comunicao Interna - Meios

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Comunicao visual Cartazes, camisas, bottons, bons (campanhas motivacionais) Ambiente/decorao/layout, cores, sinalizao interna Identidade visual (fardamento-toga, timbres, logos, etc.) Comunicao Interna - Meios

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Comunicao sonora Sistema de som (rdio avisos programas) Telefone Comunicao Interna - Meios

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Comunicao audiovisual Telo TV Comunicao Interna - Meios

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10 aes que facilitam a comunicao interna No so poucos os casos de empresas que constantemente reclamam de problemas na comunicao interna e que, consequentemente, isso provoca situaes que vo desde a gerao de conflitos entre dois ou trs membros de uma equipe, at mesmo o comprometimento do clima organizacional. Que a comunicao interna eficaz indispensvel para a gesto estratgica da empresa isso fato. 37

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10 aes que facilitam a comunicao interna Contudo, podemos constatar que algumas aes simples podem ser adotadas no dia a dia e que nem sempre exigem altos investimentos, porm do um retorno expressivo s empresas. Confira algumas delas e quem sabe, voc pode aplic- la ou aprimor-las no seu ambiente de trabalho! 38

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10 aes que facilitam a comunicao interna 1 - Poltica de portas abertas sempre tem tima repercusso por quem a adota. bom ressaltar que a empresa onde o gestor sempre est disposto no somente a ouvir, mas principalmente a escutar o que os liderados tm a dizer, a comunicao interpessoal e os nveis de confiana tendem a crescer. Existem empresas que levam literalmente a "Portas Abertas" ao p da letra e chegam a abolir as portas em troca de divisrias que permitem que os profissionais possam olharem-se literalmente e isso vale para lderes e liderados. 39

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10 aes que facilitam a comunicao interna 2 - Prtica do feedback deve ser constante e sempre aprimorada entre todos os nveis hierrquicos, e nunca vista como uma ao pontual que precisa ser aplicada em um momento de crise da organizao. Isso porque dar e receber feedback tambm est diretamente relacionado s aes comportamentais e os profissionais s conseguem incorpor-la ao dia a dia, quando o processo faz parte da sua rotina. Lembremos aqui que o feedback um instrumento de desenvolvimento para o talento e nunca uma ferramenta de "retaliaes". 40

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10 aes que facilitam a comunicao interna 3 - Uso frequente dos canais de comunicao da empresa como e-mails, murais, caixas de sugestes. A organizao que possui meios para se comunicar com seus funcionrios, precisa utiliz-los ao mximo e com constncia, uma vez que isso ir gerar nas pessoas o hbito de acompanhar as "ltimas notcias da empresa" e o que mais importante: vindas de fontes segurar. No preciso alto investimento para que a comunicao flua na organizao, lembre-se de que um mural localizado em local estratgico com um refeitrio, por exemplo, pode ter um timo alcance de pblico. 41

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10 aes que facilitam a comunicao interna 4 - O uso de uma linguagem adequada para o pblico que o comunicador deseja atingir outro ponto de extrema relevncia. Ou seja, no adianta usar belssimos termos tcnicos para uma equipe que no est acostumada com tais expresses, pois isso s far com que as pessoas sintam- se "peixes fora d'gua" ou pior ainda, tenham uma interpretao completamente contrria quela desejada pelo comunicador. A boa linguagem aquela que pode ser compreendida: direta e simples. 42

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10 aes que facilitam a comunicao interna 5 - E j que estamos falando do alinhamento de linguagem, para que sua empresa no se torne uma "Torre de Babel", durante a realizao de eventos internos, os dirigentes devem aproveitar essa oportunidade para demonstrar que apesar de estarem em escalas hierrquicas diferenciadas, falam a mesma linguagem de qualquer profissional. Por isso, quando um diretor for realizar um pronunciamento para os colaboradores, deve lembra-se de se colocar no lugar de quem ir escut-lo e se questionar: "Essa a melhor maneira de passar o recado para quem vai me ouvir?". 43

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10 aes que facilitam a comunicao interna 6 - fundamental para a comunicao interna que a empresa tenha inserida em sua cultura a clara postura de que os profissionais tm espao para tirar dvidas, apresentar sugestes e que isso, em hiptese alguma, ser considerado um sinal de fraqueza, mas sim uma demonstrao clara pelo interesse pelo aprendizado contnuo. 44

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10 aes que facilitam a comunicao interna 7 - A tecnologia facilita muito a disseminao de informaes em uma empresa, notadamente quando essa possui um universo expressivo de profissionais. Contudo, o contato face a face jamais deve ser relegado a um segundo plano. As relaes interpessoais fortalecem os laos entre as pessoas e estimulam a confiana entre os pares. E quando isso ocorre, os impactos positivos surgem no clima organizacional, no esprito de equipe, no desempenho dos talentos, entre outros fatores indispensveis a uma organizao saudvel e competitiva. 45

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10 aes que facilitam a comunicao interna 8 - Em momentos de tenso, em que os nimos esto acirrados por algum motivo como, por exemplo, durante os conflitos internos, as pessoas costumam falar coisas que depois geralmente se arrependem. Por essa razo, no se comunique de "cabea quente" ou voc pode complicar ainda mais o processo e uma situao que poderia ser solucionada, algumas vezes, culmina at mesmo em casos de desligamentos de talentos valiosos s empresas. 46

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10 aes que facilitam a comunicao interna 9 - Um bom comunicador no se caracteriza apenas por saber falar em pblico e conseguir reter a ateno das pessoas durante sua oratria. Ele tambm precisa exercitar o ato de saber ouvir, codificar o que foi dito pelo ouvinte e caso exista alguma informao que possa ser caracterizada como "confusa", pedir para que algo seja novamente explicado, repetido. 47

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10 aes que facilitam a comunicao interna 10 - Outro aspecto que fomenta a comunicao entre as pessoas so os gestos expressados durante o dilogo. Uma comunicao torna-se mais rica quando o comunicador vale-se das expresses gestuais sejam da face ou mesmo das mos, dos ombros, do corpo como um todo. 48

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10 aes que facilitam a comunicao interna Por exemplo, que credibilidade voc dar a uma conversa mantida com uma pessoa que sempre evita olhar nos seus olhos? Provavelmente, voc poder imaginar o indivduo est tentando omitir algo ou que, no mnimo, no tem segurana naquilo que ele mesmo diz. E isso j suficiente para comprometer todo o processo de comunicao. Lembre-se de que o seu corpo tambm fala por voc. 49