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POP Procedimentos Operacionais Padrão
Recepção
2
Histórico de Versões do Documento:
Versão Objetivo Data Responsável
Manutenção
1.0 Demonstrar as rotinas de
atendimento do Setor Recepção da
Clinica Sonitec
12/04/2009 Setor de RH e
Processos
2.0 Alterado o formulário de cheque
garantia e acrescentado uma nova
rotina para parcelamento do Cartão.
28/08/2009 Setor de RH e
Processos
3.0 Alteração dos termos de autorização
e responsabilidade de RM e TC e
solicitação de exames por dentista –
Plano Unimed
26/11/2009 Setor de RH e
Processos
3
Auxiliar Operacional
O Auxiliar Operacional na Recepção tem a missão de atender aos clientes que
entram em contato com a Clínica tanto por telefone quanto pessoalmente visando
atender as necessidades identificadas. (PCCS-2008)
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ÍNDICE
1. PROCESSO DE ABERTURA E FECHAMENTO DA CLÍNICA.......................................................... 5
2. ATENDIMENTO PADRÃO RELAÇÕES PÚBLICAS – RP ................................................................. 7
3. ATENDIMENTO PADRÃO - RECEPÇÃO ............................................................................................ 10
4. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA .......................................................................................................... 11
5. ROTINA DE LANÇAMENTO E ATENDIMENTO AO PACIENTE PARA REALIZAÇÃO DE EXAMES – CLIENTES DE CONVÊNIOS ........................................................................................................ 14
6. ROTINA DE LANÇAMENTO E ATENDIMENTO AO PACIENTE PARA REALIZAÇÃO DE EXAMES – PACIENTES PARTICULARES .................................................................................................... 17
7. PREPARO DAS PASTAS PARA A REALIZAÇÃO DOS EXAMES ................................................. 23
8. EXAMES REALIZADOS NA SONITEC .................................................................................................. 24
9. VERIFICAR SE O CLIENTE REALIZOU O PREPARO ..................................................................... 25
10. ROTINAS DOS CONVÊNIOS ................................................................................................................... 32
11. RETORNO – SOLICITAÇÃO MÉDICA .................................................................................................. 43
12. SEGUNDA AVALIAÇÃO DE EXAMES .................................................................................................. 44
13. LABORATÓRIOS DE ANATOMIA PATOLÓGICA ............................................................................ 45
14. ROTINA PARA A UTILIZAÇÃO DO LABORATÓRIO APÓS O EXAME ..................................... 49
15. FINALIZAÇÃO DAS GUIAS – CONVÊNIO UNIMED ........................................................................ 50
16. PENDÊNCIAS ............................................................................................................................................... 56
17. EXAMES DE CORTESIA............................................................................................................................ 57
18. ANEXOS ......................................................................................................................................................... 58
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1. PROCESSO DE ABERTURA E FECHAMENTO DA CLÍNICA
1.1. HORÁRIO DE TRABALHO
O Início das atividades se dá com a abertura da clínica. Desligar o alarme (matriz) ligar
às luzes, os computadores, as impressoras, televisão, X-Clinic , telefonia e ar
condicionado da recepção.
Período Matutino: 06:45 as 13:00 (escalas de horários diferenciadas de acordo com o
fluxo de atendimento).
Período Vespertino: 13:00 ás 20:00 (escalas de horários diferenciadas de acordo com
o fluxo de atendimento).
Período Noturno: 20:00 às 22:00 somente na Sonitec 2 – Filial.
A última funcionária a sair tem que desligar todos os computadores, televisores,
impressoras e ar condicionado. Na Filial os técnicos de Radiografia e o atendimento
interno, são responsáveis por desligar os aparelhos de exames.
Nas trocas de turnos é extremamente importante a troca de senha no sistema de
gestão (X-Clinic) e deixar o ambiente de trabalho preparado para o próximo turno.
Nas trocas de turnos (plantões) as informações deverão ser passadas para o próximo
turno, informando sobre pendências, problemas, ...
Horário Matriz (Sonitec – Nereu Ramos das 07:00 às 20:00 e no sábado das 07:00 as
13:15)
Horário Filial (Sonitec – Barão do Batovi das 07:00 às 22:00 de segunda a quinta-
feira, sexta feira das 07:00 às 21:00, sábado das 08:00 às 12:00)
Pessoas responsáveis pela abertura e fechamento da clínica:
Matriz:
Abertura – Rosete
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Fechamento – Djéssica
Filial:
Abertura – Juliana
Fechamento - Vigia
Obs.: Caso ocorra alguma não conformidade avisar a Gerência Operacional.
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2. ATENDIMENTO PADRÃO RELAÇÕES PÚBLICAS – RP
Para melhor atendimento ao cliente, os colaboradores que trabalham como RP deverão
seguir a metodologia descrita abaixo.
• Paciente chega;
• Saudação ao cliente: Bom dia, Boa tarde ou Boa noite (usando termos corteses,
tom de voz moderado e atenção necessária);
• Chamar sempre o cliente por Senhora ou Senhor;
• RP pergunta ao cliente se tem exames agendados;
• Se tiver, verificar no Sistema X-Clinic, na opção Recepção – Agenda – Procurar
(digitar o nome do cliente) - F4 e para aparecer o exame clicar no F5, o nome
do cliente e horário;
• Confirmado o cliente e estando no horário, a RP entrega uma senha e pede que
o mesmo aguarde ser chamado no guichê;
• Após a emissão da senha, a RP deverá anotar num formulário (anexo 1) o
número da senha, o nome do cliente, horário de chegada, horário do primeiro
exame e nome do médico executante.
• No caso do exame ser um RX – que não precisa de agendamento, deverá
constar no mesmo formulário o nome do cliente, horário de chegada, e no
campo horário do exame deverá ser preenchido RX.
• Em situação onde o Cliente solicite uma declaração de comparecimento (para o
acompanhante) ou atestado, será de responsabilidade da RP fornece-la (anexo
2e 3);
• Os atestados só poderão ser fornecidos aos clientes que realizaram o exame,
caso contrário, verificar com a coordenadora ou gerente da área;
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• Auxilia nas informações de entrega de exames (Unidade Nereu Ramos) e
realiza a entrega de exames na Unidade Barão do Batovi;
• Manter o ambiente organizado;
• Recebe as correspondências e encaminhar ao responsável do setor;
• Recebe o material do laboratório e encaminhar ao atendimento interno;
• Recebe e assina as notas fiscais de materiais em geral, atestados e currículos.
Esses documentos são colocados no malote preto que fica na recepção.
• Organiza a recepção em geral: verifica se tem chá, água e bala.
• Quando tiver muita senha para a recepção chamar, a RP recolhe as pastas que
as recepcionistas montam e colocam nas caixas (quando for D.O e Mamo) e
entrega para o atendimento interno os demais exames.
• Controlar as chamadas das senhas pelo horário, auxiliando a recepção,
informando quantidade de senha que estão aguardando;
• Prestar esclarecimento para os clientes referentes a atrasos na agenda,
procurando orientá-lo em relação ao tempo de aguardo.
Em situações de atraso do cliente:
• Verificar no Sistema X-Clinic, na opção Recepção – Agenda – Procurar (digitar o
nome do cliente) - F4 e para aparecer o exame clicar no F5, o nome do cliente e
horário;
• Em situação de atraso a RP deverá verificar com o médico que irá realizar o
procedimento, se poderá atender o cliente;
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• Quando o exame for realizado com os técnicos, até 10 minutos de atraso será
atendido, após esse período a RP deverá ligar para o atendimento interno e
confirmar se o cliente poderá realizar seu exame;
• Após a emissão da senha, a RP deverá anotar num formulário (anexo 1) o
número da senha, o nome do cliente, horário de chegada, horário do primeiro
exame e nome do médico executante.
• No caso do exame ser um RX – que não precisa de agendamento, deverá
constar no mesmo formulário o nome do cliente, horário de chegada, e no
campo horário do exame deverá ser preenchido RX.
Atendimento ao cliente com exames não agendado
• Com exceção do RX, todos os exames deverão ser agendados;
• Em situação onde o cliente procura a clínica para realização do seu exame e
não agendou anteriormente, a RP conversa com o Atendimento Interno e
verifica a possibilidade de um encaixe.
• Encaixe autorizado emite a senha e aguarda a recepção chamar;
• Encaixe não autorizado, encaminhar o cliente ao agendamento Soni1 ou emitir
senha para que a recepção faça o agendamento Soni 2.
Procedimento para Punção
• Nas agendas de Punção do Dr. Ivo ou Dra. Cristina, deverá ser verificado um dia
antes da realização do exame, no Sistema X-Clinic – Tela Recepção – Consultar
– Módulo Agenda – Dr. Ivo e Dra. Cristina qual o laboratório irá atender no dia.
• Preencher na guia do laboratório o nome do paciente e o convênio, carimbar
com o carimbo do médico realizante e anexar uma guia do convênio (Unimed,
particular, etc).
• Depois de pronto, entregar para a recepção;
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3. ATENDIMENTO PADRÃO - RECEPÇÃO
Para melhor atendimento ao cliente, os colaboradores que trabalham na recepção
deverão seguir a metodologia descrita abaixo.
• Recepção (preferencialmente) chama o cliente pela senha;
• Saudação ao cliente: Bom dia, Boa tarde ou Boa noite (usando termos corteses,
tom de voz moderado e atenção necessária);
• Chamar sempre o cliente por Senhora ou Senhor;
• Os próximos itens (4 ao 9) são o passo a passo para a liberação do cliente para
o atendimento interno (realização do exame).
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4. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA
• Pedido médico
Cliente com pedido médico, verificar se consta assinatura, carimbo e se a
solicitação está de acordo com o exame agendado;
Cliente sem pedido médico e sem cópia, verificar se há possibilidade de ser
enviado via fax. Caso haja essa possibilidade deixar juntamente com a cópia
um cheque Garantia (anexo 04) no valor do exame particular, somente para
clientes que possuem convênios. A retirada deste cheque se dá com entrega do
pedido médico original no prazo de sete dias úteis. Registrar a informação no
Sistema de Gestão, na tela Recepção – Pendências. Caso o cliente não
resolva esta pendência e após contato com o paciente e esgotada todas as
possibilidades de conseguir o pedido médico, seu cheque será compensado,
tornando assim um exame particular.
Se o cliente não conseguir cópia do pedido médico será marcada uma nova data
para a realização do exame (somente para cliente de convênios);
A autorização da realização do exame, sem o pedido médico, deverá ser
consultada com a Gerencia Operacional, que irá contatar com o nosso médico.
Cliente sem pedido médico, porém temos uma cópia na pasta encaminhada
pelo agendamento com a autorização. O mesmo deixará junto à cópia um
cheque garantia no valor do exame particular. A retirada deste cheque se dá
com entrega do pedido médico original no prazo de sete dias úteis. Caso o
cliente não resolva esta pendência seu cheque será compensado, tornando
assim um exame particular. Registrar a informação no Sistema de Gestão,
na tela Recepção – Pendências.
• Carteira do Convênio:
Caso o cliente possua a carteira, verificar validade e abrangência. Carteira
vencida, ligar para o convênio para confirmar validade.
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Caso o cliente não tenha a carteira do convênio, ligar para o convênio e
confirma os dados do cliente com o RG;
Quando convênio é Unimed Florianópolis, carteira vencida ou sem a mesma,
consultar validade no sistema de Gestão TOP Saúde ou ligar para o 0800-
483500;
OBS: para atendimento particular não há solicitação de carteira do convênio,
porém é necessário apresentar pedido médico.
• Documento de Identidade:
Solicitar o documento de identidade e conferir com a carteira do convênio e
com o cliente;
Em casos em que o cliente não tenha a identidade e nenhum documento com
foto, orientar que será realizado o exame e para a entrega do mesmo, será
necessário a apresentação de um documento com foto;
Conferir seus dados pessoais no sistema.
• Autorizações dos Exames:
Solicitar a autorização do convênio ao cliente; (nos casos que o cliente precise
ir pessoalmente até o mesmo autorizar); Tais convênios são: Correios, Gama
Saúde, Assefaz, Saúde Vonpar, Medial Saúde, Amil (RM e TC) e Lojas Renner.
Caso o cliente não tenha a autorização, verificar na pasta encaminhada pelo
setor de autorização/agendamento o nome do cliente e se consta a autorização.
Pedido autorizado: desprezar a primeira ficha e pegar a autorização,
solicitando a assinatura do cliente.
Pedido não autorizado: trata-se de um exame que precisa de autorização, ligar
para o convênio e após autorização, solicitar a assinatura do cliente na guia
TISS (impressa no X-Clinic) e no pedido médico original.
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Pedido não autorizado: trata-se de um exame que não precisa de autorização
do convênio, imprimir ficha de cadastramento (guia TISS) solicitar a assinatura
do cliente na nossa guia TISS e no pedido médico original.
Pedido não autorizado: trata-se de um exame que precisa de autorização do
convênio, ligar para o convênio e verificar a possibilidade do mesmo ser
autorizado. Em situações onde a autorização não ficará pronta na hora, será
solicitado um cheque garantia no valor do exame particular. A retirada deste
cheque se dá com a autorização liberada pelo convênio do cliente. Caso a
autorização do exame não seja liberada seu cheque será compensado – com
autorização do paciente, tornando assim um exame particular. Registrar a
informação no Sistema de Gestão, na tela Recepção – Pendências. Caso o
cliente não concorde o exame deverá ser remarcado para outro dia.
OBS: para atendimento particular não há solicitação de autorização do convênio.
• Exames Anteriores:
Perguntar ao cliente se trouxe exames anteriores;
Em caso positivo, anexar um adesivo contendo a informação EXAMES
ANTERIORES;
Em caso negativo, perguntar se o mesmo já realizou algum exame na clínica,
resposta positiva, consultar na tela de cadastramento exames anteriores e
imprimir os exames referentes ao exame que será realizado;
Se o cliente realizou exames anteriores em outra clínica, porém não trouxe.
Assinalar na ficha do cliente “PACIENTE REALIZOU EXAME EM OUTRA
CLÍNICA E NÃO TROUXE” e orientar o mesmo que caso o nosso médico precise
destes exames, entraremos em contato e será necessário trazê-lo.
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5. ROTINA DE LANÇAMENTO E ATENDIMENTO AO PACIENTE PARA REALIZAÇÃO DE EXAMES – CLIENTES DE CONVÊNIOS
• Verificar qual exame o cliente irá realizar no sistema de gestão na opção
agendamento;
• Confirmar no início do atendimento se o exame precisa de preparo (item 8);
• Conferir os documentos necessários;
• Começar a preencher a ficha do cliente com o documento de identidade na
mão;
• Confirmar data de nascimento;
• Nome completo sem abreviação e sem pontuação;
• Cuidado para não realizar novo Protocolo (novo cadastramento);
• Quando a cliente não menstruar mais colocamos o seguinte código DUM, que
significa data da última menstruação;
• Em todos os exames deverá ser perguntado para o cliente, a data da última
menstruação:
• Nos exames de Tomografia, RX e Ressonância Magnética deverá ser
perguntado se existe possibilidade de gravidez;
• Confirmar os dados cadastrais:
o Bairro e Cidade
o No mínimo 2 (dois) números de telefone para contato
o Profissão
• Quando o cliente for menor de idade anotar no campo “observação” e na ficha,
o nome da mãe;
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• Preencher o CRM do médico solicitante (médico do paciente);
• Preencher o CRM do médico da Sonitec que realizar o exame;
• Lançar os exames a serem realizados de acordo com o pedido médico. Caso o
cliente tenha vários pedidos médicos, os exames são lançados no sistema uma
única vez, porém para cada exame será necessário colocar no sistema o
número da guia e a senha correspondente;
• Caso seja necessária autorização do convênio médico, os seguintes
procedimentos deverão ser executados – verificar o processo no item 3 –
Autorizações de exames.
• Verificar se o cliente tem algum exame agendado na outra Unidade (Soni 1 ou
Soni 2) para o mesmo dia ou na mesma semana;
• Caso tenha exame agendado para outro dia ou já tenha sido realizado, porém
ainda não emitimos o laudo (independente da Unidade), esta informação
deverá constar de forma clara na ficha que o médico irá utilizar para atender o
paciente.
Modelo da informação:
Paciente com exame agendado ou já realizado de (nome do exame) para o dia
(data do exame)
Esta informação deverá ser extraída no sistema, considerando exames ainda
não retirados pelos clientes, normalmente realizados nos últimos três dias
úteis;
• Feito o lançamento dos exames, imprimir a ficha e destacar a parte inferior
onde contém informação da data da entrega;
• No pedido médico, deve-se acrescentar de próprio punho no lado superior
esquerdo o nome da atendente e o número do código do cliente existente em
nosso sistema;
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• Entregar ao cliente o protocolo contendo a informação da data da entrega,
orientando o cliente quanto à data e o local da retirada do exame. Em caso
específico da Punção, orientar que o exame ficará pronto mediante a liberação
do resultado do exame de laboratório e que a Sonitec entrará em contato assim
que o mesmo estiver pronto;
• Cliente precisa que o laudo fique pronto antes de 03 dias (com exceção de RX,
que fica pronto em 1 dia útil) orientar ao mesmo que converse com o
atendimento interno (com o técnico que irá atendê-lo), que este irá verificar a
possibilidade com o médico;
• Deverá ser preenchido no sistema, o número do pedido médico (caso tenha
numeração) e senha de autorização (caso o exame realizado precise da
mesma);
• No atendimento do convênio GEAP, anotar se o paciente é titular ou
dependente, se for dependente anotar o nome do titular no sistema (X-Clinic);
• Colocar o nome da atendente e o protocolo da paciente no pedido médico;
• Quando o cliente realizar punção é obrigatório anotar o nome do laboratório de
patologia para qual foi o exame no campo “observação”;
• Liberar o cliente da mesa quando o processo for finalizado, ou seja, quando a
pasta estiver pronta para ser encaminhada ao atendimento interno,
orientando-o que o mesmo deverá aguardar na recepção que o nome dele será
chamado pelo atendimento interno.
• OBS: Toda e qualquer informação pertence de forma “única e exclusiva” aos
pacientes, portanto, é importante que todos tomem ciência da preocupação da
clinica referente às informações que são solicitadas aos mesmos.
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6. ROTINA DE LANÇAMENTO E ATENDIMENTO AO PACIENTE PARA REALIZAÇÃO DE EXAMES – PACIENTES PARTICULARES
• Solicitar pedido médico original, tirar uma cópia e devolver o original para o
cliente;
• Confirmar no início do atendimento se o exame precisa de preparo (item 8);
• Solicitar um documento de identidade.
• Fornecer o valor do exame ao cliente com exceção de punção, biópsia e
mamotomia que será cobrado após a realização do mesmo. Devemos passar
uma prévia ou cobrar o valor próximo;
• Cliente pediu desconto: passar o valor da tabela CBHPM. Todas as auxiliares
operacionais têm autorização para dar este desconto. Cliente solicitou desconto
maior, tem que pegar autorização com a Gerente Operacional;
• Emitir nota fiscal preenchendo nome do cliente, data, condição de pagamento,
código de atividade (sempre o 8640205), valor e nome da funcionária. (modelo
anexo 05 )
• Descontos abaixo da tabela CBHPM emitir nota fiscal com a descrição “serviço
prestado” e o pagamento será somente em cheque ou dinheiro.
• Após o preenchimento da nota fiscal, 1º via entregar ao cliente;
• 2º via, colocar no caderno de caixa (cada atendente possui o seu) para no final
do turno fechar o caixa.
• O pagamento poderá ser cheque, dinheiro ou cartão de crédito/débito (VISA,
MASTERCARD, REDE SHOP e AMERICAN EXPRESS);
• Lançar o pagamento no sistema X-Clinic: após lançar o exame abrirá uma tela
para efetuar o pagamento, clicar na opção pagamento, preencher local de
pagamento (Sonitec), forma de pagamento (opção do cliente) e OK, quando for
cheque é obrigatório o preenchimento do campo (X-Clinic) número da conta e a
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agencia. Após clicar no OK, irá pedir a senha do usuário, para registro de
pagamento.
• Guardar dinheiro, cheque e comprovante do cartão de crédito/débito no estojo
individual que contem chave;
• Ao final do turno, realizar o fechamento de caixa, conferir nota fiscal com o
dinheiro e encaminhar para o setor financeiro.
Pagamentos com cartão de crédito/débito
Quais cartões de crédito que trabalhamos: VISA, MASTERCARD, REDE SHOP E
AMERICAN EXPRESS.
� VISA:
A venda à vista é denominada como: CRÉDITO À VISTA.
O parcelamento de vendas é denominado como: PARCELAMENTO LOJA.
� MASTER:
A venda à vista é denominada como: CRÉDITO À VISTA.
O parcelamento de vendas é denominado como: PARCELAMENTO
ESTABELECIMENTO.
Esse processo de faz necessário para que a cobrança não seja realizada com
juros.
NUNCA PARCELAR VIA ADMINISTRADORA!!!
Quando o cartão for com chip sempre solicitará a senha do mesmo;
Orientação para ESTORNO/CANCELAMENTO de venda com cartão de CRÉDITO
� VISA:
O ESTORNO/CANCELAMENTO de vendas é realizado na própria maquineta
porém, só poderá ser realizado no mesmo dia da venda.
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Tecle em CANCELA e digite a senha de lojista 999999.
Preencha os dados solicitados para efetuar o ESTORNO e posteriormente
imprima os comprovantes (Uma via para a clínica e outra para o cliente).
Caso não consiga proceder da forma indicada, ligue para a Central de
Atendimento VISA 4004-8477 e forneça o número do estabelecimento:
Sonitec I:1007042411.
Sonitec II: 1019977059.
� MASTER CARD/DINERS CLUB (REDECARD):
O ESTORNO/CANCELAMENTO de vendas é realizado na própria maquineta
porém, só poderá ser realizado no mesmo dia da venda.
Tecle em MENU para a maquineta da Sonitec I ou OK para a maquineta da Sonitec II
e aguarde aparecer a legenda.
Desça a seta até a opção ESTORNO.
Digite a senha de lojista 1111.
Preencha os dados solicitados para efetuar o ESTORNO e posteriormente
imprima os comprovantes (Uma via para a clínica e outra para o cliente).
Caso não consiga proceder da forma indicada, ligue para a Central de
Atendimento REDECARD 4001-4433, digite o número para falar com o atendente e
tenha em mãos os seguintes dados:
� Razão Social: Sonitec Diagnóstico Médico por Imagem S/S LTDA.
� CNPJ Sonitec I: 81.553.042/0001-51 CNPJ Sonitec II: 81.553.042/0002-32
� Número do banco: 104 (Caixa Econômica Federal)
� Agência: 1873
� Conta Corrente: 556-2
� Endereço Sonitec I: Rua Nereu Ramos, 19, Ed. Irmãos Daux, 1º andar. Bairro:
20
Centro – Florianópolis/SC. Cep: 88015-010.
� Endereço Sonitec II: Rua Barão de Batovi, 551. Bairro: Centro – Florianópolis/SC.
Cep: 88015-340.
� Fone: (48) 3029-0099
� Número do Estabelecimento Sonitec I: 0246041712.
� Número do Estabelecimento Sonitec II: 024356042.
Orientação para VENDA com cartão AMERICAN EXPRESS
A venda para esse cartão é realizada manualmente e a senha de autorização é
solicitada pelo telefone 0800-728 5090. O código do estabelecimento é:
Sonitec I: 9913078887.
Sonitec II: 9912279114.
Ao entrar em contato com a central do AMERICAN EXPREESS é necessário
informar:
� Número do cartão
� Código de segurança (número que encontra-se em cima do cartão)
No comprovante é necessário:
�Número do cartão
�Validade do cartão
�Número do estabelecimento
�Nome do estabelecimento
�Data da venda
�Valor toral da venda
�Forma da pagamento (à vista ou parcelada loja)
�Quando parcelada: número dse parcelas
�Código de autorização
�Solicitar a assinatura do cliente
A primeira via do comprovante é do estabelecimento e a segunda via é do cliente.
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Valores até R$ 100,00: pagamento a vista ou 30 dias (crédito);
Valores de R$ 101,00 a R$ 200,00: pagamento a vista ou em duas parcelas para 30
e 60 dias (crédito);
Valores acima de R$ 201,00: pagamento a vista ou em três parcelas para 30,60 e 90
dias (crédito).
Pagamentos com Cheque
Quando for pagamento particular com cheque, existe um carimbo para cheque de
terceiros e outro carimbo para quando o cheque for do cliente, estes carimbos
devem ser preenchidos corretamente no verso do cheque (Anexo 6). Observar
sempre se o mesmo está preenchido corretamente, sem rasuras e se consta à
assinatura.
• Todos os cheques deverão ser encaminhados ao setor financeiro com o
carimbo “Depositar somente na conta do favorecido” e preencher no campo
favorecido, o nome Clínica Sonitec.
• Condições de pagamento com cheque: cheque pré-datado 30,60 e 90 dias.
• Valores até R$ 100,00: pagamento a vista ou cheque pré-datado para 30
dias;
• Valores de R$ 101,00 a R$ 200,00: pagamento a vista ou em duas parcelas
com cheques pré-datados para 30 e 60 dias;
• Valores acima de R$ 201,00: pagamento a vista ou em três parcelas com
cheques pré-datados para 30,60 e 90 dias.
Conferência Cheque – SPC (máquina do CDL)
Cheque acima de R$ 300,00 deverá ser feito a consulta na máquina do CDL.
Algumas observações poderão surgir:
• Registrado (Cheque está no SPC, não poderá aceita-lo);
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• Alerta de documentos (é passagem de compras em excesso, não considerar
esta informação);
• Nada consta (está tudo certo com o cheque).
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7. PREPARO DAS PASTAS PARA A REALIZAÇÃO DOS EXAMES
• Após o lançamento dos exames no X-Clinic (sistema de gestão da clínica)
são montadas as pastas que serão entregues no atendimento interno para o
médico/técnicos utilizar para realização dos exames:
• Estas pastas possuem cores que identificam os exames que serão realizados
pelos diversos setores:
Pasta de cor Branca: exame de um setor;
Pasta de cor azul: quando realizado exames em setores diferentes ou quando o
cliente realizou exames em ambas as unidades no período de 03 dias.
24
8. EXAMES REALIZADOS NA SONITEC
Sonitec – Matriz (Soni1)
• DENSITOMETRIA ÓSSEA
• DOPPLER COLORIDO
• CORE BIOPSIA/DUCTO POR MAMOGRAFIA
• MAMOGRAFIA
• MAMOGRAFIA DIGITAL
• MAMOTOMIA E CORE BIOPSY POR ESTEREOTAXIA
• MAMOTOMIA GUIADA POR US OU MAMOGRAFIA
• PUNÇÕES – BIÓPSIAS POR USG OU POR MAMOGRAFIA
• RAIOS X
• ULTRASSONOGRAFIA
• ULTRASSONOGRAFIA OBSTÉTRICA 4 D
Sonitec – Filial (Soni2)
• PUNÇÕES – BIÓPSIAS POR USG OU POR TOMOGRAFIA
• RAIOS X
• RESSONÂNCIA MAGNÉTICA
• TOMOGRAFIA COMPUTADORIZADA MULTISLICE
• ULTRASSONOGRAFIA
• DOPPLER COLORIDO
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9. VERIFICAR SE O CLIENTE REALIZOU O PREPARO
Requisitos necessários que o paciente necessita para a realização do exame.
9.1. DENSITOMETRIA ÓSSEA - ROTINA PARA A REALIZAÇÃO DO EXAME
• Confirmar preparo, no Sistema X-Clinic e Planilha Rotinas Sonitec (www.
sonitec.com.br/rotina);
• Realizar atendimento padrão (item 3 );
• Confirmar documentos necessários (item 4);
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
• Verificar se tem a autorização conforme o convênio, caso não tenha
autorizado verificar procedimento no item 4 “Autorização de Exames”;
• Informar a data de retirada do exame, o horário e o local;
• Imprimir ficha para encaminhar ao atendimento interno;
• Pedir que o cliente aguarde até ser chamado pelo atendimento interno ou
demais setores.
• Encaminhar processo (pasta) para o atendimento interno.
9.2. DOPPLER COLORIDO - ROTINA PARA A REALIZAÇÃO DO EXAME
• Realizar atendimento padrão (item 3 );
• Confirmar documentos necessários (item 4);
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
• Verificar se tem a autorização conforme o convênio, caso não tenha
autorizado verificar procedimento no item 4 “Autorização de Exames”;
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• Cada Doppler precisa ser confirmado o preparo no Sistema X-Clinic e
Planilha Rotinas Sonitec (www. sonitec.com.br/rotina);
• Informar a data de retirada do exame, o horário e o local;
• Pedir que o cliente aguarde até ser chamado pelo atendimento interno ou
demais setores.
• Encaminhar processo (pasta) para o atendimento interno.
9.3. CORE BIOPSIA/DUCTO POR MAMOGRAFIA
• Realizar atendimento padrão (item 3);
• Confirmar documentos necessários (item 4)
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
9.4. MAMOGRAFIA – ROTINA PARA A REALIZAÇÃO DO EXAME
• Realizar atendimento padrão (item 3);
• Confirmar documentos necessários (item 4)
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
• Verificar se tem a autorização conforme o convênio, caso não tenha
autorizado verificar procedimento no item 4 “Autorização de Exames”;
• No caso específico da mamografia, quando existem outros exames que não
seja ultrassonografia de mamas, há necessidade de imprimir 02 vezes a
ficha cadastral;
• Paciente que já realizou mamografia na clínica haverá a necessidade de
imprimir a ficha que o paciente preencheu no exame de mamografia
anterior (LAUDOS/IMPRESSÃO/FICHA DE MAMO);
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• Pedir que o cliente aguarde até ser chamado pelo atendimento interno ou
demais setores.
• Encaminhar processo (pasta) para o atendimento interno.
9.5. MAMOGRAFIA DIGITAL – ROTINA PARA A RELIZAÇÃO DO EXAME
• Realizar atendimento padrão (item 3 );
• Confirmar documentos necessários (item 4);
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
• Verificar se tem a autorização conforme o convênio, caso não tenha
autorizado verificar procedimento no item 4 “Autorização de Exames”;
• No caso específico da mamografia, quando existem outros exames que não
seja ultrassonografia de mamas, há necessidade de imprimir 02 vezes a
ficha cadastral;
• Paciente que já realizou mamografia na clínica haverá a necessidade de
imprimir a ficha que o paciente preencheu no exame de mamografia
anterior (LAUDOS/IMPRESSÃO/FICHA DE MAMO);
• Pedir que o cliente aguarde até ser chamado pelo atendimento interno ou
demais setores.
• Encaminhar processo (pasta) para o atendimento interno.
9.6. MAMOTOMIA E CORE BIOPSY POR ESTEREOTAXIA – ROTINA DE
PREPARAÇÃO CADASTRAL DO CLIENTE PARA A REALIZAÇÃO DO EXAME
• Realizar atendimento padrão (item 3 );
• Confirmar documentos necessários (item 4);
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
28
• Verificar se tem a autorização conforme o convênio, caso não tenha
autorizado verificar procedimento no item 4 “Autorização de Exames”;
• O paciente deverá trazer exames anteriores;
9.7. MAMOTOMIA GUIADA POR US OU MAMOGRAFIA - ROTINA PARA A
REALIZAÇÃO DO EXAME
• Realizar atendimento padrão (item 3 );
• Confirmar documentos necessários (item 4);
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
• Verificar se tem a autorização conforme o convênio, caso não tenha
autorizado verificar procedimento no item 4 “Autorização de Exames”;
• O paciente deverá trazer exames anteriores;
Obs: Enviamos o material coletado para um dos laboratórios, mas neste
procedimento não tem a presença do patologista.
9.8. PUNÇÕES - BIÓPSIAS - ROTINA PARA A REALIZAÇÃO DE PUNÇÕES
• Realizar atendimento padrão (item 3 );
• Confirmar documentos necessários (item 4);
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
• Verificar se tem a autorização conforme o convênio, caso não tenha
autorizado verificar procedimento na no item 4 “Autorização de Exames”;
• Sempre observar se no pedido consta ultrassonografia;
• Se constar ultrassonografia na pasta que será entregue para o atendimento
Interno, deverá ser anexada a esta, uma (Placa) USG+PUNÇÃO;
29
• Na ficha impressa com as informações cadastrais, deverá constar à
quantidade de nódulos que estão autorizados;
• Autorização diferente da quantidade de nódulos descrito no pedido médico,
em caso de convênio, a autorização deverá ser alterada;
• Informar a data de retirada do exame, o horário e o local;
• Pedir que o cliente aguarde até ser chamado pelo atendimento interno ou
demais setores.
• Encaminhar processo (pasta) para o atendimento interno.
• Quando na hora do exame o médico identificar que precisará ser
puncionados mais nódulos, ou seja, diferente do pedido médico, quando se
trata de convênio o pedido retorna a recepção e as mesmas entram em
contato com o convênio e alteram a autorização;
• Pacientes com atendimento particular somente efetuarão o pagamento após
exames realizados.
9.9. RAIOS X - ROTINA PARA AREALIZAÇÃO DO EXAME
• Realizar atendimento padrão (item 3);
• Confirmar documentos necessários (item 4);
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
• Verificar se precisa de autorização conforme o convênio, caso precise
verificar procedimento no item 4 “Autorização de Exames”;
• Atendimento por ordem de chegada;
• Informar a data de retirada do exame, o horário e o local;
• Pedir que o cliente aguarde até ser chamado pelo atendimento interno ou
demais setores.
30
• Encaminhar processo (pasta) para o atendimento interno.
9.10. RESSONÂNCIA MAGNÉTICA – ROTINA DE PREPARAÇÃO CADASTRAL
DO CLIENTE PARA A REALIZAÇÃO DO EXAME
• Realizar atendimento padrão (item 3 );
• Confirmar preparo no Sistema X-Clinic e planilha Rotinas Sonitec (www.
sonitec.com.br/rotina) ;
• Confirmar documentos necessários (item 4);
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
• Verificar se tem a autorização conforme o convênio, caso não tenha
autorizado verificar procedimento no item 4 “Autorização de Exames”.
• Questionário (anexo 7 e 8)
9.11. ULTRASSONOGRAFIA - ROTINA DE PREPARAÇÃO CADASTRAL DO
CLIENTE PARA A RALIZAÇÃO DO EXAME
• Realizar atendimento padrão (item 3 );
• Confirmar documentos necessários (item 4);
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
• Verificar se tem a autorização conforme o convênio, caso não tenha
autorizado verificar procedimento no item 4 “Autorização de Exames”.
• Confirmar preparo no Sistema X-Clinic e planilha Rotinas Sonitec (www.
sonitec.com.br/rotina) ;
• Informar a data de retirada do exame, o horário e o local;
• Pedir que o cliente aguarde até ser chamado pelo atendimento interno ou
demais setores.
31
• Encaminhar processo (pasta) para o atendimento interno.
9.12. ULTRASSONOGRAFIA OBSTÉTRICA 4D - ROTINA PARA A REALIZAÇÃO
DO EXAME
• Realizar atendimento padrão (item 3 );
• Confirmar documentos necessários (item 4);
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 6);
• Atendimento apenas particular.
• Informar a data de retirada do exame, o horário e o local;
• Pedir que o cliente aguarde até ser chamado pelo atendimento interno ou
demais setores.
• Encaminhar processo (pasta) para o atendimento interno.
9.13. TOMOGRAFIA COMPUTADORIZADA - ROTINA PARA A REALIZAÇÃO DO
EXAME
• Realizar atendimento padrão (item 3 );
• Confirmar preparo no Sistema X-Clinic e planilha Rotinas Sonitec (www.
sonitec.com.br/rotina) ;
• Confirmar documentos necessários (item 4);
• Verificar rotina de lançamento de exames (item 5);
• Verificar se tem a autorização conforme o convênio, caso não tenha
autorizado verificar procedimento no item 4 “Autorização de Exames”.
• Questionário (anexo 9, 10 e 11).
32
10. ROTINAS DOS CONVÊNIOS
10.1. AMIL
• Pode ser pedido PARTICULAR OU SUS;
• Autoriza todos os exames aqui na SONITEC setor recepção;
• Validade do pedido médico 1 MÊS;
• NÃO AUT. Artro-RM/ Artro-TC/ Angio-TC/ Mamografia Digital/
Mamotomia/ Histerossonografia;
• Biopsia: só laboratório Macro e Micro: trazer 2 guias;
• Autoriza TC para implante, mas não de dentista, idem UNIMED.
10.2. AGEMED
• Pode ser pedido PARTICULAR/UNIMED OU SUS;
• Autoriza de preferência no próprio convênio, ou então chegar 60 minutos
antes para autorizar;
• Validade do pedido médico 1 MÊS;
• Biopsia: só laboratório IMP. Drº Horácio. Trazer 2 Guias;
• Autoriza TC para implante, mas não de dentista, idem UNIMED.
10.3. ASSEFAZ
• Autorizar todos os exames no próprio convênio com o pedido médico em
anexo, exceto RX;
• Validade do pedido médico e autorização é de 1 MÊS;
33
• BIOPSIA: laboratório Macro e Micro, IMP e AP. Trazer 2 guias autorizadas (
1 para a Sonitec e outra para Laboratório).
• Anestesia tem que ter pedido médico e relatório do anestesista e
autorização da ASSEFAZ;
• Autoriza TC para implante, mas não de dentista, idem UNIMED.
10.4. CAPESAÚDE
• Pode ser pedido PARTICULAR OU SUS;
• Autoriza todos os exames aqui na Clinica então pedir para chegar 60
minutos antes para autorizar;
• Validade do pedido médico 1 MÊS;
• Biopsia: só laboratório IPM Drº Horácio e Macro e Micro trazer 2 guias.
10.5. CASSI
• Pode ser qualquer pedido ate mesmo da Unimed;
• Autorizar todos os exames aqui na SONITEC. Exames de auto custo pegar
dados para fazer a pré-autorização no site www.orizonbrasil.com.br
o Soni 1: Login:00762946 e Senha: 00762946
o Soni 2: Login: 01554794 e Senha: 01554794
• Todos os procedimentos são obrigatórios solicitar autorização via Orizon,
e essas autorizações são obrigatórias virem anexa ao pedido médico.
• Os procedimentos que por ventura não forem liberados pela Orizon e ao
entrar em contato com central da Cassi forem liberados, deve ser solicitada a
senha de liberação à central e informa esta senha no autorizador Orizon, para
que o procedimento seja liberado.
34
• Quando ocorrer de solicitar autorização de um procedimento e acusar a
mensagem:
028- qt.superior ao parâmetro. ligue 0800-7290080 op.8, significa que o cliente
extrapolou a quantidade permitida para aquele procedimento solicito.
Segundo a Cassi devemos ligar para central da Orizon: 3003.7333.
• Validade do pedido médico 1 mês, e autorização é de 3 meses;
• BIOPSIA: laboratório Macro e Micro e IMP. Trazer 2 guias autorizadas ( 1
para a Sonitec e outra para o Laboratório);
• Autoriza TC para implante, mas não de dentista, idem UNIMED;
• Laboratório AP DRº PÉRICLES não esta atendendo mais.
10.6. CORREIO
• Autorizar todos os exames no próprio convênio com o pedido médico em
anexo;
• Validade do pedido médico e autorização é de 120 DIAS;
• Biopsia: laboratório Macro e Micro e IMP. Trazer 2 guias autorizadas ( 1
para Sonitec e outra para o Laboratório);
• Autoriza MAMOTOMIA E MAMOGRAFIA DIGITAL, mas tem que vir no
pedido DIGITAL;
• Autoriza TC para implante, mas não pode ser de dentista, idem UNIMED;
• Anestesia tem que ter pedido médico e trazer autorização.
10.7. ELETROSUL
• Qualquer pedido;
• Autoriza tudo aqui na Sonitec;
35
• Validade é de 1 ano, só não é válido se mudar o ano;
• Autoriza TC para implante pode ser de dentista;
• Autoriza Mamotomia, TC para implante e Mamografia Digital tem que
constar no pedido médico.
• Biópsia: laboratório Macro e Micro, AP e IMP.
10.8. ELOSAÚDE
• Qualquer pedido;
• Autoriza tudo aqui na Sonitec. Exceto TC, RM, PUNÇÕES e ANESTESIAS que
são autorizadas na própria empresa;
• Autoriza Mamotomia, TC para implante e Mamografia Digital, tem que
constar no pedido médico;
• Validade do pedido médico: não tem data de validade;
• Autoriza TC para implante e pode ser de dentista.
• Biópsia: laboratório Macro e Micro, AP e IMP.
Obs:Tractebel migrou para elosaúde.
10.9. EMBRATEL OU PAME
• Qualquer pedido;
• Autoriza tudo aqui na Sonitec. Exceto TC, RM autoriza na própria empresa;
• Autoriza Mamografia Digital, tem que constar no pedido médico;
• Biopsia, trazer 2 guias (1 para a Sonitec e outra para o Laboratório).
Laboratório Macro e Micro/AP;
• Validade do pedido médico 2 meses e autorização 1 mês;
36
• Autoriza TC para implante pode ser de dentista;
10.10. FASSINCRA
• Todos os exames vêm autorizados do próprio convênio.
• Validade do pedido médico 12 meses e autorização 2 meses.
• Biopsia: laboratório: IMP. Trazer 2 guias autorizadas (1 para a Sonitec e
outra para o Laboratório)
• No pedido médico pode ter rasura;
• Autoriza TC para implante pode ser de dentista;
• Esclerose: cada sessão trazer 1 pedido médico autorizado.
10.11. UNCEF, PAMIS OU SAÚDE CAIXA.
• Qualquer pedido;
• Não precisa de autorização;
• Preencher guia na Sonitec;
• Validade e pedido médico é de 1 mês;
• Autoriza Mamotomia, Mamografia Digital, mas tem que vir no pedido;
• RM, Core / Mamotomia e RM tem que trazer autorizado da empresa;
• Autoriza TC para implante, pode ser de dentista.
10.12. GAMA SAÚDE - BASE AÉREA
• Trazer pedido autorizado pelo convênio;
• Biopsia, trazer 2 guias autorizadas (1 para a Sonitec e outra para o
Laboratório);
37
• Somente Macro e Micro que tem convênio;
• Validade e pedido médico é de 1 mês;
• Pedir para o paciente ler o pedido médico, não autorização.
10.13. GEAP
• Pode ser pedido particular ou SUS;
• Validade e pedido médico é de 1 mês;
• Anestesia tem que autorizar mandar fax;
• Autoriza TC para implante, mas tem que ser de Buco-Maxilo-Facial ou CRO;
• Pegar dados para autorizarmos USG: Abdômen Total/ TR/ TV para Controle
de Ovulação/DO/Mamografia Digital/Biopsias por Usg e Mamografia/todos
Doppler/Drenagem/Tomografia/RM.
• Biópsia: laboratório Macro e Micro, AP e IMP.
10.14. LOJAS RENNER
• Todos os exames têm que autorizar no próprio convênio, exceto RX;
• Validade e pedido médico é de 1 mês;
• Biopsia, trazer 2 guias autorizadas ( 1 para a Sonitec e outra para a
Laboratório);
• Somente Macro E Micro que tem convênio.
10.15. MEDIAL SAÚDE
• Todos exames têm que ser autorizado via fone;
• Pedir para chegar 1 hora antes do exame p/ autorizar;
38
• Só atendemos as EMPRESSAS: DNIT, Policia Rodoviária Federal ou Policia
Federal;
• Biopsia - não tem laboratório que atenda este convênio.
10.16. SINDIFISCO/UNAFISCO
• Autoriza todas as Tomografias através do fone;
• Validade e pedido médico é de 15 dias e autorização 1 mês;
• Biopsia não tem laboratório que atenda este convênio.
10.17. SAÚDE VOMPAR
• Todos os exames têm que autorizar no próprio convênio, exceto RX;
• Validade e pedido médico é de 1 mês;
• Biopsia, trazer 2 guias autorizadas (1 para a Sonitec e outra para o
Laboratório);
• Somente o Laboratório Macro e Micro que tem convênio;
• Preencher guia na recepção;
• Autoriza Mamografia digital mas tem que vir no pedido;
• Autoriza TC para implante, o pedido pode ser de dentista;
• Não tem validade do pedido médico.
10.18. DENTAL PREV
• Só pode ser feito as TM (tomografia) para implante dentário, mas tem que
trazer autorizado.
10.19. UNIMED
39
• Validade e pedido médico é de 6 meses;
• Autoriza TC para implante, mas tem que ser de Buco-Maxilo-Facial ou da
Clínica Face a Face.
• A partir do dia 01/04/08 autoriza todos os exames, conforme o plano do
cliente. Esta autorização deverá ser através do Top Saúde (sistema de
gestão);
• Pegar todos os dados para autorizarmos, exceto RX (onde é autorizado pela
própria recepção no momento da realização).
• Biópsia: laboratório Macro e Micro, AP e IMP.
• Podemos aceitar pedido de quaisquer procedimentos feito por dentista
deste de que no pedido médico constem Os itens OBRIGATÓRIOS: carimbo
com o nome do dentista, n° do conselho da especialidade (CRO) e CID da
doença, a atendente no ato da solicitação do procedimento deverá informar
à Unimed que trata-se de um pedido de dentista.
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Validade
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Direto na Sonitec, exceto
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No próprio convênio
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Depende o plano
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Cliente já vem com
o pedido
No próprio convênio exceto
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o pedido
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( paciente tem que chegar
1 hora antes)
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ês
Depende o plano
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Cliente já vem com
o pedido
Autoriza tomografias via
telefone
Pedido 15 dias e
autorização 1 m
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Depende o plano
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Cliente já vem com
o pedido
No próprio convênio exceto
RX
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Depende o plano
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Cliente já vem com
o pedido
Autoriza somente TC para
implante - Direto na
empresa
1 m
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SUS, Unimed ou
Particular
Autoriza através do Top
Saúde
6 m
eses
Depende o plano
11. RETORNO – SOLICITAÇÃO MÉDICA
É utilizada a rotina de retorno nos casos onde os nossos médicos solicitam que seja
repetido o exame.
• “Verificar a informação na tela da recepção opção “agenda”, constará à
informação que o cliente é retorno”;
• Sendo retorno não devemos lançar o exame, autorizar (caso de convênios) e
nem cobrar (clientes particulares);
• Solicitar ao setor de Distribuição todo o prontuário do cliente ou na própria
recepção “Pasta de Pendências” e encaminhar ao atendimento interno;
• Orientar o cliente que o mesmo deverá aguardar ser chamado pelo
atendimento interno.
44
12. SEGUNDA AVALIAÇÃO DE EXAMES
Refere-se à necessidade de “segunda opinião” por parte de outro médico especialista
da Sonitec, quando o médico solicitante solicita;
• Paciente chegará com envelope de exame para uma 2ª avaliação e com uma
carta do médico solicitante direcionando ao médico para que avalie;
• Importante informar ao cliente que será verificado a possibilidade desta
segunda avaliação;
• O Médico solicitante entra em contato com os nossos médicos e solicita esta
avaliação;
• A funcionária deverá recolher este exame, protocolar no caderno de
avaliação de exames, e relatar através de uma ficha os exames deixados na
clínica; (anexo 12 ).
• Paciente assinará esta ficha, ciente que está deixando os exames;
• A funcionária colocará todos os exames em uma pasta junto com a ficha e
entregará no setor de distribuição, que assinará o protocolo também;
• A distribuição ficará responsável em contatar o paciente quando seu exame
ficar pronto (não há data específica).
45
13. LABORATÓRIOS DE ANATOMIA PATOLÓGICA
Os itens abaixo se referem aos laboratórios conveniados e suas particularidades.
Laboratório Macro e Micro
• Dra Joyce;
• Dra Mariuccia;
• Dr. Jean;
• Atende os seguintes convênios: ACE, ACO, Assefaz, Amil, Base Aérea/Gama
Saúde, Cape Saúde, Cassi, Clinivida, Correio – ECT, Dr Fly, Eletrosul,
Elosaude, Embratel, Fusex, Fesesc, Geap, Hippo, Petrobrás, SAS – Renner,
Sest/Senat, Saúde Bradesco, Pams/Funcef/Saúde Caixa, Marinha, Elosaúde,
Unimed e Vonpar.
• Prazo de 10 dias corridos para entrega do exame;
• Desconto no valor do laboratório, somente com a autorização do
responsável – Zenir 48-3224-1888.
• Guia que deverá ser preenchida e encaminhada ao laboratório; (anexo 13)
Laboratório Anatomia Patológica – AP
• Dr João Péricles;
• Atende os seguintes convênios: Assefaz, Caixa dos Adv, Eletrosul, Elosaúde,
Embratel, Funcef, Fusesc, Geap, Gerasul, Ipesc e Unimed.
• Prazo de 10 dias corridos para entrega do exame;
• Desconto no valor do laboratório somente com a autorização do
responsável – Ana Maria 48-3222-7005.
• Guia que deverá ser preenchida e encaminhada ao laboratório; (anexo 14)
46
Laboratório IMP
• Dr Horácio Chikota;
• Atende os seguintes convênios: Assefaz, Cape Saúde, Cassi, Correios,
Eletrosul, Elosaúde, Fassincra, Fusex, Geap, Saúde Caixa/Pams/Funcef e
Unimed.
• Prazo de 20 dias corridos para entrega do exame;
• Desconto no valor do laboratório somente com a autorização do
responsável – Leonan ou Dr Horário 48-3224-0066.
• Guia que deverá ser preenchida e encaminhada ao laboratório; (anexo 15)
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14. ROTINA PARA A UTILIZAÇÃO DO LABORATÓRIO APÓS O EXAME
• A RP prepara as guias dos convênios juntamente com as guias do laboratório e
encaminha para a recepção;
• A recepção deverá preencher o número da carteira, validade, abrangência, data de
nascimento e a assinatura do cliente;
• Estas guias são encaminhadas para o laboratório, onde o mesmo é responsável
pela autorização do convênio;
50
15. FINALIZAÇÃO DAS GUIAS – CONVÊNIO UNIMED
Procedimento para finalização e envio das guias de atendimento do convênio Unimed
Inicia-se o processo de finalização da guia selecionando a opção confirmação execução
51
Digitar código 300079(cadastro da sonitec junto às UNIMED), no campo circulado,
pressionar enter.
52
Digitar número da guia/pedido ou selecionar na lista abaixo (campos circulados)
53
Conferir dados da guia, atentando-se para o campo circulado (desmarcar se o procedimento
não houver anestesista) e sempre desmarcar o campo marcado com um quadrado vermelho
ao lado. Clicar sobre ícone (desenho página).
54
Preencher com as mesmas informações que já constam nos campos circulados. Clicar ícone
(desenho drive /disquete).
55
Após clicar no ícone (disquete/drive) da tela anterior, aparecerá esta tela com a informação
em vermelho circulada sinalizando sucesso na finalização, sendo possível o início para a
próxima finalização.
56
16. PENDÊNCIAS
Antes de colocar as pendências na pasta da recepção, as mesmas devem ser verificadas com
muita atenção, tomando os devidos cuidados:
• Verificar quantos exames o cliente realizou além do exame que ficará na pendência e
passar para o Setor de Distribuição, pois o mesmo necessita desmembrá-los para laudar.
• Não esquecer de cadastrar a pendência no sistema.
• Verificar a possibilidade de retirar o pedido médico e encaminhá-lo para o Setor de
Faturamento.
• Sempre que atender um cliente que tenha pendência, ao solucionar o problema deve-se
dar baixa no sistema sempre lembrando de colocar o nome da funcionária que o fez.
• Descrever na folha de pendência todos os dados possíveis e necessários para que o
próximo funcionário que tiver acesso a esse caso possa solucionar com facilidade
(motivo que levou a pendência);
• Assinar o nome legível do funcionário na folha de pendência.
• As pendências ficarão em pasta individual por atendente;
• Prazo de Pendência 07 dias úteis.
57
17. EXAMES DE CORTESIA
É necessária autorização do médico da sonitec, chefe de setor operacional ou direção da
empresa.
Deverá ser preenchido no “caderno de registro de cortesia”:
• Nome do paciente (com o número de protocolo);
• Exame realizado;
• Data;
• Nome da pessoa que autorizou a cortesia;
• Nome legível da recepcionista que realizou o atendimento;
• Lançar no sistema (X-Clinic).
58
18. ANEXOS
VOLTAR
59
Anexo 1 – Formulário RP
Data:__/__/__ Relações Públicas
Controle de entradas de pacientes na Clínica
N° Senha Nome do Paciente Horário
Chegada Horário 1°
exame Exame Médico
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
60
Anexo 2 – Atestado de Comparecimento
ATESTADO
Declaro para os devidos fins, que o(a)
Sr(a)____________________________________________________
__________________________________________________
esteve na Sonitec realizando exames radiológicos no período da:
_______________.
Florianópolis,_______de___________________de____________
______________________________________
Sonitec Diagnóstico Médico por Imagem S/S Ltda.
61
Anexo 3 – Declaração de Comparecimento
D E C L A R A Ç Ã O
Declaro para os devidos fins, que o(a)
Sr(a)_________________________________________________
Compareceu a este serviço, acompanhando o (a)
Sr.(a)________________________________________________ que
realizou exames radiológicos no período da ______________
Florianópolis,_______de__________________de_____________.
Sonitec Diagnóstico Médico por Imagem S/S Ltda.
62
DECLARAÇÃO
Paciente: RG: CPF: Responsável: RG: CPF: Grau de Parentesco: Exame: Quadro Clínico:
O paciente/responsável acima identificado solicita a realização do exame especificado para pagamento particular, já que o mesmo ( ) não foi autorizado até a presente data pelo Plano de Saúde ou ( ) o paciente não apresentou a solicitação do médico responsável.
O Paciente declara que foi informado que a realização do exame foi deferida em caráter excepcional pela SONITEC, em razão da urgência e do quadro clínico apresentado.
Considerando-se a excepcionalidade do caso, a SONITEC autoriza o paciente/responsável a entregar os documentos abaixo especificados até a data estabelecida, para que possa ser efetuada a alteração da forma de cobrança do procedimento de particular (pagamento direto pelo paciente) para cobrança via convênio.
DOCUMENTOS A SEREM APRESENTADOS:
( ) REQUISIÇAO DO MÉDICO
( ) AUTORIZAÇAO DO CONVÊNIO
( ) OUTROS: ________________________________________________
VALOR PAGO PELO PACIENTE: ______________________________
DATA PARA ENTREGA DOS DOCTOS: _________________________
A não entrega dos documentos no prazo estabelecido implicará na impossibilidade de cobrança do procedimento através de convênio / plano de saúde, permanecendo então o pagamento direto pelo paciente / responsável conforme tabela de preços da SONITEC.
Florianópolis, _____ de _________________ de ____.
Assinatura do Paciente ou responsável:
______________________________________________
Nome:
63
RECIBO DE DEVOLUÇÃO (VIA SONITEC)
Eu, _______________________________________________________________, CPF _______________________________, declaro ter entregue à SONITEC os documentos abaixo especificados e recebido a restituição do valor que havia sido pago pelo procedimento, conforme declaração expedida no dia ____/____/____.
DOCUMENTOS APRESENTADOS: ( ) REQUISIÇAO DO MÉDICO ( ) AUTORIZAÇAO DO CONVÊNIO ( ) OUTROS: ________________________________________________
VALOR RESTITUIDO AO PACIENTE: ______________________________
Florianópolis, ___ de ___________________ de 200___.
____________________________________
Assinatura do Paciente ou responsável
COMPROVANTE DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
(VIA PACIENTE)
A SONITEC DIAGNÓSTICO MEDIDO POR IMAGEM declara que o paciente abaixo identificado entregou os documentos assinalados para que o faturamento do procedimento seja efetuado por convênio, oportunidade em que lhe foi restituído o valor anteriormente pago.
PACIENTE:
PROCEDIMENTO:
DOCUMENTOS APRESENTADOS: ( ) REQUISIÇAO DO MÉDICO ( ) AUTORIZAÇAO DO CONVÊNIO
( ) OUTROS: ________________________________________________
VALOR RESTITUIDO AO PACIENTE: ______________________________ DATA:
SONITEC DIAGNÓSTICO MEDIDO POR IMAGEM
64
Anexo 5 – Nota Fiscal
65
Anexo 6 – Modelo preenchimento do cheque
66
Anexo 7 – RM Mamas
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68
Anexo 8 – Termo de Autorização e Responsabilidade RM
69
Anexo 9 - TC de Coluna Cervical
Nome:______________________________________________ Registro: ___________
� Trazer Raios-X de Coluna � Relato da dor: • Onde? .................................................................................................................................................... • Há quanto tempo? ...................................................................................................................................... • Contínua ou crises? ................................................................................................................................ • Tratamentos prévios (medicação, fisioterapia)? ......................................................................... � Trajeto da dor: � Cervical? .................................................................................................................................................... � Ombro (C3-C4)? .......................................................................................................................................... � Braço? .................................................................................................................................................... • Face anterior (C5-C6)? ................................................................................................................... • Face posterior (C6-C7)? .................................................................................................................. • Face lateral (C5-C6)? ................................................................................................................... • Face medial (D1-D2)? ................................................................................................................... � Antebraço? ............................................................................................................................................. • Face posterior (C6-C7)? ........................................................................................................................... • Face anterior (C5-C6)? ............................................................................................................................. • Face lateral (C5-C6)? ................................................................................................................................. • Face medial (C8-T1)? ................................................................................................................................ • Dedo médio (C7)? ....................................................................................................................................... • Dedo mínimo (D1)? ................................................................................................................................... � Dormência: • Local? ............................................................................................................................................ � Redução da Força:. • Abdução do ombro (C5)? ........................................................................................................................ • Extensão do punho (C6)? ....................................................................................................................... • Flexão do punho (C7)? ............................................................................................................................. • Extensão digital (C7)? .............................................................................................................................. • Flexão digital (C8)? ................................................................................................................................... • Abdução digital (T1)? ...............................................................................................................................
_________________________________________________________________________
TC de Coluna Dorsal
Nome:______________________________________________ Registro: ___________
� Trazer Raios-X de Coluna � Relato da dor: • Mamilo (T4): ( ) Sim ( ) Não • Rebordo Costal (T9): ( ) Sim ( ) Não • Umbigo (T12): ( ) Sim ( ) Não
70
Anexo 10 - TC de Coluna Lombo-Sacra
Nome:___________________________________________________
Registro: _________________________________________________
� Trazer Raios-X de Coluna � Ou fazer SCOUT (AP, P) Fotografar
� Relato da dor: � Onde? ............................................................................................. � Há quanto tempo? ............................................................................ � Contínua ou crises? .......................................................................... � Piora com flexão ou extensão? .......................................................... � Tratamentos prévios (medicação, fisioterapia)? ..................................
� Trajeto da dor: � Lombar? .......................................................................................... � Região Glútea (S1-S3)? ..................................................................... � Face anterior da coxa (L1-L3)? .......................................................... � Face posterior da coxa (S1)? ............................................................. � Face posterior da perna (S1)? ........................................................... � Face lateral da perna (L5)? ............................................................... � Face medial da perna (L4)? .............................................................. � Dorso do pé (L5)? ............................................................................ � Maléolo lateral (S1)? ......................................................................... � Calcanhar (S1)? ................................................................................ � Lateral da planta do pé (S1)? ............................................................ � Medial da planta do pé (L4-L5)? ........................................................
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� Dormência: � Local? ..............................................................................................
� Redução da Força: � Marcha no calcanhar (L4)? ................................................................ � Marcha na ponta dos dedos (S1)? ......................................................
72
Anexo 11 – Termo de Autorização e Responsabilidade TC
73
Anexo 12 - Formulário de segunda avaliação de exames
Dados do Paciente: Nome:...............................................................................Tel.:................................................ Convênio:......................................................................... Sexo:................................................................................ Idade:............................................. Médico Solicitante:.......................................................... EXAME:.................................................................................................................................. Mama D: ( ) Mama E: ( ) Bilateral: ( ) Data:...../...../........ Horário:............. Hora da Cirurgia:........................................ Dr. Evaldo ( ) Dra. Marcela ( ) Dr. Ivo ( ) Dra. Cristine ( ) Dra. Cristina ( ) Dr. Yan ( ) Confirmado: Sim ( ) Não ( ) Avaliado: Sim ( ) Não ( ) Observações Médicas:........................................................................................................................................................................................................................................................................................
__________________________ Médico que avaliou
Exames deixados na Clínica: 1 - .............................................................................. 2 - .............................................................................. 3 - .............................................................................. 4 - .............................................................................. 5 - .............................................................................. 6 - ............................................................................. 7 - ............................................................................. 8 - ............................................................................. 9 - ............................................................................. 10- ............................................................................. Data de entrega:...../...../........ Retirada:...../...../........
_________________________________________________________
(Ass.) Paciente ou Pessoa Autorizada
Anexo 13 - Formulário do Laboratório Macro-Micro
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Anexo 14 - Formulário do Laboratório AP
75
76
Anexo 15 - Formulário do Laboratório IMP