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Políticas Gestão Contábil e

Fiscal (GCON)

MANUAL DE PROCESSOS E POLÍTICAS

Políticas de Gestão Contábil e Fiscal

VERSÃO FOLHA Nº

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ÍNDICE

OBJETIVO ..................................................................................................................... 3

RESPONSABILIDADES.................................................................................................... 4

DESCRIÇÃO DO PROCESSO ............................................................................................ 5

EQUIPE ........................................................................................................................ 6

POLÍTICAS GERAIS ........................................................................................................ 9

NORMAS E POLÍTICAS DA GESTÃO CONTÁBIL E FISCAL ................................................ 10

6.1 GCON – 010 MANUTENÇÃO DO PLANO DE CONTAS ............................................................ 11 6.2 GCON – 020 FECHAMENTO CONTÁBIL MENSAL .................................................................. 12 6.3 GCON – 030 FECHAMENTO CONTÁBIL DO EXERCÍCIO ........................................................... 17 6.4 GCON – 040 PREPARAÇÃO DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS MENSAIS ................................. 18 6.5 GCON – 050 PREPARAÇÃO E DIVULGAÇÃO TRIMESTRAL E ANUAL .......................................... 19 6.6 GCON – 060 REALIZAR OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS ............................................................... 20

VIGÊNCIA ................................................................................................................... 21

ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO .................................................................. 21



VERSÃO FOLHA Nº

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Elaborado por: Luciano Mota Aprovado por: Simone Rattacaso

Controller Gerente Administrativa

OBJETIVO

Descrever os Processos, Normas e Políticas, de forma a estruturar e padronizar o

processo da Gestão Contábil e Fiscal da OAB Pernambuco.

Os objetivos e funções básicas do processo da Gestão Contábil e Fiscal são:

Garantir que as normas, políticas e procedimentos dos processos da Gestão

Contábil e Fiscal sejam cumpridas.

Manter o Plano de Conta atualizado para atender às necessidades específicas

da instituição, possibilitando a perfeita harmonia com a espécie de atividade,

grandeza patrimonial, constituição jurídica e disposições legais às quais se

subordinam.

Restringir o acesso à edição do Plano de Contas da OAB Pernambuco somente

a profissionais autorizados, de forma a evitar retrabalhos, redundância de dados

e propiciar a informação no grau de detalhamento necessário.

Manter os dados da Contabilidade de forma ordenada e uniforme, garantindo a

integridade dos registros contábeis.

Realizar a conciliação contábil tempestiva dos lançamentos efetuados pelos

setores.

Garantir a alocação das despesas nos centros de custo e contas contábeis

devidos, realizando reclassificações quando necessário.

Realizar o fechamento contábil mensal obedecendo ao cronograma estabelecido

e analisar as causas dos eventuais atrasos para que os gargalos sejam tratados,

otimizando a performance nos próximos encerramentos contábeis.

Acompanhar as principais causas de variações significativas nas contas

patrimoniais e de resultado, realizando a comparação ao realizado de períodos

anteriores e ao orçamento.

Gerar e divulgar Demonstrações Contábeis íntegras que satisfaçam as diversas

necessidades de informação da Diretoria, Conselho Federal, associados e

partes interessadas.

Realizar as obrigações acessórias, atendendo aos prazos legais estabelecidos

pela Receita Federal do Brasil.



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RESPONSABILIDADES

É de responsabilidade de cada colaborador envolvido nas atividades da Gestão Contábil

e Fiscal conhecer e entender os processos, normas e políticas:

1. Da Gestão Contábil e Fiscal.

2. De outras áreas que possuem interligação com processos da Gestão Contábil e

Fiscal.

Todas as atividades e políticas aqui demonstradas apresentam princípios orientadores

básicos, não abordando todas as situações extraordinárias possíveis.

Qualquer questão ou dúvida referente ao documento que influencie no desenvolvimento

das atividades devem ser imediatamente esclarecidas junto ao Controller (Gerente de

Controladoria).

As oportunidades de melhorias devem ser constantes na dinâmica do crescimento

organizacional. Caso o colaborador possua alguma sugestão, esta deve ser

encaminhada Controller, responsável por avaliar a possibilidade de incorporar a

sugestão.



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DESCRIÇÃO DO PROCESSO

O processo da Gestão Contábil e Fiscal inicia-se com o planejamento do Encerramento

Contábil Mensal, através da elaboração de cronograma contendo as atividades a serem

desempenhadas por cada profissional dos diversos setores envolvidos. O Controller

(Gerente de Controladoria) é responsável por cadastrar e atualizar os prazos,

responsáveis e ações predecessoras de cada atividade a ser realizada durante o

Encerramento Contábil Mensal.

Os profissionais dos setores Contas a Pagar, Contas a Receber, Contabilidade Fiscal,

Caixa, Compras, Subseccionais, ESA, Escritório de Contabilidade e Folha (Folha de

Pagamento), executam as atividades estabelecidas no cronograma, ao passo que, os

gestores dessas áreas monitoram o status das ações no SAP Business One,

intercedendo quando necessário. Após a execução de todas as atividades previstas, o

Coordenador de Contabilidade e o Controller analisam e aprovam o balancete do mês,

encerrando o período contábil para novos lançamentos.

Mês a mês, o processo repete-se até o Encerramento Contábil do Ano Fiscal, que ocorre

em dezembro, quando, depois de realizadas todas as etapas padrão de encerramento

contábil mensal, é apurado o resultado do exercício e são transportados os saldos das

contas patrimoniais para o ano seguinte.

As Demonstrações Contábeis são elaboradas mensalmente pela Contabilidade, e

revisadas pelo Controller e pelo(a) Diretor(a) Tesoureiro(a) da Instituição, com o objetivo

de atestar que os dados apresentados à Diretoria e ao Conselho Federal são fidedignos.

Ao final de cada trimestre, são elaboradas as Informações Trimestrais, compostas pelo

Balanço Patrimonial, DFC, DVP e DRE e notas explicativas. Os relatórios são

submetidos à aprovação do Controller e Diretoria, e submetidas à revisão de Auditores

Independentes. Após o recebimento do Parecer da Auditoria Independente, as

Demonstrações Contábeis são mais uma vez disponibilizadas para apreciação do

Controller e Diretoria e posteriormente divulgadas no site institucional da OAB/PE.

Por fim, além das atividades acima mencionadas, faz parte das atividades da Gestão

Contábil e Fiscal a criação e manutenção do Plano de Contas. O Controller, com suporte

do Coordenador de Contabilidade designado, é responsável por adequar a estrutura das

contas contábeis ao dinamismo da prática contábil e à própria adaptação a novos

procedimentos, transações e operações que possam vir a ser executados pela OAB/PE.



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EQUIPE

A equipe diretamente responsável pela Gestão Contábil e Fiscal da OAB-PE é composta

pela área e cargos relacionados abaixo. A tabela ilustra as principais responsabilidades

de cada cargo, relacionadas aos processos descritos neste Manual:

Setor Cargo Principais Responsabilidades

Contabilidade

Diretor Tesoureiro

Analisar relatórios gerenciais e indicadores de desempenho do setor.

Aprovar as Demonstrações Contábeis e demais relatórios financeiros, previamente à divulgação.

Gerente Financeiro e

Contábil

Gerenciar as atividades e acompanhar os resultados do setor.

Analisar relatórios gerenciais e indicadores de desempenho do setor.

Definir e divulgar cronograma de encerramento contábil mensal.

Dar suporte ao atendimento às demandas consultivas internas (dentro do próprio setor) e externas (demais setores).

Aprovar as Demonstrações Contábeis e demais relatórios financeiros, previamente à divulgação.

Aprovar as alterações no Plano de Contas.

Coordenador de

Contabilidade

Supervisionar todas as atividades e acompanhar os resultados do setor.

Coordenar equipe do setor de Contabilidade e acompanhar a execução de todos os processos da área.

Realizar o atendimento às demandas consultivas internas (dentro do próprio setor) e externas (demais setores).

Realizar a abertura e encerramento de períodos contábeis.

Aprovar alterações no Plano de Contas. Revisar as Demonstrações Contábeis. Fornecer os documentos necessários à

Auditoria Externa e providenciar a divulgação das Demonstrações Contábeis da OAB/PE.

Revisar e aprovar as Obrigações Acessórias. Monitorar os projetos em andamento do setor,

realizando o reporte de status periodicamente.



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Realizar a apropriação mensal das despesas

antecipadas. Efetuar a conferência das provisões da folha

de pagamentos (FGTS, INSS, 13º salário e férias).

Realizar as provisões necessárias. Conferir se as atividades de fechamento do

Financeiro foram devidamente executadas: Realização de provisões para os juros dos

empréstimos; Conciliação Bancária; Contabilização das Despesas/Receitas

Financeiras provenientes dos investimentos.

Capitalização dos juros sobre os Ativos. Conferência do cálculo da

depreciação/amortização do Ativo Imobilizado. Realizar as reclassificações contábeis quando

necessário. Realizar a conferência da contabilização dos

tributos retidos no período. Analisar e justificar formalmente as variações

relevantes dos saldos das contas contábeis em comparação com períodos anteriores.

Analisar e conciliar mensalmente os movimentos das contas contábeis com base na documentação suporte encaminhada pelas áreas (ex.: planilhas eletrônicas);

Preparar Demonstrações Contábeis (DRE, DFC, DVP, Balanço Patrimonial e notas explicativas);

Realizar a manutenção dos Planos de Contas registrados no sistema (criação, modificação e inativação de contas contábeis);

Realizar Obrigações Acessórias.

Assistente Contábil

Realizar a apropriação mensal das despesas

antecipadas. Efetuar a conferência das provisões da folha

de pagamentos (FGTS, INSS, 13º salário e férias).

Realizar as provisões necessárias. Conferir se as atividades de fechamento do

Financeiro foram devidamente executadas: Realização de provisões para os juros dos

empréstimos; Conciliação Bancária; Contabilização das Despesas/Receitas

Financeiras provenientes dos investimentos (aplicações);

Capitalização dos juros sobre os Ativos.



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Confererir cálculo da depreciação/amortização

do Ativo Imobilizado. Realizar as reclassificações contábeis quando

necessário. Identificar e justificar formalmente as variações

relevantes dos saldos das contas contábeis em comparação com períodos anteriores.

Conciliar mensalmente os movimentos das contas contábeis com base na documentação suporte encaminhada pelas áreas (ex.: planilhas eletrônicas).

Apoiar nas atividades de manutenção do plano de contas.



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POLÍTICAS GERAIS

É de responsabilidade de cada colaborador envolvido nas atividades da Gestão

Contábil e Fiscal conhecer e aplicar as normas e políticas do processo.

As atividades e políticas aqui demonstradas apresentam diretrizes orientadoras

básicas, não abordando todas as situações extraordinárias possíveis

relacionadas à Gestão Contábil e Fiscal.

A Gestão Contábil e Fiscal da OAB Pernambuco é regida pelos princípios e

pronunciamentos contábeis, bem como pela legislação vigente.

Toda documentação relacionada e utilizada pela Gestão Contábil e Fiscal é

estritamente confidencial e está sob a segurança do Controller (Gerente de

Controladoria).

Conforme os princípios de governança corporativa cabem aos profissionais da

Contabilidade suportar a disponibilização e auxílio às interpretações das

demonstrações contábeis, garantindo a transparência das informações à

Diretoria.

As Demonstrações Contábeis Individuais e Consolidadas da OAB/PE são

auditadas por Auditoria Independente, e divulgadas trimestralmente e

anualmente ao Conselho Federal e aos Associados (através do site da OAB/PE).



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NORMAS E POLÍTICAS DA GESTÃO CONTÁBIL E FISCAL

A figura a seguir representa a matriz de processos Gestão Contábil e Fiscal, na qual

estão organizados e descritos os respectivos processos da área:



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6.1 GCON – 010 Manutenção do Plano de Contas

POLÍTICA GCON-010.01 Cadastro e Edição do Plano de Contas

Descrição O cadastro do Plano de Contas da OAB/PE e a abertura,

bloqueio ou alteração de contas contábeis são executados

no sistema SAP BO somente pelo Coordenador de

Contabilidade e pelo Controller. As solicitações de abertura

de contas contábeis pelas áreas de negócio devem ser

encaminhadas por e-mail ao Coordenador de

Contabilidade, o qual analisa a materialidade da nova conta

contábil e, se aprovado pelo Controller, realiza a abertura

da mesma. Caso sejam criadas novas contas contábeis de

resultado, os setores devem ser informados para que a

Contabilidade associe aos centros de custos devidos.

POLÍTICA GCON-010.02 Manutenção do Plano de Contas

Descrição Revisões do Plano de Contas são realizadas

semestralmente com intuito de verificar a existência de

contas contábeis com pouca ou nenhuma movimentação

no período de 12 (doze) meses e se estão de acordo com

as diretrizes do Conselho Federal. Caso sejam detectadas

contas contábeis sem utilização neste período, deve-se

comunicar ao Coordenador de Contabilidade para que sua

manutenção no Plano de Contas seja reavaliada.



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6.2 GCON – 020 Fechamento Contábil Mensal

POLÍTICA GCON-020.01 Calendário do Fechamento Contábil

Descrição Anualmente, o calendário do fechamento contábil é

definido pelo Controller junto a Diretoria, e tem o objetivo

de atender aos prazos legais e aos prazos gerenciais

estabelecidos pela Diretoria.

O cronograma anual e mensal contempla mecanismos de

acompanhamento do andamento das atividades,

considerando os prazos estabelecidos, os responsáveis e

as áreas envolvidas e devem ser comunicados via e-mail

para os setores e estar disponibilizadas na intranet.

POLÍTICA GCON-020.02 Atividades de Fechamento Contábil

Descrição Com o intuito de assegurar o cumprimento dos prazos de

fechamento contábil estabelecidos pela OAB/PE, todos os

envolvidos no processo de fechamento contábil,

previamente responsabilizados por cada atividade, devem

disponibilizar os dados requisitados nas datas

estabelecidas, conforme abaixo:

Entrada de materiais – Penúltimo dia útil da

competência.

Folha de pagamento – Último dia útil da

competência.

Faturamento (anuidade e serviços) – Último dia útil

da competência.

Ativo Fixo – 1º dia útil do mês subsequente.

Contas a Receber – 2º dia útil.

Contas a Pagar – 2º dia útil.



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Prestações de Contas (ESA e Subseccionais) – 2º

dia útil.

Caixa (disponibilidades) – 3º dia útil.

Operações financeiras – 3º dia útil.

Relacionamento bancário – 4º dia útil.

Caso alguma(s) das atividades acima descrita(s) não

tenha(m) sido executada(s) no prazo mencionado, os

responsáveis são contatados para que esta(s) seja(m)

prontamente realizada(s), evitando-se atrasos no processo

de fechamento mensal.

POLÍTICA GCON-020.03 Conciliações Contábeis

Descrição O processo de conciliação contábil é realizado de forma

mensal, com o intuito de verificar se todas as operações

ocorridas no período foram registradas corretamente e

atendendo às normas contábeis vigentes.

Para as atividades de encerramento programadas

conforme a Política GCON-020.02 – Atividades de

Encerramento Contábil, as conciliações são elaboradas

pelos setores responsáveis e disponibilizadas ao setor de

Contabilidade nas datas de encerramento previstas. Cabe

ao Coordenador de Contabilidade ou Assistente Contábil (a

depender do nível de complexidade das operações)

analisar os relatórios disponibilizados e conferir se todas as

conciliações foram devidamente realizadas pelos setores

envolvidos. Caso sejam identificadas inconsistências,

essas são investigadas e tempestivamente regularizadas

pelo setor.

A partir do 4º dia útil, o Coordenador de Contabilidade e o

Assistente Contábil realizam o confronto entre os registros

na contabilidade e os relatórios e planilhas dos setores,



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com o objetivo de garantir que os lançamentos a débito e a

crédito nas contas contábeis estejam de acordo com os

documentos que deram origem a esses lançamentos. As

correções são realizadas em sua maioria no mês

subsequente, entretanto, em casos específicos (ajustes

referentes ao mês de dezembro ou ao exercício anterior),

podem ser necessárias reaberturas de períodos já

encerrados, com a aprovação do Controller.

POLÍTICA GCON-020.04 Apropriação das Despesas Antecipadas

Descrição É responsabilidade do Coordenador de Contabilidade ou

Assistente Contábil (a depender do nível de complexidade

das operações da empresa) a contabilização da

apropriação mensal das Despesas Antecipadas, tais como,

IPTU a Apropriar, Seguros em Geral a Apropriar, Licenças

de Software a Apropriar, entre outras. Assim, no último dia

útil de cada mês, com suporte das planilhas eletrônicas de

controle das Despesas Antecipadas e respeitando-se ao

Princípio da Competência, o Assistente Contábil realiza o

cálculo da parcela a ser apropriada no período e efetua a

contabilização da Despesa no SAP BO.

POLÍTICA GCON-020.05 Reclassificações Contábeis

Descrição No 4º dia útil, são realizadas as reclassificações contábeis

que se fizerem necessárias. Em paralelo, o Coordenador

de Contabilidade e Assistente Contábil verificam a

existência de lançamentos em contas contábeis incorretas

e realizam os ajustes cabíveis para evitar resultados

distorcidos. A reclassificação entre centros de custo e todos

os lançamentos manuais que envolverem alteração de

centros de custo devem estar suportados por

documentação suporte e ser aprovados pelo Controller,



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conforme a Política GCON–020.09 – Controle dos

lançamentos contábeis manuais.

POLÍTICA GCON-020.06 Análise das Contas de Resultado

Descrição No 5º dia útil, são analisadas as contas de resultado e

identificadas as contas contábeis que apresentaram maior

variação em relação ao período anterior e ao orçado. Para

as contas que apresentarem desvios mais relevantes, o

Coordenador de Contabilidade e Assistente Contábil

acessam o SAP BO, verificam o lançamento que ocasionou

a variação e sinalizam o fato através de comentários.

POLÍTICA GCON-020.07 Revisão dos Balancetes Individuais

Descrição No 5º dia útil, os balancetes individuais e as planilhas de

análise do resultado são revisados pelo Controller. Caso

sejam necessários ajustes, o Controller solicita ao

Coordenador de Contabilidade ou Assistente Contábil que

preparou os documentos que os realize. Após a aprovação

dos documentos, é concluído o fechamento contábil do mês

e encerrado o período para novos lançamentos nas demais

contas patrimoniais e nas contas de resultado.

POLÍTICA GCON-020.08 Análise do Fechamento Contábil Mensal

Descrição Após o fechamento contábil do mês, as atividades que

demandaram maior tempo ou incorreram em atrasos são

analisadas para que os gargalos sejam tratados,

otimizando a performance nos futuros encerramentos

contábeis.



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POLÍTICA GCON-020.09 Controle dos Lançamento Contábeis Manuais

Descrição O acesso à realização de lançamentos manuais na

contabilidade é restrito aos usuários autorizados pelo setor

de Contabilidade. Para todos os lançamentos contábeis

manuais, o profissional responsável deve preencher o

formulário de solicitação de contabilização manual,

indicando a conta, descrição, centro de custo, valor,

histórico e necessidade do lançamento. O formulário é

enviado via e-mail para aprovação do Controller. Após

aprovação, o usuário realiza o lançamento manual,

utilizando sempre o campo texto do sistema SAP BO para

registro detalhado do histórico do lançamento contábil,

especificando a necessidade e natureza do lançamento,

conforme normas contábeis vigentes.

POLÍTICA GCON-020.10 Bloqueio para Lançamentos Retroativos

Descrição É vedado a inclusão/alteração de registros em período

anterior à data do fechamento contábil.



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6.3 GCON – 030 Fechamento Contábil do Exercício

POLÍTICA GCON-030.01 Transporte de Saldos

Descrição Após o encerramento contábil do mês de dezembro, o

Coordenador de Contabilidade realiza o transporte do saldo

inicial das contas patrimoniais para o novo exercício, através

do SAP BO.



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6.4 GCON – 040 Preparação das Demonstrações Contábeis Mensais

POLÍTICA GCON-040.01 Demonstrações Contábeis Mensais

Descrição As Demonstrações Contábeis e relatórios gerenciais mensais

são elaborados a partir da emissão dos balancetes

aprovados, no 6º dia útil do mês. Os demonstrativos e

relatórios são revisados pelo Controller, e submetidos à

aprovação do Diretor Tesoureiro. Após aprovação, são

disponibilizados aos Diretores.



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6.5 GCON – 050 Preparação e Divulgação Trimestral e Anual

POLÍTICA GCON-050.01 Demonstrações Contábeis Trimestrais e Anuais para

Divulgação

Descrição As Demonstrações Financeiras Trimestrais e Anuais são

preparadas conforme cronograma de divulgação. As

demonstrações contêm a DRE, DVP, DFC, Balanço e notas

explicativas as quais são submetidas à aprovação do

Controller, Diretor Tesoureiro, Diretores e Presidente da

OAB/PE e encaminhadas à revisão de Auditores

Independentes. Após o recebimento do Parecer da Auditoria

Independente, as Demonstrações Financeiras são

disponibilizadas para aprovação da Diretoria e

posteriormente divulgadas, trimestralmente, no site

institucional na OAB/PE e Conselho Federal.



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6.6 GCON – 060 Realizar Obrigações Acessórias

POLÍTICA GCON-060.01 Obrigações Acessórias

Descrição A OAB/PE é uma entidade sem fins lucrativos, portanto não

é tributada. Contudo, na contratação de serviços terceiros,

retém na fonte, dependendo do serviço, os seguintes

impostos: IR, ISS, PIS, COFINS, CSLL e INSS.

Sabendo disto, no 5º dia útil é analisado o cálculo realizado

pelo SAP BO dos valores de impostos retidos na fonte.

Caso seja identificado divergências, é mandatória a revisão

da memória de cálculo. Após a validação, são geradas e

encaminhadas as seguintes Guias ao Contas a Pagar para

pagamento:

Documentação de Arrecadação de Receitas

Federais (DARF), através do Sicalc;

Guia da Previdência Social (GPS), através da GFIP;

Declaração de Arrecadação Municipal (DAM),

através do site da Prefeitura.



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VIGÊNCIA

Este manual entra em vigor na data de sua assinatura e divulgação, revogando-se

disposições em contrário.

ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO

A tabela abaixo relaciona os campos necessários para o controle das atualizações,

revisões e aprovações do manual de processo, a serem preenchidos sempre que

julgado necessário.

CONTROLE DE VERSÕES E ALTERAÇÕES

Versão Data Responsável Tipo de Alteração Revisor/Aprovador

01 25.04.2018 Luciano Mota Confecção Simone Rattacaso

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