•PLANEJAMENTO – O QUE É?

•PASSOS IMPORTANTES PARA O PLANEJAMENTO

•FASES DO EVENTO

•PESQUISA DE MERCADO

•OBJETIVOS

•DEFINIÇÃO DE ESTRATÉGIAS

PLANEJAMENTO,

SUPORTE E

LOGÍSTICA DE

EVENTOS

O processo de planejamento do

evento

Planejamento

O planejamento é a primeira etapa na organização de um

evento e, se bem realizado, o evento tem mais chances de

ser bem sucedido.

Conceituamos planejamento como um processo

desenvolvido para alcançar uma situação desejada, de

modo mais eficiente e efetivo, com a menor concentração

de esforços e recursos pela empresa.

O processo de planejar envolve um salutar “modo de

pensar”. Envolve indagações , que, por sua vez, envolvem

questionamentos do tipo:

Planejar o evento é ganhar agilidade no desempenho, é melhorar a eficiência na execução das tarefas, é mensurar com mais acuidade os resultados e ter referências para avaliá-los.

Ganha-se tempo;

Despendem-se menos esforços;

Evita-se desperdício;

Tomam-se medidas que minimizem imprevistos e facilitem sua resolução quando surgirem;

atingem os objetivos propostos”.

Todas essas vantagens e facilidades ganham força proporcional às dimensões do evento. Ou seja, quanto maior o evento, mais necessário e indispensável se torna planejamento que considere os detalhes

Por que planejar?

O processo de planejamento do

evento 1.Para quem?

O planejamento de um evento precisa levar em conta

quem serão os participantes pagantes ou convidados de

um evento e qual será a expectativa de comparecimento

(item essencial para questões de orçamento). O “Para

quem” também tem relação com os palestrantes que

poderão participar, o local a ser escolhido, a data e o

orçamento.

2.O que deverá ser feito?

Aqui será necessário refletir profundamente sobre o

objetivo do evento para que este possa transmitir uma

imagem coerente com sua razão de existir através das

atividades que deverão ser desenvolvidas durante o

acontecimento, tudo isso alinhado ao planejamento

orçamentário.

3. Como?

O formato e a duração do evento são fatores essenciais e

que terão efeito sobre todas as considerações. Um evento

de duração muito longa poderá provocar o afastamento ou

desmotivação dos participantes, pelo seu custo e

exaustão. Um evento muito breve pode deixar a desejar.

Estes itens definirão onde o evento será realizado e

conduzirá de forma definitiva o orçamento.

4.Com que finalidade?

Esta é quase certamente a pergunta primordial. Jamais a

ignore ou subestime. Identificar por que o evento será

realizado é a coluna vertebral que unirá todo o corpo do

evento. É ela que conduzirá todos os detalhes do evento.

Os objetivos são compreendidos enquanto metas a serem atingidas com a realização de um evento. Estas poderão já estar esclarecidas pelo empreendedor ou necessitarem de intervenção do profissional de eventos para defini-las. Irão, obviamente, atender às especificidades do produto ou serviço que originaram a criação do evento.

Ao traçar os objetivos formulam-se, em termos específicos, os resultados finais desejados, ou seja, os objetivos não são as metas de vendas e lucros diretos (salvo em eventos destinados a este fim específico), mas as soluções traduzidas em resultados que levam ás vendas, ao lucro e à exploração de novas oportunidades.

Com que finalidade? - Objetivos

Alguns objetivos comuns podem ser relacionados

a seguir:

• Tornar o produto ou serviço acessível e disponível a um número maior de compradores;

• Oferecer maior satisfação às necessidades dos clientes;

• Expandir ou criar novos mercados;

• Explorar novas tendências;

• Criar a fidelização dos clientes;

• Promover a qualidade do produto ou serviço;

• Obter nova penetração no mercado;

• Celebrar convênios com novos parceiros e patrocinadores;

• Aumentar o volume de vendas, entre outros.

O profissional de eventos deverá, portanto, definir

um objetivo geral e delimitar os objetivos

específicos, quantitativa e qualitativamente, a fim

de conceber um planejamento organizado e um

programa de marketing e promoção de evento

satisfatórios, descritos no projeto do mesmo.

Enquanto os objetivos estabelecem os resultados

finais desejados, o planejamento e suas

estratégias delineiam as ações específicas

recomendadas em projeto para obter esses

resultados.

5. Onde?

A localidade que sediará o evento deverá ser escolhida no

início do processo. Na busca pelo lugar ideal , a

acessibilidade pode ser um diferencial.

6. Quando?

A noção de timing é outro item que merece muita atenção.

Maior flexibilidade na hora de fixar as datas ajuda a

conseguir preços melhores. É importantíssimo não

esquecer de checar o calendário de eventos da localidade,

a sazonalidade e os compromissos dos participantes.

De modo geral, podemos dizer que um evento acontece em

quatro etapas:

Concepção – Incorporação da idéia

Pré – evento: Planejar, conceber, organizar.

Trans – evento: Executar, realizar.

Pós- evento: Avaliar, fechar.

Etapas

A etapa inicial de um planejamento de eventos acontece

com a concepção, que é a geração da ideia do evento e a

obtenção das informações preliminares para o

desenvolvimento do planejamento de evento.

Na área de eventos, a concepção e o briefing são somente

um apanhado de informações básicas de direcionamento

de eventos, que devem representar praticamente um

“interrogatório” da expectativa e da ideia de evento do

cliente para o desenvolvimento das outras etapas do

planejamento.

Concepção

Aspectos básicos utilizados para a concepção:

É a fase da formatação de idéias do que se deseja obter e

a que recursos recorrer para a realização do evento.

Reconhecimento das necessidades desse evento;

Elaboração de alternativas para suprir as suas

necessidades;

Identificação dos objetivos específicos;

Coleta de informações sobre os participantes,

patrocinadores, entidades e outras instituições em

potencial;

Listagem dos resultados desejados;

Estimativas de exequibilidade econômica e técnica;

Estimativas de tempo e recursos necessários;

Estabelecimento de diretrizes;

Elaboração dos contornos do projeto.

OBS: Pesquise seu cliente, conheça o que já foi feito na

área de eventos e possíveis empresas que atenderam e

executaram os mesmos anteriormente. Conheça a verba

disponível. Existem casos que as empresas não divulgam

a totalidade, sendo assim, faça um comparativo com

eventos anteriores buscando saber qual foi o gasto do

evento. Tenha sempre a transparência e agilidade nas

informações a serem repassadas ao cliente.

É a fase essencial do evento, onde haverá a definição do projeto

e o planejamento de todas as atividades, bem como o

detalhamento de receitas e despesas esperadas, com a decisão

de que tipo de fornecedores e profissionais deverá ser

contratado. Também são equacionados os controles

administrativos e financeiros. Tudo isso girará em função dos

objetivos gerais e específicos do evento e da previsão de

receitas estimadas.

Pesquisa de Campo;

Questionário;

Briefing;

Cronograma;

Orçamentos;

Contratos;

Programação.

Matriz de responsabilidades

Pré- evento

Hoje, nada se cria, se lança ou se promove sem o estudo das necessidades, interesses e desejos do mercado. Qualquer iniciativa de marketing terá sua origem na intenção de satisfação das expectativas do cliente em relação a produtos e serviços. A concepção deles será, portanto, baseada nessas expectativas e não mais o contrário, como era usual até alguns anos, quando o empreendedor idealizava um produto ou serviço subjetivamente e o promovia por meio de suas pretensas qualidades, finalidades, resultados e estética, induzindo o consumo inconsciente e desnecessário.

Em relação ao evento não poderia ser diferente, já que se constitui em uma importante estratégia de marketing. A pesquisa de mercado irá viabilizar elementos decisórios para a concepção (ou não) de determinado tipo de evento, em uma ocasião específica.

Pesquisa de Mercado

Essa pesquisa engloba, normalmente:

A pesquisa de opinião;

A pesquisa sobre eventos semelhantes;

A determinação do público – alvo potencial;

A pesquisa de opinião é a coleta de informações que irá

permitir a análise da possibilidade (ou não) da realização

do evento, sob a ótica da expectativa do mercado.

Os clientes potenciais ou público – alvo, constituem-se

naquelas pessoas que se pretende atingir com a realização

do evento. Cada organização, pessoa, produto ou serviço

tem seu público alvo específico, mas a necessidade de

sobrevivência destes faz com que o público seja ampliado

ou reduzido por ocasião dos eventos.

Questionário

Formulário de pesquisa a ser aplicado ao

possível público - alvo com vistas a formar um

ideal do evento a ser projetado.

É um conjunto de informações e instruções facultadas e

necessárias para o desenvolvimento do planejamento de

eventos. São os aspectos relevantes do evento listados entre o

organizador e o cliente.

Esse instrumento é aplicado não só para buscar as

informações dos itens a compor o planejamento mas também,

quando se torna necessário esclarecer alguém, resumidamente,

do andamento do processo ou de qualquer problema que não

está solucionado.

O organizador busca colher junto ao cliente os desejos, as

expectativas e os aspectos mais relevantes para o planejamento

de evento e por consequência a execução do mesmo. É através

do briefing que o organizador desenvolvera todas as ações do

planejamento para sua melhor execução.

Briefing

Este documento fornece uma lista de atividades

importantes para que se possa estabelecer um

planejamento para a perfeita organização do seu evento.

Adapte-o às suas necessidades e estabeleça suas próprias

datas ideais e, caso existirem, datas alternativas para a

realização do evento.

Orçamento. O orçamento deverá ser expresso em várias alternativas

para estudo e avaliação pelo interessado das opções e

decisão final, e serve de base para o contrato de serviços.

Cronograma

Contratos.

O contrato é um documento oficial que descreve todas as

responsabilidades e direitos dos envolvidos, bem como as áreas de

atuação e serviços pertinentes.

Serviços que podem ser contratados:

Recursos Humanos:

Seguranças;

Fotógrafos;

Manobristas;

Calígrafos

Serviços gráficos;

Músicos;

Agentes de recepção;

Moda e beleza

Celebrante

Limpeza;

Decoração

Mestre de cerimônia e

cerimonialistas;

Garçons

Buffet;

Sonorização;

Locação de

Equipamentos:

Projetor;

Rádios Comunicadores

Multimídia;

Apontador laser;

Quadro mágico;

Tela para projeção;

Flip Shart;

Aluguel de automóveis;

Ambulância;

Iluminação;

Estrutura;

TV/Vídeo;

Som;

Telefone;

Computadores e

impressoras.

As questões legais, geralmente, envolvem o organizador, o

local de realização do evento e o fornecedor. Assim, pela

delicadeza da relação, os conhecimentos do organizador

irão definir do sucesso ou fracasso do evento que está

realizando.

Existem cinco critérios básicos para se idealizar um

contrato.

1. CONSENTIMENTO MÚTUO

É necessário um acordo ou consentimento mútuo para se

estabelecer um contrato. Isso é geralmente demonstrado

pela demanda da parte interessada em locais,

equipamentos, ou serviços (o contratante) e as empresas,

pessoas e mesmo entidades interessadas em ofertá-los

(contratados). Se as partes envolvidas concordarem, esse

acordo é caracterizado pela aceitação dos termos e

condições de oferta e demanda.

2. PARTES COMPETENTES

A fim de que o contrato exista, devem existir as

partes interessadas ou competentes. Competentes

porque assim o judiciário entende que são as

pessoas com capacidade e competência legal, além

de autoridade para figurarem em um contrato que

seja de interesse de ambos, ou empresas por estas

representadas. Portanto, o organizador de eventos

deve se certificar de que a pessoa ou empresa que

esteja oferecendo os seus préstimos possui

autoridade e a competência para celebrar um

contrato, em toda a sua extensão.

3. CONSIDERAÇÃO

Consideração é o preço pago, conforme a associação.

Não cabe ao judiciário entrar no mérito da discussão dos

valores estipulados , considerando-se que esse valor

pode não representar um valor economicamente real ou

ser menor do que outros praticados no mercado. Desde

que haja um acordo mútuo, o contrato é celebrado.

4. MUTUALIDADE

Enquanto houver consideração legal, ela existirá em e

para as partes envolvidas, de forma, a haver um

contrato. Assim, o discernimento legal aponta a

necessidade de haver um contrato de obrigações e

direitos suficientes de ambos os lados. Se não houver

esta obrigatoriedade, o contrato pode não ter

consideração legal e deixar de existir.

5. EXECUTÁVEL

Para ser executável , um contrato deve ir de encontro

com certas exigências como ser feito por escrito, ou deve

ser para um propósito válido.

Programação ou Script Trata-se de detalhar no papel tudo que acontecerá em

cada momento do evento, como: quem fala (e o que

fala), que hora se ilumina o palco, que hora entra o

fundo musical, paradas, sequências, texto entremeando

a apresentação, quem fica ou sai do palco, quando se

abre/fecha cortina, etc. Tudo em sequência, com ações

gradativas, paralelas ou não, sucessão de atividades,

etc.

Dependendo do evento, exige-se um diretor de palco,

que faz as marcações de presença humana, luz,

projeções, iluminação, som, efeitos especiais, etc. É a

imaginação e detalhamento por escrito de tudo que

ocorrerá no evento, sem deixar “buracos” ou espaços.

O script da cerimônia ou reunião deve ser elaborado

antecipadamente e poderá sofrer alterações à lápis ou à

caneta, minutos antes do início. Deve ser informado aos

participantes da mesa, se eles poderão fazer o uso da

palavra ou não. Indaga-se ás autoridades se gostariam

de falar. Tudo de acordo com o roteiro pré-estabelecido.

O mestre de cerimônia deverá ter em mãos cartões com

os nomes das pessoas, autoridades e seus cargos. Esses

cartões serão emprestados àqueles que irão fazer o uso

da palavra. Todavia, para não prolongar a reunião(se

forem muitos os componentes da mesa ) e para não se

repetir todos os nomes ao início de cada fala, deverá ser

feita pelos oradores referência á pessoa mais importante

e aos demais somente, assim: “Digníssimos Presidentes

de entidades presentes, demais autoridades, senhoras e

senhores”.

É uma espécie de organograma do evento, mais que

isso, contém a descrição de funções e suas

respectivas tarefas assim como do momento, e

sequência de execução de cada uma.

Matriz de Responsabilidades

Se a fase o pré-evento for bem-feita, a realização do

evento tem grande possibilidades de ser um sucesso, pois

haverá uma boa base para que a organização da estrutura

operacional do evento possa acontecer sem grandes

problemas. Nesta fase, há a montagem do evento no local

escolhido e a operacionalização do atendimento ao

público-alvo. Também vão operar todos os fornecedores e

profissionais contratados durante o pré-evento.

• Controlar Cronograma

Controlar matriz de responsabilidades.

Check list: É uma lista de providências a serem

tomadas para a realização do evento;

Trans-evento

É uma lista de checagem, isto é, o check-list é uma lista

de tarefas e atividades, com seu respectivo prazo de

cumprimento e pessoa ou setor responsáveis por cada

uma dessas tarefas.

É possível organizar essa lista de várias formas:

por ordem alfabética

por grupos de atividades afins

por setores de organização

por circunstância específica (tais como check-list da

recepção, da programação social, do buffet etc)

Na verdade, o check-list deve atender às necessidades da

equipe organizadora do evento e, por isso, deve ser

formatado da maneira que for mais eficaz.

Check list

É a divisão por departamentos e por pessoas das

atividades e tarefas destinadas a cada um.

Proporcionando desta forma, agilidade e sincronia.

Matriz de responsabilidades

Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada

na fase anterior, dos acertos financeiros e dos pagamentos dos

fornecedores. É o momento também de acertar as contas com o

cliente (dono do evento): devolver todos os materiais não

utilizados e as correspondências oficiais catalogadas e

arquivadas corretamente da apresentação dos relatórios

financeiros e de desempenho evento. É a fase da avaliação dos

resultados por isso importa:

Realizar reuniões de avaliação

Elaborar questionários de avaliação;

Aplicar questionários

Tabular dados

Elaborar relatórios

Pós-evento

Avaliação do evento Para a avaliação de desempenho final, serão juntados

os dados estatísticos operacionais e as pesquisas de

opinião realizadas sobre os serviços oferecidos,

instalações, produtos etc. por meio de entrevistas,

telefonemas ou questionários. As pesquisas devem ser

aplicadas utilizando roteiros padronizados, de forma

clara e objetiva, permitindo a análise técnica e

conclusões sobre os resultados e desempenho.

A opinião do público é importante e valiosa, pois deverá

influenciar futuras decisões sobre os produtos e

serviços e, principalmente, quanto à viabilidade de

realização de eventos similares.

Relatório

O relatório final de desempenho e resultados,

contendo basicamente as seguintes

informações:

Programação do evento;

Histórico das atividades;

Resultado das pesquisas realizadas com o

público no início, durante e ao término do

evento;

Dados estatísticos relacionados com as atividades, tais

como:

Número de participantes por tipo (congressistas,

expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de

apoio dos participantes etc.);

Número e área ocupada pelos estandes;

Participantes por área de atividade;

Participantes em função dos cargos e funções exercidos

(proprietários, gerentes, supervisores, consultores,

professores, estudantes);

Participantes em função da origem, nacionalidade,

domicílio, sexo, idade etc.

Análise das divergências entre a programação prevista realizada;

Resultado financeiro;

Comentários e comparativos em relação aos eventos similares já

realizados principalmente quanto ao volume de participantes;

Sugestões, recomendações, informações e orientação para os futuros

eventos;

Montagem das pastas com a documentação do evento (formulários,

relatórios, roteiros de trabalho, correspondência, material publicitário,

comprovantes de recebimentos e pagamentos, polígrafos ou apostilas,

fotografias, orçamento e cronograma financeiro etc,);

Relatório do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;

Apreciação e parecer conclusivo sobre os fatores positivos e negativos que

interferiram no curso do evento e sugestões para futuras promoções

similares;

Manter contato ou encaminhar correspondência de agradecimento às

pessoas que tiveram maior participação e destaque no evento,

principalmente patrocinadores e colaboradores.