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Universidade Federal do Rio Grande do Sul

Faculdade de Biblioteconomia e Comunicação

Departamento de Comunicação

Álvaro Bernardi

Andressa Ogando

Bruno Calistro

Elisa Bazzo

Érica Mallmann

Leyla Guimarães

Lisiane Perfeito

Lucas Moura

Naiara do Nascimento

PLANEJAMENTO DE RELAÇÕES PÚBLICAS:

Casa do Menino Jesus de Praga

Porto Alegre, julho de 2014

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Álvaro Bernardi

Andressa Ogando

Bruno Calistro

Elisa Bazzo

Érica Mallmann

Leyla Guimarães

Lisiane Perfeito

Lucas Moura

Naiara do Nascimento

PLANEJAMENTO DE RELAÇÕES PÚBLICAS:

Casa do Menino Jesus de Praga

Planejamento de Relações Públicas para

organização não-governamental elaborado

como pré-requisito para a disciplina Agência

III, ministrada pela profª Ana Karin Nunes, do

curso de Comunicação Social - Relações

Públicas da Faculdade de Biblioteconomia e

Comunicação da Universidade Federal do Rio

Grande do Sul.

Porto Alegre, julho de 2014.

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SUMÁRIO

1. APRESENTAÇÃO ………………………….....………………..…………………..….....04

2. A ORGANIZAÇÃO …………………….......………………….........…………….….…..04

3. PESQUISA E DIAGNÓSTICO ..................................................................................12

4. PLANEJAMENTO DA COMUNICAÇÃO ..................................................................33

5. IMPLEMENTAÇÃO ...................................................................................................43

6. ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO ....................................................................50

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................52

8. ANEXOS ...................................................................................................................54

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1. APRESENTAÇÃO

Este trabalho apresenta a Casa Menino Jesus de Praga e faz uma análise da

estrutura organizacional e seu funcionamento. Foram feitas pesquisas com públicos

estratégicos e também análise das mídias sociais da instituição, afim de aprofundar o

estudo e desenvolver um diagnóstico de comunicação.

O interesse do grupo justifica-se pelo fato de a Casa Menino Jesus de Praga ser

uma importante organização que atua há 30 anos em Porto Alegre e ser a única a

prestar serviço e assistência a crianças com lesão cerebral profunda e deficiência

motora permanente. Visto isso, o grupo se propôs a ampliar a visibilidade da instituição

e promover maior engajamento dos públicos estratégicos. Como visão o grupo

objetivou aumentar a captação de recursos da instituição através de campanhas de

comunicação, norteado pelos valores de respeito às diferenças, compromisso com a

instituição e transparência nas ações.

2. A ORGANIZAÇÃO

A Casa do Menino Jesus de Praga (CMJP) é uma instituição filantrópica que

presta serviço e assistência a crianças com lesão cerebral profunda e deficiência

motora permanente. A ONG foi fundada em 6 de janeiro de 1984 sob a liderança do

jornalista Fábio Rocco e em 25 de março do mesmo ano foi inaugurada, tendo como

sede um imóvel no bairro Menino Deus, em Porto Alegre.

No início contava com poucas funcionárias que cuidavam das crianças somente

na sede. Os familiares eram chamados quando algum dos moradores necessitava de

internação hospitalar. Atualmente, a instituição possui uma equipe técnica capacitada

e um amplo corpo de atendentes que ministram os cuidados aos acolhidos. A ONG,

também, é única responsável com o acompanhamento hospitalar das crianças.

Após operar em diferentes prédios, muitas vezes precários, em 1992 a Casa

recebeu a doação do terreno no qual esta situada a sede até hoje, localizada na rua

Nelson Zang, 285 - bairro Intercap - Porto Alegre. Atualmente, também, a instituição

está construindo uma nova unidade, que possui cerca de 4780 m². A Casa, juntamente

com o Ministério Público do RS, a Prefeitura de Porto Alegre e a empresa Goldsztein,

que se comprometeu em finalizar as obras da sede em troca de terrenos em outra

zona da cidade, ainda depende de definição judicial para a autorização da conclusão

da obra.

Em 2004, através da profissionalização dos processos, as equipes da CMJP

passaram por treinamentos de gestão pela empresa Gerdau e foram implantados

processos de gestão focados na qualidade e com o objetivo de adquirir certificações,

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como a ISO9001. Através desse aperfeiçoamento dos processos, iniciou um maior

controle em relação às doações, que começaram a ser registradas, além de novos

modos de captação de recursos. Desde a sua fundação a Casa do Menino Jesus de

Praga teve 16 gestões diferentes e acolheu cerca de 140 crianças.

A missão da CMPJ é “prestar serviços de Assistência Social Filantrópica a

crianças com lesão cerebral profunda e deficiência motora permanente, oriundas de

famílias extremamente pobres ou desestruturadas da região metropolitana de Porto

Alegre.” A instituição não se apresenta apenas como uma ONG que objetiva trabalhar

com crianças. A Casa busca atender crianças que dependem de atenção 24 horas por

dia. As crianças acolhidas pela instituição provêm de famílias em um estado de

extrema pobreza, o que muitas vezes as impede de prestar os cuidados necessários

para a comodidade das crianças. Quando a instituição as acolhe, ela não apenas

presta o serviço, mas também se torna totalmente responsável por elas.

A visão da instituição é “ser referência no Rio Grande do Sul no atendimento e

amparo especializado gratuito a crianças com lesão cerebral profunda e deficiência

motora permanente.” Os valores da CMJP são: respeito e dedicação total às crianças;

prestação de serviços com ética, responsabilidade e amor ao próximo; valorização do

ser humano; valorização do profissional; valorização dos mantenedores; busca

constante da melhoria da qualidade de vida, com aumento da expectativa de vida;

transparência administrativa e feedback. A instituição busca traduzir esses valores no

dia-a-dia. O maior exemplo disso é a constante preocupação com a gestão de

qualidade.

A estrutura organizacional da instituição possui como principais públicos a

diretoria, o conselho fiscal, o conselho consultivo, os funcionários, os voluntários e as

crianças atendidas. A diretoria e os conselhos consultivo e fiscal são eleitos a partir de

uma assembleia geral, composta por membros associados e pela comunidade (apenas

os associados tem direito a voto). A diretoria executiva é responsável pelas demais

diretorias, que se organizam conforme organograma (ANEXO I).

1. Diretoria

A diretoria é a alta governança da Casa, ela representa a instituição em todas as

circunstâncias, principalmente no que se refere aos acolhidos. O presidente possui a

tutela dos menores e a curatela dos maiores de idade e os representa perante a

justiça, entre outros deveres e obrigações legais e sociais. O grupo se reúne uma vez

por semana, geralmente nas segundas-feiras.

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O mandato dura dois anos e não pode haver uma reeleição. Para candidatar-se

à presidência o indivíduo deve ser associado, ter participado do grupo de diretorias

anteriores, ser idôneo, entre outros pré-requisitos. O presidente escolhe seus

gestores/assessores, conforme sua relação ou indicação da comunidade e/ou

assembleia. A atual diretoria conta com os seguintes colaboradores:

Alberto Oliveira Annes - Presidente

Adílio Schneider Finger - Vice Presidente

Gilberto Pituco - 1º Tesoureiro

Marco Antônio Perottoni - 2ª Tesoureiro

Vera Maria de Oliveira Bocorny - 1ª Secretária

Simone Trindade da Silva Quadros - 2ª Secretária

Eleonora Pegorini - Atendimento à Criança

José Alexandre Marques Seadi - Captação de Recursos

Valdir Fontanella - Recursos Humanos

José Gilberto da Silveira - Patrimônio

Gerson Lattuada* e Dênia Bazanella - Comunicação

Neiva Werle - Qualidade (RD)

Eloá Maria Pozzobon - Voluntários

Glauco Francisco de Menezes - Gestor da Obra

Ladislau Wilkoszinski - Assessor Especial da Obra

Irineo Agostini - Estagiários

Heloisa Marques Annes e Vera Maria de Oliveira Bocorny - Brechó

José Antônio Marcolan - Gerente Administrativo e Financeiro

*Gerson Lattuada não faz mais parte da Diretoria, mas por ter sido sua

participação aprovada em assembleia, o nome do mesmo permanece no quadro.

2. Conselho Fiscal e Conselho Consultivo

O Conselho Fiscal tem a função de tratar sobre as questões legais e financeiras

e é escolhido pela presidência para um mandato de três anos entre os colaboradores

da Casa com conhecimento específico em administração, contabilidade e legislação.

As reuniões acontecem trimestralmente para aprovação das contas da Casa

(arrecadação x despesas e registros contábeis). O atual Conselho Fiscal (eleito em

27/04/2011, com vigência de três anos) é composto por:

Caider Martins

Gilberto Carlos Monticelli

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Valmir Dasso Fernandes

Eugênio Cramer

Almir Abruzzi Colombo

O Conselho Consultivo avalia questões relativas à perenidade da Casa e é

composto por sete membros titulares, sendo que quatro deles obrigatoriamente

precisam ser ex-presidentes e três podem ser da comunidade ou associados. As

reuniões acontecem uma vez por semestre ou em caso de convocação extraordinária.

O atual Conselho Consultivo (eleito em 08/05/2012 com vigência de três anos) é

composto por:

Francisco Roberto de Oliveira

Geraldo Toffanello

Ladislau V. Wilkoszinsky

Sergio Kaminski

Humberto Ruga

Valdir Antonio de Vargas

João Carlos Nedel

Leri José Martini

Vanderlei Moraes Nunes

3. Funcionários

A Casa possui cerca de 60 funcionários remunerados: médico pediatra, médica

neurologista, fisioterapeutas, terapeuta ocupacional, fonoaudióloga, assistente social,

nutricionista, enfermeira, farmacêutico, gerente administrativo, auxiliares

administrativos, supervisora de apoio, supervisoras de grupo, atendentes de crianças

(chamadas de “atendentes mães”), cozinheiras, operadoras de lavanderia, auxiliares

de serviços gerais e estagiários. Há também um motorista responsável por coletar

doações que utiliza os veículos da Casa.

A maioria dos funcionários são do sexo feminino, sendo que no setor de

atendimento às crianças todos os funcionários são mulheres. Os profissionais que

trabalham com o atendimento das crianças (higiene e conforto e as “atendentes mães”)

atuam em tempo integral, em dois turnos de 12/36, das 7h às 7h.

A remuneração dos funcionários é paga em dia, mas está abaixo do mercado

(as atendentes, por exemplo, recebem em torno de um salário mínimo) e este é um

dos motivos da rotatividade das funcionárias de atendimento ser alta - embora algumas

funcionárias estejam na instituição há algum tempo. Não há exigência de experiência

ou qualificação por parte dos funcionários para a ocupação de vagas.

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A seleção dos funcionários é realizada pelo setor de RH da Casa, que faz a

captação e contratação. Como a CMJP não oferece salários e benefícios atrativos, há

dificuldade em encontrar profissionais para preencher as vagas e, por isso, a maioria

dos contratados não possui experiência. A maioria dos funcionários que sai da

instituição vai atuar em hospitais maiores, como o Moinhos de Vento, em Porto Alegre.

4. Voluntários

A ONG possui 70 voluntários das mais diversas profissões que participam

ativamente - dentistas, advogados, engenheiros, pessoas que atuam na área de

passeios e lazer das crianças, prestadores de serviços comunitários (penas

alternativas), assessoria de imprensa e organizadores de eventos externos, entre

outros. Os voluntários chegam à instituição principalmente através do contato pelo site

e pela Parceiros Voluntários, que auxilia na gestão de voluntários. Em geral, o tempo

dos voluntários dedicado à instituição é de 3h por semana.

O interessado em atuar na Casa é orientado presencialmente sobre o trabalho e

funcionamento da Instituição, assim como há uma conversa sobre como o voluntário

quer e pode ajudar. O voluntário assina um termo de adesão ao voluntariado e passa

por um treinamento na área em que vai atuar.

Muitos voluntários procuram a Casa em razão de terem passado por perdas de

familiares ou pessoas próximas. Porém, apenas os voluntários que demonstram

partilhar da missão e objetivos da casa são selecionados. Além disso, uma turma de 1º

ano do Ensino Médio do colégio Marista Assunção realiza um trabalho voluntariado na

CMJP todos os anos.

5. Crianças atendidas

As 42 crianças atendidas na Casa do Menino Jesus de Praga possuem lesões

cerebrais graves e deficiências motoras permanentes. As patologias registradas

envolvem lesões e sequelas como microencefalia, lesões cerebrais, congênitas ou

adquiridas, deficiência motora parcial permanente ou sem coordenação, sequelas de

doenças graves como encefalites e meningites, síndrome de rubéola congênita,

síndrome de Down, síndrome de Marshall, síndrome de Cornélia Lange, entre outras.

O grau de complexidade dos atendidos é alto e requer cuidados constantes.

As crianças não têm condições de ficarem sozinhas e, por este motivo, recebem

cuidados e assistência 24h por dia na instituição. Cada atendente é responsável por

um grupo de crianças e atende elas durante o turno de 12h, após o qual há a troca de

turnos e outra atendente assume o grupo. O cuidado que recebem vai desde cuidados

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básicos de higiene até alimentação especial. A medicação é administrada por

profissionais da área da saúde que atuam na organização.

Na CMJP, as crianças recebem tratamentos como fisioterapia motora e

respiratória, terapia ocupacional, fonoaudiologia, nutricionista, psicólogo e pedagogia

(terceirizado) e tratamento dentário. A Casa não oferece tratamento de nível hospitalar,

por isso, quando alguma criança necessita de tratamento hospitalar, é encaminhada a

algum hospital - em geral, da rede pública - acompanhada pelas atendentes e

supervisionada durante a internação. Em casos de consultas urgentes, os voluntários

arcam com os custos de médicos particulares.

Duas crianças estão matriculadas no ensino regular e algumas fazem trabalhos

pedagógicos de estimulação em outras instituições parceiras, como a Kinder Centro

Integração da Criança Especial e a Escola Municipal Especial Lygia Morrone Averbuck.

As crianças são oriundas de famílias extremamente pobres de Porto Alegre e

região metropolitana. Elas sempre chegam à instituição encaminhadas pelo conselho

tutelar e, quando alguma família procura a Casa para deixar a criança, a assistente

social da CMJP verifica o caso e, estando de acordo com as políticas da ONG, procede

com o andamento nos trâmites legais para encaminhamento ao Conselho Tutelar.

Após serem encaminhadas a Casa pelo Conselho Tutelar, as crianças são

examinadas pelos médicos da CMJP (neurologista e pediatra), que fazem um laudo

para avaliar se ela tem ou não perfil da instituição. Em um terceiro momento, inicia-se o

processo legal de autorização do juiz para a tutela/curatelado da criança ou

adolescente. Assim, a CMJP recebe uma certidão de abrigagem que garante que todos

os direitos e obrigações em relação à criança ou adolescente passe a ser

responsabilidade da Casa.

Como a instituição se torna o tutor legal de cada acolhido (a tutela e curatela fica

sob poder do presidente da organização, sendo transferida para o sucessor quando

termina o período da gestão), a relação com os pais e familiares das crianças é rara,

uma vez que estes não costumam procurar as crianças. Ainda assim, a CMJP adota

uma política de procurar os familiares assim que a criança chega à instituição, a fim de

informar sobre o serviço que será oferecido à criança.

As crianças permanecem na instituição por tempo indeterminado. Algumas

podem ter sua situação melhorada, e ao não mais se enquadrarem no padrão de

atendimento que a ONG oferece, são encaminhadas à outra instituição. Ainda assim,

na maiorias dos casos, as crianças atendidas permanecem em definitivo na Casa. O

acolhido mais antigo da CMJP está na instituição há 30 anos e foi uma das primeiras

crianças acolhidas. A criança mais nova vive na Casa desde março de 2014.

Crianças com necessidades especiais como as que a ONG acolhe possuem um

expectativa de vida de 15 anos. O atendimento que estas recebem visa também

prolongar essa expectativa, contudo, óbitos acontecem com certa regularidade, em

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razão da fragilidade de alguns dos acolhidos. Nesta questão, quem assume todo o

processo após o óbito (tanto os trâmites legais como os gastos financeiros) é o agente

funerário parceiro, as Funerárias Reunidas.

A situação financeira da Casa do Menino Jesus de Praga varia conforme o

fluxo de despesas versus doações recebidas. Cada criança representa um

investimento mensal médio de R$ 4.500,00. Os recursos financeiros que a CMJP

recebe são os seguintes:

Gráfico 1 - Distribuição dos Recursos Financeiros da CMJP

A principal forma de arrecadação de recursos da Casa é através de doações de

pessoas física e jurídicas. Essas doações, em geral, são mais altas em datas

comemorativas, como Páscoa e Natal, época em que a instituição recebe um volume

maior de doações, que vão de alimentos a dinheiro. Em seguida, com 21% cada,

aparecem as doações provenientes de políticas públicas nacionais: uma delas via

INSS (um salário mínimo nacional mensal para cada criança, recebido pelo presidente

da CMJP) e a outra repassada pelo governo municipal, em decorrência do

aproveitamento legal do incentivo fiscal do imposto de renda por pessoas físicas e

jurídicas, conforme Programa Funcriança. Por fim, 6% são provenientes do governo

estadual, via FASC, e 4% dos recursos oriundos de eventos e de outras ações e

projetos organizados pela instituição:

- Quero Ser Amigo da Casa: folheto que apresenta a instituição e convida as pessoas a

tornarem-se amigos da CMJP através de doação com desconto em conta corrente.

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- Nota Fiscal Gaúcha: a instituição está cadastrada no programa que faz repasses de

recursos do Estado.

- Doação de medicamentos, suplementos alimentares e correlatos: lista de

necessidades divulgada no site e na página no Facebook.

- Doação para a construção da nova unidade: são aceitas doações tanto em material

de construção, como em dinheiro para a conclusão da nova unidade.

- Brechós semanais: acontecem todas as quartas-feiras, das 10h às 17h, na nova

sede. Alguns produtos são: roupas, calçados, utensílios domésticos, brinquedos,

bijuterias, livros, bolsas e uma grande variedade de produtos. As doações são,

geralmente entregues diretamente na CMJP. Em caso de material em grande volume,

a ONG disponibiliza um motorista para buscar.

A Casa possui, também, diversos parceiros, que colaboram ou colaboraram em

algum momento com a instituição na prestação de serviços: Z Café (realiza um evento

anual e doa parte da arrecadação), MD18 Agência Digital (criação de peças gráficas e

atualização das redes sociais), Bruit (doa, mensalmente, o pão especial para as

crianças celíacas), Uffizi (assessoria de imprensa), Parrilla del Sur (realiza dois eventos

anuais e doa parte da arrecadação), Parceiros Voluntários (captação, encaminhamento

e gestão de voluntários), Trajano Silva (doação da entrada em leilão de cavalos),

Zaffari (doação de alimentos), ABRH-RS (treinamento para os funcionários), Lucem

(consultoria), Santini e Rocha Arquitetos (desenvolvimento da obra da nova unidade),

Lions Club (doação através de leilões de obras de arte), Becco Restaurante (realiza

dois eventos anuais e doa parte da arrecadação), Café do Porto (realiza um evento

anual e doa parte da arrecadação), Funerárias Reunidas (responsável por todo o

processo pós-óbito das crianças e adolescentes atendidos pela CMJP) e Cigam

Software de Gestão (manutenção do sistema operacional de redes).

A área de Comunicação é coordenada pela jornalista voluntária Dênia

Bazanella, mas os produtos, artes e divulgação nas redes sociais são feitos pelos

parceiros da instituição. O principal objetivo da área é manter a ligação entre gestores

e funcionários e definir estratégias para a arrecadação de recursos. É responsável

também pela comunicação interna da instituição, com a elaboração de eventuais ações

em datas comemorativas, e pela manutenção dos murais.

As mídias oficiais são o site1, o Facebook2, o Twitter3, o blog4 e o Orkut5. O site

indica diversas mídias, entretanto somente o Facebook e o site são atualizados com

1 http://www.casadomenino.org.br/cmjp/

2 https://www.facebook.com/CasadoMeninoJesusdePraga

3 https://twitter.com/casadomenino

4 http://www.casadomeninocmjp.blogspot.com.br/

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frequência. O Facebook (ANEXO II) possui 2.220 seguidores, um número considerável

para uma ONG. A página é atualizada em média uma vez por dia e possui bastante

curtidas, principalmente nos posts que possuem fotos das crianças. Como as

postagens são elaboradas pelos parceiros da CMJP, não há um padrão dos textos,

que por vezes são muito longos. A arte e o próprio logo da instituição não seguem um

padrão, o que dificulta a identificação visual. O Twitter é pouco utilizado, não havendo

uma frequência específica na atualização e poucos seguidores (apenas 171).

Há um mural, pouco atualizado, utilizado para avisos, recados e fotos dos

funcionários. A área onde os colaboradores registram o ponto eletrônico é repleta de

avisos nas paredes próximas. É produzido, também, um boletim trimestral (ANEXO III)

que tem como objetivo manter os funcionários por dentro das ações da organização.

Além disso, um blog é alimentado com o mesmo material que é exposto no mural.

3. PESQUISA E DIAGNÓSTICO

Com o objetivo de compreender de forma profunda como se dá a relação entre

a ONG e seus públicos estratégicos, foram definidos três objetos para a aplicação de

pesquisas: público interno, público externo e parceiros. Inicialmente o objetivo foi

elaborar e aplicar os três questionários, entretanto, no início de 2014, foi realizada uma

pesquisa da própria instituição com os funcionários, cujos dados foram fornecidos pela

Casa. A pesquisa com o público externo e os parceiros foi aplicada no período de 23

de abril a 09 de maio de 2014.

3.1 Públicos

Interno:

- Funcionários e estagiários;

- Prestadores de serviço à comunidade (cumprem pena de serviço à comunidade na

Casa);

- Voluntários;

- Associados.

Externo:

- Parceiros;

- Doadores;

- Poder Público: Conselho Tutelar e demais orgãos;

- Comunidade;

5 http://www.orkut.com.br/Main#Profile?rl=ls&uid=7278892838666255624

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- Mídia.

a) Pesquisa com o público interno da organização:

Com o objetivo de diagnosticar a relação da Casa do Menino Jesus de Praga

com seus funcionários e o grau de satisfação com a execução de suas atividades na

instituição, foi realizada a aplicação de um questionário contendo 24 questões (ANEXO

IV). Em 21 perguntas, era possível dar uma nota na escala de 1 a 10, sendo 1 para

insatisfeito e 10 para muito satisfeito. Nas outras três questões, para responder a

pergunta, o profissional optava por uma das diversas afirmações citadas pelo

questionário. Por último, o funcionário poderia deixar observações que considerasse

relevante sobre o trabalho na instituição. Esse questionário foi elaborado e aplicado por

uma empresa parceira. A forma de aplicação foi através de questionário impresso

durante os dias 6 e 14 de março de 2014 e contou com a participação de 38

funcionários.

A primeira pergunta foi “Qual o grau de satisfação geral em trabalhar na

CMJP?”. Das 20 respostas obtidas, 40% dos entrevistados (8 pessoas) marcaram a

nota 8. Ainda, as notas 9 e 10 foram, cada uma, escolhidas por 20% (4 pessoas) dos

entrevistados. A nota 5 foi a mais baixa escolhida, marcada por 5% dos entrevistados

(1 pessoa). É importante salientar que dos 38 entrevistados, apenas 20 optaram por

responder essa pergunta. No entanto, entre as respostas obtidas, as notas 8, 9 e 10

foram escolhidas por 80% (16 pessoas) dos entrevistados, o que demonstra alto grau

de satisfação.

Gráfico 2 - Satisfação geral em trabalhar na CMJP

14

Da questão 2 até a 21 foram avaliados itens essenciais para o funcionamento da

CMJP. O primeiro diz respeito à organização e sistematização de procedimentos e

controle de materiais. No total, 33 funcionários avaliaram esse item. As notas 7 e 8

foram as mais votadas e tiveram o mesmo número de votos com 30% (10 pessoas)

cada uma. A nota 9 foi a segunda mais marcada por 21,2% (7 pessoas) dos

entrevistados. A partir disso, verifica-se que a instituição tem boas avaliações, mas

existem aspectos a melhorar, pois 60,6% (20 pessoas) entrevistados escolheram as

notas 7 e 8.

Gráfico 3 - - Percepção de organização(sistematização, procedimentos e materiais)

Quanto ao fluxo de comunicação interna e informação, as notas escolhidas

foram variadas entre 2 e 10. A nota 7 teve maior percentual, com 29,5% (10 pessoas)

dos entrevistados, seguida pelas notas 8, com 20,5% (7 pessoas), e 5, com 17,7% (6

pessoas). Este é um forte indicativo de que a comunicação interna apresenta

problemas e precisa de atenção.

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Gráfico 4 - Percepção de qualidade de fluxo de informações

Na questão relativa a dar e/ou receber feedback do líder, a nota 7 foi a mais

marcada por 33,3% (10 pessoas) dos entrevistados. A nota 8 ficou em segundo lugar -

23,4% (7 pessoas). Essas escolhas demonstram que o feedback é pouco realizado e

que o funcionário não se sente totalmente a vontade.

Gráfico 5 - Feedbacks da CMJP

O relacionamento com as chefias recebeu a nota 8 para 38,3% (13 pessoas)

dos entrevistados, seguida pela nota 9 com 32,4% (11 pessoas).

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Gráfico 6 - Relacionamento com as chefias

O relacionamento com os colegas obteve notas muito favoráveis, o que indica

que há entrosamento entre os trabalhadores. A nota 8 foi marcada por 32,3% (11

pessoas) dos entrevistados e a nota 9 por 26,5% (9 pessoas). No total, 34 pessoas

responderam a essa pergunta.

Gráfico 7 - Relacionamento com os colegas

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A remuneração é o item com maior nível de insatisfação. As notas escolhidas

foram variáveis, mas a nota 5 foi a mais marcada por 24,2% (7 pessoas). Isso mostra

que os trabalhadores consideram seu salário abaixo da média salarial oferecida pelo

mercado. Além disso, muitos funcionários deixaram essa questão em branco.

Gráfico 8 – Remuneração

O item “orientação e treinamento” também foi diversificado quanto à escolha das

notas. No entanto, as notas 7 e 8 empataram como as mais escolhidas - marcadas por

23,5% (8 pessoas) dos entrevistados cada uma. Essas escolhas demonstram que este

item é irregular na instituição.

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Gráfico 9 - Orientações e treinamentos

Quanto aos benefícios (médico, hospitalar, laboratorial, transporte, alimentação,

lazer e social) a nota 7 foi escolhida por 24,2% (7 pessoas) dos entrevistados. No

entanto, as notas 8, 9 e 10 empataram na escolha dos entrevistados com 20,7% (6

pessoas) cada uma. Desse modo, conclui-se que os benefícios ofertados satisfazem

os funcionários.

Gráfico 10 - Benefícios

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A segurança no trabalho (orientações, proteção, prevenção de acidentes)

também é um aspecto bem cotado pelos funcionários: as notas mais escolhidas foram

9 e 10 por 32,3% (10 pessoas) e 25,8% (8 pessoas) respectivamente.

Gráfico 11 - Segurança no local de trabalho

Quanto à honestidade, transparência e justiça da diretoria em cumprir as

promessas, a nota 8 foi apontada por 33,3% (10 pessoas) dos entrevistados, seguida

pela nota 9 com 26,7% (8 pessoas) das escolhas. Isso indica que 60% (18 pessoas)

dos 30 entrevistados que responderam a questão consideram que a diretoria age de

forma honesta e transparente com os funcionários. Nesse sentido, acredita-se que

esse ponto pode ser constantemente melhorado.

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Gráfico 12 - Honestidade, transparência e justiça da Gerência

No indicador “integração entre os diversos setores da CMJP”, as notas 7 e 8

foram assinaladas por 35,7% (10 pessoas) e 28,6% (8 pessoas), respectivamente.

Além disso, de um universo de 38 entrevistados, apenas 28 responderam a essa

questão. As notas regulares e o baixo índice de respostas demonstra uma grande

insatisfação da equipe nesse ponto.

Gráfico 13 - Integração entre os setores da CMJP

21

Em relação aos novos métodos de gerenciamento da CMJP, já que a

administração da Casa foi assumida por uma nova gestão recentemente, as notas

foram bastante divididas. As notas mais altas foram a 9 e a 7 com 29% (9 pessoas) e

22,8% (7 pessoas) das escolhas. Isso demonstra que as opiniões ainda estão bem

divididas quanto à nova administração que, neste momento, possui uma avaliação

regular.

Gráfico 14 - Avaliação dos métodos de gerência.

Quando questionados sobre a qualidade do atendimento aos acolhidos, as

notas mais altas foram 9 e 10, com 40,6% (13 pessoas) e 31,2% (10 pessoas),

respectivamente. Portanto, conclui-se que na visão dos funcionários o atendimento da

CMJP é muito satisfatório.

22

Gráfico 15 - Acolhimento das crianças na CMJP

Após atribuir notas aos indicadores acima mencionados, os funcionários

também responderam questões abertas. A primeira questão perguntava aos

funcionários o que elas mais admiravam na Casa. A opção mais marcada, com o total

de 19 vezes, foi o carinho, amor e dedicação dos colegas com os acolhidos. As outras

duas questões com mais pontos foram o pagamento do salário em dia e o trabalho dos

voluntários com 5 e 2 pontos, respectivamente. Com isso, percebemos que o cuidado

com os acolhidos é o aspecto mais importante e que recebe mais atenção dos

colaboradores da CMJP, o que representa a tradução da missão no dia-a-dia da

instituição.

Citação Nº Respostas

O carinho, amor e dedicação dos colegas com os acolhidos 19

O pagamento do salário em dia 5

O trabalho dos voluntários 2

Outros 20

Quadro 1 – Aspectos que os funcionários mais admiram na CMJP

A segunda questão tratava dos aspectos menos admirados na Casa. A falta de

comprometimento de alguns funcionários, a falta de coleguismo e a falta de ética e

respeito da equipe foram os itens que receberam mais pontos (6, 5 e 5

respectivamente). A falta de respeito das pessoas, as fofocas e a má vontade de

23

alguns funcionários também foram apontados com 3, 3 e 2 pontos respectivamente.

Isso demonstra um problema de integração da equipe, que parece ser o ponto mais

crítico da CMJP, já que todos os aspectos que mais pontuaram dizem respeito a uma

insatisfação no relacionamento com os colegas.

Citação Nº Respostas

A falta de comprometimento de alguns funcionários 6

A falta de coleguismo 5

A falta de ética e respeito da equipe 5

A falta de respeito das pessoas 3

As fofocas/rádio corredor 3

A má vontade de alguns funcionários 2

Outros 13

Quadro 2 - Aspectos menos admirados na CMJP

Quando questionados sobre os problemas que mais dificultam a execução do

trabalho dos funcionários na Casa, os únicos três itens mencionados foram a falta de

funcionários, a falta de feedback e a falta de cooperação da equipe. Mais uma vez,

aparece o problema de relacionamento da equipe acrescentado pela deficiência de um

número adequado de funcionários. O problema de comunicação interna também é

explicitado novamente com a falta de feedback.

Por último, os funcionários podiam escrever observações que consideravam

importantes. Os aspectos mais mencionados foram: a falta de reconhecimento do

trabalho das atendentes, já que as críticas eram mais constantes que os elogios; a falta

de comunicação da direção com as atendentes e o desconhecimento, inclusive, de

quem seria o presidente da instituição; os problemas de relacionamento com os

colegas e as fofocas; o interesse em participar de treinamentos e palestras que

auxiliem na prevenção das lesões de trabalho; e a falta de orientações e/ou

informações quando uma nova atendente chega à Casa.

Através desses apontamentos e da análise do questionário, sintetizada no

gráfico que se segue através de porcentagens, conclui-se que os pontos que merecem

mais atenção quanto ao público interno da CMJP são a comunicação da administração

com os funcionários e o relacionamento entre a equipe. Quanto à falta de

comunicação, os colaboradores não participam e nem são avisados das decisões da

gestão da CMJP, além de, muitas vezes, não conhecerem os membros da

administração.

24

Gráfico 16 - Média geral das notas (em %)

Já em relação à equipe de trabalho, fica evidenciada uma desunião muito

grande dos funcionários causada pela falta de orientações da chefia e pelas fofocas

entre os próprios colegas. Desse modo, a CMJP deve buscar a solução desses

problemas para otimizar o trabalho da equipe de atendentes na Casa e melhorar o

clima organizacional da instituição.

b) Pesquisa com as instituições parceiras:

Com o objetivo de avaliar o nível de atuação e envolvimento dos parceiros em

relação à instituição, foi aplicada uma pesquisa online, enviada por e-mail, para os 16

parceiros, no dia 28 de maio. Não foi solicitada identificação dos respondentes nos

questionários. O questionário (ANEXO V) possuia 7 perguntas (5 perguntas fechadas e

2 perguntas abertas) e foi respondido por apenas dois parceiros. As respostas são

apresentadas a seguir, apesar do número reduzido de respostas não ser o suficiente

para chegar a conclusões mais consistentes sobre a atuação destes parceiros.

A primeira questão da pesquisa era aberta e buscava identificar como os

parceiros conheceram a CMJP. Um deles respondeu que conheceu a instituição

através de um estágio na área de comunicação, enquanto o outro conheceu através de

uma pessoa próxima que trabalha na Casa.

A segunda pergunta, de múltipla escolha com multirespostas, questionou os

motivos que levaram a empresa a se tornar parceira da CMJP. A resposta escolhida

por ambos os parceiros foi a alternativa "acredito que todas as empresas deveriam ser

25

parceiras de alguma ONG". Um dos parceiros assinalou também a opção "é importante

ter a minha marca associada a uma ONG", enquanto outro indicou que "os valores da

instituição vão ao encontro com a causa da CMJP".

A terceira questão indagou sobre o tipo de doação mais efetuada pelo parceiro.

Um parceiro informou que sua contribuição é feita na forma de serviços e o outro que

contribui através de materiais (alimento, móveis, instrumentos médicos, etc).

Já a quarta pergunta do questionário buscou identificar a frequência com que

essas doações são realizadas. As respostas foram novamente divididas: um dos

parceiros respondeu que efetua as doações eventualmente, sem periodicidade

específica, enquanto o outro afirmou colaborar regularmente.

A quinta questão, em especial, merece destaque. A pergunta teve como objetivo

de compreender a percepção dos parceiros a respeito da limitação e potencial de sua

colaboração com a ONG e os dois parceiros responderam que "poderiam doar mais",

ou seja, não acreditam que contribuam o suficiente atualmente.

A sexta questão indagou se os parceiros recebiam informações da instituição e

de que forma. Ambos responderam que recebem informações da instituição, um deles

através de email e/ou newsletter e o outro por meio de material impresso.

Por fim, a última questão foi uma pergunta aberta em que os parceiros podiam

citar pontos positivos e pontos a serem melhorados na relação de parceiro com a

CMJP. Enquanto um dos parceiros não citou nenhum ponto, o outro destacou como

ponto a ser melhorado a solicitação de demandas que, segundo sua perspectiva, eram

realizadas com um prazo muito curto.

Uma das parceiras indicadas pela instituição retornou a solicitação de pesquisa

afirmando que não possui muito contato com a Casa e que não tem conhecimento

suficiente para participar. A partir disso, é possível inferir que os parceiros da Casa não

se designam como tal necessariamente.

A CMJP considera como parceiro qualquer instituição que os apoie, entretanto

essa relação não é de mão dupla. Para ser “Empresa Amiga da Casa” basta ajudá-la

uma única vez. Como não há um contrato ou algo informal que o legitime, a CMJP não

cobra atuação e o parceiro não necessariamente a ajuda mais de uma vez.

Como apenas dois parceiros responderam à pesquisa, pode-se inferir que não

há uma integração muito forte entre eles e a CMJP. Os dois parceiros que

responderam ao questionário afirmaram que poderiam doar mais. No entanto, o ponto

negativo apontado por um deles foi que a instituição solicita as demandas em cima da

hora.

Considerando também que um dos parceiros disse que não recebe as notícias

da instituição, seria importante padronizar o e-mail utilizado para o envio de demandas

aos parceiros para dar credibilidade e facilitar a visualização das informações, além de

garantir que o mailing esteja sempre atualizado para que as informações de fato

26

cheguem nesses parceiros. Nota-se que eles entendem a importância das empresas

apoiarem alguma ONG e revelaram que poderiam aumentar a frequência das doações.

Por isso, é necessário garantir uma comunicação mais eficiente com esse público.

c) Pesquisa com o público em geral

Para o diagnóstico com o público em geral da Casa, foi aplicado um

questionário online (ANEXO VI), composto por 7 perguntas (6 perguntas fechadas e 1

pergunta aberta), entre os dias 24 de abril e 05 de maio de 2014. O objetivo da

pesquisa foi verificar o nível de conhecimento da ONG pelo público em geral, bem

como a pertinência de sua missão para a sociedade e o nível de colaboração desse

público com a Casa. A pesquisa foi direcionada para aqueles que conheciam a CMJP

ou tinham algum conhecimento de sua existência. No total, foram obtidas 48 respostas,

conforme os resultados apresentados seguir.

Quando questionados sobre como conheceram a instituição, a maior parte dos

entrevistados (90%) afirma que conheceu a Casa através de outras pessoas, sendo

eles amigos, conhecidos ou familiares (50%) ou através da mídia em geral (40%).

Gráfico 17 - Principais formas de conhecimento da CMJP

Em relação à contribuição com a CMJP, 65% dos entrevistados (34 pessoas)

não contribuem com a instituição. Entre os 35% (18 indivíduos) que contribuem, a

principal forma é através de doações em geral (17%), seguida pela doação de recursos

financeiros (13%) e, por último, através de voluntariado (4%).

27

Opção Percentual

Através de voluntariado 4%

Através de recursos financeiros 13%

Através de doações em geral 9%

Não contribuo 65%

Quadro 3 - Forma de contribuição dos entrevistados com a CMJP

Questionados a respeito da frequência das doações, 71% dos entrevistados

responderam que não costumam colaborar com a instituição (no total, 34

entrevistados, os mesmos que afirmaram nunca ter contribuído com a CMJP na

questão anterior) e, dentre os demais, 23% afirmaram que contribuem ocasionalmente

com a CMJP, enquanto apenas 4% (2 pessoas) contribuem mensalmente e 2%

trimestralmente.

Gráfico 18 - Frequência de doações

Em relação ao conhecimento do trabalho realizado pela Casa, percebe-se que

uma parte considerável dos entrevistados (23%) tem um conhecimento equivocado

acerca da CMJP, pensando que a instituição oferece serviços de amparo e

28

atendimento a crianças/adolescentes de famílias carentes e/ou desestruturadas.

Outros 13%, embora tenham conhecimento do público correto que a Casa atende,

confundem os serviços oferecidos a esse público, pois acreditam que ela oferece

tratamentos médicos e pequenos procedimentos cirúrgicos às crianças e adolescentes

atendidos.

Por outro lado, 36% dos entrevistados afirmaram ter conhecimento do serviço

de acolhimento prestado às crianças e adolescentes com deficiências motoras

permanentes e lesões cerebrais graves e 28% tem conhecimento, também, dos

tratamentos específicos oferecidos a esse público. O que chama a atenção aqui é que

uma parte considerável dos entrevistados tem um visão equivocada a respeito dos

serviços oferecidos pela instituição, o que demonstra que há falhas na comunicação a

respeito do trabalho realizado pela Casa.

Opção Percentual

Serviços de amparo e atendimento a crianças e adolescentes de

famílias carentes e/ou desestruturadas 23%

Tratamentos médicos e pequenos procedimentos cirúrgicos a crianças

e adolescentes com deficiências motoras permanentes e lesões

cerebrais graves

13%

Tratamentos como fisioterapia respiratória e motora, terapia

ocupacional, fonoaudiologia, nutrição, apoio psicólogo, pedagogia,

tratamento dentário, entre outros, para crianças e adolescentes com

deficiências motoras permanentes e lesões cerebrais graves

28%

Acolhimento de crianças e adolescentes com deficiências motoras

permanentes e lesões cerebrais graves de famílias carentes e/ou

desestruturadas

23%

Quadro 4 - Conhecimento dos entrevistados sobre os serviços oferecidos pela CMJP

29

Questionados se outras instituições poderiam desenvolver o trabalho da Casa

caso ela deixasse de existir, 60% responderam que talvez. Tal fato reforça a falta de

conhecimento sobre o trabalho da Casa e, consequentemente, uma falha do setor de

Comunicação. Já em relação às respostas “sim” e “não”, há uma sensível

aproximação, em que 19% marcou que sim (outras organizações poderiam

desenvolver o trabalho na ausência da Casa), e 21% marcou que não, o que nos

remete ao total de 40% dos entrevistados com uma opinião mais consistente. Sendo

assim, mais uma vez há indícios de que há poucas pessoas com conhecimento da

existência da Casa que, de fato, têm condições de opinar com propriedade sobre os

assuntos relativos à organização.

Gráfico 19 - Opinião dos entrevistados sobre se outras instituições poderiam fazer o trabalho da CMJP caso

ela não existisse.

A última questão objetiva da pesquisa versava sobre as formas de captação de

recursos utilizadas pela Casa, com o objetivo de identificar quais eram as formas que o

público mais conhecia. Houve um maior equilíbrio nas respostas, comparadas com as

anteriores. Contudo, ainda há pontos a se destacar: a) a forma mais conhecida pela

população é a Nota Fiscal Gaúcha - a mesma forma que os dirigentes da Casa

acreditam que pode ser melhor trabalhada; b) a doação por boleto bancário apresenta

12% das respostas, enquanto a doação por débito em conta possui apenas 6% - a

metade. A doação por transferência bancária apresenta 10% dos resultados, o que

indica uma falha na divulgação da captação de recursos da natureza “doação através

de pagamentos”. Entende-se aqui que as formas que se enquadram na mesma

sistemática deveriam estar, pelo menos, equiparadas enquanto conhecimento pela

sociedade em geral; c) 9% dos entrevistados alegaram não conhecer nenhuma forma

30

de captação de recursos da Casa. Tal fato aponta uma problemática para os dirigentes

da organização, pois para uma instituição reconhecida publicamente, que vive,

basicamente, de recursos doados, não pode haver um índice de quase 10% de

desconhecimento acerca das formas de captação de recursos.

Opção Percentual

Doação por DOC mensal (projeto: “Quero Ser Amigo da Casa”) 12%

Doação por transferência bancária 10%

Doação por boleto bancário 12%

Doação por débito em conta 6%

Doação pelo Funcriança (Imposto de Renda) 8%

Programa “Nota Fiscal Gaúcha” 15%

Doação de medicamentos e correlatos 7%

Doação de suplementos alimentares 6%

Doação para construção da nova unidade 6%

Brechós semanais 8%

Não conheço nenhuma das formas de captação citadas 9%

Quadro 5 - Conhecimento dos entrevistados sobre as formas de captação de recursos da CMJP.

31

A última pergunta do questionário teve caráter descritivo e obteve somente duas

respostas. Foi aberto espaço para que fossem deixadas criticas, sugestões e/ou

pontos de melhoria para a CMJP. Um dos respondentes apontou que deve haver uma

divulgação do trabalho realizado e das necessidades da organização, o que sinaliza

um desconhecimento das formas atuais de divulgação. O outro respondente elogiou a

“lista de serviços” da instituição, mas ressaltou que nunca viu a prática e os resultados

da CMJP, pois nunca teve a oportunidade de entrar lá.

O conteúdo apontado aqui reforça a importância da atuação do setor de

comunicação da organização, no âmbito de procurar maior envolvimento da sociedade

com a causa da Casa, com uma maior divulgação do que ela realiza. Identifica-se um

distanciamento da organização e da sociedade civil e um baixo nível de compreensão

das atividades organizadas pela Casa, bem como suas funções mais essenciais, tais

como formas de captação de recursos e qual é a sua razão de existência. Assim,

justifica-se um trabalho de comunicação que possibilite maior envolvimento da

sociedade para com a organização pois, com um público melhor informado, é possível

ampliar as ações e desenvolver novas propostas.

3.2 Análise dos materiais de comunicação

A CMJP possui diversos materiais de comunicação diferentes (ANEXO VII),

como um flyer que explica sobre o funcionamento da Nota Fiscal Gaúcha, pesquisa de

opinião, materiais que apresentam um breve histórico da Casa e também as diferentes

maneiras de fazer doações. Também foram identificados os seguintes produtos

personalizados que tem alguma periodicidade: boletim, newsletter e e-mails marketing.

De forma geral, todos esses materiais utilizam diversas versões diferentes do logo da

Casa do Menino Jesus de Praga e não seguem um padrão de texto.

A maioria dos materiais, a exemplo do boletim trimestral, apresentam de alguma

forma parte da história da instituição, com depoimentos de quem trabalha na CMJP e

com os voluntários. As formas de doação também são bastante exploradas, mostrando

as melhores maneiras de ajudar a Casa. São publicadas também algumas informações

importantes a respeito da média mensal de atendimentos e as necessidades mais

urgentes (ANEXO VIII) das crianças para o mês.

Na segunda página do boletim há o espaço “Facebook Casa”, em que constam

três links: do Facebook, do site e do blog, que no momento está desatualizado. É

importante que as informações de cada material estejam atualizadas e bem

distribuídas em cada meio específico, assim como a identidade visual e os textos

devem seguir um padrão coerente.

32

3.3 Análise da situação

Através da análise dos questionários aplicados com o público interno, percebe-

se que os funcionários têm uma grande preocupação com o cuidado e a qualidade de

atendimento com os acolhidos. No entanto, a equipe de funcionários, principalmente os

atendentes, sentem um distanciamento muito grande da administração da Casa. Além

de não conhecerem os membros desse setor, não participam e nem são informados

sobre as decisões referentes à gestão da CMJP. Ainda, se sentem pouco acolhidos

quando ingressam na Casa e gostariam que o trabalho exercido por eles fosse

reconhecido, já que recebem muitas críticas e poucos elogios. Assim, existe um grave

problema na comunicação interna da instituição. Outro aspecto importante é a

dificuldade de relacionamento da equipe de atendentes. Ocorrem muitos casos de

fofoca e desrespeito entre os funcionários, o que gera um clima organizacional

desagradável.

Nota-se, também, que de um universo de 38 entrevistados, em todas as

questões, foram obtidas respostas inferiores a esse total indicando um possível receio

dos funcionários em responder a algumas questões. Este é um indicativo de que eles

poderiam sofrer algum tipo de represália caso respondessem com sinceridade as

questões. Pode indicar também falta de engajamento e desconhecimento do assunto

tratado.

Em relação aos parceiros, conclui-se que eles não são atuantes. Os parceiros

dificilmente colaboram em demandas encaminhadas com caráter urgente, em virtude

da lógica da sua instituição e possíveis entraves para uma contribuição em dinheiro.

É indispensável que a CMJP estabeleça critérios para diferenciá-los, pois

enquanto alguns colaboram sempre em dinheiro, outros colaboram com serviços sem

frequência exata, outros colaboraram apenas uma vez e são considerados parceiros

como os outros. Não há um vínculo formal entre as instituições, o que enfraquece o

engajamento do parceiro e prejudica a comunicação entre eles. Por exemplo, não há

um canal de comunicação específico para atender este público. Além disso, o material

que ele recebe é o mesmo do mailing externo.

Com a pesquisa realizada com o público em geral, identifica-se que há um

distanciamento entre a organização e a sociedade civil, além de um baixo nível de

compreensão do trabalho realizado pela Casa por parte desse grande público.

Informações essenciais como a missão da instituição, público atendido, serviços

oferecidos e as formas de captação de recursos não estão claros. Assim, conclui-se

que falta uma maior informação da sociedade em relação ao trabalho da instituição e,

nesse aspecto, entende-se que o trabalho de comunicação da CMJP precisa ser

reavaliado e reformulado.

33

3.4 Análise SWOT

Forças Fraquezas

- Relação de carinho e acolhimento entre funcionários e crianças - Possui certificações e participa de Programa de Qualidade (PGQP), que a qualificam para o recebimento de doações

- Treinamento dos voluntários no cuidado com as crianças

- Capacitação permanente dos funcionários

- Remuneração

- Comunicação interna e externa

- Clima interno de trabalho

- Espaço físico - Material de divulgação das campanhas de arrecadação

- Relacionamento com os parceiros

Oportunidades Ameaças

- Pionerismo da Casa

- Fortalecimento das fontes de arrecadação de recursos

- Construção da nova unidade

- Depender exclusivamente de doações para a manutenção da instituição

- Outras instituições não-governamentais que concorrem pelos mesmos recursos

- Perda dos incentivos do governo (municipal, estadual e federal)

4. PLANEJAMENTO DA COMUNICAÇÃO

A partir do diagnóstico realizado, será apresentada a seguir a análise do

ambiente da organização estudada, bem como os objetivos propostos para o

planejamento.

4.1 Prognóstico: análise do cenário da organização

Quanto ao público interno, observa-se ser necessária uma aproximação entre

direção e funcionários, para que cada um conheça o trabalho do outro e entenda a

importância da sua atuação. Questões formais de desenvolvimento de colaboradores,

plano de carreira e objetivos da organização alinhados devem ser esclarecidos a todos,

para que haja maior sentimento de pertencimento. Da mesma forma, já que um

aumento de salário não é possível imediatamente, entende-se que é primordial que os

34

funcionários da CMJP se sintam reconhecidos pelo importante trabalho que exercem

todos os dias.

Em relação ao público externo, a Casa possui o desafio de reforçar a sua

marca. Não só a identidade visual, mas principalmente a sua essência, sua missão e

seu pioneirismo no cuidado com crianças com deficiências severas. A captação de

recursos é uma meta importante que passa pelo entendimento dos públicos sobre a

atuação da instituição. O relacionamento com os parceiros deve ser padronizado e

estreitado, pois assim poderão ser produzidos melhores resultados tanto para a CMJP

quanto para o parceiro que tem a intenção de ajudar e muitas vezes não consegue por

pequenas limitações. Além disso, aproximar a comunicação entre organização e

voluntários ativos/potenciais e reforçar e esclarecer as formas de contribuição

possíveis também são pontos a serem trabalhados.

4.2 Objetivo(s) do planejamento de comunicação

Para o público interno, o objetivos do planejamento é fortalecer a missão da

instituição, por meio da melhoria dos relacionamentos internos, especialmente entre

funcionários e administração. Para o público externo, promover um maior

conhecimento da instituição pela comunidade, bem como estreitar a relação com os

parceiros, voluntários e potenciais voluntários.

4.3 Ações público interno:

As ações propostas foram pensadas a partir do diagnóstico feito com base na

pesquisa realizada pela Casa em março de 2014.

a) Campanha “Eu Sou Indispensável”

Ação: Consiste em uma série de atividades que visam um melhor relacionamento entre

as pessoas no ambiente de trabalho. A aplicação da campanha se justifica pelo

levantamento de dados da pesquisa interna que mostra a necessidade da aproximação

e valorização do publico interno: diretoria + funcionários.

Descrição da ação: A campanha é composta por diferentes atividades a serem

desenvolvidas:

1) Lançamento da campanha pela direção, distribuição bottons (ANEXO IX) para cada

funcionário com a frase “Eu sou Indispensável” e realização de dinâmica de grupo para

estimular a união dos colegas. Para a dinâmica, o ideal é contratar um profissional

especializado como um psicólogo, por exemplo, para que a dinâmica seja conduzida

35

de forma correta e evitar situações que possam ser constrangedoras como discussões,

já que o clima organizacional enfrenta problemas. Além disso, o profissional deve ser

externo à CMJP para evitar interferências na dinâmica. Abaixo, segue a sugestão de

dinâmica de grupo para ser aplicada.

- Dinâmica da Teia6:

Material: Um rolo de barbante e um balão de tamanho grande.

Prática:

Dispor todos os participantes em círculos, de pé, para que todos tenham a

mesma distância entre si e com o centro do círculo. Podem ser usadas outras

formações, como triângulo ou quadrado. O círculo é mais fácil para uma primeira vez.

Em seguida a linha começa a ser passada: uma pessoa segura uma ponta na mão e

passa para outra que não pode ser sua vizinha - o melhor é passar para alguém mais

longe possível. Ao passar a linha, a pessoa deve mencionar uma característica positiva

da pessoa que irá recebê-la. Em seguida, aquele que recebeu a linha tenciona a

mesma levemente, de modo a ficar esticada com aquele do qual recebeu e faz o

mesmo passando a linha adiante. Quando a linha chegar ao último terá sido formada

uma teia. A linha não precisa ser cortada. O último fica com o carretel.

Após, é colocado um balão de tamanho grande no meio da teia. Aos poucos, o

orientador da dinâmica tira uma pessoa de cada vez do círculo por “diversos motivos”

(saiu de férias, licença-maternidade, aposentadoria, etc.). O colega ao lado da pessoa

que saiu deve segurar a ponta da teia que o outro colega estava segurando sem

desmanchar a teia e buscando o equilíbrio do balão para que esse não caia. A

dinâmica acaba quando as pessoas restantes não conseguirem mais equilibrar o

balão.

Reflexões a serem feitas:

1- Uma rede de relacionamentos é constituída por pessoas que individualmente não

teriam capacidades para uma mesma ação. No dia-a-dia, são identificadas diversas

situações em que o resultado é consequência de uma rede de produção, logística e

distribuição.

2- Uma rede de relacionamentos para existir precisa ter uma visão comum.

3- A rede de relacionamentos abriga certo número sustentável de indivíduos. Não há

como encontrar uma teia de aranha com mais aranhas do que ela suporta sustentar.

6 Fonte: LOES, Cláudio. A Teia - Rede de Relacionamentos. Junho, 2008. Disponível em:

http://www.unifra.br/professores/anabonini/TEIA%20DE%20RELACIONAMENTOS.pdf. Acessado em: 15/06/2014.

36

4- Quando um novo elemento é agregado à rede de relacionamentos, o ganho

individual de cada elemento da rede é ampliado.

5- A rede de relacionamentos precisa ser dinâmica, receber manutenção para permitir

mudar de posição, rever a visão comum, traçar novos objetivos, encontrar um lugar

melhor para funcionar e atuar.

6- Estar numa rede de relacionamentos de forma consciente, supõe a participação com

altruísmo, reciprocidade e reputação. A pessoa que faz parte contribui ao mesmo

tempo em que recebe e com a intensidade dessas trocas a rede ganha reputação (boa

ou ruim) e os seus participantes também.

7- Uma rede de relacionamentos não tem sentido se não houver condições para que

seus participantes possam continuar existindo enquanto seres humanos. Esse é um

ponto crucial e que define se a rede vai continuar existindo e se de fato é uma rede.

2) Distribuição de bottons entre os funcionários: cada funcionário recebe quatro bottons

e, por sua vez, deve dá-lo para qualquer outro colaborador da instituição que julgar que

merece ser reconhecido (par ou não). As categorias são: “Especialista em Sorrisos”,

“Executivo de Abraços”, “Gestor do Carinho” e “Parceiro da CMJP”. Os bottons podem

ser utilizados também para reconhecer parceiros e voluntários.

3) Aniversariantes do Mês: ampliar o uso do cartão de aniversário (ANEXO X) criado

para os doadores aos funcionários da instituição e fazer sua exposição nos murais

com a lista de aniversariantes do mês.

4) Revitalização do mural (ANEXO XI) dos gestores: padronizar o conteúdo e o layout

do mural e criar uma rotina para atualização após as reuniões do Conselho,

comoindicar a data da próxima reunião e apresentar os pontos discutidos

compartilháveis em linguagem simples.

Objetivos da campanha:

- Gerar aproximação e fortalecer o relacionamento entre os funcionários e com a

diretoria;

- Manter os diferentes públicos da instituição informados sobre as ações e decisões

tomadas;

- Promover o sentimento de valorização e pertencimento à Casa e gerar maior

engajamento dos funcionários.

Retorno:

- Melhor relacionamento entre os colegas;

- Retenção da mão-de-obra;

37

- Aproximação entre diretoria e funcionários;

- Maior satisfação e identificação do funcionário com a Casa.

b) Plano de ação anual

Ação: Elaboração, implementação e divulgação de plano de ação anual da instituição.

Descrição da ação: Divulgar nos canais internos o plano de ação anual da Casa, com

os objetivos e metas do ano e de que forma o funcionário pode contribuir com isso no

dia-a-dia da organização.

Objetivo:

- Promover a transparência nas ações da Casa;

- Esclarecer a todos os funcionários, da direção à ponta, os objetivos da instituição e

como cada um contribui para o atingimento das metas;

- Gerar sentimento de pertencimento e de permanência.

Retorno: maior engajamento dos colaboradores, atuação focada na obtenção de

resultados positivos e no cumprimento de metas.

c) Plano de carreira

Ação: Desenvolvimento de plano de carreira, com planejamento de desenvolvimento

individual e avaliação de desempenho de todos os colaboradores, inclusive da direção.

Descrição da ação: Elaborar um plano de carreira e desenvolvimento e divulgar para

os funcionários, pois como demostrado na pesquisa esse é um ponto que deve ser

aprimorado para um melhor desempenho e clareza nos trabalhos.

Objetivo:

- Promover o desenvolvimento individual dos colaboradores como estratégia para reter

mão-de-obra qualificada;

- Tornar o ato de dar e receber feedback uma rotina, para que todos tenham

conhecimento do seu desempenho e o que pode ser melhor desenvolvido.

Retorno: maior engajamento e retenção dos melhores profissionais por longo tempo.

d) Capacitação dos colaboradores

38

Ação: capacitação dos colaboradores para atuarem com as equipes e na sua atividade

de forma consciente, utilizando o apoio dos voluntários, parceiros e funcionários que

tenham a expertise do processo.

Descrição da ação: capacitar os funcionários para as atividades diárias utilizando o

apoio dos funcionários e voluntários mais qualificados das funções, dos parceiros e de

outras instituições que promovam cursos de qualificação gratuitos.

Objetivos:

- Capacitar os gestores e os funcionários de forma geral;

- Reconhecer os funcionários e voluntários com expertise nos processos;

- Fortalecer o relacionamento com os parceiros e outras instituições.

Retorno: melhoria nas relações entre funcionários e gestores, maior qualidade na

atuação profissional e aumento da satisfação dos funcionários, que verão a instituição

preocupada em desenvolvê-lo.

e) Manual de Boas-Vindas

Ação: Criação de manual de recepção para os novos funcionários.

Descrição da ação: Elaborar um informativo para os novos funcionários receberem

após a sua admissão, com a apresentação da instituição, sua cultura e missão, além

de orientações gerais sobre a rotina da Casa.

Objetivos:

- Aproximar o novo colaborador da instituição e de suas rotinas;

- Esclarecer e reforçar a importância do funcionário e da atividade que ele irá exercer

na CMJP.

Retorno: Melhorar o relacionamento e criar um vínculo de confiança entre a CMJP e

seus colaboradores desde o momento da admissão.

39

4.4 Ações público externo:

Neste tópico são apresentadas as ações elaboradas como foco no público

externo da Casa.

a) Guia do voluntário

Ação: Elaboração de um Guia do Voluntário da CMJP para a página oficial no

Facebook (ANEXO XII) e para ter vias impressas na sede da Casa.

Descrição da ação: O guia terá como base o esclarecimento a respeito das áreas de

atuação dos voluntários e a fixação dos valores da Casa. Com informações relevantes,

será um instrumento de divulgação, informação e captação de novos voluntários. Em

formatos virtual e impresso, os investimentos financeiros serão baixos, pois o foco será

na publicação online em uma tab permanente na fanpage. Caso a instituição tenha

interesse, poderá realizar impressões do material sem perda na qualidade.

Objetivo:

- Esclarecer a atuação e a conduta esperada do colaborador voluntário junto à CMJP;

- Fixar os valores e princípios da instituição a fim de fortalecer as ações de captação de

voluntários.

Retorno: A curto prazo, um engajamento maior por parte das redes de relacionamento

da Casa, sejam elas virtuais ou físicas. Todo programa da ação será voltado à

mobilização e informação dos públicos para desenvolver um relacionamento favorável

para o ingresso de novos voluntários. A médio e longo prazo, espera-se que ocorra um

acréscimo do número de voluntários, com maior envolvimento e consciência do seu

papel e da atuação da ONG.

b) Política de comunicação

Ação: Elaboração de uma política de comunicação oficial e simples, de no máximo

duas páginas, com todas as informações da Casa padronizadas.

Descrição da ação: Elaboração de uma política de comunicação que contenha toda a

identidade visual da Casa do Menino Jesus de Praga, que será disponibilizada para os

parceiros que produzem conteúdo de maneira autônoma, conforme itens abaixo:

1) Aplicação da logomarca

40

- Fonte

- Cor

- Logo padrão

2) Slogan

3) Material de expediente

- Cartão de visita

- Crachá

- Cabeçalho de correspondências

- Assinatura de e-mail

- Papel timbrado

- Envelopes

- Bloco de anotações

4) Internet

5) Atendimento telefônico

6) Email marketing

7) Mural

Objetivos:

- Padronizar a comunicação realizada pela CMJP;

- Desenvolver uma identidade visual alinhada com a missão, visão e os valores

organizacionais;

- Homogeneizar e organizar a atuação da área de comunicação da Casa;

- Definir um padrão para as peças elaboradas por parceiros.

Retorno: gerar maior identificação e reconhecimento da Casa pelo público em geral e

reforçar a marca “Casa do Menino Jesus de Praga”.

c) Vídeo institucional

Ação: criação do vídeo institucional da Casa do Menino Jesus de Praga para uso em

eventos e com os funcionários e voluntários.

Descrição da ação: Gravação de um vídeo institucional com a função de apresentar a

Casa para a comunidade e parceiros. Além disso, o vídeo teria a função de catalisar as

doações, pois acelerará o processo de entendimento do trabalho da Casa. O vídeo terá

duração de aproximadamente 1min30seg, com imagens das crianças e do trabalho

dos funcionários, além de depoimentos de pessoas da comunidade, voluntários e

funcionários.

Objetivo:

41

- Apresentar o trabalho realizado pela Casa para os públicos estratégicos;

- Reforçar a marca para atrair novos parceiros.

Retorno: Maior clareza da atuação da Casa junto aos públicos-alvo e maior

credibilidade para a marca, o que resultará na captação de recursos.

d) E-mail marketing padrão

Ação: Desenvolvimento de um e-mail marketing (EMM) para envio de informações

sobre necessidades de doação.

Descrição da ação: Elaboração e desenvolvimento de um EMM padronizado para

informar das necessidades da Casa, com layout atraente, informações bem

estruturadas e hierarquia de conteúdo; e organização da rotina de envio.

Objetivos:

- Padronizar e qualificar a comunicação de necessidades da instituição.

Retorno: Maior eficácia e efetividade das doações recebidas, maior participação e

colaboração dos parceiros.

e) Ferramenta de comunicação específica para parceiros

Ação: Criação de um canal de comunicação permanente com os parceiros por e-mail,

informando sobre as necessidades imediatas da Casa e formas de contribuição/auxílio.

Descrição da ação: Elaboração e envio aos parceiros de newsletter de periodicidade

bimestral ou trimestral. O conteúdo será dedicado a divulgar e valorizar a contribuição

dos parceiros de forma geral, seja através de doações específicas, eventos

beneficentes, etc, nos últimos meses. Produção de kit de boas-vindas que será

enviado aos novos parceiros da Casa, contendo uma apresentação da instituição e um

manual com as diretrizes para o relacionamento entre ONG/parceiro.

Objetivo:

- Qualificar e estreitar o relacionamento com as empresas parceiras da instituição.

Retorno: Aproximação e fortalecimento do relacionamento com os parceiros através de

canais de comunicação direcionados.

f) Dia de Portas Abertas

42

Ação: realização de evento de "Dia de Portas Abertas"

Descrição da ação: Nesse dia a instituição se colocará disponível para receber a

comunidade e apresentar o trabalho da Casa. O evento pode ser realizado junto com

outros já organizados, como a festa junina ou aniversário da Casa, ou em datas como

o Dia do Amigo e o Dia do Voluntário. Para promover e divulgar o evento, serão

entregues cartas com convite para o evento para a vizinhança, divulgação via redes

sociais, e-mail marketing para os parceiros e para o mailing, além da estruturação de

uma campanha voltada aos voluntários, estimulando que cada um traga um

amigo/familiar para conhecer a CMJP.

Objetivo:

- Aproximar a instituição de seu público - comunidade local, voluntários, parceiros e

possíveis outros colaboradores.

Retorno: Aproximação com o público estratégico e promoção de um maior

conhecimento a respeito da atuação da CMJP.

g) Jantar anual “Amigos da Casa”

Ação: Evento formal com palestra para captação de recursos e prospecção de novos

parceiros.

Descrição da ação: Jantar realizado semestralmente com a intenção de captar

recursos para a Casa, bem como aproximar as relações da organização com seus

públicos. O jantar teria como espaço algum local cedido por um parceiro, bem como

apoio na confecção dos convites e divulgação. A ideia é promover um evento em

ambiente agradável e acolhedor com espaço para homenagens, falas do presidente da

Casa e demais personalidades presentes.

Objetivo:

- Prospectar novos parceiros;

- Reforçar a importância da atuação da Casa perante seus públicos;

- Captar recursos;

- Estreitar a relação da Casa com seus públicos estratégicos.

Retorno: Formalização de novas parcerias, doações e reforço do vínculo com os

públicos estratégicos.

43

5. IMPLEMENTAÇÃO

O cronograma de implementação foi elaborado de acordo com a disponibilidade

apontada pela CMJP para a execução das ações.

a) Campanha Eu Sou Indispensável

1) Início da campanha aplicada pelos gestores e distribuição de bottons entre colegas

Prazo Produção da Arte

Distribuição dos bottons

Dinâmica de grupo

Distribuiçãode bottons

entre colegas

Avaliação (pesquisa)

21/06 x

07/07 x x

07/07 x

21/07 x

2) Revitalização dos murais

Prazo Compra do Material

Produção Implementação Avaliação

20/06 x

21/06 x x

24/06 x

b) Manual de Boas-Vindas

Prazo Elaboração Produção Validação Implementação

20/06 x

27/06 x

04/07 x

44

11/07 x

c) Guia do Voluntário:

Prazo Produção arte

Impressão guias Inclusão tab Facebook

Post divulgação

20/06 x

11/07 x x x

15/07 x

5.1 Orçamento:

Os orçamentos realizados para a execução das ações prioritárias foram feitos

no período de 1 a 15 de junho.

a) Campanha “Eu Sou Indispensável”

Dinâmica de Grupo:

Para a aplicação da dinâmica no lançamento da campanha será necessária a

ajuda de um profissional especializado na condução de dinâmicas de grupo. O valor

médio para a contratação desse profissional por uma hora está na tabela abaixo. No

entanto, poderia ser firmada uma parceria com um profissonal voluntário..

Valor da hora de um profissional especializado para a aplicação da dinâmica

R$ 340,00

Impressão dos Cartões de Aniversário:

O cartão de aniversário teve sua arte desenvolvida pela agência parceira MD18.

Ele pode ser impresso de forma colorida em uma folha A4 e em uma impressora

comum. Como o cartão deve ser personalizado com a inserção do nome do

colaborador de forma digital, não pode ser impresso em grande quantidade. O cartão

45

pode ser impresso na impressora existente na própria CMJP ou em algum local

externo. O valor médio para impressão colorida de uma unidade está na tabela abaixo.

Fornecedor Material Valor

Otto Paper Impressão Colorida Papel Office A4 75g*

R$ 1,50

Otto Paper Impressão Colorida Papel Fotográfico Brilhante A4 120g*

R$ 2,00

* Valor estimado a partir da papelaria Otto Paper localizada na Av. Otto Niemeyer na zona sul de Porto

Alegre.

Bottons:

A arte dos bottons foi elaborada sem custos para a CMJP. Já para a confecção

das peças personalizadas com 4,5 cm de diâmetro foram realizados orçamentos com

duas empresas.

Fornecedor Quantidade Valor

Botonautas 500 unidades R$ 400,00

1000 unidades R$ 690,00

Site dos Brindes 500 unidades R$ 875,00

1000 unidades R$ 1650,00

Mural:

Para revitalização do mural foram utilizados os seguintes materiais:

Fornecedor* Material Valor

Papelaria Otto Paper Alfinete Taça Colorido - Caixa com 25 Unidades

R$ 3,00

Cola Bastão 10g R$ 2,80

46

Impressões Coloridas Folha Office A4 - 6 unidades

R$ 9,00

Papel Cartaz Azul - 2 unidades

R$ 5,60

Papel Contact Transparente - 1 metro

R$ 5,50

* Os materiais foram doados pelo grupo para a instituição.

b) Manual de Boas-Vindas:

Para a implantação do Manual de Boas-Vindas (ANEXO XIII), o único custo será

a impressão das peças na gráfica, uma vez que a arte foi feita voluntariamente. O valor

da impressão na gráfica tem o seguinte custo:

Fornecedor Quantidade Valor

Gráfica Lyon Press* 100 unidades R$ 250,00

500 unidades R$ 660,00

* Em papel couchê Brilho 210g, dimensões 150mm x 210mm, impressão 4x4 (frete e verso).

c) Guia do Voluntário:

Para a implantação do Guia do Voluntário, o único custo será a impressão das

peças na gráfica (ANEXO XII), uma vez que a arte foi feita de forma voluntária e a

inclusão da tab no Facebook também é gratuita (apenas é necessário que a agência

de publicidade que já atende a instituição e administra a fan page a inclua na rede

social). Abaixo, segue orçamento para impressão das peças:

Fornecedor Quantidade Valor

Gráfica ANS* 2.500 unidades R$ 380,00

Gráfica Lyon Press** 500 unidades R$ 660,00

1000 unidades R$ 700,00

47

*Em papel couchê Brilho 170g, dimensões 150mm x 210mm, impressão 4x4 (frete e verso). Número

mínimo de impressões: 2500 unidades.

**Em papel couchê Brilho 210g, dimensões 150mm x 210mm, impressão 4x4 (frente e verso).

5.3 Implantação de ações prioritárias:

A partir de maio de 2014 a CMJP passou a contar com um novo parceiro para

as ações internas e externas de comunicação: a agência MD18. A agência produziu

diversos materiais que o grupo havia proposto baseado no diagnóstico da instituição.

São eles: vídeo institucional; revitalização da logo e manual de identidade; novos

anúncios; artes para redes sociais e divulgação externa; monitoramento e atualização

da página no Facebook; e uma campanha de reconhecimento dos funcionários no site,

com a divulgação de matérias denominadas “Conhecendo quem trabalha na CMJP”.

Em virtude disso, as propostas sugeridas à instituição precisaram ser realinhadas, o

que resultou na escolha da implantação das ações apresentadas a seguir. As ações

escolhidas como prioritárias tiveram como critério de seleção, além do resultados dos

diagnósticos que indicaram os principais pontos críticos do relacionamento entre a

Casa do Menino Jesus de Praga e seus públicos estratégicos, a viabilidade de

execução dentro das limitações da instituição.

Para o público interno, foi desenvolvida a ação "Eu sou Indispensável", tendo

em vista o diagnóstico que apresentou diversos aspectos críticos relativos ao clima

organizacional que merecem atenção. Como os funcionários são um público

fundamental para o exercício da missão da ONG, é prioridade desenvolver uma ação

voltada a esse público, com o objetivo de motivar, valorizar, integrar o público interno e

melhorar o relacionamento, tanto entre os funcionários como entre diretoria e

funcionários. Porém, devido a questões financeiras e burocráticas, não houve

aprovação da instituição para a execução da ação por completo em um primeiro

momento. Assim, foi possível implementar apenas uma pequena parte da ação, que

consistia na revitalização dos murais da organização.

Ainda voltado ao público interno, é sugerida a implantação de uma segunda

ação, o Manual de Boas-Vindas, com o objetivo de alinhar a missão da Casa e a

postura de seus funcionários, além de, também, melhorar o relacionamento com os

colaboradores e reforçar sua importância para a instituição. A ação também não pode

ser aplicada na CMJP pois não houve tempo de apresentá-la em reunião do Conselho

dentro do prazo previsto.

Por fim, a terceira ação escolhida para implantação consiste no Guia do

Voluntário, voltado a este público que é essencial para a existência da CMJP. Essa

ação foi escolhida devido ao diagnóstico realizado indicar um desconhecimento por

parte do grande público em relação ao trabalho da ONG e às formas de colaboração

existentes, o que é um obstáculo na captação de voluntários. Assim, o objetivo da

48

proposta é esclarecer as formas de atuação e conduta do colaborador voluntário junto

à CMJP, reforçando a divulgação, informação e captação de novos voluntários. Porém,

mais uma vez, em função do tempo que a Casa necessita para a aprovação de ações

pelo Conselho, não foi possível executá-la dentro do tempo proposto.

Houve dificuldade em aplicar todas as ações em função da demora nos

feedbacks da instituição e em virtude do processo de aprovação para as ações

propostas, além das limitações financeiras da instituição para esse tipo de projeto.

Esses fatores foram determinantes para a não-colocação em prática das ações

estratégicas propostas.

a) Campanha “Eu Sou Indispensável”:

A campanha “Eu Sou Indispensável” não pode ser aplicada na sua totalidade

em virtude do custo para a implementação da ação, entre eles a compra de bottons.

Porém, ainda assim, foi desenvolvido todo o planejamento da ação, custos,

cronograma e artes.

A ação que pode ser implementada foi a revitalização do mural de

qualidade/gestão junto com o novo do cartaz de aniversário para os funcionários. No

dia 21 de junho, com participação da gestora de comunicação, Dênia Bazanella, as

propostas foram postas em prática. Contudo, embora o material tenha sido preparado

e o novo mural simulado, a ação não pode ser aplicada em definitivo. Segundo a

gestora, para modificar o mural é necessária a aprovação na reunião da diretoria.

Sendo assim, as partes aplicadas da ação foram: a montagem do material para

organização do layout e uma simulação de como deve ficar, caso seja autorizado.

Também houve dificuldade quanto aos materiais expostos no mural, uma vez que não

poderiam ser retirados. Então o mural foi dividido em três partes em que as

funcionárias e voluntários poderão acessar informações como as decisões importantes

tomadas pela diretoria, as datas de reuniões futuras e as datas de eventos.

A gestora não pode permanecer durante todo o processo e pediu que fosse

enviado para ela o registro dos procedimentos bem como uma explicação de como se

deve proceder para atualização do mural e do cartaz de aniversariantes. O pedido foi

atendido junto com uma nota para reforçar a importância dessa ação, visto que, foi

planejada com base na pesquisa feita com os funcionários da instituição que alegaram

não serem informadas das decisões tomadas pela diretoria.

As instruções para montagem e manutenção do mural foram as seguintes:

- Montar o mural de acordo com a ordem: decisões, próxima reunião e eventos.

Pode ser colocado na vertical (um em baixo do outro, sobrando um espaço maior para

colocar impresso em folha comum as decisões) ou na horizontal (um ao lado do outro);

49

- Deve ser atualizado a cada reunião e a data das outras reuniões de diretoria

pode ser exposta na forma de um calendário do mês, mesmo que sejam todas as

reuniões ocorram no mesmo dia da semana. Isso garante que os funcionários se

sintam envolvidos com esse processo;

- No espaço reservado aos eventos, deve ser mantido um calendário de eventos

realizados pela diretoria, como treinamentos para os funcionários e reuniões de

departamento;

- O cartaz de aniversário fica fixo e devem ser modificados todos os meses os

nomes dos aniversariantes.

b) Manual de Boas-Vindas:

Esta ação foi elaborada para o público interno da organização, contudo não foi

implementada devido a não-aprovação pela diretoria da Casa em tempo hábil para tal.

Entretanto, o material gráfico, cronograma, orçamento e formas de avaliação foram

produzidos.

O objetivo é que o manual seja entregue no momento em que o novo

colaborador for admitido. A implementação desse recurso está ligada a importância de

um maior envolvimento dos funcionários com a cultura e os princípios norteadores da

instituição, bem como contribuir para o sentimento de pertencimento e a fidelização

dos funcionários.

A intenção com este material, que é uma primeira orientação aos novos

colaboradores, é comunicar o posicionamento da Casa e contribuir para o bem-estar

dos novos funcionários para que, ao ingressarem na organização, sintam-se

identificados com seus princípios e valores. A sugestão é de que seja realizada uma

pequena reunião em que a diretoria da Casa irá apresentar o material e alinhar com o

público interno as informações que constam no manual.

c) Guia do Voluntário:

Para o público externo, a ação escolhida para ser implementada foi o “Guia do

Voluntário”. Foram elaborados o conteúdo, a arte do material, cronograma, orçamento

e formas de avaliação, porém, ainda não estão disponíveis no Facebook e impressos

em virtude da espera pela aprovação da Casa.

A proposta tem enfoque no âmbito online, com um incremento no material

disponível nas redes sociais, uma vez que a CMJP não dispõe de recursos financeiros

abundantes para a produção de material impresso. Assim, parte significativa da

divulgação do Guia ocorrerá no Facebook, com a inclusão da tab e divulgação da

mesma através de postagens com regularidade quinzenal ou semanal.

50

No entanto, não deve ser descartada uma grande parcela de possíveis

voluntários que, por motivos diversos, não está presente nas redes sociais. Assim

sendo, sugere-se a impressão de alguns exemplares para serem disponibilizados na

recepção da CMJP e entregues àqueles que buscarem informações sobre o

voluntariado, bem como para distribuição em eventos que algum representante da

Casa participe.

6. ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO

A avaliação das ações prioritárias propostas pelo planejamento de Relações

Públicas foi estruturada de acordo com as condições reais de execução da Casa.

a) Campanha “Eu sou Indispensável”

Lançamento da Campanha, Dinâmica de Grupo, Bottons e Cartão de Aniversário

- Aplicação de Questionário de avaliação da campanha: Após o prazo de dois meses,

sugere-se que os gestores e funcionários respondam a um questionário quantitativo

com perguntas de múltipla escolha e espaço para sugestões. O objetivo é analisar os

efeitos da campanha e a influência dessas ações no clima organizacional da

instituição.

- Planejamento de ações pelos gestores: Após a análise do questionário, sugere-se ser

realizada uma reunião com os gestores da CMJP e o setor de Recursos Humanos para

a apresentação dos resultados da campanha, a avaliação dos pontos que podem ser

melhorados e o planejamento de ações corretivas.

- Aplicação de Pesquisa de Clima Organizacional: Para ocorrer um acompanhamento

do clima organizacional, a pesquisa realizada com os funcionários no ano de 2013

poderia ser aplicada todos os anos já que existe rotatividade de funcionários na

organização. Sugere-se que a pesquisa tenha blocos de questões específicos sobre a

campanha.

Mural

- Aplicação de questionário: A forma escolhida para obter um feedback sobre o mural

foi a pesquisa. Contudo, como o mural não pode ficar montado em sua nova

formatação por ter que passar por uma avaliação da diretoria, a metodologia de

avaliação proposta não pode ser aplicada. Assim, em uma conversa informal com

51

alguns dos funcionários da instituição, procurou-se apreender como receberiam as

mudanças. Foram enviadas fotos da proposta de formatação e de cartaz de

aniversariante para dez funcionários. Quatro responderam. Dois apenas demonstraram

não acreditar que os gestores se preocupariam em informá-los sobre suas decisões.

Outro achou válido ser informado sobre as os assuntos que se referem à organização.

Com base em suas respostas percebe-se que para estabelecer uma relação de

confiança entre as duas partes é necessário interesse de ambos os lados, além de

uma ação contínua da parte dos gestores. O ato de compartilhar as decisões tomadas

em relação a CMJP estreita o relacionamento entre os dois lados e assim pode criar

e/ou fortalecer o vínculo de confiança entre ambos.

b) Manual de Boas-Vindas:

- Aplicação de questionário: material simples disponibilizado junto ao manual (ANEXO

XIX) entregue aos novos funcionários, conforme modelo abaixo. A proposta é que ele

seja preenchido e revisado periodicamente, para que seja remodelado em caso de

necessidade.

c) Guia do Voluntário:

- Alcance online: sugere-se que a agência elabore um relatório quinzenal contendo os

seguintes dados: número de acessos à página, através dos recursos oferecidos pelo

Facebook; acompanhamento do alcance das publicações de divulgação do Guia, que

direcionarão os usuário para a tab, de forma gratuita; número de curtidas,

compartilhamentos e comentários, que podem se indicadores da aceitação,

repercussão e alcance da ação. Além disso, o número de acessos da página também

pode ser utilizada como parâmetro.

- Qualidade do conteúdo: através de conversas informais com os voluntários que

entram na Casa, será analisado se o voluntário conheceu o material, esclareceu suas

dúvidas através do Guia e se foi útil a ponto de despertar a vontade de realizar o

trabalho voluntário.

- Retorno efetivo (médio e longo prazo): o aumento do número de voluntários e procura

para exercer voluntariado na CMJP serão indicadores de retorno da ação. Para tal, é

necessário mensurar se após a divulgação houve aumento de voluntários e de

contatos de potenciais voluntários com a Casa e a Parceiros Voluntários para verificar

a possibilidade do trabalho.

52

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Tendo em vista a importância da comunicação como processo vital para garantir

visibilidade, credibilidade e construir bons relacionamentos entre uma organização e

seus públicos estratégicos - entre outros fatores essenciais para o sucesso de uma

organização -, é fundamental compreender que tais fatores também interferem

diretamente na consolidação e manutenção das organizações do terceiro setor.

Considerando os desafios enfrentados por essas instituições para gerenciar e

implantar processos comunicacionais que construam bons relacionamentos com seus

diferentes públicos e garantam sua visibilidade na sociedade, percebe-se a importância

da adoção de um planejamento estratégico de comunicação alinhado com a missão,

visão e valores da instituição, a fim de alcançar de forma efetiva os públicos de

interesse e os objetivos da organização.

Através desse planejamento foram identificadas oportunidades de melhoria para

a Casa do Menino Jesus de Praga, possibilitando o desenvolvimento de ações que,

relacionadas ao clima organizacional, visibilidade, prospecção de parceiros e

alinhamento da rotina de trabalho com os princípios norteadores da organização,

impulsionem a realidade da instituição a um novo momento e proporcionem a melhoria

de seus relacionamentos com os públicos de interesse.

Por meio de ações como a campanha “Eu sou Indispensável” e o “Manual de

Boas-Vindas”, indicados como prioritárias para a implantação, busca-se suprir a

carência de valorização dos funcionários e de integração entre o público interno como

equipe e, também, com a diretoria da instituição, a fim de fortalecer o clima

organizacional. Outras ações, ainda que não desenvolvidas devido às limitações de

tempo existentes, são sugeridas como extensão a essa nova política de

relacionamento e valorização do público interno, como a adoção de um plano de

carreira, plano de ação anual e ações de capacitação dos funcionários.

Para promover a aproximação dos parceiros e voluntários, essenciais para o

exercício do trabalho proposto pela Casa do Menino Jesus de Praga, assim como o

estabelecimento e manutenção de vínculos mais fortes e canais de comunicação

efetivos com esse público, foi proposto um conjunto de ações, incluindo a elaboração

de um guia de política de comunicação e de um novo vídeo institucional, que, durante

o período de desenvolvimento do trabalho, vieram a ser desenvolvidas paralelamente

pela agência de publicidade que assumiu algumas ações de comunicação da Casa.

Outras ações como a implantação de um email marketing padrão e de uma ferramenta

de comunicação específica para os parceiros, além da organização de eventos

incluindo o Dia de Portas Abertas e o Jantar Anual Amigos da Casa, também foram

sugeridas como propostas a serem implementadas futuramente, considerando a

complexidade, tempo e recursos necessários.

53

A ação focada no público externo, indicada como prioritária considerando sua

viabilidade de execução no tempo proposto para a realização do trabalho, foi o Guia do

Voluntário. O material foi desenvolvido para a implantação tanto no meio online como

físico e visa oferecer informações relevantes para esse público, servindo como

instrumento de divulgação, informação e captação de novos voluntários.

O planejamento proposto busca, assim, aproximar cada vez mais as ações

realizadas pela Casa em seu dia-a-dia com a sua missão de ser referência no Rio

Grande do Sul no atendimento e amparo especializado gratuito a crianças com lesão

cerebral profunda e deficiência motora permanente. Ainda que algumas das ações

propostas sejam de maior complexidade e necessitem de recursos financeiros para

suas realizações, iniciativas como essas são fundamentais para o alinhamento das

políticas de comunicação exercidas pela instituição, fortalecendo os relacionamentos

construídos pela CMJP e refletindo direta ou indiretamente na visibilidade e

reconhecimento do trabalho realizado pela instituição.

Por fim, agradecemos a disponibilidade da CMJP para a realização desse

trabalho, bem como a confiança depositada no grupo que permitiu o desenvolvimento

do estudo. Esperamos contribuir para o crescimento da instituição e nos colocamos à

disposição para esclarecer qualquer dúvida e/ou auxiliar a Casa no que for relacionado

ao conteúdo aqui exposto.

54

8. ANEXOS

ANEXO I - Organogramas

55

56

ANEXO II - Fan Page CMJP

57

58

ANEXO III - Boletim

59

60

ANEXO IV - Questionário público interno

61

62

ANEXO V - Questionário parceiros

63

ANEXO VI - Questionário público em geral

64

ANEXO VII - Materiais de divulgação diversos

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66

67

68

69

70

71

72

ANEXO VIII - Flyer necessidades urgentes

73

ANEXO IX - Bottons e materiais da campanha Eu Sou Indispensável

74

ANEXO X - Cartão de aniversário

75

ANEXO XI - Mural

Antes

Depois

76

Depois

77

ANEXO XII - Guia do Voluntário

78

Versão para impressão

79

ANEXO XIII - Manual de boas vindas

80

ANEXO XIV - Questionário entregue junto ao Manual

Este manual supriu suas dúvidas?

( ) sim ( ) não

Escreva aqui suas dúvidas e questionamentos.

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Deixe aqui suas sugestões. Elas ajudarão a aperfeiçoar este manual.

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