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Em Compartilhamento

de Arquivos e como

EVITÁ-LAS.

ARMADILHAS

As

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Qualquer empresa hoje tem muita informação

sendo trocada de um departamento para outro.

Além de uma complexidade de documentos

digitais que são trocados entre colaboradores,

fornecedores e clientes todos os dias.

Assim como o homem não é uma ilha,

nenhum profissional moderno é.

Pense nos setores de uma empresa

envolvidos no lançamento de um novo

produto: Diretoria, P&D, Custos, Comercial e

Marketing (só para citar os principais).

Entre eles há muita troca de arquivos, com

versões e diferentes tipos de informações, até

que se chegue a uma versão final viável para

todos.mandic Cloud Solutions

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2

Normalmente, os próprios envolvidos em um projeto como

esse, após perceberem as óbvias limitações do e-mail, vão

começar a se perguntar:

• Onde estão guardados os documentos do projeto? • Quem é que tem a versão final correta? • Não daria para a gente colaborar mais rápido? • Como restringir o acesso aos arquivos confidenciais? • Como garantir o sigilo do projeto?

Elaboramos este material com dicas para empresas que

enfrentam dificuldades parecidas no seu dia a dia, ou que

estão pensando em evoluir seus sistemas de colaboração.

Para isso, vamos abordar cada uma das 5 piores Armadilhas no Compartilhamento de Arquivos e o que você pode fazer para evitá-las.

2mandic Cloud Solutions

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1

3FALTA DE

CENTRALIZAÇÃOARMADILHA

3

1A

Quantas vezes você precisou de um documento importante da empresa e teve que pedir para várias pessoas até encontrar quem o tinha no computador?

Pois é, ninguém mais tem tempo a perder com esse tipo de situação e quanto maior a empresa, mais crítica ela se torna.

A gestão colaborativa, onde cada colaborador tem algo a acrescentar em um projeto, é cada vez mais valorizada. Pois a integração entre departamentos e talentos propicia o surgimento de novas ideias e pode melhorar significativamente os resultados da empresa.

No entanto, quando várias pessoas são envolvidas em um projeto, é essencial centralizar todas as informações e documentos pertinentes em um único ponto, e evitar que a colaboração se torne lentidão, ou pior, burocracia e ineficiência.

Paulo

“Com quem está o

relatório final do projeto

para poder mandar para

a diretoria?”

“Não sei, acho que

está na máquina

do Paulo.”

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Sem a centralização das informações, caso uma pessoa falte, por exemplo, o processo acaba ficando truncado.

Como ter certeza da localização correta?

Pensar em centralização não ajuda só no desenvolvimento de uma gestão colaborativa, como no problema de versionamento de arquivos e de controle de acessos, pontos que veremos adiante.

Muitos processos e projetos são atrasados porque as pessoas não tinham acesso a um documento importante, seja porque o responsável não estava presente, seja por não saberem quem era o responsável.

Por isso, adote uma solução de compartilhamento de arquivos que promova a centralização das informações e garanta sua disponibilidade.

“Mas o Paulo

faltou hoje!”

“Amanhã vemos

isso então...”

Diálogos assim podem ser comuns, mas não são um sinal positivo.

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A 2FALTA DE CONTROLE

NO VERSIONAMENTO

DE ARQUIVOS

2ARMADILHA

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Veja como evitar outras armadilhas muito comuns em compartilhamento de arquivos!