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Organização de eventos

Sugestões práticas

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As perguntas essenciais

• O quê? • Para quê? Qual é o resultado final

desejado?• Para quem?• Onde? Como? Quando?• Quem faz o quê?• Que recursos?• Concorrência?

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Planeamento do evento• Definição exacta do que se pretende fazer e de

quais são os resultados finais a alcançar (metas)

• Definir um Guião com descrição de etapa-a-etapa.

• Cronograma, com tempos bem definidos. • Fluxo dos convidados. (entrada, passagem,

saída,..alternativas de segurança).Quem conduz a comitiva (á frente) Gráficos de disposição de elementos.

• Responsáveis por etapa.

O quê? / Para quê?

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Convites

• Definição do universo de convidados. Mailing-list bem trabalhada, com a devida segmentação. Utilização de NTI (SMS e e-mail). Carta personalizada para contactos formais.

• Mensagem do convite. Não esquecer informação essencial (data, dia da semana, hora, local/morada…).

• Prazos de envio: 2 semanas antes do evento. Recall 72 h. antes.

• Publicitação abrangente para eventos de espectro largo: anúncio media, site institucional,..

• Indicar acessibilidades ao local (Metro, autocarro)+local de estacionamento + próximo..

Para quem?

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MCS

• Lista segmentada de jornalistas.• Convite (2 semanas antes) com press-realese (Curto, incisivo, indo

do mais importante para o menos – pirâmide invertida).• Informação para as agendas e recall dos convites com 72 horas de

antecedência.• (á chegada) pasta de imprensa – resumos / comunicações integrais

/ documentação acessória, imagens digitais,...)• Lugares reservados para jornalistas. Garantir tomadas de som e

imagem. Prever momento para fotógrafos. Cuidar do enquadramento para fotografias.

• (no fim) Garantir momento de P&R para jornalistas após o evento, com as entidades presentes de maior interesse jornalístico. Cuidar do enquadramento para imagem e de sossego suficiente.

Para quem?

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Equipa

• Quem faz o quê –cuidado com as “bolas para terra de ninguém..”

• Quem coordena. • Reunir competências diversas: relações públicas,

operação som/luz/computador, comunicação,.. • Guião mt detalhado com toda a informação..• Mecanismo de inter-comunicação ( do gesto/olhar, à

mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie..) • Reuniões:

– De arranque e planeamento– De monitorização da preparação– De véspera (ensaios / testes)– De pré-execução ( 1 hora antes inicio da operação)– De avaliação

Quem faz o quê?

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Recepção / Acolhimento• Prever uma zona de acolhimento.• As boas-vindas são o primeiro passo de transformar um

evento num acontecimento “quente”. • Colocar indicações óbvias, ou “sinaleiros” no trajecto até

à sala; prever “buracos negros”. • Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicável), de

materiais informativos gerais, de identificador; mas não de comunicações a serem apresentadas.

• Registar as presenças. Pedir contactos para BD (pp. E-mail)

• Sala de acolhimento para convidados especiais enquanto se espera para que tudo esteja a postos para começar.

Onde? Como? Quando?

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Sala• Disposição da sala: sentados/de pé... ; plateia, semicírculo, círculo; • Canais de circulação (publico e convidados): meio, lados,

orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados.. • Cálculo da capacidade para gestão de entradas. • Cadeiras: conforto, ruído, distância,..• Iluminação: natural/artificial; garantir destaque para centro do

evento; redução com projecções; • Temperatura: procurar equilíbrio. Calor mata um evento; frio

também. • Arejamento: necessidade de garantir ar fresco, pp. depois de algum

tempo e para eventos com mt gente. • Projecção: suficientemente legível da última fila. Operador ou apoio

técnico sempre presente. Apresentações previamente instaladas e testadas.

Onde? Como? Quando?

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Segurança

• Verificação de extintores mais próximos. • Saídas de emergência desimpedidas. • Contactos de Bombeiros e polícia em local

acessível.• (VIP) Garantir vigilância do circuito de

transito com atenção a qualquer elemento estranho

• Protocolo de acção para indisposições, desmaios,..

Onde? Como? Quando?

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Higiene

• Verificar existência de WC próximos, bem indicados e limpos.

• Garantir a sua higiene: antes, durante e depois – piquete de limpeza

• Não falhar pormenores: papel higiénico, sabonete líquido, toalhas de papel, caixotes de lixo..

• Ter alternativas identificadas em caso de avarias, sobrelotação,..

Onde? Como? Quando?

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Ensaios e testes

• Tudo deve ser testado duas vezes, uma das quais 30 min. antes. O som deve ser testado 1 min. antes de começar, ligando os micros e verificando que estão a funcionar bem.

• Os movimentos mais complexos devem ser ensaiados (trajectos,…).

Onde? Como? Quando?

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Composição da mesa• Precedências:

mesa

Plateia

12 346 5 7

Onde? Como? Quando?

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• No centro da mesa fica o convidado mais importante. • A distribuição protocolar dos lugares é feita com o nº 2 à

direita do nº1, o nº 3 à esquerda do nº1, …• O anfitrião pode ficar à direita do nº 1 ou no último lugar

(é esse que nós preferimos..)• Para usar da palavra, começa o anfitrião e vai por ordem

ascendente de importância. Depois do convidado principal – último a falar – mais ninguém intervém.

• Um apresentador declara aberta a sessão, dá as entradas a cada orador e dá por encerrada a sessão. Pode tb fazer o ajustamento do micro para o orador seguinte.

Onde? Como? Quando?

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Curso da sessão

• Cumprimento do guião• Atenção ao ritmo e combate aos tempos mortos. • Papel do moderador e da organização. Controle

on-going• Comunicação de olhares: chefe do evento -

lugar tenente - equipa. • Importância essencial dos factores de conforto e

de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos materiais projectados,…

Onde? Como? Quando?

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Cenários de contingência

• Pouca participação – distribuição malhada, tirar cadeiras alargando espaços, chamar figurantes,..

• Excesso de participantes – retirar cadeiras para dar lugar em pé, abrir portas para criar clareiras de audição fora de portas,..

• Falha de conferencistas – o moderador sempre preparado para se ajustar a novos formatos de sessão

• Falha de som e de audiovisuais. – microfones suplentes, verificação de ligação de cabos, pilhas adicionais, portátil alternativo,…

• Falha de electricidade. – saídas de emergência, luz de presença,..

Onde? Como? Quando?

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Materiais de apoio• Plateia: cadeiras dispostas com espaço suficiente de passagem (–

2 palmos) • Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas), cenário fundo.• Audiovisuais: projector, tela, sistema som• Computador portátil • Bandeiras • Cenário de fundo. • Plantas e flores.• Placas comemorativas.• Bastidores e mesa de apoio organização.• Águas e copos para conferencistas. (Atenção ás substituições e

reabastecimentos.)• Identificadores (toblerones) de dupla face para conferencistas qd

existe mesa.

Recursos?

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Som• Microfones – com (ligação dos cabos) /sem fios

(pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off bem conhecido,..

• Pés e suportes – capacidade de ajustamento.• Amplificador e colunas. • Efeito de abafamento – sala com público abafa o som; é

necessário compensar. • Feed-back – retroalimentação: o som das colunas está a

reentrar nos micros. • Ruídos parasitas. • Operador sempre presente (depois do último teste – 1

min antes ligar micros) deve ficar no fundo da sala para monitorizar o som, tendo disponível mesa de controle

Recursos?

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Decoração

• Do espaço: sóbria, com referências à imagem corporativa (cartaz, logotipo..); sem nada que distraia.

• mesa presidencial: – Plantas: base da mesa. – Flores: em cima da mesa (que não tapem,

nem incomodem..)

Recursos?

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Tradução simultânea

• Materiais de apoio: auscultadores, gabinetes de tradução.

• indicação dos canais por língua.

• Disponibilização de textos (qd existem) para facilitação do trabalho dos tradutores.

• Avisar conferencistas para falarem + lento.

Recursos?

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Concorrência

• Verificação prévia de: – Datas incompatíveis (feriados) ou

inconvenientes (6º feira à tarde; dia de ponte)– Outros eventos agendados, na mesma área

temática– Outros eventos de grande impacto mediático– Greves marcadas.

Concorrência?