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OFICINA TÉCNICA

Código

IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.D

OCX

24/05/20131

Ref. Proyecto:

PROYECTO / DESTINO:

IAC GESTIÓN - OFICINA TECNICA

TÍTULO:

MANUAL COMPRAS/CONTRATACIÓN

MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 2 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013

Código:

Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX

CUADRO DE AUTORES

Nombre Función

Carlos Gómez-Argüello Jefe de proyecto.

Jorge Ruiz Consultor Logístico

CUADRO DE CONTROL

Control Nombre Función

Revisado por:

Aprobado por:

Autorizado por:

HISTORIA DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Resumen Modificación

V0.1 17.11.2011 Creación del documento.

TABLA DE CONTENIDO

CUADRO DE AUTORES ................................................................... 2

CUADRO DE CONTROL ................................................................... 2

HISTORIA DEL DOCUMENTO ......................................................... 2

TABLA DE CONTENIDO .................................................................. 3

0. INTRODUCCIÓN. .................................................................. 6

1. PEDIDO DE COMPRAS .......................................................... 7

1.1 DISTRIBUCIÓN DE LA PANTALLA ................................................. 7 1.2 CREACIÓN DE PEDIDOS DE COMPRAS .......................................... 11

1.2.1.1 CABECERA ..................................................................................... 12 1.2.1.1.1 Pestaña ENTREGA/FACTURA: ....................................................... 12 1.2.1.1.2 Pestaña CONDICIONES: .............................................................. 12 1.2.1.1.3 Pestaña TEXTOS: ....................................................................... 13 1.2.1.1.4 Pestaña DAT. ORG.: ................................................................... 13 1.2.1.1.5 Pestaña DATOS IAC. ................................................................... 14

1.2.1.2 RESUMEN POSICIONES ................................................................... 20 1.2.1.3 DETALLE DE POSICIÓN .................................................................... 23

1.2.1.3.1 Pestaña ENTREGA: ..................................................................... 23 1.2.1.3.2 Pestaña IMPUTACIÓN: ................................................................ 23 1.2.1.3.3 Pestaña SERVICIOS a pesar de que pone Servicios esta pestaña debe

entenderse como Pagos Parciales: ................................................ 25 1.2.1.3.4 Pestaña LÍMITES: ....................................................................... 27 1.2.1.3.5 Pestaña FACTURA: ..................................................................... 29 1.2.1.3.6 Pestaña CONDICIONES: .............................................................. 29 1.2.1.3.7 Pestaña TEXTOS: ....................................................................... 30 1.2.1.3.8 Pestaña DIRECCIÓN ENTREGA: .................................................... 31 1.2.1.3.9 Pestaña DATOS IAC: .................................................................. 32

1.2.2 Creación de pedidos de Central de Suministros .................... 33 1.3 MODIFICACIÓN DE PEDIDO DE COMPRAS ...................................... 36 1.4 VISUALIZACIÓN DE PEDIDO DE COMPRAS ..................................... 38 1.5 HISTORIAL DE PEDIDO ........................................................... 38 1.6 CREACIÓN DE PEDIDO REFERENCIADO A OTRO DOCUMENTO ................ 39 1.7 LIBERACIÓN O RECHAZO DE PEDIDO ........................................... 45

1.7.1.1 SAP Business Workplace .................................................................. 47 1.7.1.2 Liberación Colectiva de Pedido .......................................................... 49

1.7.1.2.1 LIBERAR ................................................................................... 50 1.7.1.2.2 DESHACER ................................................................................ 51

1.7.1.3 Liberación Individual de Pedido ......................................................... 52 1.7.1.3.1 LIBERAR ................................................................................... 53 1.7.1.3.2 RECHAZAR ................................................................................ 54

1.8 VISUALIZACIÓN E IMPRESIÓN DE PEDIDOS .................................... 55 1.9 INFORMES ....................................................................... 61

2. RECEPCIÓN DEL PEDIDO.................................................... 82

2.1 ENTRADA DE MERCANCÍA - MIGO ........................................ 82 2.1.1 Distribución de la Pantalla ................................................ 82 2.1.2 Creación de Entrada de Mercancía ..................................... 86

2.1.2.1 CABECERA ..................................................................................... 86 2.1.2.1.1 Pestaña GENERAL ...................................................................... 87

2.1.2.2 RESUMEN POSICIONES ................................................................... 88


Código:


2.1.2.3 DETALLE POSICIONES ..................................................................... 89 2.1.2.3.1 Pestaña Material: ....................................................................... 89 2.1.2.3.2 Pestaña Ctd.: ............................................................................ 89 2.1.2.3.3 Pestaña Se: .............................................................................. 90 2.1.2.3.4 Pestaña Datos Pedido: ................................................................ 90 2.1.2.3.5 Pestaña Inter.: .......................................................................... 90 2.1.2.3.6 Pestaña Imputación:................................................................... 91 2.1.2.3.7 Pestaña IAC: ............................................................................. 91

2.1.3 Visualización de Entrada de Mercancía ................................ 93 2.1.4 Anulación de Entrada de Mercancía .................................... 94

2.2 HOJA ENTRADA DE SERVICIOS - ML81N ............................... 96 2.2.1 Creación Hoja Entrada de Servicios .................................... 96 2.2.2 Visualización Hoja Entrada de Servicios ............................ 102 2.2.3 Modificación Hoja Entrada de Servicios ............................. 104 2.2.1 Borrar Hoja de Servicios ................................................. 107

2.3 INFORMES ........................................................................ 110

3. VERIFICACIÓN DE FACTURAS LOGÍSTICAS ...................... 114

3.1 REGISTRO PRELIMINAR DE FACTURA RECIBIDA ............................. 115 3.2 VISUALIZAR FACTURA RECIBIDA .............................................. 123 3.3 ANULAR FACTURA RECIBIDA ................................................... 126 3.4 INFORMES ........................................................................ 127

4. ESQUEMAS CIRCUITOS DE COMPRAS ............................... 129

4.1.1 CIRCUITO COMPRAS LICITACIONES ................................. 129 4.1.2 CIRCUITO COMPRAS GENERALES .................................... 130 4.1.3 CIRCUITO COMPRAS CENTRAL DE SUMINISTRO ................ 131 4.1.4 CIRCUITO COMPRAS ENTRADAS ...................................... 132 4.1.5 CIRCUITO COMPRAS SALIDAS......................................... 133


Código:


Lista de abreviaturas

IAC Instituto Astrofísico de Canarias.


Código:


0. INTRODUCCIÓN. En este documento se recogen los documentos y transacciones correspondientes al Módulo de Compras de SAP, los circuitos de compras/contratación diseñados para el IAC.


Código:


1. PEDIDO DE COMPRAS Transacciones referentes al Pedido de Compras

TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN

ME21N Crear Pedido Compras

ME22N Modificar Pedido Compras

ME23N Visualizar Pedido Compras

Los pedidos de compras, se crearán automáticamente desde expediente, salvo los pedidos de licitaciones en el caso de que se haya seleccionado la opción por lotes. Si hubiera lotes, los pedidos se crean de forma manual y posteriormente se enganchan al expediente. En este apartado del manual, explicaremos como crear pedidos de forma manual.

1.1 Distribución de la Pantalla En los Pedidos de Compras de SAP al igual que las Solicitudes de Pedido de Compras, SAP distribuye las pantallas de datos de la siguiente manera; Cabecera, Resumen Posición y Detalle de Posición.

Al marcar cada uno de los iconos , se desplegara los campos correspondientes a esa Vista.


Código:


CABECERA:

En la cabecera del pedido, tenemos los datos referentes al Proveedor, Datos Organización, Datos propios del IAC, Textos, etc.

RESUMEN POSICIONES:


Código:


En el Resumen de Posiciones, será donde incluiremos líneas o posiciones del documento a crear, cada línea o posición deberá coincidir con un producto de compra.

DETALLE DE POSICIÓN:


Código:


En el Detalle de Posición, tendremos el resto de campos a informar referente a una línea o posición del documento. Para ello, tendremos que seleccionar la línea o posición a cumplimentar, tal y como aparece en la siguiente imagen.


Código:


1.2 Creación de Pedidos de Compras TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN

ME21N Crear Pedido Compras

Tal y como indicamos al comienzo del apartado de Pedidos de Compras, esta creación se realizará de forma automática desde el Modulo de Expediente. Pero explicaremos como crearlos de forma manual.

Las clases de pedido que podemos crear son:

CLASE DOCUMENTO DESCRIPCIÓN

ZPED Pedidos IAC

ZLIC Pedidos Licitaciones

ZIEX Pedidos Salidas

ZIMP Pedidos Entradas

ZCSM Pedidos Central de Suministros

ZPAB Pedidos Acuerdo Marco

ZCOS Pedidos Costes de Adquisición

Lo primero que tenemos que seleccionar es el Proveedor al que le realizaremos la compra y la Clase de Documento a crear, disponemos de las siguientes:


Código:


1.2.1.1 CABECERA

En la cabecera del documento, al introducir el proveedor, SAP nos cumplimenta de forma automática, campos referentes al proveedor, como por ejemplo: Condiciones de Pago, Dirección del Proveedor, etc.

1.2.1.1.1 Pestaña ENTREGA/FACTURA: Condiciones de entrega que normalmente arrastra del maestro de proveedores, aquí podemos modificar entre otras cosas las condiciones de pago para este pedido específicamente o indicar los Incoterms.

1.2.1.1.2 Pestaña CONDICIONES: A diferencia de las condiciones que se visualizan en el detalle de las posiciones, las de cabecera muestran el total neto de todo el pedido o lo que es igual, la suma de todas las posiciones del pedido. Al igual que en las condiciones de posición aquí podemos agregar algunas condiciones adicionales como por ejemplo un descuento para todo el pedido y lo calculara en función del neto total, no tocara las condiciones de las posiciones.


Código:


1.2.1.1.3 Pestaña TEXTOS: Igual que los de posición, textos informativos.

Introduciremos el texto de Observaciones que se imprime posteriormente en los formularios de pedido ZPED, en el ID de texto NOTA DE CABECERA.

1.2.1.1.4 Pestaña DAT. ORG.: Organización de compras y grupo de compras que está realizando el pedido y sociedad donde se realizara la factura.


Código:


CAMPO VALORES

Org. Compras 1000

Grupo Compras

Sociedad IA01

1.2.1.1.5 Pestaña DATOS IAC. En esta pestaña, aparecen unos u otros campos específicos del IAC y tienen unas verificaciones, que van determinadas por la selección de la clase de documento. A continuación, mostramos los campos que aparecerán para cada una de las clases de pedido.


Código:


ZPED – Pedidos IAC.

CAMPO VALORES POSIBLES

Expediente Pedido

No editable, toma valor del nº de expediente, cuando el pedido es creado desde expediente.

Proc. Adjudicación

Tipo de Contrato

Tipo de Servicio

Prorrogable

Duración Prórroga Si es prorrogable, indicamos el nº de meses.


Código:


Exp.CMAE Nº del expediente de la CMAE.

F.Confir.CMAE Fecha confirmación de la CMAE.

F.Inicio Servicio Fecha de Inicio del Servicio.

F.Fin Servicio Fecha de Fin del Servicio.

Presup. Licitación Presupuesto de Licitación.

Val. Estimado Contrato

Informamos el valor estimado del contrato. Igual o mayor que importe del Presupuesto de Licitación.

ZLIC – Licitaciones.


Expediente Pedido


Proc. Adjudicación


Código:


Tipo de Contrato

Tipo de Servicio

Prorrogable

Duración Prórroga Si es prorrogable, indicamos el nº de meses.

Exp.CMAE Nº del expediente de la CMAE.

F.Confir.CMAE Fecha confirmación de la CMAE.

F.Inicio Servicio Fecha de Inicio del Servicio.

F.Fin Servicio Fecha de Fin del Servicio.

Presup. Licitación Presupuesto de Licitación.

Val. Estimado Contrato

Informamos el valor estimado del contrato. Igual o mayor que importe del Presupuesto de Licitación.

Retención Garantía

Indicador, si la Licitación tiene Retención del importe a pagar en concepto de Garantía.

Porc.Retención Porcentaje de la retención.

ZIEX – Pedidos Salidas.


Código:



Expediente Pedido


Proc.Adjudicación Campo no Editable, toma el valor SAL.

Institución Responsable

Destinatario

Seguro

Valor Efectos Seguro

Valor de la mercancía a efectos del seguro, si está sujeta a seguro.

Tipo de Envío

Medio de Envío

Valor Estadístico Valor a efecto estadístico del

importe del pedido.

ZIMP – Pedidos Entradas.


Expediente No editable, toma valor del


Código:


Pedido nº de expediente, cuando el pedido es creado desde expediente.

Proc.Adjudicación Campo no Editable, toma el valor ENT.

Institución Responsable

Destinatario

Seguro

Valor Efectos Seguro

Valor de la mercancía a efectos del seguro, si está sujeta a seguro.

Tipo de Envío

Medio de Envío

Valor Estadístico Valor a efecto estadístico del

importe del pedido.

ZCSM – Pedidos Central de Suministro.

Proc. Adjudicación Campo no Editable, toma el valor CCS.

Exp. CMAE Nº del expediente de la CMAE.

F.Comfir.CMAE Fecha confirmación de la CMAE.

F.Env.Cen.Sumin Fecha Envío Central de Suministro


Código:


F.Con.Cen.Suministro Fecha Confirmación Central Suministro

1.2.1.2 RESUMEN POSICIONES

Campos a cumplimentar:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Tipo Imputación

Aunque aparecen mas valores en el campo, para el IAC, solo son relevantes las mostradas en este manual.

Tipo Posición


Código:


Texto Breve Descripción resumida del producto a comprar

Cantidad Cantidad de producto

Unidad Unidad de Medida de la cantidad de producto a comprar

Grupo Artículos


Código:


Centro

Fecha Entrega

Fecha en que se debe entregar el producto de compra.

Precio Neto Unitario Importe neto de una unidad

Si el pedido que estamos creando, es una Devolución, marcaremos el flag Pos. Devol. En el Resumen.

Si dicho pedido contiene posiciones gratuitas, marcaremos el flag Gratis en el Resumen. Al indicar que la posición es gratuita, al registrar en el sistema desde las transacciones MIR7 y MIRO, la factura del proveedor, esta posición no aparece valorada.


Código:


1.2.1.3 DETALLE DE POSICIÓN

1.2.1.3.1 Pestaña ENTREGA: Datos relacionados con la entrada de mercancías, aquí se puede decidir limites de tolerancia tanto por arriba o por debajo de lo acordado en principio con el proveedor, también podemos decidir a qué tipo de stock mandamos la mercancía al realizar la entrada (libre utilización, calidad, bloqueada).

1.2.1.3.2 Pestaña IMPUTACIÓN: En esta pestaña, introduciremos la partida presupuestaria a al que va imputada la compra.

Al igual que en las solicitudes de pedido, se distinguen dos imputaciones:

IMPUTACIÓN Y – IAC NO INVENTARIABLE


Código:


Se cumplimentará el Elemento PEP, Fondo, pulsando enter en cada dato para que derive automáticamente la subvención, en caso de que hubiera más de una aparecerá una ventana de diálogo en la que podremos elegir de la que se trate, el resto de los campos que conforman la partida presupuestaria se cumplimentan de forma automática.

IMPUTACIÓN Z – IAC INVENTARIABLE

Se cumplimentará el Nº de Activo Fijo que podremos elegir en una lista desplegable como la que sale en la imagen de más abajo denominada “Activos Fijos”, Elemento PEP, Fondo pulsando enter para que derive automáticamente la subvención, en el caso de que hubiera más de una saldrá una ventana en la que podremos elegir la que se trate, el resto de los campos que conforman la partida presupuestaria se cumplimentan de forma automática.


Código:


La identificación del Nº de Activo Fijo, se realiza por la descripción de este, que coincide con la descripción del grupo de artículos de inversiones. En la siguiente imagen mostramos los grupos de artículos y los activos fijos existentes:

GRUPOS ARTÍCULOS ACTIVOS FIJOS

1.2.1.3.3 Pestaña SERVICIOS a pesar de que pone Servicios esta pestaña debe entenderse como Pagos Parciales:

Esta pestaña solo aparece cuando se selecciona el tipo de posición = F – Servicios.


Código:


Esta pestaña sólo se cumplimentará en los casos en los que sepamos que vamos a recibir el servicio o suministro de forma planificada y por tanto se harán tantos pagos sucesivos como servicios o suministros planificados hayamos previsto en la solicitud, con unas fechas de entrega previstas y concretas.

Por ejemplo si tenemos un suministro que tenga prevista una primera entrega en enero y una segunda entrega en junio y que a cada entrega vaya asociado un pago lo especificaríamos en esta pestaña poniendo una primera posición con el importe correspondiente al primer pago y una segunda posición con el importe correspondiente al segundo pago.

Cumplimentaremos los campos Txt. Breve, Cantidad, UM (Unidad de Medida) y Precio.

Si cumplimentamos los campos de esta pestaña, de forma estándar, SAP nos muestra una pantalla para rellenar la imputación, esta pantalla salta por cada servicio que registremos en esta pantalla, el formato de dicha pantalla la mostramos en la siguiente imagen:


Código:


En esta pantalla, rellenamos el campo Elemento PEP, Fondo, pulsando enter en cada dato para que derive automáticamente la subvención, en caso de que hubiera más de una aparecerá una ventana de diálogo en la que podremos elegir de la que se trate, el resto de campos de la partida presupuestaria, se cumplimentan de forma automática.

En cualquier momento podemos llegar a esta pantalla si presionamos el botón

de la pestaña SERVICIOS.

Al cumplimentar esta pestaña, automáticamente se cumplimenta la siguiente pestaña:

IMPUTACIÓN, con los datos de imputación de los servicios, si la imputación de los servicios registrados en esta pestaña van contra distintas partidas, están aparecen en la pestaña de imputación de la posición de la solicitud de pedido que estamos tratando, de la siguiente manera:

1.2.1.3.4 Pestaña LÍMITES: Esta pestaña al igual que la de SERVICIOS, solo aparece cuando se selecciona el tipo de posición = F – Servicios.


Código:


La cumplimentaremos si los servicios, obra o suministro que deseamos comprar, no son planificados, es decir, no sabemos qué importe parcial del servicio vamos a recepcionar y/o facturar.

Si cumplimentamos los campos de esta pestaña, de forma estándar, SAP nos muestra una pantalla para rellenar la imputación, al igual que salta con la pestaña SERVICIOS. El formato de dicha pantalla la mostramos en la siguiente imagen:

En esta pantalla, rellenamos el campo Elemento PEP, Fondo pulsando enter en cada dato para que derive automáticamente la subvención, en caso de que hubiera más de una aparecerá una ventana de diálogo en la que podremos elegir de la que se trate, el resto de campos de la partida presupuestaria, se cumplimentan de forma automática.

En cualquier momento podemos llegar a esta pantalla si presionamos el botón

de la pestaña LÍMITES.


Código:


Al cumplimentar esta pestaña, automáticamente se cumplimenta la siguiente pestaña:

IMPUTACIÓN, con los datos de imputación introducida en la pestaña LÍMITES de los servicios.

1.2.1.3.5 Pestaña FACTURA: Es necesario que estén activados al menos el check de Recep. Fact. y que por defecto aparecen marcados, ya que es que enlaza el pedido con la factura y además estar activado el check de VerFactEM que significa que no se podrá facturar hasta que no se haya realizado la entrada de mercancías.

Si conocemos a este nivel el impuesto que nos aplicará el proveedor, cumplimentamos el campo Ind. Impuesto:

1.2.1.3.6 Pestaña CONDICIONES: Aquí se muestra todo lo relacionado con las condiciones de precio, descuentos, bonificaciones e impuestos que estén asociados al “material – proveedor” de la posición que vemos en detalle. Entre las cosas que podemos modificar en esta pestaña esta el precio neto por unidad, además podemos agregar sub-posiciones de precio como descuentos o recargos. Además podemos visualizar como se han determinado las condiciones de precio para cada posición, para ello no tenemos más que presionar el botón de análisis y nos mostrara una pantalla donde podremos navegar y ver sobre que parámetros se basaba para determinar las condiciones de precio de esa posición.


Código:


1.2.1.3.7 Pestaña TEXTOS: Incluiremos las anotaciones que deseemos en los ID de Textos que nos ofrece SAP.

Tenemos habilitado los textos, Descripción Español y Descripción Inglés, para que al realizar la compra ZPED (Pedido) para las solicitudes de pedidos ZIEX (Salidas) y ZIEMP (Entradas), indicar Detalladamente la descripción del producto, estos textos son, los que aparecerán en el formulario de Pedido y en la Declaración de contenido en caso de que se trate de un ZIEX.


Código:


Los textos Marca y Modelo, se cumplimentarán cuando realicemos pedidos con imputación Z – Activos Fijos IAC, para indicar la Marca y Modelo del producto que estamos comprando. Estos textos se muestran posteriormente en los formularios.

1.2.1.3.8 Pestaña DIRECCIÓN ENTREGA: Dirección del centro donde se realizara la entrada de mercancías.


Código:


1.2.1.3.9 Pestaña DATOS IAC:

Pedidos ZIEX – Salidas y Pedidos ZIMP – Entradas.

Nº Oferta Proveedor

Nº de la oferta remitida por el proveedor.

Nº de Bultos El nº de bultos, del que se compone la posición de la solicitud de pedido.

Peso Peso de la posición.

Unidad Medida Peso

Unidad de medida de peso, de la posición

Dimensiones Dimensiones de la posición.

Unidad Medida Dimensiones

Unidad de medida de las dimensiones, de la posición.

Resto de Pedidos:

El único campo y no obligatorio es el Nº Oferta del Proveedor, en el indicaremos, el número de la oferta remitida por el proveedor, este campo lo mostramos posteriormente en el formulario de pedido.


Código:


GRABAR DOCUMENTO

Para grabar el documento presionamos .

Y nos aparecerá en la parte inferior de la pantalla el número de documento creado.

Al grabar el pedido, se determina una estrategia de liberación en función, de la clase de pedido, grupo de compras y grupo de artículos, estas estrategias se verán con más detalle en el apartado 1.7 - Liberación y/o Rechazo de Pedido.

1.2.2 Creación de pedidos de Central de Suministros

Solicitud de pedido agrupadora ZAGR (Central de Suministros)

El procedimiento para la creación de un pedido de Central de Suministros es el

siguiente:

1. Compras recibe una o varias solicitudes de pedido de central de suministros

del tipo ZCSM.

2. Crea una nueva solicitud agrupadora ZAGR como copia de las solicitudes

anteriores. Utilizando para ello el “Resumen de documento activo” en el que


Código:


seleccionaremos todas las solicitudes iniciales. Tendremos que tener en

cuenta que cada posición arrastre su número de necesidad que

corresponderá a la solicitud inicial de cada peticionario. Tendremos que

tener en cuenta el importe de transporte total del pedido para repartirlo en

cada posición así como el importe de IVA que también deberemos

aumentarlo en el importe de manera proporcional. El siguiente paso es

Retener la solicitud (para que no retenga crédito), es decir no se graba.

3. Desde la transacción ZMMINF_001, se solicita informe para la solicitud en

cuestión, en este informe aparecerán detallados los datos de posición

imputación y valoración. Se envía el informe a Contabilidad para que

prepare el RC

4. Cuando Contabilidad haya preparado el RC y para no duplicar el crédito

retenido, de forma coordinada entre Compras y Contabilidad:

- Contabilidad avisa a Compras que borre las solicitudes de pedido

iniciales (las de central de suministros descritas en el punto 1 anterior).

- Compras las borra

- Contabilidad graba el RC

5. Compras escribe el número del RC en cada posición de la solicitud de

pedido Agrupadora.

Es importante tener en cuenta que no debe existir discrepancia entre la

valoración e imputación de la ZAGR con el RC. En caso de error, prevalece la

valoración e imputación del RC sobre la AZGR. El sistema no avisa en caso de

error.

6. Una vez grabada la ZAGR salta la estrategia de liberación. Libera Compras y

luego Contabilidad. Si hubiera alguna modificación, contabilidad también la

firma (tabla de firmas, status 10).


Código:


7. Una vez enviada la petición a Patrimonio y aprobada la compra,

modificamos la Solicitud Agrupadora restando de cada posición el importe

de IVA.

8. A continuación se crea el pedido. Para crear el pedido desde el expediente

previamente deberemos borrar las solicitudes iniciales que estaban

enganchadas al expediente para que sólo coja los datos de la solicitud de

pedido agrupadora. Al hacer el pedido a partir de la ZAGR, el pedido

también copia el RC, por lo que volvería a retener crédito. Para evitar esta

duplicidad, Seidor hará que el RC se desenganche al crear el pedido.

9. Posteriormente hacemos la MIGO (entrada de mercanía) y por último, la

MIR7 (registro preliminar de la factura en el sistema).

10. Al recibir la última factura, puede ser que:

El importe coincida con el del pedido: Se registra la MIR 7 y se tramita el

pago.

El importe de la factura es menor, por ejemplo, porque finalmente no

suministran todas las unidades. En este caso:

I. Se modifica el importe del pedido

II. Se modifica el importe de la solicitud ZAGR

III. Ambas modificaciones pasan a la firma de Contabilidad.

El importe de la factura es mayor. Aunque este es un caso improbable, lo

tenemos que tener en cuenta en el procedimiento. En este caso:

I. Hay que comunicar a Contabilidad que tiene que modificar el RC

inicial

II. Modificar la solicitud de pedido ZAGR

III. Modificar el pedido

IV. Tanto la solicitud como el pedido pasan a la firma de

Contabilidad.

V. MIGO


Código:


VI. MIR7

1.3 Modificación de Pedido de Compras TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN

ME22N Modificar Pedido

Tal y como indicamos al principio de este manual, todos los pedidos de compras, se crean desde los expedientes y en estos a su vez, se le asocian solicitudes de pedido, menos los pedidos ZCOS – Costes Adquisición. Por lo que los pedidos se crean en base a las solicitudes de pedido. A continuación mostramos una tabla de relación ente estos tres objetos de SAP, solicitud de pedido de compras, expediente y pedido de compras.

SOL. PEDIDO COMPRAS EXPEDIENTE PEDIDO COMPRAS

ZDIR: IAC-C. Generales Exp. Compras Generales

ZPED - Pedidos IAC

ZLIC: IAC-Licitaciones Exp. Licitaciones ZLIC - Pedidos Licitaciones

ZCSM: IAC-Cent. Suministro Exp. Cent. Suministro

ZCSM - C.Central Suministro

ZIEX: IAC-Sol.Ped.Salida Exp. Salidas ZIEX - Pedido Salida

ZIMP: IAC-Sol.Ped.Entrada Exp. Entradas ZIMP - Pedido Entrada

Exp. Costes Adquisición

ZCOS - Costes Adquisición

Presionamos sobre , e introducimos el número de pedido que deseamos modificar.


Código:


Una vez introducida el pedido, podremos realizar la modificación.

Una vez terminado de realizar la modificación, tenemos que guardar .


Código:


1.4 Visualización de Pedido de Compras TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN

ME23N Visualización Pedido

Presionamos sobre e introducimos el número de pedido que deseamos visualizar.

1.5 Historial de Pedido Todos los tipos de pedido poseen una pestaña en el detalle de la posición llamado "Historial del pedido".

Esta pestaña aparece únicamente después de haber realizado o ejecutado funciones posteriores al pedido y basados en el (Entradas de mercancías, entregas, verificación de facturas, etc.).

En ella podremos visualizar todos los documentos que se han ido generando después del pedido. Esta vista es de gran ayuda para conocer los documentos asociados en un circuito de una compra.

Podemos ver esta pestaña tanto como si entramos a modificar el documento de compras o solo si lo queremos visualizar, por lo tanto podemos usar tanto la transacción ME22N como la ME23N.


Código:


WE Entrada Mercancía (Documento Material)

RE-L Factura de Compras

Lerf Hoja de entrada de servicio

1.6 Creación de Pedido referenciado a otro documento La transacción ME21N que se ha estado utilizando para crear los pedidos, posee un botón llamado “Resumen Documento Activo” a través del cual podemos realizar o crear pedidos con referencia a otros documentos (solicitudes de pedido, pedidos, ofertas, etc.). Es de gran ventaja porque copia las posiciones y datos más importantes directamente al pedido disminuyendo considerablemente el trabajo del personal encargado de compras, además evita confusiones al momento de copiar o crear el pedido, además con la gran ventaja que podemos modificar lo copiado a nuestro antojo si lo consideramos necesario.


Código:


Seguidamente pulsaremos el botón que está arriba de la palabra “Jerarquía” para desplegar los tipos de documentos de los cuales nos podemos copiar los datos para crear el pedido, una vez desplegado el menú hacemos clic en alguno de los documentos (por ejemplo “Solicitud de pedido).

Una vez pulsemos este botón la pantalla del

pedido se dividirá en dos partes, tal y como aparece

en la siguiente imagen.


Código:


Esto nos llevará a una pantalla donde podremos filtrar la búsqueda de solicitudes de pedidos, dependiendo por ejemplo del solicitante, del centro, material, organización de compras, etc.


Código:


Una vez decidido los parámetros de búsqueda pulsamos ejecutar y nos devolverá a la pantalla del pedido y además nos mostrara las solicitudes encontradas.


Código:


La información que muestra cada una de estas solicitudes por ejemplo, podemos ordenarla como deseemos (que la ordene por material en vez de por numero de

la solicitud) para ello hacemos clic en el botón con forma de estructura y se desplegara la ventana que nos permitirá decidir como mostrar la información de las solicitudes de pedido.

Como podemos observar a la izquierda de la ventana se encuentran las columnas que se muestran en la pantalla del pedido en orden ascendente, a la derecha de


Código:


la ventana están las alternativas que poseemos para visualizar la información y que podemos a agregar al lado izquierdo.

Por último para crear el pedido lo único que debemos hacer es efectuar clic en

cualquiera de las solicitudes inmediatamente pulsar el botón y esta automáticamente se agregara al pedido.

Revisamos los datos y si esta todo correcto y no deseamos realizar ninguna modificación procedemos a grabar el pedido.

Este proceso se sigue de idéntica forma para cualquiera de los otros documentos que aparecen cuando pulsamos el botón de Resumen documento activo.


Código:


1.7 Liberación o Rechazo de Pedido TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN

ME28 Liberación de Pedido

ME29N Liberación Individual de Pedido

SBWP SAP Business Workplace

Cuando creamos un Pedido, éste tiene que pasar por un procedimiento de aprobación. Para ello, al grabar el documento, se activa una nueva Pestaña, denominada ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN.

Esta Estrategia de Liberación es el grupo de pasos de aprobación a la cual está sujeto el documento y se determina a nivel de CABECERA al un pedido.

En el IAC, disponemos de varias estrategias de liberación, las cuales, se determinan en función de la clase de Pedido, los grupos de compras y los grupos de artículos que se compran. Mostramos cada una ellas:

Pedidos ZPED - Pedidos IAC:

Pedidos ZPED - Pedidos IAC BIBLIOTECA:


Código:


Pedidos ZPED - Pedidos IAC ELECTRÓNICA:

Pedidos ZPED - Pedidos IAC MECÁNICA:

Pedidos ZCSM - Central Suministro:

Pedidos ZLIC - Licitaciones:


Código:


Pedidos ZIEX y ZIMP: Ped.Salida y Ped.Entrada que solo tienen permitidos pedir grupos de artículos de Transporte, Aduana y Seguro:

Cada uno de los pasos tendrá que ser ejecutado por los responsables autorizados.

Para ello, cuando se graba el pedido, salta un workflow que envía un mensaje a la bandeja de entrada del SAP Business Workplace.

1.7.1.1 SAP Business Workplace

Para entrar, presionar el icono , de la pantalla principal de SAP o entrando en la transacción SBWP.

Una vez dentro, presionamos ENTRADA , se despliega en la parte izquierda de la pantalla los mensajes contenidos en la bandeja de entrada, en ella podemos ver el mensaje de aviso de pedido pendiente de liberar.


Código:


Parar liberar el pedido, hacemos doble click en el mensaje AUTORIZACIÓN…. , éste se abre y en él tenemos las siguientes opciones.


Código:


1.7.1.2 Liberación Colectiva de Pedido

Al entrar en la transacción ME28, tenemos que cumplimentar los siguientes campos, en función del estado que deseemos liberar.


Código:


Todos estos campos a cumplimentar, son para restringir la selección de los documentos que deseemos liberar.

Cada uno de los pasos tendrá que ser ejecutado por los responsables autorizados.

Una vez cumplimentados los campos de la pantalla de selección, ejecutamos

.

1.7.1.2.1 LIBERAR

Para liberar tenemos que presionar el icono , en el listado anterior

cambiara el anterior icono por este otro, , tal y como aparece en la siguiente imagen.


Código:


1.7.1.2.2 DESHACER

Si presionamos el icono , deshacemos la operación realizada, es decir, volverá al estado que acabamos de liberar, tal y como se muestra en la siguiente imagen.


Código:


1.7.1.3 Liberación Individual de Pedido


ME29N Liberación Individual de Pedido

Al ejecutar la transacción ME29N, por defecto nos trae el último pedido tratado, este no tiene porque ser el que deseamos liberar, por lo que tenemos presionar el icono , he introducir el pedido que deseamos liberar, presionamos INTRO y se carga el pedido que deseamos.


Código:


1.7.1.3.1 LIBERAR

Para liberar el pedido presionamos el icono . La liberación individual, colectiva o por la Bandeja de Entrada con el workflow, realiza la misma operación, es decir, liberar y pasar al siguiente paso, si no se liberan este no pasa al siguiente paso, por lo que sino no se libera el pedido, este no se podra recepcionar cuando el proveedor venga con la compra.

Tras liberar un paso nos aparece el siguiente mensaje.


Código:


1.7.1.3.2 RECHAZAR

Si deseamos rechazar, tenemos que presionar el icono .

Cuando Rechacemos, veremos el siguiente mensaje:

GRABAR

Cuando hayamos Rechazado o Liberado, GRABAMOS , si no grabamos, la acción realizada no se guardar, por lo que el pedido seguirá pendiente de liberación en ese paso.

No olvidar, que no podremos realizar una entrada de mercancía referenciada al pedido, si dicho pedido no está liberado.


Código:


1.8 Visualización e Impresión de Pedidos Para visualizar e imprimir los pedidos creados en el sistema simplemente

pulsamos sobre el botón , esta acción nos mostrara en pantalla el formulario creado para este pedido, si este tuviese dos formularios asociados (castellano/ingles), aparecerá la siguiente pantalla, preguntando por cuál de ellos desea visualizar.


Código:


Para visualizarlos, tenemos que seleccionar la clase de mensaje y presionar el

icono .

La siguiente pantalla, nos solicita, si deseamos ver por pantalla o imprimir el formulario.


Código:



Código:


En pantalla no aparece el logo, dirección de IAC y pie, porque el papel es preimpreso.

Para imprimirlo:


ME9F Editar Mensaje


Nº Documento Nº del pedido o pedidos

Aplicación EF (Pedido de compras)

Status

Ejecutamos presionando .


Código:


En la siguiente lista, marcamos el documento y presionamos .

La siguiente pantalla, nos solicita, si deseamos ver por pantalla o imprimir el formulario.


Código:


1.9 INFORMES

Listado de Pedido por Proyecto.

En este listado podemos ver todos los Pedido creados para un Proyecto o varios, al igual que ver los Pedidos creadas para uno o varios Elementos PEP. Una vez que aparezca el informe, en el aparecen todos los campos de clientes que se han incluido en la cabecera y posición de pedido.


ME2J Lista Pedidos para Proyecto


Código:



Código:


Cumplimentamos los campos de la pantalla de selección, según deseemos filtrar la información. Campo relevante en la pantalla de selección, es CONDICIONES DE SELECCIÓN, ya que con este, podemos listar, por ejemplo, los pedidos que están pendiente de recepcionar o pendientes de facturar. A continuación mostramos las que nos ofrece SAP y marcamos las que nos pueden ser mas útiles:

Ejecutamos .


Código:


Desde este listado, podemos consultar el Historial de Pedido que tenga cada uno

de los pedidos listados, para ello, presionamos el icono , que aparece al lado del pedido, podemos ver los documentos de Entrada de Mercancía y Factura recibida.

Si marcamos en los Documentos, navegaremos a ellos.


Código:



Código:


Listado Estado de Pedidos de Compras por Tipo de Compra.

Se ejecuta este informe, para ver el estado en el que se encuentra un pedido de compras, es decir si está parcialmente o totalmente recepcionado o facturado.

Las acciones a realizar sobre este informe, es idéntica que al resto de informes, como crear variantes, descargar a Excel, filtrar, ordenar, etc.


ME2N Lista Pedidos por Nº Documento de compras

Pantalla de selección:

Si presionamos el icono , se abre en la parte superior de la pantalla de selección una nueva sección, en la cual podemos seleccionar los campos


Código:


dispuestos por SAP de cabecera y posición de pedido, para poder ser utilizados en la pantalla de selección y por lo tanto restringir la búsqueda inicial.

Para utilizar los campos de figuran en las carpetas de la nueva sección, basta con abrir la carpeta deseada y hacer doble click sobre el campo que deseamos utilizar para la selección.


Código:



Código:


Cumplimentamos los campos añadidos y ejecutamos presionando el icono .

Seleccionamos la disposición denominada: /COMPRAS_01.

Para interpretar el informe, es necesario fijarse en las columnas POR ENTREGAR, POR CALCULAR e HISTORIAL PEDIDO. Las columnas Por Entregar, nos indica si el pedido esta parcial/totalmente pendiente de recepcionar. La columna Por Calcular, nos indica nos indica si el pedido esta parcial/totalmente pendiente de facturar. Y la columna Historial de Pedido, si esta informado con el icono , nos da la posibilidad de navegar a los documentos de entrada mercancía, hojas de servicios y/o facturas que tenga el pedido.


Código:


Si deseamos ver la Partida Presupuestaria de estos pedidos, se tiene que marcar

el icono . En la pantalla aparece la siguiente información:


Código:


Para ver los datos de entrega, como la fecha de entrega, tenemos que presionar

el icono . En la pantalla aparece la siguiente información:

Además de la fecha de entrega, podemos ver la solicitud de pedido y posición del que proviene el pedido.


Código:


Listado Pedidos con Gastos de Transporte/Aduana/Seguros.

El objetico de este informe es, ver el coste total originado por una compra. Incluyendo en ella los gastos por portes, aduanas y/o seguros.

Este informe solo muestra en el listado, los pedidos de compras que tengan informado el campo Nº Necesidad. Si dicho campo no está cumplimentado, el informe los ignora y no los muestra. Para que aparezca en el informe, el pedido que origino los pedidos de Costes de Adquisición, se tiene que cumplimentar el campo Nº de Necesidad de estos, con el propio nº de pedido. Es decir, si el pedido 450000001, tiene o va a tener pedidos de Costes de Adquisición, en el campo Nº Necesidad del pedido 45000001, se debe introducir su propio nº de pedido = 45000001. Con esto obligamos al sistema a que aparezca el pedido original en el informe, agrupar por él y así poder sumar los importes totales de los pedidos.


ME2B Lista Pedidos por Nº Necesidad



Código:



El resultado del informe, esta agrupado por Nº Necesidad, Clase Documentos y Nº de Pedido y Totalizado por Importe de Pedido. Por lo que podemos observar el Pedido Origen (<>ZCOS) con su total sin Coste, justo de bajo sus pedidos de Costes (ZCOS) con el total de cada pedido de Coste y un Total de pedido origen y coste. Además tenemos las columnas de Cantidad por Entregar y Valor por Facturar, si en estas columnas aparece 0, quiere decir que no tiene nada pendiente de entrega o factura. En la Columna Historial


Código:


Pedido, podemos ver los documentos de entrega, hoja servicio y factura que tengan los pedidos y navegar a ellos.

Las acciones a realizar sobre este informe, es idéntica que al resto de informes, como crear variantes, descargar a Excel, filtrar, ordenar, etc.


Código:


Listado Pedidos en la Central de Suministros.

El objetivo de este informe es, ver los pedidos de compras en la Central de Suministros.





Código:



La columna Fecha Envío Doc. a Central de Suministro, solo estará informado para los pedidos de compras de Central de Suministro - ZCSM, ya que solo en ellos está disponible el campo Fecha Envío a Central de Suministro.


Código:


Informe INE.

El objetivo de este informe, es mostrar todos las exportaciones/importaciones a países no España, de servicios, material informática, mantenimiento, transportes y seguros. Con este informe el IAC cumplimenta el cuestionario del Instituto Nacional de Estadística para el Índice de Comercio Exterior de Servicios.

El cuestionario es el siguiente y se cumplimenta extra SAP:

Para facilitar la labor de cumplimentación del cuestionario del INE, disponemos de dos informes, el primero que mostraremos es el listado de pedidos por nº de pedido (estándar), con una disposición específica creada para cubrir las necesidades del cuestionario y el segundo que mostramos, es el listado solicitado por el IAC.



En la pantalla de selección elegimos la variante '/INE' y presionamos :

Con lo que la pantalla de selección quedara de la siguiente manera:


Código:


Los siguientes campos están informados para filtrar por ellos:

Ind. Liberación = 1 - Pedidos Liberados.

Tipo Contrato = OBR - Obra

SERV - Servicio

Medio de Envío = Vacio (por si se desea restringir la búsqueda por AVIÓN, BARCO o TERRESTRE)

País <> ES - España

Grupo Artículos = Restringir la búsqueda por los grupos de artículos de informática, mantenimiento, transporte y seguros.

Estos valores son propuestos al seleccionar la variante, pero son modificables.


Código:


Disposición del informe, tenemos que seleccionar dentro del informe, las siguientes Disposiciones, según el importe a consultar:

/COMPRAS_04 - Informe INE - Importe Pedido

/COMPRAS_05 - Informe INE - Importe Software/Manten.


Código:


/COMPRAS_06 - Informe INE - Importe Transporte


Código:



ZMMINF_004 Informe INE

La pantalla de selección es la siguiente, seleccionaremos por fecha pedido, nº pedido y país del proveedor:

La disposición del listado es la siguiente:

La Columna IMPORTE PEDIDO, es la suma del importe de las posiciones de pedido de Tipo Contrato SER o OBR, cuya grupo de artículos sea distinto a PROD00027, PROD00044 y PROD00001

La Columna IMPORTE TRANSPORTE, es la suma de las posiciones de pedido de los pedidos de transporte (ZCOS) asociados a los pedidos de servicios de Tipo de Contrato SER o OBR, como aquellas líneas del pedido de servicio cuyo grupo de artículo sea PROD00027: G/ TRANSPORTE.

La Columna IMPORTE TRANSPORTE, es la suma del importe de las posiciones de pedido de Tipo Contrato SER o OBR, cuyo grupo artículos sea igual PROD00044 y PROD00001.


Código:


2. RECEPCIÓN DEL PEDIDO Transacciones referentes a la recepción de un pedido.


MIGO Crear, Visualizar Entrada de Mercancía

ML81N Entrada Hoja de Entrada de Servicio

La elección de una transacción u otra, de las mostradas (MIGO, ML81N), va en función del tipo de posición que tiene el pedido, el cual, hereda los tipos de posición de la solicitud de pedido en la que se basa dicho pedido. Las combinaciones posibles son las siguientes:

SOLICITUD DE PEDIDO PEDIDO RECEPCIÓN PEDIDO

Tipo Posición F (Servicio) Tipo Posición F (Servicio) ML81N

Tipo Posición ‘ ‘ (Normal) Tipo Posición ‘ ‘ (Normal) MIGO

Por lo que no podremos recepcionar un pedido por la transacción MIGO, si las posiciones del pedido son F – Servicio.

2.1 ENTRADA DE MERCANCÍA - MIGO

2.1.1 Distribución de la Pantalla

Al igual que los documentos vistos anteriormente, SAP distribuye las pantallas de datos de la siguiente manera; Cabecera, Resumen Posición y Detalle de Posición.


Código:


Al marcar cada uno de los iconos , se desplegara los campos correspondientes a esa Vista.

CABECERA:


Código:


En la cabecera del pedido, tenemos los datos referentes al Proveedor y datos generales.

RESUMEN POSICIONES:

En el Resumen de Posiciones, vemos las líneas o posiciones del documento a recepcionar.

DETALLE DE POSICIÓN:

En el Detalle de Posición, tendremos el resto de campos referente a una línea o posición del documento. Para ello, tendremos que seleccionar la línea o posición a recepcionar, tal y como aparece en la siguiente imagen.


Código:



Código:


2.1.2 Creación de Entrada de Mercancía


MIGO Entrada Mercancía

Campos a cumplimentar para recepcionar un pedido:

Actividad:

Tipo Documento: R01 – Pedido

Nº Documento: Nº de Pedido

2.1.2.1 CABECERA

En la cabecera del documento, al introducir el pedido, SAP nos cumplimenta de forma automática, campos referentes al proveedor, como por ejemplo: Código de proveedor, nombre, etc.


Código:


2.1.2.1.1 Pestaña GENERAL

Un campo muy importante para procesos de compras en SAP es el de nota de entrega, en este campo colocaremos el numero del albarán enviado por el proveedor junto con la mercancía, entre otras cosas este número es importante ya que será el mismo número que enviara el proveedor con la factura de la mercancía, por lo que podremos facturar en referencia a ese número si lo colocamos aquí a la hora de realizar la entrada.

CAMPO VALORES

Nota de entrega Nº de albarán del proveedor


Código:


2.1.2.2 RESUMEN POSICIONES

Campos a cumplimentar o modificar:

CAMPO VALORES

Cantidad en UME

Cantidad de producto que trae el proveedor. Por defecto SAP, nos trae la cantidad del pedido o la cantidad parcial, si ya tuviéramos recepcionado el pedido parcialmente.

OK Marcamos este flag.

Para contabilizar las entradas tenemos que marcar con OK las posiciones como vemos en la siguiente imagen y dar al botón de “Contabilizar” o grabamos el documento. Estos flag lo que indican es que estamos conforme con la información de la posición y damos vía libre para contabilizarla.


Código:


2.1.2.3 DETALLE POSICIONES

Al igual que en los pedidos las entradas de mercancías poseen posiciones, y estas a su vez se pueden ver detalladamente.

El detalle de las posiciones consta de 6 pestañas con los distintos datos más relevantes para el movimiento de entrada.

2.1.2.3.1 Pestaña Material: Aparece la Texto Breve y el Grupo de Artículos de la posición a recepcionar y que introdujimos anteriormente en la creación del pedido.

2.1.2.3.2 Pestaña Ctd.: El campo más importante es el de “Ctd.en UM de entrada”, ya que aquí podemos modificar la cantidad de entrada para esta posición, si por ejemplo en esta posición ahora colocáramos 2 en vez de 5 y contabilizáramos el documento solo entrarían en almacén 2 unidades y además el pedido al que hace referencia la entrada no se cerraría ya que faltarían aun 3 unidades más por entregar.


Código:


2.1.2.3.3 Pestaña Se: Datos de almacenamiento:

2.1.2.3.4 Pestaña Datos Pedido: Numero del pedido y posición que son la referencia para realizar la entrada de esta posición.

2.1.2.3.5 Pestaña Inter.: Simplemente el número y nombre del proveedor de la mercancía que va a ser contabilizada.

Clase de movimiento que se ejecutará al

realizar la contabilización de la mercancía se puede modificar

Podemos decidir el tipo

de stock en que entrara la

mercancía al almacén

Si para esta posición ya se ha realizado alguna entrada aquí podremos ver el historial y nos indicara los documento

que han precedido al que estamos tratando


Código:


2.1.2.3.6 Pestaña Imputación: En esta pestaña veremos la partida a la que está imputada esta posición y que es heredada del pedido, si presionamos el botón MÁS, veremos el FOR al que está imputada la posición.

2.1.2.3.7 Pestaña IAC: En esta pestaña introducimos los Nº de Serie de los materiales inventariables, es decir los Activos Fijos. Esta pestaña solo aparece cuando la posición del pedido, tiene imputación: Z - IAC INVENTARIABLE.


Código:


Una vez revisado todos estos datos podemos o bien grabar el documento o pulsar sobre para finalizar el proceso y se genere un documento de entrada de mercancías.

Una vez realicemos cualquiera de las dos acciones veremos cómo se crea un número de documento, este documento se llama, documento de material.


Código:


2.1.3 Visualización de Entrada de Mercancía




Actividad: A04 – Visualizar

Tipo Documento: R02 – Documento de Material

Nº Documento: Nº de Documento de Material


Código:


2.1.4 Anulación de Entrada de Mercancía



Las anulaciones son un tipo de movimiento exactamente contrario al relacionado con el documento que se desea anular (ejemplo si el documento de material original había realizado un entrada de mercancías con el movimiento 101 su anulación se hará en relación a este movimiento, para el caso la anulación es el movimiento 102).

Actividad: A03 – Anulación

Tipo Documento: R02 – Documento de Material

Nº Documento: Nº de Documento Material


Código:


Presionamos INTRO y se cargaran las posiciones, una vez cargadas revisamos los datos y si todo está bien procedemos a poner el check de OK a la posición y contabilizamos y así hemos realizado la anulación de la entrada anterior esto genera también un documento de material, a diferencia del otro este no es de entrada sino de anulación.

A estas alturas del circuito el pedido de compras inicial continúa abierto, por lo que si deseáramos realizar una nueva entrada de mercancías en referencia al mismo pedido, podríamos llevarla a cabo sin ningún inconveniente.


Código:


2.2 HOJA ENTRADA DE SERVICIOS - ML81N

2.2.1 Creación Hoja Entrada de Servicios


ML81N Hoja Entrada Servicios

Para crear este documento, debemos indicar el Nº de pedido que vamos a

recepcionar, para ello marcamos el icono , nos aparece la siguiente pantalla, para cumplimentar el nº de pedido.


Código:


Presionamos y se cargara el nº de pedido en la pantalla, tal y como aparece en la siguiente imagen.

Presionamos , el sistema nos indica el nº de hoja de servicio que estamos

creando, con el status , ahora tenemos que cumplimentar los siguientes campos.


Código:


Cabecera

Texto Breve Descripción resumida del servicio a Recepcionar

Número Externo

Nº de albarán del proveedor

Referencia Nº Solicitud de pedido al que hace referencia.


Código:


Posición

Texto Breve Descripción resumida del servicio a Recepcionar

Cantidad Cantidad, indicaremos 1

Unidad Unidad de Medida de la cantidad de servicio a Recepcionar, UP

Precio Bruto Importe que vamos a facturar por el servicio que nos han prestado.

Precio Neto Unitario

Importe neto de una unidad


Código:



Código:


Una vez cumplimentados los campos, Grabamos el documento presionando , nos aparecerá el siguiente mensaje, indicándonos el nº de documento creado.

y con status .

Aunque está grabado el documento, tenemos que presionar , para que quede

Aceptada, el status pasa a y volver a Grabar , con lo que el status queda finalizado como .

Si entramos en el pedido, podemos ver en el Historial del Pedido de cada una de las posiciones, las Hojas de Entrada de Servicio creadas para estas.


Código:


2.2.2 Visualización Hoja Entrada de Servicios



La visualización de la Hoja de Entrada de Servicios, se realiza con la transacción de creación.

Para visualizar una Hoja, podemos buscarla visualmente por el árbol de la izquierda de la pantalla o presionando el icono e introduciendo el pedido del que proviene la Hoja o el Nº de Hoja de Entrada de Servicio, tal y como se muestra en la siguiente imagen.


Código:


Una vez introducida, la visualizamos en la parte izquierda de la pantalla.


Código:


2.2.3 Modificación Hoja Entrada de Servicios



La Modificación, al igual que la visualización de la Hoja de Entrada de Servicios, se realiza de la transacción de creación.

Indicamos el Nº de Hoja de Entrada de Servicio a modificar, igual que en la visualización. Cuando se cargue la Hoja de Entrada en la parte izquierda de la

pantalla, presionamos el icono , tal y como aparece en la siguiente imagen.


Código:


Para poder modificar la Hoja de Entrada de Servicio, solo podemos modificar si

esta, está en el status . Por lo que si esta Aceptada, tendremos que volver a este otro status. Para ello, presionamos

, tal y como aparece en la siguiente imagen.


Código:


Grabamos y volvemos a realizar la operación, para establecer el status a

.


Código:


Si presionamos ahora , vemos que podemos modificar los datos de la Hoja de Entrada de Servicio.

2.2.1 Borrar Hoja de Servicios


ML81N Entrada Hoja de Servicios


Código:


Para borrar una hoja de servicio, ejecutamos la transacción ML81N, seleccionamos la hoja de servicio a borrar y marcamos modificar.

Para poder borrarla, tenemos que deshacer la aceptación de dicha hoja de

servicio, para ello presionamos .

Grabamos la anulación de la aceptación.


Código:


Ahora es cuando tenemos la opción de Borrar la hoja de servicio, para ello

presionamos y Grabamos . La hoja queda de la siguiente manera:


Código:


2.3 Informes

Documentos de Material MB51

En este listado podemos ver todos los Documentos de Material creado.


MB51 Lista Documentos de Material


Código:



CAMPO DESCRIPCIÓN

Centro Centro donde se ha recepcionado la mercancía

Proveedor Código de proveedor que suministra la mercancía

Fecha Contabilización

Fecha en la que se contabilizo la entrada de mercancía

Referencia

Valor del campo NOTA de ENTREGA que se indico en el documento de entrada de mercancía (MIGO).

Ejecutamos . Y veremos un listado con los Documentos de Material filtrados por los campos anteriormente rellenos.


Código:


Si presionamos el botón , podemos cambiar la visualización de la lista. En esta otra podemos mover las columnas.


Código:


Documentos de Material ML84

En este listado podemos ver todas las Hojas de Entrada de Servicio.


ML84 Lista hojas entrada de servicios

Campos a cumplimentar para realizar la selección de las Hojas de Entrada de Servicio, a visualizar en el informe, entre ellos podemos encontrar, Pedido, fecha de documento, centro, grupo de compras, etc.:

Importante, marcar una de las opciones de Indicador de Aceptación.


Código:


3. VERIFICACIÓN DE FACTURAS LOGÍSTICAS

La verificación de facturas logísticas es el paso previo que se debe realizar antes de cancelar una deuda adquirida con un proveedor. En este proceso se determina si la factura enviada por el proveedor coincide con los datos del pedido efectuado por nuestra en empresa o de forma más exacta ver si la factura coincide con la entrada de mercancías registrada para ese proveedor.


MIR7 Registro Preliminar Factura

Las facturas como hemos comentado antes se pueden verificar tanto en función del pedido como en el de la entrada de mercancías (con la condición de que la entrada ya allá sido realizada, si no la verificación no podrá ejecutarse). Esta verificación se realiza contra la entrada de mercancías por dos simples razones:

- Al verificar contra la entrada de mercancías/Hoja de entrada de Servicios estamos seguros de haber recibido el material/prestado servicio.

- Si el proveedor realiza una entrega parcial del pedido solicitado, la factura seguramente llegara por el monto de lo entregado y no por el total del pedido, por ello al verificar contra la entrada de mercancías solo facturaremos parcialmente, por lo tanto el pedido queda abierto en espera de otra entrada de mercancías y a su vez en espera de otra factura.


Código:


3.1 Registro Preliminar de Factura Recibida TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN

MIR7 Registro Preliminar factura recibida

CABECERA:


Código:



CAMPO DESCRIPCIÓN

Actividad Tipo de documento a crear – 1 Factura

Fecha Factura Fecha de emisión de la factura del proveedor

Fecha Contabilización

Fecha en la que entrará en contabilidad la factura

Referencia Nº Factura que nos envía el proveedor

Texto Incluir el Nº de expediente de la factura, ej: RF-12-01234

DETALLE:

En el Detalle de la factura, tenemos que introducir el Albarán del proveedor que deseamos verificar y al cual estamos creando la factura.


CAMPO DESCRIPCIÓN

Tipo de Documento de

referencia

Tipo de Documento de referencia – 2 Nota de entrega

Nº de Nota de entrega

Nº de Nota de entrega a facturar


Código:


Si no sabemos el Nº de la Nota de Entrega, presionamos la ayuda de búsqueda

, aparecerá la siguiente imagen:


CAMPO DESCRIPCIÓN

Emisor de la Factura Código de proveedor

Centro Centro donde se realizo la entrada


Código:


Nº documento Nº de pedido de compra

Ejecutamos .

En esta pantalla seleccionamos la Nota de Entrega a facturar y presionamos

.


Código:


Comprobamos que las cantidades e importes son correctos con la factura que nos ha enviado el proveedor. Si todo esta correcto, procedemos a calcular los

impuestos, para ello marcamos el flag .


Código:


Una vez que se calcule el impuesto en campo Saldo deberá aparecer la cantidad total de la factura (posiciones + impuesto) y este deberá coincidir con el total de la factura enviada por el proveedor, si esto es así el último paso de la verificación es colocar de forma manual el total de la factura en el campo

. La factura quedará de la siguiente manera:

En este punto podemos simular la factura para comprobar los asientos contables

que nos realizara. Para ello presionamos .


Código:


Para salir de la simulación, presionamos .

En este momento, podemos Grabar de forma preliminar (no entra en contabilidad).


Código:


Grabamos de forma preliminar y se crea el documento, con el siguiente mensaje:


Código:


3.2 Visualizar Factura Recibida TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN

MIR4 Visualizar factura

Introducimos el Nº de Facturar y presionamos .


Código:


Para ver el documento contable creado al grabar la factura, presionamos

.

Seleccionamos el Documento contable y presionamos . A continuación vemos el documento.

Podemos seleccionar las líneas y presionar , para ver el detalle de la posición.


Código:



Código:


3.3 Anular Factura Recibida TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN

MR8M Anular documento factura

Introducimos el Nº de factura, ejercicio de esta a anular y un Motivo Anulación, Grabamos .


Código:


3.4 Informes


MIR5 Listado de documentos de factura

Ejecutamos y aparece la siguiente imagen, en ella, podemos seleccionar una

línea y presionar , para ver el documento contable de esta. Si deseamos ver la factura individualmente, nos posicionamos sobre el nº de

factura, veremos que apare el siguiente icono , hacemos doble click y nos llevara a la visualización del documento.


Código:



Código:


4. ESQUEMAS CIRCUITOS DE COMPRAS

4.1.1 CIRCUITO COMPRAS LICITACIONES


Código:


4.1.2 CIRCUITO COMPRAS GENERALES


Código:


4.1.3 CIRCUITO COMPRAS CENTRAL DE SUMINISTRO


Código:


4.1.4 CIRCUITO COMPRAS ENTRADAS


Código:


4.1.5 CIRCUITO COMPRAS SALIDAS

oficina tÉcnica código

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