O que é um projeto?

É um empreendimento temporário instituído unicamente para alcançar um objetivo

Os Projetos...

• São executados por pessoas• Possuem recursos limitados• Precisam ser planejados, executados

e controlados

Gestão de Projetos

• É a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para elaborar atividades e atingir um conjunto de objetivos pré-definidos.

Variáveis da Gestão de Projetos

• Tempo• Custo• Qualidade• Escopo

Ciclo de Vida de um Projeto

1. Conceituação2. Planejamento e organização3. Implementação e monitoramento4. Conclusão

Causas do Sucesso

• Competência da gerência• Competência da equipe• Riscos inexistentes ou neutralizados• Planejamento adequado

Causas do Fracasso

• Metas e objetivos mal estabelecidos• Falhas no planejamento• Falta de liderança• Mudança de tecnologia• Muitos riscos• Informações insuficientes ou inadequadas

Processo Simplificado de Planejamento de Projetos

1. Iniciação do Projeto2. Planejamento de Escopo do Projeto3. Programação de Prazos e Recursos4. Análise de Riscos5. Estimativas de Custos6. Criação do Plano do Projeto

Iniciação do Projeto

• Análise da situação que originou o projeto• Elaboração do “Termo de Abertura de

Projeto” • Apresentação para aprovação do projeto• Produto dessa fase: Estrutura Identificação

do Gerente do Projeto

Planejamento do Escopo do Projeto

• Fase de Planejamento do Trabalho• As informações de alto nível, formalizadas no

Estudo de Caso e no Termo de Abertura do Projeto, serão detalhadas: – detalhes do produto a ser gerado– requisitos para aprovação do projeto

(política da área/empresa)– principais premissas e restrições– requisitos funcionais e suas características

técnicas de construção e funcionamento– desenvolver com o cliente o entendimento

comum sobre o produto do projeto

Planejamento do Escopo do Projeto

• Produto dessa fase: Estrutura de Desmembramento do Trabalho (EAP), que representa todo o trabalho a ser feito.

• O plano de trabalho pode ser convertido a um Cronograma de Projeto, caso o Gerente do Projeto disponha de uma ferramenta para isso.

Programação de Prazos e Recursos

• Detalhar as atividades a serem executadas, para estimativas de prazos, recursos e custos.

• O detalhamento das atividades sairá da continuação da decomposição da EAP

• Quando parar o desmembramento: sempre que se atingir a resposta para cada atividade:– o quê deve ser gerado como resultado

(produto ou deliverable),– quem deve executar a tarefa,– quanto custará executar a atividade e– quanto tempo será necessário para isso

Programação de Prazos e Recursos

• Identificar qual a necessidade de recursos humanos são necessários (número de pessoas, habilidades e conhecimentos, etc.), o que irá orientar o processo de contratação.

• Definir as estimativas de prazos para execução, com participação daquelas pessoas.

• Com base nos recursos humanos e materiais necessários às tarefas, calcula-se o custo desses recursos para determinar-se o custo de cada atividade.

• Produto dessa fase: Relação de Recursos E Custos do Projeto. A EAP do projeto também é atualizada e também o Cronograma do projeto.

Análise de Riscos• O Gerente de Projeto não deveria deixar de prever

uma análise mínima de riscos, aos quais todo projeto sempre está sujeito.

• Criação da tabela de Controle de Riscos do Projeto• CLASSIFICAÇÃO DO RISCO

– Grau Descrição– 1 Baixo – impactos mínimos ao projeto– 2 Médio-Baixo – algum impacto no

projeto– 3 e 4 Médio – impactos consideráveis– 6 Médio-Alto – alto impacto no projeto– 9 Alto – impactos comprometedores

GRAU DE RISCO = PROBABILIDADE X GRAVIDADE

Análise de Riscos

• A validade do processo de avaliação está justamente em se fazer essa análise, para não se subestimar as condições em que o projeto será executado.

• Produto dessa fase: ao final dessa fase tem-se a Tabela de Riscos do Projetos, com os riscos identificados e informações para o Gerente do Projeto orientar suas ações.

Estimativa de Custos• Com os dados de recursos do projeto

(humanos e materiais), deve-se obter os custos de cada um ou uma estimativa, o mais precisa possível. No processo de estimativa, deve-se levar em conta as possíveis causas de variação dos custos individuais (horas-extras, compras em volumes, meios de fornecimento, etc.) que permitam chegar-se a uma previsão do custo total do projeto.

• Meios de estimativa de custos: analogia e a estimativa “de baixo para cima”.

Estimativa de Custos• Outras formas mais complexas e completas de

estimativas como software de simulações e outras ferramentas de informática ou modelos matemáticos não se aplicam a um guia simplificado.

• Produto dessa fase: Relação de Recursos e Custos do Projeto atualizada.

• Eventualmente a EAP pode ser alterada, em função de decisões decorrentes dos custos e riscos calculados.

• A documentação de suporte para essas estimativas deve ser anexada ao plano do projeto; por exemplo: cotações e outras tomadas de preços, fórmulas de cálculo, etc.

Criação do Plano do Projeto• Na linha de planejamento simplificado, o Plano

do Projeto é também simples:• Constitui-se apenas da reunião dos

documentos aqui mencionados. Esta pasta será organizada fisicamente, para preenchimento à mão ou eletronicamente.

• Esse Plano deve ser o ponto central e definitivo de informações a respeito do projeto: o que se deve fazer, quem deve fazer e para quando.

• O Gerente de Projeto é o principal responsável por manter o Plano atualizado, e comunicar as atualizações aos demais envolvidos.

Criação do Plano do Projeto• Os integrantes do projeto, porém, devem

sempre comunicar ao Gerente do Projeto sobre as atualizações que devem ser feitas.

• Produto dessa fase - Plano do Projeto: ao final dessa fase, o Gerente do Projeto e equipe terão uma documentação completa e simples para guiar as atividades do projeto. Essa mesma documentação servirá de referência para a avaliação de resultados, tanto dos produtos gerados quanto do desempenho dos integrantes da equipe.

Obrigado!

Marcelo Romanomarcelocromano@gmail.com

Projeto - Seminário

Documentos do Plano de Trabalho

Revisando - Objetivos

• Informar O QUÊ pretende realizar;• Expor de maneira clara e sucinta• Citar a estimativa de público-alvo• Expressar o resultado que pretende

atingir, período e local da realização

Revisando - Justificativas

• É a DEFESA do projeto• Destaca as iniciativas já adotadas e as

articulações realizadas para resolver o problema

• Deve explicar O PORQUÊ se propõe o projeto

• Quais circunstâncias favorecem a execução e quais os benefícios que serão atingidos.

EAP• A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é a

principal ferramenta de gerenciamento do escopo do projeto.

• Ela divide o resultado do projeto em partes físicas, quando se trata de produtos, e em grandes tarefas, quando se trata de serviços.

• A EAP permite visualizar a totalidade do objetivo a ser alcançado.

• Atenção: Se não faz parte da EAP, não faz parte do projeto.

Regras para desenvolver uma boa EAP

• Assegure-se que a EAP está cobrindo todo o escopo do projeto

• O nível de detalhe mais adequado é aquele onde se enxerga claramente cada produto a ser gerado pelo projeto

• Procure fazer com que o segundo nível da EAP tenha uma estrutura que seja alinhada ao ciclo de vida do projeto

• É saudável discutir a EAP com a equipe do projeto.

Criando a EAP - Decomposição

• Subdivisão das entregas do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

• A decomposição dos resultados principais do projeto pode ser desenvolvido seguindo o ciclo de vida do projeto (fases no primeiro nivel) ou por áreas funcionais.

• O Pacote de trabalho é o nível mais baixo na EAP. É o ponto no qual o custo e o cronograma de trabalho podem ser estimados de forma confiável.

Níveis da EAP

Primeiro Nível

Segundo Nível Segundo Nível Segundo Nível

Terceiro Nível Terceiro Nível

Pacotes de Trabalho

Pacotes de Trabalho

Exemplo de EAP

CURSO

Infra-estrutura Corpo Docente Disciplinas

Seleção Avaliação

Disciplina 1

Preparação da aula Aula Avaliação

Exemplo de EAPAutomação de agências

Treinamento Equipamentos Construção

Seleção de Pessoal

Contratação

Treinamento Básico

Treinamento Específico

Definição

Licitação

Fabricação e entrega

Montagem

Projeto

Licitação

Execução das Obras

Exemplo de EAP• 1. Definição do Projeto

– 1.1. Elaboração do Estudo de Caso• 1.1.1. Análise da Necessidade• 1.1.2. Levantamento de Requisitos• 1.1.3. Análise de Viabilidade• 1.1.4. Apresentação do Estudo de Caso

– 1.2. Estudo de Caso aprovado– 1.3. Aprovação do Projeto

• 1.3.1. Criação do Termo de Abertura do Projeto• 1.3.2. Projeto Aprovado

– 1.4. Definição do Projeto Concluída• 2. Planejamento do Projeto

– 2.1. Detalhamento do Trabalho do Projeto– 2.2. Programação de Prazos e Recursos– 2.3. Estimativas de Custos– 2.4. Finalização do Plano do Projeto

O que temos:

• Descrição do Projeto• Objetivo do Projeto• Justificativa• Premissas• Restrições• Público-Alvo e beneficiários

Descrição do Projeto

• Realização de seminários para a sociedade sobre o ECA.

Objetivo do Projeto

• Realizar estudos, seminários, debates e outras atividades para que as comunidades, as autoridades e a população do município de Macaé se apropriem e apliquem os fundamentos e as diretrizes do ECA para aproximadamente 400 pessoas a serem realizados durante o mês de outubro de 2009.

Justificativa• O diagnóstico sobre a realidade do município

de Macaé, aponta a importância de imprimir novas práticas no trato com a criança e o adolescente.

• Considerando a precariedade do conhecimento operacional do ECA por parte dos operadores das políticas públicas voltadas para a infância e adolescência se faz necessária a realização de um espaço de reflexão e debate para sensibilização do papel desse profissional na legitimidade da proteção integral da criança e do adolescente.

Premissas

• Apoio irrestrito dos patrocinadores• Equipe com dedicação exclusiva ao

projeto• A comunicação dentro do time será

feita através do site www.seminariomacaé.rj.gov.br/comunica

• O Time de projeto deverá ter conhecimento em gerenciamento de projetos

Restrições

• Orçamento limitado• Prazo é curto para a execução do

projeto (mês de setembro)

Público-Alvo

• Professores• Lideranças comunitárias• Instituições conveniadas

Principais Produtos do projeto

• Seminários• Debates• “Workshops”• Relatório de Avaliação do Evento

O que precisamos:

• Atividades / EAP• Cronograma• Definição dos Recursos Humanos e

Financeiros

Construindo a EAP

• Nível 1 – Nome do Projeto• Nível 2 – Etapas– Reunião inicial– Equipamentos– Local – Contratação– Comunicação– Evento– Encerramento

Construindo a EAP

• Nível 3 – Atividades– Reunião inicial• Definição dos coordenadores • Definição dos Temas• Definição do Local• Definição dos Palestrantes

Construindo a EAP

Vamos fazer??

Teste1 – Você foi encarregado de um projeto que

parece incluir uma série de expectativas explícitas e responsabilidades claramente definidas. O que você deverá fazer em primeiro lugar, antes mesmo de começar a planejar?

a) Verificar se o financiamento do projeto já foi aprovado.

b) Confirmar se o projeto irá resolver o problema específico

Teste

2 - Quais são as três variáveis que, na maioria dos casos, determinam o que é possível analisar na fase de definição dos objetivos do projeto?

a) Recursos disponíveis, viabilidade do projeto e limitações de natureza temporal.

b) Complexidade, tempo hábil e recursos.c) Tempo, custo e qualidade.

Teste

3 – O que se deve fazer quando examinar a EAP?

a) Subdividir o projeto geral em tarefas menores e, em seguida, subdividir mais ainda essas tarefas, até chegar ao tamanho desejado de cada tarefa.

b) Distribuir o financiamento previsto, entre os custos do projeto, visando analisar e prever os custos em termos de pessoal e atividades.