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Introdução a Gerência de Projetos

•Conceitos Importantes

O que é um Projeto?

Um Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

“ não repetitivo e conduzido por pessoas” “ Operações são caracterizadas por uma atividade continuada , que sempre deve produzir os mesmos resultados”

Ex. Implementação de um novo pacote de software para a área de recursos humanos de sua Empresa ,que monitora o tempo, relatório de despesas, benefícios etc. dos funcionários. A definição dos requisitos e implementação do software são um projeto. A contínua manutenção do site , atualização do conteúdo etc. são operações contínuas.


O que significa ser temporário?

Temporário:

-Projetos tem início e fim definidos -O seu final é alcançado quando os objetivos do Projeto: -Forem atingidos -Quando ficar claro que não serão ou não poderão ser atingidos -Quando não houver mais a necessidade do Projeto


O que significa criar um produto, serviço ou resultado exclusivo?

Exclusivo:-O Projeto cria entregas (deliverables) exclusivas que podem ser itens finais ou componentes, a capacidade de realizar um serviço, documentos, etc. -A singularidade é característica importante das entregas-A presença de elementos repetitivos não muda asingularidade fundamental do trabalho do Projeto


Elaboração progressiva:

- O Projeto é desenvolvido por etapas e de forma incremental - Utilizada ao criar o escopo do projeto ou produto, desenvolver requisitos, determinar recursos humanos , agendar e definir riscos e seus planos de mitigação

Exemplo: Escopo é descrito de maneira geral no início e detalhado conforme aumenta o entendimento dos objetivos e das entregas

Não confundir elaboração progressiva com aumento de escopo! O escopo do Projeto deve ser controlado!


O que é a Restrição Tríplice – Triple Constraint?

Você pode se deparar com o termo trio de restrições nos seus estudos.

Esse termo refere-se ao escopo, tempo e custo e há uma grande probabilidade de você ver uma pergunta relacionada ao trio de restrições. Mas note que o PMBOK® Guide lista as restrições de um projeto como escopo,tempo,custo e qualidade

Escopo

CustoTempo


Qual a semelhança entre a Restrição Tríplice – TripleConstraint e Os Três Mosqueteiros?

Tempo

Escopo

Custo

Só para lembrar: os Três Mosqueteiros são Athos, Porthos, Aramis e......... D’Artagnan.

Qualidade


Quais as razões para iniciarmos um Projeto?

Um projeto em geral é autorizado para atender a:

Demanda de mercado Solicitação de um cliente Oportunidade estratégica /necessidade do negócio Avanço tecnológico Exigência legal Impactos ecológicos Necessidade social


Qual a única grande certeza que temos sobre um Projeto?

Vai começar algum dia?Vai começar no prazo?Vai acabar?Vai acabar no prazo?Vai ficar dentro do orçamento?Vai atender todo o escopo previsto?Vai satisfazer o cliente?Vai satisfazer os stakeholders?Vai atender seus objetivos de negócio?Etc...

A única certeza que temos a respeito de um projeto é que ele vai ter mudanças!!!


Quem pode solicitar mudanças em um projeto?

-Todos os stakeholders envolvidos no projeto podem solicitar mudanças-As solicitações devem ser solicitadas por escrito, conforme especificado no sistema de gerenciamento de mudanças e de configuração-As solicitações devem ser tratadas de acordo com o que for especificado no sistema de gerenciamento de mudanças -Solicitações de mudança deverão ser aprovadas ou rejeitadas pela equipe de gerenciamento ou por uma entidade externa ao projeto, como um “Change Control Board”, que tenha autoridade suficiente para esta aprovação


Como funciona um “Change Control Board” –CCB em um projeto?

-Os papéis e responsabilidades devem ser claramente definidos dentro dos processos de controle de configuração e de controle de mudanças-Os stakeholders concordam com as regras do “Board”-Algumas organizações tem estruturas com múltiplos níveis de operação de controle de mudanças, com limites de responsabilidade bem definidos para os vários níveis-Quando o projeto é feito sob contrato, ele deve incluir as regras e condições de aprovação de mudanças-Devem existir processos ligados à gestão de configuração para garantir que as mudanças aprovadas são implementadas


O sistema de controle de mudanças é um subconjunto do sistema de gerenciamento de configurações

Juntos o sistema de controle de mudanças e o sistema de gerenciamento de configuração identificam, documentam e controlam as mudanças na linha de base do desempenho

Para os objetivos do exame perceba que o PMBOK ® Guide observa que o CCB change control board,ou CCM comitê de controle de mudanças é composto de um grupo de partes interessadas que revisam e aprovam, postergam ou rejeitam as solicitações de mudança


O que é um processo?

•Um Processo é um conjunto de ações e atividades interrelacionadas realizadas para obter um conjunto especificadode produtos, resultados ou serviços


Por que o uso de processos é tão importante?

-Boas práticas e metodologias padrão utilizadas no mercado são baseadas no uso de Processos, por exemplo:

ISO 9000, 6 Sigma, RUP, ITIL, CoBit, CMMi, OPM3, Gerenciamento de Projetos

De maneira geral, existe grande identificação e compatibilidade entre as diversas práticas e metodologias

Qual é a idéia básica sobre Maturidade?


W. Edwards Deming, um dos maiores “gurus” da Qualidade, criador do “Movimento da Qualidade” durante a década de 1930, definiu 4 estágios de maturidade de processos:

-Padronizado-Medido-ControladoMelhoria Contínua

-Um estágio de maturidade é pré-requisito para passagem para o estágio seguinte.-Esta seqüência de estágios é usada em diversos modelos de maturidade, com alguma variação em termos de nomenclatura e fronteiras


O que podemos entender como SUCESSO do projeto?

Evolução do conceito de Sucesso do Projeto:-Medida em termos de fatores primários e secundários:

-Fatores primários: no prazo, no orçamento, no nível de qualidade definido pelo cliente-Fatores secundários: aceitação pelo cliente, satisfação do cliente, cliente usa o projeto como referência

-Existe hoje forte preocupação com a maturidade em relação ao gerenciamento de projetos:

-Não se espera sucesso isolado em alguns projetos, mas uma trajetória consistente de sucessos!

Lembre-se da definição de projeto bem-sucedido: aquele que cumpre suas metas e atende ou excede as expectativas das partes interessadas. Para começar com o pé direito,compreenda e documente essas expectativas


Se todos os projetos tem mudanças, como fazer para aumentar a chance de sucesso do projeto?

-Planejamento-Caracterização Inicial do Escopo, Custo, Prazo e Qualidade

Linhas de Base = Baselines-Controle Integrado de Mudanças

-Uso de Boas Práticas de Gerenciamento de Projetos, como as apresentadas e descritas no PMBOK ®

-“Boa Prática” quer dizer que existe um acordo geral que a aplicação destas habilidades, ferramentas e técnicas podem aumentar as chances de sucesso de um projeto


O que quer dizer a expressão “Ativos de ProcessosOrganizacionais”?

•Ativos- Qualquer um ou todos os ativos relacionados a processos de qualquer ou todas as organizações envolvidas no projeto que são ou podem ser usados para influenciar o sucesso do projeto.

Incluem Planos formais ou informais, políticas, procedimentos e diretrizes. Bases de conhecimento das organizações, como lições aprendidas e informações históricas


Onde está o conhecimento das empresas e organizações?

-Estudos indicam que em uma Organização o conhecimento está registrado nos seguintes meios:

-Entre 20 e 30 % em material impresso, grande parte dele desatualizado-Outros 20 a 30 % em meios eletrônicos, boa parte dele desatualizado

Este é o “Conhecimento Formal” ou “Oficial”

-Entre 40 e 60 % com as pessoasEste é o “Conhecimento Informal”


Como fazer para utilizar o conhecimento das empresas e organizações?

-Conhecimento Formal-Através dos Ativos de Processos Organizacionais

-Conhecimento Informal-Utilizado através de Opinião Especializada

Por isso nos processos de planejamento, ex. “Definir o Escopo” usamos como Entrada os Ativos de Processos organizacionais e como Ferramenta e Técnica a Opinião Especializada

-Conhecimento Formal-Através da Atualização dos Ativos de Processos Organizacionais, que é saída dos Processos de Monitoramento e Controle (os “ .último”...)Exemplo: 5.5 - Controlar do Escopo

Como fazer para aumentar e enriquecer o conhecimento dasempresas e organizações?


Como fazer para aumentar e enriquecer o conhecimento das empresas e organizações? ( continuação)

-Conhecimento Informal-Através de “9.3 – Desenvolver a Equipe do Projeto” no Gerenciamento dos Recursos Humanos


Para gerenciar seu Projeto, quais recursos o Gerente deProjeto precisa controlar ?

-O Gerente de Projeto deve ter controle dos seguintesrecursos de seu projeto:

-Orçamento-Mão de obra-Equipamentos-Instalações-Materiais-Tecnologia da Informação


Em geral, quais destes recursos o Gerente de Projeto consegue controlar e de que maneira ele exerce o controle?


Em geral, quais destes recursos o Gerente de Projetoconsegue controlar e de que maneira ele exerce o controle?

-Em geral, o Gerente de Projeto somente consegue ter controle direto sobre um dos recursos do seu projeto:Orçamento

-O Gerente de projeto tem controle indireto dos demais recursos:Mão de Obra, Equipamentos, Instalações, Materiais, Tecnologia da Informação

Estes recursos são controlados por Gerentes Funcionais!



Quais as conseqüências desta forma de controle de recursos sobre o sucesso do projeto?

-O Gerente de Projeto deve controlar os recursos de seu projeto através dos Gerentes Funcionais

-Assim sendo, o sucesso do Projeto depende fortemente:Da habilidade do Gerente de Projeto em criar e manter um bom relacionamento com os Gerentes Funcionais que alocam recursos em seu Projeto e dos recursos funcionais conseguirem se reportar verticalmente aos seus Gerentes Funcionais e horizontalmente ao Gerente de Projeto


Na sua vida pessoal você já utilizou algum documento que tem características similares a um Project Charter?

-Uma Procuração (por exemplo, para fazer a matrícula na faculdade) tem muitas similaridades com um Project Charter:

-Define um “procurador” que age em nome do emitente-O procurador tem poderes limitados aos termos (escopo) da procuração (com uma procuração para fazer sua matrícula o procurador não pode vender seu carro)-Validade-Estes poderes são reconhecidos dentro de seus limites por quem de direito (exemplo, a secretaria da escola)

Se você comparar um Project Charter com uma Procuração, o que você pode concluir sobre os poderes outorgados ao Gerente de Projeto?

•Tem limites-O Gerente de Projeto não poderá tomar decisões ou atitudes fora da alçada definida pelo Project Charter ou que afetem as Baselines se não tiver autoridade para isso

•Devem ser reconhecidos pelos demais stakeholders e pelas Organizações envolvidas

-O Gerente de Projeto age em nome do “emitente” do Project Charter


Por que o Project Charter é tão importante?

•Como o Gerente de Projeto controla os recursos deseu projeto através dos Gerentes Funcionais, ele precisa de um instrumento que forneça autoridade necessária, dentro doslimites do projeto (declaração de trabalho do projeto,premissas, restrições) para poder aplicar os recursos daOrganização nas atividades do Projeto.



Quando termina a fase de planejamento do projeto querdizer que o plano está pronto e deve ser “congelado”?

•O Plano de Projeto é um documento vivo!-Ele deve ser atualizado durante todo o ciclo de vida do ProjetoNotar, também, que o planejamento do projeto é uma atividade iterativa

-Por isso muitos processos recebem como entradas as saídas de outros processos associados ao projeto (tanto de planejamento quanto de execução, monitoração e controle)

Quando falamos de “Fatores ambientais da Empresa”, o que queremos dizer? Por que isto é muito importante?

•Fatores ambientais internos e externos que de alguma maneira podem influenciar no sucesso do ProjetoExemplos:

-Cultura organizacional (ex.: tolerância a riscos)-Recursos humanos (refere-se as habilidades e ao conhecimento do pessoal existente) -Condições de mercado (a antiga teoria da oferta e procura se aplica aqui juntamente com os fatores econômicos e financeiros)-Infra-estrutura ( instalações e equipamentos da organização ,Software de Gerenciamento de Projeto)

-Estes fatores tem impacto significativo tanto no planejamento quanto na execução do Projeto


Quais são os conceitos principais sobre “Baseline”?

•Uma “Linha de Base” ou “Baseline” é:-Um planejamento aprovado-Usado para comparar o desempenho do projeto em relação ao planejamento-Em geral engloba escopo, custo, e cronograma-Pode englobar também qualidade e aspectos técnicos

Em geral, alterações que tenham impacto nas Baselines precisam de aprovação do Change Control Board -As Baselines do projeto devem ser preservadas


Por que muitos processos tem como saída “MudançasSolicitadas”?

-Se houver necessidade de alguma mudança, devem ser geradas “solicitações de mudança” que são submetidas ao Controle Integrado de Mudanças

-Se a mudança tiver impacto em alguma das Baselines, ela deverá ser analisada pelo Change Control Board (se a equipe de gerenciamento não tiver autoridade para sua autorização, que é o que geralmente ocorre)


Por que muitos processos tem como entrada “Solicitações deMudanças Aprovadas”?

-As mudanças aprovadas pelo Controle Integrado de Mudanças são entradas de vários processos do gerenciamento do Projeto

-O Controle Integrado de Mudanças deve analisar e aprovar ou rejeitar as solicitações de mudanças

-Solicitações aprovadas devem ser implementadas, as solicitações rejeitadas devem ser registradas

-Lembrar que o Plano de Projeto é um documento vivo, que evolui durante a execução do projeto


Por que muitos processos tem como entrada “Plano de Gerenciamento do Projeto”?

•O plano do Projeto é um documento vivo!-Durante todo o ciclo de vida do Gerenciamento do Projeto o Plano é atualizado-Podemos pensar no plano como uma “pasta” que começa a ser montada e tem seu conteúdo criado a partir do momento em que o Project Charter é gerado-A cada fase do planejamento novo conteúdo é acrescentado ao Plano, e a criação deste novo conteúdo utiliza e pode eventualmente implicar em mudanças no conteúdo já existente.



Por que muitos processos tem como saídas “Solicitações deMudanças” e outros tem “Ações corretivas ou preventivasrecomendadas”?

-Dependendo do tipo de mudança que já tenha ocorrido ou que precise, ela deve ser submetida ao Controle Integrado de Mudanças da forma mais apropriada-Se a mudança não afetar Baselines, ela pode ser aprovada e implementada pela equipe, sem passar pelo Change Control Board, que precisa aprovar as mudanças que afetam Baselines


Qual é o conceito principal por trás do Gerenciamento de Valor Agregado EVM /VA?

-Descrevendo a Restrição Tríplice com outras palavras:

O projeto consome o .... custoPara gerar o ................ escopoDentro do .................... Prazo

-Durante a execução do Projeto:-O consumo de custo está gerando o escopo previsto no prazo desejado?


Qual é a dificuldade principal em entender o Gerenciamentode Valor Agregado EVM /VA?

•Existe um problema básico de unidades de medida envolvido com a Restrição Tríplice:

-Custo é Medido em unidades monetárias (Reais, Dólares)-Prazo é Medido em horas, dias, meses, anos-Escopo: Como medir? Mesmo dentro de um projeto, podem existir “unidades” diferentes de medida de escopo

O Gerenciamento de Valor Agregado (Earned Value Management EVM) utiliza uma maneira de “converter” custo, prazo e escopo para uma mesma unidade de medida


Qual é a definição e o conceito dos termos usados noGerenciamento de Valor Agregado EVM ?

•O escopo é convertido em “valor” através do valor orçado do trabalho a ser realizado – Planned Value PV O valor agregado Earned Value EV corresponde ao valor do que foi efetivamente “construído”. Por exemplo, se tivermos pronto 60% de um módulo de valor planejado PV de $50.000 o valor agregado será

EV = 0,6 * 50.000 = $ 30.000

O custo real Actual Cost AC é o valor efetivamente gasto no trabalho

A partir destes 3 valores – PV, EV e AC são obtidos indicadores de desempenho do projeto, que devem ser analisados em conjunto


Existem 42 processos agrupados em 9 áreas de conhecimento.Será que existe alguma “lei de formação” parao relacionamento dos processos dentro de uma área?

Em geral...-Os “primeiros processos” são de definição e/ou planejamento, usam as “especificações” do projeto e os conhecimentos formais e informais da Organização (Ativos de Processos Organizacionais e Opiniões Especializadas)-Os “processos do meio” são de execução-Os “processos finais” são controle e geram Atualizações dos Ativos


Como estão distribuídos os 42 processos nos 5 grupos deprocessos?

-Iniciação 02 processos-Planejamento 20 processos-Execução 08 processos-Monitoração e controle 10 processos-Encerramento 02 processos


Quais são os 7 processos do grupo de processos de execução?

4.3 – Orientar e gerenciar a execução do projeto

8.2 – Realizar a garantia da qualidade

9.2 - Mobilizar a equipe do projeto

9.3 – Desenvolver a equipe do projeto

9.4 – Gerenciar a equipe do projeto

10.3 –Distribuir as informações

10.4 – Gerenciar as expectativas das partes interessadas

12.2 Conduzir as aquisições


Por que apenas 7 processos dos 42 (menos de 17%) são relativos a execução, ou seja 35 dos 42 processos (quase 83%) são de outros grupos?

•O PMBOK® apresenta um conjunto de boas práticas de gerenciamento de projetos-Durante a execução, ocorre a realização do “trabalho técnico” do projeto ,onde, em geral, não ocorrem problemas ou os que ocorrem são resolvidos pela equipe técnica

-A maior parte dos problemas que levam a falhas em projetos é de gerenciamento

Lembrar que além do PMBOK®, a equipe de gerenciamento deve ter uma série de outros conhecimentos


O Guia PMBOK® é uma metodologia de gerenciamento de projetos?

Definição de metodologia: Um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usado pelas pessoas que trabalham em uma disciplina

O Guia PMBOK® é um sub-conjunto do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetosamplamente reconhecido como “boa prática”

As Organizações devem criar suas metodologias usando as boas práticas recomendadas pelo PMBOK®Esta metodologia será usada em seus projetos e é citada em todos os processos da área de “Integração” como Ferramenta e Técnica

Qual a diferença entre o Ciclo de vida do projeto do Ciclo de vida do produto?

-O ciclo de vida de um projeto consiste nas fases Início do projeto; Organização e preparação ; Execução do trabalho do projeto e Encerramento do projeto, geralmente são sequenciais e as vezes se sobrepõe.

-O ciclo de vida do produto consiste em fases do produto, geralmente sequenciais e não sobrepostas.

A última fase do ciclo de vida de um produto é geralmente a retirada de circulação do produto

Relações entre fases

-Projetos podem consistirem em uma ou várias fases.

- Relações sequenciais - Uma fase precisa terminar antes que a próxima fase possa começar

-Sobreposição de relações - Uma fase começa antes de a fase anterior estar concluída

- Relações iterativas - O trabalho para as fases subsequentes é planejado à medida que o trabalho da fase anterior é executado.

Ás vezes ,as fases são sobrepostas para encurtar ou reduzir o cronograma do projeto. Isso é chamado de paralelismo ( fast tracking)

introdução a gerência de projetos. conceitos importantes o que é um projeto? um projeto é um...

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