Porque Gerenciamento de Projetos?

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Projeto - definição

Um projeto é  um  esforço  temporário  empreendido  para  criar  um  produto,  serviço  ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os  projetos  são  temporários  e  exclusivos,  enquanto  as  operações  são  contínuas  e repetitivas.Os  projetos  são  normalmente  autorizados  como  resultado  de  uma  ou  mais considerações  estratégicas.  Estas  podem  ser  uma  demanda  de  mercado,  necessidade organizacional, solicitação de um cliente, avanço tecnológico ou requisito legal.

As principais características dos projetos são que eles são (1) temporários, possuem um início  e  um  fim  definidos,  (2)  planejados,  executados  e  controlados,  (3)  entregam produtos,  serviços  ou  resultados  exclusivos,  (4)  desenvolvidos  em etapas  e  continuam por  incremento com uma elaboração progressiva,  (5)  realizados por pessoas e  (6) com recursos limitados.

Fonte: PMBOK®

- É inédito- Tem objetivo e resultado esperado- Demanda esforço- Tem início, meio e fim (é temporário)

É PROJETO!!!

O Gerenciamento de Projetos é a disciplina de definir e alcançar os objetivos de uma organização, enquanto a otimizar a utilização dos recursos (tempo, dinheiro, pessoas, equipamentos, espaço e etc).

Gerenciamento de Projetos - definição

Padronização da Gestão de Projetos

Aumentar a assertividade de prazo e custo

Melhor gerenciamento do escopo

Eliminação/redução de retrabalho

Gestão do Conhecimento e ganhos com aprendizado de boas práticas e riscos

comuns

Gestão das Conseqüências

Melhora do método de trabalho

Venda = Compra = Entrega =

Gerenciamento de Projetos - objetivo

Projetos – ciclo de vida Cada fase uma entrega (deliverables)

O final de cada fase é marcado por uma revisão dos produtos e do desempenho do

projeto até o momento

As fases podem ser:

Sequenciais (acaba uma e começa outra)

Sobrepostas (fases independentes que ocorrem em paralelo)

Iterativas (uma fase vai sendo desenvolvida de acordo com o avanço de outra)

A medida que as fases avançam:

Riscos

Custo

s

Alterações

Fase a Fase b Fase cFase a Fase b

Fase c

e cFase a Fase c Fase b

Projeto - fasesNecessidadeNecessidade

Estudo

Aprovação

Desenvolvimento

Comercialização

Produção

Controle

PRO

JETO

Necessidade

Necessidade

Ideia

Interna Externa

Necessidade

Ideia

Cliente Mercado

Demanda

Oportunidade

Compreensão

Necessidade

Estudo

Estudo

Tendência Viabilidade

Imediato (único)

Futuro

Permanente (mensal)

Investimento Ganho Lucratividade Prazo

Cronograma

Financeira Tempo Competência

Pessoas Conhecimento técnico Ambiente

Equipamentos

Instalações

Validação

Compreensão

Comercial

Institucional

Manutenção

Necessidade

Estudo

Aprovação

Aprovação

Prioridades Planejamento Estratégico Futuro Imagem

Priorização

Concepção

Compreensão

Validação

Compreensão

Validação

Priorização

Concepção

Necessidade

Estudo

Aprovação

Desenvolvimento

Desenvolvimento

Atividades

Controles

Divulgação

Informação

Técnico Processos Comunicação Comercial

Confecção

Compreensão

Validação

Priorização

Concepção

Confecção

Necessidade

Estudo

Aprovação

Desenvolvimento

Produção

Produção

Execução

Compreensão

Validação

Priorização

Concepção

Confecção

Necessidade

Estudo

Aprovação

Desenvolvimento

Comercialização

Canais Representantes

Ganho/ResultadoComercialização

ExecuçãoProdução

Execução

Controle

Execução Qualidade Evolução

Avaliação

Compreensão

Validação

Priorização

Concepção

Confecção

Necessidade

Estudo

Aprovação

Desenvolvimento

Ganho/ResultadoComercialização

Produção

Controle

Necessidade

Estudo

Aprovação

Desenvolvimento

Compreensão

Validação

Priorização

Concepção

Confecção

O que precisa ser respondido???

Esta alinhado com nossos objetivos estratégicos?Que público alvo queremos atingir?Qual o potencial de mercado (Mercado Estabelecido X Receita Potencial X Meta Desejada)?Qual será nossa Oferta?

Necessidade de InvestimentoImpactos OperacionaisPerspectiva de Valor Agregado e Valor Percebido (expectativa do Cliente)Capacidade de AtendimentoEstratégia de Execução (quanto queremos vender, quando, como, que ferramentas de implantação e execução de resultado são necessárias, etc...)

Oportunidades  e Riscos envolvidosImpactos na OperaçãoMargem  Bruta desejadaPriorizaçãoEstratégia Macro de ExecuçãoEstratégia Macro de Comercialização

Execução

Avaliação

Ganho/ResultadoComercialização

Produção

Controle

• Realizadores de tarefas do projeto• Podem ser colaboradores, fornecedores, parceiros ou clientes

• Pessoa que planejará/trabalhará (tarefas) no projeto• Comumente é um gestor

• É o gestor responsável pelo acontecimento do projeto• Deve ser sempre um gerente, superintendente ou diretor• Deve atuar como “eliminador de barreiras”, auxiliando o líder e participantes na execução de suas atividades

• Prestará contas do projeto para a direção da empresa

Projeto – regras e definições

Responsável

Líder

Participantes

Um projeto sempre deverá ter:

Projeto – fluxo

Ger. Projetos Criação do projeto

Des. Negócios (Produtos) Definição das etapas macro

Responsável / Líder Cadastramento das etapas macro

Cadastramento das tarefas

Participantes Preenchimento das tarefas

Ger. Projetos Acompanhamento do projeto

Responsável / Líder

Escopo 

dotProject

Des. Negócios(Produto) Comitê

Des. Negócios(Produto)

TécnicaProdução Comercial Des. Negócios

(Produto)Solicitante

• Defesa da proposta

• Análise riscos e benefícios • Priorização

• Cronograma e planejamento• Execução do planejamento• Controle de mudanças• Outras (desenvolvimento de sistemas)

• Homologação funcional

• Estratégia de comercialização

• Treinamento

• Diretriz do Projeto

• Escopo (1)

• Planilha de viabilidade

• Mapa de riscos

• Macro Processo Operacional (Definição das áreas envolvidas )

• Escopo (2)• Especificação técnica• Termo de aceite• Homologação técnica• Homologação funcional

• Entrega do projeto (escopo aprovado x entrega do projeto)

• Política de comercialização

• Meta de vendas

• Remuneração variável

• Pesquisa de qualidade

• Pesquisa de satisfação

• Apresentação da proposta

• Comitê deliberativo

• Comitê executivo

• Kick Off

• Acompanhamento

• Validação

• Encerramento

• Entrega

• Lições aprendidas

• Acompanhamento dos resultados obtidos• Revisão da estratégia• Resultados (Investimento X Receita X Margem Bruta)

• Acompanhamento

• Evolução

ControleProdução ComercializaçãoDesenvolvimentoAprovaçãoEstudoNecessidade

Ativi

dade

sD

ocum

ento

sRe

uniõ

esProjetos – mapa geral

Templates

Planilha

Template

dotProject

Templates Pesquisa

online

Escopo 

dotProject

Em projetos temos duas definições de escopo:

-Escopo do produto – referente às características do produto ou serviço como resultado do projeto. É explicitado por meio de especificações.

-Escopo do projeto – é todo o trabalho a ser realizado dentro do projeto para fornecer um produto ou serviço, de acordo com as especificações fornecidas.

O  escopo  deve  ser  meticulosamente  documentado.  Ele  especifica  o  que  será  feito,  com  que características e com que recursos, como e quando. Ele é um “quase-contrato” que não traz cláusulas de recisão e penalidades somente. Se não for feito de forma correta, o projeto estará fadado ao fracasso.

A definição de escopo ajuda a evitar que as equipes de projeto percam  tempo e  recursos  resolvendo problemas que fogem à sua alçada.

Sua verificação ocorre em determinados momentos do projeto:

Na entrega dos principais produtos finais dentro do projeto.No final das fases do projetoNo final do projeto

Resumindo:

Escopo é um documento que especifíca de forma detalhada o que deve ser entegue (e o que NÃO deve) e como e quando deverá ser feito.

Escopo - riscos

•Discussões intermináveis sobre o produto final (busca da perfeição)

•Mudanças de escopo durante execução do projeto (“scope creep”)Quando o escopo vai crescendo a medida que o cliente vai entendendo suas necessidades e reformulando seus objetivos. Famoso “Jacque”

•Margem no cronogramaEficiência é a palavra de ordem, logo não há muita “gordura para queimar”

•Escopo mal estruturadoLeva inevitavelmente a falhas de cronograma e orçamento

Escopo - dicas

•Definir o que será considerado “sucesso” do projeto

•Todos devem saber e entender qual o objetivo do projeto

•Ouvir com atenção o que o cliente descreve  e entender não o que for pedido para fazer mas o problema que precisa ser resolvido

•Definir o que NÃO será feito

•Evitar o “GoldPlating” (firulas) 

•Perguntar sempre, mesmo que pareça óbvio

Escopo - template

Escopo

O dotProject é o sistema de gerenciamento de projetos baseado em código-fonte aberto mais popular do mundo. Ele é mantido por voluntários preocupados em fornecer um ambiente de gerenciamento de projetos com uma interface inteligente e gratuita.

Originalmente  iniciado em 2000 pela dotmarketing.org, o dotProject foi desenvolvido como uma ferramenta em busca do estado da arte no Gerenciamento de Projetos desde o início.

Seu objetivo original era ser uma alternativa de código aberto para produtos da Microsoft e outras aplicações comerciais.

Desde o início, o dotProject teve como principais objetivos requisitos simples:

* Interface de usuário limpa, simples e consistente;

* Projeto de funcionalidade de gestão e não outro CMS (Content Management System – Sistema de Gerenciamento de Conteúdo), ambiente de groupware ou de qualquer outra ferramenta de colaboração de pessoas, mas um ambiente de gerenciamento de projeto;

* Open source / acesso aberto / uso livre.

E mesmo até os dias atuais, estes objetivos continuam a ser o objetivo principal da equipe de administração atual.

Ao  longo  dos  anos,  o  dotProject  vem  sofrendo  diversas  atualizações,  adições  e  alterações  no  código  com  o  apoio permanente da comunidade de usuários. 

Dados da ferramenta (tomada de decisão):

- Freeware (gratuita) – média de custo de uma boa ferramenta colaborativa em torno de R$ 25.000,00 de investimento- Comunidade de utilizadores mundial (mais de 37.000 usuários registrados no  site e média de 17.000 visitas diárias ao  site e  fóruns de discussão da ferramenta)-  Comunidade  brasileira  de  utilizadores  da  ferramenta  com  colaboração altamente ativa- Acesso Web- Integração com serviço de correio eletrônico- Código-fonte aberto (permite ajustes)- Instalação única e local (as informações ficam em nosso poder)- Integração com autenticação LDAP (usuário da rede)

Recursos incluídos:

Gerenciamento de usuáriosGerenciamento de áreasListagem de projetosLista hierárquica de tarefasRepositório de arquivosLista de ContatosCalendárioFórum de discussãoPermissões baseadas em recursos

-Controle individual-Alocações assertivas-Controle de recursos

-Definição de prioridades

-Visão geral-Gerenciamento de múltiplos projetos-Atuação/intervenção pontual-Informações atualizadas

-Controle de tarefas (logs)-Gerenciamento de prazos -Centralização de 

informações-Informações atualizadas aos envolvidos

-Follow up -Colaboração-Perfis de acesso-Segurança

Mãos à obra!!!

Projeto – status

Proposto em avaliação para aprovação

Planejamento aprovado e sendo planejado para desenvolvimento

Desenvolvimento já planejado e que se encontram em confecção

Aguardando está aguardando algo (retorno, aprovação, contrato) mas que está em desenvolvimento

Produção se encontra em operação

Completo concluído (entregue)

Modelo templates que podem ser importados para projetos novos

Arquivado cancelado

Parado que está aguardando algo e não tem esforço alocado

Outro sem uso

Rumo a 2015 R$ 60k

Obrigado!