O PROCESSO DE COMPRAS E

CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS DA OXITENO

JOSÉ RONALDO HACK BERLIM UBIRATAN AUGUSTO SILVA WILSON ANTONIO DE JESUS MOURA

Salvador-BA, setembro/2003

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO EM CAPACITAÇÃO GERENCIAL

O PROCESSO DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS DA OXITENO

Trabalho monográfico elaborado por José Ronaldo Hack Berlim, Ubiratan Augusto Silva e Wilson Antonio de Jesus Moura com o objetivo de obter o título do curso de especialização em capacitação gerencial, sob a orientação da Profª. Elizabete Loiola.

Salvador, setembro/2003

“A primeira e a melhor das vitórias é a conquista de si mesmo”.

Platão

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO --------------------------------------------------------------------------------------4

CAPÍTULO I OXITENO NORDESTE S.A.

1.1 UM BREVE HISTÓRICO -------------------------------------------------------------------5 1.2 UMA ABORDAGEM ATUAL-------------------------------------------------------------6 CAPÍTULO II O PROCESSO DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS DA OXITENO 2.1 DEFINIÇÃO ------------------------------------------------------------------------------------11 2.2 FATORES BÁSICOS ------------------------------------------------------------------------11 2.3 PROCEDIMENTOS --------------------------------------------------------------------------12 CONCLUSÃO -----------------------------------------------------------------------------------14 ANEXOS BIBLIOGRAFIA ------------------------------------------------------------------------------27

INTRODUÇÃO

O tema desta monografia “O processo de Compras e Contratações de Serviços da Oxiteno” emergiu em função

da realidade vivenciada no nosso exercício profissional de 1979 a 2003, quando atuamos na área de Compras e

Contratações de Serviços.

Foram observados, durante esse período, mudanças nos procedimentos de Compra e Contratações com a

finalidade de agilizar e padronizar o processo de compras, desburocratizando, reduzindo custos fixos e

operacionais e facilitando a consulta aos fornecedores em curto espaço de tempo.

Partindo dessa realidade, sentimos a necessidade de realizar estudo mais aprofundado sobre o seguinte

problema: “Qual a importância do processo de Compras e Contratações de Serviços para a Oxiteno?”

Esse questionamento levou-nos à elaboração da seguinte hipótese: “O processo de Compras e Contratações de

Serviços da Oxiteno é importante, já que exige do profissional de compras eficiência ao realizar os

procedimentos necessários para suprir as necessidades da Organização e qualificação na Contratação de

Serviços, uma vez que a eficiência e eficácia implicam, também, diretamente na produtividade da empresa”.

Este projeto é de natureza teórica e para sua realização foram utilizados como instrumentos a coleta de dados e

pesquisa bibliográfica, bem como a experiência profissional dos autores.

O trabalho está estruturado em dois capítulos. O primeiro retrata um breve histórico a respeito da

Oxiteno desde a sua fundação até os tempos atuais. No segundo capítulo, é abordado o Processo de Compras e

Contratações de Serviços na Oxiteno, informando a definição e objetivos de Compras/Contratações, seus

fatores básicos no processo e procedimentos.

Esta monografia tem o objetivo de informar que para alcançar os resultados almejados e não comprometer a

produtividade da Empresa é fundamental manter a qualidade dos procedimentos realizados no Processo de

Compras/Contratações.

CAPÍTULO I: OXITENO NORDESTE S.A.

1.1 Um breve histórico

A Oxiteno Nordeste S.A. Indústria e Comércio está localizada na Rua Benzeno, 1065, Pólo Petroquímico em Camaçari, Salvador-BA. Em novembro

de 1992, o grupo Ultra formalizou a fusão da Oxiteno com a Ultraquímica, permanecendo a razão social Oxiteno Nordeste S.A. Indústria e Comércio.

No ano de 1996 a unidade de Óxido I foi ampliada, a partir de investimento de US$ 100 milhões, tornando a

OXITENO a maior produtora de Óxido de Eteno da América Latina.

A Oxiteno Nordeste S.A. busca em sua missão atender à demanda de produtos químicos dentro do padrão de

qualidade, serviço, custo e segurança requeridos pelo mercado onde atua.

Por meio desse investimento, a empresa passa a beneficiar a sociedade, seus parceiros comerciais,

colaboradores e acionistas.

1.2 Uma abordagem atual A Oxiteno, controlada pelo Grupo Ultra, é uma das maiores companhias químicas do país, com ampla

atuação no mercado interno e externo, e completamente integrada nas operações produtivas de suas

quatro diferentes Unidades Industriais (Camaçari, Mauá, Tremembé e Triunfo).

Estas operações se iniciam na segunda geração petroquímica e se estendem às especialidades químicas,

atendendo a mais de 30 segmentos de mercado, destacando-se os de agroquímicos, sendo líder no

fornecimento de tensoativos e solventes para aplicação em formulações agroquímicas; alimentos atuando

de forma destacada na indústria alimentícia, com ênfase no fornecimento de ingredientes para o setor de

panificação. Recentemente, foram acrescentadas novas tecnologias, que trazem novos produtos para a

linha de comercialização, permitindo ampliar, de forma significativa, a participação em outros mercados,

como indústrias de biscoitos, chocolates, sorvetes, margarinas/gorduras e massas; cosméticos, tais como

álcoois sulfatados, álcoois etoxilados, alcanolamidas, polietilenoglicóis, betaínas, bases auto-

emulsionáveis, perolizantes, emolientes, emulsionantes e espessantes; couros, tendo disponível para os

curtumes e os formuladores de produtos auxiliares para o setor coureiro uma linha de produtos e

especialidades químicas para aplicação em diversas etapas do beneficiamento do couro nos processos de

remolho, caleiro, curtimento, recurtimento e acabamento; detergentes, como éteres glicólicos,

etanolaminas, álcoois sulfatados, nonilfenóis etoxilados, álcoois etoxilados, álcoois EO/PO,

polietilenoglicóis, alcanolamidas, betaínas e especialidades químicas; embalagens para bebidas, fios e

filamentos de poliéster, fluidos para freios, linha de produtos para a indústria de petróleo como

desidratantes de gases, agentes de dessulfurização, preventores de emulsão, inibidores de incrustação,

dispersantes para derramamento de óleo, detergentes, solventes, emulgadores, aditivos para

cimentação e sistemas sintéticos de fluidos de perfuração e tintas e vernizes produzindo uma ampla linha

de solventes oxigenados, além de especialidades químicas que se tornaram as alternativas preferidas

pelos formuladores nas diversas fases de produção e aplicação de seus produtos, como dispersão,

solubilização, diluição, emulsificacão, coalescência e controle de evaporação, entre outras.

A liderança tecnológica e diferenciação pela prestação de serviços colocam a empresa em posição destacada

dentro do mercado. Nos itens pesquisa e desenvolvimento, a Oxiteno aloca cerca de 2% de sua receita anual,

fortalecendo continuamente os serviços de assistência aos clientes, aumentando a sua capacitação tecnológica

em processos e no desenvolvimento de novos produtos e aplicações. Buscando qualidade no

atendimento de seus clientes, a empresa atua em vendas diretas e por meio de sua rede de distribuidores

autorizados.

A Oxiteno trabalha permanentemente para prover soluções que atendam às necessidades de seus clientes.

Dentre os serviços que disponibiliza aos clientes pode-se citar:

• Desenvolvimento e Pesquisa conjunta de novos produtos e aplicações.

• Orientação Técnica na utilização de nossos produtos, sugerindo formulações e otimizações de processo.

• Melhoria de performance dos produtos de nossos clientes, inclusive no que se refere à toxicologia,

biodegradação, irritabilidade e demais aspectos relacionados à sua segurança.

• Apoio técnico na atuação junto aos órgãos reguladores.

• Treinamento e prestação de serviços em técnicas analíticas e de avaliação de performance.

• Fornecimento com Qualidade Assegurada.

A Área de Suprimentos da empresa é responsável pelo desenvolvimento e compra de matérias-primas (ver

anexo), embalagens (tambores metálico e de polietileno, bombona, sacaria e container), equipamentos de

projetos e materiais de manutenção/diversos. Tem como filosofia privilegiar a relação de parceria com

seus fornecedores, objetivando qualidade, pontualidade, ética nas negociações e otimização da relação

custo/benefício.

A Oxiteno tem entre seus princípios proporcionar os meios para o aprimoramento contínuo de seus

profissionais, incentivando-os a utilizar plenamente suas potencialidades; reconhecer e recompensar o

desempenho de seus empregados; promover o espírito de cooperação entre seus empregados,

estimulando-os a considerar as pessoas envolvidas nos processos como valiosos clientes. A Empresa

entende que a qualificação profissional de seus empregados é fundamental para o atingimento de

padrões diferenciados de competitividade e, em razão da qualidade de seus profissionais, é que a empresa

atingiu, nos últimos anos, resultados destacados em relação à indústria química brasileira.

A Área de Recursos Humanos da Oxiteno apoia seus executivos na busca de profissionais sintonizados

com os princípios da Empresa. Para tanto, procura estabelecer ambiente de trabalho propício ao

desenvolvimento dos empregados.

O modelo organizacional em Células de Trabalho, substituindo o modelo hierárquico funcional e ampliando a

flexibilidade da estrutura, reforça o conceito de Trabalho em Equipe. Processos de trabalho têm sido

simplificados e a reorganização das atividades foi promovida pelas equipes das unidades industriais. Os clientes

têm sido atendidos e as mudanças tecnológicas e tendências de mercado têm sido compreendidas e absorvidas

com maior agilidade. Foi facilitada a efetiva participação dos empregados na proposição de ações, nos

processos decisórios e no compartilhamento das informações.

No que se refere à Educação Continuada, os investimentos têm sido crescentes por meio de cursos de idiomas,

graduação, pós-graduação, além de treinamentos comportamentais e técnicos (no Brasil e no Exterior). Esses

recursos são considerados imprescindíveis para garantir o nível de competitividade da Oxiteno no

mercado mundial.

Para garantir a qualidade dos produtos durante o manuseio e a armazenagem, são desenvolvidos programas de

melhoria contínua com os prestadores de serviços contratados, que incluem os terminais químicos de

armazenagem, companhias de transportes terrestres e marítimos e inspetoras reconhecidas internacionalmente.

Todas as operações são realizadas seguindo procedimentos específicos, periodicamente auditados e revisados,

acompanhados de novos treinamentos. Processos de qualificação e análises de desempenho das empresas de

tancagem nos terminais e transportadoras são utilizados para garantir a disponibilidade e qualidade dos

equipamentos. Da troca de informações, por via eletrônica, com os transportadores rodoviários resulta o alto

índice de pontualidade nos carregamentos, entregas e adequação dos equipamentos auxiliares para descarga.

A organização participa do desenvolvimento de projetos específicos de logística para clientes, desde a escolha

da embalagem mais adequada e o transporte, até o programa de treinamento.

A Oxiteno é a primeira empresa do gênero a receber Certificação QS 9000/98, exigida pelas principais

empresas do setor automobilístico. O sistema de qualidade dessa empresa tem como

objetivo assegurar a qualidade de seus produtos e serviços de modo a atender às necessidades e

expectativas de seus clientes.

A certificação de todas as áreas é o início da busca da Qualidade Total, estando a organização

crescentemente envolvida nesse programa.

CAPÍTULO II: O PROCESSO DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS DA OXITENO NORDESTE S/A 2.1 Definição

Considera-se compra a toda aquisição remunerada de bens, produtos e serviços, cujo objetivo é suprir as necessidades de consumo da Organização,

independente do tipo de uso (consumo ou produção). Atualmente, é necessário comprar no tempo certo, com qualidade garantida pelo menor custo.

2.2 Fatores básicos

1. Qualidade do produto: analisando as exigências ou solicitações dos clientes internos ou externos, o

fornecedor qualificado oferece produto, seguindo um padrão de fabricação que garante a qualidade do

produto.

Prazo de entrega: o fornecedor é tratado como parceiro e reconhece a sua organização da mesma forma,

conhece os riscos e custos de desfazer essa parceria ou negligenciar em qualidade, prazos, ou condições de

entrega. Todos os clientes e negócios são valorizados, assim espera-se fidelidade.

2. Custos: o fornecedor qualificado conhece as intenções de compra dos seus clientes e preocupa-se em

negociar seus preços, apresentar as necessidades de repassar os custos quando são inevitáveis. Existe ainda

a possibilidade de se reduzir os custos da aquisição quando o volume negociado é vantajoso para ambas as

partes.

4. Negociação: o processo de negociação inclui todas as exigências do cliente para o fornecedor. É nessa etapa da aquisição que o fornecedor irá elaborar o plano de ação, buscando o melhor atendimento e a melhor proposta para seu

cliente. Por outro lado, o cliente estará buscando todos os seus objetivos, inclusive o menor custo para a aquisição, descontos, condições e prazo de

pagamento.

2.3 Procedimentos

A área de Compras Contratações de Serviços é um órgão de prestação de serviços para as demais células. O

procedimento dá-se a partir da Requisição de Compra – RC, documento que formaliza a necessidade de

aquisição de bem, produto ou serviço. Essa requisição, após cadastrada, é direcionada pelo sistema para o

Comprador que realizará a aquisição, podendo este ser lotado na Gerência de Compras de Equipamentos e

Materiais da Bahia (Gecem-BA) ou de São Paulo (Gecem-SP) .

Cabe ressaltar que se o material for solicitado em caráter de emergência/urgência e a classe desse

material estiver designado para o Comprador de Gecem-SP, será solicitada a transferência dessa RC para

Gecem-BA, ou serão indicados os fornecedores locais para consulta, a fim de atender o prazo requerido.

Para registrar as propostas dos fornecedores, é elaborado um Mapa Comparativo para avaliar a melhor oferta,

decidir qual o fornecedor mais indicado e emitir a Ordem de Compra – OC (documento que contém as

condições gerais de fornecimento pactuados entre as partes).

Dado esse processo, a aquisição de materiais com análise técnica (Parecer Técnico) é enviado ao requisitante

para avaliação e aprovação antes da emissão da Ordem de Compra.

A autorização da aquisição de serviços, com ou sem materiais aplicados fornecidos por terceiros, emitido pelas

áreas da Oxiteno é realizada por meio de Carta de Autorização.

CONCLUSÃO

A experiência vivenciada no campo de trabalho levou-nos a relatar a respeito do nosso exercício profissional na Oxiteno. Uma organização que atua no

mercado interno e externo, tornando-se a maior produtora de Óxido de eteno da América Latina.

Existem hoje, quatro unidades industriais localizadas em Camaçari, Mauá, Tremembé e Triunfo. Porém, demos

ênfase à Oxiteno de Camaçari por ser o local onde atuamos desde os anos 70.

Sabe-se que a empresa tem liderança na tecnologia e qualificação nos serviços prestados aos clientes,

privilegiando sempre a relação de parceria com seus fornecedores. Essa Organização tem ainda a qualificação

profissional de seus empregados como ícone para alcançar resultados favoráveis e continuar participando, de

forma efetiva e eficaz, do mercado mundial.

Para tanto, a Empresa realiza investimentos nos itens educacional e profissional dos seus empregados, com a

finalidade de obter melhorias contínuas na prestação de serviços e garantir o sistema de qualidade.

Para realizar o processo de compras e contratações de serviços da Oxiteno, o comprador deve efetuar procedimentos que são necessários e fundamentais para alcançar resultados positivos e obter êxito na compra. Sendo assim, é imprescindível que esse empregado esteja atento à qualidade do produto

oferecido pelo fornecedor, ao prazo de entrega, aos custos e à negociação, fase onde se define a melhor oferta.

Exige-se que o profissional tenha conhecimentos específicos na área de compras/contratações de

serviços, capacidade de articulação/negociação e competência para realizar esse processo, uma vez que

qualquer descuido ou má negociação pode interferir negativamente na produção da organização.

Conclui-se, portanto, que o processo de compras e contratações de serviços é de suma importância para a

Oxiteno por estar diretamente vinculado à produtividade e, conseqüentemente, à qualidade, requisitos básicos

para o sucesso de uma empresa.

ANEXOS

Matérias-Primas

Eteno Derivados de Propeno >Álcool isodecílico > Álcool isotridecílico > Isobutanol > Isopropanol > N-Butanol > Noneno > Óxido de propeno > Propileno glicol Derivados de Benzeno > Ciclohexano > Fenol > Linear alquilbenzeno Derivados do Gás Natural > Ácido acético > Aldeido acético > Amônia anidra > Anidrido acético > Formol > Formaldeido > Metanol Óleos, Álcoois Graxos Naturais e Outros Derivados >Ácido graxo de óleo láurico hidrogenado > Ácido graxo de soja > Ácido oleico animal

> Ácido oleico animal

> Ácidos esteáricos (soja, palma e sebo) > Álcoois graxos (álcool laurílico, álcool ceto-estearílico, álcoois cetílicos) > Amina primária de sebo destilada > Óleos láuricos (PKO, óleo de babaçu refinado, óleo de coco) Derivados da Cana-de-Açúcar > Etanol > Óleo fusel > Sorbitol 70% Outras >Ácido fosfórico > Ácido láctico > Ácido tartárico > Carbonato de cálcio > Corrente C4 > Meta bisulfito de sódio > Naftaleno > Oxigênio > Parafinas > Soda caústica > Solvente aromático C9 > Sulfato de sódio anidro UNIDADES INDUSTRIAIS Camaçari

Unidades de Processo Capacidade (

t/ano )

Óxido de Eteno 260.000Etilenoglicóis 285.000Etanolaminas 45.000Éteres Glicólicos 25.000Etoxilados 100.000

Mauá

Unidades de Processo Capacidade (t/ano )

Óxido de Eteno 52.000Etilenoglicóis 25.000Éteres Glicólicos 35.000Acetatos 32.000Fluidos Funcionais 30.000Álcoois Naturais C4 e C5 10.000Etoxilados / Propoxilados 16.500Alquilados 17.300Ésteres 3.100Emulsificantes 1.300

Tremembé

Unidades de Processo Capacidade (

t/ano )Sulfatados e Sulfonados 30.000Fluidos Funcionais 3.000Ésteres 5.000Amidas 5.000Betaínas 10.000Naftalenos Sulfonados 3.000Polímeros 2.500Outras Especialidades 2.000

Triunfo

Unidades de Processo Capacidade (

t/ano )Metil-Etil-Cetona 40.000sec-Butanol 35.000