o gestor de subempreiteiros encontra- se disponivel na produção gestor de subempreitadas...

Gestor de subempreitadasIntroduçãoO Gestor de Subempreitadas é utilizado para definir e registar os autos dos subempreiteiros, registar subcontratos e atribui-los ao respectivo subempreiteiro.

O registo das quantidades dos subempreiteiros são controladas através dos autos de medição, com a possibilidade de inclusão de outros custos imputáveis ao subempreiteiro, tal como reparações, trabalhos extras, materiais em armazém, etc., terminando nos autos aos subempreiteiros e respectivas facturas. Está interligado com o auto principal, com os mapas comparativos e com os relatórios dos mapas de saldos.

Gestor de SubempreitadasCriar subcontratosMapas comparativos existentes e com preços podem ser importados directamente para o gestor de subempreitadas, incluindo a importação dos respectivos preços unitários. Novos subempreitadas podem ser acrescentadas ao gestor de subempreitadas e os artigos acrescentados através da cópia do auto principal. Logo que um subcontrato e os respectivos artigos se encontra definido, é atribuído a um contrato e os respectivos preços são introduzidos nos respectivos artigos. Informação detalhada acerca doo subempreiteiros pode estar registada na base de dados de subempreiteiros e associada ao contrato.

Gestor de SubempreitadasProgressão dos autosAs quantidades mensais dos subempreiteiros podem ser introduzidas para controlo e para emissão dos auto do subempreiteiro. Custos adicionais como trabalhos extra, penalizações e materiais em stock podem ser registados para complementar o auto mensal. Um subempreiteiro pode submeter o auto com as quantidades que pretender facturar (“Invoice quantity”), as mesmas são confirmadas através da produção que realmente foi efectuada (“Due quantity”) e aprovada como facturável (“Pay quantity”) no auto. Estes termos são utilizados para evitar confusão com os termos usados na Produção. As quantidades “Due” equivalem ás Actual, e a diferença entre a produção e a facturação representa as quantidades em saldo.

DiversosMúltiplos subcontratos podem estar associados a aos artigos do auto principal, dispondo cada subempreiteiros das respectivas quantidades e dos preços contratualizados. Contratos de mão de obra ou de tarefeiros podem igualmente ser geridos no gestor de subempreitadas, embora só artigos existentes no auto principal possam existir no gestor de subempreitadas. É possível trabalhar com descrições, unidades e factores de quantidades próprios, de modo a se conseguir autos de medição mais adequados à necessidade.

Gestor de Subempreitadas

EtapasExistem várias etapas na utilização do gestor de subempreitadas, sendo as mesmas esplanadas nas imagens seguintes:

1. Abrir o gestor de subempreitadas2. Criar Subcontratos3. Auto do subempreiteiro4. Auto do subempreiteiro e auto principal5. Diversos contractos por cada artigo6. Controlo do subcontrato7. Subempreiteiros 8. Criar factura tipo9. Saldo do subcontrato10. Resumo dos subcontratos11. VO’s (trabalhos a mais e a menos)


Abrir o gestor de subempreitadas …

Abrir o gestor de subempreitadas

No separador Valuations1 aceder ao gestor de subempreitadas na barra de

atalhos2 ou clicar no botão 3 para aceder ao selector do gestor de subempreitadas.

O botão da ajuda4 poderá ser muito útil na obtenção de mais informação acerca do gestor de subempreitadas. A ajuda também se encontra disponível em cada um dos diversos

separadores5.

O gestor de subempreiteiros só está disponível no Valuations

Gestor de Subempreitadas2

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O Selector

O normal gestor de subempreiteiros poderá ter o seguinte aspecto.

Num novo trabalho estará vazio e será necessário fazer o registo dos subcontratos, tal como será explicado mais abaixo.

No painel da esquerda1 encontra-se a listagem com os diversos contrato, e

no painel da direita2 existe toda a informação disponível para identificar cada subempreiteiro.

Vamos nos concentrar nos contratos em primeiro lugar e voltaremos aos subempreiteiros mais tarde.


Subempreiteiro associado a este contrato

Lista dos contratos

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Criar Subcontratos

Criar Subcontratos

O botão New 1 é utilizado para se acrescentarem subcontratos – exibe o

dialogo 2 onde existe três maneiras diferentes de acrescentar um contrato:

A. Seleccionar o contrato através dos mapas comparativos.

B. Seleccionar um código de contrato através dos mapas comparativos.

C. Registar o código e a descrição.

A opção A3 é o melhor sistema quando se utilizam os mapas comparativos para a comparação das diversas propostas, pois a informação existente é importada para o contrato.

O método a usar será a opção A.


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3

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- End of section -

Criar contrato através de um comparativo

Os diversos comparativos são disponibilizados com a relação dos subempreiteiros existentes em cada.

Se, por exemplo, for seleccionado o

comparativo EARTH1 e clicarmos em OK, EARTH será acrescentado ao gestor de subempreitadas e os artigos do mapa comparativo serão copiados como sendo o respectivo contrato.

Se entretanto também seleccionarmos

um subempreiteiro2 dos que estão no comparativo EARTH, serão copiados os artigos e os respectivos preços unitários.


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- End of section -

Criar contrato através de um comparativo (cont)

Um novo contrato com o código

EARTH1 foi registado no gestor de subempreitadas e o respectivo subempreiteiro foi atribuído.

Mais tarde será explicado como se complementa esta informação.

Nesta fase a nossa atenção vai ser dedicada ao articulado do contrato e a sua interligação com o auto principal.

Faz-se duplo-click em EARTH (ou Enter) para aceder ao articulado do subempreiteiro.


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Auto (articulado) do subempreiteiro

- End of section -

Auto do subempreiteiro

O documento a que temos acesso resultou da importação dos dados do mapa comparativo quer nos artigos

quer nos preços unitários1.

O nome do subempreiteiro e o número do auto encontra-se visível no

cabeçalho do documento2.

Outros artigos podem ser acrescentados em qualquer altura através do Drag and Drop do auto principal, e os artigos existentes podem ser removidos com o Ctrl+Delete.

Nota – Só artigo existentes no auto principal podem ser usados nos autos do gestor de documento e a ordem dos artigos é determinada pela ordem no auto principal. Os títulos relevantes são incluídos automaticamente.


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Listagem base de documentos

Existe um número vasto de colunas que podem ser usadas para configurar os documentos dos autos.

O gestor de colunas é usado para alterar as colunas existentes nos documentos. O menu Add/Remove

columns1 Está disponível no menu View menu or através de Ctrl+F1.

No menu View, é possível usar o menu

Select another layout2 para se conseguir visualizar outros tipos de documentos – a troca pode ser realizada em qualquer altura.

No menu Tools no selector do gestor de subempreitadas existe um acesso ao gestor dos documentos onde se podem criar outros documentos que sejam necessários.


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Listagem de documentos

Autos do subempreiteiros e

auto principal

- End of section -

O auto principal

Pode existir um documento onde sejam visíveis quais os contratos que estão associados a cada artigo do auto principal.

Os códigos e os preços de cada

contrato são visíveis em cada artigo1 e a quantidade Final existente fica considerada como sendo a quantidade

do contrato 2 do subempreiteiro, embora possa ser alterada.

Se a quantidade Awarded do segundo artigo for alterada para 6,000 na

coluna S/C Over/Under 3 a quantidade ajusta para 4,807.07

Se existir um outro contrato com este artigo, é possível usar nesse contrato a quantidade que se encontra disponível na coluna S/C Over/Under .

Nota: A quantidade Final fica a cinzento quando reflecte a quantidade Bill.


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- End of section -

Alocar do auto principal

Os artigos de um auto podem ser introduzidos em qualquer altura.

Clicar com o botão direito do rato na

coluna Subcontract code1 e depois seleccionar um dos código existentes

na lista de subempreitadas2.

Como neste exemplo só existe um código vamos utilizar o mesmo. O artigo será acrescentado aos existentes no auto e a quantidade final será utilizada como quantidade contratual.


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Diversos contractos por cada artigo do auto principal

Acrescentar mais subcontratos

É possível ligar mais subcontratos aos artigos do auto principal. Nestes casos são necessários mais contratos.

Clique no botão New para acrescentar

mais contratos1.

Neste caso vai ser usado o método C para criar mais um contrato para

trabalhos de movimento de terras2.

Este novo contrato terá o código3 de EARTH2.

Duplo clique com o rato abre o articulado do novo contrato.


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Como preparar o articulado do contrato

O contrato para EARTH2 está vazio, pois não foi utilizado nenhum mapa comparativo para o criar.

Importar artigos do auto principal é bastante fácil. Através de um documento com o articulado principal arrastamos os artigos pretendidos para o mapa do contrato do EARTH2.

As quantidades existentes na coluna S/C Over/Under do auto principal são introduzidas na coluna ‘awarded’ do

articulado do contrato2.


Copiar & Colar ou Drag & Drop os artigos pretendidos para o contrato

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Interligação entre o auto principal e os subcontratos

Os vários subcontratos que estão ligados a cada artigo são visíveis na

coluna “code”1.

Nesta coluna é possível a visualização dos códigos EARTH e EARTH2 que estão associados a cada artigo, com a indicação das respectivas quantidades e preços unitários.

O total das quantidades ‘awarded’ deve de ser igual às quantidades

Final2.

As quantidades por atribuir num artigo estão indiadas na coluna S/C

Over/Under 3. Poderá estar correcto nos casos em que alguns trabalhos sejam executados pelo empreiteiro principal, senão esta coluna deverá de estar vazia.


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3

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Controlo dos subcontratos

Controlo dos subcontratos

No selector de subempreitadas clica-se no menu Tools para ter acesso ao

gestor de documentos1 e escolhe-se o documento 2.2 para controlo das

quantidades do subempreiteiro2.

Questão: Qual o documento disponível quando seleccionamos um subcontrato?

O documento que surge será o ultimo documento que foi utilizado. O acesso ao contrato EARTH iá disponibilizar o documento que está definido por defeito.

Para aceder a outro documento basta aceder ao gestor de documentos.


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Introdução das quantidades mensais

Nas colunas existentes é possível fazer

o registo das diversas quantidades1:

Invoice quantity: Quantidades reclamadas pelo subempreiteiro – 1,000.Due quantity: Quantidades realmente executadas – 800.Pay quantity: Quantidades aprovadas para pagamento – 700.

As quantidades Due podem ser usadas para actualização das quantidades Actual no auto principal, enquanto que as quantidades Pay são usadas para calcular os custos verificados em cada artigo, A diferença entre Due e Pay são as quantidades Liability.

Os termos Invoice, Due e Pay são utilizados para evitar confusão com os termos usados na Produção.


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Subcontratos no auto principal

No auto principal existe um grande número de colunas disponíveis para exibir a informação respeitante aos

diversos contratos1 que estão ligados a cada artigo.

É possível acrescentar a um documento do Valuation colunas com

a informação dos diversos contratos2.


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Subempreiteiros

Subempreiteiros

Neste momento já existem 2

subcontrato: EARTH e EARTH2 1.

O contrato EARTH foi criado através dos mapas comparativos com a

escolha do subempreiteiro Diggers2.

Pode ser necessário complementar a informação existente para o subempreiteiro seleccionado no

separador Details3 e depois utilizar os

restantes separadores4.


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O separador Details1

No separador Details existe toda a informação acerca do subempreiteiro seleccionado.

É possível utilizar a informação existente na base de dados de subempreiteiros. Clica-se no campo do código do subempreiteiro para se ter acesso à relação de todos os subempreiteiros existentes na base de dados.

No presente exemplo vai se escolher o subempreiteiro Diggers, que existe na base de dados.


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O separador Details1 (cont)

A informação existente neste separador pode ser utilizada na impressão dos diversos relatórios do subcontrato.

O código Cost2 utilizado para codificar o contrato será o código que vai ser usado para obter resumir os valores de produção e facturação do subempreiteiro.

A lista dos códigos é igual à existente nos Cost Codes existente em

Definitions & Settingst3.

Este código é obrigatório e deve de ser atribuído a cada subempreiteiro.


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2O separador Contract 1

A informação existente neste separador não é obrigatório, mas serve para acrescentar mais informação relevante para o subempreiteiro.

Contract document:2 Uma cópia do contrato pode estar aqui guardada – basta clicar no botão para indicar onde o ficheiro se encontra gravado.

Guarantee:3 Indicações do tipo de garantia que existe.

Amounts:4 Estes valores são actualizados automaticamente através da quantidades e preços unitários que são registadas.


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O separador Extras1

Extras:2 Quaisquer trabalhos adicionais podem ser aqui registados. Podem equivaler a trabalhos a mais ou a menos que são feitos pelo subempreiteiro.

Repairs charged:3 Os trabalhos executados pelo subempreiteiro e que sejam para facturar a um outro subempreiteiro podem ser registados aqui. Esta informação ficará automaticamente visível no contrato do subempreiteiro a quem os

trabalhos vão ser cobrados4 .


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O separador Charges 1

Contra charges:2 Registo de trabalhos que serão debitados ao subempreiteiro pelo empreiteiro principal.

Charges from Subcontractors:3 Registo dos trabalhos que pagos a outros subempreiteiros e que serão debitados a este subempreiteiro.


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Separador Materials on Site1

Todos os materiais que o subempreiteiro coloque em obra podem ser aqui registados todos os meses.

Quando se encerrar o mês (no separador Summary) os valores ficam congelados e transitam para o acumulado ao mês anterior.

A valor mensal será calculado através da diferença do total acumulado à data com o total acumulado até ao final do mês anterior.


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O separador Certificate1

Todos os autos do subempreiteiros

estarão visíveis neste separador 2.

O auto do mês em curso pode ser exportado para o Excel. Cada utilizador pode criar os próprios templates em Excel e especificar qual o template que cada subempreiteiro utiliza.

No caso de não existirem templates desenvolvidos pelo utilizador, pode ser usado um template disponibilizado

pela CCS 3, assim como será disponibilizado o caminho para a pasta onde o resumo dos futuros autos

serão guardados4.

O botão Export to Template5 regista os valores do actual auto no template existem e cria uma cópia na pasta indicada.


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O resumo do auto

O resumo do auto aparece no écran 1 e é guardado na pasta indicada com os restantes resumos.

Se existirem alterações a exportação for repetida através do botão Export to Template, o documento existente será substituído, ou seja, não será criada uma cópia.

Quando o botão Next certificate2 é utilizado, a informação acumulada à data transita para a coluna do mês anterior. Todos os documentos anteriores serão preservados e não poderão ser alterados.

A utilização do botão Next certificate copia as quantidades acumuladas à data no auto para as quantidades do mês anterior e incrementa a numeração do auto.


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Criar Templates dos autos

Criar Templates dos autos

A informação do auto será registada numa cópia do template que for usado. O documento disponibilizado pela CCS estará sempre disponível e poderá ser modificado pelo utilizador.

Para criar mais templates, use o menu

Tools1 no gestor de subempreitadas e indique o nome respectivo – ex: pode ser necessário utilizar diversos templates, de acordo com o tipo de trabalho.

De seguida será necessário indicar as células para onde será exportada a informação do auto.


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Definições do Template

Neste quadro será necessário indicar o

caminho para a pasta 1 onde os templates estão guardados, assim como será necessário indicar as células para onde será exportada a

informação pretendida2.

Assim que o template estiver pronto poderá ser usado no separador “certificate”, de acordo com o acima descrito.


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- FIM -

o gestor de subempreiteiros encontra- se disponivel na produção gestor de subempreitadas...

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