modulo 2 rev 0

www.jejcap.cl – Providencia 2133 of. 307 Stgo.– 4709190 – [email protected]

www.jejcap.cl Providencia 2133 of. 302 Stgo.

4709190 [email protected]

Corporación Nacional del Cobre

CURSO ADMINISTRACIÓN CURSO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSDE CONTRATOS

MÓDULO 2

Modulo 2: Rol del Administrador de ContratosRelator: Hernan Rojas Arquero

http://www.jejcap.cl/


CONTENIDOS GENERALES DEL MÓDULO 2

CURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOSAdministrador del Contrato

3. ROL DEL ADMIMISTRADOR DE CONTRATO. 3.1 ADMINISTRADOR Y COLABORADOR. 3.2 PERFIL DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATO.

3.2.1 RESPONSABILIDADES, 3.2.2 ATRIBUCIONES, 3.2.3 FUNCIONES,

3.3 MARCOS Y LINEAMIENTOS GENERALES QUE DEBEN GUIAR EL QUEHA-CER DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS.

3.3.1 VALORES, 3.3.2 POLÍTICA DE ÉTICA COMERCIAL

3.4 EJERCICIOS.


COMO VAMOS A ABORDAR ESTE MÓDULO 2

CURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSConceptos, importancia y Normativa en la Gestión de Contratos

1. DINÁMICA INICIAL DE DOS PERSONAS 1.1 COMPLETANDO UN DETALLE DE LOS ASPECTOS QUE DEBE

PREOCUPARSE UN ADMINISTRADOR DE CONTRATOS.

2. DESARROLLO DEL CURSO 2.1 MÓDULO 2.

3. DINÁMICA FINAL DE DOS PERSONAS 3.1 COMPLETANDO UN DETALLE DE LOS ASPECTOS QUE DEBE

PREOCUPARSE UN ADMINISTRADOR DE CONTRATOS PERO AHORA CON LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS.


CURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSConceptos Generales

CONCEPTOS ESPECÍFICOS PARA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS


CURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSCompetencia deseada

La capacidad de planificar, liderar y coordinar las acciones necesarias para la contratación de bienes y servicios con terceros, velando por la correcta comprensión de la necesidad de cada uno de los involucrados (Servicios Compartidos, proveedores, clientes internos, instancias de autorización), en cada una de las etapas y documentos del proceso. La capacidad de actuar y relacionarse administrativamente con el contratista en representación de la División, en todas las materias del contrato, cautelando permanentemente el cumplimiento del alcance y los documentos anexos del contrato.

La competencia para Administrar Contratos se refiere a:


CURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSTendencias

La tendencia:

1. Trabajar cada vez más con empresas externas para aprovechar las fortalezas que ofrece el mercado.

.. y focalizar los recursos propios en temas esenciales del negocio.

Por lo tanto: Es imprescindible desarrollar y reforzar nuestras competencias en la gestión de contratos

TENDENCIAS


CURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSRol del Administrador del Contrato

3. ROL DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO

3.1 ADMINISTRADOR Y COLABORADORAdministrador de ContratosPersona designada y facultada por la División, que en su nombre y representación asume la RESPONSABILIDAD de velar por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato, y a través de quién la División se relaciona con el contratista.

El Contratista es un ColaboradorQue presta servicios a CODELCO y cuya misión no es maximizar los excedentes de la Corporación.El Colaborador debe cumplir con su misión y contratos de la forma más eficiente posible. La mejor forma como nos puede colaborar es cumplir responsablemente con sus compromisos


3.2 PERFIL DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATO

Profesional nombrado por el Gerente del área al momento de iniciar el proceso de licitación, responsable de administrar, coordinar y controlar el cabal cumplimiento del contrato.

Debe velar porque éste se inicie, ejecute y finalice, completándose de acuerdo con los alcances y calidad definidos, acorde con el presupuesto y programa aprobado para el servicio y resguardando que se ejecute con los estándares ambientales y de seguridad establecidos por la Corporación y División.

Debe velar además por todos los Aspectos Legales y Normativos del Contrato, su cumplimiento y escenario de gestión.

Rol del Administrador del ContratoCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOS


3.2.1 RESPONSABILIDADES¿ De que somos responsables los Administradores de Contratos?

Responsabilidad Consiste en: Su no cumplimiento provoca:

Cumplir c/las normas

Cumplir c/las normas y procedimientos exigidos por la División en cuanto a la contratación de servicios c/terceros.

Constituye una falta grave dado que involucra la relación de la Corporación con terceros.

Cumplir reglamento de control de riesgo operacional

Cumplir c/las disposiciones del reglamento de control de riesgo operacional para empresas contratistas

Implica un descuido importante del Adm. del Contrato en sus obligaciones

básicas.

Controlar Trabajos

Controlar que los trabajos se ejecuten de acuerdo a lo pactado con la calidad requerida, en el presupuesto pactado y en los plazo establecidos en el Contrato.

Puede ocasionar atrasos, cambio de predios pactados, entre otros.

InformarInformar a su Jefatura sobre las deficiencias en las especificaciones técnicas del Contrato

Costo adicionales, entre otros

Realizar informes de término del servicio

Realizar informe de término de servicio al finalizar el Contrato

Es relevante para materializar los principios relacionados con las

lecciones aprendidas y la gestión del conocimiento

Preparar CalificacionesPreparar calificación de desempeño en forma periódica del colaborador en el contrato

Es relevante para futuras contrataciones de la empresa

colaboradora.

Responsabilidad del Adm. del ContratoCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOS


3.2.2 ATRIBUCIONES

Exigir al coordinador del contratista el total cumplimiento del contrato.

Realizar todas las inspecciones, mediciones, exámenes, pruebas, revisiones, aprobaciones y controles periódicos y/o permanentes a los servicios que ejecuten los contratistas

Exigir al colaborador el uso adecuado y continuo de los implementos de seguridad estipulados en el contrato, o que se requieran para un trabajo seguro. No se permitirá personal del contratista que se presente a trabajar sin sus elementos de seguridad.

No permitir en las faenas, personal de empresas contratistas que se encuentren en estado de intemperancia por alcohol o drogas o que lo ingieran durante su jornada de trabajo.

Suspender acciones inseguras o peligrosas, rechazar equipos en malas condiciones y objetar o detener cualquier actividad que a su juicio no cumpla con las condiciones del contrato.

Atribuciones del Adm. del ContratoCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOS


Revisar y firmar diariamente el libro de obra a cargo del contratista.

Revisar que las áreas de trabajo se encuentren en óptimas condiciones, libres de escombros y basuras, con el fin de evitar riesgos de accidentes.

Solicitar el retiro del personal del contratista en cualquier etapa de ejecución de servicios, debido a pérdida de confianza en su desempeño laboral.

Exigir el uso de materiales y herramientas afines al servicio, que deba brindar el contratista.



3.2.3 FUNCIONES

Coordinar diariamente los trabajos con el coordinador del contratista.

Revisar el libro de obras y apuntar las anotaciones pertinentes para el buen desarrollo del servicio.

Informar periódicamente a su jefatura del desarrollo del contrato. Controlar la aplicación de multas y sanciones estipuladas en el

contrato. Preparar las calificaciones del contratista en forma periódica y la

calificación de desempeño final. Proponer a su jefatura modificaciones al contrato, según las

necesidades en la operación. Gestionar las aprobaciones correspondientes para la operación del

contrato. Gestionar el pago de los trabajos al contratista

Funciones del Adm. del ContratoCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOS


3.3 MARCOS Y LINEAMIENTOS GENERALES QUE DEBE GUIAR EL QUEHACER DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS

El Administrador de contratos NO puede hacer su labor de cualquier forma, por lo que se entregan algunos lineamientos que deben guiar su acción:

Estar en línea con la Misión del Negocio Codelco. Desarrollar su propia autodisciplina y responsabilidad. Transformar los recursos que se le confían en acciones exitosas. Asumir un control efectivo Manejar una relación de equidad con los contratistas. Desechar prácticas leoninas. Velar por los intereses de Codelco. Velar por la justa retribución al contratista. Asumir de manera plena la responsabilidad ética que implica su tarea. Aprender de los errores cometidos y compartir dicha experiencia. Ser un activo agente de cambio y un potente actor en la gestión del

conocimiento



3.3.1 VALORESNo debemos olvidar el marco valórico que debe guiar el accionar del Administrador de Contratos.

Ética del ContratoCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOS


3.3.2 POLÍTICA DE ETICA COMERCIAL

Codelco nos indica que no podemos hacer las cosas de cualquier forma. Y para ello nos entrega una guía.

Ética del Contrato

PROBIDAD, HONESTIDAD, INTEGRIDADTRANSPARENCIAPROFESIONALISMOMANEJO DE CONFLICTO DE INTERESESATENCIONES ASOCIADAS A LAS RELACIONES COMERCIALESRESPONSABILIDAD EN EL USO DE LA INFORMACIÓNDENUNCIAS A LA FALTA DE ÉTICAEXIGENCIAS A EMPRESAS EXTERNAS:

RELACIONES COMERCIALESRELACIONES LABORALES

CURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOS


ETICA Y VALORES EN LA GESTIÓN DE CONTRATOS



Ética y Conflicto de Intereses :

Políticas y Normas Corporativas de Codelco Chile para su relación con las empresas que suministran bienes y servicios.

Principios de Negocios con Empresas Relacionadas

Política de Ética Comercial

Políticas y Valores



Política de Ética ComercialEn el plano comercial, la dimensión ética está referida al conjunto de principios, valores y normas que guían el comportamiento en materias de negocios.

La Corporación ha asignado una importancia central a la observancia de un alto estándar ético en todas sus actuaciones, las que deberán desarrollarse conforme a principios y valores coherentes con estos propósitos.

En términos generales estos principios están orientados a: Garantizar que las decisiones comerciales se adopten en

consideración al interés de la empresa y con total prescindencia de intereses personales

Que la Corporación sea percibida como una empresa que desarrolla sus relaciones comerciales en condiciones de formalidad, imparcialidad y equidad.



Principios y ValoresLas relaciones de Codelco con terceros deben regirse, en el plano de la ética, por los siguientes principios:

Probidad, Honestidad e

integridad

Transparencia

Profesionalismo

Ética



Conflicto de interesesLos trabajadores de Codelco no podrán aprovechar indebidamente su vinculación con la Corporación, o la información obtenida desde ésta, para su beneficio personal, el de un miembro de su familia o de cualquiera otra persona en particular.Los trabajadores a los cuales se les ha delegado autoridad para efectuar transacciones comerciales por cuenta de la Corporación, deberán inhabilitarse en las decisiones relativas a actos o contratos que deban celebrarse con personas naturales o jurídicas con las cuales ellos, o sus familiares directos, tengan alguna vinculación de propiedad o de gestión, de lo cual deberán además informar a su superior jerárquico.



Atenciones asociadas a las relaciones comerciales

Las decisiones comerciales deben ser adoptadas sobre la base de criterios objetivos y con total prescindencia de factores tales como donaciones, regalos, festejos u otro tipo de atenciones. Por lo tanto y como principio general, Codelco no fomenta ni aprueba la práctica de dar o recibir regalos de parte de sus clientes, proveedores y/o contratistas.



Responsabilidad en el Uso de la Información

Codelco y sus trabajadores deberán mantener en estricta reserva y confidencialidad aquella información que los Contratistas le hayan proporcionado, ya sea durante los procesos de licitación o durante el desarrollo de los contratos.



Compromisos con los Proveedores de Bienes y Servicios

Sustentar en gran parte el quehacer de abastecimiento, en la existencia y desarrollo de una capacidad empresarial externa.

Seleccionar las empresas que participen en los procesos de contratación en base a sus capacidades comprobadas y evaluaciones de desempeño.

Publicar la información correspondiente a los programas de contratación.

Resguardar la transparencia de los procesos de contratación, manteniendo el trato equitativo entre los proponentes.

Mantener abierto algún canal de comunicación para denunciar conductas discriminatorias o faltas a la ética.



Compromisos con los Proveedores de Bienes y Servicios

(continuación) Propiciar una relación equilibrada entre las partes. Utilizar procesos de contratación ágiles y sencillos. Utilizar procedimientos de apertura de ofertas que

cautelen y aseguren la transparencia del proceso y equidad entre proponentes.

Informar en el más breve plazo la adjudicación, la cual se sustenta en la selección de la mejor oferta integral.

Incorporar tecnología digital que facilite la gestión de abastecimiento.



3.4 EJERCICIOS

Éjemplos y EjerciciosCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOS


Normativa vigente

ESCENARIO NORMATIVO Y LEGAL



Para administrar un contrato, además de los aspectos técnicos, económicos y operacionales, es necesario considerar el ámbito legal y el normativo de la Corporación, en el cual se realizará el trabajo o prestarán los servicios, por dos motivos:– Contenido: existen ciertos derechos y obligaciones implícitas o

“naturales” que aunque no estén expresamente señalados en el contrato se entienden que forman parte integrante del mismo y, por otra, existe una normativa legal y/o administrativa aplicable, sea porque el contrato se refiere a ella, o bien, porque se encuentra dentro de su ámbito de aplicación.

– Procedimiento: la administración del contrato debe realizarse de acuerdo con las instrucciones que señala la normativa interna de la Corporación.

INTRODUCCIÓN

DISPOSICIONES GENERALES PARA CONTRATOS

CURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSDefiniciones para Adm. De Contratos


Normativa vigente

• Dentro de la legislación se encuentran leyes y reglamentos generales que atañen a todos o la mayoría de los contratos, tales como el Código Civil, el Reglamento de Seguridad Minera y el Código del Trabajo. Además, se tienen leyes, reglamentos y normas específicas para la realización de ciertos trabajos o prestación de servicios, de acuerdo con su especialidad.

• El Administrador de Contrato debe tener presente que todo contrato civil está subordinado a la Ley, y cualquier obligación o responsabilidad que exista en virtud y por mandato de la ley, estará siempre por sobre el contrato. En consecuencia, el Administrador de Contrato debe tener, a lo menos, un conocimiento apropiado del marco legal y normativo general involucrado y, en caso de duda, debe consultar con los especialistas de Codelco en cada materia.

DISPOSICIONES, NORMAS Y ASPECTOS LEGALES



Normativa vigente

Código Civil:Es el cuerpo legal principal que regula las relaciones entre los particulares al interior de Chile. Uno de los aspectos regulados por el Código Civil es precisamente el contrato y sus contenidos.

•Libro Cuarto: De las obligaciones en general y de los contratos

No obstante lo anterior, existen leyes o cuerpos normativos de aplicación general que tratan en forma más específica algunas relaciones entre privados o parte de ellas.

DISPOSICIONES GENERALES PARA CONTRATOS DE OBRAS Y SERVICIOS



Normativa vigente

LEYES Y DECRETOS:

•Ley Nº 16.744 “Establece Normas sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales”, 1968.

•Código del Trabajo, DFL Nº 1, “Fija texto refundido y coordinado y sistematizado del Código del Trabajo”, 1994.

•Decreto Supremo Nº 72 “Reglamento de Seguridad Minera del Ministerio de Minería” y sus modificaciones posteriores, 1986

•Decreto Supremo Nº 40 “Reglamento sobre Prevención de Riesgos Profesionales”, modificado por el Decreto Supremo Nº 50, 1969

•Ley Nº 19.300 “Sobre Bases Generales del Medio Ambiente”, 1994

DISPOSICIONES GENERALES PARA CONTRATOS DE OBRAS Y SERVICIOS

Leyes y Decretos



Normativa vigente

•Políticas de Abastecimiento•Política de Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente

•Manual de Alcance de Facultades Corporativo y Divisional

•Normas Corporativas (NCC)•Manual de Contratación•Manual de Administración de Contratos•Procedimientos Corporativos y Divisionales

•Bases Administrativas Generales Contratos de Construcción – Ingeniería – Servicios

•Estándares Corporativos de Calidad, Seguridad, Medio Ambiente y Salud Ocupacional para Empresas Contratistas.

LA NORMATIVA DE CODELCO

Son documentos internos y no forman parte de los documentos contractuales, por lo tanto no son aplicables al Contratista, salvo que se haya dicho explícitamente en el contrato o en las bases.

Son documentos que forman parte de los documentos contractuales, por lo tanto son aplicables al Contrato

En Codelco existe un orden normativo que se aplica a la gestión de abastecimiento para la contratación de bienes y servicios, en la cual se encuentran, los siguientes documentos:



Normativa vigente

POLÍTICAS DE ABASTECIMIENTO



Normativa vigente

i. POLÍTICA CORPORATIVA DE ABASTECIMIENTOii. POLÍTICA DE LICITACIONES iii.POLÍTICA DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS,

NEGOCIACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS Y ÓRDENES DE COMPRA.

iv.COMPROMISOS CON LOS PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

v. POLÍTICA DE ÉTICA COMERCIALvi.MARCO GENERAL DE LAS RELACIONES ENTRE CODELCO

CHILE Y SUS EMPRESAS COLABORADORASDetalle Políticas de Abastecimiento



Normativa vigente

POLÍTICA DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE



Normativa vigente

Codelco tiene una política corporativa de protección de los recursos, establecida a partir de la normativa legal vigente. El Contratista puede tener su propia política. Normalmente ellas no forman parte del contrato, excepto si existe una cláusula expresa para tal objeto. Por lo tanto habrá que definir previamente si se le va a exigir al Contratista la aplicación de la política de Codelco para incorporarla explícitamente en el contrato.



Normativa vigente

MANUAL DE ALCANCE DE FACULTADES CORPORATIVO Y DIVISIONAL



Normativa vigente

• MANUAL DE ALCANCES DE FACULTADES DE LA DIRECCIÓN SUPERIOR, REVISIÓN 3.1, VIGENCIA 1 DE JUNIO DE 2004.Contenido: Especifica la delegación parcial de facultades que el Presidente Ejecutivo otorga a los ejecutivos superiores de la Corporación.El punto 3.5 se refiere a las facultades en materia de Abastecimiento de Bienes y Servicios.



Normativa vigente

NORMAS CORPORATIVAS



Normativa vigente

NCC 12: Normas aplicables a contratos pagaderos en pesos con base de precios o valores expresados en otras monedas

NCC 14: Normas de contratos de ingeniería, de servicios generales y de construcción

NCC 15: Normas financieras aplicables a las adquisiciones y a los contratos con terceros

NCC 18: Negocios con personas relacionadas

NCC 19 Contratación y administración de seguros

NCC 23: Norma sobre procedimientos administrativos SAP

Detalle Normas Corporativas



Normativa vigente

MANUAL DE CONTRATACIÓN



Normativa vigente

Manual de Contratación de Servicios. Contratos de Construcción – Ingeniería – Servicios, Rev 0, mayo de 2004.

Contenido: • Definiciones: Define conceptos adicionales a las BAG.• Responsabilidades: Indica responsabilidades generales y

puntuales • Entradas: Indica los documentos principales necesarios para

llevar a cabo el proceso de contratación.



Normativa vigente

Principios Básicos y Consideraciones Generales: Indica los principios éticos y valóricos a cumplir en las relaciones con los proponentes y contratistas.

• Procedimiento General de Contratación: Indica las diferentes estrategias de contratación a considerar, las etapas del proceso con sus exigencias, los documentos necesarios y el manejo de excepciones.

• Conceptos Generales: Indica los diferentes tipos de contratos, formatos de contrato según el rango del monto

• Salidas: Indica los documentos que resultan como producto del proceso.



Normativa vigente

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS



Normativa vigente

Manual de Administración de Contratos (GCAB-A-01) Rev 0, septiembre de 2004.

Contenido: • El rol del Administrador de Contratos.• Responsabilidades: Indica responsabilidades generales y

puntuales • Conocimientos que debe tener.• Nociones normativas.• Tipos de Contratos.• Nociones para Negociaciones y Reclamos



Normativa vigente

PROCEDIMIENTOS CORPORATIVOS Y DIVISIONALES



Normativa vigente

Existen variados procedimientos divisionales y algunos corporativos que regulan actividades en el interior de los recintos de Codelco y que en determinados casos deben ser considerados en la gestión del contrato.



Normativa vigente

FIN MÓDULO 2


modulo 2 rev 0

Documents