minicurso : elaboração de projetos
TRANSCRIPT
Minicurso : Elaboração de
Projetos Dr. Manoel Veras
27.08.2014 – 8 as12
Dr. Manoel Veras
• Eng. de Telecomunicações, UFRN
• Mestre em Eng. de Telecomunicações,
UNICAMP
• Doutor em Administração, USP
• EX-Cientista do CTA
• EX-Consultor da Dell
• Consultor de Empresas, Professor da UFRN
2
Agenda
• Elaboração de Projetos
• Gerenciamento de Projetos
• Project Model Canvas
Elaboração de Projetos
4
Fases de um Projeto
• Identificação (diagnóstico)
• Elaboração (formulação dos objetivos do
projeto)
• Implementação (realização das atividades,
monitoramento)
• Avaliação (apreciação do projeto após um
certo período de tempo)
Elaboração versus Gerenciamento
• Elaboração (Planejamento)
• Gerenciamento (Execução)
Iniciação
Anteprojeto
Projeto
Execução
Monitoramento e
Avaliação
Encerramento
Gerenciamento Planejamento
Iniciação
Anteprojeto
Projeto
Execução
Monitoramento e
Avaliação
Encerramento
Gerenciamento
Project Charter (TAP termo de abertura de proejto)
(documento que reconhece a existência do
projeto)
• Permite assim responder a questões
como:
– O que deve ser feito para atingir o objetivo do
projeto?
– Como deve ser feito?
– Quem ai fazer?
– Quando deve ser feito?
Roteiro de uma Proposta • Identificação do projeto e do proponente
• Apresentação do projeto
– Sumário Executivo
– Problema
– Justificativa
– Objetivos e metas
– Metodologia de execução
– Plano de trabalho
– Orçamento do projeto
– Equipe técnica
Evolução
11
Histórico de Grandes Projetos
• Grande Muralha da China (começou no
ano 220 a.C com término no século XV,
durante a Dinastia Ming)
• Projeto Manhattan, 1941
• Projeto Polaris. 1958
• Projeto Apollo. 1969
12
Surgimento de Técnicas PERT e
CPM
• Técnicas de cronogramação de projetos.
– PERT – program evaluation and review
technique
– CPM – critical path method.
• Formalizam o início do uso da técnica de
gerenciamento de projetos
13
Cronograma
• O cronograma do projeto é o
resultado da atividade de
planejamento e fornece um mapa da
situação para um gerente de projeto.
• O cronograma define as tarefas e os
marcos de referencia que devem ser
acompanhados e controlados a
medida que o projeto prossegue.
14
Gerenciamento
do Tempo
Gerenciamento
da Qualidade
Gerenciamento de
Custos
Evolução
16
Restrição Tripla
17
Escopo
Tempo Custo
Qualidade
Gerenciamento
do Tempo
Gerenciamento
da Qualidade
Gerenciamento de
Custos
Gerenciamento
do Escopo
18
Gerenciamento do
Tempo
Gerenciamento da
Qualidade
Gerenciamento de
Custos Gerenciamento do
Escopo
Gerenciamento de
Aquisições
Gerenciamento dos
Riscos
Gerenciamento das
Comunicações
Gerenciamento de
Pessoas
Gerenciamento da
Integração
Gerenciamento do Tempo
Gerenciamento da
Qualidade
Gerenciamento de Custos Gerenciamento do Escopo
Gerenciamento de
Aquisições
Gerenciamento dos
Riscos
Gerenciamento das
Comunicações
Gerenciamento de
Pessoas
Gerenciamento da
Integração
Gerenciamento dos
Stakeholders
20
Conceitos Importantes
21
O que é um Projeto ?
• Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.
• Suas principais características são descritas abaixo: – Temporário - Possui início e fim definidos.
– Produtos, serviços ou resultados exclusivos - Criam entregas exclusivas incluindo os resultados.
– Elaboração Progressiva - Desenvolvido em etapas que são baseadas em um escopo.
22
O que é o gerenciamento de
projeto ?
• O gerenciamento de projetos é a
aplicação de conhecimentos, habilidades,
ferramentas e técnicas às atividades do
projeto a fim de atender aos seus
requisitos.
• O gerenciamento de projetos é realizado
através de processos de gerenciamento
de projetos.
23
Objetivo de um Projeto
• O objetivo de um projeto normalmente é
satisfazer o cliente, para tanto, escopo,
tempo, custo e qualidade devem ter um
equilíbrio que visa esta satisfação.
• O Cliente receberá o produto, serviço ou
resultado gerado pelo projeto e possui papel
especial na formulação de requisitos.
24
Projetos são autorizados com
resultado de:
• Demanda de mercado.
• Necessidade organizacional.
• Solicitação de um cliente.
• Aquisição de nova tecnologia.
• Requisito legal.
25
O que incluir em um Projeto ? • Identificação dos requisitos, ou seja, das
necessidades do projeto;
• Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis;
• Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, tempo, escopo e custo;
• Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas.
26
Quem é o Gerente de Projetos
(GP) ?
• O GP é ponto focal e deve ser o
integrador da comunicação.
27
Qual o Papel do GP ?
• O papel do gerente de projeto é planejar o
trabalho a ser realizado, coordenar
pessoas e alocar recursos, garantir que os
objetivos do projeto sejam atendidos,
assegurar prazos, coordenar o trabalho
dos stakeholders, elaborar relatórios de
avaliação, participar de reuniões de
acompanhamento, entre outros.
28
Stakeholders (partes interessadas)
• Stakeholders são pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujo interesse pode ser afetado como resultado da execução ou término do projeto.
• Stakeholders podem também exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto.
• A equipe de gerência de projetos deve identificar estas partes, determinar suas necessidades e expectativas e na medida do possível gerenciar sua influência em relação aos requisitos para garantir um projeto bem sucedido.
• Cliente e patrocinador são stakeholders.
29
Patrocinador
• O patrocinador do projeto é o líder do
processo de gestão estratégica na organização e, como tal, tem o papel de tentar garantir os recursos (humanos, físicos e financeiros) necessários para viabilização dos objetivos estabelecidos, buscando o comprometimento dos envolvidos e realizando a cobrança de resultados (cumprimentos de metas, execução dos projetos).
30
Quem é a Equipe de Projeto ?
• Deve conhecer o conjunto de conhecimentos em GP.
• Ter Conhecimentos, Normas e Regulamentos da área de aplicação.
• Entendimento do ambiente do projeto.
• Conhecimento e Habilidades de gestão em geral.
• Possuir Habilidades Interpessoais.
31
Definições
• Portfólio – conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos estratégicos do negócio.
• Programa – possuem escopo maior do que projetos e fornecem benefícios mais significativos.
• Projeto – possuem objetivos definidos. Escopo elaborado progressivamente durante o ciclo de vida.
32
Conceitos Básicos em Projetos
• Ciclo de Vida
• Fases
• Etapas
• Atividades
• Pacotes de Trabalho, Recursos, Entregas
• Escopo, EAP, Linha de Base, Caminho
Crítico
33
Ciclo de Vida
• Todo projeto é constituído por fases que compõe o ciclo de vida. As características do ciclo são diferentes para cada projeto.
• O ciclo de vida do gerenciamento do projeto descreve um conjunto de processos que devem ser seguidos para que o projeto seja bem gerenciado.
• São grupos do ciclo de vida de gerenciamento de projetos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento ou Controle e Encerramento.
34
Ciclo de Vida :Esforço versus Tempo
35
Fases
(Genéricas para
todos os projetos)
Atividades
(Específicos de cada
Projeto)
36
Pacote de Trabalho
• Um pacote de trabalho ou work
package é um subconjunto de um projeto
que pode ser designado para uma parte
especifica da execução.
37
Recursos
• São pessoas, materiais de consumo e
equipamentos necessários para a
realização da atividade.
38
Entregas • Representam um evento que marca a execução
de um grupo de atividades.
• Não possui duração
• Atividade é uma parte do projeto que acontece ao longo de um determinado período, enquanto a entrega é a finalização de uma atividade – um momento específico no tempo
39
Escopo
• Do Projeto – O trabalho que precisa ser
realizado para entregar um produto,
serviço ou resultado com as
características e funções especificadas.
• Do Produto – Características e funções
que descrevem um produto, serviço ou
resultado.
40
Escopo
41
ESCOPO
PROBLEMA
JUSTIFICATIVA
OBJETIVOS
RESULTADOS
ESPERADOS
ABRANGÊNCIA
EAP (Estrutura Analítica de
Projeto)
• A EAP é uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas, com cada nível descendente da EAP representando uma definição gradualmente mais detalhada do trabalho do projeto.
• A EAP reflete o escopo do Projeto.
42
Escopo e EAP
43
EAP FASES
ATIVIDADES
ESCOPO
Linha de Base
• O que é ?
– Estabelece referência para Projeto
principalmente em cronograma, custos e escopo.
– Todo projeto deve ter uma linha de base para ser
controlado.
• Quantas Linhas de Base ?
– Cronograma
– Custos
– Escopo
44
Caminho Crítico • O caminho crítico é um caminho percorrido
através dos eventos (nós) cujo somatório dos tempos condiciona a duração do trabalho. Por meio do caminho crítico obtém-se a duração total do trabalho e a folga das tarefas que não controlam o término do trabalho.
• Tempo mínimo necessário para terminar o projeto (caminho mais longo no diagrama de atividade)
• O método do caminho crítico permite fazer o balanceamento dos recursos, principalmente mão de obra.
45
Importante sobre o Caminho
Crítico
• Define o tempo que levará o projeto
• Define as Atividades Críticas
• Pode ser alterado
46
Caminho Crítico
47
Sucesso ou Fracasso de Projetos ?
• Depende de quem avalia !
• Sucesso em GP esta relacionado ao
alcance do objetivo planejado.
• Fracasso em GP esta relacionado ao não
alcance de objetivos planejados.
48
Fatores que evidenciam o sucesso !
• Resultados obtidos dentro do prazo e do
orçamento.
• Stakeholders, em sua maioria, estão
satisfeitos.
50
Fatores que evidenciam o fracasso !
• Projeto excedeu custos e prazos.
• Stakeholders insatisfeitos com ao
resultados alcançados.
• Projeto cumpriu as exigências mas não
atingiu os objetivos.
51
Melhores Práticas com o
PMBOK
52
Guia PMBOK
• Guia com as melhores
práticas em gerenciamento
de projetos.
53
Evolução (PMBOK)
• 1983, White Paper
• 1996, primeira edição
• 2000, segunda edição
• 2004, terceira edição
• 2008, quarta edição
• 2013, quinta edição
• O PMBOK é um guia de conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos e fornece uma visão geral sobre as boas práticas de gerenciamento de projetos.
– Boa prática significa que existe um consenso de que a correta aplicação dessas habilidades, ferramentas e técnicas pode aumentar as chances de sucesso em projetos.
– Boa prática é uma espécie de referência e não significa que a simples aplicação dela resultará no sucesso do projeto.
– A aplicação da boa prática em um determinado projeto deve ser avaliada pelo gerente para um projeto específico.
55
Conjunto de
conhecimento em
gerenciamento
de projetos
GUIA
PMBOK
Habilidades
interpessoais
Conhecimentos e
habilidades em
gerenciamento
geral
Conhecimentos,
normas e
regulamentos de
área de aplicação
Entendimento
do ambiente de
projeto
56
Planejamento (P) Execução (E) Monitoramento
e
Controle (M&C)
Iniciação (I) Encerramento
(E)
Processos de Gerenciamento de Projetos.
57
Documentos Principais • Existem quatro documentos principais
descritos no PMBOK e cada um deles possui um objetivo específico: – Termo de Abertura do Projeto - Autoriza
formalmente o projeto.
– Declaração do Escopo do Projeto - Determina qual trabalho deverá ser realizado e quais entregas precisam ser produzidas.
– Plano de Gerenciamento do Projeto - Determina como o trabalho será realizado
– Termo de Encerramento do Projeto – Finaliza formalmente o projeto.
59
Planejamento (P) Execução (E) Monitoramento
e
Controle (M & C)
Iniciação (I) Encerramento
(E)
TEP
TAP
PGP
DEP
TAP - Termo de Abertura (Formal)
• Justificativa
• Objetivos e critérios de sucesso
• Requisitos de Alto Nível
• Descrição do Projeto em Alto Nível
• Riscos de Alto Nível
• Resumo do Cronograma de Marcos
• Resumo do Orçamento
61
DEP
• Descrição do Escopo do produto
• Critérios de Aceitação do produto
• Entregas do Projeto
• Exclusões do Projeto
• Restrições do Projeto
• Premissas do Projeto
62
• PGP:
– Define como o projeto será executado, monitorado,
controlado e encerrado.
– O conteúdo varia dependendo da área de aplicação.
63
Termo de
Abertura Plano de
Gerenciamento
de Projeto
Declaração do
Escopo
PLANO DE GERENCIAMENTO DO
PROJETO (PMBOK)
(Documento formal)
ORGANOGRAMA EAP CRONOGRAMA
MATRIZ DE
RESPONSABILIDA
DES
ENTREGAS
FLUXO DE CAIXA NECESSIDADES
DE PESSOAL
FORMAS DE
AVALIAÇÃO
UTILIZAÇÃO DE
RECURSOS OBJETIVOS
ESTUDO TÉCNICO
RISCOS
PLANOS DE
GERENCIAMENTO
ESCOPO
TEMPO
CUSTOS
QUALIDADE
PESSOAL
COMUNICAÇÕES
RISCOS
AQUISIÇÕES
STAKEHOLDERS
64
Termo de Encerramento do Projeto
TEP • As atividades necessárias ao encerramento do projeto
ou de uma fase, incluem : – Satisfazer a conclusão ou critérios de saída, conhecidos
também como resultados da fase ou do projeto;
– Transferência dos produtos, serviços ou resultados do projeto para a próxima fase;
– Recolha dos registos do projeto ou fase necessários para auditar o sucesso ou insucesso do projeto;
– Recolher as lições aprendidas e arquivar as informações do projeto para uso futuro da organização
.
Áreas de Conhecimento
– I – Gerenciamento da Integração
– II- Gerenciamento de Custos, Tempo, Escopo e
Qualidade
– III – Gerenciamento da Comunicação, Riscos,
Aquisição , RH e Stakeholders.
66
Gerenciamento
do Tempo
Gerenciamento
da Qualidade
Gerenciamento
dos Custos
Gerenciamento
do Escopo
Gerenciamento
das Aquisições
Gerenciamento
dos Riscos
Gerenciamento
das
Comunicações
Gerenciamento
das Pessoas
Gerenciamento
da Integração
PMBOK (4ª E) Áreas de Conhecimento do
Gerenciamento de Projetos
67
Gerenciamento
do Tempo
Gerenciamento
da Qualidade
Gerenciamento
dos Custos
Gerenciamento
do Escopo
Gerenciamento
das Aquisições Gerenciamento
dos Riscos
Gerenciamento
das
Comunicações
Gerenciamento
das Pessoas
Gerenciamento
da Integração
Gerenciamento
dos Stakeholders
PMBOK (5ª E) Áreas de Conhecimento do
Gerenciamento de Projetos
68
69
Conceitos e Princípios
do Project Model
Canvas (PMC) 70
• As metodologias de gerenciamento de projetos atuais estão pouco adaptadas à realidade das empresas e ao funcionamento da nossa mente.(Livro Project Model Canvas)
Utilização de Esquemas • Imagens ajudam a transformar
suposições não verbalizadas em informações explicitas.
• Informações explicitas ajudam a pensar e comunicar mais efetivamente.
• Quadro fornece um atalho visual para planejar e elaborar projetos.
72
Quadro (Canvas)
• Linguagem comum para descrever,
visualizar, avaliar e alterar o modelo de
negócios.
• O modelo de negócios descreve a lógica
de criação entrega e captura do valor por
parte da organização
74
9 componentes • Segmentos de Cliente
• Proposta de Valor
• Canais
• Relacionamento com clientes
• Fontes de receita
• Recursos principais
• Atividades chave
• Parcerias principais
• Estrutura de Custos
Considerações
• Boas parte dos fracassos em gerenciamento de projetos estão ligados as metodologias utilizadas para o gerenciamento.
• Práticas utilizadas para gerenciar projetos devem ser utilizadas observando a categoria dos projetos. Única prática não resolve todas as demandas de gerenciamento de projetos.
76
Precisamos de um
software para
gerenciar projetos !
Será ?
PMBOK e Excel
• Práticas como o PMBOK deve ser
utilizadas quando o foco do gerenciamento
é o planejamento.
• O Plano de Gerenciamento de Projeto
sugerido pelo PMBOK é extenso e
burocrático para muitos projetos.
• Excel continua em evidencia como
ferramenta de planejamento de projetos.
78
PMC
• O PMC é uma nova maneira de conceber,
planejar, executar e controlar um projeto.
• Metodologia sugere preencher o PMC em
em ordem predeterminada, em uma
sequencia de resolução a ser seguida.
• Utilizaçaõ de post-its e folha em formato
A1 (tela de fundo, canvas) segmentada
em treze blocos.
79
Possível Utilização
• Documento único de plano de projeto
• Documento preliminar que servirá de base
para o plano de projeto formal.
– Feito em equipe de modo ágil
– Relaciona conceitos
– Utilização de posts-its de forma criativa
– Escrever mínimo possível.
81
Possível Equipe • Deve ser feito preferencialmente em
equipe;
• Alguém da equipe deve conhecer de gerenciamento de projetos.
• Equipe ideal
– Gerente de Projetos (elabora o plano)
– Especialista do negócio (conhece o negócio)
– Especialista do Escritório de Projetos (critica as formas de integrar os conceitos)
82
Metodologia para Project
Model Canvas (PMC)
83
Conceber o Plano
84
Conceber o Plano
• Perguntas Fundamentais (devem ser
respondidas em sequencia
preferencialmente)
– Por que ?
– O que ?
– Quem ?
– Como ?
– Quando e Quanto ?
85
Pitch é uma frase pequena
e rápida que consegue sumarizar o projeto.
86
Por que ?
• Justificativa – Problemas e demandas existentes na situação atual.
• Benefícios – Melhorias e valor agregado na situação futura. – Aumento de receita, Diminuição de custos, Uso mais
eficiente dos ativos existentes, Melhoria da imagem da empresa . Atenuação dos impactos social e ambiental (desejáveis)
• Objetivos – Ponte entre situação atual e futura. Escrito em um parágrafo. – SMART (específico, mensurável, alcançável.
Realista, delimitado no tempo).
87
O que ?
• Produto – O que será entregue ao cliente. Pode ser um produto de fato , um serviço ou um resultado.
• Requisitos – Maneira que o cliente comunica para a equipe aquilo lhe parece desejável ou necessário no produto que vai receber ao término do projeto. Diferencie os requisitos necessários dos desejáveis. – Características : Unitário, completo, consistente,
atômico, rastreavel, atual, factível, não ambíguo, com prioridade determinada, verificável,
88
Quem ?
• Stakeholders – Todas as pessoas ou organização envolvidas ou afetadas pelo projeto. Não trabalham no projeto incluindo cliente e patrocinador. – Cliente
– Patrocinador
• Fatores Externos – Devem ser monitorados. Exs são comportamento da economia, regulação, tecnologia disponível, aspectos culturais, clima, disponibilidade de recursos.
• Equipe – Todos que produzem algo no projeto com respectivos papéis.
89
Como ?
• Premissas – Suposições assumidas sobre aspectos que não estão sob controle e influencia do gerente de projeto. Protegem o gerente de projeto.
• Grupos de Entregas – Garantem que o projeto foi concluído. Partes menores que quando integradas garantem que o projeto foi concluído.
• Restrições – São limitações de qualquer fonte impostas ao trabalho realizado pela equipe que reduzem as opções.
90
Quando e Quanto ?
• Riscos – Incertezas que importam pois afetam os objetivos do
projeto. Processo de Gerenciamento de Riscos envolve identificar,
avaliar, desenvolver respostas, implantar respostas. Existem o risco
global do projeto que refere-se a capacidade do projeto em atingir
os objetivos e riscos específicos frutos de avaliação em
determinado momento.
• Linha do Tempo –Lista de compromissos com datas limites para
que sejam produzidas determinadas entregas.O cronograma seria
um nível a mais no detalhamento da Linha do Tempo. Sugestão de
divisão em 4 partes.
• Custos – Estimativa resumida identificando os custos por
entrega.Custo de entrega pode ser desdobrado em elementos de
custo. Associar riscos a reserva de contingência.
91
Bloco : Riscos • Causa : Ocorrência de chuvas além
do previsto.
• Risco : Obra interrompida por longos
períodos.
• Efeito : atraso da Obra
• Probabilidade = 3 Impacto = 7
• Prevenir, Transferir , Mitigar
Integrar o Plano
95
Passos da Metodologia • 1 – Benefícios gerados combatem o problema mencionado
em Justificativas?
• 2 – O objetivo se revela suficiente e necessário ?
• 3 – Todos os requisitos tem dono e definem o produto ?
• 4 – Subordinações estão OK?
• 5 – Obtivemos convergência formulando premissas válidas ?
• 6 – Limitações estão identificadas na forma de restrições ?
• 7 – Riscos cobrem o que já sabemos e vislumbram o que não sabemos ?
• 8 – O cronograma e o orçamento estão orientados por entregas ?
96
Resolver o Plano
97
Passos da Metodologia (Nós)
Identificar Nó – Lição de Casa – Alterar Canvas
• 1 – O projeto não gera valor (Canvas é o
Business Case, procurar patrocinador)
• 2 – O cliente não sabe o que quer ?
• 3 – Os recursos não estão
garantidos/alocados para o projeto
• 4 – O gerente de projeto não possui
autoridade nem influência para tocar o
projeto
98
• 5 – A equipe não consegue identificar as entregas a serem feitas.
• 6 – A equipe formulou riscos para inglês ver.
• 7 – A equipe esta insegura quanto a duração do projeto.
• 8 – Os parceiros de negócio não se integram a equipe.
• 9 – A equipe fez um ótimo plano mas esqueceu das outras pessoas e do planeta (Integrar Sustentabilidade)
• 10 – Existe resistência em relação ao Projeto (Canvas pode ser instrumento de Gestão de Mudanças)
99
Compartilhar o Plano
100
Como avaliar se o plano esta
pronto ?
• Projeto defende uma causa
• Produto do Projeto esta delineado
• Sabe-se quem são os stakeholders externos.
• Níveis de influencia de stakeholders e equipe estão identificados
• Fatores externos estão listados
• Trabalho esta na forma de entregas e as condições mapeadas na forma de premissas e restrições.
101
• Avaliação Global de risco foi feita.
• Os riscos específicos foram formulados e suas probabilidades de ocorrência foram mapeadas.
• A linha do tempo foi dividida em quadrantes e os compromissos dentro dos quadrantes acordados.
• O orçamento foi detalhado a partir das entregas a serem feitas.
102
Desdobramentos
103
Cronograma
Orçamento
Planos
Formais
Desdobramentos
104
Plano Formal de
Gerenciamento
de Projeto
105
106
19.09 R$ 89
107
Questões ?