Cenário:Cenário:

• Crise de 2008/2009

• Investimentos suspensos

• Receita Caindo

• Carteira de Pedidos Minguando

• Perspectivas incertas

Ação da Direção:Ação da Direção:

• Estabelecimento de metas de redução de custos nos orçamentos necessidade de acompanhamento diário por todos os gestores da empresa

Cultura Vigente:Cultura Vigente:

• Análises de custos realizada após fechamento do mês

• Análise atribuída em geral para as controladorias

Solicitação para área de TI:Solicitação para área de TI:

• Desenvolver relatórios/consultas no BI com informações do orçado, realizado, variação, contas, centros de custos, etc para liberação aos gestores

Premissas:Premissas:

• Renegociação com fornecedores• Preservar ativo de pessoas• Redução com inteligência (ex. executar investimentos caso comprovadamente o retorno fosse de curto prazo)

Caso: Redução de CustosCaso: Redução de Custos

Tópico Projeto Tradicional Projeto Valor

Contexto Crise, investimentos suspensos, etc..Método de obtenção: no projeto tradicional o contexto é um dado, não sendo relevante.Entender o que o usuário quer.

Crise, investimentos suspensos, etc..Método: fazer o mapeamento do cenário atual, identificar as áreas de maior gap com base em fatos. Analisar e entender o setor, forças de Porter, etc.. Processo mais participativo para a definição do contexto. Obrigatoria participação do negócio.Entender o problema, suas causas, seus objetivos e benefícios.

Entendimento das Necessidades

Levantar os requisitos dos 10 relatórios para acompanhamento de custos. Foco na controladoria.Processo de aprovação do escopo – proteção.

Identificação das áreas envolvidas e com potencial redução de custos, mapear o processo atual, definir um processo TO BE. Listar as ações (que po0dem ser software, processos, pessoas).Processo participativo com “aprovação automática” – plano do usuário.

Objetivo Disponibilizar os relatórios combinados conforme o especificado.

Redução de custo, atendendo as premissas da alta direção. Identificar novos canais de vendas. Transformar a postura de gestão para uma forma mais ativa a partir da capacitação dos gestores.Desenvolver a inteligência na gestão de custos.

Tópico Projeto Tradicional Projeto Valor

Benefícios Informação disponível diariamente para acompanhamento das metas pelos gestores.

Redução dos custos.Efetividade e qualidade de gestão dos custos. Criar cultura de acompanhamento e redução contínuos.Aumento de vendas (pela identificação de novos canais).Descentralização da gestão de custos.Tornar a empresa mais competitiva, ...

Indicadores Prazo, Escopo, Custo Redução dos custos.Manutenção da margem de lucro.Prazo, Escopo, Custo.KPI´s de participação das ações de redução.

Escopo (Entregas) X relatórios de BI, identificando a complexidade do produto.

Ações alinhadas com objetivos de negócio e com entregas parciais.Ferramenta disponível, mudança de cultura na gestão de custos, gestores treinados na nova ferramenta e no processo de gestão. Plano de ação priorizado pelas ações de maior valor.

Gestão do Projeto Escopo, gestão de mudanças, custos, prazo.Gerente do projeto.

Foco no resultado de negócios, componentes de valor, garantir a entrega do valor esperado, medição do valor.Gerente do valor.Escopo, Custo, Prazo.Ciclos rápidos.