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ACZ001-051109-Book Processos .ppt - 2428/10/2015 17:13

Etapas ComercialGerente do Centro

De Eventos e do Tatersal

Equipe do Centro de Eventos e do

Tatersal

Superintendente Administrativo

Financeiro

Elaboração do contrato de locação

Preparação do local

Supervisão do evento

Reorganização e limpeza do local após o evento

ADMINISTRAÇÃO DO CENTRO DE EVENTOS E TATERSALMatriz de responsabilidades

Papel de liderança Papel de suporte


EtapasGerente do

ParqueEquipe de Serviçais

Eletricista, Encanador, Carpinteiro,

Pedreiro

Diretores do Parque


Financeiro

Limpeza diária do Parque

Manutenção do Parque

Preparação para Eventos

ADMINISTRAÇÃO DO PARQUE FERNANDO COSTAMatriz de responsabilidades



Etapas Setor InteressadoPorteiro da Sede

ou do ParqueSetor de Patrimônio


Financeiro

Emissão e assinatura de Controle de Saída

Conferência e assinatura do porteiro

Registro e arquivamento de cópia

Conferência e assinatura de documentação no retorno

AUTORIZAÇÃO PARA MOVIMENTAÇÃO DE EQUIPAMENTOSMatriz de responsabilidades



COBRANÇAMatriz de responsabilidades

* Aproximadamente 15 dias de atraso

** Aproximadamente 30 dias de atraso

Fonte: Entrevista com gestores, análise da equipe

Etapas Tesoureiro CobradorSuperintendente Administrativo

Financeiro

Software(automático)

Jurídico

Envio da comunicação de atraso no pagamento*

Envio de cobrança

Bloqueio de serviços para inadimplentes**(automático pelo sistema)

Contato com principais devedores

Protesto dos casos pendentes



EtapasSetor

Responsável Superintendência

de ÁreaSuperintendência

GeralSecretaria Geral


Financeiro

Elaboração da proposta

Solicitação da numeração de circular a SGE e elaboração de texto

Aprovação pela SUG

Elaboração da redação final

Distribuição interna e arquivamento da via original

Encaminhamento por e-mail (quando necessário)

COMUNICAÇÃO INTERNA / ENDOMARKETINGMatriz de responsabilidades



EtapasEquipe de

ControladoriaController

Contabilidade GeralSuperintendente Administrativo

Financeiro

Impressão da razão das contas

Conciliação das contas

Elaboração do mapa demonstrativo

Arquivamento dos mapas

Fornecimento de documentação para auditorias

CONCILIAÇÃO CONTÁBILMatriz de responsabilidades



EtapasSetor

de ComprasClassificadore Lançador

Equipe de Contas

a Pagar

TesoureiroCaixa


Financeiro

Conferência da documentação

Classificação e contabilização

Arquivamento por vencimentos

Emissão de cheques e coleta de assinaturas

Pagamento

Conclusão de lançamentos e arquivamento

CONTAS A PAGARMatriz de responsabilidades



FATURAMENTOMatriz de responsabilidades

Fonte: Entrevista com gestores, análise da equipe

EtapasÓrgãos (DDG

e ETRs)Tesoureiro Faturista


Financeiro

Envio de arquivo com movimentações para a sede

Importação dos arquivos dos órgãos executores

Emissão de faturas e boletos de cobrança



EtapasEquipe de Serviços Gerais

ContabilidadeEquipe de

Apoio Parque

Superintend. Administr.Financeiro

Superintend. Comercial e Marketing

Diretores de Parque

Tesouraria Jurídico

Elaboração do Contrato de Colaboração

Faturamento e recebimento dos custos

Preparação do Orçamento

Limpeza e preparação do imóvel (Parque, CEV, Tatersal, etc)

Manutenção em geral

Alimentação dos animais

Cessão de espaços físicos e disposição de material publicitário e de divulgação

FORNECIMENTO DE INFRA-ESTRUTURA E SUPORTE PARA EVEN TOS EXTERNOSMatriz de responsabilidades



EtapasCaixa

do ETR

Contabilidade de ETRs(Sede)

Contabilidade Geral

TesourariaSuperintendente Administrativo

Financeiro

Envio de numerário para ETRs

Realização dos pagamentos e recebimentos e depósito de numerário na sede

Recebimento dos arquivos digitais e documentos físicos dos ETRs

Conferência dos lançamentos feitos pelos ETRs e documentação

Suporte contábil aos ETRs e acerto das divergências de documentos e lançamentos

Realização dos lançamentos

Arquivamento dosdocumentos e encaminhamento para digitalização

GESTÃO DA CONTABILIDADE DOS ETRsMatriz de responsabilidades



Etapas Encarregado SDPEquipe

SDPTesouraria

Contabilidade Geral


Financeiro

Recebimento do ponto e da documentação (atestados, faltas, exames)

Realização de lançamentos dos eventos

Cálculo da folha

Depósito de crédito nas contas

Emissão de holerites e coleta de assinaturas

Emissão de relatórios e arquivamento

GESTÃO DA FOLHA DE PAGAMENTOMatriz de responsabilidades



Etapas Encarregado SDPEquipe

SDPTesouraria

Contabilidade Geral


Financeiro

Controle de concessão de benefícios (Unimed, assistência Odontológica, etc.)

Conferência de faturas dos benefícios

Realização de pagamentos liberados

Acompanhamento da liberação de atendimentos

Controle da confecção e reposição de uniformes

Emissão de relatórios e arquivamento

GESTÃO DE BENEFÍCIOS SOCIAISMatriz de responsabilidades



EtapasSetores Usuários

e Eventos

Contabilidade Gerencial e

ControladoriaTesouraria


Financeiro

Setor deCompras e

Almoxarifado

Planejamento e previsão orçamentária

Suprimento de materiais e serviços

Controle e realização de pagamentos e recebimentos

Controle gerencial e emissão de relatórios

GESTÃO DE CUSTOSMatriz de responsabilidades



EtapasSetor

de Compras

AlmoxarifadoCentral (Sede)

Contabilidade GeralSuperintendente Administrativo

Financeiro

Recebimento, conferência e registro de mercadorias adquiridas

Manutenção e organização do depósito

Recebimento de requisições, entrega de materiais e registro de baixa no estoque

Elaboração da relação de reposições de estoque e compra de mercadorias

GESTÃO DO ALMOXARIFADOMatriz de responsabilidades



EtapasEncarregadode Serviços

Gerais

Setor de Compras e

Almoxarifado

Equipe de Zeladoriada Sede

Equipe de vigilância do

Parque

Equipe de Telefonia

Equipe da Cantina

Portariasdo Parquee da Sede

Equipe de Manutenções

e Serviçais do Parque

Supervisão dos processos

Suprimento de materiais e serviços

Limpeza e arrumação de ambientes

Pequenos consertos e instalações

Atendimento telefônico

Serviços de copa e cozinha

Vigilância dentro do perímetro do parque

Controle de entrada e saída de pessoas

Movimentação de móveis e equipamentos

GESTÃO DOS SERVIÇOS GERAISMatriz de responsabilidades



Etapas Setor de Compras Almoxarifado TesourariaContabilidade

Geral


Financeiro

Recebimento de requisição

Coleta de preços

Aprovação da requisição

Entrega do pedido ao fornecedor de materiais ou serviços

Envio de cópia ao Almoxarifado

Recebimento da mercadoria

Recebimento da fatura

Pagamento da fatura

Arquivamento do processo

ORÇAMENTO E COMPRA DE INSUMOS E PEQUENOS SERVIÇOSMatriz de responsabilidades



EtapasSetor

de Compras

Equipede Apoio

(eletricistas)

Arquiteto ou Decorador

DiretoriaSuperintendente Administrativo

Financeiro

Elaboração do projeto

Coleta de preços

Aprovação do projeto

Compra de materiais e serviços

Montagem da decoração

Desmontagem da decoração

PREPARAÇÃO DA ILUMINAÇÃO NATALINAMatriz de responsabilidades




Contabili-dade

Equipe de Apoio

Parque

Superint. Administr.Financeiro

Superint. Comercial e Marketing

Diretoresde Parque

TesourariaColégio de

Jurados

Planejamento e inscrições

Preparação do orçamento e controle de custos

Controle e recebimento das inscrições



Alimentação de animais

Administração de espaços físicos e disposição de material publicitário e de divulgação

PREPARAÇÃO DO PARQUE PARA CURSO DE JULGAMENTOMatriz de responsabilidades




Contabili-dade

Equipe de Apoio

Parque


Superint. Comercial e Marketing

Diretoresde Parque

Tesouraria Jurídico

Elaboração do Contrato de Colaboração

Faturamento e recebimento do valor contratual

Preparação do orçamento e controle de custos



Suprimentos (palha de arroz, água, luz) e remoção de dejetos

Alimentação de animais

Cessão de espaços físicos e disposição de material publicitário e de divulgação

PREPARAÇÃO DO PARQUE PARA EXPOSIÇÕES*Matriz de responsabilidades


* Exceto Expozebu


Etapas ContabilidadeEquipe

ContabilidadeSuperintendência

TécnicaTesouraria Diretoria


Financeiro

Solicitação de verba pública (fundo perdido)

Elaboração de projeto técnico

Estimativa do projeto

Orientação na execução do projeto

Execução de pagamentos autorizados

Elaboração de prestação de contas

PRESTAÇÃO DE CONTAS SOBRE VERBASMatriz de responsabilidades



EtapasEncarregado

SDPEquipe

SDPEncarregado

RHSetor

Requisitante


Financeiro

Recebimento e cadastramento de currículos

Solicitação de funcionário e aprovação prévia da vaga

Recrutamento de candidatos e seleção de currículos

Pré-seleção e entrevistas iniciais

Entrevista do requisitante

Análise técnica e recomendação dos melhores candidatos à vaga

Escolha do candidato à vaga

Contratação do candidato

RECRUTAMENTO E SELEÇÃOMatriz de responsabilidades



Etapas VendedorCaixa do

Órgão (Sede / ETR)

Secretaria Geral


DiretoriaDigitalização

DISTesouraria

Contabili-dade

Emissão de novo título e coleta de documentação do novo sócio

Recebimento de pagamento (ou comprovação de isenção) e documentos

Conferência de título e documentos

Cadastramento do título

Aprovação do título

Digitalização de documentos

Cadastramento de transferência no sistema e envio de documentos ao sócio

TRANSFERÊNCIA DE TÍTULO DE SÓCIO REMIDOMatriz de responsabilidades



EtapasVendedorou Internet

Caixa doÓrgão

(Sede / ETR)


Financeiro

Superintendência Comercial e Marketing

Tesouraria

Venda de assinaturas da revista

Recebimento de pagamento e cadastro

Conferência de pagamento e liberação dos números assinados para o mailing

Controle da emissão do mailing para distribuição da revista

Resolução de casos de não recebimento da revista

Acompanhamento do processo e envio de boletos de renovação

VENDA DE ASSINATURAS DA REVISTA ABCZMatriz de responsabilidades



Etapas VendedorCaixa do

Órgão (Sede / ETR)

Secretaria Geral


DiretoriaDigitalização

DISTesouraria

Contabili-dade

Venda do título

Recebimento do pagamento e documentos

Conferência do título e documentos

Cadastramento do título

Aprovação do título

Digitalização dos documentos

Envio de documentos ao sócio

VENDA DE TÍTULOS PARA NOVOS SÓCIOSMatriz de responsabilidades


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