reunião de safs julho/2014. responsabilidades do saf -coordenar a execução das atividades de...

Reunião de SAFsReunião de SAFsJulho/2014Julho/2014

Responsabilidades do SAF

- Coordenar a execução das atividades de caixa, orientando quanto a procedimentos e normas;

- Interpretar, aplicar e fazer aplicar a legislação, normas, manuais e regras;

- Realizar atividades administrativas de gestão de pessoas (programação de férias, controle de ponto, etc.);

- Responder pelos serviços de tesouraria (acesso controlado ao cofre, controle de saldo devedor, abertura, fechamento e monitoramento de caixas, prevenção de fraudes);

- Realizar gestão do numerário da Agência (caixas e cashs);- Responder pelo controle e movimentação de imobilizado;- Controlar os pagamentos de despesas da agência e acompanhar o

cumprimento do orçamento;


- Controlar o estoque e inventário de talões de cheques;- Cumprir normas técnicas e de segurança;- Responsabilizar-se pelo atendimento da formalística necessária

aos produtos e serviços comercializados;- Coordenar a bateria de caixas com foco na agilidade e qualidade

de atendimento (principalmente em dias de pico);- Coordenar a execução de correções e melhorias das auditorias;- Participar do comitê de crédito da agência, além de ser

responsável pelo controle quanto a classificação de risco das operações, desbloqueio de cheques, liberação de empréstimos e controle de recuperação de créditos (inadimplentes e em prejuízo);

- Nos casos de ausência do Gerente de Agência será o substituto emediato;


- Informar proativamente os órgãos superiores da Cooperativa sobre indícios de irregularidades e não conformidades as normas, manuais e regras que disciplinam o funcionamento da Cooperativa;

1) Quais as dificuldades encontradas no trabalho de SAF?

2) Qual os principais pontos que no seu entendimento precisaríamos mudar com maior agilidade?

3) Como avalio meu conhecimento de todo o processo operacional da Agência (conhecimento e operacionalização de produtos e serviços)?

4) Como está o alinhamento com o Gerente da Agência e demais colaboradores no repasse e assimilação das mudanças que vem ocorrendo?

Questionário para Discussão

Grupo 1: Baia Sul – Beira Mar – GaropabaGrupo 2: Tenente Silveira – Gama D’eça – Madre BenvenutaGrupo 3: São José – Palhoça - Estreito

Auditoria Operacional

Delimitação

• Período da auditoria: 16/06 a 07/07/2014

• Data base da análise documental: 30/05/2014

• Visita na Unidade Administrativa e nas Agências Ten. Silveira, São José, Garopaba, Estreito e Gama D’Eça

• Analisados 81 itens do escopo

• Analisados 64 dias de movimento, contemplando todas as Agências.


Evolução das Ocorrências• 2013 – 70 apontamentos – 42 verificações – 100% das Agência*• 2012 – 58 apontamentos – 102 verificações – 100% das Agências• 2011 – 52 apontamentos – 73 verificações – 100% das Agências

* Foram analisados os documentos de todas as Agências, através de análise documental realizada na UA.


Apontamentos por Agência


Descrição dos Apontamentos• Atraso no envio dos movimentos

– Palhoça, Baia Sul, Garopaba, Beira Mar, Trindade, São José e Estreito

• Documentos enviados com atraso– Todas as Agências

• Procuradores fora do prazo de validade com atribuição de poderes– 100 ocorrências ativas

• Procuradores que não representam a Unicred ou a respectiva PJ

• Procurações de vários funcionários Unicred, qualificando como bancários


Descrição dos Apontamentos• Fragilidade nos encerramentos de c/c

– Ausência de assinatura na ficha matrícula cooperado / diretoria

• Transferências com fragilidade de formalística– Autorização de Agências– E-mail ou telefone– Assinaturas divergentes / não solidárias

• Cheque pago com assinatura divergente / não solidária

• Requisição de talões com assinaturas divergentes

• Funcionários operando em caixa sem receber quebra


• Títulos pagos a terceiros sem autorização

• Títulos pagos sem a devida formalística


Descrição dos Apontamentos• Organização das Agências


1) Na sua percepção o que está ocorrendo para termos esse cenário?

2) O que precisamos fazer para mudar esse contexto?

Alterações Manual Cadastro

Inadimplência

Posto 01/2014 02/2014 03/2014 04/2014 05/2014 06/20140- Ag Tenente Silveira 0,28% 0,23% 1,00% 0,35% 0,30% 0,33%1-Ag. São José 0,49% 1,25% 1,22% 0,51% 1,71% 1,61%2-Ag. Beira Mar 8,28% 8,48% 8,34% 9,84% 2,19% 1,98%3-Ag. Madre Benvenuta 6,14% 22,35% 0,72% 0,76% 0,92% 1,06%4-Ag. Palhoça 1,33% 1,20% 1,29% 1,05% 0,70% 0,76%5-Ag. Baía Sul 0,63% 0,59% 0,60% 0,62% 0,59% 0,85%6-Ag. Garopaba 0,12% 0,23% 1,06% 1,37% 1,45% 2,15%7-Ag. Estreito 0,58% 0,78% 2,46% 9,41% 9,31% 2,65%8-Ag. Gama Deca 1,94% 1,97% 1,51% 1,58% 1,13% 1,63%Inadimplência Total 1,87% 3,44% 1,57% 2,26% 1,97% 1,35%Meta 2,00% 2,00% 2,00% 2,00% 2,00% 2,00%

Inadimplência

Garopaba: Vidraçaria Central GAROPABAEstreito: Radar

Adiantamento a Depositante

Posto Depósito a VistaAdiantamentos a Depositante

%

0-Ag. Tenente Silveira 14.449.627,51 75.750,09 0,52%1-Ag. São José 6.419.996,63 64.465,72 1,00%2-Ag. Beira Mar 4.524.131,23 3.650,58 0,08%3-Ag. Madre Benvenuta 4.301.123,45 52.721,43 1,23%4-Ag. Palhoça 3.076.839,91 9.878,01 0,32%5-Ag. Baía Sul 4.764.520,49 4.449,15 0,09%6-Ag. Garopaba 1.175.731,58 114.998,76 9,78%7-Ag. Estreito 2.426.484,64 130.120,31 5,36%8-Ag. Gama Deca 20.335.760,96 112.775,66 0,55%Total 61.474.216,40 568.809,71 0,93%

Provisão de Crédito

Provisão de Crédito

TOTAL 0 - TS 1 - SJ 2 - BM 3 - TR 4 - PH 5 - BS 6 - GP 7 - ES 8 - GD

JANEIRO FECH -720.566,61 -63.800,66 29.052,36 -13.203,86 -329.595,72 -7.324,85 320.060,62 -15.981,91 -5.572,54 -634.200,05

FEVEREIRO FECH -1.782.300,82 -54.474,35 -86.743,66 -21.913,58 -608.064,19 -76.225,36 -44.631,62 -48.959,09 -389.900,47 -451.388,50

MARÇO FECH 694.922,40 -133.471,78 -30.634,10 8.748,48 1.396.526,23 -16.662,33 7.668,86 -15.504,70 -241.999,36 -279.748,90

ABRIL FECH -1.634.878,46 -60.428,62 -121.781,92 -29.443,22 -1.072.289,08 -22.871,04 -62.185,61 -4.673,10 42.976,64 -304.182,51

MAIO FECH -456.556,65 -85.718,57 -89.972,32 26.264,52 -5.997,23 -127.604,59 -1.727,12 -14.145,38 -109.677,52 -47.978,44

JUNHO FECH 59.640,37 89.715,88 -76.251,96 428.168,76 -225.985,39 -13.157,74 -2.102,82 -2.616,82 -143.150,66 5.021,12

JULHO 1ª PRÉVIA -1.549.051,91 58.825,99 -108.858,73 -11.783,50 -96.883,53 7.982,91 -105.125,69 -408.590,01 -295.635,22 -588.984,13

JULHO 2ª PRÉVIA -1.242.426,74 90.269,82 22.012,01 -8.305,57 -133.791,35 12.720,94 -6.850,97 -579.406,03 -288.109,15 -350.966,44

PROVISÃO 2014

AGÊNCIA

Inadimplência

1) Como está sendo realizado o acompanhamento da Inadimplência e Adiantamento?

2) Quais as ações estão sendo realizadas na agência para diminuir esses índices?

Grupo 1: Baia Sul – Beira Mar – GaropabaGrupo 2: Tenente Silveira – Gama D’eça – Madre BenvenutaGrupo 3: São José – Palhoça - Estreito

Ouvidoria

Ano Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho2013 2 2 1 6 4 22014 3 9 13 12 2 2

Evolução 50,00% 350,00% 1200,00% 100,00% -50,00% 0,00%

Tipo Janeiro Fevereiro Março Abril Maio JunhoProcedente 2 5 11 10 4 2

Improcedente 1 4 2 2 0 0

Mês de Julho: Já temos 8 Ouvidorias abertas

Ouvidoria

Compensação de Documentos

Compensação de Documentos

Gestão Caixas

- Monitoramento de Autenticações

* Qual o tipo de gestão realizado atualmente dos Caixas?

- Fechamento;- Autenticações/Produtividade;- Revezamento de atividades;- Malotes;- Cash;- Auxilio outras atividades.

Utilização dos canais de Auto Atendimento

Junho/2014

Contas com movimentação – (IB) Internet Banking

Proporção de Saques

Contas com movimentação - Unicash

Autenticações – Caixa Vs. Canais (IB + Cash)

Contas com movimentação por Agência - IB

Contas com movimentação por Agência - Unicash

Arquivo de Documentos

Agências Piloto: Madre Benvenuta e Baia Sul

Estamos em processo de orçamento para contratação de empresa para digitalização de todos os cadastros não digitalizados;

Procedimentos/Alinhamentos

- Pagamento via Caixa;

- Agendamentos; ( O que fazer quando não tiver mais agendamentos via Caixa – Novo Módulo);

- Centralização de demandas SAF x Utilização SGD;

- Dúvidas sobre o processo de Adm. de Pessoal via smartshare;

- Avisar ao Dpto Pessoal quando estiver próximo de colaborador tirar licença maternidade;

- Caso tenham centralizações de c/c urgente ligar para a Rafaela, mas não fazer as alterações nos sistemas (SIGAS, SOP, etc);

- Cumprimento de Normativos;

- Explicação ao Cooperado das mudanças que estão ocorrendo

Procedimentos/Alinhamentos

- Gestão de Erros na agência;

Portal

Acesso ao Portal

http://10.101.151.200/portal/index.php

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