manual processos recursos logisticos transportes

- Subsecretaria Adjunta de Modernizao da Gesto - SUMOG - 2

ndice

1 - Introduo.....................................................................................................................................03

1.1 Conceitos...................................................................................................................................03

1.2 Simbologia.................................................................................................................................05

2 Gesto de Transportes e Combustveis

Diagrama de Cadeia de Valor...................................................................................................06

Diagrama de Escopo.................................................................................................................07

2.1 Cadastramento de Veculos

2.1.1 Incluso de Veculos

Diagrama de Fluxo de Atividade.....................................................................................08

Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade...............................................................09

2.1.2 Excluso de Veculos


Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade... ...........................................................14

2.1.3 Demais Possibilidades



2.1.4 Credenciamento de Condutores



2.1.5 Arquivamento de Certificado de Registro de Veculo



2.1.6 Desarquivamento de Certificado de Registro de Veculo



2.1.7 Controle de Nmero de Ordem



2.2 Controle do Consumo de Combustveis




1 - Introduo

Este Manual de Processos tem como objetivo permitir uma viso das funes desempenhadas pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto SEPLAG, atravs da Subsecretaria de Recursos Logsticos SUBLO, relativos a Gesto de Transportes e Combustveis, alm de se tornar objeto de consulta e orientao para servidores da rea.

1.1 - Conceitos

Diagrama de Cadeia de Valor: a representao grfica de um conjunto de macroprocessos e/ou processos.

Exemplo:

Macroprocesso

Processo

Processo

Processo

Processo

Diagrama de Escopo: a representao grfica da(s) entrada(s), regra(s), suporte(s) e sada(s) do processo.

Exemplo:

Entrada n

Entrada n Entradas

Regulaes

CADEIA DE VALOR /MACROATIVIDADES

Processo

Decreto Lei nxxx.xxx

Entrada n

Processo

Macroatividade

Processo

Suportes

Macroatividade

Resultados

Sistema

Macroatividade

Produto

Outros

Relatrio X


1 - Introduo

1.1 - Conceitos Diagrama de Fluxo de Atividades: a representao grfica do processo (um conjunto de

atividades, eventos, regras e condies que a partir de sua execuo gera um produto/servio). Exemplo:

Processos(X)

Sistema

Atividade(A)

CondioPositiva

Atividade(B)

Atividade(C)

rgos

SEPLAG

Sistema

CondioNegativa

Atividade(E)

Atividade(D)

Produto(X)

SEPLAG

rgos

Documento


1 - Introduo

1.2 - Simbologia Smbolo Descritivo

Macroprocesso

Processo

Identifica um macroprocesso ou um processo da organizao. O macroprocesso uma composio de processos utilizada para simplificar o desenho da cadeia de valor da organizao, enquanto o processo constitudo pelo conjunto de atividades interligadas cuja execuo necessria para atingir seus objetivos.

AtividadeCentral

AtividadeSetorial

AtividadeSeccional

Identifica as atividades que compe o processo, ou seja, as atividades operacionais que devem ser realizadas para se executar o processo. Uma atividade excepcionalmente poder ser decomposta em partes menores ou com maior nvel de detalhamento. As atividades executadas a nvel Central sero representadas na cor (verde), as de nvel Setorial na cor (laranja) e as de nvel Seccional na cor (roxo).

Evento

Identifica um Evento, algo que acontece durante a execuo do processo e pode influenciar a seqncia de execuo das atividades. Eventos podem ser gerados pelas atividades executadas ou podem ser gerados pelo ambiente externo. Quando usado na entrada de uma atividade, sinaliza que a ocorrncia do evento uma condio para a execuo da atividade. Quando usado na sada de uma atividade, sinaliza que o evento gerado como produto da execuo da atividade.

Define uma conexo direta entre elementos do diagrama, sendo que a posio da seta representa a direo do fluxo de execuo, ou seja, a ordem em que as atividades so executadas no processo. Um conjunto de atividades e eventos interligados por uma conexo direta constitui um ramo de execuo do processo.

E / AND

um Operador Lgico usado no controle da seqncia de execuo do processo. Quando colocado na entrada de uma atividade, indica que a ocorrncia de todos os eventos anteriores ao Operador uma condio para a atividade ser executada. Quando colocado na sada de uma atividade, indica que aps sua execuo todos os eventos posteriores ao Operador ocorrem, ou seja, todos os ramos de execuo subseqentes devem ser executados.

OU / OR

um Operador Lgico usado no controle da seqncia de execuo do processo. Quando colocado na entrada de uma atividade, indica que para ela ser executada pelo menos um dos eventos anteriores ao Operador deve acontecer. Quando colocado na sada de uma atividade, indica que aps sua execuo pelo menos um dos eventos posteriores ocorre, ou seja, pelo um ou mais dos ramos de execuo subseqentes sero executados.

OU (exclusivo) / XOR

um Operador Lgico usado no controle da seqncia de execuo do processo. Quando colocado na entrada de uma atividade, indica que para ela ser executada apenas um dos eventos anteriores ao Operador pode acontecer. Quando colocado na sada de uma atividade, indica que aps sua execuo apenas um dos eventos posteriores ocorre, ou seja, apenas um dos ramos de execuo subseqente ser executado.

Unidadeorganizacional

CargoGrupode

trabalho

Identifica as unidades organizacionais/cargos/grupos de trabalho que representam como as atividades e responsabilidades so distribudas na organizao. Quando conectado a uma atividade no diagrama de processo identifica os responsveis pela sua execuo. Nesse caso, quando atividades subseqentes so executadas pela mesma equipe ou unidade funcional evita-se repetir esse elemento para evitar a poluio visual do desenho.

Arquivo

Documento

Planilha

Quando colocado como entrada de uma atividade representa uma fonte de informao, ou de referncia, para realizao da atividade. Quando colocado como sada, representa documentos /arquivos/planilhas produzidos pela execuo da atividade.

Sistema

Representa um sistema de informao ou aplicativo utilizado na execuo da funo, tanto para consulta quanto entrada de dados.

Interfacede

processos

Representa uma interface com outro processo documentado na cadeia de valor.

Produto

Representa um produto/servio gerado em fluxo de atividade.



A Gesto de Transportes e Combustveis compreende processos relativos a manuteno do cadastro dos veculos em uso no Estado e da administrao do consumo de combustvel pelos rgos da administrao direta no Estado do Rio de Janeiro. Diagrama de Cadeia de Valor:

Gesto de Transportese Combustveis

Inclusode veculos

Cadastramentode Veculos

Exclusode Veculos

DemaisPossibilidades

Credenciamento deCondutores

Controle doConsumo deCombustveis

Arquivamentode CRV

Desarquivamento deCRV

Controle deNmero de Ordem



Diagrama de Escopo:

Solicitaes deCredenciamentode condutores

Solicitaes dedesarquivamento

deCRV

Solicitaes dearquivamento de

CRV

Solicitaes deCadastramentos de

veculos

Anexos dosveculos

Ofcios paracadastramento deNota de Crdito

Entradas

Regulaes

Controle doCombustvel

Decreto N39.054 de

24/03/2006

GESTO DE TRANSPORTE

Arquivamentode CRV

Combustvel

Desarquivamentode CRV

SISRVO


Suportes

Condutorescredenciados

Controle denmero de ordem

SUBLO /COGCF

Credenciamentode condutores

CRVdesarquivada

Distribuidorade

Combustveis

Resultados

VeculosCadastrados

Controle doConsumo deCombustveis

Ofcios e O.S.Arquivados

CTF

Nota de Crditoemitida

ASJUR

Controle doCombustvelAtualizado

Nota deLiquidao

SUPLA

Programao deDesembolsoProcessada

Rede deTancagem decombustvel

SCC


2.1.1 Incluso de Veculos

Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):

Ofcio


UPO

SolicitarCredenciamento/Descredenciamento

de Veculo

RegistrarEntrada doExpediente

rgos

Expediente

Encaminharexpediente

SUBLO

ProtocoloSEPLAG

Analisarexpediente

Veculo oficialprprio

ProtocoloSEPLAG

SUBLO /Coordenadoriade transporte

Incluso deveculo

Veculolocado,cedido,

e em processode doao


2.1.1 Incluso de Veculo

Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 1):

Atividade Descrio Responsvel

Solicitar Credenciamento/ Descredenciamento de Veculo

Os rgos emitem Ofcio (rgos externos SEPLAG) e CI (internos a SEPLAG) para solicitar cadastramento de veculos. Essa solicitao pode ser: Incluso, Excluso, Cesso, Doao, Locao e Comodato de viaturas. Juntamente com o documento emitido pelo rgo tambm seguem os anexos do veculo.

rgos

Registrar Entrada do Expediente

O protocolo da SEPLAG registra a entrada do expediente solicitando o cadastramento de veculo.

Protocolo SEPLAG

Encaminhar expediente SUBLO

O protocolo da SEPLAG encaminha o expediente para a SUBLO e faz o registro no sistema UPO.

Analisar expediente

Na SUBLO o processo passa pelo seu subsecretrio que toma conhecimento (sem visitar) do expediente. Em seguida o expediente encaminhado para a Coordenadoria de Transporte, onde ser analisada qual a solicitao.

SUBLO / Coordenadoria de Transporte

Incluso de veculo

Veculo oficial prprio

Veculo locado, cedido, e em processo de doao




Solicitao emconformidade

Emitir a ordemde servio

Encaminhar parao subsecretrio

da SUBLO

Encaminhar parapublicao no

DOE

Lanar nosistema SISRVO

Solicitaono conforme

Encaminhar paracadastramento

no CTF


Pendncia noatendida

Arquivar adocumentaona pasta dorequerente

Contatar orgo

requerente

Verificarnecessidade

de oficializar aorequerente

Incluso deveculo concluda


Emitir ofcio

Analista decadastro

Encaminharofcio ao

requerente


Pendnciaatendida

No emitirofcio

Aguardarcumprimento da

exigncia


de atribuio don de ordem

Cadastrartemporariamente

o veculo


da SUBLO


Aguardarcumprimentoda exigncia



DOE

Exigncia noatendida

Credenciarno

sistema SISRVO

Descredenciar oveculo

Solicitar ocredenciamento

no CTF


FIM

Exignciaatendida



Incluso deveculo concluda





Solicitao em conformidade

Emitir a ordem de servio

A Coordenadoria de Transporte emite a ordem de servio relativo a atribuio do nmero de ordem e a anexa ao ofcio juntamente com o parecer.


Encaminhar para o Subsecretrio da SUBLO

Esse expediente submetido para apreciao da chefia da Coordenadoria de Transporte, para que este avalie seu contedo. O Coordenador encaminha o expediente para assinatura do Subsecretrio da SUBLO.

Encaminhar para publicao no DOE

O expediente retorna Coordenadoria de Transporte que providenciar a publicao no DOE.

Lanar no sistema SISRVO

A Coordenadoria de Transporte cadastra o nmero de ordem do veculo no Sistema de Registro de Veculos - SISRVO

Encaminhar para cadastramento no CTF

A Coordenadoria de Transporte encaminha os dados completos do veculo para cadastramento junto a empresa gestora do Controle Total de Frotas - CTF.

Arquivar a documentao na pasta do requerente

A Coordenadoria de Transporte arquiva o expediente na pasta do rgo requerente. Nesse momento o expediente est composto dos seguintes documentos:

Solicitao de credenciamento; Parecer da Coordenadoria de Transporte; Ordem de Servio; Publicao no DOE.

Incluso de veculo concluda

Solicitao no conforme

Contatar o rgo requerente

A Coordenadoria de Transporte contata o rgo requerente sobre a pendncia na documentao, coloca a solicitao em exigncia at que a pendncia seja solucionada.

Pendncia no atendida

Verificar necessidade de oficializar ao requerente

O analista de cadastro consulta a chefia da Coordenadoria de Transporte sobre a necessidade de oficializar o requerente quanto a pendncia no resolvida.

Analista de cadastro



Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2- Continuao):


Emitir ofcio

Encaminhar ofcio ao requerente

A Coordenadoria de Transporte elabora e encaminha um ofcio ao protocolo da Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO, que numera, colhe assinatura do Subsecretrio e encaminha ao rgo requerente.


Cadastrar temporariamente o veculo

A Coordenadoria de Transporte cadastra temporariamente no Sistema de Registro de Veculos Oficiais - SISRVO enquanto aguarda o cumprimento das exigncias pelo tempo previamente determinado pelo Subsecretrio.

Aguardar cumprimento da exigncia

Exigncia atendida

Exigncia no atendida

Descredenciar o veculo

A Coordenadoria de Transporte descredencia o veculo no Sistema de Registro de Veculos Oficiais - SISRVO .

Fim

Pendncia atendida

Emitir a ordem de servio de atribuio do n de ordem


Encaminhar para o subsecretrio da SUBLO




Credenciar no sistema SISRVO

Aps a publicao no DOE, a Coordenadoria de Transporte atribui o nmero de ordem no Sistema de Registro de Veculos Oficiais - SISRVO , tornando-o efetivamente credenciado.

Solicitar o credenciamento no CTF

A Coordenadoria de Transporte solicita o credenciamento no sistema Controle Total de Frotas - CTF.



Solicitao de cadastramento; Parecer da Coordenadoria de Transporte; Ordem de Servio; Publicao no DOE;

Incluso de veculo concluda




Ofcio


UPO


de Veculo


rgos

Veculo oficialprprio

Expediente


SUBLO

ProtocoloSEPLAG

Analisarexpediente

ProtocoloSEPLAG

Excluso deveculo









Os rgos emitem Ofcio (rgos externos a SEPLAG) e CI (rgos internos a SEPLAG) para solicitar cadastramento de veculos. Essa solicitao pode ser: Incluso, Excluso, Cesso, Doao, Locao e Comodato de viaturas. Juntamente com o documento emitido pelo rgo tambm seguem os anexos do veculo.

rgos


O protocolo da SEPLAG registra a entrada do expediente solicitando o cadastramento de veculo.

Protocolo SEPLAG


O protocolo da SEPLAG encaminha o expediente para a Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO e faz o registro no sistema UPO.

Analisar expediente

Na Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO , o processo passa pelo seu subsecretrio que apenas toma conhecimento (sem visitar) do expediente. Em seguida o expediente encaminhado para a Coordenadoria de Transporte, onde ser analisada qual a solicitao.


Excluso de veculo

Veculo oficial prprio





Analista deRVO

Gerar parecersobre a situao

do veculo

Solicitao emconformidade

Verificar aretirada doequipamento

UVE


de retirada don de ordem


Encaminharpara

o Subsecretrioda SUBLO


DOE

SISRVODescredenciar

nosistema SISRVO

Ofcio


Solicitar odescredenciamento

no CTF

Solicitaono conforme

Encaminharofcio ao

requerenteinformando a

baixa do veculo

Contatar orgo

solicitante

Pendncia noatendida



Verificarnecessidadede oficializar orequerente

Excluso deveculo concluda


Emitir ofcio

Chefia daCoordenadoria

Encaminharofcio ao

requerente

Pendnciaatendida

No emitirofcio


de retirada don de ordem


exigncia


da SUBLO




DOE

Exigncia noatendida

Descredenciarno

sistema SISRVO

Expedientearquivadosem soluo

Solicitar odescredenciamento

no CTF

FIM

Exignciaatendida



Encaminharofcio ao

requerenteinformando a

baixa do veculo







Gerar parecer sobre a situao do veculo

O analista de RVO da Coordenadoria de Transporte elabora um parecer sobre a situao do veculo.


Verificar a retirada do equipamento UVE

A Coordenadoria de Transporte verifica no sistema CTF (controle total de frotas) se a UVE (unidade veicular) j foi retirada. Caso o equipamento UVE ainda no tenha sido retirado do CTF, a Coordenadoria de Transporte orienta ao rgo detentor do veculo que providencie a retirada do equipamento.

Solicitao em conformidade

Emitir a ordem de servio de retirada do n de ordem


Encaminhar para o Subsecretrio da SUBLO




Lanar no sistema SISRVO

Aps a publicao no DOE, a Coordenadoria de Transporte altera o status do nmero de ordem no Sistema de Registro de Veculos Oficiais SISRVO, tornando-o descredenciado.

Solicitar o descredenciamento no CTF

A Coordenadoria de Transporte solicita o descredenciamento no sistema Controle Total de Frotas - CTF.

Encaminhar ofcio ao requerente informando a baixa do veculo

A Coordenadoria de Transporte elabora e encaminha ofcio ao rgo requerente informando que o veculo foi descredenciado no SISRVO e no CTF. A Coordenadoria de Transporte orienta ao rgo que providencie a emisso da certido de baixa junto ao Departamento de Trnsito do RJ.



Solicitao de baixa; Parecer da Coordenadoria de Transporte; Ordem de Servio; Publicao no DOE; Cpia da orientao e concluso.

Excluso de veculo concluda



Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Parte 2 - Continuao):


Solicitao no conforme

Contatar o rgo solicitante

A Coordenadoria de Transporte contata o rgo solicitante sobre a pendncia na documentao. Coloca a solicitao em exigncia at que a pendncia seja solucionada. A Coordenadoria de Transporte normalmente aguarda a soluo da pendncia por 30 dias corridos.



Verificar necessidade de oficializar o requerente


Chefia da Coordenadoria

Emitir ofcio


A Coordenadoria de Transporte elabora e encaminha um ofcio ao protocolo da SUBLO, que numera, colhe assinatura do Subsecretrio e encaminha ao rgo requerente.



Exigncia atendida


Expediente arquivado sem soluo

Findo o prazo estipulado pelo Subsecretrio da SUBLO, a Coordenadoria de Transporte encaminha o expediente para o arquivo da SUBLO (arquivo morto).

FIM

Pendncia atendida

Emitir a ordem de servio de retirada do n de ordem

A Coordenadoria de Transporte emite a ordem de servio relativo a retirada do nmero de ordem e a anexa ao ofcio juntamente com o parecer.

Encaminhar para o subsecretrio da SUBLO




Descredenciar no sistema SISRVO

Aps a publicao no DOE, a Coordenadoria de Transporte altera o status do nmero de ordem no SIRVO (Sistema de Registro de Veculos Oficiais), tornando-o descredenciado.




Atividade Descrio

Responsvel

Solicitar o descredenciamento no CTF

A Coordenadoria de Transporte solicita o descredenciamento no sistema Controle Total de Frotas - CTF.

SUBLO/ Coordenadoria de Transporte

Encaminhar ofcio ao requerente informando a baixa do veculo

A Coordenadoria de Transporte elabora e encaminha ofcio ao rgo requerente informando que o veculo foi descredenciado no Sistema de Registro de Veculos Oficiais - SISRVO e no Cadastro Total de Frotas - CTF. A Coordenadoria de Transporte orienta ao rgo que providencie a emisso da certido de baixa junto ao Departamento de Trnsito do RJ.



Solicitao de baixa; Parecer da Coordenadoria de Transporte; Ordem de Servio; Publicao no DOE; Cpia da orientao e concluso.







SISRVO

Verificar aretirada doequipamento

UVE

Verificao emconformidade


Descrendenciaro

veculo noSISRVO



CTF

Online

Verificaono conforme


Solicitar aretirada da UVE

Aguardarretirada da

UVE


Descredenciar oveculo noSISRVO









Verificar a retirada do equipamento UVE

A Coordenadoria de Transporte verifica se o equipamento UVE, j foi retirado do veculo.


Verificao em conformidade

Descredenciar o veculo no SISRVO

A Coordenadoria de Transporte altera o status do nmero de ordem no SIRVO (Sistema de Registro de Veculos Oficiais), tornando-o descredenciado..



Solicitao de descredenciamento; Parecer da Coordenadoria de Transporte.

Verificao no conforme

Solicitar a retirada da UVE

A Coordenadoria de Transporte verifica no sistema CTF (controle total de frotas) se a UVE (unidade veicular) j foi retirada. Caso o equipamento UVE ainda no tenha sido retirado do CTF, a Coordenadoria de Transporte orienta ao rgo detentor do veculo que providencie a retirada do equipamento (pois a perda do equipamento poder gerar a obrigatoriedade de ressarcimento).

Aguardar retirada da UVE

Descredenciar o veculo no SISRVO

A Coordenadoria de Transporte altera o status do nmero de ordem no SIRVO (Sistema de Registro de Veculos Oficiais), tornando-o descredenciado.



Solicitao de descredenciamento; Parecer da Coordenadoria de Transporte.





Ofcio


UPO


de Veculo


rgos

Expediente


SUBLO

ProtocoloSEPLAG

Analisarexpediente

ProtocoloSEPLAG

Demaispossibilidadesem transportes


Analisar adocumentao

Documentaoincompleta

Contatar orgo

requerente


Pendncia noatendida

Documentaocompleta


Pendnciaatendida






Os rgos emitem Ofcio (rgos externos a SEPLAG) e CI (internos a SEPLAG) para solicitar cadastramento de veculos. Essa solicitao pode ser: Incluso, Excluso, Cesso, Doao, Locao e Comodato de viaturas. Juntamente com o documento emitido pelo rgo requerente tambm seguem os anexos do veculo.

rgos


O protocolo da SEPLAG registra no UPO a entrada do expediente solicitando o cadastramento de veculo.

Protocolo SEPLAG


O protocolo da SEPLAG encaminha o expediente para a SUBLO depois de fazer o registro no sistema UPO.

Analisar expediente

Na SUBLO o processo passa pelo seu subsecretrio que apenas toma conhecimento (sem visitar) do expediente. Em seguida o expediente encaminhado para a Coordenadoria de Transporte, onde ser analisada a solicitao.


Demais possibilidades em transportes

Analisar a documentao

Na Coordenadoria de Transporte, o analista de cadastro verificando o contedo do expediente. A documentao pode ser:

Termo de cesso de uso; Termo de doao; Contrato de locao; Termo de comodato.

Documentao incompleta


A Coordenadoria de Transporte contata o rgo solicitante sobre a pendncia na documentao, coloca a solicitao em exigncia at que a pendncia seja solucionada.


Documentao completa

Pendncia atendida




Analista deCadastro

Pendncia noatendida

Verificarnecessidadede oficializar orequerente


Emitir ofcio

rgorequerente

Subsecretrioda SUBLO

Encaminharofcio ao

requerente

Pendnciaatendida

Subsecretrioda SUBLO

No emitirofcio

Lanar aocorrncia nocadastro


exigncia

Arquivar oexpediente na

pasta dorequerente


SISRVO


Exigncia noatendida


Demaispossibilidades detransportesconcludas

Expedientearquivado sem

soluo

FIM

Exignciaatendida

Seguirexpediente paracadastramento SUBLO /

Coordenadoriade transporte






Verificar necessidade de oficializar o requerente


Subsecretrio da SUBLO

Analista de Cadastro

Emitir ofcio


A Coordenadoria de Transporte elabora e encaminha um ofcio ao protocolo da SUBLO, que numera, colhe assinatura do Subsecretrio e encaminha ao rgo requerente.

Coordenadoria de

transporte

rgo requerente

No emitir ofcio


A Coordenadoria de Transporte aps receber a determinao do seu Subsecretrio, aguarda a soluo da pendncia pelo tempo que lhe foi determinado.

Subsecretrio da SUBLO



Expediente arquivado sem soluo

Findo o prazo estipulado pelo Subsecretrio da SUBLO, a Coordenadoria de Transporte encaminha o expediente para o arquivo da SUBLO (arquivo morto).


FIM

Exigncia atendida

Seguir expediente para cadastramento

A Coordenadoria de Transporte ao receber a soluo para a pendncia, libera o expediente para cadastramento na prpria coordenadoria.

Pendncia atendida

Lanar a ocorrncia no cadastro

A Coordenadoria de Transporte cadastra a alterao ou ocorrncia no Sistema de Registro de Veculos - SISRVO.

Arquivar o expediente na pasta do requerente

A Coordenadoria de Transporte depois de cadastrar a ocorrncia, arquiva o expediente na pasta do rgo requerente.

Demais possibilidades de transportes concludas




Credenciamentode condutores

UPO

Solicitar ocredenciamentodo servidor

Registrar orecebimento doexpediente

rgorequerente

Encaminharexpediente para

SUBLO

Verificar aconformidadedo contedo doexpediente

Protocolo daSeplag


Contedo noconforme


Contatar orgo

requerente

Aguardarsoluo dapendncia

Contedoconforme

Verificar aexistncia deprocesso de

credenciamento






Solicitar o credenciamento do servidor

O rgo requerente emite ofcio solicitando o credenciamento de servidor para que este possa conduzir veculo a servio do Estado (prprio, locado, cedido,etc).

rgo requerente

Registrar o recebimento do expediente

O protocolo da SEPLAG recebe o ofcio e registra no UPO o recebimento e encaminhamento do ofcio.

Protocolo da Seplag

Encaminhar expediente para SUBLO

O protocolo da SEPLAG encaminha o expediente para o gabinete do Subsecretrio da SUBLO, que aps tomar conhecimento encaminha para a Seo de credenciamento da Coordenadoria de Transporte.

Verificar a conformidade do contedo do expediente

A Coordenadoria de Transporte analisa o contedo do expediente recebido para verificar possveis pendncias (CNH vencida, ausncia de fotografia, identificao funcional, atestado mdico, etc.)


Contedo no conforme


A Coordenadoria de Transporte contata o rgo requerente para informar a pendncia existente e solicitar a devida correo. O prazo estipulado para aguardo da correo de trs meses, findo os quais o expediente ser arquivado na prpria Coordenadoria de Transporte.

Aguardar soluo da pendncia

Contedo conforme

Verificar a existncia de processo de credenciamento

A Coordenadoria de Transporte verifica no sistema de credenciamento se j existe processo de credenciamento feito anteriormente.




Arquivoda

SEPLAG/SUBLO

Existeprocesso

Solicitardesarquivamento

do processo

Sistema decredenciamento

decondutores

Atualizar dadoscadastrais

Credencial eTermo de

responsabilidade

Confeccionar acredencial

Solicitarassinatura do

termo ecredencial

No existeprocesso


Retornar adocumentao

assinada

Solicitarconstiruirprocesso

Solicitarassinatura doSubsecretrio

Retornar oprocesso para a

SUBLO

Sistema decredenciamento

decondutores


rgorequerente

Lanar dadosno cadastro

Anexar o termoassinado aoprocesso

ProtocoloSEPLAG

Credencial eTermo de

responsabilidade

Confeccionar acredencial

Solicitararquivamentodo processo


Solicitarassinatura do

termo ecredencial


Retornar adocumentao

assinada

Solicitarassinatura doSubsecretrio

rgorequerente

Anexar o termoassinado aoprocesso

Credenciamentode condutoresconcludo

Solicitararquivamentodo processo






Existe processo

Solicitar desarquivamento do processo

A Coordenadoria de Transporte solicita, ao arquivo da SEPLAG/SUBLO, o desarquivamento do processo existente e anexa a documentao a esse processo. No caso de no localizao do processo originrio, o arquivo far uma notificao no prprio expediente e encaminha para o protocolo da SEPLAG para que seja constitudo novo processo.


Atualizar dados cadastrais

A Coordenadoria de Transporte de posse das informaes atualiza o prazo de validade da credencial e demais informaes (mudana de categoria da CNH, processo administrativo e validade da credencial para no mximo 2 anos).

Confeccionar a credencial

A Coordenadoria de Transporte confecciona a credencial e o termo de responsabilidades, emitindo atravs do sistema de credenciamento de condutores.

Solicitar assinatura do termo e credencial

A Coordenadoria de Transporte encaminha a credencial e o termo de responsabilidade para o rgo requerente, para que este providencia o preenchimento dos documentos e a assinatura junto ao condutor.

Retornar a documentao assinada

O rgo requerente aps obter as assinaturas nos documentos, encaminha de volta para a SUBLO.

rgo requerente

Solicitar assinatura do Subsecretrio

A Coordenadoria de Transporte encaminha a documentao para o Subsecretrio da SUBLO para que este assine tambm a credencial.


Anexar o termo assinado ao processo

A Coordenadoria de Transporte anexa o termo ao processo e providencia a entrega da credencial ao condutor.

Solicitar arquivamento do processo

A Coordenadoria de Transporte encaminha o processo para o protocolo da SEPLAG solicitando seu arquivamento.

Credenciamento de condutores concludo





No existe processo

Solicitar constituir processo

A Coordenadoria de Transporte encaminha o expediente ao protocolo solicitando que este constitua processo.


Retornar o processo para a SUBLO

O protocolo da SEPLAG encaminha o processo constitudo para a SUBLO. Protocolo SEPLAG

Lanar dados no cadastro

A Coordenadoria de Transporte lana os dados funcionais do condutor no cadastro (nome, cargo, funo, origem, etc.)


Confeccionar a credencial

A Coordenadoria de Transporte confecciona a credencial e o termo de responsabilidades, emitindo atravs do sistema de credenciamento de condutores.

Solicitar assinatura do termo e credencial

A Coordenadoria de Transporte encaminha a credencial e o termo de responsabilidade para o rgo requerente, para que este providencia o preenchimento dos documentos e a assinatura junto ao condutor.

Retornar a documentao assinada

O rgo requerente aps obter as assinaturas nos documentos, encaminha de volta para a SUBLO.

rgo requerente

Solicitar assinatura do Subsecretrio

A Coordenadoria de Transporte encaminha a documentao para o Subsecretrio da SUBLO para que este assine tambm a credencial.

SUBLO/ Coordenadoria de Transporte.

Anexar o termo assinado ao processo

A Coordenadoria de Transporte anexa o termo ao processo e providencia a entrega da credencial ao condutor.

Solicitar arquivamento do processo

A Coordenadoria de Transporte encaminha o processo para o protocolo da SEPLAG solicitando seu arquivamento.

Credenciamento de condutores concludo


2.1.5 Arquivamento de CRV

Diagrama de Fluxo de Atividade:

Arquivamento deCRV

UPO

Requerer oarquivamento

do CRV


rgorequerente

Verificar se oveculo j estno cadastro

Veculo jcadastrado

ProtocoloSEPLAG


Veculo nocadastrado

SISRVO

Providenciarincluso doveculo

Registrar aguarda docertificado

Incluso deveculos


Arquivar CRV eOfcio

Arquivamento deCRV concludo



2.1.5 Arquivamento de CRV

Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade:


Requerer o arquivamento do CRV

O rgo encaminha ofcio juntamente com o Certificado de Registro de Veculo - CRV original para a SUBLO, solicitando o arquivamento do certificado de registro de veculo, que ficar em poder da Coordenadoria de Transporte.

rgo requerente


O protocolo da SEPLAG recebe e registra o expediente no UPO. Em seguida encaminha esse expediente para a SUBLO.

Protocolo SEPLAG

Verificar se o veculo j est no cadastro

A Coordenadoria de Transporte verifica no sistema SISRVO se o veculo objeto do CRV j est cadastrado.


Veculo j cadastrado

Registrar a guarda do certificado

A Coordenadoria de Transporte registra no sistema SISRVO a guarda do documento original do CRV e providencia o arquivamento do mesmo na seqncia do nmero de ordem.

Arquivar CRV e Ofcio

A Coordenadoria de Transporte providencia o arquivamento, em arquivos distintos, do CRV e do Ofcio.

Arquivamento de CRV concludo

Veculo no cadastrado

Providenciar incluso do veculo

A Coordenadoria de Transporte executa todo procedimento de incluso de veculo.

Incluso de veculos

Registrar a guarda do certificado

A Coordenadoria de Transporte registra no sistema SISRVO a guarda do documento original do CRV e providencia o arquivamento do mesmo na seqncia do nmero de ordem.

Arquivar CRV e Ofcio

A Coordenadoria de Transporte providencia o arquivamento, em arquivos distintos, do CRV e do Ofcio.

Arquivamento de CRV concludo


2.1.6 Desarquivamento de CRV

Diagrama de Fluxo de Atividade

DesarquivamentodeCRV

UPO

Requerer odeaarquivamento

do CRV


rgorequerente

Verificarexistncia do

CRVno cadastro

CRV do Veculocadastrado

ProtocoloSEPLAG

SISRVO

Desarquivar CRV


Documentode retiradado CRV

Lanar retiradado

CRV no SISRVO

Atestar retiradado documento

CRV


Veculo nocadastrado

rgorequerente

Arquivar ofciode solicitao

dedesarquivamento

SISRVO

Oficiar CRV noexistente nocadastroSISRVO

Servidor dorgo

requerente

Registrar noSISRVO oportador do

CRV

FIM



Desarquivamentode

CRV concludo


2.1.6 Desarquivamento de CRV



Requerer o desarquivamento do CRV

O rgo encaminha ofcio para a SUBLO, solicitando o desarquivamento do certificado de registro de veculo do cadastro do SISRVO.

rgo requerente


O protocolo da SEPLAG recebe e registra o expediente no UPO. Em seguida encaminha esse expediente para a SUBLO.

Protocolo SEPLAG

Verificar existncia do CRV no cadastro

A Coordenadoria de Transporte verifica no sistema SISRVO se o veculo objeto da solicitao est cadastrado.



Oficiar CRV no existente no cadastro SISRVO

A Coordenadoria de Transporte encaminha ofcio ao rgo requerente comunicando que o veculo para o qual foi solicitado o desarquivamento, no existe no cadastro do SISRVO.

FIM

Veculo cadastrado

Desarquivar CRV A Coordenadoria de Transporte contata o rgo requerente, solicitando que envie algum servidor para retirar Certificado de Registro de Veculo - CRV do arquivo de Coordenadoria de Transporte.

Lanar retirada do CRV no SISRVO

A Coordenadoria de Transporte exclui, logicamente, o Cadastro de Registro de Veculo - CRV do Sistema de Registro de Veculos Oficiais - SISRVO, porm marcado como CRV retirado.

rgo requerente

Atestar retirada do documento CRV

A Coordenadoria de Transporte solicita que o servidor representante do rgo requerente assine o documento prprio para retirada do CRV, transferindo a guarda do documento para o requerente.

Servidor do rgo

requerente


Arquivar ofcio de solicitao de desarquivamento

A Coordenadoria de Transporte arquiva na prpria coordenadoria o ofcio de desarquivamento do CRV.

Registrar no SISRVO o portador do CRV

A Coordenadoria de Transporte registra no SISRVO o nome e matrcula do servidor que representando o rgo requerente, foi portador do documento CRV entregue.

Desarquivamento de CRV concludo


2.1.7 Controle de nmero de ordem

Diagrama de Fluxo de Atividade:

Controle donmero de ordem

Veculo nocadastrado


SISRVO

Solicitar onmero deordem

Documentaono estcorreta

Verificar se adocumentaoest correta

Verificar se oveculo estcadastrado

Contatar orgo

requerente

rgorequerente

Pendncia noresolvida



Arquivar oexpediente sem

soluo

Documentaoest correta

FIM

Pendnciaresolvida


Fazer a inclusodo veculo

Veculocadastrado


Incluso deVeculos

Verificar seofcio solicitamudana do n

ordem


No mudana de n

ordem

Atribuir onmero deordem

Coordenadoriade

transporte

Comunicar aorequerente a

existncia de nde ordem


concludo


Sistema denmero deordem

Sistema denmero deordem

FIM

mudana den de ordem

Alterar onmero deordem

SISRVO

Alterar o n deordem noSISRVO


concludo






Solicitar o nmero de ordem

Os rgos baseados na legislao de transportes oficiais solicitam que a Coordenadoria de Transporte atribua nmero de ordem para os seus veculos.

rgo requerente

Verificar se o veculo est cadastrado

A Coordenadoria de Transporte verifica se o veculo j est cadastrado no sistema SISRVO.



Verificar se a documentao est correta

A Coordenadoria de Transporte verifica se a documentao do veculo est correta para que possa ser atribudo o nmero de ordem.

Documentao no est correta


A Coordenadoria de Transporte contata o rgo requerente, comunicando a pendncia existente e solicitando soluo.

Pendncia no resolvida

Arquivar o expediente sem soluo

A Coordenadoria de Transporte arquiva o expediente sem soluo

Fim

Pendncia resolvida

Documentao est correta

Fazer a incluso do veculo

A Coordenadoria de Transporte inclui o veculo no cadastro do sistema SISRVO.

Incluso de Veculos

Atribuir o nmero de ordem

A Coordenadoria de Transporte cadastra o veculo com o respectivo nmero de ordem no sistema de nmero de ordem da SUBLO. Nesse momento so lanadas no sistema as seguintes informaes:

Ofcio de solicitao; Identificao da ordem de servio; Publicao no dirio oficial da ordem de servio.

Controle de nmero de ordem concludo



Descrio do Diagrama de Fluxo de Atividade (Continuao):


Veculo cadastrado

Verificar se ofcio solicita mudana do n ordem

A Coordenadoria de Transporte verifica se o ofcio solicita mudana no n de ordem.


No mudana de n ordem

Comunicar ao requerente a existncia de n de ordem

A Coordenadoria de Transporte comunica ao rgo requerente que o veculo j encontra-se cadastrado no sistema de nmero de ordem. O nmero de ordem existente passado para o requerente.

Fim

mudana de n de ordem

Alterar o nmero de ordem

A Coordenadoria de Transporte altera o nmero de ordem no sistema de nmero de ordem e libera o nmero anterior para reuso.

Alterar o n de ordem no SISRVO

A Coordenadoria de Transporte o respectivo nmero de ordem do veculo no sistema de nmero de ordem da SUBLO. Nesse momento so lanadas no sistema as seguintes informaes:

Ofcio de solicitao; Identificao da ordem de servio; Publicao no dirio oficial da ordem de servio.

Controle de nmero de ordem concludo


2.2 - Controle do Consumo de Combustveis


Controle doconsumo decombustveis

Ofciosolicitando

cadastramentode NC

Solicitarcadastramentoda Nota deCrdito p/aquisio

de combustvel

Ofciosolicitando

cadastramentode NC

Encaminhar oofcio para a

SUBLO/COGCF

rgos daAdministrao

Direta

COGCF

Analisarcontedo do

ofcio com a NC

rgos daAdministrao

Indireta

Ofcio noaprovado

Protocolo daSeplag

Devolver ofciopara o rgo de

origem


FIM

Processoautuado

Ofciioaprovado

Autuar processo

Processoautuado

Solicitarautorizao da

despesa

Protocolo daSeplag

Analisar adespesasolicitada


Ordenador dedespesa


2.2 - Controle do Consumo de Combustveis



Solicitar cadastramento da Nota de Crdito p/ aquisio

Os rgos da Administrao Direta/Indireta que aderiram ao Sistema Integrado de Aquisio e Distribuio de Combustveis e Derivados - SIADC, atravs do SIAFEM fazem a transferncia oramentria para a SEPLAG e encaminham para a Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO ofcio com a Nota de Crdito - NC para aquisio de combustvel, indicando valores para o Controle Total da Frota - CTF e/ou para Tickets. Os Tickets so utilizados na aquisio de combustvel para os veculos que no possurem o CHIP de controle do CTF.

rgos da Administrao

Direta

rgos da Administrao

Indireta

Encaminhar o ofcio para a SUBLO/COGCF

O protocolo da SEPLAG recebe e registra a entrada do ofcio e o encaminha para a Coordenadoria de Gesto de Contratos e Frotas - COGCF da Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO. Registra no sistema UPO o encaminhamento do expediente.

Protocolo da SEPLAG

Analisar contedo do ofcio com a NC

A Coordenadoria de Transporte analisa o contedo do ofcio com a Nota de Crdito, e o encaminha de volta ao protocolo para que seja aberto processo de empenhamento de despesa. Esse tipo de processo tem a validade de um (01) ano. SUBLO/

Coordenadoria de Transporte Ofcio no aprovado

Devolver ofcio para o rgo de origem

A Coordenadoria de Transporte encaminha o ofcio para o rgo emitente para que proceda a correo da Nota de Crdito, baseada no quadro detalhamento de despesas anual (QDD).

FIM

Ofcio aprovado

Autuar processo O protocolo da SEPLAG autua o processo solicitado pela SUBLO e encaminha o processo de volta.

Protocolo da SEPLAG

Solicitar autorizao da despesa

SUBLO/COGCF solicita autorizao da despesa ao Ordenador para que seja feito o empenhamento em favor do fornecedor do combustvel.


Analisar a despesa solicitada

O Ordenador de despesa analisa o contedo do processo e pode ou no aprovar. Ordenador de despesa




Despesa noautorizada

Encaminhar oprocesso para aCoordenadoria

deTransporte

FIM


Processoautuado

Despesaautorizada

Emitir a Notade Empenho

Solicitarconformidade da

nota deempenho

CTF

Online

Retornar oprocesso para a

SUBLO


Liberar ovalor do

combustvelempenhado


Necessidadede

AdquirirCombustvel


Solicitar adisponibilidadede tancagem dascorporaes

Solicitarcombustvel

para adistribuidora






Despesa no autorizada

Encaminhar o processo para a Coordenadoria de Transporte

A Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO encaminha o processo com a justificativa apresentada pelo Ordenador de Despesa para que a Coordenadoria de Transporte providencie o estorno do crdito junto ao rgo.


FIM

Despesa autorizada

Emitir a Nota de Empenho

A Subsecretaria de Recursos Logsticos faz a emisso da nota de empenho pelo valor total, a favor da distribuidora contratada.

Solicitar conformidade da nota de empenho

A Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO encaminha o processo para a SUPLA (COCAN - Coordenadoria de contabilidade), para que seja feita a conformidade da nota de empenho.

Retornar o processo para a SUBLO

A Superintendncia de Planejamento Gesto e Finanas - SUPLA encaminha o processo para a Subsecretaria de Recursos Logsticos - SUBLO.

Liberar o valor do combustvel empenhado

A Coordenadoria de Transporte, procede a distribuio do valor correspondente ao combustvel, em tickets ou CTF de acordo com a solicitao do rgo. O valor empenhado para aquisio de combustvel poder ser creditado no CTF (Controle total de frotas) via WEB ou atravs de Tickets.

Necessidade de Adquirir Combustvel

Solicitar a disponibilidade de tancagem das corporaes

A Subsecretaria de Recursos Logsticos antes de emitir a requisio do combustvel necessrio, solicita s corporaes (PMERJ, CBMERJ e PCERJ) que informem a disponibilidade de tancagem de combustvel, para que seja feita a aquisio do mesmo.

Solicitar combustvel para a distribuidora

A Subsecretaria de Recursos Logsticos entra em contato com a distribuidora contratada para encomendar a entrega do combustvel necessrio. Nessa ocasio a SUBLO informa os locais de entrega com as suas quantidades correspondentes.




Combustvelentregueconformesolicitado

Atestar orecebimento docombustvel

Encaminhar NFpara a SUBLO

Responsvelpelo

combustvelna corporao

Conferir ocontedo daNota Fiscal

Contedoincorreto



Identificar aincorreo

Notificar ofornecedor docombustvel

Contedocorreto


Aguardar acorreo daNota Fiscal

Autuar processode pagamentode fatura

Processoautuado

Receber acorreo dofornecedor docombustvel


Solicitaremisso da DL

Protocolo daSeplag

Encaminhar oprocesso para a

SUBLO


Solicitarautorizao paraemisso da PD

SUPLA/COCAN

Processar aprogramao dedesembolso

(PD)

Ordenador dedespesa

Arquivar oprocesso


Controle doconsumo decombustveisconcludo





Combustvel entregue conforme solicitado

Atestar o recebimento do combustvel

Cada responsvel pelo recebimento e estoque do combustvel nas corporaes, dever receber a nota fiscal referente ao produto entregue, e dever atestar no seu verso esse recebimento atravs de declarao, assinatura e indicao da matrcula. Responsvel

pelo combustvel na corporao Encaminhar NF

para a SUBLO

O responsvel pelo estoque do combustvel na corporao, dever encaminhar a nota fiscal com o devido atesto de recebimento para a Subsecretaria de Recursos Logsticos.

Conferir o contedo da Nota Fiscal

A Coordenadoria de Transporte confere a Nota Fiscal recebida das corporaes e verifica se as informaes esto corretas.


Contedo incorreto

Identificar a incorreo

A Coordenadoria de Transporte identifica a incorreo na Nota Fiscal.

Notificar o fornecedor do combustvel

A Coordenadoria de Transporte notifica o fornecedor do combustvel sobre o erro encontrado na Nota Fiscal para que seja feita a correo atravs de um documento contbil.

Aguardar a correo da Nota Fiscal

Receber a correo do fornecedor do combustvel

A Coordenadoria de Transporte recebe a correo da Nota Fiscal solicitada e encaminha para a rotina de pagamento.





Contedo correto

Autuar processo de pagamento de fatura

A Coordenadoria de Transporte, encaminha ao protocolo da SEPLAG a primeira Nota Fiscal de cada rgo, referente a aquisio de combustvel.


Processo autuado

O protocolo da SEPLAG autua o processo conforme solicitado e o encaminha para a SUBLO.

Protocolo da SEPLAG

Solicitar emisso da DL

A Coordenadoria de Transporte encaminha o processo de pagamento de fatura para a SUPLA/COCAN, solicitando a emisso do Documento de Liquidao.


Encaminhar o processo para a SUBLO

A SUPLA/COCAN insere o documento de liquidao no processo de pagamento de fatura e devolve para a SUBLO.

SUPLA/COCAN

Solicitar autorizao para emisso da PD

A Coordenadoria de Transporte solicita ao Ordenador de Despesa autorizao para emitir a Programao de desembolso. Em condies normais, o Ordenador de despesa no coloca obstculos uma vez que o processo j obteve conformidade do Contador.

Ordenador de despesa


Processar a programao de desembolso (PD)

A Coordenadoria de Gesto de Contratos e Frotas emite a programao de desembolso (PD) referente ao combustvel adquirido e o insere no processe de pagamento de fatura.

Arquivar o processo

A Coordenadoria de Gesto de Contratos e Frotas arquiva o processo em arquivo da prpria coordenadoria.

Controle do consumo de combustveis concludo

manual processos recursos logisticos transportes

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