Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial – INMETRO

Instituto de Metrologia e Qualidade – IPEM-MG

Governo do Estado de Minas Gerais

Manual do Módulo de Patrimônio – SGI

2

Sumário

1. Introdução .............................................................................................................................. 3

2. Cadastramento de Patrimônios ............................................................................................. 4

2.1. Cadastramento da Nota Fiscal .................................................................................. 4

2.2. Cadastro de Patrimônio ............................................................................................. 6

2.2.1. Cadastro de Marca/Modelo ............................................................................................... 8

2.3. Autorização de Cadastro do Patrimônio.................................................................... 9

2.3.1. Atualizações Cadastrais em Série ..................................................................................... 10

2.4. Relatório dos Bens Patrimoniados .......................................................................... 11

2.5. Relatório Cadastramento do Bem ........................................................................... 12

2.6. Localização do Patrimônio ...................................................................................... 14

2.7. Histórico de Protocolos............................................................................................ 14

3. Transferência Interna .......................................................................................................... 15

3.1. Tela: Transferência Interna Pendente ..................................................................... 17

4. Termos de Responsabilidades ............................................................................................ 17

5. Transferir para Usuário do Patrimônio ................................................................................ 20

5.1. Assinar Termo de Utilização ................................................................................... 21

6. Tramites (Movimentação dos Bens) .................................................................................... 21

6.1. Serviços Externos .................................................................................................... 22

6.2. Outros Estados ........................................................................................................ 24

6.2.1. Tela: Transferência para Outros Estados ......................................................................... 25

6.3. Movimentação Eventual .......................................................................................... 31

6.4. Movimentação Definitiva ......................................................................................... 32

6.5. Portabilidade ............................................................................................................ 32

6.6. Trâmite Pendente de Retorno ................................................................................. 34

7. Pendências Patrimoniais ..................................................................................................... 35

8. Temos Patrimoniais ............................................................................................................. 36

9. Eventos Patrimoniais ........................................................................................................... 38

10. Fechamento Patrimonial ..................................................................................................... 39

10.1. Gerar Inventário ....................................................................................................... 39

10.2. Conciliação Contábil ................................................................................................ 42

10.2.1. Relatórios Fechamento Patrimonial ................................................................................. 44

10.3. Reabrir e Regerar Fechamento Patrimonial............................................................ 44

11. Relatórios ............................................................................................................................ 45

11.1. Bens Patrimoniados ................................................................................................ 45

11.2. Fechamento Patrimonial.......................................................................................... 45

11.3. Cadastramento do Bem........................................................................................... 45

11.4. Patrimônio por Conta Contábil ................................................................................ 45

11.5. Rastreabilidade Patrimonial .................................................................................... 45

12. Comissão Inventariante ....................................................................................................... 47

12.1 Autorizadores .......................................................................................................... 47

12.2. Tela: Levantamento Patrimonial .............................................................................. 47

12.2.1. Cadastramento .......................................................................................................... 47

12.2.2. Cadastro de Locais ................................................................................................... 53

12.3. Relatório Levantamento Patrimonial ....................................................................... 56

3

1. Introdução

O módulo do Patrimônio do SGI tem como objetivo a administração e o controle dos bens patrimoniais de acordo com determinações na Legislação que rege o Patrimônio Público, Instrução Normativa nº205/1988, normas e procedimentos do Inmetro. Assim, permite a rastreabilidade dos bens, proporcionando ao Serviço de Patrimônio um controle efetivo dos bens do Inmetro.

Com a implantação desse módulo, as movimentações dos bens patrimoniais alocados em cada setor/regional ficarão sob a responsabilidade de cada chefia e/ou funcionários.

A partir do momento que é gerada e assinada a primeira transferência interna (do Setor de Patrimônio para setor solicitante), consequentemente, gera-se o Termo de Responsabilidade. Cada chefia de setor/regional poderá realizar transferência de alguns bens para o funcionário, que utiliza o bem, e assim, compartilhar responsabilidade. A partir daí, todas as movimentações dos bens patrimoniais deverão ser registradas no sistema, descentralizando, assim, o trabalho do setor de Patrimônio.

O Fluxo principal do cadastramento do bem, que será explicado neste manual, se dá da seguinte forma:

• O material permanente chega ao setor de Almoxarifado; • O setor solicitante confere a especificação e atesta a Nota Fiscal; • O setor do almoxarifado confere o material e quantidade e atesta a nota

fiscal; • O Setor de Almoxarifado cadastra a Nota Fiscal no SGI; • O setor de Patrimônio cadastra o patrimônio. O gestor autoriza o cadastro e

envia e-mail para o Sepat (Serviço de Patrimônio do Inmetro), solicita etiqueta para o setor de documentos e a fixa no material;

• O Setor de patrimônio realiza a transferência interna para o setor solicitante.

• O setor solicitante assina a transferência interna. Quando se tratar da primeira transferência, automaticamente é criado um número do termo de responsabilidade para o setor;

• A partir daí, o setor solicitante fica encarregado de manter atualizada no sistema toda movimentação que houver com o material (transferência interna, transferência para usuário do bem e trâmites).

4

2. Cadastramento de Patrimônios

2.1. Cadastramento da Nota Fiscal Feito pelo setor Almoxarifado.

Para o cadastramento da Nota Fiscal, a compra do bem tem de ter passado pelos procedimentos no módulo de Contratos (SGI).

O Setor de almoxarifado, ao receber uma Nota Fiscal, confere se a Nota de Empenho está acompanhando a Nota Fiscal e acessa a tela 8.11.1.2.1 – Aplicações – Administrativas – Patrimônio – Cadastros – Movimentos -Empenho/Nota .

Pressione F7 e F8 para buscar as Notas de Empenhos cadastradas no SGI referente às compras de bens permanentes.

5

• Clique no botão: “Cadastrar Nota Fiscal”:

• Digite o CNPJ da empresa e dê <enter>. • Entre com o número da Nota Fiscal/Série e Valor da Nota. • Após digitalizar , insira a nota fiscal através do botão indicado acima.

• Clique no botão localizado ao lado do campo código e escolha os itens referentes a essa nota.

6

• Digite a quantidade e o valor total ao lado do material. Obs.: o sistema irá acusar, caso o valor não seja igual ao da nota de empenho cadastrada no módulo de diárias.

• Pressione F10 para salvar. Obs.: se os códigos dos materiais não estiverem desmembrados, deve se solicitar ao setor que cadastrou a nota de empenho (contabilidade) que os corrijam. Exemplo: Microcomputador deve ser desmembrado em Microcomputador, Monitor e Teclado. O próximo passo é o cadastramento do patrimônio.

2.2. Cadastro de Patrimônio Feito pelo setor de Patrimônio

Entre na tela de cadastro de patrimônios (8.11.1.1.1 – Aplicações – Administrativas – Cadastros - Básicos - Patrimônios ) para o cadastramento do bem.

• Nro. Patrimonial : Número gerado pelo sistema após o gestor autorizar o cadastro do patrimônio (vide 2.3). Exceção: se tipo de cadastro for “transferência entre órgãos da RBMLQ”, esse número de ver informado.

• Fixada? : Esse campo é marcado a partir do momento que se prega a etiqueta no material. Caso não exista uma etiqueta física, o campo deve ficar desmarcado.

7

• Termo de Responsabilidade Pat. Inmetro : Número do termo de cessão recebido pelo Sepat-RJ durante procedimentos de cadastramento.

• Situação : “Novo ” é a situação do momento do cadastro. Esse campo se torna “ativo ” assim que o gestor do patrimônio autoriza o(s) cadastro(s), o que veremos adiante. A situação “Inativo” pode ser utilizada somente pelo gestor do Patrimônio para o bens cadastrados incorretamente antes de serem autorizados por ele. Além dessas situações, há também “Transferido ”, “baixado ” e “Desmembrado ”: Essas informações são alteradas automaticamente, à medida que o sistema for sendo utilizado.

• Material : Inicie o cadastro por esse campo. Procure pelo código do material conforme consta na Nota de Empenho.

• Descrição : Insira a descrição do material com detalhes. • Marca e Modelo : Inserir a informação de marca e modelo do material.

Obs .: caso não estejam cadastrados, será necessário clicar no botão “marca”, ao lado, para cadastrá-la ou para acrescentar modelo em determinada marca (atalho para a tela 8.11.1.1.2 – marca / modelo, vide item 2.2.1 desse manual).

• Nro. Série : Cadastrar número de série. • Conta Ativo : Conta do ativo ligado à despesa. Essa informação é buscada do

cadastramento de material no módulo de contratos. • Conservação : É necessário manter atualizada essa informação. Exemplo: se o

bem for novo, a conservação é “bom”. Para bem que será dado baixa, a conservação é “inservível”.

• Observação : Deixar registrada outras informações, se necessário. Importante: para bens recebidos de outro estado, é necessária a informação da nota fiscal nesse campo.

• Tipo de Requisição : Para os IPEM’s, as opções serão: o Convênio / Recurso Próprio RBMLQ-I, quando se tratar de uma

aquisição de bens patrimoniais. o Incorporação de Bem Localizado, quando se tratar de patrimônios

encontrados, sendo utilizados e não estão no inventário do órgão. Pode ser utilizado para outras situações como para itens comprados como consumo e foi convertido para permanente ou quando desmembrar algum patrimônio, onde terá que ser dada baixa no bem a desmembrar, e cadastrar as partes como “bem localizado”.

o Indenização / Reposição, para o caso de cadastramento de bens adquiridos por indenização ou reposição, por parte de funcionários do órgão.

o Transferência entre Órgão da RBMLQ-I, para o caso de cadastramento de bens recebidos de outros estados.

• Data Fim Garantia : A informação da garantia conforme Nota de Empenho/Contrato.

• Termo Baixa : Esse campo é preenchido automaticamente caso haja baixa do material, vide a diante.

8

• Os campos Nota de Empenho , Data, Protocolo , Nº Proc/Docs , Nota Fiscal , Serie , Item , Qtde do Item são preenchidos, caso o tipo de requisição seja “Convênio / Recurso Próprio RBMLQ-I”.

• Valor do Bem : Cadastra-se o valor do material, quando o tipo de aquisição não é “convênio/recurso próprio RBMLQ-I”. No caso de “convênio/recurso próprio”, a informação é buscada automaticamente.

• Foto Patrimônio : Adicionar a foto do patrimônio. • Botão Replicar : Para cadastramento de vários itens iguais pertencentes a uma

mesma sequência de cadastros, basta clicar no botão “Replicar ” e informar a quantidade de itens a replicar e números de séries desses itens.

• Botão Visualizar : Visualiza o relatório do cadastramento do bem. • Botão Protocolos : Visualiza todos os protocolos ligados a esse bem. É nessa

tela que o setor de Patrimônio deve informar os números dos protocolos. Exemplo: Protocolo do processo de Baixa do bem.

• Botão Responsável/Localização : Através desse botão é possível visualizar a informação do setor responsável atual, do usuário do bem (caso esteja informado no sistema) e a localização física desse bem, caso tenha sido cadastrado na tela 8.11.1.2.19 – Localização do Patrimônio (vide capítulo 2.6 – Localização do Patrimônio).

Obs.: o botão “Histórico” serve para visualizar o histórico das localizações já

cadastradas para esse patrimônio. Feito isso, o gestor do patrimônio autoriza o cadastramento (vide item 2.3

desse manual).

2.2.1. Cadastro de Marca/Modelo

Entre na tela 8.11.1.1.2 (Aplicações – Administrativas – Cadastros - Básicos – Marcas/Modelos) ou pelo botão “marca” na tela de cadastro do patrimônio (tela: 8.11.1.1.1).

9

Se já existir a marca e for preciso cadastrar um modelo, dê F7, digite a marca, dê F8, e, em seguida, acrescente o modelo. F10 para salvar.

Caso seja necessário cadastrar uma nova marca, posicione o cursor sob o

campo marca e clique no botão para inserir uma nova marca e modelo.

2.3. Autorização de Cadastro do Patrimônio Feito pelo Gestor do Patrimônio

Na tela 8.11.1.2.4 (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros –

Movimentos – Autorização de cadastro ), visualize os patrimônios pendentes de autorizações:

10

• Marque individualmente os patrimônios ou no campo superior indicado pela seta na figura acima para marcar todos os patrimônios. Clique no botão: “Autorizar”. Nesse momento são gerados os Números Patrimoniais, caso os itens sejam novos. Obs.: A partir do momento que o gestor autoriza, o bem vai para a responsabilidade dele. Obs.: o gestor do patrimônio deve sempre monitorar essa tela para realizar as autorizações.

• O Gestor assina a Nota Fiscal Manualmente (recomenda-se um carimbo do setor de patrimônio contendo os campos de conta, valor, nº do patrimônio, data e assinatura) Exemplo:

Obs.: a nota fiscal tem que conter o carimbo de ateste do setor do almoxarifado, do chefe do setor requisitante e do patrimônio.

• Digitaliza a Nota Fiscal para enviar, juntamente com o relatório emitido (veremos adiante no item 2.5).

• Quando o sepat/Inmetro envia o termo de cessão de uso assinado e datado, é necessário informar o número na tela 8.11.1.2.16 – atualizações cadastrais em série (vide adiante).

2.3.1. Atualizações Cadastrais em Série Feito pelo Setor: Patrimônio.

• Na tela 8.11.1.2.16 – Atualizações Cadastrais em Série (Aplicações – Administrativas – Patrimônio – Movimentos – Atualizações Cadastrais em Série ), com status “novo”, insira a sequência de Número Patrimonial desejado e, em seguida, clique no botão “consultar ”.

11

• Insira as informações que deseja alterar, como o campo “fixada?”, “Termo de

responsabilidade ” (termo de cessão assinado pelo sepat/inmetro), “Descrição ”, “Marca”, “Modelo ”, “Foto do patrimônio ”, “número de série ”.

• Marque os números patrimoniais que deseja realizar a atualização e clique no botão “Atualizar ”.

2.4. Relatório dos Bens Patrimoniados Feito pelo setor de Patrimônio.

Nesse relatório é possível visualizar os números patrimoniais cadastrados. Entre na tela 8.11.3.1 – Bens Patrimoniados (Aplicações – Administrativas –

Patrimônio – Relatórios – Bens Patrimoniados) com a informação de Nota de Empenho (geralmente mais utilizado) ou Nº Proc/Docs ou Protocolo.

O relatório gerado possui o número de cada patrimônio e sua descrição.

12

• Anote a sequência dos números patrimoniais para gerar o próximo relatório “Cadastramento de bens” para enviar, juntamente com a Nota Fiscal e nota de empenho digitalizadas, para o Sepat – Inmetro (vide item a seguir).

• Imprima uma cópia desse relatório, anexe à Nota Fiscal e envie para o setor de contabilidade para pagamento.

2.5. Relatório Cadastramento do Bem Feito pelo Setor: Patrimônio.

Na tela 8.11.3.4 – Cadastramento do bem (Aplicações – Administrativas –

Patrimônio – Relatórios – Cadastramento do Bem ), preencher com o primeiro e o último número patrimonial, caso seja uma sequência e clique em visualizar.

O sistema gera um relatório para cada número patrimonial. Utilize desse relatório para se orientar e anexar as etiquetas patrimoniais nesses novos bens cadastrados.

13

• Envie esse relatório, juntamente com a Nota Fiscal atestada digitalizada (frente

e verso) e nota de empenho para o Sepat – Inmetro RJ, aos cuidados de _______, com cópia para Leila Emiliane (lesouza@inmetro.gov.br). Obs.: não é necessária a impressão desse relatório.

• O Setor de patrimônio aguarda o retorno do Sepat – Inmetro RJ com o relatório assinado.

• A partir do momento que o Termo de Responsabilidade do Sepat chega assinado, é necessário cadastrar o número desse termo no cadastro de patrimônio (tela: atualizações cadastrais em série, vide item 2.3.1)

14

2.6. Localização do Patrimônio

Nessa tela é possível cadastrar a localização física dos patrimônios. Ela apresenta todos os bens que estão sob a responsabilidade do setor, sendo possível que o responsável marque um ou mais bens e informe na parte de baixo da tela, o local onde os mesmos se encontram.

Esse local já deve estar previamente cadastrado na tela 1.1.2.10 – Locais (vide 12.2.2 – Cadastro de Locais).

Ao clicar no botão "atualizar", o local informado será automaticamente atualizado para todos os bens que foram marcados.

Obs1: caso seja marcado um bem que já tenha uma localização cadastrada, sua vigência será finalizada e a nova localização automaticamente será atualizada (sendo registrado em um histórico todos os locais por onde esse bem já esteve localizado).

Obs2: o botão visualizar irá emitir o relatório dos bens do setor, juntamente com a localização física de cada um dos patrimônios que esteja já atualizada.

2.7. Histórico de Protocolos

Nessa tela é possível associar protocolos a patrimônios.

15

Obs.: O gestor ou o funcionário do patrimônio podem indicar a finalização do protocolo

dos patrimônios marcando o campo "Finalizado".

Obs2: Na tela para o levantamento patrimonial pela comissão inventariante, serão

apresentados/relacionados os protocolos em aberto (vide capítulo 12.2.1).

3. Transferência Interna Feito Pelo Setor Patrimônio, Chefes de setores/Regionais.

Trata-se de transferência de responsabilidade de patrimônios entre setores. Assim que o setor de patrimônio realiza o cadastro dos bens, é necessário que ele realize também a primeira transferência interna para os setores requisitantes.

Na tela 8.11.1.2.5 – Transferência Interna (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Transferência Interna ):

16

• Solicitante : preencher com o nome do solicitante do setor que está realizando a transferência;

• Setor Origem : informe o setor de origem; • Setor Destino : Informe o setor de destino; • Número Patrimônial : Informe os patrimônios dos materiais que serão

transferidos. • Botão Patrimônios : visualiza todos os patrimônios que estão sob-

responsabilidade do setor de origem e permite marcá-los para levá-los a tela de transferência.

• Botão Visualiza : visualiza o termo dessa transferência. • Clique no botão “Enviar e-mail” para enviar e-mail para o chefe Setor Origem

informando sobre a necessidade da assinatura. • Após a assinatura por parte do chefe do setor de origem, é necessário clicar no

botão “Enviar e-mail ” para enviar também para o chefe do setor destino tomar conhecimento e assinar a autorização, que poderá ser feita, também, na tela 8.11.1.26 – transferência interna pendente.

Para cada transferência interna, em que haverá o deslocamento do bem para fora da instituição, é necessário realizar um trâmite de movimentação definitiva, que registra a movimentação definitiva do bem e permite a impressão do trâmite que deve acompanhar o bem.

17

Para isso, basta clicar em “gerar trâmite ”, o sistema gerará um trâmite, que pode ser acessado e assinado clicando duplamente no campo amarelo (vide capítulo de trâmites desse manual).

3.1. Tela: Transferência Interna Pendente Feito pelos chefes de setores/Regionais.

Assim que o setor de destino recebe o bem patrimonial, é necessário assinar a transferência interna.

Na tela 8.11.1.2.6 – Transferência Interna Pendente (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Transferência Interna Pendente ) é possível visualizar todas as transferências internas pendentes de assinaturas para o seu setor, além de assiná-las, em lote.

Somente o setor de Patrimônio terá acesso a todas as transferências do órgão para monitorar e fazer as cobranças, quando necessário. Na figura acima, contém a visão do setor de patrimônio, sendo que cada setor/regional visualizará as suas transferências internas pendentes.

Para o chefe do setor assinar, basta dar um duplo clique no campo “termo” (na cor amarela), visualizar o termo de transferência e assiná-la no local indicado. Pode-se, também, assinar as transferências em lote, bastando marcar no campo onde está indicado pelas setas acima (próximo ao seu setor) e pressionar F10.

4. Termos de Responsabilidades

Assim que houver a primeira transferência interna para o setor de destino, automaticamente o sistema gera o termo de responsabilidade para cada setor. Nesse termo será visualizada automaticamente a relação dos bens patrimoniais, que estão sob a responsabilidade de cada setor.

18

Na tela 8.11.2.3 – Termo de Responsabilidade (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Consulta – Termo de Responsabilidade ), ao clicar em “visualizar”, é possível escolher os seguintes filtros:

Clique em “Atual” para emitir o termo de responsabilidade atual do setor ou em “Antigos” para permitir o termo de uma determinada data.

Há duas formas:

• Termo s/ Usuário : É o termo de responsabilidade com a assinatura do chefe do setor e do gestor do patrimônio.

• Termo c/ Usuário: É o termo de responsabilidade com a assinatura do chefe do setor, do gestor do patrimônio, e, em cada item, a assinatura do funcionário (usuário do bem), que está responsável pelo bem, caso exista

A partir daí, toda movimentação de responsabilidade (transferências internas) serão automaticamente atualizadas no termo de responsabilidade de cada setor/regional.

19

20

5. Transferir para Usuário do Patrimônio Feito pelos chefes de setores/regionais

Na tela 8.11.1.2.13 – Usuário do Patrimônio (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Usuário do Patrimônio ) é possível que o chefe do setor competente a responsabilidade com o funcionário, que irá utilizar o bem.

• Marque o(s) material(is), escolha o funcionário no campo “Funcionário” na parte inferior (obs.: somente os funcionários com os autorizadores 45 - usuário do setor - aparecerão na lista), clique em atualizar.

• Caso seja necessário excluir o nome do funcionário vinculado a um bem, basta marcar o material e clicar no botão “excluir”.

O funcionário deve acessar a tela 8.11.1.2.14 (Termo de Utilização Pendente) para assinar – vide item seguinte.

21

5.1. Assinar Termo de Utilização Feito pelos Usuários do Patrimônio (Funcionários do setor)

Após o chefe do setor/regional transferir bens patrimoniais para o usuário do bem, esse funcionário deve acessar a tela 8.11.1.2.14 – Termo de Utilização Pendente (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Termo de Utilização Pendente ):

Nessa tela são listados os bens que irão ficar na responsabilidade do funcionário e que estão pendentes de autorização. Basta o funcionário marcar os materiais e, em seguida, clicar no botão “Autorizar ”.

Obs.: Caso o funcionário não tenha um login e senha do sistema SGI, o setor da informática poderá criar uma senha secundária para ele.

No momento em que for clicado no botão “autorizar”, independente de qual login está acessando, aparecerá uma tela solicitando a senha secundária desse funcionário e a troca da mesma, caso seja a primeira vez a assinar

6. Tramites (Movimentação dos Bens) Feito por todos os setores/regionais

Trata-se de formulários distintos para controle e movimentação de bens. Para toda movimentação patrimonial física deve ser feita um trâmite, o qual deve ser impresso para acompanhar o bem. As transferências internas servem para transferir a responsabilidade, já os trâmites registram a movimentação do bem de cada setor.

22

Existem vários tipos de trâmites: Serviços Externos, Outros Estados, Movimentação Eventual, Movimentação Definitiva e Portabilidade. Cada setor é responsável em gerenciar esses trâmites, sendo que o gestor do patrimônio deverá dar ciência no sistema apenas em dois trâmites: Outros estados e portabilidade.

6.1. Serviços Externos

Esse trâmite é utilizado para quando um chefe de setor/regional enviar um bem para serviços feitos fora do órgão, como por exemplo, para a assistência técnica, manutenção e etc e que ele irá retornar.

Na tela 8.11.1.2.7 – Trâmite (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Trâmite ), clique no tipo Serviços externos :

• Data Prev. Retorno : preencher com a data prevista de retorno (campo obrigatório).

• Solicitante : Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando. • Setor Origem : irá ser preenchido automaticamente. • Finalidade e Observação : Inserir maior informação possível sobre esse

trâmite. • CNPJ: inserir o CNPJ da empresa para onde o bem está indo. Esse já deve

estar previamente cadastrado no cadastro de proprietários.

23

• Número Patrimonial : listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.

• Salvar com F10. • O Chefe Setor Origem deve autorizar; • Clicar no botão “Enviar E-mail ”.

Clicar em “Visualizar ” para impressão desse documento para acompanhar a saída do bem. Esse relatório deve ser apresentado na portaria do IPEM:

Quando houver o retorno desse bem, é obrigatório, por parte do setor, informar a data de retorno na tela 8.11.1.2.12 – Trâmite Pendente de Retorno (vide item 6.6).

24

6.2. Outros Estados - feito pelos setores que solicitam envio de bem para outro estado

Esse trâmite é utilizado para quando o setor deseja informar ao setor de Patrimônio que um bem será enviado a outro estado. Além do trâmite, há outros procedimentos que deverão ser feitos pelo setor de patrimônio (vide item 6.2.1).

Na tela 8.11.1.2.7 – Trâmite (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Trâmite ), clique no tipo Outros Estados :

• O Setor que irá enviar o bem deverá cadastrar o trâmite nessa tela. • Alguns campos são os mesmos discriminados no capítulo acima (6.1). • Destino : Deve-se escolher o destino que irá enviar o bem: IPEM´s ou Inmetro. • Aos cuidados de : É importante esse preenchimento. Normalmente se destina

ao setor de patrimônio. • Autorizações : O chefe do setor e o gestor do patrimônio assinam esse trâmite. • É necessário clicar no botão “enviar e-mail ” após cada assinatura. • Assim que o gestor do patrimônio der ciência a essa transferência, é

necessário alguns outros procedimentos feito por ele: o Clicar no botão “Gerar Termo ”, que é um atalho para a tela: 8.11.1.2.8

– Transferência Outros Estados, veja item seguinte 6.2.1. • É necessário clicar no botão “Visualizar ” para impressão do trâmite que irá

acompanhar a saída do bem. Esse relatório deve ser apresentado na portaria do IPEM:

25

6.2.1. Tela: Transferência para Outros Estados Feito pelo Setor de Patrimônio

Na tela 8.11.1.2.8 – Transferência Outros Estados (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Transferência Outros Estados )

26

• Nro Ofício : É necessário inserir o número do Ofício que será gerado referente a essa transferência para Outro Estado.

• Notas de Remessas : é obrigatório informar os números das notas fiscais eletrônicas. Caso seja entregue em mãos, é obrigatória a informação no lugar da Nota de que foi entregue em mãos.

• O Gestor do Patrimônio deve assinar em Autorizações . Obs .: Lembrando que é necessário clicar no botão “Enviar e-mail ” após cada assinatura.

• O Responsável Financeiro deve assinar em Autorizações . • Visualize e imprima, em duas vias, o ofício, clicando no botão “Ofício ”:

27

28

29

• É necessário o envio desses relatórios (Ofício e Termo de Devolução/Transferência de bens ), juntamente com as notas fiscais e o Trâmite para o outro estado. Obs.: tanto o ofício quando o TT-Sepat/RJ devem ser enviados em duas vias , pois uma será devolvida assinada pelo Sepat.

• Enquanto o IPEM aguarda o retorno do Termo de transferência e Ofício assinados pelo Sepat/Inmetro, o bem, no cadastro de patrimônio, fica com a informação na cor vermelha que aquele patrimônio está na transferência para outros estados e está aguardando retorno.

• A partir do momento em que o IPEM receber o Termo e Ofício assinados, é necessário informar a data na tela “8.11.1.2.9 – Transferência Outro Estado Pendente”.

30

Assim que a data de retorno é preenchida, a informação sai da tela. Serve para um maior controle sobre o que está pendente de recebimento de termos de transferência para outros estados.

• Enquanto o bem está para outro estado, o sistema não o considera para as movimentações e conciliações. No cadastro do patrimônio, ele fica com status “transferido”.

31

6.3. Movimentação Eventual Esse trâmite será utilizado para quando um bem patrimonial de pequeno porte

sair do IPEM por no máximo 30 (trinta) dias e que terá uma data de retorno. Situação 1: O funcionário do setor responsável precisa levar um bem para

algum serviço fora da instituição. Situação 2: Uma regional envia um bem para outro setor, por um período de

tempo, e ele irá retornar. Na tela 8.11.1.2.7 – Trâmite (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Trâmite), clique no tipo Movimentação Eventual :

• Data Prev. Retorno : é obrigatório o preenchimento dessa data. • Setor de Origem : Preencher com o setor que está enviando o bem. • Setor de Destino : Na situação 1, como o funcionário que irá sair e voltar com

o bem é pertencente ao setor responsável pelo bem (origem), o setor de destino deve ser igual ao de origem. Na situação 2, preenche-se com o setor de destino, para onde o bem está indo.

• Funcionário : Na situação 1, preencher com o nome do funcionário que irá deslocar com o bem. Na situação 2, preenche-se com o funcionário do setor de destino, quem irá receber o bem.

• Finalidade : Preenche-se com as informações referentes ao trâmite. • Observação : Preenche-se com observações que queiram acrescentar. • É necessário o aceite do chefe do setor de origem e do Funcionário e do

chefe do setor destino, caso o bem esteja indo para algum setor.

32

• Entre cada aceite, é necessário clicar no botão “Enviar E-mail ”. • Visualizar e Imprimir o trâmite clicando no botão “Visualizar ” em duas vias. • Deve-se deixar uma via desse documento na Portaria e portar da segunda via,

junto com o equipamento. Obs.: Esse tipo de documento serve como autorização que pode ser solicitada em aeroportos, por exemplo.

Quando houver o retorno desse bem, é obrigatório, por parte do setor, informar a data de retorno na tela 8.11.1.2.12 – Trâmite Pendente de Retorno (vide item 6.6).

6.4. Movimentação Definitiva

Esse trâmite será utilizado para acompanhar uma transferência interna e será utilizado quando o bem irá ficar por DEFINITIVO em outro setor ou regional.

Ele é gerado automaticamente na tela da transferência interna (8.11.1.2.5), conforme explicado no capítulo 3.

6.5. Portabilidade

Esse trâmite será utilizado para registrar o uso contínuo de bens a funcionários. Exemplo: Coletore de Dado, Impressora Térmica, pesos, celulares e etc.

33

Na tela 8.11.1.2.7 – Trâmite (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Trâmite), clique no tipo Portabilidade :

• Data Prev. Retorno : Já vem preenchido com a data de 31/12 de cada ano. • O setor deverá preencher os campos dessa tela: Solicitante , Finalidade ,

Observação , Funcionário , Número Patrimonial . • Devem assinar: o chefe do setor , o funcionário e o gestor do Patrimônio .

Obs.: lembrando que é necessário clicar em “Enviar E-mail ” após cada assinatura.

• O funcionário que portará o bem, caso não tenha login no SGI, deverá ter uma “senha secundária ”. Isso permitirá que ele assine o trâmite sem necessidade dele conter um login no SGI, bastando apenas clicar no campo da autorização do funcionário, a partir de do sistema já logado no SGI, onde ele assinará tanto a transferência para usuário, quanto o trâmite de portabilidade.

Obs.: a senha secundária inicial é fornecida pelo setor de informática.

A vigência da portabilidade é de 02/01 a 31/12 de cada ano, sendo renovado anualmente através do botão “renovar”. Ao clicar nesse botão, o sistema gera outra portabilidade para o ano corrente, e nesse momento, podem-se alterar os bens que irão ficar na responsabilidade do funcionário.

Obs 2: Para o sistema permitir o cadastramento do trâmite de portabilidade, é necessário ter já feito a transferência para usuário, conforme já visto anteriormente.

34

6.6. Trâmite Pendente de Retorno

Trâmites de serviços externos , movimentação eventual e portabilidade , ficam relacionados na tela “8.11.1.2.12 – Trâmite Pendente de Retorno ”. Assim que houver o retorno do bem patrimonial, é necessário que o setor que enviou entre com a data de retorno nessa tela.

Na medida em que é informada a data de retorno, esse item não aparece mais na tela, para um maior controle do quê saiu do setor e ainda não retornou.

35

7. Pendências Patrimoniais Feito pelos chefes de setores

Na tela 8.11.1.2.18 – Pendências Patrimoniais (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Pendências Patrimoniais ), é possível que os chefes dos setores gerenciem suas pendências nesse módulo.

Nessa tela são visualizadas todas as pendências de assinaturas dos setores, como transferências internas, trâmites, transferência para usuários e transferência para outro estado.

Importante: Cada setor visualiza as suas pendências, enquanto o setor de patrimônio visualiza pendências de todos os setores.

Através dessa tela, é possível ir à tela onde há a pendência, dando duplo-click no campo documento (na cor amarela).

O setor de patrimônio deve monitorar sempre essa tela e cobrar dos setores as assinaturas dos documentos.

36

8. Temos Patrimoniais Feito pelo Setor de Patrimônio

Nessa tela deve-se cadastrar todos as entradas que não foram feitas por vias normais no sistema (em que não houve Nota de Empenho), como por exemplo, Incorporação de bem localizado, recebimento de bens de outro estado, indenização/reposição. Além disso, é nessa tela que se registra as baixas, doações e trocas de conta,

Na tela 8.11.1.2.10 – Termos Patrimoniais (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Termos Patrimoniais ):

Tipo : Informe se, Cessão, Incorporação de bem localizado, Transferência Inmetro/Órgão da RBMLQ-I, Troca de conta, Baixa, Doação, indenização/reposição, Transferência entre Órgãos da RBMLQ-I, Adjudicação/Pagamento de Dívida ou Leilão.

Obs .: Para o tipo “Leilão”, será possível associar qualquer bem patrimonial que esteja ativo, porém, no momento da autorização do gestor, todos os bens associados terão o seu tipo de conservação atualizado para “inservível” automaticamente.

Dependendo do tipo escolhido, a tela apresenta campos específicos para preenchimento.

• Termo : informe o número do Termo. • Número Patrimônio : liste os bens patrimoniais • Gestor do Patrimônio assina .

37

• Nova Conta Contábil : Utilizado para o tipo: “Troca de conta”; • Botão Visualizar : Clique para imprimir o documento que será entregue ao

setor Financeiro: Obs.: Os termos não devem ser feitos no último dia do mês para não haver discrepância ao realizar o fechamento patrimonial.

Esses registros são informados para o setor de Contabilidade através da tela de Eventos Patrimoniais, vide item 9 desse manual.

• Baixa Patrimonial:

Toda baixa patrimonial precisa ter um processo. Para realizá-la, é necessário que o setor de Patrimônio tire uma cópia do processo da baixa e envie para o Sepat efetuar a baixa.

38

Após concluir o processo, o Sepat envia para o IPEM o Termo de Baixa, o que significa que esse bem já não consta mais para o IPEM. É necessário cadastrar a baixa na tela Temos Patrimoniais, conforme explicado acima.

Nesse momento, o bem muda o status para “baixado” não fazendo mais parte do inventário do órgão.

O número do termo de baixa é visualizado no cadastro de patrimônio automaticamente.

9. Eventos Patrimoniais Feito pelo Setor de Contabilidade

Na tela 8.11.1.2.11 – Eventos Patrimoniais (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Eventos Patrimoniais ):

• A contabilidade deve sempre monitorar essa tela, pois os termos patrimoniais são listados na parte superior enquanto as transferências para outros estados são visualizadas na parte inferior da tela para serem autorizadas pelo financeiro. Para isso, basta marcar os termos e, em seguida, no botão “Autorizar ”.

• O Botão “Visualizar ”, visualiza o relatório de evento patrimonial. • Botão “Antigos ” serve para consultar os termos autorizados anteriormente.

Ao dar duplo clique no campo amarelo (Termo/ano), o financeiro visualiza mais informações sobre esse termo.

39

10. Fechamento Patrimonial Feito pelo Setor de Patrimônio

10.1. Gerar Inventário Feito pelo setor de Patrimônio

Todo último dia de cada mês é necessário gerar o inventário patrimonial e enviar ao Sepat (Serviço de Patrimônio – Inmetro/RJ).

Na tela 8.11.1.2.2 – Gerar Inventário (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Gerar Inventário ):

• Para gerar o Inventário, é necessário cadastrar o mês/ano de referência. Para isso, a tela deve estar com o status “Novo”.

o Clique no campo “mês/ano” e em seguida pressione F6 para passar para status “Novo”.

• Digite o Mês/Ano de referência e pressione F10. • Clique no botão: “Gerar ”.

Obs.: caso o inventário seja gerado antes do último dia do mês, é necessário clicar novamente no botão “gerar” para atualizar as informações de movimentação do mês.

• Clique no botão “Visualizar ”:

40

• Obs.: o relatório de inventários ainda não contém assinaturas.

• Clique no botão “Fechamento ” para visualizar o relatório do Fechamento Patrimônio:

41

42

Esse relatório contém as informações sintéticas das movimentações do mês.

Com o relatório impresso, é necessário fazer a conferência com a movimentação do mês como Notas Fiscais, Transferências, Incorporações, Bens Localizados e etc.

Estando com as informações corretas, será feita a conciliação contábil (próximo capítulo: 10.2).

10.2. Conciliação Contábil Feito pelo Setor de Contabilidade

Assinado por: Funcionário do Patrimônio, Gestor do Patrimônio, Responsável pelas digitações financeiras, Responsável Financeiro e Ordenador.

Na tela 8.11.1.2.3 – Conciliação Patrimonial/Contábil (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Conciliação Patrimonial/Contábil ):

43

• Primeiramente, o Funcionário do Patrimônio assina para liberar a tela para o setor Financeiro.

• O financeiro, ao conferir os dados e informar o Conrazão, verifica se os valores batem. Caso haja alguma divergência, é necessário justificar no campo “justificativa” e corrigir a diferença para o próximo mês. Deve-se marcar o campo “Dig Financeiro Finalizada? ”.

• O gestor do patrimônio assina a conciliação, em seguida, o responsável financeiro e o ordenador.

44

10.2.1. Relatórios Fechamento Patrimonial

Para gerar os relatórios de conciliação contábil, entre no seguinte caminho no SGI:

Na tela 8.11.3.2 – Fechamento Patrimonial (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Relatórios – Fechamento Patrimonial):

• Informe o Mês/Ano de Referência, desmarque os dois últimos Relatórios e clique no botão “Visualizar ”.

• Após colher todas as assinaturas na tela de Conciliação Patrimonial/Contábil, devem-se emitir esses relatórios, salvar em PDF e enviar para o Sepat (Serviço de Patrimônio/Inmetro-RJ).

10.3. Reabrir e Regerar Fechamento Patrimonial

Para reabrir e regerar o fechamento patrimonial, basta retirar todas as assinaturas da tela 8.11.1.2.3 – Conciliação Patrimonial/Contábil – seguindo a ordem inversa das assinaturas, ou seja, de baixo para cima.

Em seguida, na tela 8.11.1.2.2 – gerar inventário, clicar no botão “Gerar” e as informações serão atualizadas. Com as informações atualizadas, pode-se prosseguir com o fechamento patrimonial novamente.

45

11. Relatórios

O módulo de patrimônio possui relatórios e estão no menu 8.11.3 (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – relatórios), veja alguns deles:

11.1. Bens Patrimoniados Na tela 8.11.3.1 – Bens Patrimoniados. Relatório gerado durante os

procedimentos de cadastramento do bem, vide capítulo 2.4 (Relatório de Bens Patrimoniados).

11.2. Fechamento Patrimonial Na tela 8.11.3.2 – Fechamento Patrimonial. Relatórios emitidos após

assinaturas na conciliação contábil/patrimonial, vide capítulo 10.2.1 – Relatórios Fechamento Patrimonial.

11.3. Cadastramento do Bem Na tela 8.11.3.4 – Cadastramento do Bem. Relatório gerado durante os

procedimentos de cadastramento do bem, vide capítulo 2.5 (Relatório Cadastramento do Bem).

11.4. Patrimônio por Conta Contábil

Na tela 8.11.3.7 – Patrimônio por Conta Contábil é possível gerar relatórios contendo os patrimônios e valores por conta contábil. Pode-se escolher uma conta contábil ou todas (não marcando nenhuma). O relatório contendo todas as contas contábeis deve ser enviado ao Sepat para o fechamento anual.

Obs.: Há a possibilidade de escolher outros filtros também, como data de aquisição, setor responsável e etc.

11.5. Rastreabilidade Patrimonial

Na tela 8.11.3.10 (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – relatórios – Rastreabilidade Patrimonial) há um relatório importante para ver todo o histórico das movimentações de um determinado bem.

46

47

12. Comissão Inventariante

A Comissão de Inventário Geral Anual deve ser composta de funcionários nomeados e que não sejam servidores do setor de Patrimônio, pois seu objetivo é validar as atividades executadas por este.

12.1 Autorizadores

Para iniciar os trabalhos, primeiramente o setor de informática ou setor de patrimônio deve cadastrar no autorizador 33 – Comissão Inventariante – os nomes dos membros da comissão na tela 8.11.1.3.1 – autorizadores.

Somente os nomes relacionados a esse autorizador terão permissão para trabalhar na tela 8.11.1.2.17 – Levantamento Patrimonial.

12.2. Tela: Levantamento Patrimonial

12.2.1. Cadastramento

A tela 8.11.1.2.17 – Levantamento Patrimonial – permite registrar as informações levantadas pela comissão inventariante e, em tempo, confrontar com as informações contidas no módulo de patrimônio.

Primeiramente, cadastra-se o setor responsável.

48

O Campo “Tipo” permite criar dois tipos de levantamento patrimonial:

• Comissão: criados e alterados somente pela comissão inventariante. • Patrimônio: criados e alterados somente pelo gestor do patrimônio.

Portanto, o setor de patrimônio poderá fazer seu controle utilizando essa tela também.

Clique no botão “Patrimônios ” para trazer todos patrimônios que estão na carga desse setor no sistema e dê F10 para salvar.

49

Clique no botão “Ficha Manual ” para imprimir o relatório que irá auxiliar no levantamento patrimonial:

As informações levantadas pela comissão devem ser registradas nessa tela, da seguinte forma:

• Localizado : informe o status da localização (Localizado, Não localizado, Perda/Roubo/Furto, Em trâmite, Em transferência).

• Placa : informe o status da etiqueta patrimonial (Sem etiqueta, Rasurada, Trocada, Fixada).

• Localização : Vincula a localização física do patrimônio. Para isso, é necessário cadastrar as localizações físicas no menu 1.1.2.10 – Locais (vide capítulo 3.1.1 – Cadastro de Locais)

50

Dê dois cliques no campo amarelo em “Localizações”. Abrirá a tela “Histórico de Localizações” referente ao patrimônio selecionado. Escolha o local físico previamente cadastrado em 1.1.2.10 – Locais.

• Usuário : Exibe o nome do usuário que está cadastrado para utilização do patrimônio, somente os usuários que já assinaram seu termo de utilização.

51

O botão “Usuários ” é um atalho para informar o usuário que utiliza o patrimônio selecionado.

• Protocolo : último protocolo associado ao patrimônio. Dando dois cliques no campo amarelo, o sistema exibe todos os protocolos vinculados.

• Trâmite Pendente de Retorno : exibe o tipo e o número do último trâmite pendente de retorno referente ao patrimônio. Exemplos : tipo: Serviços Externos ou Movimentação Eventual Obs .: Caso o bem já tenha retornado, é importante registrar a data de retorno na tela 8.11.1.2.12 – trâmite pendente de retorno – para informar ao sistema que o bem encontra-se no órgão novamente.

52

• Transferência Interna Pendente : Exibe o número da transferência interna pendente de assinatura pelo chefe do setor de destino. Para visualizar a tela da transferência interna, basta dar dois cliques no campo amarelo.

• Observação : Observação feita pela comissão inventariante:

Caso a comissão encontre bens no setor, que não estão relacionados na lista de patrimônios pertencentes ao setor buscadas através do botão “Patrimônios”, será necessário realizar a transferência interna por porte do setor que contém esse bem no sistema para o setor que realmente está com o bem, a fim de corrigir. A transferência deve ser assinadas tanto pelo chefe do setor de origem quanto pelo chefe do setor de destino. Feito isso, para atualizar as informações na tela da comissão, basta clicar no botão “Patrimônio” novamente.

Obs .: A inclusão de bens localizados nos setor que não contava na relação deve ser feita dessa forma e não somente constar no campo “Observações”.

De igual forma, toda alteração e correção no sistema referente aos patrimônios de cada setor, são atualizados na tela ao clicar no botão “Patrimônios”.

• Observações : A comissão insere a observação geral sobre o levantamento desse setor.

53

• Autorizações : após realizar o cadastramento do levantamento, são necessárias as assinaturas dos autorizadores, na seguinte ordem: Membro da comissão inventariante ou gestor do patrimônio (dependendo do tipo de levantamento) e, em seguida, do chefe do setor.

Obs.: Caso o chefe do setor tenha sido substituído, no momento em que ele assina o levantamento patrimonial, o sistema atualiza o nome no termo de responsabilidade do setor.

• Botão “Visualizar” : visualiza o relatório de Levantamento patrimonial.

12.2.2. Cadastro de Locais

Na tela 1.1.2.10 – Locais, cadastra-se os locais físicos que serão vinculados aos patrimônios:

54

Selecione a regional, na parte superior da tela, e cadastre os locais físicos na parte inferir da tela.

Obs .: Caso a regional tenha um Imóvel/Prédio – Endereço vinculada a ela, para vinculá-lo ao cadastramento do local, é necessário que esse imóvel esteja cadastrado na tela 1.1.2.11 – Imóveis por regional.

55

56

12.3. Relatório Levantamento Patrimonial

Para gerar o relatório referente ao levantamento Patrimonial, vá ao menu 8.11.3.9 – Levantamento Patrimonial:

Escolha o levantamento realizado no campo: “Levantamento”:

Selecione os status de localização e os campos que deseja que o relatório apresente.

Escolha o relatório que deseja visualizar: Ficha para Levantamento Patrimonial ou Rel. Levantamento Patrimonial.

Obs .: tanto a ficha para Levantamento Patrimonial, quanto o relatório de levantamento patrimonial podem ser gerados na tela 8.11.1.2.17 – Levantamento Patrimonial – através dos botões “Ficha Manual” e “Visualizar” respectivamente, conforme já explicado no capítulo 3.1)

57

Relatório de Levantamento Patrimonial: