Manual do

Sistema de Planejamento de Auditorias

Tela de acesso ao sistema:

Acesso pelo endereço web "servicos.tce.sc.gov.br/auditoria".

Para se ter a visão da tela de login do Sistema de Planejamento de Auditorias basta digitar o

endereço web 'servicos.tce.sc.gov.br/auditoria' em seu navegador Internet Explorer, Firefox

ou Chrome.

Para acessar o sistema o servidor deve utilizar a Matrícula e Senha utilizados para acesso a

Intranet.

Figura 1 - Tela de Login ao sistema

Usuários com acesso ao sistema:

- Chefes de divisões

- Chefes de Inspetoria

- Chefes de Unidade

- Diretor do DGCE

- Presidente do TCE/SC

Observação: Chefes de divisões, de Inspetoria e de Unidade só terão acesso ao sistema se suas

lotações forem subordinadas ao DGCE.

Tela inicial do sistema com o menu principal:

Figura 2 - Tela principal interna do sistema

Após efetuar o login, o usuário estará acessando o sistema e poderá utilizar as seguintes

funcionalidades:

- Quantidades: contagem do total de auditorias, auditorias excluídas, aprovadas, em

andamento (em aprovação) ou sem atribuição (apenas criadas).

- Criar Programação de Auditoria: Acesso ao ambiente de criação de uma nova de auditoria.

Uma vez criada ainda será necessário acessar esta auditoria para encaminhar para aprovação

de um superior.

- Análisar Programação de Auditoria: Acesso ao ambiente para edição de dados da auditoria,

aprovar uma auditoria, encaminhar para aprovação ou correção, ou mesmo excluir ou

substituir uma auditoria.

- Minhas Programações de Auditoria: Ambiente que será utilizado principalmente pelos

chefes de divisão e inspetoria para listagem de auditorias criadas por estes, para que possam

acompanhar seu andamento.

- Gerar Resumo de Despesas: Opção para geração de documentos em formato apropriado

para impressão, informando o resumo da programação das auditorias.

- Gerenciar Programas de Auditorias Aprovadas: uma vez aprovada programação de

fiscalização a auditoria requer a formação de uma equipe de técnicos auditores e

preenchimento de informações referentes aos períodos em que a auditoria irá se desenvolver.

1 - Formulário de cadastramento de auditorias:

Acesso pelo ítem "Criar Programação de Auditoria" do menu principal.

Figura 3 - Tela cadastro de Programação de Auditoria

Para o cadastro de uma nova Auditoria será necessário o preenchimento dos seguintes

campos:

Campos de Informações Gerais:

Código da Unidade/Local: Neste campo o usuário poderá buscar por nome ou código a

unidade em que será realizada a auditoria, em casos em que a auditoria for realizada em mais

de um local, exemplo: CELESC (Central Florianópolis e Agência Blumenau) o usuário irá

escolher a unidade CELESC e no campo Local (ao lado do período de cada fase da auditoria)

descriminar os locais das auditorias, este campo é de preenchimento obrigatório.

Tipo de Auditoria: Este campo será utilizado para se escolher o tipo de auditoria

(Regularidade, Operacional ou Financeira). Este campo é de preenchimento obrigatório.

Objeto: Neste campo o usuário irá digitar o texto referente as atividades que serão realizadas

no local da auditoria. Este campo possibilita a digitação de 1000 caracteres e é de

preenchimento obrigatório.

Campos da Programação e Cronograma das Atividades:

: Este botão será utilizado para a inclusão de novos períodos para uma determinada fase,

para isso o usuário pode clicar e será criada uma nova linha com os campos Fase, Início,

Término e Local em "Programação e Cronograma das Atividades" e uma nova linha em

"Estimativas de Custos com Diárias" com os campos Fase, Sevidores, Nº de Dias, Total

Salário/Dia e Total Diárias. Este botão possibilita a inclusão de quantas linhas forem

necessárias ao usuário para a inclusão de novos períodos.

: Este botão será utilizado para a exclusão das novas linhas. Se for necessário a exclusão de

linhas de fases recem criadas, basta clicar neste botão que fica ao final da linha recem criada.

Fase: Em cada linha de período há um campo Fase, este campo possibilita ao usuário escolher

qual fase se refere aquele período, para isso o usuário escolherá a fase desejada em uma lista

com todas as fases existentes que surgirá ao se clicar sobre o campo.

Início: Campo destinado a data de início de cada fase, ao se clicar na imagem surgirá um

calendário com as datas disponíveis para escolha, para escolher a data basta clicar sobre ela,

esta data não deve ser igual ou menor que a data de término da fase anterior, este campo é de

preenchimento obrigatório.

Término: Campo de preenchimento obrigatório destinado a data de término de cada fase, ao

se clicar na imagem surgirá um calendário com as datas disponíveis (em azul) para

escolha, para escolher a data basta clicar sobre ela, esta data não deve ser maior ou igual a

data de início da fase posterior.

Local:Neste campo será digitado o local específico onde será realizada a auditoria, este campo

é de preenchimento obrigatório.

Campos de Estimativas de Custos com Diárias:

Fase: Este campo surgirá previamente preenchido com uma das 3 fases Planejamento,

Execução ou Relatório, ele será alterado somente se for alterada a fase na linha respectiva em

"Programação e Cronograma das Atividades".

Servidores: Neste campo será digitado a quantidade de servidores que participarão da

respectiva fase.

Nº de Dias: Este campo é preenchido automaticamente com a quantidade de dias que

compreende ao intervalo de datas do período da respectiva fase em "Programação e

Cronograma das Atividades" em dias corridos, esta é uma quantidade de dias sugerida pelo

sistema, para alteração desta quantidade devido a finais de semana ou feriados basta editar o

campo com a quantidade de dias correta, ao se preencher este campo deve-se usar a tecla TAB

para que o sistema exiba a mensagem "Calcular valor da diária?", neste momento o usuário

deve clicar em "OK" para que seja calculado o valor das diárias para esta fase, caso contrário o

usuário deve clicar em "Cancelar" para que o valor das diárias seja R$ 0,00, esta mensagem é

exibida pois existem casos onde o valor da diária é R$ 0,00, como por exemplo auditorias

realizadas em Florianópolis.

Total Salário/Dia: Campo destinado ao total referente a quantidade de dias destinados a se

trabalhar na respectiva fase X(Multiplicado) R$ 725,19(Valor do dia de salário por técnico)

X(Multiplicado) a quantidade de servidores destinados a respectiva fase), este campo é

preenchido automaticamente ao se inserir a quantidade de servidores para a fase e a

quantidade de dias do período da fase.

Total Diárias: Campo de preenchimento automático onde será exibido o valor referente ao

total de diárias para aquela fase, ou seja, quantidade de dias destinados a se trabalhar na

respectiva fase X(Multiplicado) R$ 285,60 (Valor de uma diária por técnico) X(Multiplicado) a

quantidade de servidores destinados a respectiva fase.

Campos de Estimativas de Custos com Transportes:

Linha de despesa com transporte

Tipo de Veículo: Nesta caixa de seleção será escolhido o tipo de transporte utilizado para o

deslocamento dos servidores para a realização da auditoria, ao se clicar sobre o campo surgirá

uma lista com todos os tipos de transportes utilizados para deslocamento de servidores, deve-

se escolher um dos tipos de transporte.

Quantidade: Campo utilizado para se informar a quantidade de Tipo de Veículo utilizado para

o transporte de servidores para a realização da auditoria.

Nº de Dias ou Km: Neste campo será digitado o número de dias de utilização do transporte

escolhido ou para o caso de veículo do TCE a kilometragem que será realizada no

deslocamento.

Valor: Neste campo será inserido o valor unitário da despesa com transporte para cada dia ou

Km rodado no caso de veículo do TCE.

Total: Campo que irá exibir automaticamente o valor total da despesa com transporte, ou seja,

quantidade de dias ou kilometragem X(Multiplicado) valor da despesa diária com transporte

ou kilometragem.

Linha de despesa com motorista

Quantidade: Campo onde é inserida a quantidade de motoristas que serão necessários para o

deslocamento no caso de utilização de veículo do TCE.

Nº de Dias: Neste campo será inserida a quantidade de dias que serão necessários para a

utilização de motorista de veículos do TCE, ao se preencher este campo deve-se usar a tecla

TAB para que o sistema exiba a mensagem "Calcular valor da diária para o motorista?", neste

momento o usuário deve clicar em "OK" para que seja calculado o valor das diárias para o

motorista, caso contrário o usuário deve clicar em "Cancelar" para que o valor das diárias seja

R$ 0,00, esta mensagem é exibida pois existem casos onde o valor da diária é R$ 0,00, como

por exemplo auditorias realizadas em Florianópolis.

Total Salário/Dia: Campo destinado ao total referente a quantidade de dias destinados a se

trabalhar no respectivo deslocamento X(Multiplicado) R$ 725,19(Valor do dia de salário por

motorista) X(Multiplicado) a quantidade de motoristas destinados ao respectivo

deslocamento), este campo é preenchido automaticamente ao se inserir a quantidade de

motoristas e a quantidade de dias do período do deslocamento.

Total Diárias: Campo de preenchimento automático onde será exibido o valor referente ao

total de diárias para aquele deslocamento, ou seja, quantidade de dias destinados ao

deslocamento X(Multiplicado) R$ 228,00 (Valor de uma diária por motorista) X(Multiplicado) a

quantidade de motoristas destinados ao respectivo deslocamento.

2 - Listagem de auditorias criadas pelo servidor:

Acesso pelo ítem "Minhas Programações de Auditoria" do menu principal.

Figura 4 - Listagem de auditorias criadas pelo usuário logado

O usuário poderá acessar a listagem de auditorias que criou em "Minhas Programações de

Auditoria", nesta listagem estão disponíveis colunas com as informações de Unidade, Tipo de

Auditoria, Técnico/Lotação Origem (Nome e lotação do Técnico que realizou o último

encaminhamento da auditoria), Técnico/Lotação Destino (Nome e lotação do Técnico que

recebeu o último encaminhamento da auditoria), Início (Data de início da primeira fase da

auditoria), Fim (Data de témino da última fase da auditoria), na última coluna estão os ícones

, , e de informação da situação da auditoria e o ícone que ao se clicar abre a

tela para edição de dados da auditoria.

Abaixo segue o significado de cada situação da auditoria para cada ícone:

Criada: Auditorias que ainda não foram encaminhadas para aprovação de um

superior.

Em aprovação: Auditorias que estão em análise, podendo ser encaminhadas para

aprovação de outro superior, ou retornadas para correção, ou mesmo podendo ser

aprovada em definitivo pelo diretor do DGCE.

Em correção: Auditorias que foram retornadas para correção.

Aprovada: Auditoria aprovada em definitivo pelo diretor do DGCE.

Editar: Acesso ao formulário de adição de auditorias.

3 - Listagem de auditorias a serem analisadas:

Acesso pelo ítem "Análisar Programação de Auditoria" do menu principal.

Figura 5 - Listagem de auditorias a serem analisadas

Semelhante a tela de listagem em "Minhas Programações de Auditoria", a tela em "Análisar

Programação de Auditoria " traz a listagem de auditorias a serem aprovadas ou corrigidas pelo

usuário logado, esta listagem é composta pelas auditorias que me foram encaminhas para

aprovação ou me foram enviadas para uma eventual correção, para abrir a auditoria para

correção ou mesmo para encaminhá-la basta clicar no ícone .

Exemplo: Na imagem acima a listagem exibe 3 auditorias que estão aguardando para serem

corrigidas ou encaminhadas.

4 - Formulário de edição e encaminhamento de auditorias:

Acesso pelo ícone das listagens em " Minhas Programações de Auditoria" e em "Análisar

Programação de Auditoria ".

Figura 6 - Tela de análise e edição de Auditorias

A tela de análise e edição de Auditorias é semelhante a tela de criação de Programação de

Auditorias, com a diferença de que os dados referentes a auditoria escolhida na listagem

aparecem preenchidos no formulário, e é exibido mais abaixo o histórico de tramitações da

auditoria (aprovações, correções, exclusões etc).

É nesta tela que o usuário pode editar uma auditoria, ou mesmo encaminhar para aprovação,

retornar para correção, excluir ou substituir a auditoria envolvida.

A imagem abaixo exibe uma linha com todos os botões com as ações disponíveis na tela de

edição de auditoria, segue abaixo também a ação que cada um realiza:

Figura 7 - Botões disponíveis na tela de edição de auditoria.

Salvar: Salva a auditoria com todas as informações editadas.

Excluir Auditoria: Exclui a auditoria, ao se clicar neste botão o sistema exibe uma mensagem

onde o usuário realmente confirma a exclusão da auditoria.

Substituir Auditoria: Esta opção é utilizada nos casos onde se está substituindo uma auditoria

por outra, ao se clicar neste botão surgirá a tela de "Formulário de cadastramento de

auditorias " com um formulário novo para se cadastrar a auditoria que irá substituir a

auditoria atual, após se cadastrar a nova auditoria a mesma estará disponível na listagem "

Minhas Programações de Auditoria" com um item em seu histórico informando que ela está

substituindo uma outra auditoria, a auditoria que foi substituída poderá ser acessada através

de um link que estará no histórico da nova auditoria.

Encaminhar para Aprovação: Este item será utilizado para encaminhar a auditoria para um

"Chefe de Inspetoria" ou o "Diretor do DGCE", ao se clicar neste item irá se abrir uma

pequena tela com a denominação "Encaminhar para Aprovação" (Figura 8) nesta tela esta

disponível o campo "Encaminhar para:" onde será selecionado o chefe ou diretor para onde a

auditoria será encaminhada, abaixo deste campo estará também disponível o campo

"Observação:" onde será digitado um pequeno texto se o usuário desejar, após preencher os

campo deve-se clicar em "OK" para que a auditoria seja encaminhada.

Figura 8 - Formulário de encaminhamento.

Para os chefes e diretores que recebem auditorias encaminhadas é exibido também o botão

"Encaminhar para correção" este item será utilizado para encaminhar a auditoria de volta a

quem encaminhou a auditoria, ao se clicar neste item irá se abrir uma pequena tela com a

denominação "Encaminhar para Correção" nesta tela esta disponível o campo "Observação:"

onde será digitado um pequeno texto se o usuário desejar, após preencher os campo deve-se

clicar em "OK" para que a auditoria seja devolvida a quem a encaminhou.

Voltar: Este botão é utilizado para se voltar a listagem de auditorias.

Para toda análise (ou trâmite) da auditoria (conforme mostrado no histórico de análises da

auditoria. Figura 6) há um usuário origem e outro destino, mostrando claramente quem

encaminhou a auditoria e quem recebeu a auditoria encaminhada.

Nos casos em que a auditoria já foi aprovada pelo diretor da DGCE ( ) as edições devem ser

justificadas, para isto ao se salvar a auditoria editada surgirá uma pequela tela com o campo

"Justificativa:" para que seja digitado o texto com a justificativa da edição da auditoria.

4 - Geração de resumo de Planejamento de Auditoria em PDF:

Acesso pelo ítem "Gerar Resumo de Despesas" do menu principal.

Figura 9 - Listagem de auditorias para geração de documento em formato de impressão

A Figura 9 ilustra a tela de listagem de auditorias a serem impressas, contendo um filtro de

ocorrências para facilitar a listagem das auditorias correspondentes aos critérios relevantes.

Ao clicar no ícone é possível obter um documento em formado PDF para impressão do

resumo das despesas envolvidas na auditoria escolhida (Figura 10).

Figura 10 - Documento em formato PDF para impressão do resumo das despesas da auditoria

Para dúvidas ou esclarecimentos utilize os ramais 3700, 3817 e 3818 com

Luciano ou Diogo.

Depto. Desenvolvimento e Manutenção de Aplicativos - DDMA |

Diretoria de Informática - DIN