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Guia do Pregoeiro - Pregão Presencial

Versão 3.0 – 05/04/2013 1

PORTAL CIDADECOMPRAS

GUIA DO PREGOEIRO PREGÃO PRESENCIAL

05/ABRIL/2013


Versão 3.0 – 05/04/2013 2

S U M Á R I O

1 APRESENTAÇÃO .................................................................................................. 3

2 OBSERVAÇÕES IMPORTANTES ............................................................................. 4

3 ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS ................................................................... 5

3.1 TELA INICIAL DO SISTEMA ............................................................................................... 5

3.2 TELA INICIAL DO PREGOEIRO ......................................................................................... 5

3.2.1 PAINEL DE OPERAÇÕES ............................................................................................ 5

3.2.2 PREGÃO (ACESSO RÁPIDO) ...................................................................................... 6

3.2.3 Cadastramento de Pregão ......................................................................................... 7

3.2.4 Incluindo itens no pregão ......................................................................................... 9

3.2.5 Incluindo Itens por Importação ............................................................................... 9

3.2.6 Modificando as informações do pregão ............................................................... 11

3.2.7 Anexando o documento do pregão ....................................................................... 12

3.2.8 Publicando o Pregão ................................................................................................. 12

3.2.9 Abrindo a sessão pública de lances ...................................................................... 13

3.2.10 Credenciamento de fornecedores .................................................................... 14

3.2.11 Etapa de Propostas .............................................................................................. 17

3.2.12 Liberar Participação no Item............................................................................. 19

3.2.13 Etapa de lances ..................................................................................................... 19

3.2.1 Habilitação de Fornecedores.................................................................................. 21

3.2.2 Intenções de Recurso/ Razão/Contra-Razão ..................................................... 23

3.2.3 Definir prazo para razão e contra razão dos recursos ..................................... 25

3.2.4 Adjudicação de itens ................................................................................................ 25

3.2.5 Exportar Vencedores ............................................................................................... 28

4 GLOSSÁRIO TÉCNICO ..........................................................................................30


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1 APRESENTAÇÃO

Seja bem-vindo ao Portal CidadeCompras.

O Portal CidadeCompras foi elaborado considerando os tres principais grupos de usuarios

relacionados as compras municipais: as prefeituras e seus orgao da administraçao direta e indireta, fornecedores

e sociedade.

Este guia foi escrito em uma linguagem simples, clara e objetiva, para que os usuários possam

ter em suas mãos com maior rapidez, a solução das suas principais duvidas.

Foi elaborado para guiar o usuário nos procedimentos corretos de utilização do sistema, de

forma ilustrativa e mesmo estando totalmente aderente às legislações vigentes, não trata de aspectos jurídicos,

nem de suas interpretações.

Em caso de divergência nos procedimentos descritos no guia com os procedimentos executados

no sistema ou itens que não tenham ficado claros, favor comunicar a Equipe CidadeCompras imediatamente,

para que possa ser feita a correção e/ou adequação dos conteúdos.

Os telefones e outras formas de contato estão disponíveis no Portal CidadeCompras

(www.cidadecompras.com.br).

Boas compras e bons negócios!


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2 OBSERVAÇÕES IMPORTANTES

• Esteja sempre atento as atualizaçoes que poderao ocorrer nos guias do sistema,

principalmente nos casos de alterações e/ou novas legislações que podem surgir e refletir a

necessidade de adaptações no CidadeCompras;

• Todas as informações lançadas no sistema são de única e total responsabilidade dos usuários.

Portanto, esteja atento ao correto lançamento destas informações, para evitar transtornos de

ordem administrativa e/ou legal;

• Os dados de acesso são de responsabilidade de cada usuário e não devem ser repassados para

terceiros. Caso seja necessário mais usuários, estes devem ser cadastrados individualmente;

• Não são permitidos acessos simultâneos, ou seja, cada usuário terá seus dados de acesso e não

poderá usar estes dados em mais de um local ao mesmo tempo;

• Os usuários são responsáveis por manter todos os dados cadastrais atualizados, incluindo e-

mails, telefones de contatos, dados cadastrais de usuários, etc.

• As informações contidas neste guia são exemplificativas e tem por objetivo indicar os

procedimentos a serem seguidos pelos usuários na utilização do sistema;

• As funcionalidades do sistema contidas neste guia só poderão ser acessadas pelo usuário, após

a liberação do cadastro pela equipe de análise de documentação do sistema CidadeCompras -

conforme procedimento descrito no site;

• O Portal CidadeCompras funciona nos principais navegadores de mercado, em suas versões

ATUALIZADAS.


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3 ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS

3.1 TELA INICIAL DO SISTEMA

• Na tela inicial insira o seu "Login" e senha para acessar o sistema;

• Clique em "Entrar";

3.2 TELA INICIAL DO PREGOEIRO

3.2.1 PAINEL DE OPERAÇÕES

• No painel de operações existem três módulos principais. Abaixo deles estão as licitações com acesso

rápido às suas sessões públicas, que só aparecerão à medida que estas forem sendo criadas:

1. Sessões Públicas Ativas (Listagem);

2. Impugnações (Listagem);

3. Dúvidas e Esclarecimentos (Listagem)

• Nas próximas telas será bem detalhado cada um deles.


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3.2.2 PREGÃO (ACESSO RÁPIDO)

• Por meio do Menu "Pregoeiro" à esquerda na tela inicial do pregoeiro, também poderá ser feito o acesso

rápido a algumas funcionalidades do sistema, clicando em seus respectivos "links".

1. Cadastrar Efetua o cadastro de um pregão;

2. Pregões Verificam-se os pregões cadastrados;

3. Sessões Públicas Visualiza a lista de sessões públicas;

4. Negociação de preços Visualiza a lista de negociações de preços;

5. Intenções de Recurso Visualiza a lista de pregões com intenções de recurso;;

6. Recursos e Contra Razões Visualiza os recursos e contra razões;

7. Pedidos de Esclarecimento Visualiza os pedidos de esclarecimento;

8. Pedidos de Impugnação Visualiza os pedidos de impugnação;

9. Adjudicação Visualiza a adjudicação dos pregões;

10. Atas, Termos e Documentos Visualiza documentos gerados em um pregão;


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3.2.3 Cadastramento de Pregão

• Esta função serve para cadastrar um pregão no sistema;

• Clique no link “Cadastrar” localizado no título Pregoeiro;

• Selecione o Tipo de Pregão: Presencial;

• Em "Tratamento Diferenciado" deverá ser escolhido:

o "Desempate MPE" (para pregões com pequenas, médias e grandes empresas);

o "Exclusivo MPE" (para pregões somente para MPE);

• Selecione a sua "Unidade de Compra", "Autoridade Competente" e "Número do Pregão", “Número

do Processo”, “Objeto”, “Equipe de Apoio”, “Casas Decimais”, “Data Limite para Impugnação”,

“Data de Abertura das Propostas”, “Hora Limite para Impugnação” e “Hora de Abertura das

Propostas”. Se não estiverem cadastradas, então solicite ao administrador do seu município;

• Clique no botão “Salvar” para gravar as informações inseridas;


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3.2.4 Incluindo itens no pregão

• Esta função serve para incluir item(ns) em um pregão;

• Clique em “Novo”;

• Ao iniciar a digitação do item, outros itens com a descrição semelhante aparecerão para serem

cadastrados;

• Clique em “Salvar” para gravar as alterações;

• Se desejar adicionar mais itens, clique em “Novo” novamente;

• Se necessitar modificar informações do item, então clique no ícone na coluna “Ações”;

• Se necessitar excluir o item, então clique no ícone na coluna “Ação”;

• Quando o processo tiver vários itens, pode ser criado um arquivo no formato TXT (bloco de notas) e este ser importado para o sistema;

3.2.5 Incluindo Itens por Importação

• Quando o processo tiver vários itens , pode ser criado um arquivo no formato TXT (bloco de notas) e este ser importado para o sistema;

• Na tela de Cadastro de Pregão clique em “Importar Itens” ou então clique em “Incluir” e será aberta a tela de inclusão de “Item Licitado”, clique em “Importar”.


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• Clique em “Selecionar Arquivo” para escolher um arquivo, que deve ter o seguinte layout: Este arquivo deverá estar no formato TXT, com os campos separados por ; (ponto e vírgula – sem espaço antes ou depois). Caso seja uma planilha Excel, deverá ser salvo no formato CSV, conforme segue:

# Nome Descrição

1 Código do Comprador Número de identificação do produto – caso não exista, deve ser deixado em branco,

iniciando com ;

2 Produto Nome do produto ou item da licitação

3 Quantidade Quantidade do produto – número inteiro

4 Unidade Unidade do produto por extenso, conforme Unidade de Medidas disponível para consulta

no menu lateral. Por exemplo: caixa

5 Valor de Referência Valor da unidade do produto, no seguinte formato:

• as casas decimais são separadas por vírgula;

• milhar não utiliza ponto;

• deverá obedecer ao número de casas decimais indicadas para o processo (2, 3 ou 4 casas

decimais)

• Exemplo: 15000,0000 (quinze mil reais, sendo quatro casas decimais)

Cada linha terá todos os campos referentes a um único item e deverá estar no seguinte formato: 1212;caneta esferográfica preta;100;caixa;1,50 1313;caneta esferográfica azul;200;caixa;1,30


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3.2.6 Modificando as informações do pregão

• Se desejar modificar alguma informação do

pregão, clique em “Pregões”;

• Escolha o pregão e clique no botão “Editar

Registro” em seguida clique em “Editar

Pregão”;

• Modifique as informações desejadas e clique em

“Salvar”;


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3.2.7 Anexando o documento do pregão

• Clique em “Selecionar arquivo” para anexar o edital do pregão;

• Selecione o arquivo e clique em “Abrir”;

3.2.8 Publicando o Pregão

• Se não quiser publicar o pregão neste momento, clique

apenas em “Salvar” para gravar as informações

adicionadas;

• Se desejar publicar o pregão, clique em “Salvar e

Publicar”;

• Após a publicação do pregão aparecerá na tela a

mensagem “Pregão publicado com sucesso!”;

• Nesta tela estarão contidos todos os editais publicados

do seu município;

• Para facilitar a busca de um pregão às colunas

“Número” e “Abertura” poderão ser ordenadas de

forma crescente ou decrescente numericamente. As

colunas “Objeto” e “Situação” poderão ser ordenadas

de forma crescente ou decrescente alfabeticamente;

• Para encontrar os editais também poderá ser utilizada

a paginação no final da listagem;

• Na coluna “Ações” poderão ser verificadas as

funcionalidades disponíveis para cada pregão;


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• Clique no ícone para editar informações do

pregão;

• Clique no ícone visualizar atas e termos;

3.2.9 Abrindo a sessão pública de lances

• Clique em “Sessões Públicas” no menu Pregoeiro;

• Serão apresentadas informações básicas, como:

Número (da licitação); Unidade Compradora; Objeto

(nome do pregão); Tipo; Data de abertura; Situação;

e Ações que possui ícones que servem como “links”

de acesso à algumas páginas específica do sistema.

• Com exceção da coluna “Ações”, todas as demais colunas mencionadas possuem um campo de busca

para que o pregão desejado seja encontrado rapidamente;

• Ao clicar no título de cada coluna, esta listagem poderá ser reordenada de forma crescente/ decrescente

ou alfabeticamente, facilitando a busca;

• Ao final da listagem haverá uma

paginação quando ultrapassar mais de 10

(dez) pregões, o que permitirá ao usuário

avançar e retornar pela lista de editais;

• Quando encontrar a licitação, verifique o

que será possível ser feito na coluna

“Ações”, clicando nos ícones disponíveis.

• Clique no ícone para “Sessão

Presencial”;


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3.2.10 Credenciamento de fornecedores

• Assim que encerrar o limite para a apresentação das propostas de preços presenciais, o pregoeiro

poderá fazer o credenciamento dos fornecedores para participação no pregão;

• O retângulo cinza em “Habilitação” diz respeito a algumas funcionalidades da licitação como um todo,

como por exemplo:

o Clique no ícone para declarar o pregão deserto, caso não haja a presença de nenhum

fornecedor na data marcada para o início do pregão presencial;

o Clique no ícone para cancelar o pregão;

o Clique no ícone para “Credenciar” iniciando desta forma a fase de “Credenciamento de

Fornecedores”;

• Ao final da página poderá ser verificado o local reservado para enviar comentários a respeito dos

acontecimentos durante a sessão pública. Digite o comentário e clique em “Enviar”;

• Ao clicar “Adicionar Fornecedor” podem ser verificadas algumas alterações na tela:

o Digite o CNPJ do fornecedor e logo depois clique em “Buscar” para iniciar a busca;

o Aparecerá também o botão “Novo Fornecedor”, caso estes não estejam cadastrados no

sistema. Verifique o formulário na próxima página;


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• Tenha em mãos os dados do formulário abaixo para o cadastramento de um fornecedor, cujo cadastro

não foi encontrado no sistema;

• Se o sistema encontrar a empresa, então será mostrado o “Nome do Representante” cadastrado no

sistema acompanhado do seu respectivo “CPF”;

• Se não for este o representante que estiver presente na sessão pública, o pregoeiro poderá cadastrar um

novo representante mediante a apresentação de documentação necessária, bastando para isto clicar no

botão “Novo Representante”;

• Para empresas que não estiverem cadastradas no sistema, o representante deverá ser cadastrado.

Verifique o formulário na próxima página;


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• Clique no ícone para validar o representante;

• Clique em “Registrar Representante”;

• Tenha em mãos os dados do formulário abaixo para o cadastramento do representante legal da empresa,

cujo cadastro não foi encontrado no sistema;

• Clique em “Salvar” para gravar as informações;

• Após a escolha do representante poderá ser observado que a empresa e seu representante foram

credenciados para o pregão. Aparecerá o “CNPJ”, “Razão Social”, “CPF” e nome do “Representante”;

• Atenção: De acordo com a legislação só será permitida a participação de um representante por

empresa, bem como também é proibido um representante sendo credenciado para mais de uma

empresa na mesma licitação;

• Clique no botão “Novo Representante” para continuar adicionando representantes;

• Caso queira remover um representante, clique em “Remover Participante”;

• Depois de adicionar todos os fornecedores e representantes que se apresentaram na sessão pública,

clique no ícone “Avançar”, para adicionar as propostas de preços;


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3.2.11 Etapa de Propostas

• Verifique que o sistema foi para a “Etapa de Propostas”;

• A situação do item está agora em “Aguardando Propostas”;

• Clique no ícone para iniciar o “Registrar Proposta ou Alterar Proposta”;

• Antes de registrar uma proposta é necessário confirmar as declarações necessárias, preencher o prazo

de validade da proposta e clicar em “Salvar Declarações”;


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• Aparecerão as empresas previamente credenciadas;

• Clique no ícone de cada fornecedor para iniciar o lançamento da proposta de preços;

• Preencha obrigatoriamente todos os campos “Requeridos”;

• Execute este procedimento para todos os itens que foram cotados pelos fornecedores;

• Clique em no final do

formulário;

• Após o preenchimento, as

informações poderão ser

detalhadas na tela ao clicar na

lupa;

• Aparecerão os detalhes da

“Marca”, “Fabricante” e

“Descrição Detalhada”

informadas;

• Também poderão ser

observadas novas colunas:


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o “Valor Unitário”;

o “MPE” – indicando se a empresa está enquadrada ou não como uma MPE;

o A última coluna que representa uma proposta válida ou inválida para participação no pregão;

3.2.12 Liberar Participação no Item

• Caso seja necessário reclassificar propostas, observe que 1 (uma) empresa ficou com valores

superiores ao limite de 10% (dez por cento) determinado pela legislação para participação da etapa de

lances. Contudo, para estimular a competitividade a legislação também estabelece que até 3 (três)

empresas possam ir para a etapa de lances, mesmo que o valor das outras estejam acima do limite

estabelecido;

• Para que isto seja possível clique no ícone “Preço fora do intervalo de 10%. Para permitir a

participação, justifique.”; para classificar até 1 (uma) proposta que estiver acima dos 10% (dez por

cento) em relação a menor proposta;

• Na última coluna poderá ser verificado as empresas classificadas para participação da etapa de lances;

• Clique no ícone “Encerrar Cadastro” para encerrar o cadastro de propostas do item;

• Após encerrar o cadastro de propostas, poderá ser aberta a etapa de lances;

• A situação do item fica em “Aguardando Abertura”;

o Clique no ícone para ver as propostas lançadas;

3.2.13 Etapa de lances

• A licitação foi para a fase da “Etapa de Lances”;

• Foi identificada a “Rodada 1” dos lances;


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• Em “Avançar para próxima rodada” só será possível depois que todos ofertarem ou desistirem dos

seus lances;

• Clique no ícone “Encerrar Lances” somente quando restar o último preço ofertado nesta etapa

para todos os itens;

• No canto inferior direito da sua tela você poderá acompanhar o menor lance ofertado até o presente

momento, neste exemplo, a proposta como valor de partida;

• Na coluna lance insira o valor anunciado pelo fornecedor durante a sessão pública;

o Clique no ícone para enviar o lance;

o Clique no ícone para desistir do lance;

• Esteja atento ao inserir o lance, pois o sistema trabalha com quatro casas após a vírgula;

• Atenção: O valor ofertado deverá obrigatoriamente cobrir o último lance ou proposta oferecido.

Os que não conseguirem cobrir o valor deverão desistir de ofertar lances até que possa restar

somente o vencedor com o menor preço;

• Neste caso a empresa anunciou que desistiria de ofertar lances;

o Então clique no ícone para registrar a desistência do lance;


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• Você ainda poderá corrigir o último lance clicando no ícone para “Reverter o lance registrado”;

• Após o envio do primeiro lance, o campo será novamente aberto para a próxima empresa de maior valor,

para que esta oferte um valor menor ou desista do lance;

o Digite o valor e clique no ícone para enviar o lance;

• Observe que na coluna “Lance” foi registrado “Parou nesta rodada”, para a empresa que desistiu de

ofertar o lance;

• Neste caso como todas as empresas ofereceram seus lances, clique no ícone para “Avançar para a

próxima rodada”;

• A situação do item está como “Encerrado”

3.2.1 Habilitação de Fornecedores

o Clique no ícone para “Cancelar o Pregão”;

o Clique no ícone para “Suspender Pregão”.

o Clique no ícone para “Habilitar” o fornecedor no pregão;


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o Clique no ícone para visualizar as “Intenções de Recurso/ Razão/Contra-Razão” do

pregão;

o Clique no ícone para “Cancelar/Anular/Revogar Item”;

o Clique no ícone para visualizar os “Lances do Item”;

o Clique no ícone para habilitar fornecedor;

o Clique no ícone para rejeitar lance do fornecedor;

o Clique no ícone para iniciar a negociação do item;

o Clique no ícone para solicitar documentação do fornecedor;

o Clique no ícone para inabilitar o fornecedor;


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3.2.2 Intenções de Recurso/ Razão/Contra-Razão

• Clique no ícone para “Definir Prazo de Intenção de Recurso”;

• Clique no ícone da coluna “Ações”, para

mostrar a janela de “Lances do Item”, para

visualizar os lances e as propostas

registradas;

• Clique no ícone da coluna “Ações”, para

mostrar o campo do registro da intenção de

recurso para o item escolhido;

• Digite no campo apropriado a descrição do

“Declaração da Intenção”;

• Clique em “Declarar Intenção” para

“Registrar todas intenções”;

• Se houver intenções de recursos cadastradas,

então será mostrado em tela:


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• A coluna “Julgamento”, com a situação “Aguardando Julgamento”;

• A coluna “Ações”;

• Clique no ícone da coluna “Julgar”;

• Haverá 2 (duas) possibilidades:

o Clique em “Indeferido” para indeferir o recurso;

o Clique em “Deferido” para deferir o recurso;

• Ao clicar em “Indeferido” aparecerá o local para ser digitado o julgamento do indeferimento;

• Clique em “Salvar” para gravar as informações;

• A coluna “Julgamento” ficará com a situação “Indeferido”;


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3.2.3 Definir prazo para razão e contra razão dos recursos

• Clique no ícone para “Definir prazo para razão e contra razão dos recursos”;

• Clique no ícone da coluna “Ações”, para mostrar a janela de “Lances do Item”, para visualizar os

lances e as propostas registradas;

3.2.4 Adjudicação de itens

o Clique no ícone para “Cancelar o Pregão”;

o Clique no ícone para “Ver Atas do Pregão” de adjudicação.

o Depois de clicar na tela anterior no ícone para “Ver Atas do Pregão”, aparece outro ícone

chamado “Download Termo”, que serve para fazer o download do termo de adjudicação

gerado para o pregão;

o O termo poderá ser salvo para ser impresso posteriormente;

o Observação: O termo será gerado somente após adjudicação dos itens do pregão.


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o Clique no ícone para “Adjudicar” o item do pregão;

o Clique no ícone para visualizar os “Fornecedores” do pregão;

o Clique no ícone para “Visualizar os recursos e contra razões do pregão”;

o Clique no ícone para “Cancelar o ITEM na Adjudicação”;

• Foi gerado o Termo de Adjudicação contendo as informações sobre os itens adjudicados no pregão;


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• Para aumentar a sua segurança este termo foi gerado no formato (.pdf) do programa “Acrobat Reader”;


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3.2.5 Exportar Vencedores

• Para exportar os Vencedores, clique

no ícone “Exportação”;

• Possibilita a exportação dos

resultados do certame, conforme

especificações que segue:

Clicando neste botão, será gerado um arquivo no formato TXT, com os campos separados por ; (ponto e vírgula –

sem espaço antes ou depois), conforme segue:

# Nome Descrição

1 Número do Item Número do item

2 Código do Comprador Número de identificação do produto – caso não exista, será deixado em branco

3 Produto Nome do produto ou item da licitação

4 Marca Marca do produto

5 Quantidade Quantidade do produto – número inteiro

6 Valor Unitário Valor de fechamento da unidade do produto, no seguinte formato:



• obedece ao número de casas decimais indicadas para o processo (2, 3 ou 4 casas decimais)

Exemplo: 15000,0000 (quinze mil reais, sendo quatro casas decimais)

7 Valor Total Valor total, considerando Valor Unitário x Quantidade, no seguinte formato:





Versão 3.0 – 05/04/2013 29


8 CNPJ ou CPF CNPJ da empresa ou CPF da pessoa física, ganhadora do item

9 Razão Social ou Nome Razão Social da empresa ou Nome da pessoa física, ganhadora do item

10 Unidade Unidade do produto por extenso. Por exemplo: caixa

11 Valor de Referência Valor estimado para a unidade do produto, no seguinte formato:





12 Variação % Variação percentual considerando a Diferença, em reais, entre o valor estimado e o

fechamento da unidade do produto, aplicando = (Diferença em R$/(Quantidade * Valor de

Referência))*100, no seguinte formato:



• obedece ao número de casas decimais indicadas para o processo (2, 3 ou 4 casas decimais);

• podendo ser negativo ou positivo (negativo para a economia e positivo para acima do

estimado);


12 Diferença em R$ Diferença em reais entre o valor estimado e o fechamento da unidade do produto, no seguinte

formato:



• obedece ao número de casas decimais indicadas para o processo (2, 3 ou 4 casas decimais);

• podendo ser negativo ou positivo (negativo para a economia e positivo para acima do

estimado);


Cada linha terá todos os campos referentes a um único item. Serão geradas tantas linhas quanto o número de

itens, no seguinte formato:

001;1212; caneta esferográfica preta;bic;100;1,10;110,00;004034583000122;Empresa1;Unidade;1,50;-26,67;-0,40

002;1313; caneta esferográfica azul;bic;200;1,00;200,00;004034583000122;Empresa1;Unidade;1,30;-23,08;-0,30

ATENÇÃO: CONSTAM APENAS REGISTROS ADJUDICADOS OU HOMOLOAGOS.


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4 GLOSSÁRIO TÉCNICO

Download Expressão em inglês que significa "baixar" um arquivo da internet e

torná-lo disponível na máquina do usuário

Login Nome de usuário que neste caso foi escolhido pelo fornecedor para

acessar o sistema

Links São atalhos utilizados para ir rapidamente de uma tela para outra ou

fazer o download de documentos

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