manual de...

FUNDO EUROPEU PARA A INTEGRAO DE NACIONAIS

DE PASES TERCEIROS

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

FUNDO EUROPEU PARA A INTEGRAO


2-44

NNDDIICCEE

Introduo ............................................................................................... 3 Captulo - I Programao .......................................................................... 4

Elaborao dos programas plurianual e anuais .............................................. 4 Captulo - II Modelo de Gesto e Controlo .................................................. 6

Estrutura Orgnica .................................................................................... 6 Separao de funes................................................................................ 8

Captulo - III Gesto e acompanhamento.............................................. 9 1 ACESSO AO FINANCIAMENTO ................................................................................ 9

1-1 Objectivos Especficos e Aces Elegveis ......................................................9 1-2 Beneficirios............................................................................................ 12 1-3 Estrutura de Financiamento ....................................................................... 13

2 APRESENTAO E APROVAO DE CANDIDATURAS .....................................................13 2-1 Procedimento de Candidatura .................................................................... 13 2-2 Admissibilidade da Candidatura.................................................................. 16 2-3 Anlise e Seleco das Candidaturas........................................................... 18 2-4 Contrato de Financiamento (Termo de Aceitao)......................................... 20

3 EXECUO E ACOMPANHAMENTO PROJECTOS............................................................21 3-1 Elegibilidade das despesas ........................................................................ 21 3-2 Pagamentos aos beneficirios .................................................................... 24 3-3 Acompanhamento .................................................................................... 25 3-4 Controlo.................................................................................................. 26 3-5 Obrigaes dos Beneficirios...................................................................... 26 3-6 Dossier de Projecto .................................................................................. 27 3-7 Informao e publicidade .......................................................................... 29 3-8 Reprogramao de projectos ..................................................................... 31

4 ALTERAES AO CONTRATO DE FINANCIAMENTO ......................................................32 4-1 Reviso da deciso sobre o saldo ............................................................... 32 4-2 Suspenso dos pagamentos ...................................................................... 32 4-3 Reduo do financiamento......................................................................... 33 4-4 Restituies............................................................................................. 33 4-5 Extino do financiamento......................................................................... 34

Captulo - IV Auditoria .............................................................................. 36 Estratgia e planos anuais de auditoria ...................................................... 36 Misses de auditoria ................................................................................ 37 Relatrios e declaraes de auditoria ......................................................... 38 Pista de auditoria .................................................................................... 38

Captulo - V Certificao de despesas ...................................................... 40 Captulo - VI Avaliao do programa......................................................... 42 Captulo - VII Informaes Comisso Europeia ................................. 43 Legislao ............................................................................................. 44 ANEXOS ............................................................................................. 44



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IINNTTRROODDUUOO

A aplicao da poltica de integrao no mbito do espao de liberdade, segurana e justia que

constitui a Unio Europeia, assenta, desde logo, na necessidade de criar as condies de

residncia e facilitar a integrao nas sociedades europeias de cidados nacionais de pases

terceiros, em especial, dos cidados recm-chegados. Essa integrao dever ser realizada em

todos os aspectos da sociedade, tendo em conta o princpio de que a integrao um processo

dinmico e recproco, envolvendo a adaptao mtua, tanto dos imigrantes, como dos cidados

da Unio Europeia.

Por outro lado, importa ter presente que a incapacidade de algum dos Estados-Membros em

definir e aplicar politicas de integrao, pode causar repercusses negativas para os demais

Estados-Membros, bem como da prpria Unio Europeia..

Foi com esta perspectiva que foi criado, pela Deciso n. 2007/435/CE do Conselho, o Fundo

Europeu para a Integrao de Nacionais de Pases Terceiros, integrado no Programa-Geral

Solidariedade e Gesto de Fluxos Migratrios, para o perodo financeiro 2007-2013, adiante

designado como Fundo.

no quadro desta Deciso, bem como de toda a demais legislao comunitria e nacional que a

regulamenta, designadamente a Portaria n. 231/2008, de 10 de Maro, que estabelece o

Regulamento do Financiamento pelo Fundo, que se apresenta este Manual, destinado a apoiar o

trabalho de gesto e, principalmente, a fornecer informao completa, sinttica e acessvel aos

candidatos a co-financiamento e beneficirios, sobre as regras e procedimentos relativos

execuo do Fundo.

A informao constante do presente Manual de Procedimentos pode tambm ser consultada no

site prprio da Autoridade Responsvel1 (http://fundoscomunitarios.mai-gov.info/), sendo esta a

entidade a quem devem ser dirigidos quaisquer pedidos de esclarecimento suplementares ou

colocadas quaisquer questes adicionais, relativas implementao do Fundo.

1 Estrutura de Misso criada pela Resoluo do Conselho de n. 155-A/2006, de 17 de Novembro (EMGFC).

http://fundoscomunitarios.mai-gov.info/



4-44

CCaappttuulloo -- II PPRROOGGRRAAMMAAOO

ELABORAO DOS PROGRAMAS PLURIANUAL E ANUAIS2

O alicerce programtico para a concretizao dos objectivos do Fundo o Programa

Plurianual, o qual elaborado com base nas directrizes estratgicas aprovadas pela Comisso

Europeia, para o perodo 2007-2013.

Este documento programtico define as estratgias de actuao para o domnio de interveno

do Fundo, face ao conjunto de necessidades diagnosticadas pelo Estado-Membro, identificando

assim os principais objectivos operacionais a alcanar, bem como as prioridades de actuao

para os atingir, tendo por base a maximizao do montante indicativo de financiamento

consignado ao Estado-Membro para o referido perodo.

A preparao desta programao incumbida Autoridade Responsvel, sendo precedida de

uma ampla consulta junto de um vasto conjunto de parceiros, cujo mbito de competncia ou de

aco se desenvolve na rea de interveno do Fundo.

Esse conjunto de parceiros engloba autoridades e organismos pblicos, organizaes

internacionais, organizaes no governamentais e outras entidades representativas da

sociedade civil.

Na fase inicial da preparao do Programa Plurianual, a Autoridade Responsvel convoca e

promove reunies abertas com os referidos parceiros, solicitando o respectivo contributo,

designadamente, para efeitos do diagnstico da situao nacional e da definio de necessidades

e objectivos para a rea de interveno do Fundo.

Os parceiros so posteriormente chamados a participar nas sucessivas fases de elaborao do

Programa Plurianual, at o mesmo ser submetido aprovao da tutela poltica. Concludo este

processo, o Programa submetido aprovao da Comisso Europeia.

A execuo do Programa Plurianual efectuada atravs de Programas Anuais, tendo por base

uma estimativa anual do montante afecto ao Estado-Membro, que lhe comunicada, tambm

anualmente, pela Comisso Europeia. A preparao destes documentos anuais de programao,

2 Alnea d) do artigo 6. da Deciso da Comisso C (2008) 795 final, de 05 de Maro, Elaborao de programas plurianuais e anuais.

Artigo 16. e seguintes - Deciso n. 2007/435/CE



5-44

que definem e priorizam as aces a apoiar no ano em questo, conta tambm com a

participao das entidades acima mencionadas e sujeita aos mesmos procedimentos de

aprovao que o Programa Plurianual.

Estes mesmos procedimentos sero ainda desenvolvidos aquando de uma eventual reanlise do

Programa Plurianual, a qual pode acontecer, quer por iniciativa do Estado-Membro, quer da

Comisso Europeia, em face dos resultados das avaliaes a realizar ou na sequncia de

dificuldades de execuo que venham a justificar uma adequao de prioridades inicialmente

estabelecidas.



6-44

CCaappttuulloo -- IIII MMOODDEELLOO DDEE GGEESSTTOO EE CCOONNTTRROOLLOO

ESTRUTURA ORGNICA3

O sistema de gesto e controlo estabelecido para execuo dos quatro Fundos do

Programa-Geral Solidariedade e Gesto de Fluxos Migratrios, no qual se insere o Fundo,

assenta numa estrutura orgnica comum.

Por razes de coerncia, eficcia e racionalizao de recursos, e face possibilidade prevista no

quadro regulamentar comunitrio que estabelece as normas de execuo destes Fundos, as

entidades responsveis pela gesto, certificao e auditoria dos quatro Fundos so as mesmas.

O modelo apresenta-se assim estruturado:

Autoridade Responsvel - Estrutura de misso criada pela Resoluo do Conselho de

Ministros n. 155-A/2006, de 17 de Novembro (EMGFC), que assegura, na dependncia

do Ministro da Administrao Interna, a gesto tcnica, administrativa e financeira do

conjunto dos Fundos do Programa-Geral.

Compete ao Encarregado de Misso que chefia a estrutura, enquanto autoridade nacional

responsvel para efeitos dos normativos comunitrios aplicveis, a gesto do Programa e

a coordenao da estrutura de misso, sendo assistido, no exerccio das suas funes,

por uma Estrutura de Apoio Gesto (EAG), composta por um mximo de dez

elementos, dos quais um o responsvel pela rea de gesto administrativa e financeira

e outro pela rea de gesto de programas e projectos.

A estrutura de misso integra ainda uma Comisso Mista, de carcter consultivo, com

a seguinte composio:

O Encarregado de Misso, que preside;

Um representante do Ministro da Administrao Interna;

Um representante do Ministro dos Negcios Estrangeiros;

Um representante do Ministro da Presidncia;

Um representante do Ministro do Trabalho e da Solidariedade Social. 3 Alnea a) do artigo 6. da Deciso da Comisso C (2008) 795 final, de 05 de Maro, Funcionamento das autoridades designadas.

Artigo 24. a 28. - Deciso n. 2007/435/CE Artigo 4. - Portaria n. 231/2008



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Autoridade de Certificao - Servio de Estrangeiros e Fronteiras (SEF), responsvel

por certificar as declaraes de despesas, relativas realizao financeira dos projectos

aprovados, antes do seu envio Comisso Europeia, pela Autoridade Responsvel.

Autoridade de Auditoria - Inspeco-Geral de Finanas (IGF), responsvel pelo bom

funcionamento do sistema de gesto e controlo do Programa-Geral.

No que concerne vertente do controlo, e para alm do controlo de primeiro nvel, que da

competncia da Autoridade Responsvel, existe um segundo nvel de controlo, exercido pela

Inspeco-Geral da Administrao Interna (IGAI).



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SEPARAO DE FUNES4

A estrutura orgnica estabelecida para realizar as actividades de gesto, acompanhamento,

certificao e auditoria do Programa-Geral, tal como identificada no ponto anterior, respeita

totalmente o princpio da segregao de funes, quer entre as entidades intervenientes no

processo, quer no interior de cada uma delas.

A EMGFC, que assegura a gesto tcnica, administrativa e financeira do Programa-Geral,

totalmente independente das restantes autoridades.

No seu quadro de organizao interna, dispe de duas reas operacionais de actuao, de modo

a garantir uma adequada separao de funes entre os tcnicos incumbidos do processo de

anlise e seleco de candidaturas e os que procedem ao acompanhamento fsico e financeiro

dos projectos aprovados.

As funes de processamento das comparticipaes do Fundo aos beneficirios esto, tambm,

segregadas das restantes tarefas de acompanhamento financeiro dos projectos.

O princpio da separao de poderes assume particular relevncia no que se refere ao controlo

de primeiro nvel, que sendo assegurado pela Autoridade Responsvel, exercido atravs de

recurso a entidades externas para garantir a necessria independncia e imparcialidade.

O Servio de Estrangeiros e Fronteiras (autoridade de certificao) uma entidade do Ministrio

da Administrao Interna, totalmente independente da EMGFC e a Inspeco-Geral de Finanas

(autoridade de auditoria) uma entidade do Ministrio das Finanas e da Administrao Pblica,

sendo, por isso, totalmente autnoma da autoridade de certificao.

O conjunto de regras e procedimentos, que, deste modo, asseguram o princpio da separao de

funes, visa o cumprimento integral das normas comunitrias e nacionais sobre a matria, com

o objectivo de garantir a todos os interessados, designadamente a Comisso Europeia e os

potenciais beneficirios do Fundo, uma gesto eficaz, transparente e imparcial.

4 Alnea b) do artigo 6. da Deciso da Comisso C (2008) 795 final, de 05 de Maro, Prticas que garantam a separao adequada de funes.



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CCaappttuulloo -- IIIIII GGEESSTTOO EE AACCOOMMPPAANNHHAAMMEENNTTOO55

11 AACCEESSSSOO AAOO FFIINNAANNCCIIAAMMEENNTTOO

11--11 OObbjjeeccttiivvooss EEssppeeccffiiccooss ee AAcceess EElleeggvveeiiss

O Fundo contribui para realizao dos seguintes objectivos especficos:

Em matria de facilitao de desenvolvimento e da aplicao de pprroocceeddiimmeennttooss ddee aaddmmiissssoo

qquuee sseejjaamm ppeerrttiinneenntteess ee aappooiieemm oo pprroocceessssoo ddee iinntteeggrraaoo so financiadas as aces que:

5 Alnea f) e g) do artigo 6. da Deciso da Comisso C (2008) 795 final, de 05 de Maro, Seleco de projectos, atribuio de subvenes e controlo e gesto financeira dos projectos " e Gesto de irregularidades, correces financeiras e recuperaes.

Artigo 3. e 4. - Deciso n. 2007/435/CE

Facilitao de desenvolvimento e da aplicao de procedimentos de admisso que sejam

pertinentes e apoiem o processo de integrao dos nacionais de pases terceiros;

Desenvolvimento e aplicao do processo de integrao dos nacionais de pases terceiros

recm-chegados a Portugal;

Reforo da capacidade para definir, aplicar, acompanhar e avaliar as polticas e medidas

de integrao dos nacionais de pases terceiros;

Intercmbio de informaes e de boas prticas e cooperao no que se refere

definio, aplicao, acompanhamento e avaliao das polticas e medidas de integrao

dos nacionais de pases terceiros.

Artigo 4., n. 1 - Deciso n. 2007/435/CE



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Em matria de desenvolvimento e da aplicao do pprroocceessssoo ddee iinntteeggrraaoo ddee nnaacciioonnaaiiss ddee

ppaasseess tteerrcceeiirrooss rreeccmm--cchheeggaaddooss aa PPoorrttuuggaall so financiadas as aces que:

Facilitem o desenvolvimento e a aplicao de procedimentos de admisso,

nomeadamente apoiando os processos de consulta com os interessados e o recurso a

peritos ou o intercmbio de informaes sobre abordagens orientadas para determinadas

nacionalidades ou categorias de nacionais de pases terceiros;

Tornem a aplicao dos procedimentos de admisso mais eficaz e acessvel aos nacionais

de pases terceiros, designadamente atravs do recurso a tecnologias da informao e

da comunicao de fcil utilizao, de campanhas de informao e de procedimentos de

seleco;

Preparem melhor os nacionais de pases terceiros para a sua integrao na sociedade de

acolhimento, atravs do apoio a medidas prvias partida que lhes permitam adquirir os

conhecimentos e as competncias necessrios para a sua integrao, nomeadamente a

formao profissional, a organizao de sesses de informao, de curso gerais de

orientao cvica e de cursos de lnguas no pas de origem.




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Em matria de reforo da capacidade para ddeeffiinniirr,, aapplliiccaarr,, aaccoommppaannhhaarr ee aavvaalliiaarr aass

ppoollttiiccaass ee mmeeddiiddaass ddee iinntteeggrraaoo, bem como em matria de iinntteerrccmmbbiioo ddee iinnffoorrmmaaeess

ee ddee bbooaass pprrttiiccaass ee ccooooppeerraaoo, no que se refere definio, aplicao acompanhamento e

avaliao dessas polticas e medidas, so financiadas as aces que:

Elaborem programas e actividades destinados a familiarizar os nacionais de pases

terceiros recm-chegados com a sociedade de acolhimento e a permitir que estas

pessoas adquiram conhecimentos elementares sobre a lngua, a histria, as instituies,

as caractersticas socio-econmicas, a vida cultural e as normas e os valores

fundamentais da sociedade de acolhimento;

Desenvolvam esses programas e actividades e melhorem a sua qualidade, a nvel local e

regional, com especial destaque para a orientao cvica;

Reforcem a capacidade de esses programas e actividades atingirem grupos

determinados, designadamente daqueles que esto a cargo de pessoas sujeitas ao

procedimento de admisso, crianas, mulheres, idosos, analfabetos ou pessoas com

deficincias;

Aumentem a flexibilidade desses programas e actividades, nomeadamente atravs de

cursos a tempo parcial, formaes aceleradas, cursos por correspondncia ou sistemas

de aprendizagem electrnica ou similares que permitam aos nacionais de pases

terceiros concluir os programas e actividades enquanto trabalhadores ou estudantes;

Elaborem e executem tais programas ou actividades orientados para os jovens nacionais

de pases terceiros que se confrontem com desafios sociais e culturais especficos

relacionados com questes de identidade;

Elaborem tais programas ou actividades que incentivem a admisso dos nacionais de

pases terceiros altamente qualificados e qualificados e apoiem o processo de integrao

desses nacionais.




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11--22 BBeenneeffiicciirriiooss

Melhorem o acesso dos nacionais de pases terceiros aos bens e servios pblicos e

privados, nomeadamente atravs de servios intermedirios e de servios de

interpretao e traduo e melhorando as capacidades interculturais do pessoal;

Criem estruturas organizacionais sustentveis para a integrao e a gesto da

diversidade, promovam a participao duradoura e sustentvel na vida cvica e cultural e

desenvolvam formas de cooperao entre os diferentes interessados que permitam aos

funcionrios, a vrios nveis, informar-se rapidamente das experincias e prticas alheias

e, se possvel, conjugar recursos;

Desenvolvam e implementem a formao intercultural, o reforo da capacidade e a

gesto da diversidade, a formao de pessoal nos servios pblicos e privados, incluindo

nos estabelecimentos de ensino;

Reforcem a capacidade para coordenar, aplicar, acompanhar e avaliar estratgias

nacionais de integrao dos nacionais de pases terceiros em todos os nveis e servios

governamentais;

Contribuam para a avaliao dos procedimentos de admisso ou dos programas e

actividades relacionadas com o processo de integrao, atravs do financiamento de

sondagens representativas junto dos nacionais de pases terceiros que deles

beneficiarem e/ou dos interessados, tais como empresas, organizaes no

governamentais e autoridades regionais ou locais;

Introduzam e apliquem mecanismos de recolha e de anlise de informaes sobre as

necessidades das diferentes categorias de nacionais de pases terceiros, a nvel local ou

regional, atravs do recurso a plataformas para a consulta dos nacionais de pases

terceiros e o intercmbio de informaes entre os interessados, bem como da realizao

de sondagens junto das comunidades imigrantes sobre a melhor forma de responder a

essas necessidades;

Contribuam para o processo recproco subjacente s polticas de integrao atravs da

criao de plataformas para a consulta dos nacionais de pases terceiros, o intercmbio

de informaes entres interessados e o dialogo intercultural, interconfessional e inter-

religioso entre comunidades e/ou entre comunidades e autoridades policiais e

responsveis pela tomada de decises;

Elaborem indicadores e marcos de referncia para avaliar os progressos em cada pas;

Desenvolvam instrumentos de acompanhamento e sistemas de avaliao de alta

qualidade para as polticas e medidas de integrao;

Aumentem a aceitao da migrao e das medidas de integrao na sociedade de

acolhimento, atravs de campanhas de sensibilizao, em especial nos meios de

comunicao social.



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O beneficirio do projecto a entidade responsvel pela implementao do projecto e o

destinatrio final do financiamento comunitrio.

Podem apresentar candidaturas a financiamento pelo Fundo, servios e organismos da

Administrao Pblica com competncias nas reas de interveno do Fundo6.

Estas entidades podem, tambm, para efeitos de apresentao de candidaturas, constituir

parcerias entre si ou com outras entidades de reconhecido mrito no mbito da prossecuo dos

objectivos do Fundo. Nestas situaes, o projecto deve ser liderado por uma das entidades

referidas, a qual assume o estatuto de beneficirio perante a Autoridade Responsvel,

independentemente da relao que estabelea com os outros parceiros.

11--33 EEssttrruuttuurraa ddee FFiinnaanncciiaammeennttoo

A participao financeira do Fundo assume a forma de subveno no reembolsvel.

O Fundo financia 75% do valor do investimento elegvel aprovado para cada projecto.

O restante custo do projecto assegurado pelo beneficirio, directamente ou atravs de

financiamento de outras entidades.

22 AAPPRREESSEENNTTAAOO EE AAPPRROOVVAAOO DDEE CCAANNDDIIDDAATTUURRAASS

22--11 PPrroocceeddiimmeennttoo ddee CCaannddiiddaattuurraa

22--11--11 AAnnnncciioo

As candidaturas so apresentadas Autoridade Responsvel, na sequncia de anncio publicado

num rgo de comunicao social de grande difuso nacional e na Internet.

6 Estabelecidas na Deciso n. 2007/435/CE, do Conselho, de 23 de Maio.

Artigo 2 - Portaria n. 231/2008

Artigo 3. - Portaria n. 231/2008




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22--11--22 RReeqquuiissiittooss ddee AAcceessssoo

Na fase de preparao da candidatura, a entidade candidata ao pedido de financiamento dever

ter em ateno os seguintes requisitos de acesso ao Fundo:

No anncio dever constar, directamente ou por remisso para a pgina electrnica nele

indicada:

O prazo e local de apresentao da candidatura;

A durao dos projectos candidatados;

Os objectivos do Fundo nos quais as candidaturas se devem enquadrar;

O perodo de elegibilidade temporal;

Os critrios de seleco;

Os grupos elegveis;

Os beneficirios;

O valor da dotao financeira disponvel.


Requisitos da entidade candidata ao pedido de financiamento:

Inexistncia de dvidas administrao fiscal;

Inexistncia de dvidas segurana social;

Inexistncia de dvidas ao Fundo.

Requisitos do projecto:

Existncia de projecto tcnico de engenharia/arquitectura aprovado nos termos legais,

se aplicvel;

Cumprimento da legislao nacional e comunitria, em matria de igualdade de

oportunidades, informao e publicidade, bem como dos procedimentos de contratao

pblica;

Acreditao da entidade candidata ao pedido (ou entidades a que este recorra) para

efeitos de execuo de actividades de formao.



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22--11--33 AApprreesseennttaaoo ddaa CCaannddiiddaattuurraa

A apresentao da candidatura feita atravs de formulrio prprio (Anexo I), em formato

digital, disponibilizado pela Autoridade Responsvel.

O formulrio tem por objectivo fornecer as informaes necessrias deciso de aprovao ou

indeferimento do pedido de financiamento, bem como aos processos subsequentes, de

acompanhamento, controlo e avaliao.

O formulrio composto pelas seguintes componentes:

Componente A - Termo de Responsabilidade (TR)

Componente B Formulrio de candidatura, o qual composto pelas seguintes

sub-componentes:

Artigo 8. e 32. - Portaria n. 231/2008

O TR entregue em suporte de papel, preenchido e assinado pela entidade candidata ao

pedido de financiamento;

As assinaturas dos representantes legais dessa entidade devero ser reconhecidas

notarialmente (na qualidade e com poderes para o acto), ou, tratando-se de organismo

da Administrao Pblica, por quem detenha competncia para a prtica do acto,

autenticada com selo branco;

O TR dever ser expedido, sob registo postal, dentro do prazo estipulado no anncio.



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A calendarizao da candidatura dever ser realista, a fim de evitar deslizes de execuo e ter

por base o planeamento cronolgico da realizao da despesa de investimento. O futuro

beneficirio dever dar garantias de que o projecto se vai iniciar no prazo de 60 dias, a

contar da notificao da deciso de aprovao da autoridade responsvel.

Sem prejuzo de outra documentao que venha a ser exigida, devero ser ainda apresentados

pela entidade candidata ao pedido de financiamento, os seguintes documentos:

22--22 AAddmmiissssiibbiilliiddaaddee ddaa CCaannddiiddaattuurraa

Aps a apresentao da candidatura efectuada a anlise formal da mesma, que consiste na

verificao das seguintes condies:

Componente B1 Caracterizao da entidade candidata ao pedido de financiamento.

Deve constar deste formulrio toda a informao considerada relevante para a identificao

e caracterizao da entidade requerente;

Componente B2 Caracterizao do projecto.

Nesta componente pretende-se obter uma descrio sumria dos objectivos do projecto,

bem como o seu enquadramento no programa. Esta componente deve incluir ainda o

cronograma da realizao fsica e financeira do projecto, bem como a listagem dos

indicadores de realizao fsica e de resultado do projecto;

Componente B3 Caracterizao detalhada do projecto.

Pretende-se obter a descrio detalhada dos elementos tcnicos do projecto e o oramento

do mesmo (com a respectiva explicitao dos clculos), apresentado nos termos do mapa de

estrutura de custos que dele faz parte. Esta componente dever ser entregue, em formato

digital, dentro do prazo estipulado no anncio.

Cpia do carto de pessoa colectiva;

Cpia dos estatutos da organizao;

Declarao comprovativa da situao do IVA.




17-44

O no cumprimento de uma destas condies de acesso determina a inadmissibilidade da

candidatura e o consequente arquivamento.

Quando seja solicitada, pela Autoridade Responsvel, a rectificao de qualquer incorreco e/ou

a apresentao de documentos ou elementos e esta no seja efectuada dentro do prazo fixado,

haver tambm lugar ao arquivamento do pedido de financiamento, salvo se houver justificao

aceite pela Autoridade Responsvel.

Entrega da candidatura no local e dentro do prazo estipulado no anncio;

A entidade candidata ao pedido de financiamento ser umas das entidades identificadas

como beneficirios;

O projecto no ser manifestamente inelegvel;

Existncia de comprovativo de que est assegurada a contrapartida pblica nacional;

Utilizao dos formulrios prprios.



18-44

22--33 AAnnlliissee ee SSeelleeccoo ddaass CCaannddiiddaattuurraass

As candidaturas admitidas so objecto de apreciao quanto ao mrito dos respectivos projectos

e mediante o cumprimento dos critrios legais de seleco aplicveis, sendo sujeitas a um

parecer tcnico-financeiro e, se no forem indeferidas, so submetidas a parecer da Comisso

Mista.

22--33--11 CCrriittrriiooss ddee SSeelleeccoo

Para efeitos de apreciao, as candidaturas tm de cumprir, para alm dos critrios de seleco

especficos relativos tipologia da aco, os seguintes critrios gerais de seleco:

22--33--22 PPaarreecceerr TTccnniiccoo

A EAG elabora o parecer tcnico escrito da anlise efectuada, verificando, designadamente, o

enquadramento do projecto na tipologia de aco, o cumprimento das condies de acesso e a

elegibilidade das despesas apresentadas como indispensveis para a concretizao do projecto.

igualmente verificado se a programao financeira apresentada, bem como a razoabilidade dos

valores de investimento, so os necessrios para a prossecuo dos objectivos da candidatura

em questo.

Com base na anlise efectuada pela EAG e face aos critrios de seleco acima referidos, as

candidaturas analisadas e que no tenham sido indeferidas, so hierarquizadas de acordo com a


Artigo 10., n. 2 - Portaria n. 231/2008

Grau de conformidade com a situao e necessidades nacionais;

Pertinncia, oportunidade e coerncia dos objectivos e actividades, face ao programa

anual;

Adequao do perfil da entidade candidata ao pedido de financiamento, experincia e

grau de concretizao demonstrados;

Relao entre o custo e a eficcia das despesas previstas;

Grau de complementaridade com outros projectos financiados por apoios pblicos.

Artigo 10., n. 3 a 5, Portaria n. 231/2008



19-44

valorao obtida e em funo da dotao financeira disponvel e so submetidas a parecer da

Comisso Mista.



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22--33--33 PPaarreecceerr ddaa CCoommiissssoo MMiissttaa ee DDeecciissoo

O parecer tcnico-financeiro da candidatura submetido Comisso Mista para emitir o seu

parecer7. Obtido este parecer, compete Autoridade Responsvel propor aos Ministros que

tutelam a aprovao do pedido de financiamento.

22--33--44 IInnddeeffeerriimmeennttoo ddaass ccaannddiiddaattuurraass

O indeferimento da candidatura acontece sempre que, da anlise tcnico-financeira efectuada

pela EAG, se conclua:

22--44 CCoonnttrraattoo ddee FFiinnaanncciiaammeennttoo ((TTeerrmmoo ddee AAcceeiittaaoo))

A deciso de financiamento formalizada atravs de contrato escrito (Termo de Aceitao -

TA), celebrado entre a Autoridade Responsvel e a entidade candidata ao pedido de

financiamento.

Aquando da notificao da aprovao do projecto entidade candidata ao pedido de

financiamento, a Autoridade Responsvel envia o formulrio de Termo de Aceitao (Anexo 2),

do qual faz parte integrante o mapa de estrutura de custos.

7 Em reunio ou atravs de consulta escrita.

Artigo 10., 5, e artigo 4., n. 2 - Portaria n. 231/2008 Nmero 8 e 9 - Resoluo do Conselho de n. 155-A/2006


Pela inelegibilidade dos projectos;

Pela insuficiente valia dos projectos, aferida pelos critrios de seleco aplicveis;

Pela falta de dotao financeira disponvel.

Artigo 11., 12., 23. e 30., alnea a) - Portaria n. 231/2008



21-44

33 EEXXEECCUUOO EE AACCOOMMPPAANNHHAAMMEENNTTOO PPRROOJJEECCTTOOSS

33--11 EElleeggiibbiilliiddaaddee ddaass ddeessppeessaass

33--11--11 PPrreessssuuppoossttooss ee rreeqquuiissiittooss ddaa eelleeggiibbiilliiddaaddee

S considerada elegvel a despesa claramente associada concretizao do projecto aprovado,

que tenha sido efectuada e paga, comprovada por documento vlido (designadamente recibo ou

outro documento contabilstico equivalente, fiscalmente aceite).

A elegibilidade da despesa depende, ainda, da legalidade substancial e dos procedimentos de

que resulta, designadamente, em matria de contratao pblica (Anexo 3 - check-list de

verificao de procedimentos, a preencher pelo beneficirio) e, tratando-se de actividades de

formao, de terem sido executadas por entidades acreditadas e ministradas por formadores

certificados.

A elegibilidade das despesas e seus montantes aferida por critrios de boa gesto e de

razoabilidade financeira.

33--11--22 EElleeggiibbiilliiddaaddee tteemmppoorraall

S so elegveis as despesas efectivamente pagas a partir de 1 de Janeiro do ano a que se

refere a deciso de financiamento que aprova o Programa Anual e at data indicada no

anncio para a apresentao de candidaturas. Os projectos financiados no devem ter sido

concludos antes da data de incio de elegibilidade.

O TA traduz o compromisso de execuo do projecto nos exactos termos do acto de

aprovao do financiamento.

A eficcia da deciso de aprovao est condicionada correcta devoluo do TA.

Dever estar identificada no TA a conta bancria especfica do projecto aberta pela

entidade candidata ao pedido de financiamento.

A deciso de aprovao do financiamento caduca se, decorridos 15 dias da respectiva

notificao ou, quando for caso disso, da notificao do reenvio para correco de

deficincias, no for devolvido o TA, com os requisitos exigidos.





22-44

O perodo de elegibilidade temporal das despesas realizadas no mbito de cada projecto, decorre

desde a data em que o mesmo tenha tido incio, se for posterior data indicada no anncio

apresentao das candidaturas, at data da apresentao do pedido de saldo que as integre.



23-44

33--11--33 CCuussttooss EElleeggvveeiiss

Regra geral, o oramento do projecto poder prever duas categorias de custos elegveis (ponto

II, do Anexo 11, da Deciso da Comisso C(2008) 795 final, de 05 de Maro8), que devero ser

explicitadas aquando da apresentao da candidatura, no quadro relativo estrutura de custos

constante do respectivo formulrio:

CCuussttooss ddiirreeccttooss - identificados como custos especficos, com ligao directa

execuo do projecto;

CCuussttooss iinnddiirreeccttooss relacionados com tipologias de despesas que, embora elegveis, no podem ser consideradas custos especficos, directamente ligados ao

projecto. Estes custos apenas so elegveis at determinada percentagem fixa,

definida na fase de aprovao do projecto e de acordo com as necessidades

apresentadas pelo mesmo, devendo ser reduzidos ao mnimo. Esta percentagem fixa

est limitada a um mximo de 20% do montante total de custos directos do projecto

e deve cobrir, designadamente, os seguintes custos:

Custos com pessoal que no desempenhem um papel-chave no projecto;

Custos administrativos e de gesto que no so directamente necessrios para a

execuo do projecto (p.ex. servios gerais, como telefones, internet, seguros,

limpeza de gabinetes, etc.);

Despesas e encargos bancrios (excepto garantias bancrias necessrias para

cobrir os requisitos ligados ao co-financiamento comunitrio, as quais so

consideradas custos directos);

Depreciao de imveis e custos de manuteno ligados a actividades de

administrao corrente do beneficirio;

CCuussttooss nnoo eelleeggvveeiiss - No so elegveis a co-financiamento pelo Fundo (ponto III, do Anexo

11, da Deciso da Comisso C(2008) 795 final, de 05 de Maro9), os seguintes custos:

IVA (excepto se o beneficirio comprovar que no consegue reav-lo);

8 Consta de folhas 86 a 91 dessa Deciso; a qual est integrada no presente manual. 9 Consta de folhas 91 e 92 dessa Deciso; a qual est integrada no presente manual.

Artigo 15. Portaria n. 231/2008 Artigo 39. e anexo 11 - Deciso C(2008) 795 final

http://fundoscomunitarios.mai-gov.info/wp-content/uploads/2008/01/sistgestao-e-elegibilidade_c2007-6396.pdf



24-44

Remuneraes do capital, dvidas e encargos da dvida, juros devedores,

comisses e perdas cambiais, provises para perdas ou eventuais dvidas

futuras, juros devidos, dvidas de cobrana duvidosa, multas, sanes

financeiras, despesas com processos judiciais e despesas excessivas ou mal

programadas;

Despesas de representao para uso exclusivo do pessoal do projecto;

Custos declarados pelo beneficirio e abrangidos por outro projecto ou programa

de trabalho que receba uma subveno comunitria;

Compra de terrenos;

Despesas de pessoal relativas a funcionrios que contribuem para a execuo do

projecto atravs da realizao de tarefas integradas na sua rotina habitual;

Contribuies em espcie.

33--22 PPaaggaammeennttooss aaooss bbeenneeffiicciirriiooss

Os pagamentos aos beneficirios so efectuados de acordo com as disponibilidades financeiras,

decorrendo do ritmo dos fluxos financeiros comunitrios.

No entanto, nenhum pagamento ser efectuado sem que o beneficirio se encontre em situao

regularizada face administrao fiscal, segurana social e ao Fundo.

As modalidades de pedidos de pagamento, so as seguintes:

PPrr--ffiinnaanncciiaammeennttoo

Aps o beneficirio ter comunicado, Autoridade Responsvel, a data de incio de execuo do

projecto, efectuado um pr-financiamento de 15% da dotao de Fundo aprovada para o

mesmo.

RReeeemmbboollssoo

As despesas consideradas elegveis devem ser apresentadas trimestralmente Autoridade

Responsvel, em formulrio prprio (Anexo 4), que, com excepo do termo de

responsabilidade, deve ser apresentado por meio electrnico.


Artigo 16., n. 1, alnea a) - Portaria n. 231/2008




25-44

DTD, com resumo da despesa trimestral e o acumulado

Termo de Responsabilidade

Listagem de custos trimestral

Componentes do formulrio de

Pedido de Reembolso

Informao da execuo fsica

A apresentao do formulrio de pedido de reembolso sem os requisitos nele exigidos determina

o diferimento do reembolso da despesa correspondente at que os mesmos estejam reunidos.

Os reembolsos so efectuados at ao limite mximo de 85% da dotao de Fundo aprovada

para o projecto.

Em caso algum a efectivao do reembolso supe, ou dispensa, a ulterior apreciao da

elegibilidade e razoabilidade das correspondentes despesas (a efectuar, designadamente, em

sede de acompanhamento, de controlo, ou de deciso sobre o pedido de pagamento de saldo).

SSaallddoo

O Pedido de Pagamento de Saldo (PPS) apresentado, em formulrio prprio (Anexo 5), quando

o projecto estiver concludo, do ponto de vista fsico e financeiro, isto , quando os trabalhos se

encontrarem terminados e recepcionados, e quando a despesa correspondente estiver

totalmente justificada.

O prazo para apresentao do PPS de 45 dias a contar da data de encerramento do projecto.

Resumo da despesa e, se for caso disso, da receita


Listagem de custos desde a anterior DTD apresentada

Componentes do formulrio de PPS

Relatrio de Execuo Final

Com a aprovao do saldo efectuado o pagamento final do financiamento, relativo ao

investimento elegvel realizado, no mximo de 15% da dotao de Fundo aprovada para o

projecto.

33--33 AAccoommppaannhhaammeennttoo

O acompanhamento dos projectos consiste na verificao fsica e/ou financeira da sua execuo,

incluindo a verificao do dossier tcnico-financeiro do projecto que, obrigatoriamente, dever

estar na posse do beneficirio e organizado segundo o modelo definido no presente manual.




26-44

O acompanhamento passa pela constatao de que o projecto est a ser executado fsica e

financeiramente de acordo com o programado na candidatura.

A realizao de cada aco de acompanhamento a um projecto dar sempre origem ao

preenchimento do modelo de relatrio de acompanhamento (Anexo 7).

As recomendaes propostas nos relatrios de acompanhamento devem ser comunicadas ao

executor, sendo fixado um prazo adequado para a sua implementao.

33--44 CCoonnttrroolloo

A execuo dos projectos financiados pelo Fundo objecto de aces de controlo, a realizar

directamente pela Autoridade Responsvel (controlo de primeiro nvel), respeitando o princpio

da segregao de funes, ou atravs de auditoria por entidade externa.

Todos os apoios financeiros concedidos no mbito do Fundo, esto sujeitos ao controlo da sua

utilizao, em conformidade com o projecto aprovado, nas suas componentes material,

financeira e contabilstica, atravs da verificao fsica in loco e junto dos beneficirios, que

detm os originais dos documentos.

Os beneficirios esto obrigados a disponibilizar s entidades que exercem o controlo financeiro,

cpia dos documentos que integram o dossier tcnico-financeiro dos projectos financiados,

sendo salvaguardada a devida confidencialidade.

Para alm do controlo de primeiro nvel, existem mais dois nveis de controlo: o de segundo

nvel, exercido pela Inspeco-Geral da Administrao Interna - que abrange a anlise e

avaliao do sistema de primeiro nvel - e o de alto nvel, exercido pela Autoridade de Auditoria,

a Inspeco-Geral de Finanas.

33--55 OObbrriiggaaeess ddooss BBeenneeffiicciirriiooss

Os beneficirios esto sujeitos ao cumprimento de um conjunto geral de obrigaes, que a

seguir se apresentam:


Artigo 20. a 23. - Portaria n. 231/2008



27-44

33--66 DDoossssiieerr ddee PPrroojjeeccttoo

Os beneficirios tm de constituir um dossier tcnico-financeiro do projecto, que ficar na sua

posse e que dever estar permanentemente actualizado, no sendo admissvel, em caso algum,

atraso superior a 45 dias na sua organizao.

O dossier de projecto o elemento de referncia das visitas de acompanhamento e das aces

de controlo e auditorias que venham a ser realizadas por quaisquer das entidades responsveis

pelos diferentes nveis de controlo.

Toda a documentao referente ao projecto deve ser conservada pelo beneficirio durante cinco

anos, a contar da deciso sobre o saldo ou do pagamento do mesmo, se a ele houver lugar.

O dossier do projecto constitudo por 5 partes distintas, das quais, sempre que possvel,

devero constar os documentos originais ou ento cpias autenticadas, com referncia da

localizao fsica dos originais.

Executar o projecto nos termos e prazos aprovados, cumprindo os normativos legais em

matria de contratao publica, se aplicvel;

Criar uma conta bancria especfica para onde so exclusivamente efectuados os

pagamentos e recebimentos referentes ao financiamento pelo Fundo;

Dispor de contabilidade organizada de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade ou

outra regulamentao aplicvel, respeitando, designadamente, os princpios e conceitos

contabilsticos e mtodos de custeio legalmente definidos na contabilizao dos custos;

Dispor de todos os originais dos documentos contabilsticos imputados ao projecto com a

aposio da meno Financiamento pelo Fundo Europeu para a Integrao de Nacionais

de Pases Terceiros, o nmero do pedido de financiamento, valor imputado, respectiva

taxa de imputao e a correspondente rubrica da estrutura de custos, de forma

perfeitamente visvel;

Constituir e manter, permanentemente, actualizado um dossier tcnico-financeiro do

projecto;

Disponibilizar, nos prazos estabelecidos, os elementos que forem solicitados pelas

entidades com competncias para o acompanhamento, avaliao de resultados, controlo

e auditoria;

Comunicar Autoridade Responsvel as alteraes ou ocorrncias relevantes, que

ponham em causa os pressupostos relativos aprovao do projecto;

Publicitar os apoios recebidos, nos termos da regulamentao aplicvel;

Conservar toda a documentao referente ao projecto, sob a forma de documentos

originais ou cpias autenticadas, durante cinco anos, a contar da data de encerramento

do Programa Anual, se at ao termo desse prazo, no for indicado outro superior.



28-44

Sempre que os documentos originais relativos ao dossier do projecto tenham de sair da posse do

beneficirio devero ser guardadas, em arquivo, cpias autenticadas a eles referentes.

Parte 1 Processo de candidatura

Toda a documentao relativa instruo da formalizao da candidatura deve,

obrigatoriamente, constar desta primeira parte do dossier:

Parte 2 Deciso

Relativamente deciso de aprovao, no dossier de projecto ter necessariamente que

constar:

Notificao ao beneficirio da deciso de aprovao do pedido de financiamento, bem

como o formulrio de TA, preenchido de acordo com o contedo e os requisitos nele

exigidos, e respectivo mapa de estrutura de custos;

Prova em como o TA foi devolvido no prazo de 15 dias a contar da notificao da

correspondente deciso;

Alteraes da deciso de aprovao do financiamento que carecem de apresentao de

Pedido de Alterao;

Correspondncia, em suporte digital e de papel, trocada entre a autoridade responsvel

e o beneficirio durante esta fase do processo.

Parte 3 Execuo

A terceira parte do dossier ter que conter os seguintes elementos:

Formulrio de candidatura, nas suas duas componentes;

Elementos complementares enviados em anexo ao formulrio de candidatura;

Elementos que fundamentam, fsica e financeiramente, o pedido de financiamento;

Documentao adicional solicitada pela autoridade responsvel aquando da anlise da

candidatura;

Correspondncia trocada durante esta fase.



29-44

Parte 4 Acompanhamento e Controlo por entidades externas ao beneficirio

Os elementos que devem estar arquivados nesta quarta parte do dossier so os seguintes:

Parte 5 Outros elementos

Esta parte destina-se a conter outros documentos e/ou elementos que no tenham

enquadramento nas partes acima mencionadas, como sejam:

33--77 IInnffoorrmmaaoo ee ppuubblliicciiddaaddee

De acordo com as disposies comunitrias em vigor, todos os projectos co-financiados devero

publicitar a comparticipao comunitria do Fundo.

Assim, os locais onde decorrem as actividades do projecto, os equipamentos e materiais e

publicaes elaborados no mbito da execuo do projecto, como manuais, folhetos, vdeos,

Elementos relativos aos processos de adjudicao;

Pedidos de Pagamento apresentados e respectiva correspondncia trocada na fase de

instruo dos mesmos; Facturas ou documentos de valor probatrio equivalente

(originais ou cpias autenticadas) com evidncia da aposio do carimbo de

comparticipao Fundo e respectivos Autos de Medio, caso existam;

Recibos ou documentos de quitao de despesa equivalentes (originais ou cpias

autenticadas) com evidncia da aposio do carimbo Fundo;

Comprovativos dos movimentos bancrios efectuados no mbito da execuo do

projecto;

Elementos contabilsticos relativos execuo do projecto;

Comunicao ao beneficirio da emisso dos pagamentos;

Elementos relativos execuo fsica do projecto;

Reprogramaes do projecto;

Relatrio de execuo final do projecto.

Relatrios de acompanhamento realizados pela Autoridade Responsvel;

Relatrios de auditoria efectuados pelas diferentes entidades competentes;

Acompanhamento dos resultados das auditorias realizadas;

Contraditrios.

Legislao aplicvel;

Orientaes da autoridade responsvel;

Correspondncia relevante.

Artigo 34. e 35. - Deciso C(2008) 795 final




30-44

devem ter aposto o logtipo da Unio Europeia e a meno Projecto financiado pelo Fundo

Europeu para a Integrao de Nacionais de Pases Terceiros.

Se, aquando da aprovao da candidatura, j existirem publicaes, ou qualquer outro material

impresso, que no obedea s regras referidas anteriormente, dever-se- proceder

regularizao dessa situao, sob pena de a despesa ser considerada no elegvel10.

As instrues relativas s especificidades do logtipo da Unio Europeia encontram-se no Anexo

10 da Deciso da Comisso C(2008) 795 final, de 05 de Maro11.

10 Como exemplo, sugerimos o recurso a faixas nas publicaes. 11 Consta de folhas 81 a 83 dessa Deciso; a qual est integrada no presente manual.



31-44

33--88 RReepprrooggrraammaaoo ddee pprroojjeeccttooss

O processo de preparao das candidaturas deve envolver um rigoroso esforo de planeamento,

que permita identificar e estimar os custos das diferentes componentes do projecto com

aderncia realidade, pelo que o pedido de alterao da deciso de aprovao

do financiamento deve constituir uma situao de excepo.

Tipo de reprogramao

Consiste Necessrio garantir Nova Deciso

Temporal Alterao dos prazos de execuo previstos na candidatura aprovada (normalmente alargamento). -No h lugar a alterao fsica ou financeira.

Os novos prazos propostos tm que estar contidos no perodo de elegibilidade do programa.

No carece, dado tratar-se de um acto de gesto.

Fsica Introduo e/ou substituio de componentes fsicas relativamente candidatura aprovada. -No h lugar a alterao do investimento elegvel aprovado.

A ligao fsica e/ou funcional das componentes propostas com as que constam da candidatura aprovada.

Carece de nova deciso de aprovao do financiamento.

Financeira Reforo ou reduo financeira da candidatura aprovada.

A no alterao dos objectivos da candidatura aprovada. O exerccio proposto deve permitir estimar com rigor o custo final do projecto, de forma a evitar novo exerccio de reprogramao financeira. Disponibilidade de dotao financeira no programa.

Carece de nova deciso de aprovao do financiamento.

Podem acontecer situaes de reprogramao de candidaturas que envolvam mais do que um

tipo de reprogramao. Por vezes uma reprogramao fsica pode originar um alargamento do

prazo de execuo da candidatura, verificando-se assim uma reprogramao fsica e temporal.

Em qualquer das situaes descritas o beneficirio est obrigado a apresentar toda a informao

que permita autoridade responsvel uma anlise detalhada das razes invocadas.

Os pedidos de alterao que envolvam alterao da deciso de aprovao do financiamento

carecem, ainda, da apresentao de pedido de alterao em formulrio prprio (Anexo 6), que

inclui o correspondente termo de responsabilidade.

Sobre a alterao aplicam-se as disposies referentes candidatura e deciso inicial.




32-44

44 AALLTTEERRAAEESS AAOO CCOONNTTRRAATTOO DDEE FFIINNAANNCCIIAAMMEENNTTOO

44--11 RReevviissoo ddaa ddeecciissoo ssoobbrree oo ssaallddoo

A deciso sobre qualquer PPS pode ser revista, nomeadamente, com fundamento em auditoria

contabilstico-financeira, no prazo de cinco anos aps a deciso sobre o saldo ou o pagamento do

mesmo, se a ele houver lugar. Este prazo pode ser maior se, entretanto, tiver sido indicado ao

beneficirio prazo superior para a conservao da documentao do projecto.

44--22 SSuussppeennssoo ddooss ppaaggaammeennttooss

Os fundamentos para a suspenso de pagamentos, decorrem da:

A falta de regularizao, no prazo concedido12, acarreta a revogao da deciso de

aprovao do pedido de financiamento.

12 Nunca superior a 90 dias.


Artigo 26. e n. 4 do artigo 18. - Portaria n. 231/2008

Inexistncia ou deficincia grave dos processos contabilsticos ou tcnicos;

Inexistncia ou no utilizao de conta bancria especifica;

Falta de transparncia ou de rigor de custos, verificada em relatrio final de controlo ou

auditoria;

Supervenincia de situao no regularizada face administrao fiscal, segurana

social ou ao Fundo;

No cumprimento das normas e determinaes relativas informao e publicidade;

Mudana de domiclio do beneficirio ou de conta bancria especifica, sem comunicao

Autoridade Responsvel, no prazo de 30 dias;

Incorrecto ou no integral preenchimento dos Formulrios de Pedidos de Pagamento.

No envio, dentro do prazo determinado, de elementos solicitados pela Autoridade

Responsvel (salvo se este aceitar a justificao apresentada).



33-44

44--33 RReedduuoo ddoo ffiinnaanncciiaammeennttoo

Os fundamentos para a reduo do financiamento so os seguintes:

44--44 RReessttiittuuiieess

As restituies ocorrem, sempre que se verifique:

A restituio, a promover por iniciativa dos beneficirios ou da Autoridade Responsvel, feita

atravs de compensao de crditos j apurados no mbito do Fundo, quando os haja. Na

impossibilidade desta compensao promovida a restituio dos crditos, aps a audio dos

beneficirios.


Existncia de valores superiores aos legalmente permitidos e aprovados ou no

elegveis;

No considerao de receitas provenientes das actividades no montante imputvel a

estas;

No execuo integral do pedido nos termos em que foi aprovado ou no cumprimento

integral dos seus objectivos;

Recurso a entidades formadoras no acreditadas ou a formadores sem formao

pedaggica certificada;

Despesas relacionadas com contratos (designadamente de aquisio de bens ou

prestao de servios) com inobservncia dos requisitos legais estabelecidos,

nomeadamente, em matria de contratao pblica;

Despesas que no estejam documentadas atravs de factura e recibo ou documento de

quitao fiscalmente aceite;

Falta de razoabilidade das despesas verificadas.


A desistncia da realizao das aces;

A revogao da deciso de financiamento;

Que os beneficirios receberam indevidamente ou no justificaram os apoios recebidos.



34-44

Neste ltimo caso, notificado o beneficirio faltoso para proceder restituio no prazo de 30

dias. Findo este prazo, comeam a contar os juros taxa legal aplicvel s dvidas fiscais13.

Sempre que a obrigao de restituio no cumprida no prazo referido, emitida certido, que

remetida ao competente servio de finanas, da qual deve constar a data limite para

restituio voluntria ou a data da deciso de revogao, para efeito da correspondente

liquidao de juros.

44--55 EExxttiinnoo ddoo ffiinnaanncciiaammeennttoo

Ocorre a caducidade da deciso de aprovao do pedido de financiamento quando:

Os fundamentos para a revogao da deciso de aprovao do pedido de financiamento so os

seguintes:

13 Excepto quando ocorra a revogao de deciso de financiamento, em que a contagem de juros tem inicio data da notificao da deciso

Artigo 29. a 31., Portaria n. 231/2008

No for devolvido, no prazo de 15 dias, o exemplar do TA, devidamente preenchido e

assinado;

O incio do projecto atrasado, injustificadamente, por mais de 60 dias.



35-44

Quando ocorrer a revogao com o fundamento da existncia de sobreposio de pedidos para a

mesma actividade ou por haver recusa de submisso ao controlo a que est legalmente sujeita,

o beneficirio apenas pode aceder a novos apoios no mbito do Fundo, dentro dos dois anos

subsequentes, mediante a prestao de garantia bancria.

Falsas declaraes (nomeadamente sobre o incio do projecto, para efeitos da percepo

efectiva do pr-financiamento);

Sobreposio de pedidos de financiamento pblico para as mesmas actividades;

No consecuo dos objectivos essenciais previstos no pedido de financiamento, de

acordo com os termos constantes da deciso de aprovao;

No comunicao (ou no aceitao pela Autoridade Responsvel) das alteraes aos

elementos determinantes da deciso de aprovao;

Interrupo no autorizada do projecto por prazo superior a 60 dias;

Verificao posterior do incumprimento dos normativos nacionais ou comunitrios

aplicveis;

Situao no regularizada face administrao fiscal, segurana social ou ao Fundo,

que coloque em causa a continuao das actividades;

No regularizao no prazo estipulado das deficincias detectadas;

Recusa da submisso ao controlo;

Declaraes inexactas, incompletas ou desconformes sobre o processo de formao ou

outras actividades do projecto que afectem de modo substantivo a justificao do apoio

financeiro;

Inexistncia de contabilizao das despesas;

Inexistncia ou no utilizao de conta bancria especfica;

No apresentao atempada dos formulrios relativos execuo e ao pedido de saldo

(salvo a eventual fundamentao do incumprimento seja aceite pela Autoridade

Responsvel).



36-44

CCaappttuulloo -- IIVV AAUUDDIITTOORRIIAA

ESTRATGIA E PLANOS ANUAIS DE AUDITORIA14

A realizao de auditorias tendentes a verificar o bom funcionamento do sistema de gesto e

controlo so da competncia da Autoridade de Auditoria.

A Autoridade de Auditoria apresenta Comisso Europeia, no prazo de seis meses aps a

aprovao do Programa Plurianual, uma estratgia de auditoria que incluir, necessariamente, a

seguinte informao:

A estratgia de auditoria ter em considerao os contedos tcnicos e financeiros do Programa

Plurianual, a anlise de risco que resultar da avaliao preliminar dos sistemas de gesto e

controlo e o quadro regulamentar aplicvel.

Os planos anuais de auditoria devero concretizar as linhas gerais definidas na estratgia de

auditoria, considerando a evoluo dos Programas Anuais apresentados pela Autoridade

Responsvel Comisso Europeia e por esta aprovados, bem como a reviso anual do risco.

A fim de assegurar uma comunicao transparente e adequada entre a Autoridade de Auditoria e

a Autoridade Responsvel, ser adoptada a seguinte matriz de articulao, cujos prazos sero

definidos, conjuntamente, pelas entidades:

14 Alnea e) do artigo 6. da Deciso da Comisso C(2007) 6396, de 19 de Dezembro, Elaborao da estratgia de auditoria e dos planos anuais de auditoria.

Artigo 28. - Deciso n. 435/2007/CEArtigo 25. - Deciso C(2008) 795 final

Organismos que iro realizar as auditorias;

Garantia de que os principais beneficirios do co-financiamento pelo Fundo so

controlados;

Planeamento das aces de auditoria a realizar, uniformemente, ao longo do perodo de

programao.



37-44

MISSES DE AUDITORIA15

A preparao e execuo das misses de auditoria sero desenvolvidas em obedincia

aos requisitos regulamentares e de acordo com os procedimentos previstos no Manual

de Auditoria para os Fundos Estruturais, da Autoridade de Auditoria.

Ser assegurada pelo menos uma auditoria ao sistema de gesto e controlo, incluindo

as principais entidades responsveis pela implementao do Programa Plurianual e

pela respectiva certificao das despesas, bem como sobre uma amostra apropriada e

suficiente de projectos.

Sero estabelecidas formas de comunicao dos resultados das auditorias, para que

possam ser promovidas as necessrias correces financeiras e/ou melhorias nos

procedimentos, bem como para que aqueles resultados sejam considerados pela

15 Alnea h) do artigo 6. da Deciso da Comisso C(2007) 6396, de 19 de Dezembro, Preparao e execuo das misses de auditoria.

Autoridade Responsvel assegura que a Autoridade de Auditoria recebe todas as

informaes necessrias sobre os procedimentos de gesto, para efeitos da realizao

das auditorias aos sistemas de gesto e controlo, bem como todas as informaes

necessrias sobre os procedimentos de gesto aplicados e sobre os projectos co-

financiados pelo Fundo;

Autoridade Responsvel remete Autoridade de Auditoria, o Programa Plurianual e os

Programas Anuais aprovados pela Comisso;

Autoridade de Auditoria remete Autoridade Responsvel, a estratgia de auditoria,

para efeitos da seleco da amostra de auditorias a operaes a realizar anualmente;

Autoridade Responsvel remete Autoridade de Auditoria, os instrumentos de auditoria

(programas de trabalho e check-lists) de suporte execuo das auditorias a realizar por

auditores externos, com acompanhamento da estrutura segregada de auditoria da

Autoridade Responsvel;

Autoridade de Auditoria aprova os instrumentos de auditoria e o plano anual de

auditoria;

Autoridade Responsvel remete Autoridade de Auditoria, os relatrios das auditorias e actualiza a base de dados dos controlos da Autoridade de Auditoria, com periodicidade

trimestral, dando indicao das irregularidades detectadas e outras situaes

susceptveis de comunicao a outras entidades (vg. participaes de carcter fiscal e ao

Ministrio Pblico).

Artigo 28. - Deciso n. 435/2007/CEArtigo 17.- Deciso C(2008) 795 final



38-44

Autoridade de Certificao, aquando das correspondentes certificaes de despesas

Comisso Europeia.

RELATRIOS E DECLARAES DE AUDITORIA16

Para cada Programa Anual, a Autoridade de Auditoria apresenta Comisso Europeia

um relatrio, que inclui:

PISTA DE AUDITORIA17

A Autoridade Responsvel assegura que sejam mantidos, disposio da Comisso

Europeia e das autoridades nacionais competentes, todos os documentos relativos s

diferentes fases da execuo do Fundo preparao programtica, lanamento e

seleco das aces, implementao e avaliao, bem como os relativos s auditorias

realizadas aos Programas Anuais, respectivos projectos e ao sistema de gesto e

controlo, durante cinco anos a contar da data de encerramento dos Programas anuais.

16 Alnea i) do artigo 6. da Deciso da Comisso C(2007) 6396, de 19 de Dezembro, Preparao de relatrios e declaraes de auditoria. 17 Alnea m) do artigo 6. da Deciso da Comisso C(2007) 6396, de 19 de Dezembro, Pista de auditoria.

Artigo 28. - Deciso n. 435/2007/CEArtigo 25. - Deciso C(2008) 795 final

Uma exposio dos resultados das auditorias realizadas em conformidade com a

estratgia de auditoria relativa ao Programa Anual e que indique as eventuais

deficincias detectadas no respectivo sistema de gesto e controlo;

Uma opinio de auditoria, com base nos controlos e auditorias efectuados sob a sua

responsabilidade, que conclua sobre se o funcionamento do sistema de gesto e controlo

oferece garantias razoveis de que as declaraes de despesas apresentadas Comisso

so correctas e de que as transaces subjacentes so legais e regulares;

Uma declarao que avalie a validade do pedido de pagamento ou da declarao de

reembolso bem como a legalidade e a regularidade das despesas em causa.

Artigo 25 - Deciso n. 435/2007/CE Artigo 16 - Deciso C(2008) 795 final

Artigo 22. - Portaria n 231/2008



39-44

Todos os documentos so conservados sob a forma de documentos originais ou de

cpias autenticadas, em suporte de dados geralmente aceite.



40-44

CCaappttuulloo -- VV CCEERRTTIIFFIICCAAOO DDEE DDEESSPPEESSAASS1188

O objectivo da Certificao conferir a exactido e fiabilidade das declaraes de despesa que a

Autoridade Responsvel apresenta Comisso Europeia.

Constituem funes da Autoridade de Certificao:

Manter um registo contabilstico informatizado das despesas declaradas Comisso

Europeia;

Apurar se a declarao de despesas exacta, se resulta de sistemas de contabilidade

fiveis e se se baseia em documentos comprovativos verificveis.

Para tanto, a Autoridade de Certificao deve especificamente:

Verificar a exactido da declarao de despesas, atravs do confronto dos

montantes da declarao com os registos contabilsticos, atravs do recurso a

balancetes, extractos de contas, centros de custos e listas de lanamentos;

Verificar a fiabilidade dos sistemas contabilsticos, atravs da anlise das suas

caractersticas. Designadamente, aferindo a existncia, ou no, de contabilidade

financeira, contabilidade analtica ou de custos, existncia ou no de manuais de

procedimentos contabilsticos e normas de controlo interno e a aplicao de

critrios de valorimetria e princpios contabilsticos;

Verificar, por amostragem, de pelo menos 20%, os documentos comprovativos

de despesas.

Certificar que as despesas declaradas so conformes com as regras comunitrias e

nacionais aplicveis e foram efectuadas a ttulo dos projectos seleccionados para

financiamento em conformidade com os critrios aplicveis ao programa anual.

Para tanto, a Autoridade de Certificao deve, especificamente:

Verificar, por amostragem, se pelo menos 20% das despesas declaradas, so

suportadas em documentos legais, contabilisticamente aceites e expressam

fielmente a contrapartida do servio ou bem adquirido;

18 Alnea j) do artigo 6. da Deciso da Comisso C (2008) 795 final, de 05 de Maro, Certificao das despesas.

Artigo 27. - Deciso n. 2007/435/CE



41-44

Verificar se a verdadeira natureza das despesas se enquadra no projecto

seleccionado para financiamento e , ou no, elegvel, de acordo com os critrios

aplicveis ao programa anual e nos termos da legislao aplicvel.

Verificar se, para efeitos de certificao, recebeu informaes adequadas por parte da

Autoridade Responsvel sobre os procedimentos de gesto aplicados, os projectos co-

financiados pelo Fundo e os controlos levados a cabo em relao s despesas includas

nas declaraes de despesas.

Para tanto a Autoridade de Certificao deve assegurar, junto da Autoridade

Responsvel, que esta disponibiliza o sistema de informao que utiliza para recolha

de dados sobre a execuo dos projectos para efeitos de gesto financeira,

acompanhamento, controlo e avaliao.

Verificar se os resultados do conjunto das auditorias realizadas pela Autoridade de

Auditoria foram devidamente tidos em conta.

Para tanto, a Autoridade de Certificao deve assegurar que a Autoridade de

Auditoria disponibiliza os relatrios da auditoria e confirma, aquando da certificao

de despesa, se efectivamente foram implementadas as orientaes e recomendaes

propostas pela Autoridade de Auditoria.

Certificar que o reembolso de montantes relativos a fundos comunitrios que foram

indevidamente pagos em resultado de irregularidades detectadas (acrescidos de juros se

for caso disso) foi devidamente deduzido na declarao de despesas.

A Autoridade de Certificao mantm um registo das irregularidades detectadas, por

si ou pela Autoridade de Auditoria, e verifica se a declarao de despesa

efectivamente contm, ou no, a deduo do reembolso de montantes relativos a

fundos comunitrios indevidamente pagos.

Este registo, alm de assentar as irregularidades, inclui um cadastro das dedues,

associando-as s irregularidades detectadas e s declaraes de despesa.



42-44

CCaappttuulloo -- VVII AAVVAALLIIAAOO DDOO PPRROOGGRRAAMMAA1199

A Autoridade Responsvel assegura as medidas necessrias para garantir o eficaz

acompanhamento e a avaliao sustentada dos projectos e programas.

Neste sentido, as entidades beneficirias so obrigadas a apresentar relatrios anuais de

execuo das aces, dos quais conste informao detalhada, designadamente em termos de

realizao dos objectivos fixados.

Para tanto, a Autoridade Responsvel define indicadores-chave operacionais e financeiros,

adequados a uma efectiva avaliao dos progressos e resultados de cada projecto, sendo,

depois, amplamente divulgados e disponibilizados a todos os potenciais beneficirios e outros

interessados.

Por outro lado, a Autoridade Responsvel assegura a qualidade e eficcia da execuo dos

projectos e programas, atravs de adequadas medidas de acompanhamento fsico e financeiro.

Os resultados obtidos constituem a base da informao intercalar e final que a Autoridade

Responsvel transmite Comisso, sobre a execuo dos programas anuais e os progressos que

a mesma representa relativamente execuo do programa plurianual.

Os resultados da avaliao sero, tambm, objecto de ampla divulgao e publicitao junto de

todos os potenciais interessados.

Nos termos do n. 2 do Artigo 50. da Deciso que cria o Fundo, a Autoridade Responsvel

transmitir ainda Comisso, at 30 de Junho de 2012, para a primeira fase de execuo do

Fundo, e at 30 de Junho de 2015, para a fase seguinte, os relatrios de avaliao dos

resultados e do impacto das aces e projectos co-financiados pelo Fundo.

19 Alnea k) do artigo 6. da Deciso da Comisso C (2008) 795 final, de 05 de Maro, Avaliao do programa.

Artigo 47 e seguintes Deciso 2007/435/CE




43-44

CCaappttuulloo -- VVIIII IINNFFOORRMMAAEESS CCOOMMIISSSSOO EEUURROOPPEEIIAA2200

A Informao assume um papel absolutamente determinante no ciclo de vida do Fundo,

acompanhando, numa perspectiva de transparncia, as suas diferentes fases: preparao

programtica, lanamento das aces, implementao e avaliao.

Existem obrigaes especficas de informao junto dos beneficirios, das autoridades que

integram a estrutura orgnica do Fundo, do pblico em geral e, obviamente, da Comisso

Europeia.

O fluxo de informaes a transmitir Comisso Europeia est sujeito a um princpio fundamental

que o da proporcionalidade; isto , a quantidade e o grau de detalhe da informao a

transmitir Comisso Europeia deve ser proporcional contribuio comunitria atribuda ao

Estado-Membro.

Assumem especial relevo, neste mbito, as informaes que devem ser transmitidas Comisso

Europeia em matria de definio do modelo de gesto e controlo, de programao plurianual e

anual, de relatrios de execuo dos programas anuais, bem como a informao especfica

relativa s actividades de auditoria e certificao de despesas.

A utilizao das novas tecnologias da informao e comunicao permitir promover uma fcil

disseminao da informao relevante, nomeadamente, atravs do site prprio da Autoridade

Responsvel, possibilitando a todos os potenciais beneficirios do Fundo, s entidades nacionais

envolvidas e Comisso Europeia aceder, a todo o momento, informao relativa s diferentes

fases de execuo do Fundo.

Toda a informao e documentos indicados no acto base do Fundo e nas respectivas normas de

execuo so enviados Comisso por meio electrnico e documental, ou atravs de sistema de

informao para intercmbio electrnico de documentos, quando o mesmo se encontrar

implementado.

20 Alnea l) do artigo 6. da Deciso da Comisso C (2008) 795 final, de 05 de Maro, Envio de informaes Comisso.

Artigo 19. e seguintes - Deciso C(2008) 795 final




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LLEEGGIISSLLAAOO

Legislao Nacional Resoluo de Conselho de Ministros n. 155-A/2006, de 17 de Novembro.

Portaria n. 231/2008, de 10 de Maro

Legislao Comunitria Deciso do Conselho 2007/435/CE, de 25 de Junho

Directrizes Estratgicas, Deciso da Comisso C(2007) 3926 final, de 21 de Agosto

Deciso da Comisso C (2008) 795 final, de 05 de Maro

AANNEEXXOOSS

Anexo 1 Formulrio de Candidatura Componente A Termo de Responsabilidade

Componente B1 Caracterizao da entidade candidata ao pedido de financiamento

Componente B2 Caracterizao do projecto

Componente B3 Caracterizao detalhada do projecto

Anexo 2 Formulrio de Termo de Aceitao Anexo 3 Check-list Procedimentos de Contratao Pblica Anexo 4 Formulrio de Pedido de Reembolso de Despesa

Declarao Trimestral de Despesa


Listagem de Custos Trimestrais

Informao da Execuo Fsica

Anexo 5 Formulrio de Pedido de Pagamento de Saldo Resumo da despesa


Listagem de custos desde a anterior DTD apresentada

Relatrio de Execuo Final

Anexo 6 Formulrio de Pedido de Alterao Anexo 7 Modelo de Relatrio de Acompanhamento
http://fundoscomunitarios.mai-gov.info/wp-content/uploads/2008/01/portaria-78.pdfhttp://fundoscomunitarios.mai-gov.info/wp-content/uploads/2007/10/fer-2008-2013-_decisao-573-2007.pdfhttp://fundoscomunitarios.mai-gov.info/wp-content/uploads/2007/12/fer-directrizes-estrategicas-573_2008-2013.pdf

manual de...

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