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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

DE GESTÃO E CONTROLO DO

ISSA, IPRA ENQUANTO

ORGANISMO INTERMÉDIO

Fevereiro 2016

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

DE GESTÃO E CONTROLO

Manual de Procedimentos

2

CONTROLO DO DOCUMENTO

Versão Data de Reporte

Data de Aprovação

Descrição

1 2016/02/23 Manual de Procedimentos do ISSA, IPRA (Tipologia de Operações 1.2.2)


3

ÍNDICE

CONTROLO DO DOCUMENTO.......................................................................................................................................................................... 2

GLOSSÁRIO DE SIGLAS E ACRÓNIMOS ....................................................................................................................................................... 7

1. ORGANISMO INTERMÉDIO ............................................................................................................................................................. 12

1.1 APRESENTAÇÃO (MISSÃO E ATRIBUIÇÕES) ................................................................................................................. 12

1.2 CONTRATUALIZAÇÃO ...................................................................................................................................................................... 14

1.2.1 Descrição das Competências Delegada pela AG .............................................................................................. 14

1.2.2. Identificação do Contrato de Delegação de Competências, Data e Principais

Disposições, Designadamente as Responsabilida des e Obrigações ............................................................ 16

1.2.3 Tipologias de Operações em que o ISSA, IPRA é Organismo Intermédio com

Subvenção Global ................................................................................................................................................................................... 18

1.2.3.1 Distribuição de géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade ......................... 19

1.2.3.2 Fornecimento de Refeições Diárias Gratuitas ............................................................................................ 20

1.2.4 Identif icação dos Montantes da Subvenção Global ..................................................................................... 21

1.3 ORGANOGRAMA DO ISSA, IPRA ............................................................................................................................................... 22

1.3.1 Organograma do OI ................................................................................................................................................................. 24

1.3.2. Estrutura Orgânica OI ......................................................................................................................................................... 25

1.3.3.Organização, Dimensão, Composição e Qualificação da Equipa ....................................................... 25

1.4 CONTEÚDOS FUNCIONAIS ............................................................................................................................................................ 27

1.5 SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES ......................................................................................................................................................... 30

1.6 POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS .................................................................................................................................... 31

1.7 GESTÃO DE MEIOS .............................................................................................................................................................................. 33

2. POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO.................................................................................................................................................................. 34

3. SISTEMA DE INFORMAÇÃO ...................................................................................................................................................................... 36

3.1 Enquadramento ........................................................................................................................................................................................... 36

3.2 Formulários ................................................................................................................................................................................................... 38

4. ANÁLISE E SELEÇÃO DAS OPERAÇÕES .............................................................................................................................................. 39

4.1 Avisos para apresentação de candidaturas .................................................................................................................................... 39

4.2 Registo e submissão das candidaturas ............................................................................................................................................. 41

4.3 Circuito de análise de candidaturas ................................................................................................................................................... 44

4.3.1 Análise de Admissibilidade ........................................................................................................................................................... 45

4.3.2 Análise Técnica ................................................................................................................................................................................... 49

4.3.3 Parecer do Responsável da Análise (sobre resultados da análise técnica) ........................................................... 52

4.3.4 Audiência Prévia (sobre resultados da análise técnica) ................................................................................................. 54

4.3.5 Decisão Técnica De Aprovação E Termo De Aceitação (sobre resultados da análise técnica) .................... 56

4.3.6 Análise Financeira ............................................................................................................................................................................. 59

4.3.7 Pareceres De Análise........................................................................................................................................................................ 61


4

4.3.8 Parecer do Responsável da Análise .......................................................................................................................................... 61

4.3.9 Cabimentação da Operação .......................................................................................................................................................... 62

4.3.10 Audiência prévia (sobre resultados de análise financeira) ........................................................................................ 63

4.3.11 Decisão de aprovação e termo de aceitação ...................................................................................................................... 65

4.4 CIRCUITO DE ARQUIVAMENTO ........................................................................................................................................................... 67

4.5 CIRCUITO DE INDEFERIMENTO .......................................................................................................................................................... 68

5. GESTÃO E ACOMPANHAMENTO DAS OPERAÇÕES ...................................................................................................................... 71

5.1 Pedidos de alteração à decisão de aprovação ............................................................................................................................... 71

5.2 Comunicação do início da operação ................................................................................................................................................... 72

5.3 REGISTO DE EXECUÇÃO FÍSICA ........................................................................................................................................................... 74

5.4 Pedidos de reembolso e de saldo final .............................................................................................................................................. 75

5.4.1 Submissão ............................................................................................................................................................................................. 75

5.4.2 Análise ..................................................................................................................................................................................................... 77

5.4.3 Parecer técnico ................................................................................................................................................................................... 78

5.4.4 Parecer do responsável de análise ............................................................................................................................................ 79

5.4.5 Audiência de interessados em sede de pedido de pagamento de saldo ................................................................. 80

5.4.6 Decisão de aprovação ...................................................................................................................................................................... 81

5.4.7 Pagamentos, suspensões e reversões de créditos ............................................................................................................. 82

5.5 Revogações da Decisão............................................................................................................................................................................. 85

6. VERIFICAÇÕES DE GESTÃO............................................................................................................................................................ 88

6.1 ENQUADRAMENTO ............................................................................................................................................................................. 88

6.2 ORGANIZAÇÃO DOS RECURSOS ............................................................................................................................................... 89

6.3 NORMAS GERAIS DE EXECUÇÃO DAS VERIFICAÇÕES DE GESTÃO ............................................................ 91

6.4 VERIFICAÇÕES ADMINISTRATIVAS ..................................................................................................................................... 93

6.5 VERIFICAÇÕES NO LOCAL DAS OPERAÇÕES ................................................................................................................ 96

6.6 RECOMENDAÇÕES ............................................................................................................................................................................ 103

6.7 PARTICIPAÇÕES ................................................................................................................................................................................ 103

6.8 REQUISITOS SOBRE OS DOCUMENTOS DE TRABALHO (PROVA FACTUAL) .................................... 104

7. TRATAMENTO DE DENÚNCIAS ................................................................................................................................................ 106

8. ESTRATÉGIA ANTIFRAUDE ......................................................................................................................................................... 109

9. ANÁLISE E GESTÃO DO RISCO ................................................................................................................................................. 125

10. COMUNICAÇÕES DE IRREGULARIDADES ..................................................................................................................... 132

10.1 Conceitos relativos às irregularidades ....................................................................................................................................... 132

10.2 Preparação de uma comunicação de irregularidades ......................................................................................................... 135


5

11. MONITORIZAÇÃO E SUPERVISÃO DA AG ..................................................................................................................... 137

12. TRATAMENTO DE AUDITORIAS ........................................................................................................................................... 139

12.1 AUDITORIAS DE OPERAÇÕES .............................................................................................................................................. 139

12.2 AUDITORIAS DE SISTEMAS ................................................................................................................................................... 142

13. MONITORIZAÇÃO ESTRATÉGICA ........................................................................................................................................ 144

14. REVISÃO DO MANUA L .................................................................................................................................................................. 145


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Listagem de Anexos

Anexo 1 Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro

Anexo 2 Regulamento (UE) n.º 223/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de

março

Anexo 3 Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho

Anexo 4 Decreto Legislativo Regional n.º 14/2013/A, de 3 de outubro

Anexo 5 Decreto Regulamentar Regional n.º 2/2014/A, de 24 de janeiro

Anexo 6 Contrato de delegação de competências da AG do PO APMC no ISSA, IPRA

Anexo 7 Organograma do ISSA, IPRA

Anexo 8 Checklist de Requisitos de Análise Técnica da TO 1.2.2

Anexo 9 Grelha de Análise da TO 1.2.2

Anexo 10 Nota Explicativa da grelha de análise da TO 1.2.2

Anexo 11 Artigo.º 122º CPA

Anexo 12 Notificações das suspensões de pagamentos

Anexo 13 Checklists das verificações de gestão da TO 1.2.2

Anexo 14 Checklists das verificações de contratação pública

Anexo 15 Minuta da notificação de verificação no local

Anexo 16 Modelo de relatório de verificação no local

Anexo 17 Minutas das notificações ao denunciante e entidade

Anexo 18 Modelo de relatório de verificação administrativa reativa

Anexo 19 Código de Ética do ISSA, IPRA

Anexo 20 Declaração de Conflitos de Interesses

Anexo 21 Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas do ISSA, IPRA

Anexo 22 Regulamento Delegado (UE) n.º 532/2014 da Comissão, de 13 de março


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GLOSSÁRIO DE SIGLAS E ACRÓNIMOS

A

AA - Autoridade de Auditoria

AC - Autoridade de Certificação

ACA – Autoridade de Certificação e de Auditoria

AD&C - Agência, I.P.

AFCOS - Serviço de Coordenação Anti Fraude

AG - Autoridade de Gestão

AT - Autoridade Tributária e Aduaneira

C

CA - Comissão de Acompanhamento

CD - Comissão Diretiva / Conselho Diretivo

CE - Comissão Europeia

CEFAPA – Centro de Formação da Administração Publica dos Açores

CIC - Comissão Interministerial de Coordenação do Portugal 2020

CCP – Código dos Contratos Públicos

CPA - Código do Procedimento Administrativo

CPN - Contrapartida Pública Nacional

D

DAS – Departamento de Acção Social

DGFOC – Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta

DGR – Departamento de Gestão de Recursos

DD - Declaração de Despesa


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DRHAS – Divisão de Recursos Humanos e Apoio Jurídico

DTF - Desenhos Técnico Funcionais

F

FC – Fundos Comunitários

FEAC - Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas

FEEI - Fundos Europeus Estruturais e de Investimento

FEDER - Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional

FSE - Fundo Social Europeu

I

IGF - Inspeção Geral das Finanças

ISS - Instituto da Segurança Social, I.P.

ISSA, IPRA - Instituto da Segurança Social dos Açores, I.P.R.A.

N

NIF – Número de Identificação Fiscal

NISS - Número de Identificação da Segurança Social

NAJC – Núcleo de Apoio Jurídico e de Contencioso

NPOC – Núcleo de Planeamento, Organização e Comunicação

O

OI - Organismo intermédio

OISG - Organismo intermédio com subvenção global

OLAF - Organismo Europeu de Luta Antifraude

PCAAC - Programa Comunitário de Ajuda Alimentar a Carenciados

PO - Programa Operacional


9

PO APMC - Programa Operacional de Apoio às Pessoas Mais Carenciadas

Q

QREN - Quadro de Referência Estratégico Nacional

S

SI FEAC - Sistema de Informação do Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas

SIADAPRA - Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública da

Região Autónoma dos Açores

SIIFSE – Sistema de Informação do Fundo Social Europeu

SISS - Sistema de Informação da Segurança Social

T

TO - Tipologia de Operações

U

UAC - Unidade Auditoria e Controlo

UC - Unidade de Coordenação

UE - União Europeia

UFME – Unidade Financeira e Monitorização Estratégica

UGO - Unidade de Gestão Operacional


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Introdução

O Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro (Anexo 1), que estabelece o modelo de governação

dos Fundos Europeus Estruturais e de Investimento (FEEI), aplicável, com as devidas adaptações,

ao Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (FEAC), bem como a estrutura orgânica

relativa ao exercício, designadamente, das competências de apoio, monitorização, gestão,

acompanhamento e avaliação, certificação, auditoria e controlo, confere através do artigo 37º que o

exercício das competências de gestão pode ser delegado pela Autoridade de Gestão (AG) em

Organismos Intermédios (OI), mediante celebração de acordo escrito, doravante designado por

contrato de delegação de competências.

Neste enquadramento legal, e ambicionando alcançar os maiores níveis possíveis de racionalização,

em matéria de gestão e aplicação dos fundos acometidos à AG, foi encetado um processo estreito de

articulação com o Instituto da Segurança da Segurança Social dos Açores, I.P.R.A., doravante

designado por ISSA, IPRA com a pretensão de celebrar um contrato de delegação de competências

de gestão de determinadas tipologias de operações, designada por «subvenção global», nos termos

do n.º 7 do artigo 31.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014 (Anexo 2), do Parlamento Europeu e do

Conselho, de 11 de março, uma vez demonstradas as necessárias garantias de solvabilidade, de

competência nos domínios em causa e de capacidade em matéria de gestão administrativa e

financeira.

Assim, e nos termos previstos na alínea g) do n.º 2 do artigo 10º do Decreto-Lei nº 137/2014, a

Comissão Interministerial de Coordenação (CIC Portugal 2020) homologou a designação do ISSA,

IPRA enquanto organismo intermédio, sob proposta da Autoridade de Gestão do Programa

Operacional de Apoio a Pessoas Mais Carenciadas (PO APMC) e após parecer da Agência para o

Desenvolvimento e Coesão, I. P. (Agência, I.P.), na qualidade de órgão de coordenação técnica.

Neste contexto, foi celebrado em 1 de fevereiro de 2016, entre a Autoridade de Gestão do PO APMC

e o ISSA, IPRA um Contrato de Delegação de Competências enquanto Organismo Intermédio, com o

estabelecimento de subvenção global, nos termos do nos termos do n.º 7 do artigo 31.º do

Regulamento da União Europeia (UE) n.º 223/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11

de março.

É neste âmbito que se enquadra o presente Manual de Procedimentos do ISSA, IPRA que

sistematiza os procedimentos e circuitos adotados na gestão e aplicação dos apoios do Fundo de


11

Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (FEAC) – instituído pelo Regulamento (UE) n.º

223/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de março - os quais constituem o garante

do rigor, integridade, transparência, eficiência e eficácia na aplicação e gestão deste fundo público.

Pese embora o contrato de delegação de competências abranja as Tipologias de Operações (TO)

1.2.2 – Distribuição de géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade e 2.1.2 –

Fornecimento de Refeições diárias gratuitas do Programa Operacional de Apoio às Pessoas Mais

Carenciadas, cuja regulamentação geral e específica consta da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de

junho (Anexo 3), o presente manual de procedimentos regula apenas o funcionamento da Tipologia

de Operações 1.2.2. - Distribuição de géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade.

Com efeito, uma vez que se pretende executar a Tipologia de Operações 2.1.2 – Fornecimento de

Refeições diárias gratuitas do Programa Operacional de Apoio às Pessoas Mais Carenciadas na

modalidade de custos simplificados e que não se encontra, à presente data, definida a respetiva

metodologia de financiamento, não foi possível criar, nesta fase, os procedimentos e instrumentos

necessários à respetiva implementação.

Este manual assume-se como um instrumento de apoio fundamental para o exercício das funções

do ISSA, IPRA enquanto Organismo Intermédio deste programa, completando ou concatenando

procedimentos que são desenvolvidos pela respetiva plataforma tecnológica de suporte - Sistema

de Informação do FEAC (SI FEAC).

Este manual assumirá ainda particular relevância, no âmbito das auditorias e controlos a realizar

pelos organismos externos envolvidos no sistema de gestão e controlo (Autoridades de Certificação

e de Auditoria, Tribunais de Contas e Comissão Europeia), possibilitando-lhes compreender, com a

devida celeridade e clareza, a forma como se realizam todas as tarefas inerentes ao funcionamento

deste Programa Operacional (PO).

Trata-se de um documento evolutivo, que vai acolher os ajustamentos e melhoramentos que sejam

considerados convenientes, designadamente introdução de novos procedimentos e/ou alteração

dos pré-existentes, de forma a atualizar o documento à realidade e às necessidades sentidas com a

prática de gestão do programa. Qualquer alteração será aprovada pela AG.


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1. ORGANISMO INTERMÉDIO

1.1 APRESENTAÇÃO (MISSÃO E ATRIBUIÇÕES)

O Instituto da Segurança Social dos Açores, I.P.R.A, foi criado pelo Decreto Legislativo Regional n.º

14/2013/A, de 3 de outubro de 2013 (Anexo 4).

Resultou da fusão das instituições de segurança social da Região Autónoma dos Açores,

designadamente o Instituto para o Desenvolvimento Social dos Açores, I.P.R.A. e do Instituto de

Gestão Financeira da Segurança Social nos Açores, I.P.R.A.

Os estatutos do ISSA, IPRA foram aprovados pelo Decreto Regulamentar Regional n.º 2 /2014/A,

de 24 de janeiro de 2014 (Anexo 5).

Os Órgãos do ISSA, IPRA, são:

Conselho Diretivo (CD) - constituído por Presidente, Vice-presidente e Vogal.

Fiscal Único

O ISSA, IPRA é um instituto público dotado de autonomia administrativa, financeira e patrimonial.

Tem sede na ilha Terceira e o âmbito geográfico de atuação corresponde à Região Autónoma dos

Açores.

Está sujeito à tutela do membro do Governo Regional com competência em matéria de

solidariedade e segurança social.

Compete ao ISSA, IPRA assegurar, na Região Autónoma dos Açores, a gestão dos regimes de

segurança social, o reconhecimento dos direitos e o cumprimento das obrigações nos domínios das

contribuições e prestações sociais, garantir a eficiência dos serviços permitindo o acesso a todos os

cidadãos e assegurar a proteção e inclusão social.

Assim, são atribuições do ISSA, IPRA:

a) Gerir os regimes de segurança social que por lei ou regulamento sejam cometidos às instituições

de segurança social na Região Autónoma dos Açores;

b) Estudar e propor medidas visando a permanente adequação dos regimes;

c) Colaborar na definição e adequação da política financeira da segurança social;

d) Participar na elaboração do plano global da segurança social;


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e) Preparar o orçamento da segurança social da Região Autónoma dos Açores, apreciando,

integrando e compatibilizando os orçamentos parcelares, e assegurar, coordenar e controlar a

respetiva execução;

f) Elaborar a conta da segurança social da Região Autónoma dos Açores, a submeter à aprovação

dos órgãos competentes;

g) Colaborar na definição dos procedimentos contabilísticos a adotar no sistema da segurança

social;

h) Assegurar o desenvolvimento de ações de natureza preventiva, terapêutica e promocional, numa

perspetiva integrada e tendencialmente personalizada para a consecução dos objetivos da ação

social;

i) Promover a mobilização de recursos da própria comunidade na prossecução das ações a que se

refere a alínea anterior;

j) Colaborar no estudo de medidas de política e intervenção social;

k) Celebrar acordos, contratos ou protocolos de cooperação;

l) Fiscalizar os serviços e equipamentos de apoio social, incluindo os de fins lucrativos;

m) Garantir o cumprimento dos direitos e obrigações dos beneficiários e contribuintes do sistema

de segurança social da Região;

n) Assegurar, nos termos da lei, assessoria técnica aos tribunais em matéria de promoção e

proteção de crianças e jovens em risco e tutelar cível;

o) Exercer os poderes sancionatórios no âmbito dos ilícitos de mera ordenação social relativos aos

serviços e equipamentos de apoio social, incluindo os de fins lucrativos, e a beneficiários e

contribuintes, nos termos legais;

p) Proceder à recolha, tratamento e elaboração de dados estatísticos de interesse específico para a

ação da segurança social;

q) Colaborar na verificação, acompanhamento, avaliação e informação, nos domínios orçamental,

económico e patrimonial, da atividade dos organismos e serviços que integram o sistema de

segurança social regional, no âmbito do sistema de controlo interno da administração financeira do

Estado;

r) Assegurar a gestão e administração dos bens e direitos de que seja titular e que constituem o

património da segurança social da Região Autónoma dos Açores;

s) Promover, no âmbito da segurança social da Região Autónoma dos Açores, estudos e avaliações

do património;

t) Otimizar a gestão dos recursos financeiros da segurança social da Região Autónoma dos Açores;

u) Receber as contribuições e quotizações, assegurando e controlando a sua arrecadação, bem

como a dos demais recursos financeiros consignados no orçamento da segurança social da Região

Autónoma dos Açores;


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v) Assegurar o abastecimento financeiro dos organismos e serviços com suporte no orçamento da

segurança social da Região Autónoma dos Açores;

w) Assegurar a rendibilização de excedentes de tesouraria, nomeadamente mediante o recurso a

instrumentos disponíveis no mercado;

x) Exercer as demais atribuições previstas na lei.

Pelos motivos acima expostos, e atenta a organização, composição e valências da estrutura de

recursos humanos afeta ao ISSA, IPRA, descrita nos subpontos 1.3 a 1.7. deste manual, considera-se

que se encontram asseguradas as necessárias garantias de solvabilidade e capacidade em matéria

administrativa e financeira para o exercício das funções delegadas.

1.2 CONTRATUALIZAÇÃO

1.2.1 Descrição das Competências Delegada pela AG

O ISSA, IPRA, enquanto entidade pública de referência na promoção da coesão social, é o

serviço/organismo regional que tem por missão garantir e promover a proteção e inclusão social

dos cidadãos e das cidadãs, no âmbito do sistema de segurança social, reconhecendo os direitos e

assegurando o cumprimento das obrigações dos beneficiários do referido sistema e, como tal, é a

entidade coordenadora dos respetivos instrumentos de políticas públicas de ação e apoio social,

incluindo o desenvolvimento de medidas de combate à pobreza.

O ISSA, IPRA pelo papel interventivo no desenvolvimento de medidas de combate à pobreza e de

promoção da inclusão social, bem como, pela atuação como entidade promotora do programa de

distribuição de alimentos em Portugal (PCAAC) na Região Autónoma dos Açores, disponibiliza-se a

assumir a gestão do financiamento comunitário das operações a apoiar no âmbito das Tipologias de

Operações 1.2.2 – Distribuição de Géneros Alimentares e de Primeira Necessidade” e 2.1.2 –

“Fornecimento de Refeições Diárias Gratuitas” do PO APMC.

Nos termos previstos na alínea h) do n.º 2 do artigo 5.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho,

a Comissão Interministerial de Coordenação (CIC Portugal 2020) aprovou, sob proposta da

Autoridade de Gestão do Programa Operacional de Apoio às Pessoas Mais Carenciadas (PO APMC),

a designação do ISSA, IPRA enquanto organismo intermédio, e a delegação das competências objeto

do contrato.


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Assim, as competências delegadas no ISSA, IPRA enquanto Organismo Intermédio com subvenção

global, nos termos do contrato celebrado (Anexo 6), são seguintes:

a) Aplicar os critérios de seleção definidos na regulamentação específica e nos Avisos de

apresentação de candidaturas (n.º 3 do artigo 35.º da Portaria n.º190-B/2015, de 26 de junho);

b) Assegurar que a operação selecionada corresponde ao âmbito do fundo em causa e pode ser

atribuída à categoria de intervenção (alínea c) n.º 1 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de

12 de setembro);

c) Aprovar as candidaturas a financiamento que, reunindo condições de elegibilidade, têm mérito

adequado para receberem apoio financeiro (alínea c) do n.º 1 do artigo 27.º do Decreto-Lei n.º

137/2014, de 12 de setembro);

d) Assegurar que seja disponibilizado ao beneficiário um documento sobre as condições de apoio

para cada operação, incluindo os requisitos específicos aplicáveis aos produtos ou serviços a

realizar no âmbito da operação, o plano de financiamento e o prazo de execução (alínea d) do n.º 1

do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);

e) Verificar se o beneficiário tem capacidade administrativa, financeira e operacional para cumprir

as condições de apoio de cada operação, antes da respetiva aprovação, quando aplicável (alínea e)

do n.º 1 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);

f) Verificar se a operação a selecionar tem enquadramento nas elegibilidades específicas do PO

APMC, bem como adequação técnica aos objetivos e finalidades específicas visadas, e se ficou

objetivamente demonstrada a sua viabilidade e sustentabilidade económica e financeira (alínea f)


g) Verificar se foi cumprida a legislação aplicável à operação em causa, sempre que a operação

tenha início antes da apresentação do pedido de financiamento à Autoridade de Gestão (alínea g)


h) Verificar a realização efetiva dos produtos e serviços cofinanciados, o cumprimento das metas

contratualizadas aquando da aprovação e o pagamento da despesa declarada pelos beneficiários,

bem como a sua conformidade com a legislação aplicável, com o PO APMC e com as condições de

apoio da operação (alínea a) do n.º 2 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de

setembro);

i) Garantir que os beneficiários envolvidos na execução das operações reembolsadas com base em

custos elegíveis efetivamente suportados utilizam um sistema contabilístico separado para todas as

transações relacionadas com a operação ou a codificação contabilística fiscalmente aceite (alínea b)


j) Adotar medidas antifraude eficazes e proporcionadas, tendo em conta os riscos identificados

(alínea c) do n.º 2 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);


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k) Estabelecer procedimentos para que todos os documentos de despesa e das auditorias sejam

conservados em conformidade com o disposto no Regulamento (UE) n.º 223/2014, do Parlamento

Europeu e do Conselho, de 11 de março de 2014, nomeadamente para garantir uma pista de

auditoria adequada, ou com disposições legais nacionais, quando estas imponham prazos mais

alargados (alínea d) do n.º 2 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);

l) Garantir que os dados sobre cada operação, que sejam necessários para os exercícios de

monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria, são recolhidos e introduzidos no

SI FEAC, disponibilizado pela Autoridade de Gestão, e que os dados sobre os indicadores são,

quando aplicável, desagregados por sexo (alínea e) do n.º 3 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º

137/2014, de 12 de setembro);

m) Realizar verificações administrativas relativamente a cada pedido de reembolso por parte dos

beneficiários (alínea a) do n.º 4 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);

n) Realizar verificações das operações in loco (alínea b) do n.º 4 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º

137/2014, de 12 de setembro), as quais podem ser realizadas por amostragem (n.º 6 do artigo 26.º

do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);

o) Garantir uma separação adequada de funções no âmbito das verificações de gestão (n.º 7 do

artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro).

1.2.2. Identificação do Contrato de Delegação de Competências, Data e

Principais Disposições, Designadamente as Responsabilidades e

Obrigações

O Contrato de delegação de competências no ISSA, IPRA, celebrado a 1 de fevereiro de 2016, define,

nos termos da legislação aplicável, as condições, procedimentos, prazos e demais obrigações

aplicáveis no relacionamento entre a Autoridade de Gestão do PO APMC e o ISSA, IPRA no âmbito

do exercício das competências de gestão que lhe são delegadas, no respeito pelos princípios da

Transparência de Procedimentos, Afetação Adequada de Recursos, Partilha de Informação,

Responsabilização Partilhada e Segregação das Funções de Gestão e da Prevenção de Conflitos de

Interesses.

Os termos que constam do contrato estabelecem, respetivamente, o modelo de governação, as

regras gerais de aplicação dos Programas Operacionais financiados pelos FEEI (com as devidas

adaptações) e ainda o Regulamento Geral do Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas mais


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Carenciadas (FEAC) e o Regulamento Específico do Programa Operacional de Apoio às Pessoas mais

Carenciadas (PO APMC).

Ainda e de acordo, com o Cláusula 9.ª do Contrato de Delegação de Competências, ao ISSA, IPRA

compete:

a) Programar com a devida antecedência, em estreita articulação com a Autoridade de Gestão do

PO APMC, as datas de abertura dos procedimentos concursais para a apresentação das

candidaturas no âmbito das Tipologias de Operações objeto do contrato, com vista à elaboração

e divulgação prévia do plano anual de abertura de candidaturas do Programa (n.º 5 do artigo

19.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);

b) Elaborar os avisos para apresentação das candidaturas e remetê-los para validação da

Autoridade de Gestão no prazo por esta concedido;

c) Elaborar um sistema de gestão e controlo interno que respeite o modelo adotado pela

Autoridade de Gestão do PO APMC, suscetível de permitir a prevenção e a deteção de

irregularidades, bem como a adoção de medidas corretivas oportunas e adequadas;

d) Submeter à aprovação da Autoridade de Gestão, na data estipulada, a programação anual das

verificações no local;

e) Criar manuais de procedimentos que definam as normas e a forma de aplicação das condições

de acesso e financiamento das entidades beneficiárias, bem como as normas das verificações de

gestão, sujeitando-os a parecer vinculativo da AG do PO APMC;

f) Garantir que não são selecionadas operações que tenham sido materialmente concluídas ou

totalmente executadas antes da apresentação do pedido de financiamento pelo beneficiário (n.º

3 do artigo 22.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014, de 11 de março);

g) Assegurar a organização dos processos de candidatura de operações ao financiamento (alínea h)


h) Assegurar a permanente atualização das operações no SI FEAC, a fim de permitir à Autoridade

de Gestão do PO APMC conhecer, de forma permanente e acessível, todos os elementos

pertinentes relativos às candidaturas rececionadas, apreciadas e aprovadas, e os referentes à

execução física e financeira das operações;

i) Colaborar com a Autoridade de Gestão no apuramento dos Indicadores Comuns para os apoios

do FEAC definidos no anexo do Regulamento Delegado (UE) n.º 1255/2014, de 17 de julho;

j) Garantir o cumprimento dos normativos aplicáveis, designadamente nos domínios da

concorrência, da contratação pública, do ambiente e da igualdade de oportunidades e,

concretamente, da igualdade entre homens e mulheres, quando aplicável (alínea i) do n.º 1 do

artigo 27.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);

k) Garantir o cumprimento dos requisitos em matéria de informação e publicidade estabelecidos

na estratégia de comunicação do Portugal 2020 e nos normativos europeus e nacionais


18

aplicáveis, informando os potenciais beneficiários e o público em geral nas ações de

comunicação, sobre os apoios concedidos no âmbito da subvenção global (alínea r) do n.º 1 do

artigo 27.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro, conjugada com o artigo 23.º da

Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho);

l) Cumprir a regulamentação específica aplicável e as recomendações da Autoridade de Gestão do

PO APMC e ainda das Autoridades de Certificação e de Auditoria (ACA);

m) Prestar todas as informações e facultar todos os elementos que lhe sejam solicitados pela AG do

PO APMC.

O ISSA, IPRA é ainda responsável pelo cumprimento das obrigações previstas nas disposições legais

ou regulamentares que, de forma direta ou indireta, se relacionem com o exercício das

competências delegadas e a sua atuação no âmbito do contrato rege-se pelos princípios e

orientações técnicas ou de gestão que se encontrem ou venham a ser definidas pela Autoridade de

Gestão do PO APMC.

No contrato de delegação de competências consta ainda, a propósito da segregação de funções, que

o ISSA, IPRA não pode assumir a qualidade de entidade beneficiária no âmbito das Tipologias de

Operações objeto do presente contrato, na modalidade de procedimento concursal, constituindo

como única exceção, nos termos do disposto nos n.º 4 e 5 do artigo 61.º da Portaria n.º 190-B/2015,

de 26 de junho, as situações em que se verifique, no âmbito da Tipologia de Operações “Distribuição

de géneros alimentares e ou de bens de primeira necessidade”, quando num território não existem

operações selecionadas que garantam a distribuição dos alimentos, podendo, nesse caso, essa

função ser assegurada pelo ISSA, IPRA, mediante convite da Autoridade de Gestão.

O ISSA, IPRA enquanto OI, acede ao financiamento do PO APMC para a gestão do seu contrato de

delegação de competências, apresentando, para o efeito, candidatura à Assistência Técnica do

programa, dentro dos orçamentos contratualizados para o efeito.

1.2.3 Tipologias de Operações em que o ISSA, IPRA é Organismo Intermédio com Subvenção Global

O contrato de delegação de competências celebrado entre a Autoridade de Gestão do PO APMC e o

ISSA, IPRA assume a forma de contrato de subvenção global, abrangendo duas tipologias de

operações:


19

ID Tipologia de operações

1.2.2 Distribuição de géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade - Açores

2.1.2 Fornecimento de refeições diárias gratuitas

1.2.3.1 Distribuição de géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade

De acordo com a Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho que aprovou o Regulamento Geral do

FEAC, bem como a regulamentação específica do PO APMC, no âmbito da Tipologia de Operações

1.2.2 são elegíveis as operações que visem a distribuição às pessoas mais carenciadas da Região

Autónoma dos Açores, por organizações parceiras, públicas ou privadas, de géneros alimentares e

ou de bens de primeira necessidade adquiridos no âmbito das operações de aquisição, bem como o

desenvolvimento de medidas de acompanhamento com vista à inclusão social daquelas.

Esta distribuição efetua-se mediante a entrega direta dos produtos às pessoas mais carenciadas nas

instalações da entidade parceira ou no domicílio das pessoas carenciadas.

As operações apoiadas, no âmbito da Tipologia 1.2.2 - Distribuição de géneros alimentares e ou

bens de primeira necessidade – Açores, são definidas aquando da abertura de candidaturas e

podem ter uma duração máxima de 36 meses.

Podem ser beneficiários deste tipo de operação as pessoas coletivas de direito público e privado

sem fins lucrativos, incluindo do setor cooperativo. Os beneficiários nesta operação assumem a

qualidade de organizações parceiras de acordo com as seguintes modalidades:

a) Polo de receção, ao qual compete receber e armazenar os géneros alimentares e ou de

bens de primeira necessidade, garantindo a respetiva entrega e boa receção pelas

entidades parceiras mediadoras, que os distribuem diretamente aos destinatários finais;

b) Mediadora, à qual cabe a distribuição direta dos géneros alimentares e ou de bens de

primeira necessidade aos destinatários finais.

As candidaturas às operações de distribuição de alimentos correspondem a territórios delimitados,

a definir no aviso de abertura de candidaturas.

As candidaturas a esta tipologia podem ser apresentadas em parceria, resultando no envolvimento

concertado de diversas entidades na concretização de uma operação, assumindo-se como parceiras


20

na prossecução desse objetivo comum, tendo em vista a consolidação de sinergias para o

desenvolvimento das respetivas ações que integram a operação cofinanciada.

No âmbito desta operação são elegíveis as despesas de natureza administrativa, de transporte e de

armazenamento, as quais são financiadas a uma taxa fixa de 5 % do valor dos géneros alimentares e

ou bens de primeira necessidade, bem como as despesas com as medidas de acompanhamento que

são financiadas a uma taxa fixa de 5 % do valor dos géneros alimentares e ou bens de primeira

necessidade.

1.2.3.2 Fornecimento de Refeições Diárias Gratuitas

A Tipologia de Operações 2.1.2 visa apoiar o fornecimento gratuito e diário de refeições

confecionadas às pessoas mais carenciadas, tendo por base a rede de serviços e equipamentos

sociais existentes localizados na Região Autónoma dos Açores.

São elegíveis no âmbito desta Tipologia as operações que visem fornecer gratuitamente refeições

diárias às pessoas mais carenciadas, que residam na área de intervenção dos beneficiários, tendo

por base os serviços e equipamentos sociais existentes, potenciando o funcionamento dos mesmos.

Através do apoio atribuído, os beneficiários adquirem os géneros alimentares, confecionam, e

distribuem gratuitamente as refeições às pessoas mais carenciadas. É elegível o fornecimento até

duas refeições diárias por destinatário final. O consumo destas refeições pode ser efetuado no

domicílio, desde que devidamente embaladas e acondicionadas, ou nas instalações do beneficiário.

As caraterísticas gerais das refeições são definidas pelo organismo responsável pela execução das

políticas de proteção social.

As operações apoiadas no âmbito da Tipologia 2.1.2 - Fornecimento de refeições diárias gratuitas

são definidas aquando da abertura de candidaturas e podem ter uma duração máxima de 24 meses.

Podem ser beneficiárias as pessoas coletivas de direito privado sem fins lucrativos, incluindo do

setor cooperativo.

No âmbito destas operações são elegíveis as despesas com a aquisição de alimentos e as despesas

de natureza administrativa, de transporte e de armazenamento, sendo que a modalidade de custos

simplificados e as respetivas normas de aplicação, depois de aprovadas pela CIC Portugal 2020,

serão divulgadas às entidades beneficiárias em sede de aviso de abertura de candidaturas.


21

1.2.4 Identificação dos Montantes da Subvenção Global

O Contrato de Delegação de Competências celebrado entre AG e o ISSA, IPRA designa-se por

“subvenção global”.

De acordo com a cláusula 7.ª do Contrato de Delegação de Competências, o limite máximo das

comparticipações financeiras, comunitária e nacional, concedidas é de 1.226.542 € com a seguinte

distribuição por tipologia de operações:

Un:€/DPT

MEDIDAS 2015-2020

Medida 1 – Distribuição de Géneros Alimentares e/ou bens de Primeira Necessidade 849.276

Bens Alimentares 672.623

Dos quais, Medidas de Acompanhamento Bens Alimentares 336.311

Bens Materiais 176.536

Dos quais, Medidas de Acompanhamento Bens Materiais 88.326

Medida 2 – Fornecimento de Refeições Diárias Gratuitas 377.267

Bens Alimentares 377.267

TOTAL 1.226.542


22

1.3 ORGANOGRAMA DO ISSA, IPRA

O Instituto da Segurança Social dos Açores, I.P.R.A, foi criado pelo Decreto Legislativo Regional n.º

14/2013/A, de 3 de outubro de 2013 (Anexo 4).

Os estatutos do ISSA, I.P.R.A. foram aprovados pelo Decreto Regulamentar Regional n.º 2 /2014/A,

de 24 de janeiro de 2014 (Anexo 5).

O ISSA, IPRA é composto por:

Departamento de Prestações e Contribuições;

Departamento de Atendimento e Fiscalização;

Departamento de Ação Social;

Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta;

Departamento de Gestão de Recursos;

Núcleo de processo Executivo.

O organograma do ISSA, I.P.R.A, apresenta-se da seguinte forma (ver Anexo 7):

1 — O Departamento de Prestações e Contribuições compreende:

a) A Divisão de Enquadramento;

b) A Divisão de Contribuições;

c) A Divisão de Prestações Diferidas;

d) A Divisão de Prestações Pecuniárias — Regime de Solidariedade e Proteção Familiar;

e) A Divisão de Prestações Pecuniárias — Regime Previdencial.

2 — O Departamento de Atendimento e Inspeção compreende os seguintes núcleos de

atendimento:

a) Núcleo de Atendimento de Ponta Delgada;

b) Núcleo de Atendimento de Povoação, Nordeste, Vila Franca do Campo e Lagoa;

c) Núcleo de Atendimento da Ribeira Grande;

d) Núcleo de Atendimento de Santa Maria;

e) Núcleo de Atendimento do Faial;

f) Núcleo de Atendimento de Angra do Heroísmo;

g) Núcleo de Atendimento da Praia da Vitória;

h) Núcleo de Atendimento da Graciosa;


23

i) Núcleo de Atendimento de São Jorge;

j) Núcleo de Atendimento do Pico;

k) Núcleo de Atendimento das Flores e Corvo.

3 - O Departamento de Ação Social compreende:

a)A Divisão de Apoio às Respostas Sociais;

b) A Divisão de Ação Social de São Miguel Sul;

c) A Divisão de Ação Social de São Miguel Norte;

d) A Divisão de Ação Social da Terceira;

e) A Divisão de Ação Social do Faial;

f ) O Núcleo de Ação Social de Santa Maria;

g) O Núcleo de Ação Social da Graciosa;

h) O Núcleo de Ação Social do Pico;

i) O Núcleo de Ação Social de São Jorge;

j) O Núcleo de Ação Social das Flores e Corvo.

4 - O Departamento de Gestão de Recursos compreende:

a) A Divisão de Recursos Humanos e Apoio Jurídico;

b) A Divisão de Património e Contratação Pública;

c) A Divisão de Sistemas e Tecnologias de Informação;

d) O Núcleo de Planeamento, Organização e Comunicação.

5 - Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta compreende:

a) A Divisão de Gestão Financeira;

b) A Divisão de Orçamento e Conta.


24

1.3.1 ORGANOGRAMA DO OI

Decorrente do contrato de delegação de competências celebrado no âmbito do PO APMC, o ISSA,

IPRA terá competências de gestão no âmbito das Tipologias de Operações 1.2.2 e 2.1.2 do

Programa, sendo que as mesmas serão asseguradas tendo por base o organograma seguinte:

Conselho Diretivo

do ISSA, IPRA

Interlocutor do PO APMC (DAS)

DAS/ DGFOC

Análise de Candidaturas / Análise de Pedido de Alterações / Verificações no Local - Relatores

(6 Técnicos do DAS)

Análise dos Pedidos de Reembolso/

Análise dos Pedidos de Saldo/

Verificação no Local Coadjuvantes

(2 Assistentes Técnicas do DGFOC)

DGR

AG do POAPMC


25

1.3.2. Estrutura Orgânica OI

Tendo presente a atual estrutura orgânica do ISSA, IPRA as competências a assumir nas Tipologias

em que é OI serão asseguradas por elementos que integram o Departamento de Acção Social,

Departamento de Gestão de Recursos e Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta os

quais intervêm no processo, em diferentes fases das operações.

Neste sentido, é o Departamento de Acção Social que terá a responsabilidade de articulação com a

Autoridade de Gestão do Programa Operacional, sendo que as funções técnicas que requerem maior

especificação serão da responsabilidade de 6 técnicos superiores que reportam diretamente ao

Diretor de Departamento.

1.3.3. Organização, Dimensão, Composição e Qualificação da equipa

A equipa do OI é constituída por:

Conselho Diretivo - Presidente do Conselho Diretivo (ou elemento do Conselho Diretivo em

regime de substituição), com funções de gestão atribuídas ao Organismo Intermédio e

Responsável pelas decisões sobre as candidaturas, os pedidos de alteração, os pedidos de

reembolso e pedidos de pagamento de saldo.

1 Dirigente do Departamento de Acção Social (DAS), com funções:

Articulação com a AG;

Emissão do parecer do responsável sobre as candidaturas e os pedidos de alteração;

Despacho dos relatórios de verificação no local;

Monitorização da execução das operações.

6 Técnicos do Departamento de Acção Social (DAS), responsáveis pelas seguintes funções:

Análise das candidaturas;

Análise do Pedido de Alterações;

Planeamento e implementação das ações de verificação no local das operações (3 Técnicos

relatores);

Criação do manual de procedimentos;

Participação no processo de validação dos DTF’s do Sistema de Informação do Fundo de

Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (SI FEAC) e respetivos testes, em colaboração


26

com um elemento do Departamento de Gestão de Recursos (Técnico Superior de

Informática).

2 Assistentes Técnicos do Departamento de Acção Social (DAS) com funções de apoio

administrativo e validação para a emissão das autorizações de pagamento.

1 Dirigente do Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta (DGFOC) do ISSA, IPRA

a quem compete:

Emissão do parecer do responsável de análise no âmbito dos pedidos de pagamento

(reembolso e saldo);

Monitorização da execução das operações.

2 Assistentes Técnicos do Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta (DGFOC),

com formação superior em Economia e Gestão, com funções de:

Apoio administrativo;

Análise dos Pedidos de Reembolso;

Análise dos Pedidos de Pagamento de Saldo Final;

Emissão das autorizações de pagamentos;

Verificação no local (coadjuvantes).

1 Dirigente do Departamento de Gestão de Recursos (DGR), Divisão de Património e

Contratação Pública (DPCP), com funções de:

Análise de reclamações e contestações;

Emissão de pareceres jurídicos.

1 Dirigente do Departamento de Gestão de Recursos (DGR), responsável pelas áreas da

avaliação do risco, estratégia antifraude e auditoria interna.

3 Técnicos Superiores do Departamento de Gestão de Recursos (DGR) designados para as

seguintes funções:

Acompanhamento das ações do SI FEAC ao longo da vigência do programa;

Auditoria Interna;

Avaliação do Risco e Estratégia Antifraude.


27

1.4 CONTEÚDOS FUNCIONAIS

Unidade Colaboradores

Formação

Académica

(as que

prevalecem)

Anos de

experiência

em áreas

semelhantes

(média)

Descrição da função

Conselho Diretivo

Presidente do CD (ou

elemento em

substituição)

Licenciatura em

Investigação

Social Aplicada

>10 anos

Funções de gestão atribuídas

ao Organismo Intermédio;

Responsável pelas decisões

sobre as candidaturas, os

pedidos de alteração os

pedidos de reembolso e

pedidos de pagamento de

saldo.

Departamento de

Acção Social

Dirigente - 1 Licenciatura em

Serviço Social 5 anos

Articulação com a AG;

Emissão do parecer sobre as

candidaturas e pedidos de

alteração;

Despacho dos relatórios de

verificação no local;

Monitorização da execução

das operações.

Técnicos Superiores - 6 Licenciatura em

Ciências Sociais >10 anos

Análise das candidaturas;

Análise do Pedido de

Alterações;

Planeamento e

implementação das ações de

verificação no local das

operações (relator);

Criação do manual de

procedimentos; Atualização

do Manual de

Procedimentos e de outros

instrumentos de gestão do

Organismo Intermédio;

Participação no processo de

validação dos DTF’s do SI


28

Unidade Colaboradores

Formação

Académica

(as que

prevalecem)

Anos de

experiência

em áreas

semelhantes

(média)

Descrição da função

FEAC e respetivos testes.

Assistentes Técnicos - 2 12.º ano >10 anos

Apoio Administrativo;

Validação para a emissão das

autorizações de pagamento.

Departamento de

Gestão Financeira

Orçamento e Conta

Dirigente - 1

Licenciatura em

Organização e

Gestão de

Empresas

>10 anos

Emissão do parecer do

responsável de análise nos

pedidos de reembolso e de

saldo; monitorização da

execução das operações.

Assistentes Técnicos - 2

Licenciatura em

Economia e

Gestão

4 anos

Apoio administrativo e

validação para a emissão

das autorizações de

pagamentos;

Análise dos pedidos de

reembolso;

Análise dos pedidos de

pagamento de saldo final;

Verificação no local

(coadjuvantes).

Departamento de

Gestão de Recursos


Direito 7 anos

Análise de reclamações e

contestações e pareceres

jurídicos.


Direito >10 anos

Responsável pelas áreas da

avaliação do risco,

estratégia antifraude e

auditoria interna.

Técnicos Superiores - 3

Licenciatura em

Ciências Sociais

e Informática

>10 anos

Acompanhamento das ações

do SI FEAC ao longo da

vigência do programa;

Auditoria Interna;

Avaliação do Risco e

Estratégia Antifraude.


29

Importa referir que os elementos que fazem parte da equipa OI não estão afetos a 100% às tarefas

inerentes à execução do contrato de delegação de competências. Efetivamente, a totalidade dos

colaboradores enumerados neste documento estão alocados a outras atividades desenvolvidas no

âmbito das atribuições e competências do ISSA, IPRA, pelo que qualquer um dos técnicos a imputar

ao Programa, estará afeto de acordo com o volume de tarefas a desenvolver enquanto membro da

equipa OI.

Tendo em conta a especificidade da Região Autónoma dos Açores, no que concerne à dispersão

geográfica das 9 Ilhas, e tendo em consideração as tarefas inerentes à equipa OI do ISSA, IPRA,

considera-se que os recursos humanos a afetar em cada função são suficientes em número, detendo

o conhecimento para a execução destas tarefas, destacando-se o envolvimento do Departamento de

Acção Social na execução da distribuição dos produtos alimentares do PCAAC aos beneficiários.

Por outro lado, sempre que, por algum motivo, algum dos recursos humanos afetos a esta equipa

tiver que abandonar a equipa ou tiver que se ausentar por um período prolongado de tempo, o

ISSA, IPRA assegura que o mesmo será substituído por outro colaborador, garantindo ainda que o

novo elemento é dotado do conhecimento necessário ao desenvolvimento das funções que assume,

evitando assim quaisquer interrupções no decurso normal do processo aquando da passagem do

“dossier”. Neste processo de reorganização interna será garantida a necessária segregação de

funções.

Por princípio, a equipa OI será constituída por pessoal afeto ao ISSA, IPRA. No entanto, em caso de

picos de trabalho ou de cumprimento de prazos apertados em que os recursos humanos internos se

venham a demonstrar insuficientes, poderá haver necessidade de recorrer a contratação externa

para reforçar a equipa OI.

Salienta-se ainda que os técnicos do Departamento de Acção Social assumirão funções de apoio,

qualificação e capacitação administrativa e técnica das entidades beneficiárias, dada a sua

proximidade no território, situação que se justifica, tendo em conta as alterações significativas que

ocorreram com a implementação do PO APMC face aos procedimentos anteriormente adotados no

PCAAC.

A responsabilidade da aprovação da decisão será da competência do Conselho Diretivo do ISSA,

IPRA.


30

1.5 SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES

De acordo com as orientações da Comissão Europeia, os OI´s que sejam responsáveis pela seleção e

aprovação de operações e pelas verificações de gestão, devem garantir uma adequada segregação

de funções entre estas tarefas, com vista a mitigar eventuais fatores de risco.

O ISSA, IPRA fica vinculado à obrigação de garantir a necessária segregação entre as funções de

seleção das operações, as quais envolvem as vertentes de análise de admissibilidade, análise técnica

e análise financeira das candidaturas e dos respetivos pedidos de alteração, e as funções de

verificações de gestão, que envolvem a análise de pedidos de reembolso/reembolso intermédio e

saldo final e os relatórios de verificação no local.

O ISSA, IPRA assegura ainda que o colaborador que procede à validação para a emissão das

autorizações de pagamentos, não tem qualquer intervenção na análise da candidatura e dos

pedidos de alteração, bem como na análise dos pedidos de reembolso e de saldo final, bem como

nas verificações de gestão.

Neste contexto, este Instituto assegura que um técnico que tenha procedido à análise ou seleção de

uma determinada operação, ou intervenha na análise de um pedido de alteração apresentado, não

procede à realização das verificações de gestão (verificações administrativas e verificações no local)

no âmbito dessa mesma operação.

A segregação de funções é também garantida sempre que se demonstrar necessário proceder à

substituição de algum colaborador afeto à equipa.

O Sistema de Informação do FEAC (SI FEAC) assume-se, neste contexto, como elemento adjuvante

fundamental para esta gestão, na medida em que permite o registo dos técnicos intervenientes em

todas as etapas relevantes do processo administrativo (etapas inerentes à seleção das operações e

etapas inerentes à realização das verificações de gestão) e, por conseguinte, fornece a segurança de

que a segregação de funções é efetiva e verificável.

Esta gestão da segregação de funções desenvolve-se através dum sistema de validação de acessos

às funcionalidades, que gera efetivos impedimentos.


31

1.6 POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS

No sentido de garantir o alinhamento com a estratégia antifraude delineado pelo ISSA, IPRA que

promove uma Política de Recursos Humanos adequada em matéria de prevenção e deteção da

fraude. Neste sentido e no que respeita ao processo de recrutamento e seleção de colaboradores, o

ISSA, IPRA/OI cumpre os procedimentos instituídos na Administração Pública, garantindo ainda

que os colaboradores têm as qualificações adequadas ao exercício das suas funções, que recebem

formação adequada e atualizada e que cada novo colaborador recebe formação de base

previamente ao início do exercício das suas funções.

Todos os colaboradores afetos à equipa cumprem no âmbito das respetivas funções a política de

ética e integridade em vigor no ISSA, IPRA.

Os trabalhadores afetos ao ISSA, IPRA/OI estão obrigados ao cumprimento dos princípios éticos

consignados no seu Código de Ética e aos princípios que regem a atuação da Administração Pública,

desempenhando as suas funções no respeito pelos princípios de legalidade, integridade,

independência, imparcialidade, proporcionalidade, confidencialidade e boa-fé, devendo as posições

assumidas pautar-se pelo rigor técnico, de modo a garantir uma atuação independente e isenta.

O recrutamento dos recursos humanos que integram o ISSA, IPRA/OI é efetuado por recurso aos

instrumentos da mobilidade geral previstos na Lei n.º 35/2014, de 20 de Junho e através de

celebração de contrato de trabalho em funções públicas a termos resolutivo.

Sempre que se verifiquem ausências prolongadas de colaboradores são desenvolvidos os

necessários exercícios de compensação entre a equipa técnica, avaliando-se o perfil dos técnicos

ausentes e o tipo de funções desempenhadas, com vista a encontrar uma solução de reafectação,

temporária ou permanente, suscetível de garantir o funcionamento normal do departamento a

consecução dos objetivos funcionais definidos. Esse processo de reorganização interna tem em

consideração os conhecimentos e a experiência profissional exigidos para o exercício das funções

em causa, sendo garantida a necessária segregação de funções.

O ISSA, IPRA/OI facilita o processo de integração de novos colaboradores na organização, dando a

conhecer as regras e valores da organização, possibilitando uma rápida identificação com a cultura

existente e contribuindo para uma rápida integração.


32

Os elementos que integram a equipa receberão as orientações necessárias para a boa execução das

tarefas que lhes são acometidas enquanto OI, quer através de reuniões, sessões de informação

presenciais ou em videoconferência, quer através de correio eletrónico com informação dos

procedimentos a adotar.

Tendo em conta a especificidade do Programa prevê-se que os elementos da equipa frequentem

ações de formação, organizadas pelo Centro de Formação da Administração Pública dos Açores

(CEFAPA) e ISSA, IPRA, que facilitem aquisição de conhecimentos e a execução das tarefas, nas

áreas a seguir sintetizadas:

TIPOLOGIA DA AÇÃO DE FORMAÇÃO

N.º DE AÇÕES

N.º DE PARTICIPANTES

FORMANDOS POR AÇÃO

N.º DE HORAS ESTIMADAS POR

AÇÃO DE FORMAÇÃO

Código dos Contratos Públicos

(CCP) (1) 1 4 30

Novo Código do Procedimento

Administrativo (CPA)(2) 1 5 28

SI FEAC (3) 2 17 16

(1) Formação ministrada por entidade externa ao ISSA, IPRA;

(2) Formação ministrada pelo “CEFAPA”;

(3) As ações de formação de “SI FEAC” incluem, para além da equipa OI e os técnicos das Divisões e Núcleos de Acção Social responsáveis

pelas ações de capacitação administrativa e técnica das entidades.

A avaliação dos colaboradores é efetuada através do Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do

Desempenho na Administração Pública da Região Autónoma dos Açores (SIADAPRA), de acordo

com o Decreto Legislativo Regional n.º 41 /2008/A, de 27 de agosto, alterado pelo Decreto

Legislativo Regional n.º 26/2015/A, de 23 de dezembro, a qual é implementada nos termos e

prazos definidos na lei.


33

1.7 GESTÃO DE MEIOS

Para o cumprimento das suas funções delegadas enquanto OI, o ISSA, IPRA disponibiliza à equipa

afeta os meios físicos necessários e adequados, designadamente:

Instalações apropriadas com climatização;

Um posto de trabalho composto por mesa, cadeira e armário e computador com acesso à

rede da Segurança Social Intranet e Internet e acesso a diversas multifunções

(impressoras/fotocopiadoras e scanners) da rede;

Telefone;

Todo o material consumível necessário.

O ISSA, IPRA assegura uma gestão integrada e racional dos recursos materiais – instalações,

equipamentos e consumíveis, afetos à equipa do OI, nomeadamente através do Departamento de

Gestão de Recursos, Divisão de Administração Património e Contratação Pública e Núcleo de Gestão

do Património.


34

2. POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO

O Artigo 19.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014, de 11 de março dispõe um conjunto de ações a

desenvolver, no sentido de informar e comunicar o Programa e as suas medidas e ações. A

informação é dirigida às pessoas mais carenciadas, bem como ao público em geral e aos meios de

comunicação, tendo como objetivo realçar o papel da União e assegurar a visibilidade das

intervenções desenvolvidas no âmbito do Programa.

Embora não se encontre legalmente prevista, nem no mencionado regulamento comunitário, nem

no Artigo 23.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, a obrigação de elaboração de um plano

de comunicação específico para o PO APMC, as competências atribuídas à AG, em matéria de

informação e comunicação, aconselham à criação de uma estratégia de promoção e publicitação do

FEAC, bem como à definição de um conjunto de ações que permitam assegurar a visibilidade do

fundo, do PO e dos organismos parceiros, junto das pessoas mais carenciadas e do público em geral.

Neste enquadramento, a AG elaborou um plano de ações de comunicação específico para o PO

APMC, o qual tem como objetivo nuclear promover uma perceção positiva da aplicação do FEAC em

Portugal, contribuindo para uma procura mais qualificada dos apoios e facilitando o respetivo

acesso por parte das pessoas mais carenciadas.

O site do PO APMC, do Portal Portugal 2020 e da Segurança Social assumem-se como os principais

meios de divulgação junto dos potenciais beneficiários.

O Portal Portugal 2020 constitui o ponto de acesso ao PO APMC, nomeadamente através do Balcão

2020, para todas as entidades que pretendam candidatar a financiamento as suas operações. No

portal será possível encontrar a ligação ao site do PO APMC

Enquanto OI, o ISSA, IPRA reforça os mecanismos de divulgação implementados pela AG, uma vez

que procede à publicitação de todas as informações revelantes no Portal do Governo na página do

ISSA, IPRA na Internet. Nesta página, o ISSA, IPRA publica a seguinte informação:

Esta informação destina-se a;

Quais os objetivos e princípios;

O que fazer para aceder às candidaturas com link direto para o ponto de acesso ao PO

APMC;

Como executar;


35

Contactos;

Legislação aplicável e aviso de apresentação de candidaturas;

Perguntas frequentes.

O ISSA, IPRA pode também realizar reuniões de âmbito regional (entre Departamentos, Divisões e

Núcleo de Acção Social que têm um contacto mais próximo com os potenciais beneficiários) para

divulgação das oportunidades de financiamento e transmissão das respetivas orientações.

Para além da informação sobre as operações desenvolvidas e apoiadas pelo PO APMC, o site da AG

incluirá a seguinte informação temática:

Programa - quem somos e o que fazemos, organograma, descrição das medidas e das

tipologias de operações);

Comunicação e Marca – inclui, designadamente, manual de normas gráficas, logótipos,

manual de obrigações dos beneficiários, cartazes para impressão;

Documentação Relevante - legislação nacional e comunitária aplicável ao PO APMC,

orientações técnicas da AG, resultados das atividades de monitorização e avaliação;

Sistemas de Informação - manuais de utilizador;

Candidaturas - avisos de abertura de concurso, mapeamento de candidaturas

aprovadas; Lista de Operações apoiadas nos termos dos n.ºs 2 e 5 do artigo 19.º do

Regulamento (UE) nº 223/2014, de 11 de março, e nos termos do n.ºs 4, 5 e 6 do artigo

23.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho; para tal será incluído um mapa

interativo de Portugal com a identificação dos organismos parceiros que asseguram a

distribuição dos alimentos /bens de primeira necessidade;

Media - notícias, boas práticas, webletter;

Área Reservada - função que promove uma comunicação célere, na medida em que

permite que toda a documentação elaborada seja rapidamente e facilmente acedida por

outros organismos relevantes, tais como membros da Comissão de Acompanhamento

(CA), membros dos Organismos Intermédios, e outros igualmente relevantes);

Links úteis – ligação ao Portugal 2020, ao Balcão 2020, entre outros, designadamente a

páginas que disponibilizam receitas e informações úteis sobre gestão culinária

(considerando os géneros alimentares que compõem os cabazes disponibilizados às

famílias carenciadas, visando disponibilizar informação que contribua para uma

confeção mais equilibrada e económica das refeições, designadamente em função das

necessidades diárias das famílias);

Contactos.


36

3. SISTEMA DE INFORMAÇÃO

3.1 ENQUADRAMENTO

No âmbito do período de programação 2014-2020 assiste-se a um esforço da Administração

Pública em simplificar processos, tornar mais amigável do utilizador a instrução de candidaturas,

bem como facilitar o acompanhamento e o acesso a ferramentas, manuais e demais informação que

ajudem na gestão criteriosa, e sem erro, das operações.

Neste contexto, surge o Portal Portugal 2020 (www.portugal2020.pt), do qual consta o Balcão

2020, através do qual se processa o acesso ao sistema de informação do PO APMC. Esta plataforma

materializa a iniciativa e-Cohesion e constitui o ponto de acesso para todas as entidades que se

pretendam candidatar a financiamento dos programas operacionais financiados pelos Fundos

Europeus (FEEI e FEAC) as suas operações.

O registo e a autenticação no Balcão 2020 deve ser efetuado pela entidade beneficiária antes de

candidatar a sua operação, utilizando a sua senha fiscal atribuída pela Autoridade Tributária e

Aduaneira. Neste caso, a entidade passa a contar com uma área reservada dedicada aos fundos

europeus (FEEI e FEAC), que lhe permite o acesso às suas candidaturas/operações.

A entidade terá ainda acesso aos dados recolhidos junto de outros organismos da administração

pública, podendo confirmar a sua completude e, desta forma, prevenir e corrigir atempadamente

eventuais lapsos na informação que será posteriormente utilizada na sua candidatura, surgindo em

campos pré-preenchidos.

O Sistema de Informação para o Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (SI FEAC),

da responsabilidade da AG do PO APMC, apesar de novo, foi construído com base na solução

implementada para o FSE nos períodos de programação anteriores (Sistema de Informação do

Fundo Social Europeu - SIIFSE), e adaptado em consonância com os requisitos funcionais

específicos decorrentes da legislação nacional e comunitária.

Mediante a interoperabilidade estabelecida entre o Balcão 2020 e o SI FEAC, este sistema beneficia

do registo que a entidade realizou previamente à apresentação da sua candidatura. Desta forma,

quando é apresentada uma candidatura ao PO APMC, através dos Avisos constantes no site do

Balcão 2020, os dados constantes no registo efetuado no Balcão 2020 são recolhidos

automaticamente para os formulários de candidatura.

http://www.portugal2020.pt/


37

De salientar que a disponibilização de um registo de entidade pré-preenchido com dados

provenientes dos sistemas de informação de outros organismos da administração pública, entre os

quais se destacam o Registo Nacional de Pessoas Coletivas, a Administração Fiscal e a Segurança

Social, salvaguardando-se os princípios da segurança e confidencialidade, constitui o primeiro

passo na pretensão, dos organismos com responsabilidades na gestão dos fundos da política de

coesão, de fomentar a interoperabilidade dos sistemas de informação da administração pública e

dar cumprimento às exigências regulamentares, no que concerne à transmissão eletrónica de dados

de uma forma transversal a todas as operações financiadas pelos Fundos.

As entidades beneficiárias consultam a listagem das suas candidaturas e, mediante seleção de cada

uma delas, acedem a um conjunto de funcionalidades ao nível da sua gestão (realização de pedidos

de alteração, reporte da execução física da operação, pedidos de reembolso, reembolso intermédio

e saldo e, ainda, consulta dos resultados de análise da AG ou OI, quando aplicável, aos seus pedidos)

com nexo na designada “Ficha de Operação”.

Por seu turno, a AG e os OI’s fazem uso das funcionalidades que lhes são acometidas,

designadamente as relacionadas com as fases de seleção, gestão e acompanhamento das operações,

verificações de gestão, tratamento de denúncias, tratamento de auditorias, gestão financeira e

monitorização estratégica, sendo as mesmas organizadas, transversalmente, em torno de um

conjunto de etapas que acompanham o ciclo de vida dos processos e, especificamente, por

formulários, que se aplicam em função da natureza e características das operações a apoiar.

No caso particular da TO 1.2.2, para validação da situação de carência económica dos destinatários

finais, será implementado um processo de interoperabilidade entre o SI FEAC e o SISS (Sistema de

Informação da Segurança Social), sistema onde se encontram registados os indivíduos e/ou

agregados familiares que beneficiam dos apoios e acompanhamento social, no âmbito do

subsistema de ação social, pelos organismos públicos responsáveis pela execução das políticas de

proteção social ou por entidades parceiras que têm acordos de cooperação celebrados para esse

efeito.

A situação de carência económica constitui condição de elegibilidade dos destinatários finais dos

apoios disponibilizados no âmbito do PO APMC, de acordo com o previsto no artigo 45.º da Portaria

n.º 190-B/2015, de 26 de junho. Neste sentido, e atendendo a que o conceito de carência económica

aplicado é equiparado ao conceito de carência económica utilizado, em cada momento, no âmbito

do subsistema de ação social, a interoperabilidade entre o SI FEAC e o SISS assume-se como vital


38

para o rigor e eficácia da execução do PO APMC, na distribuição dos apoios junto dos indivíduos e

famílias que reúnam as condições para tal.

A interoperabilidade entre sistemas permite que o SI FEAC invoque o SISS para verificação da

elegibilidade de cada indivíduo e/ou família. Neste processo, o SISS verifica a situação de carência

económica, de acordo com os critérios de carência em vigor, em cada momento, e informa o SI

FEAC.

3.2 FORMULÁRIOS

Os requisitos funcionais de cada formulário encontram-se especificados nos respetivos documentos

de Desenho Técnico de Funcionalidade, remetendo-se para essa sede a consulta das regras

concretas que lhes estão associadas.

De referir que todo o processo - desde a entrada da candidatura até à decisão do pedido de

pagamento de saldo – é implementado através do sistema de informação do FEAC (SI FEAC).

A utilização do sistema de informação permite a limitação de riscos nos procedimentos de seleção

das operações, a facilitação da aplicação do princípio da igualdade de tratamento durante as várias

fases do processo, a diminuição dos riscos associados à decisão que um processo menos

automatizado acarreta e a introdução de ganhos de eficiência, nomeadamente quanto à

disponibilidade da adequada informação de gestão.

A desmaterialização dos procedimentos em todas as fases do ciclo de vida das operações é, mais do

que nunca, a característica marcante e central do SI FEAC no atual contexto do Portugal 2020.

O SI FEAC é obrigatoriamente utilizado pelo ISSA, IPRA em todas as fases do ciclo de vida das

operações. A diferenciação destas intervenções é feita mediante a gestão de acessos e perfis de

utilizadores da competência da administração de dados.

Sendo o SI FEAC um sistema em permanente desenvolvimento e aperfeiçoamento, procurando dar

uma resposta, cada vez mais cabal, às necessidades de informação do PO APMC, importa por último

referir que se encontra previsto o acesso a ambiente de testes, que simula em tudo o ambiente real,

sendo todavia salvaguardada a identificação das operações e das entidades beneficiárias, para que

seja possível a extensão e profundidade dos trabalhos necessários, sem comprometer a

confidencialidade e integridade da informação residente.


39

4. ANÁLISE E SELEÇÃO DAS OPERAÇÕES

4.1 AVISOS PARA APRESENTAÇÃO DE CANDIDATURAS

A abertura de procedimento concursal é devidamente publicitada no portal do Portugal 2020, bem

como nas páginas da internet da AG e do ISSA, IPRA, de forma a garantir o conhecimento

generalizado aos potenciais beneficiários.

De acordo com o caderno de especificação de requisitos do módulo de aviso de concursos,

disponível no Balcão 2020, existe uma série de campos obrigatórios que devem constar dos avisos.

No caso do PO APMC, dos vários campos que compõem o módulo de aviso de concursos, apenas são

aplicáveis os seguintes:

Código do concurso (composto pelas siglas do PO-Tipologia de intervenção-ano-número do

concurso);

Designação do concurso;

Programa Operacional (código 95 e designação);

Fundo (06 – FEAC);

Domínio Temático;

Tipo de concurso (concurso, convite e contínuo);

Calendário do concurso (data de início e de fim);

Data prevista para a decisão final.

Dos avisos para apresentação de candidaturas devem constar, sempre que aplicável em função das

tipologias de operações e do disposto na Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, os elementos

constantes das alíneas a) a n) do n.º 6 do artigo 16.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de outubro.

Todos os avisos da TO 1.2.2 do PO APMC seguem a estrutura base abaixo enunciada, que

sistematiza a informação necessária à instrução da candidatura e à compreensão das respetivas

regras de acesso e de financiamento, bem como os direitos e obrigações das entidades beneficiárias.

Preâmbulo

Calendário

Procedimento para apresentação das candidaturas

Dotação indicativa do fundo a conceder

Duração das candidaturas

Entidades beneficiárias


40

Área geográfica (identificação dos territórios)

Âmbito/objetivos

Ações elegíveis

Requisitos dos beneficiários

Requisitos das operações

Requisitos dos polos e das entidades mediadoras

Critérios de seleção das operações (especificando a metodologia de avaliação e seleção das

operações)

Regras de elegibilidade das despesas

Processo de análise e decisão das candidaturas

Condições de alteração

Regime de financiamento e prazos de decisão

Direitos e obrigações dos beneficiários

Regras de informação e comunicação sobre o financiamento das operações

Divulgação dos resultados

Outras disposições

Contatos a nível nacional

A estrutura e o conteúdo dos avisos serão adaptados pelo ISSA, IPRA, estando obrigatoriamente

sujeito à validação prévia por parte da AG do PO APMC.

Em concreto, destaca-se que, em sede de aviso para abertura de candidaturas, o ISSA, IPRA:

Divulga a grelha de análise a aplicar no âmbito da tipologia de operações, onde constam os

critérios e subcritérios, os ponderadores e a pontuação mínima necessária para permitir a

seleção técnica da candidatura para financiamento (50 pontos numa escala de 0 a 100);

Difunde as regras de aplicação dos modelos de custos simplificados, acautelando, por esta via,

a necessária equidade no tratamento dos beneficiários;

Informa os beneficiários das condições específicas de elegibilidade de despesas e de

financiamento.

Em matéria de produção e emissão dos avisos para apresentação de candidaturas, o ISSA, IPRA,

designadamente o Departamento de Gestão de Recursos é responsável pela elaboração do aviso, o

qual carece de validação pela AG.


41

4.2 REGISTO E SUBMISSÃO DAS CANDIDATURAS

Previamente ao ato de candidatura, as entidades que pretendam ser beneficiárias dos apoios do

FEAC devem efetuar o seu registo e autenticação no Balcão do Portugal 2020, utilizando a sua senha

fiscal atribuída pela AT.

Após o registo, a entidade beneficiária terá acesso aos dados recolhidos junto de outros organismos

da administração pública, podendo confirmar a sua completude e, desta forma, prevenir e corrigir

atempadamente eventuais lapsos na informação que é posteriormente utilizada na sua candidatura

a apoios do FEAC, surgindo em campos pré-preenchidos.

De acordo com o desenho técnico das funcionalidades do registo de entidade beneficiária e gestão

de cadastro do Balcão 2020, os dados que constituem a caracterização, para esse efeito, da entidade

beneficiária, encontram-se organizados em três grupos:

Identificação, constituído por dados como a Denominação, Número de Identificação Fiscal

(NIF) e Número de Identificação da Segurança Social (NISS);

Contactos, constituído por três subgrupos de informação:

Morada da entidade (fiscal);

Morada para correspondência;

Dados de contacto;

Caracterização do Beneficiário, constituído por quatro subgrupos de informação:

Dados gerais da entidade (ex.: natureza jurídica, tipo de entidade);

Informação referente à sua atividade (ex.: data de início atividade, classificação

CAE);

Informação específica no âmbito dos Fundos;

Outros dados.

O registo de informação do cadastro da entidade será efetuado, sempre que possível, com recurso a

fontes externas, tendo em conta os protocolos estabelecidos pela Agência, I.P. e os demais

organismos públicos.


42

O acesso ao formulário de candidatura é efetuado na funcionalidade “Avisos” do Balcão 2020. Após

confirmação da intenção de registo de uma candidatura o utilizador navega para o primeiro ecrã

que corporiza o formulário respetivo.

As entidades beneficiárias, quando registam a sua candidatura, devem declarar a sua situação

perante a contratação pública, designadamente se são entidades adjudicantes ao abrigo do n.º 1 ou

do n.º 2 do artigo 2.º do Código da Contratação Pública (CCP), aprovado em anexo ao Decreto-Lei

n.º 18/2008, de 29 de janeiro, republicado em anexo ao Decreto-Lei n.º 223/2009 de 11 de julho,

com as demais alterações entretanto ocorridas.

De referir que a informação declarada pela entidade em matéria de aplicação do CCP, aquando da

submissão da candidatura, pode ser alvo de modificação por parte do ISSA, IPRA, quer em sede de

análise de admissibilidade da candidatura, quer, posteriormente, em sede de admissibilidade de

pedido de alteração ou, ainda em sede de análise dos pedidos de reembolso.

De uma forma geral, o formulário de candidatura procura documentar todas as especificidades das

operações consideradas relevantes para a sua análise e posterior gestão e acompanhamento.

A informação dos formulários de candidatura pode variar conforme as tipologias de operações. No

entanto, algumas informações são transversais aos diversos formulários:

Identificação da entidade e das entidades parceiras, quando aplicável;

Identificação do responsável pela candidatura;

Fundamentação e objetivo geral da operação;

Requisitos e critérios de seleção, sempre que aplicável;

Componente financeira;

Resumo;

Documentos;

Informação relativa à submissão.

Cumprindo o disposto no Decreto-Lei n.º 159/2014, 27 de outubro, todos os documentos que

integram as candidaturas são submetidos pelos beneficiários por via eletrónica, no SI FEAC.

Sempre que os avisos para a apresentação de candidaturas prevejam a necessidade de ser prestada

informação adicional ao formulário da candidatura, essa informação deve ser disponibilizada

através de upload de ficheiro.

http://www.dre.pt/util/getdiplomas.asp?s=sug&iddip=20080261

http://www.dre.pt/util/getdiplomas.asp?s=sug&iddip=20080261


43

Para o efeito, no separador relativo a “Documentos”, podem ser adicionados ficheiros (até um limite

de 2Mb, em formato compactado, por cada ficheiro).

A submissão da candidatura só é passível de ser efetuada por um superutilizador da entidade

beneficiária, após a inserção das credenciais da AT da própria entidade, e quando toda a informação

do formulário está devidamente preenchida.

São apresentados, sempre que aplicável, alertas não impeditivos de submissão que permitirão à

entidade tomar as diligências necessárias para regularização das situações verificadas. São

igualmente apresentadas as condições/responsabilidades inerentes à operação para confirmação

por parte da entidade beneficiária, através de uma declaração, de que cumpre os critérios de

elegibilidade previstos no artigo 13.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de outubro, conjugado

com o artigo 27.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho.

No caso das candidaturas em parceria, a submissão é efetuada faseadamente, havendo primeiro

lugar a uma pré-submissão pela entidade coordenadora, sendo as entidades parceiras alertadas,

por e-mail, para procederem, também elas, à submissão da candidatura. No final, a entidade

coordenadora da parceria, informada, por correio eletrónico, da submissão por parte das entidades

parceiras, volta a aceder ao formulário de candidatura para efetuar a submissão mediante inserção

das credenciais da AT.

Após submissão da candidatura, o SI FEAC procede ao envio de um correio eletrónico à entidade

beneficiária confirmando a respetiva submissão.

O Responsável do ISSA, IPRA, que corresponde, no processo de análise das candidaturas, ao Diretor

do Departamento de Acção Social, procede à sua distribuição pelos respetivos técnicos, de forma

equilibrada, tendo em conta os objetivos individuais fixados para cada técnico e os objetivos de

equipa definidos.

O princípio da desmaterialização, consagrado no artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de

outubro, concretiza-se também através de aceitação dos termos de declaração, no ato de submissão

da candidatura, cuja autenticação é garantida pela validação da digitação da palavra passe da AT da

entidade beneficiária, inserida pelo superutilizador, mandatado pela entidade beneficiária para o

efeito, através da definição prévia de perfis específicos associados aos utilizadores identificados,

por NIF e cuja autenticação foi previamente validada junto da AT.


44

Às candidaturas submetidas é automaticamente atribuído um número sequencial dentro do PO

APMC.

Cumprindo com a disposição legal consagrada no n.º 11 do artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 137/2014,

de 12 de setembro, o ISSA, IPRA garante a designação, em cada procedimento administrativo, de

um gestor de procedimentos, nos termos e para os efeitos previstos no n.º 4 do artigo 3.º do

Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de abril, alterado pelos Decreto-Lei n.ºs 29/2000, de 13 de março,

72-A/2010, de 18 de junho, e 73/2014, de 13 de maio.

A função de gestor de procedimento será atribuída ao técnico responsável pela análise e seleção da

candidatura, assumindo este esse mesmo perfil durante todo o período de execução da operação e

sendo tal informação comunicada à entidade beneficiária, por correio eletrónico, imediatamente

após a distribuição da candidatura.

Na designação e na notificação do gestor de procedimento, o ISSA, IPRA seguirá os procedimentos,

prazos e minutas definidos e aplicados pela AG.

O SI FEAC conserva as versões das candidaturas, correspondentes às diversas fases, sendo possível

consultar essas mesmas versões ao nível das diversas funcionalidades do circuito de análise.

4.3 CIRCUITO DE ANÁLISE DE CANDIDATURAS

Este ponto descreve as principais etapas do circuito de análise de candidaturas da Tipologia de

Operações 1.2.2 – Distribuição de Géneros Alimentares e ou Bens de Primeira Necessidade – Região

Autónoma dos Açores, as quais têm correspondência com as funcionalidades do SI FEAC. Nas

páginas seguintes, explica-se, em detalhe, em que consiste cada uma das fases, quem as efetua,

quais as suas precedências e os seus outputs.


45

4.3.1 Análise de Admissibilidade

A análise de admissibilidade é realizada no SI FEAC pelo técnico do ISSA, IPRA a quem foi

distribuída a candidatura e consiste na avaliação do cumprimento dos requisitos previstos no n.º 2º

Análise Admissibilidade

Análise Técnica

Parecer Responsável Análise

(sobre resultados da análise técnica)

Audiência Prévia

(sobre resultados da análise técnica)

Decisão Técnica de Aprovação e

Aceitação

(da candidatura pré-selecionada)

Análise Financeira

(da candidatura pré-selecionada)

Parecer Responsável Análise

(sobre resultados da análise financeira)

Cabimentação

Audiência Prévia

(sobre resultados da análise financeira)

Decisão Final

Termo Aceitação da Decisão Final

Constituição da Operação

Onde

• SI FEAC• Circuito de Análise• Análise de Admissibilidade

Quando

• Fase inicial da análise de candidaturas e pedidos de alteração

Quem

• Técnicos do ISSA, IPRA

Como

• Verificação de requisitos de acesso

• Emissão de parecer de admissibilidade


46

do art.º 27º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, conjugados com o disposto no artigo 14.º

do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de outubro, cuja sustentação resulta, por um lado, da

informação disponível no Balcão 2020 e, por outro lado, da declaração prestada pela entidade

beneficiária em sede de submissão da candidatura.

A análise de admissibilidade consiste na avaliação do cumprimento dos requisitos de acesso dos

beneficiários, bem como de toda a documentação anexada exigida no aviso para apresentação de

candidaturas, quando aplicável.

São aferidos, mediante declaração da entidade beneficiária, sob compromisso de honra, a qual faz

parte integrante do formulário de candidatura, os requisitos formais abaixo enunciados:

a) Estarem legalmente constituídas;

b) Terem a situação tributária e contributiva regularizada perante, respetivamente, a

administração fiscal e a segurança social, e em matéria de reposições no âmbito dos FEEI;

c) Possuírem, ou poderem assegurar até à aprovação da candidatura, os meios técnicos,

físicos, financeiros e os recursos humanos necessários ao desenvolvimento da operação;

d) Dispor de contabilidade organizada por técnico oficial de contas ou por responsável

financeiro, no caso das entidades públicas.

A informação relativa à alínea b) será, por princípio, verificada através da interoperabilidade entre

os vários sistemas de informação dos respetivos organismos da Administração Pública (Autoridade

Tributária e Aduaneira - AT e Instituto da Segurança Social – ISS,IP.).

Ainda que não exista informação atualizada que permita avaliar o cumprimento dos requisitos

enunciados na alínea b), o técnico pode emitir parecer positivo de admissibilidade, condicionado,

contudo, a posterior verificação, no limite, até à conclusão da análise técnica.

Considerando que, até à presente data, o Balcão 2020 não dispõe de protocolo com a Autoridade

Tributária, a apreciação deste requisito nas candidaturas apresentadas será efetuada com base na

autorização de consulta online da situação tributária das entidades, ou, na falta desta, mediante a

verificação de respetiva certidão.

Reunindo a candidatura todos os requisitos estabelecidos, é então atribuído parecer favorável em

termos de análise de admissibilidade, sendo a mesma proposta para análise técnica.

Sem prejuízo de uma solução de contingência que permita, no imediato, dar cumprimento ao

requisito constante da alínea b) do n.º 2 do artigo 27.º da Portaria n.º190-B/2015, de 26 de junho,


47

desenvolvida adiante, importa apresentar os procedimentos a adotar nos processos de atribuição e

gestão da informação sobre idoneidade, fiabilidade e dívidas.

O processo de atribuição da informação sobre idoneidade, fiabilidade e dívida inicia-se com o

registo do beneficiário no Balcão do Portugal 2020, o qual gera, de imediato e automaticamente, um

pedido de informação sobre aqueles aspetos, caso a entidade não tenha esta informação já

preenchida na base de promotores.

Este pedido é objeto de análise pela Agência, I.P., por parte do Núcleo de Apoio Jurídico e de

Contencioso (NAJC), tendo em consideração todo o histórico de informação relativo a anteriores

períodos de programação, designadamente quanto à existência de irregularidades ou inibições.

Desta análise resulta o enquadramento da entidade num dos códigos de idoneidade, fiabilidade e

dívidas abaixo indicados, ficando o código atribuído automaticamente disponível para as AG’s,

relativamente às quais a entidade beneficiária venha a apresentar candidaturas.

Códigos de idoneidade e fiabilidade

H (Inibida);

Z (Condicionada);

L (Indiciada);

M (Idónea)

Códigos de dívida

S (Entidade não elegível); N (Entidade elegível)

No âmbito da solução de contingência, é utilizada, para o Balcão 2020, a informação constante do

SIIFSE, a qual é acrescida da informação já compilada pelo NAJC (com base em relatórios de

irregularidades, execuções fiscais e outras fontes de informação existentes na Agência, I.P.), no que

concerne às entidades apoiadas em anteriores períodos de programação no âmbito do FEDER e FC.

A Agência, I.P. encontra-se em condições de prestar, no imediato, informação sobre idoneidade e

dívidas relativa a entidades beneficiárias com candidaturas ao Portugal 2020, que constem do SI

FEAC e de outros ficheiros sobre irregularidades verificadas em anteriores períodos de

programação, no âmbito do FEDER e FC, com exceção dos códigos de idoneidade inibidores ou

condicionadores de idoneidade e dívida vigentes no Quadro de Referência Estratégico Nacional

(QREN) (códigos Z, H e S), uma vez que estes códigos, como dependem de decisões judiciais,

implicam sempre que o NAJC, antes de prestar a informação, diligencie junto dos tribunais, órgão de


48

polícia criminal e serviços de finanças, no sentido de aferir se a informação de que dispõe se

mantém atual.

Enquanto não se encontrar devidamente desenvolvido um sistema de informação que permita a

atribuição e gestão da informação sobre idoneidade, fiabilidade e dívidas das entidades registadas

no Balcão Portugal 2020, os pedidos de informação são dirigidos pelo ISSA, IPRA à AG, que por sua

vez, articula com a Agência, I.P., através de caixa de correio eletrónico especificamente criada para o

efeito.

Esses pedidos contêm informação sobre a AG que submete o pedido, o NIF e designação da entidade

candidata, bem como a data do pedido, o qual é posteriormente devolvido pela Agência, I.P. com os

elementos referidos, acrescido dos códigos de idoneidade e dívidas vigentes à data da resposta,

prevalecendo essa data sobre qualquer outra.

O referido pedido de informação é submetido pela AG durante o processo de análise da candidatura

e até ao momento da adoção do projeto de decisão sobre a mesma.

Considerando que a informação sobre idoneidade, fiabilidade e dívida e respetiva codificação

constitui matéria reservada, a divulgação da informação codificada é fornecida pela Agência, I.P.,

também por correio eletrónico, dirigido unicamente à Comissão Diretiva da AG, que partilhará essa

informação com o ISSA, IPRA, no âmbito das operações e tipologias geridas por este.

De referir que o ISSA, IPRA analisa a informação que a entidade prestou a respeito da contratação

pública, alterando-a, se for caso disso, durante a análise. Nesta sequência, sempre que uma entidade

seja considerada como adjudicante, passará a ser notificada (nas diversas fases de seleção de

operações, mas também nas fases subsequentes de execução) nessa mesma qualidade.


49

Nos casos em que a entidade formalize junto do ISSA, IPRA a desistência de uma candidatura

submetida, antes do início da análise da mesma, esta é proposta para arquivamento, em sede de

análise de admissibilidade. Neste caso, a candidatura é encaminhada para o circuito de

arquivamento (caracterizado no ponto 4.4 – Circuito de Arquivamento).

As restantes candidaturas seguem para a fase de análise técnica.

4.3.2 Análise Técnica

O aviso de abertura de candidaturas define os territórios de intervenção e respetiva abrangência,

aos quais as candidaturas a esta Tipologia de Operações devem ser apresentadas, conforme alínea

a) do n.º 3 do artigo 64.º do Regulamento Específico do PO APMC, sendo que apenas pode ser

aprovada uma candidatura por território definido, de acordo com o n.º 5 do mesmo artigo do

Regulamento.

As candidaturas apresentadas a financiamento, depois de submetidas a uma análise de

admissibilidade, com vista à avaliação do cumprimento dos requisitos legais de acesso do

beneficiário, são objeto de uma análise técnica que abrange 3 níveis distintos e sequenciais:

Requisitos das operações (artigo 46.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho);

Requisitos dos polos de receção e das entidades mediadoras (artigos 62.º e 63.º da

Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho);

Critérios de seleção das operações (artigo 66.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de

junho).

Onde

• SI FEAC• Circuito de Análise• Análise Técnica

Quando

• Após análise de Admissibilidade de candidaturas e pedidos de alteração

Quem


Como

• Análise de requisitos• Grelhas de análise /

Avaliação de Mérito • Emissão de parecer

técnico


50

A avaliação dos requisitos das operações e dos requisitos dos polos de receção e das entidades

mediadoras é efetuada com base numa “checklist de requisitos de análise técnica” (Anexo 8),

concretizadas no ecrã “Requisitos”. As entidades beneficiárias são chamadas, em sede de instrução

da candidatura, a assinalar e fundamentar o cumprimento de cada um dos requisitos previstos,

designadamente através do upload de uma memória descritiva.

O incumprimento dos requisitos das operações constitui motivo de indeferimento da candidatura.

Considerando que as candidaturas são, por princípio, apresentadas em parceria, constitui

igualmente motivo de indeferimento da candidatura o incumprimento de, pelo menos, um requisito

definido para:

O polo de receção, que assume a qualidade de entidade coordenadora da parceria;

Todas as entidades mediadoras da parceria constituída no âmbito da candidatura.

As candidaturas são ainda objeto de uma apreciação de mérito, consubstanciada na aplicação de

uma grelha de análise (Anexo 9), que suporta um conjunto de critérios e subcritérios, quando

aplicáveis, conforme definido na Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho.

A análise a realizar é efetuada a partir dos dados constantes do formulário de candidatura, e

consubstancia-se na confirmação dos requisitos e na atribuição de uma pontuação aos diversos

critérios de seleção, seguindo o técnico, para o efeito, as respetivas notas explicativas definidas na

tipologia de operações (Anexo 10).

Os mencionados critérios de seleção das operações, estabelecidos no artigo 66.º da Portaria n.º

190-B/2015, de 26 de junho, sintetizam-se no quadro seguinte:

Medida Tipologia de Operações Critérios de Seleção das Operações

(Grelhas de Análise)

1 1.2.2

Distribuição de géneros alimentares e ou de bens de primeira necessidade – Região Autónoma dos Açores

a) Existência de capacidade de distribuição do apoio, preferencialmente adquirida no âmbito da operacionalização do Programa Comunitário de Ajuda Alimentar a Carenciados (PCAAC); b) Demonstração de experiência de atendimento e ou acompanhamento social junto dos destinatários finais abrangidos no âmbito da candidatura; c) Existência de estruturas logísticas que permitam mais facilmente chegar aos destinatários finais; d) Apresentação de proposta de desenvolvimento de medidas de acompanhamento.


51

A grelha de análise constitui parte integrante da funcionalidade de análise técnica, prevista no SI

FEAC. A análise qualitativa das candidaturas é realizada nos ecrãs “Critérios de Seleção”, a partir

dos dados constantes do formulário e na informação adicional disponibilizada pela entidade

beneficiária, que se encontra anexa ao formulário de candidatura (ecrã “Documentos”).

Os critérios e subcritérios são individualmente valorados, de acordo com as notas explicativas das

grelhas de análise, com base numa escala de avaliação qualitativa, associada a uma determinada

graduação numérica: inexistente; baixo; médio; elevado.

Por regra, este modelo, assente em quatro opções de apreciação, obriga os técnicos de análise a

optarem claramente, em cada um dos critérios e subscritérios previstos, por um dos dois campos

centrais de resposta previstos (negativo ou positivo), condição que possibilitará, por conseguinte,

uma melhor diferenciação das candidaturas, em termos de qualificação e de relevância técnica.

Nesta fase é efetuada uma comparação do mérito de cada candidatura avaliada com o mérito das

demais candidaturas na mesma fase de decisão, processo que resulta numa hierarquização final das

operações. Essa comparação visa selecionar uma única candidatura por cada território identificado

em sede de aviso para apresentação de candidaturas.

Durante a análise das candidaturas os técnicos do ISSA, IPRA podem solicitar às entidades

beneficiárias elementos que considerem indispensáveis para a apreciação técnica das candidaturas,

ficando suspenso o prazo para emissão da respetiva decisão. No entanto, tal solicitação apenas pode

ocorrer uma vez por candidatura, sendo concedido à entidade um prazo máximo de 10 dias úteis

para envio dos elementos complementares requeridos.

A falta de resposta da entidade beneficiária, no prazo concedido, ao pedido de elementos formulado

pelo ISSA, IPRA nomeadamente no que se refere à demonstração do cumprimento dos requisitos

definidos na Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, pode determinar a proposta de

indeferimento da candidatura apresentada a financiamento do PO APMC.

De igual forma, as candidaturas que reúnam uma pontuação inferior a 50 pontos são propostas pelo

técnico de análise para indeferimento, por mérito insuficiente, mediante parecer fundamentado.

Neste caso, a candidatura é encaminhada para o circuito de indeferimento em sede de análise

técnica (caraterizado no ponto 4.5 – Circuito de indeferimento).


52

De salientar que, no SI FEAC, encontra-se implementada uma validação transversal a todas as

tipologias, que não permite a proposta de aprovação de candidaturas com pontuações inferiores a

50 pontos.

4.3.3 Parecer do Responsável da Análise (sobre resultados da análise técnica)

Após a realização das análises de admissibilidade e técnica das candidaturas, estas devem ser

validadas pelo responsável de análise do ISSA, IPRA.

Onde

• SI FEAC• Circuito Análise•Parecer Responsável

Análise

Quando

• Após Análise Técnica das candidaturas na fase de pré-seleção

Quem

• Dirigente da DAS

Como

• Emissão de parecer


53

A emissão do parecer do responsável tem sempre que ter em consideração que, conforme n.º 5 do

Artigo 64.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, apenas pode ser aprovada uma candidatura

por território definido no aviso de abertura de candidaturas, bem como a verificação da pontuação

obtida na análise técnica que, para as candidaturas propostas para aprovação, tem que ser igual ou

superior a 50 pontos.

Com base nisto, o responsável pela análise do ISSA, IPRA emite o respetivo parecer sobre as

candidaturas, o qual pode ser efetuado individualmente ou em bloco.

Nesta sede, é possível ao responsável emitir parecer de acordo com uma das seguintes opções:

“Proposto para aprovação”, isto é, prosseguir com a proposta de aprovação dum conjunto

de operações, isto é, a candidatura que reunir a melhor pontuação em cada um dos

territórios (candidatura pré-selecionada);

“Proposto para indeferimento”, ou seja, propor para indeferimento o conjunto das

operações menos pontuadas em cada um dos territórios (todas as candidaturas oponentes

ao concurso que não as pré-selecionadas), situação que encaminha as operações para

serem tratadas no Circuito de Indeferimento;

“Reanálise”, devendo neste caso selecionar para que fase do processo (admissibilidade ou

técnica) pretende retroceder o conjunto de candidaturas que constam na lista selecionada.

Revelando-se necessário o desempate entre candidaturas, o responsável do ISSA, IPRA propõe a

reanálise técnica dessas operações, a fim de que o técnico possa proceder ao devido desempate

entre pares, de acordo com o critérios e prioridades abaixo identificados:

1.º Candidatura com pontuação mais elevada no critério 1 da grelha de análise;




5.º Candidatura que abrange maior número de destinatários.

Os critérios de desempate acima enunciados serão divulgados nos respetivos avisos de abertura de

candidatura.

Aplicados os critérios de desempate em sede de análise técnica, as candidaturas são alvo de nova

hierarquização.


54

Cabe posteriormente ao responsável do ISSA, IPRA, em fase de emissão do Parecer do Responsável,

reapreciar os resultados da nova hierarquização das candidaturas e, por conseguinte, propor a

aprovação da candidatura que, em cada território, apresenta mérito relativo mais elevado.

As restantes candidaturas são propostas para indeferimento pelo responsável (ponto “Circuito de

Indeferimento” deste Manual).

4.3.4 Audiência Prévia (sobre resultados da análise técnica) O resultado da análise técnica é submetido a audiência de interessados, em obediência ao princípio

da participação do interessado na decisão, tal como estipula o Código do Procedimento

Administrativo (CPA).

Assim, uma vez hierarquizadas as candidaturas por território, tendo em conta a pontuação obtida

na grelha de análise, é assegurado pelo ISSA, IPRA o procedimento de audiência prévia de

interessados à totalidade das entidades beneficiárias, notificando-se a entidade titular da

candidatura pré-selecionada (com pontuação mais elevada) do respetivo projeto de decisão de

aprovação e as restantes entidades dos projetos de decisão de indeferimento. Neste processo é

divulgado a todas as entidades beneficiárias o painel geral de classificações obtidas nas respetivas

grelhas de análise.

Onde

• SI FEAC• Circuito de Análise• Audiência Prévia

Quando

•Após Parecer do Responsável na fase de pré-seleção (sobre resultados de análise técnica)

Quem


Como

• Notificação de projeto de decisão

• Análise da resposta da entidade


55

O procedimento de audiência prévia a realizar nesta fase consubstancia-se na notificação do

projeto de decisão de aprovação dos resultados da análise técnica das candidaturas.

A notificação é emitida diretamente pelo SI FEAC e enviada por correio eletrónico, às entidades

beneficiárias, fornecendo os elementos necessários para que os interessados possam conhecer os

aspetos relevantes para a decisão, em matéria de facto e de direito, indicando também as horas e o

local onde o processo pode ser consultado.

Nos termos do n.º 1 do Artigo 122.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado através

do Decreto-Lei n.º 4/2015, de 07 de janeiro (Anexo 11), são concedidos às entidades beneficiárias

10 dias úteis, para se poderem pronunciar sobre todas as questões com interesse para a decisão.

O procedimento de audiência de interessados que incide especificamente sobre os resultados da

análise técnica das candidaturas apresentadas no âmbito de um dado território assenta numa

análise simultânea de todas as contestações apresentadas pelas entidades beneficiárias de cada

território, a fim de se confirmarem ou reverem as análises técnicas efetuadas, designadamente as

pontuações atribuídas nos critérios da grelha de análise.

Na sequência da notificação de audiência dos interessados pode ocorrer uma das três situações

seguintes:

“Respondeu e Concordou” para as situações em que a entidade responde e concorda na

íntegra com a proposta de decisão - o técnico regista essa concordância e o processo

avança para decisão, após recolha do parecer do responsável de análise;

“Respondeu e Não Concordou”, para os casos em que a entidade discorda da proposta;

“Não respondeu”, quando a entidade não responde.

Quando a entidade responde e não concorda, pode ocorrer uma das seguintes situações:

São tidos como aceitáveis, total ou parcialmente, os seus argumentos e o técnico exara

parecer no SI FEAC, fundamentando a sua opinião, e, após emissão do Parecer do

Responsável de Análise, o processo retoma o normal circuito de análise das candidaturas;

As suas alegações não são passíveis de aceitação e o técnico exara parecer no SI FEAC,

fundamentando a sua opinião, e, após emissão do Parecer do Responsável de Análise, o

processo avança para decisão nos termos notificados à entidade beneficiária.

Apenas as candidaturas que obtiveram maior pontuação em cada um dos territórios são objeto de

decisão técnica por parte do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA.


56

Todas as interações efetuadas entre as entidades e o OI são, preferencialmente, desmaterializadas e

realizadas por via do SI FEAC.

4.3.5 Decisão Técnica de aprovação e termo de aceitação (sobre resultados da análise técnica)

Concluído o procedimento de audiência prévia de interessados, é emitida pelo Conselho Diretivo a

decisão técnica de aprovação das candidaturas pré-selecionadas, seguindo-se a emissão das

respetivas notificações e termos de aceitação que são enviados às entidades beneficiárias, num

prazo máximo de 5 dias úteis a contar da data da emissão da decisão.

Onde

• SI FEAC• Circuito Análise• Decisão

Quando

• Após audiência prévia na fase de pré-seleção

Quem

• Conselho Diretivo do ISSA, IPRA

Como

• Emissão da Decisão Técnica de Aprovação e Termo de Aceitação


57

O artigo 36.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, institui que a decisão de aprovação, bem

como a respetiva notificação, deve incluir, designadamente e quando aplicável, os seguintes

elementos:

Os elementos de identificação do beneficiário;

A identificação do PO APMC, do fundo, da tipologia de operações e dos códigos

europeus correspondentes;

A descrição sumária da operação, com indicadores de realização;

As datas de início e de conclusão da operação;

A identificação das condições exigidas para acautelar a boa execução da operação;

O prazo para a assinatura e devolução do termo de aceitação.

A garantia de conhecimento, por parte do beneficiário, da conformidade com as regras nacionais e

comunitárias aplicáveis durante o período da execução da operação, faz-se sobretudo pela

aceitação, por parte do beneficiário, das condições de realização e obrigações expressamente

previstas, cujo compromisso de aceitação é assegurado na própria plataforma aplicacional, sendo,

por esta via, garantida junto dos beneficiários, a comunicação dos direitos e obrigações.

Nesta fase o termo de aceitação não integrará o plano financeiro, que apenas constará do Termo de

aceitação da decisão final a emitir após a realização da análise financeira da candidatura.

Por seu turno, a aceitação da decisão técnica de aprovação é efetuada no prazo máximo de 30 dias

úteis, nos termos da alínea a) do no n.º 9 do artigo 36º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho,

mediante a submissão eletrónica do respetivo termo de aceitação e pelos meios de autenticação

segura previstos no portal do Portugal 2020, ou através do envio do Termo de Aceitação

devidamente assinado e autenticado nos termos da lei enquanto aquele serviço não se encontrar

disponível, conforme disposto no n.º 8 do artigo 36º da mesma Portaria.


58

A decisão técnica de aprovação caduca se o termo de aceitação autenticado não for submetido ou

assinado no prazo máximo de 30 dias úteis, a contar da data da notificação da decisão, salvo motivo

justificado não imputável ao beneficiário e aceite pelo ISSA, IPRA. Nestes casos, a respetiva

operação é objeto de proposta de arquivamento.

Os titulares dos órgãos de direção, de administração e de gestão e outras pessoas que exerçam

funções de administração ou gestão ficam, com a assinatura do termo de aceitação,

subsidiariamente responsáveis pelo cumprimento das obrigações previstas no artigo 29º do

Regulamento Geral do FEAC.

Na eventualidade de alguma das entidades beneficiárias notificadas da aprovação, não aceitar a

respetiva decisão, é notificada a entidade beneficiária que obteve a segunda melhor pontuação no

território, desde que a candidatura tenha obtido uma pontuação de mérito de pelo menos 50

pontos.

No caso de não serem apresentadas candidaturas que garantam a distribuição de alimentos num

determinado território ou nenhuma das candidaturas apresentar mérito suficiente para permitir a

aprovação, a AG dirige um convite ao ISSA, IPRA, na Região Autónoma dos Açores, que, na

qualidade de entidade beneficiária, apresenta a financiamento, no âmbito da Tipologia de Operação

1.2.4, uma candidatura para dar resposta às necessidades identificadas, em termos de distribuição

territorial dos alimentos.

Este processo deve ser descrito no Manual de Procedimentos da AG do PO APMC.


59

4.3.6 Análise Financeira

Na sequência da aceitação, por parte das respetivas entidades beneficiárias, da decisão técnica de

aprovação de cada uma das candidaturas por território, a candidatura prossegue para análise

financeira.

Na tipologia de operações 1.2.2, o financiamento a conceder é calculado automaticamente pelo SI

FEAC a uma taxa fixa de 5% para custos de natureza administrativa, de transporte e armazenagem

e a uma taxa fixa de 5% para custos com as medidas de acompanhamento a desenvolver.

Estas taxas são aplicadas sobre o valor dos géneros alimentares e/ou bens de primeira necessidade

que foram atribuídos a cada candidatura pré-qualificada, tendo por base o número de produtos a

adquirir/adquiridos no âmbito da tipologia de operações 1.1.1 e o número de destinatários finais

abrangidos por cada candidatura pré-selecionada.

Salienta-se que a análise financeira destas candidaturas, uma vez que decorre da aplicação de taxas

fixas sobre o valor dos géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade que foram

atribuídos a cada candidatura pré-selecionada, tendo por base o número de produtos adquiridos no

âmbito da Tipologia de Operações 1.1.1, apenas pode ocorrer após o reporte da execução física

desta candidatura que inclui a informação sobre o tipo de produtos e respetivas quantidades

adquiridas em embalagens coletivas, as quais constam das propostas de serviços das empresas

adjudicadas para fornecimento dos produtos.

Onde

• SI FEAC• Circuito de Análise• Análise Financeira

Quando

• Após aceitação da decisãotécnica de aprovação

Quem


Como

• Validação de algoritmos• Emissão de parecer técnico


60

O número de produtos a adquirir pelo ISSA, IPRA no âmbito da Tipologia de Operações 1.1.1 é

inserido informaticamente na candidatura a que se refere no SI FEAC na funcionalidade “Registo de

execução física da Tipologia de Operação 1.1.1”, sendo que nesta funcionalidade está prevista a

realização de uma função que permite associar o registo de execução física relativa a uma

determinada operação para emissão do Mapa de Distribuição.

Após a inserção da execução física descrita no parágrafo acima, o ISSA, IPRA, enquanto OI tem

acesso à funcionalidade “Mapa de distribuição de Produtos”, que permite distribuir os produtos a

adquirir/adquiridos pelas candidaturas da Tipologia 1.2.2 aprovadas e com decisão de aprovação

aceite em sede de pré-seleção.

A interligação entre as 2 tipologias referidas, encontra-se sistematizada de seguida:

Análise Técnica

Análise Financeira

Decisão de aprovação

Execução FísicaRegisto dos Contratos relativos aos

Produtos Adquiridos

Aceitação daDecisão Técnica de Aprovação

de cada candidatura pré-selecionada por território

Análise Financeira

Atribuição automática do valor de financiamento a cada Candidatura Pré-

Selecionada

Mapa de Distribuição de Produtos

[Relação entre o N.º total de produtos adquiridos reportado em execução física da TO 1.1.1. (registo de

Contratos) e o N.º de destinatários finais das candidaturas pré-selecionadas]

TO 1.2.2 TO 1.1.1


61

4.3.7 Pareceres de análise No final de cada fase de análise (análise de admissibilidade, análise técnica e análise financeira), o

técnico responsável emite a sua opinião profissional, sob a forma escrita, com a clareza, concisão,

objetividade e oportunidade exigidas, o qual se consubstancia num parecer a inserir no SI FEAC.

Esse parecer constitui elemento de sustentação da decisão subjacente à candidatura.

O parecer a emitir pelo técnico deve cumprir com os seguintes requisitos:

Ser facilmente inteligível e não conter ambiguidades;

Ser redigido de forma simples, clara, expondo os factos com exatidão, lógica e consistência,

a fim de facilitar a sua compreensão;

Ter a extensão necessária e suficiente para transmitir a proposta efetuada, exibindo no

caso de aprovações parciais toda a informação necessária, para que, mais tarde, a entidade

beneficiária se possa pronunciar em sede de audiência prévia de interessados.

4.3.8 Parecer do Responsável da Análise O Responsável do ISSA, IPRA intervém uma segunda vez, depois de finalizada a análise financeira

de todas as candidaturas pré-selecionadas nos diversos territórios, a fim de dar sequência ao

procedimento de audiência de interessados.

Onde

• SI FEAC• Circuito de Análise• Análises de admissibilidade,

técnica e financeira

Quando

• Em cada uma das respetivas fases de análise de candidatura e pedidos de alteração

Quem


Como

• Emissão de parecer técnico


62

Nessa sequência, o Responsável do ISSA, IPRA emite o respetivo parecer sobre as candidaturas, o

qual pode ser efetuado individualmente ou em bloco.

Nesta sede, será possível prosseguir com a proposta de aprovação de um conjunto de operações,

dando início à fase de pré-cabimentação.

4.3.9 Cabimentação da Operação Esta funcionalidade é assegurada pela AG, nos moldes descritos no respetivo Manual de Procedimentos.

Onde

• SI FEAC• Circuito de Análise• Parecer Responsável

Análise

Quando

• Após Análise Financeira

Quem

•Diretor do DAS

Como

• Emissão de parecer

Onde

• SI FEAC • Circuito de Análise• Cabimentação

Quando

• Antes da fase de audiência prévia (sobre resultados de análise financeira)

Quem

• Responsável da Unidade Financeira e Monitorização Estratégica da AG

Como

• Elaboração de Listagens


63

4.3.10 Audiência prévia (sobre resultados de análise financeira)

Conforme anteriormente referido, existem dois momentos de audiência prévia de interessados no

âmbito do circuito de análise de candidaturas. Este subponto corresponde ao segundo momento e

ocorre após cabimentação da candidatura, a fim de ouvir as entidades beneficiárias das

candidaturas com decisão técnica de aprovação sobre os resultados da análise financeira realizada.

O procedimento de audiência prévia consubstancia-se na notificação do projeto de decisão final de

aprovação. Nestes termos, o SI FEAC envia um correio eletrónico de alerta às entidades

beneficiárias, no sentido de as avisar de que foi emitida uma proposta de decisão sobre a

candidatura.

Em paralelo, a notificação é impressa e assinada pelo responsável de análise do ISSA, IPRA, sendo

posteriormente enviada por carta registada, com aviso de receção, às entidades beneficiárias.

A notificação fornece o projeto de decisão e demais elementos necessários para que os interessados

possam conhecer todos os aspetos relevantes para a decisão, em matéria de facto e de direito,

indicando também as horas e o local onde o processo pode ser consultado.

Considerando que todas as peças do processo administrativo se encontram em suporte eletrónico,

em sede de audiência prévia, após ser confirmada a receção da respetiva notificação pela entidade,

é disponibilizado às entidades no SI FEAC, na funcionalidade “Ficha da Operação”, um link de

Onde

• SI FEAC• Circuito de Análise• Audiência Prévia

Quando

•Após Cabimentação

Quem


Como

• Notificação de projeto de decisão

• Análise da resposta da entidade


64

acesso às várias fases de análise de candidatura, a fim de garantir que os interessados tenham

pleno acesso ao processo administrativo.

Nos termos do n.º 1 do artigo 122.º do Código do Procedimento Administrativo (CPA), aprovado

através do Decreto-Lei n.º 4/2015, de 07 de janeiro, são concedidos às entidades beneficiárias 10

dias úteis, para se poderem pronunciar sobre todas as questões com interesse para a decisão.

Na sequência da notificação de audiência dos interessados pode ocorrer uma de quatro situações:

A entidade não responde – o técnico do ISSA, IPRA regista no SI FEAC essa opção e mantém

a proposta de decisão;

A entidade responde e concorda na íntegra com a proposta de decisão - o técnico do ISSA,

IPRA regista essa concordância e o processo avança para decisão, após emissão do parecer

do responsável de análise;

A entidade discorda e são tidos como aceitáveis, total ou parcialmente, os seus argumentos

- o técnico do ISSA, IPRA exara parecer no SI FEAC, fundamentando a sua opinião, e, após

emissão do “Parecer do Responsável de Análise”, o processo retoma o normal circuito de

análise das candidaturas;

A entidade discorda da proposta e as suas alegações não são passíveis de aceitação - o

técnico do ISSA, IPRA exara parecer no SI FEAC, fundamentando a sua opinião, e, após

emissão do “Parecer do Responsável de Análise”, o processo avança para decisão nos

termos notificados à entidade beneficiária.

Audiência de Interessados (após cabimentação)


65

4.3.11 Decisão de aprovação e termo de aceitação Concluído o segundo procedimento de audiência prévia de interessados, é emitida a Decisão de

Aprovação das candidaturas, seguindo-se a emissão das respetivas notificações e termos de

aceitação, que serão enviados às entidades, num prazo máximo de 5 dias úteis após a emissão da

decisão.

A decisão final de aprovação das candidaturas cabe ao Conselho Diretivo do ISSA, IPRA. Nos termos da alínea c) do n.º 3 do artigo 32.º do Regulamento (UE) n º 223/2014, de 11 de março,

deverá garantir-se que é disponibilizado ao beneficiário, para cada operação, um documento sobre

as condições de apoio, o qual deverá assegurar uma efetiva comunicação dos seus direitos e

obrigações, nomeadamente:

Requisitos específicos aplicáveis aos produtos ou serviços a realizar na operação;

Plano de financiamento e o prazo de execução.

Complementarmente, o artigo 36.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, institui ainda que a

decisão de aprovação, bem como a respetiva notificação, deve incluir, designadamente e quando

aplicável, os seguintes elementos:


A identificação do PO APMC, do fundo, da tipologia de operações e dos códigos europeus

correspondentes;

A descrição sumária da operação, com indicadores de realização;

O plano financeiro, com discriminação das rubricas aprovadas e respetivos montantes;

As datas de início e de conclusão da operação;

Onde

• SI FEAC • Circuito de Análise• Decisão

Quando

• Após audiência prévia aos resultados da análise financeira

Quem

• Conselho Diretivo do ISSA, IPRA

Como

• Emissão da Decisão Final de Aprovação e Termo de Aceitação


66

A identificação das condições exigidas para acautelar a boa execução da operação;

O montante anualizado do apoio público e a respetiva taxa de cofinanciamento, com

explicitação das fontes de financiamento europeu e nacional;

O custo total da operação;

O prazo para a assinatura e devolução do termo de aceitação.

O termo de aceitação da decisão de aprovação segue, em termos gerais, a estrutura e conteúdo do

termo de aceitação adotado pela Agência, I.P, no âmbito do FSE, tendo-se procedido às necessárias

adaptações, em função das especificidades do FEAC e do PO APMC.

A aceitação do apoio é efetuada no prazo máximo de 30 dias úteis, mediante a assinatura

autenticada do termo de aceitação e envio do mesmo para o ISSA, IPRA, por via postal, sendo

recolhido posteriormente, por upload, no SI FEAC ou, por submissão eletrónica do termo de

aceitação no SI FEAC, autenticado nos termos do nº. 8, do artigo 36.º da Portaria 190-B/2015, de

26 de junho, ou seja, pelos meios de autenticação segura.

Nos primeiros concursos, enquanto o SI FEAC não estiver em pleno funcionamento, o termo de

aceitação é assinado pela entidade beneficiária, devolvido ao ISSA, IPRA por via postal e recolhido

posteriormente, por upload, no sistema.

A decisão de aprovação caduca se o termo de aceitação autenticado não for devolvido no prazo

máximo de 30 dias úteis, a contar da data da notificação da decisão, salvo motivo justificado não

imputável ao beneficiário e aceite pelo ISSA, IPRA. Casos a entidade aceite, a respetiva operação é


67

objeto de proposta de revogação sendo, de seguida, efetuada a análise financeira da candidatura

que se encontra mais bem pontuada.

Nos termos do n.º 10 do artigo 36.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, os titulares dos

órgãos de direção, de administração e de gestão e outras pessoas que exerçam funções de

administração ou gestão ficam, com a assinatura do termo de aceitação, subsidiariamente

responsáveis pelo cumprimento das obrigações previstas nos artigos 29º., 30º., 68º. e 69º. da

Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho.

4.4 CIRCUITO DE ARQUIVAMENTO

As candidaturas entram no circuito de arquivamento nas seguintes situações:

Apresentação da candidatura em duplicado, devido a erro do sistema ou lapso do

beneficiário na respetiva submissão;

Desistência do beneficiário antes de ser proferida a competente decisão.

Em qualquer das situações elencadas anteriormente, as candidaturas/operações são conduzidas

para o circuito de arquivamento mediante proposta do técnico do ISSA, IPRA, devidamente

fundamentada no campo do parecer previsto no SI FEAC.

Onde

• SI FEAC• Circuito de Arquivamento

Quando

• A todo momento entre a submissão da candidatura e antes da decisão de aprovação

Quem

• Técnicos do ISSA, IPRA•Dirigente do DAS • Conselho Diretivo do ISSA,

IPRA

Como

• Emissão da Decisão de Arquivamento


68

Cabe ao Responsável do ISSA, IPRA manifestar a sua concordância ou discordância relativamente à

proposta de arquivamento formulada pelo técnico de análise, sendo a candidatura, no caso de

discordância, direcionada para o estado em que se encontrava antes de ser proposta para

arquivamento.

A decisão de arquivamento e a consequente notificação são emitidas diretamente no SI FEAC,

sendo esta última enviada à entidade beneficiária por via postal, após assinatura pelo Conselho

Diretivo do ISSA, IPRA. O SI FEAC procede igualmente ao envio de correio eletrónico de alerta para

a entidade beneficiária, informando-a de que pode proceder à consulta do processo e da decisão no

sistema de informação.

4.5 CIRCUITO DE INDEFERIMENTO

As candidaturas entram no circuito de indeferimento nas seguintes situações:

A entidade beneficiária tem código de idoneidade inibidor de acesso a apoios comunitários;

A entidade beneficiária foi condenada por violação da legislação sobre trabalho de menores

e discriminação no trabalho e no emprego;

A entidade beneficiária não fez prova do cumprimento do requisito situação regularizada

em matéria de impostos e de contribuições para a segurança social;

A entidade beneficiária não tem a situação regularizada em matéria de reposições, no

âmbito dos financiamentos comunitários;

A entidade não se enquadra nos beneficiários previstos na tipologia de operações;

A candidatura não cumpre os requisitos definidos no aviso;

Onde

• SI FEAC• Circuito de Indeferimento

Quando

• A todo momento entre a submissão da candidatura e antes da decisão de aprovação

Quem:

• Técnicos do ISSA, IPRA• Dirigente do DAS•Conselho Diretivo do ISSA,

IPRA

Como

• Proposta de Indeferimento• Audiência Prévia • Emissão da Decisão de

Indeferimento


69

A entidade beneficiária não possui ou não assegura os meios técnicos, físicos e financeiros

e os recursos humanos necessários ao desenvolvimento da operação;

Não enquadramento da candidatura nas operações elegíveis definidas na regulamentação

específica ou no aviso para apresentação de candidaturas;

Não enquadramento da operação nos objetivos e prioridades estabelecidas para o PO/TO;

A operação detém inadequada qualidade técnica (pontuação inferior a 50 pontos);

Outros motivos (a especificar em sede de parecer do técnico).

Sendo as candidaturas apresentadas, por princípio, em regime de parceria, constitui motivo de

indeferimento da candidatura o incumprimento de, pelo menos, um dos requisitos acima

enunciados para:

O polo de receção, que assume a qualidade de entidade coordenadora da parceria;

Todas as entidades mediadoras da parceria constituída no âmbito da candidatura.

As candidaturas são propostas para indeferimento pelo técnico do ISSA, IPRA no SI FEAC, o que

pode suceder diretamente no circuito de indeferimento, ou no circuito de análise, nas fases em que

tal proposta se encontra prevista.

O Responsável do ISSA, IPRA pode emitir o seu despacho de concordância ou de discordância face à

proposta formulada. No caso de discordar com a proposta do técnico, a candidatura volta ao estado

em que se encontrava antes de ter entrado no circuito de indeferimento.

Após confirmação, pelo Responsável do ISSA, IPRA, da proposta de indeferimento, é gerada

diretamente do SI FEAC a notificação do projeto de decisão de indeferimento, a qual é impressa,

assinada e enviada à entidade beneficiária, por via postal, para que esta se pronuncie, se assim o

entender, em sede de audiência prévia de interessados.

A referida notificação faculta o projeto de decisão e demais elementos necessários para que os

interessados possam conhecer todos os aspetos relevantes para a decisão, em matéria de facto e de

direito, indicando também as horas e o local onde o processo pode ser consultado.

Em simultâneo, o SI FEAC procede ao envio de correio eletrónico de alerta para a entidade

beneficiária, informando-a de que pode proceder à consulta do processo e da decisão no sistema de

informação.

Nos termos do n.º 1 do artigo 122.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado através

do Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, são concedidos às entidades beneficiárias 10 dias úteis,

para se poderem pronunciar sobre todas as questões com interesse para a decisão.


70

Na sequência da notificação da audiência prévia de interessados relativa ao projeto de decisão de

indeferimento, pode ocorrer uma de três situações:

a) A entidade concorda com a proposta ou não responde dentro do prazo fixado, situações em

que se mantém a proposta de indeferimento e a candidatura é objeto de indeferimento;

b) A entidade contesta, mas não são atendidas as suas alegações, situação em que se mantém

a proposta de indeferimento e a candidatura é objeto de indeferimento;

c) A entidade contesta e os seus argumentos são considerados aceitáveis, situação em que a

candidatura volta ao estado em que se encontrava antes de entrar no circuito de

indeferimento, a fim de ser realizada a respetiva reanálise.

Com exceção da situação prevista na alínea c), em que a candidatura retorna ao circuito de análise,

e o técnico pode sustentar os pressupostos da reanálise efetuada, nas restantes duas situações, o

técnico do ISSA, IPRA terá que elaborar uma informação com a caraterização dos motivos que

levaram à proposta de indeferimento e, no caso de contestação da entidade, a fundamentação para

a não-aceitação das alegações apresentadas, a qual será submetida a parecer do Responsável do

ISSA, IPRA e, consequentemente, a decisão do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA.

A informação, com os respetivos anexos, será inserida no SI FEAC por upload dos documentos.

A decisão de indeferimento é da competência do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA, que exara o

despacho em informação elaborada por candidatura ou bloco de candidaturas, consoante as

situações, e o processo é devolvido ao responsável de análise, para sequência de notificação de

decisão de indeferimento à entidade e respetiva recolha no SI FEAC.


71

5. GESTÃO E ACOMPANHAMENTO DAS OPERAÇÕES

Neste capítulo pretende-se fazer uma descrição de todos os procedimentos envolvidos na fase de

gestão e acompanhamento das operações aprovadas, os quais se organizam em torno das seguintes

áreas-chave:

Alteração às operações selecionadas (pedidos de alteração);

Acompanhamento da execução física e financeira das operações (comunicação de início,

pedidos de reembolso e de saldo final);

Revogação das decisões de aprovação.

No Balcão 2020, o acesso aos “Dados Candidatura” e “Dados Execução”, por parte das entidades,

efetua-se mediante a consulta da “Ficha de Operação”, a qual concentra a informação relativa ao

percurso de análise da “Candidatura”, “Comunicação de Início”, “Execução” e “Pedidos de

Reembolso”.

5.1 PEDIDOS DE ALTERAÇÃO À DECISÃO DE APROVAÇÃO

As alterações à decisão de aprovação das operações, cuja tramitação é em tudo idêntica à do

circuito de análise de candidaturas, devem ser apresentadas exclusivamente através do SI FEAC, em

formulário próprio, do qual deve constar a fundamentação respetiva.

Estão sujeitas a nova decisão do ISSA, IPRA, quando aplicável, as seguintes alterações:


A identificação do PO APMC, do fundo, da tipologia de operações e dos códigos europeus

correspondentes;

O plano financeiro, com discriminação das rubricas aprovadas e respetivos montantes;

O montante anualizado do apoio público e a respetiva taxa de cofinanciamento, com

explicitação das fontes de financiamento europeu e nacional;

A prorrogação do início da operação, para além dos 60 dias úteis, em relação à data

prevista para o início da sua realização aprovada em candidatura, ou à data de

devolução/submissão do Termo de Aceitação, conforme previsto na alínea b) do n.º 9 do

artigo 36.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;

Outras alterações previstas em sede de aviso de apresentação de candidaturas.


72

No âmbito específico da Tipologia de Operações 1.2.2 – Distribuição de géneros alimentares e/ou

de bens de primeira necessidade, estão sujeitas a nova decisão do ISSA, IPRA, quando aplicável, as

seguintes alterações:

Variações no número de destinatários finais a abranger superiores a 25% do número

inicialmente aprovado, nas condições previstas nas subalíneas i) a iii) da alínea a) do n.º 2 do

art.º 67º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;

Substituição de um ou mais beneficiários da operação aprovada e ou das funções

desempenhadas no âmbito da parceria.

As situações supramencionadas carecem de aprovação expressa do Conselho Diretivo do ISSA,

IPRA, a qual é proferida no prazo máximo de 60 dias úteis.

A reprogramação de natureza física da operação, sem aumento do montante do financiamento

elegível aprovado e sem substituição do respetivo objeto, não carece de decisão expressa do

Conselho Diretivo, considerando-se tacitamente aprovada no prazo de 30 dias úteis, a contar da

data de receção da comunicação (submissão do pedido de alteração no SI FEAC).

Sem prejuízo do acima disposto, quando, em candidaturas plurianuais, o financiamento aprovado

para o ano civil não seja integralmente executado, as verbas não executadas transitam

automaticamente para o ano civil seguinte.

5.2 COMUNICAÇÃO DO INÍCIO DA OPERAÇÃO

Concluído o circuito de decisão de aprovação da operação, com a emissão do termo de aceitação e

sua devolução ao ISSA, IPRA, após assinatura devidamente autenticada, a entidade coordenadora

tem que dar início à operação, devendo comunicar a respetiva data de início no SI FEAC.

Para efeitos de comunicação de data de início é considerada uma das duas situações seguintes:

Data da primeira receção de produtos no polo de receção, correspondente ao registo no

SI FEAC, nos termos da alínea i) do artigo 68.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de

junho, da primeira guia de remessa; ou

Data da validação do(s) primeiro(s) destinatário(s) final(is) efetuada no SI FEAC, nos

termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 69.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho.


73

O procedimento instituído assenta nos seguintes passos:

Na respetiva funcionalidade, “Comunicação de Início”, disponível no sistema de informação, é

obrigatório registar a data de início da operação.

Validação da comunicação de início pelo técnico de análise, momento a partir do qual a

operação se encontra em execução.

Os beneficiários dispõem de um prazo de 60 dias úteis para iniciar a operação, relativamente à

data de início prevista na candidatura ou à data de devolução/submissão do termo de aceitação.

Assim, prevê-se que o sistema impeça o beneficiário de efetuar o registo do início para além

desse limite temporal, instando-o, mediante a emissão de um alerta, a formalizar um pedido de

alteração. O beneficiário só conseguirá registar o início da operação depois de o pedido de

alteração ter sido alvo de decisão de aprovação por parte do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA.

Excedido o prazo de 60 dias acima mencionado, o ISSA, IPRA notifica, por via eletrónica, todos

os beneficiários que se encontram em situação de incumprimento, com o intuito de obter

informação atualizada acerca do estado da operação e convidá-los a apresentar o seu pedido de

desistência ou a submeter um pedido de alteração, sendo concedido, para esse efeito, um prazo

de 10 dias úteis.

Onde

• SI FEAC• Execução• Comunicação Início

Quando

• Após comunicação de início por parte da entidade

Quem


Como

• Confirmação de início


74

O beneficiário deve ser informado nessa sede de que, na falta de uma resposta dentro do prazo

concedido, será proposta a revogação da decisão de aprovação, com base no fundamento

previsto na alínea g) do n.º 3 do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, 27 de outubro.

5.3 REGISTO DE EXECUÇÃO FÍSICA

Compete às entidades beneficiárias efetuarem todos os registos da execução física da operação no

SI FEAC.

Assim, deverá a entidade coordenadora:

Efetuar o controlo de stocks dos produtos recebidos e distribuídos, nos termos da alínea i)

do artigo 68.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;

Elaborar o plano de distribuição, de acordo com a alínea b) do artigo 68.º da Portaria n.º

190-B/2015, de 26 de junho.

Deverá a entidade mediadora:

Elaborar e atualizar a lista de destinatários, conforme a alínea a) do n.º 1 do artigo 69.º da

Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;

Efetuar o controlo de stocks dos produtos recebidos e distribuídos, nos termos da alínea h)

do n.º1 do artigo 69.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;

Elaborar o plano de distribuição, de acordo com a alínea b) do n.º 1 do artigo 69.º da

Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;

Onde

• SI FEAC• Execução Física

Quando

• Após comunicação de início por parte da entidade

Quem

• Entidades beneficiárias

Como

• Registo de execução física


75

Registar as ações de acompanhamento realizadas efetuando o upload das respetivas

evidências, nos termos da alínea j) do n.º 1 do artigo 69.º da Portaria n.º 190-B/2015, de

26 de junho, conjugado com o n.º 4 do artigo 73.º da mesma Portaria.

5.4 PEDIDOS DE REEMBOLSO E DE SALDO FINAL

Os pontos seguintes abordam em detalhe cada uma das fases indicadas na figura.

5.4.1 Submissão

De acordo com a regulamentação específica do PO APMC, os pedidos de reembolso são efetuados

com periodicidade mínima trimestral reportados ao último dia do mês anterior.

No caso de operações plurianuais, a mesma regulamentação consagra ainda que o beneficiário fica

obrigado a submeter, até 31 de março de cada ano, a informação anual de execução física e

financeira, reportada a 31 de dezembro do ano anterior.

Por último, e uma vez concluída a operação, o beneficiário dispõe de um prazo máximo de 45 dias

úteis para formalizar o pedido de pagamento de saldo final, para que o ISSA, IPRA possa avaliar os

termos em que foi executada a operação aprovada, bem como o grau de consecução dos objetivos

definidos em candidatura.

Onde

• SI FEAC• Execução• Reembolso/ Saldo

Quando

• Periocidade mínima trimestral

• PRI até 31 de março• Saldo até 45 dias úteis após

término da operação

Quem

• Entidades Beneficiárias

Como

• Submissão eletrónica do pedido de reembolso ou saldo


76

Todos os pedidos de reembolso, incluindo os pedidos de reembolso intermédio e os pedidos de

pagamento de saldo final, são submetidos eletronicamente, em formulário próprio, no SI FEAC.

Cada pedido de reembolso reporta-se ao último dia de um dado mês de execução, por princípio do

mês anterior, sendo que, relativamente ao último mês de execução da operação, não pode haver

nenhum pedido de reembolso associado, mas apenas o pedido de pagamento de saldo final.

Conforme foi acima referido, nas operações plurianuais, não existem pedidos de reembolso

reportados ao mês de dezembro nos anos de execução intercalares, sendo estes substituídos pelos

designados pedidos de reembolso intermédios.

O sistema de informação proporciona uma conexão obrigatória entre a funcionalidade do pedido de

reembolso ou de saldo final e o registo da execução física da operação, sendo que, especificamente

no que concerne ao primeiro pedido de reembolso, a submissão só é possível quando se verificar a

existência de, pelo menos, o registo de um destinatário a quem foi atribuído um produto.

Funcionando estas tipologias segundo a modalidade de custos simplificados e não havendo

declaração de despesas incorridas e pagas, o foco das verificações de gestão centra-se no campo

físico das operações.

Ao iniciar a submissão do pedido de reembolso ou de saldo, o sistema informático seleciona

automaticamente uma amostra aleatória de 30 elementos físicos representativos da atividade

desenvolvida por todas as entidades parceiras.

Assim, antes da submissão efetiva do pedido de reembolso ou de saldo, a entidade beneficiária fica

obrigada a fazer, para a amostra aleatória selecionada pelo SI FEAC, o upload dos seguintes

documentos considerados relevantes:

Guias de remessa;

Credenciais do tipo A (distribuição de géneros alimentares e/ou de bens de primeira

necessidade pela entidade coordenadora à entidade mediadora);

Credenciais do tipo B (distribuição de géneros alimentares e/ou de bens de primeira

necessidade pela entidade mediadora aos destinatários);

Autos de perda;

Para além dos mencionados elementos, a entidade beneficiária fica obrigada a apresentar

evidências de todas as medidas de acompanhamento realizadas.


77

Após o upload de todos os documentos necessários para a apreciação da amostra selecionada, o

beneficiário procede então à submissão efetiva do pedido de reembolso ou de saldo final.

Submetido o pedido de reembolso ou de saldo final, o mesmo será distribuído pelo Dirigente da

DGFOC ao técnico que executará as necessárias verificações administrativas.

De acordo com a parametrização desta funcionalidade, o Responsável do ISSA, IPRA está impedido

de distribuir um determinado pedido de reembolso ao técnico que tenha sido responsável pela

análise/seleção da respetiva operação ou de um pedido de alteração associado, garantindo-se,

através de uma série de validações introduzidas no sistema de informação, o cumprimento estrito

do princípio da segregação de funções entre a seleção das operações e a realização das verificações

de gestão.

5.4.2 Análise Nos termos da alínea a) do n.º 4 do artigo 32.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014, o ISSA, IPRA

deve verificar que os produtos e serviços cofinanciados foram fornecidos, bem como a sua

conformidade com a legislação aplicável, o PO e as condições de apoio da operação.

Por forma a dar cumprimento ao normativo atrás referido, o ISSA, IPRA assegura a realização de

verificações de gestão antes da despesa ser certificada à AC, garantindo a sua legalidade,

conformidade e regularidade, por via da conferência apropriada dos aspetos administrativos,

técnicos e físicos das operações.

Onde

• SI FEAC• Execução• Análise Reembolsos

ou Saldos

Quando

• Sempre que é rececionado um pedido de reembolso ou saldo

Quem


Como

• Verificações de gestão


78

As verificações de gestão incluem verificações administrativas, que incidem sobre a totalidade dos

pedidos de reembolso e de saldo submetidos, e verificações no local, a serem realizadas a uma

amostra das operações aprovadas.

O âmbito, calendário, intensidade, metodologia, checklists e respetivas normas de execução,

respeitantes a ambos os tipos de verificações, encontram-se devidamente caraterizados no capítulo

6 do presente manual.

Os resultados das verificações de gestão são integrados nos módulos de “Análise Técnica e

Financeira”, previstas nos circuitos de reembolsos e saldos, do SI FEAC.

5.4.3 Parecer técnico

No final da análise técnica de um pedido de reembolso ou de saldo, o técnico responsável emite o

respetivo parecer no SI FEAC. Esse parecer constitui elemento de sustentação da decisão de

aprovação do pedido de reembolso ou de saldo.

O parecer emitido deve traduzir os termos em que o trabalho foi desenvolvido e exprimir uma

opinião fundamentada acerca dos resultados a que se chegou, especificando as recomendações a

emitir, as participações a realizar, bem como as respetivas propostas de redução física e financeira,

decorrentes das irregularidades detetadas nos diversos itens das checklists.

Onde

• SI FEAC• Execução• Análise Técnica

Quando

• Na sequência da análise de um pedido de reembolso ou de saldo

Quem


Como

• Emissão de parecer técnico


79

O parecer a emitir pelo técnico deve cumprir com os seguintes requisitos:

Ser facilmente inteligível e não conter ambiguidades;

Ser redigido de forma simples, clara, expondo os factos com exatidão, lógica e consistência,

a fim de facilitar a sua compreensão;

Ter a extensão necessária e suficiente para transmitir os factos verificados e os resultados

a que o técnico chegou;

Especificar os obstáculos que impediram a prossecução do exercício do seu trabalho

técnico, com a eficácia, eficiência e economia desejáveis.

5.4.4 Parecer do responsável de análise

O Responsável do ISSA, IPRA emite o parecer sobre os pedidos de reembolso ou de saldo, podendo

para o efeito elaborar listagens que agrupem um conjunto de reembolsos ou saldos. Nesta sede, o

pedido de reembolso ou de saldo pode:

Prosseguir com proposta de aprovação, dando-se início à fase de decisão;

Ou ser remetido para reanálise, seguindo as fases anteriormente descritas.

Onde

• SI FEAC• Execução

Quando

• Após análise técnica

Quem

• Dirigente do DGFOC

Como

• Elaboração de listagens• Emissão de parecer


80

5.4.5 Audiência de interessados em sede de pedido de pagamento de saldo

No âmbito da execução financeira de uma operação, a audiência prévia de interessados apenas terá

lugar na sequência da análise do pedido de pagamento de saldo, mais concretamente em sede de

notificação do respetivo projeto de decisão de aprovação.

A instituição deste procedimento não impede, contudo, a entidade de vir junto do ISSA, IPRA, na

sequência do conhecimento das conclusões das verificações de gestão, transmitidas através das

notificações das decisões de aprovação do competente pedido de reembolso, esclarecer

determinado tipo de factos ou práticas, apresentar os motivos da sua discordância ou acrescentar

elementos que permitam alterar a decisão inicialmente tomada, incluindo no que respeita às

participações.

Essas alegações e elementos adicionais serão relevados num quadro de articulação estreita com as

entidades beneficiárias, sendo-lhes prestados pelo ISSA, IPRA, com a brevidade que se impõe, e sem

mais delongas, os esclarecimentos necessários com vista à boa execução da operação.

No entanto, a análise exaustiva dos argumentos aduzidos pela entidade e a ponderação sobre a

revisão ou não da posição do ISSA, IPRA será realizada na análise do pedido de reembolso

subsequente, sendo nessa sede reiterada ou revista a decisão anterior, se para tal existir

fundamento.

Onde

• SI FEAC• Execução• Audiência Prévia

Quando

• Em saldo, antes da decisão, havendo redução de financiamento

Quem

• Técnicos do ISSA, IPRA• Dirigente do DGFOC

Como

•Notificação do projeto de decisão

•Análise da resposta da entidade


81

Após análise do pedido de pagamento de saldo, o SI FEAC processa automaticamente a respetiva

notificação do projeto de decisão de aprovação, com redução de financiamento, a qual, depois de

assinada, é enviada à entidade beneficiária por correio postal, concedendo um prazo de 10 dias

úteis para a respetiva pronúncia.

Essa notificação fornece os elementos necessários para que os beneficiários possam conhecer todos

os aspetos relevantes para a decisão, em matéria de facto e de direito, indicando também as horas e

o local onde o processo pode ser consultado.

Em simultâneo, o SI FEAC emite um correio eletrónico para a entidade, alertando que está

disponível, para consulta, uma notificação.

5.4.6 Decisão de aprovação A decisão sobre o pedido de reembolso ou de saldo é da competência do Conselho Diretivo do ISSA,

IPRA, sob proposta do técnico, validada superiormente pelo Dirigente do DGFOC. A decisão pode

ser efetuada por operação ou em bloco, desde que ao nível da mesma tipologia de operações.

Do lote de pedidos no estado “a aguardar decisão”, o responsável de análise do ISSA, IPRA seleciona

aqueles que devem ser submetidos a decisão. Uma vez concluído e confirmado este processo, é

emitida a “Decisão”, onde estão incluídos todos os pedidos de reembolso ou de saldo selecionados

Onde

• SI FEAC• Execução• Decisão

Quando

• Após emissão do parecer do responsável (reembolsos)

• Após audiência prévia (saldos)

Quem

• CD do ISSA, IPRA

Como

• Emissão da decisão de aprovação


82

para esta fase, a qual, após ser assinada e datada pelo respetivo Conselho Diretivo, constituir-se-á

na decisão de aprovação dos pedidos.

As notificações das decisões de aprovação dos pedidos de reembolso e de saldo final são extraídas

diretamente do SI FEAC e, depois de assinadas, são remetidas aos beneficiários por via postal.

5.4.7 Pagamentos, suspensões e reversões de créditos

Os momentos dos pagamentos aos beneficiários das operações apoiadas acompanham o circuito de

financiamento nas seguintes principais etapas do ciclo de vida da operação:

1. Reembolso das despesas, após verificação da sua elegibilidade pelo ISSA, IPRA, até ao limite

de 85% da despesa pública total aprovada e de 100% da despesa pública total aprovada no

ano civil em causa.

Quando a execução decidida acumulada com reporte ao Reembolso Intermédio do ano em

causa é superior à despesa pública aprovada para esse ano, é criado um pagamento pendente a

pagar juntamente com o primeiro reembolso do ano seguinte. O cálculo do pagamento dos

reembolsos, ventilado por componente de financiamento, decorre de algoritmo inscrito no SI

FEAC.

2. Reembolso do saldo final, quando a este haja lugar, pelo valor acumulado da despesa pública

validada pelo ISSA, IPRA, deduzido de todos os pagamentos efetuados a título de reembolso.

Se, em sede de saldo final, se verificar que os montantes pagos aos beneficiários não foram

integralmente utilizados nos prazos e condições fixados pelo ISSA, IPRA, os mesmos são objeto

de recuperação.

Ambos os procedimentos (reembolso do saldo final ou recuperação em saldo final) afiançam a

equação elementar da atribuição dos apoios comunitários: a execução validada é igual aos

pagamentos efetuados, garantido total conformidade entre financiamento e pagamentos. O

cálculo do pagamento ou da recuperação do saldo final, ventilado por componente de

financiamento, decorre de algoritmo inscrito no SI FEAC.


83

Não é aplicada nenhuma dedução, retenção, encargo específico ou outro encargo com efeito

equivalente, nomeadamente arrestos, penhoras ou cessão de créditos, que resulte na redução dos

montantes devidos aos beneficiários.

Na sequência da aprovação dos pedidos de reembolso e de saldo, segue-se a fase de pagamento às

entidades beneficiárias.

A primeira etapa do circuito de pagamentos é assegurada por um técnico do ISSA, IPRA, na

funcionalidade “validação para a emissão da autorização de pagamento”, após confirmação de que a

respetiva entidade beneficiária tem a situação regularizada perante a Autoridade Tributária, a

Segurança Social e os FEEI/FEAC.

O ISSA, IPRA assegura que os técnicos que intervêm nesta primeira etapa do circuito de

pagamentos não participaram no processo de análise da candidatura ou pedido de alteração, nem

no acompanhamento da execução da operação em causa (análise de pedidos de reembolso e

realização de verificações de gestão).

As fases subsequentes, relacionadas com a emissão das autorizações de pagamento, com a emissão

dos pedidos de pagamento à entidade pagadora e com as compensações de créditos entre

operações da mesma entidade, são executadas pela Unidade Financeira e de Monitorização

Estratégica da AG (UFME), de acordo com os procedimentos descritos no Manual de Procedimentos

da AG, estando, por esta via, assegurada a necessária segregação de funções.

Sem prejuízo da compensação de créditos, o pagamento é integralmente efetuado no prazo máximo

de 45 dias úteis, contado a partir da data de apresentação do pedido de reembolso.

De acordo com o disposto no artigo 38.º da Portaria n.º190-B/2015, de 26 de junho, o pagamento

pode ser suspenso até à regularização ou à tomada de decisão decorrente da análise da situação

subjacente, com os seguintes fundamentos:

a) Superveniência ou falta de comprovação de situação regularizada perante a administração

fiscal e a segurança social, bem como de restituições no âmbito dos financiamentos;

b) Existência de deficiências no processo comprovativo da execução da operação,

designadamente de natureza contabilística ou técnica;

c) Não envio, no prazo determinado, de elementos solicitados, salvo se for aceite a justificação

que venha, eventualmente, a ser apresentada pelo beneficiário;

d) Mudança de conta bancária do beneficiário, sem comunicação prévia ao ISSA, IPRA;


84

e) Superveniência das situações previstas no artigo 14.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27

de outubro, ou decorrentes de averiguações promovidas por autoridades administrativas

sustentadas em factos cuja gravidade indicie ilicitude criminal, envolvendo a utilização

indevida dos apoios concedidos ou o desvirtuamento da candidatura, sem prejuízo do

disposto no n.º 2 do mesmo artigo, quanto à necessidade de prestação de garantia idónea;

Nos termos dos n.ºs 1 e 2 do artigo 38.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, nas situações

tipificadas nas alíneas a) e d), a suspensão de pagamentos é mantida até que se verifique a sua

regularização. No entanto, decorrido o prazo de um ano após a notificação da decisão de

suspensão de pagamentos, os montantes de que a entidade beneficiária seja credora revertem a

favor da Agência, I. P..

Por outro lado, e à luz do disposto nos n.ºs 3 a 5 do mencionado artigo 14.º, as suspensões de

pagamentos determinadas com base nos fundamentos previstos nas alíneas b) e e) são efetuadas

pelos prazos máximos abaixo enunciados, contados a partir da data de conhecimento da respetiva

notificação, sob pena de revogação da decisão de aprovação das respetivas operações:

b) 40 dias úteis;

e) 60 dias úteis.

Pretende-se que todas as interações efetuadas entre as entidades e o ISSA, IPRA sejam

desmaterializadas, ou seja que o registo e acompanhamento das suspensões de pagamentos sejam

realizados no SI FEAC, sendo a respetiva notificação disponibilizada no mesmo sistema de

informação e o beneficiário notificado de que tem disponível a notificação, à qual acede através do

seu login.

No entanto, nesta fase de arranque do PO APMC e de implementação do SI FEAC, é adotada uma

solução provisória que passa pelo envio das notificações das suspensões de pagamentos por carta

registada, com aviso de receção.

Nesta solução de contingência, cabe ao ISSA, IPRA produzir a respetiva notificação, nos termos das

minutas constantes do Anexo 12 do presente manual (uma reportada às situações que poderão

gerar reversões de créditos e duas associadas às situações que poderão gerar revogação da decisão

de aprovação).

As notificações de suspensão de pagamentos são assinadas pelo Conselho Diretivo do ISSA, IPRA e,

enquanto a funcionalidade do SI FEAC não estiver em pleno funcionamento, o ISSA, IPRA


85

assegurará o seu registo numa base de dados, de forma a assegurar que esta informação está

totalmente disponível para consulta por parte de qualquer um dos seus técnicos.

5.5 REVOGAÇÕES DA DECISÃO

Nos termos do n.º 3 do art.º 23º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de outubro, constituem

fundamentos suscetíveis de determinar a revogação do apoio à operação:

a) O incumprimento dos objetivos essenciais previstos na candidatura;

b) A inexecução integral da candidatura nos termos em que foi aprovada;

c) A existência de alterações aos elementos determinantes da decisão de aprovação que

ponham em causa o mérito da operação ou a sua razoabilidade financeira, salvo aceitação

expressa pelo ISSA, IPRA;

d) A não apresentação atempada dos formulários relativos à execução e aos pedidos de saldo,

salvo se o atraso for aceite pela entidade competente, mantendo-se, neste caso, como

período elegível das despesas o definido como prazo de entrega do pedido de saldo;

e) A interrupção não autorizada da operação por período superior a 90 dias úteis;

f) A apresentação dos mesmos custos a mais de uma AG ou OI, sem aplicação de critérios de

imputação devidamente fundamentados, ou a outras entidades responsáveis por

financiamentos públicos;

g) A inexistência ou a falta de regularização das deficiências de organização do processo

relativo à realização da operação e o não envio de elementos solicitados pelo ISSA, IPRA

nos prazos por ela fixados;

h) A recusa, por parte dos beneficiários, da submissão ao controlo e auditoria a que estão

legalmente sujeitos;

i) A falta de apresentação da garantia idónea, quando exigida;

j) A prestação de falsas declarações sobre o beneficiário, sobre a realização da operação, que

afetem, de modo substancial, a justificação dos apoios recebidos ou a receber.

Nos termos do n.º 4 do art.º 39º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, constituem ainda

fundamentos suscetíveis de determinar a revogação do apoio à operação:

a) O incumprimento das obrigações do beneficiário, previstas no art.º 29º do referido

diploma legal;

b) A não consecução dos resultados contratados pelo ISSA, IPRA, salvo se estiver definida

diferente sanção;

c) A alteração de algum dos critérios de elegibilidade do beneficiário previstos nas alíneas a),

c) e d) do.º 2 do art.º 27º do referido diploma legal, quando afetem a justificação dos apoios


86

recebidos ou a receber ou consubstanciem uma alteração aos elementos determinantes da

decisão de aprovação do apoio.

Considerando que, uma vez emitida a decisão sobre a operação, qualquer facto suscetível de

extinguir a concessão do apoio deve assumir a forma de revogação, à lista acima descrita, deve

ainda acrescentar-se a desistência da operação por iniciativa da entidade beneficiária.

As candidaturas são propostas para revogação pelo técnico do ISSA, IPRA no SI FEAC, emitindo

posteriormente o Dirigente do DAS o seu despacho de concordância ou de discordância face à

proposta formulada. No caso de discordar com a proposta do técnico, a candidatura volta ao estado

em que se encontrava antes de ter entrado no circuito de revogação.

Após confirmação, pelo Responsável do ISSA, IPRA, da proposta de revogação, é gerada

diretamente do SI FEAC a notificação do projeto de decisão de revogação, a qual é impressa,

assinada e enviada à entidade beneficiária, por via postal, para que esta se pronuncie, se assim o

entender, em sede de audiência prévia de interessados.

A referida notificação faculta o projeto de decisão e demais elementos necessários para que os

interessados possam conhecer todos os aspetos relevantes para a decisão, em matéria de facto e de

direito, indicando também as horas e o local onde o processo pode ser consultado.

Em simultâneo, o SI FEAC procede ao envio de correio eletrónico de alerta para a entidade

beneficiária, informando-a de que pode proceder à consulta do processo e da decisão no sistema de

informação.

Nos termos do n.º 1 do artigo 122.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado através

do Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, são concedidos às entidades beneficiárias 10 dias úteis,

para se poderem pronunciar sobre todas as questões com interesse para a decisão.

Na sequência da notificação da audiência prévia de interessados relativa ao projeto de decisão de

revogação, pode ocorrer uma de três situações:

a) A entidade concorda com a proposta ou não responde dentro do prazo fixado, situações em

que se mantém a proposta de revogação e a candidatura é objeto de revogação;

b) A entidade contesta, mas não são atendidas as suas alegações, situação em que se mantém

a proposta de revogação e a candidatura é objeto de revogação;


87

c) A entidade contesta e os seus argumentos são considerados aceitáveis, situação em que a

candidatura volta ao estado em que se encontrava antes de entrar no circuito de revogação,

a fim de ser realizada a respetiva reanálise.

Com exceção da situação prevista na alínea c), em que a candidatura retorna ao circuito de análise,

e o técnico pode sustentar os pressupostos da reanálise efetuada, nas restantes duas situações, o

técnico do ISSA, IPRA terá que elaborar uma informação com a caraterização dos motivos que

levaram à proposta de revogação e, no caso de contestação da entidade, a fundamentação para a

não-aceitação das alegações apresentadas, a qual será submetida a parecer do Responsável do

ISSA, IPRA e, consequentemente, a decisão do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA.

A informação, com os respetivos anexos, será inserida no SI FEAC por upload dos documentos.


88

6. VERIFICAÇÕES DE GESTÃO

6.1 ENQUADRAMENTO

No sentido de cumprir com as responsabilidades impostas pelo Regulamento (UE) n.º 223/2014, do

Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de março, o ISSA, IPRA procede à realização de

verificações que incidem sobre os aspetos administrativos, financeiros e técnicos e físicos das

operações, por forma a verificar a realização efetiva dos produtos e serviços cofinanciados, bem

como a sua conformidade com a legislação aplicável, com o programa operacional e o cumprimento

das condições de apoio da operação.

As verificações de gestão a realizar consubstanciam:

Verificações administrativas relativamente a cada pedido de reembolso apresentado por

parte dos beneficiários;

Verificação das operações no local.

Estas verificações de gestão são executadas antes da despesa ser certificada à Comissão Europeia, e

realizadas com a devida celeridade, a fim de garantir o cumprimento dos prazos legalmente

definidos para a emissão da competente decisão de aprovação por parte do ISSA, IPRA e capacitar a

AG, a AC e a AA para o envio atempado dos documentos referidos no n.º 5 do artigo 59º do

Regulamento (UE) n.º 966/2012, de 25 de outubro, nomeadamente as contas sobre as despesas

incorridas no exercício contabilístico e a declaração de gestão.

As verificações administrativas incidem obrigatoriamente sobre todos os pedidos de reembolso,

incluindo pedidos de reembolso intermédio e de saldo final, e baseiam-se na análise de uma

amostra representativa dos elementos físicos da operação, bem como de outros documentos

complementares considerados relevantes para a confirmação das quantidades e atividades

desenvolvidas e para a avaliação da legalidade e conformidade das despesas a financiar.

Considerando que existem aspetos respeitantes à legalidade e regularidade da despesa que não

podem ser verificados em ambiente “desk”, o ISSA, IPRA desenvolve verificações “in loco” das

operações, designadas por verificações no local, com vista a confirmar a realidade da operação, o

seu progresso físico, o efetivo fornecimento dos produtos/bens/serviços em conformidade com as

condições do termo de aceitação, a exatidão da informação sobre execução física declarada ao

programa, bem como o respeito pelas regras comunitárias em matéria de publicidade.


89

No presente capítulo, são instituídas um conjunto de normas de execução fundamentais no âmbito

das verificações de gestão, as quais servem de orientação ao trabalho desenvolvido pelas equipas

do ISSA, IPRA.

6.2 ORGANIZAÇÃO DOS RECURSOS

As verificações de gestão sejam administrativas ou no local, são realizadas por recursos humanos

próprios do ISSA, IPRA os quais dispõem de experiência e valências adequadas e têm acesso a

orientações e formação nas competências requeridas, nomeadamente em termos de

regulamentação nacional e comunitária relativa às regras de elegibilidade.

As verificações administrativas serão asseguradas por 8 técnicos afetos a dois dos Departamentos

que compõem a equipa. As verificações no local estarão a cargo de 6 técnicos do Departamento de

Acção Social, dos quais 3 reportam diretamente ao Diretor de Departamento de Acção Social e terão

a função de relatores, contando com a participação de 2 assistentes técnicas do Departamento de

Gestão Financeira, Orçamento e Conta, que desempenharão a função de coadjuvantes.

A afetação de recursos humanos às tarefas associadas às verificações administrativas e no local

garante o princípio da segregação de funções, assegurando o ISSA, IPRA que um técnico que tenha

procedido à análise/seleção de uma determinada candidatura ou dos respetivos pedidos de

alteração não analisa pedidos de reembolso e de saldo, não efetua verificações no local nem

intervém no circuito de processamento dos pagamentos no âmbito dessa mesma operação.

O elemento essencial para garantir o cumprimento deste requisito é o sistema de informação, onde

ficam registados os técnicos intervenientes na operação, em todas as etapas relevantes para o

efeito, desenvolvendo-se um sistema de validações de acessos às funcionalidades que gera

bloqueios sempre que se viola o princípio da segregação de funções.

A atuação dos recursos humanos afetos às verificações de gestão deve respeitar, de forma

escrupulosa, o código de ética do ISSA, IPRA apelando-se à imparcialidade e isenção, ao rigor

técnico, à responsabilidade, equidade e proporcionalidade, bem como à orientação para a

prossecução do interesse público.

Assim, na prossecução dos trabalhos de verificações de gestão, os técnicos regem-se pelas seguintes

normas de conduta:


90

Integridade – o comportamento adotado pelo técnico tem de pautar-se pela honestidade,

correção e justeza em todos os atos e relacionamentos profissionais, evitando, desta forma,

qualquer ação que possa comprometer os objetivos e a credibilidade do seu trabalho;

Imparcialidade e objetividade – em todas as circunstâncias, o técnico emite um parecer

objetivo e imparcial, fundamentando-se na legislação aplicável. A sua conduta nunca pode

basear-se em ideias preconcebidas, nem ser determinada por preconceitos ou por

influência indevida de terceiros;

Independência – o trabalho desenvolvido tem por base uma atitude de independência

técnica, quer no que respeita às entidades objeto de verificação quer relativamente às

matérias em análise;

Conflito de interesses – o técnico tem de saber manter uma postura de independência

evitando, e se necessário recusando, ofertas e gratificações, bem como relacionamentos

que envolvam o risco de corrupção e não utilizando a informação oficial recolhida em

benefício próprio, no domínio privado nem divulgando-a em proveito de terceiros;

Competência e zelo profissional – o técnico possui conhecimentos e habilitações

profissionais adequados à função que desempenha. No desempenho das suas funções, o

técnico observa todas as regras e princípios metodológicos estabelecidos, nomeadamente

os constantes deste Manual.

Os trabalhadores do ISSA, IPRA são instados a desenvolver com diligência as verificações de gestão

que lhes são distribuídas, utilizando meios que garantam a celeridade da sua tramitação, com o

objetivo de zelar pelo respeito dos prazos definidos para a decisão de aprovação dos pedidos de

reembolso e dos legítimos interesses das entidades beneficiárias, em matéria de reembolso das

despesas. Para esse efeito, a troca de informação entre as entidades beneficiárias e o técnico

responsável pelas verificações de gestão efetua-se preferencialmente por via informática e com

recurso ao correio eletrónico.

Todos os técnicos do ISSA, IPRA dispõem de uma credencial profissional, a qual deve ser exibido,

sempre que solicitado, designadamente em sede de realização das verificações no local e do

desenvolvimento dos respetivos trabalhos de campo, quer estes decorram nas instalações das

entidades beneficiárias ou nos locais de realização das atividades.

Todas as verificações de gestão são devidamente documentadas, sendo conservados registos e

evidências de todas as conferências efetuadas, dos quais constem os trabalhos realizados, a data, os

resultados e as recomendações emitidas.


91

Os documentos de trabalhos são recolhidos no próprio SI FEAC, quando possível, ou reunidos em

arquivo digital, constituído por operação.

6.3 NORMAS GERAIS DE EXECUÇÃO DAS VERIFICAÇÕES DE GESTÃO

A realização das verificações de gestão assenta, fundamentalmente, na definição de uma série de

checklists, as quais elencam os itens cruciais para a organização, documentação e financiamento dos

bens e serviços apoiados pelo PO APMC.

De entre as áreas que são alvo das verificações de gestão a realizar pela AG e pelo ISSA, IPRA e que

se encontram detalhadas nas checklists de verificação, que integram o manual de procedimentos,

destacamos as seguintes:

Condições das estruturas logísticas;

Controlo de stocks;

Evidências das medidas de acompanhamento;

Condições de saúde pública e combate ao desperdício;

Qualidade e segurança dos bens de consumo;

Igualdade e não discriminação;

Respeito pela dignidade das pessoas mais carenciadas;

Elegibilidade das operações em função da localização e conforme o território aprovado

para a candidatura;

Duração das operações;

Mecanismos de informação e publicidade dos apoios concedidos;

Condições do modelo de custos simplificados;

Indicadores de realização (atualização da informação reportada e monitorização do

progresso da execução da operação);

Contratação pública;

Conflitos de interesses.

As checklists de verificação consideram todos os aspetos legais a conferir no âmbito das verificações

de gestão, sejam administrativas ou no local, de caráter indiciário ou não, prevendo-se que as

mesmas integrem as seguintes funcionalidades do SI FEAC:

Análise dos pedidos de reembolso e análise dos pedidos de pagamento de saldo final,

consubstanciadas na realização de verificações administrativas;

Relatórios de verificação no local;

Gestão das denúncias, onde se inserem os relatórios de verificação reativa.


92

São parte integrante do presente manual 2 checklists específicas (Anexo 13) que orientarão as

verificações administrativas e as verificações no local, a realizar no âmbito da TO 1.2.2.

Em complemento, o ISSA, IPRA adota, no âmbito das verificações no local, a checklist de aplicação

transversal, destinada a avaliar o cumprimento dos procedimentos de contratação pública, aplicada

pela AG do PO APMC. Essa checklist, segmentada por tipo de procedimento, deve ser aplicada aos

diversos procedimentos de contratação pública (Anexo 14).

Atenta a natureza das operações financiadas pelo PO APMC, não foi adotada uma checklist

autónoma para avaliar a integração da perspetiva da igualdade entre homens e mulheres,

garantindo-se, no entanto, a inclusão de alguns itens de verificação dirigidos a estas temáticas nas

checklists específicas das diversas tipologias, aplicáveis no âmbito das verificações no local.

Com o intuito de alcançar elevados níveis de uniformização de procedimentos e de coerência

institucional, o ISSA, IPRA fornece aos técnicos responsáveis pelas verificações de gestão instruções

atualizadas sobre as matérias consideradas relevantes para as suas funções, emitindo, em

complemento ao manual, as orientações técnicas que se afigurarem necessárias, designadamente

na sequência dos fatores de risco que forem sendo sinalizados.

Através de canais de comunicação adequados, o ISSA, IPRA preparará e disponibilizará, também às

entidades beneficiárias, um manual de procedimentos que contém orientações em áreas-chave, tais

como a composição dos dossiers da operação, as regras da contratação pública e as normas de

informação e publicidade. Essas orientações serão previamente submetidas à validação da AG do

PO APMC.

A existência de documentos técnicos orientadores e a sua posterior disponibilização aos

beneficiários contribui para a promoção de uma política eficiente de comunicação com os

beneficiários das operações, suscetível de prevenir erros ou irregularidades, associados ao

desconhecimento ou incorreta interpretação das regras nacionais e comunitárias aplicáveis.

A responsabilidade pela produção e divulgação dessas instruções técnicas, quer em termos de

comunicação interna quer externa, está a cargo do Departamento de Acção Social do ISSA, IPRA que

tem por função zelar pela consistência e eficácia dos procedimentos adotados, desenvolvendo

atividades de auditoria interna regulares que permitem identificar focos de risco e adotar as

medidas preventivas ou corretivas necessárias à sua imediata mitigação.


93

6.4 VERIFICAÇÕES ADMINISTRATIVAS

6.4.1 Calendário Perseguindo o objetivo de garantir a legalidade, conformidade e regularidade das despesas a

financiar pelo ISSA, IPRA as verificações administrativas desenvolvem-se numa base sistemática, ou

seja incidem obrigatoriamente sobre todos os pedidos de reembolso apresentados pelas entidades

beneficiárias, no âmbito de uma dada operação.

6.4.2 Metodologia e Intensidade

No âmbito das verificações administrativas, os aspetos formais são automaticamente verificados

pelo SI FEAC, tais como o correto preenchimento dos formulários eletrónicos aplicáveis aos pedidos

de reembolso e de saldo, a coerência dos dados e a existência de documentos de suporte relativos à

amostra aleatória selecionada.

Numa segunda fase, são avaliados, entre outros, determinados aspetos substantivos considerados

essenciais, nomeadamente o período de elegibilidade da operação, o seu estado atual, a

conformidade da execução física com as condições do termo de aceitação (incluindo indicadores de

realização previstos), o cumprimento das regras de elegibilidade e demais normas legais aplicáveis

e a comprovação da atividade realizada e das condições para o pagamento.

A verificação administrativa sistemática assenta nos documentos considerados relevantes e

anexados pelas entidades beneficiárias para o SI FEAC, enquanto suporte dos pontos de verificação

escolhidos.

As verificações administrativas baseiam-se fundamentalmente na aplicação de um conjunto de

checklists, integradas no sistema de informação, as quais discriminam os diversos itens a conferir e

analisar pelo técnico responsável.

As checklists construídas contemplam todos os itens de verificação considerados fundamentais para

confirmar as quantidades e atividades desenvolvidas na TO 1.2.2, sendo o técnico chamado a

escolher, para cada item, uma de quatro opções [conforme; não conforme; não aplicável (à

operação); não verificado (na amostra)] e, sempre que se conclua por uma situação de não

conformidade, a descrevê-la, no campo das observações, de forma clara e fundamentada. Esta regra

aplica-se igualmente nas verificações no local.


94

A fim de facilitar a avaliação técnica a desenvolver e a própria sistematização das conclusões,

adotou-se uma estrutura modular que, seguindo as linhas gerais adotadas pela AG, ordena e agrupa

os itens de verificação por blocos temáticos, de acordo com as especificidades associadas a esta TO

e à própria metodologia de custos simplificados aplicável.

Para além dos blocos associados aos requisitos e obrigações dos beneficiários, as checklists

integram dois blocos complementares:

Um primeiro que envolve verificações de âmbito geral à operação, que deve ser utilizado

em todos os pedidos de reembolso, no caso de o técnico dispor de elementos de execução

que permitam a sua avaliação (quer pela informação física residente no SI FEAC quer pelos

elementos anexados pelas entidades);

E um final que contempla um conjunto de itens adicionais de verificações, cuja aplicação se

pode justificar em casos de deteção de risco significativo ou em sede de averiguação de

denúncias, em que se torna necessário fazer um aprofundamento das verificações.

O ISSA, IPRA segue as linhas do modelo de verificações de gestão adotado pela AG do PO APMC e

descrito no seu manual de procedimentos.

Nos trabalhos de verificação, o técnico deve atender ao disposto nas alíneas a) e c) do n.º 7 do

artigo 25.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de outubro, ou seja apenas pode pedir elementos à

entidade beneficiária, no âmbito da análise de um pedido de reembolso ou de saldo, uma única vez.

As operações enquadradas na TO 1.2.2 - Distribuição de géneros alimentares e ou de bens de

primeira necessidade – Região Autónoma dos Açores são financiadas na modalidade de custos

simplificados, sendo os montantes máximos a aprovar calculados automaticamente pelo SI FEAC,

nos seguintes termos:

Aplicação de uma taxa fixa de 5% aos valores totais de aquisição dos géneros alimentares e

/ou bens de primeira necessidade distribuídos no âmbito da operação (valores esses

aprovados na candidatura correspondente da TO 1.1.2 – Aquisição de géneros alimentares

e ou bens de primeira necessidade), para fazer face a custos administrativos, de

armazenagem e de transporte;

Aplicação de uma taxa fixa de 5% aos valores totais de aquisição dos géneros alimentares e

/ou bens de primeira necessidade (TO 1.1.2) afetos às entidades mediadoras que realizam

medidas de acompanhamento.


95

Não havendo declaração de despesas incorridas e pagas, não teremos, nestas TO’s, verificação de

documentos de despesas, sendo que o foco das verificações de gestão centrar-se-á no campo físico

das operações.

Conforme previsto no ponto 6.4 deste manual, as verificações administrativas, a realizar em cada

pedido de reembolso ou de saldo, incidem sobre uma amostra aleatória de 30 elementos físicos

(guias de remessa, credenciais do tipo A ou B e autos de perda), selecionados automaticamente pelo

SI FEAC, bem como sobre o universo das ações de acompanhamento realizadas.

Sempre que se considere que a amostra aleatória não mitiga todos os fatores de risco identificados

na avaliação do risco levada a cabo pelo ISSA, IPRA é definida uma amostra complementar dirigida.

Esta amostra complementar é solicitada pelo técnico que acompanha a execução das operações,

após a submissão do pedido de reembolso ou de saldo, através do próprio sistema de informação.

A seleção de uma amostra complementar dirigida, no âmbito de uma verificação administrativa,

configura um pedido de elementos, ficando, assim, o técnico impedido de efetuar qualquer outra

solicitação à entidade ao nível do mesmo pedido de reembolso.

Uma vez efetuada a seleção da amostra complementar dirigida, a entidade beneficiária recebe um

correio eletrónico informando de que dispõe de um prazo máximo de 10 dias úteis para proceder

ao upload no SI FEAC dos respetivos documentos de suporte.

Depois de concluído o upload dos documentos por parte da entidade beneficiária, o técnico

responsável pela verificação recebe um alerta no SI FEAC, após fazer o seu login, a dar conta que a

entidade fez a importação dos documentos e, nessa circunstância, a verificação de gestão pode

prosseguir.

A identificação de desconformidades/irregularidades na amostra de que se possa deduzir um

caráter repetitivo-sistemático deve conduzir ao alargamento da mesma.

O alargamento da amostra deve ser equacionado ao nível da operação, ou seja o técnico da

verificação tem a responsabilidade de efetuar todos os alargamentos que se revelem necessários,

não só ao nível do pedido de reembolso em análise, mas também nos restantes pedidos de

reembolso aprovados pelo ISSA, IPRA.

No caso de serem identificados erros sistémicos, a dimensão dessa amostra deve ser aumentada

para delimitar e corrigir o erro em toda a sua extensão. Se forem identificados erros aleatórios


96

materialmente relevantes (≥ 2%), o ISSA, IPRA verifica a totalidade dos elementos físicos incluídos

no pedido de reembolso/saldo, procede ao alargamento da amostra, de acordo com as orientações

da CE sobre amostragem estatística, ou projeta o erro, consoante a sua natureza.

Os alargamentos podem ainda atingir outras operações da mesma entidade, quando a

desconformidade/irregularidade tenha uma natureza sistemática, devendo, nestes casos, tal

situação ser proposta em sede de emissão do competente parecer técnico.

Salienta-se que os alargamentos da amostra deverão ser devidamente identificados e justificados

nos documentos de trabalho.

Do mesmo modo, a identificação de desconformidades nas verificações administrativas deve

conduzir ao alargamento do perímetro das verificações, seja no âmbito da operação em análise, seja

ao nível de outras operações executadas pela entidade beneficiária.

6.5 VERIFICAÇÕES NO LOCAL DAS OPERAÇÕES

As verificações no local têm como propósito avaliar determinados aspetos relacionados com a

realidade das operações, aspetos esses que as verificações administrativas, pela sua natureza, não

permitem validar.

Durante os trabalhos de terreno, o ISSA, IPRA procura confirmar a efetiva distribuição dos

produtos/bens/serviços cofinanciados, em conformidade com os termos e as condições do termo

de aceitação, o progresso físico da operação, o rigor e fidedignidade da informação declarada pela

entidade beneficiária, em matéria de execução física da operação, as condições das estruturas

logísticas, bem como o respeito pelas regras em matéria de segurança dos bens de consumo,

combate ao desperdício alimentar, igualdade de oportunidades e não discriminação, respeito pela

dignidade das pessoas mais carenciadas e publicidade.

6.5.1 Programação As verificações no local têm por base uma programação anual previamente aprovada pelo ISSA,

IPRA que deverá decorrer em harmonia com o ciclo do ano contabilístico, pela mesma ordem de

motivos que condicionam a AG no exercício dos seus próprios exercícios de programação ordinária

(ver adiante). As operações selecionadas para verificação no local, por via de exercício ordinário de


97

programação, são escolhidas por amostragem, em obediência a critérios de aleatoriedade (por

norma, amostragem aleatória simples).

Na eventualidade de se vir a colocar, por qualquer motivo, a necessidade de reequilibrar o corpo de

operações programadas, tal exercício pode ser traduzido em momentos autónomos de

programação, com recurso a critérios dirigidos, de acordo com o desvio a corrigir ou com a

natureza particular de um determinado risco específico que o ISSA, IPRA se veja na necessidade de

abordar. As ações de verificação programadas nesta lógica constituem inscrições pontuais em

programação, à margem dos exercícios de programação ordinária.

Em programação ordinária qualquer operação tem possibilidade de ser selecionada para efeitos de

verificação no local, desde que se encontre em estado programável (isto é, esteja aprovada, em

estado de execução e ainda sem pedido de saldo final submetido).

A metodologia de programação a implementar pelo ISSA, IPRA não excluirá nenhuma operação da

possibilidade de vir a integrar o universo verificável. No entanto, a necessidade de gerir o processo

das verificações no local em torno da lógica do ano contabilístico determina que, tanto a data de

reporte da despesa como o grau de execução acumulada registado para cada operação cofinanciada,

à data de realização do exercício de Programação, condicionem a delimitação do universo de

operações verificáveis.

As verificações no local são realizadas num momento prévio à certificação da despesa à Comissão

Europeia, devendo os respetivos trabalhos decorrer em timings compatíveis com o cumprimento,

por parte da AG, de um conjunto de prazos legalmente estabelecidos e em moldes suscetíveis de

permitir que os respetivos resultados sejam refletidos nas contas sobre as despesas declaradas no

exercício contabilístico e na declaração de gestão.

Neste enquadramento, o ISSA, IPRA tem como referência, para efeitos da programação, o calendário

do ano contabilístico (1/julho a 30/junho do ano seguinte), e gere o timing de realização dos seus

exercícios de programação de modo compatível com os prazos a que a AG está sujeita (último PPI a

ser apresentado pela AG até 30 de junho, integrando despesa decidida até 31 de maio), pelo que a

execução das ações programadas, a produção dos respetivos relatórios e o seu tratamento em SI

FEAC devem ocorrer em tempo útil, garantindo que o reporte dos impactos da execução da

programação ocorrem ainda no ano contabilístico ao qual a despesa verificada diz respeito.

A programação das verificações no local assentará em dois momentos de programação ordinária e

um conjunto de inscrições pontuais em programação, nos moldes seguintes:


98

1º momento de programação ordinária (2ª quinzena de Outubro): inscrição em

programação de um número mínimo estimado de 2 (duas) ações de verificação no local,

amostradas de entre as operações cofinanciadas integrantes do universo verificável.

Para que sejam adequadamente garantidos os objetivos da programação, em cada um dos

respetivos exercícios haverá necessidade de se proceder à delimitação do universo

verificável, sobre o qual é realizada a amostragem. O universo de operações verificáveis

corresponde ao conjunto de operações com despesa aprovada no ano contabilístico em

curso, que não apresentem ainda saldo final submetido.

Amostragem: Seleção de 2 operações a partir do universo verificável, por critério de

amostragem aleatória simples.

2º momento de programação ordinária (2ª quinzena de Janeiro): inscrição em

programação de um número mínimo estimado de 2 (duas) ações de verificação no local, em

moldes idênticos à metodologia enunciada para o 1º momento de programação, com um

único ajustamento.

Na delimitação do universo verificável, serão desde logo eliminadas do universo inicial

todas as operações que tenham sido selecionadas para verificação no local, por via do 1º

momento de programação.

A programação não se esgotará, no entanto, nestes dois exercícios principais, reconhecida que é a

necessidade de proceder a:

Acréscimos pontuais à programação: inscrições em programação de ações a verificar no

local em resultado da aplicação de critérios de natureza dirigida, visando dar resposta a

necessidades de verificação decorrentes da receção de denúncias, ou de situações de

natureza igualmente imprevisível ou pontual, mas que, não obstante, exijam da parte do

ISSA, IPRA uma avaliação no terreno da prevalência ou da extensão de determinado tipo de

problemas, independentemente da forma como aquela deles venha a tomar conhecimento.

À parte das denúncias, o tipo de preocupações que poderão estar na base destas inscrições

pontuais em programação pode assumir diferentes graus de complexidade, desde a

simples garantia de uma adequada representatividade, em termos de programação, de um

certo tipo de entidades ou de uma dada região, até à realização de levantamentos dirigidos


99

com cruzamento de 2 ou mais critérios. As inscrições pontuais em programação baseadas

em critério “Denúncia”, “Seleção Dirigida”, ou outros, podem assumir um carácter

autónomo, ou ser acrescentadas ao resultado da programação em vigor para o exercício

contabilístico em causa.

O produto final da programação de operações para verificação no local será, na decorrência do que

atrás ficou exposto, o reflexo da aplicação de critérios que se podem revestir de naturezas diversas:

Critérios de amostragem aleatória (simples ou estratificada – tipicamente simples na

programação ordinária; estratificada, previsivelmente, no que possa vir a ser feito em

matéria de certo tipo de inscrições pontuais em programação);

Critérios de risco: Denúncias, sujeição a garantia bancária/idoneidade (critérios de risco

funcional), ou outros critérios de risco como “Erro Sistémico” – a utilizar na decorrência de

determinadas situações de erro detetadas em sede de Auditoria.

A programação das verificações no local é descrita e fundamentada em documento próprio da

responsabilidade da Unidade de Apoio a Programas, o qual, depois de aprovado pelo Conselho

Diretivo do ISSA, IPRA, é submetido à aprovação da Comissão Diretiva (CD) do PO APMC.

O resultado dos exercícios de programação é introduzido no SI FEAC, ficando disponível para os

utilizadores autorizados e para a AG.

O grau de representatividade do elenco final de ações programadas, a metodologia de amostragem

e aspetos relacionados com a sua aplicação, bem como a própria metodologia de programação

serão objeto de revisão anual, resultante de um processo de avaliação do ISSA,IPRA, em articulação

com a AG.

6.5.2 Calendário Por princípio, as verificações no local ocorrem uma vez por operação e são realizadas quando, do

ponto de vista do progresso físico e financeiro, a operação está em plena execução, entendendo-se

que tal condição se encontra cumprida quando existe, pelo menos, um pedido de reembolso

aprovado no ano contabilístico em curso.


100

Sendo diagnosticado um quadro de risco elevado, em termos de boa aplicação dos fundos públicos,

designadamente associado a denúncias de stakeholders, as verificações no local podem, em

situações excecionais, ser realizadas a operações sem pedido de reembolso submetido.

Tendo conhecimento prévio da programação anual das verificações no local superiormente

aprovada, o Dirigente do DAS, em articulação com o Dirigente do DFGOC, decidirá o timing mais

adequado para a realização das respetivas verificações no local a cada uma das operações

selecionadas, o qual dependerá da natureza específica das intervenções financiadas, do nível de

risco que as mesmas comportam e da própria extensão das verificações administrativas

desenvolvidas.

A realização das verificações no local não está, portanto, condicionada à apresentação de um pedido

de reembolso por parte da entidade beneficiária, podendo ser efetivada nos timings que se

considerarem mais oportunos, tendo em conta, conforme já referido, o estado de desenvolvimento

da operação, a lógica preventiva que se pretende imprimir a este tipo de intervenção e os fatores de

risco que forem sendo identificados no acompanhamento da execução por parte do ISSA, IPRA.

De modo a prevenir a ocorrência de erros por parte das entidades beneficiárias, bem como a

deteção e correção atempada de irregularidades no desenvolvimento das operações, as verificações

no local são, preferencialmente, realizadas antes da conclusão da operação e da submissão do

pedido de pagamento de saldo final.

As entidades beneficiárias são notificadas da verificação no local, nos termos da minuta constante

do Anexo 15 do presente manual, por correio eletrónico (em casos especiais, a notificação poderá

ser enviada por via postal, por meio de carta registada com aviso de receção), com uma

antecedência mínima de dois dias úteis relativamente à data agendada para o início dos trabalhos

de campo, para garantir que os responsáveis e a documentação estejam disponíveis durante a

verificação.

No caso de existirem denúncias associadas à intervenção da entidade beneficiária ou à operação em

causa, poderá ponderar-se, mediante o grau de gravidade das mesmas, a execução urgente da

verificação no local, sem qualquer aviso prévio.

Atendendo ao atual ciclo das contas, os relatórios de verificação no local devem ser concluídos e

incorporados em reembolso ou saldo até à elaboração da declaração anual de gestão do PO, de

forma a ser garantida a incorporação, em tempo útil, do resultado das verificações no local nas

contas e de ser assegurado que todos os erros com impacto financeiro foram deduzidos à despesa a


101

declarar nas contas, que todas as recomendações foram seguidas e implementadas, bem como

foram adotadas as necessárias medidas relativas às deficiências e aos erros identificados.

Na impossibilidade de tratamento, em sede de reembolso ou saldo, de um relatório de verificação

no local, respeitante a uma determinada operação cofinanciada, o ISSA, IPRA informa a AG dessa

circunstância, no timing que vier a ser definido, para efeitos de elaboração da Declaração de Gestão

e do Resumo Anual dos Relatórios de Auditoria e de Controlo, pela AG.

6.5.3 Metodologia

As verificações no local são realizadas no espaço onde estão em funcionamento as operações

aprovadas aos beneficiários e nos locais onde estes tenham a respetiva documentação técnica e

contabilística.

Conforme anteriormente referido, os testes a realizar no âmbito das verificações de gestão

encontram-se suportados por checklists detalhadas, as quais constituem instrumentos orientadores

imprescindíveis para o técnico, porquanto discriminam todos os aspetos que devem ser analisados

nas diversas áreas, tendo por base as disposições legais gerais e específicas aplicáveis.

As verificações no local, embora complementem as verificações administrativas, têm um âmbito e

um alcance distinto, visando obter findings suficientes sobre a conformidade da execução das

operações. Por esse motivo, o desenvolvimento dos trabalhos deve permitir concluir sobre a

operação como um todo e obter garantias de que as atividades ou realizações declaradas foram

efetivamente concretizadas.

Estas checklists são de aplicação obrigatória em todas as verificações no local realizadas pelo ISSA,

IPRA contemplando itens de verificação que se consideram possíveis de adequada avaliação apenas

por via da observação direta das operações, nos locais onde as mesmas estão em funcionamento,

proporcionando a consulta e análise da documentação técnica e contabilística aí disponível.

Em matéria de contratação pública e com base nos contratos que as entidades beneficiárias

indiquem como associados à operação, o ISSA, IPRA garante a verificação de todos os contratos

acima dos limiares e de uma amostra mínima de 2 contratos com valores abaixo dos limiares, caso

existam.

Por cada operação verificada no local, devem ser selecionadas 25% das entidades associadas.


102

6.5.4 Equipas de verificação no local Os trabalhos de campo são obrigatoriamente realizados por uma equipa composta por dois

técnicos, assumindo um deles a função de relator, com responsabilidade pela execução da

verificação no local e elaboração do respetivo relatório.

O segundo elemento da equipa assume o papel de técnico coadjuvante, apoiando o técnico relator

na recolha e tratamento da informação no terreno, bem como no desenvolvimento de outras

diligências necessárias, designadamente na realização de visitas aos locais onde se realizam as

atividades financiadas e inquirição aos intervenientes, sempre que se revele necessário.

Destaca-se, contudo, que ambos os elementos da equipa assumem a responsabilidade pelas

conclusões traduzidas no respetivo relatório de verificação no local.

Os técnicos de verificação no local devem usar obrigatoriamente, durante os trabalhos de campo,

um computador portátil e um digitalizador, equipamentos que lhes permitem o preenchimento

imediato das checklists e o registo, em suporte informático, de toda a informação que considerem

relevante para formular as suas conclusões.

6.5.5 Relatórios de Verificação no Local Os resultados das verificações no local serão vertidos para relatórios construídos a partir de

checklists de verificação, completadas com campos de observações para as anotações das

desconformidades verificadas (Anexo 16 – Modelo de relatório de verificação no local). Destes

relatórios constarão, igualmente, as conclusões finais das verificações, as recomendações às

entidades beneficiárias e as participações aos organismos competentes, sempre que se justificarem,

sendo o respetivo follow-up assegurado pelo ISSA, IPRA.

Prevê-se que o SI FEAC incorpore uma funcionalidade específica destinada à recolha dos resultados

das avaliações efetuadas nos diversos parâmetros de verificação previstos nas checklists, bem como

das conclusões, recomendações e participações a efetuar.

O ISSA, IPRA assegura o cumprimento da audiência de interessados ao projeto de relatório, sempre

que existam propostas de redução financeira ou outras consequências negativas para a entidade

beneficiária, tais como propostas de suspensão de pagamentos, de revogação da decisão de

aprovação ou participações a determinados organismos.


103

6.5.6. Monitorização Sempre que forem detetadas pela AG, no âmbito das funções de monitorização da programação e da

execução das verificações no local realizadas pelo ISSA, IPRA, situações de desconformidade ou de

desvio que deem origem à emissão de recomendações, o ISSA, IPRA deverá demonstrar a

implementação das respetivas medidas.

6.6 RECOMENDAÇÕES

Na sequência da identificação de desconformidades no âmbito das verificações de gestão, o técnico

emite as devidas recomendações às entidades beneficiárias, concedendo um prazo para que as

mesmas sejam sanadas. Prevê-se que este procedimento seja efetuado no próprio sistema de

informação, o qual, apesar de integrar uma lista padronizada de recomendações, permitirá ao

técnico criar outras recomendações.

Com vista a assegurar o necessário follow-up destas recomendações, serão incluídas

parametrizações no sistema de informação que conduzirão à emissão de alertas às entidades

beneficiárias aquando da submissão dos pedidos de reembolso subsequentes, indicando que

existem recomendações às quais as mesmas têm que dar, obrigatoriamente, resposta. Alertas

idênticos surgem igualmente em sede de análise dos pedidos de reembolso subsequentes àqueles

cuja verificação despoletou a emissão de recomendações, chamando o técnico a avaliar se as

mesmas foram ou não regularizadas.

O cumprimento dessas recomendações deve ser assegurado pelas entidades nos prazos concedidos

pelo ISSA, IPRA ou, no limite, até à apresentação do pedido de pagamento de saldo final. Sempre

que a entidade beneficiária prove, no âmbito de um determinado pedido de reembolso, ter

cumprido a recomendação emitida pelo ISSA, IPRA o técnico registará tal informação no sistema de

informação, ficando a recomendação no estado “tratada”.

6.7 PARTICIPAÇÕES

Na sequência de irregularidades detetadas no âmbito de uma verificação de gestão, podem ainda

ser propostas participações a organismos públicos competentes, geradoras de eventual

responsabilidade penal, contraordenacional, disciplinar, financeira e fiscal, para que estas

instaurem os correspondentes procedimentos.


104

Estas propostas de participação são efetuadas nos pareceres de análise dos pedidos de reembolso

ou de saldo final, quando decorrerem da realização das verificações administrativas, bem como nos

relatórios de verificação no local ou nos relatórios de verificação reativa, devendo ser acautelada

pelo técnico a descrição adequada dos factos irregulares observados, bem como o upload dos

elementos de prova recolhidos junto da entidade beneficiária, com vista a permitir a instrução

formal da dita participação.

Prevê-se ainda que o próprio sistema de informação congregue, numa funcionalidade própria, toda

a informação relativa às participações propostas e realizadas pelo ISSA, IPRA por operação e

entidade, aos diversos organismos públicos competentes. Uma vez aprovado um dado pedido de

reembolso, um relatório de verificação no local ou um relatório de verificação reativa, que inclui

uma proposta concreta de participação a um determinado organismo, é acrescentada a mencionada

participação à listagem de participações pendentes, ou seja, por realizar.

Cabe ao ISSA, IPRA assegurar a formalização das participações junto dos organismos competentes,

com conhecimento à Unidade de Auditoria e Controlo da AG do PO APMC, atualizando o estado da

participação no SI FEAC.

6.8 REQUISITOS SOBRE OS DOCUMENTOS DE TRABALHO (PROVA FACTUAL)

Todas as verificações de gestão deverão estar devidamente documentadas, devendo ser sempre

conservados registos e evidências de todas as verificações efetuadas, dos quais constem os

trabalhos realizados, a data, os resultados e as recomendações emitidas.

Os documentos de trabalho devem ser suficientemente completos e pormenorizados para permitir

a qualquer pessoa que não tenha qualquer envolvimento verificar, a partir desses documentos, o

trabalho realizado e que serviu de base às conclusões obtidas e para avaliar a qualidade técnica do

mesmo, bem como a objetividade da opinião formulada.

Assim, os principais objetivos dos documentos de trabalho são:

Constituir meio de prova dos trabalhos realizados e verificações efetuadas e da sua

conformidade com as normas e procedimentos instituídos e meio de suporte da opinião

formulada pelo técnico;

Permitir que os trabalhos realizados possam ser supervisionados por pessoa independente

mas qualificada.


105

Os documentos de trabalho devem ser claros, legíveis, relevantes, exatos e concisos, sendo

ordenados de forma lógica e sequencial, de modo a permitirem a sua fácil consulta.

Os documentos de trabalho deverão ser arquivados num dossier designado como “Dossier corrente”,

o qual deve:

Permitir a evidência clara das opiniões expressas no relatório;

Conter todos os documentos que sustentam as conclusões do relatório e respetivos

suportes informáticos da informação tratada;

Estar devidamente indexado para poder ser facilmente consultado por qualquer pessoa

que não conheça o processo.

Este dossier corrente deve ser organizado em formato eletrónico e registado no SI FEAC.


106

7. TRATAMENTO DE DENÚNCIAS

As denúncias podem ser dirigidas diretamente ao ISSA, IPRA ou à AG do PO APMC. As denúncias

dirigidas ao PO APMC são encaminhadas para o ISSA, IPRA, ao qual compete encontrar a solução

mais adequada ao seu tratamento, sendo da sua responsabilidade a decisão de encerramento da

denúncia e a respetiva notificação ao denunciante.


107

Neste contexto, rececionada a denúncia, o ISSA, IPRA procede ao seu registo centralizado no SI

FEAC (funcionalidade a desenvolver), atribuindo-lhe um número de processo (sendo que, no caso

em que se receciona uma denúncia – por exemplo reencaminhada pela AG - igual a outra

rececionada anteriormente e já registada no sistema, será apenas adicionada ao respetivo

processo), e identificando, entre outros, o tipo de denunciante, o teor da denúncia, a operação e a

entidade denunciadas. A denúncia é colocada por upload no SI FEAC, de forma a possibilitar a sua

consulta e análise.

Após a pré-análise da denúncia, através da consulta dos dados residentes no SI FEAC e, quando a

exposição não permitir a identificação da operação e/ou entidade ou um bom entendimento do teor

da matéria denunciada, é formalizado um pedido de elementos complementar ao denunciante. Nos

casos em que a operação é identificada, o ISSA, IPRA dá sequência à sua análise, tratamento e

encerramento, de acordo com as regras definidas pelo PO APMC sobre esta temática.

A averiguação da denúncia é sempre realizada na funcionalidade da gestão de denúncia, podendo

passar, de acordo com a matéria denunciada e com a operação/entidade em causa, por diferentes

tipos de tratamento:

A matéria denunciada é passível de averiguação através de análise documental e, por isso,

tratada em sede de verificação administrativa, dando origem à produção de um relatório de

verificação reativa. Os respetivos resultados devem ser incorporados na análise do pedido

de reembolso/saldo subsequente. No caso das operações se encontrarem encerradas, a

incorporação do referido relatório e importação do respetivo template, em sede de

reabertura do pedido de pagamento de saldo, só ocorre nas situações em que sejam

apuradas despesas não elegíveis que, consequentemente, carecem de correção financeira;

A operação/entidade denunciada encontra-se inserida na programação das verificações no

local e é devidamente averiguada nesta sede, sem qualquer aviso prévio à entidade; ou, não

se encontrando, e não sendo a matéria denunciada passível de averiguação em ambiente

desk, dada a sua complexidade e gravidade, é proposta a inserção na programação de uma

verificação no local da operação visada, no sentido da sua averiguação in loco, a qual deve

ser realizada com caráter de prioridade e também sem aviso prévio à entidade. Os

respetivos resultados constam da funcionalidade dos relatórios de verificação no local,

sendo igualmente incorporados na análise do pedido de reembolso/saldo subsequente;

Nas situações em que a matéria denunciada evidencia a eventual existência de graves

condições de precaridade dos intervenientes, no que respeita à execução das operações, a


108

sua análise pode implicar uma deslocação ao local de desenvolvimento das ações, sem

qualquer aviso prévio, e num curto espaço de tempo após receção da denúncia.

Assim, independentemente de existir ou não um pedido de reembolso submetido, todas as queixas

analisadas através de verificação administrativa são tratadas diretamente na funcionalidade das

denúncias, sendo o resultado dessas averiguações integrado na análise do próximo pedido de

reembolso ou de saldo.

A funcionalidade da gestão de denúncia integra um módulo destinado à análise administrativa das

denúncias, a qual incorporará uma checklist de base, onde são refletidas as desconformidades

observadas, exaradas as respetivas conclusões acerca do processo de averiguação e indicadas as

recomendações a emitir às entidades beneficiárias.

O denunciante é sempre notificado do arranque das diligências de averiguação, bem como das

respetivas conclusões, assim que os serviços do ISSA, IPRA/OI tiverem terminado as necessárias

verificações de gestão e dado por encerrado o processo de denúncia.

Os instrumentos de suporte ao tratamento das denúncias (minutas das notificações e modelo do

relatório de verificação reativa) constam dos Anexos 17 e 18 do presente manual.


109

8. ESTRATÉGIA ANTIFRAUDE

O ISSA, IPRA tem um Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, aprovado em

reunião de Conselho Diretivo de 27 de fevereiro de 2014, em vigor e anexo ao presente manual de

procedimentos, enquadrado pela recomendação nº 1/2009, publicada no Diário da Republica, II

série, nº 140, de 22 de julho de 2009, do Conselho de Prevenção da Corrupção, e que estabelece que

os órgãos dirigentes máximos das entidades gestoras de dinheiros, valores ou patrimónios

públicos, devem dispor de planos de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas.

Este Plano identificou as áreas mais vulneráveis do ISSA, IPRA, tendo em conta as suas

competências genéricas e delineou as estratégias de ação preventiva, que permitem combater o

risco de corrupção e infrações conexas. Os princípios de interesse geral, que norteiam as entidades

públicas, como sejam a prossecução do interesse público, igualdade, proporcionalidade,

transparência, justiça, imparcialidade, boa-fé e boa administração, orientaram a construção do

referido plano.

Apesar do mesmo prever medidas diversas, generalizadas, de atuação preventiva ao risco e

infrações conexas, não pode o mesmo ser considerado como uma ferramenta devidamente

adaptada ao propósito PO APMC, considerando que o ISSA, IPRA não desenvolveu atividade, no

âmbito do anterior PCAAC que assim o exigisse, nos mesmos moldes em que agora se impõe. No

entanto, considerando as funções que assumirá, enquanto organismo intermédio, no âmbito do

FEAC, vê-se agora impelido a definir a curto prazo uma estratégia antifraude orientada para este

fundo.

Para além do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, o ISSA, IPRA tem

também o seu Código de Ética e de Conduta, aprovado em reunião de Conselho Diretivo de 10 de

dezembro de 2015, que visa estabelecer os princípios, regras e valores a observar no cumprimento

das atividades desenvolvidas pelos colaboradores do ISSA, IPRA.

Porém, apesar da existência destas duas ferramentas, a estratégia antifraude que o ISSA, IPRA adota

no momento, não tem a especificidade que a sua atuação enquanto OI impõe. É antes genérica e

formatada para a orgânica deste Instituto, criada pelo Decreto Legislativo Regional nº 14/2013/A

de 3 de outubro e regulamentada pelo Decreto Regulamentar Regional nº 2/2014/A de 24 de

janeiro, que não previram, nos seus articulados, nada relacionado com o desenvolvimento de ações

no âmbito de fundos comunitários.


110

Neste seguimento, entende o ISSA, IPRA que deverá trabalhar as suas ferramentas, melhorando-as e

adaptando-as, com o rigor que este programa operacional exige, consolidando os instrumentos de

que já dispõe e enquadrando-os de forma consolidada, numa estratégia antifraude genérica para

todo o ISSA, IPRA, mas suficientemente específica em relação ao PO APMC.

Assim e com o propósito de fincar os 3 pilares fundamentais de uma estratégia antifraude

consistente (prevenção do risco de fraude, deteção de irregularidades e casos de suspeita de

fraudes e correção e mecanismos de reporte) entende o ISSA, IPRA construir uma consolidada

estratégia antifraude, até ao fim do primeiro semestre de 2016.

É fundamental esclarecer que a adaptação orgânica do ISSA, IPRA que no parágrafo anterior se

pressupõe, depende de intervenções de terceiros, nomeadamente da Assembleia Legislativa

Regional e que o cronograma que o ISSA, IPRA se auto propõe cumprir, pode não coincidir com os

prazos daquele órgão. Dos procedimentos adotados pelo ISSA, IPRA, neste âmbito, irá sendo dado

conhecimento à AG.

De forma sintética, identificam-se seguidamente os mecanismos desenvolvidos pelo ISSA, IPRA:

Missão, Visão e Valores A missão e a visão do ISSA, IPRA bem como os valores por que se rege constam do quadro seguinte:

MISSÃO

Assegurar, na Região Autónoma dos Açores, a gestão dos

regimes de segurança social, o reconhecimento dos

direitos e o cumprimento das obrigações nos domínios

das contribuições e prestações sociais, visando garantir

o acesso a todos os cidadãos. Promover a coesão

sociofamiliar, o desenvolvimento pessoal, social e local e

a proteção dos grupos mais vulneráveis, contribuindo

para a prevenção e luta contra a pobreza e exclusão

social nos Açores.

VALORES

Respeito

Cortesia

Honestidade

Não Discriminação

Equidade Social

Diferenciação Positiva

Melhoria Contínua

Preservação Ambiental

VISÃO

Garantir a proteção social dos cidadãos.


111

Código de Ética e de Conduta e Declaração de Conflitos de Interesse

O código de ética e de conduta é uma ferramenta de gestão com vista ao estabelecimento de valores

corporativos, de responsabilidades, de obrigações e de desafios éticos da organização.

O Código de Ética e de Conduta do ISSA, IPRA (Anexo 19) serve de guia à conduta dos

colaboradores, facilitando o desenvolvimento das suas competências.

No seu relacionamento com os clientes externos do Sistema da Segurança Social, designadamente

utentes, beneficiários e contribuintes, os serviços do ISSA, IPRA têm-se deparado com situações em

que a atuação dos colaboradores para com os clientes é, por vezes, pouco abonatória da imagem da

Segurança Social, devido ao não cumprimento, ou cumprimento deficiente, dos deveres de

urbanidade, de correção, de imparcialidade, de informação e de qualidade nos serviços, entre

outros, tal como vêm consagrados no artigo 3.º do Estatuto Disciplinar dos Trabalhadores que

Exercem Funções Públicas, no Regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas, em legislação

especial, no Código do Trabalho ou na Carta Ética da Administração Pública, que veio substituir a

Carta Deontológica do Serviço Público (aprovada por Resolução do Conselho de Ministros n.º

18/93, de 17 de março, posteriormente revogada pela Resolução do Conselho de Ministros n.º

47/97, de 22 de março).

Esses valores e deveres permeiam a atividade de todos aqueles que trabalham neste Instituto,

enquanto serviço público, devendo ser cumpridos pelos seus colaboradores, com vista à melhoria

constante da qualidade e da quantidade dos serviços prestados, reforçando-se, desse modo, a

própria credibilidade junto dos cidadãos, a afirmação de um espírito de missão e a valorização da

ideia de Serviço Público enquanto eminente valor social que deve ser reconhecido pela sociedade e

desenvolvido de forma pertinaz pelo ISSA, IPRA e seus colaboradores.

Por outro lado, também é sabido que a maioria dos colaboradores, apesar das suas limitações

humanas e, por vezes, materiais e operativas, encontra-se empenhada num constante

aperfeiçoamento e autodisciplina.

No que concerne, em especial, ao relacionamento dos colaboradores deste Instituto com os seus

clientes externos, designadamente com os utentes da área da Ação Social desenvolvida pelos

estabelecimentos integrados, com os beneficiários e contribuintes do Sistema da Segurança Social,

bem como com os próprios colegas, enquanto clientes externos (ou internos consoante os casos),

devem ser tidos em atenção os deveres de qualidade na prestação do serviço, de isenção e de

imparcialidade, de competência e de proporcionalidade, de cortesia, de informação, de probidade,


112

do tratamento de requerimentos e de petições com respeito pelos princípios da legalidade e da

igualdade, entre outros, na medida em que nos encontramos perante a prestação de um Serviço

Público.

De igual modo, não devem ser esquecidos os princípios que regem a atividade administrativa, tal

como previstos na Constituição da República Portuguesa e no Código do Procedimento

Administrativo.

Os colaboradores, entendendo-se como tal todos os trabalhadores do ISSA, IPRA,

independentemente do vínculo jurídico-laboral, desempenham um papel fundamental que não

pode ser descurado.

No Código de Ética e de Conduta do ISSA, IPRA encontram-se vertidos princípios gerais que devem

ser respeitados e tidos em consideração por todos os colaboradores, no âmbito do exercício livre e

responsável das funções que desenvolvem no seu quotidiano laboral. Estas linhas diretivas

estabelecem normas de conduta e de prática, no exercício das suas funções, que deverão ser

respeitadas por todos os colaboradores que exercem funções neste Instituto e que atuam em seu

nome.

Assim, o Código de Ética e de Conduta do ISSA, IPRA aplica a todos os colaboradores envolvidos no

exercício das competências delegadas e está acessível na Intranet do Instituto.

No Código de Ética e de Conduta do ISSA, IPRA está prevista, entre outras, a questão do conflito de

interesses, consubstanciada na Declaração de Conflitos de Interesses (Anexo 20).

Assim, todos os colaboradores do ISSA, IPRA que intervêm nas funções delegadas pela AG PO APMC,

têm a obrigatoriedade de declarar a sua situação em matéria de conflito de interesses, mediante

assinatura da já referida Declaração, a qual se comprometem a manter atualizada.

Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas

O Plano de Prevenção dos Riscos de Corrupção e Infrações Conexas do ISSA, IPRA, de 2014, adiante

designado por Plano (Anexo 21), visa contribuir para a prevenção do risco de corrupção e

infrações conexas neste Instituto, considerando os princípios de interesse geral que norteiam as

entidades públicas: prossecução do interesse público, igualdade, proporcionalidade, transparência,

justiça, imparcialidade, boa-fé e boa administração.


113

O fenómeno da corrupção constitui uma clara violação dos princípios supra referenciados. Neste

sentido, o Conselho de Prevenção da Corrupção emitiu uma recomendação (n.º 1/2009), para

elaboração, pelos órgãos dirigentes máximos das entidades gestoras de dinheiros, valores ou

patrimónios públicos, seja qual for a sua natureza, de um Plano contendo um conjunto de

elementos previamente definidos. Por outro lado, estabeleceu linhas orientadoras para o processo

de monitorização e acompanhamento dos Planos elaborados, com vista à sua dinamização,

atualização e uniformização.

A par das linhas orientadoras e recomendações que o Conselho de Prevenção da Corrupção tem

vindo a emitir, a prossecução de uma estratégia e objetivos específicos de Combate à Fraude, bem

como a implementação do Sistema de Gestão de Risco no ISSA, IPRA implicam também a articulação

com o Plano, em particular no que se refere às atividades identificadas com riscos de Corrupção e

Infrações Conexas associados, controlos implementados, medidas a implementar, responsáveis,

processo de monitorização, revisão e avaliação.

O ISSA, IPRA mantém uma estratégia de prevenção dos riscos de Corrupção e Infrações Conexas

identificados, aliada a objetivos específicos no âmbito do Combate à Fraude, fundamentada na

defesa de princípios éticos, que divulga a todos os seus clientes e colaboradores, e no permanente

aperfeiçoamento dos instrumentos de gestão e controlo interno e externo.

A elaboração do Plano enquanto instrumento de gestão de controlo interno na prevenção dos riscos

de Corrupção e Infrações Conexas, assegura a prossecução da Política de Gestão de Risco do ISSA,

IPRA na otimização da capacidade de alcançar os objetivos estratégicos e minimizar o impacto

potencial dos riscos, através de uma gestão eficaz e eficiente dos mesmos, e que prevê a sua

identificação, análise, avaliação, tratamento e monitorização de forma estruturada e sistemática.

Os riscos associados ao exercício das diferentes atividades do ISSA, IPRA apresentam-se como

fatores potenciadores de eventuais desvios de atuação, os quais importam obviar atempadamente,

através da implementação de medidas de natureza preventiva, destinadas a diminuir o efeito,

positivo ou negativo, da incerteza provocada pelos mesmos (ISO 31000:2009 – Risk Management –

Principles and guidelines).

Por outro lado, procura-se, com esta atuação, uma intervenção pró-ativa ao nível da prevenção e

deteção de um conjunto de riscos, bem como aumentar a probabilidade de sucesso no cumprimento

dos objetivos definidos, em alinhamento com os objetivos estratégicos definidos para este Instituto.


114

Compete ao processo de Gestão de Risco a análise metódica dos riscos inerentes às respetivas

atividades, com o objetivo de se atingir uma vantagem sustentada em cada atividade individual e no

conjunto de todas as atividades (Norma Gestão de Risco, FERMA 2003).

O conceito de Corrupção, em termos genéricos, consiste na prática de um ato lícito ou ilícito (seja

ação ou omissão), em contrapartida da obtenção de uma vantagem ou benefício indevido, para si

próprio ou um terceiro, decorrente das funções/poder/autoridade que exerce.

O conceito de Infrações Conexas é amplo, entendido como um conjunto de infrações relacionadas,

direta ou indiretamente, com o fenómeno da Corrupção, que obstam ao normal funcionamento das

entidades e que podem causar prejuízos de diferente natureza.

Estabilizados os conceitos, foram previamente identificadas as Infrações Conexas a considerar no

âmbito do Plano, partindo de um conjunto de eventos de risco identificados nas diferentes áreas de

intervenção do Instituto.

Algumas das principais Infrações Conexas identificadas no Plano reportam-se a um conjunto de

atividades desenvolvidas no âmbito das competências das diferentes áreas de intervenção do ISSA,

IPRA e que, genericamente abrangem um conjunto de eventos de risco, alguns dos quais

qualificados como crime, que convivem com outros riscos operacionais, diretamente relacionados

com a especificidade das tarefas/funções executadas em cada área de intervenção do ISSA, IPRA, os

quais podem ser punidos no âmbito da responsabilidade disciplinar.

Plano Prevenção

Corrupção Infrações

Conexas

Apropriação indevida

Conluio/cumplicidade

Tráfico de influências

Abuso de poder

Favorecimento

Violação segredo profissional

Violação deveres – conflito interesses


115

Independentemente da necessidade de definição de um plano de prevenção contra a Corrupção, o

ISSA, IPRA implementou um conjunto de mecanismos de natureza genérica ao nível do sistema de

controlo interno e gestão de risco, os quais têm por objetivo, para além do normal exercício da sua

atividade, a prevenção da ocorrência de situações abusivas e de natureza fraudulenta.

Trata-se de um conjunto de instrumentos de natureza variada, que cobrem todos os serviços do

ISSA, IPRA, de acordo com as funções desempenhadas, e que se complementam e articulam entre si,

contribuindo, a par de medidas preventivas especificamente previstas, para a prevenção de

diferentes riscos.

* Grupo I – Aplicações do âmbito de Prestações e Contribuições, bem como da Gestão e Controlo Financeiro: IDQ, GR, GC, GT, RPC, SEF e GTE;

* Grupo II – Aplicações do âmbito de Prestações e Contribuições, bem como da Gestão e Controlo Financeiro: DES, ITPT, CPA, PF, AF, CSI, RSI, SICC-

PREST, SVI e FGS;

* Grupo III – Aplicações do âmbito do Desenvolvimento Social e Programas: SISS-AS e SIADS;

* Grupo IV – Aplicações do âmbito da Fiscalização, Assuntos Jurídicos e Contencioso e Desenvolvimento Social e Programas: SAF, GIL, CO, CPF, PCAAC

e CDF.

INSTRUMENTOS E MEDIDAS TRANSVERSAIS

APLICADAS NO ISSA, IPRA

Segregação de funções

Controlo específico:

- Ações de fiscalização

- Verificação incapac.

Critérios e requisitos

de atribuição (prestações, pensões)

Manuais de procedimentos,

guiões técnicos,

orientações técnicas

Sistema de planeamento e monitorização mensal

Política de gestão de acessos ao sistema de

informação

Ações de formação

Código de Ética

Sistema de informação

de suporte às atividades

- Grupo I*

- Grupo II*

- Grupo III*

- Grupo IV*


116

Para além dos instrumentos de controlo e medidas de natureza genérica previamente adotadas

pelo ISSA, IPRA, no domínio das Infrações Conexas, assume especial relevância a Fraude, na sua

vertente externa, esta última com medidas específicas inseridas num objetivo estratégico de

Combate à Fraude e Evasão Contributiva e Prestacional.

O Plano do ISSA, IPRA identifica algumas atividades desenvolvidas pelas áreas de atuação e riscos

inerentes às mesmas (centrado, nesta fase, na Corrupção e Infrações Conexas). Para o efeito, foram

envolvidos todos os serviços deste Instituto na identificação de eventos de risco (de Corrupção

e/ou Infrações Conexas), em diferentes áreas de atuação do Instituto, de acordo com as atividades

especificamente desenvolvidas.

Apesar de o Plano não incorporar atividades associadas à gestão de fundos europeus, o mesmo

carece de atualização, tendo em conta as competências delegadas no âmbito do PO APMC, a qual

ocorrerá até ao final do primeiro semestre.

Correspondendo às obrigações impostas ao ISSA, IPRA, na qualidade de OI do PO APMC, o ISSA,

IPRA iniciou o processo de revisão do seu Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações

Conexas, de modo a incorporar a avaliação de risco associada ao exercício das competências

delegadas. Prevê-se que esse processo esteja concluído até ao final do primeiro semestre de 2016.

Neste alinhamento, o ISSA, IPRA adotará a metodologia e instrumento de avaliação de risco de

fraude disponibilizado pela Comissão Europeia aos Estados-Membros no documento de

Orientações “Avaliação do Risco de Fraude e Medidas Antifraude Eficazes e Proporcionadas”

(EGESIF_14-0021-00, de 16.06.2014).

No âmbito da atividade do PO APMC, e partindo do instrumento de avaliação acima referido, foram

identificadas, ao nível operacional, as seguintes áreas de maior vulnerabilidade à incidência de

riscos de fraude, que abrangem todo o ciclo de vida das operações, e que são alvo de avaliação pela

AG e OI’s:

I. Seleção e análise de candidaturas

II. Execução das operações

III. Validação de despesa e pagamento

Atendendo a que a atividade do PO APMC/OI se encontra, ainda, em fase de arranque, não foi

possível ao ISSA, IPRA, à data da apresentação do presente manual, efetuar a avaliação do risco de

fraude e corrupção acima referida, porquanto não dispomos, ao momento, de atividade operacional

e, como tal, de evidências da aplicação das medidas existentes.


117

Prevê-se, assim, que a primeira autoavaliação do risco de fraude e corrupção ocorra em janeiro de

2017, na sequência da qual será aprovado e publicado um novo Plano de Gestão de Riscos de

Corrupção e Infrações Conexas.

Refira-se, todavia que, quando integralmente concretizado, o Plano de Gestão de Riscos de

Corrupção e Infrações Conexas constitui um instrumento de gestão fundamental, dado que a sua

implementação e acompanhamento permitem reforçar e consolidar os procedimentos e

mecanismos de prevenção e deteção da fraude e corrupção.

De anotar que as conclusões da avaliação do risco que resultarem dos Planos que vierem a ser

definidos serão contempladas no processo de seleção das operações, nas verificações de gestão e na

validação de despesa e pagamentos, para que as áreas de maior risco sejam devidamente

acauteladas.

O ISSA, IPRA realizará uma avaliação anual do risco inerente às atividades delegadas, durante o mês

de janeiro de cada ano.

Sistema de informação de idoneidade, fiabilidade e dívidas Nos termos do n.º 6 do artigo 14.º do Decreto-Lei 159/2014, de 27 de outubro, a Agência tem a

competência de manter atualizados os sistemas de informação da idoneidade, fiabilidade e dívidas

aos fundos da política de coesão – FEDER, FSE e FC – e, ao FEADER e FEAMP, referentes às

entidades candidatas a apoios ou apoiadas pelos FEEI, bem como pelo FEAC, dos quais devem

constar, inseridos em codificação própria, os factos impeditivos ou condicionadores do acesso a

apoios.

A previsão de um conjunto de factos impeditivos e condicionadores do acesso aos FEEI/FEAC visa,

assim, a prevenção e o combate de práticas fraudulentas no âmbito do financiamento, assente num

rigoroso escrutínio das entidades candidatas.

Este criterioso controlo do acesso aos fundos assenta na criação, gestão e consulta de um sistema

de informação que contém a informação relativa à situação de idoneidade e de dívidas das

entidades que já tenham beneficiado ou venham a beneficiar de apoios dos FEEI/FEAC, tendo sido

objeto de recolha direta ou indireta por parte das entidades que têm a seu cargo a sua manutenção

e gestão, como é o caso da Agência, I.P..


118

Em anteriores períodos de programação (QCA III e QREN) a informação sobre a idoneidade e

dívidas ao FSE encontrava-se incorporada no SIIFSE, ou seja, no sistema de informação que

suportou a ação de todas as entidades com intervenção no cofinanciamento pelo FSE, tendo a sua

gestão reflexo direto e imediato na tramitação própria de cada candidatura.

Ao nível dos fundos da política de coesão, não existe qualquer base de dados que proceda, nesta

matéria, ao tratamento da informação a que se refere o citado artigo 14.º do Decreto-Lei 159/2014,

27 de outubro, pelo que a solução a adotar no atual período de programação não pode deixar de ter

sustento na base de dados de idoneidade e dívida constante do SIIFSE.

Com efeito, o quadro legal vigente em anteriores períodos de programação circunscreveu este

requisito de acesso aos apoios cofinanciados pelo FSE, pelo que, no que concerne ao fundos da

política da coesão, a Agência apenas dispõe de informação em histórico devidamente estruturado e

codificado que lhe permite dar resposta a esta exigência, no que concerne a entidades que em

tempo tenham beneficiado de apoios daquele Fundo.

Sem prejuízo, a Agência, I.P. tem vindo a reunir, gradualmente, desde a data da sua criação,

informação sobre idoneidade, fiabilidade e dívidas de entidades que beneficiaram, em anteriores

períodos de programação, de apoios cofinanciados pelo FEDER e FC.

O alargamento deste requisito a todos os beneficiários dos FEEI/FEAC, bem como a criação do

Balcão Portugal 2020 e o recurso ao ficheiro central de pessoas coletivas, tem como consequência

inevitável uma abordagem substancialmente diferente da gestão que vem sendo realizada da base

de dados de idoneidade e dívidas, até aqui centrada numa interação direta com as AG’s,

determinada pela apresentação ou não de candidaturas a financiamento em cada um dos períodos

de programação.

A crescente preocupação manifestada pela Comissão Europeia (CE) no domínio da fraude e a

definição de circuitos na Agência, I.P. para o tratamento de queixas e denúncias, relacionadas com a

utilização de apoios cofinanciados pelos fundos europeus, determinam a necessidade de adoção de

uma ferramenta específica no âmbito dos sistemas de informação que permita uma gestão eficaz no

que concerne ao tratamento deste requisito de acesso, que assumirá um caráter determinante na

avaliação do índice de risco que as entidades possam apresentar (a análise de risco será objeto de

ferramenta autónoma a desenvolver em breve pela Agência, I.P.), contribuindo de modo decisivo

para a efetiva proteção dos interesses financeiros da União e dos Estados-membros.


119

Responsabilidades As responsabilidades da gestão do risco de fraude são transversais a todo o ISSA, IPRA:

Cada colaborador individualmente deve compreender o seu nível de responsabilidade

em matéria de prevenção e deteção, agindo em conformidade;

Cada unidade orgânica deve estar consciente dos riscos inerentes às respetivas áreas

de responsabilidade;

O Conselho Diretivo tem a responsabilidade de assegurar que a estratégia antifraude

é respeitada dentro das respetivas unidades orgânicas.

O Plano de Prevenção dos Riscos de Corrupção e Infrações Conexas do ISSA, IPRA enquanto

instrumento de gestão e de suporte ao Planeamento Estratégico deste Instituto, é um documento

dinâmico, objeto de acompanhamento, revisão e avaliação periódica.

O processo de acompanhamento, atualização e avaliação envolve diferentes intervenientes do ISSA,

IPRA, de acordo com as respetivas responsabilidades e funções, em estreita articulação/integração

com o Sistema de Gestão de Risco, em fase de implementação neste Instituto:

Responsabilidade Atividade

Conselho Diretivo Aprovação

Departamentos

Validação de atividades e riscos associados Propostas de medidas a implementar e indicadores e/ou regras a aplicar Identificação de responsáveis/medida

NPOC

Preparação do Plano (documento) Acompanhamento da implementação Monitorização de indicadores Elaboração de relatórios Avaliação

Responsáveis por medida

Identificação Aplicação e acompanhamento de medidas Apresentação de resultados/dados monitorização Implementação de ações de mitigação

Deste modo, serão criadas equipas sectoriais para a avaliação das diversas atividades. Os Diretores

do Departamento de Acção Social, do Departamento de Gestão Financeira Orçamento e Conta e do

Departamento de Gestão de Recursos (NPOC) integrarão a equipa de avaliação que terá a seu cargo

a avaliação dos riscos inerentes ao exercício das funções delegadas pela AG do PO APMC.


120

A) Acompanhamento/monitorização

O processo de acompanhamento da implementação das medidas preventivas previstas no Plano é

efetuado através de monitorização periódica, a acompanhar:

Pelos responsáveis de cada medida, na respetiva área.

E pelo Núcleo de Planeamento, Organização e Comunicação (NPOC).

Em regra, a periodicidade definida é trimestral; no entanto, outra pode ser fixada, devidamente

fundamentada e após aprovação do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA.

Compete aos responsáveis designados para cada medida a recolha dos dados na periodicidade

definida, bem como a sua disponibilização ao Departamento de Gestão de Recursos (NPOC).

B) Atualização/revisão

O processo de revisão do Plano é despoletado pelo Conselho Diretivo junto das respetivas áreas, de

acordo com a periodicidade estabelecida. Para o efeito, procede-se a um levantamento exaustivo

das atividades exercidas pelas diferentes áreas de atuação do ISSA, IPRA e mapeamento dos riscos

identificados, controlos associados e a implementar no âmbito do PPRCIC, com intervenção e

validação das respetivas áreas.

A periodicidade definida para revisão e atualização do Plano é bienal (2 em 2 anos), entendido

como o prazo mínimo para estabilização e implementação das medidas previstas. Não obstante,

poderá ser a mesma promovida em qualquer momento, assim superiormente se entenda da sua

necessidade.

O processo de revisão, enquanto melhoria contínua, deve ter presente as conclusões dos relatórios

de avaliação anual, os constrangimentos e dificuldades sentidas na implementação das medidas

previstas, o resultado das ações de auditorias externas realizadas no ISSA, IPRA e os resultados do

acompanhamento do PPRCIC neste Instituto.

As medidas de controlo implementadas no âmbito de anteriores Planos permanecem em processo

de acompanhamento ou estabilizadas em estado de “implementadas”.


121

C) Avaliação

O processo de avaliação do Plano é realizado através da produção de relatórios (intercalar e anual),

que aferem a eficácia das medidas e controlos implementados.

A implementação das medidas preventivas previstas é objeto de avaliação periódica, a qual se

encontra diretamente relacionada com a frequência de monitorização do Plano.

O ISSA, IPRA reforça, assim, o empenho no estabelecimento de uma cultura ética positiva,

intolerante perante qualquer evento de corrupção ou infrações conexas identificadas no seu seio e

prossecutora de uma dinâmica de Combate à Fraude, procurando melhorar o seu sistema de

controlo interno, eficaz e eficiente na prevenção, deteção e reação destes fenómenos.

Política de recursos humanos e de formação

No sentido de garantir o alinhamento com a estratégia antifraude delineada, o ISSA, IPRA promove

uma Política de Recursos Humanos adequada em matéria de prevenção e deteção da fraude.

Neste sentido, e no que respeita ao processo de recrutamento e seleção de colaboradores, este

Instituto cumpre com os procedimentos instituídos na Administração Pública, nomeadamente, a

avaliação do registo criminal de cada candidato e a apreciação de prova documental original dos

certificados de habilitações.

Ciente de que as ações de formação/sensibilização são uma parte essencial da prevenção e deteção

da fraude, o ISSA, IPRA desenvolve um plano de formação anual que prevê a participação de todos

os colaboradores em ações de sensibilização e de formação adequadas sobre esta matéria. Assim,

estas ações serão concebidas de modo a:

Promover uma cultura antifraude transversal a todo o ISSA, IPRA;

Sensibilizar todos os colaboradores sobre as questões de ética, conduta e integridade, bem

como das consequências da participação em atividades que possam colocar em causa a sua

integridade;

Comunicar as responsabilidades definidas na presente estratégia a todos os colaboradores;

Dotar os colaboradores das ferramentas necessárias que permitam identificar os sinais de

alerta de fraude;

Assegurar que os colaboradores estão conscientes dos mecanismos de comunicação de

fraude;


122

Disponibilizar toda a informação relevante que esteja incluída nas políticas e

procedimentos do ISSA, IPRA, no âmbito do combate à fraude.

Paralelamente, o ISSA, IPRA pretende levar a cabo ações de sensibilização a nível regional, no

sentido de dar a conhecer o seu posicionamento em matéria de prevenção e deteção do fenómeno

da fraude, de divulgar o seu Código de Ética e de Conduta, bem como a sua estratégia antifraude.

Para além destas ações de sensibilização, pretende, igualmente, promover formação especializada

nesta temática, a fim a contribuir para a concretização da sua própria estratégia antifraude.

Pretende-se que o plano de formação interno preveja também ações de formação de caráter

técnico, destinadas a garantir a atualização e o aprofundamento dos conhecimentos necessários aos

colaboradores, no desenvolvimento das suas funções.

Anualmente é efetuado o seguimento do número de ações realizadas, bem como da percentagem de

colaboradores envolvidos na formação, de forma, por um lado, a perceber a necessidade de

formação adicional e, por outro, avaliar a sua eficácia.

Segregação de funções

A observância do princípio da Segregação de Funções no âmbito do sistema de gestão e controlo

é outro mecanismo importante na prevenção da fraude. Neste contexto, a organização do ISSA,

IPRA assegura uma adequada segregação de funções ao longo do período de vida das operações,

a saber:

Os colaboradores com responsabilidade na seleção de candidaturas, bem como na

análise dos pedidos de alteração, não estão envolvidos nas verificações de gestão das

mesmas operações;

As verificações das operações no local são realizadas por equipas de duas pessoas;

Previamente à emissão da competente decisão de aprovação por parte do C ons el ho

Dir et ivo , é emitido pelo técnico um parecer fundamentado e, obrigatoriamente,

efetuada uma validação prévia por parte do respetivo Diretor de Departamento (Acção

Social);

Os colaboradores envolvidos no processo de seleção das operações e nas verificações

de gestão não exercem tarefas relacionadas com o circuito de pagamento dessas mesmas

operações.

O Sistema de Informação (SI FEAC) assume-se, neste contexto, como elemento adjuvante


123

fundamental no âmbito da segregação de funções acima detalhada, na medida em que permite o

registo dos técnicos intervenientes em todas a etapas relevantes no processo administrativo

(etapas inerentes à seleção das operações, à realização de verificações de gestão e tarefas

relacionadas com o pagamento dessas operações) e, por conseguinte, fornecem a segurança de

que a segregação de funções é efetiva e verificável.

Esta gestão da segregação de funções desenvolve-se através de um sistema de validação de

acessos às funcionalidades, que gera efetivos impedimentos, sendo a administração do sistema de

informação assegurada por um organismo externo à AG e ao ISSA, IPRA.

Comunicação de denúncias de suspeitas de fraude

Os colaboradores afetos ao ISSA, IPRA têm o dever legal de denunciar qualquer caso de suspeita

de fraude de que tenham conhecimento e logo que se verifique a sua ocorrência. Esta

obrigatoriedade encontra-se prevista no Código de Ética e de Conduta.

No campo de ação do ISSA, IPRA, as denúncias dos casos de suspeitas de fraude podem ser

apresentadas por colaboradores internos ou serem provenientes do exterior, e podem, no

âmbito das competências delegadas pela AG do PO APMC, respeitar a atos praticados pelos

próprios colaboradores ou por entidades terceiras.

Estas denúncias podem ser efetuadas pelos seguintes meios:

Quando efetuadas por colaboradores, podem ser formalizadas por escrito e apresentadas

ao superior hierárquico, para que sejam devidamente tratadas. Por sua vez, o respetivo

dirigente encaminha-as, também por escrito, à Divisão de Recursos Humanos e Apoio

Jurídico (DRHAJ) do ISSA, IPRA responsável pela centralização e acompanhamento de

todas as denúncias no ISSA, IPRA, a fim de se iniciarem as devidas averiguações. No caso

de se confirmar a veracidade das denúncias, o ISSA, IPRA, dá conhecimento da situação à

AG;

Tratando-se de uma suspeita de fraude relativa a um colaborador, se o colaborador

denunciante não se sentir confortável com a opção anterior (por exemplo, no caso do

dirigente estar implicado na denúncia), pode efetuar a denúncia diretamente à Divisão

de Recursos Humanos e Apoio Jurídico (DRHAJ) do ISSA, IPRA ou, no limite, ao Conselho

Diretivo do ISSA, IPRA por escrito;

Sem prejuízo da obrigatoriedade referida nos pontos anteriores, os colaboradores

podem efetuar a denúncia diretamente à Polícia Judiciária, ao Ministério Público ou a


124

qualquer outra autoridade judiciária ou policial, verbalmente ou por escrito, não estando

esta sujeita a qualquer formalidade especial;

No que respeita às denúncias de fraude provenientes do exterior, estas podem ser

reportadas pelos canais de comunicação clássicos e outros disponibilizados pelo ISSA,

IPRA, para o efeito, designadamente caixa de correio eletrónico. Estes meios de reporte,

bem como os endereços de contacto, serão adequadamente divulgados no site;

Está prevista a criação de uma área no Portal do Portugal 2020 para a apresentação

de denúncias, as quais, uma vez redirecionadas para o ISSA, IPRA, terão um tratamento

que segue os trâmites normais definidos para as matérias de caráter indiciário;

No que se refere às queixas encaminhadas pelo curador do beneficiário relativas à tipologia de

operações da responsabilidade do ISSA, IPRA, as mesmas são tratadas tendo em consideração os

circuitos descritos nos pontos anteriores.

Divulgação interna e externa da estratégia antifraude

O ISSA, IPRA acautela que a estratégia antifraude adotada é dada a conhecer a todos os seus

colaboradores e devidamente divulgada, quer interna quer externamente.

No que respeita à divulgação interna, salienta-se que foi criada uma área na página da intranet do

ISSA, IPRA, onde está divulgado o Código de Ética e de Conduta, a Declaração de Conflitos de

Interesses, o Plano de Prevenção do Risco de Corrupção e Infrações Conexas, os relatórios anuais

sobre o acompanhamento do Plano, a principal legislação e outros documentos sobre o tema da

fraude. Essa área será ainda aproveitada para anunciar as ações de sensibilização e formação

previstas e efetuadas.

Pretende-se, deste modo, fomentar uma cultura de ética, de transparência, de compromisso e de

responsabilização de todos os seus colaboradores, contribuindo, assim, para fortalecer a

credibilidade e reputação deste organismo.


125

9. ANÁLISE E GESTÃO DO RISCO

No sentido de prevenir o risco, entendido este como qualquer evento, situação ou circunstância

futura com probabilidade de ocorrência e potencial consequência negativa na consecução dos

objetivos de um determinado departamento ou, em última análise, da Tipologia de Operações do PO

APMC em que o ISSA, IPRA é OI, decorre a necessidade do sistema de gestão e controlo deste

Instituto assegurar a prevenção, deteção e correção de riscos, entendidos estes como

irregularidades no sentido amplo do termo.

Para este efeito, importa ter presente o conceito de irregularidade definido na legislação

comunitária: «uma violação do direito da União ou do direito nacional relacionado com a sua

aplicação, resultante de um ato ou omissão de um operador económico envolvido na execução dos

FEEI que tenha, ou possa ter, por efeito lesar o orçamento da União através da imputação de uma

despesa indevida ao orçamento da União».

Refira-se, deste modo, que o conceito de “irregularidade” é vasto e cobre irregularidades

intencionais e não intencionais, sendo este último aspeto o elemento diferenciador face ao conceito

de fraude.

O Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, que integra o Anexo 21 do

presente Manual, visa avaliar o risco de fraude e de corrupção no ISSA, IPRA.

Para o efeito, identifica as situações potenciadoras de riscos de corrupção e/ou infrações

conexas, elenca medidas preventivas e corretivas que minimizam a probabilidade de ocorrência

do risco e define a metodologia de adoção e monitorização das medidas elencadas, identificando

os respetivos responsáveis.

Foram envolvidos todos os serviços deste Instituto na identificação de eventos de risco (de

Corrupção e/ou Infrações Conexas), em diferentes áreas de atuação do Instituto, de acordo com as

atividades especificamente desenvolvidas.

Deste modo, ao nível da atividade delegada, o ISSA, IPRA adotará um processo de gestão do risco

que permite identificar, avaliar, tratar e monitorizar os seus principais riscos operacionais, de uma

forma eficiente e adequada.

Em concreto, e tendo por referência a metodologia e o instrumento de avaliação de risco de fraude

disponibilizado pela Comissão Europeia aos Estados-Membros, no documento de Orientações “


126

Avaliação do Risco de Fraude e Medidas Antifraude Eficazes e Proporcionadas” (EGESIF-14-0021-

00, de 16.06.2014), a gestão e análise do risco no âmbito do PO APMC assenta, assim, nas seguintes

etapas:

No âmbito do PO APMC foram identificadas, ao nível operacional, três áreas com maior

incidência de riscos de fraude, designadamente:

A) Seleção e análise de candidaturas;

B) Execução e verificação das operações;

C) Validação de despesa e pagamentos

A) Seleção e análise de candidaturas:

Conflito de interesses dos colaboradores com responsabilidade pela análise de

candidaturas;

Falsas declarações prestadas pelos candidatos;

Duplo financiamento.

B) Execução e verificação das operações:

Riscos dos produtos atribuídos a um determinado destinatário final não lhe serem

distribuídos:

Ausência de confirmação da identificação do destinatário final;

Falsificação de assinaturas nas credenciais;

Existência de perdas não declaradas, nem justificadas por Autos de Perda;

Inexistência de controlo de stocks periódico dos produtos atribuídos e distribuídos;

Falsificação da listagem de registo de refeições fornecidas aos destinatários finais;

Riscos na contratação pública, nas aquisições promovidas pelos beneficiários.

C) Validação de despesa e pagamentos:

Processo de verificações de gestão incompleto ou desadequado;

Processo de validação de despesas incompleto ou desadequado;

1º•Identificação dos riscos potenciais

2º•Avaliação do nível de risco

3º•Acompanhamento e avaliação.


127

Duplo financiamento;

Conflito de Interesses.

Acresce referir que, à medida que a tipologia de operações 1.2.2 for operacionalizada, poderão ser

acrescentados novos riscos que venham a ser identificados.

Neste seguimento, e após identificação dos potenciais riscos passíveis de afetar a atividade

operacional do ISSA, IPRA, no âmbito do PO APMC, a avaliação do risco será efetuada com base na

metodologia da CE anteriormente identificada, a qual se encontra estruturada em cinco passos:

O Risco Bruto diz respeito ao nível de risco antes de ser tido em consideração o efeito de quaisquer

controlos já existentes ou previstos.

O Risco Residual diz respeito ao nível de risco depois de ter em consideração o efeito de quaisquer

controlos existentes e a sua eficácia, ou seja, a situação tal como se apresenta no momento atual.

O Risco Alvo diz respeito ao nível de risco depois de ser tido em consideração o efeito de quaisquer

controlos atuais e previstos.

A quantificação de cada um dos riscos acima indicados consiste na combinação da «probabilidade»

do risco (probabilidade de o acontecimento ocorrer) com o «impacto» do risco (consequências do

acontecimento, do ponto de vista financeiro e não financeiro).

A classificação total de cada um destes riscos é efetuada com base no cruzamento da sua

probabilidade e impacto, daqui resultando um nível de risco com a graduação de “tolerável”

1º• Avaliação do Risco Bruto

2º•Avaliação da eficácia dos controlos de mitigação atuais

3º•Avaliação do Risco Residual após o efeito dos controlos atuais e da sua eficácia –

situação atual

4º•Avaliação do efeito dos controlos de mitigação planeados (constantes no plano de

ação) no Risco Residual

5º•Definição do Risco Alvo, ou seja, do risco considerável tolerável pela AG


128

(verde), “significativo” (cor de laranja) e “crítico” (vermelho), de acordo com a seguinte matriz de

nível de risco:

Com base nesta metodologia, partindo dos riscos identificados em cada uma das áreas operacionais

através da ferramenta em causa, a equipa responsável pela avaliação do risco procederá à

inventariação dos mecanismos de controlo associados a cada uma das áreas de risco, bem como à

quantificação de cada um dos riscos identificados.

Sempre que, dada a inexistência de controlos ou apesar dos controlos já existentes, um

determinado risco for considerado de “significativo” ou “crítico”, devem ser adotados controlos

adicionais, que se concretizam através de um plano de ação.

Uma vez identificados os controlos existentes, quantificado o risco e delineado o plano de ação a

levar a cabo (controlos a adotar e responsáveis pela sua concretização), proceder-se-á ao respetivo

acompanhamento. Este acompanhamento pressupõe um rigoroso controlo de validação no sentido

de verificar a conformidade factual entre os controlos previstos e a sua aplicação, de forma a

garantir que são implementados os mecanismos de controlo adequados para as atividades do ISSA,

IPRA e a acautelar que os procedimentos são compreendidos e seguidos em todos os níveis.

É objetivo do ISSA, IPRA que a avaliação do risco seja efetuada anualmente, no mês de janeiro, com

base na mesma equipa e na mesma periodicidade que a avaliação do risco de fraude, e em

simultâneo com esta.

Efetuada a avaliação anual do risco, será delineado, com base nos resultados obtidos, um plano de

ação que incluirá todas as medidas a serem implementadas no âmbito do sistema de gestão e


129

controlo, com vista à mitigação dos riscos existentes, bem como a identificação dos respetivos

responsáveis e prazos para implementação.

Atendendo a que não existe ainda atividade operacional do ISSA, IPRA, enquanto organismo

intermédio do PO APMC, não nos é possível à data da apresentação do presente manual de

procedimentos, avaliar os riscos existentes. Na definição destes riscos será também necessário

acautelar as especificidades inerentes a determinadas operações que ainda não se encontram em

funcionamento.

Refira-se, todavia, que, quando integralmente concretizada, a avaliação do risco constituirá um

instrumento de gestão fundamental, dado que a sua implementação e acompanhamento permitirão

reforçar e consolidar os procedimentos e mecanismos de prevenção e deteção do risco.

De anotar que as conclusões da avaliação do risco que resultarem da aplicação da ferramenta de

avaliação serão contempladas ao nível do ciclo de vida das operações e do funcionamento da equipa

do OI, para que as áreas de maior risco sejam devidamente acauteladas.

A responsabilidade geral pela gestão do risco, designadamente de fraude e de corrupção, está

atribuída ao Conselho Diretivo.

Paralelamente, a equipa de avaliação constituída para a gestão do risco no âmbito da atividade

delegada pela AG, que desenvolverá a primeira autoavaliação do risco de fraude, em janeiro de

2017, reunirá anualmente para proceder à avaliação do risco e definir o plano de ação considerado

necessário.

Durante a primeira avaliação de risco, a equipa de avaliação determinará os novos riscos a

considerar nas áreas-chave do ciclo operacional das operações, em função dos contributos dados

por todos os atores envolvidos no processo.

Os resultados obtidos a partir deste exercício de avaliação, para cada uma das áreas de risco acima

identificadas, são vertidos na seguinte matriz de risco:


130

Departamento

Riscos

identificados

Descrição

dos riscos

Classificação

do risco

Principais

medidas de

prevenção e

mitigação

identificadas

Medidas

adicionais

propostas

Responsáveis

…

Atendendo às circunstâncias especiais acima descritas, não haverá um plano de ação para 2016. No

entanto, os planos de ação que vierem a ser definidos, a partir da primeira avaliação de risco, serão

sujeitos a um acompanhamento regular e a uma avaliação no final de cada ano civil, mediante a

elaboração de um relatório de execução, em dezembro de cada ano o qual refletirá os resultados da

avaliação dos controlos implementados.

A monitorização e revisão periódica do processo de gestão do risco é essencial para garantir que a

avaliação dos riscos realizada continua correta e se mantém pertinente.

Neste contexto, este processo pressupõe a:

Monitorização dos riscos identificados e dos controlos existentes (ou seja, da evidência e

eficácia dos controlos existentes para cada um dos riscos);

Verificação periódica da implementação dos novos controlos previstos, conforme definido

no plano de ação;

Consideração de novos riscos que, entretanto, possam ter sido identificados;

Consideração da existência de novos controlos que possam ter sido identificados na

sequência de eventuais alterações ao sistema de controlo interno;

Adoção de novas medidas a tomar no ano seguinte, consolidadas em novo plano de ação.

Já no que respeita ao relatório de execução, este deve contemplar:

O balanço do plano de ação, ou seja, dos controlos adotados e dos controlos por adotar,

com identificação dos fatores que impediram a sua concretização;

A descrição dos riscos eliminados ou que foram reduzidos e daqueles que se mantêm;

Os riscos e controlos identificados ao longo do ano que não foram considerados

inicialmente;

As não conformidades identificadas e as recomendações necessárias às alterações das

mesmas;

A eventual necessidade de se proceder a uma nova avaliação do risco.


131

Este relatório de execução é elaborado pelo Núcleo de Planeamento Organização e Comunicação

com a colaboração dos diferentes Departamentos e submetido à avaliação e aprovação do Conselho

Diretivo do ISSA, IPRA.

Pese embora não se tenha realizado ainda a primeira autoavaliação de risco, destaca-se que o

manual de procedimentos integra, por si só, um conjunto de controlos rigorosos e abrangentes,

suscetíveis de prevenir e detetar a ocorrência de determinados erros ou irregularidades.


132

10. COMUNICAÇÕES DE IRREGULARIDADES

Nos termos do n.º 2 do artigo 59.º do Regulamento (UE, EURATOM), n.º 966/2012, de 25 de

outubro, a responsabilidade pela prevenção, deteção e correção de irregularidades cabe aos

Estados-Membros da União Europeia, pelo que os mesmos devem tomar todas as medidas

legislativas, regulamentares e administrativas necessárias para prevenir, detetar e corrigir

irregularidades, bem como assegurar a recuperação de montantes indevidamente pagos,

juntamente com os eventuais juros de mora (alínea h) do artigo 28.º do Regulamento (UE) n.º

223/2014, de 11 de março).

Daqui decorre que as AG’s/OI’s assumem a responsabilidade pela implementação de um sistema de

gestão e controlo que integre os mecanismos adequados para prevenir, detetar e corrigir as

irregularidades, tendo em consideração que, no decorrer do acompanhamento, verificações de

gestão, auditorias e controlos realizados sobre uma operação, podem ocorrer várias situações

passíveis de correções financeiras, que resultam da não elegibilidade das despesas e que se

enquadram no conceito de irregularidade comunicável.

10.1 CONCEITOS RELATIVOS ÀS IRREGULARIDADES

O conceito de “irregularidade” encontra-se definido no n.º 16 do artigo 2º do Regulamento (UE) n.º

223/2014, de 11 de março, segundo o qual se considera “irregularidade” uma violação do direito da

União, ou do direito nacional relacionado com a sua aplicação, resultante de um ato ou omissão de

um operador económico envolvido na execução do fundo, que tenha, ou possa ter, por efeito lesar o

orçamento da União através da imputação de uma despesa indevida ao orçamento da União.

Por isso, o critério decisivo para o conceito de irregularidade é que, da violação daquelas normas,

resultem ou possam resultar consequências financeiras negativas/lesivas para o orçamento da

União, pelo que o conceito de irregularidade deve ser considerado em função da componente do

orçamento em causa e do correspondente enquadramento legislativo – no caso vertente – Fundo de

Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas.

O conceito de fraude distingue-se da irregularidade pelo carácter intencional do ato praticado.

Neste contexto, de acordo com o artigo K.3 do Tratado da União Europeia, o conceito de fraude

encontra-se definido, em matéria de despesas, como qualquer ato ou omissão intencionais

relativos:


133

À utilização ou apresentação de declarações ou documentos falsos, inexatos ou

incompletos, que tenha como resultado o recebimento ou a retenção indevidos de fundos

provenientes do Orçamento Geral das Comunidades Europeias ou dos orçamentos geridos

pelas Comunidades Europeias ou por sua conta;

À não comunicação de uma informação em violação de uma obrigação específica, que

produza o mesmo efeito,

Ao desvio desses fundos para fins diferentes daqueles para que foram concedidos.

Nos termos da alínea a) do n.º 2 do Regulamento Delegado (UE) 2015/1972, de 8 de Julho,

publicado em 10 de novembro, considera-se suspeita de fraude, a irregularidade que implica o

início de um procedimento administrativo ou de um processo judicial a nível nacional, a fim de

determinar a existência de um comportamento intencional, em especial de uma fraude, nos termos

da Convenção relativa à proteção dos interesses financeiros das Comunidades Europeias

estabelecida com base no artigo K.3 do Tratado da União Europeia.

Todos os colaboradores do ISSA, IPRA têm o dever legal de denunciar os casos de suspeita de

fraude de que tomem conhecimento, procedendo à sua denúncia junto da Polícia Judiciária, do

Ministério Público ou qualquer outra entidade judiciária ou policial, sendo estas as entidades

competentes para decidirem sobre a existência ou não de fraude. Em qualquer caso, a denúncia é

transmitida ao Ministério Público e objeto de registo, podendo o denunciante requerer um

certificado desse mesmo registo.

O CD do ISSA, IPRA assegura que todos os colaboradores que denunciem casos de suspeita de

fraude não são objeto de represálias, de tratamento discriminatório ou não equitativo ou de

eventuais sanções, por parte dos demais colaboradores, independentemente da sua posição

hierárquica.

A AG do PO APMC deve ser informada da suspeita de fraude, com vista a dar conhecimento da

mesma à Inspeção Geral das Finanças (IGF) na qualidade de Serviço de Coordenação Anti-Fraude

(AFCOS).

Neste enquadramento legal, estamos perante uma irregularidade quando se verifiquem,

cumulativamente, as seguintes situações:

Exista a violação de uma disposição de direito comunitário, onde se incluem as normas

nacionais que têm por objetivo regulamentar as normas comunitárias e dar-lhe

exequibilidade prática.


134

Resulte de um ato ou omissão de um agente económico, abrangendo todos os

comportamentos que tenham, ou não, carácter intencional.

Ocorra a imputação de uma despesa indevida ao orçamento geral da União Europeia,

englobando-se, neste caso, todas as despesas que, de uma forma indevida, foram

imputadas ao orçamento comunitário.

Uma irregularidade comunicável tem, nos termos do n.º 2 do artigo 30º do Regulamento (UE) nº

223/2014, de 11 de março, e sem prejuízo das exceções aí especificadas, os seguintes atributos:

Ter fundamento em despesa certificada à Comissão e valor superior a 10.000 euros de

participação do Fundo, decorrente de verificações de gestão e de revogações;

Existir a suspeita de fraude e situações de insolvência;

Existir participação ao Ministério Público;

Ser calculada pela aplicação da taxa de cofinanciamento do eixo prioritário, ao invés da

taxa de cofinanciamento da tipologia de operações.

Por força do conceito de irregularidade atrás referido, devem ser comunicadas não só as

irregularidades que ocasionem um prejuízo real que excede aquele limite, mas também as

irregularidades suscetíveis de produzir um impacto superior a esse limite mínimo.

Agora com maior nível de detalhe, apresentam-se as situações que carecem de ser comunicadas:

1. Despesas não elegíveis de montante igual ou superior a 10.000 €/Fundo, detetadas após a

certificação à CE, ainda que não tenham sido pagos ao beneficiário:

Resultantes das verificações de gestão previstas no artigo 32º do Regulamento (UE) nº

223/2014, de 11 de março;

Resultantes das revogações.

2. Montantes aprovados pelo ISSA, IPRA/OI, ainda que não certificados à CE e/ou de montante

inferior a 10.000 € de comparticipação do Fundo, no âmbito de operações em que se verifique:

Participação ao Ministério Público;

Existência de suspeita de fraude;

Situações de insolvência.


135

3. Nas situações de indícios de fraude, o montante da irregularidade poderá ser superior ao valor

certificado, devendo o montante da irregularidade corresponder ao valor da despesa aprovada em

candidatura (se a operação estiver em execução) ou em saldo (caso esteja aprovada).

4. No caso das situações que procedam de uma insolvência, devem ser comunicadas à CE quer as

irregularidades detetadas, quer as medidas preventivas e corretivas que lhe estão associadas.

Em consequência do conceito de irregularidade, atrás especificado, devem ser comunicadas à

Agência, I.P. as irregularidades detetadas pelo ISSA, IPRA, bem como toda a informação adequada

ao seu tratamento e à recuperação dos fundos.

Esta informação é transmitida pelo ISSA, IPRA à AG do PO APMC que posteriormente efetua a

reverificação e validação da informação e do preenchimento da documentação específica, antes de

seguir o seu curso para a Agência, I.P..

10.2 PREPARAÇÃO DE UMA COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES

As irregularidades podem ser detetadas na sequência:

De uma intervenção da gestão, no decurso da análise de uma operação ou de uma

verificação de gestão, no âmbito do artigo 32.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014;

De auditorias e controlos realizadas sobre uma operação pela Autoridade de Auditoria

(AA), diretamente ou por um organismo que não seja a AA, desde que esta autoridade

assegure que tais organismos dispõem da independência operacional necessária;

Em todos os demais casos, designadamente os que precedam uma insolvência ou os casos

em que se verifique suspeita de fraude.

As intervenções do ISSA, IPRA/OI, ao nível da constatação da irregularidade, estão suportadas

documentalmente, em avaliações escritas, de suporte e intensidade variáveis consoante a origem e

os procedimentos instituídos para as diversas intervenções, que enformam o primeiro auto

administrativo, designadamente pareceres de análise técnico-financeira decorrentes das

verificações de gestão, informações, ofícios e relatórios, devendo ainda ser recolhida evidência

documental do despacho do dirigente máximo do organismo responsável pela verificação, com a

respetiva data, comprovativos da recuperação, da dedução da despesa no sistema de informação,

justificativos que suportem a anulação dos casos e ofícios de participação ao ministério público.


136

O primeiro auto administrativo corresponde à avaliação de uma determinada situação que

configura uma irregularidade passível de comunicação inicial.

Relativamente à comunicação de irregularidades, decorrentes de participações ao Ministério

Público, além das participações efetuadas pelo OI, a AG faculta uma listagem das participações

efetuadas diretamente por si.

Nestes termos, o ISSA, IPRA adotará as fichas auxiliares à ficha de auditoria da IGF disponibilizadas

pela AG, com o objetivo de apurar se a irregularidade é comunicável, diferenciadamente consoante

se trate de:

Irregularidade associada a participação ao Ministério Público;

Irregularidade decorrente de uma revogação, por insolvência, ou por suspeita de fraude

confirmada por verificação indiciária;

Irregularidades apuradas nas verificações de gestão (inelegibilidades apuradas em

reanálise de reembolsos previamente incluídos em PPI à CE).

Nos termos do n.º 2 do artigo 30º do Regulamento (UE) n.º 223/2014, de 11 de março, constituem

exceções à obrigação de comunicação os seguintes casos:

Quando a irregularidade consista só na falta de execução parcial ou total da operação

incluída no programa operacional cofinanciado, devido a insolvência do beneficiário;

Quando a entidade beneficiária assinala à AG/OI ou à AC, voluntariamente e antes da sua

deteção por uma destas autoridades, tanto antes como após o pagamento da contribuição

pública.

Quando as irregularidades sejam detetadas e corrigidas pela AG/OI ou pela AC antes da

inclusão da despesa em causa numa declaração de despesas apresentada à Comissão.


137

11. MONITORIZAÇÃO E SUPERVISÃO DA AG

De acordo com o disposto na alínea f) do nº 2 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12

setembro, compete à AG dos programas operacionais assegurar a criação e o funcionamento de um

sistema de controlo interno que previna e detete irregularidades e permita a adoção das medidas

corretivas oportunas e adequadas.

A relação entre os OI’s e a AG encontra-se, desde logo, regulada por contrato de delegação de

competências, o qual promove a necessária articulação entre as partes, através de reuniões a

realizar nos termos e calendarização aí estabelecidas ou a agendar sempre que surja matéria

relevante.

O contrato de delegação de competências define um conjunto de mecanismos de articulação entre a

AG do PO APMC e o ISSA, IPRA/OI, para efeitos de acompanhamento, controlo e supervisão do

exercício dessas mesmas competências.

Nesse sentido, foram previstos os seguintes mecanismos:

Realização de reuniões quadrimestrais entre a AG e o ISSA, IPRA/OI, destinadas a prestar

o apoio técnico necessário, a fazer o devido follow-up das recomendações emitidas, bem

como avaliar o estado de execução do contrato;

Nestas reuniões entre a AG e o ISSA, IPRA/OI participam, por princípio, 4 elementos do PO

APMC: um da Unidade de Gestão Operacional (UGO) V, um da Unidade de Coordenação

(UC), um da Unidade de Auditoria e Controlo (UAC) e um da Unidade Financeira e

Monitorização Estratégica (UFME).

As reuniões são marcadas e comunicadas pela AG com a antecedência mínima de 10 dias

úteis, sendo as respetivas notificações acompanhadas da ordem de trabalhos previamente

acordada entre as partes. Cabe à AG elaborar e apresentar o ISSA, IPRA/OI a proposta de

ata das reuniões, no prazo de 10 dias úteis, a qual deve ser aprovada por esta no prazo de 5

dias úteis.

Podem ainda, a pedido do ISSA, IPRA/OI ou por iniciativa da AG, ser realizadas reuniões

extraordinárias, a fim de transmitir informação com um carácter mais estruturante, que se

configure relevante para o adequado exercício das funções delegadas;


138

Sujeição a mecanismos de controlo desencadeados pelos organismos legalmente

competentes pelas atividades de certificação e controlo, realizadas, designadamente, pela

Autoridade de Certificação – Agência, I.P. e pela Autoridade de Auditoria – Inspeção-Geral

de Finanças;

Sujeição a auditorias de supervisão do exercício das competências delegadas,

desencadeadas pela AG, que incidem, designadamente sobre todas as fases do ciclo de

vida das operações, nos termos previstos no Manual de Procedimentos da AG do PO APMC.

Essas auditorias podem assumir duas formas distintas de realização: auditorias de

conformidade e exercícios de reperformance. De realçar que, embora se encontrem

suportadas em metodologias distintas, ambas as metodologias concorrem para o mesmo

objetivo, ou seja visam verificar a conformidade dos procedimentos e a fiabilidade do

sistema de gestão e controlo do OI.

As auditorias de conformidade encontram-se suportadas por uma checklist que considera

todos os aspetos a conferir e contém uma apreciação sintética dos itens indagados e das

respetivas evidências recolhidas, identificando, quando existam, as recomendações a

emitir.

A AG assegura ainda um nível complementar de monitorização da execução das operações

geridas pelos OI’s, atuando sobre a validação prévia dos pedidos de reembolso/saldo, bem

como a programação e execução das verificações no local, nos termos previstos no manual

de procedimentos da AG.

O ISSA, IPRA/OI assume o dever de sujeição aos mecanismos de supervisão acima enunciados,

obrigando-se a colaborar ativamente com a AG no desenvolvimento expedito e eficiente dos

trabalhos necessários, através da disponibilização de todos os elementos solicitados pelo auditor,

do esclarecimento das diversas matérias que forem questionadas e da adoção de medidas

corretivas com vista a regularizar as deficiências que forem identificadas.


139

12. TRATAMENTO DE AUDITORIAS

12.1 AUDITORIAS DE OPERAÇÕES

De acordo com o artigo 5º do Regulamento Delegado (UE) nº 532/2014, de 13 de março (Anexo

22), e com o artigo 45º do Decreto-Lei nº 137/2014, de 12 de setembro, as auditorias de operações

serão efetuadas pela estrutura segregada de auditoria da Agência, I.P.. Estas auditorias têm como

objetivo fornecer garantias razoáveis de que as declarações de despesa apresentada à CE são

corretas e, consequentemente, que as operações subjacentes são legais e regulares.

Após a realização do trabalho de campo, a equipa de auditoria elaborará um relatório de auditoria,

que submete para efeitos de contraditório, à entidade beneficiária, ao ISSA, IPRA/OI e à AG. A

pronúncia, por escrito, por parte do ISSA, IPRA/OI será realizada no prazo concedido pela Agência,

I.P., nos termos do CPA.

Após a análise das alegações apresentadas pelo ISSA, IPRA/OI, pela AG e, eventualmente, pela

entidade beneficiária auditada, a Agência, I.P. produzirá e enviará ao ISSA, IPRA/OI, com

conhecimento à AG, a versão final do relatório de auditoria.

A receção dos relatórios finais de auditoria leva a que, numa primeira fase, estes sejam registados

administrativamente no SI FEAC, ficando no estado ‘em construção’, sendo distribuídos aos

técnicos, com vista à elaboração da respetiva ficha de auditoria.

Nesse registo é preenchido um conjunto de campos, sendo de destacar os seguintes:

Nº de relatório;

Tipo;

Data do relatório que corresponde à data do despacho do dirigente máximo da Agência,

I.P.;

Esforço máximo de auditoria;

Montante Não Elegível;

Nº de programação a que está associado.

A concretização dos objetivos fixados, nesta fase, implica que cada técnico elabore, no prazo de 20 a

25 dias corridos, após a sua distribuição, a respetiva ficha de auditoria e a insira, conjuntamente

com o relatório (em pdf) e a respetiva amostra em excel, no SI FEAC, ficando nessa fase no estado

‘por tratar’.


140

O estado ‘por tratar’ permite a incorporação das recomendações/conclusões, quer em sede de

análise de pedidos de reembolso ou de saldo quer em sede de reabertura do pedido de pagamento

de saldo, no caso das operações visadas estarem encerradas.

Após o respetivo tratamento o relatório ficará no estado ‘tratado’.

De acordo com orientações da Agência, I.P., o ISSA, IPRA/OI deve efetuar os procedimentos supra

descritos no prazo de 60 dias, após a receção dos relatórios finais, desde que os mesmos incidam

sobre com pedido de pagamento de saldo encerrado.

A análise a efetuar deve levar em linha de conta a forma correta de tratamento de cada documento

da amostra, a qual abaixo se reproduz:

O critério de seleção tem de ser: AUDITORIA

O campo “Documento analisado por” tem de ser preenchido com: AUDITORIA

Só a conjugação destes 2 campos produz o efeito pretendido. Após tratamento do relatório, o mesmo é remetido à entidade beneficiária, juntamente com a

notificação da decisão de aprovação do pedido de reembolso ou de saldo final onde o mesmo foi

incorporado.

No entanto, há que considerar que a entidade tem direito a reclamar da decisão final, nos termos do

CPA. Neste caso, dever-se-á enviar a reclamação para a Agência, I.P., na parte que lhe corresponde.

Os relatórios da Agência, I.P. poderão apresentar as seguintes características:

Sem correção financeira - É elaborada a respetiva ficha e, conjuntamente com o relatório, é

efetuado um pdf, ao qual é acrescentada a amostra por utilização de ‘template’, em ficheiro

excel, e colocados numa pasta zipada, no sentido de permitir a sua importação para SI

FEAC.

Com correção financeira - Caso as não elegibilidades sejam classificadas como ‘erro

conhecido na amostra’ e/ou extra amostra, deve-se verificar qual a recomendação da

Agência, I.P. alargamento dentro da operação auditada e/ou a outras operações da

entidade.


141

O alargamento dentro da operação a documentos que o auditor não tenha verificado e que sofram

da mesma irregularidade, deve ser efetuado pelos técnicos de análise, por verificação

administrativa.

O alargamento a outras operações da entidade pode dar origem à solicitação de elementos à

entidade e leva à elaboração de ‘Fichas de Extensão’ as quais devem ser, após confirmação da

existência de despesas em outras operações da mesma natureza, objeto de programação (à

semelhança dos relatórios finais de auditoria). Após a sua programação, estas fichas são inseridas

no SI FEAC, assim como o ‘template’ de despesas que é elaborado para o efeito.

A numeração a dar às fichas de extensão da amostra deve evidenciar uma relação entre o relatório

de auditoria e o alargamento da análise a outras operações da mesma entidade. Assim, caso o

relatório detenha o número XYZ, e sendo necessário elaborar duas fichas de extensão, elas irão

apresentar a seguinte numeração:

110000XYZ/AD&C/Ano de Certificação da Despesa/Tipo de Auditoria/Ano da Auditoria

120000XYZ/AD&C/Ano de Certificação da Despesa/Tipo de Auditoria/Ano da Auditoria

Os procedimentos de inserção a aplicar serão idênticos aos adotados no relatório original.

A identificação no SI FEAC destes relatórios faz-se através de uma programação extra, à qual se

atribuirá um número com a seguinte nomenclatura: 8001/20XX (n.º/ano).

Esta programação inclui igualmente as fichas decorrentes de auditorias sistémicas ou de

certificação (IGF, TCE, CE e Agência, I.P.), a desenvolver em ponto subsequente, e que deem origem

a correções financeiras.

O ISSA, IPRA adotará as estruturas das fichas de auditoria e os respetivos instrumentos de suporte

à execução dos trabalhos disponibilizados pela AG:

Ficha de auditoria;

Ficha de extensão de auditorias, utilizada também para extensão de auditoria de

certificação, ou auditorias sistémicas.


142

12.2 AUDITORIAS DE SISTEMAS

No cumprimento do disposto no n.º 1 do artigo 34.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014, de 11 de

março, a Autoridade de Auditoria (AA), cujas competências foram atribuídas à Inspeção Geral de

Finanças, garante a realização de auditorias ao correto funcionamento dos sistemas de gestão e de

controlo da AG do PO APMC e/ou dos OI´s, com base numa amostragem adequada das operações e

das despesas declaradas, permitindo averiguar se os mesmos estão em conformidade com as

disposições previamente estabelecidas e se foram desenvolvidos com eficácia.

Nos termos regulamentares, as auditorias acima referidas podem, também, ser realizadas por um

organismo que não seja a AA, desde que esta autoridade assegure que esse organismo dispõe da

independência operacional necessária.

Desta forma, incide sobre a AG do PO APMC e ISSA, IPRA, um conjunto de auditorias de sistemas,

conduzidas pela Inspeção Geral de Finanças, pelo Tribunal de Contas Português, pela DG Auditoria

da Comissão Europeia e pelo Tribunal de Contas Europeu.

O processo de auditoria de sistemas inicia-se com a receção, pelo ISSA, IPRA/OI de uma

comunicação, a informar a data de realização da auditoria, o organismo responsável pela auditoria

e as áreas que vai auditar, bem como a solicitar determinada documentação.

Numa segunda fase, o organismo auditor efetua o trabalho de campo, durante o qual realiza os

testes de procedimento e de conformidade e recolhe os dados e documentos que constituirão

suporte ao relatório produzido, fundamentando as constatações, conclusões e recomendações a

formular.

No decurso dos trabalhos de campo da auditoria de sistemas, a intervenção do ISSA, IPRA/OI

consiste em facultar a informação/documentação solicitada pelos auditores e garantir a prestação

de todos os esclarecimentos que se considerem necessários.

No final dos trabalhos de campo, e na sequência dos testes e análises efetuados, o auditor elabora a

versão preliminar do relatório, podendo o ISSA, IPRA /OI, sempre que auscultado pela AG do PO

APMC, exercer o direito de contraditório, pronunciando-se sobre as constatações, conclusões e

recomendações que lhe dizem respeito.

O processo de auditoria de sistemas conclui-se com a elaboração e aprovação do relatório final, no

qual devem estar formuladas recomendações nas vertentes da gestão e do controlo,


143

designadamente recomendações de carácter financeiro, com consequências financeiras, e/ou

recomendações destinadas a colmatar deficiências apuradas, visando o cumprimento estrito das

normas consagradas na legislação nacional e comunitária aplicável.

Após a receção do relatório final de auditoria por parte da AG, o mesmo é encaminhado para o ISSA,

IPRA /OI.

Na fase seguinte do processo, o ISSA, IPRA /OI tem que demonstrar à AG do PO APMC, no prazo que

vier a ser definido, que as recomendações emitidas nos relatórios finais das entidades de

auditoria/controlo (nacionais e comunitárias) foram seguidas e efetivamente implementadas.


144

13. MONITORIZAÇÃO ESTRATÉGICA

A partir da informação disponibilizada pelo Sistema de Informação do FEAC e do seu tratamento e

análise qualitativa, o ISSA, IPRA /OI apura os dados relativos aos indicadores de realização e de

resultado previstos no âmbito do FEAC, associados às operações apoiadas no âmbito do exercício

das funções delegadas.

O ISSA, IPRA /OI colabora igualmente com a AG na elaboração dos relatórios anuais de execução,

estruturados de acordo com a informação que a AG vier a definir para o efeito, fornecendo os dados

e informações relevantes, preparados a partir dos dados registados no Sistema de Informação,

designadamente em termos de realização e resultados.

Para além desta informação sobre o contributo do FEAC para a concretização das políticas de

Igualdade no território da região de convergência, o ISSA, IPRA /OI prepara também a informação

relevante associada às iniciativas de comunicação, promoção ou informação que tenham sido

desenvolvidas no contexto das suas competências ou caso aplicável, pelos beneficiários.

Para além da informação relativa à preparação do relatório anual, o ISSA, IPRA /OI apresenta à AG

uma síntese anual do desempenho da subvenção global, reportada a 31 de dezembro do ano civil

precedente, a qual integra as principais informações sobre a execução física e financeira das TO’s,

em termos de realização, suscetível de permitir uma avaliação dos progressos alcançados na

realização dos objetivos e metas definidos.

Para efeitos de elaboração da Declaração de Gestão e do Resumo Anual dos relatórios finais de

auditorias e dos controlos realizados, o ISSA, IPRA/OI prepara a informação relevante que venha a

ser solicitada pela AG, no timing a definir por esta.


145

14. REVISÃO DO MANUAL

O Manual de Procedimentos é revisto, anualmente, durante o mês de dezembro, ou sempre que

ocorrerem alterações com impacto na sua estrutura e procedimentos.

A alteração ao Manual de Procedimentos é submetida à aprovação da AG do PO APMC.

Ponta Delgada, 23 de fevereiro de 2016

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