manual básico de contapyme

Si s t em a d e g es t i n em p r es ar i al y c o n t ab l e p ar a PYMES.

MA NUA L B SICO DE CONTA PYME

Si s t em a d e g es t i n em p r es ar i al y c o n t ab l e p ar a PYMES.

MA NUA L B SICO DE CONTA PYME Ingeniera de Software InSoft Ltda. Calle 62 No.23-61, Edificio Torre Plaza 62 - Oficina 306 - Manizales, Caldas - Colombia E-Mail: [email protected] Telfono (6) 8850800 Fax (6) 8850800 Visite a InSoft en la Web: www.InSoftWeb.com

ContaPyme No es permitida la reproduccin total o parcial de este manual, ni su tratamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin permiso previo y por escrito de los titulares de los derechos de autor.DERECHOS RESERVADOS Copyright 2002 InSoft Ltda.

Diseo y Edicin por InSoft Ltda.

INTRODUCCIN.Este manual se ha escrito para introducir a un usuario en el manejo, operacin y entendimiento del sistema bsico de ContaPyme. No importa que el usuario sea inexperto en la operacin de Windows e inexperto en el lenguaje financiero y tcnico de la contabilidad, inventarios, presupuestos y estadsticas. El manual llevar lentamente al usuario para que por s mismo sea capaz de hacer el montaje bsico de los datos iniciales y aprenda a manejar el sistema y sus controles en forma correcta. El manual ha sido escrito en un lenguaje sencillo, en todo momento acompaado de grficas e imgenes de la pantalla y complementado con una serie de programas que acompaan al usuario en su proceso de aprendizaje. El manual no pretende explicar la contabilidad o alguna materia tcnica en profundidad, simplemente presenta al principio de cada captulo una base terica sobre el mdulo que se va a tratar y procede a presentar en trminos sencillos lo mas bsico del manejo y operacin del sistema en lo que al mdulo se refiere, como son los principales maestros que intervienen, las principales operaciones por medio de las cuales se registra la informacin y la forma de obtener los informes correspondientes. Este manual no trata todos los detalles de la aplicacin, sus operaciones y sus maestros, con el fin de no perder la ptica del proceso de aprendizaje conceptual al que est orientado. Para obtener ms detalles sobre alguna de las opciones del sistema se puede consultar la ayuda en lnea o los manuales electrnicos. Los manuales electrnicos son una extensin del manual bsico que explica en detalle cada particularidad del sistema y que por su carcter de electrnicos se pueden publicar con gran facilidad y por tanto, se irn actualizando para cada release que se produzca del sistema, donde se van viendo reflejados todos los cambios que se vayan aplicando. Es recomendacin encarecida para el usuario lector de este manual que siempre complemente los textos de este manual impreso con los textos de los manuales electrnicos que se instalan desde el CD del sistema. Tambin es necesario aclarar que este manual bsico no explica ni presenta todos los mdulos y herramientas de ContaPyme, ya que trata nicamente de ser una gua de iniciacin al sistema. La informacin correspondiente a los otros mdulos, herramientas y posibilidades ser encontrada en los manuales digitales a los que ya se ha hecho referencia. El captulo 1, Qu es ContaPyme? hace una presentacin resumida de lo que es el sistema, las ventajas y sus principales caractersticas. Aunque no entra en todos los detalles y posibilidades, ste captulo presenta los principales mdulos y herramientas que ofrece ContaPyme, con la idea de permitir al usuario tomarse una idea global preliminar de lo que es este sistema. El captulo 2, 'Instalacin' explica los detalles de la instalacin del programa, la desinstalacin y describe los archivos y programas adicionales que quedan instalados en el computador. Este describe rpidamente cmo ejecutar ContaPyme y el programa tutor que ensea el manejo bsico de la aplicacin. El captulo 3, 'La ventana inicial' hace una breve explicacin de la presentacin inicial del programa, que es la ventana principal, donde se pueden observar las opciones (mens y botones) que permiten llamar las principales acciones del sistema. El captulo 4, 'Componentes principales del sistema' presenta en forma resumida cada uno de los componentes o herramientas de software que permiten hacer un manejo fcil y fluido del sistema y de los datos. El buen entendimiento de estas herramientas bsicas har que el usuario se desempee correctamente con el sistema y entienda el objetivo de cada una de esas herramientas. El captulo 5, 'Creacin de la empresa y los centros de costos' se encarga de presentar lo bsico de cmo crear una empresa y toda la estructura inicial de centros de costos. Hace tambin una breve descripcin de los centros de costos bsicos y su relacin con el tiempo (iniciacin y finalizacin de su vigencia). El captulo 6, 'Mdulo de contabilidad' se encarga de hacer una presentacin del mdulo mas importante y a la vez bsico de ContaPyme. Este presenta los maestros de terceros y el plan de cuentas y sus mltiples posibilidades de

2i

adecuacin a las necesidades particulares de las empresas; Luego presenta la forma en que se debe registrar la informacin de los comprobantes y las mltiples facilidades de edicin, importacin y exportacin que ofrece el editor de comprobantes y finaliza presentando la forma de obtener los informes contables. El captulo 7, Mdulo de cartera presenta los conceptos mas elementales del manejo de la cartera, desde los comprobantes de contabilidad a base de asientos dbito y asientos crdito, como el manejo asistido a travs de operaciones especiales para crear, abonar y cancelar a las cuentas por pagar y cuentas por cobrar. El captulo 8, Mdulo de activos fijos e inversiones hace una presentacin terica sobre el manejo de los activos fijos, de las inversiones y su manejo contable. Basndose en el entendimiento de los conceptos bsicos, explica de manera sencilla el manejo del sistema a travs de operaciones de automatizacin, donde se puede apreciar el potencial, la flexibilidad y la gran facilidad de manejo que ofrecen las operaciones. Finalmente se explica tambin la forma de manejar los activos fijos a travs de asientos de movimiento contable. El captulo 9, Mdulo de inventarios hace una presentacin inicial sobre las bases tericas contables que implica el manejo de las principales operaciones de inventarios, cmo comprar, vender o consumir elementos de inventario. Seguidamente se explican los maestros bsicos de grupos de inventario y de elementos de control, para poder explicar la configuracin de inventarios, almacenes o bodegas y su manejo basado en operaciones. El captulo 10, Mdulo de presupuestos hace una breve presentacin de lo que es la planeacin, de su importancia y procede a explicar lo que son y cmo se hacen los presupuestos a nivel de centros de costos y de empresa, su forma de edicin y la forma de obtener los informes de ejecucin presupuestal. El captulo 11, ContaExcel presenta una de las herramientas mas importantes del sistema, desde el punto de vista de abrirle infinitamente las posibilidades al usuario de crear y editar sus propios reportes con las ayudas de una hoja electrnica de clculo, que hoy en da, es una herramienta, que en la prctica, debe ser de obligatorio conocimiento por parte de contadores, auxiliares y usuarios. ContaExcel permite usar mas de un centenar de funciones para acceder directamente a la informacin de las bases de datos de ContaPyme, con las cuales se pueden construir reportes analticos o con informacin de inters para cada gerente o rea de la empresa, con la ventaja de que se recalcularn cada vez que la informacin sea cambiada. ContaExcel es adems la base del clculo de indicadores, el Balanced Scorecard y los mapas de centros de costos. El captulo 12, Creacin de indicadores y grficos presenta la forma fcil en que el usuario puede crear su propio informe grfico, con decenas de indicadores y grficos de su inters que se imprimen en un mismo reporte y que fcilmente se pueden disear para cada empresa o para cada gerente de rea. A diferencia de otros sistemas que se entregan con todos los grficos prediseados por la casa desarrolladora de software, el sistema de indicadores presenta un conjunto de indicadores prediseados para el sistema, pero lo mas importante, permite al usuario definir sus propios indicadores y su presentacin de una manera muy simple y fcil. El captulo 13, 'El cargue inicial del sistema' lleva al usuario paso a paso en el proceso de crear inicialmente la empresa con toda su estructura y luego en el proceso de cargar los saldos iniciales. Este es un proceso que debe ser tomado con calma, en el cual se le suministrar al sistema el estado de iniciacin de todas las cuentas en una fecha determinada, tanto cuentas de efectivo, como las de activos, pasivos y patrimonio. Si el cargue se hace en una fecha distinta al inicio del ao, se debe hacer tambin el cargue de los saldos de las cuentas de ingresos y egresos. Al principio se explican las adecuaciones o revisiones que por seguridad se recomienda hacer a las configuraciones sugeridas por el sistema.

2 ii

TABLA DE CONTENIDO.INTRODUCCIN. ........................................................................................................................................................... I

CAPTULO 1QU ES CONTAPYME?. ......................................................................................................................................... 1-1 REGISTRO SENCILLO. ................................................................................................................................................. 1-1 OBJETIVOS................................................................................................................................................................ 1-2 CONCEPCIN GENERAL DE CONTAPYME. ..................................................................................................................... 1-2 CONTAPYME ES UN SISTEMA COMPLETAMENTE INTEGRADO............................................................................................ 1-2 VERSATILIDAD PARA EL REGISTRO DE LA INFORMACIN. ................................................................................................. 1-3 AUTOMATIZACIN DE LAS OPERACIONES CONTABLES. .................................................................................................... 1-4 CENTROS DE COSTOS Y COSTEO. ................................................................................................................................ 1-6 SISTEMA DE LICENCIAMIENTO POR NIVELES................................................................................................................... 1-6 MONOUSUARIO Y MULTIUSUARIO. ................................................................................................................................ 1-7 MANEJO DE REAS DE TRABAJO. ................................................................................................................................. 1-7 RBOL DE NODOS. ..................................................................................................................................................... 1-8 MANEJO DE TERCEROS............................................................................................................................................... 1-9 MDULO DE CONTABILIDAD. ....................................................................................................................................... 1-9 MDULO DE PRESUPUESTO. ..................................................................................................................................... 1-10 MDULO DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES. ............................................................................................................... 1-10 MDULO DE CARTERA. ............................................................................................................................................. 1-11 MDULO DE INVENTARIOS......................................................................................................................................... 1-11 OTROS MDULOS. ................................................................................................................................................... 1-11 HERRAMIENTAS BSICAS. ......................................................................................................................................... 1-12 HERRAMIENTAS OPCIONALES. ................................................................................................................................... 1-12

CAPTULO 2INSTAL ACIN DEL SISTEMA. ................................................................................................................................. 2-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 2-1 REQUERIMIENTOS MNIMOS DEL COMPUTADOR. ............................................................................................................. 2-1 PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIN DEL SISTEMA. ................................................................................................... 2-2 PROCEDIMIENTO PARA DESINSTALAR CONTAPYME. ....................................................................................................... 2-3 INSTALAR NUEVAMENTE LA APLICACIN O ACTUALIZARLA................................................................................................ 2-4

2 iii

EJECUTAR CONTAPYME POR PRIMERA VEZ................................................................................................................... 2-4 DESCRIPCIN DE LOS PROGRAMAS Y ARCHIVOS QUE CONFORMAN LA APLICACIN.............................................................2-5 DESCRIPCIN DE DIRECTORIOS, ARCHIVOS Y DOCUMENTOS INSTALADOS PARA LA APLICACIN........................................... 2-6 TUTOR MULTIMEDIA DE CONTAPYME............................................................................................................................ 2-7 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................... 2-8

CAPTULO 3LA VENTANA INICIAL............................................................................................................................................... 3-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 3-1 CMO CARGAR LA APLICACIN. ................................................................................................................................... 3-1 DESCRIPCIN DE LA VENTANA PRINCIPAL...................................................................................................................... 3-2 PARTES DE LA VENTANA PRINCIPAL. ............................................................................................................................. 3-3 OPCIONES DEL MEN PRINCIPAL. ................................................................................................................................. 3-7

CAPTULO 4COMPONENTES PRINCIPALES DEL SISTEMA...................................................................................................... 4-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 4-1 MANEJO DE REAS DE TRABAJO. ................................................................................................................................. 4-1 ACTIVACIN DEL REA DE TRABAJO DE EJEMPLO. .......................................................................................................... 4-2 MANEJO DE COPIAS DE SEGURIDAD.............................................................................................................................. 4-3 EL MANEJADOR DE NODOS. ......................................................................................................................................... 4-5 EL MANEJADOR DE OPERACIONES................................................................................................................................ 4-8 EXPLORADORES DE MOVIMIENTO. .............................................................................................................................. 4-15 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 4-17

CAPTULO 5CREACIN DE LA EMPRESA Y LOS CENTROS DE COSTOS. ............................................................................. 5-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 5-1 CREACIN DE LA EMPRESA. ........................................................................................................................................ 5-1 LOS CENTROS DE COSTOS. ......................................................................................................................................... 5-6 GRUPOS DE CENTROS DE COSTOS. .............................................................................................................................. 5-9 CENTRO DE COSTOS ESPECIAL: CENTRO DE COSTOS GASTOS GENERALES EMPRESARIALES. ......................................... 5-10 ACCIONES SOBRE LOS CENTROS DE COSTOS. ............................................................................................................. 5-11 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 5-12

CAPTULO 6MDULO DE CONTABILIDAD.................................................................................................................................. 6-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 6-1 EL MAESTRO DE TERCEROS. ....................................................................................................................................... 6-1 EL PLAN DE CUENTAS. ................................................................................................................................................ 6-3

2 iv

OPERACIONES PARA EL MANEJO BSICO DE LA CONTABILIDAD. ..................................................................................... 6-16 LA OPERACIN DE MOVIMIENTO CONTABLE. ................................................................................................................ 6-16 INFORMES DE CONTABILIDAD. .................................................................................................................................... 6-22 EXPORTACIN DE DATOS. ......................................................................................................................................... 6-29 MATRICES DE SALDOS. ............................................................................................................................................. 6-30 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 6-33

CAPTULO 7MDULO DE CARTERA. .......................................................................................................................................... 7-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 7-1 MANEJO DEL MDULO DE CARTERA DESDE EL MOVIMIENTO CONTABLE............................................................................. 7-2 CREACIN DE CUENTAS POR PAGAR Y CUENTAS POR COBRAR DESDE LAS OPERACIONES DE INGRESOS Y DE EGRESOS. ........ 7-4 OPERACIONES ESPECIALES PARA FACILITAR EL MANEJO DE CARTERA. ............................................................................. 7-7 OPERACIONES PARA EL MANEJO DE CUENTAS POR PAGAR. ............................................................................................. 7-8 OPERACIONES PARA EL MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR.......................................................................................... 7-11 INFORMES DE CARTERA. ........................................................................................................................................... 7-15 CONFIGURACIN DEL PLAN DE CUENTAS PARA QUE FUNCIONE ADECUADAMENTE CON EL MDULO DE CARTERA.................. 7-16 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 7-17

CAPTULO 8MDULO DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES..................................................................................................... 8-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 8-1 INTRODUCCIN TERICA AL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES............................................................................ 8-1 MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS POR MEDIO DE LAS OPERACIONES. ................................................................................. 8-4 MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS POR MEDIO DEL MOVIMIENTO CONTABLE........................................................................ 8-11 INFORMES Y CONSULTA DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES............................................................................................ 8-12 CONFIGURACIONES.................................................................................................................................................. 8-13 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 8-14

CAPTULO 9MDULO DE INVENTARIOS. ................................................................................................................................... 9-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 9-1 BASES TERICAS DEL MANEJO DE INVENTARIOS. ........................................................................................................... 9-1 MAESTROS BASE PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS. ..................................................................................................... 9-4 MANEJO DE INVENTARIOS A TRAVS DE LAS OPERACIONES. ............................................................................................9-6 ADICIN DE OPERACIONES DE INVENTARIOS.................................................................................................................. 9-7 INFORMES DE INVENTARIOS....................................................................................................................................... 9-16 CONFIGURACIONES.................................................................................................................................................. 9-16 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 9-17

2v

CAPTULO 10MDULO DE PRESUPUESTO................................................................................................................................ 10-1 INTRODUCCIN. ....................................................................................................................................................... 10-1 LA PLANEACIN. ...................................................................................................................................................... 10-1 PRESUPUESTO POR CENTROS DE COSTOS. ................................................................................................................. 10-2 EDICIN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS. ............................................................................................... 10-3 LA EJECUCIN PRESUPUESTAL. ................................................................................................................................. 10-6 INFORMES DE EJECUCIN PRESUPUESTAL. ................................................................................................................. 10-9 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 10-9

CAPTULO 11CONTAEXCEL. ........................................................................................................................................................ 11-1 INTRODUCCIN. ....................................................................................................................................................... 11-1 OBJETIVOS.............................................................................................................................................................. 11-2 LAS FUNCIONES DE CONTAEXCEL.............................................................................................................................. 11-2 CARACTERSTICAS DE MANEJO ESPECFICAS A CONTAEXCEL........................................................................................ 11-6 GRABACIN Y RECUPERACIN DE HOJAS DE CLCULO. ................................................................................................ 11-8 ASISTENTE DE FUNCIONES. ..................................................................................................................................... 11-10 MAYOR INFORMACIN. ........................................................................................................................................... 11-10

CAPTULO 12CREACIN DE INDICADORES Y GRFICOS. ...................................................................................................... 12-1 INTRODUCCIN. ....................................................................................................................................................... 12-1 MAESTRO DE INDICADORES Y GRFICOS..................................................................................................................... 12-3 CREACIN DE GRFICOS........................................................................................................................................... 12-5 INDICADORES DE GESTIN. ....................................................................................................................................... 12-8 EL REPORTE DE INDICADORES DE GESTIN EMPRESARIAL. ......................................................................................... 12-18 MAYOR INFORMACIN. ........................................................................................................................................... 12-19

CAPTULO 13EL CARGUE INICIAL DEL SISTEMA...................................................................................................................... 13-1 INTRODUCCIN. ....................................................................................................................................................... 13-1 REVISIONES Y ADECUACIONES PRELIMINARES. ............................................................................................................ 13-2 CREACIN DE LA EMPRESA Y SU ESTRUCTURA DE COSTOS. .......................................................................................... 13-2 CARGUE INICIAL DE SALDOS Y EL BALANCE DE APERTURA. ............................................................................................13-2 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 13-3

2 vi

ANEXOMTODOS ABREVIADOS DEL TECLADO PARA EL MANEJO DE CONTAPYME. ...................................................................... 14-1 BIBLIOGRAFA: ....................................................................................................................................................... 15-1

2 vii

Captulo

1QU ES CONTAPYME?.ContaPyme (Sistema de gestin empresarial y contable para PYMES) es una aplicacin de computador especialmente diseada para proveer informacin al empresario sobre su empresa, sus actividades y sus recursos. Maneja en forma integrada las mas importantes reas de datos de gestin de la empresa, como contabilidad, presupuestos, cartera, activos fijos e inventarios y muchos mdulos que gradualmente se van adicionado al sistema. ContaPyme es el nico sistema en incorporar un conjunto amplio de herramientas para facilitar la manipulacin de datos y la obtencin de resultados. Herramientas como ContaExcel o los indicadores grficos permiten ampliar la funcionalidad del sistema y definir nuevos reportes sencillos o complejos adecuados a las necesidades particulares de cada empresa. Una de las caractersticas mas relevantes de ContaPyme, es que utiliza un esquema de registro de informacin muy sencillo, de tal forma que lo convierten en un instrumento fcil de utilizar y gil en el seguimiento y toma de decisiones basadas en la informacin oportuna y actualizada de la empresa.

Reg i s t r o s en c i l l o .El registro sencillo de la informacin de la empresa facilita el que muchos empresarios con escasos conocimientos tcnicos en reas como contabilidad, inventarios, presupuestos, costos y estadsticas, queden habilitados para manejar y registrar la informacin, debido a que es el sistema mismo el que se encarga de interpretar la informacin base que el usuario le suministra y automticamente la transforma en informacin contable y tcnica, correctamente clasificada y codificada a la luz de las tcnicas financieras y estadsticas. Entonces, el usuario slo tendr que suministrar la informacin de los hechos administrativos que realiza en cada perodo y el sistema lo recompensar con un nmero amplio de informes, reportes y grficos sobre la empresa, cada uno de los centros de costos y sus recursos. De esta forma, el usuario podr dedicar sus esfuerzos y conocimientos en la interpretacin y anlisis de los informes y utilizarlos en el proceso diario de toma de decisiones para obtener siempre una mejor productividad y ser cada vez ms competitivo.

Captulo 1: Qu es ContaPyme?

21-1

Ob j et i v o s . Proveer a los empresarios de las micro, pequeas y medianas empresas un sistema integrado de gestin empresarial que les permita optimizar la evaluacin, el control y la toma de decisiones a nivel de las diferentes actividades productivas, mediante una herramienta tcnica, financiera y administrativa. Facilitar al empresario el empleo de este tipo de herramientas, haciendo que su manejo no requiera conocimientos especiales en reas tcnicas como contabilidad, presupuestos, inventarios, costos, estadstica, etc. Permitir que fcilmente el usuario pueda elaborar reportes contables, reportes tributarios, reportes de ingresos y egresos, reportes de costos, o bien reportes tcnicos o estadsticos de las diferentes actividades que se llevan a cabo en la empresa o de alguno de sus centros de costos o de responsabilidad. Permitir el seguimiento de las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa; detallando costos, tiempos, rendimientos y cantidades en el tiempo, sin que para ello se requieran grandes esfuerzos y costos de logstica por parte del empresario. Permitir al empresario la comparacin de sus datos contables, de costeo, estadsticos, tcnicos y financieros con los promedios o indicadores tcnicos y financieros de la regin, del pas o de sus vecinos. En general, servir como instrumento til para la gerencia, para mejorar la productividad y competitividad de las empresas y proyectos productivos.

Co n c ep c i n g en er al d e Co n t aPy m e.Desde su concepcin inicial, ContaPyme es un sistema que busca facilitar el registro de informacin, aprovechando al mximo cada dato que se le suministre, para alimentar un muy completo sistema de informacin, que a su vez es muy fcil de consultar y que permite obtener informes financieros, tributarios, de costos y estadsticos. En trminos generales el usuario solo deber suministrar la informacin correspondiente a las operaciones que ste realiza a diario y el sistema ser el encargado de interpretarla a la luz de las tcnicas contables y financieras, de manejo de inventarios y estadsticas, con el fin de mantener a disposicin del empresario un conjunto de reportes de gran inters. El sistema est en capacidad de manejar una o varias empresas (dependiendo de la licencia), lo cual permite ser de inters tambin para centros de gestin especializados que le podrn prestar el servicio a pequeos y micro empresarios.

Co n t aPy m e es u n s i s t em a c o m p l et am en t e i n t eg r ad o .ContaPyme ha sido concebido para que pueda manejar ingresos y egresos, la contabilidad, el presupuesto y la ejecucin presupuestal, los inventarios de bodega, los activos, las inversiones, la nmina, las estadsticas, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, los centros de costos, las actividades que se realizan, etc.; todo en forma completamente integrada. La versin bsica de ContaPyme maneja los mdulos bsicos, pero en la medida en que se progrese en el uso del sistema y sistematizacin de la empresa, se puede ir actualizando la licencia de uso para permitir el uso de otros mdulos especializados y herramientas, bajo los mismos principios y conceptos de manejo y operacin. El que el sistema sea integrado, significa que en la medida en que se le suministre un dato al sistema, este lo asimilar y lo interpretar para afectar correctamente todos los mdulos donde aplique el dato. En otros programas, cuando se compran materiales se debe ir a los inventarios a registrar la cantidad comprada y luego crear un comprobante de contabilidad para afectar la contabilidad de la empresa y posiblemente grabar en otro sistema de ingresos y egresos para conocer los gastos que se han tenido por cada departamento. En ContaPyme slo hay que registrar el nmero de unidades adquiridas y su valor y con esto, el sistema se encargar de aprovechar al mximo esos datos, afectando la contabilidad y los inventarios de bodega, en forma completamente automtica. Para el manejo de ContaPyme no necesita saber contabilidad, presupuestos, estadsticas o manejo de inventarios. Sin embargo, para aspectos tributarios y de cargue inicial de la informacin se recomienda la asesora de un contador.

21-2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Ver s at i l i d ad p ar a el r eg i s t r o d e l a i n f o r m ac i n .ContaPyme facilita el registro de la informacin al permitir dos mtodos de registro de las operaciones contables:

Mo v i m i en t o c o n t ab l e.Grabacin directa de comprobantes y asientos de contabilidad a travs del sistema de asientos dbitos y crditos. Este es el mtodo universalmente conocido para el registro de la informacin contable. La grabacin de movimientos es el mtodo conocido por todos los contadores quienes a diario registran los asientos correspondientes a la operacin contable de las empresas. Para ello tienen que conocer el cdigo y los criterios contables.

Op er ac i o n es es p ec i al i zad as .El sistema de grabacin de informacin a travs de operaciones especializadas es nico en ContaPyme y utiliza un sistema inteligente de interpretacin de informacin para convertir la informacin base que le suministra el usuario a informacin contable y de cada uno de los mdulos instalados en el sistema. Este esquema de trabajo es de mucho inters para quienes no poseen conocimientos contables e incluso ciertas operaciones de automatizacin sern de mucho inters por contadores y auxiliares contables, ya que el sistema har ciertos trabajos de codificacin largos en forma automtica.


21-3

A u t o m at i zac i n d e l as o p er ac i o n es c o n t ab l es .Uno de los objetivos fundamentales durante el diseo del sistema, era hacer una aplicacin para computador que al interactuar con el usuario, le preguntara por datos que l realmente conociera de las operaciones administrativas que cotidianamente desarrolla en la empresa y no por transacciones y cdigos contables de doble partida (cuentas, dbitos, crditos, etc.). Por ejemplo, si el usuario realiza una venta de productos, al momento de registrar la informacin, el sistema le preguntar por datos acerca de la venta; en ningn caso por datos contables o tcnicos. Para el ejemplo, pedira los siguientes datos: A quin le vendi? Qu producto vendi? Qu cantidad del producto vendi? Por cunto dinero? Le hicieron retencin al pagarle? Cmo le pagaron? En efectivo? Le consignaron en el banco? Le quedaron debiendo? Todas las preguntas pueden ser respondidas por la persona que registra la venta, sin que para ello tenga que conocer de contabilidad, inventarios u otra rea especfica. Con esa informacin suministrada por el usuario, el sistema se encargar de interpretarla y afectar todas las partes del sistema que deba modificar con esa operacin o hecho administrativo.

Operacin Venta

Sistema de interpretacin de informacin

Mdulo de Contabilidad

Mdulo de Inventarios

Mdulo de Activos/Inv.

Mdulo de Personal

Mdulo de Actividades

Mdulo de Estadsticas

Sistema de informacin

Def i n i c i n d e Op er ac i n .Una operacin es un hecho o evento de administracin que realiza el empresario en el proceso productivo. Son hechos administrativos, por ejemplo el comprar, vender o pagar una planilla de trabajo. Son eventos administrativos: que un centro de costos pase de la etapa de desarrollo a etapa de produccin, el cierre de un mes, de un ao o de un ciclo. En lo sucesivo se utilizar el trmino operacin para referirse a los hechos, acciones o eventos administrativos.

Co n t aPy m e es u n s i s t em a b as ad o en o p er ac i o n es .Para poder hacer que el sistema pregunte exactamente lo que necesita ante cualquier operacin que desee registrar el empresario, se ha introducido el nuevo concepto de sistema basado en operaciones.

21-4


Fc i l i n t er ac c i n c o n el u s u ar i o .Este sistema esta en capacidad de interactuar con el usuario de acuerdo con la operacin que ste desee registrar y entonces solicitarle exactamente la informacin que necesita en un lenguaje claro y sencillo. ContaPyme es el primer sistema contable completamente basado en operaciones. Esto quiere decir que se ha instruido al sistema para que est en capacidad de interpretar un conjunto amplio de operaciones que se llevan a cabo en el proceso administrativo de la empresa.

Operacin de venta Qu vendi? _ _ _ _ _ A qu precio? $ _ _ _ _ A quin? _____ Cobr IVA? s/n _ _ _ Le Retuvieron? s/n _ _ _ El dinero entr a : Caja? $____ Banco? $____ CxC? $____

Listado de todas las operaciones Compras semana. Pago empleados. Consignacin banco. Gastos varios. Consumo materiales. Venta de productos.

1 2

3

Po r c ad a o p er ac i n h ay u n as i s t en t e.En ContaPyme cada operacin es una pequea caja de dilogo o asistente de Windows, donde se graban los datos correspondientes al hecho o evento administrativo (operacin). La caja de dilogo contiene controles como: campos de edicin donde el usuario debe escribir la informacin solicitada por el sistema y botones para confirmacin o cancelacin de la operacin. ContaPyme involucra diferentes conjuntos de operaciones especializadas para el manejo de ciertos tipos de informacin. Por ejemplo, para el manejo de inventarios se ha desarrollado un conjunto de operaciones para la compra y venta de productos, para el registro de consumos, para la realizacin de ajustes, etc.

Ej e m p l o m a n e j o d e a c t i v o s .Para el registro de la informacin de las operaciones, ContaPyme despliega un formulario especializado por cada tipo de operacin.

Gr ab ac i n d e m o v i m i en t o c o n t ab l e.Sin embargo, es muy difcil que el sistema est programado para cubrir cualquier tipo de operacin eventual que se lleve a cabo en la empresa. En este caso, (cuando la operacin a registrar no est definida en ContaPyme), deber registrar la informacin por medio de un sistema de grabacin de movimiento contable, similar a cualquier programa de contabilidad, que tambin est incluido e integrado al sistema.


21-5

Debe aclararse que si un usuario tiene conocimientos suficientes en contabilidad, puede registrar toda la informacin como movimiento contable directamente y no hacer uso de las operaciones. Sin embargo, posiblemente no aproveche muchas facilidades que le ofrece el sistema.

Cen t r o s d e c o s t o s y c o s t eo .Man ej o c o n c en t r o s d e c o s t o s .En ContaPyme se pueden manejar contabilidades de costos, donde el centro de costos y sus manejos especializados toman especial relevancia y para lo cual el sistema est ampliamente dotado, facilitando todas las tareas de costeo por centros de costos y actividades.

Man ej o s i n c en t r o s d e c o s t o s .Otras empresas, tal vez mas financieras o con objetivos meramente tributarios, no vern ningn inters en el manejo de centros de costos y por tanto simplemente pueden omitir todo este manejo. En este caso se puede omitir toda esta seccin dedicada a los centros de costos.

Co n t aPy m e es u n s i s t em a r o b u s t o en el m an ej o d e c en t r o s d e c o s t o s .ContaPyme ha desarrollado una gran fortaleza en el manejo de centros de costos y centros de costos especializados, que le permiten al empresario organizar y estructurar su empresa en centros de costos de diferentes tipos y obtener sus costos de operacin, tanto directos como indirectos. Desde el punto de vista de diseo interno del sistema, ContaPyme est preparado para aceptar centros de costos especializados, cada uno con un comportamiento especial. Por ejemplo, el manejo y comportamiento de centros de costos tan dismiles como un departamento de una empresa o un cultivo agrcola con ciclos productivos o una vaca de un hato ganadero, son ejemplos de centros de costos que puede manejar ContaPyme, sin perder las particularidades de cada uno de esos tipos de centros de costos.

Co n t aPy m e es u n s i s t em a ap t o p ar a m an ej o d e c o s t o s a t r av s d e d i s t r i b u i d o r es d e c o s t o s (c o s t -d r i v er s ).Una de las principales herramientas para costear y llevar lo justo en trminos de costos, gastos e ingresos a cada centro de costos es el poder establecer criterios de distribucin de costos, para el caso de costos o gastos que no son imputables directamente a un centro de costos especfico. Un ejemplo simple, puede ser cuando se pagan los servicios de un asesor externo para que diagnostique una planta de produccin de aceites, en la cual hay una decena de centros de costos y adems hay lneas de produccin. En este ejemplo, el costo de la asesora debe llevarse a esos centros de costos o lneas de produccin. En ContaPyme existen centros de costos especializados denominados distribuidores (cost drivers de la metodologa de costos abc). Estos centros de costos se crean y se les establecen criterios. Por ejemplo, se puede crear un centro de costos que se denomine Gastos generales planta, con un criterio implcito que determine que cada que se le impute un gasto o costo a ese centro de costos distribuidor, ste lo distribuir inmediatamente y en forma automtica entre todos los cultivos de maz, proporcional al rea sembrada. Esto permite crear centros de costos especiales para distribucin o reasignacin de costos y de gastos de la empresa de acuerdo a un conjunto muy amplio de criterios, obteniendo como resultado un sistema muy aproximado de costos de cada uno de los centros de costos de la empresa, sea sta manufacturera, agrcola, comercial o de servicios.

Si s t em a d e l i c en c i am i en t o p o r n i v el es .Una caracterstica importante de ContaPyme es que permite que el usuario inicie cubriendo sus necesidades bsicas de informacin y en la medida en que lo desee pueda ir adquiriendo nuevas caractersticas o mdulos del sistema, lo que podr hacer con solo cambiar la licencia. Un nivel inicial cubre las necesidades de contabilidad bsica y a partir de ese punto se pueden ir adquiriendo mdulos que ayudarn a automatizar las diferentes tareas y manejos de informacin de la empresa.

21-6


Es posible adquirir mdulos o herramientas independientes o ampliar la capacidad del sistema a discrecin o bien, acogerse a los niveles de licencias preestablecidas por el sistema. En ningn caso, al ampliar el sistema hay que instalar programas nuevos, ni hacer interfaces entre ellos para importar o exportar datos. En algunos casos, posiblemente sea necesario revisar configuraciones para que todos los mdulos trabajen coordinadamente.

Mo n o u s u ar i o y m u l t i u s u ar i o .El sistema se puede instalar en modalidad monousuario y multiusuario.

Mo n o u s u ar i o .La instalacin monousuario se refiere al trabajo en un nico computador, para lo cual se requiere de una licencia. Bajo esta modalidad de trabajo, se puede compartir informacin con otros ContaPyme usando las capacidades de importacin y exportacin de operaciones. Esta modalidad se utiliza cuando los computadores no estn en red o bien, cuando estn separados fsicamente (en distintos lugares).

Mu l t i u s u ar i o .La modalidad multiusuario se utiliza cuando es necesario registrar y consultar informacin simultneamente desde varios computadores conectados en una red de rea local. En esta modalidad se debe instalar el sistema en cada computador cliente y se deben grabar las reas de trabajo en el computador que actuar como servidor. La modalidad multiusuario requiere una licencia por cada cliente de la red y no necesita licencia para el servidor, pues all no se instalar ContaPyme. Ciertos clientes pueden tener licencias econmicas de solo consulta, en cuyo caso se puede consultar la informacin, pero no se puede registrar o modificar datos.

Man ej o d e r eas d e t r ab aj o .M l t i p l es em p r es as p o r r ea d e t r ab aj o .Un rea de trabajo es una carpeta especial de ContaPyme donde se pueden crear mltiples empresas. Cada rea de trabajo puede almacenar cientos de empresas. Todas las empresas de un rea de trabajo pueden compartir la informacin de varios maestros del sistema, como el plan de cuentas, los terceros, la definicin de elementos y grupos de inventarios y muchas configuraciones del sistema. Otra caracterstica es que las empresas de un rea de trabajo se pueden consolidar fcilmente a travs de las opciones del sistema.


21-7

M l t i p l es r eas d e t r ab aj o .Dependiendo de la licencia de uso, se pueden crear mltiples reas de trabajo. Cada rea de trabajo es un sistema de informacin completamente independiente, equivalente a si se tuviesen reas de trabajo en diferentes computadores.

Pr ec o n f i g u r ac i o n es .ContaPyme incluye configuraciones preestablecidas para ciertas regiones y sectores empresariales, que al usarlas, evitarn todo un trabajo preliminar de configuraciones. Cada rea de trabajo que se cree se puede basar en una preconfiguracin. Por ejemplo, un rea se puede crear para que trabaje con una preconfiguracin para el sector comercial colombiano y otra rea se puede crear para que trabaje con una preconfiguracin para el sector comercial internacional.

Co n ex i n a r eas d e t r ab aj o en l a r ed .En la modalidad multiusuario, se pueden crear reas de trabajo en el servidor y los diferentes clientes conectarse a ellas para compartir la informacin.

rbol de nodos.El rbol de nodos es una de las herramientas bsicas del sistema. Este representa toda la estructura de recursos del rea de trabajo vigentes a una fecha determinada.

Cr eac i n y m an t en i m i en t o d e l a es t r u c t u r a d e l a em p r es a.Mediante el rbol de nodos se pueden crear las empresas, los centros de costos de cada empresa, los inventarios y un conjunto de otros recursos de la estructura de la empresa. La representacin visual de los recursos permite entender la estructura de cada empresa y localizar fcilmente los recursos. Un nodo es un elemento de la estructura del rbol de nodos (ejemplo: una empresa, un centro de costos, una bodega, un activo fijo, etc.). El rbol de nodos incluye un conjunto amplio de herramientas para mantener actualizada la informacin de la estructura de la empresa.

Co n s u l t a d e i n f o r m ac i n .El rbol de nodos facilita tambin la consulta de la informacin, pues nicamente es necesario seleccionar el nodo sobre el cual se requiere algn informe y el sistema le presentar la lista de informes que se pueden obtener de cada tipo de nodo. Adems le permitir visualizar fichas tcnicas instantneas del nodo con informacin grfica o numrica actualizada.

21-8


Man ej o d e t er c er o s .El maestro de terceros, al igual que todos los maestros, es dinmico; lo cual quiere decir que cuenta con caractersticas importantes para ordenar, agrupar, buscar, consultar, imprimir, generar reportes, exportar datos, etc. Los campos del maestro permiten hacer una clasificacin libre de los terceros. Para el correcto funcionamiento del sistema de clculo automtico de impuestos, el sistema permite hacer una caracterizacin tributaria excesivamente sencilla de cada tercero.

M d u l o d e Co n t ab i l i d ad .Una vez se ha creada el rea de trabajo con una preconfiguracin, el plan de cuentas quedar creado y listo para usar, con todos sus atributos colocados por expertos, buscando el mejor funcionamiento de la aplicacin. El mdulo de contabilidad involucra un conjunto de caractersticas importantes que se destacan a continuacin: Manejo de movimiento universal. Es decir, permite la grabacin de movimiento de asientos con excelentes herramientas de edicin y manejo. Permite adems el manejo automatizado, basado en las operaciones, siendo ste completamente adecuable al criterio del contador. Clculo automtico de impuestos y el correspondiente registro contable de CxP y CxC. Cierres automticos de mes, donde se calcula en forma automtica las depreciaciones, amortizaciones, diferidos, los ajustes por inflacin. Cierre de ao automticos (cancelacin de cuentas de resultado y clculo de la utilidad y traslados programados). Manejo de mltiples aos abiertos. Manejo de mltiples meses sin cerrar o cierres estrictos de mes. Adecuacin total de atributos de las cuentas y sus hijas. Definicin de tipos de documentos soporte (Numeracin, auto-incremento, reinicio de numeracin peridica, prefijos, numeracin mxima, Fecha mxima, mltiples documentos compartiendo una numeracin, etc.). Definicin de documentos de impresin (Facturas, comprobantes de egreso, comprobantes de ingreso, recibos de caja, notas de contabilidad, etc).

Gr ab ac i n d e m o v i m i en t o c o n t ab l e.ContaPyme ha tenido especial cuidado en proveer al usuario un sistema de edicin de comprobantes muy amigable, con facilidades de edicin como copiar, pegar, cortar, arrastrar, duplicar y borrar. As mismo, se ha dotado al editor de comprobantes de caractersticas como: Capacidad de importar y exportar a Ms-Excel de los comprobantes. Permitir seleccionar terceros y cuentas y la capacidad de crear o modificar los ya existentes. Permitir cerrar un comprobante con su solo clic. La capacidad de calcular automticamente los impuestos de una transaccin sin requerir de configuraciones especiales. La capacidad de consultar informes como Mayor y balances o Cuentas por cobrar y cuentas por pagar desde el editor de comprobantes.

In f o r m es .ContaPyme tiene la capacidad de generar cientos de reportes e informes con muchas opciones de adecuacin a las necesidades particulares.


21-9

Permite adems, consultas especializadas por pantalla de muchos informes de uso frecuente. Cada informe ofrece adems mltiples opciones de adecuacin e impresin. Los informes por pantalla ofrecen adems la capacidad de drill down, es decir, consultar la historia de cada dato del informe hasta llegar al comprobante original. Permite obtener cientos de matrices de saldos, como comparativo de empresas, comparativo de centros de costos, comparativo de aos, etc. Los informes admiten filtros para restringir el conjunto de datos sobre los cuales se genera el informe. El sistema mantiene la informacin completa de mltiples aos, permitiendo tener la historia completa de la contabilidad y generar informes que involucran mltiples aos. Los exploradores de movimiento son una excelente herramienta de consulta y de auditoria, ya que permiten manipular el movimiento, agruparlo, totalizarlo, ordenarlo y filtrarlo por cualquiera de las columnas. El mdulo especial de graficacin del comportamiento mensual o diario de cuentas, permite adems definir nuevos grficos para que hagan parte de los informes del sistema.

M d u l o d e p r es u p u es t o .Permite la elaboracin del presupuesto general de la empresa o presupuestos de ingresos y egresos por centros de costos. El editor de presupuesto permite que el usuario establezca el presupuesto de cada cuenta en cada mes o bien hacer una proyeccin basada en operaciones histricas o importar y proyectar un presupuesto anterior. El editor de los presupuestos permite hacer distribuciones de valores en el tiempo. El control de la ejecucin presupuestal se puede hacer a travs de mltiples informes de comparacin entre lo presupuestado y lo ejecutado a nivel de empresa o de centro de costos. Los informes de ejecucin presupuestal se pueden obtener entre fechas especificadas, incluso abarcando uno o varios aos.

M d u l o d e ac t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .El mdulo de activos fijos est basado completamente en operaciones que facilitan al mximo su registro y mantenimiento. La venta o baja de los activos, calcula automticamente la utilidad o prdida en venta o baja. Permite vender la totalidad o parte de un activo, o bien un grupo de activos fijos e inversiones, donde el sistema se encarga de hacer todos los clculos y cancelar las cuentas de activo, depreciaciones, ajustes y valorizaciones. Permite obtener informes de activos por empleado o por centro de costos, manteniendo el histrico de tenencia de cada activo. Visualiza fichas instantneas del estado en libros de cada activo: Valor de compra, ajustes, depreciaciones, ajustes a las depreciaciones, valorizaciones, valor en libros. Clculo automtico de impuestos y mayores valores al momento de la compra. Realiza el clculo de depreciaciones y amortizaciones por mltiples mtodos y los ajustes integrales por inflacin durante los cierres de fin de mes.

2 1 - 10


M d u l o d e c ar t er a.El mdulo de cartera maneja cuentas por pagar y cuentas por cobrar basado en los movimientos contables o bien en un conjunto de operaciones sencillas para el manejo asistido por operaciones. Los informes de cartera permiten obtener informacin de: a quin se le debe, quin le debe a la empresa, las cuentas vencidas o su plazo para vencimiento, informes de edades de cartera, etc. Permite programar crditos, cuotas y fechas de pago. Permite reprogramar crditos ya existentes para establecer una nueva forma de pago. Cuenta con exploradores de cuentas por pagar y de cuentas por cobrar que permiten navegar entre todos los registros de cartera.

M d u l o d e i n v en t ar i o s .El mdulo de inventarios permite manejar uno o mltiples inventarios o bodegas por el mtodo de inventarios permanentes. El registro de informacin se puede hacer completamente asistido a travs de operaciones de inventarios. En la medida en que se registran las operaciones de inventarios, automticamente el sistema realiza la contabilizacin de esas operaciones. El mdulo de inventarios tiene la capacidad de manejar cantidades, producto en proceso y costos de produccin. Los informes de inventarios permiten obtener informes actualizados de cantidades, costos, consumos, produccin y ventas. El explorador de movimiento de inventarios permite consultar y generar nuevos e interesantes reportes y consultas. Las operaciones de compra de elementos de control permiten hacer el clculo automtico de impuestos en compras. Permite registrar ventas imprimir los correspondientes, como venta o el comprobante almacn. y consumos e comprobantes la factura de de egreso de

Permite la definicin y manejo de grupos de inventarios para fcil definicin de los elementos de control por el usuario. Realiza automticamente los ajustes por inflacin.

Ot r o s m d u l o s .ContaPyme es un sistema muy desarrollado y maneja un conjunto amplio de otros mdulos adicionales a los presentados en este manual, como mdulo de costos de produccin, mdulo de actividades y labores, mdulo de costos, mdulos especializados en sectores particulares, etc. Para mayor informacin sobre este tema consultar en www.ContaPyme.com.


2 1 - 11

Her r am i en t as b s i c as .Todos los niveles de ContaPyme incluyen un conjunto amplio de herramientas bsicas para ayudar al usuario en el manejo, control y aprovechamiento de la informacin. Manejador de rea de trabajo. rbol de nodos. Maestros dinmicos. Exploradores de movimiento. Matrices de saldos. Inspector de datos y fichas tcnicas. Generador de reportes. Manejador de copias de seguridad. Sistema de verificacin fsica y lgica. Clculo automtico de impuestos. Drill down (Historia de cada dato en los informes).

Her r am i en t as o p c i o n al es .Adems de estas herramientas bsicas, ContaPyme dispone de otro conjunto de herramientas disponibles para los usuarios que pueden ayudar a hacer un mejor control y aprovechamiento de la informacin.

Us u ar i o s y p er f i l es d e s eg u r i d ad .El objetivo de esta herramienta es poder limitar el acceso a la informacin a los diferentes usuarios del sistema. Permite la definicin de perfiles de seguridad generales que estarn de acuerdo a los criterios establecidos por la empresa. La definicin de usuarios se limita nicamente a indicar sus claves de acceso y el perfil de seguridad que se les asignar. Permite definir claves de encriptacin de datos en tiempo de ejecucin y claves opcionales para las copias de seguridad.

Co n t ab i l i d ad p ar a n o c o n t ad o r es .La herramienta de contabilidad para no contadores est orientada al usuario no contador encargado del registro de ingresos y egresos del periodo. Incluye en el sistema operaciones de ingresos y de egresos que mediante asistentes especiales, permiten registrar la informacin de los comprobantes de ingresos y egresos e imprimir los soportes correspondientes.

Co n t aEx c el .ContaExcel es una poderosa herramienta de gestin similar a MS-Excel o a cualquier hoja de clculo que permite elaborar informes especiales y calcular indicadores de gestin basados en la informacin de ContaPyme.

2 1 - 12


Para el diseo de los informes se dispone de la funcionalidad de una hoja de clculo, con las funciones bsicas y referencias a celdas. Adems se cuenta con un amplio conjunto de funciones especiales que permiten recuperar la informacin actualizada de las bases de datos de ContaPyme y visualizarla en las celdas de la hoja electrnica (ejemplo: =SaldoCuenta(1105, Fecha(2004,10,5)) para visualizar el saldo de la cuenta 1110 en la fecha 2004/10/05) Mediante esta potente caracterstica se pueden disear infinidad de reportes e informes especializados en cada actividad (balances, informes gerenciales, informes de ventas o de produccin, comparativos, indicadores, tablas de control, formularios de impuestos como IVA y Retencin, etc.). Los informes diseados se pueden grabar a archivos o bien adicionar al sistema de informes de ContaPyme como un informe ms (Mis informes ContaExcel). ContaExcel es la base para la definicin y clculo de indicadores empresariales.

Man ej o y d ef i n i c i n d e g r f i c o s , i n d i c ad o r es d e g es t i n y s em f o r o s .Esta herramienta permite definir todos los grficos, indicadores de gestin y semforos que el usuario desee para representar la actividad de la empresa. Todos estos indicadores y grficos se pueden consultar por pantalla o bien imprimir en un nico reporte completamente grfico de carcter gerencial que mostrar el estado de la empresa a una fecha determinada. El sistema permite obtener indicadores por centros de costos e indicadores generales a la empresa. El sistema permite hacer un completo manejo de indicadores, donde se pueden establecer la forma de clculo a travs de pequeas y muy simples hojas de ContaExcel, definir el grfico a representar el indicador, definir la periodicidad en que se debe evaluar y el nmero de periodos a representar en el grfico y definir los rangos de calificacin para los posibles valores que pueda tomar el indicador. La libre definicin de indicadores permite que se puedan usar otro conjunto de herramientas basadas en indicadores, como el Balanced Scorecard y el mapa de indicadores por centros de costos.

A continuacin se presenta un ejemplo de un informe de grficos e indicadores de la gestin empresarial. El usuario puede definir su propio grupo de grficos e indicadores de inters para su empresa.


2 1 - 13

2 1 - 14


Captulo

2INSTALACIN DEL SISTEMA.In t r o d u c c i n .A continuacin se presentar una breve descripcin de: Las caractersticas del computador donde se puede instalar esta aplicacin. El proceso de instalacin en su computador. Las carpetas (o directorios), archivos y programas en general que conforman la aplicacin. Descripcin de los programas para realizar la prctica previa al manejo de ContaPyme.

IMPORTANTE: Para que ContaPyme funcione correctamente en el computador, es necesario que Windows (95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP 2003) est correctamente configurado y libre de virus. As mismo, todas las partes del computador deben estar en perfecto estado de funcionamiento. Se recomienda evitar programas residentes permanentes en memoria, como los antivirus, pues algunos pueden causar conflictos con ContaPyme. Los antivirus se pueden correr cuando se desee, pero no es necesario que se encuentren permanentemente cargados en la memoria.

Req u er i m i en t o s m n i m o s d el c o m p u t ad o r .El c o m p u t ad o r en s u s p ar t es f s i c as , c o m o m n i m o d eb e es t ar c o n f o r m ad o as :Computador PC Compatible: Intel Celeron o AMD K6-2 como mnimo de 500 Mhz, recomendable Intel Pentium III, AMD-Athlon de 1 GHz o superior.

Captulo 2: Instalacin del sistema.

22-1

64 Megabytes de memoria RAM como mnimo , recomendable 128 Megabytes o ms. 150 Megabytes de espacio libre en el disco duro antes de instalar, recomendable 250 Megabytes. 80 Megabytes para la aplicacin y documentacin, 100 Megabytes para el tutor multimedia, 70 Megabytes sugeridos para copias de seguridad y procesos intermedios. Monitor VGA a 640x480 y 256 colores, recomendable 800x600 a 16 millones de colores o superior. Unidad de disquete (para realizar copias de seguridad) y unidad CD-ROM para la instalacin del software. Impresora (Preferible inyeccin de tinta o lser) correctamente instalada. ContaPyme tambin tiene opciones para impresin rpida en impresoras de matriz de puntos.

1

El c o m p u t ad o r d eb e t en er i n s t al ad o s l o s s i g u i en t es p r o g r am as :Windows 95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP, 2003 o posterior. Manejadores (drivers) apropiados para la impresora.

Pr o c ed i m i en t o p ar a l a i n s t al ac i n d el Si s t em a.Si va a hacer la instalacin de ContaPyme por primera vez, lea la seccin "Instalar por primera vez la aplicacin". Si la aplicacin ya se encuentra instalada en su computador, lea cuidadosamente la seccin "Instalar nuevamente la aplicacin o actualizarla".

In s t al ar p o r p r i m er a v ez l a ap l i c ac i n .Paso 1: Puede instalarse desde CD o desde el disco duro. Desde CD: Inserte el CD en la unidad de CD, inmediatamente el computador activar el programa de instalacin. Puede pasar al paso 5. Si el programa de instalacin no se ejecuta automticamente (depende de la configuracin del computador), siga con el paso 2. Desde disco duro: Si los programas instaladores de la aplicacin se encuentran en el disco duro, se debe ubicar la carpeta donde stos se encuentran y ejecutar el programa INSTALAR.EXE. Pasar al paso 5. Paso 2: Seleccione el botn Inicio de la barra de tareas de Windows. Paso 3: Seleccione la opcin Ejecutar. Paso 4: Escriba en la caja de edicin D:\INSTALAR..EXE y presione Enter. (Siendo D: la unidad de CD.) Paso 5: El programa de instalacin se cargar y presentar varias opciones de instalacin. Seleccione una por una las opciones que desea instalar. Cada opcin de instalacin cargar un asistente en el que se debern completar varios pasos. Una vez seleccione la opcin de Instalar ContaPyme se ejecutar el programa de instalacin. El proceso de instalacin tomar unos cuantos pasos. Siga detenidamente las instrucciones que se presentan en cada paso del proceso de instalacin. Uno de esos pasos es la ventana de solicitud del nmero de licencia.

Presione este botn Presione este botn para instalar la para instalar la aplicacin. aplicacin.

Observe la versin y el Observe la versin y el release que va a release que va a instalar. instalar.

1

Debe entenderse que si un computador con 64Mb de RAM carga otros programas o drivers en la memoria es posible que le quiten a ContaPyme el espacio de memoria que ste requiere para funcionar correctamente.

22-2


N m er o d e l a l i c en c i a.Este nmero es suministrado por el proveedor al momento de adquirir el sistema y es la identificacin nica de su programa. Es recomendable conservarlo en alguna parte segura, porque ser necesario para tareas como solicitudes de servicio, actualizaciones, reinstalaciones, etc. Este puede venir impreso en el CD o al respaldo de la caja del CD. Tambin se encuentra en el certificado de licencia o en las observaciones de la factura de compra del sistema.

Una vez instalado el sistema, cierre todas las ventanas hasta dejar nicamente el programa de instalacin (ventana azul). Instale los otros programas o manuales que desee.

Si no dispone de una licencia comercial, presione ste botn para instalar una versin de demostracin por tiempo ilimitado.

Si dispone de un nmero de licencia comercial, digtelo en esta casilla para activar todas las caractersticas de la versin adquirida.

Pr o c ed i m i en t o p ar a d es i n s t al ar Co n t aPy m e.Recuerde producir una copia de seguridad actualizada antes de desinstalar. El procedimiento de desinstalacin de ContaPyme remover todos los programas y bases de datos que se instalaron originalmente, Pero el sistema no remover las copias de seguridad u otros archivos que el usuario haya generado por su cuenta. Para desinstalar ContaPyme, ejecute los siguientes pasos: Paso 1: Seleccione el Botn Inicio, de la barra de tareas. Paso 2: Seleccione Configuracin. Paso 3: Seleccione Pnel de control. Paso 4: Seleccione el icono de Agregar o quitar programas. Paso 5: En la pestaa de Instalar/Desinstalar, seleccione el rengln correspondiente a ContaPyme. Paso 6: Finalmente presione el botn Adicionar o quitar. Las copias de seguridad quedarn en la carpeta de Copias de seguridad de las reas de trabajo que se hayan creado.

2

3

4

1


22-3

In s t al ar n u ev am en t e l a ap l i c ac i n o ac t u al i zar l a.Paso 1: Antes de comenzar una instalacin nueva, debe entrar a ContaPyme y producir una copia de seguridad actualizada con un nombre asignado por el usuario; por ejemplo asignarle el nombre a la copia 'Datos ContaPyme a la fecha, xx/xx/xxxx'. Ver documento electrnico de 'Opciones de mantenimiento' para mas detalles sobre copias de seguridad. Paso 2: Una vez producida la copia de seguridad se debe proceder a desinstalar la versin anterior de ContaPyme, siguiendo las instrucciones descritas en Procedimiento para desinstalar ContaPyme. Paso 3: Luego proceda a instalar nuevamente ContaPyme siguiendo las instrucciones que se detallan en Instalar por primera vez la aplicacin. Paso 4: Entre a ContaPyme recin instalado y restaure la ltima copia de seguridad.

Ej ec u t ar Co n t aPy m e p o r p r i m er a v ez.Para ejecutar ContaPyme, seleccione el Botn de inicio, seleccione Todos los programas, seleccione la carpeta ContaPyme y finalmente seleccione el programa ContaPyme. Debido a que la licencia de ContaPyme an no ha sido registrada, el sistema presentar una pantalla como la que sigue, indicndole que debe registrar la licencia para obtener su password. Si el sistema ya ha sido registrado con anterioridad, este no le requerir el password y no se mostrar esta ventana.

2

3

4

1

El Reg i s t r o .El registro consiste en enviar al proveedor del programa o a InSoft Ltda. la informacin genrica del propietario de la licencia, la informacin del computador donde ha sido instalado el sistema y la identificacin nica para el computador donde fue instalado. El registro de la licencia se puede hacer a travs de Internet o bien a travs de fax o correo ordinario. Registro por Internet: En este caso debe activar su conexin y luego presionar el botn Registrar desde Internet. El sistema le solicitar algunos datos, entre los que se destaca el nmero de la licencia y el identificador nico del computador, el cual se encuentra en la ventana de registro. Registro por medio de Fax: Presione el botn de Registrar por medio de fax. El sistema le solicitar la informacin genrica del propietario de la licencia y le permitir imprimir una carta lista para enviar a su proveedor o bien a InSoft Ltda. Slo frmela y luego despchela.

Observe su nmero de licencia.

Observe que dispone de 90 das para hacer el registro y conseguir el password.

Paso 1. Seleccione la opcin de registrar la licencia, ya sea por Internet o bien por Fax.

Observe el identificador nico de su computador.

Paso 2: Presione continuar.

A vuelta de correo (normalmente electrnico) se le enviar el password y regularmente le llegarn e-mails informativos o ilustrativos acerca del sistema.

22-4


El Pas s w o r d .El password es una clave especial que sirve para indicarle a ContaPyme que la licencia es legal para funcionar en el computador. El password le ser enviado a vuelta de correo una vez registre su licencia. El registro se puede hacer directamente por Internet o bien por Fax. Para obtener el password dispone de 90 das contados a partir de la fecha de instalacin por primera vez del sistema. Una vez se obtenga el password, deber ser registrado en la casilla apropiada de la ventana de registro. El sistema entonces quedar autenticado y en lo sucesivo no se volver a presentar esta ventana. Es indispensable que el registro se haga en el computador donde va a quedar definitivamente el sistema. Cada computador tiene un identificador nico y el password que se le enve a vuelta de correo, slo trabajar en conjunto con el nmero de licencia y el identificador del computador. Una vez se presione el botn de continuar, se entrar a la ventana principal del sistema. Ver el captulo La ventana Inicial.

Co n f i g u r ac i n r eg i o n al .Luego de la ventana de Informacin de Registro, el sistema solicitar al usuario la informacin necesaria para crear el rea de trabajo inicial; para ello debe indicar el pas y configuracin adecuados a su regin y actividad comercial. Una vez indique estos datos el programa crear un rea de trabajo denominada Area1, en la cual se le recomienda crear su empresa. El sistema tambin crear otra rea de trabajo con un ejemplo ilustrativo. (Para ver el ejemplo presione Ctrl+Alt+W o seleccione [Men Principal > Archivo > Cambiar el rea de trabajo].

Seleccione de la lista su pas, en caso contrario seleccione Internacional.

Seleccione la configuracin que ms se adece a su actividad comercial.

Co n s i d er ac i o n es .En Windows NT, 2000 y XP se pueden crear varios usuarios dentro de Windows para que tengan acceso al sistema operativo y se tenga control sobre lo que los usuarios pueden o no hacer. Para que ContaPyme funcione correctamente desde cualquier sesin de usuario, es necesario que la sesin tenga privilegios de Administrador. Para trabajar ContaPyme en red, remtase al apndice Configuracin para trabajar en modo multiusuario.

Des c r i p c i n d e l o s p r o g r am as y ar c h i v o s q u e c o n f o r m an l a ap l i c ac i n .La aplicacin est conformada por cinco grupos de archivos.

Pr o g r am as d e Co n t aPy m e.Programas necesarios para el funcionamiento de ContaPyme. Equivale al conjunto de elementos de software construidos para el almacenamiento, procesamiento y consulta de la informacin.


22-5

A y u d a y Do c u m en t ac i n .Son todos los elementos que ayudan al usuario a conocer, aprender y mejorar el manejo de la aplicacin. Est conformada por: manuales electrnicos, ayudas, informacin de ltima hora, recomendaciones y tutores. Muchos de los manuales se encuentran en formato electrnico y pueden ser ledos en la pantalla del computador o bien pueden ser impresos en papel para su consulta. Para leerlos, se pueden consultar de [Inicio de Windows > Programas > ContaPyme].

Si s t em a d e i n f o r m ac i n i n i c i al .Banco de Datos para el almacenamiento de la informacin del sistema. All se almacena la informacin digitada por el usuario. En el mundo de la informtica se conoce mejor como la base de datos. Esta ya viene pre-configurada con muchos datos iniciales que le facilitarn al usuario el registro de la informacin.

Pr o g r am as b as e p ar a el m an ej o d e d at o s .Programas necesarios para que ContaPyme maneje la informacin almacenada. Estos programas son estndar, o sea que manejan las tablas de datos en un formato con el cual los usuarios podrn acceder a la informacin a travs de otros programas.

Des c r i p c i n d e d i r ec t o r i o s , ar c h i v o s y d o c u m en t o s i n s t al ad o s p ar a l a ap l i c ac i n .Car p et as d e d at o s .Una vez instalada la aplicacin se encontrar la carpeta C:\Datos ContaPyme\Areas de trabajo\, en la cual se encontrar una carpeta por cada rea de trabajo. Inicialmente el sistema crea un rea de trabajo vaca, llamada rea 1. As mismo, el sistema crea un conjunto de ejemplos en la carpeta C:\Datos ContaPyme\Ejemplos, donde se han creado empresas de ejemplo e ilustracin para los usuarios. Dentro de la carpeta de cada rea de trabajo aparecen 4 carpetas cuyo contenido se describe a continuacin: C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\DB\ En esta carpeta se almacenan todas las tablas que conforman el sistema de informacin actual, O sea los datos de las contabilidades del usuario. Estas tablas y archivos quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\DOC\ En esta carpeta se almacenan todos los certificados, fichas predefinidas para el sistema, los cuales el usuario puede configurar de acuerdo a sus necesidades, tambin se almacenan otros archivos guardados por el usuario como son: Mis contratos, Mis informes ContaExcel, Mis informes grficos, Mis reportes y Mis tablas de datos. Estos archivos quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\COPIAS DE SEGURIDAD\ Se utiliza para almacenar las copias de seguridad automticas y las copias de seguridad realizadas por el usuario. Ms adelante se explicar el concepto de copias de seguridad. C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\MIS ARCHIVOS\ Se utiliza para almacenar todos los archivos que el usuario grabe desde ContaPyme o ContaExcel, como listados, reportes, grficos, hojas de clculo, etc. Estos archivos no quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos ContaPyme\Ejemplos\Ejemplos Empaquetados En esta carpeta se almacenan copias de seguridad de ejemplos varios del sistema.

22-6


Car p et as d e p r o g r am as y ay u d as .Todos los programas y archivos fijos a esta versin quedarn instalados en la siguiente ruta: C:\Archivos de Programa\InSoft\ContaPyme 3\ En esta carpeta se encuentran todas las aplicaciones y documentos de apoyo de ContaPyme. Se destacan los siguientes programas: IS_ContaPyme.exe El programa ejecutable de ContaPyme. IS_ContaExcel.exe La hoja electrnica de clculo de ContaPyme. Por medio de funciones simples se puede acceder a toda la informacin del sistema.

Tu t o r m u l t i m ed i a d e Co n t aPy m e.Antes de empezar a operar ContaPyme, debe entender y aprender a manejar los controles especializados que usa el sistema. Para esto se ha desarrollado un tutor multimedia especial que le va enseando al usuario todo el manejo de ContaPyme, los maestros, las operaciones y los conceptos bajo los cuales se rigen. Del buen entendimiento del conjunto de controles y componentes que se explican en el tutor y de todos los textos que describen a cada uno de los controles y su manera de operarlos con mouse o con teclado, depende el buen manejo del sistema. Le recomendamos realizar este tutor cuantas veces lo considere conveniente hasta llegar a memorizar las teclas para el manejo y realizar las diferentes tareas sin titubear. Pasos para ejecutar el Tutor: Paso 1: Hacer clic sobre el botn de inicio de Windows. Paso 2: Hacer clic en la opcin de programas. Paso 3: Hacer clic en la opcin ContaPyme. Paso 4: Seleccionar Tutor Multimedia. Paso 5: Siempre que desee continuar presione la flecha Siguiente. Una vez completado el tutor, se puede empezar a utilizar ContaPyme. Para ejecutarlo, simplemente ubquelo en su escritorio y haga doble clic sobre el icono marcado como ContaPyme.

Clic para pasar al siguiente video del tutor.

Clic para volver a empezar el video actual.

Clic para pasar al captulo requerido. Clic para pasar al siguiente video del tutor.


22-7

May o r i n f o r m ac i n .Para obtener mayor informacin sobre la instalacin del sistema, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). Configuracin para trabajar en modo multiusuario. Como compartir recursos en la red.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

22-8


Captulo

3LA VENTANA INICIAL.In t r o d u c c i n .Una vez instalado el sistema y luego de haber hecho el tutor multimedia, se debe entrar al programa y familiarizarse con la ventana inicial. El manejo y navegacin a travs del programa se facilitar en la medida en que el usuario comprenda bien la organizacin del sistema y por dnde encontrar las acciones que necesite en un momento determinado. Este captulo est dedicado a entender la ventana principal del sistema, sus partes y las principales acciones que se pueden llamar. Para ello se vern los siguientes tpicos: Cmo cargar la aplicacin. Descripcin de la ventana principal. Partes de la ventana principal. Opciones del men principal.

C m o c ar g ar l a ap l i c ac i n .Para empezar a trabajar con la aplicacin se debe haber instalado primero desde el CD. Una vez instalada la aplicacin, se debe hacer clic en men de inicio y seguir los pasos que se presentan en la siguiente ilustracin: Durante el proceso de carga por primera vez de la aplicacin, el sistema generar automticamente copias de seguridad iniciales de ao, mes y da. En las cargas sucesivas el sistema actualizar las copias que considere necesario (para mayor informacin vase copias de seguridad).

Captulo 3: La ventana inicial.

23-1

2

3

4

1

Una vez terminado el proceso de carga, se presentar la ventana principal.

Des c r i p c i n d e l a v en t an a p r i n c i p al .La ventana principal ofrece al usuario todas las posibilidades de trabajo con ContaPyme. Desde crear una empresa y producir informes hasta la modificacin de las variables de configuracin de todo el sistema. Las opciones de la ventana principal pueden variar dependiendo de la licencia de que se disponga. De igual manera los mens y las acciones a travs de todo el sistema pueden enriquecerse con mas opciones o menos, segn la licencia que se active. La ventana principal puede lucir como sigue para una licencia bsica:

Versin, release y nombre del rea de trabajo actual.

Bar r a de botones. Presenta las acciones mas comnmente utilizadas del sistema.

Fecha de tr abajo. Es de vital importancia colocar la fecha de trabajo antes de empezar a trabajar. Empr esa de tr abajo. Representa la empresa sobre la cual se asentarn movimientos y de la cual se obtendrn informes. Super ficie de tr abajo. Est conformada por toda el rea gris y es el espacio donde se visualizarn las ventanas de los programas de ContaPyme.

23-2


Par t es d e l a v en t an a p r i n c i p al .L a s u p er f i c i e d e t r ab aj o .La superficie de trabajo est conformada por el rea gris que se encuentra debajo de la barra de botones y que conforma el cuerpo de la ventana principal. La ventana principal tiene la caracterstica especial de Windows denominada MDI (Multiple Document Interface), lo cual significa que puede visualizar muchas ventanas y manejarlas en forma independiente, de tal forma que el usuario pueda trabajar en una o en otra. Esas ventanas se pueden visualizar en la superficie de trabajo.

L a v en t an a ac t i v a.La ventana sobre la cual est trabajando se denomina la ventana activa. Esta se destaca entre las ventanas abiertas por encontrarse al frente de las otras y adems el ttulo de la ventana es de un color mas brillante que el de las ventanas abiertas que no son la ventana activa.

B o t o n es d e ac c es o d i r ec t o a l as v en t an as ab i er t as .Cada que se abren ventanas en la superficie de trabajo, ContaPyme las representa con botones en su esquina inferior derecha. Con slo hacer clic sobre el icono de alguna de las ventanas abiertas, sta se activar. Si se pasa el puntero del mouse sobre algn botn de ventana, se visualizar un mensaje con el nombre de la ventana que el botn representa.

Ventana activa. Ntese el color del ttulo de la ventana respecto a la que no es activa. Botones que representan las ventanas abiertas.

Superficie de trabajo.

El Men p r i n c i p al .

El men principal ofrece varias acciones que se detallan a continuacin: Archivo: Edicin: Ver: Programas: Informes: Permite trabajar con reas de trabajo, copias de seguridad y creacin de empresas. Presenta opciones de edicin de registros en la ventana activa. Presenta opciones que permiten activar o desactivar la visualizacin de componentes en la ventana activa. Presenta la lista de programas principales de ContaPyme. Presenta la lista de todos los informes disponibles a nivel de empresa por cada mdulo. Tambin visualiza los informes de usuario hechos en ContaExcel y el graficador de cuentas. Presenta todos los exploradores de movimiento disponibles para cada mdulo.

Exploradores:


23-3

Mantenimiento:

Presenta las diferentes opciones de mantenimiento y configuracin que ofrece el sistema. Tambin permite el cambio de licencias o la activacin de los niveles de las licencias de demostracin o acadmicas. Permite la manipulacin de las ventanas que se van abriendo en el sistema. Presenta las diferentes opciones de ayuda del sistema. Presenta informacin descriptiva de la licencia y de InSoft Ltda.

Ventana: Ayuda: Acerca de:

B ar r a d e B o t o n es .Esta barra contiene un conjunto de botones que permiten llamar varias opciones comunes de ContaPyme.

Plan de cuentas. Manejador de operaciones. Manejador de nodos.

Maestro de terceros.

Refresca .r.

Manejo de copias de seguridad.

Empresa de trabajo.

Fecha de trabajo.

Icono

Nombre Manejador de nodos. Ctrl.-M

Descripcin Llama el manejador de nodos. El manejador de nodos se encarga de visualizar la estructura de la empresa y sus recursos. Es de mucha importancia para tareas como: Crear empresas y todos sus recursos (Centros de costos, inventarios, etc.). Consultar o imprimir informes a nivel de un nodo seleccionado (una empresa, un centro de costos, un inventario, etc).

Manejador de operaciones. Ctrl.-T

Llama el manejador de operaciones. El manejador de operaciones es la ventana a travs de la cual se registra toda la informacin diaria de la empresa, sean gastos, pagos, compras, ventas, etc. Tareas comunes: Registrar nuevas operaciones en el sistema. Procesarlas, desprocesarlas o modificarlas. Exportar o importar operaciones. Imprimir documentos de las operaciones, como facturas, comprobantes, etc.

Plan de cuentas. Ctrl.-K

Llama el maestro del plan de cuentas. El maestro del plan de cuentas es el programa a travs del cual se

23-4


define o modifica el catlogo o plan de cuentas de la empresa. Tareas comunes: Maestro de terceros. Crear o definir nuevas cuentas. Modificar o eliminar las cuentas. Cambiar el cdigo a cuentas ya existentes y utilizadas. Hacer configuraciones contables.

Llama el maestro de terceros. El maestro de terceros es el programa a travs del cual se definen los terceros con los que se relaciona la empresa, tales como socios, proveedores, empleados, etc. Tareas comunes: Crear o definir nuevos terceros. Modificar terceros ya existentes o sus cdigos. Imprimir o consultar informes de terceros.

Refrescar. Ctrl.-R

Hace que se refresquen los datos de todas las ventanas abiertas. En ocasiones varios programas o usuarios pueden modificar la informacin que ya estaba desplegada en una ventana. Al llamar el botn de refrescar la informacin de cada ventana ser actualizada con los ltimos datos. Hace copia de seguridad instantnea. En realidad la copia de seguridad ya est hecha y el sistema lo que hace es actualizar la copia de seguridad existente. El sistema mantiene una carpeta de las ltimas copias de seguridad para garantizar que nunca se pierda informacin en caso de accidentes o virus. Recupera la ltima copia de seguridad instantnea que se haya producido. Las copias de seguridad se pueden actualizar por varios motivos: Al iniciar la sesin de trabajo. Por que se presione el botn de copia de seguridad instantnea. Antes de empezar algn proceso crtico.

Hacer copia de seguridad instantnea. Ctrl.-Alt.-C

Recuperar ltima copia de seguridad. Ctrl.-Alt.-R

Este botn recupera la ltima de esas copias que se haya hecho. Explorador de copias de seguridad. Ctrl.-B Llama el explorador de copias de seguridad. El explorador de copias es un programa que puede utilizarse para producir o recuperar copias de seguridad del usuario, en carpetas o medios determinados por el mismo usuario. Tareas comunes: Empresa de trabajo. Hacer copias de seguridad a disquete u otro medio de almacenamiento. Recuperar copias de seguridad desde disquete. u otro medio de almacenamiento. Explorar en el rbol de directorios del computador para ver las copias de seguridad que se han grabado.

Representa la empresa sobre la cual se va a trabajar. Si hay varias empresas definidas, este campo permite indicar la identificacin de la empresa sobre la cual se trabajar.


23-5

Todos los nuevos registros, consultas o reportes que se soliciten se producirn para la empresa de trabajo. Fecha de trabajo. Representa la fecha en la cual se trabajar. Todos los registros de operaciones que se graben en la sesin, por defecto llevarn la fecha de trabajo. Muy importante: Todos los informes, consultas y reportes que el sistema visualice, sern calculados para la fecha de trabajo.

Em p r es a d e t r ab aj o .La empresa de trabajo es la que determina la empresa sobre la que se va a trabajar, a la que se le grabarn movimientos o desde la cual se obtendrn los informes, grficos y reportes. Esta se debe activar antes de empezar a trabajar. Si slo se trabaja con una empresa, nicamente ser necesario colocarla en un pri

manual básico de contapyme

Documents