m a n u a l gestÃo patrimonial. 01) falta de respaldo das instâncias superiores quanto ao processo...
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M A N U A L GESTÃO PATRIMONIAL
01) Falta de respaldo das instâncias superiores quanto ao processo de GESTÃO PATRIMONIAL.
02) Descaso para com as etapas de movimentação e/ou transferência interna de bens.
03) Inexistência de MANUAL DE GESTÃO PATRIMONIAL com regras e procedimentos para todos os aspectos do CONTROLE INTERNO DE BENS.
04) Nomeação de servidor para a GESTÃO PATRIMONIAL com características de CASTIGO ou REPRESÁLIA.
05) Ausência de processos periódicos de instrução e disseminação das regras de GESTÃO PATRIMONIAL existentes e aplicáveis a todas as unidades internas do órgão.
PROBLEMAS ENFRENTADOS PELA GESTÃO PATRIMONIAL
- BEM PERMANENTE: é todo material ou equipamento incorporado ao acervo de uma instituição através da aquisição com recursos próprios, permuta, doação, fabricação própria ou montagem.
- BEM FUNGÍVEL: é aquele que pode ser substituído por outro de mesmo gênero/espécie, quantidade e qualidade, sendo tal classificação típica de bens móveis, podendo-se citar os seguintes exemplos: computador, veículo, etc.
- CESSÃO: é ato de colaboração entre repartições públicas em que aquela que tem bens desnecessários aos seus serviços cede o uso à outra que o está precisando.
- PERMISSÃO DE USO: é o ato negociável, com ou sem condições, gratuito ou remunerado, por tempo certo, sempre modificável e revogável, unilateral, discricionário e precário, através do qual a Administração faculta ao particular a utilização individual de determinado bem, desde que, também de interesse da
coletividade.
- INVENTÁRIO: é o levantamento e identificação de bens e instalações, visando comprovação de existência física, integridade das informações contábeis e responsabilidade dos usuários detentores dos bens.
- ALIENAÇÃO: é o procedimento de transferência da posse e propriedade de um bem através da venda, doação ou permuta.
- BAIXA PATRIMONIAL: é o procedimento de exclusão de bens do acervo do órgão.
- INCORPORAÇÃO: é o registro de bens móveis ou imóveis ao patrimônio do órgão, sendo somente efetivada após o recebimento físico do bem e à vista da documentação correspondente.
- VIDA ÚTIL: é o período de tempo no qual um bem atende à finalidade de sua existência, produzindo resultados satisfatórios.
ALGUMAS DEFINALGUMAS DEFINIÇÕES
É o processo de aquisição, registro, conservação, e controle do acervo de bens permanentes de um órgão público ou que tenha este tipo de controle exigido regimentalmente.
O controle patrimonial é uma atividade administrativa que visa à preservação e defesa deste acervo. Este controle consiste no registro (tombamento), na identificação da utilização e do estado da conservação dos bens e na sua localização no espaço físico da organização ou fora dela. Consiste também na retirada (baixa) do bem do acervo.
O patrimônio ou acervo patrimonial de uma organização é normalmente representado pelo conjunto de seus bens imóveis e permanentes móveis.
A GESTÃO PATRIMONIAL envolve uma fase importante: a CONSCIENTIZAÇÃO dos usuários sobre a importância da mencionada CONSERVAÇÃO do bem público.
O QUÊ É A GESTÃO PATRIMONIAL?
A GESTÃO PATRIMONIAL tem aspectos jurídicos importantes e necessita ter à frente um profissional capacitado e com conhecimento dos principais pontos da legislação que regulamenta a área.
Cada órgão deve ter um conjunto de normas específicas, todavia OS PROCEDIMENTOS sempre se repetem.
O mais importante é o respaldo que a alta cúpula dá ao responsável pela GESTÃO.
O GESTOR PATRIMONIAL
Caractearacterísticas:
• Não ser caracterizado como material de consumo;
• Não ser peça de reposição;
• Ter seu prazo de vida útil superior a 02 (dois) anos
conforme o artigo 15, parágrafo 2º, da Lei nº 4.320/64.
São assim considerados: móveis e utensílios,
equipamentos, livros, máquinas, mapas, veículos, etc.
BENS PERMANENTES
A aquisição de um bem permanente inicia-se com a REQUISIÇÃO, onde a unidade administrativa ESPECIFICA o material, dando sua descrição que será incorporada posteriormente ao acervo patrimonial do órgão.
Nesta etapa, o bem precisa ser CLASSIFICADO contabilmente (por exemplo, equipamento de informática, veículo, etc.), para, posteriormente, ser codificado nos registros patrimoniais.
Esta aquisição se dá através de um processo licitatório que se encerra com o RECEBIMENTO dobem pelo GESTOR PATRIMONIAL.
A AQUISIÇÃO DE UM BEM PERMANENTE
O GESTOR PATRIMONIAL normalmente é quem recebe o bem adquirido, fazendo o confronto das especificações contidas na requisição inicial com o que foi apresentado na licitação e na respectiva nota fiscal.
Quando há uma complexidade maior nas características do bem (por exemplo, equipamentos hospitalares), pode ser solicitada a constituição de comissão específica para o recebimento e a aceitação do bem.
Porém, é sempre importante a participação da unidade responsável pela GESTÃO PATRIMONIAL neste recebimento e aceite do bem.
ACEITAÇÃO DE UM BEM PERMANENTE
O BEM PERMANENTE SERÁ RECEBIDO ATRAVÉS DE:
COMPRA
CESSÃO
DOAÇÃO
PERMUTA
TRANFERÊNCIA
PRODUÇÃO INTERNA
OS DOCUMENTOS HÁBEIS PARA RECEBIMENTO DE UM BEM SÃO:
Notas Fiscais
Faturas
Termo de Doação, Cessão ou Permuta
Nota de Transferência
Guia de Produção.
A ACEITAÇÃO do bem será declarada no respectivo documento de recebimento
RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO
Após o recebimento e a aceitação do bem permanente, este deverá ser classificado dentro do SISTEMA DE GESTÃO PATRIMONIAL, tomando por base a sua codificação contábil dada na fase preliminar do procedimento de aquisição, adquirindo numeração seqüencial específica, com registro e afixação de plaqueta individual no corpo do bem.
Esta classificação deve levar em consideração a natureza do bem, sua complexidade técnica de utilização e sua instalação.
A classificação de um bem dentro da GESTÃO PATRIMONIAL é a etapa que define o grupo ao qual o bem será cadastrado.
Deste cadastro serão gerados relatórios específicos que quantificarão, por exemplo, quais bens compõem o acervo de impressoras do órgão.
O objetivo da classificação de um bem permanente é dar ao mesmo sua primeira caracterização para a posterior codificação do bem.
A CLASSIFICAÇÃO DO BEM PERMANENTE
A codificação de um bem é o processo de numeração do mesmo, dando um registro seqüenciado único para o mesmo. A numeração adotada é de livre escolha do gestor patrimonial, mas deve priorizar a maior facilidade de agrupamento do mesmo em relatórios específicos, como os inventários.
Exemplos: 5.1.37.502 - Máquina fotográfica digital, 5 megapixels, lente especial...
Onde:
5.1 – codificação contábil de bem permanente onde se agrupa as máquinas fotográficas.
37 – codificação da unidade setorial onde se localiza o bem (pode ser o centro de custo).
502 – número seqüencial de registro do bem.
Após a definição desta codificação, o bem deverá ser incorporado à relação geral de bens do órgão, com a posterior destinação à unidade setorial detentora de sua guarda.
CODIFICAÇÃO E CATALOGAÇÃO
IDENTIFICAÇÃO: número seqüencial constante de relação específica e impresso em plaquetas, etiquetas, carimbos.
TERMO DE RESPONSABILIDADE: documento que consolida a carga patrimonial e efetiva a responsabilidade pela guarda e uso do material pelo consignatário.
CONTROLE FÍSICO – lançamento em sistema próprio (manual ou eletrônico) das características própria do bem, assim como de seu registro, localização, estado de conservação, e outras informações importantes para a GESTÃO PATRIMONIAL eficiente.
REGISTRO, TOMBAMENTO E NCORPORAÇÃO DE UM BEM PERMANENTE
É o processo de inclusão do bem através da sua identificação e valor, no acervo da unidade gestora.
A incorporação do bem é realizada por lançamento contábil específico, após a aceitação do bem, bem como pela inclusão do mesmo no relatório geral de bens do órgão.
I N C O R P O R A Ç Ã O
01) Como o GESTOR PATRIMONIAL deve proceder no caso de aquisições de pen-rives e canetas óticas?
Apesar de a aquisição ser como material de consumo, estes bens devem ser incorporados a um registro patrimonial e serão controlados como materiais de uso duradouro, tendo um Termo de Responsabilidade, com verificação periódica das quantidades de itens requisitados, devendo ser considerado o princípio da relação do custo/benefício para a instituição pública, ou seja, o custo do controle não pode exceder os benefícios que dele decorram.
02) Como o GESTOR PATRIMONIAL deve proceder no caso de aquisições de peças componentes de uma CPU?
Destaca-se que a aquisição com finalidade de realização de upgrade (atualizar, modernizar ou tornar mais poderoso equipamento ou programa) deverá ser feita como material permanente, incorporando ao valor do bem e atualizando a descrição do mesmo no sistema de controle patrimonial.
Já os materiais adquiridos exclusivamente para substituição/reposição de peças de iguais características (exemplo: troca da memória RAM de 64 Mb por outra de 64 Mb, troca de processador de 1Ghz por outro de 1Ghz, ...)deverão ser classificadas como material de consumo.
DUAS PERGUNTINHAS IMPORTANTES...
É o documento onde estão relacionados os bens componentes da carga setorial de uma determinada unidade setorial do órgão, sendo o mesmo assinado pelo responsável pela unidade, respondendo este diretamente pela utilização e conservação de cada um dos itens constantes.
A cada nova incorporação de bem permanente à unidade setorial signatária, a carga patrimonial deverá ser atualizada.
Esta atualização pode ser feita reemitindo-se o Termo de Responsabilidade do setor, ou criando-se um termo complementar para os itens incluídos.
O termo de responsabilidade deve ser atualizado toda vez que ocorrer mudança do agente responsável pelos bens, ou quando houver transferência interna ou nova aquisição para o acervo da unidade interna.
O TERMO DE RESPONSABILIDADE
Assumir a responsabilidade pelos bens que estão destinados ao seu uso ou do setor que está sob sua chefia ou direção.
Comunicar ao setor responsável pela GESTÃO PATRIMONIAL qualquer movimentação interna ou externa dos bens sob a sua responsabilidade.
Comunicar, imediatamente, a quem de direito pela GESTÃO PATRIMONIAL, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.
Nos impedimentos legais temporários (férias, licenças, afastamentos, etc.), informar ao responsável pela GESTÃO PATRIMONIAL o nome do seu substituto para que a ele seja atribuída à responsabilidade provisória pela guarda do bem.
A RESPONSABILIDADE DO SIGNATÁRIO
DO TERMO DE RESPONSABILIDADE
Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em caso de força maior, quando:
a) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderá o servidor delegar a terceiros essa incumbência; ou b) não tendo esse procedido na forma citada anteriormente, poderá ser designado servidor do órgão para conferência e passagem da responsabilidade pela guarda, utilização e conservação do material.
Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome do seu substituto ao setor de controle de material permanente.
A passagem de responsabilidade deverá ser feita, obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.
IMPORTANTE
Todo o servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda e uso, bem como pelo dano que dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, que esteja ou não sob sua guarda.
É dever do servidor/usuário comunicar, imediatamente, ao seu superior ou ao GESTOR PATRIMONIAL, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue ao seus cuidados.
Cabe, portanto, a todos os usuários nos diversos níveis do órgão, a responsabilidade de zelar, guardar, conservar e informar qualquer movimentação ou irregularidade com o bem permanente, permitindo à área responsável pela GESTÃO PATRIMONIAL manter os seus registros atualizados.
Os servidores temporários (professores visitantes, substitutos, estagiários, alunos e contratados) não poderão ter sob sua guarda, bens patrimoniais. Nesses casos, os equipamentos por eles utilizados serão de responsabilidade da chefia da unidade, não estando os mesmos isentos das responsabilidades sobre o bem público.
DA RESPONSABILIDADE DO USUÁRIO
A saída de um bem patrimonial para conserto ou manutenção, DEVE SER PRECEDIDA de autorização e registro do GESTOR PATRIMONIAL.
É importante que seja registrada na ficha individual do bem TODAS as vezes em que o mesmo foi reparado e o custo para tal.
Desta forma, a GESTÃO PATRIMONIAL terá um controle ainda maior sobre a vida útil do bem.
RETIRADA DE BEM PARA CONSERTO
Toda alteração de local de um bem patrimonial, ainda que temporária, DEVE SER INFORMADA ao GESTOR PATRIMONIAL para que o mesmo efetive a atualização das respectivas cargas patrimoniais do setor.
Caso esta mudança seja por um espaço de tempo muito curto (empréstimo), esta formalidade poderá ser dispensada, obrigando, porém, à reposição do bem ao seu local de origem.
Na situação de ocorrer um empréstimo para um determinando fim, com tempo definido (por exemplo, um empréstimo para um evento), o GESTOR PATRIMONIAL deverá registrar tal empréstimo num expediente específico (Termo de Responsabilidade Temporário).
As movimentações definitivas requerem autorização específica das unidades envolvidas.
MOVIMENTAÇÃO INTERNA DE BENS
O levantamento físico dos materiais permanentes e de consumo será realizado pelo menos uma vez ao ano e no início e término de gestão, bem como nas trocas dos responsáveis por sua guarda e conservação.
Um levantamento poderá ser realizado em datas especiais, determinadas em razão de auditorias especiais ou sindicâncias.
LEVANTAMENTO FÍSICO DE BENS
O inventário dos bens permanente apurará a existência física dos mesmos e os respectivos valores monetários, em confronto com as informações registradas no sistema de administração de material e ou patrimonial próprio, e deverão:
I – Informar o estado de conservação dos bens e materiais;
II – Confirmar os agentes responsáveis pelos bens;
III – Manter atualizados e conciliados os registros do sistema de material, patrimonial e os contábeis.
Os bens móveis com estrutura de madeira considerados inservíveis e irrecuperáveis que não apresentarem valor econômico, poderão ser incinerados em local seguro, após vistoria e autorização por escrito do setor competente.
O INVENTÁRIO DE BENS
Através do inventário:
... confirmamos a localização e atribuição da carga de cada material permanente permitindo a atualização dos registros dos bens permanentes bem como o levantamento da situação dos equipamentos e materiais em uso, apurando a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade.
... verificamos as necessidades de manutenção e reparo e constatação de possíveis ociosidades de bens móveis possibilitando maior racionalização e minimização de custos.
INVENTÁRIO FÍSICO
O Inventário pode ser:
Anual – com a finalidade de comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada Unidade Gestora, existente em 31 de dezembro.
Inicial – quando da criação de uma unidade, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade.
Transferência de Responsabilidades – realizado quando da mudança do dirigente da Unidade Gestora.
Por extinção ou transformação – quando da extinção ou transformação da unidade gestora.
Eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade ou por iniciativa do órgão de fiscalização .
INVENTÁRIO FÍSICO
Além de todo o controle já descrito para os bens permanentes, os veículos e máquinas pertencentes à administração pública devem sofrer controle sobre o seu uso, visando garantir que eles não serão utilizados para atender interesses próprios, apartados da finalidade pública.
O CONTROLE DOS VEÍCULOS
Todo bem patrimonial, em razão de seu ESTADO DE CONSERVAÇÃO poderá sofrer alienação, sendo excluído da carga patrimonial do órgão.
Este procedimento precisa de uma avaliação técnica, normalmente feito por uma comissão específica, que avaliará as condições reais do bem e indicará a melhor forma de desfazimento do mesmo.
Estas poderão ser através de LEILÃO, CESSÃO, DOAÇÃO ou através da RENÚNCIA DE POSSE.
Neste último caso, após a comprovação de que o estado do bem inviabiliza outra ação, o mesmo poderá, por exemplo, ser incinerado ou destruído, encaminhando seus resíduos dentro das indicações de proteção ambiental.
ALIENALIENAÇÃO, DESFAZIMENTO E RENÚNCIA
Os bens móveis quando considerados inservíveis e não reaproveitáveis poderão ser doados a entidades filantrópicas, sem fins lucrativos, e/ou declaradas de utilidade pública, quando caracterizadas sua finalidade e o uso de interesse social, devidamente comprovados pelo postulante.
DOAÇÃO BENS
A baixa patrimonial é o conjunto de procedimentos para a DESINCORPORAÇÃO DO BEM do acervo patrimonial do órgão.
Compreende a anotação em documentação específica e na própria ficha individual do bem de sua exclusão dos controles da GESTÃO PATRIMONIAL.
Toda vez que um bem sai definitivamente do conjunto de bens da instituição, deverá ser feita a sua BAIXA PATRIMONIAL.
As providências adotadas, por exemplo, nas baixas de bens por perdas deverão ser mencionadas na tomada de contas de final de exercício.
BAIXA PATRIMONIAL DE UM BEM
01) Abertura de processo administrativo para avaliação dos bens inservíveis do órgão, sempre de acordo com as informações do inventário.
02) Nomeação de comissão para avaliar os bens inservíveis.
03) A comissão deverá apresenta o resultado mediante relatório, relacionando os bens inservíveis, esclarecendo o motivo, apresentando o preço de avaliação do bem, e sugerindo o leilão.
04) O gestor autoriza a abertura de processo de leilão dos bens indicados.
05) Nomeia-se um leiloeiro oficial ou servidor designado para este fim, que elabora o edital do leilão.
06) Publica-se o aviso do leilão no mínimo uma única vez no Diário Oficial e em jornal de grande circulação com prazo entre a última publicação e a realização do leilão de no mínimo 15 (quinze) dias.
07) O leiloeiro procede a realização do leilão conforme edital.
08) Faz-se ata da realização do leilão.
09) Comprovar as guias de recolhimento dos bens leiloados mediante
comprovação do pagamento.
10) Faz-se o termo de entrega dos bens;
11) Encaminha o processo à contabilidade para baixa definitiva do bem.
PROCEDIMENTO PARA LEILÃO
SUGESTÕES DE ETIQUETAMENTO
SUGESTÕES DE ETIQUETAMENTO
SUGESTÕES DE ETIQUETAMENTO
SUGESTÕES DE ETIQUETAMENTO
A necessidade de avaliação decorre da identificação da necessidade de atualização do valor de um bem para que se tenha o retrato fiel do valor monetário do acervo patrimonial de um órgão.
A constatação da existência desses bens geralmente ocorre nas seguintes situações:
a) por ocasião do levantamento físico dos bens patrimoniais;
b) quando da execução solicitada por vistorias e auditagens;
c) em outras situações em que se identifique a existência de um bem sem documentação específica.
A avaliação deve ser realizada por comissão designada para a avaliação de bens permanentes, constituída por, no mínimo (três) servidores efetivos do órgão. É importante a participação de servidor com qualificação contábil.
Após a conclusão da avaliação do bem e de acordo com as informações da comissão de avaliação, o GESTOR PATRIMONIAL deve fazer a inclusão dessa nova informação, atualizando os valores de cada bem avaliado, assim como todas as informações relevantes para a GESTÃO PATRIMONIAL do processo de avaliação.
AVALIAÇÃO DO ACERVO PATRIMONIAL
O controle de uso dos bens patrimoniais enfrenta COTIDIANAMENTE uma infinidade de RISCOS.
Extravios, furtos, danos, perdas, apropriações indevidas, má utilização, etc.
Na maioria dos casos, o USUÁRIO não adota a medida de COMUNICAR ao gestor patrimonial estas ocorrências.
IRREGULARIDADES NA GESTÃO PATRIMONIAL
Todo desaparecimento de um bem patrimonial por furto, roubo, depredação ou extravio deverá ser objeto de instauração de sindicância administrativa e/ou processo administrativo disciplinar para apuração dos prejuízos e das responsabilidades.
A rotina de uma situação dessa natureza é bastante simples:
1º Passo: A unidade responsável pelo bem comunica ao gestor do órgão a ocorrência dando detalhes como possível data, localização do bem, circunstâncias do desaparecimento, etc.
2º Passo: O gestor encaminha a denúncia ao GESTOR PATRIMONIAL para que sejam complementadas informações sobre o bem desaparecido.
3º Passo: É instaurada comissão responsável pelo processo investigativo.
4º Passo: Após a conclusão dos trabalhos, a comissão produz relatório conclusivo.
5º Passo: O setor responsável pela GESTÃO PATRIMONIAL efetua a baixa do material com base no relatório da comissão de sindicância.
DESAPARECIMENTO BENS
Numa GESTÃO PATRIMONIAL, o usuário precisa estar ciente de que a responsabilidade pela utilização dos bens inscritos na sua carga patrimonial.
Isto inclui a responsabilidade pelo CONTROLE da utilização destes bens entre os seus subordinados.
Desta forma, a GESTÃO INTERNA numa sua unidade setorial deve ser do chefe, e precisa estar descrita no termo de responsabilidade.
É importante que TODOS os servidores de uma unidade setorial estejam cientes da responsabilidade SOLIDÁRIA que existe entre os usuários do bem público.
Esse é SEM DÚVIDA o maio êxito de uma GESTÃO PATRIMONIAL – conseguir a conscientização de todos os usuários sobre a importância de ZELAR pelo bem público.
A RESPONSABILIDADE POR DANOS
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE ANÁLISE,
INSPENÇÃO E AUDITORIA.
(APROVADO PELA RESOLUÇÃO N° 189, DE 23/12/2009).
O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SERGIPE, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista o que estabelece o art. 18 da Resolução n° 172 de 14 de setembro de 1995, e
Considerando que a operacionalidade de suas atividades técnicas requer a adoção de procedimentos uniformes e revestidos de elementos básicos que assegurem o efetivo acompanhamento dos atos e fatos contábeis;
Considerando que o trabalho das operações desenvolvidas pelas diversas unidades técnicas deve convergir para a demonstração homogenia das atividades realizadas;
Considerando as sugestões dos técnicos que atuam nas atividades fins;
Considerando que a diversidade de procedimentos tende a obstar o melhor desempenho de parte do corpo técnico, ante a ausência de padrão destinado a orientar cada espécie de atividade;
Considerando, finalmente, que a definição dos procedimentos oportuniza os atos de aperfeiçoamento técnico, mediante o fornecimento de contribuições diretas no exercício das atividades desenvolvidas, ajustando-se à dinâmica de atuação desta Corte de Contas, bem como ao treinamento de pessoal em áreas necessárias,
RESOLVE:
Art. 1° Fica aprovado o Manual de Procedimentos de Análise, Inspeção e Auditorias a ser adotado no âmbito deste Tribunal de Contas, na forma do Anexo desta Resolução.
Art. 2° Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. Sala das Sessões do TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SERGIPE, em Aracaju, 23 de dezembro de 1999.
Cons. CARLOS ALBERTO SOBRAL DE SOUZA
Presidente
Cons. TERTULIANO AZEVEDOVice-Presidente
Cons. HERÁCLITO GUIMARÃES ROLLEMBERG
Corregedor Geral
E-mail: [email protected]
E-mail: [email protected]
E-mail: [email protected]
E-mail: [email protected]
C O N T A T O S
EQUIPE DE PATRIMÔNIO
SECRETARIA MUNICIPAL DO CONTROLE INTERNOSECRETARIA MUNICIPAL DO CONTROLE INTERNO
CONTATO: (79)3179-1162(1164)
Wilza Claudia Vaz CorreiaSecretaria - SEMCI