kick off - modelo

ALCINEI OLIVEIRA, FEVEREIRO 2014

KICK OFF

Implantação de ERP

1. Expectativa do Projeto

� O Projeto

� O Desafio e Mudanças

� Benefícios para a Empresa

1. Abordagem Metodológica

� Conceito e etapas da metodologia

� Escopo do Projeto e Ferramentas aplicadas

2. Estrutura e Compromisso

� Cronograma do Projeto

� Equipe do projeto

� Governança de Validação

� Papéis e Responsabilidades

� Comunicação do Projeto

� Fatores Críticos

3. Governança de Ambientes

4. Próximos Passos

ÍNDICE

O PROJETO

O PROJETO O principal objetivo do projeto é implantar o ERP visando ampliar os controlesinternos, melhorar a qualidade da informação e melhorar os processos denegócio da GJP.

Um dos pilares fundamentais para o sucesso de um projeto de implantação deERP é a reestruturação de processos, com foco nas melhores práticas demercado e no conhecimento interno, otimizando as atividades internas,respeitando a cultura da empresa.

O projeto deve considerar um gerenciamento único e integrado, diminuindo osseus riscos e aumentando as chances de sucesso.

A implantação do ERP promove sinergia, reduz retrabalhos e aumenta aprodutividade.

DESAFIOS

� Garantir maior eficiência através da automação das atividadesoperacionais, tornando o negócio altamente competitivo

� Implementar processos adequados as melhores práticas de mercadoreduzindo complexidade e retrabalhos

� Utilizar ao máximo as funcionalidades padrões do sistema, garantindoassim um baixo índice de desenvolvimentos

� Estruturar indicadores para a gestão dos processos, facilitando omonitoramento da performance das áreas

PRINCIPAIS DESAFIOS

MUDANÇAS

TEMPO DE MUDANÇAS

� Para atingir a Visão Futura serão necessárias mudanças nos processos de trabalho atuais e, principalmente, na forma como as pessoas devem encarar os novos desafios.

� “Não é o mais forte da espécie que sobrevive, nem o mais inteligente, mas aquele que responde melhor às mudanças.”(Charles Darwin)

10% - ACEITAM DE IMEDIATO

20% - ACEITAM COM UM POUCO DE CONVENCIMENTO

40% - ACEITAM COM ALGUM CONVENCIMENTO

30% - SÓ ACEITAM DEPOIS QUE A MUDANÇA FOI BEM SUCEDIDA

BENEFÍCIOS

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS PARA A EMPRESA

� Produtividade e geração de valor� Otimização de custos � Sinergia entre os processos� Documentação dos processos

� Módulos integrados� Maior agilidade na busca porinformações gerenciais

� Processos alinhados ao sistema

� Indicadores de desempenho dosprocessos definidos

� Gestão dos processos de forma eficaz� Maior apoio para tomada de decisão

ABORDAGEM METODOLÓGICA

CONCEITO

� A MIT - Metodologia de Implantação TOTVS, foi desenvolvida para possibilitar a prestação de serviços uniformese controlados por intermédio das melhores práticas utilizadas pelo mercado.

� É flexível ao perfil do cliente e ao tipo de projeto.

� Reduz a subjetividade em benefício da objetividade, permitindo a percepção e o acompanhamento da evoluçãodo progresso do projeto.

� Possibilita maior eficiência e transparência nos controles.

CONHECENDO A METODOLOGIA

Reconhecimento da Entrada do

Projeto

Alinhamento do Projeto

Iniciação

Parametrização e Cadastros

Protótipos

Definição do Ambiente de

Produção

Acompanhamento

Encerramento do Projeto

Término

Execução Encerramento

Inicio

Ciclo de Oportunidade

Ciclo de Busca

Metodologia Comercial

Busca e Oportunidade

Desenvolvimento dos Planos do

Projeto

Planejamento da Gestão da Integração

Planejamento

Homologação do Planejamento

Planejamento da Gestão da Mudança

Modelagem dos Processos

Metodologia de Implementação

Monitoramento e Controle

ESCOPO

ESCOPO DO PROJETO

ComprasTOP - Obras e Projetos

CDV - Viagens

Tesouraria Orçamento

Folha de Pagamento e

Portal

Integrações

TOTVS ��MICROS

FiscalSPED Fiscal Contribuições

Ativo FixoCPCs

Estoque / Custos

FaturamentoNF-eNFS-e

ContábilSPED Contábil

FCONT

PagamentosRecebimentos

Customizações

METODOLOGIA

ETAPAS DA METODOLOGIA

Gestão da Fase de Implantação

Preparação para o GOLIVE & Operação Assistida

Testes IntegradosCapacitação e

Cadastros

Preparação, Parametrização e

Desenvolvimentos

Modelagem de dados

>> Foco em Implantação de Sistemas <<

ETAPA x FERRAMENTAS APLICADAS

� Elaboração e Monitoramento do

cronograma do projeto

� Acompanhamento da evolução e

qualidade dos trabalhos

� Realização das reuniões de status

� Acompanhamento da integração entre

as frentes de trabalho

Gestão da Fase de Implantação

Principais Atividades

PRODUTOS GERADOS

ValidaçãoProjeto

ValidaçãoRH

Validação

Construção

ValidaçãoSuprimentos

TOPValidação Controladoria /

Finanças

ELABORAÇÃO E APRESENTAÇÃO DO STATUS SEMANAL

MONITORAMENTO DO CRONOGRAMAESTRUTURA DE GOVERNANÇA


� Elaboração e definição do padrão da

modelagem dos processos

� Entrevista com os líderes de cada

processo

� Elaboração da MIT041 – Especificação

de Processos

� Análise de Aderência sistêmica

� Validação da MIT041

Modelagem de dados


PRODUTOS GERADOS

ADERÊNCIA SISTÊMICA

MIT041 – ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSOS


� Elaboração da MIT038 – Plano de

Cargas

� Elaboração da MIT040 – Plano de

Integrações

� Elaboração da MIT043 – Especificação

de Parametrização

� Elaboração MIT044 - Personalização

� Entendimento dos principais cadastros

de necessidade de saneamento

� Validação de Layouts

Preparação, Parametrização e Desenvolvimentos


PRODUTOS GERADOS

MIT038 – PLANO DE CARGA MIT040 – PLANO DE INTEGRAÇÃO

MIT043 – ESPECFICAÇÃO DE PARAMETRIZÃÇÃO

MIT044 – PERSONALIZAÇÃO


� Criação dos ambientes de

Desenvolvimento e de Homologação

� Parametrização do Sistema

� Realização de cargas iniciais para

validação de estrutura e para testes

(Plano de Contas, Centros de Custo,

Produtos, Fornecedores, etc.)

� Cadastros básicos para utilização em

testes (Lançamentos Padrões, TES, etc.)

Preparação, Parametrização e Desenvolvimentos


PRODUTOS GERADOS

CRIAÇÃO DOS AMBIENTES E PARAMETRIZAÇÃO DO SISTEMA


� Capacitação dos usuários chave

� Passagem de conhecimento para os

demais usuários

� Realização dos cadastros básicos do

sistema

Capacitação e Cadastros


PRODUTOS GERADOS

CAPACITAÇÃO DOS USUÁRIOS CHAVE

CADASTROS E SEUS RELACIONAMENTOS


� Realização dos testes unitários com foco

nos desenvolvimentos realizados

� Realização dos testes integrados com

base nos cenários mapeados

� Identificação e realização de ajustes e

correções

Testes Integrados


PRODUTOS GERADOS

TESTES INTEGRADOS E STATUS DIÁRIO DE ACOMPANHAMENTO


� Realização dos ajustes finais

� Criação do ambiente de Produção, e

replicação das parametrizações

� Elaboração e validação do plano de

CutOver

� Execução das Cargas Definitivas

� Encerramento dos Cadastros Básicos

� Execução do plano de CutOver



PRODUTOS GERADOS

CRIAÇÃO DO AMBIENTE DE PRODUÇÃO E REPLICAÇÃO DAS PARAMETRIZAÇÕES

ELABORAÇÃO, VALIDAÇÃO E EXECUÇÃO DO PLANO DE CUTOVER


� Acompanhamento da operação

� Apoio na resolução de problema e na

correção de erros

� Controle das pendências pós Go Live

� Controle das ocorrências registradas, e

acompanhamento e registro das

soluções

� Encerramento do Projeto



PRODUTOS GERADOS

CONTROLE DAS PENDÊNCIAS PÓS GO LIVE

CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS REGISTRADAS

VISÃO GERAL

PLANEJAMENTO – PARAMETRIZAÇÃO - CAPACITAÇÃO

Planejamento(Cronograma de Implantação)

TESTES – GO LIVE – OPERAÇÃO ASSISTIDA

Parametrização do Sistema Capacitação e Cadastros

Testes Integrados Preparação para Go Live Go Live Operação Assistida

GOVERNANÇA E VALIDAÇÃO

ESTRUTURA DE GOVERNANÇA E VALIDAÇÃO

Validação

Projeto

Validação

RH

Validação

Construção

Validação

SuprimentosValidação

Controladoria

PROPOMOS UMA ESTRUTURA DE GOVERNANÇA E VALIDAÇÃO QUE PROMOVA O ALINHAMENTO COM OS NÍVEIS GERENCIAIS DA EMPRESA.

Validação do ProjetoPatrocinadores do Projeto:

o Valter Gonçalves – Diretor ADMo Fernando Vaccari – Diretor Financeiro

Validação das Entregas e ProdutosCompras Estoque/Custos

Faturamento Obras e Projetos

Viagens Financeiro

Orçamento Fiscal

Patrimônio Contábil

Integrações Recursos Humanos

Auditoria � Augusto Chaves

Tecnologia � Mauricio Rodrigues

Construção e Pré-validaçãoTOTVS � Consultores

GJP � Líderes e Usuários

FLUXO DE MUDANÇA

Solicitação da mudança

SOLICITANTE GESTÃO DO PROJETO COMITÊ DE GESTÃO COMITÊ EXECUTIVO

Análise da Solicitação e verificação de impactos

Aprovado?

Gerar e analisar estimativas de prazo, custo e recursos

início

SIM

Aprovado?

Informar requisitantes e documentar

NÃO

NÃO

fim

Implementar, informar, armazenar

Registro da Solicitação

SIM

ESTRUTURA E COMPROMISSO

CRONOGRAMA MACRO FASE ETAPA Fev/14 Mar/14 Abr/14 Mai/14 Jun/14 Jul/14 Ago/14 Set/14 Out/14 Nov/14 Dez/14 Jan/15

NA Gestão do Projeto

Modelagem de Dados

ERP

Parametrização e Integrações/Desenv.

Capacitação e Cadastros

Testes Unitários e Integrados

Preparação para o GO LIVE & Operação

Assistida

RHPortal

Modelagem de Dados

Parametrização e Ficha financeira (carga)

Capacitação e Testes

Preparação paraGO LIVE &

Operação Assistida1º Fechamento

EQUIPE DO PROJETO

Gestor de PortfólioCristina Marques

Equipe ARGuilherme Penedos

PMO

Gerente de ProjetosAlcinei Oliveira

Coord. MateriaisClério Bezerra

Analista de NegóciosAnalista

FSW

Analista

DBA

Coord. ControladoriaEdnei Mauritz

Coord. TécnicoClaudinei Ferreira

Analista de Negócios

Comitê de GestãoValter Gonçalves

Fernando VACCARI

Gerente de ProjetosAugusto Chaves

Mauricio Rodrigues

Líderes de Processo

Usuários Chave

Equipe Técnica

Usuários Finais

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

Comitê de Gestão

Gerente de Projeto

Líder de Processo

Participar das

reuniões de definição

Validar a evolução

do projeto

Aprovar / Reprovar

alterações de escopo

Atestar o andamento do

projeto através de

reuniões periódicas

Tomar decisões

Realizar reuniões de

planejamento e

acompanhamento

Definir a equipe de trabalho

Garantir o comprometimento

da equipe do projeto

Analisar e Estimar

alterações de escopo

Acompanhar indicadores e

status do projeto

Comunicar e divulgar

informações do projeto

Validar modelo de negócio

e desenvolver alternativa

de solução

Liderar e garantir o

comprometimento da

equipe do projeto

Participar das

reuniões de elaboração e

definição dos processos

Validar regras e planos

gerais

Acompanhar indicadores e

objetivos do projeto

Avaliar solicitações de

mudanças

Participar das reuniões de

definição e Implantação

Identificar e apontar

situações para uma melhor

execução de atividades

Completar os registros

(Base de Dados) e replicar

os treinamentos

realizados.

Realizar validações

necessárias

Ser multiplicador do

conhecimento

Usuário Chave

DINÂMICA DE COMUNICAÇÃO

Comunicação Objetivo

Estruturação da

Agenda de

Reuniões

Disponibilização da

Agenda

Acompanhamento

das Reuniões

– Envio da agenda para os usuários chave

– Esclarecimento de dúvidas

– Ajuste em possíveis alterações

– Alocação dos usuários adequados para a realização da atividade

– Acompanhamento da realização das reuniões

– Definição das reuniões e objetivos

– Definição dos usuários-chave para as reuniõesGerentes do Projeto

TOTVS / GJP

Responsável

Consultores Líderes de frente TOTVS

+

Gerentes do Projeto TOTVS / GJP

Gerente do Projeto GJP

ACOMPANHAMENTO DO PROJETO

Reunião de Status

do Projeto

Reunião de Comitê

Executivo

– Acompanhamento do Cronograma

– Acompanhamento do Escopo / Entregas

– Acompanhamento do Riscos do Projeto

– Acompanhamento da Participação dos Usuários

– Acompanhamento da Estratégia do Projeto

– Acompanhamento do Cronograma

– Acompanhamento dos Riscos do Projeto

– Pontos de Atenção e Tomada de decisão

Calendário (Primeiras reuniões)A Definir

Calendário (Primeiras reuniões)A Definir



Comunicação ObjetivoResponsável

FATORES CRÍTICAS DE SUCESSO

O SUCESSO DO PROJETO DEPENDE DE FATORES QUE ENVOLVEM FERRAMENTAS, PROCESSOS E PRINCIPALMENTE PESSOAS.

� Forte compromisso da GJP e da TOTVS com o sucesso do Projeto.

� Patrocínio dos Executivos da GJP

� Conscientização das pessoas envolvidas no Projeto.

� Alinhamento ao Negócio

� Comunicação

� Envolvimento de pessoas adequadamente capacitadas, com entendimento dos

processos

� Cumprimento das agendas de reuniões do projeto

GOVERNANÇA DE AMBIENTES

OBJETIVOS

� Assegurar que os métodos e procedimentos padronizados sejam utilizados para

aplicação eficiente e imediata de todas as alterações;

� Rastrear toda as configurações e serviços afetados pelas alterações.;

� Reduzir o risco de retrabalho;

� Proporcionar canais de comunicação claros para equilibrar e priorizar as alterações;

� Definir papéis e responsabilidades e identificar os contatos adequados;

� Promover a comunicação de status.

AMBIENTES

TESTE

Parametrização do sistema padrão

(de acordo com MIT043)

Capacitação Usuários

Cadastros Básicos

Testes Unitários (parametrizações)

HOMOLOGAÇÃO

Replicação da parametrização do

sistema padrão

Execução das Migrações

(cargas)

Cadastros

Cadastramento manual

Homologação dos cadastros e

migrações

Replicação e homologação das

customizações

Testes Integrados

PRODUÇÃO

Replicação da parametrização

homologada

Migrações homologadas

Cadastros oficiais homologados

Replicação das customizações

homologadas

Desenvolvimento das

Customizações e Integrações

DESENVOLVIMENTO

FLUXO DE ATUALIZAÇÃO

Entradas

Abrir solicitação de alteração de ambiente, com os respectivos arquivos

Detalhes e histórico da mudança solicitada

(CONTROLE DE MANUTENÇÃO)

Receber notificação de

abertura

Necessidade de aplicação de Patch, Updates, Binário, Dicionário e RPO e fontes específicos

Gestor AmbienteConsultor Funcional

Analisar solicitação e

planejar data para execução

Executar solicitação

Produtos

Procedimento e detalhes da alteração

(BOLETIM DE ATUALIZAÇÃO)

Solicitação Finalizada


Analistas TOTVS

� Atualização de Binário. Dicionário de Dados, RPO, Patch, Help de Campo e Menu

de Módulo;

� Aplicação de Patch via TDS e Update de Programa;

� Configuração do dicionário de dados;

� Desenvolvimento das customizações;


Configurador TOTVS

� Atualização de Binário. Dicionário de Dados, RPO, Patch, Help de Campo e Menu de

Módulo;


� Administração de Perfil e Acessos (Fase Construção) ;

� Configuração do dicionário de dados;

� Criação das empresas e filiais.

Consultores Funcionais

� Configuração do ambiente via configurador;

� Execução dos testes unitários (pré validação)

� Validação de rotinas padrões e especificas com os usuários chave;

� Abertura de Chamados;

� Registro e documentação das mudanças no ambiente “Desenvolvimento”

Usuários Chave

� Validar as funcionalidades conforme os processos desenhados e as regras de

negócio

� Executar os testes unitários com os consultores funcionais

� Realizar o saneamento dos dados de acordo com o planejamento do projeto

� Realizar os cadastros básicos elencados para o projeto


Configurador TOTVS

� Atualização de Binário. Dicionário de Dados, RPO, Patch, Help de Campo e Menu de

Módulo;


� Aplicação dos boletins de atualização (manipulação do configurador e dicionário de

dados);

� Execução das cargas de migração.

� Acompanhamento da homologação das customizações com os usuários chave;

� Acompanhamento da homologação dos cadastros (manuais ou migrados);

� Abertura de Chamados;

� Registro e documentação das mudanças no ambiente “Desenvolvimento” (boletins de

atualização)

Consultores Funcionais

Usuários Chave

� Validar as funcionalidades conforme os processos desenhados e as regras de

negócio;

� Homologar as customizações;

� Executar os testes integrados com os consultores funcionais;

� Validar os cadastros manuais e as migrações.

� Acompanhamento das atualizações de ambientes, para passagem de conhecimento

� Administração dos Perfis de Acessos.

TI GJP


SUPORTE GJP

� Aplicação dos boletins de atualização (manipulação do configurador e dicionário de

dados);

� Instalação das customizações;

� Execução das cargas de migração.

� Administração dos Perfis de Acessos.

TI GJP

PRÓXIMOS PASSOS

PRÓXIMOS PASSOS

Reunião de alinhamento Inicial

ATIVIDADES CONCLUÍDAS

PRÓXIMAS ATIVIDADES

Realizar entrevistas para detalhamento técnico.

Elaboração da documentação de processo (MIT041) e parametrização (MIT043).

Início dos desenvolvimentos e personalizações.

Kick Off do Projeto

Obrigado ;)

ALCINEI OLIVEIRAAR - SERVIÇOS

[email protected]

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