introdução ao contexto dos eventos

8/3/2019 Introduo ao Contexto dos Eventos

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Organizao de Eventos


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Para refletir:

Sempre se ouviro vozes emdiscordncia, expressando oposio

sem alternativa, descobrindo o errado enunca o certo, encontrando a escuridoem toda parte e procurando exercer

influncia, sem aceitarresponsabilidade.(John F. Kennedy)



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Lista de abreviaturas

ABAV -Associao Brasileira de Agncias deViagens

ABBTUR- Associao Brasileira de Bacharis emTurismo

ABEOC Associao Brasileira das Empresas deEventos

ABRACEFF -Associao Brasileira de centros deConvenes, Exposies e Feiras



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IACVB Internacional Associatino of Convention andVisitors Bureau

ICCAInternacional Congress and ConvetionAssociation

NOWEASociedade Noroeste Alem de Exposies PCMAProfessional Convention Management

Association

AIPC Assciation Iternationale des Palis de Congres



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SPCVB So Paulo Covention and Visitors Bureau

UBRAFE Unio Brasileira dos Promotores deFeiras

UFI Unio de Feiras Internacionais



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Atualmente, o evento, em funo dos objetivosfixados, do grande nmero de pessoas que envolve

e das diversas expectativas e necessidades que estas

pessoas apresentam, tornou-se uma importanteatividade econmica e social, que deve ser tratada deforma profissional. Isto , para o sucesso da atividade

imprescindvel que associao e/ou empresa

promotora do evento contrate os serviosde um organizador de eventos.



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Assim, para maior segurana e eficincia na

prestao dos servios, aconselhvel queseja contratada uma empresa organizadora

de eventos.

Para contratao da empresa organizadorade eventos, recomendvel abertura de umprocesso de licitao e/ou concorrncia em

que estaro previstos os critrios erequisitos necessrios para participao.



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Definida a empresa

organizadora de eventos, esta, emconjunto com a associao e/ou empresa

promotora do evento, ir estabelecer os

procedimentos e tcnicas do planejamentoe organizao do evento. Os termos

acordados entre as partes devero ser

firmados mediante contrato de prestao deservio.



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Aps esses passos iniciais, o evento

realmente comea a ser planejado eorganizado, culminando na sua

realizao.



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Evento um instrumento institucional epromocional, utilizado na comunicao

dirigida, com finalidade de criar conceito eestabelecer a imagem de organizaes,

produtos, servios, idias e pessoas, por

meio de um acontecimento previamenteplanejado, a ocorrer em um nico espao de

tempo com aproximao entre os

participantes, quer seja fsica, quer seja pormeio de recursos da tecnologia.

(G.M. F)



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Anterior ao surgimento da palavraturismo, os homens haviam descoberto

que existia um grande espao no seuentorno e que nele poderiam deslocar-

se pelos mais diversos motivos.

As origens dos primeiros eventos



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Os primeiros registros que

identificaram esses deslocamentos,que podemos considerar como origensdo turismo, mais especificamente do

turismo de ventos, foram os jogosolmpicos da Era Antiga,datados de

776 a.C.



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Outro tipo de acontecimentoidentificado na antiguidade

foram as festas Saturnlias,institudas em 500 a.C. , das

quais derivam o carnaval.



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Evoluo dos eventos:os eventos religiosos e os eventos comerciais

Esse tipo de evento acontecia na Grcia de

quatro em quatro anos e possua carterreligioso. No perodo em que estavam

ocorrendo os jogos, estabelecia-se uma trgua

e nenhum tipo de combate era travado.



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O primeiro evento realizado, denominadocongresso, aconteceu em 377 a.C., em

Corinto, este congresso reuniu todos osdelegados das cidades gregas, que elegeramFelipe o generalssimo da Grcia nas lutas

contra Prsia.



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A civilizao antiga deixou deherana para o turismo e para oturismo de eventos o esprito de

hospitalidade, a infra-estrutura de

acesso e os primeiros espaos deeventos.



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Eventos religiosos

Os principais ConcliosRepresentaes teatrais

Eventos comerciais As feiras comerciais



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Os principais concliosO primeiro conclio registrado nessa poca foi oConclio de Elvira. Aconteceu em 300 d.C., foi

convocado por so Gregrio e tinha por missoevangelizar a Armnia. Em 325, o imperadorConstantino convocou os bispos de todas as partes domundo romano para a primeira assemblia de uma

srie de vinte e uma.



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Essa reunio denominou-se Conclio deNicia e visava resolver problemas que

estavam ocorrendo dentro da religio. Oevento aconteceu Na sia Menor, e tinhapor objetivo defender a unidade religiosa

como fator de fora poltica. Em 381 em quese firmou o dogma da santssima trindade.Em 431, o Conclio de feso, que marcou o

inicio da grande ciso da Igreja crist, omonofisismo.



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O VI Conclio de Latro em queInocncio II foi Bispo Universal ereuniu um dos mais importantesconclios ecumnicos que jamais

havia sido congregado, foi oprimeiro evento em queencontramos registros que

identificam o local onde

aconteceu e tambm o nmero departicipantes.



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Representaes teatrais

Com relao a esse tipo de evento,deve ser ressaltada a manifestao

de teatro medieval, que acontecena cidade alma de

Oberammergan, desde 1634, que a encenao da Paixo de Cristo.



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Eventos religiososPara o Turismo de Eventos, a Idade Mdia foi

bastante significativa, pois praticamente plantouas bases para o desenvolvimento desse tipo deturismo. Foi marcada por uma srie de eventos

religiosos e comerciais, que causaram odeslocamento de um grande nmero de pessoas,

como membros do clero, mercadores e outros.



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Os eventos comerciais

As feiras comerciais eram uma das formas decomrcio mais importantes da Idade Mdia.

Durante o perodo de realizao das feiras, eramconcedidas liberdades e privilgios especiais, tais

como suspenso de hostilidades e das guerras,liberdade para organizar jogos proibidos e outrasliberdades para garantir as trocas, assegurando,

assim, a subsistncia.



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A revoluo industrial operou grandesmudanas na sociedade

transformando a economia manual emmecanizada.

Todas essas mudanas que seprocessaram refletiram tambm nostipos de eventos realizados, causandoo surgimento dos eventos cientficos e

tcnicos.



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Eventos Cientficos e TcnicosSo aqueles promovidos por entidades ligadas aos

ramos das cincias naturais e biolgicas.Conforme suas caractersticas, podem denominar-

se: mesas-redondas, simpsios, seminrios,conferncias, cursos, painis, congressos e outros.Os eventos tcnicos so aqueles realizados porentidades ligadas s cincias exatas e sociais.



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O primeiro congresso cientfico

ocorreu em 1681, em Roma. Foium congresso de Medicina Geral,

que deu incio a eventos de cunho

no religioso. Posteriormentesurgem os eventos tcnicos. O

primeiro deles foi o Congresso de

Viena, que aconteceu em 1815,aps a derrota de Napoleo



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O surgimento do Turismo

e do Turismo de Eventos



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O Turismo e o turismo de eventos como

atividade organizadora surgiram no sculo XIX,quando o ingls Thomas Cook organizou a idade um grupo de pessoas para participar de umcongresso.

Turismo, que teve suas origens nas feirascomerciais da Idade Mdia, tornou-se atividadeorganizadora no sculo XIX. Recebeu

contribuio de outros tipos de evento, comoeventos esportivos, feiras de amostras e,principalmente, das exposies universais.



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Compreendendo o que evento...

Evento significa:Ao do profissional mediante

pesquisa, planejamento,organizao, coordenao,controle e implantao de umprojeto, visando atingir seu pblico alvo com medidas concretas eresultados projetados;



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Conjunto de atividades

profissionais desenvolvidas com oobjetivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos,

apresentao de uma pessoa,empresa ou entidade, visandoestabelecer o seu conceito ou

recuperar a sua imagem;



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Realizao de um atocomemorativo, com finalidade

mercadolgica ou no, visandoapresentar, conquistar ourecuperar o seu pblico-alvo;

Soma de aes previamenteplanejadas com o objetivo de

alcanar resultados definidosperante seu pblico-alvo;



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O evento utiliza recursos orais(discursos, debates, explanaes),

escritos (anais, programas, folders),

auxiliares (audiovisuais) eaproximativos com objetivo de atingir

resultados almejados pelas

organizaes.



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Diferenciao entre evento, cerimniae solenidade.

Cerimnia: sinnimo de evento

Solenidade: um evento, no qual apompa a caracterstica; sessosolene.



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O que um evento?Um evento pode ser definido comoacontecimento que tem:

Um momento definido para comearUm tempo de durao estabelecido e

um ou mais objetivos a serematingidos.



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Podemos classificar os eventos

Quanto sua natureza

Esportivo Competio,apresentao.

Cultural-Teatro (Apresentao)Concurso, Festival, Mostra).



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Poltico- Apresentao,

comemorao, lanamento. Empresarial - Palestras,

Seminrios, Cursos, Oficinas,Encontros Profissionais,Congressos, Convenes.



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Quanto ao universo de participantes

Fechados (Quando todos osparticipantes devem fazer parte de

um determinado grupo especfico-funcionrios de uma mesmaempresa ou grupo empresarial,

profissionais de um mesmosegmento, scios de umadeterminada entidade...)



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Abertos

(quando os participantes

no precisam preenchernenhum pr-requisitopara participar, a no ser

fazer a inscrio).



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Quanto ao custo de inscrio (para oparticipante)

As pessoas que participam de um eventoo fazem por interesse prprio, por

oportunidade ou por preciso. Seja comofor, haver sempre um custo (de tempo, deenergia ou de dinheiro) envolvido nainscrio para o evento. A participao de

uma pessoa pode, dessa maneira, serclassificada em:



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Participao gratuita e compulsria (quando oparticipante no tem escolha. Ele obrigado

pelas circunstncias, a participar do evento.).

Participao gratuita e livre -neste caso, existe,quase sempre, algum interesse por parte dopromotor ou dos patrocinadores.

Participao paga e livre -quando a inscrio

para o evento tem um custo para o participanteque far desembolso por conta prpria.



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Quanto abrangncia geogrfica

Local (quando os participantes so da mesma cidade)

Regional (quando os participantes so da mesma cidadeou de cidades prximas).

Estadual (quando os participantes so de varias cidades deoutras regies do mesmo estado).

Nacional (quando os participantes so provenientes devarias cidades de outros estados do pas).

Internacional (quando os participantes so provenientes

de vrios outros pases do mundo)Organizao de Eventos


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Quanto ao tamanho

O tamanho de um evento definido

pela quantidade de pessoas

pela sua abrangncia geogrfica e;

pela quantidade de recursos envolvidos.



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Pequeno evento - nmero departicipantes inferiores a 250 pessoas.

abrangncia local ou regional,

recursos envolvidos na ordem de US$10.000.



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Mdio Evento -nmero de participantesentre 250 e 1000 pessoas.

Abrangncia estadual ou nacional.

recursos envolvidos na ordem de US$

100.000.



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Grande eventonmero departicipantes entre 1000 e 10.000

pessoas.

abrangncia estadual ou nacional.

recursos envolvidos na ordem deUS$ 500.000.



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Super Evento - nmero de participantes entre10.000 e 100.000 pessoas.

abrangncia nacional ou internacional.

recursos envolvidos na ordem de US$ 1.000.000.

Mega evento -nmero de participantes acima de100.000 pessoas.

abrangncia internacional.

recursos envolvidos na ordem de milhes dedlares.



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Evento especial quando essas

condies no so presentes ousimultneas, mas o evento reveste-se

de uma importncia reconhecida,

devido aos seus participantes ou asconseqncias decorrentes de seusresultados. Exemplo. Reunio G7.



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Oque se pode tirar de um evento?

Devemos extrair de um evento muitomais coisas do que os benefcios

contidos nos seus objetivosprincipais:



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Alguns exemplos de coisas quepodem ser feitas para extrair um

algo mais dos eventos:

Vendas de livros

Lanamento ou divulgao deoutros produtos

Merchandising de mercadorias ouservios



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Uso do espao fsico para fixao de

material de divulgao (cartazes,banners, faixas).

Utilizao do pblico presente paraexecuo de uma pesquisa de marketing



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O que afinal um evento empresarial?

todo evento que envolve profissionais, comobjetivos de aprimoramento tcnico ougerencial.

Um evento empresarial se caracteriza por seupblico alvo (empresrios ou seus prepostos,profissionais liberais ou autnomos,estudantes de reas profissionalizantes) e

pelos temas centrais (desenvolvimentoprofissional, aquisio de informaes...).



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Alguns objetivos possveis em um eventoempresarial:

Obter resultado financeiro com a venda das inscries,

cotas de patrocnios, produtos direta ou indiretamenteligados ao evento (livros, roupas, alimentao e bebidas

e at mesmo, ingressos para outros eventos). Lanar ou apresentar novos produtos ao mercado;

Divulgar a marca da organizao promotora;

Revelar novos talentos;

Disseminar um conhecimento, estimular a pratica deuma determinada atividade.


Caractersticas dos eventos


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Caractersticas dos eventosassociativos e corporativos

Eventos Associativos Ligados a reas de interesse,

como: cientfica, tcnica,comercial, profissional eoutras

Participao voluntria Nmero maior de

participantes, porm semnenhuma garantia depresena;

Recursos econmicos iniciaisescassos. Reunies anuais.

Eventos coorporativos Referem-se s reas de alta

gerncia, vendas, acionistas,produo etc

Comparecimento obrigatrio Nmero menor de

participantes, porm compresena garantida;

Evento financiado por recursoseconmicos preestabelecidos

pela empresa



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A estrutura jurdica das organizaes

promotoras de eventos

ASSOCIAO EMPRESA

Estrutura jurdica daassociao

Organograma e estruturaadministrativa

Objetivos fundamentais daassociao

Objeto social e tipo negcio

Nmero de associados daentidade

Polticas e normas da empresa

ASPECTOS DIFERENCIAIS DA ESTRUTURA JURDICA



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Distribuio geogrfica dosassociados

Distribuio geogrfica dassucursais, agentes

representantes, distribuidores e

outrosRecursos econmicos, materiaistcnicos e humanos no estodisponveis para realizao do

evento

Recursos econmicos, tcnicose humanos disponveis para a

realizao do evento

Caractersticas econmicas,culturais, sociais e outras dos

associados



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O que DIREITO DE ARENA?

O dono de um evento o promotor. Ele adquire,mediante contratos especficos, os direitos de

uso e de espao fsico e de utilizao do nome edas imagens dos protagonistas. Qualquer outrapessoa ou organizao que queira fazer uso de

uma dessas coisas precisa negociar com o

promotor.Esse o direito de arena.



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Marketing de Eventos

Chamamos deMix de marketing aoconjunto de elementos ou variveis

que interferem direta ou INDIRETAMENTEna relao de uma organizao com oseu mercado.

Cada evento afetado mais ou menospelos seguintes elementos:


A i id d d T


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Atratividade do Tema

Data/ Horrio

Local

Reputao do protagonista (ou dos protagonistas)

Preo final para o participante

Diferena do preo final e preo com desconto

Facilidade/ Dificuldade para inscrio



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Tempo para inscrio antecipada

Reputao do Promotor, do Patrocinadore do Apoiador.

Qualidade e quantidade do material dedivulgao

Mdia escolhida para divulgao

Cronograma de divulgao

Qualidade e quantidade de eventosacessrios


f l d


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O profissional de eventos

Promover eventos uma arte. Exigeesforo, energia, disciplina, dedicaoe ainda sintonia entre os

organizadores e o pblico para quetudo saia perfeito.



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Muitos falam sobre um promotor deeventos como profissional de

eventos. Mas essa uma atividade eno uma profisso.

Para se tornar um organizador de

eventos necessrio se tornar umespecialista em pblicos, conhecero pblico da organizao. Essa a

base necessria para o organizadorde eventos.



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Quem Quem na promoo de um Evento?

A ficha tcnica de um evento pode serresumida em uma nica linha, quando

uma nica pessoa faz tudo acontecer. Essa

condio, no entanto, no a maiscomum. A organizao de qualquer

evento, mesmo os menores, conta com a

participao e o trabalho de mais de umapessoa. Normalmente, muita gente.


Algumas funes importantes que


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Algumas funes importantes que

podemos relacionar:

Idealizador

A concepo do evento e o seu planejamento inicialcaracterizam o idealizador. De uma forma simplificada,

podemos dizer que o idealizador aquele que apresenta oPROJETO do evento. No apenas quem tem a idia, mas apessoa ou a entidade que formata a idia, filtrandoabsurdos e descrevendo pblico alvo, objetivos, previso de

custos, previso de resultados, benefcios para ospromotores, para os patrocinadores e para os participantes;



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Promotor

O promotor do evento a pessoa ouentidade que compra a idia do

idealizador. E assume, da para frente,todos os riscos e todos os benefcios. Opromotor pode, e at comum queacontea, dividir esses riscos e benefcios

com outras entidades, mas,intrinsecamente, o risco todo dele.



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O promotor o dono do evento. apessoa ou a entidade que toma as

decises fundamentais. a pessoaou entidade que responde,financeira e juridicamente pelos

resultados ou conseqncias doevento.



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Organizador

Organizar um evento consisteem dar forma aos

acontecimentos. Fazer umadefinio no que diz respeitoao quanto, como e por quem

devem ser feitas.



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Ao Organizador do eventocabe o trabalho de dar

detalhamento ao projeto doevento.



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ProdutorAproduo do evento responsvel pelaexecuo daquilo que ficou definido peloorganizador. o produtor (ou a entidaderesponsvel pela produo)que toma as

providncias, faz compras, contrataservios, enfim, materializa o evento,naquilo que diz respeito estrutura

fsica.



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O produtor , em ltima anlise,o responsvel pela

materializao do evento.



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PatrocinadorO patrocnio se caracteriza pela comprado direito de veiculao de um produto, de

uma marca ou de uma idia, associado realizao de um determinado grupo. Opagamento feito em dinheiro, cujopromotor utiliza da maneira que acharconveniente.



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Apoiador

O apoio freqentemente confundidocom patrocnio. Ambos, Apoiador ePatrocinador contribuem para que oevento seja realizado, mas existe umadiferena importante: o patrocinadorcontribui em dinheiro, que o promotor

usa como bem entender. J o apoiadorcontribui com produtos (mercadorias eservios) que sejam utilizados no evento.



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Por exemplo, uma companhia area podeapoiar um evento fornecendo passagens

para os protagonistas (palestrantes,convidados...) ou patrocinar o mesmoevento, pagando em dinheiro que ser

utilizado onde e como o promotor

considerar mais interessantes.


O resultado para a pessoa que apia ou


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O resultado, para a pessoa que apia oupatrocina um evento muito semelhante.

Para o Promotor do Evento, no entanto adiferena muito importante: enquanto oapoio viabiliza a realizao daquele eventoem especial, o patrocnio viabiliza arealizao de tudo o que o Promotor faz,inclusive outros projetos, porque umacontribuio mais ampla e pode ser

considerado como um resultado financeirodo evento.



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Como atingir sucesso numa

empresa de eventosPalestra/ convidado

Organizao de equipe/ divisode tarefas



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Por tipos

Eventos baseados nas reunies dialogais

Brainstorming (sesso de criatividade) -Tcnica de reunio, com objetivo de se

atingir um resultado por meio dediscusses das idias dos participantes,com liberdade de imaginao e

criatividade. Muito utilizada nasagncias de publicidade.



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Conferncia

Apresentao de um tema informativo,tcnico ou cientfico por uma autoridade em

determinado assunto, para um grandenmero de pessoas, platia. Ela maisformal que a palestra. A durao ideal deno mximo uma hora e meia. E deve-se

dividir o tempo em apresentao e sesso deperguntas e respostas.


CONFERNCIA


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Palestra- apresentao de um tema

pr-determinado a um grupo pequeno,que j possui informao sobre oassunto. menos formal que a

conferncia.

Conclave evento de carter religioso em que sodiscutidos temas de ordem tica e moral.



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ColquioApresentado por um profissional de

renome e tem como objetivo oesclarecimento de um tema ou atomada de uma deciso. maisutilizado em classes especficas.

Semelhante conferncia.


PALESTRA


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PALESTRA



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Videoconferncia ou Teleconferncia

Apresentao de um tema a grupos de pessoas,que tem interesse sobre o assunto, estando ele

dispostos em espaos diferentes e distantes. Soutilizados recursos audiovisuais e eletrnicos.

Workshop - uma palestra divida em

partes terica e prtica.



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Seminrio uma discusso de um temaproposto, do qual se estuda todo o seu

aspecto, pesquisados por grupos e

apresentados por representantes, nohavendo tomada de deciso. A durao doseminrio de um dia inteiro; se realizado

em mais de um dia jornada.



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Simpsio Apresentao de um tema geral degrande interesse, que dividido em subtemas, porespecialistas de renome, sendo seu objetivo final o

intercmbio de informaes, com tomada de

deciso. Os trabalhos so resumidos e compiladosem anais, e entregues aos participantes ao final doevento. A durao do simpsio , em mdia, de trs

dias.



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Congresso Reunio formal e peridica depessoas, pertencentes a grupos profissionaiscom o mesmo interesse, objetivando estudar,debater e chegar a concluses sobre um tema

geral, que exposto em subtemas. Asapresentaes, trabalhos e propostas soregidos em um documento nico e entreguesaos congressistas juntamente com as

concluses do evento. Tem durao de cincodias, realizado anual ou bienalmente.


CONGRESSO


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E R i d d i


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Encontro-Reunio de pessoas de uma mesma categoriaprofissional para debater temas polmicos,apresentados por representantes dos grupos

participantes. As caractersticas do encontro sosemelhantes s do congresso, porm com menorabrangncia de pblico e menor perodo de durao deum a trs dias.

Conveno Evento interno de uma organizao,empresa, entidade ou partido objetivando otreinamento, reciclagem, avaliao, troca deexperincias entre os participantes. So utilizados

vrios tipos de reunies na conveno. Geralmenteocorre anualmente e dura de trs a cinco dias.



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Semana-Acontecimento realizado com

sete dias de durao nos segmentosacadmico e empresarial.

Debate- Discusso entre duas pessoasdefendendo o seu ponto de vista,geralmente antagnico e polmico. Pode

ser aberto ao pblico ou transmitido porveculos da mdia.


Mesa-redonda Debate com quatro a oito


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pessoas, sentadas em semicrculo, sobre umassunto polmico, controvertido e de interesse,

tendo cada debatedor dez minutos para suaapresentao inicial. A mesa-redonda pode seraberta ou fechada.

Painel- Evento caracterizado por um quadro deapresentaes, no qual o orador principal e atquatro painelistas explanam sua viso sobre um

tema determinado. Ele dividido em duaspartes distintas:


Primeira parte: apresentao do tema


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Primeira parte: apresentao do temaindividualmente, obedecendo s regras daconferencia.

Segunda parte: debate entre os painelistasentre si e repostas platia.

Frum- Evento caracterizado pela troca deinformaes e debate de idias, com a

presena de grandes audincias. Objetiva aparticipao da platia, sempre numerosa.


E i l i i d l


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Entrevista coletiva- evento caracterizado pela presenade um especialista em determinado assunto ourepresentante de uma organizao que ser questionadosobre tema de seu conhecimento. Os questionadores soformados pela imprensa. Se houver somente umquestionador, a entrevista ser exclusiva.

Curso evento educativo onde se apresenta um temaespecfico, objetivando o conhecimento, treinamento oureciclagem dos participantes, que no deve ultrapassar35 pessoas. A durao do curso depende de vrios

fatores, variando entre mnimo de oito horas e mximode doze meses.


Exposio exibio pblica de


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Exposio exibio pblica deproduo artstica, industrial,tcnica e cientfica.

Feira exibio pblica com o

objetivo de venda direta ouindireta, constituda de vrios

estandes.


FEIRA


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Aulas 21 e 22


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Aulas 21 e 22Eventos baseados nas reunies

coloquiais sociais

Brunch Um caf da manh-almoo,

servido em estilo buffet, realizado das10 s 14 horas. um tipo de encontromuito indicado para reunies

empresarias no perodo da manh.


Coffe-break o tradicional lanche que tanto


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Coffe break o tradicional lanche que tantopode ocorrer pela manh como a tarde no

intervalo dos eventos. Serve-se me mesadecorada e estrategicamente colocada.

Coquetel- uma reunio de pessoas paraconfraternizao de um acontecimento.

Salgadinhos e bebidas diversas so cardpiodo coquetel party; acrescentando um pratoquente temos o coquetel souper e em estiloamericano, o coquetel buffet. O vin dhonneur

o coquetel servido por diplomatas emcomemorao data nacional de seu pas.


Happy hour Evento caracterizado por


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ppy pum drinque ao fim da tarde 17:30 s

19:00 - em bares, galerias, restaurantes.

Caf da manh Trata-se do tradicional

caf da manh oferecido em encontrosprofissionais. Deve ser servido embuffet, durando 45 minutos e noatrapalhando a dinmica dos trabalhos.



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Almoo network Almoo reunio onde se

discute a pauta durante o aperitivo e utiliza-sedo restante do tempo para fechamento doassunto.

Jantar O jantar mais formal que o almoo,com planejamento e cerimoniais adequados ocasio. Os tipos de servio mais habituais no

Brasil so o servio francesa, o servio inglesa e o servio americano (buffet).



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Eventos competitivos

Concurso Evento competitivo que seadapta a vrias reas de interesse:artstica, cultural, cientfica. Possuium regulamento.

Torneio-Evento esportivo competitivoe de grande complexidade naorganizao. Dever seguir o

regulamento especfico a modalidadeesportiva escolhida.



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Eventos demonstrativos ou expositivos

Excurso Formao de grupos depessoas, com objetivo de viagem para

conhecimento cultural ou de lazer emlugares diferentes. Recomenda-se acontratao de uma agnciaespecializada no setor.



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Show-Apresentao ao pblico-alvo deentretenimento, com fim cultural ou

no, baseado na msica, teatro ououtra modalidade. Os shows incluem-se em qualquer uma das categorias eauxilia na alavancagem das campanhas.



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Festival- Festa de variedades, com

diferentes apresentaes sobre o tema doevento ao pblico-alvo.

Desfile- a apresentao e lanamento

de produtos, geralmente ligados moda,com utilizao de modelos e manequins.A sua durao no deve ultrapassar uma

hora e meia.


CONCURSO OU DESFILE


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Desfile cvico Os desfiles cvicos tm


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Desfile cvico Os desfiles cvicos tmsua organizao regulamentada por

meio de normas e regulamentosdefinidos pelo cerimonial de cadainstituio.

Manh/ Tarde/ Noite de Autgrafos Lanamento de uma obra literria,

objetivando a venda e divulgao para opblico segmentado e com a presenado autor para autograf-la.



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Inaugurao Apresentao ao pblico-

alvo da organizao de suas novasinstalaes ou unidades, com umcerimonial especfico, com

descerramento de placa ou desenlace defita inaugural.

Pedra fundamental Cerimnia que

assinala o incio de uma obra, utilizadacomo estratgia para divulgao eregistro para posteridade.



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Visitas empresariais-Apresentao da

empresa a pblico segmentado, em diaespecfico, atravs de visitao. Existemdois tipos de visitao:

Open day ou poltica de portas abertasVisita de grupos de interesse da

empresa.

Visitas especiais: misses oficiais, visitasestrangeiras, comitivas, autoridades epersonalidades.



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Evento lanado recentemente no

Brasil, como uma alternativa parafeiras.O showcasing insere oShowcasing conceito de vitrine

interativa. Os produtos ou serviosso expostos em vitrines fechadas, eos participantes no tem nenhum

contato direto com os expositores.


Roadshow consiste na demonstrao


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Roads ow co s ste a de o st aoitinerante, montada sobre um nibus ou

carreta, que se desloca para reasgeoeconmicas de determinado pas ouestado.

Megaevento evento de lazer e turismoem larga escala, como os Jogos olmpicos

ou as feiras mundiais.



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Organizao e planejamento de tcnicas de eventos


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Planejamento

O planejamento fator fundamental aodesenvolvimento de qualquer atividade, e demodo especial, para a organizao de eventos.

Levando-se em conta a deciso poltica daorganizao em realizar o evento, trselementos so determinantes ao seuplanejamento:


1. Objetivos

o que se pretende alcanar com o evento


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o que se pretende alcanar com o evento.Estabelecido o objetivo, sero definidos os

pblicos-alvos e as estratgias.2. Pblicos

So aqueles que se pretendem atingir com a

realizao dos eventos.A identificao dos pblicos, ver grfico 1,mostra o universo de pblicos para qualquerorganizao, que poder variar em nmero de

acordo com a magnitude do eventoprogramado.


CE

DIRETORES

FU


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EMPRESA

EVENTO

PBLICOMISTO

PBLICO

INTERNO

PBLICO EXTERNO

FORNECE

DORES

FUNCION

RIOS

FAMILIA

RES

COMUNIDADEFINACEIRA

COMUNIDADE

GERAL

IMPRENSA

GOVERN

O

CONCORRENTES

SIND

ICATOS



120/190

Al d fi i


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Alocao de recursos financeiros

O evento deve ser planejado para a suaotimizao com recursos, humanos,

materiais e financeiros. Assim, aorganizao depois de definida a polticaestratgica ou institucional do evento,

dever dispor dos meios necessrios aoempreendimento.


O processo de captao de eventos


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A captao de eventos pode serrealizada pelo poder pblico,iniciativa privada e Convention &

Visitors Bureau CVB.Este processo bastante complexo e

divide-se em trs etapas distintas:

preparao da captao, captao eps-captao.


Captao de eventos internacionais


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Captao de eventos internacionais

Preparao da captaoA equipe da captao do CBV far um levantamento

dos eventos internacionais (congressos, seminrios,simpsios e outros).

Essas informaes so coletadas em varias fontes,tais como: International Congress and ConvetionAssociation ICCA,



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International Association ofconvention & Visitors Bureau

IACVB, associaes de classe ecalendrios do trade turstico(companhias areas, centro de

convenes, hotis), entre outras.



125/190

A principal fonte utilizada a ICCA,uma organizao que possui

membros em quase todos os pases,fornecendo a estes, em carterexclusivo, todas as referncias sobre

os congressos mundiais.


Para efetuar a seleo de Eventos que t d i d CBV


126/190

sero captados, a equipe do CBV

procede da seguinte forma:analisa o histrico do rodzio do

evento em termos de cidade, pas-

sede e datas;verifica as estimativas do nmero

de participantes e acompanhantes,face infra-estrutura da cidade;


verifica se a associao constituda no pas et b i i


127/190

quantos membros possui; se a associaonacional est filiada entidade internacional e ,ainda, se h brasileiros na diretoria da entidadeinternacional;

contatada a entidade de classe nacional oumembro nacional associado entidadeinternacional;

procura motivar aentidade/associao/presidente/membros doBrasil a liderar o processo de captao.


A captao


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A captao

A captao pode ocorrer durante o evento dacategoria que antecede quele que se objetiva

captar. Nos casos de eventos mundiais, aantecedncia costuma ser de, no mnimo,trs anos(h casos de captaes ocorreremat dez anos antes). Nos eventos pan-americanos e latino-americanos, aantecedncia menor.


Os veculos de comunicao utilizados

nessa apresentao so:


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nessa apresentao so:

Folders;

Vdeo;

Revista especializada (showcase);Microcomputador (CD-ROM);

Outros.



130/190

Ps-captao

Primeiramente, a entidade promotorair selecionar e contratar uma empresa

organizadora de eventos, que ficarresponsvel pela organizao eoperacionalizao do evento.


Captao de Eventos Nacionais


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Captao de Eventos Nacionais

A captao de eventos nacionaisacontece nos mesmos moldes

que a dos eventosinternacionais, apresentandodiferenas em apenas algumas

de suas etapas.


P d t


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Preparao da captao

Na preparao da captao, alm dapesquisa nas diversas fontes, comocompanhias areas, ABRACCEF,

calendrios de eventos de rgos oficiaisde turismo do Estado, as associaes e osorganismos oficiais procuram o CVB,

solicitando ajuda e orientaes paraapresentar a candidatura do seu Estado.


A captao


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A captao dos eventos nacionais ocorreexatamente do mesmo modo que nos eventosinternacionais, como foi apresentadoanteriormente, mas diferencia-se no que serefere aos veculos de comunicao utilizadosdurante a apresentao.

As mdias so as mesmas, s que a utilizao de

outros veculos tambm muito freqente nacaptao de eventos nacionais.



134/190

Ps-captaoA ps-captao desencadeia o

processo de organizao do

evento, que ocorre de formasemelhante ao processo dos

eventos internacionais.


A contratao da empresa organizadora de eventos


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A grande maioria dos eventos que sorealizados atualmente exige a contrataode uma empresa organizadora de ventos

para agilizar o processo de planejamento.Nenhuma associao e/ou empresapromotora pode prescindir da contratao

de uma empresa para cuidar de todos osprocedimentos referentes organizao doevento.



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Definio do Local A definio dolocal depende diretamente do tipo doevento a se realizar.

Definio de data e hora A escolha dadata e do horrio deve se adequar ao

tipo de evento e a expectativa depblico.


Programao visual


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Programao visual

A programao visual objetiva registro eidentificao do evento. Deve captar a

ateno do pblico por meio de umamensagem clara, direta, limpa, bonita

e agradvel.


TrajeA d fi i d il d


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Aps a definio do estilo do evento

formal ou informal - estabelece-se otraje que ser sugerido aos convidados.Os trajes so divididos em:

Gala e rigor Usado em ocasiesespeciais.



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Homens- casaca, fraque ousmoking.

Mulheres- vestidos longos, sedas etecidos nobres, brilhos, jias,bolsas pequenas e sapatos altos.

Cabelos presos ou semi-presos.


Social Usado em ocasies especiais mas noto solenes quanto s em que se usam trajes de


140/190

to solenes quanto s em que se usam trajes degala e rigor.

Mulheres- tecidos finos, os brilhos podem sersubstitudos por jias. Os sapatos de salto altose bolsas finas.

Homens- terno escuro azul marinho, cinzachumbo, preto - , liso ou risca de giz. Camisasocial clara, gravata discreta, sapatos de cromo

ou pelica.


Passeio completo aquele que se usa atoda hora para vrias ocasies


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toda hora, para vrias ocasies.

Mulheres- tailleur, bolsas e sapatos dequalidade.

Homens- ternos de cor clara cinza, begee azul durante o dia; durante a noite,roupas de cor escura. Tambm serecomenda o blazer ou o palet esporte,

sempre usados com gravata.


Passeio Menos formal que o passeio completo

M lh j t d l id i


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Mulheres- conjuntos de cala comprida, saia e

blusa, vestidos, menos formais que o tailleur. Homens- Mais informal que o passeio completo,

no se usa gravata.

Esporte Utilizado em ocasies descontradas. Tanto para homens e mulheres o momento de

usar calas jeans, brim, bermudas, tnis.


Divulgao


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Divulgao

A divulgao tem duas premissasbsicas:

Informar sobre o evento como um todo;

Criar uma expectativa junto a diversospblicos.

Para que isso ocorra o organizadorpoder dispor dos seguintes materiais:


Estratgia de comunicao e marketing

Meios de comunicao


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Meios de comunicao

Jornais, revistas, rdios e TV

Cartazes

Folhetos

Mala direta

Dilogo



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briefing sobre o evento,programa e regulamento,

material publicitrio,promocional do evento.



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Painis, outdoors e backlightsPress release

InternetBus doors

Mdias alternativasParajet


As fases do processo de planejamento e organizaoso:


147/190

so:

Concepo incorporao da idia;

Pr-evento planejamento e

organizao;Per ou transevento realizao;

Ps-evento avaliao eencerramento;


Concepo


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Reconhecimento das necessidades desse

evento;

Elaborao de alternativas para suprir as suasnecessidades;

identificao dos objetivos especficos;

coleta de informaes sobre os participantes,patrocinadores, entidades e outras instituiesem potencial;


Listagem dos resultados desejados;


149/190

estimativas de exeqibilidade

econmica e tcnica;

estimativas de tempo e recursos

necessrios;estabelecimento de diretrizes;

elaborao dos contornos doprojeto.



150/190

Pr-evento

servios iniciais;

servios de secretaria; detalhamento do projeto;

outras.


Servios iniciais


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Servios iniciais

So as providncias imediatas aps a deciso derealizar o evento:

Identificao de rgos governamentais, entidades e

empresas com interesses voltados execuo dogoverno para fornecer patrocnio, subvenes, doaese outros;

Levantamento de nomes e confirmao de convidados,

conferencistas, autoridades e outros;



152/190

Definio de responsabilidades detodos os profissionais e prestadoresde servios envolvidos nas fases do

pr-evento, per ou transevento e ps-evento;Abertura de conta bancria especial

para o evento (receita e despesa) sob ainteira responsabilidade da empresaorganizadora.


Servios de Secretaria


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Servios de SecretariaAs principais atividades desenvolvidas

so:Preparao da correspondncia

preliminar;Expedio da correspondncia preliminar

para as entidades governamentais,empresas e pessoas que possam colaborarde alguma forma com o evento;


Tomada de preo e confeco dematerial administrativo (papel de


154/190

carta , envelopes, impressos em geral

e outros) necessrios ao evento;Controle e arquivo da

correspondncia recebida e

expedida;Remessa de circulares e cartas

informativas para os participantes

potenciais e outros;


Recebimento, controle e classificao (sobsuperviso da comisso tcnica) dos trabalhos a


155/190

supe v so da co sso tc ca) dos t aba os aserem apresentados, enviados pelos

participantes e convidados;

Recebimento, controle e confirmao dasinscries e adeses (participantes econvidados);

Obteno dos cadastros de pessoas que

podero se inscrever como participantes(mailing list);


Criao e execuo do


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fluxograma de informaes;

Identificao, seleo econtratao de prestadores de

servios necessrios para aorganizao do evento. aconselhvel utilizar servios deempresas especializadas.


Detalhamento do projetodefinio do produto;


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definio do produto;escolha do local;definio da data;

elaborao de temrio ecalendrio;identificao e anlise dos

participantes;


estratgia de comunicao e marketing;


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estratgia de comunicao e marketing;

infra-estrutura de recursos audiovisuais, materiaise servios;

servio de transportes para participantes econvidados;

programao social, cultural e turstica; agncia de viagem e turismo;

recursos financeiros;

cronograma bsico;


D fi i d d t


159/190

Definio do produto

Escolha do local

Definio de dataDefinio de tema e

elaborao de calendrio


Providncias e apoios para um evento de sucesso


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Providncias e apoios para um evento de sucesso

Parte mais complexa do processo depreparao e montagem de um evento,exigindo condies de comando do

profissional responsvel para coordenare controlar todas etapas.

A organizao de um evento depende de:apoio operacional, logstico, de pessoal, eexterno.


Apoio Operacional

toda infra estrutura fsica


161/190

toda infra-estrutura fsica

necessria para atender direta eindireta a realizao do evento.

Espao fsico do local do eventoA definio do espao fsico de umevento est relacionada sua

formatao e montagem. Divide-seem:


Eventos de Plenrio


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Auditrio Para eventos informativos esolenidades, que no necessitam de anotaespor parte dos convidados. A mesa diretora deveser central e as cadeiras em fila ou intercaladas.

Escolar Para eventos informativos equestionadores, que necessitam de anotaespor parte do convidados. As cadeiras devem ser

acompanhadas de mesas ou pranchas. O nmerode participantes se restringe a 40% em relao aoauditrio.


Evento estilo linear


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Para eventos que permitam dilogo e interaoentre os participantes, sem platia. Utilizado emreunies e sesses de comisses tcnicas, emcongressos ou eventos similares. Caracteriza-se

pela montagem e arrumao de vrias mesas, comos participantes sentados, de acordo com oprotocolo do evento.


Eventos abertos


164/190

Para eventos nos quais osparticipantes permaneam de p. Oclculo de capacidade-

espao/participante 1 metroquadrado por pessoa. Pelaformatao do evento, em alguns

casos, o local dever conter mesas deapoio.


Sala vip


165/190

Sala vip

Local destinado a recepcionarautoridades, convidados especiais epalestrantes, pelos organizadores do

evento. Ela deve possuir uma decoraodiscreta, servios e pessoal de apoio,material informativo sobre o evento,

sofs e poltronas e proximidade aolocal.


Sala de imprensa


166/190

Sala de imprensa

Local montado e equipado para atender imprensae fornecer informaes sobre o evento, onde so

feitos as entrevistas e encontros com os jornalistas.

Ela dever estar equipada com mesa de reunio ecadeiras, computadores com impressora,mquinas copiadoras, telefone e fax, material deapoio e informativos sobre o evento e servios de

apoio.


Sala de segurana


167/190

g

Local para servir de apoio aoselementos e servios de segurana do

evento. Poder ser utilizado comoposto policial destacado para cobriro acontecimento. Deve conter mesas

e cadeiras, armrios para guarda dearmamento, telefone, servios derdio e apoio.


S l di b l t i


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Sala mdica ou ambulatria

Os eventos com mais de 100 pessoas, deacordo com a Legislao vigente, devempossuir uma sala mdica ou ambulatrio.

Recomenda-se um contato com aSecretaria de Sade e/ou empresa de sade

para sua montagem.


Cabine de luz som e traduo


169/190

Cabine de luz, som e traduo.

Local para servios de sonorizao, iluminao etraduo do evento. Pela sua generidaderecomenda-se a contratao de empresas

especializadas em cada ramo.Apoio Logstico

formado pelos equipamentos necessrios operacionalizao do evento.


MODELO DE CRONOGRAMAEventoClienteLocalD t / / H i


170/190

Data / / HorrioProfissional responsvel

ATIVIDADES DATA DATA DATA RESPONSVEL OBSERV.INCIO LIMITE FINAL

1.Planejamento2.Programao visual3.Divulgao4.Mailing List5.Organizao6.Instalaes fsicas7.Recursos humanos8.Recursos materiais9.Recursos audiovisuais e equipamentos10.Avaliao


MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS

1.Ttulo2.Entidade e/ou empresa promotora3.Entidade e/ou empresa organizadora4.Cidade sede


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5.Local do evento6.Tema do evento7.Objetivos8.Justificativa9.Pblico alvo e nmero previsto de participantes10.Descrio do evento11.Perodo de realizao do evento e horrio12.Inscries e informaes13.Taxa de inscrio e/ou ingresso14.Recursos necessrios15.1 recursos humanos16.2 recursos materiais (administrativo)17.3 materiais de divulgao18.4 recursos audiovisuais e equipamentos19.5 diversos20.Instalaes21.Servios (transporte, hospedagem, alimentao, sonorizao, decorao e outros)22.Previso oramentria23.1 receitas24.2 despesas25.Cronograma26.Consideraes gerais


MODELO DE CHECKLIST

Evento: semana de turismoLocal: auditrio da Instituio OrganizadoraData: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30Responsvel; Joo Carlos Azevedo

DISCRIMINAO UNIDADE/SETOR RESPONSVEL SITUAO


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DISCRIMINAO UNIDADE/SETOR RESPONSVEL SITUAO

1 reserva do local Coordenao de curso Carla matos Em andamento

2 reunio para montagem dacomisso organizadora dasemana

Coordenao de curso Carla matos Ok

3 distribuio de atividades

para as diversas comisses detrabalho

Coordenao geral do evento Sandra regina Ok

4 definir tema e programa doevento

Comisso organizadora

5

contratar pessoas e/ouprofissional autnomo p/ criaode material de divulgao

Comisso financeira, dedivulgao e marketing

6 buscar patrocnio e apoiocultural

Comisso financeira, dedivulgao e marketing


7 definio do material de

divulgao


8 contratao de grfica p/impresso do material de divulgaoe administrativo



173/190

9

fazer listagem de convidados epalestrantes Secretaria do evento

10 enviar carta convite p/autoridades, palestrantes,diretoriada instituio e demais funcionrios

Secretaria do evento

11 fazer reserva de equipamentosde audiovisual no departamentoresponsvel


12 fazer solicitao de servio decopa (caf,gua, ch) Secretaria do evento

14 fazer folow up dos convidados,autoridades e outros



15 fazer a divulgao na mdia Comisso financeira,de

divulgao e marketing

16 fazer a divulgao do Comisso financeira, divulgao


174/190

evento na instituio e marketing

17 mostrar as pastas dosparticipantes e convidados

Comisso de recepo

18 definio de recepcionistase escala de trabalho

Comisso de recepo

19 verificao e liberao deestacionamento



20 elaborar carta de

agradecimento p/ os palestrantes



175/190

21 providenciar os certificadosdos participantes


22- definir mestre de cerimnia Comisso organizadora

23 treinar as recepcionistas Coordenao geral do evento

25 convocar reunio deavaliao do evento

Coordenao geral do evento

26 elaborar relatrio deavaliao

Coordenao geral


Implantao


176/190

p

a fase final e executiva do evento, na qual a organizao e osprofissionais envolvidos tm a responsabilidade de ter ou nosucesso no evento.

Para a correta implantao, preciso conhecer todas as leis deprotocolo e regras de cerimonial como:

Uso de smbolos Tratamento de precedncia LugaresAtrasosAusncias Representaes de autoridades


Apoio de pessoal


177/190

Apoio de pessoalTrata-se do pessoal necessrio ao evento, quer

seja da organizao quer de uma empresacontratada, ficando de incumbncia da

coordenadoria setorial e pessoal. Tanto os profissionais autnomos como os da

prpria organizao precisam de: coordenao treinamento responsabilidade uniformes


Relao de pessoal necessrio ao evento


178/190

digitador eletricista encanador

fotgrafo garom intrpretejornalista matre manobrista


mestre de cerimnias

motorista

Office boy


179/190

Office boy

Operador para audiovisual Operador de som e luz

Pessoal para servios gerais

Recepcionista

Representante religioso

Secretria

Segurana

Tradutor Outros


O pagamento para contratao direta deve serfeito mediante nota fiscal ou recibo, aps o eventoou como estiver disposto no contrato de prestao


180/190

ou como estiver disposto no contrato de prestao

de servios. Para empresas, devem ser observadasas clusulas contratuais, sendo as mais usuais:

30% no ato da assinatura do contrato30% um ms antes do evento

40% aps o evento, na entrega do

relatrio final.


Em todos os casos, observar a LegislaoTributria de cada atividade, empresa,profissional e tipo de servio.


181/190

p p

Profissionais de destaque em eventos

Recepcionistas

Profissionais encarregadas de recepcionar osparticipantes de um evento e atender organizao, mesa-diretora, palestrante emestre de cerimnias. Deve atuar de forma

sincronizada com o mestre de cerimnias.


Requisitos bsicos para

recepcionistas:


182/190

Aparncia pessoal:Uniformizadas

Maquiagem sbria

Cabelos presos

Postura:

Educao, cordialidade, simpatiaPostura corporal adequada e correta


profissionalismo:competncia no trabalho


183/190

p

treinamentoconhecimento do programa do

eventoconhecimento da pauta do diaconhecimento do local e suas

facilidades.


Mestre de cerimnia


184/190

Mestre de cerimnia O mestre de cerimnias deve preencher certos

requisitos para falar melhor e se apresentar bem.Ele deve possuir:

boa memria

habilidade e agilidade com as palavras

criatividade

entusiasmo

observao sntese


ritmoboa vozvocabulrio


185/190

vocabulrioexpresso corporalnaturalidadeconhecimento sobre o assunto traje adequadojogo de cinturaum bom roteiro script


Manobrista


186/190

O servio de manobrista recomendado paraoferecer aos participantes mais comodidade.Recomenda-se a contratao de uma empresaespecializada nesse servio.

Matres, garons e comins

Matres- coordena todo o servio de mesa.Possui a responsabilidade de recepcionar os

convidados, oferecer o cardpio e anotarpedidos.


Garon atende o cliente, servindo, retirando osf d b


187/190

pratos e oferecendo a sobremesa. Comin- auxiliar do garom, encarregado das

bebidas e de limpeza da mesa. Segurana O sistema de segurana essencial a qualquer tipo

de evento. A sua implantao divide-se em:segurana fornecida pela Polcia Civil(investigativa), pela Polcia Militar(ostensiva) e pormeio de empresa especializada (prprio evento).


Apoio Externo


188/190

So os servios desenvolvidos fora dolocal da realizao do evento.

Aeroportos e pontos e

desembarquesOs recepcionistas devem receber os

convidados, participantes, autoridades,

orientando-os e encaminhando-os parahotis ou para o local do evento.


Hotel


189/190

Hotel

Os profissionais destacados para recepcionar osconvidados em hotis devem:

alojar os visitantes de acordo com as reservas;

resolver algum imprevisto; fazer a ligao com os setores do aeroporto,

social e transporte;

coordenar o deslocamento dos participantes.


Social


190/190

A programao social um complemento do evento.Recomenda-se um programa de acordo com o nvel e portedo evento, por meio de uma empresa especializada. Podeou no ser oferecida aos participantes.

TransporteOs servios de transporte devem ser executados porempresas especializadas, com superviso e presena de umrepresentante da organizao.A identificao dos transportes dever ser feita por meio

introdução ao contexto dos eventos

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