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INPG – INSTITUTO NACIONAL DE PÓS-GRADUAÇÃO

FACULDADES INTEGRADAS DOM PEDRO II

CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM

GERÊNCIA DE PROJETOS EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

PROBLEMAS NA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS

DE INFORMÁTICA E NOVAS TECNOLOGIAS

PAULO JOSE DE FAZZIO JUNIOR

SÃO JOSÉ DO RIO PRETO-SP, 2013

PAULO JOSÉ DE FAZZIO JÚNIOR

PROBLEMAS NA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS DE

INFORMÁTICA E NOVAS TECNOLOGIAS

INSTITUTO NACIONAL DE PÓS-GRADUAÇÃO

SÃO JOSÉ DO RIO PRETO

2013

PAULO JOSÉ DE FAZZIO JUNIOR

PROBLEMAS NA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS DE

INFORMÁTICA E NOVAS TECNOLOGIAS

Trabalho de conclusão de curso apresentado como

requisito parcial para obtenção do título de Pós

Graduado em Gerência de Projetos de Tecnologia da

Informação do Instituto Nacional de Pós-Graduação sob

a orientação do Prof. Marcelo Henrique Fassa Gomes,

Mestre.

SÃO JOSÉ DO RIO PRETO

2013

1

PROBLEMAS NA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMÁTICA

E NOVAS TECNOLOGIAS

Paulo José De Fazzio Junior – INPG

Marcelo Henrique Fassa Gomes – Orientador - INPG

RESUMO

Este trabalho expõe os problemas enfrentados pelo profissional da área de tecnologia da

informação no contexto da implantação de sistemas computacionais e novas tecnologias, onde

o profissional se depara com problemas pertinentes como demanda de treinamento, resistência

a mudanças, alteração de custo de implantação, mudanças de cronograma, frustrações com

desempenho do novo sistema ou funcionalidade da nova tecnologia entre outros fatores

relacionados ao assunto. A finalidade deste trabalho de pesquisa é contribuir para que o

profissional da área de tecnologia da informação absorva o conhecimento das principais

dificuldades na implantação de sistemas e novas tecnologias e tome decisões acertadas no

desenvolvimento de seu trabalho, levando o profissional gerar energia positiva na sua

atribuição, satisfação profissional e diminuição de investimentos de recursos financeiros que

demandam na prática de implantação de sistema computacional e novas tecnologias. O estudo

contém a experiência profissional de diversos profissionais da área de tecnologia que foram

entrevistados durante o desenvolvimento desse artigo.

Palavras-chave: Tecnologia da Informação, Sistemas Computacionais, Novas Tecnologias,

Implantação.

ABSTRACT

This work expounds on the problems faced by the professional area of information technology

in the context of implementation of computational systems and new technologies, where the

professional is faced with problems relevant as demand for training, resistance to change,

change implementation cost, changes schedule, frustrations with the new system performance

or functionality of the new technology and other factors related to the subject. The purpose of

this research is to contribute to the professional field of information technology absorbs

knowledge of the main difficulties in implementing systems and new technologies and make

informed decisions in developing their work, taking the professional generate positive energy

in your assignment, job satisfaction and decreased investment funds that require practical

deployment of computational systems and new technologies. The study contains the

experience of many professionals in the field of technology that were interviewed during the

development of this article.

Key Words: Information Technology, Computational Systems, New Technologies,

Implementation.

2

INTRODUÇÃO

A gestão moderna de uma empresa depende cada vez mais de novas

tecnologias e sistemas mais eficientes, entres essas tecnologias destaca-se a utilização de

programas de computador chamados de software, novas tecnologias e equipamentos que

proporcionam maior agilidade e segurança nos procedimentos das rotinas de uma empresa.

Visando a qualidade e clientes cada vez mais exigentes as empresas buscam

constante atualização tecnológica em seus planos de negócios, onde é demonstrado constante

e gradativo investimento em tecnologia para que a empresa continue competitiva no mercado,

porém a realidade e o alto custo dos investimentos e recursos às empresas em sua maioria

alongam os prazos de investimentos deixando para a última instancia a tomada da decisão

para atualização de sistemas e implantação de novas tecnologias, esse momento gera grande

demanda de mobilização de recursos humanos, principalmente no que tange o treinamento do

pessoal envolvido e ocasiona incertezas quanto a qualidade do serviço no transcorrer da

implantação gerando diversos problemas como falta de tempo hábil e disponibilidade do

pessoal tecnologia, aumento de custos de implantação por previsões defasadas gerados por

orçamentos mal elaborados, resistências dos usuários atarefados em suas atribuições

cotidianas dificultando a disponibilização do tempo necessário para receber o treinamento

adequado para utilização da nova tecnologia, usuários negativos a mudanças, uma vez que

estão acostumados com o sistema em funcionamento e temem a dificuldade em seu trabalho

com as inovações.

A finalidade deste trabalho é expor ao profissional da área de tecnologia da

informação e gestores empresariais os principais problemas que ocorrem frequentemente nas

empresas, justificando esse estudo para orientar o profissional da área a minimizar os

impactos que a implantação ocasiona no processo pelo desconhecimento de fatores que se

conhecidos podem ser expurgados e propicie uma implantação ou migração de sistemas

menos traumática para os envolvidos no processo.

Os principais problemas enfrentados durante a implantação de um sistema

são a demanda intensa de treinamento envolvendo a atualização do pessoal de tecnologia da

informação e o usuário final, a resistência de alguns usuários principalmente aqueles arredios

a mudanças e acomodados, aumento de custos como horas extras que crescem

consideravelmente em empresas onde não há possibilidade de estancar o processo de

produção durante o expediente normal, frustrações dos usuários que esperam facilitar o seu

dia-a-dia e descobrem que seu trabalho se torna mais trabalhoso devido o novo processo

3

necessitar de novas informações antes não necessárias implementadas para melhorar e

abastecer o banco de dados para análise de informações gerenciais, alterações em fluxos de

trabalhos, falhas inesperadas de sistema que funcionavam perfeitamente em versões

anteriores, geração de problemas inesperados de novos equipamentos como falhas, adequação

do novo procedimento e em alguns casos perspectivas frustrados da solução apresentada pelo

fornecedor, atenta-se também no processo de implantação atrasos de cronogramas,

orçamentos mal feitos entre outros fatores.

1.1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - TI

Quando se refere à tecnologia da informação, duas palavras vertem na

seguinte tradução, tecnologia segundo o dicionário é o conjunto de artes e técnicas sociais

aplicadas para fundamentar o trabalho social, a planificação e a engenharia, como formas de

controle (MICHAELIS, 2009), termo utilizado quando nos referimos a meios tecnológicos

empregados para o desenvolvimento de um evento, processos, dentre esses meios estão

inclusos equipamentos, software que se traduzem em equipamentos informáticos,

computadores, leitores, impressoras, e outros equipamentos.

Informação, no caso automática, conhecida como informática é o tratamento

automático da informação, tem como base a informação, que por sua vez é resultante da

evolução do conceito de documentação (MICHAELIS, 2009), é o conteúdo que se gera

através de um processo repetitivo onde se faz necessário um controle e confiabilidade na

geração da informação que se efetuada manualmente por um ser humano certamente incorrerá

em erros ou falhas pela fadiga da repetição peculiar do comportamento humano.

Segundo GONÇALVES (1994, p.65):

[…] A tecnologia faz parte do dia-a-dia das empresas. Elas se acostumam logo a

conhecer a tecnologia embutida em seus produtos e serviços, a tecnologia utilizada

para produzí-los, a tecnologia empregada no controle do processo produtivo e a

tecnologia característica da gestão do negócio. Alguns desses aspectos sempre

recebem ênfase maior que os demais, seja por formação dos executivos, pela

conjuntura ou por outro fator. O primeiro desafio deste trabalho foi obter uma

definição aceitável para a palavra tecnologia. Embora seja um termo muito utilizado,

a maioria das pessoas não se preocupa em defini-lo, o que leva à previsível confusão

de significados. Uma primeira definição para tecnologia é o conhecimento de

relações causa-efeito contido (embutido) nas máquinas e equipamentos, utilizados

para realizar um serviço ou fabricar um produto.

Portanto com a finalidade atribuir confiabilidade, agilidade e segurança nos

processos lançou-se mão da utilização da tecnologia aliada a informação e através desse

4

binômio utiliza-se nos processos ferramentas tecnológicas através da utilização de

equipamento conhecido como hardware, sistemas de informática, conhecidos como

programas de computação ou simplesmente software e a parte humana através dos usuários ou

peopleware, compondo o sistema de informações e assim se define o funcionamento da

tecnologia da informação, o enlace interdependente, essa sinergia que define entre os tres

elementos do sistema de informação, o equipamento, o programa e o usuário,

De acordo com MELO (2011, p.8):

[…] resistência à mudança por parte de alguns usuários quanto aos processos;

morosidade na realização das atividades em função da insegurança dos usuários;

ausência de informação normativa sobre os novos processos de gestão; adequação

ao novo ambiente de trabalho; administração das constantes exceções existentes nos

processos.

e para que haja harmonia nesse sistema é necessário que os três desempenhem suas funções

corretamente, caso algum dos componentes falhe ou não esteja adequado ao processo o

sistema de informações ficará comprometido, não há sistema de informações composto

somente por equipamentos tão pouco por software ou somente por usuários, porém é sabido

que o ponto mais frágil do sistema, passível de falha não previsível tecnicamente é o usuário,

nesse caso não cito somente o usuário final, mas também o pessoal de desenvolvimento,

manutenção, ou seja, os envolvidos no processo de tecnologia da informação, onde observa-se

como principais causas comuns de problemas o desconhecimento, negligência, resistência,

temperamento e outros fatores peculiares do ser humano.

A importância da tecnologia da informação é dar agilidade, confiabilidade e

segurança aos processos empresariais, elencada como fator estratégico em muitas empresas,

em outras consideradas como uma ferramenta de apoio ao desenvolvimento do trabalho, e

ainda como custo em outras, a tecnologia da informação é vista em empresas com vários

aspectos tais como solução para os problema e em outras como um empecilho necessário,

relacionada as situações anteriores e a importância no processo influenciam drasticamente no

processo de implantação de sitemas de novas tecnologias, o que pode tornar o processo

simples ou árduo diante a posição do gestor e a cultura da empresa.

Segundo PEDRO FILHO (2007, p.16):

[…] A necessidade de gerir informações e transformá-las em relatórios e indicadores

gerenciais, de realizar simulações de ações gerenciais no meio empresarial, bem

como, ganho de agilidade na manipulação de dados, torna indispensável o uso de

sistemas informatizados para gestão de informações em qualquer nível hierárquico,

podendo ser de nível Estratégico, Gerencial, Operacional ou mesmo de Automação.

5

A aplicação da tecnologia da informação considerada importante para

maioria dos gestores, mas inoportuna para alguns gestores, é necessária, ela é a responsável

como fomentador para inovação, planejamento estratégico, fornecendo dados e gerando

previsões e simulações através de sistemas, e ainda gerando dados financeiros para apoio a

decisão, em algum momento as empresas implantam, avançam, renovam e inovam em

tecnologia, portanto querendo ou não é uma ferramenta necessária a qualquer negócio desde

uma empresa individual, micro empresa até grandes corporações, deve-se incorporar essa

ferramenta sem restrições e como aliada facilitando sua implantação traduzindo em agilidade

e produtividade aos negócios.

Conforme STEVANATO (1995, p.3):

[…]. A dimensão profundidade da mudança de larga escala lança nova luz sobre a

velha questão da resistência às mudanças. Ela indica que, em muitos casos, os

membros de uma organização resistem às inovações porque estas ameaçam a

maneira costumeira desses indivíduos atribuírem significado para o mundo e, assim

fazendo, colocam em dúvida os valores dominantes, a racionalidade das práticas e,

mesmo, o equilíbrio psíquico e emocional das pessoas. […]

A tecnologia da informação agrega grandes benefícios para as empresas

destacando diminuição do risco, monitoramento operacional, com apoio a decisão e gestão

estratégica em contrapartida gera algum desconforto para a empresa como necessidade de

altos investimentos em tecnologia, treinamentos, capacitação de usuários, mudança

organizacional, implantação de novo modelo de gerenciamento, problemas internos por falta

de comprometimento que pode causar sérios problemas no andamento da implantação de um

projeto.

1.2 IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO E NOVAS

TECNOLOGIAS.

A implantação de um sistema de informação e novas tecnologias é composta

por diversas fases, compreendida inicialmente pelo diagnóstico da empresa que conclui que

existe uma deficiência ou uma nova demanda para ser solucionada em seus processos,

geralmente visa a melhora de produtividade, diminuição de custos, eficiência, segurança e

qualidade do processo, o resultado esperado é qualidade total do serviço, rapidez de reação da

empresa, evolução e inovação (MAÑAS, 2000), a informação é um ativo e essesncial ao

planejamento estratégico da empresa.

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Diagnosticado o caso na empresa são direcionados os esforços ao

planejamento e projeto para solução desse problema, onde se inica um processo de

conhecimento do problema as soluções disponíveis, cotações, expectativas, prazos e

disponibilidade financeira para solucionar o requisito.

Conforme OLIVEIRA (2006, p.51):

[…] Apesar das inúmeras vantagens e benefícios oferecidos, os sistemas ERP, por

outro lado, tornaram-se uma tecnologia de difícil implementação e adaptação pelas

empresas, devido a sua complexidade, elevados custos de investimento, barreiras de

implantação e imposição de mudanças radicais na organização, causando um

significativo impacto comportamental nas pessoas.

Nesse momento de diagnóstico do problema, apresentam-se diversas

propostas e vislumbra-se agregar muitos recursos para resolver a demanda da empresa, para

evitar esse vislumbramento deve-se ter em mente os seguintes requisitos para evitar

frustrações futuras devido a alto custo que pode ser tornar o projeto, conforme FURLAN

(1991) elenca:

a) Relação custo benefício

b) Aumento da produtividade

c) Retorno do investimento

d) Disponibilidade financeira da empresa

e) Prazos de implantação

f) Fornecedores

g) Usuários

A relação custo benefício deve ser amplamente discutida em vista ocorrer

nesta fase muitos requisitos para solucionar a demanda da empresa, o que torna os projetos

excessivamente caros e pesarosos para o gestor que se intimida em executar o projeto e em

decidido executar o faz com severas recomendações e repetitivas cobranças criando um

desconforto nas equipes de trabalho.

Segundo SANTOS (2005, p.94):

[…] o investimento em TI deve ser realizado com cautela, pois o simples fato de

investir em TI pode não contribuir significativamente para o aumento de

produtividade dentro da empresa.

O aumento da produtividade deve ser levado em conta para justificar o

investimento, devendo sempre que possível trazer retorno ao investimento ou pelo menos

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manter o equilibrio no processo já existente.

Na fase de diagnóstico onde acontecem as ideias iniciais para solução do

problema necessita-se de uma previsão orçamentária por parte da empresa para que não se

faça previsões intangíveis e orçamentos fora da realidade da empresa.

Transpassa-nos em vista ao trabalho eleaborado por NEWMANN (2004)

que fornecedores e usuários devem ser contatados e se possível integrados nesse momento

com a finalidade de projetarem prazos e ansiedades conhecendo as reais circuntâncias que a

empresa deseja que o processo se desenvolva, a terceirização na área de tecnologia da

informação é muito utilizada e muitas vezes fogem ao controle dos executores ou gerentes do

projeto.

Efetuada a etapa de diagnóstico inica-se a fase de levantamento de dados, a

fase de projeto, nesse momento com o diagnóstico executado se projeta o processos de

implantação, implementação, pós-implantação, definição da tecnologia, fornecedores,

treinamentos, prazos e custos para obtenção do processo, portanto essa fase deve ser muito

bem elaborada, através dela se conduzirão todas as etapas para implantação do novo processo

que envolverá tempo, dinheiro e pessoas.

O funcionamento da implantação de um sistema de informática e novas

tecnologias ocorre basicamente em quatro etapas: estudo preliminar, projeto e planejamento,

implantação e pós-implantação.

A ideia assimilada de MARQUES (2011) denota que na fase de estudo é de

grande importância, neste momento é necessário dispor de muita sabedoria para conhecer com

profundidade o processo, o problema que está ocorrendo, quem trabalha nesse processo,

grandes problemas de implantação são gerados pelo desconhecimento da realidade dos

processos, deve-se explorar os recursos humanos que utilizam a tecnologia e movimentam o

processo.

No processo de planejamento e projeto cabe ao executor dosar os dados

levantados no procedimento de estudo e alinhar as expectativas das empresas, os prazos,

disponibilidade financeira e possibilidades reais dos fornecedores,

Segundo FURLAN (1991, p.25):

[…] quem planeja sabe avaliar as perspectivas a curto, médio e longo prazo, agir

sobre o mercado, desenvolver diferenciais, antecipar-se a situações, criar

participação no mercado, desenvolver produtos e serviços adequando ao mercado,

enquanto quem é planejado acaba sendo surpreendido por alterações

mercadológicas, sempre se reprogramando, dependendo do dia-a-dia, desinformado

sobre o seu setor, atrelado a iniciativas da concorrência e a mercê da conjuntura.

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deve-se atentar aos serviços terceirizados que são muito utilizados em projetos que por

muitas vezes fogem ao controle estabelecido pela projeto.

Durante a implantação recomenda-se de acordo com OLIVEIRA (2006) o

acompanhamento das fases do projeto deve ser levado dentro do estabelecido no

planejamento e cronograma, esse é um grande fator gerador de problemas na fase de

implantação de sistemas de informática e novas tecnologias, quando uma fase é

comprometida a empresa deixa de produzir gerando insatisfação dos gestores e dos usuários

da tecnologia.

Terminado o processo de implantação é de grande valia o acompanhamento

pós-implantação que tem o dever de elencar os problemas ocorridos, e se todos os requisitos

foram corretamente implementados e de acordo com as especificações do projeto inicial.

Depois de realizado um processo de implantação tem-se finalmente um resultado que pode ser

satisfatório, como resultado da implantação espera-se que a implantação seja bem sucedida,

com treinamentos realizados por equipe qualificada e competente e suporte técnico adequado,

nessa fase haverá mudanças sensíveis na organização e o resultado esperado nesse conceito

será a agilização do processo, melhoramento da rotina, redução de falhas e geração de

informação para novas tomadas de decisão pelo gestor resume o explanado por

STEVANATO (1995) em sua publicação.

Quanto a informação que será gerada ao final do processo, almeja-se uma

informação com a melhor qualidade, segurança e confiabilidade, além da facilidade de uso

tornando melhor a relação usuário e setor da tecnologia da informação.

1.3 PROBLEMAS NA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMATICA E

NOVAS TECNOLOGIAS.

Chegada a hora da implantação do sistema de informatica e novas

tecnologias depara-se com a realidade executiva do projeto, o teste de fogo que dirá se o

trabalho de diagnóstico, planejamento e projeto foram bem definidos e ainda se estão de

acordo com a realidade para o qual foi estipulado no cronograma executivo, para não

acontecer surpresas durante essa fase da execução tem-se em mente manter rigorosamente os

requisitos definidos esperando no final do projeto o resultado esperado, o sucesso.

Fatores como os ditos por KERZNER (2002) elencados em sua obra

demonstram que elementos praticados pela gerência executiva influenciam no projeto, cita

que o sucesso será fadado aos que as recomendações dos usuários, reconhecer que a mudança

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é necessária, enternder a participação dos executivos na gestão do projeto e o fracasso

provavelmente se dará aos que recusarem ouvir as ideias dos colegas, não admitir que a

mudança é necessária e acreditar que o controle da gestão ficará exclusivamente ao nível

executivo. Ainda o sucesso terá mais chances aos gerentes de área se dipuserem os interesses

da empresa acima dos pessoais, aceitarem responsabilidades e crescimento dos colegas, e

fatídicamente fracassará se relutarem em compartilharem informações, recusarem a aceitar

responsabilidades e sentirem insatisfeitos com o crescimento dos colegas.

Aliados as esses fatores gerenciais, outro grande problema que se perpetua

no desenvolvimento de projeto é a falta de comunicação, item imprecindível para área que

trata desse assunto, comunicação é informação, utilizar a boas práticas fornecidas pelo Project

Management Body of Knowledge, o (PMBOK, 2004), se torna um grande avanço ao

profissional que assume agora o profissionalismo em lugar do egocentrismo que geralmente

se estampa no profissional da área da tecnologia da informação.

Concomitantemente o prazo e metas estipulado no crongrama é um dos

fatores mais questionandos durante a execução de qualquer projeto, conforme cita Marques

(2011, p.1):

[…] a maioria dos projetos não cumpre suas metas iniciais de prazo, custo,

qualidade e negócios motivados pela falta de definição do que seja sucesso, […]

falta de apoio da alta administração, falta de métricas para controle e falta de

alinhamento dos interessados com critérios de sucesso.

Outro ponto crucial no desenvolvimento de projetos principalmente aqueles

que necessitam de terceirzição recai no problema do fornecedor, para um entrosamento e

conhecimento mútuo é necessário à participação enérgica de seus fornecedores no

desenvolvimento do projeto, sem informações precisas todo o processo estará seriamente

comprometido nos seguintes aspectos citados por NEUMANN (2004) são fatores

fundamentais para o sucesso do projeto a identificação de necessidade de melhorias,

estabelecer os objetivos do projeto, definir o período de duração do projeto, a forma de

financiamento do projeto, a definição das informações disponbilizadas pela empresa, a forma

como serão avaliadas as propostas submetidas pelos fornecedores, a escolha dos fornecedores

que participarão do projeto, identificação do perfil de cada fornecedor, definição da forma de

avaliação dos resultados e o modelo de acompanhamento dos fornecedores, como descrito é

uma tarefa árdua e trabalhosa que demanda grande energia e comunicação entre as partes o

que é um grande alavancador dos projetos não serem bem sucedidos.

10

Outro grande fator de falhas na implantação de sistemas de informação e

principalmente novas tecnologias são os usuários, de acordo com SILVA (2008) em seu

artigo, o usuário por mais dos principiantes aos mais instruídos, sentem-se desconfortáveis

diante a uma nova ideia, portanto com a finalidade de diminuir esse impacto os sistemas

devem ser construídos pensando em sua usabilidade e facilidade para atender os anseios do

usuário, pois se frustradas as expectativas dos usuários será um grande problema atingir os

objetivos da implantação criando uma barreira entre o pessoal de tecnologia e o usuário final,

gerando conflitos intermináveis, um atribuindo a culpa ao outro por eventuais falhas

dificuldades de utilização entre outros problemas pertinentes a utilização da tecnologia da

informação e principalmente quando implantadas novas tecnologias que não comuns ao dia-a-

dia dos usuários.

2. DESCRIÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS OBTIDOS NA PESQUISA DE CAMPO

A pesquisa foi realizada através de um questionário aplicado a profissionais

envolvidos na área de tecnologia da informação, em diversos níveis de empresas, de micro a

grandes empresas.

O objetivo dessa pesquisa é confrontar as informações descritas nesse artigo

com objetivo de identificar os problemas encontrados no processo de implantação de sistemas

de informática e novas tecnologias, assim oferecendo dados para tomada de decisão

principalmente objetivando a diminuição desses problemas.

Os índices dessa pesquisa são resultados de um questionário que foi

enviando via correio eletrônico e formulários físicos em visitas a algumas empresas e

escritórios de empresas de desenvolvimento programas de computador (software-houses), foi

dado à prioridade ao pessoal que realmente comprometido no processo de implantação. O

questionário foi composto de dezesseis questões fechadas, sendo uma delas aberta a

comentários além de duas perguntas finais discursivas expositivas.

Procurou-se demonstrar os itens elencados como principais problemas

encontrados na implantação de sistemas, dentre eles custo, índices de retorno de investimento,

cronograma, fornecedores, dados financeiros, usuários, entre outros de igual importância.

A pesquisa iniciou-se com a questão solicitando a informação se o

profissional envolvido no processo de implantação dispunha de um projeto formal para

efetuar a implantação do sistema, obteve-se que 66,67% dos entrevistados responderam

negativamente informando que não havia um projeto definido para implantação do sistema, de

11

um total amostral de doze questionários respondidos, a minoria que respondeu

afirmativamente representavam empresas de médio e grande porte.

Pergunta 1 - Durante a implantação do sistema de informática a equipe de TI responsável pela implantação

dispunha de um projeto?

Sim 8 33,33%

Não 4 66,67%

Ilustração 1: Problemas na implantação de sistemas de informática e novas tecnologias

Fonte: Dados primários (2013).

Foram relatados por 58,33% dos entrevistados que na implantação

dispunham das informações e requisitos parciais, enquanto 25,00% informaram que havia

requisitos e informações bem definidas suficientes para execução do trabalho, mesmo que não

constando em um projeto formal, e outros 16,67% demonstraram que não havia informações

bem definidas.

Pergunta 2 – O projeto apresentado para a equipe responsável de TI ou responsável pela implantação

continha requisitos bem definidos e informações para execução da implantação?

Sim 3 25,00%

Não 2 16,67%

Parcialmente 7 58,33%



No processo de implantação 75,00% dos entrevistados informaram que não

tinham conhecimento da relação custo-benefício que esse processo traria para a empresa, e

outros 25,00% informaram que conheciam a relação custo-benefício traria para empresa.

Pergunta 3 – No projeto constavam informações pertinentes à relação custo-benefício?

Sim 3 25,00%

Não 9 75,00%



Apurou-se no quesito produtividade que os envolvidos na implantação

tinham a informação do aumento de produtividade que esse novo processo traria para a

empresa, no caso 50,00% responderam afirmativamente e outros 50,00% reponderam que não

tinham a informação sobre indicadores de produtividade.

Pergunta 4 – O projeto continha informações ou indicadores de aumento de produtividade?

Sim 6 50,00%

12

Não 6 50,00%



Quanto o retorno do investimento 41,67% dos envolvidos no processo de

implantação informaram que tinham dados sobre o retorno do investimento e outros 58,33%

não sabiam das informações sobre o retorno financeiro que o projeto traria para empresa.

Pergunta 5 – O projeto demonstrava informações sobre o retorno do investimento?

Sim 5 41,67%

Não 7 58,33%



Ainda foram informados positivamente por 25,00% dos entrevistados que

sabiam da disponibilidade financeira destinada para execução do projeto enquanto outros

75,00% não tinham informações da disponibilidade financeira para execução do projeto.

Pergunta 6 – O projeto apresentava informações da disponibilidade financeira?

Sim 3 25,00%

Não 9 75,00%



No quesito cronograma e prazos 75,00% dos questionários demonstraram

que havia informações pertinenete ao cronograma e prazos para execução do projeto de

implantação.

Pergunta 7 – O projeto contemplava os prazos e cronogramas para a execução do projeto?

Sim 9 75,00%

Não 3 25,00%



Os entrevistados foram questionados se havia conhecimento dos

fornecedores ou se havia informações sobre prováveis fornecedores que participariam do

processo de implantação do sistema, resultando os seguintes índices.

Pergunta 8 – O projeto referenciava histórico dos fornecedores ou informações sobre possíveis fornecedores?

Sim 2 16,67%

Não 6 50,00%


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Apurou-se no resultado da entrevista que em sua maioria, ou seja, 83,33%

dos profissionais envolvidos na implantação sabiam das necessidades dos usuários finais,

enquanto 16,67% dos entrevistados desconheciam suas necessidades.

Pergunta 9 – O projeto constava informações das necessidades dos usuários?

Sim 10 83,33%

Não 2 16,67%



A resistência dos usuários foi demonstrada na maioria das implantações,

citado por 83,33% dos entrevistados os usuários demonstraram resistência à implantação e

apenas 16,67% dos usuários mostraram-se compreensivos.

Pergunta 10 – Houve resistência dos usuários na implantação?

Sim 10 83,33%

Não 2 16,67%



A resistência dos gestores se repetiu na maioria das respostas do

questionário, onde 66,67% dos entrevistados apontaram resistência em algum momento dos

gestores.

Pergunta 11 – Houve resistência dos gestores?

Sim 8 66,67%

Não 4 33,33%



Os principais motivos da resistência dos gestores foram realacionadas por

diversos fatores tais como o medo de perder o domínio da situação, dificuldade aprendizado

da nova cultura, medo do desconhecido, demanda de esforço para implantar o sistema

abastecendo-o com informações antes não necessárias, diminuição da produtividade no

momento da migração.

Pergunta 11.a – Quais os motivos de resistência foram demonstrados pelos gestores?

Pesquisado 1 Medo de perder o fluxo das informações.

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Pesquisado 2 Dificuldades na operação do novo sistema, não entendiam a necessidade do pré-cadastro e

parametrização do programa de computador (software).

Pesquisado 3 No início eles se engajam no projeto, mas tem dificuldades de enxergar que no início da

implantação há necessidade de um esforço para atingir a mudança pretendida.

Pesquisado 4 Falta de envolvimento durante a fase de estudo do projeto e posterior devido ao

desconhecimento da ferramenta implantada.

Pesquisado 5 Os gestores criam resistência para não diminuírem a produtividade de sua equipe, que

entendem que nesse momento de transição sua equipe ficará prejudicada.

Pesquisado 6 Não conseguiam visualizar o benefício que o sistema traria para a empresa e encarava os

investimentos como custos.

Pesquisado 7 Confiança no sistema antigo e medo do novo sistema não atender como o antigo.

Pesquisado 8 -.-

Pesquisado 9 -.-

Pesquisado 10 Os Gestores já utilizavam a ferramenta anterior já a alguns anos e estavam resistentes a

mudança. Dificuldade de trabalhar com o novo sistema, citando sempre que o sistema

anterior era melhor.

Pesquisado 11 Gestores queriam enxugar a folha de pagamento de um departamento com o uso do

sistema que seria implantado.

Pesquisado 12 Demonstrar as vantagens melhoria de qualidade e aumento de produtividade para não

haver resistência.

Ilustração 11.a: Problemas na implantação de sistemas de informática e novas tecnologias


No processo de implantação a integração entre os envolvidos gestores,

usuários e pessoal de tecnologia da informação foi efetuada parcialmente conforme apurado

no questionário por 66,67% dos entrevistados, ou seja, em momentos diferentes houve a

aproximação de gestor e o profissional de tecnologia da informação, em outro momento

profissional e usuário final, mas dificilmente todos os envolvidos estiveram dispostos a

discutir o processo conjuntamente.

Pergunta 12 – Em algum momento foram envolvidos conjuntamente, os gestores, os usuários, os

fornecedores e o pessoal de tecnologia da informação?

Sim 3 25,00%

Não 1 8,33%




Os fornecedores foram citados por 25,00% como influenciadores no

processo de implantação e outros 41,67% influenciaram parcialmente no processo da

implantação.

Pergunta 13 – Houve influência de fornecedores na implantação?

Sim 3 25,00%

Não 5 33,33%




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Os prazos do processo de implantação foram respeitados integralmente

somente por 8,33% dos entrevistados, enquanto 50,00% foram parcialmente respeitados e

outros 41,67% não foram contemplados dentro do prazo ou cronograma definido no projeto

de execução.

Pergunta 14 – Os prazos ou cronograma foram respeitados?

Sim 1 8,33%

Não 5 41,67%




Ainda resultou que 41,67% desses processos foram acompanhados

efetivamente por um gerente de projetos, outros 25,00% foram acompanhados parcialmente e

33,33% dos projetos não tiveram acompanhamento de um gerente de projetos.

Pergunta 15 – O projeto foi acompanhado por um gerente responsável?

Sim 5 41,67%

Não 4 33,33%




Em geral 66,67% dos entrevistados afirmaram que o processo de

implantação de sistemas e novas tecnologias foram atendidos parcialmente, outros 8,33%

foram atendidos totalmente, e 16,67% atenderam minimamente e finalmente 8,33% não

atenderam as expectativas inicialmente propostas.

Pergunta 16 – Na finalização do projeto, pode-se dizer que na implantação foram atendidos todos os

requisitos inicialmente propostos?

Sim, totalmente 1 8,33%

Sim, parcialmente 8 66,67%

Sim, minimamente 2 16,67%

Não 1 8,33%



Complementando os questionários foram solicitadas as principais

dificuldades encontradas no processo, entre elas foram citados dificuldade em levantar os

requisitos com os usuários que dificultam o acesso as informações do processo ou

desconhecem o processo, falta de comprometimento do pessoal envolvido no processo, falta

16

de apoio dos gestores e limitação de orçamentos, falha de fornecedor, falta informações e de

projeto.

Ainda foram solicitados aos entrevistados quais seriam suas soluções para

que diminuíssem esses problemas resultando nas seguintes sugestões:

Pergunta 17 – Sinteticamente, qual(is) a(s) maior(es) dificuldade(s) encontrada(s) na implantação?

Pesquisado 1 Dificuldade em desenvolver um projeto consistente, com documentação e

requisitos, a maior parte dos clientes e funcionários preferem fazer e ver no que

dá, não tem paciência para aguardar as etapas para o desenvolvimento do

projeto.

Pesquisado 2 Entender as regras do negócio por parte dos desenvolvedores de sistema.

Apontamentos das principais dificuldades e necessidades dos usuários. Não

apresentação de um protótipo antes da implantação do projeto.

Pesquisado 3 Todo projeto depende de pessoas, e muitas vezes as pessoas por algum motivo

não se engajam com facilidade em novos projetos, tendo uma resistência a

mudanças. Esse fato força muitas vezes os fornecedores a fazerem mudanças

não fundamentais para que haja uma melhor aceitação do seu produto.

Pesquisado 4 Falta de apoio da diretoria, ausência do sponsor, baixo investimento por parte da

diretoria, e a conduta do fornecedor.

Pesquisado 5 Embora não houvesse projeto, a maior dificuldade foi o levantamento de

requisitos dados à dificuldade na realização das entrevistas junto aos usuários,

pois estes, em geral, não conhecem profundamente os processos que participam,

ou sonega informações para provar a sua importância e colocar em xeque o

profissional analista.

Pesquisado 6 Planejamento, comunicação entre as equipes: fornecedor, gestores, funcionários

e TI.

Pesquisado 7 Participação integral dos usuários envolvidos, prazos muito curtos, pouca

informação por parte do usuário.

Pesquisado 8 Falta de comprometimento dos usuários, no que tange à parametrização das

informações necessárias para o bom funcionamento do sistema, sendo

necessário o profissional de TI trabalhar na parametrização das tabelas.

Pesquisado 9 -.-

Pesquisado 10 Período do projeto curto. Falha de comunicação do cliente-fornecedor diante de

desenvolvimento e processos da estratégia da empresa

Pesquisado 11 Resistência de alguns usuários em adaptar-se ao novo sistema.

Pesquisado 12 Resistência devido a falta de suporte corporativo, fala de interesse de avaliar os

benefícios e falta de incentivo, com relação ao departamento de TI ficou nítido

sua postura resistente as implantações, pois traria mais “trabalhos” para o setor,

talvez justificado pela sobrecarga de serviços., outro detalhe é que o sistema não

iria rodar de acordo com as estruturas do existente sendo necessária grandes

mudanças de banco de dados.



Notou-se nas respostas às dificuldades encontradas na implantação a

falta de comprometimento das partes envolvidas no processo recaindo como competência

exclusiva do pessoal de tecnologia da informação a responsabilidade total para o êxito da

operação, sabendo-se que o projeto é composto por diversos elementos tais como diretoria,

usuário, fornecedores e pessoal de tecnologia no momento da efetiva implantação as partes

parecem se distanciar compromentendo a implantação.

17

Pergunta 18 – O que você faria para melhorar a implantação de um sistema de informática ou novas

tecnologias?

Pesquisado 1 Conscientizar os gestores internos de que é uma boa prática o desenvolvimento

da documentação e requisitos, seguir os passos de análises e testes e depois

conscientizar os clientes de que a informação não sairá do controle deles, e que

é necessário ter paciência durante o processo.

Pesquisado 2 Usaria algumas ferramentas/diagramas de UML. Caso de uso, diagrama de

classe e estado e inicialmente entrevistas com todos os setores interessados no

projeto. Tudo bem minucioso para projetar de uma forma correta e estipular os

prazos corretos.

Pesquisado 3 Quanto mais tempo se gasta em um bom projeto, melhor o resultado final desse

projeto.

Pesquisado 4 Somente daria início a um projeto se houver o devido apoio da alta gestão, teria

um estudo em mãos dos benefícios financeiros que o projeto irá trazer, faria um

bom planejamento e posterior acompanhamento mais rigoroso dos resultados.

Pesquisado 5 Necessitaria de um aumento de custo na fase de análise desta forma realizar um

projeto e segui-lo.

Pesquisado 6 Aplicaria práticas de gerenciamento de projetos para facilitar a comunicação,

melhorar o levantamento de informações e requisitos, criar cronogramas

adequados, envolver mais as equipes em reuniões para alinhamento de

informação.

Pesquisado 7 Ter mais comunicação (de preferência antecipada), buscar maior apoio

financeiro, fornecer um bom treinamento para a equipe e para os usuários finais

e sempre buscar motivação para a equipe ajuda muito também.

Pesquisado 8 Propor maior envolvimento dos gestores, usuários e pessoal de TI, para que haja

melhor definição dos processos e funções, tendo, cada um, consciência de sua

importância e responsabilidade na implantação do sistema.

Pesquisado 9 -.-

Pesquisado 10 Prazo melhor definido, cronograma detalhado com todas as atividades do

projeto, colaboradores full time no projeto, gerente do projeto trabalhando

ativamente acompanhando o projeto.

Pesquisado 11 Penso que toda e qualquer mudança gera um sentimento de medo nas pessoas,

por isso talvez pudessem ter dado maior atenção para as pessoas que tiveram

maiores dificuldades de adaptação ao novo sistema. Mesmo assim, acho que

somente diminuísse a resistência desses funcionários para as mudanças que a

empresa estava sofrendo.

Pesquisado 12 Adotaria as boas práticas de gerenciamento propostas no PMBOK.



As principais sugestões para melhoria da implantação de um sistema de

informações sugeridas pelos pesquisados são notoriamente preparar um projeto detalhado,

com as atribuições para cada componente envolvido na implantação definindo seus papéis,

definição de prazos e acompanhamento rígido do desenvolvimento do projeto, inclusive

adotando as boas práticas enunciadas no PMBOK, o processo de comunicação entre os

envolvidos deve ser bastante claro e definido sendo este um grande entrave no processo de

implantação de sistemas de informação e novas tecnologias, os gerentes devem entender o

processo e participarem ativamente do momento de implantação exigindo a integração dos

envolvidos e o cumprimento do acordo estabelecido no projeto.

18

3. CONSIDERAÇÕES FINAIS

O resultado deste trabalho de pesquisa possibilitou mostrar a realidade

enfrentada pelos profissionais da área de tecnologia da informação para executarem seu

trabalho nas condições que lhe são impostas pelo mercado, a doutrina adquirida na formação

acadêmica dificilmente é implantada na sua plenitude, é de conhecimento da maioria, porém

as práticas econômicas e medidas financeiras barram as melhores práticas para o sucesso de

um trabalho, e que por falta de métrica dos gestores acabam perdidos nas análises finais do

processo, o tempo perdido, o retrabalho, esses pontos como exemplo na maioria das vezes

passam despercebidos dos administradores que só contabilizam o que pagam, as perdas que

poderiam ser economizadas se houvesse um projeto e consequentemente a métrica refletiriam

um diferenciado ao gesto, não simplesmente valor monetário disposto no centro de custo.

A falta de projeto formal se mostrou absoluta na maioria das entrevistas, o

que levava os profissionais no processo de tentativa e erro, ou seja, desperdício de dinheiro,

que se previsto em um projeto bem elaborado poderia facilmente ser evitado.

Na fase de projeto geralmente abolida do processo, é um grande momento

de se perceber o futuro do processo, onde se pode planejar verificar a viabilidade do negócio,

impor e viabilizar a relação custo-benefício, demonstrar o aumento de produtividade, verificar

a disponibilidade financeira, por muitas a razão é trocada pela emoção e a aventura, e que

fatalmente acarretará os problemas elencados neste trabalho.

A pesquisa ainda nos mostrou a falta de entrosamento entre os partícipes do

processo, em dado momento o pessoal de tecnologia se relacionou com os envolvidos, mas

em momentos diferentes o que não trouxe o confronto imediato de ideias e soluções

antecipadas aos problemas.

Notou-se também a influência de fornecedores em muitas empresas que

chegam com soluções em pacotes fechados e desestabilizam o processo alterando totalmente

o processo da empresa impondo a tecnologia vendida em pacotes fechados, ou seja, o

contratado impõe que a empresa trabalhe no seu sistema e não o sistema se adeque as efetivas

necessidades da empresa.

Agora conhecidos os problemas demonstrados nesse trabalho cabe aos

envolvidos nesse processo trabalharem e desenvolverem suas funções com outra visão em

seus negócios e garantirem o diferencial e a evolução dos negócios, princípio perseguido,

almejado por todos os empresários, pelos gestores em seus discursos, e pelos estudiosos em

suas teorias.

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