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Indicadores de Performance

Infelizmente as empresas não tomam muitos cuidados ou não

dão a devida importância para os indicadores de performance

de desempenho/fornecimento, seja eles internos ou externos.

Talvez por serem, na maioria dos casos, totalmente

inconsistentes, ou para seguir o dito popular: o que os olhos

não veem o coração não sente.

Para auxiliá-lo a medir os resultados dentro da área de compras

vamos comentar a seguir o que você precisa saber sobre os

KPI’s. O que são, como funcionam, quais os mais comuns

utilizados para compras e como aplica-los na prática.

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KPI’s?

A sigla KPI (Key Performance Indicator) ou Indicadores Chave

de Desempenho, são métricas e índices de performance que

fornecem visibilidade sobre o desempenho de determinado

negócio e seu impacto na organização, ou seja, é uma forma

de medir se uma ação ou um conjunto de iniciativas estão

efetivamente atendendo os objetivos propostos pela empresa.

Estamos em uma época que o fluxo de informação é grandioso

e constante. Existem inúmeros indicadores que poder ser

mensurados. O ponto chave é saber escolher quais são os

indicadores que devem ser medidos.

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Hoje a tarefa de coletar os números ou percentuais que permite

determinar o que está funcionando e o que não está funcionando

se tornou mais fácil e ágil devido a evolução de sistemas de

automação. Esses números ou percentuais são a melhor forma

de saber se os resultados seus estão de acordo com os objetivos

e estratégia da sua empresa.

Falando mais especificamente no setor de compras, é

indispensável que a avaliação seja sistêmica, levando em

consideração o foco nas necessidades de cada área atendida.

Os KPI’s avaliam o desempenho dos fornecedores, dos

compradores e da área em si com seus clientes internos

(departamentos e setores). Essa ferramenta cria as condições

para mensuração de dados e resultados.

Normalmente os KPI’s são controlados e exibidos em dashboards

ou scorecards, garantindo que todos os níveis hierárquicos e

departamentos de uma empresa compreendam a forma como

seus trabalhos influem e contribuem para o sucesso ou fracasso

no cumprimento dos objetivos da companhia.

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Foco na Estratégica da Organização

Que razões levam a empresa a monitorar fornecedores,

compradores, processos e a definir um controle estratégico do

setor de compras?

O desenvolvimento de KPI’s ou métricas requer a elaboração

de um checklist com parâmetros para avaliação e o

estabelecimento de pontuação para cada item avaliado.

Indicadores de performance não são métricas ou medidas, ou

seja, medida é quando se avalia ou verifica algo comparado

a um padrão, métrica é o comparativo entre duas ou mais

medidas, sendo que uma métrica pode se tornar um indicador.

Já um indicador de performance compara a métrica com um

resultado esperado.

Existem maneiras distintas de verificar a eficácia e eficiência da

área de suprimentos de uma empresa, geralmente as formas e

as medidas adotadas são específicas para cada tipo de negócio,

porém existem alguns indicadores de desempenho (KPI’s) que

se aplicam a qualquer situação.

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Primeiramente é necessário estar bem claro para o gestor de

compras, com o intuito de vincular os KPI’s ao seu processo,

quais são os objetivos da área diante da estratégia da empresa,

tais como:

Melhorar o atendimento aos clientes (áreas);

Avaliar e classificar o desempeno dos fornecedores;

Monitorar e aperfeiçoar todas as etapas do processo de

compra;

Chegar a capacidade de utilização e desenvolvimento de

métricas para cada contrato;

Definição de scorecards e metas de performance.

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No caso da área de compra é indispensável que a avaliação seja

realizada de forma sistêmica, levando em consideração o foco

nas necessidades de cada área atendida. Assim, os KPI’s avaliam

o desempenho dos fornecedores, compradores e seus efeitos na

satisfação das demandas específicas do cliente (departamentos,

setores, etc.).

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Quais KPI’s podemos utilizar?

Relativamente é fácil chegarmos em uma lista longa de

indicadores que podemos mapear e monitorar em compras,

porém meu objetivo é focar nas principais atividades, avaliar

performance do comprador, do fornecedor e do setor perante

o planejamento estratégico da empresa, com isso restringir

a nossa lista, para assim avaliar de forma rápida e precisa

se houve problemas no processo de compra ou entrega de

materiais/serviços.

A definição dos KPI’s para o setor de compras requer alguns

cuidados. Equipes com pouca experiência tendem a criar

sistemas de avaliação em excesso, já profissionais com mais

experiência costumam definir de três a seis indicadores. O

exagero de variáveis pode interferir nas análises e comprometer

o resultado da aferição.

O que a área de compras deve medir? Quais os indicadores

mais importantes? Como escapar da armadilha de montar

um sistema com KPI’s em número excessivo? O gestor deve

ter tais questões em mente no momento de elaborar a sua

estrutura. Alguns elementos são considerados importantes,

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independentemente da área de atuação da companhia.

O responsável pela área de compras deve escolher aqueles que

mais se adequam as suas necessidades de avaliação.

Como citado acima no artigo temos três níveis de indicadores

para compras:

Você pode e deve utilizar diferentes tipos de indicadores

de acordo com os interesses de quem está analisando os

resultados. Para esclarecer um pouco segue comentário sobre

cada nível:

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Os KPI’s só vão fazer sentido se suportados por dados ou testes

no dia a dia. Talvez alguns conceitos ainda estejam um pouco

confusos. De qualquer maneira a melhor forma para descobrir

e aprender quais serão os indicadores que você vai utilizar é

pondo em prática a teoria.

Abaixo segue alguns dos principais indicadores para

suprimentos, apesar de mostrar eles de uma forma linear

procurei inserir KPI’s de avaliação de fornecedores, da área de

compras perante a empresa e compradores:

1- Atraso/Antecipações de Entregas

Evidencia se o fornecedor está entregando dentro do prazo

negociado e que consta no pedido de compra, é importante

salientar que a antecipação de uma entrega tem quase o mesmo

impacto que um atraso, então devemos monitorar a mesma

também.

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2- Pedidos de Compra Devolvidos Parcial ou Integralmente

Mostra às entregas que foram devolvidas de forma parcial ou

integral devido à alguma falha do fornecedor.

3- Condição de Pagamento

Evidencia o prazo médio de pagamento aos fornecedores.

Quanto a empresa ganha postergando um dia a mais no

pagamento? É importante relacionar o prazo médio de

pagamento com o valor que se está pagando. Com essa

informação os compradores podem focar em fornecedores

estratégicos para negociar suas respectivas condições.

4- Lead Time de Compras

Avalia os compradores em performance e produtividade, no

gráfico abaixo conseguimos agrupo dois ou mais indicadores

que geralmente são analisados de forma distinta. É possível

verificar quantas requisições/solicitações de compra o comprador

processou em um determinado período, também ver o número

de pedidos de compra emitidos e o tempo médio para realizar

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a compra, partindo do momento da aprovação da requisição/

solicitação até o envio do pedido de compra para o fornecedor.

5- % de Erro nas Requisições

De todas as requisições/solicitações geradas para compras qual

é o percentual (%) que são devolvidas devido a erros internos

e qual é a área da empresa que preenche de forma erronia na

maioria das vezes? Mapeando e controlando esse indicador é

possível treinar os usuários solicitantes, melhorar o processo

de compra e evitar a recusa do material no momento do

recebimento.

6- Savings (Ganho)

Talvez esse seja o principal indicador de performance de

compras para muitos gestores. O Saving visa mostrar o ganho

obtido em relação a uma negociação anterior.

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Podemos dividi-lo em três:

Saving Compra Contínua: ganho em relação ao que se

pagava e o que se passou a pagar;

Saving Compra Spot: diferença entre o valor do pedido

fechado e o valor da menor proposta recebida na primeira

rodada da cotação;

Saving de Projeto: variação entre o orçado e o valor fechado

do projeto.

7- Cost Avoidance (Custo Evitado)

Muitas vezes confundido com o cálculo do Saving, o Cost

Avoidance é a diferença entre o valor que estava planejado

(orçado) para uma determinada compra menos o valor

efetivamente gasto. Essa análise pode ser feita em relação ao

orçamento prévio ou em relação ao preço médio do produto/

serviço praticado no mercado.

8-Inflação

Essa é uma informação ligada a variação de preços de cada

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material ou grupo de mercadoria. É importante salientar que ao

avaliarmos os preços praticados por um determinado fornecedor

ou os gastos com materiais de uma determinada família o

volume passa a ser um dado importante, pois no conjunto, ele

terá influência no índice de inflação. A variação de preços pode

ser medida em relação ao: mês anterior, trimestre, semestre ou

anual, fica a critério da definição do gestor responsável.

9- % de Itens Sob Contrato/Acordos Comerciais

É importante que o gestor de suprimentos tenha na cabeça que

quanto mais itens de compra sob contrato/acordos comerciais

menor será o custo operacional da área, mais automático será

o processo. É importante monitorar esse indicador de duas

formas: uma pelo % de itens em quantidade sob contrato/

acordos comerciais perante o total de itens comprados e outra

pelo % em valor que representam essas compras.

10- Coverage

Evidencia quanto do volume total financeiro está sendo

comprado pela área de compras, ou seja, deve-se buscar o

total de compras da empresa e dividir pelo processado pelos

compradores.

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Listei 10 indicadores que considero como principais

atualmente para qualquer área de compras, é claro que

existe inúmeros outros KPI’s que você pode adotar para a

realidade da empresa, como: Custo de Suprimentos, Custo

Unitário do Pedido de Compra, Satisfação dos Setores

Atendidos; Diminuição do Número de Fornecedores;

Avaliação dos Fornecedores, entre outros.

Utilize os dados para gerir eficazmente a área de compras

A gestão de suprimentos pode ser um pesadelo caso

você não tenha acesso ao KPI’s e métricas adequados.

Você precisa monitorar o seu fornecedor, comprador e

requisitante para garantir o menor custo possível na

execução dos processos de compra.

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“O QUE NÃO SE MEDE NÃO SE GERENCIA”Peter Deucker

A definição dos sistemas de avaliação do setor de compras

impacta diretamente todas as áreas da organização, além

da melhoria dos índices de produtividade os KPI’s promovem

a integração entre os departamentos, pois colocam frente a

frente as demandas específicas de cada área e as dificuldades

enfrentadas no dia a dia pelo gestor.

Primeiramente deve-se alinhar o processo para depois definir

como o mesmo será medido: método já praticado ou por

ferramenta de compras (e-procurement), indicadores precisam

refletir a realidade.

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A partir da mensuração de dados a performance fica evidente,

indicadores são fundamentais para acompanhar o andamento

de tudo que precisa ser gerenciado. Dados e informações

são a base de boas escolhas, consequentemente, escolhas

inteligentes.

O objetivo dos KPIs sempre será conduzir os profissionais para

uma melhor tomada de decisão, assim melhorando o processo

em que estão inseridos. É importante focar no que realmente

importa para o setor de compras e para a organização, pois a

combinação de bons indicadores e metas desafiadoras levam

uma empresa ao sucesso.

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Sobre o autor

Fabio Hoinaski

fundador e CEO da IBID e-Procurement.

Nos últimos anos vem trabalhando na criação de um sistema

de compras (SRM) que hoje atende vários clientes ajudando a

otimizar seu processos de compra.

Fabio Hoinaski trabalha na área de desenvolvimento de software

desde 2000, participando de inúmeros projetos em diferentes

mercados.

Você pode acompanha-lo no seu blog ou conectar-se a ele no

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