Gestão em Segurança de Acervos Culturais

Solange Rocha

Historiadora/Conservadora

Museu de Astronomia e Ciências Afins

solange@mast.br

Política de Segurança

Primeiro passo – estabelecimento de responsabilidades e prioridades institucionais.

Desde o primeiro momento deve-se estabelecer a quem cabe o que, e o que cabe a cada

membro do quadro funcional.

É fundamental que fique bem claro qual o perfil da instituição; a quem ela se dirige; que

tipo de acervo possui e deseja adquirir; qual área abrange e qual a sua linha de atuação,

definindo claramente suas missões e objetivos.

O Diretor da instituição é o primeiro responsável por todas as questões relativas à

preservação do acervo institucional, cabendo a ele definir a responsabilidade de cada

funcionário/responsável.

Cada responsável deve definir os limites de atuação dos membros de sua equipe,

elegendo as prioridades a serem observadas quanto ao acervo, traçando planos de

aquisição, disseminação e acesso; metas de ampliação; planos de emergência,

segurança e de rescaldo, divulgando-os entre os funcionários.

Os programas de ação devem considerar:

1. características físico-químicas e estruturais do bem cultural e sua

quantidade;

2. condições ideais de conservação do bem cultural;

3. recursos humanos, financeiros e materiais disponíveis;

4. espaço físico adequado para armazenagem, processamento,

consulta/pesquisa e exposição.

Três linhas de atuação:

• pessoas;

• acervo;

• prédio/edificações.

Definição de conceitos específicos

A preservação tem como finalidade máxima manter a integridade da informação contida em

um determinado suporte. O objeto de cuidados do restaurador é o suporte da informação,

na medida em que este é o veículo da memória de um determinado grupo social.

Preserva-se tudo aquilo que se traduz como patrimônio de uma nação, tudo o que revela

sua origem e sua história;

Conserva-se todo documento histórico que se encontra com sua integridade física afetada;

Restaura-se um documento quando este estiver com sua "funcionalidade" interrompida por

um problema estrutural ou estético. A restauração terá como limite de intervenção a própria

integridade física do suporte, assegurando-se que, ao intervir, estaremos apenas

prolongando a temporalidade do documento, mas não o estaremos perpetuando;

Segurança toda ação voltada para assegurar a integridade física das pessoas, acervos e

bens móveis e imóveis.

Quais ítens devem ser enfocados:

1. as responsabilidades;

2. a instituição/prédio ( diagnóstico da área externa e interna);

3. segurança das pessoas;

4. segurança dos acervos;

5. programas de emergências;

6. avaliação periódica.

Segurança das Pessoas

• Criar normas de segurança dirigidas para todas as pessoas que circulam

pela instituição;

• Evitar violação grosseira ou deliberada de procedimentos, políticas e éticas

• Ter uma sinalização objetiva dentro de todo o perímetro da instituição,

distinguindo claramente as áreas limites de circulação para funcionários e

usuários;

• As normas de circulação devem permanecer fixadas em locais visíveis a

todos;

• Treinar uma equipe de segurança para administrar a circulação de pessoas

dentro da instituição, evitando um quadro de superpopulação de áreas;

• Elaborar um esquema especial para a utilização do prédio em situações

excepcionais, fora do seu horário de funcionamento e em eventos;

• Planejar saídas de emergência em locais estratégicos;

• Prever áreas específicas para deficientes físicos.

Política de Pessoal

• Na prática do gerenciamento de risco, a pessoa ou organização indicada deverá:

1. prover e administrar a proteção da instituição;

2. planejar e realizar a revisão periódica e os ajustes do programa de proteção;

3. identificar riscos, ameaças, crimes e outros tipos de sinistros.

• Estabelecer normas e procedimentos de segurança para todo o quadro funcional;

• Exigir do quadro funcional que proteja a instituição, pessoas, propriedades, prédios e

atividades quando a equipe de segurança não estiver presente;

• Exigir que o quadro funcional minimize os riscos de segurança;

• Instruir o quadro funcional para como proceder em casos de violações, emergências,

crime e violência, exigindo respostas.

• Estabelecer deveres para a equipe não especializada - quadro funcional -

na ausência da equipe de segurança especializada:

1. vigiar portas e outras entradas ou saídas;

2. requerer que a entrada de pessoas a um perímetro exterior durante o

horário de fechamento e perímetros de alta segurança a qualquer

hora, sejam checadas e documentadas, e admitidas apenas com

autorização;

3. realizar verificações aleatórias e ter um inventário regular;

4. relatar perigos e ameaças ao responsável indicado pela instituição.

• Cabe a equipe de segurança fazer cumprir todas as normas e

procedimentos estabelecidos na política de segurança adotada pela

instituição;

• A equipe de segurança tem que estar sempre pronta para agir em qualquer

situação.

• São atribuições fundamentais da equipe de segurança:

1. zelar pela segurança da instituição;

2. fazer cumprir as normas e regras de segurança

estabelecidas pela instituição;

3. responder por todas as atribuições que lhe forem

designadas;

4. na ausência de normativas, reportar-se ao responsável

direto pela equipe de segurança;

5. dar o alarme em casos de emergência e sinistros.

Relacionamentos Interpessoais

• É importante que o quadro funcional tenha consciência de seu trabalho de

equipe, onde o papel de cada um pode influenciar o do outro e interfere

diretamente no rendimento institucional;

• É fundamental ter conhecimento que um trabalho de equipe só se

desenvolve eficientemente em decorrência da condução que a chefia dará

aos membros que compõe o grupo, no aspecto ético, emocional e

profissional;

• À chefia cabe:

1. ter a habilidade de lidar eficazmente com relações interpessoais;

2. desenvolver e manter a motivação da equipe;

3. manter a equipe sempre atualizada;

4. manter sua autoridade;

• equilibrar trabalho em equipe x diferenças pessoais.

Assédio Moral

• É a exposição do trabalhador(a), sistematicamente, a situações ultrajantes, ou seja, é a

prática continuada de humilhação do(a) trabalhador(a);

• difícil de ser identificado – a pessoa costuma ser acusada de incompetente, burra,

desajeitada, criando situações que prejudicam o trabalho;

• ocorre uma perseguição constante e, ao mesmo tempo, a indução das pessoas que

trabalham no mesmo ambiente a comportamentos que reforcem a discriminação;

• a pessoa passa a ser hostilizada, humilhada e isolada pelo grupo, reforçando o

estereótipo criado pela chefia;

As estatísticas demonstram algumas características comuns às vítimas da violência moral:

1. são pessoas competentes e questionadoras;

2. têm muita capacidade de trabalho, mesmo quando doentes;

3. são criativas;

4. a maioria é formada por mulheres.

Anacely Rodrigues

Escola Nacional de Saúde Pública/FIOCRUZ

Programas de Treinamento

• É fundamental que haja incentivo à formação acadêmica científica dentro do quadro

funcional da instituição, estruturando programas e capacitação de todo o quadro que irá atuar

direta ou indiretamente na preservação do acervo, fornecendo estímulo e auxílio financeiro

para a participação em congressos, seminários e cursos;

• Nos casos de instituições que não possuem no seu quadro funcional técnicos

especializados, a instituição deve recorrer a órgãos similares, que disponham de condições

para assessorar a melhor forma de se estruturar programas de treinamentos;

• Pode-se efetuar convênios interinstitucionais, de forma a desenvolver intercâmbios de

informações e espaços para estágios técnicos;

• Consultar e fazer cumprir as regras estabelecidas sobre a criação de uma Comissão de

Interna de Prevenção de Acidentes/CIPA na instituição;

• Nas instituições que não possuem obrigatoriamente, por Lei, uma CIPA, transferir as

atribuições desta para uma equipe própria;

• Estabelecer sanções para o caso de descumprimento, por parte do quadro funcional, das

regras de segurança e de emergência assinadas pelo dirigente;

• Conscientizar e treinar o quadro funcional para:

1. saber identificar riscos, ameaças e outros tipos de sinistro;

2. prevenir ou minimizar riscos e perdas;

3. agir e responder em casos de violações, crimes, emergência ou

violência;

4. notificar a equipe de segurança sobre as ocorrências;

5. obedecer regras e procedimentos de emergência;

6. proteger a instituição como um todo.

Segurança Física do Acervo

• A Instituição - deve considerar que, no âmbito da preservação/segurança do acervo, a

documentação ocupa lugar relevante, sendo diretamente responsável pela manutenção

da memória institucional e dos acervos;

• O acervo só pode ser considerado assegurado, quando têm todos os em tornos do

documento bem delimitado e assegurado quanto a sua integridade;

• Programa de segurança- deve passar por todas as áreas que envolvem o acervo,

integrando aspectos como a pesquisa, a disseminação, a exposição, o acesso,

empréstimos, a circulação, trânsito, restauração, etc. em uma só política, de forma a

criar um único dispositivo de segurança;

• Maior problema - a forma de ser analisada sua abrangência - envolvimento amplo e

interdisciplinar;

• A fim de resguardar a integridade física dos bens culturais raros e/ou em precário estado

de conservação sem restringir seu acesso, devem ser previstos, pesquisados e

utilizados meios e técnicas de reprodução;

• As instituições responsáveis pelos acervos devem elaborar as normas

técnicas reguladoras do acesso aos bens culturais, atentando para os

seguintes aspectos:

1. devem ser delimitadas áreas de livre acesso e áreas de acesso restrito,

garantindo a segurança dos limites físicos de cada área;

2. o acesso ao acervo original deve ser controlado de maneira a garantir

sua preservação.

• Deve ser garantida a ampla disseminação dos conhecimentos produzidos

pelas pesquisas na instituição através dos diversos meios disponíveis, para

que as atividades de preservação/segurança e de pesquisa não percam seu

sentido;

• Proibir movimentação e manuseio desnecessários de objetos do acervo;

• Reportar imediatamente todas as perdas, violações e prejuízos.

Acervo em Exposição

• Proteger todos os objetos ou documentos do acervo que estejam em áreas de livre

circulação, de serem tocados, sofrerem atos de vandalismo ou retirados sem

autorização;

• Checar periodicamente as condições de segurança dos objetos ou documentos em

exposição;

• Os técnicos encarregados do acervo deveram conferir diariamente os

objetos/documentos em exposição;

• Garantir que as vitrines não estejam em condições vulneráveis;

• Os materiais constituintes da vitrine não devem ser fator de risco ao objeto ou

documento exposto;

• Climatizar o acervo em exposição, de maneira que ele permaneça nas mesmas

condições do local de guarda;

• Planejar a iluminação do acervo a ser exposto de forma que não prejudique a

conservação do mesmo.

Acervos em Depósitos

• Garantir que a qualidade dos materiais constitutivos do depósito contribuam para a sua

conservação e segurança;

• Estruturar os depósitos respeitando-se as características de cada tipo de acervo ou

coleção e à sua segurança;

• Planejar uma periodicidade para vistoria das áreas de depósito, observando:

1. o ataque biológico (acervo, mobiliário, alvenaria);

2. o controle climático;

3. as infiltrações (as vulnerabilidades do local);

4. a incidência da luz solar;

5. a ventilação e o condicionamento de ar;

6. o estado das embalagens;

7. a limpeza e a desinfestação ambiental.

• Estudar e elaborar planos de escoamento e remoção de acervo em caso de emergências.

• Planejar as áreas de depósitos de modo a garantir o seu isolamento das áreas de

circulação e instalações hidráulicas;

• Todo e qualquer dispositivo de segurança instalado no depósito deve ser

considerado em função do benefício x prejuízo para o acervo;

• O controle do acesso no depósito deve ser de responsabilidade específica das

áreas que detêm o acervo;

• Em casos de emergências, fora do horário de expediente, o acesso ao depósito é

de responsabilidade da segurança, e deve ser devidamente registrado em livro de

ocorrência;

• Qualquer remoção do acervo do depósito deve ser registrada;

• As áreas de depósito somente devem ser utilizadas como área de trabalho em

condições específicas, como uma situação de exceção.;

• Quando for constatada a ausência ou perda de acervo, deve-se comunicar

imediatamente ao responsável superior para as devidas providências - esta

comunicação deverá ser também por escrito.

Acervo em empréstimo/trânsito

• Toda remoção, empréstimo e trânsito de acervo deve ser planejado

observando-se as normas e os instrumentos de proteção;

• Cuidar para que todos os objetos/documentos do acervo estejam sob escolta,

quando não estiverem dentro dos limites de proteção da instituição;

• Cuidar para que os objetos/documentos do acervo passem a noite dentro do

perímetro de segurança;

• Cuidar para que os itens do acervo, que estejam emprestados ou forem

trocados de lugar, estejam protegidos o melhor possível;

• Transportar os objetos/documentos do acervo mantendo o máximo de

segredo sobre os planos, programas, meios e rotas;

• Escolher os meios de transportes mais seguros;

• Exigir exclusividade no transporte, verificar bons antecedentes do motorista,

inspecionar o veículo, acompanhamento de um funcionário e comunicação

regular com a instituição durante o transporte;

• Enviar, junto com o acompanhante do transporte, documentação, relatórios

de condições da conservação, documentação sobre título de propriedade e

fotografias;

• Climatizar o acervo em trânsito, para que ele permaneça nas mesmas

condições do local de guarda;

• Estas diretrizes devem ser observadas quando do recebimento temporário

de acervos.

Acervo Digitalizado

• Definir o uso da digitalização, considerando: a preservação, a

divulgação, o acesso;

• Garantir que a digitalização seja realizada dentro de padrões técnicos

com compromisso com a qualidade e a durabilidade;

• Evitar depender de programas que necessitem de constantes migração

de suportes;

• Gravação periódica de backup ( atualização sempre que necessário);

• Utilizar, sempre que possível, senhas para programas específicos de

conhecimento somente do pessoal interno e diretamente envolvido.

Segurança Física do Imóvel

• A proteção física do imóvel deve ser feita de forma a garantir a integridade dos

documentos e também das pessoas que trabalham e circulam pelo local;

• Deve ser elaborada do macro para o micro - do exterior para o interior, com atenção as

áreas de maiores cuidados, como reserva técnica, áreas de exposição, etc, criando

perímetros limites de cada espaço;

• Elaborar e dar ciência ao quadro funcional ou a quem for de direito, de um mapeamento

de segurança bem definido que abranja os seguintes itens:

1. Localização dos extintores de incêndio e hidrantes;

2. Especificação do circuito das saídas de emergências;

3. especificação de trânsito de material interno;

4. especificação das restrições de acesso das diferentes áreas do prédio;

5. estabelecimento e sinalização dos locais de armazenamento de material inflamável,

explosivo, perecível ou nocivo à saúde;

6. circuito elétrico e hidráulico.

• Realizar o diagnóstico da situação física do prédio periodicamente, abrangendo os

seguintes itens:

• elaborar cronograma de manutenção do prédio, que considere as especificidades

climáticas da região e características do prédio;

• vistoriar periodicamente o(s) telhado(os) e calhas, fazendo sua manutenção sempre que

necessário;

• vistoriar sistematicamente as instalações elétricas e revendo o quadro de força todas as

vezes que houver acréscimo de equipamento e/ou pontos de luz, para evitar sobrecarga

na rede;

• desligar as correntes elétricas em redes inutilizadas e obsoletas e retirando estas quando

for possível;

• sinalizar os pontos de energia, bem como os equipamentos que tenham a carga distinta

da instalação geral;

• Identificar e avaliar cada abertura separadamente quanto:

1. à qualidade e resistência do material utilizado;

2. à vulnerabilidade;

3. ao tamanho da abertura;

4. à entrada de pessoas, de luz, de poluição, de insetos e de água da chuva.

• Determinar o número de aberturas a serem utilizadas, limitando-as na medida

do possível, verificando diariamente seu estado de conservação;

• Estabelecer princípios básicos de controle de chaves, definindo normas e

rotinas para registro e utilização das mesmas, a saber:

1. apenas uma pessoa deve ser responsável pela emissão, controle e

recuperação de chaves extraviadas;

2. determinar quais pessoas podem ter acesso ao claviculário em caso de

emergência;

3. adotar um "livro de controle de chaves" para registrar qualquer

anormalidade;

4. distribuir as chaves mediante registro no livro;

5. substituir fechaduras sempre que uma chave não puder ser localizada.

Proteção por Perímetro

• Definir os limites físicos da propriedade;

• Definir e avaliar as distintas áreas a serem protegidas;

• Usar medidas de defesa para cada área, avaliando cada ponto do local, como portas,

janelas e outras aberturas;

• Em situação de alto risco, usar mais de uma medida de proteção;

• Usar medidas de defesa que definam o limite físico da propriedade, quando este for

compartilhado com outros.

OBS: Acordar com a(s) outra(s) instituição(s) as mesmas responsabilidades e controle sobre

seus limites.

• Adotar combinações de limites de proteção de forma a estabelecer o maior e o menor

grau de defesa exigido por cada área e sua respectiva utilização;

• Avaliar cada medida de defesa tomada para cada limite com perícia e regularidade.

Segurança Física do Imóvel – Entorno

• Fiscalizar a área externa ao prédio 24h por dia;

• Em instituição que possui terrenos extensos, fazer uso de medidas de reforço para sua

proteção, tais como cães, cercas, correntes, etc;

OBS: Essas medidas podem ser aplicadas tanto simultaneamente, quanto por áreas.

• Dentre as medidas de defesa que visam garantir a segurança da área externa, considerar:

• a poda das árvores;

• a possibilidade de manter a vegetação constantemente baixa;

• impedir que os galhos das árvores pendam para o prédio, de forma a:

1. evitar a entrada de insetos e outros animais.

2. Impossibilitar a visibilidade do terreno.

3. Ocultar janelas e outros tipos de aberturas.

4. Favorecer o esconderijo de pessoas e objetos.

5. Ocasionar a queda de galhos ou frutos sobre o prédio e as pessoas.

6. A monitoração do crescimento de raízes das árvores próximas às áreas

edificadas;

7. Em caso de projetos de paisagismo, optar pelo uso de vegetação baixa.

• Criar mecanismos de inspeção constante quando da utilização da área

externa em eventos especiais ou exposições;

• Vistoriar todo o terreno em horários de fechamento e realizar verificações

relâmpagos em horas imprevistas;

• Manter toda a área externa sinalizada quanto aos vários tipos de prédios,

áreas coletivas, depósitos, áreas de altos riscos, obras, circulação de

carros, etc.

Controle de Acesso ao Prédio

• Criar barreiras, de preferência portas, nos acessos das áreas a serem protegidas.

Obs: Estas barreiras devem ser bem iluminadas e, se possível, receber equipamentos

eletrônicos de detecção e alarme.

• Considerando os diferentes níveis de proteção, os horários de funcionamento de

rotina e de eventos especiais, estabelecer controles de acesso distintos, a saber:

1. permissão de acesso;

2. identificação de pessoal;

3. checagem de bolsas ou volumes;

4. assinatura de entrada/saída em áreas de alta-segurança;

• Requisitar do visitante que irá para áreas não abertas ao público que:

1. se identifique;

2. aguarde ser chamado;

3. use crachá ou algo similar.

• Em áreas não abertas ao público, providenciar para o visitante um acompanhante, de

maneira que aquele nunca fique sozinho;

• Solicitar dos funcionários que usem sempre sua identificação pessoal e que registrem as

entradas e saídas fora do seu horário normal de trabalho;

• Controlar o acesso ao interior das áreas de proteção, considerando:

1. capacidade física da área;

2. pessoas portadoras de armas ou instrumentos cortantes;

3. pessoas com comportamentos inadequados;

4. pessoas que portem substâncias químicas consideradas perigosas.

• Permitir o acesso às áreas de alta segurança somente por funcionários previamente

estabelecidos. Esta decisão deve ser levada ao conhecimento dos responsáveis e/ou

encarregados pela segurança.

Planos de Desocupação

• A instituição, na figura de seu diretor, tem responsabilidades no que tange à segurança

e à integridade física de seus funcionários e visitantes;

• O Diretor deve designar um funcionário experiente como responsável pelo plano

emergencial;

• Adotar diferentes meios de comunicação instantânea entre vigilantes, posto central de

vigilância e os guardas das saídas;

• Tomar providências quanto à superpopulação, prevenir acidentes , agindo rapidamente

em caso de necessidade;

• Elaborar programas de rápida desocupação, obedecendo aos seguintes critérios:

1. manter sempre atualizada uma lista de órgãos com os quais seja necessário contar

em caso de emergências: bombeiros, hospitais, ambulâncias, eletricistas, entre

outros;

2. manter uma descrição das disposições previstas para o caso de ser necessária uma

desocupação ou troca de lugar dos bens;

3. elaborar um estudo de prioridades em relação ao acervo, definindo os mais valiosos

e prioritários;

4. inventariar os recursos necessários numa emergência, mantendo-os sempre a mão

e fiscalizados quanto as suas condições de uso;

5. prover a segurança dos bens quando estiverem sendo deslocados;

6. providenciar treinamento necessário no uso dos extintores e na proteção geral

contra incêndios;

7. gerar áreas de ocupação emergencial na área externa do prédio;

8. após uma emergência, organizar uma vistoria de todas as instalações para verificar

se há fiação elétrica partida, ruptura de tubulações de gás/água ou dutos de vapor.

9. inspecionar o prédio para determinar a vulnerabilidade da edificação e das

instalações.

10. testar o plano uma vez por ano, em situações que simulem as condições previstas.

• O tipo de estrutura, sistema ou dispositivos de segurança necessários a uma determinada

instituição dependerá de suas dimensões, do tipo de acervo que contém, do fluxo de

visitantes, do índice de criminalidade da área que está localizado e da disponibilidade

financeira da instituição para a manutenção do sistema escolhido.

Sistemas de alarme e detecção e circuito interno de Tv

• Devem ser utilizados em locais sem vigilância humana ou em locais delicados

ou difíceis de serem vigiados;

• Analisar previamente a situação de segurança da instituição antes de decidir

por qualquer tipo de alarme ou circuito interno de Tv, considerando:

1. a circulação de pessoas, acervo e material em geral;

2. aberturas existentes;

3. horários e formas de utilização dos espaços;

4. áreas com limitação de acesso;

5. controle de acesso;

6. procedimentos de emergências;

7. detecção de danos.

• Na utilização de um sistema de alarme, definir ações nos casos de alarme

acionado, para que tenha um mecanismo de resposta imediata.;

• Avaliar a conveniência da utilização de um sistema de alarme que seja monitorado ou

acuse fora da instituição;

• Qualquer que seja o sistema de alarme utilizado, sua instalação não poderá colocar em

risco a integridade do acervo;

• Alimentar os sistemas de alarmes com a rede elétrica distinta de todo o resto da instituição,

inclusive da rede de detecção e combate ao fogo, que deve ser permanentemente

revisada;

• Prever uma fonte emergencial de energia para os sistemas de segurança;

• Em caso de utilização de um circuito interno de Tv, considerar a possibilidade de adotar um

sistema que seja monitorado 24h por dia, 7 dias por semana;

• Prover segurança através de alarmes e circuito interno de Tv, nos seguintes locais, nos

períodos em que o prédio estiver fechado:

1. perímetro da fachada e entradas do prédio;

2. corredores principais do prédio ou foyer;

3. cofres, depósitos de alta segurança e locais de guarda de objetos valiosos;]

4. portas do interior do prédio e outras aberturas.

Segurança Física

Formar uma equipe específica para responder pela segurança da instituição

Equipe de segurança

• São atribuições fundamentais da equipe de segurança:

1. Zelar pela segurança da instituição;

2. Fazer cumprir as normas e regras de segurança estabelecidas pela instituição;

3. Responder por todas as atribuições que lhe forem designadas;

4. Reportar-se ao responsável pela segurança, na ausência de normas;

5. Acionar o alarme em casos de emergência e de sinistro;

6. Realizar treinamento periódico de todo o quadro funcional;

7. Realizar cuidadosa verificação para detectar situações de risco para o acervo, para

o público e para os funcionários, e tomar as devidas providências;

8. Controlar a circulação de pessoas na instituição, de modo a evitar a superpopulação

de áreas.

• Requerer que a equipe de segurança seja digna de confiança para controlar a circulação e

documentação de pessoas;

• Requerer que a equipe de segurança esteja sempre pronta para agir em qualquer situação;

• Estabelecer critérios para a verificação da idoneidade da empresa prestadora de serviços e

dos profissionais que integrarão a equipe, no momento da contratação de serviços de

terceiros;

• Informar ao profissional a ser contratado sobre a possibilidade de investigação de seus

antecedentes em registros públicos e policiais;

• Definir atribuições e capacitar a equipe de segurança para agir em casos de emergência,

considerando:

1. Estabelecer os contatos necessários (polícia, hospital, corpo de bombeiros,

imprensa, responsável pela instituição, etc.);

2. Localizar e disponibilizar material e equipamento para a ação;

3. Retirar e conduzir o acervo para o destino planejado;

4. Desocupar espaços e resgatar pessoas;

5. Prestar primeiros socorros;

6. Desimpedir áreas e entradas;

7. Documentar o incidente.

Emergência

• Desenvolver e manter um plano de emergência para ação em casos de sinistro, tais como

pane no sistema de energia, vandalismo, roubo, inundação, catástrofe, etc.;

• Avaliar as situações de emergência, considerando sua extensão e possíveis conseqüências;

• Analisar e avaliar as condições de resposta;

• Preparar instruções básicas para ação a serem cumpridas por todo o quadro funcional, em

casos de emergência;

• Preparar instruções para desocupação de pessoas das áreas de risco em casos de

emergência, tomando precauções específicas para os deficientes físicos;

• Redobrar a vigilância para os casos de sinistro com suspeitos;

• Estabelecer prioridades de proteção e resgate de acervo em casos de emergência;

• Identificar os recursos operacionais necessários para ação em casos de emergência,

estabelecendo local específico para a guarda deste material;

• Prever ações da instituição para responder a situações de emergência, quando não possuir

recursos operacionais suficientes e adequados;

• Exigir que o quadro funcional esteja sempre ciente do plano de emergência;

• Em caso de emergência declarada, este plano será soberano em detrimento dos

procedimentos regulares de segurança da instituição;

• Aperfeiçoar e praticar regularmente o plano de emergência, através da simulação de casos

de sinistro – estar atento as ocorrências anteriores e analisar climática e geograficamente a

região;

• Desenvolver e manter um plano de reativação das atividades mesmo ainda em estado de

emergência;

• Estabelecer etapas para o plano de reativação das atividades;

• Planejar estratégias para obtenção de recursos financeiros para casos de emergência;

• Prever a possibilidade de sobrevivência da instituição caso faltem os recursos financeiros

destinados a resolver as situações decorrentes da emergência;

Proteção contra Sinistros

Fenômenos Naturais

• Antes de se elaborar qualquer programa de salvaguarda ou resgate de

acervos, faz-se necessário primeiramente conhecer as condições climáticas

da região: a direção dos ventos, a incidência solar, a estrutura do solo, a

média de temperatura e umidade da região;

• Também as condições do prédio que guarda o acervo devem ser avaliadas,

observando: seu estado de conservação quanto a sua estrutura física, a rede

elétrica e hidráulica, as aberturas (portas, janelas, clarabóias, ou similares).

• Essas últimas devem ser constantemente revistas observando:

1. Qualidade e resistência do material;

2. Sua vulnerabilidade;

3. O tamanho da abertura;

4. Entrada de pessoas, de luz, de poluição, de insetos e de água de chuva.

• A conseqüência mais comum após uma atuação de um fenômeno natural como

terremotos, desabamentos, furacões e vendavais, é a ação da água por

inundação. Os danos provocados pela água, por menores que sejam, podem

ser irreversíveis, quando analisados para cada documento atingido.

• Para prevenir, algumas medidas devem ser tomadas sistematicamente:

1. Inspecionar coberturas e placas de proteção dos tetos;

2. Limpar freqüentemente calhas e drenos;

3. Não acondicionar acervos em subsolos, sob canos de água, dutos de

vapor, lavatórios, equipamentos de refrigeração de ar ou similares;

4. Inspecionar e mapear o sistema hidráulico.

• Em caso de inundação, as medidas para secagem do acervo devem ser

tomadas de forma rápida. Os métodos de secagem de documentos molhados

são:

1. Secagem ao ar;

2. Desumidificação;

3. Secagem por congelamento;

4. Secagem térmica a vácuo.

Roubo e Vandalismo

• A proteção contra roubo e vandalismo inicia-se pela análise da fragilidade das fechaduras das

portas e janelas do prédio;

• Ações preventivas devem ser tomadas, estruturando-se normativas específicas para:

1. Prédio em obra – quando se tem que abrir para circulação os espaços que normalmente

são vetados ao público, como reservas técnicas e depósitos;

2. Circulação em áreas de exposição – qual o circuito e a quantidade de pessoas/área

possível em cada sala de exposição;

3. Acesso à área de armazenagem – o pesquisador deve estar sempre acompanhado e

nunca ficar sozinho;

4. Acesso à área de alta segurança – o pesquisador deve estar sempre acompanhado e

nunca ficar sozinho;

5. Salas de consulta em arquivos e bibliotecas – o pesquisador nunca deverá estar sozinho e

só pode entrar com lápis e papel;

6. Consultas especiais em áreas de alta segurança – o pesquisador nunca deverá ficar

sozinho, só pode pesquisar um objeto de cada vez e o documento/acervo deve ser revisto

antes de retornar ao seu lugar de origem;

7. Analisar as vantagens de utilização de sistemas de alarmes e CCTV, considerando sua

manutenção e os agentes de respostas;

8. Estruturar normativas de uso do claviculário e de cópias individuais e reprodução das

chaves;

9. Determinar quais as aberturas devem ficar fechadas e abertas, durante o horário de

expediente, buscando um melhor controle das entradas e saídas de pessoas na Instituição.

Incêndio

É considerado como o maior perigo para os acervos institucionais, pois sua

ação sempre rápida ocasiona danos praticamente irreversíveis. Mas deve

ficar bem claro que a responsabilidade institucional, na figura de seu

presidente ou diretor, é sempre para com os funcionários e visitantes em

primeiro lugar;

É fundamental que seja elaborado um plano de ação de forma a reduzir o

potencial de perdas de vida e de acervos. Para tanto se deve elaborar uma

política que se enquadre às realidades institucionais, de forma a garantir sua

manutenção;

A instituição deve planejar sua política contra incêndio obedecendo aos seguintes critérios:

1. Ter um responsável pela segurança institucional;

2. Eliminar e precaver-se contra possíveis fontes comuns de fogo;

3. Vistoriar as instalações elétricas e de gás;

4. Mapear e vistoriar periodicamente os locais de depósito de lixo e materiais comburentes,

armazenamento de combustíveis e áreas de “pontos quentes”;

5. Mapear, prover e sinalizar extintores de incêndio, saídas de emergência, depósitos de

acervo;

6. Determinar locais específicos para fumantes;

7. Obedecer ou cumprir as regras locais, nacionais e internacionais de prevenção contra

incêndio;

8. Solicitar a assistência e treinamento de prevenção contra incêndio do serviço de bombeiro

local;

9. Manter sempre a mão um Kit específico para casos de incêndio e de primeiros socorros;

10. Planejar e realizar treinamentos periódicos por simulações;

11. Constituir e manter equipada e treinada uma brigada contra incêndio – o número de

componentes deve ser compatível com a instituição, o acervo e o número médio de

visitantes e esta deve ser instruída para:

• primeiramente salvar vidas;

• evitar a propagação do fogo;

• combater rápido e extinguir o incêndio, quando possível;

• seguir a orientação da brigada de incêndio.

12. Deve prover um sistema independente e seguro de chamada para combate ao fogo,

podendo ser tanto local como externa;

13. Deve ter uma política de ação para que o sistema de proteção contra incêndio seja

acionado mesmo no caso das pessoas responsáveis não estarem presentes,

principalmente nos horários em que a instituição esteja fechada;

14. Deve elaborar um plano de rescaldo do acervo;

15. Designar um percentual da verba institucional para emergências e reestruturação o

mais rápido possível;

16. Usar práticas de gerenciamento de riscos;

17. Elaborar planos para manutenção ou reparos da integridade ou desgaste do prédio;

18. Prever um plano para combate ao fogo sem o suprimento de água pública;

19. Estabelecer um plano para recuperação em etapas, com reativação financeira a médio

e longo prazo. Compartimentalizar o prédio sempre que possível.