GESTÃO DOCUMENTAL E FLUXOS DE TRABALHO

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GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DE PROCESSOS

Não há documentos sem um fluxo associado (workflow).

Não há processos (workflows) sem documentos associados.

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GESTÃO DOCUMENTAL VANTAGENS

Informação sempre acessível, acesso fácil e rápido

Redução da duplicação de dados e promoção da reutilização da informação e partilha

Eliminação de documentos duplicados e possibilidade de controlo de versões

Redução do espaço, custos de armazenamento e impressão

Redução dos tempos de resposta, de circulação em papel, distribuição e recuperação dos documentos (pesquisas)

Distribuição rápida, fácil e a uma escala global, de grandes volumes de informação multimédia

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FERRAMENTAS E SERVIÇOS DE REDE STANDARD

HTTP / HTTPS SMB / NFS SMTP

BROWSER WEB GESTOR DE FICHEIROS GESTOR DE EMAIL

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ADAPTA-SE ÀS ORGANIZAÇÕES

CUSTOMIZAÇÃO

Hierarquia documental e workflows adaptados à organização

Suporta todos os tipos de documentos e formatos

DIR

ADM

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GESTÃO DE GRUPOS E PERFIS

CADA UTILIZADOR

Acede aos documentos respeitantes à sua função

Tem tarefas sobre os documentos

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WORKFLOW

Fáceis de desenhar, utilizar e interpretar

(gráfica e textualmente) com acompanhamento

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WORKFLOW VANTAGENS

Aumento da produtividade (tarefas rotineiras e repetitivas podem ser automatizadas e calendarizadas)

Aumento da eficiência (processamento automático)

Diminuição da margem de erro e perdas de tempo

Aumento da simplificação, transparência e controlo dos processos de negócio

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AÇÕES

Atribuição automática ou à posteriori

Definição de timmings para efectuar determinado tipo de acções

Possibilidade de agendar ações no tempo

Envio de notificações por e-mail

Calendarização Notificação

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TEMPLATES

Agilizar a criação de documentos

Normalizar o aspecto final dos documentos → (PDF)

Formulário com campos de preenchimento automático e editáveis + formatação pré-definida e não editável

Estatísticas – armazenar informação na BD geração de relatórios →(também templates)

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OUTROS EXEMPLOS

TEMPLATES

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TEMPLATES

CARTAdestinatário, morada, CP

Associado a uma ação do workflow permite colocar assinatura digitalizada no documento

FAXnúmero de fax de destino

Associado a uma ação do workflow permite enviar o fax diretamente a

partir do iPortalDoc

OUTROS EXEMPLOS

FOCO NA CRIAÇÃO DO DOCUMENTO

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COMUNICAÇÕES UNIFICADAS

Scanner Servidor de FAX

PastasPartilhadas

ComuniçõesUnificadas

Servidores de Aplicações

(CRM/ERP/CMS)

E-Mail

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COMUNICAÇÕES UNIFICADAS

E-mails recebidos tratados como correspondência recebida, propostas, faturas, encomendas...

Diferentes tipos de documentos e diferentes fluxos de trabalho associados

Numeração (código) e registo de todos os e-mails recebidos e enviados

Associação de e-mails (e respectivos anexos) a documentos

TRATAMENTO DE EMAIL

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COMUNICAÇÕES UNIFICADAS

JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL

FaxesEnviados

FaxesRecebidos

CartasEnviadas

CartasRecebidas

46 44 49 34

0 4 0 0

58 58 40 29

39 15 25 13

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COMUNICAÇÕES UNIFICADAS

JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRILFaxes

Enviados

FaxesRecebidos

CartasEnviadas

CartasRecebidas

46 44 49 34

0 4 0 0

58 58 40 29

39 15 25 13

EmailsEnviados

32.306 32.484 33.724 32.801

Emails Recebidos

16.524 15.759 19.867 18.476

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FUNCIONALIDADES

Relatórios detalhados com base nos workflows, por utilizador:

-Acções realizadas-Nº realizadas

•Tempo médio de execução das ações•Evolução na realização de acções•Fonte de apoio•Tomada de decisão

ESTATÍSTICAS

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FUNCIONALIDADES

• Certificado da Organização• Cartão de Cidadão

Colocada a assinatura digital no documento quando efetuadauma ação definida num workflow.

ASSINATURA DIGITAL

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GESTÃO DE CONTRATOS / PROTOCOLOS

• Gestão de todas as versões do contrato

• Alertas- Gestão da caducidade dos contratos- Configuração dos diferentes prazos de alerta

•• Associação dos contratos a orçamentos,

adjudicações, faturas e outro tipo de documentos

• Configuração de diferentes tipos de contrato- Prazo certo- Sem prazo- Com prazo de execução

• Gestão de todas as versões do contrato

• Gestão de Alertas (prazos)

• Configuração de diferentes tipos de contrato•

• Associação dos contratos a orçamentos, adjudicações, faturas e outro tipo de documentos

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PROCESSOS DE QUALIDADE

• Aprovação de documentos• Registo de Ocorrência• Programa Anual de Auditorias• Auditorias da Qualidade• Programa Anual de Formação • Compras• Encomendas• Revisão pela Gestão

QUALIDADE

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MÓDULO EXTERNO

• Publicação de informação online• Interação com entidades externas

IPORTALDOC LIGHT

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R.O.I. RETURN OF INVESTMENT

Tempo estimado de processamento da informação em papel e a sua pesquisa:

•40% - 60% do dia de alguns colaboradores•20% - 45% do custo global com os colaboradores•12% - 15% dos resultados de uma organização

Retorno do investimento num sistema de gestão documental obtém-se rapidamente:

•Reduzindo o tempo de operação dos recursos humanos e potenciando um aumento de produtividade de pelo menos 10%

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R.O.I. RETURN OF INVESTMENT

1. Reutilização eficiente de documentos

2. Navegação inteligente entre documentos associados

3. Pesquisa rápida de documentos e informação associada

COMO REDUZIR O TEMPO DE OPERAÇÃO DOS RH

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REFLEXÃO

• Que problemas temos com documentação?

• Quais os nossos processos? Quais os mais críticos? Os que envolvem mais documentos? Os que envolvem mais pessoas?

• Que processos poderiam ser optimizados com workflows?

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REFERÊNCIAS

OBRIGADOwww.iportaldoc.com