gestÃo de cooperativas -...

MANUAL

GESTÃO DE COOPERATIVAS

Minas Gerais 2016

(Versão

7-0

Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico - SEDE

Superintendência de Artesanato, Cooperativismo e Apoio ao Setor

Terciário

Subsecretaria de Indústria, Comércio e Serviços - SICS

________________________Manual: Gestão de Cooperativas______________________

____________________________________________________________ Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico – SEDE

Subsecretaria de Indústria, Comércio e Serviços - SICS Superintendência de Artesanato, Cooperativismo e Apoio ao Setor Terciário

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GOVERNO DE ESTADO DE MINAS GERAIS

SECRETARIA DE ESTADO DE DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO

2016 Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução total ou parcial, de qualquer

forma ou por qualquer meio, desde que divulgadas as fontes.

Secretário de Estado de Desenvolvimento Econômico – SEDE

LUIZ FÁBIO CHEREM

Superintendente de Artesanato, Cooperativismo e Apoio ao Setor Terciário

FERNANDO PASSALIO DE AVELAR

Diretora de Apoio ao Cooperativismo e ao Artesanato

SUELLEN NASCIMENTO DOS SANTOS

Elaboração

FERNANDO PASSALIO DE AVELAR

RAMONA KARINE MORAIS SANTOS

SUELLEN NASCIMENTO DOS SANTOS




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APRESENTAÇÃO Há alguns anos tem sido uma tendência a constituição, em maior número, de cooperativas dos vários ramos de atividade. Entretanto, ressentem estas cooperativas recém constituídas, em sua maioria, de um material técnico de apoio inicial, que lhes possa “dar o norte” sobre os trabalhos a serem realizados pelos dirigentes e gestores, além de alguns instrumentos básicos de gestão e controles internos que julgamos suficientes para que uma cooperativa funcione. A gestão de uma cooperativa é muito mais complexa e exigente se comparada a outras sociedades empresariais. Ela deve ter sucesso no mercado (ser eficiente), oferecer mais e melhores serviços aos seus associados como principal objetivo da cooperativa (ser eficaz) e atender plenamente as expectativas coletivas de seus sócios e comunidade onde atua (ter efetividade). Iniciamos este manual apresentando os conceitos de cooperativismo e cooperativa, sua base legal, estrutura, funcionamento e sua forma de gestão; discorremos sobre a organização administrativa de uma cooperativa e concluímos com a parte prática, apresentando algumas sugestões de instrumentos básicos de gestão e controles internos que podem ser aplicados nas cooperativas em geral, sobretudo nas que estão iniciando suas atividades. Portanto, o objetivo deste manual é contribuir para orientar os associados, dirigentes e gestores de cooperativas, com conhecimentos e informações sobre cooperativismo e administração de cooperativas, visando o alcance de melhores resultados econômicos e sociais e o desenvolvimento sustentável das cooperativas de forma transparente e participativa. Trata-se de um trabalho simples e acessível, prevalecendo a intenção de colaborarmos para produzir os melhores resultados possíveis e necessários a autogestão e desenvolvimento das cooperativas. Com ele, acreditamos que os dirigentes e gestores das cooperativas recém constituídas se sentirão mais seguros para realizar a correta gestão dos atos exigidos em suas negociações e operacionalizações. Evidentemente devem ser feitas as devidas adaptações adequando-as às necessidades e níveis de cada cooperativa, objetivando a simplicidade, a praticidade e a utilidade máxima, além do desenvolvimento de outros controles e instrumentos, à proporção do crescimento da cooperativa e de sua especificidade. Superintendência de Artesanato, Cooperativismo e Apoio ao Setor Terciário




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SUMÁRIO

Página

1. INTRODUÇÃO ........................................................................................... 7 2. A DUPLA NATUREZA DA COOPERATIVA: SOCIAL E ECONÔMICA ..... 10 3. PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DAS COOPERATIVAS ...................... 11 4. PARTICIPAÇÃO, DEVERES E DIREITOS DOS ASSOCIADOS E

RESPONSABILIDADES DOS DIRIGENTES .............................................

12 4.1. Deveres ..................................................................................................... 12 4.2. Direitos ...................................................................................................... 13 4.3. Responsabilidade dos Dirigentes .............................................................. 15 5. ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DE UMA COOPERATIVA ............... 16 5.1. Assembléia Geral ...................................................................................... 16

Assembléia Geral Ordinária ........................................................ 18

Assembléia Geral Extraordinária .................................................... 19

5.2. Conselho Fiscal ......................................................................................... 19

Objetivos do Conselho Fiscal ......................................................... 20

Importância do Conselho Fiscal ..................................................... 20

Constituição do Conselho Fiscal .................................................... 22

Atribuições do Conselho Fiscal (Aspectos Normativos) ................. 22

Outras Obrigações do Conselho Fiscal .......................................... 23

Normas que Regem o Conselho Fiscal .......................................... 24

Quando e Como Fiscalizar ............................................................ 25

5.3. Conselho de Administração/Diretoria Executiva ....................................... 25

Objetivos do Conselho de Administração ........................................ 26

Importância do Conselho de Administração .................................... 26

Constituição do Conselho de Administração ................................... 27

Atribuições do Conselho de Administração (Aspectos Normativos) 28

Outras Obrigações do Conselho de Administração ......................... 30

Normas que Regem o Conselho de Administração ......................... 31

Quando e Como Atuar ..................................................................... 33

Atribuições Específicas dos Membros do Conselho de Administração

33

- Competência da Diretoria Executiva ................................................ 34

- Atribuições do Diretor Presidente ..................................................... 34

- Atribuições do Diretor Comercial ...................................................... 35

- Atribuições do Diretor de Produção .................................................. 35

- Atribuições dos demais membros do Conselho de Administração ... 36

5.4. Generalidades dos Conselhos de Administração e Fiscal ........................ 36 1. Perfil Ideal dos Conselheiros ............................................................... 36 2. Requisitos às Ações dos Conselheiros ................................................ 37 3. Relação entre o Conselho de Administração e o Conselho Fiscal ...... 38 4. Condições dos Candidatos para a Elegibilidade ................................ 39




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5. Eleições ............................................................................................... 40 6. Destituição dos Conselheiros de Administração e Fiscal .................... 40 7. Responsabilidades ............................................................................... 41 8. Remuneração dos Dirigentes e Conselheiros ..................................... 41

5.5. Organização dos Conselhos de Administração e Fiscal ........................... 41 1. Arquivos ............................................................................................... 42 2. Reuniões .............................................................................................. 42 3. Atas ...................................................................................................... 49 4. Plano de Ação (Plano de Trabalho) ..................................................... 50

5.6. Princípios de Administração e Gestão ...................................................... 52 1. Planejamento ....................................................................................... 53 2. Organização ......................................................................................... 57 3. Direção (Comando) .............................................................................. 58 4. Controle (Avaliação) ............................................................................ 59

6. NOÇÕES BÁSICAS DE CONTABILIDADE ............................................... 61 a) Componentes do Balanço ...................................................................... 63 b) Visão Contábil da Cooperativa ............................................................... 65 c) Balanço Patrimonial ............................................................................... 66 d) Demonstração de Resultado do Exercício (Sobras ou Perdas) ............. 71

PARTE PRÁTICA INSTRUMENTOS BÁSICOS DE GESTÃO E CONTROLES INTERNOS APLICADOS ÀS COOPERATIVAS .................................................................

73

1. CONTROLES SOCIAIS ........................................................................ 73 a) Proposta de Admissão de Associados ............................................ 73

Modelo de Proposta de Admissão de Associados ..................... 75

b) Ficha de Matrícula de Associados ................................................... 76

Modelo de Termo de Abertura e Termo de Encerramento ... 76

Modelo de Ficha de Matrícula de Associados ...................... 77

c) Termo de Compromisso .................................................................. 78

Modelo de Termo de Compromisso ...................................... 78

d) Controle de Assembléias Gerais ..................................................... 79

Roteiro para Realização de Assembléias Gerais ............................................................................................... 79

1. Deliberação quanto à Realização da Assembléia Geral ........ 79 2. Elaboração do Edital de Convocação .................................... 80 3. Pré-Assembléias .................................................................... 80 4. Preparo da Assembléia Geral ................................................ 82 5. Roteiro de Assembléia Geral Ordinária ................................. 83 6. Roteiro de Assembléia Geral Extraordinária .......................... 88 7. Providências a serem tomadas após a realização de uma

Assembléia Geral ...................................................................

88

Modelo de Edital de Convocação de Assembléia Geral Ordinária ....................................................................................

89

Modelo de Edital de Convocação de Assembléia Geral Extraordinária .............................................................................

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Modelo de Ata de Assembléia Geral Ordinária .................... 91

Modelo de Ata de Assembléia Geral Extraordinária ............. 93

Modelo de Relatório de Gestão do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) ...................................................................

95

Modelo de Balanço Patrimonial ........................................... 100

Modelo de Demonstração de Resultados do Exercício ........ 101

Modelo de Parecer do Conselho Fiscal ................................ 102

Modelo de Parecer de Autoria Externa ................................. 103

Modelo de Plano de Atividades para o Próximo Exercício ... 104

Modelo de Previsão Orçamentária para o Próximo Exercício ......................................................................

104

Modelo de Lista de Presenças em Assembléias Gerais ....... 104

e) Controle de Atas de Reuniões do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) e do Conselho Fiscal .....................................

105

Modelo de Ata de Reunião do Conselho de Administração (Diretoria) ...................................................................................

107

Modelo de Ata de Reunião do Conselho Fiscal ................... 108

2. CONTROLES FINANCEIROS .............................................................. 109 a) Controle de Caixa ............................................................................ 111

1. Fluxo de Caixa .......................................................................... 111 2. Preenchimento do Fluxo de Caixa ............................................. 112

Modelo de Fluxo de Caixa ..................................................... 113

3. Boletim de Caixa ........................................................................ 114 4. Esquema de Segurança ............................................................. 114 5. Preenchimento do Boletim de Caixa .......................................... 115

Modelo de Boletim de Caixa .................................................. 116

b) Controle de Banco ........................................................................... 117 1. Preenchimento da Ficha de Controle de Banco ........................ 118

Modelo de Controle de Banco ................................................ 118

2. Posição Bancária ....................................................................... 119

Modelo de Posição Bancária ................................................. 120

3. Conciliação Bancária ................................................................. 120

Modelo de Conciliação Bancária ............................................ 121

c) Controle de Pagamentos e Contas a Pagar .................................... 122

Modelo de Controle de Fornecedores ........................................ 124

Modelo de Controle de Pagamentos a Fornecedores ............... 125

Modelo de Controle de Pagamento de outras Exigibilidades .... 126

Modelo de Controle de Pagamento aos Associados ................. 127

Modelo de Recibo de Repasse a Associados ............................ 128

d) Controle de Recebimentos e Contas a Receber ............................. 129

Modelo de Controle de Contas a Receber ....................... 130

Modelo de Controle de Recebimentos de Associados ......... 131

Modelo de Ficha Individual de Clientes e Controle de Recebimentos ............................................................................ 132

Modelo de Controle de Recebimento de Clientes ...................... 133




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3. CONTROLES DE COMPRAS E DE ESTOQUE .................................. 134 a) Ficha de Compras e de Estoque ..................................................... 134

Modelo de Ficha de Controle de Estoque .................................. 135

Modelo de Ficha de Movimentação de Estoque ........................ 137

b) Requisição de Materiais, Mercadorias e Produtos .......................... 138

Modelo de Requisição de Materiais, Mercadorias e Produtos ... 139

c) Regras para Contratação de Produtos e Serviços e Coleta de Preços .............................................................................................

141

Modelo de Mapa de Coleta de Preços ................................. 142

d) Inventário Permanente dos Estoques ............................................. 142

Modelo de Ficha de Inventário Permanente dos Estoques .. 143

e) Exigências para Cadastramento da Cooperativa em Entidades ..... 144 BIBLIOGRAFIA ................................................................................................ 146




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1. INTRODUÇÃO O cooperativismo é um processo associativo pelo qual homens livres aglutinam forças de produção, trabalho, capacidade de consumo e poupanças, para se desenvolverem econômica e socialmente, elevando seu padrão de vida. O Cooperativismo é uma doutrina socioeconômica que aplica os princípios fundamentais de liberdade humana apoiada por um sistema de educação e participação permanentes. É um movimento social ou simplesmente uma atitude ou disposição que considera as cooperativas como uma forma ideal de organização das atividades socioeconômicas da humanidade Em todas as sociedades, das mais primitivas às mais modernas, encontramos diversas formas de associativismo e cooperativismo, com variadas finalidades. A cooperativa é uma delas. Cooperativa é uma associação autônoma de pessoas que se unem, voluntariamente, para satisfazer aspirações e necessidades econômicas e sociais comuns, por meio de um empreendimento econômico comunitário e democraticamente gerido.1 A organização cooperativa moderna baseia-se essencialmente no livre acordo de vontades individuais para alcançar objetivos de emancipação e de desenvolvimento econômico e social, estabelecendo formas de articulação dos grupos cooperados com o mercado, por meio de um empreendimento econômico complexo2. Neste sentido, pode-se definir cooperativa como sendo um empreendimento econômico de propriedade e sob o controle dos seus sócios, que realiza a intermediação dos interesses econômicos desses com o mercado, e que distribui benefícios e custos na razão da utilização que esses usuários-proprietários fazem dos serviços a eles disponibilizados. Então, uma cooperativa surge de um acordo voluntário de colaboração empresarial - cooperação entre vários indivíduos associados (mínimo de 20 pessoas físicas), com a finalidade principal de solucionar problemas ou satisfazer necessidades comuns que excedem a capacidade individual. A intenção é melhorar a situação econômica individual por meio da colaboração mútua. Os indivíduos buscam satisfazer seus interesses econômicos por meio de cooperativas, quando verificam que a ação solidária é mais vantajosa do que a ação individual (é a capacidade equilibradora da cooperativa). Embora se considere os interesses dos associados como o objetivo da entreajuda cooperativa, não se prioriza o indivíduo em detrimento do coletivo: ambos são importantes na




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cooperativa. Afinal, o objetivo da cooperativa não é o conjunto das pessoas, mas o indivíduo através do conjunto das pessoas. Concluindo, podemos dizer, então, que a cooperativa é a extensão da atividade individual de seus associados, no coletivo. Não é uma empresa, mas um empreendimento de um grupo de pessoas. Se ela fosse uma empresa, teria que buscar viabilizar-se a si mesma, independente de seus associados. Por isso, enganam-se os dirigentes de cooperativas quando pretendem imitar empresas capitalistas, pois tratam-se de dois modelos distintos, que têm diferentes parâmetros para medir a eficiência empresarial. Enquanto a empresa visa a remuneração do capital investido, a cooperativa remunera o trabalho de seus associados. É este o critério de identidade que, basicamente, difere a empresa capitalista do empreendimento cooperativo. A cooperativa possui, ao mesmo tempo, um projeto social e um projeto econômico. Por isso se diz que ela tem dupla natureza, sendo considerada uma das formas mais avançadas de organização da atualidade. O projeto social (constituído pelo grupo de associados - a associação de pessoas) deve estimular a ação solidária e a ajuda mútua reunindo pessoas que têm objetivos, interesses, problemas e necessidades comuns. Nessa associação, todos os associados têm os mesmos direitos e os mesmos deveres, definidos em seu estatuto. Já, o projeto econômico (empreendimento cooperativo criado pela associação de pessoas para produzir bens e serviços) exige, cada vez mais, organização e qualidade, buscando a modernização constante para manter a competitividade, a produtividade, a excelência e resultados satisfatórios ao grupo de sócios. A Lei Cooperativista n° 5.764 de 16.12.71, assim define a cooperativa:

"É uma sociedade de pessoas, com forma e natureza jurídica própria, de natureza civil, não sujeita a falência, constituída para prestar serviços aos associados".

Entretanto, só quando existe a cooperação entre os associados, na busca de soluções para problemas por eles identificados, é que surge e se justifica a cooperativa como empreendimento coletivo. Transformar a participação individual em participação coletiva, consciente e responsável, se apresenta como uma alavanca, um mecanismo que transforma as capacidades individuais de todos os associados. O intercâmbio de experiências e vivências e a utilização de uma estrutura comum possibilitam-lhes explorar o potencial de cada um e, conseqüentemente, conseguir maior retorno e melhoria da qualidade de vida a todos os componentes da cooperativa.




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Ao buscarem soluções em conjunto, evoluem para decisões mais profissionais e definitivas, aperfeiçoando a parceria, inicialmente informal, para uma forma de união organizada e associativa, onde terão maiores chances de sucesso. A participação democrática e a ajuda mútua são os princípios fundamentais, sem os quais as cooperativas perdem sua razão de existir, já que defendem os interesses e anseios da maioria. Entretanto, o maior desafio das cooperativas ainda é conseguir a participação de seus associados na condução dos negócios coletivos. Além disso, é preciso ter transparência administrativa dos dirigentes, tomando decisões com base em informações fundamentadas e confiáveis, bem como implantar as medidas corretivas, quando necessário, para colocar a cooperativa no rumo desejável quando ela desviar-se dos objetivos propostos em seu estatuto social. A transparência da administração de uma cooperativa junto aos seus associados é condição necessária para estabelecer a confiança e a participação dos mesmos na cooperativa, bem como para que os dirigentes prestem contas de seus atos aos associados. É maléfico o costume de levar ao conhecimento dos associados fatos já consumados, sejam eles negativos ou positivos. Os associados precisam saber e conhecer tudo, de forma a permitir-lhes o perfeito acompanhamento do processo administrativo, pois só assim darão o seu apoio e assumirão a co-responsabilidade pelos destinos de sua cooperativa.




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2. A DUPLA NATUREZA DA COOPERATIVA: SOCIAL E ECONÔMICA

A organização cooperativa é um sistema estimulado por metas individuais, metas organizacionais e metas do marco institucional da sociedade em geral. As negociações econômicas que a cooperativa realiza internamente com seus associados, para incrementar-lhes a situação econômica, regem-se pelo princípio de identidade. O interesse do associado e o da cooperativa, nessas negociações ou operações, obedece a mesma causa final: a cooperativa visa prestar serviços ao associado para melhorar sua atividade econômica, e o associado serve-se da cooperativa para o mesmo fim. Isto é chamado de Ato Cooperativo e está mencionado na Lei n° 5.764 DE 16/12/1971, que define a Política Nacional de Cooperativismo, inclui o regime jurídico das sociedades cooperativas e dá outras providências. Evidencia-se, portanto, a dupla natureza orgânica da cooperativa: de um lado, o grupo cooperativo (a cooperativa) e, de outro, a atividade cooperativa (o empreendimento econômico), destinada ao serviço das economias individuais associadas. É preciso ressaltar que os negócios internos, em que o interesse das partes – cooperativa e associado – é idêntico, constituem o chamado “ato cooperativo”, só podendo ser realizado, com benefício do associado, se precedido ou sucedido de um negócio externo ou de mercado. Segundo o Art. 79 da Lei n° 5.764/71, “denominam-se atos cooperativos os praticados entre as cooperativas e seus associados, entre estes e aquelas e pelas cooperativas entre si quando associadas, para a consecução dos objetivos sociais”. O parágrafo único deste artigo diz: “o ato cooperativo não implica operação de mercado, nem contrato de compra e venda de produto ou mercadoria”. Enquanto cooperativa econômica, a cooperativa consiste no acordo multilateral entre as unidades de produção, de consumo, de trabalho, de poupança etc. dos associados e, como empreendimento econômico é o somatório das unidades econômicas individuais associadas, que encontram, na propriedade e exploração comuns, uma forma de representar as unidades individuais associadas no mercado. Na realidade, ocorre a transferência de parte da atividade econômica das unidades individuais para o empreendimento comum cooperativo, quando essas unidades econômicas individuais, em suas relações com o mercado, não querem ou não podem exercer, isoladamente, essas funções de relacionamento com o mercado. Em resumo, observa-se que a cooperativa surge sob a forma de um organismo econômico que tem por base a cooperação entre seus membros, e no qual cada um tem a qualidade de proprietário (sócio), usuário, fornecedor, cliente, trabalhador e empresário (gestor).




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3. PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DAS COOPERATIVAS Conforme estabelece o Artigo 4º da Lei Cooperativista 5.764/71 “as cooperativas são sociedades de pessoas, com forma e natureza jurídica próprias, de natureza civil, não sujeitas a falência, constituídas para prestar serviços aos associados, distinguindo-se das demais sociedades pelas seguintes características”:

a) Adesão voluntária, com número ilimitado de associados, salvo impossibilidade técnica de prestação de serviços.

b) Variabilidade do capital social, representado por quotas-partes.

c) Limitação do número de quotas-partes do capital para cada associado, facultado, porém, o estabelecimento de critérios de proporcionalidade, se assim for mais adequado para o cumprimento dos objetivos sociais.

d) Inacessibilidade das quotas-partes do capital a terceiros, estranhos à sociedade.

e) Singularidade de voto, podendo as cooperativas centrais, federações e confederações de cooperativas, com exceção das que exerçam atividade de crédito, optar pelo critério da proporcionalidade.

f) “Quorum” para o funcionamento e deliberação da Assembléia Geral baseado no número de associados e não no capital.

g) Retorno das sobras líquidas do exercício, proporcionalmente às operações realizadas pelo associado, salvo deliberação em contrário da Assembléia Geral.

h) Indivisibilidade dos fundos de Reserva e de Assistência Técnica, Educacional e Social.

i) Neutralidade política e indiscriminação religiosa, racial e social.

j) Prestação de assistência aos associados, e, quando prevista nos estatutos, aos empregados da cooperativa.

k) Área de admissão de associados limitada às possibilidades de reunião, controle, operações e prestação de serviços.

Resumidamente podemos dizer então que as cooperativas são empreendimentos de produção ou de prestação de serviços, sem finalidade lucrativa, em que os associados são, ao mesmo tempo, donos (sócios), usuários, fornecedores, clientes e gestores, praticando atos jurídicos característicos denominados “atos cooperativos” e a distribuição dos resultados líquidos é feita na proporção das atividades efetuadas por cada um dos associados com sua cooperativa. A adesão dos associados a ela é feita de maneira livre e voluntária, possuindo um número variável de associados, praticando a neutralidade política, social e religiosa, não sendo permitida a transferência de quotas-partes do capital a terceiros. É, enfim, um ambiente onde se pratica a gestão democrática e a autogestão.




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4. PARTICIPAÇÃO, DEVERES E DIREITOS DOS ASSOCIADOS E RESPONSABILIDADE DOS DIRIGENTES

Obter a participação dos associados, além de ser um desafio para todo e qualquer dirigente, é o objetivo e o meio para se constituir e manter uma cooperativa. Objetivo, porque é justamente com a finalidade de participar da riqueza e benefícios gerados pelo trabalho conjunto que as pessoas se unem nessa forma de empreendimento coletivo. E meio, porque somente através da efetiva, consciente e responsável participação de todos os associados se alcançará o sucesso das metas sociais e econômicas pretendidas pela cooperativa, ou seja: a melhoria das condições e qualidade de vida dos associados e suas famílias e o desenvolvimento da comunidade e região. Para se avaliar o funcionamento de uma cooperativa, um aspecto importante a ser observado é o de como e em que nível ocorre a participação dos associados no dia a dia da mesma.

O envolvimento dos associados deve ir além da utilização dos serviços oferecidos e de sua frequência em reuniões e Assembléias Gerais. Ele deve participar de encontros, seminários e outros eventos que permitam o melhor conhecimento de sua atividade negocial individual e coletiva, de sua cooperativa e do cooperativismo como um todo. Cada associado deve buscar a contínua capacitação para o trabalho, como também para assumir, em determinados períodos, a posição de dirigente ou membro dos conselhos de administração e fiscal, das comissões ou núcleos de associados. Através do contato pessoal e direto com outros associados, deve refletir e discutir sobre as atuais informações e acompanhar a situação da cooperativa, do mercado, da comunidade e da economia global. É também de suma importância ter esclarecimentos para votar com conhecimento de causa, bem como saber escolher os melhores caminhos e enxergar as melhores oportunidades para a própria cooperativa e seus associados. Como membro de uma entidade cooperativa, o associado tem deveres a cumprir e direitos a defender. 4.1. Deveres a) Participar das Assembléias Gerais, com direito a voz e voto, desde que esteja em

dia com suas obrigações perante a cooperativa, colaborando no planejamento, funcionamento, avaliação e fiscalização das atividades de sua cooperativa.

b) Debater idéias e decidir pelo voto, os objetivos, as metas e o destino de sua

cooperativa, acatando e respeitando as decisões tomadas pela maioria.




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c) Contribuir com a cooperativa através da disponibilidade pessoal para execução de trabalhos comunitários.

d) Exercer suas funções e atividades sociais com dignidade e observância dos

princípios éticos e valores do cooperativismo. e) Conhecer e cumprir as normas estatutárias e regulamentares que regem a

organização cooperativa. f) Colaborar para o alcance dos objetivos da cooperativa. g) Observar e cumprir as disposições legais e estatutárias, bem como as

deliberações regularmente tomadas pelo Conselho de Administração, Diretoria Executiva e Assembléia Geral.

h) Pagar as quotas-partes de capital em dia e respeitar os compromissos

assumidos para com a cooperativa. i) Operar com a cooperativa e manter em dia as suas contribuições. j) Pagar sua parte, caso ocorram perdas na cooperativa. k) Contribuir, por todos os meios ao seu alcance, para o bom nome e para o

progresso da cooperativa. l) Buscar capacitação profissional para um melhor desempenho de suas atividades. m) Denunciar, sempre, os procedimentos indevidos, zelando pelo patrimônio moral e

material da cooperativa. n) Zelar pelo patrimônio moral e material da cooperativa, colocando os interesses

da coletividade acima de seus interesses particulares. o) Zelar pelo interesse comum e autonomia da cooperativa. p) Estimular a integração da cooperativa com o movimento cooperativista.

Todos os associados têm deveres e direitos iguais, desde que estejam em dia com suas obrigações perante a cooperativa. 4.2. Direitos a) Participar de todas as atividades comunitárias desenvolvidas pela cooperativa,

desde que esteja em dia com suas obrigações.




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b) Frequentar e votar em todas as Assembléias Gerais realizadas pela cooperativa, discutindo os assuntos, traçando os rumos do empreendimento coletivo e decidindo pelo voto os assuntos de interesse da sociedade.

c) Participar de todas as operações e serviços prestados pela cooperativa e gozar

de todas as vantagens e benefícios que a cooperativa venha a conceder, desde que esteja em dia com suas obrigações.

d) Votar e ser votado para membro do Conselho de Administração, da Diretoria

Executiva, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes, etc. obedecendo a critérios definidos pelo estatuto social e regimento interno da cooperativa.

e) Participar das reuniões e Assembléias Gerais, discutindo e votando os assuntos

que nelas se tratarem, desde que em dia com suas obrigações para com a cooperativa.

f) Consultar e examinar todos os livros e documentos da cooperativa, em épocas

próprias e oportunas, na sede da cooperativa e solicitar esclarecimentos aos dirigentes, conselheiros de administração ou conselheiros fiscais.

g) Solicitar, a qualquer tempo, esclarecimentos e informações sobre as atividades

da cooperativa e propor medidas que julgue de interesse para o aperfeiçoamento e desenvolvimento da mesma.

h) Convocar a Assembléia Geral, nos termos e condições previstas no estatuto

social da cooperativa e na legislação vigente. i) Obter, antes da realização das Assembléias Gerais, informações, balanços,

demonstrativos e relatórios, visando uma tomada de decisão consciente e responsável.

j) Opinar e defender suas idéias, oferecer sugestões e propor à Assembléia Geral,

ao Conselho de Administração ou à Diretoria, medidas de interesse da cooperativa.

k) Recorrer de quaisquer decisões tomadas pelo Conselho de Administração e

Diretoria Executiva, para a Assembléia Geral. l) Desligar-se da cooperativa quando lhe convier, retirando seu capital, de acordo

com o estabelecido no estatuto social.

m) Receber retorno proporcional às operações realizadas com a cooperativa durante

o exercício, caso venham ocorrer sobras e se assim for deliberado em Assembléia Geral.




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O associado que aceitar e estabelecer relação empregatícia com a cooperativa perde o direito de votar e ser votado, até que sejam aprovadas as contas do exercício em que deixar o emprego. 4.3. Responsabilidade dos Dirigentes Capacitar-se permanentemente para bem exercer seu papel de administrador. Conduzir honestamente os negócios da cooperativa, vendo-a como interesse e

patrimônio coletivo. Conhecer a legislação cooperativista e demais disposições legais que impliquem

responsabilidade da cooperativa, e cumpri-las. Prestar contas ao quadro social sobre andamento dos projetos, sobre negócios

realizados e os resultados alcançados. Procurar envolver os associados na decisão de grandes questões de maior

repercussão para a cooperativa. Estimular o processo de organização do quadro social, a fim de facilitar a

participação efetiva dos associados na vida da cooperativa. Divulgar o Cooperativismo e estimular a cooperação entre as pessoas. Buscar conhecer os anseios e necessidades dos associados.




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5. ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DE UMA COOPERATIVA A estrutura e o funcionamento de uma cooperativa certamente está descrita em seu estatuto social e pode ser visualizado através do organograma da cooperativa. Por ele identificamos a organização administrativa, seu funcionamento, a amplitude de sua prestação de serviços e seus níveis hierárquicos.

Diretoria

Executiva

Setores

Conforme representado, podemos descrever assim as seguintes funções dos níveis decisórios:

5.1. Assembléia Geral

É o órgão supremo da cooperativa, a instância maior de decisão. É uma reunião de associados, com poderes para decidir os negócios relativos ao objetivo da sociedade e tomar as resoluções convenientes ao funcionamento, ao desenvolvimento e a defesa da sociedade. A Assembléia Geral é, portanto, um fórum em que o associado manifesta suas aspirações e julga as sugestões que lhe são apresentadas pelos administradores da cooperativa. A igualdade do poder de voto de cada associado na definição dos interesses da sociedade, juntamente com a vontade da maioria, representam o principio da gestão democrática do empreendimento cooperativo.




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As funções básicas da Assembléia Geral são:

Apreciar e votar as contas da Administração.

Eleger os membros do Conselho de Administração, da Diretoria Executiva e do Conselho Fiscal.

Aprovar e reformular o Estatuto Social, o Regimento Interno, normas, regulamentos, etc.

Deliberar sobre outros assuntos importantes, desde que constem no Edital de Convocação da Assembléia Geral.

A Assembléia Geral é habitualmente convocada e presidida pelo Diretor Presidente da cooperativa, mas, poderá ainda ser convocada: a) Por qualquer outro membro do Conselho de Administração (Diretoria Executiva). b) Pelo Conselho Fiscal c) Por 1/5 (um quinto) dos associados em pleno gozo dos direitos sociais, após

solicitação por eles formulada e não atendida.

A Assembléia Geral é convocada com antecedência mínima de 10 (dez) dias, através de "edital de convocação" que deve ser afixado na sede social da cooperativa em locais mais freqüentados pelos associados, divulgado aos associados através de correspondência e publicado em jornal de circulação local.

Dos Editais de Convocação devem constar: a) A denominação da Cooperativa, seguida da expressão (Convocação da

Assembléia Geral), “Ordinária” ou “Extraordinária”, conforme o caso. b) O dia e o horário da reunião, em cada convocação, assim como o endereço do

local de sua realização, o qual, salvo motivo justificado, será sempre o da sede social da cooperativa.

c) A sequência ordinal das convocações. d) A ordem do dia dos trabalhos, com as devidas especificações. e) O número de associados com direito a voto, existentes na data da sua expedição,

para efeito de cálculo de “quorum” de instalação. f) A data de convocação e a assinatura do responsável pela convocação.




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Para que a Assembléia Geral seja instalada em 1ª (primeira) convocação, é necessário que haja "quorum", ou seja, é necessária a presença de, pelo menos, 2/3 (dois terços) dos associados em condições de votar, no horário previsto. Caso a Assembléia Geral não seja realizada em primeira convocação, pode ser realizada em 2ª (segunda) convocação, 1 (uma) hora após a primeira, com metade mais um dos associados e, em 3ª (terceira) e última convocação, 1 (uma) hora após a segunda, com um mínimo de 10 (dez) associados com direito a voto.

Assembléia Geral Ordinária - AGO A Assembléia Geral Ordinária é realizada, obrigatoriamente, uma vez por ano, no decorrer dos 3 (três) primeiros meses após o término do exercício social, ou seja, até o dia 31 de março de cada ano. São apresentados, debatidos e decididos assuntos como: a) Apreciar e votar o relatório, balanço e contas do Conselho de Administração

(Diretoria Executiva) e o parecer do Conselho Fiscal. b) Eleger e dar posse aos membros do Conselho de Administração (Diretoria

Executiva) e do Conselho Fiscal. c) Destinação das sobras líquidas apuradas ou rateio das perdas verificadas no

exercício. d) Apreciar e votar as propostas para aquisição, alienação e oneração de bens

imóveis. e) Decidir sobre programas de trabalho e respectivos orçamentos. f) Fixação de honorários para os membros dos órgãos de administração e

fiscalização. g) Outros assuntos de interesse da cooperativa, desde que constem do Edital de

Convocação e que não sejam de exclusividade da Assembléia Geral Extraordinária (Art.46 da Lei 5.764/71).

As deliberações na AGO são aprovadas pelo voto da maioria simples dos associados presentes com direito a voto (ou seja, dos associados que estejam em dia com suas obrigações perante a cooperativa).

Tipos de Assembléia




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Assembléia Geral Extraordinária - AGE A Assembléia Geral Extraordinária é realizada em qualquer época, sempre que necessário, podendo deliberar sobre qualquer assunto de interesse social. De acordo com o Art. 46 da Lei 5.764/71, alguns assuntos somente podem ser tratados em Assembléia Geral Extraordinária: a) Reforma do estatuto social. b) Fusão, incorporação ou desmembramento da cooperativa. c) Mudança dos objetivos sociais da sociedade. d) Dissolução voluntária da cooperativa e nomeação do(s) liquidante(s). e) Contas do liquidante.

Além desses, a Assembléia Geral Extraordinária pode deliberar sobre outros assuntos de interesse da sociedade, desde que contem do Edital de Convocação.

As deliberações da AGE (itens de “a” a “e”, citados acima, somente poderão ser aprovadas pelo voto de 2/3 (dois terços) dos associados presentes com direito a voto).

É da competência da Assembléia Geral, ordinária ou extraordinária, a destituição dos membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) e do Conselho Fiscal. 5.2. Conselho Fiscal O Conselho Fiscal é órgão fiscalizador das sociedades cooperativas, ao qual compete fiscalizar, assídua e minuciosamente, todos os atos do Conselho de Administração/Diretoria Executiva, e desenvolver atenta vigilância sobre as relações entre os associados e a cooperativa, com o intuito de eliminar ocorrências que possam ocasionar o desvirtuamento dos objetivos sociais. Sua composição e atribuições estão descritos no Art. 56, da Lei Cooperativista n° 5.764/71. É um órgão independente e subordinado unicamente à Assembléia Geral, cujas atribuições são definidas no Estatuto Social, que em todos os momentos, durante o seu mandato, deve observar, vigiar, acompanhar, absorver tudo que disser respeito a cooperativa.




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Sendo o Conselho Fiscal co-responsável pelas informações configuradas no Balanço, já que ele emite Parecer (favorável ou não) para que a Assembléia Geral dos Associados aprove ou não as contas do exercício, não pode este órgão jamais se descuidar de sua posição de sentinela dos interesses da cooperativa.

Objetivos do Conselho Fiscal

O Estatuto Social de uma cooperativa traz sempre a relação das atribuições de que é investido o Conselho Fiscal. Em termos gerais sua ação objetiva: a) Apurar algum desvio que seja contrária às leis, ao estatuto ou às normas

estabelecidas. b) Verificar para que os administradores não se excedam no exercício de sua

autoridade; c) Cooperar com os administradores, gerentes e colaboradores (empregados) na

correção de eventuais equívocos cometidos. d) Fazer investigações constantes e rigorosas.

A função do Conselho fiscal não é apenas conferir ou mesmo aprovar contas, mas sim de cooperar com a administração, ajudando-a a manter-se dentro das normas evitando as más administrações e administradores que aproveitam de sua posição para desviar a cooperativa de seus objetivos estatutários.

Importância do Conselho Fiscal

É de suma importância o papel do Conselho Fiscal em uma cooperativa. De sua boa atuação depende o bom funcionamento da entidade, de acordo com seus objetivos e as legislações pertinentes.

A fiscalização do funcionamento de uma cooperativa é necessária porque:

- Para que o quadro social sinta seus interesses defendidos por representantes de sua confiança.

- Para que a cooperativa tenha um desenvolvimento ordenado dentro das exigências legais e com honestidade.

- Para que os órgãos governamentais, financeiros e empresas comerciais que tenham relações negociais com a cooperativa sintam irrestrita confiança no desempenho da cooperativa e na disciplina do cooperativismo.




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- Para que os associados possam conhecer profundamente a sua cooperativa, nos seus aspectos administrativos, financeiros, comerciais e sociais, evitando fofocas e alarmes falsos.

- Para que tenham respostas às perguntas de associados desconfiados ou não com a atuação da administração.

- Para que possam auxiliar a administração com sugestões que venham de encontro às necessidades dos associados e da cooperativa.

- Para que possam se capacitar para quando deixarem o cargo, possam auxiliar seus sucessores, ou ainda, se vierem a assumir cargos na administração, já estejam melhor preparados.

- Para que os colaboradores da cooperativa sintam que os associados estão acompanhando suas atividades, através dos Conselheiros Fiscais.

- Para garantir tratamento igual a todos os associados, sem favorecimento a possíveis protegidos da administração.

- Para que o Conselho de Administração/Diretoria Executiva siga os caminhos corretos, sempre defendendo os interesses dos associados e da cooperativa, bem como para fortalecer e dignificar o trabalho dos administradores.

- Para que quando o mandato de conselheiro fiscal findar, todos possam estar de consciência tranqüila, certos de que a missão que a Assembléia Geral os confiou foi cumprida da melhor maneira possível.

- Para cumprir as exigências da Lei do Cooperativismo e dos Estatutos Sociais.

As funções básicas do Conselho Fiscal são:

- Averiguar se existem reclamações dos associados nos diversos assuntos da cooperativa.

- Examinar livros e documentos.

- Examinar balanços e balancetes.

- Convocar o gerente e o contador (se houver) para esclarecimentos.

- Convocar a Diretoria Executiva, quando necessário.

- Examinar e dar parecer sobre a prestação de contas da Administração.




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- Verificar o cumprimento da legislação cooperativista, trabalhista e fiscal.

- Convocar a Assembléia Geral quando julgar necessário.

- Participar ativa e efetivamente dos trabalhos da cooperativa.

Constituição do Conselho Fiscal

O Conselho Fiscal é constituído de 3 (três) membros efetivos e 3 (três) suplentes, todos associados em pleno gozo dos seus direitos sociais, eleitos anualmente pela Assembléia Geral. Qualquer associado eleito para o Conselho Fiscal não pode exercer nenhum cargo na cooperativa, seja ele membro efetivo ou suplente. (Art. 56 - Lei 5.764/71).

Atribuições do Conselho Fiscal (Aspectos Normativos)

Compete ao Conselho Fiscal exercer assídua e minuciosa fiscalização sobre as operações, atividades e serviços da cooperativa. Suas atribuições sempre constam dos estatutos sociais, sendo: a) Conferir mensalmente o saldo de numerário existente em caixa, verificando se o

mesmo está dentro dos limites estabelecidos pelo Conselho de Administração/Diretoria Executiva.

b) Verificar, junto ao contador, se os extratos de contas bancárias conferem com a

respectiva escrituração da cooperativa. c) Examinar se os montantes das despesas e inversões realizadas estão de

conformidade com os planos e decisões do Conselho de Administração/Diretoria Executiva.

d) Verificar se as operações realizadas e os serviços prestados correspondem em

volume, qualidade e valor às previsões e às conveniências econômico-financeiras da cooperativa.

e) Certificar-se se o Conselho de Administração/Diretoria Executiva vem se

reunindo regularmente, se existem cargos vagos na sua composição e, ainda, se está havendo discórdia entre seus membros.

f) Averiguar se existem reclamações dos associados quanto aos serviços

prestados. g) Inteirar se o recebimento dos créditos é feito regularmente e se os compromissos

sociais são atendidos com pontualidade. h) Averiguar se há problemas com os empregados da cooperativa.




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i) Certificar-se do cumprimento das exigências ou deveres quanto à legislação tributária, trabalhista, previdenciária, etc. junto às autoridades administrativas, e aos órgãos do cooperativismo.

j) Averiguar se os estoques de materiais, equipamentos e outros estão corretos,

bem como, se os inventários, periódicos, ou anuais, são feitos obedecendo regras próprias, avaliados a preço de custo médio e se existem fichas de controle físico-financeiro escrituradas em dia.

k) Estudar os balancetes e outros demonstrativos mensais, o balanço e o relatório

anual do Conselho de Administração/Diretoria Executiva, emitindo pareceres sobre estes para serem levados à Assembléia Geral.

l) Verificar, mensalmente, a situação de cada associado devedor, somando os seus

débitos, anotando-os em Ata e notificando o Conselho de Administração/Diretoria Executiva desta situação.

m) Dar conhecimento ao Conselho de Administração/Diretoria Executiva das

conclusões dos trabalhos, denunciando a estes, à Assembléia Geral ou às autoridades competentes, as irregularidades constatadas e, caso necessário, convocar a Assembléia Geral.

OBSERVAÇÃO: O Conselho Fiscal, para os exames e verificação dos livros, contas e documentos necessários ao cumprimento de suas atribuições, poderá contratar o assessoramento de técnico especializado e valer-se dos relatórios e informações dos serviços de auditoria externa, correndo as despesas por conta da cooperativa, desde que previsto em orçamento e autorizado pelo Conselho de Administração/Diretoria Executiva.

Outras Obrigações do Conselho Fiscal

Além das verificações previstas nos Estatutos Sociais, tem o Conselho Fiscal outras obrigações: - Verificar se todos os livros mencionados na legislação cooperativista (matrícula,

atas, etc.) estão dentro das exigências legais (termos de abertura, encerramento, rubrica do presidente).

- Verificar se os demais livros exigidos pela fiscalização federal, estadual e

municipal estão em condições legais e atualizados. - Verificar se todos os contratos de compra e venda estão devidamente assinados

e registrados, bem como se estão dentro das exigências legais e se defendem os interesses da cooperativa.

- Verificar se os preços de compra e venda de insumos e produtos são justos e

vantajosos para os associados e cooperativa.




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- Verificar se todos os cheques são emitidos com cópia, se são nominais, e se existem documentos (legais e verdadeiros) que dêem cobertura ao valor do cheque emitido.

- Verificar se os preços pagos pelos associados por insumos ou outros produtos

são iguais para todos. - Quando houver núcleo de associados, comitê educativo ou outra forma de

organização do quadro social na cooperativa, participar das reuniões sempre que puder, procurando ouvir possíveis comentários que possam estar havendo com relação à cooperativa, esclarecendo-os, ou apurando os fatos que se fizerem necessários.

- Examinar se todos os documentos componentes do caixa estão autorizados. - Verificar se o boletim de caixa é feito diariamente, e se o mesmo tem a

documentação comprobatória (documentos idôneos, CNPJ, Insc. Estadual, etc.). - Verificar se as disponibilidades do caixa estão sendo depositadas diariamente. - Verificar se houve mudança repentina de algum fornecedor antigo da cooperativa

e os motivos que levaram a isto. - Ajudar de forma objetiva a administração da cooperativa, cuidando com presteza

de todos os interesses da mesma e dos associados, que também são seus interesses, ouvindo, estudando e propondo soluções.

Normas que regem o Conselho Fiscal O Conselho Fiscal terá sua atuação fundamentada nas seguintes normas:

a) Reúne-se ordinariamente uma vez por mês e extraordinariamente sempre que necessário, sendo 03 (três) membros o número mínimo legal para as reuniões.

b) Escolhe na primeira reunião, após a eleição, entre os membros efetivos, um

Coordenador e um Secretário, cabendo ao primeiro a responsabilidade pelas convocações das reuniões e direção dos trabalhos destas, enquanto ao Secretário caberá lavrar as atas. Se o Coordenador estiver ausente, a reunião poderá ser dirigida por outro membro escolhido na ocasião.

- Em algumas cooperativas, o Estatuto Social recomenda que devem ser convocados para as reuniões, os membros efetivos e suplentes.

- Poderá ainda o Conselho Fiscal ser convocado pelo Conselho de Administração (ou Diretoria), caso haja necessidade.

c) Delibera por maioria simples de votos, podendo geralmente votar somente os

membros efetivos e, caso haja empate, o Coordenador dá o voto de desempate.




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d) Registra as deliberações em atas circunstanciadas, lavradas em livro próprio,

lidas, aprovadas e assinadas, ao final dos trabalhos, pelos conselheiros presentes à reunião.

e) Ocorrendo três ou mais vagas no Conselho Fiscal, o Conselho de Administração

ou o restante dos membros do próprio Conselho Fiscal convocará a Assembléia Geral para o devido preenchimento de vagas.

f) Convoca extraordinariamente, em qualquer tempo, a Assembléia Geral.

Quando e Como Fiscalizar

Conforme estabelecido em Estatuto Social, o Conselho Fiscal deve atuar em caráter permanente e reunir-se, ordinariamente, uma vez por mês, até 15 (quinze) dias após o conhecimento das demonstrações contábeis. Pode ainda reunir-se extraordinariamente, sempre que necessário, por deliberação de seus membros efetivos. Tal prática, se por um lado parece aumentar o trabalho, por outro permite a ação efetiva, uma maior eficiência, além de possibilitar aos membros do Conselho, maiores conhecimentos e esclarecimentos sobre a situação da cooperativa. Isso não impede que seja realizada uma ação surpresa, bem como uma atuação individual de cada membro do Conselho Fiscal na Cooperativa. Apenas no caso individual e para melhor entrosamento, deve o membro obter aprovação prévia dos demais conselheiros, isto porque, às vezes as ações individuais são sempre susceptíveis de criar divisionismo por atitudes arbitrárias. Além do exame dos balancetes mensais, tem o Conselho Fiscal a atribuição de estudar o balanço, e caso não tenha as condições necessárias, deve solicitar aos órgãos que atuam no cooperativismo, técnicos especializados no assunto, que lhe esclarecerá o que for preciso (esta medida também deve ser tomada quando sentirem desconfiança de que as coisas não andam corretas, na cooperativa).

5.3. Conselho de Administração / Diretoria Executiva O Conselho de Administração/Diretoria Executiva é o órgão responsável pela administração da sociedade cooperativa, ao qual compete planejar, traçar normas, organizar, dirigir e acompanhar todas as operações e serviços da cooperativas e controlar os resultados. O Art. 47 da Lei Federal n° 5.764 de 16/12/1971 diz: “a sociedade será administrada por uma Diretoria ou Conselho de Administração, composto exclusivamente de associados eleitos pela Assembléia Geral, com mandato nunca superior a 4 (quatro) anos, sendo obrigatória a renovação de, no mínimo, 1/3 (um terço) do Conselho de Administração.




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Portanto, o conselho de administração/diretoria é eleito em Assembléia Geral, normalmente, para o mandato de 3 (três) anos (o prazo máximo de mandato é de 4 anos), e é constituído de tantos membros, conforme estabelecido no Estatuto Social, todos associados da cooperativa, em pleno gozo de seus direitos, sendo obrigatória a substituição mínima de 1/3 (um terço) de seus componentes ao final de cada mandato. É o órgão responsável pela execução das propostas aprovadas pela Assembléia Geral, encarregado de dar continuidade às decisões ali tomadas, prestando contas e informando-a sobre as propostas e as limitações existentes, zelando pelo equilíbrio e pelo patrimônio moral e material da cooperativa.

Objetivos do Conselho de Administração O Estatuto Social da Cooperativa traz sempre a relação das atribuições de que é investido o Conselho de Administração, que veremos mais adiante. Em termos gerais sua ação objetiva:

a) Evitar possíveis irregularidades que sejam contrárias às Leis, ao Estatuto Social ou às normas e decisões tomadas em Assembléia Geral.

b) Acompanhar o trabalho e a atuação do Conselho Fiscal no exercício de suas autoridades.

c) Assessorar e acompanhar os gerentes, contador e demais colaboradores (empregados) na execução de suas atividades.

Lembramos que, de acordo com o Estatuto Social, fica o Conselho de Administração investido de poderes para resolver todos os atos de gestão, inclusive compor, contrair obrigações, alienar, ceder, transferir, empenhar, permutar, ou de qualquer forma, onerar bens móveis e direitos, bem como realizar a contratação de operações financeiras e refinanciamentos com a rede bancária.

Importância do Conselho de Administração

É de extrema importância o papel do Conselho de Administração em uma cooperativa. De sua atuação consciente e responsável depende o bom funcionamento da entidade, de acordo com seus objetivos e as legislações pertinentes.

A boa administração de uma cooperativa é necessária:

- Para que o quadro social sinta seus interesses defendidos por representantes de sua confiança;




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- Para que a cooperativa tenha um desenvolvimento ordenado dentro das exigências legais e com honestidade;

- Para que os órgãos governamentais, financeiros e empresas comerciais tenham total confiança no desempenho da cooperativa e na disciplina do cooperativismo;

- Para que possam conhecer profundamente a sua cooperativa, nos aspectos administrativos, financeiros, comerciais e sociais;

- Para que tenham respostas às perguntas de associados desconfiados ou não com a administração;

- Para que possam auxiliar os gerentes, contador e demais colaboradores (empregados) com informações e sugestões que venham de encontro às necessidades dos associados e da cooperativa;

- Para que possam se capacitar para quando deixarem o cargo, possam auxiliar seus sucessores, ou ainda, se vierem a assumir outros cargos na cooperativa, já estejam preparados;

- Para que os colaboradores da cooperativa sintam que os associados estão acompanhando suas atividades, através dos conselheiros de administração;

- Para garantir tratamento igual a todos os associados, sem favorecimento a possíveis protegidos;

- Para que a Diretoria Executiva siga os caminhos corretos, sempre defendendo os interesses dos associados e da cooperativa, bem como para fortalecer e dignificar o trabalho dos administradores;

- Para cumprir as exigências legais e estatutárias;

- Para que quando o mandato de conselheiro de administração findar, possam estar de consciência tranquila, certos de que a missão que a Assembléia Geral os confiou foi cumprida da melhor maneira possível.

Constituição do Conselho de Administração

O Conselho de Administração é formado de tantos membros, conforme estabelecido no Estatuto Social, todos associados, em pleno gozo de seus direitos, eleitos para um mandato de no máximo de 4 (quatro) anos. Geralmente o Conselho de Administração é subdividido em uma Diretoria Executiva composta, por sua vez, de um Diretor Presidente, Um Diretor Comercial e um Diretor de Produção (ou outros cargos, conforme a cooperativa) e mais tantos membros




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(Conselheiros Vogais), sendo obrigatória a substituição mínima de 1/3 (um terço) dos seus membros ao final de cada mandato.

Atribuições do Conselho de Administração (Aspectos Normativos) De acordo com os limites da Lei e do Estatuto Social, compete ao Conselho de Administração as seguintes atribuições: a) Elaborar seu regimento interno.

b) Definir prioridades, estabelecer objetivos da gestão, bem como, diretrizes básicas

e políticas a serem observadas pela Diretoria Executiva na condução dos negócios da cooperativa.

c) Elaborar projeto de reforma do Estatuto Social para encaminhamento à

Assembléia Geral, utilizando-se da assessoria de uma comissão composta por um de seus membros, por um membro do Conselho Fiscal e por mais membros indicados pela Assembléia Geral. Esta comissão deverá ser convocada no mínimo 30 (trinta) dias antes da AGE e será coordenada pelo membro indicado pelo Conselho de Administração.

d) Deliberar sobre a admissão, eliminação ou exclusão de associados, podendo a

seu exclusivo critério aplicar, por escrito, advertência prévia.

e) Regulamentar a aplicação dos recursos do Fundo de Assistência Técnica, Educacional e Social – FATES (agora RATES).

f) Regulamentar a prestação de serviços da cooperativa para seus associados. g) Programar as operações e serviços, estabelecendo qualidades e fixando

quantidades, valores, prazos, taxas, encargos e demais condições necessárias a sua efetivação.

h) Estabelecer, em instruções ou regulamentos, sanções ou penalidades a serem

aplicadas nos casos de violação ou abuso cometidos contra disposições da Lei, do estatuto social ou das regras de relacionamento com a cooperativa, que venham a ser expedidas de suas reuniões.

i) Determinar a taxa destinada a cobrir as despesas dos serviços prestados pela

cooperativa.

j) Avaliar e providenciar o montante dos recursos financeiros e dos meios necessários ao atendimento das operações e serviços.

k) Estimar previamente a rentabilidade das operações e serviços, bem como a sua

viabilidade.




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l) Fixar as despesas de administração, em orçamento anual, que indique a fonte

dos recursos para a cobertura. m) Contratar o pessoal técnico necessário e fixar normas para a admissão dos

demais empregados.

n) Fixar as normas de disciplina funcional.

o) Julgar os recursos formulados pelos empregados contra decisões disciplinares, bem como, recursos de associados contra decisões da Diretoria Executiva.

p) Avaliar a conveniência e fixar o limite de fiança ou seguro de fidelidade para os

empregados que manipulem dinheiro ou valores da cooperativa.

q) Estabelecer as normas para funcionamento da sociedade.

r) Contratar, quando se fizer necessário, serviço de auditoria independente, para o fim e conforme o disposto no artigo 112 da Lei 5.764, de 16/12/71.

s) Deliberar sobre convocação da Assembléia Geral.

t) Adquirir, alienar ou onerar bens imóveis da sociedade cooperativa, com expressa

autorização da Assembléia Geral.

u) Contrair obrigações, transigir, adquirir, alienar e onerar bens móveis, ceder direitos e constituir mandatários.

v) Nomear, sem ônus para a cooperativa, um ou mais procuradores para, em

conjunto com um Diretor Executivo, assinarem cheques e outros títulos bancários, endossos, contratos por escritura pública ou instrumento particular e quaisquer documentos de que derivem responsabilidades para a sociedade, podendo, também, serem assinados em conjunto pois dois membros da Diretoria Executiva.

Observações: A posse dos membros eleitos deverá ocorrer logo após a apuração da eleição. O termo de posse assinado pelos empossados deve constar de Ata de reunião

lavrada no livro próprio do Conselho de administração. Imediatamente após a posse dos eleitos serão substituídas as garantias reais,

avais, cartas de fiança, endossos e termo de fiel depositário, por ventura, prestados, em nome da Cooperativa, por membros do Conselho de Administração que tiverem terminado o seu mandato.




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Em caso de vaga permanente, renúncia ou destituição de algum membro do Conselho de Administração, será convocado o Conselheiro Suplente respeitando a ordem de maior votação, dentro de 30 (trinta) dias.

Considera-se vago, por renúncia, o cargo do membro do Conselho de

Administração que, sem motivo justificado, não tomar posse dentro de 30 (trinta) dias a contar do início de gestão ou faltar a 3 (três) reuniões ordinárias ou a 6 (seis) reuniões durante o exercício social.

Os administradores não serão pessoalmente responsáveis pelas obrigações que

contraírem em nome da cooperativa, mas responderão solidariamente pelos prejuízos decorrentes de seus atos se agirem com culpa , dolo ou fraude.

Os administradores que participarem de ato ou operação em que se oculte a

natureza da cooperativa, podem ser declarados pessoalmente responsáveis pelas obrigações em nome dela contraídas, sem prejuízo das sanções penais cabíveis.

Os membros da Diretoria Executiva: Diretor Presidente e Diretor de Produção (ou

outro), serão o Presidente e o Secretário do Conselho de Administração, respectivamente; competindo ao primeiro convocar e presidir as reuniões do Conselho e ao Secretário lavrar as atas.

O Conselho de Administração solicitará, sempre que julgar conveniente, o

assessoramento do Gerente Executivo, do contador e técnicos, conforme o caso, para auxiliá-lo no esclarecimento dos assuntos a decidir, podendo determinar que qualquer deles apresente, previamente, projeto sobre questões especificas.

As normas estabelecidas pelo Conselho de Administração serão baixadas em

forma de resoluções e instruções e constituirão o Regimento Interno da Cooperativa.

Outras Obrigações do Conselho de Administração

Além das atribuições previstas no Estatuto Social, tem o Conselho de Administração a obrigação e o dever de verificar e acompanhar os seguintes aspectos da cooperativa:

- Se todos os livros sociais mencionados no Estatuto Social estão dentro das exigências legais (termos de abertura, encerramento, rubrica do presidente...).

- Se os demais livros exigidos pela fiscalização federal, estadual e municipal estão em condições legais e atualizados.

- Se todos os contratos de compra e venda estão devidamente assinados e registrados, bem como se estão dentro das exigências legais e se defendem os interesses da cooperativa.




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- Se os preços de compra e venda de matérias-primas, equipamentos e produtos são justos e vantajosos para os associados e a cooperativa.

- Se todos os cheques emitidos possuem cópia, se são nominais, e se existem

documentos (legais e verdadeiros) que dêem cobertura ao valor do cheque emitido.

- Se as taxas e contribuições repassadas pelos associados são justas e obedecem a mesma política para todos.

- Participar das reuniões de Núcleos de Associados , procurando ouvir possíveis criticas e comentários que possam estar havendo em relação a cooperativa, esclarecendo-os, ou apurando os fatos que se fizerem necessários.

- Examinar se todos os documentos componentes do Caixa estão autorizados.

- Verificar se o Boletim de Caixa é feito diariamente, e se o mesmo tem a documentação comprobatória (documentos idôneos, CNPJ, Inscrição Estadual, etc.).

- Verificar se as disponibilidades do Caixa estão sendo depositadas diariamente.

- Verificar se houve mudança repentina de algum fornecedor antigo da cooperativa e os motivos que levaram a isto.

- Estabelecer dia e hora para suas reuniões ordinárias, bem como o horário de funcionamento da cooperativa.

- Fixar as despesas em orçamento mensal, semestral e anual, indicando as fontes de recursos e, no caso de previsão de déficit orçamentário, determinar a forma de rateio entre todos os associados.

- Celebrar convênios com entidades públicas ou privadas, para atender a determinados setores e serviços da Cooperativa.

Normas que Regem o Conselho de Administração O Conselho de Administração terá sua atuação fundamentada nas seguintes normas: a) Reúne-se ordinariamente uma vez por mês e extraordinariamente sempre que

necessário, por convocação do Presidente, da maioria do próprio Conselho, ou ainda, por solicitação do Conselho Fiscal, com a presença mínima da metade de seus membros.

b) Delibera, validamente, por maioria simples de votos, reservado ao Presidente o

exercício do voto de desempate.




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c) As deliberações do Conselho de Administração serão consignadas em atas circunstanciadas, lavradas em livro próprio, lidas, aprovadas e assinadas, ao final dos trabalhos, pelos conselheiros presentes à reunião.

d) Nas reuniões do Conselho de Administração, estando ausente o Presidente, os

demais membros indicarão um Conselheiro para presidir a reunião. Na ausência do Secretário, o Presidente indicará um outro Conselheiro para secretariar a reunião.

e) Se ficarem vagos, por qualquer tempo, mais da metade dos cargos do Conselho

de Administração, deverá o Presidente ou os membros restantes, se a presidência estiver vaga, convocar a Assembléia Geral para o preenchimento dos cargos. Os substitutos exercerão os cargos somente até o final do mandato dos seus antecessores.

f) É vedado aos membros do Conselho de Administração:

- Praticar ato de liberalidade à custa da cooperativa.

- Tomar por empréstimo recursos ou bens da sociedade ou usar, em proveito próprio ou de terceiros, seus serviços ou crédito, salvo em decorrência de atos cooperativos praticados entre eles e a cooperativa.

- Receber de associados ou de terceiros qualquer benefício direta ou indiretamente em função do exercício de seu cargo.

- Praticar ou influir em deliberação sobre assuntos de interesse pessoal, cumprindo-lhes declarar os motivos de seu impedimento.

- Operar em qualquer um dos campos econômicos da cooperativa ou exercer atividade por ela desempenhada.

- Fornecer, sob qualquer pretexto, ainda que mediante tomada de preços ou concorrência, bens ou serviços à sociedade, exceto aqueles referentes aos atos cooperativos praticados entre eles e a cooperativa, estendendo-se tal proibição aos cônjuges, ascendentes, descendentes e colaterais até o segundo grau, por consanguinidade ou afinidade.

g) Os administradores serão pessoalmente responsáveis pelos prejuízos que

causarem à cooperativa, inclusive com a obrigação de devolução dos valores recebidos, acrescidos de encargos compensatórios, quando proceder:

- Com violação da Lei ou do Estatuto Social.

- Dentro de suas atribuições ou poderes, com culpa ou dolo.

- Responsabilidade dos membros do Conselho Fiscal pelos danos resultantes de omissão no cumprimento de seus deveres e violação da Lei ou do Estatuto Social e pelos atos praticados com culpa ou dolo.




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Quando e Como Atuar De acordo com o Estatuto Social, o Conselho de Administração deve reunir-se, ordinariamente, uma vez por mês, em dia e hora previamente marcados e, extraordinariamente, sempre que necessário. Tal prática, se por um lado parece aumentar o trabalho, por outro permite a ação efetiva, uma maior eficiência no acompanhamento das atividades desenvolvidas pela Diretoria Executiva da Cooperativa, além de possibilitar aos membros do Conselho de Administração, maiores conhecimentos e esclarecimentos de possíveis dúvidas. O Conselho de Administração pode e deve convocar os gerentes, o contador ou quaisquer outros colaboradores (empregados) da cooperativa para o esclarecimento do que for preciso, facilitando, assim, a tomada de decisões conscientes, responsáveis e seguras. Pode também solicitar, com antecedência, o comparecimento de qualquer associado ou membros do Conselho Fiscal às suas reuniões, para o esclarecimento de possíveis dúvidas e/ou divergências. Quando da realização de Assembléias Gerais, o Conselho de Administração deve:

- Definir os assuntos a serem apresentados; discutidos e deliberados.

- Elaborar, assinar e encaminhar o Edital de Convocação obedecendo o prazo mínimo de 10 (dez) dias de antecedência, determinado pelo Estatuto Social e Lei Cooperativista 5.764/71.

- Ocupar a mesa coordenadora no momento da Assembléia Geral.

- Instalar a Assembléia Geral após a confirmação do quorum previsto, apresentar a pauta (assuntos) e coordenar a discussão da mesma.

- Na discussão e votação referentes ao Balanço Patrimonial, Relatório do Conselho de Administração e Parecer do Conselho Fiscal, deverá ceder o lugar a um associado escolhido pela Assembléia Geral para a condução dos trabalhos, apenas participando das discussões (não podendo votar).

- Prestar esclarecimentos solicitados pela Assembléia Geral.

- Proceder o encerramento da Assembléia Geral.

Atribuições Específicas dos Membros do Conselho de Administração

Para efeito de definição de responsabilidades e atribuições, o Conselho de Administração, constituído de tantos membros (conforme estabelecido no Estatuto Social), é subdividido em uma Diretoria Executiva, composta, por exemplo, de um Diretor Presidente, um Diretor Comercial e um Diretor de Produção e mais tantos Conselheiros Vogais (conforme estabelecido no Estatuto Social). A Diretoria Executiva é o órgão de execução da sociedade, com poderes para tomar decisões




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necessárias à evolução dos negócios, respeitadas as deliberações do Conselho de Administração, nos termos do Estatuto Social.

Competências da Diretoria Executiva:

a) Propor ao Conselho de Administração diretrizes, metas, normas, planos de ação e prioridades para atendimento dos objetivos da sociedade cooperativa.

b) Programar, coordenar, controlar, executar e fazer executar os serviços que

constituem os objetivos da cooperativa, de acordo com os planos aprovados pelo Conselho de Administração.

c) Deliberar sobre transferência de quotas-partes entre os associados. d) Deliberar sobre a aplicação e destinação de produtos e serviços prestados. e) Propor ao Conselho de Administração a estrutura orgânica da cooperativa. f) Estabelecer, dentro da estrutura orgânica da sociedade cooperativa, o quadro

padrão de pessoal e respectivos salários. g) Elaborar e submeter ao Conselho de Administração o relatório mensal do

desempenho da sociedade cooperativa e, para apresentação em Assembléia Geral, o relatório anual da gestão.

h) Contratar um escritório de cobrança ou advogado para providenciar a cobrança

de débitos não recebidos dentro de prazo limite estipulado pelo Conselho de Administração.

Observação: Em caso de inexistência de acordo entre os integrantes da Diretoria Executiva sobre qualquer assunto, o mesmo deve ser levado à deliberação do Conselho de Administração. Atribuições do Diretor Presidente:

- Representar a Cooperativa, o Conselho de Administração e a Diretoria Executiva em juízo ou fora dele, assim como perante à Assembléia Geral.

- Convocar e presidir a Assembléia Geral, as reuniões do Conselho de Administração e Diretoria Executiva, observadas as exceções previstas no Estatuto Social.

- Assinar, em conjunto com outro Diretor Executivo ou procuradores, cheques e outros títulos bancários, endossos, contratos por escritura pública ou instrumento particular e quaisquer documentos de que derivem responsabilidade para a sociedade.




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- Coordenar a elaboração do relatório mensal do desempenho da sociedade para apresentar ao Conselho de Administração e coordenar a elaboração do relatório anual da administração para apresentação em Assembléia Geral.

- Fazer executar as decisões da Assembléia Geral, Conselho de

Administração e Diretoria Executiva.

- Exercer autoridade coordenadora e fiscalizadora em todo âmbito administrativo, financeiro e em toda atividade exercida pela cooperativa.

- Assumir ou atribuir a outro Diretor Executivo funções não especificadas no Estatuto Social.

- Ter sob sua guarda e responsabilidade os livros, títulos e documentos relativos aos atos, serviços, operações e negócios da sociedade cooperativa.

- Assinar termo de admissão, eliminação e exclusão de associado, em documento próprio (Ficha de Matrícula).

Atribuições do Diretor Comercial:

- Coordenar, controlar, executar e fazer executar os serviços do setor comercial da cooperativa, assim como os serviços auxiliares de sua área de ação.

- Assinar, em conjunto com outro Diretor Executivo ou procuradores, cheques e outros títulos bancários, endossos, contratos por escritura pública ou instrumento particular e quaisquer documentos de que derivem responsabilidade para a sociedade.

- Propor ao Diretor Presidente diretrizes e metas, assim como a admissão ou demissão de colaboradores (empregados) em serviços sob sua responsabilidade.

- Substituir o Diretor Presidente em seus afastamentos inferiores a 30 (trinta) dias.

Atribuições do Diretor de Produção:

- Coordenar, controlar, executar e fazer executar os serviços industriais e de assistência técnica da cooperativa, assim como os serviços auxiliares e outros necessários de sua área de ação.

- Assinar, em conjunto com outro Diretor Executivo ou procuradores, cheques e outros títulos bancários, endossos, contratos por escritura




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pública ou instrumento particular e quaisquer documentos de que derivem responsabilidade para a sociedade.

- Propor ao Diretor Presidente diretrizes e metas, assim como a admissão ou demissão de colaboradores (empregados) em serviços sob sua responsabilidade e exercer as funções de secretário da sociedade.

Atribuições dos demais membros do Conselho de Administração:

- Comparecer às reuniões do Conselho de Administração, apresentando sugestões, analisando fatos, discutindo e votando matéria a ser apreciada.

- Cumprir as tarefas especificas que lhes forem designadas pelo Conselho de Administração, no âmbito da administração da cooperativa

- Substituir, quando designados, os Diretores Executivos em seus impedimentos.

- Comparecer às Assembléias Gerais para prestar contas de seus atos aos associados, discutindo, votando e tomando decisões conjuntas.

5.4. Generalidades dos Conselhos de Administração e Fiscal 1. Perfil Ideal dos Conselheiros Disponibilidade de Tempo

A importância deste fator varia conforme o cargo a assumir. Aos cargos de conselheiros de administração (vogais) ou conselheiros fiscais suplentes, praticamente não existe esta preocupação em função de sua necessidade apenas nos dias de reunião. Já para os cargos da diretoria executiva e conselheiros fiscais efetivos essa disponibilidade deve ser maior em função das atividades e obrigações exigidas pelos cargos.

Noções Básicas sobre o Funcionamento de uma Cooperativa e sobre Cooperativismo

Os conselheiros devem conhecer os aspectos que distinguem uma cooperativa de outros tipos de sociedade empresarial. Devem ter consciência e acreditar na validade teórica e prática do cooperativismo e da cooperação. O fato de um associado desconhecer estes aspectos é, sem dúvida, um problema, mas, aos conselheiros de administração e fiscal, isso é inconcebível. Para suprirem esta necessidade devem participar de palestras e cursos oferecidos por entidades de fomento e apoio ao cooperativismo.

Noções e, se possível, experiências na área de Administração, Economia e

Contabilidade




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É importante que os conselheiros de administração e fiscal possam se familiarizar rapidamente com os procedimentos simples da administração e fiscalização. Saibam os objetivos de um planejamento, de um balancete, de um relatório de gestão. Saibam delegar poderes e cobrar resultados, usando de maneira produtiva o assessoramento dos gerentes, contador, etc. É fundamental que tenham uma visão geral do funcionamento da cooperativa.

Experiência em Cooperativas

Esta condição está relacionada, principalmente, à capacidade de liderança dos conselheiros; a habilidade de se mover nas questões políticas da sociedade; de prever as implicações políticas de medidas administrativas junto aos associados; de administrar, com eficiência, os problemas surgidos, em benefício dos associados e da cooperativa.

2. Requisitos às Ações dos Conselheiros

A missão dos membros dos Conselhos de Administração e Fiscal envolve várias atitudes desde a ponderação, o equilíbrio, a minuciosidade e prudência, até o sacrifício. Ponderação e Equilíbrio quando do tratamento dos problemas surgidos na

cooperativa, dos mais simples aos mais complexos, quer quando do entendimento entre os próprios conselheiros e conselhos, quer no relacionamento com associados, gerentes, contador e demais colaboradores.

Discrição evitando que os fatos administrados e/ou fiscalizados gerem falsos

alarmes. Minuciosidade que levará ao exame de todos os pormenores que possam

interessar ao esclarecimento dos fatos, junto aos associados e Assembléia Geral. Prudência evitando que se formulem acusações infundadas, sem a devida

comprovação. Sacrifício porque o associado, desde que aceitou o cargo tem que dispor de

tempo e capacidade de dedicação que implica, muitas vezes, em renúncia às suas próprias atividades, procurando cumprir o seu mandato de maneira correta e responsável.

Ressalta-se, ainda, o fato de que os conselheiros devem ser enérgicos e autônomos para que possam, sem restrições, apontar erros e denunciar culpados. Outros aspectos poderiam ser enumerados, como: apesar da autoridade e responsabilidade, não devem e não podem os membros dos Conselhos deixar transparecer suas suspeitas por esta ou aquela pessoa que estejam investigando




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ou pretendam investigar. A quebra de sigilo acarretará efeitos negativos, provocando embaraços na discriminação de testemunhas nas possíveis provas, e às vezes desconfiança sem fundamento. Tal atitude pode provocar sérios problemas, porque, se acaso for comprovado que a suspeita antes apresentada era improcedente não se conseguirá jamais anular os perniciosos efeitos causados pela irresponsável divulgação. 3. Relação entre o Conselho de Administração e o Conselho Fiscal

a) Autoridade: A autoridade de ambos emana da Assembléia Geral e ambos são responsáveis perante ela.

b) Mandato: O mandato do Conselho de Administração é de, no máximo, 4

(quatro) anos, enquanto o mandato do Conselho Fiscal é de somente 1 (um) ano.

c) Reeleição: No Conselho Fiscal não é permitido a reeleição de mais de 1/3

(um terço) dos seus componentes, enquanto que no Conselho de Administração podem permanecer até, no máximo, 2/3 (dois terços) dos componentes.

d) Supervisão Mútua:

- O Conselho de Administração deverá cuidar para que se cumpram os Estatutos e as decisões emanadas da Assembléia Geral e, nesse particular, cuidará para que o Conselho Fiscal realize o que lhe corresponde.

- O Conselho Fiscal é o único órgão controlador das ações do Conselho de Administração/Diretoria Executiva, fiscalizando-o para que realize suas funções e atribuições.

- No caso de surgirem divergências entre um e outro, deverá ser convocada a Assembléia Geral para esclarecer as divergências.

e) Coordenação das Funções:

- Deve-se envidar esforços para que as ações de ambos os órgãos se desenvolva de forma coordenada.

- O Conselho Fiscal deve informar, mensalmente, ao Conselho de Administração de suas constatações, advertindo-o no que se fizer necessário e dando-lhe tempo para que corrija as falhas encontradas.




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4. Condições dos Candidatos para a Elegibilidade De acordo com a Lei Cooperativista em seus Artigos 51 e 56 e seus parágrafos, não podem ser eleitos como conselheiros de administração ou fiscal:

O associado que já faça parte do conselho de administração não pode ser eleito para o conselho fiscal e vice-versa.

Aqueles que possuem grau de parentesco até o 2° grau em linha reta ou colateral.

Entende-se por parentesco até 2° grau em linha reta ou colateral (consangüíneos ou afins):

Parentes do 1° Grau: pais e filhos (naturais ou adotivos), padrastos (ou madrastas) e enteados; sogros e genros (ou noras); esposas e esposos (ligados por casamento civil, religioso ou "de fato").

Parentes do 2° Grau: irmãos (naturais ou adotivos); avós e netos e cunhados. As pessoas impedidas por lei, os condenados a pena que vede, ainda que

temporariamente o acesso e cargos públicos e, ainda, quem responda por crime falimentar, de prevaricação, concussão, suborno, peculato ou contra a economia popular, a fé pública ou a propriedade.

Entende-se por estas situações:

Prevaricação : falta de cumprimento do dever, a que está obrigado em razão de ofício, cargo ou função de interesses público, por improbidade ou má-fé.

Peita ou Suborno : acordo ou ajuste, de caráter ilícito, em virtude do qual, mediante paga ou promessa de pagamento, uma pessoa induz outra a praticar ato oposto à justiça ou à moral em violação aos deveres que lhe são impostos.

Concussão : extorsão ou exigência abusiva do funcionário público ou autoridade pública, que, encarregada de arrecadar dinheiro público, oriundo de impostos, direta ou indiretamente, mediante imposição, coação ou ameaça, exorbita de seus deveres, em seu proveito ou de outrem, fazendo com que os contribuintes paguem mais do que realmente devem pagar.

Ou mesmo, sem essa atribuição arrecadadora, mas em razão do cargo, exige de outrem qualquer vantagem, seja para si ou para outra pessoa, mediante imposição, coação ou ameaça.

Peculato : apropriação, subtração, consumo, ou desvio de valores ou bens móveis pertencentes à Fazenda Pública ou que se encontrem em poder do Estado, por funcionário público, que os tenha sob sua guarda ou responsabilidade, em razão do cargo, da função ou do ofício seja em proveito próprio ou alheio.




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Falimentar : culpado por praticar falência.

Crime contra a Economia Popular : atos ilícitos praticados por pessoas inescrupulosas e que de certo modo causam prejuízo ao patrimônio popular, isto é, diminuição de bens de pessoa pertencente ao povo.

Crime contra a Fé Pública : falsificação de modo geral.

Crime contra a Propriedade : furtos de modo geral. 5. Eleições Conforme o disposto no Artigo 56, da Lei 5.764/71, o mandato dos Conselheiros Fiscais será sempre de 1 (um) ano, salvo complementação de mandato, em que será por menor prazo. Já o mandato dos Conselheiros de Administração pode ser de até 4 (quatro) anos (Art.47 da Lei 5.764/71). As eleições normalmente se dão em Assembléia Geral Ordinária, podendo, no entanto, ser feita em Assembléia Geral Extraordinária. Normalmente, os candidatos aos cargos de conselheiros de administração e fiscal devem apresentar, no ato do registro de suas candidaturas, as seguintes declarações:

a) Que não é pessoa impedida por lei ou condenada a pena que vede, ainda que temporariamente, o acesso a cargos públicos, ou por crime falimentar, de prevaricação, peita ou suborno, concussão, peculato ou contra a economia popular, a fé pública ou a propriedade.

b) Que não é parente até 2° (segundo) grau, em linha reta ou colateral, de quaisquer outros componentes de órgãos de administração ou fiscalização da cooperativa.

c) Que possui os seguintes bens (relacionar ou apresentar fotocópia da declaração de bens).

6. Destituição dos Conselheiros de Administração e Fiscal O artigo 39 da lei 5.764/71 diz: "é da competência das Assembléias Gerais, ordinárias ou extraordinárias, a destituição dos membros dos órgãos de administração ou fiscalização”.

Parágrafo Único - Ocorrendo destituição que possa afetar a regularidade da administração ou fiscalização da entidade, poderá a Assembléia Geral designar




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administradores e conselheiros provisórios até a posse dos novos, cuja eleição se efetuará no prazo máximo de 30 (trinta) dias.

7. Responsabilidades Os componentes da Administração e do Conselho Fiscal, bem como os liquidantes, equiparam-se aos administradores das sociedades anônimas para efeito de responsabilidade criminal. (Art. 53 - Lei 5.764/71). Explicando: Incorrerão na pena de prisão celular, por um (1) a quatro (4) anos, os dirigentes

que: Apresentarem afirmações, relatórios, balanços e comunicações falsas a

respeito das condições econômico-financeiras da empresa; Tomarem empréstimos ou usarem bens da empresa sem autorização da

Assembléia Geral; Dar em garantia ou penhor, ações ou bens da empresa, sem autorização da

Assembléia Geral; Distribuírem lucros ou dividendos antes de levantarem o balanço; "Comprarem" a Assembléia Geral para aprovação das contas.

8. Remuneração dos Dirigentes e Conselheiros A fixação dos honorários da Diretoria Executiva e cédulas de presença para os membros do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal deverá ser decidida em Assembléia Geral. 5.5. Organização dos Conselhos de Administração e Fiscal Uma cooperativa, da mesma forma que as empresas, ou mesmo as pessoas, pode possuir bens, direitos e obrigações, que devem ser registrados, acompanhados e controlados de forma constante, para que haja transparência nos atos da administração.

A transparência da administração para com os associados é necessária para estabelecer confiança na cooperativa, bem como para que os dirigentes prestem contas de seus atos aos associados e às entidades governamentais, quando necessário. Todos os recursos, bens, direitos e obrigações da cooperativa devem ser informados aos associados, auxiliando na promoção da união, credibilidade e participação de todos no dia a dia da cooperativa. Daí a importância e a necessidade




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de se organizar instrumentos de organização, tais como: arquivos, reuniões, atas e elaboração de um plano de ação ou plano de trabalho.

a) Arquivos

Para que os conselheiros possam desempenhar suas funções de forma organizada, deverão ter arquivado para consultas, de forma ordenada, todos os documentos necessários à execução de seus trabalhos de administração e/ou fiscalização. Este arquivo pode ser solicitado à cooperativa, para uso exclusivo do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal, e deverá passar de um Conselho para outro (no início do próximo mandato), facilitando assim o trabalho dos sucessores. A abertura de pastas no arquivo fica a critério de cada Conselho, porém, sugerimos:

- Pasta com o estatuto social da cooperativa e legislação cooperativista. - Pasta com cópias das atas do Conselho de Administração/Diretoria Executiva,

digitadas.

- Pasta com cópias de todas as atas do Conselho Fiscal, digitadas.

- Pasta com todos os documentos e relatórios realizados pelo Conselho Fiscal.

- Pasta com cópia das atas e dos editais de convocação de todas as Assembléias Gerais da Cooperativa.

- Pasta para correspondências recebidas, expedidas e comunicações internas (memorandos etc. ...).

- Pasta com cópias de auditorias contratadas e seus pareceres.

- Pasta com balancetes mensais.

- Pasta com balanços gerais, demonstrativos de sobras e perdas e relatórios do Conselho de Administração/Diretoria Executiva.

- Pasta com material de interesse dos conselheiros (apostilas, livros, revistas e endereços dos órgãos do cooperativismo).

- Pasta com dados atualizados sobre a cooperativa (número de empregados, de associados, serviços prestados, produtos, serviços prestados, etc.).

b) Reuniões

Frequentemente participamos de reuniões. A reunião e um dos instrumentos mais utilizados na vida das cooperativas: são reuniões de associados em Assembléias Gerais, reuniões de núcleos de associados, reuniões do Conselho de Administração, reuniões do Conselho Fiscal, etc. Na verdade as reuniões são instrumentos administrativos de fácil e frequente uso nos diferentes níveis de uma organização. Afinal, sozinhos são bem poucos os que decidem e planejam.




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A reunião é um método de ação social que integra diversas pessoas em torno de um objetivo, idéia, mensagem ou plano; é um acontecimento que proporciona o encontro de pessoas num determinado lugar, para um objetivo especifico, proporcionando o intercâmbio de informações, a participação e a cooperação entre os membros de um grupo. Constitui-se, portanto, em uma das principais ferramentas utilizadas para a análise e solução de problemas e no direcionamento do próprio objetivo da equipe ou da organização. Entretanto, mal planejada ou mal conduzida, a reunião pode produzir efeito contrário ao desejado. O objetivo principal da reunião é conseguir a cooperação dos membros do grupo. Isto se consegue através da participação nos debates e nas tomadas de decisão que se processam em reunião, pois quem participa aceita e quem aceita coopera. A participação gera a aceitação que traz consigo a cooperação. São nas reuniões que se estudam melhor os assuntos de interesse comum e que cada um traz o seu ponto de vista e sua maneira de encarar a solução. São nas reuniões, também, que se tem oportunidade de ouvir as queixas, reclamações e receber sugestões quanto à melhoria do trabalho, ao aperfeiçoamento dos processos técnicos ou quanto às necessidades de cada um. As reuniões podem ser realizadas segundo dois tipos de circuito, dependendo dos seus objetivos e do grau de liberdade e participação que o coordenador quer ou pode permitir aos demais participantes no processo de tomada de decisão. O circuito aberto (no qual os participantes comunicam-se entre si, evidentemente orientados pelo coordenador) e o circuito fechado (onde o fluxo de comunicação é centralizado no coordenador, que controla e define os tempos e os momentos dos participantes se expressarem). As reuniões podem apresentar várias finalidades:

1. Informar:

- realizada a partir de uma decisão já tomada. CIRCUITO - o grupo não participa da tomada de decisão. FECHADO

2. Treinar:

- informa e explica inovações ou modificações. CIRCUITO - apresenta o problema e pede sugestões aos participantes. FECHADO

3. Persuadir:

- o problema é apresentado visando persuadir. CIRCUITO - o coordenador deve estar seguro de seus argumentos. ABERTO




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4. Decidir:

- expõe o problema e solicita decisão do grupo. CIRCUITO - a tomada de decisão é democrática, pelo grupo. ABERTO

5. Colher Opiniões:

- coordenador apresenta o problema e pede sugestões CIRCUITO FECHADO

- recolhe opiniões para posterior tomada de decisões ou ABERTO

Comportamentos Não Produtivos nas Reuniões:

Antes de analisarmos os três principais momentos de uma reunião, é preciso que conheçamos os problemas mais comuns encontrados em reuniões.

Síndrome do animal de múltiplas cabeças: caso em que cada um dirige a atenção em direções diferentes.

Ataques pessoais: quando as pessoas são atacadas em vez das idéias delas.

Problemas de tráfego: quando as pessoas sentem dificuldade de entrar na conversa e de conseguir uma oportunidade para participar.

Papéis e responsabilidades indefinidos: caso em que não há uma atribuição específica para cada membro. Quem está encarregado de fazer o quê?

Manipulação do grupo pelo Coordenador: os participantes são dirigidas e direcionados a decidirem somente pelo poder do Coordenador.

Sobrecarga de informações: é apresentada uma quantidade enorme de idéias e conceitos de uma só vez.

Repetição de círculo vicioso: quando uma idéia já apresentada volta à tona.

Abordagens, ganho parcial e tomada de decisões: casos em que há soluções parciais, concessões, polarização e pouco engajamento, gerando uma sensação de perda de tempo.

Objetivos e expectativas confusos: não se sabe por que foi marcada a reunião, qual o resultado a que se pretende chegar, o agendamento é obscuro e confuso.

Questões de poder não resolvidas: a reunião não decide nada, pois ninguém tem poder de decisão.

Problemas de fuga: caso em que há desvio da situação problema, sem reconhecer que há alguma deficiência.

Negativismo geral e falta de estímulo: a tendência é de acomodação, sem procurar novos rumos ou soluções.




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Problemas de comunicação: quando as pessoas não prestam atenção ou não entendem o que os outros estão dizendo.

Condições precárias de ambiente: não é possível ouvir ou ver, pois o local da reunião não é apropriado.

Conflitos de personalidade: quando não há franqueza e confiança e sim tensão, racismo, modismo, desconfiança, etc.

Os Momentos de uma Reunião

Os três momentos de uma reunião, são:

1. Planejamento:

Preparar o plano da reunião (objetivo, tempo, material necessário, etapas).

Convocar os participantes (número de participantes, como convocar, convocar com antecedência suficiente para garantir a presença de todos.)

Preparar o ambiente (local, material, água, café, lanche.)

Adquirir conhecimento do assunto (Qual é o problema?)

Escolher o tipo de reunião (tipo de circuito) 2. Condução:

Abertura (dar boas vindas; motivar o grupo; apresentar os participantes; sintonizar sobre os assuntos).

Colocação do problema (apresentar o tema; objetivos; esclarecer dúvidas; estabelecer prazos).

Debate (formular hipóteses; fazer perguntas; resumir pontos; dar encaminhamentos).

Conclusão (resumir pontos-chaves, definir metas, prazos, responsabilidades, recursos, registrar).

3. Avaliação/Acompanhamento

Elaborar a ata.

Fazer acompanhamento / avaliar (perguntar o que foi bom e o que pode ser melhorado na próxima reunião).

Distribuir memória em 48 horas.

Motivos de Fracassos de Reuniões:

Tipo inadequado de reunião ( escolha do circuito errado).

Reunião muito longa.

Falta de experiência do coordenador.




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Temperamento do coordenador.

Falta de planejamento da reunião.

Visita de pessoa estranha ao grupo.

Heterogeneidade do grupo.

Interrupção por telefone ou pessoas.

Número excessivo de participantes.

Inadequação do local.

Convocação inadequada dos participantes em relação aos temas de reunião.

Comportamentos a serem Evitados em Reuniões:

Como pessoa, muitas vezes utilizamos grande parte do nosso tempo em reuniões. Ainda assim, temos um comportamento que nos leva a desperdiçar grande parte desse tempo. Alguns desses comportamentos podem e devem ser evitados, portanto: 1. Não compareça a uma reunião sem conhecer previamente a agenda –

Comparecer a uma reunião sem conhecer, com antecedência, o que será tratado é uma receita excelente para quem quer ouvir o que não deseja. Exemplo: a reunião começa, fala-se sobre orçamento, projeto de marketing, investimentos, destino de prédio recém adquirido, etc. No final, você se levanta e diz: “O que vim fazer aqui se nenhum dos meus assuntos foi discutido?”

2. Comece a reunião na hora marcada – Comece a reunião no horário, com os

presentes, e não volte a debater os assuntos já vistos só porque alguém acabou de chegar. Agindo de outra forma estará prejudicando, punindo e desrespeitando os que chegaram no horário e premiando os que estão atrasados. Com certeza, na próxima reunião as pessoas procurarão chegar no horário.

3. A agenda é uma orientação – Se não levar isto a sério poderá transformar uma

reunião de trabalho numa reunião social. O assunto sobre o orçamento é interrompido pelo futebol, os investimentos para o próximo período são entrecortados por palpites na loteria ou até piadas.

Chega-se ao final tendo-se discutido dez assuntos extras, mas deixando de lado o assunto mais importante, o que certamente justificará outra reunião.

4. Não confie na sua memória – Confiar exclusivamente na sua memória traz dois

inconvenientes para você: uma sobrecarga para sua memória com números, valores, datas e textos e a responsabilidade de confiar exclusivamente nela, sem um só papel para conferir. Que tal escrever as decisões e as pendências das reuniões?




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5. Convoque uma reunião convidando as pessoas que realmente interessam – Os

especialistas não recomendam reuniões com mais de seis pessoas, pois aumentam as conversas paralelas, os assuntos não interessam a todos os presentes, as alçadas de decisão são diferentes, etc. Duas ou três reuniões menores podem trazer melhores resultados.

6. Estabeleça início e término de uma reunião – Toda reunião deve ter horário de

início e fim, pois o prazo determinado exercita o processo de avaliação e decisão, produzindo reuniões mais organizadas e objetivas.

7. Estabeleça regras a serem seguidas – Procure estabelecer regras a serem

obedecidas, senão ocorrerá o caos. Se as reuniões forem frequentes, desenvolva com os participantes com “contrato de convivência”.

8. Mantenha na reunião as pessoas que tenham algo a contribuir – Não há sentido

em manter diversas pessoas sentadas por horas numa reunião, quando apenas poucos minutos são relevantes para elas.

Permita que elas entrem e se ausentem tão logo tenham dado sua contribuição. Use como exemplo um jogo de vôlei. Cada jogador entra e sai dependendo da contribuição que puder dar.

9. Após encerrar a reunião registre-a por escrito – Se uma reunião produtiva

termina, deve ser redigida uma ata sobre a mesma, resumindo os tópicos discutidos, quem é responsável por que, prazo para realizar a tarefa, como será cobrado, etc.

10. Não convoque reuniões desnecessárias – Desencoraje reuniões desnecessárias

e mantenha as reuniões imprescindíveis dentro de regras conhecidas, praticadas e aceitas por todos. Algumas vezes, tome decisões sem realizar reuniões, coletando dados e opiniões separadamente.

Reuniões dos Conselhos de Administração e Fiscal: As reuniões são necessárias porque através delas, tanto o Conselho de Administração, quanto o Conselho Fiscal podem, de um modo organizado, salvaguardar os interesses da cooperativa e do quadro social. Conforme determinado na Lei Cooperativista os Conselhos de Administração e Fiscal devem reunir-se pelo menos uma vez por mês. As reuniões poderão ser em qualquer dia do mês. Há, porém, o costume de se marcar um dia determinado e fixos para facilitar a lembrança dos conselheiros. (Ex. toda segunda quarta-feira de cada mês). Neste caso, as reuniões que se fizerem em outro dia, serão consideradas extraordinárias.




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No caso específico do Conselho Fiscal, deve o mesmo reunir-se, normalmente, alguns dias após a conclusão, pela contabilidade, das demonstrações contábeis. Nestas reuniões, que podem durar até um dia, os conselheiros fiscais cumprem suas obrigações estatutárias, procurando verificar se todas as ações ou atos dos membros do Conselho de Administração/Diretoria Executiva, bem como dos colaboradores (empregados) ou, ainda, de quaisquer associados, foram executados de forma legal e correta. Ressaltamos que, toda irregularidade observada, ou mesmo sugestão, deverá ser anotada em ata, lavrada em livro próprio, seja a reunião ordinária ou extraordinária. Lembramos que este livro deverá ter, no início, termo de abertura e, no final, termo de encerramento, ambos rubricados pelo Diretor Presidente da Cooperativa e deverá permanecer na sede da mesma. Desde que se constate alguma coisa grave, pode-se e deve-se levar à Assembléia Geral. As reuniões do Conselho Fiscal são convocadas e presididas pelo coordenador do Conselho Fiscal e secretariadas pelo secretário. Podem ainda serem convocadas por qualquer dos seus membros, por solicitação do Conselho de Administração ou da Assembléia Geral. As reuniões do Conselho de Administração são convocadas e presididas pelo Diretor Presidente, da maioria do próprio Conselho, ou ainda por solicitação do Conselho Fiscal, com a presença mínima de metade de seus membros. Vejamos, quais os passos básicos, necessários para se fazer uma reunião:

a) Definir, com antecedência, o objetivo da reunião.

b) Estabelecer a pauta e a duração prevista da reunião.

c) Desenvolver a reunião, iniciando com a apresentação dos objetivos e pauta aos participantes.

d) Conclusão e ação.

e) Avaliação.

f) Preparo para próxima reunião (pauta, etc. ...).

Devemos salientar ainda que é importante a escolha de local apropriado para a realização das reuniões e que os Conselhos não se reúnam para tentar aliviar as dificuldades, mas também para sugerir, à administração, novos investimentos e novas opções operacionais para a cooperativa.




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c) Atas As atas das reuniões dos Conselhos de Administração e Fiscal são elaboradas por seus respectivos Secretários e são importantes para registrar e documentar as reuniões. Basicamente, devem constar das atas:

- Ata número (Ex: 3/2010), do Conselho de Administração ou Conselho Fiscal da Cooperativa ................................. .

- Dia, mês, ano, hora, local e endereço onde for realizada, o qual salvo motivo justificado, deverá ser o da sede da cooperativa.

- Nome dos conselheiros presentes e seus respectivos cargos (efetivos e suplentes).

- Finalidade da reunião, relatando o que será feito. No caso do Conselho Fiscal,

quando for a primeira reunião do mandato, deverá constar o nome do Coordenador e do Secretário escolhidos.

- Fazer constar o resultado obtido em todas as verificações realizadas, detalhando-o da melhor forma possível. Exemplo:

Realizar a leitura das atas do Conselho de Administração/Diretoria Executiva ou do Conselho Fiscal (conforme o caso), observando se algum membro tem faltado frequentemente às reuniões. Chama-se a atenção para esse fato porque, normalmente, qualquer membro do Conselho de Administração ou do Conselho Fiscal que faltar, sem justificativa, a 3 (três) reuniões ordinárias consecutivas ou, a 6 (seis) intercaladas, durante o ano, perde automaticamente o cargo, após notificação expressa ao membro que faltar.

Situação do livro de caixa.

Citar o volume de dinheiro existente em caixa e o(s) saldo(s) bancário(s), no dia da reunião, relatando se o saldo de caixa está dentro dos limites estipulados pela administração.

Relatar o resultado da conferência, "por amostragem", do fichário de estoque de mercadorias, sempre feito no dia da reunião.

Analisar a situação das contas a pagar aos associados, fornecedores, bancos, etc., verificando as que já estão vencidas, informando-se do por quê da pendência e, se for o caso, recomendando que sejam tomadas as devidas providências.

Relato da situação em que se encontram os produtos e as mercadorias existentes na cooperativa ( local apropriado, segurança, etc.).

Encerramento, com aprovação da ata pelos presentes: local, dia, mês, ano e assinatura de todos os conselheiros presentes à reunião.




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d) Plano de Ação (Plano de Trabalho) Já vimos que a tarefa dos conselheiros de administração e fiscal não é das mais fáceis e requer grande responsabilidade e dedicação. Por isso, é importante que o trabalho seja organizado através de um Plano de Ação (ou Plano de Trabalho) que servirá de instrumento e referência para o desenvolvimento de suas tarefas durante o mandato. Para elaborar um Plano de Ação, devemos descrever cada passo, definindo:

O que fazer ?

Quem vai fazer ?

Com quem fazer ?

Até quando fazer ?

Como fazer ?

Resultado esperado. É importante prever momentos e formas de avaliação e de replanejamento. Porém, antes da elaboração do Plano de Ação, algumas atitudes e providências são importantes: a) Reunir-se com os membros anteriores dos Conselhos de Administração e Fiscal

(conforme o caso). Lembre-se que "os conselhos permanecem. Os conselheiros passam".

b) Os conselheiros "armazenam" informações e conhecimentos valiosos sobre a

Cooperativa. Embora saibamos que isso não ocorre como deveria, na prática, esses "conhecimentos armazenados" devem ser repassados entre um mandato e outro.

c) Promover uma reunião conjunta entre os Conselhos de Administração (Diretoria

Executiva) e Fiscal. Trata-se de um passo importante, pois a aproximação entre estes dois órgãos é fundamental para a boa administração da Cooperativa. Uma reunião conjunta onde se acertarão detalhes como:

Os planos do Conselho de Administração/Diretoria Executiva) para o exercício.

A intenção de atuação do Conselho Fiscal.

A atual situação global da Cooperativa (número de associados, de empregados, volume dos negócios, faturamento, despesas, etc.).

d) Reunir-se com o Contador ou Gerente Geral da Cooperativa. O contador acumula

informações técnicas importantes para a cooperativa, que são de fundamental interesse tanto ao Conselho de Administração, quanto ao Conselho Fiscal (balancetes, balanços, etc.). Nesta reunião o contador deve "passar" todas as informações possíveis para os conselheiros.




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e) Promover uma visita organizada a todos os departamentos ou setores da cooperativa. Essa visita é importante para "quebrar o gelo" entre os colaboradores e os conselheiros, visando facilitar o desenvolvimento de suas tarefas durante o mandato.

f) Reunião para elaboração do Plano de Ação.

Para compor um plano de trabalho, é importante definir:

- Qual a disponibilidade de tempo de trabalho de cada conselheiro?

- Qual o conhecimento que cada um possui sobre a Cooperativa e sobre as funções e atribuições dos Conselhos de Administração e Fiscal?

- Quais as condições materiais de trabalho que possuem os conselheiros? (sala, arquivo, pastas, etc.).

Sugestões:

Estabelecer: dia, hora e local para as reuniões (de preferência em uma sala da Cooperativa).

Elaborar um calendário para o desenvolvimento das atividades específicas, contendo: - Assunto a ser estudado; - Departamentos ou setores a serem visitados; - Dia e hora da visita; - Responsável pelo setor.

Observação:

Se preferir, avisar, com antecedência, o responsável, sobre a visita.

Ao final de cada visita elaborar um relatório, contendo:

- Situação geral do setor visitado; - Reclamações de colaboradores; - Necessidades materiais detectadas; - Atualização da documentação, etc.

Registrar na ata da reunião ordinária seguinte, o relatório de cada visita. Algumas cooperativas têm adotado, com sucesso, o "Plantão do Conselho Fiscal". Esse plantão funciona com um conselheiro fiscal permanecendo algumas horas por semana (2 horas, por exemplo) à disposição da Cooperativa, em local e horário previamente divulgados. O objetivo do plantão é dar oportunidade aos associados, colaboradores e até dirigentes, de um contato mais permanente e sistematizado com o Conselho Fiscal, para troca de idéias, denúncias, reclamações, discussão e busca de solução para os problemas da Cooperativa.




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5.6. Princípios de Administração e Gestão Administrar uma cooperativa, assim como qualquer entidade, é uma ciência, uma prática, uma arte. Como ciência, a moderna administração possui princípios formulados e baseados na experiência. Como prática, aplica os princípios para obter rendimentos e produtividade sobre os recursos e esforços investidos, repete ações em circunstâncias semelhantes e também estabelece regras para escolher uma alternativa de ação. Como arte significa uma habilidade, principalmente no trato com as pessoas, no uso e controle dos recursos da entidade, particularmente em cooperativas, onde o associado é dono e usuário. Os órgãos sociais de uma cooperativa têm a função de estabelecer a política da entidade, tanto a curto como a médio e longo prazos, e de cuidar de sua concretização. Para este propósito, o pessoal diretivo de uma cooperativa dispõe dos mesmos instrumentos de gestão que foram desenvolvidos, através do estudo da administração de empresas para os empreendimentos em geral, que consiste de: Planejamento, Organização, Direção e Controle. Então, administrar é:

Realizar coisas ou objetivos através de pessoas.

Trabalhar com e por meio de pessoas para alcançar objetivos organizacionais.

Trabalhar com pessoas para determinar, interpretar e alcançar os objetivos organizacionais, pelo desempenho das funções de planejamento, organização, direção e controle.

Administrar é, portanto, dirigir, governar, coordenar os esforços humanos para um determinado fim. Por se tratar de uma entidade associativa, a administração de uma cooperativa deve ser de maneira tal que possibilite a participação permanente, consciente e responsável de seus associados. Além da Assembléia Geral, a administração da cooperativa deve viabilizar mecanismos de comunicação permanentes no sentido de manter as atividades administrativas voltadas para os reais interesses e necessidades dos associados. É com este objetivo que existe o trabalho de organização do quadro social (O.Q.S.). Administrar uma cooperativa implica em envolver os associados, mantendo-os cientes e comprometidos com o empreendimento. Para tanto, devemos encontrar fórmulas para envolvê-los, sobretudo no planejamento das atividades, mas também na organização, direção, controle e avaliação dos resultados.




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1. Planejamento

“Planejar é prever o que poderia ou o que precisaria ser feito hoje ou amanhã, para se obter os resultados esperados no futuro”. “A chave do sucesso de qualquer empresa que queira crescer e manter firme posição no mercado é gerenciar bem o presente, mas com olhos voltados para o futuro”. O planejamento é feito no presente, baseado no passado, prevendo o futuro. É um processo de estabelecimento de objetivos, de definição de expectativas, de revisão contínua das atividades desempenhadas e de comunicação de resultados. A atividade de planejar visa, portanto, modificar o fato e intervir no evento para assim, satisfazer necessidades e desejos humanos. Assim, para optar melhor, precisamos planejar, de modo a que possamos decidir para intervir e modificar o fato social e econômico e torná-lo, com o menor custo relativo possível (menor dispêndio relativo de recursos), mais apto a proporcionar benefício (maior satisfação de necessidades e desejos humanos). Então, planejar é decidir, antecipadamente:

O que fazer ?

Para que fazer ?

De que maneira fazer ?

Para quem fazer ?

Quando fazer ?

Quem deve fazer ?

Onde deve ser feito ?

Quanto irá custar ? O Planejamento é um processo contínuo e permanente de pensamento sobre o futuro, desenvolvido para estabelecer estados futuros desejados (fins) e avaliar cursos de ação alternativos (meios). Embora raramente se possa prever o futuro exato e, embora fatores que escapam ao nosso controle possam interferir nos planos bem idealizados e traçados, sem o planejamento os acontecimentos ficam ao sabor do acaso.




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Segundo a SPE – Sociedade Brasileira de Planejamento Estratégico:

a) Quem planeja sabe: Avaliar as perspectivas a curto, médio e longo prazos. Agir sobre o mercado. Desenvolver diferenciais competitivos. Antecipar-se à situações desfavoráveis. Criar participação no mercado. Desenvolver serviços e produtos adequados ao mercado.

b) Quem é planejado acaba: Sendo surpreendido por alterações no mercado. Precisando sempre se reprogramar. Dependendo do dia a dia. Desinformado sobre seu setor ou atividade. Atrelando a iniciativas da concorrência. À mercê da conjuntura.

É deprimente constatarmos, por exemplo, que determinado prejuízo ou insucesso foi determinado por falta de planejamento. Só o planejamento, ainda que apenas parcialmente bem conduzido e sucedido, já determina um administrador dedicado. O descaso com o planejamento revela, contrariamente, que à frente dos negócios e planos está um dirigente fraco – despreparado e alheio aos objetivos da cooperativa. Todos devemos planejar:

Individualmente, no próprio trabalho diário.

Setorialmente, dentro de um setor ou departamento.

Globalmente, entendido esse planejamento como a soma dos demais, articulados entre si e incorporados numa única peça e coordenado pela direção.

Na cooperativa, tanto as ações do projeto social como as do projeto econômico deverão ser cuidadosamente planejadas. O planejamento é ocasionado por uma decisão anterior, quando são elaborados os objetivos da cooperativa, traçados pelos associados no estatuto social. Os dirigentes da cooperativa devem, pois, ser pessoas tanto ou mais cooperativistas que as demais, porque o plano a ser realizado pertence a uma comunidade solidária, que a eles confiou a coordenação dos trabalhos. A qualquer momento eles devem voltar a presença dos associados e prestar-lhes contas. Quanto mais procederem assim, maior segurança terão na condução do plano. Esta é a grande vantagem da divisão de responsabilidades com os associados.




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Se a cooperativa tem um projeto econômico e um projeto social, os conselheiros, ao planejarem, deverão ter em conta permanentemente, que o sucesso do projeto social depende também do sucesso do projeto econômico, e vice-versa. Alguns fatores influem na elaboração do planejamento e, consequentemente, no atingir dos alvos, tais como:

Bom senso de quem planeja. (questionar: os alvos são atingíveis? Os prazos são realistas?)

Envolvimento/participação do grupo executor no planejamento.

Reserva de tempo para replanejar.

Levantamento criterioso de dados.

Elaboração de planos alternativos.

Manutenção eficiente de planos (informação, treinamento, observação, manutenção de documentação, revisão e atualização).

Planejamento em Cooperativas

De maneira geral, as cooperativas têm como objetivos próprios a representação de seus associados junto ao mercado. Incrementa, também a educação cooperativista em todos os níveis, buscando manter a integração e a unidade entre seus associados. Estes objetivos devem ser planejados conforme os anseios dos associados, que devem:

Definir as prioridades e os objetivos a serem alcançados.

Sugerir quanto aos recursos e meios utilizados.

Acompanhar a execução do que foi decidido.

Apresentar críticas e sugestões.

Avaliar o desempenho da cooperativa na execução das operações, os meios utilizados e os resultados obtidos.

A esta prática é que chamamos de PLANEJAMENTO PARTICIPATIVO, envolvendo as seguintes fases: 1) Levantamento das Necessidades Sociais, Educacionais e Técnicas dos

Associados.

Este levantamento deve ocorrer no dia-a-dia e durante as reuniões com os associados (Núcleos, Comitês, etc.), onde poderão ser identificados problemas,




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apresentadas propostas e estratégias de implantação, além de estabelecer prioridades e objetivos a serem alcançados. 2) Elaboração do Plano de Alcance dos Objetivos.

Nesta fase deve ser elaborada uma sequência de ações ou medidas que, se devidamente executadas, permitem alcançar os objetivos definidos pelos associados, detectando, inclusive, possíveis falhas no sistema de atendimento. 3) Adequação da Estrutura Operacional.

A cooperativa deve possuir seus setores estruturados da maneira mais racional possível para que possam executar as medidas definidas no “Plano de Alcance dos Objetivos”. Para isso os conselheiros de administração devem solicitar relatórios gerenciais que compreenderão, entre outras, as seguintes informações: Número de colaboradores (empregados) de cada setor. Atividades e operações administrativas executadas em cada setor. Tempo estimado na execução das atividades e operações da cada setor. Flexibilidade de cada colaborador, na execução das atividades e operações de

cada setor. Grau de integração e relacionamento entre os setores. 4) Execução do Plano de Alcance dos Objetivos.

Nesta fase a função dos conselheiros de administração consiste basicamente em contratar e supervisionar as operações e atividades planejadas no sentido do cumprimento dos objetivos. Para tanto, devem:

Receber relatórios gerenciais que contenham dados e informações sobre a execução das medidas e operações.

Convocar reuniões com a gerência para a avaliação da execução das medidas e operações e, se necessário, dar reorientações administrativas cabíveis.

5) Avaliação do Plano de Alcance de Objetivos.

Deve-se verificar o quanto as medidas tomadas atingiram os objetivos estabelecidos.

Esta fase é feita em conjunto com a gerência, avaliando:

As atividades, programas e operações executadas.

O desempenho dos diversos setores responsáveis.

O volume de recursos utilizado para cada atividade. Quando e como deve ser feita a avaliação ?

- Durante toda execução do plano, através de análise de relatórios gerenciais periódicos.




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- Durante todo exercício social, através de críticas e sugestões dos associados, obtidas em contatos diários, reuniões, ou através de propostas encaminhadas ao Conselho.

- Em Assembléia Geral Ordinária, no início do ano seguinte. 2. Organização O termo “organização” é usado frequentemente como sinônimo de arrumação, ordenação, distribuição de tarefas. São expressões que confluem para traduzir a idéia que temos em mente, qual seja, a de que a cooperativa, como qualquer outro empreendimento, precisa estar estruturalmente organizada e suficientemente equipada (equipamentos, recursos físicos, talentos humanos, recursos financeiros), para funcionar, e funcionar bem, a fim de realizar seus objetivos. Organização é, portanto, uma ciência que procura dispor os elementos funcionais de forma que o conjunto seja capaz de realizar um trabalho eficiente, com um mínimo de dispêndio e risco. No sentido mais simples, organizar é preparar o funcionamento, criando um organismo com todos os elementos necessários à vida e ao desenvolvimento de qualquer entidade. Temos, então, que ORGANIZAÇÃO é o agrupamento de atividades necessárias para atingir os objetivos da cooperativa. A organização deve ter em vista, tornar compreensível o ambiente interno, de forma que todos saibam:

Quem deve fazer o que.

Remover os obstáculos ao desempenho, causados por confusão e incerteza nas atribuições.

Fornecer uma rede de comunicações de tomada de decisões que espelhe e apoie os objetivos da cooperativa.

Um dirigente não precisa ser, necessariamente um especialista em organização, mas deve, sim, ter plena noção de seu significado e de sua necessidade para a eficiência da cooperativa que administra. A organização em uma empresa ou cooperativa pode ser analisada sob três sentidos básicos: a) Físico. b) Estrutural. c) Dinâmico. a) Físico:

Quando associamos organização aos aspectos da boa disposição física de máquinas, móveis, utensílios, material de trabalho, etc., dentro da cooperativa, ou




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seja, quando definimos a sua melhor disposição, o melhor lugar para guarda de arquivos, etc. b) Estrutural:

Quando nos referimos à estrutura organizacional da cooperativa, definindo a divisão do trabalho, a definição de autoridade, competências, delegações, etc., geralmente definidas no organograma.

Entre outros aspectos o trabalho de organização estrutural vai permitir:

- Maior delegação.

- Distribuição adequada do trabalho/delimitação clara das atribuições.

- Definição adequada de níveis de competência.

- Melhoria no processo de comunicação.

- Maior eficiência e eficácia. c) Dinâmico:

Quando falamos da melhoria de métodos e processos administrativos e de produção, envolvendo o fluxo do processo de produção ou administração. 3. Direção (Comando) Nenhum grupo se mantém ou se desenvolve sem uma direção, sem um comando, sem uma coordenação, uma referência, uma liderança. Portanto, direção ou coordenação é a capacidade que tem um administrador de orientar e supervisionar o trabalho executado pelos demais membros da instituição. Toda empresa necessita organizar-se formalmente. Organizando-se, distribui competências e estabelece os níveis de autoridade. A partir daí, toda a cooperativa passa a ter alguém que administra o todo (administração central ou geral) e as partes departamentalizadas (administração de departamentos, chefias de setores, gerência, etc.). Embora possa parecer simples, os métodos de direção podem ser de extraordinária complexidade. O administrador superior deve apontar aos seus subordinados uma apreciação aguda das tradições, história, objetivos e diretrizes da organização. Os subordinados necessitam conhecer a estrutura da organização, as relações interdepartamentais de atividades, seus deveres, sua autonomia e sua autoridade. De maneira simples, dizemos que, a função direção é conseguir com que todos façam aquilo que deve ser feito e que se quer que eles façam. Isso requer, por parte da direção, uma designação ou comando. Designação é a maneira de o administrador avaliar e selecionar pessoas, treiná-las e fazer com eles




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se desenvolvam dentro da organização de modo a manter o equilíbrio entre os interesses da cooperativa e os interesses das pessoas que mantêm contato com a organização. A função direção pode ser cumprida frente a frente, atribuindo tarefas e emitindo instruções, transmitindo metas e objetivos, pedindo cooperação, solicitando idéias, ou comunicando-se diretamente de algum outro modo com as pessoas envolvidas com a cooperativa. A comunicação também pode ser efetuada através de publicação de ordens, de procedimentos operativos padronizados, da descrição de cargos, atribuições e níveis de autoridade. Dirigindo uma cooperativa, os conselheiros devem levar em conta que o grande contingente de “dirigidos” é formado de associados, portanto, sócios, ao mesmo tempo, donos e usuários do empreendimento, e não meros subordinados. Diante dessa complexidade de relações, o administrador de cooperativas precisa ter suficiente discernimento de conceitos para situações diferentes:

A direção dos negócios.

A direção dos colaboradores (empregados).

A direção dos associados.

4. Controle (Avaliação) É o acompanhamento e a verificação no desenvolvimento das atividades anteriormente programadas. O controle consiste em testar os fatos ocorridos ou que estão ocorrendo e comparar os resultados obtidos com os resultados previstos na programação ou planejamento. Controlar é medir padrões; é comparar metas; é avaliar resultados; é fiscalizar eventos. Consideram-se como controles, todos os meios e formas utilizadas para acompanhar, verificar e testar o desenvolvimento das atividades ou ações, comparando-as com as que foram anteriormente programadas. Da análise (estudo) das informações levantadas, podemos chegar às seguintes conclusões:

a) Tudo ocorreu ou está ocorrendo conforme foi programado. Neste caso, não há necessidade de preocupação, ou fazer modificações para as atividades subsequentes.

b) Houve divergência entre o que ocorreu ou está ocorrendo e o que foi programado. Neste caso, devemos examinar com muita atenção para verificar se: - A falha foi da programação (planejamento); ou




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- A falha foi na execução das atividades.

Requisitos para um bom sistema de controle:

Deve refletir a natureza e a necessidade daquilo a que se refere.

Deve refletir os desvios (divergências) entre o que foi programado e o que será realizado.

Deve ser flexível à modificações (ser alterado quando for modificado o planejamento).

Deve ser compreensível (fácil interpretação) por quem irá avaliar e tomar alguma decisão.

Deve ser econômico (custos abaixo das vantagens obtidas).

A unidade de tempo deverá ser a mesma adotada no planejamento. Deve-se saber, ainda:

O que controlar.

Para que controlar.

Como controlar.

Quando controlar.

Quem deve controlar.

Custo do sistema de controle. O processo básico de controle, onde quer que exista e qualquer que seja a coisa a ser controlada, envolve três etapas:

Estabelecimento de padrões.

Medição do desempenho.

Correção de desvios. A cooperativa tem toda uma máquina de informações, as quais devem estar sendo acompanhadas pelos conselheiros. Afinal, os conselheiros são os guardiões dos objetivos traçados. Se os conselheiros não fizerem o acompanhamento sistemático de todo o processo, sobretudo os conselheiros fiscais, corre a cooperativa o risco de estar entrando em desvios irreparáveis. A cooperativa, por ser uma sociedade de pessoas, onde o associado é, ao mesmo tempo, dono e usuário, pode e deve ser controlada pelos próprios associados. Para que isso ocorra, é preciso que eles estejam organizados em forma de Núcleos (Comitês) e, a eles ser conferido exercer uma espécie de auditoria interna permanente, um auto controle, ponto fundamental para se conseguir a Autogestão.




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6. NOÇÕES BÁSICAS DE CONTABILIDADE No mundo moderno, as entidades, assim entendidas, empresas, cooperativas, instituições sem fins lucrativos e organismos governamentais, desempenham papel fundamental como catalisadores do processo de desenvolvimento econômico e social; delas dependendo toda a sociedade (investidores ou sócios, financiadores, fornecedores e empregados) bem como o próprio poder público, que, ao arrecadar os tributos gerados pelo exercício das atividades econômicas, aufere os recursos necessários à manutenção e desenvolvimento do país. Desta forma as informações contábeis são úteis a toda sociedade. Um cidadão, ao analisar um demonstrativo da execução orçamentária do governo, poderá concluir se os recursos públicos foram aplicados corretamente, para alcançar os fins a que haviam sido destinados. Um investidor, ao examinar o Balanço Geral da empresa da qual é acionista, poderá tirar conclusões sobre a rentabilidade e solidez de seu investimento. O mesmo se pode dizer dos fornecedores e financiadores dessa empresa. Os associados, ao analisarem o Balanço Geral da cooperativa, poderão avaliar o seu desenvolvimento. Já os administradores das entidades poderão colher informações preciosas e indispensáveis à tomada de decisões. O governo por sua vez, tem especial interesse em obter informações contábeis fidedignas, a fim de melhor exercer seu poder de tributar, como também com vistas a agregar e consolidar dados necessários ao processo de análise global ou setorial do desempenho da economia. Finalmente, podemos dizer ainda que a informação contábil se aplica até aos patrimônios individuais, já que as técnicas contábeis muito podem ajudar no controle e equilíbrio dos orçamentos domésticos e na tomada de decisões sobre investimentos pessoais. Logo, é correto afirmar que a Ciência Contábil, seus métodos e técnicas se aplicam a todas as pessoas, sejam:

Físicas ou jurídicas

Públicas ou privadas

De fins lucrativos ou de fins ideais, quais sejam: instituições filantrópicas, caritativas e de assistência social.

A finalidade da contabilidade é, portanto, estudar e registrar todas as operações realizadas por uma entidade (pública ou privada), com vistas a controlar o patrimônio e fornecer informações sobre sua composição e variações, bem como sobre os resultados econômicos decorrentes da gestão patrimonial.




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O Patrimônio é constituído pelo conjunto de bens, direitos e obrigações da cooperativa.

Bens: Tudo aquilo que a cooperativa possui, seja para uso, troca, venda ou consumo.

Direitos: São todos os valores que a cooperativa tiver a receber de terceiros.

Obrigações: São todos os valores que a cooperativa tem a pagar.

Patrimônio Líquido: É a parte da cooperativa que pertence aos associados, também entendido como o financiamento com capital próprio.

As informações contábeis são indispensáveis para orientação administrativa, permitindo maior eficiência na gestão econômica da cooperativa e no controle de seus bens patrimoniais. Não é somente à administração, entretanto, que interessa o controle do patrimônio e as informações sobre a composição e as suas variações, mas também aos associados, ao Conselho Fiscal, fornecedores, financiadores, autoridades fiscais e demais pessoas e entidades que mantém relações econômicas e financeiras com a cooperativa. Os membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) e do Conselho Fiscal devem examinar os balancetes mensalmente, pois, o balancete de verificação tem como base no Método das Partidas Dobradas, ou seja: não há debito(s) sem crédito(s) correspondente(s). O balancete de verificação é bastante útil na preparação da demonstração do resultado do exercício e do balanço patrimonial. Ao término do exercício social os administradores deverão estudar o balancete de verificação do último mês do exercício, o balanço e o demonstrativo de sobras e perdas e seus anexos. O universo contábil, para fins de gestão patrimonial, se compõe de vários demonstrativos dos quais destacamos:

a) Balanço patrimonial;

b) Demonstração de sobras e perdas;

c) Demonstração de origens e aplicações de recursos;

d) Demonstração das mutações do patrimônio líquido;

e) Notas explicativas. Resumidamente, pode-se dizer que o processo contábil deve ser entendido e compreendido sob a ótica das seguintes definições:

Registro dos atos e fatos administrativos;




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Registro da história da instituição, através do Livro Diário exigido pela legislação federal e pelo estatuto da cooperativa;

Processo diário de informações gerenciais. Cada dia, uma situação;

Os registros são fiéis à medida que o forem as informações e os documentos;

Do Livro Diário se extraem os balancetes mensais, os balanços patrimoniais e as demonstrações de resultado;

Pelos balancetes mensais e pelos balanços têm-se condições de avaliar o patrimônio;

O patrimônio é constituído de bens, direitos e obrigações; Quanto mais analítica for a informações, maior o elemento a ser analisado:

A composição dos bens e dos direitos;

A composição das obrigações;

No confronto de ambos, conhece-se a situação econômico-financeira da cooperativa.

Este é o conteúdo mais importante a ser analisado pelo Dirigente, pelo Conselho Fiscal e pelo Administrador. Não é necessário, portanto, conhecer contabilidade. É preciso saber o que ela nos quer demonstrar através dos números.

a) Componentes do Balanço:

O Balanço Patrimonial é o quadro demonstrativo da situação econômico-financeira da cooperativa, determinando o fim de um período contábil e o início de outro. No balanço patrimonial são demonstradas todas as contas da cooperativa:

ATIVO: chamado parte positiva, constituído por bens e direitos. PASSIVO: chamado parte negativa, constituído por obrigações e Patrimônio

Líquido (conjunto de valores formado por capital social, fundos, reservas, sobras ou perdas acumuladas). Por se constituir em recursos próprios da organização, o patrimônio líquido é considerado Passivo.

ATIVO PASSIVO

BENS

OBRIGAÇÕES Caixa (dinheiro) Contas a Pagar Bancos Duplicatas a Pagar Estoques Impostos a Pagar Prédios, Terrenos Financiamentos Móveis Salários a Pagar Máquinas Aluguéis a Pagar




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DIREITOS PATRIMÔNIO LÍQUIDO Duplicatas a Receber (Parte pertencente aos titulares do

Patrimônio) Contas a Receber Aluguéis a Receber Capital Social Investimentos Reservas ou Fundos

ATIVO

O ativo de uma organização é composto pelos recursos iniciais nela investidos e os bens e direitos adquiridos no decorrer de sua atividade. O ativo pode ser classificado da seguinte forma:

1. Ativo Circulante: são os bens e os direitos que, em sua maioria, estão em constante circulação. O ativo circulante pode ser representado pelo dinheiro que se encontra em disponibilidade no caixa ou no banco (disponível), pelo valor das mercadorias em estoque e também pelos créditos vencíveis em curto prazo, ou seja, antes da elaboração de um novo Balanço Patrimonial. 2. Ativo Realizável a Longo Prazo: é o ativo em que o tempo para a conversão em dinheiro dos valores a receber é maior que o exercício social. 3. Ativo Permanente: representa os bens adquiridos cuja forma não se altera no decorrer do processo de produção. Máquinas, veículos, móveis e imóveis são alguns exemplos de ativo permanente.

No caso de uma indústria de móveis, por exemplo, a madeira adquirida para a fabricação de mesas e cadeiras não pode ser classificada como ativo permanente (e sim circulante: estoque), já que ela entra a empresa como forma de matéria-prima (madeira) e sai com outra forma (mesas e cadeiras).

Existem, ainda, duas classificações para o ativo, mas não relacionadas à questão do tempo, e sim com sua aplicação. Trata-se do ativo operacional e do ativo não-operacional. Ativo Operacional são os bens e direitos destinados à manutenção da atividade da organização, isto é, aqueles bens cuja falta irá interromper ou, pelo menos, influenciar o processo produtivo. Grande parte dos bens classificados no ativo permanente e no ativo circulante faz parte do ativo operacional. Já o ativo não-operacional é representado pelos bens e direitos que não se destinam à manutenção da atividade da organização. São eles as participações societárias em outras entidades, imóveis alugados a terceiros (pessoas físicas ou jurídicas) e determinadas aplicações financeiras que nem sempre estão relacionadas com a atividade-fim da organização.




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PASSIVO

O passivo é composto pelas obrigações financeiras da organização com seus associados, através de recursos próprios (fundos) e com os fornecedores, bancos, etc., através de recursos de terceiros. O passivo pode ser classificado da seguinte forma:

1. Passivo Circulante: representado pelas obrigações que vencem em curto prazo, ou seja, aquelas dívidas que a organização terá que pagar em breve, no seu vencimento. Essas obrigações: dívidas com os fornecedores de mercadorias, impostos a recolher, empréstimos bancários de curto prazo, etc. normalmente são liquidadas no curso de um exercício social. 2. Passivo Exigível a Longo Prazo: são as dívidas da organização que serão liquidadas com prazo superior a um ano e que aparecem em mais de um balanço patrimonial. Estão neste grupo os financiamentos, empréstimos, títulos e contas a pagar que demorarão um longo tempo até serem saldados. 3. Resultados de Exercícios Futuros: são as receitas relativas a um exercício que ainda não teve início. 4. Patrimônio Líquido: conjunto de valores formado por capital social, reservas, fundos, sobras ou perdas acumuladas. b) Visão Contábil da Cooperativa:

DESTINAÇÃO DOS RECURSOS FONTES DOS RECURSOS

BENS ( + )

DIREITOS

OBRIGAÇÕES

(recursos ou capital de terceiros)

PATRIMÔNIO LÍQUIDO

(recursos ou capital próprio)

As FONTES DE RECURSOS representam os financiamentos utilizados pela cooperativa nas suas operações, enquanto que as DESTINAÇÕES DOS RECURSOS representam a forma pela qual a cooperativa destinou os recursos que obteve dos associados ou financiadores, na realização de suas atividades (negócios). Importante: Os bens e direitos são adquiridos mediante financiamento das obrigações (recursos ou capital de terceiros) e do patrimônio líquido (recursos próprios da cooperativa ou capital dos sócios).




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O grupo que abriga os BENS e DIREITOS e que representam as DESTINAÇÕES DE RECURSOS passará a ser chamado de ATIVO. O ATIVO de uma cooperativa é composto pelos recursos iniciais nela investidos e os bens e direitos adquiridos no decorrer de sua atividade. É a parte positiva do balanço.

O grupo que abriga as OBRIGAÇÕES e o PATRIMÔNIO LÍQUIDO e que

representa as FONTES DE RECURSOS passará a ser chamado de PASSIVO. O PASSIVO de uma cooperativa é composto pelas obrigações financeiras da cooperativa com seus associados, através de recursos próprios (capital e reservas) ou patrimônio líquido e as obrigações financeiras com fornecedores, bancos etc., através de recursos de terceiros. É a parte negativa do balanço.

No PATRIMÔNIO LIQUIDO, as VARIAÇÕES PATRIMONIAIS decorrentes das

operações da cooperativa, passarão a denominarem-se RESULTADOS, que poderão ser POSITIVOS (SOBRAS) ou NEGATIVOS (PERDAS).

Dada a importância dos RESULTADOS e seu impacto no PATRIMONIO

LIQUIDO, é fundamental que se elabore uma demonstração específica revelando os INGRESSOS e os DISPÊNDIOS denominado DEMONSTRAÇÃO DE SOBRAS OU PERDAS.

A DEMONSTRAÇÃO CONTÁBIL que abriga as contas patrimoniais (ATIVO E

PASSIVO) será denominada BALANÇO PATRIMONIAL. c) Balanço Patrimonial: O Balanço Patrimonial é a demonstração do patrimônio da cooperativa em um determinado momento. Sua apresentação gráfica identifica todo o patrimônio da sociedade cooperativa. É o quadro demonstrativo da situação econômico-financeira da cooperativa, determinando o fim de um período contábil e o início de outro. A contabilização dos atos e fatos administrativos é a mesma para todas as empresas. Cada uma, no entanto, gerencia, controla e analisa seu patrimônio de acordo com o seu senso de administração que deve ser definido em um plano de contas bem estruturado. O plano de contas identifica, obrigatoriamente, os grandes grupos de contas que não podem ser modificados que são:

ATIVO PASSIVO

Circulante Circulante Realizável a Longo Prazo Exigível a Longo Prazo

Permanente Patrimônio Líquido Os demais subgrupos, as contas e subcontas são estabelecidos de acordo com a necessidade de cada cooperativa.




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O Ativo, por exemplo, pode ser subdividido em Ativo Circulante, Ativo Realizável a Longo Prazo e Ativo Permanente. ATIVO CIRCULANTE

- Disponível Caixa

Bancos Aplicações Financeiras

- Realizável até o Exercício Seguinte Duplicatas a Receber Valores a Receber Estoques

- Despesas de Exercícios Futuros ATIVO REALIZÁVEL A LONGO PRAZO ATIVO PERMANENTE

- Investimentos

- Imobilizado

- Diferido

Já o Passivo, que representa todas as obrigações da cooperativa, pode ser subdividido em: Passivo Circulante, Passivo Exigível a Longo Prazo e Patrimônio Líquido. PASSIVO CIRCULANTE

- Fornecedores

- Contas a Pagar

- Empréstimos Bancários PASSIVO EXIGÍVEL A LONGO PRAZO

- Financiamentos RESULTADO DE EXERCÍCIO FUTURO PATRIMÔNIO LÍQUIDO

- Capital

- Reservas

- Sobras / Perdas




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Os conselheiros de administração e fiscal buscarão no balanço patrimonial informações que deverão ser prestadas pelo próprio contador da cooperativa, pelo gerente financeiro, pelo auditor interno ou auditor externo. São elas:

a) Desempenho econômico-financeiro de cooperativa;

b) Evolução patrimonial;

c) Composição participativa das contas;

d) Rentabilidade;

e) Grau de endividamento;

f) Grau de insolvência;

g) Capacidade de pagamento, dentre outras. Estas informações serão prestadas através das análises vertical e horizontal e indicadores econômicos específicos. Visão Sintetizada de um Balanço Patrimonial

ATIVO PASSIVO

ATIVO CIRCULANTE (AC)

Caixa Duplicatas a receber Estoques

PASSIVO CIRCULANTE (PC)

Fornecedores Títulos a pagar Contas a pagar

ATIVO REALIZÁVEL A LONGO PRAZO (RLP)

PASSIVO EXIGÍVEL A LONGO PRAZO

(ELP)

ATIVO PERMANENTE (AP)

Investimentos Imobilizado Diferido

PATRIMÔNIO LIQUIDO (PL)

Capital Resultados Sobras ou Perdas

OBS: Diferenças básicas entre Balancete e Balanço Patrimonial

No Balancete são relacionadas todas as contas: as patrimoniais e de resultado, enquanto no Balanço Patrimonial relacionam-se as contas patrimoniais.

No Balancete são relacionadas as contas analíticas enquanto que no Balanço Patrimonial encontram-se relacionadas as contas sintéticas (totalizadoras).

No Balancete, são relacionadas todas as contas, apresentando, ou não, saldo na respectiva data do levantamento, bastando somente que tenham sido movimentadas no período, enquanto no Balanço Patrimonial somente as contas que contenham saldo serão relacionadas.




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Balancete é uma relação de contas extraídas do Livro Razão (Razonetes), com os saldos devedores e credores de uma empresa.

Sob o ponto de vista Contábil, o livro Razão é o mais importante dos livros utilizados pela Contabilidade. Por meio dele é possível controlar, separadamente, o movimento de todas as contas.

O controle individualizado das Contas é importante para se conhecer os seus saldos, possibilitando a apuração de resultados e a elaboração de demonstrações contábeis, como o Balancete de Verificação do Razão, o Balanço Patrimonial e outras. Um Balancete é uma relação de todas as contas que constam do Livro Razão em que houve movimentação e restou saldo em um determinado momento e é mais conhecido como Balancete de Verificação. Ora, sabemos que para cada debito teremos um credito em igual valor logo, todos os lançamentos a créditos devem ser iguais a todos os lançamentos a debito, é esse mecanismo que faz o balanço fechar, ou seja, faz o Ativo ser igual ao Passivo.

Balancete Sintético e Analítico

O Balancete Sintético é um resumo no qual se apresenta apenas os títulos (grupos ou subgrupos), enquanto o Balancete Analítico demonstra em detalhes todas as contas da empresa. Balancete X Balanço

A diferença primordial entre um BALACENTE e um BALANÇO é que no balanço, as contas de Resultados são encerradas e no balancete não. Nota:

http://www.balancete.com.br/

http://www.balancopatrimonial.com.br/



http://www.balancopatrimonial.com.br/




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ATIVO PASSIVO

CIRCULANTE São contas que estão constantemente em giro (movimento) sendo que a conversão em dinheiro será, no máximo, no próximo exercício social.

REALIZÁVEL A LONGO PRAZO São bens e direitos que se transformarão em dinheiro após um ano do levantamento do balanço.

PERMANENTE São bens adquiridos cuja forma não se altera no decorrer do processo produtivo e não se destinam à venda, possuindo, em geral, uma vida útil longa.

Investimentos São as inversões financeiras de caráter permanente que geram rendimentos e não são necessárias à manutenção da atividade fundamental da Cooperativa.

Imobilizado São itens de natureza permanente que serão utilizados, no geral, para a manutenção das atividades básicas da Cooperativa.

Diferido São gastos com serviços que beneficiarão resultados de exercícios futuros.

CIRCULANTE São obrigações exigíveis que serão liquidados no próximo exercício social, ou seja, nos próximos 360 dias após o levantamento do balanço.

EXÍGÍVEL A LONGO PRAZO São as obrigações exigíveis que serão liquidadas com prazo superior ao próximo exercício – dívidas a longo prazo.

PATRIMÔNIO LÍQUIDO São os recursos dos associados aplicados na Cooperativa. Os recursos significam o capital mais o seu rendimento – sobras e reservas.

Exemplo de um Balanço Patrimonial:

ATIVO

CIRCULANTE

Caixa 2.500 ( 1,32) Bancos 19.406 (10,21) Estoque de Mercadorias 42.228 (22,23) Valores a Receber 38.892 (20,47) 103.026 (54,23)

PERMANENTE Móveis e Utensílios 42.786 (22,52) Veículos 8.857 ( 4,66) Investimentos 35.314 (18,59) 86.957 (45,77)

TOTAL DO ATIVO

189.983 (100%)




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PASSIVO CIRCULANTE Fornecedores 55.336 (29,13) Encargos Sociais a Recolher 1.462 ( 0,77) Empréstimos Bancários 2.000 ( 1,05) 58.798 (30,95)

PATRIMÔNIO LÍQUIDO Reserva de Assistência Social 6.204 ( 3,26) Reserva Legal 40.338 (21,23) Reserva de Desenvolvimento 44.643 (23,50) Sobras Líquidas do Exercício 40.000 (21,06) 131.185 (69,05)

TOTAL DO PASSIVO

189.983 (100%)

No exemplo dado, a situação econômica é boa: a soma do ATIVO CIRCULANTE é maior que a soma do PASSIVO CIRCULANTE. A situação financeira também é boa, pois há disponibilidade de valor suficiente para saldar o PASSIVO (dívidas), ou seja, para cada R$ 1,00 (um real) de dívida, dispomos de R$3,23 (três reais e vinte e três centavos) para saldá-las. d) Demonstração de Resultado do Exercício (Sobras ou Perdas)

A Demonstração de Sobras ou Perdas demonstra os resultados financeiros e econômicos da cooperativa. Determina a dinâmica patrimonial da cooperativa, pois mostra a relação direta entre os ingressos (receitas com vendas de produtos ou serviços prestados), o custo dos dispêndios (despesas) e demais dispêndios operacionais, evidenciando as sobras (ou perdas) operacionais brutas e líquidas do exercício. Sua apresentação gráfica é conduzida de acordo com sua composição de ingresso e saída de bens monetários.

DEMONSTRAÇÃO DE SOBRAS OU PERDAS

INGRESSOS ( - ) DISPÊNDIOS




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Demonstração de Sobras ou Perdas:

INGRESSO OPERACIONAL BRUTO ( - ) dispêndios s/ vendas ( - ) Impostos incidentes s/ vendas

( = ) INGRESSO OPERACIONAL LÍQUIDO ( - ) Dispêndio das merc./prod./serv. Vendidos

( = ) SOBRA OPERACIONAL BRUTA

( - ) DISPÊNDIOS OPERACIONAIS

Com vendas

Administrativas

Financeiras

Outros dispêndios

( = ) SOBRAS (PERDAS) OPERACIONAIS LÍQUIDAS (+) Receitas não-operacionais ( - ) Despesas não-operacionais

( = ) SOBRA (PERDA) LÍQUIDA

Verificação dos Resultados Os resultados do exercício social são obtidos pelo confronto dos valores levados à conta Sobras e Perdas.

Esta conta se destina a receber todos os saldos das contas que representam receitas (ingressos) e despesas (dispêndios). Nela são creditados os saldos das contas que representam receitas (ingressos), e debitadas as contas que representam despesas (dispêndios). Balanceando-se a soma dos débitos e dos créditos, teremos as sobras ou perdas.




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PARTE PRÁTICA

INSTRUMENTOS BÁSICOS DE GESTÃO E CONTROLES INTERNOS APLICADOS ÀS COOPERATIVAS A idéia de abordar neste material sobre os instrumentos básicos de gestão e controles internos aplicáveis em uma cooperativa surgiu da necessidade de esclarecer alguns pontos básicos sobre a administração de uma cooperativa, a fim de facilitar aos Conselheiros de Administração, Diretores Executivos, Conselheiros Fiscais e aos próprios Associados, o controle de seus negócios e a adoção das melhores soluções para quaisquer problemas a serem enfrentados pela cooperativa. Procura, assim, fornecer alguns subsídios e modelos práticos para que as cooperativas tenham à sua disposição, mecanismos de acompanhamento para gerenciar suas atividades.

Vários são os problemas e dificuldades que as cooperativas enfrentam. Por isso, torna-se cada vez mais importante que os administradores e gestores dediquem algum tempo a melhorar suas condições de trabalho e seu instrumental técnico e administrativo.

Apresentamos, então, alguns Controles Sociais, Financeiros, Administrativos e Contábeis, aplicados às cooperativas, analisando cada modelo proposto, fornecendo um modelo, além de apresentarmos algumas instruções para o uso de cada peça, que representam um instrumental básico de real valor para as cooperativas que, mesmo inseridas em um ambiente multidimensional, requerem inserções específicas no seu ambiente de atuação.

1. CONTROLES SOCIAIS Sendo o associado a razão de ser de qualquer cooperativa, o controle da área social requer maior atenção por parte da administração e também por ser considerado a sua fonte primeira, geradora de recursos e informações e objeto da prestação de serviços da cooperativa. A vida do associado na cooperativa inicia-se com o preenchimento de sua proposta de admissão, o acompanhamento de sua vida na cooperativa até o momento de sua demissão, eliminação ou exclusão, através da ficha de matrícula e sua participação nas reuniões e Assembléias Gerais. a) Proposta de Admissão de Associados Esta proposta será preenchida e assinada pela pessoa interessada em associar-se à cooperativa que deverá ser assinada por um ou dois associados proponentes, dependendo das exigências estatutárias.




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A proposta devidamente preenchida e assinada será levada à próxima reunião do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) que aprovará ou não a admissão do proponente. A decisão do Conselho de Administração (Diretoria Executiva), favorável ou desfavorável, constará na ata da reunião que será lavrada em seu respectivo livro de registro de reuniões (Livro de Atas). De posse da proposta aprovada e contendo todos os dados do novo associado, serão preenchidos a Ficha de Matrícula e o Termo de Compromisso e, a seguir, o novo associado será comunicado e convidado a assinar os citados documentos. Assim, cumpridas todas as formalidades de admissão, o novo associado adquire todos os direitos e assume todos os deveres e obrigações da Lei, do Estatuto Social, do Regimento Interno e das Deliberações aprovadas pelos associados em Assembléia Geral.




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Modelo de Proposta de Admissão de Associados:

COOPERATIVA ................................................ - .......(sigla da cooperativa)............

PROPOSTA DE ADMISSÃO DE ASSOCIADO

O abaixo assinado, _______________________________________________,

nascido em ____ de _______________ de 19_____, Natural de

___________________, Estado de ____________________, Profissão

_________________________, Estado Civil ________________, residente e

domiciliado na Rua (Av.) _______________________________, município de

_________________________, tendo pleno conhecimento dos Estatutos Sociais da

Cooperativa .................................................... – .......(sigla da cooperativa)........,

solicita sua associação no quadro social desta cooperativa e compromete a

contribuir para o sucesso, crescimento e desenvolvimento da mesma.

Declara ainda que se compromete a respeitar e cumprir fielmente as disposições do

Estatuto Social, dos regulamentos e as deliberações das Assembléias Gerais e

demais Órgãos Sociais.

...................................., _____ de ______________________ de __________.

O Proposto: ____________________________________________ (nome)

Associado Proponente: _______________________________________________

DECISÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO (DIRETORIA EXECUTIVA) DA COOPERATIVA .................................: Aceito Recusado Data: ______/______/_________ Assinatura do Diretor Presidente: __________________________________




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b) Ficha de Matrícula de Associados Usava-se, anteriormente, o Livro de Matrícula, mas, devido à dificuldade em adquiri-lo e arquivá-lo, passou-se a adotar fichas soltas desde que se observe, no seu uso, as mesmas formalidades exigidas na escrituração do livro. As fichas devem ser, preferencialmente, impressas, numeradas tipograficamente em ordem crescente e sequencial, rubricadas pelo Diretor Presidente da Cooperativa e conter na ficha nº 1, o “Termo de Abertura” e, na última ficha numerada, o “Termo de Encerramento”. Exemplo: Se forem impressas 300 fichas de uma vez, a de nº 001 conterá o Termo

de Abertura e a de nº 300, o Termo de Encerramento. Se forem impressas, posteriormente, mais 500 fichas, a primeira será a de nº 301 e conterá o novo Termo de Abertura e a última, de nº 800, conterá o Termo de Encerramento.

Modelo de Termo de Abertura e Termo de Encerramento:

TERMO DE ABERTURA

Contém este bloco de fichas, 300 (trezentas) fichas numeradas de 001 (um) a 300 (trezentos) e servirá de FICHAS DE MATRÍCULA DE ASSOCIADOS da Cooperativa ................................................................................ - .....(sigla da cooperativa)......

............................................, ......... de ................................... de 200..... . ______________________________________ Diretor Presidente

Cooperativa ..................................................

TERMO DE ENCERRAMENTO

Conteve este bloco de fichas, 300 (trezentas) fichas numeradas de 001 (um) a 300 (trezentos) que serviu de FICHAS DE MATRÍCULA DE ASSOCIADOS da Cooperativa ....................................................... - .....(sigla da cooperativa)......

............................................, ......... de ................................... de 200..... . ______________________________________

Diretor Presidente Cooperativa .................................................




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Modelo de Ficha de Matrícula de Associados:

FICHA DE MATRÍCULA DE ASSOCIADO Nº: __________

COOPERATIVA .................................................. – .......(sigla da cooperativa)........

Nome: __________________________________ Cart.Identidade nº: _______________________ C.P.F. nº: ______________________________ Data de Nascimento: _____/_____/_______ Natural de: _______________________ - UF:______ Estado Civil: ____________________ Profissão: _______________________________ Endereço: _______________________________ _______________________________________ _______________________________________

____________________________ Assinatura do Associado

_____________________________

Assinatura do Dir. Presidente

( ) DEMISSÃO ( ) ELIMINAÇÃO ( ) EXCLUSÃO DATA: _____/______/_______ ___________________________

Assinatura do Desligado

___________________________

Assinatura do Dir. Presidente Observações:




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c) Termo de Compromisso O Termo de Compromisso é um documento pelo qual o associado declara que, a partir da data de seu preenchimento, está se associando à cooperativa; que conhece seus direitos, obrigações e responsabilidades expressos no Estatuto Social da Cooperativa; que se responsabiliza pelas informações descritas em sua Ficha de Matrícula; que se compromete a contribuir para o sucesso, crescimento e desenvolvimento da cooperativa, participando das reuniões e Assembléias Gerais, atendendo as normas estatutárias, o Regimento Interno e as deliberações do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) e das Assembléias Gerais; bem como se compromete a pagar as quotas-partes do capital e seus compromissos, em dia.

Modelo de Termo de Compromisso:

COOPERATIVA . ..................................................... - ......(sigla da cooperativa)..... .

TERMO DE COMPROMISSO

Eu, __________________________________________________, Carteira de

Identidade nº _________________, CPF nº _______________________, residente

e domiciliado no Município de ___________________________ declaro que:

1. Nesta data estou me associado à Cooperativa .................................................... - ..............(sigla da cooperativa) .........., na categoria de ASSOCIADO;

2. Tomei conhecimento do ESTATUTO SOCIAL que rege a cooperativa e me proponho a trabalhar acatando as diretrizes e normas do mesmo, estando ciente que não existe vínculo empregatício entre eu e a Cooperativa;

3. São de minha inteira responsabilidade as informações descritas na minha FICHA DE MATRÍCULA DE ASSOCIADO;

4. Estou de acordo em participar de todas as reuniões e eventos programados pela cooperativa, sempre colocando os interesses da coletividade acima de meus interesses particulares;

5. Como ASSOCIADO contribuirei para o sucesso, crescimento e desenvolvimento da cooperativa, participando das reuniões e Assembléias Gerais, atendendo às normas estatutárias, regimento interno e deliberações do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) e da Assembléia Geral;

_______________________, ____ de ___________________ de 200__.

____________________________________________ Assinatura do Associado




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d) Controle de Assembléias Gerais A Assembléia Geral dos Associados é o órgão supremo da cooperativa, dentro dos limites legais e estatutários, tendo poderes para decidir os negócios relativos ao objeto da sociedade e tomar as resoluções convenientes ao desenvolvimento e defesa desta. Suas deliberações vinculam a todos os associados, ainda que ausentes ou discordantes. A prática aliada à legislação consolidou certos procedimentos a serem observados na realização de Assembléias Gerais para que as mesmas transcorram de forma organizada, dando oportunidade a todos os associados de se manifestarem, apoiando ou discordando de proposições, execuções, projetos, planos, estruturas diretivas, modificações estatutárias, enfim, decidindo os destinos da cooperativa, que deve ser gerida de acordo com a opinião e vontade explícita da maioria de seus associados. Assim, reafirmamos que a Assembléia Geral é um instrumento decisivo de autogestão da cooperativa.

Roteiro para a Realização de Assembléia Geral:

Convocação A convocação obedecerá ao estabelecido no Estatuto Social, e será feita normalmente pelo Diretor Presidente da cooperativa, mas poderá também ser convocada por qualquer outro membro do Conselho de Administração (Diretoria Executiva), pelo Conselho Fiscal, ou ainda por 1/5 (um quinto) dos associados em pleno gozo de seus direitos sociais, após solicitação não atendida.

Passos a serem seguidos na Convocação de Assembléias Gerais: 1 - Deliberação quanto à realização da Assembléia.

Esta fase, apesar de normalmente ocorrer em reunião do Conselho de Administração (Diretoria Executiva), pode ser decidida em reunião do Conselho Fiscal ou através de um abaixo-assinado contendo assinaturas de 1/5 (um quinto) dos associados, ou seja, 20% (vinte por cento). Neste momento são definidos os assuntos a serem tratados, bem como, o local de realização da Assembléia, que deve ser apropriado, deve facilitar a participação dos associados e, se possível, ser realizada nas dependências da própria cooperativa. A Assembléia Geral poderá ser Ordinária ou Extraordinária, dependendo do assunto a tratar.




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2 - Elaboração do Edital de Convocação. Prazo

As Assembléias Gerais da cooperativa serão convocadas com antecedência mínima de 10 (dez) dias, em primeira convocação. Não havendo, no horário estabelecido, “quorum” de instalação, as Assembléias poderão ser realizadas em segunda e terceira convocações, desde que conste do respectivo edital, quando então será observado o intervalo mínimo de 1 (uma) hora entre elas. Conteúdo

Dos Editais de Convocação das Assembléias Gerais devem constar:

A denominação da cooperativa, o número do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - CNPJ, seguida da expressão: “Convocação de Assembléia Geral”, Ordinária ou Extraordinária, conforme o caso.

O dia da Assembléia e a hora de cada convocação, assim como o endereço do local de sua realização, o qual, salvo motivo justificado, será sempre o da sede social da cooperativa;

A Ordem do Dia dos trabalhos, com as devidas especificações;

O número de associados existentes na data de sua expedição, para efeito de cálculo do número legal (quorum) de instalação;

Nome, por extenso, e respectiva assinatura do responsável pela convocação, assim como a data da convocação.

Divulgação do Edital de Convocação

Os Editais devem ser afixados em locais apropriados na sede social da cooperativa, divulgado aos associados através de correspondência e publicado em jornal de circulação local.

3 – Pré-Assembléias. Caso a cooperativa possua muitos associados e sua área de ação seja muito extensa, uma boa prática é reunir os associados antes da Assembléia Geral. Além disso, mesmo com uma presença significativa, torna-se difícil haver uma participação efetiva nos debates, pois isto faria com que as Assembléias Gerais se prolongassem por diversas horas, tornando-se muito cansativas.

Deve-se arquivar cópia da circular encaminhada aos associados, além de cópia da publicação.




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Devido a estes fatos, é importante organizar as pré-assembléias nos Núcleos de Associados organizados na área de ação da cooperativa ou mesmo em dias e horários diferentes na sede da cooperativa. Estas pré-assembléias são realizadas com os seguintes objetivos:

Permitir aos associados conhecer e discutir, previamente, os assuntos a serem debatidos e deliberados na Assembléia Geral.

Estimular e facilitar a participação, já que os associados passam a ter um maior conhecimento dos assuntos a serem tratados na Assembléia Geral.

Criar consciência da co-responsabilidade em relação às decisões da Assembléia Geral.

Possibilitar que a tomada de decisões seja mais consciente e eficaz.

Agilizar a Assembléia Geral.

Debater assuntos de forma mais regionalizada, com um menor número de pessoas.

Dar aos dirigentes da cooperativa maior visão das necessidades sentidas pelos associados e com isso permitir a elaboração de um plano de ação mais realista e ajustado à situação da cooperativa.

Para a realização das pré-assembléias devem ser observados os seguintes passos:

1. O número de pré-assembléias pode ser igual ao número de Núcleos de Associados existentes, ou seja, realizar uma reunião em cada Núcleo.

2. Capacidade física e disponibilidade de tempo dos membros da Diretoria Executiva em participarem das pré-assembléias, no período disponível.

3. Convite aos associados.

4. Preparação do material didático (visualizado) que venha a facilitar o entendimento dos assuntos.

5. Selecionar os assuntos da pauta da Assembléia Geral.

Obs: As pré-assembléias podem ser realizadas nas reuniões comunitárias de cada Núcleo de Associados, convocadas pelo represente do Núcleo local, ou mesmo, de forma regionalizada, agrupando-se associados próximos, proporcionando, assim uma maior integração e entrosamento dos mesmos, o que favorece a consolidação dos assuntos a serem deliberados nas Assembléias Gerais.




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6. A duração é variável, mas normalmente se concentra num dos períodos do dia,

permitindo a realização de mais de uma pré-assembléia por dia. 4 – Preparo da Assembléia Geral. Ao agendar uma Assembléia Geral, deve-se observar o horário que melhor se ajuste às possibilidades de deslocamento dos associados. No caso de comunidades distantes, podem ser organizadas caravanas para o deslocamento dos associados ao local da Assembléia Geral.

a) Local

Para se definir o local de realização da Assembléia Geral, deve ser observado:

- Disponibilidade de lugares para o número previsto de participantes.

- Sistema de som para o caso de Assembléias Gerais maiores, sendo que o mesmo deve ser testado com antecedência.

- Disponibilidade de água no local e possibilidades de fornecimento de cafezinho, lanches e refeições, se for o caso.

- Banheiros em condições de uso.

- Material de apoio (quadro de anotações, projetor de multimídia e computador ou retroprojetor, papel craft, etc.) para apresentação dos assuntos.

- Organização da mesa para abertura dos trabalhos.

- Colocação de mesas para coleta de assinaturas dos associados no Livro de Presenças e fornecimento de senha aos votantes, se for o caso.

- Preparação de urnas para as Assembléias Gerais em que houver votação secreta, bem como preparo de cédulas para votação, caso haja necessidade.

b) Alimentação

Quando a duração da Assembléia Geral é programada para um dia inteiro, torna-se necessário prever a disponibilidade de alimentação, que pode ser fornecida pela própria cooperativa ou algum parceiro da mesma (almoço, lanche).

c) Condução dos Trabalhos

Um ponto básico da Assembléia Geral é o perfeito entendimento dos assuntos a serem tratados. Por isso, torna-se necessário que haja um preparo de material didático (slides para multimídia, lâminas para projeção, cartazes, painéis,

Todos os presentes devem ser conscientizados de que a pré-assembléia não substitui a Assembléia Geral e, por isso, devem participar da mesma.




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quadros) e que os apresentadores esquematizem os assuntos a serem apresentados.

d) Equipe de Apoio

A coordenação da Assembléia Geral deve se reunir com o pessoal de apoio a fim de tirar dúvidas e definir responsabilidades para com a Assembléia Geral.

Dependendo da duração e do número provável de participantes, poderão existir pessoas ou equipes responsáveis por: - Alimentação - Transporte de pessoal - Atendimento à mesa de trabalho - Limpeza - Transporte de material - Som (microfone, gravação de fitas, etc.) - Livro de Presenças - Livro de Atas, etc.

5 – Roteiro de Assembléia Geral Ordinária. a) Equipe de Trabalho

O pessoal deve estar presente uma hora antes do início da Assembléia Geral a fim de: Testar equipamentos. Instalar microfones, quando necessário, na mesa e na plenária. Preparar a mesa para os conselheiros de administração (diretores executivos),

os conselheiros fiscais, gerente, contador e autoridades, colocando uma toalha e também caneta, edital de convocação e papel para anotações.

Instalar para o Diretor Secretário, a(s) mesa(s) com o Livro de Presenças, controlando a assinatura dos que irão participar da Assembléia Geral e distribuir as senhas para votação, quando for o caso.

b) Quorum

O quorum de instalação da Assembléia Geral é o seguinte:

- 1ª Convocação - 2/3 (dois terços) do número de associadas em condições de votar.

- 2ª Convocação - metade mais um dos associados com direito a voto.

- 3ª Convocação - mínimo de 10 (dez) associados com direito a voto.

No Livro de Presenças, deve ser colocado cabeçalho identificando a Assembléia Geral, a data, o local de realização e a ordem de convocação.




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- Se em 1ª convocação não houver quorum, deverá ser feito um novo cabeçalho

para a 2ª convocação, onde todos devem assinar, inclusive os que já o fizeram em 1ª convocação, devendo-se adotar o mesmo procedimento para a 3ª e última convocação.

As autoridades e técnicos poderão assinar o Livro de Presenças, desde que seja feita uma sinalização a fim de facilitar a contagem do número de associados presentes, não podendo, entretanto, participar das votações.

c) Condução dos trabalhos da Assembléia propriamente dita

Assessoria - Verifica com o Diretor Secretário o número de associados presentes e se há

quorum para instalação da Assembléia. - Convida os associados para o início da Assembléia Geral. - Anuncia os avisos gerais (horários, refeições, sanitários, água, etc.). - Convida o Diretor Presidente para tomar assento à mesa.

Diretor Presidente

- Toma assento à mesa. - Solicita a presença do Diretor Secretário para que informe o quorum de

instalação. Diretor Secretário

- Informa que estavam presentes: Na 1ª Convocação - ............ associados. Na 2ª Convocação - ............ associados. Na 3ª Convocação - ............ associados.

- Informa que este número dá quorum legal para instalação da Assembléia Geral em 1ª, 2ª ou 3ª convocação, de acordo com o artigo correspondente do Estatuto Social.

Diretor Presidente

- Declara aberta a Assembléia Geral. - Convida para compor a mesa:

Os demais membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva).

Os membros do Conselho Fiscal presentes.

Autoridades (convida as mais expressivas e anuncia a presença das demais).

- Saúda e agradece a presença dos associados, autoridades, órgãos de imprensa e outros.

- Convida os assessores que o auxiliarão nos trabalhos. - Solicita ao Diretor Secretário que faça a leitura do Edital de Convocação.




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Diretor Secretário - Faz a leitura do Edital de Convocação. - Informa que o Edital foi divulgado e fixado nas dependências da Cooperativa,

divulgado aos associados através de correspondência e publicado em jornal de circulação local (nome do jornal e data da publicação).

Diretor Presidente

- Relata a realização das pré-assembléias, citando número, locais, número de associados presentes, objetivos, etc. (quando forem realizadas).

- Verifica com Diretor Secretário se estão presentes outras autoridades para anunciá-las.

- Informa que passa ao item 01 da Ordem do Dia:

Prestação de contas do exercício anterior compreendendo: a) Relatório do Conselho de Administração (Diretoria Executiva). b) Balanço Patrimonial. c) Demonstração de Resultados do Exercício. d) Parecer da Auditoria Externa (se for o caso). e) Parecer do Conselho Fiscal. f) Plano de trabalho e previsão orçamentária para o próximo exercício (ano

em curso). - Procede a leitura do relatório do Conselho de Administração (Diretoria

Executiva) podendo indicar outra pessoa para auxiliá-lo. - Solicita ao responsável técnico pela contabilidade que proceda à apresentação

e explicação das peças contábeis. Contador

- Faz a apresentação do:

Balanço Patrimonial

Demonstração de Resultados de Exercício

Notas Explicativas. Nota: A apresentação deve ser objetiva, sem excesso de detalhamento e

clara, inclusive utilizando recursos visuais (painéis, cartazes, slides, retroprojetor, quadros) para facilitar o entendimento.

O Diretor Presidente deve administrar o tempo e os pedidos de esclarecimento dos associados.

Diretor Presidente

- Solicita o parecer da auditoria interna ou externa (se for o caso). Auditoria

- Faz a leitura do parecer, dando esclarecimentos e respondendo a indagações feitas pelos associados.

Diretor Presidente

- Solicita ao Conselho Fiscal que proceda a leitura do seu parecer.




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Secretário do Conselho Fiscal - Lê o parecer do Conselho Fiscal, que deve ser sucinto e ao mesmo tempo

expressar a situação real da cooperativa, evitando chavões normalmente utilizados.

- Apresenta resumidamente o trabalho desenvolvido pelo Conselho Fiscal durante o exercício (número de reuniões, dias de trabalho, número médio de visitas aos setores da cooperativa, participação em reuniões do Conselho de Administração (Diretoria Executiva), fatos relevantes constatados, etc.).

Diretor Presidente

- Solicita à Assembléia Geral a indicação de um associado para assumir a função de presidente “ad hoc” (substituto) para conduzir a discussão e votação do item relativo à prestação de contas da administração e coloca o(s) nome(s) sugerido(s) à apreciação e votação da Assembléia Geral.

- Esclarece que os membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) não podem votar a matéria, mas participam dos debates, quando os esclarecimentos se fizerem necessários.

Presidente “ad hoc”

- Assume a presidência, agradecendo à plenária pela indicação de seu nome. - Convida uma pessoa para secretariar os trabalhos (Secretário “ad hoc”). - Abre à plenária a discussão da prestação de contas da administração; - Pede que o contador, o auditor e o próprio Diretor Presidente fiquem à

disposição para esclarecimentos que forem solicitados pelos associados presentes.

- Coloca em discussão a prestação de contas da administração solicitando que as perguntas sejam objetivas e de interesse dos associados presentes.

- Após os debates, coloca a matéria em regime de votação, esclarecendo inicialmente que só os associados em dia com suas obrigações podem votar e que seja utilizada a senha (se for o caso) para expressar o seu voto. Os membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) e do Conselho Fiscal não podem participar da votação.

- Declara que toda Prestação de Contas do exercício anterior, item 1 da Ordem do Dia, está em votação e os associados que estiverem a favor que levantem a mão, a senha (ou outra forma), para a contagem dos votos. Em seguida, pede que os contrários também levantem a mão, a senha (ou outra forma) a fim de verificar se a maioria aprova ou não a prestação de contas.

Nota: Caso não haja aprovação, há necessidade de verificar a causa e a Assembléia Geral deverá definir as providências a serem tomadas em relação ao item. Poderá, neste caso, nomear uma comissão para análise do assunto e apresentação das conclusões, em uma Assembléia Geral a ser marcada neste momento. Pode, também, a Assembléia ficar em aberto para, dentro de um prazo de algumas horas ou alguns dias, debater e concluir o assunto.

- Agradece aos associados pela participação.




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- Devolve a direção dos trabalhos ao Diretor Presidente da cooperativa.

Diretor Presidente

- Declara que reassume a direção dos trabalhos, e agradece ao presidente “ad hoc”.

- Apresenta a proposta do Plano de Atividades e a Previsão Orçamentária para o próximo exercício (o ano em curso).

- O plano deve ser uma resultante das necessidades sentidas pelos associados, e das possibilidades de realização da cooperativa. Deve ser simples, conciso e de fácil entendimento para todos os associados.

- Coloca o plano de atividades e a previsão orçamentária em discussão e posterior votação da Assembléia Geral.

Este assunto da Ordem do Dia poderá também ser apreciado e votado de forma global dentro do item 01.

Diretor Presidente

- Passa ao item 02 da Ordem do Dia:

Eleição dos membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) e do Conselho Fiscal (conforme mandatos).

- Informa o registro dos nomes inscritos e concorrentes aos cargos (verificar no Estatuto Social os prazos de mandato e forma de eleição).

- Apresenta os candidatos aos respectivos cargos. - Declara se os componentes apresentam (ou não) condições legais. - O Diretor Presidente submete à Assembléia Geral a forma de votação (por

aclamação ou voto secreto).

Nota: A equipe de apoio deve estar preparada para atender aos requisitos necessários para o procedimento da eleição: cédula, urna, senha, etc.

- Informa da necessidade de formação de uma mesa receptora e apuradora de votos, (caso a votação seja secreta) e pede à Assembléia Geral a indicação de associados não candidatos para conduzir os trabalhos. A mesa receptora deverá ser constituída por um presidente e dois mesários, fiscais indicados pelos candidatos concorrentes e auxiliares para condução da eleição e apuração dos votos.

- A Assembléia Geral fica suspensa pelo tempo necessário para eleição e apuração dos resultados.

- Anuncia o resultado à Assembléia Geral e dá posse aos eleitos, agradecendo aos que saem e desejando sucesso aos que entram.

- Passa a direção dos trabalhos ao novo Diretor Presidente (quando for o caso) para dar continuidade à Assembléia Geral.

Nota: O Diretor Presidente eleito poderá solicitar ao ex-presidente para dar continuidade ao desenvolvimento da Assembléia Geral.

Diretor Presidente




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- Passa para os demais itens da Ordem do Dia, apresentando, discutindo e colocando-os em votação.

- Em Assuntos Gerais, deixa a palavra livre.

- Solicita ao Diretor Secretário para ler a Ata que é colocada para apreciação e votação dos presentes.

Caso não tenha sido possível elaborá-la durante a Assembléia Geral, o Diretor Presidente pede a indicação de uma comissão de no mínimo 5 (cinco) associados para assinar a ata, e define data, local e horário para tal. Informa ainda que a ata pode ser assinada por quantos o queiram fazer.

- Procede a leitura da mensagem final, com agradecimentos e saudações e o encerramento da Assembléia Geral.

6 – Roteiro de Assembléia Geral Extraordinária. O roteiro da AGE - Assembléia Geral Extraordinária é semelhante ao da AGO - Assembléia Geral Ordinária, diferenciando-se somente os assuntos específicos da Ordem do Dia de cada uma delas, de acordo com o Estatuto Social, que diz:

“É da competência exclusiva da Assembléia Geral Extraordinária deliberar sobre os seguintes assuntos”:

- Reforma do estatuto;

- Fusão, incorporação ou desmembramento;

- Mudança do objetivo da sociedade;

- Dissolução voluntária da sociedade e nomeação de liquidantes;

- Contas do liquidante. 7 – Providências a serem tomadas após a realização de uma Assembléia Geral. Logo após a realização de uma Assembléia Geral, além das atividades normais da cooperativa, é importante:

Fazer uma avaliação, observando o percentual de associados que compareceram, sua participação ativa (discussões e votações), a data, local e tempo de duração do evento, condução dos trabalhos, atuação da equipe de apoio, etc. Esta avaliação deverá ser feita pelos membros da Diretoria Executiva e do Conselho Fiscal, bem como pelos demais associados.

Analisar as conclusões, tomar as providências necessárias e encaminhá-las a quem de direito.




90

Se a Diretoria Executiva julgar necessário, pode-se registrar a Ata da Assembléia Geral na Junta Comercial ou em Cartório.

Modelo de Edital de Convocação de Assembléia Geral Ordinária:

COOPERATIVA ........................................... - ......(sigla da cooperativa)..... .

EDITAL DE CONVOCAÇÃO ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA

O Diretor Presidente da Cooperativa .............................. - ......(sigla da cooperativa)....., usando das atribuições que lhe conferem a Artigo ......., do Estatuto Social e de conformidade com o Conselho de Administração (Diretoria Executiva) em reunião do dia...... de ............................... de 200....., convoca os associados para a Assembléia Geral Ordinária, a ser realizada no dia .......... de ................................. de 200......, neste município de ........................, Estado de ..............................., tendo como local de realização o(a)..................................., situado à Rua.......................... n.º .........., às .............. horas, em Primeira Convocação, com a presença de 2/3 (dois terços) do número de associados; em Segunda Convocação, às .............. horas, com a presença de metade mais um dos associados e em Terceira e Última Convocação, às .............. horas, com a presença de no mínimo 10 (dez) associados, para deliberarem sobre a seguinte

ORDEM DO DIA:

1. Leitura, discussão e julgamento do Relatório da Administração, incluindo Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados do Exercício; Parecer do Conselho Fiscal (e da Auditoria, se for o caso), referente à prestação de contas do exercício social encerrado em 31/12/200...... .

2. Destinação das Sobras ou Perdas apuradas.

3. Plano de atividades e previsão orçamentária para o exercício de 200...... (ano seguinte).

4. Eleição dos membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) – quanto for o caso.

5. Eleição dos membros do Conselho Fiscal.

6. Outros assuntos de interesse social.

Nota: Para efeito de quorum, declara-se que o número de associados na data desta convocação é de ............... .

............................., .......... de ................................... de 20....... .

__________________(assinatura)___________________ Diretor Presidente da Cooperativa




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Modelo de Edital de Convocação de Assembléia Geral Extraordinária:

COOPERATIVA ....................................................... - ......(sigla da cooperativa)..... .

EDITAL DE CONVOCAÇÃO ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA

O Diretor Presidente da Cooperativa .................................................. - ......(sigla da cooperativa)....., usando das atribuições que lhe conferem a Artigo ......., do Estatuto Social e de conformidade com o Conselho de Administração (Diretoria Executiva) em reunião do dia...... de ............................... de 200....., convoca os associados para a Assembléia Geral Extraordinária, a ser realizada no dia .......... de ................................. de 200......, neste município de ........................, Estado de ............................, tendo como local de realização o(a)..................................., situado à Rua......................................... n.º .........., às .............. horas, em Primeira Convocação, com a presença de 2/3 (dois terços) do número de associados; em Segunda Convocação, às .............. horas, com a presença de metade mais um dos associados e em Terceira e Última Convocação, às .............. horas, com a presença de no mínimo 10 (dez) associados, para deliberarem sobre a seguinte

ORDEM DO DIA: 1. Reforma dos artigos .........., ........... e ............. do Estatuto Social.

2. (Outros assuntos para Ordem do Dia da AGE).

3. Assuntos Gerais. Nota: Para efeito de quorum, declara-se que o número de associados na data desta

convocação é de ............... . ............................., .......... de ................................... de 20.... .

__________________(assinatura)___________________

Diretor Presidente da Cooperativa

Outros assuntos específicos de Assembléias Gerais Extraordinárias seguem o mesmo roteiro deste edital de convocação, alterando-se apenas a ordem do dia.




92

Modelo de Ata de Assembléia Geral Ordinária:

Ata da Assembléia Geral Ordinária da Cooperativa ..................................................... - ......(sigla da cooperativa).... .

Aos .............. dias do mês de .......................... do ano de dois mil e ............, neste município de ....................., Estado de .........................., às ........... horas, em ................(primeira, segunda ou terceira)....... convocação, no .........(local)......, localizado à Rua ......................................., nº ..........., realizou-se a Assembléia Geral Ordinária da Cooperativa .............................. - ......(sigla da cooperativa)....., e que contou com a presença de ................ associados, conforme assinaturas lançadas no Livro de Presenças. Havendo quorum legal, o senhor Diretor Presidente abriu a sessão e convidou os demais membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) e do Conselho Fiscal para tomarem assento à mesa e a mim, .................(nome completo do secretário)..........., para secretariar os trabalhos. Composta a mesa, pediu a mim, Diretor Secretário, que procedesse a leitura do Edital de Convocação que foi amplamente divulgado, conforme determina a legislação e o estatuto social da cooperativa. Terminada a leitura do Edital, o senhor Diretor Presidente colocou em pauta o primeiro item da Ordem do Dia: Prestação de Contas da Administração referente ao exercício de 200...., solicitando ao gerente, senhor ................(nome do gerente)........., que procedesse a leitura do Relatório da Administração, Demonstração dos Resultados do Exercício, Parecer do Conselho Fiscal (e Parecer da Auditoria, se for o caso), tendo o Diretor Presidente comentado alguns tópicos e esclarecido algumas dúvidas levantadas pelos associados. Em seguida, o Diretor Presidente solicitou ao plenário que indicasse, na forma da lei, um associado para presidir a mesa durante a discussão e votação das contas apresentadas pela Administração, tendo sido aclamado como presidente “ad hoc” o senhor ..............(nome do associado escolhido)........, o qual convidou para exercer o cargo de secretário “ad hoc” o senhor ........................................(nome do associado escolhido)....... . O Diretor Presidente da Cooperativa e os demais ocupantes dos cargos sociais deixaram a mesa, permanecendo no recinto à disposição da Assembléia Geral para os esclarecimentos necessários e assumiu o Presidente designado, senhor .........(associado escolhido)........, que agradeceu a escolha e deu continuidade aos trabalhos, deixando a palavra livre e solicitando que o plenário apresentassem suas dúvidas no que diz respeito à prestação de contas da Administração. Após os esclarecimentos solicitados pela Assembléia Geral, colocou em votação o primeiro item da Ordem do Dia, tendo recebido aprovação por unanimidade dos associados a prestação de contas da Administração referente ao exercício de 200.... . Desta votação se abstiveram de votar os membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) e do Conselho Fiscal. A seguir deixaram a mesa o Presidente e o Secretário “ad hoc”, reassumindo os trabalhos o Presidente e o Secretário da Assembléia Geral. Dando continuidade aos trabalhos, o Diretor Presidente colocou em discussão o segundo item da ordem do dia: Eleição e Posse dos membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva). Esclareceu, inicialmente, que a Assembléia Geral indicasse nomes para apreciação e votação,




93

sendo escolhidos os seguintes associados: ............(nome completo).........., e..............................(nome completo)......., que tomaram posse na hora e passam a fazer parte do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) da Cooperativa. A seguir, o Diretor Presidente colocou em pauta o terceiro item do Edital de Convocação: Eleição e Posse dos membros do Conselho Fiscal. Esclareceu inicialmente que a Assembléia Geral indicasse nomes para apreciação e votação, sendo escolhidos e aprovados os seguintes associados:...............(nome completo)........., .............(nome completo)..........., e ...................(nome completo)..............; para membros efetivos, e para suplentes os associados: .............(nome completo).........., .............(nome completo).......... e .............(nome completo)..........; que foram empossados na hora, com mandato de um ano, até a próxima Assembléia Geral Ordinária. Reassumindo os trabalhos, o Diretor Presidente colocou em pauta o quarto item da ordem do dia: Apresentação do Orçamento-programa para o exercício seguinte. Devidamente explicado e visto em seus detalhes quanto a valores e execução, foi aprovado por unanimidade pelos presentes. A seguir, o senhor Diretor Presidente deixou a palavra livre, não sendo registrado nenhum pronunciamento e, nada mais havendo a tratar, o Presidente solicitou a indicação de cinco associados para, em conjunto com a Diretoria Executiva, assinarem a presente ata, tendo sido escolhidos os seguintes associados:...........................(nome completo)...........,....(nome completo)...........,....(nome completo)...........,.......(nome completo)........... e........(nome completo)...........; informando ainda que a ata pode ser assinada por quantos associados o queiram fazer. Assim, o Diretor Presidente deu por encerrada a Assembléia Geral, agradecendo a todos pelas presenças e participação. E para constar, eu .........(nome completo do secretário)........, secretário dos trabalhos, lavrei a presente ata, que vai assinada por mim, pelos membros da Diretoria Executiva, bem como pelos associados indicados. ........................., ....... de .................. de 200... ______________________ _______________________ ______________ (assinatura) (assinatura) (assinatura)




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Modelo de Ata de Assembléia Geral Extraordinária:

Ata da Assembléia Geral Extraordinária da Cooperativa ................................................... - ......(sigla da cooperativa)..... . Aos .............. dias do mês de .......................... do ano de dois mil e ............, neste município de ....................., Estado de ..........................., às ........... horas, em ................(primeira, segunda ou terceira)....... convocação, no .........(local)......, localizado à Rua ......................................., nº ..........., realizou-se a Assembléia Geral Extraordinária da Cooperativa ............................................................ - ......(sigla da cooperativa)....., e que contou com a presença de ................ associados, conforme assinaturas lançadas no Livro de Presenças. O senhor Diretor Presidente, após constatar a existência de quorum legal, declarou aberta a sessão e convidou os demais membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) e do Conselho Fiscal para comporem a mesa e a mim, .................(nome completo do secretário)..........., para secretariar os trabalhos. Composta a mesa, pediu a mim, Diretor Secretário, que procedesse a leitura do Edital de Convocação que foi amplamente divulgado, conforme determina a legislação e o estatuto social da cooperativa. Terminada a leitura do Edital, o senhor Diretor Presidente colocou em pauta o primeiro item da Ordem do Dia: Reforma do Estatuto, informando que as principais alterações referem-se a ....................(relacionar as alterações a serem feitas no Estatuto Social - objeto da Assembléia Geral)....................... . Após a leitura, artigo por artigo, e tendo sido amplamente debatidas as questões objeto de mudanças, aprovaram-se por unanimidade as alterações que passam a ter a seguinte redação: Artigo........(inserir todas as alterações feitas no Estatuto Social, artigo por artigo)..................... . Dando continuidade, o senhor Diretor Presidente colocou em apreciação o segundo item da Ordem do Dia: ...............................(inserir o segundo item do Edital e descrever o ocorrido na Assembléia Geral).............................................. . Na seqüência o senhor Diretor Presidente deixou a palavra livre. Como não houve manifestação de nenhum associado, solicitou a indicação de cinco associados para assinarem a presente ata. Foram indicados os senhores: ..........(nome completo de cada um dos escolhidos)...................... . Informou ainda o senhor Diretor Presidente, que a ata poderá ser assinada por quantos associados o queiram fazer. O senhor Diretor Presidente declarou encerrada a Assembléia Geral e agradeceu a presença e participação de todos. E, para constar, eu, ............(nome completo do secretário)........., secretário dos trabalhos, lavrei a presente ata que vai assinada por mim, pelos demais membros da Diretoria Executiva, bem como pelos cinco representantes legais indicados. ..............................., ....... de .................................. de 200..... . ______________________ _______________________ ______________ (assinatura) (assinatura) (assinatura)




95

Nota: Para fins de organização e tramitação de processo junto aos órgãos

competentes (junta comercial, cartórios, bancos, etc.), após ter sido lavrada a ata no livro próprio e de conformidade com o original, deve-se extrair cópia fiel, digitada (sem rasuras). Na cópia deve-se incluir a seguinte declaração: “Certificamos que a presente é cópia fiel da Ata de Assembléia Geral .........(Ordinária ou Extraordinária)..............., da Cooperativa ......................... - ......(sigla da cooperativa)....., realizada em ......... de ........................... de 200......, lavrada no Livro de Atas de Assembléias Gerais, às páginas........ e ........ (inserir o número das páginas do Livro de Atas de Assembléias Gerais)...... e por ser verdade firmamos”. ........................................, ......... de ............................ de 200...... . Ass. ______________________________________ Nome: ____________________________________ Cargo: Diretor Presidente da Cooperativa ..................................... Ass. ______________________________________ Nome: ____________________________________ Cargo: Diretor Secretário da Cooperativa .....................................

Observação: Este mesmo procedimento deve ser feito com as Atas das reuniões do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) e do Conselho Fiscal.




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Modelo de Relatório de Gestão da Administração:

COOPERATIVA ....................................................... - ......(sigla da cooperativa)..... .

Relatório do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) referente ao Exercício Social de 200..... .

1. APRESENTAÇÃO

Iniciar o Relatório com uma saudação aos associados e uma mensagem do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) quanto ao desenvolvimento das atividades da cooperativa no decurso do exercício, descrevendo sucintamente as principais conquistas, sucessos, dificuldades e fracassos. Os comentários devem ser objetivos, concisos e reais.

É extremamente importante que o relatório seja absolutamente fidedigno, pois ele irá servir de prova documental para o mundo externo, porém, deve ser sempre levado em conta que ele é dirigido, em primeiro lugar, aos associados, razão de ser e objeto da existência da cooperativa.

Devem-se incluir agradecimentos a quem de direito, ou seja, aos empregados e a todas as pessoas ou instituições que direta ou indiretamente contribuíram. Exemplo:

Senhoras e Senhores associados da Cooperativa ..................................................; autoridades e colaboradores presentes.

Atendendo exigências legais e estatutárias, vimos à presença dos Senhores Associados, apresentar o Relatório do Conselho de Administração (Diretoria Executiva), para sua apreciação, relativo ao exercício encerrado em 31/12/200... . Ao lado da obrigação legal e estatutária, levamos ao conhecimento de todos: ........(dizer das realizações; das dificuldades e do apoio que a Administração recebeu dos associados; assim como se as posições econômica, financeira e social da cooperativa apresentam-se satisfatórias, ou não; relatar outros assuntos ligados a administração; sem, contudo, não deixar de observar a concisão no relato dos assuntos, a fim de não absorver demasiadamente o tempo dedicado à leitura do relatório)......................... . Finalizar com agradecimentos a todos os presentes, aos técnicos e colaboradores (empregados) da cooperativa, bem como a todas as pessoas e instituições (Prefeitura Municipal, órgãos de apoio, etc.) que direta ou indiretamente contribuíram com a Administração neste período.




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2. CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO (DIRETORIA EXECUTIVA) E CONSELHO FISCAL Relatar sucintamente as principais ações realizadas no exercício, as participações de cada um nas atividades, etc.

Composição do Conselho de Administração (Diretoria Executiva): - Diretor Presidente: ___________________________________ - Diretor Vice-Presidente: ______________________________ - Diretor Administrativo: __________________________________ - Diretor Secretário: __________________________________ - Demais membros da Conselho de Administração (diretoria executiva) - ...

Composição do Conselho Fiscal:

Efetivos: ________________________, Coordenador ________________________, Secretário ________________________, Membro Vogal

Suplentes: _______________________ _______________________ _______________________

3. REGISTROS LEGAIS

Nome dos órgãos, número e data das respectivas inscrições.

Exemplo:

4. ÁREA DE AÇÃO

Abrangência da cooperativa, por Núcleos, Regiões ou Municípios.

Exemplo:

Núcleos Municípios Nº de Associados

(relacionar todas as Regiões, Núcleos ou Municípios)

Junta Comercial: ___________________________

OCB: __________________________

CNPJ/MF nº ..................................... em ......../........./....... .

Prefeitura Municipal nº:___________________________

Outros Registros: _____________________________




98

5. DEMONSTRATIVO DO QUADRO SOCIAL

Registrar a movimentação de associados admitidos, demitidos, eliminados ou excluídos, através de quadro demonstrativo mensal ou anual.

Exemplo:

Ano Número Anterior

Admitidos Demitidos Eliminados Excluídos Existentes Evolução %

2007

2008

2009

. .

6. DEMONSTRATIVO DAS IMOBILIZAÇÕES

Demonstrar os investimentos feitos em imobilizações, no exercício ou, opcionalmente, através de quadro comparativo e evolutivo, ano a ano.

Exemplo:

Imobilizações 2007 2008 2009

Instalações

Terrenos

Edificações

Máquinas e Equipamentos

Móveis e Utensílios

TOTAL

7. RECURSOS REPASSADOS PELOS ASSOCIADOS - EVOLUÇÃO

Demonstrar os recursos repassados à cooperativa, pelos Associadas, de forma mensal e/ou anual.

Exemplo: Associado Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Total

Nome

Nome

Nome

Total

8. RECURSOS REPASSADOS PELA COOPERATIVA - EVOLUÇÃO

Demonstrar os recursos repassados pela cooperativa, aos associados, pela comercialização de seus produtos, de forma mensal e/ou anual.




99

Exemplo: Associado Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Total

Nome

Nome

Nome

Total

9. SERVIÇOS REALIZADOS PELA COOPERATIVA - EVOLUÇÃO

Descrever sucintamente os serviços realizados pela cooperativa, como número de atendimentos, principais serviços realizados, etc.

10. QUADRO DE COLABORADORES

Demonstrar o movimento de entrada e saída de empregados de forma anual e/ou mensal. Pode-se optar pelo registro de empregados pelo nível de escolaridade.

Exemplo:

Nível de Escolaridade

2006 2007 2008 . . .

Superior

Médio

Outros

TOTAL

11. EVENTOS

Descrever sucintamente e quantificar os eventos realizados no decorrer do período: Assembléias Gerais, pré-assembléias, cursos, encontros, feiras, treinamentos, reuniões de núcleos, etc.

12. COMUNICAÇÕES

Descrever sucintamente sobre as comunicações realizadas pela cooperativa aos seus associados, como: Informativo (número de informativos do exercício), publicações, comunicados, etc.

13. ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS

Relatar sucintamente, de preferência em colunas de dados, as principais ocorrências administrativas.




100

14. CONCLUSÕES E AGRADECIMENTO

Concluir o relatório com uma sinopse de tudo, enfocando a importância do apoio e do respaldo dos associados. Exemplo:

Encerrando este relatório, queremos parabenizar a agradecer a todos aqueles que nos deram a sua sincera colaboração e apoio para que conseguíssemos alcançar o objetivo dos nossos propósitos, que é o engrandecimento da nossa cooperativa. Finalizando, ficaremos à disposição dos prezados associados para os esclarecimentos que julgarem necessários à clareza dos fatos.

........................................., .......... de .................................. de 200..... . _____________________________________ Diretor Presidente da Cooperativa

Observação:

Preferencialmente, o relatório deverá ser distribuído à Assembléia Geral, para

permitir que os presentes acompanhem com mais segurança a leitura do mesmo.




101

Modelo de Balanço Patrimonial:

BALANÇO PATRIMONIAL ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 20.... . ATIVO PASSIVO CIRCULANTE CIRCULANTE Caixa ................................................ Fornecedores ..................................... Bancos ............................................. Contas a Pagar ................................... Clientes ............................................ Empréstimos ....................................... Estoques .......................................... Salários a Pagar ................................. Encargos Sociais ................................ Impostos ............................................. REALIZÁVEL LONGO PRAZO EXIGÍVEL LONGO PRAZO Valores a Receber ............................ Financiamento Bancário ..................... PERMANENTE PATRIMÔNIO LÍQUIDO Imóveis e Terrenos ............................ Capital Social ...................................... Veículos ............................................. Fundo de Reserva ............................... Móveis e Utensílios ........................... FATES ................................................. Depreciação Acumulada ................... Outros ................................................. TOTAL DO ATIVO.................................... TOTAL DO PASSIVO.......................... ............................., 31 de dezembro de 20...... _________________________________ ____________________________ Diretor Presidente da Cooperativa Contador da Cooperativa CPF nº CRC nº CPF nº




102

Modelo de Demonstração de Resultados do Exercício:

NOTA: A DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS DO EXERCÍCIO deve ser

apresentada aos associados discriminando as operações realizadas pela cooperativa.

DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADO DO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 200....... .

Ingresso Operacional Bruto .............................................................................................. (-) Devoluções de Vendas ............................................................................................... (-) Impostos Incidentes s/ Vendas ...................................................................................

= Ingresso Operacional Líquido ......................................................................................... (-) Dispêndios s/Vendas ...................................................................................................

= Sobra Operacional Bruta ................................................................................................ (-) Dispêndios com Vendas ............................................................................................... (-) Dispêndios Financeiros ................................................................................................. (-) Dispêndios Administrativos ........................................................................................... (-) Outros dispêndios .........................................................................................................

= Sobra Operacional Líquida ............................................................................................. (-) Despesas não-operacionais ..........................................................................................

= Sobra Líquida ................................................................................................................. (-) Reserva Legal ............................................................................................................... (-) Reserva de Assistência Social ...................................................................................... (-) Reserva de Desenvolvimento .......................................................................................

.........................................., 31 de Dezembro de 20...... .

___________________________________ ______________________________ Diretor Presidente da Cooperativa Contador da Cooperativa




103

Modelo de Parecer do Conselho Fiscal:

PARECER DO CONSELHO FISCAL

Nós, abaixo assinados, na condição de membros efetivos do Conselho Fiscal da Cooperativa ........................................ e em cumprimento às atribuições legais e estatutárias, examinamos o Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Resultado do Exercício e demais peças contábeis, relativas ao exercício findo em 31 de dezembro de 200...., acompanhadas das notas explicativas da Diretoria Executiva e da Contabilidade.

Com o assessoramento e informações suplementares e explanações obtidas junto aos responsáveis operacionais, procedemos à análise sistemática das operações através de verificações dos documentos e nas áreas de atividades operacionais e administrativas da cooperativa, relativas ao exercício de 200.... . Baseados nos exames efetuados (e fundamentados no Parecer de Auditoria Externa – quando for o caso) somos do parecer que as contas apresentadas merecem a aprovação pelos senhores associados da Cooperativa ................................................ .

....................................., 31 de Dezembro de 20....... .

Ass. ....................................... Ass. ...................................... Ass. ........................... Nome do Conselheiro Nome do Conselheiro Nome do Conselheiro Coordenador Secretário Membro

Nota: O Parecer do Conselho Fiscal deve expressar a real situação da cooperativa.




104

Modelo de Parecer de Auditoria Externa:

PARECER DOS AUDITORES

Ilmos. Senhores Membros do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal da Cooperativa ............................................................................................................ .

Examinamos o Balanço Patrimonial da Cooperativa .........................., encerrado em 31 de dezembro de 20..... e as respectivas Demonstrações do Resultado relativas ao exercício findo naquela data. Nossos exames foram efetuados de acordo com as Normas de Auditoria geralmente aceitas, e consequentemente incluíram as provas nos registros contábeis e outros procedimentos que julgamos necessários nas circunstâncias. Em nossa opinião, as referidas Demonstrações Contábeis, lidas em conjunto com as Notas Explicativas da Diretoria Executiva, representam adequadamente a posição patrimonial e financeira desta cooperativa, em data de 31 de dezembro de 200..... de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos, aplicados de maneira consistente em relação ao exercício anterior.

................................., .......... de .......................................... de 20..... . ________________________________________ (nome) Auditor Independente CRC nº CPF nº

Modelo de Plano de Atividades para o Próximo Exercício:

Plano de Atividades do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) da Cooperativa .................................... para o exercício de 20....... .

Exemplo:

Nota: Recomenda-se que cada atividade prevista para o próximo exercício seja bem realista, bem detalhada e, de preferência, com cronograma e custos.

1. Aquisição de terreno para construção da sede em ............. 2. Implantação de sistema de controle no Centro de Processamento de Dados. 3. Treinamento técnico para o quadro de empregados. 4. Participação da Cooperativa nas seguintes atividades de treinamento:

............................................................... . 5. . . .




105

Modelo de Previsão Orçamentária para o Próximo Exercício:

PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA PARA O EXERCÍCIO DE 20...... (Em R$) RECEITAS (Ingressos) - Serviços....................................................................................................................... - Repasse de Produtos................................................................................................... - Total ............................................................................................................................ CUSTOS - Serviços....................................................................................................................... - Repasse de Produtos...................................................................................................

RESULTADO BRUTO OPERACIONAL

DESPESAS (Dispêndios) - Pessoal........................................................................................................................ - Administrativas............................................................................................................. - Técnicas e Gerais........................................................................................................ - Assistência e Tributação.............................................................................................. - Outras Despesas.........................................................................................................

RESULTADO LÍQUIDO

Modelo de Lista de Presenças em Assembléias Gerais:

Cooperativa .................................................................................................... CNPJ/MF nº ............................................................. Sede: Rua .........................................................., ........ - ...................................... / ... . Local da Assembléia Geral: ....................................... Data: ____/_____/________ .

Nº de ordem

Nome do Associado Assinatura

01

02

03

04

05

06

07

08

Rubrica do Diretor Presidente da Cooperativa: _____________________




106

e) Controle de Atas de Reuniões do Conselho de Administração (Diretoria

Executiva) e do Conselho Fiscal Normalmente, as atas das reuniões do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) são elaboradas pelo Diretor Secretário e as atas reuniões do Conselho Fiscal, pelo Secretário do Conselho Fiscal. As reuniões são necessárias porque através delas, tanto os membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva), quanto do Conselho Fiscal, podem, de um modo organizado, salvaguardar os interesses da cooperativa bem como se resguardar perante os associados e a legislação. Ressaltamos que todas as decisões tomadas nas reuniões, ou mesmo sugestões e irregularidades observadas, devem ser registradas em Ata, lavrada em livro próprio, do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) ou do Conselho Fiscal (conforme o caso), seja a reunião ordinária ou extraordinária, de acordo com as disposições estatutárias. Lembramos que os livros de atas deverão ter, no início, termo de abertura e, no final, termo de encerramento (conforme modelo já apresentado), ambos rubricados pelo Diretor Presidente da Cooperativa e deverão permanecer na sede da cooperativa, não devendo, em hipótese alguma, ser transportado para fora da cooperativa. As atas são importantes para registrar e documentar as reuniões e devem ser lavradas mesmo que não se realize a reunião por falta de “quorum” mínimo, na data convencionada para reunião ordinária ou extraordinária, dizendo a ocorrência e assinando os que estiverem presentes, se houver. De forma alguma, as atas devem conter espaços em branco ou rasuras. Quando for cometido algum erro, coloque-o entre parênteses (.........) e, logo após, escreva a expressão DIGO, registrando, em seguida, o termo ou a frase correta. Se após a leitura da ata, ao final da reunião, algum participante discordar de algum aspecto ou mesmo quiser acrescentar alguma coisa discutida e não registrada, proceda da seguinte forma: Escreva a expressão EM TEMPO (E/T) e, em seguida, acrescente o que for necessário. Logo após, deverá ser feito um outro encerramento da ata, como o de praxe, registrando novamente a data e coletando as assinaturas dos presentes à reunião. Basicamente, devem constar das Atas:

Ata número (Ex: 01/20__), do Conselho de Administração ((Diretoria Executiva) ou do Conselho Fiscal da Cooperativa ................................................................ .

Dia, mês, ano, hora e local (endereço) onde for realizada a reunião, o qual, salvo motivo justificado, deverá ser o da sede da cooperativa.




107

Nome dos conselheiros e dos diretores presentes e suas respectivas funções,

tanto nas reuniões do Conselho de Administração (Diretoria Executiva), quanto do Conselho Fiscal.

Finalidade da reunião, relatando o que será feito.

Quando for a primeira reunião do mandato do Conselho de Administração (Diretoria Executiva), deverá constar da Ata, a escolha dos nomes para Diretor Presidente, Diretor Vice-presidente, Diretor Administrativo-financeiro, Diretor Secretário, etc. (conforme definido no Estatuto Social).

Quando for a primeira reunião do mandato do Conselho Fiscal, deverão constar da ata, os nomes indicados para Coordenador e Secretário escolhidos;

Fazer constar o resultado obtido em todas as verificações realizadas, detalhando-as da melhor forma possível, fazendo uma exposição sucinta dos assuntos discutidos.

Exemplo de uma Reunião do Conselho de Administração (Diretoria Executiva):

Realizar a leitura da ata do Conselho Fiscal, observando se algum membro tem faltado frequentemente às reuniões. Chama-se a atenção para esse fato porque, geralmente, qualquer membro do Conselho Fiscal que faltar, sem justificativa, a 3 (três) reuniões ordinárias consecutivas ou, a 5 (cinco) intercaladas, durante o ano, perde automaticamente o cargo.

Situação do livro Caixa.

Citar o volume de dinheiro existente em Caixa e o saldo bancário, no dia da reunião. Verificar se o saldo de Caixa está dentro dos limites estipulados pelo Conselho de Administração (Diretoria Executiva).

Verificar a situação das contas de fornecedores, bancos, etc., observando as que já estão vencidas, informando-se do porque da pendência e, se for o caso, recomendando que sejam tomadas as devidas providências.

Averiguar a existência de alguma reclamação ou descontentamento de associados pelos serviços prestados pela cooperativa.

Verificar e relatar a situação em que se encontram os produtos, materiais, equipamentos e ferramentas existentes na cooperativa (local apropriado, segurança, etc.).

Encerramento da reunião, com aprovação da ata pelos presentes: local, dia, mês, ano e assinatura de todos os conselheiros presentes.




108

Modelo de Ata de Reunião do Conselho de Administração (Diretoria Executiva)

Ata da reunião ............( ordinária ou extraordinária )................... do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) da Cooperativa ..................................., realizada em ....... de ........................ de 20...... . Aos ....... (extenso)... dias do mês de ........................... de 20.....(extenso), na sede da cooperativa, às......horas, os membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) ..........(nome completo de todos os presentes)........, reuniram-se para discutir e decidir sobre os seguintes assuntos: 1. Verificação do balancete referente ao mês de .....................de 20.... . 2. Planejamento das atividades do mês em curso e 3. Outros assuntos de interesse da cooperativa. O senhor Diretor Presidente pôs em discussão e exame o item 1 (um) que, depois de examinado minuciosamente, foi aprovado (ou não) por todos os conselheiros presentes. Em seguida, o senhor Diretor Presidente passou ao item 2 (dois) da pauta dos trabalhos, que foi discutido amplamente, sendo aprovada a proposta apresentada pelo Diretor Presidente. Foi dada a palavra ao Senhor Fulano de Tal, gerente da cooperativa, que deu explicações sobre o problema acarretado com as danificações constantes no material do setor ......................... pelos próprios empregados, mas que as providências já estão sendo tomadas. Falou ainda sobre as compras da cooperativa e os problemas que estão ocorrendo no relacionamento entre alguns associados e os colaboradores da cooperativa, ficando alguns membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) encarregados de participar das reuniões de núcleos com vistas a solucionar os problemas. Nada mais havendo a tratar, o Senhor Diretor Presidente suspendeu a reunião por alguns instantes para que fosse lavrada a presente ata. Reaberta a reunião, fez-se a leitura da ata que, achada conforme, foi aprovada, e vai assinada por todos os que participaram desta reunião. ........................................ , ....... de ..................................... de 200..... .

_________________ __________________ __________________ Diretor Secretário Diretor Presidente Diretor Vice-presidente Demais membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva): ................................................................ ................................................... ................................................................ ................................................... OBSERVAÇÃO: A reunião que antecede a Assembléia Geral Ordinária deverá ser realizada, no mínimo, com 20 (vinte) dias de antecedência, e será específica para este fim, devendo ser preparado nesta reunião:

O edital de convocação para a Assembléia Geral Ordinária.

O Relatório da Administração.

O Balanço Geral.

O Demonstrativo de Resultado do Exercício.

O Plano ou Programa de atividades para o exercício seguinte (o ano em curso).

Solicitar o Parecer do Conselho Fiscal, para apreciação das contas, pela Assembléia Geral.




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Modelo de Ata de Reunião do Conselho Fiscal:

Ata da reunião........( ordinária ou extraordinária )........... do Conselho Fiscal da Cooperativa ......................................, realizada em ....... de ......................... de 20..... . Aos ....... (extenso)... dias do mês de ........................... de 20..... ( ................ (extenso)...........) na sede da cooperativa, às .............. horas, os membros ........................................................,..................... ........................................ e ..................................................... do Conselho Fiscal reuniram-se para discutir e decidir sobre os seguintes assuntos:1 - Parecer sobre o balancete referente ao mês de ........................ de 20..... 2 - Outros assuntos de interesse da cooperativa. O Coordenador pôs em discussão e exame o item 1 (um) que, depois de examinado minuciosamente, foi aprovado (ou não) por todos os conselheiros presentes. Em seguida, o Coordenador passou ao item 2 (dois) da pauta dos trabalhos, que foi discutido amplamente, sendo aprovado com ressalva de posteriores esclarecimentos da Diretoria Executiva e do Contador. Foi dada a palavra ao Senhor Fulano de Tal, gerente da cooperativa, que deu explicações sobre o problema acarretado com as danificações constantes no material do setor ......................... pelos próprios empregados, mas que as providências já estão sendo tomadas. Falou ainda sobre as compras da cooperativa e os problemas que estão ocorrendo no relacionamento entre alguns associados e o tesoureiro. Nada mais havendo a tratar, o Senhor Coordenador suspendeu a reunião por alguns instantes para que fosse lavrada a presente ata. Reaberta a reunião, fez-se a leitura da ata que, achada conforme, foi aprovada, e vai assinada por todos os que participaram desta reunião. .................................. , ....... de ..................................... de 200...... . ________________ __________________ __________________ Conselheiro Fiscal Conselheiro Fiscal Conselheiro Fiscal Outros Participantes: ...............................................................................................

OBSERVAÇÃO: A reunião para deliberação sobre as contas da cooperativa (que será específica para este fim) deverá ser realizada, no mínimo, com 15 (quinze) dias de antecedência da Assembléia Geral. Deverá constar da ata desta reunião do Conselho Fiscal, integralmente, o Parecer do Conselho Fiscal. (Veja modelo).




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2. CONTROLES FINANCEIROS A estruturação ou reestruturação do setor financeiro consiste em dinamizar o funcionamento da cooperativa através de um controle racional, prático e específico. Desta forma, aumenta-se o grau de segurança e confiabilidade nos registros financeiros, além de agilizar as informações para as tomadas de decisões gerenciais por parte da administração da cooperativa. Para atender aos objetivos legais, estatutários e administrativos, torna-se necessário, quando da organização ou reorganização estrutural de uma cooperativa, estabelecer os seguintes sistemas de controle financeiro:

Controle de Caixa. Controle Bancário. Controle de Pagamentos e Contas a Pagar. Controle de Recebimentos e Contas a Receber.

Em concordância com os controles de caixa, banco, contas a receber, recebimentos e contas a pagar, acima mencionados, faz-se necessário a implantação paralela de algumas regras ou rotinas financeiras para melhor racionalidade e desenvolvimento dos trabalhos. Enumeramos, a seguir, as principais precauções ou providências a serem tomadas pela administração da cooperativa, quanto à estruturação ou reestruturação do Setor Financeiro: Depositar na(s) conta(s) bancária(s) da cooperativa o numerário (dinheiro)

existente em caixa, proveniente das vendas ou recebimentos diversos, de preferência, diariamente, antes do encerramento do expediente bancário local, por ser mais seguro ter o dinheiro guardado em um banco que na sede da cooperativa.

Efetuar todos os pagamentos, preferencialmente, em cheques nominais.

Sobretudo aqueles pagamentos de valores mais elevados. Emitir os cheques com cópia carbonada e, sempre que possível, nominais. Pode-

se adquirir, nas papelarias, o modelo de “Cópia de Cheque”; muito simples e sem nenhuma complexidade para preenchimento.

Constituir, dependendo das conveniências e circunstâncias, um fundo fixo de

caixa para fazer face ao pronto pagamento de pequenas despesas, em dinheiro. Excluir do saldo diário de caixa todos os vales, cheques, promissórias e outros

documentos comprobatórios de numerário em caixa.




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Remeter os vales de adiantamento salarial ou de viagem, bem como outros

documentos que compõem o saldo de caixa, ao setor de contabilidade para os devidos registros em contas específicas. Deixar, na tesouraria, anotações ou cópias dos documentos para que se possam efetuar os acertos posteriormente.

Autorizar o pagamento de vales emitidos, somente mediante um visto da pessoa

responsável (ver Estatuto Social ou Regimento Interno) ou de outra pessoa devidamente credenciada.

Elaborar o boletim diário de caixa em duas vias, no final de cada expediente da

cooperativa. A primeira via, com os originais dos documentos anexados será remetida para a contabilidade no dia seguinte. A segunda via ficará arquivada na tesouraria como comprovante e colocada à disposição dos Diretores Executivos e dos Conselheiros Fiscais.

Elaborar o movimento bancário em uma via, diariamente ou, pelo menos, uma

vez por semana. Tal via ficará arquivada na tesouraria como comprovante ou à disposição dos Diretores Executivos e Conselheiros Fiscais. As cópias dos cheques emitidos e dos depósitos efetuados serão remetidas à contabilidade, de preferência no dia ou na semana seguinte (dependendo do movimento).

Elaborar os controles de recebimentos, contas a receber e a pagar, no final de

cada dia ou semana, dependendo da movimentação. Isto é feito com base nos controles diários. Os controles de contas a receber e a pagar são feitos excluindo-se, destes, os valores recebidos e pagos no dia (hoje) e incluem-se neles, os valores não recebidos e os não pagos referentes aos dias anteriores. Esses controles, depois de elaborados, devem ser encaminhados à Diretoria Executiva ou à gerência (caso exista) para as devidas análises e providências que se fizerem necessárias.

Elaborar a ficha de posição bancária ao final de cada expediente com base no

movimento diário de banco, em uma via. Esta deverá ser encaminhada a Diretoria Executiva ou à gerência, na manhã do dia seguinte.

Ressaltamos que todos estes controles financeiros deverão conter, obrigatoriamente, a assinatura (ou visto) da pessoa responsável por esses serviços, conforme determina o Estatuto Social da cooperativa, normalmente o Diretor Administrativo-Financeiro ou Diretor Tesoureiro.




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a) Controle de Caixa

Finalidade

O controle de caixa tem a finalidade de registrar, diariamente, as operações de entradas e saídas do caixa.

Caracterização

O Caixa é parte integrante da unidade financeira, da qual recebe informações e diretrizes, mantendo informados os dirigentes ou gerente sobre suas atividades.

Objetivos:

- Receber valores (dinheiro ou cheques) e dar quitação (recibo). - Efetuar pagamentos devidamente aprovados e autorizados pelo responsável. - Guardar os valores sob sua responsabilidade. - Controlar saldos de caixa e bancos.

Sistemática:

1) Fluxo de Caixa

Se a Entrada de numerário (dinheiro) no Caixa da cooperativa fosse sempre igual à Saída, não haveria necessidade de reservar dinheiro para realizar as operações necessárias ao funcionamento da cooperativa e, principalmente, atender eventuais necessidades. A “Ficha de Orçamento e Controle de Caixa” (mensal ou anual), também conhecida como “Fluxo de Caixa” que apresentamos a seguir, é uma ferramenta gerencial que pode ser utilizada pela Diretoria Executiva da Cooperativa para o planejamento, a tomada de decisões, o controle e a prestação de contas aos associados, mensal e anualmente. É um documento que deve ser preenchido pela Gerência ou o Tesoureiro da Cooperativa e apresentado aos membros do Conselho de Administração (Diretoria Executiva), bem como ao Conselho Fiscal e aos Associados, pois mostram as previsões e as realizações mensais de entrada e saída de dinheiro na cooperativa. Para realização do Fluxo de Caixa, serão levadas em consideração somente as transações que envolvam a conta “Caixa”. Com base na estimativa de vendas de produtos e/ou serviços, para um determinado período, é possível estimar as entradas de dinheiro oriundo das vendas à vista e do recebimento de taxas, duplicatas, etc., bem como as saídas de dinheiro para pagamento aos associados, fornecedores, impostos e demais despesas comuns na cooperativa (água, energia elétrica, telefone, aluguel, etc.).




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Em seguida, deve ser feito o levantamento das contas a receber em atraso e a previsão das datas em que deverão ingressar no caixa da cooperativa, bem como das contas a pagar em atraso. O formulário para Fluxo de Caixa proposto é apresentado de forma a se registrarem os valores previstos e realizados no primeiro mês. Simultaneamente far-se-á o devido o reajuste das previsões para os próximos meses, procurando corrigir as distorções imediatamente.

2) Preenchimento do Fluxo de Caixa

Cooperativa: .......................................... - indicar o nome da Cooperativa.

Data de Preenchimento: ......./......../20....... - indicar o dia, mês e ano de preenchimento do documento.

Mês de Referência: ............. – indicar o mês a que se refere o documento.

Coluna 1 (Entradas/Saídas) – Discriminar o histórico das Entradas e das Saídas de dinheiro.

Coluna 2 (Previsto) – Discriminar os valores Previstos para as Entradas e Saídas, além de seus Somatórios.

Coluna 3 (Real) – Discriminar os valores Realizados para as Entradas e Saídas, além de seus Somatórios.

Campos Inferiores 1. (Diferença I – II) – Anotar a diferença entre “Entradas e Saídas”. 2. (Saldo do Mês Anterior) – Anotar o saldo do mês anterior. 3. (Saldo Acumulado) – Somatório dos itens 1 + 2.

Tesoureiro – espaço reservado à assinatura do responsável pelo serviço do Caixa.

1º Tesoureiro – espaço reservado à assinatura do Dirigente responsável pelo Setor.




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Modelo de Fluxo de Caixa:

FICHA DE ORÇAMENTO E CONTROLE DE CAIXA

Data do Preenchimento: ____/_____/20___. Mês de Referência: __________________/ 20___.

Cooperativa:

I – ENTRADAS Previsto Real

Contribuições de Associados

Vendas de Produtos

Serviços Prestados

Serviços extras

Outros

SUB-TOTAL:

II – SAÍDAS Previsto Real

Salários dos Empregados

Pagamento de Energia

Aluguel

Transporte (Passagens)

Telefonemas

Pequenos reparos

Depósito em conta bancária

Pagamento da Contabilidade

Outros

SUB-TOTAL:

DIFERENÇA I – II:

SALDO DO MÊS ANTERIOR:

SALDO ACUMULADO:

Assinatura do Responsável pelo Caixa: ___________________________________ Assinatura do 1º Tesoureiro: ___________________________________________ Visto do Conselho Fiscal: ______________________________________________ O controle de recebimentos (ENTRADAS) tem como finalidade registrar e controlar todos os valores a receber (PREVISÃO) e recebidos (REAL) pela cooperativa. O controle de pagamentos (SAÍDAS) tem como finalidade registrar e controlar todos os valores a pagar (PREVISÃO) e pagos (REAL) pela cooperativa.




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O cálculo de ENTRADAS (Vendas de Produtos, Taxa de Serviços Prestados,

Serviços extras, Outros) é obtido pela soma dos valores individuais no “Mapa de Faturamento” ou seja, colocar em uma folha de papel, item por item e somar, mês a mês.

O cálculo das SAÍDAS é obtido pela soma dos recibos que comprovam gastos e/ou depósito bancário para cada atividade, mês a mês.

A coluna “PREVISTO” (Planejamento de Entradas e Saídas) é feita com base na experiência do mês anterior, sempre na reunião da Diretoria Executiva da Cooperativa após a prestação de contas aos associados.

A coluna “REAL” é feita com base no que, de fato, aconteceu. Deve ser preenchida na reunião da Diretoria Executiva da Cooperativa que antecede a prestação de contas aos associados.

A diferença entre o “REAL” e o “PREVISTO” demonstra justamente a distância entre o planejamento e a execução da Administração Financeira da Cooperativa. Por isso é importante sempre reservar dinheiro para as horas de imprevistos.

3) Boletim de Caixa

Para melhor controle dos recebimentos deverá ser utilizado o boletim de caixa. Neste boletim serão registrados como “entrada” os recebimentos diários e quando forem depositados serão registrados como “saída de caixa”. Este controle basear-se-á na movimentação diária das entradas e saídas de numerário no caixa que, no final do dia, resultará num saldo. Este saldo, adicionado com o saldo do dia anterior (se houver), dará o saldo do dia, cuja composição deverá ser assim discriminada:

Em moeda corrente................................................. R$ ....................... Em cheques............................................................. R$ ....................... Em outros documentos (discriminar)...................... R$ .......................

4) Esquema de Segurança

O disponível é o item mais vulnerável dentro de uma organização, sobretudo em uma sociedade de muitos “donos” como é o caso de uma cooperativa. Portanto, devem ser tomadas algumas medidas de segurança, além da confiança que o cargo exige. Existem vários métodos de desvio de fundos, por isso, julgamos necessário apresentar algumas sugestões para facilitar o esquema de segurança:

Registro imediato de todas as entradas financeiras.

Depósito bancário diário (quando possível) de todos os valores recebidos.




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Manter em Caixa apenas valores para pequenos pagamentos diários. Os pagamentos de maior importância deverão ser efetuados em cheque.

Os pagamentos deverão ser autorizados e os cheques assinados por duas pessoas e feitos com cópia (Cópia de Cheque).

5) Preenchimento do Boletim de Caixa (conforme modelo a seguir)


Caixa nº ........... - indicar o número seqüencial por ordem cronológica.

Data: ......./......../20....... - indicar o dia, mês e ano a que se refere o movimento de caixa que está sendo registrado.

Coluna 1 (Nº de Ordem) – indicar o número seqüencial de cada operação.

Coluna 2 (Histórico) – descrever, sucintamente, o tipo da operação.

Coluna 3 (Entradas R$) – indicar os valores, em real, referentes a cada operação de recebimento.

Coluna 4 (Saídas R$) – indicar os valores, em real, referentes a cada operação de pagamento.

Total de Entradas – Somatório da Coluna 3.

Total de Saídas – Somatório da Coluna 4.

Saldo Anterior – indicar o valor do saldo do último Boletim de Caixa.

Saldo Atual – resultado do saldo anterior (+) total de entradas (-) total de saídas.

Composição do Saldo – indicar o quanto existe em moeda corrente, em cheques e em outros documentos que representam valores em caixa.

Tesoureiro – espaço reservado à assinatura do colaborador responsável pelo serviço do Caixa (caso exista);

Diretor Tesoureiro (ou Administrativo-financeiro) – espaço reservado à assinatura do diretor responsável ou gerente, responsável pela guarda do numerário da cooperativa, após conferir todo o Caixa, principalmente os valores que compõem seu saldo atual.

Observação: O Saldo de Caixa nunca poderá apresentar saldo negativo.




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Modelo de Boletim de Caixa:

Cooperativa: ________________________________________________________

Boletim de Caixa nº: _______ Data: _____/______/20 ___ .

Nº Ordem

Histórico Entradas R$ Saídas R$

Composição de Saldo R$ TOTAIS:

Saldo Anterior:

Saldo Atual:

Em Dinheiro:

Em Cheques:

Depósitos:

Outros:

TOTAL:

Tesoureiro: Dirigente:




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b) Controle de Banco O Controle Bancário tem como objetivo maior, informar aos Conselheiros de Administração (Diretores Executivos), aos Conselheiros Fiscais, bem como à Gerência da Cooperativa (caso exista), a posição correta e diária do saldo real existente em cada banco que a cooperativa tenha conta (agência e conta). Esse controle é feito através do preenchimento do “Movimento Diário de Banco”, sendo uma folha para cada conta, agência e banco, registrando-se todas as operações bancárias realizadas no dia, na semana ou no mês, conforme a movimentação da cooperativa. Este controle tem ainda como finalidades:

Registrar todos os cheques emitidos.

Registrar todos os depósitos bancários realizados.

Registrar todos os débitos e créditos ocorridos na Conta Corrente Bancária.

Controlar o saldo bancário. Para o correto funcionamento do movimento bancário, os seguintes procedimentos deverão ser observados: Todos os cheques deverão ser nominais e emitidos com cópias (cópia de

cheque). Ao cancelar um cheque, deve-se recortar a impressão de seu número e código

do banco, rasurar suas assinaturas e grampeá-lo ao respectivo canhoto do talão de cheques.

Os cheques deverão ser assinados por dois Diretores Executivos (de preferência

o Diretor Presidente e o Diretor Administrativo-Financeiro ou Diretor Tesoureiro), conforme determinado no Estatuto Social da Cooperativa.

Os valores devem ser informados aos Conselheiros de Administração (Diretores

Executivos) e aos Conselheiros Fiscais, em suas reuniões mensais, bem como aos demais associados da cooperativa, mensalmente, pela fixação dos controles preenchidos na sede da cooperativa (se for o caso).

Os saldos bancários deverão ser conciliados periodicamente, isto é, comparados

com os extratos emitidos pelo banco, com a finalidade de detectar possíveis divergências e solucioná-las.




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1) Preenchimento da Ficha de Controle de Banco (conforme modelo a seguir)

Cooperativa: .......................................... - indicar o nome da cooperativa.

Banco: ........... - indicar o nome o Banco em que se está fazendo o controle.

Conta Corrente nº: .............. – indicar o número da Conta Corrente no Banco.

Coluna 1 (Data) – anotar a data de cada operação.

Coluna 2 (Histórico) – descrever, sucintamente, o histórico de cada operação.

Coluna 3 (Débito) – anotar as operações que representam débito na Conta Corrente.

Coluna 4 (Crédito) – anotar as operações que representam crédito na Conta Corrente.

Coluna 5 (Saldo) – anotar o saldo apurado = Saldo Anterior (-) Débito (+) Crédito.

Coluna 6 (D/C) – anotar “D”, se existir saldo Devedor e “C”, se existir saldo Credor.

Modelo de Controle Bancário:

COOPERATIVA: ____________________________________________________ Banco: ________________________ Conta Corrente nº ___________________

DATA HISTÓRICO DÉBITO CRÉDITO SALDO D/C




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Observações:

Deve ser feito um Controle Bancário para cada conta corrente e cada banco, separadamente;

O Saldo Bancário, não deve, mas poderá apresentar saldo negativo. 2) Posição Bancária (conforme modelo a seguir)

A posição bancária é uma síntese do “Movimento Diário de Banco” e objetiva mostrar a posição dos saldos bancários, banco por banco, pelos valores totais movimentados. Isto, caso a cooperativa possua mais de uma conta bancária. O preenchimento do citado formulário seguirá o seguinte roteiro:

a) Indicar o nome da Cooperativa.

b) Indicar o dia, mês e ano a que se refere o movimento.

c) Coluna 1 – indicar o nome do banco, da agência e o número da conta. (Usar 1 linha para cada conta/agência do mesmo banco, quando for o caso).

d) Coluna 2 – indicar o valor do saldo anterior (relativo a Posição Bancária anterior).

e) Coluna 3 – indicar o valor dos depósitos efetuados durante o dia.

f) Coluna 4 – indicar o valor total dos saques (cheques emitidos e avisos de débitos em conta) efetuados durante o dia.

g) Coluna 5 – indicar o salto atual de cada banco, agência ou conta no final do expediente. (Saldo Anterior + Depósitos – Saques).

h) Coluna 6 – indicar alguma observação, quando se fizer necessária (exemplo: depósito em cheques de outras praças, etc.).




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Modelo de Posição Bancária:

COOPERATIVA: ____________________________________________________

Posição Bancária em: _____/______/20____ .

BANCO Saldo Anterior Depósitos Saques Saldo Atual Observações

Soma:

Tesoureiro: Dirigente:

3) Conciliação Bancária (conforme modelo a seguir) Além da utilização dos Controles Bancários apresentados recomendamos a realização periódica de Conciliação das contas bancárias. Esse tipo de verificação consiste em uma comparação do extrato bancário emitido pelo banco, com os registros mantidos pela contabilidade da cooperativa. Desta confrontação, geralmente surgem divergências entre os dois saldos que devem ser, convenientemente, anotamos no quadro de conciliação bancária para se chegar, no final, ao mesmo saldo, solucionando as divergências. Recomenda-se conciliar as contas bancárias ao final de cada semana, ou pelo menos, no final de cada mês com base no último lançamento apresentado no extrato bancário. Em primeiro lugar, devemos solicitar ao contador da cooperativa que nos apresente as fichas contábeis dos bancos com os quais a cooperativa opera, e os extratos que os bancos remetem mensalmente. Ambos devem apresentar saldos iguais, sendo que o saldo da ficha da contabilidade será DEVEDOR e o do extrato bancário será CREDOR.




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Modelo de Conciliação Bancária:

BANCO: _______________________________________ DATA: ____/____/_____.

EXTRATO BANCÁRIO (DO BANCO) FICHA DE BANCO (DA COOPERATIVA)

Saldo do Banco: R$ Saldo da Ficha: R$

( - ) Cheques emitidos e não descontados no Banco: _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ ( + ) Depósitos não lançados no Banco: _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ ( + ) OP/Avisos de Crédito não lançados pelo Banco: _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ ( - ) Despesas/Avisos de Débitos não lançados no Banco: _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ ( ) Outros: _____________________ R$ ________ Saldo Real do Banco R$: ___________

( - ) Cheques descontados no Banco e não lançados na Ficha: ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ( + ) Depósitos não lançados na Ficha: ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ( + ) OP/Avisos de Crédito não lançados na Ficha: ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ( - ) Despesas/Avisos de Débito não lançados na Ficha: ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ( ) Outros: ______________________ R$ _______ Saldo Real da Ficha R$: ____________

_______________________________ Assinatura do Responsável




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c) Controle de Pagamentos e Contas a Pagar O “Controle de Pagamentos e Contas a Pagar”, que deve ser feito, mensalmente, tem como objetivo principal, demonstrar e controlar as dívidas (obrigações) da cooperativa, mantendo os responsáveis pela parte financeira informados sobre os compromissos assumidos e seus respectivos vencimentos, bem como se os compromissos foram quitados ou não, como e quando. Estas informações são essenciais para que se possa providenciar, com antecedência, os recursos necessários ao pagamento dos fornecedores, outras exigibilidades e dos associados. Também são importantes para que se possa controlar se os compromissos estão sendo quitados em dia. Todos os compromissos da cooperativa devem ser planejados, de preferência, com antecedência, definindo:

O que comprar?

Verificar se realmente o produto ou serviço a ser adquirido é necessário para a cooperativa e para o momento ou se pode aguardar por mais tempo.

Que quantidade comprar?

Definir as prioridades, sempre observando o estoque mínimo necessário, lembrando que é sempre importante reservar recursos financeiros para os momentos de necessidade (improvisos).

Quando comprar?

Existem alguns produtos e serviços que são comprados o ano todo, outros devem ser providenciados para os momentos de necessidade imediata.

De quem comprar?

Ao pesquisarmos de quem comprar, devemos observar o preço dos fornecedores, a pontualidade na entrega e a quantidade e qualidade dos produtos ou serviços a serem adquiridos e suas qualidades. A cooperativa deve manter um cadastro atualizado com a seleção de todos os fornecedores de produtos e serviços.

Quem pode e deve comprar?

A Diretoria Executiva da cooperativa deve estabelecer quem pode e deve fazer as compras de produtos e serviços.

Ao efetuar as compras, pagamentos e depósitos bancários, devem ser exigidos documentos idôneos (notas fiscais, recibos, faturas, comprovante de depósito), que registrem oficialmente a saída de dinheiro do Caixa da cooperativa. Todos estes documentos devem ser em nome da própria cooperativa (nome completo, endereço, CNPJ), especificando ainda para que foi gasto. Isto demonstra profissionalismo, competência, organização e responsabilidade, além de facilitar a prestação de contas da administração aos associados, contribuindo para o




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aumento da confiança e credibilidade no trabalho da Administração e, por conseqüência, na própria cooperativa.

O responsável pelo controle de contas a pagar, geralmente o Tesoureiro ou Caixa, deverá proceder ao registro imediato de todos os compromissos assumidos pela cooperativa, de modo a facilitar a identificação de: Data de vencimento. Local de pagamento. Nome do credor.

Para facilitar o sistema de controle, é recomendável que os compromissos sejam registrados separadamente, por data de vencimento e por categoria, sendo:

1) Pagamento a Fornecedores, que deverá ter um controle separado para controlar somente pagamentos a fornecedores.

2) Controle de outras exigibilidades, que deverá controlar todas as demais obrigações com terceiros, assumidas pela cooperativa, por ordem de vencimento, tais como: - Conta de água, luz, telefone - Pagamento de aluguel - Pagamento de salários e encargos sociais de empregados - Pagamento de outros serviços, impostos diversos, etc. -

3) Controle de Pagamento a Associados, que deverá controlar o pagamento aos associados, por seus produtos comercializados pela cooperativa (quando for o caso), descontando-se a taxa de serviços da cooperativa, conforme determinado pela Diretoria Executiva, Regimento Interno ou Assembléia Geral.




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Modelo de Controle de Fornecedores:

Cooperativa:

Mês: /20 ___

Data de Vencimento

Fornecedor Número do Documento

Local de Pagamento

Valor Observações

TOTAL DE CONTAS A PAGAR NO MÊS: R$

Preenchimento do Documento:

Cooperativa: .......................................... - indicar o nome da Cooperativa. Mês: ........... - indicar o mês e ano a que se refere o controle.

Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento do compromisso.

Fornecedor: ........ anotar o nome do fornecedor (razão social do credor).

Número do Documento: ............. anotar o número do documento (nota fiscal, fatura, duplicata, etc.).

Local de Pagamento: ....................... anotar o local de pagamento (banco, etc.).

Valor: ....................... anotar o valor do compromisso, descrito no documento que originou o compromisso.

Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária.




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Modelo de Controle de Pagamentos a Fornecedores:

Cooperativa:

Mês: /20

Data Ven cimento

Fornece- dor

Nº Docu- mento

Desconto Juros Valor Pago

Data de Pagtº.

Cheque Número

Banco

TOTAL DE CONTAS PAGAS NO MÊS: R$



Mês: ........... - indicar o mês e ano a que se refere o controle.


Fornecedor: ........ anotar o nome do fornecedor (razão social do credor)


Desconto: ....................... indicar o valor do desconto, em reais ou em

percentagem, que a cooperativa conseguirá caso efetue o pagamento antes do vencimento.

Juros: ........................ indicar o valor dos juros, em reais ou em percentagem, que a cooperativa irá pagar se atrasar seu pagamento.

Valor Pago: ....................... anotar o valor efetivamente pago, diminuindo os descontos ou acrescentando os juros, quando for o caso.

Data de Pagamento: ........ anotar a data em que foi efetivado o pagamento.

Cheque Número: ................. anotar o número do cheque correspondente que concretizou o pagamento do compromisso.

Banco: ................. anotar o nome do banco sacado.




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Obs: Mais uma vez lembramos que todos os pagamentos da cooperativa devem ser efetuados com cheques nominais, utilizando-se a cópia de cheque e assinados por dois dirigentes.

Modelo de Controle de Pagamentos de outras Exigibilidades:

Cooperativa:

Mês: /20 ___

Data Venci - mento

Discrimi- nação

Valor

Data de Pagamento

Cheque Número

Banco

Observações

TOTAL DE CONTAS A PAGAR E PAGAS NO MÊS: R$





Discriminação: ........ discriminar o compromisso (nome do credor).

Valor: ....................... anotar o valor do compromisso.

Data de Pagamento: ............. anotar a data em que foi efetivado o pagamento.

Cheque Número: ................. anotar o número do cheque correspondente.




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Observação: ........ anotar alguma observação que julgar necessária.

Modelo de Controle de Pagamentos aos Associados:

Cooperativa: Mês: /20 ___

Data Ven cimento

Nome do Associado

Referente a ...

Data de Pagtº.

Valor Pago

Cheque Número

Banco Recibo Número

Taxa de Administ.

COMPROMISSOS PAGOS AOS ASSOCIADOS NO MÊS: R$

TAXA DE ADMINISTRAÇÃO ARRECADADA NO MÊS: R$




Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento (ou pagamento) do(s) compromisso assumidos com os associados.

Associado: ........ anotar o nome do Associado ao qual se efetuou o pagamento.

Referente a: ............ anotar o motivo ou a razão de efetuarmos o pagamento.

Data de Pagamento: ....................... anotar a data em que foi efetivado o pagamento.

Valor Pago: ....................... anotar o valor efetivamente pago, diminuindo a taxa de administração da cooperativa, quando for o caso, conforme o Estatuto Social ou deliberação do Conselho de Administração (Diretoria Executiva) ou Assembléia Geral.

Cheque Número: ................. anotar o número do cheque correspondente que concretizou o pagamento do compromisso.





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Recibo Número: ............ anotar o número do recibo assinado pelo associado, que deu origem ao pagamento (Conforme modelo a seguir).

Taxa de Administração: ............. anotar o valor correspondente a Taxa de Administração descontada do associado, pela prestação de serviços realizada pela cooperativa.

Obs: Lembramos que mesmo os pagamentos realizados aos associados devem ser

efetuados com cheques nominais, utilizando-se a cópia de cheque e assinados por dois dirigentes.

Modelo de Recibo de Repasse a Associados:

RECIDO Nº: __________

R$__________________

Recebi da Cooperativa ________________________________________________, a importância supra de R$ ________________ ( ____________________________) referente a: __________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

______________________, _____ de _________________________ de 20____ .

___________ ( assinatura )____________ Nome do Associado: Número de Matrícula:


Recibo nº: ........... – anotar o número do recibo na ordem sequencial. R$: ........... anotar a quantia líquida de dinheiro repassada ao associado

(descontando a valor da Taxa de Administração, quando for o caso.

Referente a: ........................... descrever o motivo que deu origem ao repasse (Exemplo: repasse de recursos referente a comercialização de tais produtos, pela cooperativa).

Local, Dia, Mês e Ano: ............ anotar a data do repasse.

Assinatura: ................ coletar a assinatura do associado, anotando seu nome completo e o seu número de matrícula na cooperativa.




130

d) Controle de Recebimentos e Contas a Receber O “Controle de Recebimentos e Contas a Receber” é parte integrante da unidade financeira da cooperativa, da qual recebe informações e diretrizes, sendo de responsabilidade do Tesoureiro ou Caixa. Tem como objetivos demonstrar a previsão diária dos valores a receber em poder dos devedores e proporcionar aos dirigentes da cooperativa condições de analisar o quanto se tem a receber, para pagar os compromissos assumidos em curto, médio e longo prazos, além de registrar e controlar os recebimentos. Entende-se por contas a receber:

O valor das notas fiscais a receber referentes às vendas a prazo de produtos ou serviços.

O valor das faturas, duplicatas e de outros documentos a receber.

O valor das notas promissórias (ou cheques pré-datados) a receber.

O valor dos empréstimos ou vales a receber concedidos a associados, empregados e outros.

O valor da taxa de administração a receber dos associados (quando for o caso). O responsável pelo controle de contas a receber e recebimentos, após a realização de vendas a prazo pela cooperativa, providenciará:

O registro do valor das vendas na ficha de cada cliente.

O registro dos valores a receber, por ordem de vencimento.

Manter informado o caixa, ou tesouraria ou a quem for o responsável pela parte financeira, a posição atualizada dos valores a receber, tanto de clientes (terceiros) quanto de associados (taxa de administração ou taxa de serviços).

Quando do recebimento de algum débito, o responsável pelo controle dará baixa nas fichas de controle correspondentes.




131

Modelo de Controle de Contas a Receber:

Cooperativa:

Mês: /20 ___

Data de Vencimento

Cliente

Documento Número:

Local de Recebimento

Valor

Observações

TOTAL DE CONTAS A RECEBER NO MÊS: R$




Data de Vencimento: .......... anotar a data de vencimento da conta a receber.

Cliente: ........ anotar o nome do cliente (nome ou razão social do devedor).

Documento Número: ............. anotar o número do documento (nota fiscal, fatura, duplicata, etc.) que deu origem ao crédito por parte da cooperativa.

Local de Recebimento: ....................... anotar o local de recebimento (sede da cooperativa, endereço do cliente, etc.).

Valor: ....................... anotar o valor do direito a receber, descrito no documento que originou a venda de produto(s) ou serviço(s).

Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária.




132

Modelo de Controle de Recebimentos de Associados:

Cooperativa:

Mês: /20 ___

Nome do Associado

Número de Matrícula

Valor

Data de Vencimento

Observação Juros Pagos

Recebido em:




Nome do Associado: ........... anotar o nome dos Associados.

Número de Matrícula: ........ anotar o número de matrícula do Associado.

Valor: ....................... anotar o valor da Taxa de Manutenção ou de Administração devida pelos associados, a cada mês.

Data de Vencimento: .................. anotar a data de vencimento do compromisso de cada associado com a cooperativa que, preferencialmente, deve ser a mesma data para facilitar o controle.

Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária, sobretudo o valor dos juros (multa) pagos pelo associado em caso de atraso no pagamento.

Recebido em: .............. anotar a data de recebimento, emitindo recibo aos associados.




133

Modelo de Ficha Individual de Clientes e Controle de Recebimentos:

Cooperativa:

Mês: /20 ___

Cadastro de Clientes Denominação:

Endereço: Cidade: Estado:

Bairro: Fone: CEP: Cx. Postal:

CNPJ/CPF: Insc. Estadual:

Pessoas de Contato:

VENDAS EFETUADAS

Nº Nota Fiscal

Data Emissão

Valor

Vencimento

Data Pagamento

Observação




Nome do Associado: ........... anotar o nome dos Associados.

Identificação do Cliente: ........ anotar os dados de identificação do cliente (nome, endereço, CNPJ, pessoa de contato).

Vendas Efetuadas: ....................... anotar os dados referente as vendas efetuadas, tais como:

- Nº da Nota Fiscal: .................. anotar o número da nota fiscal ou documento da cooperativa que deu origem a venda.

- Data de Emissão: ................ anotar a data de emissão do documento. - Valor: ................. anotar o valor. - Vencimento: ............. anotar a data de vencimento. - Data de Pagamento: .................... anotar a data em que o cliente deve

efetuar o pagamento. - Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária.




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Modelo de Controle de Recebimento de Clientes:

Cooperativa:

Mês: /20 ___

Data Ven cimento

Cliente

Nº Docu- mento

Desconto

Juros

Valor Recebido

Data do Recebntº.

Forma de Recebntº.

Obs:

TOTAL DE CONTAS RECEBIDAS NO MÊS: R$




Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento das Contas a Receber.

Cliente: ........ anotar o nome do cliente (nome ou razão social do devedor).


Desconto: ....................... indicar o valor do desconto, em reais ou em percentagem, que a cooperativa concedeu pelo pagamento antes do vencimento.

Juros: ........................ indicar o valor dos juros pagos pelo cliente, em reais ou em percentagem, que a cooperativa recebeu pelo atraso do pagamento.

Valor Recebido: ....................... anotar o valor efetivamente recebido pela cooperativa, diminuindo os descontos ou acrescentando os juros, quando for o caso.

Data do Recebimento: ........ anotar a data em que foi realizado o recebimento, pela cooperativa.




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Forma de Recebimento: ................. anotar a forma pela qual o cliente efetuou o pagamento (cheque, dinheiro...).

Observações: ................. anotar alguma observação que se fizer necessária. 3. CONTROLE DE COMPRAS E DE ESTOQUE O estoque representa as quantidades existentes num determinado momento, convertidas em valor, dos materiais adquiridos para o consumo ou uso próprio da cooperativa, das mercadorias adquiridas para fornecimento (repasse) aos associados e dos produtos fabricados pela própria cooperativa ou recebidos dos associados para serem comercializados por ela. O valor do estoque é expresso em moeda corrente nacional (real) e demonstrado, na contabilidade, no Ativo Circulante. A cooperativa poderá possuir, em seus almoxarifados, galpões, lojas ou depósitos, materiais, mercadorias ou produtos de sua propriedade ou de terceiros. Sendo o estoque composto de bens diversos o qual representa, na maioria das vezes, um valor significativo, é de suma importância e necessário manter uma administração consciente e racional da movimentação e estocagem de tais bens, sobretudo em uma sociedade de vários “donos” – os associados. Para implantar um bom sistema de “controle de estoque” deve-se, inicialmente, proceder a um inventário físico completo (classificação e contagem de tudo) para certificar-se quanto a real existência dos materiais, mercadorias ou produtos estocados no almoxarifado, depósito ou loja da cooperativa. Para manter um razoável controle de estoque, devem-se adotar, pelo menos, os seguintes formulários para registros das operações:

Ficha de controle de estoque.

Requisição de materiais, mercadorias ou produtos.

Regras para Contratação de Produtos e Serviços e Coleta de Preços.

Inventário permanente dos estoques.

Exigências para Cadastramento da cooperativa em Entidades.

a) Ficha de Controle de Estoque

Uma boa ficha de controle de estoque deve atender às necessidades administrativas, racionalizar sua escrituração, manuseio e arquivo e oferecer um rígido controle da movimentação e estocagem dos materiais, mercadorias e produtos.




136

A ficha deve conter dados sobre o bem nela registrado, que possibilitem informar, a qualquer instante, a disponibilidade física, o local onde está estocado, a unidade, os valores unitário e total, bem como os estoques mínimo e máximo. Deve ser escriturada com clareza para facilitar as conferências e verificações posteriores de modo a detectar possíveis erros, extravios e perdas dos bens. Apresentamos a seguir, uma ficha que pode ser utilizada pela maioria das cooperativas. Esta ficha, além do controle da movimentação do estoque, informa as últimas entradas ou compras realizadas para, no caso de não existir cadastro de fornecedores, oferecer subsídios que orientem as aquisições subseqüentes. Recomenda-se, por exemplo, usar fichas de cor branca para materiais, mercadorias ou produtos TRIBUTADOS e, de outra cor, para os ISENTOS. Esta separação poderá, também, ser feita através de um corte, no canto superior da ficha, para identificar os TRIBUTADOS e, sem corte, para os ISENTOS.

Modelo de Ficha de Controle de Estoque:

Cooperativa:

Mês: /20 ___

MERCADORIA/PRODUTO (UNIDADE): ___________________________________

LOCALIZAÇÃO: ______________________________________________________

ESTOQUE MÍNIMO: __________________ ESTOQUE MÁXIMO: ______________

Fornecedor

Data

Doc. N.º

Custo de Compra

Custo Adicional

Custo Médio Unit. Pond.

Preço de Venda


Cooperativa: ................................. – indicar, no ato de impressão das fichas, o nome completo da cooperativa. Os demais itens deverão ser preenchidos a caneta, no momento de uso da cada ficha.




137

Mercadoria: ................ – indicar a denominação mais conhecida do material, mercadoria ou produto. Se for codificar o estoque, indicar também o respectivo código.

Unidade: ................ – indicar a menor unidade de comercialização usada pela

cooperativa. Quando na nota fiscal do fornecedor vier indicada uma unidade múltipla (caixa, tonelada, etc.), esta unidade deverá ser transformada para a unidade de comercialização usada pela cooperativa (unidade de entrada igual a unidade de saída).

Localização: ........ – indicar o local onde se encontra o material, mercadoria ou produto registrado na ficha. Exemplo: almoxarifado, armazém, depósito, loja, prateleira...

Estoque Mínimo: ............. – indicar a quantidade mínima de unidades que deverá servir de base para se providenciar uma nova aquisição (reposição de estoque), se for o caso. Obtém-se esta quantidade através do cálculo da média diária de saída durante um período de 3, 6, 9 ou 12 meses. Esta média diária deve ser multiplicada pelo número de dias que, normalmente, se gasta desde a emissão do pedido e entrega do mesmo ao fornecedor (ou associado), até a data de recebimento das mercadorias.

Estoque Máximo: .................... – indicar a quantidade máxima que deverá ser adquirida. Baseia-se no espaço físico existente para a estocagem, no tempo de perecividade da mercadoria ou produto, no tempo de rotação (ou giro) do estoque e na capacidade financeira da cooperativa.

Data: ........... – indicar o dia, mês e ano da emissão do documento de aquisição (entrada).

Documento Nº ............. – indicar a espécie, o número e a série do documento de entrada. Exemplo: NF 45845 – B, Recibo 0030, etc.

Custo de Compra: ........... – indicar o valor total mencionado no documento de aquisição.

Custos Adicionais: ........... – indicar o valor das despesas acessórias cobradas fora do preço das mercadorias, mas que a elas se incorporam. Exemplo: IPI, Frete, Embalagem....

Custo Médio Unitário Ponderado: ....... – indicar o custo de cada unidade que será calculado pela seguinte fórmula: saldo, em valor, existente mais o valor da aquisição que está sendo registrada – dividido pelo saldo, em quantidade, existente mais a quantidade que está sendo registrada.




138

Preço de Venda: ......... – indicar o preço de comercialização que será calculado de acordo com os critérios de cada Cooperativa. O melhor critério é o preço estabelecido com base nos preços de mercado, ou seja, dos concorrentes locais.

Modelo de Ficha de Movimentação de Estoque:

Cooperativa:

Mês: /20 ___

Data

Doc. N.º

QUANTIDADES VALORES DO SALDO

Entrada Saída Saldo Unitário Total


Cooperativa: ................................. – indicar, no ato de impressão das fichas, o nome completo da cooperativa. Os demais itens deverão ser preenchidos a caneta, no momento de uso da cada ficha.

Data: ................ – indicar dia, mês e ano de realização de cada operação com base no documento que lhe originou (Nota ou Recibo de Venda ou requisição de material).

Documento Número: ............ – indicar a espécie e o número do documento que acobertar o registro de cada operação.

QUANTIDADES:

Entrada: ........ – indicar a quantidade de unidades recebidas que deverá ser igual a indicada no respectivo documento de entrada. É necessário transformar a unidade de entrada na mesma unidade de saída (comercialização) usada pela cooperativa.

Saída: ........ – indicar a quantidade de unidades entregues que deverá ser igual a indicada no respectivo documento que lhe originou.

Saldo: ........ – indicar a quantidade de unidades obtidas pela fórmula: Saldo Anterior (+) Entrada (-) Saída. Este saldo deverá ser igual às quantidades existentes no estoque real.

VALORES DO SALDO

O saldo pode, a critério de cada administração, ser calculado e indicado a cada operação ou somente no último dia de cada mês para fornecer o valor do estoque




139

ponderado que deverá ser calculado de acordo com a fórmula já indicada anteriormente e cujos valores, obrigatoriamente, deverão coincidir. Unitário: ......... – indicar o custo médio ponderado que deverá ser calculado de

acordo com a fórmula já indicada anteriormente e cujos valores obrigatoriamente, deverão coincidir.

Total: ........ – indicar o produto da multiplicação do saldo em quantidade vezes o valor do custo médio unitário ponderado indicado no item anterior.

Observações:

Para melhor aproveitamento de papel, este formulário deverá ser impresso também em todo o verso da ficha.

O registro da movimentação do estoque deverá ser feito à caneta e bem legível. b) Requisição de Materiais, Mercadorias e Produtos Realizado o inventário físico inicial (contagem) e implantado o Controle de Estoque, é necessário implantar o formulário de requisição de materiais, mercadorias ou produtos, conforme modelo que se segue. É um documento hábil para acobertar a movimentação física dos bens e servir de prova ao almoxarifado, armazém ou depósito das saídas para os setores requisitantes. Não possui validade como documento fiscal para acobertar a circulação dos bens fora do estabelecimento e também para a escrituração dos livros fiscais. As requisições devem conter todos os dados que identifiquem os bens nela descritos, dos setores requisitantes e requisitado, da data de sua emissão e das pessoas responsáveis pelos citados setores. Sua utilização deverá ser controlada rigidamente para se ter um bom controle de estoque em qualquer almoxarifado, armazém ou depósito.




140

Modelo de Requisição de Materiais, Mercadorias e Produtos:

Cooperativa:

Mês: /20 ___

Requisição nº: ______________ Data: _____/_____/________.

De: _________________________________ Para: _________________________

Nº Ordem

Unidade

Quantidade

Discriminação

Valores

Unitário Total

TOTAL REQUISIÇÃO

Atendido em: _____/_____/______

Assinatura do responsável pelo setor requisitante: ___________________________

Assinatura do almoxarife: _______________________________________________

Assinatura de quem preencheu a requisição: _______________________________ OBSERVAÇÕES: _____________________________________________________

___________________________________________________________________ Preenchimento do Documento:

Cooperativa: ............. – indicar, no ato de impressão das requisições, o nome completo da cooperativa.

Requisição Nº: ............ – indicar tipograficamente, no ato de impressão das requisições, seu número em ordem seqüencial crescente.

Data: .......... – indicar, no ato de preenchimento de cada requisição, o dia, mês e ano.

De: .......... – indicar, no ato de preenchimento da cada requisição, o nome ou sigla indicativa do setor ou seção requisitante (emitente da requisição).

Para: ........ – indicar, no ato de preenchimento de cada requisição, o nome ou a sigla do almoxarifado, armazém ou depósito a que se destina a requisição.

Nº de Ordem: ......... – indicar o número em ordem seqüencial crescente dos itens requisitados.




141

Unidade: ....... indicar a unidade de cada item requisitado (Exemplo: Kg , m,

unidade, dz.).

Quantidade: .......... – indicar a quantidade de cada item requisitado.

Discriminação: ......... – indicar o nome ou código de cada item requisitado.

Os quatro próximos itens deverão ser preenchidos pelo encarregado do almoxarifado, armazém ou depósito.

Valor Unitário: ........ – indicar o valor unitário de cada item requisitado que, obrigatoriamente, será igual ao custo médio unitário ponderado constante da respectiva ficha de controle de estoque.

Valor Total: ........... – indicar o total da multiplicação da quantidade vezes o valor unitário de cada item requisitado.

Total Requisição: ............ – indicar a soma do valor total dos itens requisitados.

Atendido em: ........... – indicar o dia, mês e ano em que a requisição foi atendida e os itens entregues ao setor requisitante.

Assinatura do responsável pelo setor requisitante: ........ – para o responsável do setor requisitante assinar, na data de preenchimento da requisição.

Assinatura do almoxarife: ........ – para o responsável do almoxarifado, armazém ou depósito assinar, na data de atendimento da requisição.

Assinatura de quem preencheu a requisição: ........ – para a pessoa que preencheu a requisição assinar, na data do preenchimento.

Observações: .......... – indicar quaisquer observações que se fizerem necessárias. Poderá ser do setor requisitante ou do almoxarifado, armazém ou depósito.

Operacionalização:

As requisições deverão ser impressas em três vias numeradas tipograficamente e encadernadas em blocos.

Cada setor ou seção ficará com um bloco para requisitar, do almoxarifado, armazém ou depósito, os materiais, mercadorias ou produtos que necessitar. As três vias, preenchidas pelo setor requisitantes, terão o seguinte destino:

A 1ª via original e a 2ª via em cópia carbonada serão destacadas do bloco e encaminhadas ao almoxarifado, armazém ou depósito que entregará, ao setor requisitante, os itens solicitados acompanhados da 2ª via da requisição. A 1ª via servirá para o almoxarifado, armazém ou depósito registrar a saída de cada item




142

na respectiva ficha de controle de estoque e depois arquivá-la por ordem numérica e por setor requisitante.

A 2ª via, após o recebimento e conferência pelo setor requisitante dos itens nela

descritos, será encaminhada ao setor contábil ou de apropriação de custos pelo próprio setor requisitante.

A 3ª via em cópia carbonada, fixa no bloco, ficará arquivada no setor requisitante. c) Regras para Contratação de Produtos e Serviços e Coleta de Preços Com o objetivo de que os expedientes e controles de compras de materiais e contratação de serviços sejam executados de forma transparente, contínua e automática, devemos estabelecer o “Processo de Compra”. Para tanto, as requisições de compras ou pedido de contratação de serviços serão feitas em impresso próprio a ser preenchido pelo requisitante. A requisição ou o pedido deverá ser encaminhado para autorização à Diretoria Executiva ou Gerência, conforme estabelecido no Estatuto Social ou Regimento Interno da cooperativa. O setor ou a pessoa da cooperativa responsável pelas compras deverá, então, proceder a uma coleta de preços para comparar as condições e diferenças e decidir pelo melhor para a cooperativa, procedendo da seguinte forma:

A coleta de preços deverá ser dirigida a pelo menos 03 (três) fornecedores, utilizando formulário próprio.

De posse dos preços dos fornecedores deverá ser preenchido o mapa de controle de coleta de preços (modelo a seguir).

Com base no Estatuto Social ou Regimento Interno da cooperativa é definida uma pessoa que escolherá e aprovará a aquisição das mercadorias ou produtos e ou contratação de serviços.

O menor preço não será o principal fator na escolha do fornecedor. Devem ser levados em consideração: prazos, qualidade, idoneidade e especificidade.

Em se tratando de contratação de serviços deverão ser levados em consideração: “curriculum vitae”, experiências recentes e outros atributos pertinentes ao objetivo da contratação.

A nota fiscal do fornecedor deverá ser anexada à autorização de fornecimento ou contratação para conferência e liberação de pagamento.

Toda documentação deverá permanecer disponível por um período de, no mínimo 05 (cinco) anos para efeitos contábeis e de auditoria, sobretudo se estas




143

aquisições de produtos, mercadorias ou serviços for realizada com dinheiro público liberado para a cooperativa através de convênio ou outra modalidade.

Modelo de Mapa de Coleta de Preços

Cooperativa:

Mês: /20 ___

Descrição do Produto: ______________________________ __________________________________________________

Data: ___/____/______

Quantidade: Unidade:

Nº Fornecedor Contato Telefone VALOR - R$ PRAZO

Unitário Total Entrega Pagamento

FORNECEDOR VENCEDOR: DATA:

SOLICITADO POR: DATA:

AUTORIZADO POR: DATA:

d) Inventário Permanente dos Estoques Este formulário, conforme modelo que se segue, deverá ser utilizado pelo serviço da auditoria interna, pelo encarregado da supervisão geral dos estoques ou pelo conselho fiscal da cooperativa que, periodicamente, fará uma conferência entre o estoque escritural indicado na ficha de controle de estoque e o estoque físico existente no almoxarifado, armazém ou depósito da cooperativa. Os itens a serem conferidos deverão ser escolhidos aleatoriamente através das fichas de controle de estoque. Deve-se fazer uma programação em termos de quantidade de itens e número de conferência de modo que, no decorrer de cada exercício, todos os itens sejam conferidos. Antes de realizar cada conferência é necessário verificar se todos os documentos de entradas e saídas, emitidos até a data da conferência, foram registrados na ficha de controle de estoque e se os respectivos materiais, mercadorias ou produtos foram




144

recebidos ou entregues pelo almoxarifado, armazém ou depósito (regime de competência entre os registros e movimentação física dos estoques).

Modelo de Ficha de Inventário Permanente dos Estoques:

Cooperativa:

Mês: /20 ___

Data: ____/____/_____. Responsável pela Conferência: ______________________

DISCRIMINAÇÃO DOS ITENS

ESTOQUE OBSERVAÇÕES ESCRITURAL FÍSICO


Cooperativa: ............. – indicar, no ato de impressão do formulário, o nome da cooperativa.

Data: ............ – indicar o dia, mês e ano em que se efetuar cada conferência.

Responsável pela Conferência: ........ – para a pessoa responsável pela conferência, assinar o documento.

Discriminação dos Itens: ....... – indicar o nome ou código de cada item a ser conferido, conforme indicado na respectiva ficha de controle de estoque.

Estoque Escritural: ....... – indicar a quantidade de unidades de cada item mencionada na respectiva ficha de controle de estoque.

Estoque Físico: .......... – indicar, após a contagem física procedida “in loco”, a quantidade de unidades encontrada de cada item conferido.




145

Observações: ........ – indicar qualquer observação que se fizer necessário com relação a cada item conferido.

e) Exigências para Cadastramento da Cooperativa em Entidades Em geral as entidades governamentais ou mesmo as entidades sem fins lucrativos fiscalizadas pelo Ministério Público e Tributal de Contas da União (TCU) necessitam cadastrar seus fornecedores de mercadorias, produtos e serviços. Somente poderão participar deste cadastramento as empresas ou organizações que estiverem legalmente estabelecidas e que satisfaçam às condições e exigências do contratante. Normalmente, não podem participar do cadastramento:

Empresas ou entidades que tenham participação no capital social, como acionista majoritário ou quotista, dirigentes e funcionários da entidade contratante.

Empresas ou entidades declaradas inidôneas por órgãos da administração pública direta ou indireta, federal, estadual, municipal ou do Distrito Federal.

Outras empresas ou entidades, cujo controle de capital esteja em mãos de sócios que pertençam a empresas declaradas inidôneas perante os órgãos mencionados no item anterior.

Pessoas físicas que explorem atividades econômicas como autônomas. É extremamente importante que a contabilidade da cooperativa esteja em dia, assim como toda a sua documentação, pois as empresas ou entidades interessadas em se cadastrarem deverão apresentar os seguintes documentos:

Da Capacidade Jurídica:

Cédulas de identidade e CPF do(s) dirigentes que assinam pela cooperativa.

Ato constitutivo, estatuto social ou contrato social, todos em vigor e obrigatoriamente acompanhados de suas respectivas alterações, caso ocorridas, bem como devidamente registrados em se tratando de sociedades comerciais e, no caso de sociedades por ações, acompanhados de documentos da eleição de seus atuais administradores.

Observações:

- Nos casos em que o ato constitutivo, estatuto ou contrato social tenham sido consolidados, deverá ser apresentadas a consolidação e alterações posteriores, caso ocorridas.

- Não será aceito o extrato do Contrato Social (Declaração de breve relato).




146

- Inscrição do ato constitutivo, no caso de sociedades civis, acompanhada de prova de diretoria em exercício.

- Decreto de autorização, em se tratando de empresa, ou sociedade estrangeira em funcionamento no país e ato de registro ou autorização para funcionamento expedido pelo órgão competente, quando a atividade o exigir.

Da Regularidade Fiscal:

Prova de inscrição no cadastro nacional de pessoa jurídica (CNPJ).

Prova de inscrição no cadastro de contribuinte estadual (cartão de inscrição estadual), se houver, relativo ao domicílio ou sede da interessada, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto social.

Prova de inscrição no cadastro de contribuinte municipal (ficha de inscrição cadastral), se houver, relativo ao domicílio ou sede da interessada, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto social.

Prova de regularidade (Certidão Negativa de Débito), para com as Fazendas Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede da interessada (na forma da lei).

Prova de regularidade relativa à seguridade social – INSS (CND), no cumprimento dos recolhimentos dos encargos sociais instituídos por lei.

Prova de regularidade relativa ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS (CRS), no cumprimento dos recolhimentos dos encargos sociais instituídos por lei.

Observações:

Todos os documentos deverão ser apresentados em via original ou cópia autenticada e deverão estar dentro do prazo de sua validade (em geral 6 meses);

As empresas ou entidades contratadas serão responsáveis, em qualquer época, pela veracidade e legitimidade das informações constantes nos documentos apresentados;

A participação no cadastramento importa na aceitação integral e irretratável das normas e condições contidas no documento (instrumento de contratação).




147

BIBLIOGRAFIA 01. BENATO, João Vitorino Azolin, A arte de fiscalizar cooperativas. Curitiba,

OCEPAR, 1986. 02. CEBRIAN, P. M. & COSTA, N. Manual de orientação para realização de

assembléias gerais em cooperativas de crédito rural. Curitiba, Comitê pró-constituição das cooperativas de crédito rural do Estado do Paraná, 1987. 75p.

03. FRANCO, Hilário. Contabilidade geral. São Paulo, Atlas, 1971. 04. FRANCO, Hilário. Estrutura, análise e interpretação de balanços. São Paulo,

Atlas, 1980. 05. INCRA. Manual para conselho fiscal de cooperativas. Sergipe, MA/INCRA, 1976. 06. MINAS GERAIS, Secretaria de Estado da Agricultura, Pecuária e Abastecimento.

Superintendência de Cooperativismo. Controles Básicos Aplicados às Cooperativas. Belo Horizonte, 1994. 55 p.

07. MINAS GERAIS, Secretaria de Estado da Agricultura. Superintendência de

Cooperativismo. Manual para Conselheiros Fiscais de Cooperativas. Belo Horizonte, 1982.

08. OCEMG. Manual para conselheiros fiscais de cooperativas. Belo Horizonte,

OCEMG, 1987. 09. OLIVEIRA, N.B. Cooperativismo: guia prático. Porto Alegre, DRH, 1979, 280p. 10. ORGANIZAÇÃO DAS COOPERATIVAS DO ESTADO DO PARANÁ, Curitiba,

Departamento de Apoio à Autogestão. Assembléias gerais em cooperativas. 1991, 71p.

11. RELATÓRIOS DE DIRETORIA, ESTATUTOS, REGIMENTOS INTERNOS e

OUTROS DOCUMENTOS DE ASSOCIAÇÕES E COOPERATIVAS BRASILEIRAS.

12. SANTOS, Flávio Eduardo de Gouvêa, Capacitação de Conselheiros Fiscais de

Cooperativas. Belo Horizonte, OCEMG, 1997. 13. SANTOS, Flávio Eduardo de Gouvêa, Manual do Conselho Fiscal de

Cooperativas. Belo Horizonte, OCEMG, 2004.

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