gerenciamento de projetos eduardo araújo, pmp. 12/8/2015executive business consulting2 ementa do...

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Eduardo Araújo, PMP

27/04/23 Executive Business Consulting 2

Ementa do curso• Definição e organização de projeto. • Partes Interessadas no Projeto.• Influências Organizacionais.• Ciclo de Vida do Projeto.• Etapas de projeto – do conceito à especificação. • O Que é Gerenciamento de Projetos? • Portfólios, Subprojetos e Programas. • Escritório de Projetos.• Análises de riscos e gestão de conflitos nos projetos.


APRESENTAÇÃO DO INSTRUTOR

• EDUARDO ARAÚJO, PMP– Profissional certificado

em Gerenciamento de Projetos (Project Manager Professional) pelo PMI – Project Management Institute

– Mestre em International Management pela United Business Institutes, Bruxelas, Bélgica

– Experiência de 8 anos em projetos na Área de Logística Inbound e qualidade – ISO9001

– Ocupou cargos gerenciais na Volkswagen do Brasil e AmBev

– Gestor de Projetos para as áreas pública, privada e 3º. setor

– Instrutor de matérias de Projetos, Planejamento Estratégico da Qualidade, Supply Chain, Gestão e Logística de Suprimentos para Pós-Graduação


Tom Peters


Definição

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.” (*)

PROJETO

* PMBOK®(A Guide to the Project Management Body of Knowledge)


É um guia que descreve o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos. O Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos completo inclui práticas tradicionais comprovadas amplamente aplicadas, além de práticas inovadoras que estão surgindo na profissão, inclusive materiais publicados e não publicados. Como resultado disso, o Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos está em constante evolução.

PMBOK- A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE


Propósitos do PMBOK• Identificar o subconjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos que é amplamente reconhecido como boa prática.

• Uma boa prática não significa que o conhecimento descrito deverá ser sempre aplicado uniformemente em todos os projetos

• Padronizar termos

• Livro-texto para treinamento e profissionalização e biblioteca de referência


O PMI–O PMI - Project Management Institute,

sediado na Pensilvânia, Estados Unidos, é uma associação sem fins lucrativos de profissionais da área de gerenciamento de projetos.

–O PMI visa promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos, assim como melhorar o desempenho dos profissionais e organizações nesta área.

–Desde sua fundação em 1969, o PMI cresceu para ser a organização dos “profissionais de gerenciamento de projetos”.

http://www.pmi.org/


CERTIFICAÇÃO PMP® • Desde 1985 o PMI mantém um programa de

certificação rigoroso que visa avançar a profissão do Gerente de Projeto e reconhecer os profissionais qualificados na área de gerenciamento de projetos.

• A Certificação Project Management Professional (PMP®) é a credencial profissional com maior reconhecimento para profissionais associados com Gerência de Projetos


PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO PMP• Critérios de elegibilidade comprovando

a participação em projetos.

• Exame com 200 questões com no mínimo 81% de acertos.

• 10 línguas a escolher.

• Questões estão distribuídas conforme as cinco fases dos processos do gerenciamento.


PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO PMP• Certificado de treinamento

comprovando 35 horas

• Resume (currículo com experiência)


VISÃO GERAL DA CERTIFICAÇÃO • Passo 1 - Tornar-se membro do PMI. Pagar o valor

adicional (US$ 20,00) referente à inscrição no "chapter". Total: US$ 139,00.

• Passo 2 - Preparar o "Experience Verification Form" - 4.500 horas em GP, dentro de 3 anos (36 meses) nos cinco processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento) nos últimos 6 anos. Fazer a inscrição "online“.

• Passo 3 – Aguardar a “Eligibility Letter”, válida por 1 ano. Recebe a carta com um voucher number para fazer a prova.


VISÃO GERAL DA CERTIFICAÇÃO• Passo 4 – Marcar prova junto a Prometrics

• Passo 5 – Estudar, Estudar, Estudar,.....

• Passo 6 – Fazer a prova - O tempo de duração é de 4h.

• Passo 7 – Em caso de aprovação o Certificado e o "pin" vão ser enviados para o endereço de correspondência.


PROCESSO DE RECERTIFICAÇÃO

• A certificação é mantida através da concordância com o Código de Conduta Profissional (Code of professional Conduct) e pelo Continuing Certification Requirements (CCR), sua função é apoiar os profissionais PMP na manutenção da certificação PMP.

• Os PMPs têm que cumprir um "ciclo" de Continuidade de Certificação. Esse ciclo dura 03 anos e é iniciado em 1º de janeiro do ano seguinte à aprovação no exame para PMP.


PROJETOPROJETO

XX

ROTINAROTINA


• Ciclos curtos de duração

• Podem ser desenvolvidas por apenas uma pessoa

• Características bem conhecidas

• Não tem cronologia muito acentuada

ATIVIDADES ROTINEIRAS

Resultados Padrão


• Atividades integradas com alto conteúdo de inovação

• Tarefas pouco ou quase nada rotineiras

• Pessoas e sistemas têm que ser adaptados

• Possuem uma cronologia bem definida

PROJETOS

Resultados Inovadores


Atividades Rotineiras Projetos

• Contínua e realizada diariamente•Prazos mais flexíveis•Conhecidas e dominadas• Abrangência menor•Recursos humanos são fixos

• Repetem-se em períodos de tempo estabelecidos•Orçamentos definidos

• Prazos que devem ser cumpridos•Prazos mais rígidos•Incertezas•Abrangência maior•Recursos humanos temporários• Data de início e término

• Tipo e ritmo de gastos variáveis

X


• Os projetos são únicos

• Os projetos são de natureza temporária

• Os projetos estarão concluídos quando as metas forem alcançadas

• Projetos possuem recursos próprios

• Um projeto bem sucedido é aquele que atende ou excede as expectativas dos stakeholders

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO


STAKEHOLDERS

Projeto

Gerentes dedepartamento

Cliente

DistribuidoresGerente doProjeto

Diretoria

Fornecedores

Gerentesexecutivos

Patrocinador

(São pessoas físicas os jurídicas que têm interesse no resultado do projeto).


INFLUÊNCIAS ORGANIZACIONAISUniversoUniverso Sistema SolarSistema Solar Planeta TerraPlaneta Terra

FéFé CrençasCrenças

Sistemas de Alto Nível

PolíticaPolítica SociedadeSociedade LeisLeis

EconomiaEconomia CulturaCultura TecnologiaTecnologia

Sistemas Sociais e Políticos

OrganizaçãoOrganização

Outros ProjetosOutros Projetos

Sistemas Organizacionais e de Negócios

Gestão do ProjetoGestão do Projeto

Sistemas Organizacionais Internos

Sistemas de TrabalhoOperacional


CICLO DE VIDA DO PROJETO


CARACTERÍSTICAS DO CICLO DE VIDA DE PROJETOS

• Definir o início e o fim do projeto• Determinar quais ações de transição deveriam• estar ou não incluídas ao final das fases• projeto ou entre os projetos• Definir o trabalho ou esforço técnico que• deveria ser feito em cada fase do projeto• Determinar as pessoas que deveriam estar• envolvidas em cada fase do projeto


INFLUÊNCIA DAS PARTES INTERESSADAS AO LONGO DO TEMPO


RELAÇÃO ENTRE O PRODUTO E OS CICLOS DE VIDA DO PROJETO


Projetos(exemplos)

• Implantação de um novo sistema de armazenagem

• Lançamento de uma nova unidade/ produto

• Verticalização de estoques

• Implantação de Just-in-Time

• Implantação de VMI

• Criação de um centro de distribuição

• Automatização da armazenagem


Projetos(exemplos)

•

•

•

•

•

•

•


PROJETODEFINIÇÃO

* Norma ISO 10.006 (Diretrizes para Qualidade no Gerenciamento de Projetos)

“Projeto é um processo único, consistente com um conjunto coordenado e controlado de atividades com data de início e término, conduzidas para atingir um objetivo com requisitos

especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos.” (*)


GERENCIAMENTO DE PROJETOS

“Gerenciamento de projetos é aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto,

de forma a atender aos seus requisitos” (*)



Gerência de Portfólio de Projetos

É uma coleção de projetos que são conduzidos sob o gerenciamento de uma organização particularOs projetos competem pela utilização dos recursos


Gerência de Portfólio de Projetos

•Alinhamento dos projetos com os objetivos estratégicos organizacionais •Maximização do valor•Balanceamento de parâmetros (riscos, retorno, etc)•Cada projeto pode estar relacionado ou ser independente dos demais


COMPETÊNCIAS-CHAVE DAADMINISTRAÇÃO GERAL

• Finanças e contabilidade, vendas e marketing, pesquisa e desenvolvimento, manufatura e distribuição;

• Planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional;

• Estruturas organizacionais, comportamento organizacional, administração de pessoas e carreiras;

• Gestão das relações de trabalho através de motivação, delegação, supervisão, formação de equipes, administração de conflitos;

• Gestão do tempo.


HABILIDADES DO GERENTE DE PROJETOS

• Habilidades nas comunicações• Habilidade de escutar• Habilidade de persuadir

• Habilidades organizacionais• Planejamento• Estabelecimento de objetivos• Análise

• Habilidades no gerenciamento do time• Empatia e Motivação• Espírito de corpo


• Habilidades de liderança• Ser exemplo constante• Energia• Visão• Delegação• Atuação otimista

• Habilidades internas• Flexibilidade• Criatividade• Paciência• Persistência

HABILIDADES DO GERENTE DE PROJETOS


O Que é ADMINISTRAÇÃO?

AAction

PPlan

CCheck

DDo

Planejar

FazerVerificar

AgirDefinir atividades e

metas

Treinar e executar asatividades

Corrigir, aprender,melhorar

Medir os resultadosdas atividades

CICLO PDCA


Áreas de CompetênciaO PMBOK® descreve o contexto do gerenciamento de projetos em nove áreas de conhecimento:

1. Integração2. Escopo3. Custo4. Suprimentos5. RH6. Riscos7. Comunicação8. Qualidade9. Tempo


GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO• A área de conhecimento em

gerenciamento de integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os diversos processos e atividades de gerenciamento de projetos dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos.

• A integração implica no balanceamento entre objetivos e alternativas conflitantes, no sentido de atender as necessidades das partes envolvidas.


GERENCIAMENTO DO ESCOPO• O gerenciamento do

escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso

• O gerenciamento do escopo do projeto trata principalmente da definição e controle do que está e do que não está incluído no projeto.


GERENCIAMENTO DO TEMPO• O gerenciamento de tempo do

projeto inclui os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo.

• Em alguns projetos, especialmente nos de menor escopo, o seqüenciamento de atividades, a estimativa de recursos da atividade, a estimativa de duração da atividade e o desenvolvimento do cronograma estão tão estreitamente ligados que são considerados um único processo


GERENCIAMENTO DO CUSTO• O gerenciamento de custos do

projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.

• Os diferentes interessados podem avaliar os custos do projeto de maneiras diferentes e em diferentes tempos.


GERENCIAMENTO DA QUALIDADE• Os processos de gerenciamento da

qualidade do projeto incluem todas as atividades da organização executora que determinam as responsabilidades, os objetivos e as políticas de qualidade, de modo que o projeto atenda às necessidades que motivaram sua realização.

• Eles implementam o sistema de gerenciamento da qualidade através da política, dos procedimentos e dos processos de planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade, com atividades de melhoria contínua dos processos conduzidas do início ao fim, conforme adequado.


GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

• A Gestão de Recursos Humanos inclui os processos requeridos para possibilitar o uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto.

• Isto inclui todos os interessados do projeto - patrocinadores, clientes, contribuintes individuais, etc.

• As pessoas influenciam o sucesso ou o fracasso do projeto

• Os problemas do projeto somente podem ser resolvidas por pessoas


GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO

• O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.

• Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas.


GERENCIAMENTO DOS RISCOS

• O gerenciamento de riscos do projeto inclui os processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto; a maioria desses processos é atualizada durante todo o projeto.

• Os objetivos do gerenciamento de riscos do projeto são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto.


GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES

• O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho. de compra emitidos por membros da equipe do projeto autorizados.


Como nasce um projeto?

1.Demanda do mercado

2.Necessidade empresarial

3.Solicitação do cliente

4.Avanço tecnológico

5.Exigência legal

6.Necessidade social


GRUPOS DE PROCESSOS DE GESTÃO DE PROJETOS

Processos deProcessos deIniciaçãoIniciação

Processos deProcessos dePlanejamentoPlanejamento

Processos deProcessos deExecuçãoExecução

Processos deProcessos deControleControle

Processos deProcessos deEncerramentoEncerramento


IniciaçãoA iniciação do projeto é o reconhecimento formal de que

um projeto deve começar e que devem ser alocados recursos para a sua execução.


I. Iniciação• Identificação de necessidades e/ou oportunidades

• Equacionamento e definição do problema

• Determinação dos objetivos e metas a serem alcançados

• Análise do ambiente do problema

• Análise das potencialidades e/ou recursos disponíveis

• Avaliação da viabilidade de conclusão dos objetivos

• Estimativa dos recursos necessários

• Elaboração da proposta do projeto

• Apresentação da proposta

• Decisão quanto à execução


As Metas do Projeto

As metas descrevem o que você está tentando fazer, atingir ou produzir.


Todo projeto necessita de metas e justificativas claras e tangíveis, e suas entregas e produtos devem ser bem definidos.


METAS DO PROJETOUma meta só é meta, se for SMART - que quer dizer "esperto", em inglês. Ela tem que atender alguns requisitos, tendo que ser:

* S - eSpecífica (e eScrita, de preferência)

* M - Mensurável

* A - Alcançável (nada de projetos lunáticos ou pequenos demais)

* R - Relevante (em termos pessoais)

* T - Temporal (com data para acontecer)

Exemplo: nosso objetivo é montar, em Porto Alegre, uma filial da empresa com toda a infra-estrutura da matriz, dentro de um prazo máximo de 18 meses e um custo total de US$350.000,00.


JUSTIFICATIVA• Justificativa é tudo aquilo que está oculto no

objetivo, isto é, é a razão de ser do projeto, o benefício gerado por ele. É de difícil mensuração porque representa, na maioria das vezes, um sentimento da organização.

• Exemplo: Queremos montar nossa filial em Porto Alegre para aumentarmos em 30% nosso market share no país e estabelecermos uma base para futuras expansões para outros países do mercosul.


PRODUTOS

• Produtos são todos os resultados físicos obtidos na conclusão do projeto. Os produtos identificam a abrangência do projeto.

• Exemplo: O produto do projeto da filial de Porto Alegre é uma estrutura física preparada e configurada conforme escopo definido no Termo de Abertura.


ENTREGAS• Entregas (resultados práticos) são todos os resultados

físicos ou semi-produtos obtidos ao longo do projeto. Servem para medir e avaliar a performance do projeto. Normalmente podem ser definidas através de marcos ou etapas no cronograma.

• Exemplo: O projeto da filial de Porto Alegre pode ter uma entrega chamada “Filial Pintada”, pode ter outra chamada “Rede Lógica Testada”. Ambas são entregas de um único projeto e servem para identificar o que foi e o que não foi concluído.


Identificação das Restrições do Projeto

As restrições compreendem tudo que limitar ou determinar os atos da equipe do projeto, delimitando seu raio de ação.

• Tempo• Orçamento• Qualidade• Cronograma• Tecnológicas• Administrativas


Documentação das Premissas

As premissas são um aspecto crucial do gerenciamento de projetos.

São informações que consideramos verdadeiras ou reais, e que vão sendo elaboradas pouco a pouco no decorrer do processo de Planejamento. São uma saída do processo de Iniciação e serão usadas como entrada durante o planejamento do projeto.


Identificação dos Recursos

•Recursos humanos

•Recursos tecnológicos

•Equipamentos

•Infra-estrutura


Papéis

Projetos podem envolver ampla gama de pessoas com diferentes

habilidades e experiências. Porém existem muitos papéis básicos

comuns a todos os projetos.


Definição do Orçamento Inicial

• Custos de recursos humanos

• Custos de recursos ou do projeto

• Custos administrativos


Documento de Abertura do ProjetoTermo de Abertura

É a confirmação e reconhecimento oficiais e por escrito da

existência de um projeto; é emitido pela gerência e concede ao

gerente do projeto autoridade para designar recursos

organizacionais para atividades do projeto.


O Termo de Abertura deve conter pelo menos os seguintes elementos:

Uma visão geral do projeto Metas e objetivos Entregas do projeto Necessidade do projeto Estimativas de recursos e custos Estudo de viabilidade, se houver Recursos humanos necessários Lista dos principais stakeholders Nome do gerente do projeto


MÉTODOS DE MEDIÇÃO DOS BENEFÍCIOS

Critérios Peso Projeto A Projeto B Projeto C

Lucro potencial

5 5 5 3

Aceitação do mercado

3 4 3 4

Facilidade para produzir

1 4 3 2

Total (∑ nota x peso) ou ((∑ nota x peso) / (∑ peso))

- 41 (4,55) 37 (4,11) 29 (3,22)


PlanejamentoO planejamento é o processo de formular e revisar as metas e objetivos do projeto e delinear os planos que

serão usados para cumprir os propósitos que o projeto se propôs a atingir.


II. Planejamento• declaração do escopo do projeto

• detalhamento das atividades

• análise dos riscos

• determinação dos resultados tangíveis

• programação da utilização dos recursos

• estabelecimento da estrutura orgânica formal

• estruturação do sistema de comunicação e decisão a ser adotado

• treinamento


Escopo do Projeto

Escopo é uma descrição daquilo que vai ser feito. O seu objetivo é definir claramente o produto e subprodutos do projeto.

• O que vai ser feito• O que não vai ser feito


Declaração do Escopo do Projeto

A finalidade da declaração de escopo é documentar as metas, entregas e requisitos do projeto, de modo a usá-los como referências para futuras decisões.

Informa a todos os interessados no projeto qual exatamente será o resultado obtido quando o trabalho tiver terminado.


Componentes da Declaração do Escopo

Justificativa do projeto Produto do projeto Entregas do projeto Objetivos do projeto Requisitos do projeto


Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

“a EAP é um conjunto de componentes do projeto, estruturado com base nas entregas, que organiza e define o escopo total do projeto; o trabalho não incluído na EAP está fora do escopo do projeto.” (*)



Construção da EAPNão existe um “jeito” certo de construir uma EAP. Na prática, a estrutura em árvore é usada com freqüência, mas também é possível compor uma EAP esquematicamente; fica a seu critério.


Exemplo da EAP

Nível 1 da EAP

Nível 2 da EAP

Nível 3 da EAP


Seqüenciamento e Duração

•Identificação das dependências necessárias ou desejáveis para cada umas das atividades do projeto

•Estimativa da duração das atividades, baseada em dados históricos, experiência, dados do mercado, etc.


Plano de Gerenciamento das Comunicações

O plano de gerenciamento das comunicações especifica as necessidades de comunicação dos stakeholders e documenta que informações serão distribuídas e como, para quem e com que freqüência. O plano também documenta como coletar, armazenar, arquivar e corrigir o material já publicado.


Planejamento de Recursos

O processo de planejamento de recursos envolve identificar os recursos necessários e as suas respectivas quantidades através de:

• Levantamento das necessidades

• Julgamento de especialistas

• Identificação de alternativas

• Tomada de decisão


Alocação de Recursos e de Pessoal

• Distribuição de funções e responsabilidades

• Organograma

• Detalhes de apoio


Riscos são fatores que podem gerar ameaças ou oportunidades ao projeto.

Planejamento de Riscos


Gerenciamento de Risco

Gerenciamento de Riscos é o processo de Planejar, Identificar e caracterizar, Quantificar, Responder e Controlar os riscos de um projeto.

Planejar Identificar ecaracterizar

Quantificare avaliar

Desenvolveruma resposta Controlar


Identificação dos Possíveis Riscos

Orçamento/fundo de reservas Cronogramas Fornecedores Problemas técnicos Problemas com pessoal Hardware Contratos Problemas políticos Riscos empresariais Risco ambiental


Identificação de Riscos

Algumas técnicas para identificação de riscos:

Lições aprendidas de projetos anteriores

Entrevistas

Fluxogramas

Check-list

Brainstorming


100% de segurança é uma utopia, não existe!


Efetuando a Qualificação do RiscoPara avaliação dos riscos empregamos a combinação dos seguintes fatores:

Bai

xo

M

édio

A

lto

Baixa Média Alta

Probabilidade

Impa

cto Baixo

Risco

RiscoNulo Baixo Risco

MédioRisco

MédioRisco

MédioRisco

AltoRisco


Neutralizando Riscos provenientes....

da Estruturação do Projeto• Contratação de especialistas• Treinamento no assunto• Alto envolvimento do cliente nas decisões do projeto

da Tecnologia do Projeto

• Contratação de especialistas• Treinamento na tecnologia a ser aplicada


do Grau de Comprometimento da Alta Diretoria

• situação da concorrência no tema do projeto• benefícios que o projeto trará para a empresa

da Disponibilidade de Recursos

a não disponibilidade de recursos críticos pode afetar seriamente o projeto. Cabe ao Gerente do projeto efetuar um levantamento de todos os recursos necessários e estimar qual o risco proveniente de cada um deles.




de Cronograma “Apertado”

• Estabelecimento de prêmios por metas atingidas• Conseguir mais recursos para o projeto• Estabelecer um esquema de horas extras ou de trabalho nos

finais de semana

da Falta de Poder/Competência do Gerente do Projeto

• o gerente do projeto deve mostrar à sua chefia os riscos da sua falta de expertise ou autoridade.


da Falta de Competência da Equipe do Projeto

• a melhor solução é montar uma equipe com elementos chaves

competentes.

da Necessidade de Treinamento

• realizar treinamento da equipe

de Fatores Externos

• apólice de seguro• aumento do preço do contrato



Ferramentas do Planejamento

“Não são os grandes planos que dão certo; são os pequenos detalhes.”

(Stephen Kanitz)


O Que? / Quem? / Quando? / Onde? / Como? / A que custo?Lista de AtividadesRecursos RequeridosEstimativa de DuraçãoEstimativa de CustosPrecedênciasCronogramaOrçamento

Plano Geral do Projeto e Plano Detalhado das Fases

27/04/23 121

INICIAÇÃO E PLANEJAMENTO

TOP-D

OW

NB

OTT

OM

-UP

5. Atividades do Projeto

1. Necessidades da Organização

3. Escopo do Projeto

2. Abertura do Projeto

4. Estrutura Analítica do Projeto

6. Recursos 7. Durações 8. Custos 9. Precedências

10. Diagrama de Rededo Projeto

11. Cronograma do Projeto

12. Orçamento do Projeto

13. Plano do ProjetoComo Atender as Necessidades

PlanejamentoIniciação


Execução e ControleÉ a concretização dos planos do projeto. O processo de execução mantém o plano sob controle e assegura que sua execução permaneça em sincronia com os objetivos

visados, com base nos controles estabelecidos


• A execução é o processo primário para levar a cabo o plano do projeto.

• A maior parte do orçamento do projeto será despendida nele.

• Neste processo, o gerente e a equipe de gestão do projeto devem coordenar e direcionar as diversas interfaces técnicas e organizacionais do projeto.

• É o processo mais diretamente afetado pela área de aplicação do projeto, pois é exatamente nele que o produto do projeto é criado.


III. Execução

• ativar a comunicação entre os membros do projeto

• executar as etapas previstas e programadas

• utilizar os recursos humanos e materiais dentro do que foi programado

• efetuar reprogramações no projeto segundo seu status

• gerenciar o clima e os relacionamentos da equipe do projeto


ESTRUTURA ORGANIZACIONALOrganização Funcional


ESTRUTURA ORGANIZACIONALOrganização por Projetos


ESTRUTURA ORGANIZACIONALOrganização Matricial Balanceada


Reuniões de AcompanhamentoReuniões de acompanhamento visam à troca de informações atualizadas sobre o andamento do projeto.


• Coletar e disseminar informações de desempenho para fornecer aos interessados informações sobre como os recursos estão sendo utilizados para alcançar os objetivos do projeto. Este processo inclui:

– Relatórios de Situação - descrevam a posição atual do projeto;– Relatórios de Progresso - descrevem o que a equipe do projeto tem

conseguido;– Previsões - predizem a futura situação e progresso do projeto.

• Devem fornecer informações do escopo, cronograma, custos e qualidade, e adicionalmente podem eventualmente incluir dados sobre riscos e aquisições.

Relatórios de Desempenho


Relatórios de Desempenho• Relatórios de Performance

– Gráficos de Gantt– Curvas S– Histogramas

• Relatórios de Custos– Tabelas de Despesas– Curvas S

• Relatórios de Prazo– Gráficos de Barras– Gráficos de Milestones (Marcos)


Lidando com Conflitos

Conflito é conseqüência da incompatibilidade de metas e da

resistência ou tentativa, por uma das partes, de impedir que a

outra alcance seus fins


NÍVEL DE CONFLITO X PERFORMANCE

Per

form

ance

Nível de Conflito

X Y Z

Conflitos construtivosMelhor relação conflito-

performance


Razões para os Conflitos• Necessidade de cumprimento de prazos

• Imposição de datas – externas – à equipe do projeto

• Na falta de dedicação ao planejamento, indo direto ao “fazejamento”.

• Nas indefinições quanto à autoridade e à responsabilidade

• Na limitação de recursos (pessoas, materiais, equipamentos, etc.)

• no emprego de recursos pouco preparados ou não qualificados no projeto


ASPECTOS POSITIVOS DOS CONFLITOS

• Força mudanças• Aumenta a criatividade na criação de novas opções• Melhora as comunicações se ambas as partes estiverem

interessadas em ganhos mútuos• Aumenta a energia e a coesão do grupo• Promove o balanceamento entre poder e influência,

quando associado a técnicas efetivas de solução de problemas

• Clarifica as metas


ASPECTOS NEGATIVOS DOS CONFLITOS

• Aumenta a hostilidade e agressividade• Apresenta desejo de ser o vencedor, podendo bloquear

a criação de novas alternativas• Inibe as comunicações porque a informações relevantes

não são compartilhadas• Causa estresse e cria uma atmosfera desfavorável• Pode, se conduzido da forma ganhador-perdedor,

causar perda de status ou posição• Apresenta discussões que podem ganhar conotação

pessoal


Como Lidar com Conflitos• Retirada (Deixar / Evitar) (escapar de uma situação atual ou de potencial

conflito), o qual não soluciona o problema• Abrandamento (Amaciar / Acomodar) ( enfatizando o uso de acordos

melhor do que desacordos), o qual somente providencia soluções de curto-termo

• Imposição (Forçar) (resultado “win-lose”), o qual pode resolver o conflito temporariamente na superfície (fachada) mas sentimentos negativos podem emergir mais tarde em outras formas

• Acordo (Comprometimento) ( pesquisando e barganhando por soluções que trazem algum grau de satisfação para ambas as partes), o qual proporciona solução definitiva

• Confronto, também conhecido como resolução de problemas ou negociação (Tratando conflito como um problema para ser solucionado; dirigindo para uma solução “win-win”), o qual proporciona uma última resolução


EncerramentoO encerramento é importante porque é nesse momento

que realizamos os encerramentos formais e que todas as informações do projeto são reunidas e armazenadas para

referência futura.


IV. Encerramento

• aceleração das atividades que, eventualmente, não tenham sido concluídas

• realocação dos recursos humanos para outras atividades ou projetos

• obtenção do aceite final do cliente

• elaboração da memória técnica do projeto

• emissão de avaliações globais sobre o desempenho da equipe do projeto e dos resultados alcançados

• planejar um acompanhamento pós-projeto


Existem quatro tipos formais de término de projeto, são eles:

1.Absorção

2.Esgotamento

3.Integração

4.Extinção


EXECUÇÃO, CONTROLE EENCERRAMENTO

EncerramentoEncerramentoControleControleExecuçãoExecução

5. Apuração dos 5. Apuração dos ResultadosResultados

1. Plano do Projeto1. Plano do Projeto

3. Execução dos 3. Execução dos Pacotes de TrabalhoPacotes de Trabalho

2. Preparação das 2. Preparação das AtividadesAtividades

4. Monitoração das 4. Monitoração das AtividadesAtividades

9. Avaliação dos 9. Avaliação dos ResultadosResultados

10. Fechamento dos 10. Fechamento dos ContratosContratos

11. Fechamento da 11. Fechamento da Pasta do ProjetoPasta do Projeto

8. Detalhamento da 8. Detalhamento da Fase SeguinteFase Seguinte

6. Relatório de 6. Relatório de AndamentoAndamento

7. Controle Geral do 7. Controle Geral do ProjetoProjeto

Projeto Projeto Concluído?Concluído?

FaseFaseConcluída?Concluída?

SIMSIM

SIMSIMNÃONÃO

NÃONÃO


Um Projeto Bem Sucedido

• Prazo previsto

• Orçamento previsto

• Dentro das especificações

técnicas previstas

• Stakeholders satisfeitos com o

produto

27/04/23 Executive Business Consulting 160COMEMORE


POR QUE OS PROJETOS FALHAM?


Indefinição de um gerente para o projeto

Inexperiência

Falta de comprometimento

Falta de credibilidade

Resistência às mudanças

Subestimar importância do planejamento

Falta ou sobrecarga de recursos

Rodízio de pessoas

Indefinição ou inversão das prioridades

Sistema ineficaz de controle do projeto


ESTRATÉGIAS PARA REDUZIR RISCO

• Reduzir probabilidade do risco• Reduzir impacto do risco• Contratar seguro• Transferir risco a terceiros• Não realizar o projeto


ESTRATÉGIAS PARA REDUZIR CUSTOS

• Eliminação de tempo dedicado a atividades que não agregam valor

• Substituição de recursos dispendiosos por mais baratos• Introdução de despesas com equipamentos para

substituir despesas com pessoal• Balancear uso de recursos• Alocar recursos de maneira contínua• Programas atividades ALAP• Negociações antecipadas• Subcontratar a custo fixo, repassando risco a terceiros• Acompanhamento firme do projeto e compartilhamento de

informações• Evitar H.E.


ESTRATÉGIAS PARA REDUZIR DURAÇÃO

• Aliviar o caminho crítico• Executar atividades em paralelo• Terceirizar serviço• Aumento de H.E.• Premiação baseada em prazos

gerenciamento de projetos eduardo araújo, pmp. 12/8/2015executive business consulting2 ementa do...

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