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Gerenciamento de Projetos de TI

Alércio Bressano, MBA

“Os projetos possuem em seu código genético o fracasso! Eles nasceram para dar errado! Nós éque temos a responsabilidade de conduzí-los aosucesso!”

Ricardo Viana VargasPalestra no 2o. Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos

Agosto/2007, Salvador-BA

“Os executivos brasileiros são especialistas no ‘fazejamento’!”

Farhad AbdollahyanPalestra no 2o. Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos

Agosto/2007, Salvador-BA

Vamos nessa?

Apresentação

Alércio Bressano

• Líder PMO (Escritório de Projetos) – Coca-Cola Company (SE, AL e parte BA), Tecidos e Cosméticos (Grupo Constâncio Vieira)

• Professor Universitário – Universidade Tiradentes (UNIT)• Um dos autores do livro Visual Studio Team System Rocks• Colunista do site www.plugmasters.com.br• Áreas de Interesse: Gestão de Projetos, Liderança e Gestão de Pessoas,

Governança de TI, Engenharia de Software e Administração• Especialista em Melhoria de Processo de Software – UFLA/MG• Especialista (MBA) em Gestão Empresarial – FGV/RJ• Graduado em Processamento de Dados – UNIT/SE

• Minhas Expectativas: 1) despertar o interesse dos futuros profissionais para o gerenciamento de projetos e demonstrar a importância da gestão de projetos para os resultados dos projetos de TI;

Escopo• Cenário e Motivação

• Conceitos Iniciais• Gerenciamento de Projetos• Atividades, Competências e Desafios dos

Gerentes de Projetos• Principal referência em GP: PMI e PMBOK

• Outros Organismos e Guias em GP• Trajetória e Experiência nessa Área• Referências para Estudo em GP

• Discussões Finais e Contato

Cenário e Motivação

• Construção de software de forma artesanal (Crise do Software – década de 60)

• Início dos Conceitos de Engenharia de SW• Cenário Atual (século XXI): globalização e

competividade acirrada• Tecnologia deixou de ser um diferencial e passou

a ser um fator de sobrevivência para os negócios (commodity)

• Aumento da Demanda por Sistemas Informatizados

• Os Projetos de Software são bem sucedidos?


• Resultados dos Projetos de Software

Fonte: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2004

estamos vivendo a “Revolução Industrial do Software”


• Desafio: como melhorar os resultados de projetos em Tecnologia da Informação?

Conceitos Iniciais

•Contínuas

•Repetitivas

•Temporários

•Únicos

Trabalho

Operações(Rotinas) Projetos

Conceitos Iniciais

• O que é um projeto?

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”

[PMBOK 3ª edição]

Conceitos Iniciais

• Características de um Projeto:– Temporário: todo o projeto tem um início e um

fim– Único: todo o projeto desenvolve algo que

nunca foi feito antes

– Progressivo: a caracterização do que estásendo desenvolvido é progressivamente elaborada

Conceitos Iniciais

• Exemplos de Projeto:– Desenvolver um novo produto;

– Implementar uma mudança organizacional;– Construir um novo prédio;

– Abrir uma filial;– Desenvolver e Implantar um Software;

– Elaborar um programa de Treinamento

Conceitos Iniciais

• Problemas Típicos de um projeto:– Atrasos no cronograma;– Falta de recursos de pessoal;– Custos acima do previsto;– Mudança de escopo;– Qualidade abaixo da esperada;– Produtos que não funcionam;– Retrabalhos;– Stress no dia-a-dia;– Insatisfação do cliente

Conceitos Iniciais

• Custos de Correção de Erros– um erro de especificação é 5 vezes mais caro que um erro de codificação

Gerenciamento de Projetos -Conceito

• A aplicação de conhecimentos e técnicas nos projetos para alcançar ou superar as necessidades e as expectativas das partes interessadas

[PMBOK Guide, PMI]

• Atual Cenário Competitivo• “Fazer Mais com Menos” (fazer mais com

mais todo mundo sabe!)

Gerenciamento de Projetos -Sucesso

• The CHAOS Ten (fatores de sucesso)1. Apoio da Alta Direção2. Envolvimento dos Usuários3. Experiência em Gestão de Projetos4. Objetivos do Negócio Claros5. Escopo minimizado6. Infraestrutura padrão de software7. Requisitos básicos bem definidos8. Metodologia Formal9. Estimativas Confiáveis10.Outros padrões de comparação

Fonte: Standish Group

Gerenciamento de Projetos -Sucesso

• Outros Fatores Críticos de Sucesso– Complexidade inerente– Riscos do projeto– Evoluções tecnológicas– Dificuldade em estimar prazos e custos

(ciência inexata)– Balancear demandas conflitantes (trade-off)– Patrocínio– Comunicação– MUDANÇAS! Elas sempre irão ocorrer...

Gerenciamento de Projetos -Stakeholders

• Partes Interessadas– “Organizações, grupos ou pessoas que tenham

interesses que possam ser positivamente ou negativamente afetados pelo Projeto”

Gerenciamento de Projetos -Stakeholders

PROJETOPROJETO

Cliente Gerente de ProjetoOrganização

PatrocinadorO Chefe

O Time

• Aloca recursos• Define prioridades• Coordena as interações com clientes e usuários• Procura manter a equipe de projeto focada na meta do

projeto• Supervisiona, delega, motiva, gerencia o stress• Resolve conflitos de stakeholders com diferentes

expectativas e necessidades• Gerencia riscos, escopo, tempo e custo• Estabelece um conjunto de práticas para assegurar a

qualidade dos artefatos do projeto• Identifica requisitos• GERÊNCIA DE EXPECTATIVAS

Atividades do Gerente de Projeto

Competências do Gerente de Projeto

Gerenciamento de

Projeto

AdministraçãoGeral

Área de Aplicação

Competências do Gerente de Projeto

• Administração– conhecimentos básicos em finanças, recursos

humanos, marketing, etc.

• Liderança– “Gerência sem Liderança não produz resultados”

(Philip Kotler)– Envolve:

• Estabelecer Direção;• Alinhar Pessoas;• Gerar Motivação

• Comunicação– Stakeholders devem receber a informação certa, no

tempo certo e no formato certo

Competências do Gerente de Projeto• Negociação

– Discutir com outro(s) com a finalidade de se chegar a um acordo

• Resolução de Problemas– Envolve a capacidade de 1) definir o problema e 2)

tomar a decisão

• Política– Habilidade de “conseguir” que as coisas sejam feitas – Capacidade de mobilizar, influenciar e persuadir de

forma criativa e positiva

Desafio do Gerente de Projeto (Trade-Off)

Tempo

Recurso

Escopo

Qualidade

PMI – Project ManagementInstitute• Associação de profissionais da área de

gerenciamento de projetos• Fundado em 1969, sede nos EUA.• Visa promover e ampliar o conhecimento

existente sobre GP• Mais de 200.000 membros em mais de 100

países• 12 Chapters no Brasil (BA, DF, ES, CE, GO,

SC, AM, MG, PR, PE, RS, RJ)

PMBOK – Project ManagementBody of Knowledge

• Guia de conhecimento e melhores práticas em Gerenciamento de Projetos

• 3ª. Edição: 2004• Não é uma metodologia! É um conjunto de

boas práticas, padrões e normas• Serve para todas as áreas de aplicação• Visa padronizar termos utilizados

PMBOK – Grupos de Processos (5)

PlanejamentoPlanejamento

EncerramentoEncerramento

ExecuçãoExecuçãoMonitoramento

e Controle

Monitoramento

e Controle

IniciaçãoIniciação

PMBOK – Grupos de Processos (5)

• Iniciação: obter o comprometimento da organização para o projeto e levantar as informações iniciais para o Planejamento

• Planejamento: definição e planejamento das ações para alcançar os objetivos do projeto

• Execução: coordenar pessoas e recursos para realizar o plano

• Controle: monitoramento do projeto para verificar que os objetivos estão sendo atingidos; definição de ações corretivas, se necessário

• Encerramento: formalizar a aceitação do projeto (ou fase) e encerrá-lo de forma organizada

PMBOK – Áreas de Conhecimento (9)

Integração

Escopo Tempo

Comunicação

RecursosHumanos

Qualidade

Custos Riscos Aquisição

PMBOK – Áreas de Conhecimento (9)• Escopo: abrange os processos para assegurar

que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e tão somente o trabalho necessário

• Tempo: inclui os processos para assegurar que o projeto será implementado no prazo previsto

• Custos: assegura que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado

• Recursos Humanos: torna mais efetivo o uso dos recursos humanos envolvidos no projeto

• Integração: assegura a coordenação dos elementos do projeto

PMBOK – Áreas de Conhecimento (9)• Comunicação: garante a regular e apropriada

geração, coleta, disseminação e armazenamento das informações do projeto

• Qualidade: garante que o projeto irá satisfazer as necessidades para as quais ele foi empreendido

• Riscos: inclui processo para garantir, regularmente, a identificação, análise e resposta aos riscos do projeto

• Aquisição: obter os produtos e serviços, externos à organização executora, necessários ao projeto

Visão Geral dos 44 processos

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N1

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Estrutura de um Processo

Documentos ouItens

documentáveis queinfluenciarão o

processo

Mecanismosaplicados às

entradas para geraras saídas

Documentos ouItens

documentáveisresultantes do

processo

Processos de Iniciação (2)

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• O objetivo é obter o compromisso da organizaçãopara o projeto (ou próxima fase) e levantar as informações iniciaispara o planejamento

I1: Desenvolver o Termo de Abertura

I2: Desenvolver a Declaração de Escopo

Processos de Planejamento (21)

• Visa planejar todo o esforço necessário paradesenvolver o projeto

• Planejar é um esforçocontínuo durante todo o projeto

• Planejar não é uma ciênciaexata

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Processos de Planejamento (21)P1: Desenvolver o Plano de Gerenciamento de

ProjetoP2: Planejar o EscopoP3: Definir o EscopoP4: Criar a WBSP5: Definir as AtividadesP6: Sequenciar as AtividadesP7: Estimar os Recursos das AtividadesP8: Estimar a duração das atividadesP9: Desenvolver o CronogramaP10: Estimar os CustosP11: Desenvolver o OrçamentoP12: Planejar a QualidadeP13: Planejar os Recursos HumanosP14: Planejar as ComunicaçõesP15: Planejar o Gerenciamento dos RiscosP16: Identificar os RiscosP17: Desenvolver a Análise Qualitativa dos RiscosP18: Desenvolver a Análise Quantitativa dos RiscosP19: Planejar a Resposta aos RiscosP20: Planejar as AquisiçõesP21: Planejar as Contratações

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Processos de Execução (7)

• Processos usados para executaras atividades definidas no planejamento para criar o projeto

• Recebe entradas dos processosde Planejamento e Controle e gera saída para os processos de Controle

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Processos de Execução (7)

E1: Gerenciar a Execução do ProjetoE2: Realizar a Garantia da QualidadeE3: Mobilizar a Equipe do ProjetoE4: Desenvolver a Equipe do ProjetoE5: Distribuir as InformaçõesE6: Solicitar Respostas de

FornecedoresE7: Selecionar Fornecedores

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Processos de Controle (12)

• O objetivo é monitorarconstantemente o projeto paraidentificar as mudanças nosplanos

• Qualquer desvio deve gerar um ajuste no planejamento

• As ações devem ser preventivasantecipando-se aos problemas

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Processos de Controle (12)

C1: Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto

C2: Controlar as MudançasC3: Verificar o EscopoC4: Controlar o EscopoC5: Controlar o CronogramaC6: Controlar os CustosC7: Realizar o Controle da QualidadeC8: Gerenciar a Equipe do ProjetoC9: Elaborar Relatórios de DesempenhoC10: Gerenciar os StakeholdersC11: Monitorar e Controlar os RiscosC12: Administrar os Contratos

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Processos de Encerramento (2)

• Visa declarar oficialmente o projeto como finalizado, encerraros contratos e consolidar e disseminar as lições aprendidas

N1: Encerrar o ProjetoN2: Encerrar os Contratos

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PMP

• Project Management Professional

• Certificação fornecida pelo PMI para os profissionais em gerenciamento de projetos

• A mais difundida certificação do mundo • Válida internacionalmente

Outros Organismos e Guias em GP• PRINCE2 (PRojects IN Controlled

Environments) – Governo Britânicowww.prince2.com

• IPMA (International Project Management Association)www.ipma.ch– ABGP (Associação Brasileira de Gerenciamento

de Projetos) www.abpg.org.br

Trajetória e Experiência nessa Área• Belo dia no ano de 2003: pressões aumentavam

por melhores resultados nos projetos de software. Surge a seguinte questão: por que os projetos atrasam? Por que não cumprimos prazos?

• Inicío de um trabalho de pesquisa em busca de respostas.

• Uma das fontes pesquisadas informava o percentual das causas de falhas em projetos de software :– 15% - TECNOLOGIA– 85% - GERENCIAMENTO (???!!!)

Trajetória e Experiência nessa Área

• As pesquisas seguiam e todas convergiam num só assunto: Gerência de Projetos

• Nesse mesmo ano (2003), numa ida a uma livraria, foi adquirido o primeiro livro para estudar e se aprofundar mais nesse assunto:

Trajetória e Experiência nessa Área• A partir dessa referência, passava a conhecer o

PMI e o principal guia em gerenciamento de projetos: o PMBOK.

• Chegava a ouvir, nos anos que se seguim, os comentários: “mas esse PMBOK é também usado para gerenciar projetos de construção civil. Mas construir prédio é muito diferente de construir um software! Lá não posso refazer e no software posso!”.

• Continuava o aprofundamento nos estudos e cada vez mas concluía que sem gerenciamento o fracasso é mais provável (com ele já é difícil!).

Trajetória e Experiência nessa Área

• Conclusão: passei a enxergar o gerenciamento de projetos como o segredo para conduzir os projetos para o sucesso!

• Seus conceitos, técnicas e métodos servem para esse objetivo! Palavra-Chave: EXPECTATIVAS!

• Hoje, atuo profissionalmente liderando equipes e administrando projetos, continuo me aprofundando nesse assunto e meu papel é difundir cada vez mais a importância da gestão, principalmente na nossa área de TI (amadora e informal).

Trajetória e Experiência nessa Área• Motivações do Profissional (Estilo e Perfil)

– Programador: “eu construi aquela tela, aquele sistema!”

– Analista: “eu analisei e projetei aquela tela, aquele sistema!”

– Gerente de Projeto: “eu administrei e conduzi as pessoas, para que elas executassem o combinado e entregassem o sistema conforme solicitado pelo cliente!”

• Carreira Horizontal e Vertical

Referências para Estudo em GP

• Revista MundoPM (www.mundopm.com.br)• Gerenciamento de Projetos de Tecnologia

da Informação (Marconi Vieira)• Gerência de Projetos (Kim Heldman)• Como se tornar um profissional em

Gerenciamento de Projetos (Paul Dinsmore)

Alércio Bressano, MBAGerente de Projetos

Professor Universitário

[email protected] (E-mail)http://alercio.spaces.live.com (Blog)http://www.linkedin.com/in/alercio (Perfil)

Discussões Finais

•Dúvidas, Comentários•Expectativas atendidas? Espero que sim! ☺

•Meus contatos:

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