Gerenciamento das aquisies

Inclui os processos requeridos para garantir a aquisicao de bens e servicos necessarios ao

desenvolvimento do projeto

Questoes:

- como documentar os requisitos do projeto?

- como planejar as licitacoes do projeto?

- como administrar os contratos?;

- como proceder para selecionar as escolhas?

GERENCIAMENTO DE CONTRATACAO

- Gerenciamento da contratacao em projetos inclui os processos relacionados a aquisicao de bens e

servicos, para cumprir o escopo do projeto, utilizando uma org executora externa a empresa

contratante.

- "subcontratacao, um meio de vida... em uma industria onde novos produtos se tornam obsoletos em

um ano, eh mais eficiente gastar tempo procurando fornecedores inovadores do que desenvolvendo sua

propria tecnolodia" (Dick Liebhaber, MCI (Tom Peters))

O PROCESSO

"carater informativo"

.Fase 1: pre-aadjudicacao

# comprador: planejamento da aquisicao --> planejamento da solicitacao --> enviar solicitacao

# vendedor: atividade de pr-venda --> tomada de decisao: colocar nao colocar proposta --->

preparacao da oferta ou proposta

.Fase 2: adjudicacao

# comprador: selecao da fonte

# vendedor: negocicacao e formacao do contrato

.Entre fase 2 e 3 (ps-adjudicacao)

# comprador: adjudicacao do contrato

# vendedor: adjudicacao do contrato

Projeto = fazer + comprar

PROCESSOS DE AQUISICAO

Planejamento das aquisicoes: comea com o inicio do projeto, inclui a analise "make or buy" e finaliza o

plano de gerenciamento das aquisicoes publicado

Realizar as aquisicoes:

- solicitacao de planejamento: comea com a implementacao do plano de gerenciamento das

aquisicoes e finaliza com um documento de solicitacao conhecido como 'solicitacao de propostas' (RFP)

- solicitacao de resposta: Com a RFP, solicita-se propostas formais dos fornecedores

- selecao do fornecedor: avalia as propostas dos fornecedores e finaliza com a adjudicacao do

contrato a um fornecedor

.Gerenciar as aquises/adm do contrato: gerencia a performance do fornecedor e gerencia as

mudanas de escopo autorizadas

.Encerramento do contrato: resolve todas as questoes contratuais abertas e encerra cada processo de

aquisicao

PLANEJAMENTO DAS AQUISICOES

- quais as necessedidades do projeto podem ser melhor atendidas pela compra ou aquisicao dos

produtos, servicos ou resultados fora da organizacao do projeto?

-quais necessidades do projeto podem ser realizadas pela equipe do projeto durante a execucao do

projeto?

- envolve a consideracao de como, o que, quanto, se e quando adquirir

PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISICOES

.Descreve como os processo de aquisicao serao gerenciados desde o desenv da documentacao de

aquisicao at o encerramento do contrato. pode incluir:

- tipos de contratos a serem usados

- documentos de aquisicacao padrozinados, se necessarios

- restricoes e premissas que poderiam afeta as comrpas e aquisicoes planejadas

- estabelecimento do formatoo a ser usado para a declaracao do trabalho do contrato

- outras especificacoes

DECLARAO DO TRABALHO DO CONTRATO (SOW - STATEMENT OF WORK)

-Define, para os itens que estao sendo comprados ou adquridos, apenas a parte do escopo do projeto

incluida no contrato relacionado

- a declaracao do trabalho (DT) de cada contrato desenv a partir da declaracao do escopo do proj, da

estrutura analitica do projeto (EAP) e do dicionario da EAP

- deve descrever o item da aquisicao....

- as infos incluidas em uma DT podem incluir especificaes, quantidade desejada, niveis de qualidade,

dados de desempenho, local do trabalho e outros requisitos

-deve ser redigida de forma clara, completa e concisa

- deve incluir uma descrio dos servios de apoio necessarios, como relatorio de desempenho ou

suporte operacional ps-projeto para o item adquirido

DOCUMENTOS DE AQUISICAO

preciso reunir infos em dois docs que serao entregues aos candidatos e aos fornecedores

.Request for Information (RFI)

- solicitacao de info da empresa - possui

- nome da empresa endereo, contato, relacao dos socios, capital, referencias, condicoes de

entrega, entre outras

.Request for Proposal (RFP)

- sao instrumentos essenciais nas estrategias de aquisicoes no ambieto de um proj

- sao consitutidas de infos sobre o atendimento do produto ou servico a ser entregue

- apresentam-se com configuraoes bem especificas para cada caso

CRITERIOS DE AVALIACAO

.sao desenvolvidos e usados para classificar ou pontuar propostas. definir os criterios tanto para

qualificacao quanto para a selecao:

-entedimento da necessidade

-custo total

-capacidade tecnica

-abordagem de gerenciamento

-abordagem tecnica

-capacidade financeira

-outros criterios

"muitas empresas se baseiam no menor preo. o bom mesmo seria vc avaliar as empresas por criterios

mais importantes, e depois avaliar pelo preo. pq as vezes a epresa eh mt barata, mas nao tem

competencia pra concluir o contrato"

"tem que escrever o criterio, o significado do criterio, e como vc vai avaliar esse criterio, como vai medir

aquele criterio"

SELECAO DE FORNECEEDOR

. Fornecedor: um licitante --> uma fonte selecionada --> o fornecedor contratado

. Processo de selecao de fornecedores no setor publico : lei 8.666/93 - que estabelece normais gerais de

lciitacoes e contratos administrativos

-.Processo de selecao de fornecedor para clientes privados:

- baseado na proposta de menor preo, ocasionado serios problemas de diversas naturezas no

decorrer do projet

- baseado em fatores julgados importantes pela empresa

SELECAO DE FORNECEDOR

. Selecao de fornecedores pode ser caracterizado com problema de decisao multicriterio

criterios: dependem do contexto particular de cada problema (fatores que influenciam na escolha)

alternativas : prossiveis fornecedores com os quais a companhia tem interesse particular em relacionar-

se

a estrutura de preferencia do decisor levada em consideraao, a fim de que a escolha final esteja em

consonancia com a estrutura de valores da companhia

a selecao de fornecedores encaixa-se numa problematica de escolha

atribui-se pesos ou taxas de compensacao aos criterios

deve-se quantificar os aspectos subjetivos

CONTRATOS

- os tipos de contratos estao agrupados em duas categorias:

- contratos do tipo preo fixo

- contrato reembolsaveis

-existem varios tipos de contratos para ajudar os compradores a melhor gerenciar suas aquisicoes do

projeto

- no entanto, muitos preferem usar um unico tipo: contrato do tipo preo fixo

- razao para isso: sensacao de seguranca em usar esse tipo de contrato

"pq assim qualquer problema que acontecer, problema do fornecedor. ele tem que cumprir

exatamente aquilo que foi estabelecido baseado naquele preo. Ja no reembolsavel, ele recebe o que

ele gastou e o lucro dele (?)"

GESTAO DE AQUISICOES DO PROJETO

varios tipos de contrato (vao se explicados abaixo)

CONTRATO POR PREO FIXO OU GLOBAL (lump sum)

-Esta categoria de contrato envolve um preo total fixo para um produto bem definido

- Aplicacao: quando eh possivel caracterizar perfeitamento o escopo, em termos de quali quanti e valor

- Vantagens:

- a principal vantagem diz respeito ctza do preo final, garantindo ao contratante o

conhecimento do aporte dos recs;

- exige menores custos de adm; oferece maiores garantias contratante;

- permite maior comparao entre propostas concorrentes.

- Desvantagens:

- obriga a definicao previa do projeto e escopo antes da concorrencia;

- pode implicar precos mais altos para refletir fatores de seguranca;

- a reducao do numero de concorrentes qualificados dos riscos envolvidos;

- a elaboracao da proposta mais demorada;

Contrato por preo unitrio (unit price)

"ele nao deixa de ser um contrato de preo fixo, mas"

-A contratada recebe um Valor prefixado por unidade de producao, de acordo com medicoes periodicas

das atvs concluidas (eh bom quando vc nao sabe todo o escopo, quando vc nao sabe todo o

quantitativo)

- Condicao fundamental: definicao precisa, com previo acordo entre as partes dos metodos de medicao

a serem adotados.

- Aplicacao: quando nao eh possivel a formulacao de um preco fechado, pois as infos sobre o proj ainda

nao esto suficientemente claras.

-Vantagens: permite contratacao antes de ter o projeto completamente definido; eliimina necessidade

de definicao detalhada das quantis nos servicos a sereme relaziados,; permite antecipar o inicio do proj;

o contrato eh facil de ser administrado,

-Desvantagem: exige maior rigor nas medicoes das diversas atividades

-exige bom conehcimento previo de todos os itens dde serv que constarao na lista de preo unitarios

-facilita mudancas excessivas

-nao permite garantia previa de custos totais

-nao existe incentivos para a contratada minimizar prazos e custos

Contratos por administracao (cost plus) ou custos reembolsaveis

-A contratada eh reembolsada por todas as despesas incorridas, mais um percentual para cobrir as

depesas indiretas e o lucro (taxa de adm)

-Aplicacao: quando ha a necessidade de suprir uma necessida especifica de mao de obra e material

-Vantagens: permite a contratacao nume estagio preliminar da definicao do escopo; assegura

contratada uma remuneraao condizente; minimiza tempo e custos de negocicao contratual;

-Desvantagens: nao permite a definicao previa do custo total dos servs; necessita de maiores cuidados

na adm e supervisao do contrato; nao incentiva a contratada a reduzir prazos ou despezas; facilita

mudana ou alteracoes excessivas

"a responsablidade pelo pagamentos dos custos diretos e indiretos deve estar claramente delineada

neste tipo de contrato"

___

H tres tipos mais comuns desses contratos:

-custo mais remuneracao (CMR)

- o fornecedor eh reembolsado pelos custos permitidos para a realizacao do trablho contratado

recebe uma remuneracao calculada com um percentual acordado dos custos

a remuneraao varia de acordo com o custo real

ex: na construcao de condominios rechados o percentual gira em torno de 15% do custo da obra

- custo mais remuneracao de incentivo (CMRI)

- forn eh reembolsado pelos custos permitidos pela realizacao do trabalho contratado

- recebe alem de uma remuneracao predeterminada, um bonus de incentivo, com base na realizacao de

determinados niveis de objetivos de desmepenho definidos no cotnrato

- ex: no caso de o custo final ser menor que o esperado, o fornecedor eh beneficiado com base em uma

formula de calculo do incentivo

- custo mais remuneracao fixa: (CMRF)

-o fronecedor reembolsado pelos custos permitidos para a realizacao do trab contratado

recebe pagamento de remuneracao fixa calculado com um percentual dos custos estimados do projeto,

para cobrir as despesas indiretas e o lucro

-a remuneracao fixa nao varia c os custos reais, a menos que ocorram mudancas no escopo do proj

-a contratante deve ter experiencia no tipo de servicos contratados, podendo exercer controle sobre sua

duracao

-Vantagens: incentiva a contratada a reduzir prazos contratuais; elimina suspeitas de que os custos

poderao ser acrescidos para beneficiar a contratada

-Desvantagens: obriga a deifnicao do escopo dos servicos com maior detalhe; a contratada tende a

delimitar o escopo e o prazo dos servicos, bem como a estipular sua remuneracao fixa de folga, para

cobrir contingencias

CONTRATO POR RMEUNERACAO HORARIA (time basis)

(funciona como unit price, mas eh hora e nao unidade)

-Aplicacao: onde o escopo nao esteja bem definido e o tempo de duracao possa ser facilmente medido

e controlado - caso dos servicos de consultoria tecnica

-Vantagens: elmina necessidade de se ter uma definicao completa da quanti dos servicos a serem

realizados

-Desvantagens: exige maior rigor nas medicoes dos servicos

CONTRATO POR EMPREITADA GLOBAL - turnkey

-a contratante delega contratada toda a responsabilidade sobre o proj, a qual providencia a

elaboracao do proj de eng, processamento das compras, contrucao, montagem, gerenciamento, etc

-Aplicacao: na implantacao de unidades dominadas por equipamentos em que a tecnologia e servicoes

estao embutidos no fornecimento global da planta

-Vantagem: permite maior racionalizacao administrativa, sem implicar perda do controle sobre o

projeto por parte da contratante

-Desvantagem: a aprticipacao da empresa contratante limita-se ao acompanhamento e fiscalizacao dos

servicoes em execucao

Contrato T&M (tempo e material)

-tipo hibrido de acordo contratual, combinacao dos contratos de preo global e por reembolso de custo

-tarifa horaria de trabalho com preco fixo: custos indiretos, diretos e lucro incluido na tarifa

- o comprador paga pelas horas reais de trabalho de acordo c as tarifas horarias mais os materiais

risco da contratante

preo

adm, preco unit, preco fixo, turn key

---------------------> risco da contratada

risco contratada