ferramenta da qualidade

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(abril, 06)Instr. André Fernandes Pereira Ferramentas da Qualidade 40

Ferramentas da QualidadeFerramentas da Qualidade

)/8;2*5$0$


FLUXOGRAMAFLUXOGRAMA

• Técnica de representação gráfica• que utiliza de símbolos

previamente• convencionados, permitindo a

descrição clara e• precisa do fluxo, ou seqüência de

um processo, bem• como sua análise e redesenho.


FLUXOGRAMAFLUXOGRAMA• O FLUXOGRAMA(representação gráficade rotinas) é umatécnicas maistradicionais deorganização e

métodos,amplamente util izadaAuditor ia,

Consultor ias ,Análise de S is temasRacionalização deProcedimentos .

Rotina é o termo util izadopara descrever passo apasso como as pessoasinteragem dentro dasempresas , ou entre elas eosclientes , fornecedores , etc.

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OBJETIVOOBJETIVO

Descrever a seqüência (fluxo), seja manual oumecanizado, especificando os suportes(documento, papel, formulários ou qualqueroutro) que seja utilizados para os dados e asinformações.

Tendo em vista as estratégias da empresa: • Identificar a utilidade de cada etapa do processo. • Identificar as oportunidades de melhoria: - redução de custos; aumento de produtividade e aumento do valor agregado


Quando Usar?Quando Usar?

• Descrever um processo existente• Projetar um novo processo• Ajudar a identificar desvios nos processos• Oferecer aos membros da equipe pontos de referência

comuns, padronizando a interpretação do processo ou projeto• Permite aos funcionários, perceber melhor a importância de

seu papel, evidenciando as relações clientes-fornecedores ecomo o seu trabalho influi no resultado final

• Mostrar todas ou a maior parte das etapas de um processo ouprojeto, incluindo os ciclos causados por retrabalhos (desviosno processo)

• Auxiliar no treinamento de novos funcionários


EXEMPLOEXEMPLOP roduto NC

na fábricaIdentifica e mandapara a Área NC

S abe o que fazer?

A área estáfechada?

Deixa no corredor

É melhorjogar fora ! !!

O Líderes tá vendo?

“Empurra” paradentro da área.

É melhor chamar o inspetor

O inspetor tema chave da área?

Sim Não

Sim Não

Não

Não

Sim

Sim

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Como Fazer?Como Fazer?

Etapas

• Escolha e Delimitação do Processo

• Coleta de Informações

• Fluxograma

• Fluxo de Informações

• Análise do Fluxograma

• Coleta de Novas Informações - Detalhamento

• Definição de Visão Futura


•• Escolha e Del imitação do ProcessoEscolha e Del imitação do Processo

• Definir simbologia a ser adotada.

O que devemos considerar

- A experiência dos membros da equipe- Adequação da linguagem visual paramelhor comunicação- Facilidade de construção dos recursosdisponíveis


FLUXOGRAMA

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Simbolos

Inicio/Fim do processoInicio/Fim do processo

Determinar o ponto exato em que aDeterminar o ponto exato em que adescrição do processo teve início edescrição do processo teve início etambém onde ela termina.também onde ela termina.


Simbolos

OperaçãoOperação

Indica a etapa do processo na qualIndica a etapa do processo na qualhá uma transformação intencional ouhá uma transformação intencional ouquando se prepara o produto ou serviçoquando se prepara o produto ou serviçopara a operação.para a operação.


Simbolos

InspeçãoInspeção

Indica avaliação de um produto ouIndica avaliação de um produto ouserviço para identificação, verificação eserviço para identificação, verificação edeterminação de sua quantidade, etc.determinação de sua quantidade, etc.

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Simbolos

ArmazenamentoArmazenamento

Indica a etapa em que um produto ouIndica a etapa em que um produto ouserviço deve ser serviço deve ser quardadoquardado e protegido e protegidocontra deslocamento não justificado.contra deslocamento não justificado.


Simbolos

TransporteTransporte

Indica a etapa em que um produto ouIndica a etapa em que um produto ouserviço sai de um local para outro, comserviço sai de um local para outro, compor exemplo – enviar umapor exemplo – enviar umacorrespondência, enviar peças para ocorrespondência, enviar peças para oalmoxarifado, etc.almoxarifado, etc.


Simbolos

Espera/DemoraEspera/Demora

Indica circunstâncias que não permitemIndica circunstâncias que não permitemou não exigem a execução da faseou não exigem a execução da faseseguinte do processo; portanto, oseguinte do processo; portanto, oproduto ou serviço aguardaproduto ou serviço aguardaprocessamento.processamento.

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Simbolos

DocumentaçãoDocumentação

IIdentifica qualquer tipo de documento queentra no fluxo, pode ser um relatório, umalistagem, um formulário.


Simbolos


Simbolos

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Simbolos

AçãoAção

Representa qualquer função; operação definidacausando troca de valor, forma ou localização dainformação. A quantidade de operações quepodem ser indicadas no símbolo pode servariável; é aconselhável que se escolha umaunidade qualquer, por exemplo, um funcionário,tempo de execução. O verbo deve estar sempreno infinitivo impessoal.


Simbolos


Simbolos

DecisãoDecisão

SSímbolo usado para indicar possíveisdesvios para outros pontos do fluxo deacordo com as condições estipuladas nadecisão. Sempre é apresentada umacondição. As entradas para a decisãopodem ser várias, porém a saída seráobrigatoriamente binária: ou atende acondição ou não atende a condição.

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Simbolos


SimbolosArquivo: Arquivo: possui a mesma utilização dada no

fluxograma vertical, anteriormente.

Costuma-se colocar dentro do símbolo a ordemque é obedecida pelo arquivo, podem ser:


SimbolosConector de folha: Conector de folha: específico para indicar

que o fluxo continua em outra página.

Conector de linha:Conector de linha: específico para indicar acontinuidade da linha na mesma folha. Aentrada recebe a mesma identificação dasaída.

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SimbolosPrefira descrever individualmente cada um dos passos

que estão acontecendo. Por exemplo: existem duasformas de indicar que um grupo de documentos éseparado e distribuído. Observe que ambos dizem amesma coisa, porém o segundo é muito mais claro emsua significação:


SimbolosQuando detectar um ponto falho no fluxograma, faça

uma hachura ao longo do processo para chamar aatenção de que aquela tarefa necessita ser revista. Porexemplo:


Fluxograma

O fluxograma mostra também:

atividades desnecessárias ou que não

agregam valor, gargalos e atrasos,

evidenciando o desperdício,

identifica clientes que passam

despercebidos e identifica

oportunidades para melhoria.

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QUESTIONAMENTO DE ANÁLISE PROCESSUALQUESTIONAMENTO DE ANÁLISE PROCESSUAL

O que se faz? Quais as informações a passar, controlar e coletar?O que se faz? Quais as informações a passar, controlar e coletar?

Onde são executados registros? De que forma? Se são arquivados,Onde são executados registros? De que forma? Se são arquivados,onde? Sãoonde? São desarquivados desarquivados para algum outro trabalho? para algum outro trabalho?

Como se faz? Como são transmitidas as informações, osComo se faz? Como são transmitidas as informações, osdocumentos e outros dados?documentos e outros dados?

Na rede, como ocorrem as interfaces entre o processo em análise eNa rede, como ocorrem as interfaces entre o processo em análise eos demais processos? São esses os pontos de contato maisos demais processos? São esses os pontos de contato maisimportantes para o melhor conhecimento desse processo?importantes para o melhor conhecimento desse processo?

Quais as dificuldades percebidas? Essas dificuldades são específicasQuais as dificuldades percebidas? Essas dificuldades são específicasdo processo? Criadas em outros pontos da rede cujo reflexo é nessedo processo? Criadas em outros pontos da rede cujo reflexo é nesseprocesso?processo?


QUESTIONAMENTO DE ANÁLISE PROCESSUALQUESTIONAMENTO DE ANÁLISE PROCESSUAL

Por que se alimenta a rede de tal ou qual forma?Por que se alimenta a rede de tal ou qual forma?

Podem se eliminados passos? Podem ser criados novos passos? Ou então, alterarPodem se eliminados passos? Podem ser criados novos passos? Ou então, alteraras seqüência dos passos? Nesse caso, qualquer modificação feita traria benefíciosas seqüência dos passos? Nesse caso, qualquer modificação feita traria benefíciospara este e outros processos que, de uma forma ou de outra, dependem dopara este e outros processos que, de uma forma ou de outra, dependem doprocesso em análise?processo em análise?

Os colaboradores que acessam o processo sentem alguma dificuldadeOs colaboradores que acessam o processo sentem alguma dificuldaderelativamente ao processo em análise?relativamente ao processo em análise?

As alterações irão afetar as relações pessoais internas?As alterações irão afetar as relações pessoais internas?

Convém reunir as várias gerências que participam do processo para debate daConvém reunir as várias gerências que participam do processo para debate dadificuldades encontradas?dificuldades encontradas?

Os formulários integrantes do processo merecem um estudo pormenorizado?Os formulários integrantes do processo merecem um estudo pormenorizado?

Na eventualidade de excluir o processo, quais seriam as resistências à exclusão eNa eventualidade de excluir o processo, quais seriam as resistências à exclusão esuas origens? suas origens? a forma ou de outra, dependem do processo em análise?a forma ou de outra, dependem do processo em análise?


O que analisar?

• Seqüência de operações de um sistema.

B) Verificar se tais operações estão sendoexecutadas, da maneira mais eficiente, pelosórgãos e pessoas adequados.

C) Ver se não há duplicidade de execução oupassos dispensáveis, e assim por diante.

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Método Padronizado

• Registro claro e facilmente compreensível.• Registro claro e facilmente compreensível.• Maneira mais concisa de registro e revisão dos• Maneira mais concisa de registro e revisão dos

sistemas operacionais.sistemas operacionais.• Mostram claramente o que está acontecendo e• Mostram claramente o que está acontecendo e

oferecem um método fácil de localização deoferecem um método fácil de localização defraquezas no sistema ou áreas onde podem serfraquezas no sistema ou áreas onde podem serintroduzidas melhorias.introduzidas melhorias.


Recomendações para preparação do fluxogramaRecomendações para preparação do fluxograma

• Os fluxogramas devem ser legíveis para terceiros. Ser exatos não é obastante. Eles devem ser inteligíveis para um revisor ou para umnovo membro da equipe. Devem ser claros, concisos, logicamentedispostos e sem ambigüidades.

• Assegure-se que o fluxograma respondem às questões básicas docontrole interno.

• Siga os padrões. O bom senso, naturalmente,deverá ser utilizado na aplicação dessas técnicas.Inovações pessoais ou variações do método adotadonão são permitidas. Eles serão úteis se puderem serlidos por qualquer auditor.


Recomendações para preparação do fluxogramaRecomendações para preparação do fluxograma

4. Divida o sistema em vários fluxogramas. Uma rotina que envolvanove departamentos/seções podem ser subdivididas.

5. Evite “floresta” de traços e setas; cruzamento de linhas e semi-círculos.

6. Coloque funcionários e departamento quetenham grande troca de documentos ouinformações entre si, em colunas adjacentes.

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Documentação FinalCABEÇALHO: Identificação clara ao que se refere:• nome do projeto e número de identificação (se houver),

nome do (sub) sistema, nome do processo, data, quemelaborou e outras informações de identificação que sejamnecessárias.

CORPO:Fluxograma propriamente dito.Observar:Proximidade dos setores e atividades para evitar longas linhas

ou cruzamentos. Quando o espaço não permite maisdesenhos, usam-se conectores.


Rodapé

Identificação dos símbolos novos ou desconhecidosVistos dos responsáveis envolvidosObservações pertinentes


Observar

Observar:A periodicidade das rotinas podem sofrer diferentes

formas de tratamento. As espaçadas devem seranalisadas em folhas separadas. O destaque das áreascríticas, gargalos ou com problemas deve ser feito decores berrantes ou simbologia que não se confunda coma do fluxograma.

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ExplicaçõesDevem ser colocadas todas as explicações

que se façam necessárias em consultasfuturas que sejam feitas, tais como:informações quantitativas (freqüência evolume); tempo total, desde a primeiraentrada até o final; níveis de autoridade,quando alguma ação depende deaprovação ou confirmação por escrito;informações ou esclarecimentosadicionais.


Quais os tipos de Fluxograma?Quais os tipos de Fluxograma?


FLUXGRAMA VERTICALFLUXGRAMA VERTICAL

Também denominado esqueleto, éutilizado no estudo de processosprodutivos (linha de produção), no qualse pode dividir um grande processo emvários outros: mais simples; compoucas áreas envolvidas e com umnúmero restrito de operações.

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Ideal parapequenas tarefas



Simbologia ideal

A colocação dos verbos deve ser na terceira pessoa do singular doA colocação dos verbos deve ser na terceira pessoa do singular dopresente do indicativo ("guarda") ou no infinitivo impessoalpresente do indicativo ("guarda") ou no infinitivo impessoal("guardar").("guardar").


FLUXOGRAMA VERTICALFLUXOGRAMA VERTICAL

1) Pode ser impresso em formuláriopadronizado

2) Rapidez no preenchimento símbolos econvenções já impressos

3) Clareza de apresentação

4) Facilidade de entendimento pelo usuário

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FLUXOGRAMA HORIZONTALFLUXOGRAMA HORIZONTAL

HORIZONTAL DESCRITIVO:

• adequados para pequenas atividades (trintapassos e não envolvendo mais que três áreas)

HORIZONTAL DE COLUNAS

•envolvem grande quantidade de ações,decisões, funções e áreas.





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Descreve qualquer tipo de rotina, desde a mais simples à mais complexa.

Adequado para descrever relações complexas, típicas das empresas em qualquer área.

Permite a visão global do universo que está sendo estudado.

Descreve como o sistema funciona em todos os componentes envolvidos.

Restringe a quantidade de interpretações devido à padronização dos símbolos.

Auxilia na localização das falhas e deficiências e descreve as repercussões.



Substitui os métodos descritivos-narrativos, com a vantagem de não permitirdupla interpretação.

Auxilia na análise de modificações exibindo todos os pontos que serão porelas afetados.

Facilita a inclusão de atualizações ou modificações, exibindo os pontos dealteração de forma clara e imediata.

Permite comparações entre vários fluxos ou várias alternativas de solução deproblemas.

Padroniza as eventuais transcrições e facilita o trabalho de leitura posterior portrabalhar com símbolos padronizados.



Vício no uso só de fluxogramas, não percebendo as implicações técnicas comoutras ferramentas.

É um esquema, um diagrama e, portanto, nunca irá detalhar a realidadecom o envolvimento das pessoas que fazem o sistema vivo e dinâmico.

Em nome da simplicidade, acabamos omitindo pequenas informações que muitasvezes são cruciais ao sistema.

Os símbolos apresentados permitem variações e adaptações e, nessemomento, o analista cria uma série de aplicações pessoais e particulares queninguém, só ele, entende.

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FLUXOGRAMA HORIZONTALFLUXOGRAMA HORIZONTALUm fluxograma sozinho podepreencher várias lacunas, mas

num trabalho de mudançasorganizacionais é necessário,

principalmente um relatório deacompanhamento, contendo um

bom suporte técnico quejustifiquem as mudanças

propostas.

ferramenta da qualidade

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