Eventos: Planejamento e estratégia (e o que não fazer).

Flávia Gabriela

Roteiro

-Apresentação-Orientações-Definição- Etapas

Evento?! O que é isso?

Definição 1 – Acontecimentos programados que respondem a uma finalidade específica, no qual o sujeito fundamental é o homem e suas relações com o ambiente.No geral, respondem a situações de grupo e se realizam em espaços e tempos determinadosTem planejamento e objetivos cuidadosamente traçados e etapas seguida e monitoradas.

Definição 2 – Acontecimentos sujeito à gestão e conseqüência de aplicação de metodologias e técnicas específicas com fins informativos e/ou comunicacionais que têm um propósito determinado em função da missão e objetivos de uma organização.

TiposOrganizacionais – Assembleias, convenções, seminários

Sociais – Cafés, almoços, coquetéis

Promocionais – Objetiva promover, anunciar, tornar conhecido um produto, uma ação, um propósito.

Começou a ficar bom...

Classificação

- Segundo Natureza- Segundo Magnitude- Segundo Grau de exclusividade- Segundo Critério econômico

Classificação

Evento segundo sua

Natureza

Desportivos

Culturais

Políticos

EducativosReligiosos

Informativos

Religiosos

Magnitude

Evento segundo sua Magnitude

Nacional

Local

Regional

MunicipalInternacional

Mundial

Estatal

Grau de exclusividade

Grau de Exclusividade

PúblicoPrivado

Segundo Critério EconômicoEvento segundo

critério econômico

SubsidiadoAuto financiado

Um evento com resultados exige

planejamento

Por onde começo????

Planejamento

Pré evento

Evento

Pós evento

Organização, é aí que ele entra, o

famoso....

Briefing!!(palmas pra ele!!)

Complicou..?

Em inglês, Briefing significa Resumo. É um documento contendo a descrição da situação da marca ou empresa, seus problemas, oportunidades,

objetivos e recursos para atingi-los. É a base do processo de planejamento. Quando fala-se em Brifar quer dizer o ato de passar o briefing para outra

parte envolvida.

Como acontece?.

O processo de Briefing acontece quando uma informação vai de um ponto para outro – ou seja, de uma pessoa para outra, de uma empresa para outra – e seu propósito pode ser estabelecido como uma forma de organizar

a passagem da informação certa – das pessoas certas para outras pessoas certas -, na hora certa, da maneira certa e pelo custo certo.

Um bom briefing deve ser tão curto quanto possível, mas tão longo quanto necessário, ou seja, ele deve conter todas as informações relevantes e nenhuma que não seja.

Um briefing muito grande, por exemplo, é ruim não só por ser extenso, mas principalmente porque não é seletivo, e sem seleção todo processo se torna dispersivo. Já um briefing excessivamente

reduzido é incompleto, e abre espaço para a imaginação das pessoas que trabalharão na tarefa. A imaginação é fundamental, é claro, mas para resolver o problema e não para se ficar imaginando

como ele de fato seria.

Trocando ‘em miúdos’...

O que vamos fazer?(Objetivo)

Por que devemos fazê-lo?(Justificativa)

Quanto custará?(orçamento)

Quando vamos fazer?(Cronograma)

Onde vamos fazer?(local)

Exercicio Ah não

Ah sim!

Vamos elaborar um briefing?

Check List de eventos

Etapa posterior ao briefing.Lista todas as necessidades levantadas no briefing de forma pontual, de acordo com o que foi colocado como

necessidade para sua realização.Vamos ver 1?

Exe

mp

lo:

Agora é só realizar, mas para isso pense:

- Todo projeto tem um líder, mas ele só funciona se estiver calcado em uma equipe ou comitê(nada de centralizar). É preciso esforço em conjunto e a equipe só estará comprometida se ELA se sentir PARTE no PROCESSO

- Distribuir tarefasTodo líder têm consciência que não basta distribuir as tarefas. É preciso acompanhá-las passo a passo. É o primeiro que chega e o último a ir embora. É o que organiza o ‘meni’ e acaba

lanchando o ‘pão com mortadela’- Acompanhar todas as etapas do processo (e ter certeza de que estão sendo cumpridas). Exige conversa e capacidade de tomar decisões de forma rápida.

Vamos em frente!!!

Acabou?? Aindaaa não

Pós – evento

Após a atividade é necessária a avaliaçãoArquivo e

organização das informações

sobre o evento

-Agradecimentos (isso é

importante)

- Balanço ($)

Cumprimento dos

compromissos firmados

- Memória (histórico)

Dicas e dicas...

Acabou?? Agora sim

Obrigada!!

Flávia Gabrielajornalista.gabriela@gmail.com

twitter.com/flaviagabrielaflaviagabriela.wordpress.com