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Eventos: Planejamento e estratégia (e o que não fazer).
Flávia Gabriela
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Roteiro
-Apresentação-Orientações-Definição- Etapas
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Evento?! O que é isso?
Definição 1 – Acontecimentos programados que respondem a uma finalidade específica, no qual o sujeito fundamental é o homem e suas relações com o ambiente.No geral, respondem a situações de grupo e se realizam em espaços e tempos determinadosTem planejamento e objetivos cuidadosamente traçados e etapas seguida e monitoradas.
Definição 2 – Acontecimentos sujeito à gestão e conseqüência de aplicação de metodologias e técnicas específicas com fins informativos e/ou comunicacionais que têm um propósito determinado em função da missão e objetivos de uma organização.
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TiposOrganizacionais – Assembleias, convenções, seminários
Sociais – Cafés, almoços, coquetéis
Promocionais – Objetiva promover, anunciar, tornar conhecido um produto, uma ação, um propósito.
Começou a ficar bom...
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Classificação
- Segundo Natureza- Segundo Magnitude- Segundo Grau de exclusividade- Segundo Critério econômico
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Classificação
Evento segundo sua
Natureza
Desportivos
Culturais
Políticos
EducativosReligiosos
Informativos
Religiosos
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Magnitude
Evento segundo sua Magnitude
Nacional
Local
Regional
MunicipalInternacional
Mundial
Estatal
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Grau de exclusividade
Grau de Exclusividade
PúblicoPrivado
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Segundo Critério EconômicoEvento segundo
critério econômico
SubsidiadoAuto financiado
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Um evento com resultados exige
planejamento
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Por onde começo????
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Planejamento
Pré evento
Evento
Pós evento
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Organização, é aí que ele entra, o
famoso....
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Briefing!!(palmas pra ele!!)
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Complicou..?
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Em inglês, Briefing significa Resumo. É um documento contendo a descrição da situação da marca ou empresa, seus problemas, oportunidades,
objetivos e recursos para atingi-los. É a base do processo de planejamento. Quando fala-se em Brifar quer dizer o ato de passar o briefing para outra
parte envolvida.
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Como acontece?.
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O processo de Briefing acontece quando uma informação vai de um ponto para outro – ou seja, de uma pessoa para outra, de uma empresa para outra – e seu propósito pode ser estabelecido como uma forma de organizar
a passagem da informação certa – das pessoas certas para outras pessoas certas -, na hora certa, da maneira certa e pelo custo certo.
Um bom briefing deve ser tão curto quanto possível, mas tão longo quanto necessário, ou seja, ele deve conter todas as informações relevantes e nenhuma que não seja.
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Um briefing muito grande, por exemplo, é ruim não só por ser extenso, mas principalmente porque não é seletivo, e sem seleção todo processo se torna dispersivo. Já um briefing excessivamente
reduzido é incompleto, e abre espaço para a imaginação das pessoas que trabalharão na tarefa. A imaginação é fundamental, é claro, mas para resolver o problema e não para se ficar imaginando
como ele de fato seria.
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Trocando ‘em miúdos’...
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O que vamos fazer?(Objetivo)
Por que devemos fazê-lo?(Justificativa)
Quanto custará?(orçamento)
Quando vamos fazer?(Cronograma)
Onde vamos fazer?(local)
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Exercicio Ah não
Ah sim!
Vamos elaborar um briefing?
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Check List de eventos
Etapa posterior ao briefing.Lista todas as necessidades levantadas no briefing de forma pontual, de acordo com o que foi colocado como
necessidade para sua realização.Vamos ver 1?
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Agora é só realizar, mas para isso pense:
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- Todo projeto tem um líder, mas ele só funciona se estiver calcado em uma equipe ou comitê(nada de centralizar). É preciso esforço em conjunto e a equipe só estará comprometida se ELA se sentir PARTE no PROCESSO
- Distribuir tarefasTodo líder têm consciência que não basta distribuir as tarefas. É preciso acompanhá-las passo a passo. É o primeiro que chega e o último a ir embora. É o que organiza o ‘meni’ e acaba
lanchando o ‘pão com mortadela’- Acompanhar todas as etapas do processo (e ter certeza de que estão sendo cumpridas). Exige conversa e capacidade de tomar decisões de forma rápida.
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Vamos em frente!!!
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Acabou?? Aindaaa não
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Pós – evento
Após a atividade é necessária a avaliaçãoArquivo e
organização das informações
sobre o evento
-Agradecimentos (isso é
importante)
- Balanço ($)
Cumprimento dos
compromissos firmados
- Memória (histórico)
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Dicas e dicas...
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Acabou?? Agora sim