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DICAS PRÁTICAS PARA UMCANAL DE
DENÚNCIAS EFICAZ
Conheça as vantagens de se ter um canal de denúncias e aprendacomo torná-lo maiseficiente dentro da suaempresa.
SUMÁRIO
Introdução
O Canal de Denúncias
A Importância do Canal de Denúncias
Dicas Práticas para um Canal Efetivo e Eficaz
Conclusão
1
2
3
INTRODUÇÃOO Canal de Denúncias é uma ferramenta essencial para um
programa efetivo de compliance, pois é por meio do canal
de denúncias que a empresa consegue tomar conhecimento
de atitudades de não conformidade de seus colaboradores.
É pelo canal de denúncias que se identificam casos de
assédio, fraudes, corrupções e má conduta.
A partir da identificação desses casos a equipe de
compliance pode começar a trabalhar para promover um
ambiente mais ético. Apenas com a denúncia o setor de
compliance pode começar a investigar o caso e reunir os
melhores esforços para conseguir apurar de forma completa
os fatos e então submeter para a alta administração da
empresa tomar as devidas providências.
Além disso, com uma análise da recorrência de chamados a
equipe de compliance pode propagar medidas para
combater as atitudes de não conformidade e promover
ações para incentivar as boas práticas empresariais,
fomentando dessa forma um ambiente empresarial ético.
O ambiente ético é fundamental para que os colaboradores
da empresa possam se desenvolver profissionalmente,
essencial também para promover uma boa convivência
entre os funcionários, o que garante um ambiente de
trabalho mais colaborativo, com resultados melhores para
todos.
No entanto, é comum que as empresas a primeira vista
negligenciem o poder do canal de denúncias e subestimem
o potencial dessa ferramenta para o compliance.
Uma pesquisa com 450 empresas brasileiras realizada pela
KPMG*, 20% das empresas entrevistas disseram não
possuir um canal de denúncias implementado, sendo que
para as 80% das empresas que disseram ter um canal de
denúncias apenas 16% informaram receberem mais de 100
registros nos últimso 12 meses. Ainda, 24% das empresas
que possuem canal de denúncias disseram que o canal está
disponível apenas para os funcionários da empresa e não
para o público externo e terceiros relacionados a empresa.
Com essa pesquisa vemos que as empresas brasileiras
ainda podem amadurecer no compliance e tornarem seus
ambientes empresariais mais éticos, contribuindo para a
formação de uma equipe de colaboradores engajados, de
forma a aumentaqr a eficiência em suas operações,
possibilitando a retenção de jovens talentos em busca
empresas com propósitos éticos, além de possibilitar um
aumento no número de vendas e parceiros estratégicos que
buscam o relacionamento com empresas compliance.
A Be Compliance elaborou esse material prático para
possibilitar que a sua empresa possa ter um canal de
denúncias efetivo. Acreditamos que um Brasil mais ético
começa com a sua empresa e já o parabenizamos pela
iniciativa com esse material.
Boa leitura!
*Pesquisa de Maturidade do Compliance no Brasil. KPMG. 3a Edição. 2017/2018. Disponível em: www.kpmg.com.br
O Canal de
Denúncias
Capítulo 1
Por onde
começar?
A prevenção é a melhor forma de enfrentar os problemas diários de umaempresa. Por meio do canal de denúncias é possível combater fraudes eirregularidades, pois é comum que os colaboradores presenciem ou recebamnoticias das irregularidades da empresa.
O canal de denúncia é uma ferramenta extraordinária para se ter notíciasdessas fraudes e economizar, pois, a corrupção é um dos principais fatores queoneram o faturamento de uma empresa.
Comece contratando um canal de denúncias de um terceiro especializado,capaz de atender de forma completa o denunciante e também com capacidadepara reportar os casos para a sua empresa.
O PROGRAMA DEINTEGRIDADE
O Compliance é o mecanismo usado para combater a corrupção a fraude e é o principal responsável pela
propagação da cultura e da ética dentro da empresa.
Através do programa de Compliance é possível proteger a empresa e os colaboradores, de atitudes antiéticas, buscando prever, detectar e remediar tais
condutas.
O canal de denúncia tem grande relevância, pois é o único meio de garantir o anonimato do denunciante
e levar a alta gestão tais informações para que seja tomada a medida
cabível.
Lei da Empresa Limpa: A lei 12.846 de 2016 prevê que,nos casos que a empresa tenha mecanismos de incentivo adenúncia de irregularidades, a multa aplicada em caso defraude, pode cair significativamente, tendo em vista que asmultas aplicadas podem chegar a 20% do faturamento daempresa.
Na esfera administrativa, serão aplicadas às pessoas jurídicas consideradas responsáveis pelos atos lesivos previstos nesta Lei as seguintes sanções:I - multa, no valor de 0,1% a 20% do faturamento bruto do último exercício anterior ao da instauração do processo administrativo, excluídos os tributos, a qual nunca será inferior à vantagem auferida.
Art. 6º - Lei 12.846/2016
“
A Importância do Canal de
Denúncias
Capítulo 2
Por que implementar um canal de denúncias?O Canal de denúncias é um meioeficaz para a apuração de condutasde não conformidade por parte doscolaboradores da empresa, sendopossível apurar práticas de máconduta, má gestão e até mesmocrimes.O canal possibilita que a altaadministração da empresa possatomar as devidas providências parasolucionar os casos e assimconseguir promover um ambienteético.
Além disso, a detecção de condutasde não conformidade e a solução detais casos pela empresa demonstraque a empresa é empenhada com ocombate a práticas não conformes,promoção da ética e da leianticorrupção.Há uma série de práticas quepodem ser evitadas com o canal dedenúncias, confira na próximapágina algumas delas.
VANTAGENS DO CANAL DE DENÚNCIAS
✓Promove uma cultura ética
✓Expõe uma imagem positiva perante asociedade e parceiros;
✓Auxilia de forma clara e precisa aidentificar e reduzir os riscos;
✓Melhora o monitoramento, oscontroles internos
✓ garante o cumprimento das leis eregulamentos internos.
Práticasquepodemser evitadascom o Canal de Denún-cias
1. Furto 2. Desvio de Mercadorias3. Corrupção 4. Suborno5. Sabotagens 6. Conflito de Interesses7. Vazamento de Informações8. Descumprimento dos Padrões de Ética,
qualidade e segurança 9. Desrespeito à Legislação 10. Assédio Sexual11. Discriminação - Perseguição - Abuso do Poder 12. Acidentes Pessoais - Acidentes Materiais 13. Acidentes Ambientais14. Uso de Drogas 15. Porto de Armas Fraudes Contábeis 16. Sonegação Fiscal 17. Desvios Financeiros 18. Superfaturamentos 19. Desperdício de Recursos 20. Sobrepreço de Reembolsos 21. Utilização Inapropriada de Recursos da empresa
(A) CRIMES
1. Atos contrários aos códigos e políticas internas da empresa
2. Atos contrários a boas práticas de gestão 3. Atos que possam deixar funcionários
desmotivados
(B) MÁ CONDUTA
DicasPráticas
Capítulo 3
DIVULGUE!O Canal de denúncias deve ser divulgado para todos os funcionários e terceiros relacionados a empresa. Deve-se colocar o número em cartazes pela empresa, divulgar em folders para parceiros e fornecedores e informar via e-mail o número do canal.
DICAS PRÁTICAS
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INCENTIVE!Não Basta divulgar o canal de denúncias, a empresa
deve promover a utilização do canal, para isso sugerimos que sejam acionados os setores de
marketing e de Recursos Humanos para promover campanhas de utilização do canal de denúncias pela
empresa e terceiros. Inclusive, recomendamos a disponibilização de verba para apoiar ações de
compliance.
GARANTA O SIGILO!
As denúncias somente acontecerão se os denunciantes tiverem a certeza de que a denúncia poderá ser anônima. Há uma grande preocupação com retaliação em caso de denúncias.
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CANAL INDEPENDENTEAs pessoas se sentem mais a vontade para realizar denúncias para empresas que realizam o canal de denúncias independente da empresa. Isso garante o sigilo do denunciante e atribui mais profissionalismo ao compliance.4
5ATENDIMENTO POR
PESSOAS QUALIFICADASA enorme maioria dos denunciantes ao realizarem
denúncias desejam ser atendidos por uma pessoa e não por um robô ou apenas comunicar via e-mail. O atendimento pessoal é capaz de fornecer empatia e
mais segurança ao funcionário. Principalmente, o atendimento da denúncia feita por advogados garante o profissionalismo e o comprometimento da apuração
completa da denúncia.
GARANTA A APURAÇÃOÉ essencial que seja garantido aos funcionários a apuração de denúncia de forma completa, dessa forma gera-se o denunciante que a empresa está preocupada com a ética e com a promoção de um ambiente empresarial saudável. Para isso recomenda-se que a empresa trace um plano de procedimento interno para apuração de denúncias.
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GARANTA O ACOMPANHAMENTOOs denunciantes devem poder acompanhar o andamento de sua denúncia, dessa forma conseguem entender que a empresa está se esforçando para solucionar a questão. Para isso recomendamos que seja gerado um número de protocolo para cada denúncia que a empresa tenha um sistema de acompanhamento da denúncia.
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8ANALISE OS RESULTADOS
Após a solução do caso é importante que a empresa analise os dados que obteve com o canal de denúncias,
dessa forma o compliance consegue promover ações específicas para mitigação de riscos. Para isso
recomendamos que a empresa análise o motivo das denúncias, o número de denúncias e o desfecho dos
casos. Recomendamos a elaboração de gráficos e implementação de softwares para auxiliarem na
apuração.
INVESTIGAÇÃO SIGILOSAA investigação interna da denúncia feita pelo canal de denúncias deve ser sigilosa de forma a não causar uma exposição do investigado. Essa prática garante o profissionalismo e imparcialidade do setor de compliance da sua empresa, evita precipitados.
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Conclusão
Capítulo 4
O canal de denúncias é a ferramenta chave para o bomfuncionamento de um programa de integridade. É com o canal dedenúncias que se consegue promover um ambiente empresarial maisético e mitigar grandes riscos.
Pensando nisso a Be Compliance desenvolveu um plataforma demonitoramento e acompanhamento das denúncias. Além disso,nossa plataforma conta com gráficos de riscos, bem como gráficospara apontar a quantidade e os motivos da denúncia, tornandopossível que o setor de compliance interno da sua empresa consigapromover ações de compliance focadas para mitigar os riscos da suaempresa.
Além disso, a Be Compliance possui o atendimento de canal dedenúncias 100% anônimo e atendido por advogados, capazes de daruma resposta adequada aos denunciantes segundo as legislações donosso país, o que confere maior credibilidade e profissionalismo aocompliance a sua empresa.
A Be Compliance acredita que um país ético começa com as açõesempresariais, tornando cidadãos mais responsáveis e íntegros pormeio da promoção de programas de integridade. É por isso quebuscamos dar o completo apoio e incentivo às empresas naimplementação de programas de integridade.
Conclusão
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