Tipos de arquivo e vigencia

Professora: Vânia Franco

Revisão:Arquivos correntes: são aqueles em curso,

ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. (Lei nº. 8.159/91, art. 8º)

Outro ponto a ser focado nos arquivos corrente e intermediário é a vigência administrativa.

Vigência: Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

Órgãos defesa dos direitos do consumidor divulgam orientações para a guarda e conservação de documentação, destinados a eventual futura defesa de interesses, merecendo destaque os excertos de texto abaixo, originário da estadual Fundação PROCON/SP:

"Procon orienta sobre por quanto tempo guardar documentos e

comprovantes

O período para conservação varia conformea situação e tipo de documento.Comprovantes referentes à quitação decontas têm um tempo específico para ficarem guardados. (...)

Nos casos de serviços, públicos ou privados, prestados ao consumidor de forma contínua, como fornecimento de água, luz, telefone, TV por assinatura, escolas, cartão de crédito, de acordo com as Leis Estadual 13.552/2009 e Federal 12.007/2009 , os fornecedores são obrigados a encaminhar aos seus clientes declaração de quitação de débitos referente ao ano anterior.

A legislação federal estabelece que, durante o mês de maio os fornecedores devem enviar a declaração de quitação anual, que substituirá os recibos e comprovantes mensais emitidos ao longo do ano anterior.

É bom lembrar que, de acordo com a legislação, somente terão direito a este documento [ aqueles que estiverem em dia com todas as parcelas ou mensalidades do ano anterior.

O período para conservação das declarações anuais e também de outros documentos varia conforme a situação. Veja alguns prazos para descarte destes documentos, especificamente, em casos de problemas relativos a consumo:

Prazos de conservação do recibo de quitação anual

Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais: declarações devem ser conservadas por cinco anos .

(...)

Seguro: proposta, apólice e asdeclarações de pagamento devem serguardadas por mais um ano após ofim da vigência.

Prazos de conservação de outros documentos

(...)Notas fiscais: as notas fiscais de compra de

produtos e serviços duráveis devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.

Certificados de garantia: a guarda deve seguir a mesma regra das notas fiscais.

Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

O Procon enfatiza que, todos estes prazos são somente para problemas relativos a consumo. Outras situações e/ou entidades podem ter regras próprias (Receita Federal, Detran, Prefeitura, Cartórios, Fóruns, Juizados Especiais Cíveis, etc.).

O site da Fundação Procon-ES é o

www.procon.es.gov.br

MÉTODO ALFABÉTICO

Os métodos de arquivamentos podemser diretos ou indiretos, ou aindasemi-indireto. O importante é que aescolha seja planejada e aplicada deforma correta. Pode ser utilizado maisde um método simultaneamente,porém é necessário que haja umacorreta classificação da massadocumental para que outras pessoaspossam compreender o métodoescolhido.

MÉTODO ALFABÉTICO

O método alfabético que veremosnesta aula é o mais utilizado tanto porempresas públicas quanto privadas.Dificilmente as pessoas observam asregras de alfabetação. Vamosconhecê-las e aplicá-las. Isto vaiajudar muito na organização doarquivo.

É o mais simples, desde que oelemento principal a ser considerado sejao NOME. É um método direto, porque apesquisa é feita diretamente, não sendonecessário se recorrer a um índiceauxiliar para localizar qualquerdocumento. Nesse método, as fichas oupastas são dispostas na ordemrigorosamente alfabética, respeitadasas normas gerais para a alfabetação,através de guias divisórias, com asrespectivas letras (Paes, 2005, p. 62).

Desvantagens desse método: os errosde arquivamento tendem apredominar no arquivamentoalfabético, quando o volume dedocumentos é muito grande,devido ao cansaço visual e àvariedade de grafia dos nomes.

1. Arquivamento de nomes

De acordo com Paes (2005), oarquivamento de nomes obedecea 13 regras, chamadas regras dealfabetação , apresentadas aseguir:

1.1. Pela 1ª letra do últimosobrenome: João Barbosa; PedroÁlvares Cabral; Paulo Santos

a) Barbosa, Joãob) Cabral, Pedro Álvaresc) Santos, Paulo

1.2. Para sobrenomes iguais:

a) Teixeira, Aníbalb) Teixeira, Maríliac) Teixeira, Paulod) Teixeira, Vitor

1.3. Para nomes compostos:Camilo Castelo Branco; PauloMonte Verde; Heitor Villa Lobos.

a) Castelo Branco, Camilob) Monte Verde, Pauloc) Villa Lobos, Heitor

1.4. Para nomes abreviados: J.Vieira; Jonas Vieira; José Vieira

a) Vieira, J.b) Vieira, Jonasc) Vieira, José

1.5. Para nomes com artigos epreposições: Pedro de Almeida,Ricardo d'Andrade; Lúcia daCâmara; Arnaldo do Couto.

a) Almeida, Pedro deb) Andrade, Ricardo dec) Câmara, Lúcia dad) Couto, Arnaldo do

1.6. Para sobrenomes com grau deparentesco: Antonio Almeida Filho;Paulo Ribeiro Júnior; JoaquimVasconcelos Sobrinho.

a) Almeida Filho, Antoniob) Ribeiro Júnior, Pauloc) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

1.7. Para pessoas da mesmafamília: Jorge de Abreu Sobrinho;Jorge de Abreu Filho; Jorge deAbreu Neto.

a) Filho, Jorge de Abreub) Neto, Jorge de Abreuc) Sobrinho, Jorge de Abreu

1.8. Para nomes estrangeiros:Georges Aubert; WinstonChurchill; Paul Muller; JorgeSchmidt.

a) Aubert, Georgesb) Churchill, Winstonc) Mueller, Pauld) Schmidt, Jorge

1.9. Para nomes estrangeiros(espanhol) com o nome da mãe:José de Oviedo Y Bãnos;Francisco de Pina de Mello;Antonio de Los Rios.

a) Oviedo Y Bãnos, José deb) Pina de Mello, Francisco dec) Rios, Antonio de Los.

1.10. Para nomes OrientaisJaponeses e Árabes:

a) Al Ben Hur (permanece)b) Ly Youtohn (permanece)

1.11. Para nomes estrangeiroscom preposição: Giulio Di Capri;Esteban De Penedo; Charles DuPont; John Mac Adam

a) De Penedo, Estebanb) Di Capri, Giulioc) Du Pont, Charlesd) Mac Adam, John

1.12. Para Pessoas Jurídicas:EMBRATEL; Álvaro Ramos & Cia;A Colegial; Fundação GetúlioVargas:

a) Álvaro Ramos & Ciab) Colegial (A)c) Embrateld) Fundação Getúlio Vargas

1.13. Para Numeral: 4ºCongresso de Secretariado; IEncontro Regional de Arquivologia; IIISimpósio de Apicultura.

a) Congresso de Secretariado (4º)b) Encontro Regional de Arquivologia (I)c) Simpósio de Apicultura (III)

Reveja as regras de alfabetação1.6 e 1.7. Ambas são paragraus de parentesco, porém aprimeira delas é para nomesdiferentes, já a segunda dizrespeito a nomes iguais e grausde parentescos diferentes. Fiqueatento para não errar noarquivamento.