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MANUAL DO GESTOR DE CONTRATOS*SUBSECRETARIA DE COMPRAS E CONTRATOS Superior Tribunal de Justia

Sumrio: Apresentao Parte I Projeto Bsico 1.1 Definio 1.2 Aprovao 1.3 Justificativa do Pedido 1.4 Objeto da Contratao 1.5 Caractersticas do Objeto 1.5.1.Especificaes 1.5.2.Relaes de Bens a serem manutenidos 1.5.3.Quantidade 1.6 Regime de Execuo ou Forma de fornecimento 1.6.1.Execuo Direta 1.6.2.Execuo Indireta 1.6.2.1.Empreitada por preo global 1.6.2.2.Empreitada por preo unitrio 1.6.2.3.Tarefa 1.6.2.4.Empreitada Integral 1.7 Requisitos a serem exigidos no procedimento licitatrio 1.8 Obrigaes a serem exigidas da empresa a ser contratada 1.9 Execuo das Prestaes do Contrato 1.10 Recebimento do Objeto 1.11 Prazos 1.12 Garantias 1.12.1.Garantia Tcnica 1.12.2.Garantia Contratual 1.13 Vigncia 1.14 Estimativa de Preos 1.15 Dispensa e Inexigibilidade 1.15.1.Dispensa de Licitao 1.15.2.Inexigibilidade de Licitao 1.15.3.Instruo dos Processos de Contratao Direta 3 4 4 5 5 5 6 6 7 7 7 7 8 8 8 9 10 11 11 12 12 12 13 13 14 15 15 16 16 2

* Anexo I da Instruo Normativa n 4, de 26/09/2005, publicada no Boletim de Servio do STJ de 30/09/2005.

Manual do Gestor de Contratos

Parte II O Gestor do Contrato 2.1 Definio 2.2 Obrigatoriedade 2.3 Designao do Gestor 2.4 Perfil do Gestor 2.5 Atribuies do Gestor 2.6 Responsabilidades do Gestor Parte III Termo Contratual 3.1 Pertinncia do Termo Contratual 3.2 Termo Aditivo 3.3 Termo de Apostilamento 3.4 Resciso 3.5 Prorrogao da Vigncia do Contrato 3.6 As Alteraes Contratuais 3.6.1.Alteraes Unilaterais 3.6.2.Alteraes por Acordo entre as Partes 3.6.3.Acrscimos e Supresses 3.7 Equilbrio Econmico-Financeiro 3.8 Reajuste de Preos 3.9 Repactuao 3.10 Penalidades Parte IV Pagamento 4.1 Notas Fiscais 4.2 Processo de Pagamento Parte V Anexos Anexo I - Modelo de Projeto Bsico - Prestao de Servios Mo-de-Obra - Fornecimento - Aquisio Anexo II - Controle dos Pagamentos Efetuados Anexo III - Anotaes de Ocorrncias Anexo IV Sugesto para Aplicao de Sanes Referncias Bibliogrficas

17 17 17 18 18 22 24 24 24 25 27 29 29 29 30 31 32 32 33 34 35

37 37 48 53 59 60 61 62

APRESENTAO Diversos esforos foram efetuados pelo Superior Tribunal de Justia no sentido de orientar e auxiliar os gestores na execuo de suas funes cotidianas, mormente no que se refere s instrues necessrias 2 * Anexo I da Instruo Normativa n 4, de 26/09/2005, publicada no Boletim de Servio do STJ de 30/09/2005.

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execuo de todo o ciclo de contratao de fornecedores de produtos, mercadorias ou servios, isto , desde a elaborao do projeto bsico at o arquivamento do processo. O mais recente esforo e importante passo na direo do aperfeioamento da ao dos gestores do Superior Tribunal de Justia foi a constituio da Comisso para elaborar o Manual do Gestor, designada pela Portaria n 25, de 28/03/2005, publicada no Boletim de Servio de 01/04/2005, pois o documento servir de guia de referncia para todas as etapas do desenvolvimento de uma contratao, inclusive para os aspectos legais. Evidentemente, o contedo do presente Manual no inibe ou inviabiliza a utilizao, por parte dos gestores, de formas e estilos particulares de gerenciamento que propiciem melhor eficcia, eficincia e efetividade na utilizao dos recursos pblicos sob a responsabilidade do Tribunal. A competente atuao dos gestores essencial para que as diversas reas do Tribunal possam exercer plenamente suas respectivas atribuies, contribuindo, assim, para o cumprimento da misso desta Corte. O Manual do Gestor um documento dinmico que permite atualizaes freqentes, cuja periodicidade de reviso variar conforme a ocorrncia de avanos na legislao e nos processos gerenciais aplicados Administrao Pblica, bem como por propostas dos gestores, seu pblico alvo, que sero os verdadeiros mensageiros para seu constante aperfeioamento. PARTE I PROJETO BSICO 1.1 - Definio Artigo 6 Inciso IX da Lei 8.666/93 O Projeto Bsico o documento que propicia Administrao conhecer o objeto que se quer licitar, de forma detalhada, clara e precisa.3 * Anexo I da Instruo Normativa n 4, de 26/09/2005, publicada no Boletim de Servio do STJ de 30/09/2005.

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Deve permitir ao licitante as informaes necessrias boa elaborao de sua proposta. No h forma ou modelo definido de projeto bsico. O essencial que seu contedo contemple todas as informaes necessrias justificativa do pedido, bem como elaborao do edital de licitao e da minuta de contrato. O Projeto Bsico tem por objetivo demonstrar como dever ser executado o objeto da licitao, relativamente definio dos principais parmetros envolvidos na contratao, tais como, quantidade, prazos, condies de fornecimento, forma de pagamento e forma de execuo da garantia. Visa demonstrar a viabilidade e a convenincia de sua execuo, evidenciando, dentre outros aspectos, que os custos so compatveis com as disponibilidades oramentrias; que todas as solues tcnicas possveis foram cogitadas, tendo sido selecionada a melhor alternativa e que os prazos para execuo foram calculados. A elaborao de um projeto bsico incompleto ou falho, resulta em um contrato indeterminado e impreciso, que no atender aos objetivos da Administrao. 1.2 - Aprovao Artigo 7 Inciso I 2 da Lei 8.666/93 necessria sua aprovao, por ato formal e motivado da autoridade competente, a qual dever avali-lo e verificar sua adequao s exigncias legais e ao interesse pblico. A autoridade, ao aprovar o projeto bsico, responsabiliza-se pelo juzo de legalidade e de convenincia adotado. competente para aprovar o projeto bsico a autoridade imediatamente superior quela que o elaborou. 1.3 - Justificativa do Pedido4 * Anexo I da Instruo Normativa n 4, de 26/09/2005, publicada no Boletim de Servio do STJ de 30/09/2005.

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O pedido de solicitao de aquisio de bem, de prestao de servios, de alienao, de locao, realizao de obra ou qualquer atividade que envolva terceiros, dever ser acompanhado das razes ou motivao do que se pretende e das suas finalidades. Caso o gestor se depare com um objeto que tenha uma natureza especial ou a exigncia de particulares atributos, ou ainda, que possua caractersticas que apenas algumas pessoas detm, dever justificar de forma objetiva, pois o interesse pblico no pode ser confundido com pretenso particular. O gestor deve observar se os resultados a serem almejados esto compatveis com o investimento. Formular pedido, na Administrao Pblica, envolve grande responsabilidade. preciso conjugar a necessidade do rgo com o que oferecido pelo mercado, sob pena de cometimento de ilegalidade. 1.4 - Objeto da Contratao O objeto dever ser descrito de forma clara, objetiva e sucinta. A expresso objeto da licitao pode ser definida como o bem ou a utilidade que a Administrao busca adquirir ou alienar. o objeto sobre o qual versar o contrato que a Administrao pretende firmar. 1.5 - Caractersticas do Objeto 1.5.1 Especificaes - Artigo 3 1 da Lei 8.666/93 As caractersticas do objeto devero ser minuciosamente detalhadas, no podendo deixar margem a qualquer dvida ou complementao a posteriori, sendo vedada Administrao a incluso de qualquer clusula ou condio que frustre o carter competitivo da licitao. vedado aos agentes pblicos, admitir, prever, incluir ou tolerar, nos atos de convocao, clusulas ou condies que5 * Anexo I da Instruo Normativa n 4, de 26/09/2005, publicada no Boletim de Servio do STJ de 30/09/2005.

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comprometam, restrinjam ou frustrem o seu carter competitivo e estabeleam preferncias ou distines em razo da naturalidade, da sede ou domiclio dos licitantes ou de qualquer outra circunstncia impertinente ou irrelevante para o especfico objeto do contrato. A regra a mais ampla participao de interessados na licitao, para que seja selecionada a proposta mais vantajosa ao interesse pblico, logo deve-se evitar pedidos com especificaes fielmente transcritas de prospectos ou catlogos de determinado fornecedor. Adicionalmente, deve-se observar o artigo 7, 5, da Lei 8.666/93, que veda a realizao de licitao cujo objeto inclua bens e servios sem similaridade, ou produtos de marcas, caractersticas e especificaes exclusivas, salvo nos casos em que for tecnicamente justificvel, ou ainda, quando o fornecimento de tais materiais e servios for feito sob o regime de administrao contratada, previsto e discriminado no edital. 1.5.2 Relao de Bens a Serem Manutenidos Indicar a relao de bens a serem cobertos pelo contrato, contendo, dentre outros, marca, modelo, nmero de srie, nmero de tombamento e local onde o bem est alocado. 1.5.3 Quantidade Artigo 7, 4, da Lei 8.666/93 vedada a licitao de quantidades indefinidas, por esta razo, no projeto bsico dever constar, obrigatoriamente, a estimativa das quantidades a serem adquiridas. Nos casos em que houver dificuldades para a definio das quantidades, ainda assim, dever ser elaborada uma estimativa, dentro dos limites permitidos pela tcnica. O recomendvel que a definio das quantidades seja a mais exata possvel, a fim de que sejam evitadas solicitaes que possam6 * Anexo I da Instruo Normativa n 4, de 26/09/2005, publicada no Boletim de Servio do STJ de 30/09/2005.

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acarretar acrscimos alm dos limites legais, quando da execuo do objeto. 1.6. Regime de Execuo ou Forma de Fornecimento Artigo 10 da Lei 8.666/93 As obras e servios podero ser executados de forma direta ou indireta. 1.6.1 Execuo Direta: A execuo do objeto de forma direta consiste na utilizao dos prprios meios disponveis no rgo. Como exemplo, pode-se citar a prestao de servios de marcenaria a partir do emprego de mo-de-obra existente em seu prprio quadro de pessoal. 1.6.2 Execuo Indireta: O regime de execuo indireta do objeto, por seu turno, consiste na contratao de terceiros para a prestao dos servios, em razo da inviabilidade de emprego de seus prprios meios, ou em