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CÓDIGO DE CONDUTA

VARIAN MEDICAL SYSTEMS A P A R T N E R F O R L I F E L10513-Rev. 03, vigência 19 de agosto de 2016

Como uma empresa dedicada à criação de tecnologias que ajudam a salvar e proteger vidas, a Varian prioriza as práticas éticas de negócios. Em todas as nossas conquistas, procuramos praticar o bem fazendo a coisa certa. Isso significa agir com ética, responsabilidade e respeito, assim como em total conformidade com as leis, onde quer que estejamos. Também significa saber que, no cumprimento da missão de nossa empresa, queremos ter sucesso, tornar o mundo um lugar melhor e manter-nos em um padrão mais elevado.

Na Varian, acreditamos que a ética está em primeiro lugar, com nosso Conselho e gerenciamento sênior, e que nosso comprometimento se estende a todos os nossos funcionários, parceiros de negócios e outras partes interessadas. Levamos a sério o comportamento ético, começando com práticas baseadas no presente Código de Conduta. Desenvolvemos este Código de Conduta para prover uma orientação na atividade diária de negócios, momento em que as dúvidas podem surgir. A orientação pode determinar que certa conduta seja aceitável ou inaceitável ou pode fornecer medidas protetoras que auxiliem a evitar o surgimento de comportamentos inapropriados ou má conduta. O presente Código de Conduta não constitui uma tentativa de resumir todas as leis, regras e regulamentos que podem se aplicar aos nossos negócios, tampouco reúne todas as políticas da Empresa, as quais fornecem orientação adicional em áreas específicas. Os funcionários e parceiros de negócios da Varian são responsáveis pela compreensão das regras e dos regulamentos que se aplicam aos nossos negócios, assim como pela leitura e observação das políticas de nossa Empresa, incluindo quaisquer variações regionais. Essencialmente, nosso sucesso não depende apenas da conformidade com o Código de Conduta e as políticas, mas também da honestidade, da justiça, da integridade, do bom senso e do discernimento que todos nós trazemos ao trabalho.

Conformidade é algo que todos possuímos. “Fazer a coisa certa” sempre foi parte dos valores e da cultura da Varian. Nossa reputação como uma empresa com o maior nível de integridade significa tudo. Tenho certeza de que nosso compromisso com a conformidade ética não é uma medida “defensiva”. Ao contrário, ele é um grande diferenciador competitivo que nos permitirá crescer de diversos modos e alcançar o sucesso como empresa. Além disso, é a coisa certa a ser feita!

Dow WilsonDIRETOR EXECUTIVOVarian Medical Systems, Inc.

“Essencialmente, nosso sucesso depende da honestidade, da justiça, da integridade, do bom senso e do discernimento que todos nós trazemos ao trabalho.”

Carta de Dow WilsonD I R E T O R E X E C U T I V O


ÍNDICEINTRODUÇÃO – O QUE É CERTO . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Quem deve seguir o Código de Conduta?

O que os funcionários devem fazer

O que os gerentes e os diretores devem fazer

Como obter orientações e expressar suas preocupações

Violações e retaliação

MERCADO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Leis aplicáveis e excelência regulatória

Segurança e qualidade do produto

Relações com profissionais da saúde

Cortesias comerciais

Suborno e outros pagamentos corruptos

Negociação justa e cumprimento das leis de concorrência

Conformidade comercial

Relações com fornecedores e trabalho com terceiros

Prevenção contra a lavagem de dinheiro

COLEGAS DE TRABALHO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Respeito mútuo e no local de trabalho

Assédio

Direitos iguais de contratação

Saúde e segurança

Privacidade de dados dos funcionários, clientes e pacientes

COMUNIDADE E MEIO AMBIENTE . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Contribuições políticas

Proteção do meio ambiente

Comunicação em nome da empresa

ATIVOS E INFORMAÇÕES DA EMPRESA . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Conflitos de interesse

Informações confidenciais

Negociações com informações privilegiadas e indicações de ações

Propriedade intelectual

Oportunidades corporativas

Manutenção de registros e relatórios públicos

Sistemas de comunicações empresariais

Proteção e utilização correta dos ativos da empresa

ALTERAÇÕES, MODIFICAÇÕES E RENÚNCIAS . . . . . . 29

Observação: a Varian Medical Systems, Inc. e suas subsidiárias mundiais são referidas no presente Código de Conduta como a “Empresa” ou como “Varian”. “Conselho” refere-se ao Conselho de Administração da Varian.


» Quem deve seguir o Código de Conduta?

» O que os funcionários devem fazer

» O que os gerentes e os diretores devem fazer

» Como obter orientações e expressar suas preocupações

» Violações e retaliação

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Introdução – Faça o que é certo

VARIAN MEDICAL SYSTEMS A P A R T N E R F O R L I F E L10513-Rev. 03, vigência 19 de agosto de 2016 5

Quem deve seguir o Código de Conduta?Garantir que a Varian faça a coisa certa é responsabilidade de

• MEMBROS DO CONSELHO, DIRETORES E OUTROS FUNCIONÁRIOS DA VARIAN.

• SUBSIDIÁRIAS E AFILIADOS CONTROLADOS: entidades nas quais a Varian possui mais de 50 por cento dos direitos de voto ou que tenha o direito de controle da entidade são solicitadas a adotar e seguir o Código de Conduta e as políticas de conformidade da Varian.

• TERCEIROS REPRESENTANTES DA EMPRESA (“parceiros de negócios”): terceiros, tais como agentes, consultores, distribuidores, representantes de vendas, contratados independentes, fornecedores e parceiros de joint venture ou estratégicos devem:

– concordar no cumprimento das normas éticas do Código de Conduta.

– estar munidos de informações e instruções sobre os requisitos da política de conformidade aplicável.

– compreender e cumprir os aspectos relevantes das políticas de conformidade da Varian.

“Nossa empresa está aberta para ouvir nossas preocupações. É um modo de identificar e solucionar os problemas.”

– PJ Bullock, Marketing Business Development Manager

O que os funcionários devem fazerCOMPREENDER E CUMPRIR AS POLÍTICAS DA EMPRESA

• Revisar regularmente seu conhecimento e compreensão sobre os padrões éticos e jurídicos da Varian aplicáveis ao seu trabalho. Analisar as políticas da Empresa e compreender as variações específicas do país, pois elas aprofundam as diretrizes e os requisitos afirmados no presente Código de Conduta.

• Verificar a intranet da Varian ou solicitar as políticas aplicáveis e variações específicas do país ao seu Representante de Recursos Humanos (“RH”), Conformidade Ética ou Representante Jurídico.

• Participar das sessões de treinamento de conformidade aplicáveis.

• Manter os padrões éticos do Código de Conduta e seguir as políticas, os procedimentos e as práticas que os auxiliam em sua conduta diária de negócios.

• Contribuir para um ambiente de trabalho conducente à manutenção dos mais altos padrões jurídicos e éticos nas atividades diárias de negócios.

• Nunca colocar os objetivos de curto prazo acima do compromisso com a conformidade e a ética da Varian.

SER PROATIVO

• Buscar ajuda quando o plano de ação correto não estiver claro. Não ter medo de fazer perguntas.

• Ficar alerta às ações de qualquer funcionário, diretor ou terceiro agindo em nome da Empresa de forma ilegal ou em violação do Código de Conduta, das políticas ou procedimentos da Empresa.

• Relatar prontamente possíveis violações (consulte a seção, “Como obter orientações e expressar suas preocupações”).


O que os gerentes e os diretores devem fazerAlém das expectativas do funcionário, os gerentes e diretores devem tomar as seguintes ações para evitar, detectar e responder às questões de conformidade:

• Servir de exemplo com suas palavras e ações.

• Incentivar a conduta ética liderando pessoalmente iniciativas de conformidade.

• Criar uma cultura na qual os funcionários compreendam suas responsabilidades e sintam-se à vontade para expressar suas preocupações de boa-fé, sem medo de sofrer retaliação.

• Manter as “portas abertas”: convidar os funcionários a compartilhar quaisquer preocupações.

• Considerar as iniciativas de conformidade ao avaliar e recompensar os funcionários.

• Oferecer aos funcionários diretrizes claras sobre questões da condução de negócios diários.

• Garantir que os funcionários participem e concluam os treinamentos de conformidade.

• Relatar prontamente os problemas de conformidade e as preocupações do funcionário pelo uso dos canais adequados. Não fazer investigações de assuntos sozinho.

• Cooperar com as investigações da Empresa. Disponibilizar os funcionários e documentos conforme necessário.

• Garantir que os funcionários compreendam que os resultados dos negócios nunca são mais importantes que a conduta ética.

Como obter orientações e expressar suas preocupaçõesEncorajamos todos os nossos funcionários, diretores, membros do Conselho e parceiros de negócios a levantar prontamente suas preocupações ou dúvidas sobre possíveis violações de leis, do Código de Conduta, dos padrões éticos dos negócios, dos padrões de contabilidade e de auditoria ou das políticas da Varian. Os funcionários também são incentivados a procurar orientação quando houver dúvida sobre suas responsabilidades de acordo com o Código de Conduta, as políticas da Empresa ou com as leis ou os regulamentos aplicáveis. A Varian levará em conta esses relatos com justiça e objetividade e os manterá sob sigilo pelo tempo possível, considerando a necessidade da Empresa de investigar minuciosamente a informação relatada e sujeitá-la às obrigações que possam surgir das leis, regulamentações ou dos procedimentos legais aplicáveis.

A Linha de atendimento confidencial de ética e finanças da Varian (a “Linha de atendimento”) é um serviço de denúncias on-line e via telefone operado por uma empresa privada independente. Este serviço pode ser utilizado, quando disponível, para levantar dúvidas ou relatar preocupações e está acessível 24 horas por dia, 7 dias por semana. As informações sobre como acessar a Linha de atendimento estão disponíveis nos websites internos e externos da Varian e publicadas nas dependências da Varian.

SITUAÇÃO

Você suspeita que um colega possa estar envolvido em um comportamento antiético. Como você não possui provas, não sabe se deve comentar sobre isso. Você se sente preocupado pelo colega vir a ter problemas, mesmo que suas suspeitas sejam incorretas.

O QUE FAZER: Levante a questão assim que possível, fazendo uso de um ou mais dos recursos listados acima, dependendo da sua jurisdição. As informações fornecidas por você serão usadas apenas se necessárias para a investigação da situação. A investigação de todos os relatos de possíveis inadequações às normas ou comportamentos antiéticos — incluindo os relatos que forem comprovados como comportamento antiético ou fora de conformidade — ajuda a Varian a manter a integridade do programa de conformidade ética.


Os funcionários que tenham algum tipo de preocupação ou reclamação são encorajados a relatá-las rapidamente ao supervisor local, ao gerente, ao Departamento de RH ou aos líderes de conformidade .

PERGUNTA: O que acontece ao entrar em contato pela Linha de atendimento?

RESPOSTA: Qualquer informação procurada ou preocupação relatada pela Linha de atendimento será investigada prontamente e com discrição. Caso ligue para a Linha de atendimento, sua chamada será documentada em detalhes por um entrevistador profissional não funcionário da Varian. Todas as informações reunidas pela Linha de atendimento serão enviadas à entidade da Varian adequada para investigação. Um investigador adequado, de acordo com os requisitos jurídicos locais, investigará as alegações de comportamentos ilegais e antiéticos. O número de pessoas envolvidas em qualquer investigação será limitado ao necessário de acordo com uma investigação completa e consistente com os princípios de privacidade. Conforme o progresso da investigação, pode ser necessário que você forneça informações adicionais ou responda a dúvidas. As informações fornecidas por você serão usadas apenas se necessárias para responder a sua pergunta ou investigar uma preocupação relatada. Em determinados casos, as informações podem ser compartilhadas com as autoridades de aplicação da lei ou outras autoridades locais, a fim de cumprir os requisitos jurídicos ou proteger os interesses legais da Varian.

Os funcionários que tenham algum tipo de preocupação ou reclamação são encorajados a relatá-los rapidamente ao supervisor local, ao gerente, ao Departamento de RH ou aos líderes de conformidade. Por conta da variedade de modos em que os relatos podem ser feitos de país para país, os funcionários podem utilizar a Linha de atendimento para obter mais instruções sobre como e a quem relatar qualquer tipo de incidente em particular.

Você será encorajado a fornecer sua identificação, em vez de prover relatos anonimamente, quando essa informação permitir uma investigação mais aprofundada. Caso se sinta desconfortável em fornecer sua identificação e, se permitido pela lei local, você pode fazer seu relato anonimamente.

IMPORTANTE: Para pessoas em determinados países, a Linha de atendimento permite apenas que você relate Preocupações de Contabilidade ou Auditoria por este sistema, devido à lei local. Se deseja relatar Problemas no ambiente de trabalho, entre em contato com seu gerente local, com o Representante do departamento jurídico ou de RH.

Violações e retaliaçãoA Varian não tolera violações do Código de Conduta. As violações serão tratadas com seriedade e podem resultar em ações disciplinares, incluindo a rescisão do vínculo empregatício de acordo com a lei aplicável. Todos os funcionários são incentivados a levantar dúvidas e preocupações.

A Varian não permitirá retaliação contra qualquer pessoa que informar, de boa-fé, violações da lei, dos regulamentos, do Código de Conduta ou das políticas da Empresa. Retaliações, incluindo qualquer tentativa de prejudicar ou difamar outro funcionário, ou relatos não feitos de boa-fé, podem resultar em ação disciplinar, até e incluindo a rescisão do vínculo empregatício, de acordo com a lei aplicável.


» Leis aplicáveis e excelência regulatória

» Segurança e qualidade do produto

» Relações com profissionais da saúde

» Cortesias comerciais

» Suborno e outros pagamentos corruptos

» Negociação justa e cumprimento das leis de concorrência

» Conformidade comercial

» Relações com fornecedores e trabalho com terceiros

» Prevenção contra a lavagem de dinheiro

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Mercado


Leis aplicáveis e excelência regulatóriaOs funcionários da Varian estão localizados em todo o mundo e são cidadãos de diferentes países. Como resultado, nossas operações estão sujeitas às leis de vários países, províncias, estados, municípios e organizações. O não cumprimento de alguma dessas leis pode resultar em sérias obrigações civis e mesmo criminais e danos aos nossos ativos e à nossa reputação.

O ambiente regulatório atual exige que todo funcionário e gerente esteja ciente, conheça e esteja comprometido com a excelência regulatória. Em algumas instâncias, pode haver conflito entre as leis aplicáveis de dois ou mais países. Ao se deparar com um conflito, é especialmente importante consultar a pessoa adequada no Departamento jurídico para compreender como solucionar o conflito apropriadamente.

Sua unidade de negócios ou seu departamento pode emitir políticas, procedimentos e diretrizes próprios e específicos aos seus negócios. Você deve seguir tais políticas, procedimentos e diretrizes, além daqueles descritos no Código de Conduta. Se houver um conflito entre as políticas, procedimentos, diretrizes, o Código de Conduta e quaisquer requisitos jurídicos, o padrão mais rígido será aplicado. Caso observe um conflito entre as diversas políticas e diretrizes, informe sua equipe de gerenciamento ou aos Departamentos jurídicos ou de conformidade.

“Tenho orgulho da integridade operacional da Varian. Nossa reputação tem base nessa integridade.”

– Shari Huffine, Marketing Sponsorships and Speakers Bureau Manage

Segurança e qualidade do produtoA segurança é preeminente em todos os produtos e serviços fornecidos pela Varian. É responsabilidade da Varian produzir produtos seguros e cumprir todos os requisitos jurídicos e regulatórios que regem a criação, fabricação e o fornecimento de produtos seguros que façam uma diferença positiva nos mercados atendidos por ela.

A Varian projeta e fabrica seus produtos de modo a atender as diretrizes das agências federais, assim como os critérios de inspeção, teste e qualidade do cliente. Realizamos os testes e provemos a documentação necessária para atender a esses critérios e fornecemos a documentação necessária de tais testes. Constitui violação da lei e da política da Empresa enviar, intencionalmente, testes ou outros dados falsos a qualquer agência governamental ou cliente.

Ademais, a Varian reúne e relata informações relacionadas a reclamações e incidentes de segurança envolvendo seus produtos. Todos os funcionários relevantes devem receber um treinamento sobre como lidar com as reclamações e devem relatar incidentes quando esses ocorrerem.

Em alguns países, os funcionários relevantes também deverão relatar as reclamações e os incidentes de segurança envolvendo nossos produtos a entidades governamentais (por exemplo, entidades regulatórias, de proteção ao consumidor ou policiais). Entre em contato com o Departamento regulatório caso tenha dúvidas.


Relações com profissionais da saúdeUm profissional da saúde é um indivíduo ou uma entidade envolvida na prestação de serviços de saúde a pacientes e que influencia, compra, aluga, recomenda, utiliza, organiza a compra ou locação ou prescreve produtos e serviços de uma empresa. Médicos, enfermeiros, equipes hospitalares e de escritórios médicos e outros são exemplos de profissionais da saúde que têm contato com pacientes.

PERGUNTA: Fiquei ciente de uma médica, com muita experiência nos equipamentos da Varian, que deixou sua posição atual e estava procurando por uma nova. Posso contratar um agente de recrutamento ou outro consultor para obter uma posição para ela?

RESPOSTA: Não. Prestar esse serviço seria considerado um estímulo inadequado à médica e, provavelmente, ao hospital contratante.

O desenvolvimento de relações honestas e construtivas com profissionais da saúde é essencial para a compreensão das necessidades da comunidade de cuidados com a saúde. Tais relações estão sujeitas a regulamentos rígidos (que variam de acordo com o país), os quais todos os funcionários e agentes da Varian devem conhecer.

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“Na Varian, sei que tenho recursos disponíveis se tiver dúvidas sobre uma situação e desejar esclarecimentos.”

– Markus Billeter, Global Product Marketing Manager

Se o seu trabalho leva você a entrar em contato com profissionais da saúde, certifique-se de que essas interações (a) sejam para propósitos comerciais válidos, (b) sejam consistentes com todas as leis, regulamentações e políticas da Varian referentes a interações com profissionais da saúde e (c) não influenciem (de fato ou aparentemente) quaisquer decisões médicas tomadas pelos profissionais da saúde.

Em determinados países, a Varian deve relatar todos os pagamentos e transferências de valores direcionados aos profissionais de saúde. As políticas e os procedimentos locais para o registro de tais pagamentos devem ser seguidos com precisão e em sua totalidade. Consulte o Departamento de conformidade caso haja dúvidas.

PERGUNTA: Estou trabalhando fora dos Estados Unidos. Desejo contratar um médico estadunidense licenciado para uma consultoria aqui. Devo relatar os pagamentos feitos ao médico?

RESPOSTA: Sim, todos os pagamentos feitos pela Varian ou seus afiliados — em dinheiro ou outros — a profissionais de saúde estadunidenses devem ser relatados, independentemente do país onde a consultoria (ou qualquer outro serviço) é feita. Entre em contato com o Departamento de conformidade para obter mais orientações sobre como relatar tais pagamentos. Essa questão aplica-se, também, a outros países.


SITUAÇÃO

A Varian convidou um médico de uma clínica particular para viajar à nossa sede corporativa em Palo Alto, Califórnia, às custas da Varian. O médico deseja adicionar uma viagem extra de final de semana para jogar golfe em um clube local e pergunta se a Varian custeará a prática esportiva.

O QUE FAZER: A viagem extra para jogar golfe não pode ser paga pela Varian ou por seus funcionários ou agentes. A viagem e as despesas cabíveis decorrentes da visita à sede podem ser adequadas, contanto que tais despesas (1) sejam parte de uma necessidade comercial comprovada/documentada; (2) não sejam excessivas ou extravagantes; (3) não sejam suscetíveis a serem consideradas como suborno ou pagamento corrupto (consulte seção abaixo); (4) não violem quaisquer leis ou políticas da empresa (nossa ou do cliente) e (5) sejam registradas nos livros e registros da Empresa.

Cortesias comerciaisOferecer ou aceitar cortesias comerciais (por exemplo, presentes, refeições e outras formas de entretenimento) pode ou não ser aceitável, dependendo de quem oferece ou aceita tal cortesia, do local em que a oferta ocorre e o motivo da oferta. Cortesias comerciais oferecidas a funcionários públicos ou profissionais da saúde são casos particularmente delicados, pois elas podem violar as leis antissuborno ou anticorrupção ou as normas da prática do setor. Entre em contato com o Departamento de Conformidade Ética caso tenha dúvidas relacionadas a cortesias comerciais.

Os funcionários da Varian podem oferecer ou aceitar uma cortesia comercial, diretamente ou por meio de terceiros, apenas se a cortesia atender aos seguintes critérios:

• Ter propósitos comerciais legítimos e não ter o intuito de exercer influências ou expectativas indevidas de reciprocidade.

• Não violar quaisquer leis, regulamentos ou políticas da empresa.

• Não ser feita em dinheiro ou equivalente.

• Não aparentar ou ser entendida como suborno ou outro pagamento corrupto.

• Ser adequada em termos de valor, tempo, local e frequência.

• Não criar conflitos de interesses.

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Esses critérios aplicam-se a cortesias comerciais em qualquer local do mundo, mesmo onde sejam consideradas “um modo de fazer negócios”. Para confirmar se uma cortesia comercial é apropriada, ou para tirar dúvidas relacionadas a uma cortesia comercial, consulte um supervisor, gerente ou o Departamento de Conformidade Ética.

PERGUNTA: Trabalho em um país onde a recusa de uma cortesia comercial de um parceiro de negócios pode ser considerada um insulto e constituir risco à relação de negócios. O que devo fazer se me oferecerem uma cortesia comercial que eu sinta ser inadequada?

RESPOSTA: Entre em contato com seu supervisor, gerente ou com o Departamento de Conformidade Ética para determinar como proceder. Pode ser possível aceitar o presente em nome da Varian. As cortesias comerciais são aceitáveis apenas se atenderem aos critérios definidos.


“Tenho orgulho em ‘fazer o bem fazendo a coisa certa’.”

– Felix Ye, Software Quality Assurance Engineer

A Varian é totalmente comprometida aos princípios e às práticas das leis antissuborno e anticorrupção.

Suborno e outros pagamentos corruptosO suborno é definido como oferecer ou dar algo de valor a uma pessoa a fim de influenciar a opinião ou conduta da pessoa. No mundo dos negócios, o suborno pode ser usado para influenciar o julgamento ou as ações, afetar uma decisão, ganhar (ou manter) clientes ou obter uma vantagem injusta.

O suborno e outros pagamentos corruptos são proibidos, por lei, em todo o mundo. Os subornos podem ser em dinheiro, presentes, entretenimento, contribuições ou outros objetos de valor. É ilegal a transferência de um suborno diretamente ou por meio de um intermediário.

Para evitar que subornos ou outros pagamentos corruptos sejam ocultados, as empresas devem manter registros financeiros precisos e ter o controle da contabilidade em vigor.

A Varian é totalmente comprometida aos princípios e às práticas das leis antissuborno e anticorrupção. Todos os funcionários e todas as partes agindo em nome da Varian devem compartilhar esse compromisso e evitar qualquer ação que possa ser considerada como ato de suborno ou pagamento corrupto.

SITUAÇÃO

Você soube que um consultor está recebendo um pagamento muito maior do que o normal para o tipo de trabalho e os registros financeiros que você está revisando não fornecem qualquer explicação.

O QUE FAZER: Relate as informações que você encontrou ao Departamento jurídico ou de conformidade ética ou use a Linha de atendimento.


Negociação justa significa que nenhuma vantagem injusta pode ser recebida por meio de manipulação, ocultação ou deturpação de fatos materiais, abuso de informações confidenciais ou privilegiadas ou por práticas semelhantes. A Varian compete unicamente com base nos méritos de nossos produtos e serviços. Nossas ações e relações, incluindo aquelas com os clientes, fornecedores, concorrentes e funcionários da Empresa, devem ser baseadas em negociação justa, concorrência justa na qualidade, no preço e no serviço e na conformidade com as leis e os regulamentos aplicáveis.

Nossas atividades de negócios estão sujeitas a leis de concorrência na maioria dos países ao redor do mundo, e aplicam-se a muitos aspectos de nossos negócios, incluindo vendas, marketing, obtenção, contratação, fusões e aquisições. Tais leis proíbem ou restringem, especificamente, acordos ou tratados anticoncorrência para:

• fixar, coordenar ou controlar preços.

• facilitar a oferta ou a manipulação de ofertas.

• auxiliar um cliente no esboço de especificações de licitações.

• limitar a competição com outros participantes do mercado.

• compartilhar informações com concorrentes sobre preços, lucros ou margens de lucros.

• dividir ou alocar mercados, territórios ou clientes.

• trocar ou compartilhar com um concorrente quaisquer informações não publicadas em relação a preços ou qualquer outra informação sobre a concorrência.

• fazer acordos recíprocos com parceiros ou fornecedores.

Negociação justa e cumprimento das leis de concorrência

SITUAÇÃO

Durante uma apresentação em uma feira comercial, você está sentado ao lado do representante de vendas de um concorrente. Ao final da apresentação e depois da dispersão do público, você nota que o representante de vendas do concorrente deixou para trás o que parece ser um relatório confidencial interno sobre um novo produto. Este relatório pode ser de grande valia para você no desenvolvimento de uma estratégia de marketing para um produto concorrente que a Varian está prestes a lançar.

O QUE FAZER: Alerte o representante de vendas sobre a situação imediatamente. Qualquer tentativa de obter informações a partir do relatório seria antiética e uma violação dos princípios da concorrência justa.

Embora a intenção dessas leis de concorrência seja direta, a aplicação delas em situações particulares pode ser bastante complexa.

Caso tenha alguma dúvida sobre a negociação justa ou a conformidade com as leis de concorrência, entre em contato com o Departamento jurídico.


Ao realizar negócios em outros países, os funcionários devem conhecer e cumprir todas as leis aplicáveis e, do mesmo modo, as políticas e os procedimentos de conformidade comercial da Varian.

Conformidade comercialO crescimento e o sucesso dos negócios globais da Varian dependem da nossa habilidade contínua de conduzir negócios facilmente em outros países. Muitos países fazem o regulamento de transações comerciais internacionais, tais como importações, exportações e transações financeiras internacionais, por várias razões, incluindo a segurança nacional e a política externa. A Varian é comprometida com o cumprimento de todas as leis e regulamentações vigentes de exportação, importação e conformidade comercial em todos os países nos quais faz negócios.

Ao realizar negócios em outros países, os funcionários devem conhecer e cumprir todas as leis aplicáveis e, do mesmo modo, as políticas e os procedimentos de conformidade comercial da Varian. As leis de controle de exportação regem a transferência de bens, serviços e tecnologias entre países. Observe que muitos países têm listas publicadas de empresas e pessoas consideradas “partes restritas” ou que estão sujeitas a sanções comerciais e financeiras. O programa de conformidade comercial da Varian, portanto, exige que todos os clientes e todas as transações sejam verificados relativamente a propósitos de conformidade de exportação. Adicionalmente, os programas de sanções globais restringem ou proíbem os negócios da Varian em ou com determinados países, incluindo Cuba, Irã, Coreia do Norte, Sudão e Síria, a menos que licenciado especificamente ou, de outra forma, aprovado dentro das regulamentações aplicáveis. Como tais leis são complexas e têm alterações frequentes, os funcionários devem sempre entrar em contato com o Departamento de conformidade comercial para obter orientação sobre qualquer atividade de negócio proposta relacionada a esses países.

As leis e os regulamentos alfandegários regem a importação de bens. Tais leis garantem que apenas os bens aceitáveis entrem no país importador e que a quantia correta de tarifas e impostos seja paga sobre tais bens. A Varian deve manter e relatar descrições de produtos corretas, códigos de tarifa alfandegária, valor comercial e país de origem de todos os bens importados. Os funcionários devem seguir todas as regulamentações que regem o licenciamento da exportação e importação, a documentação de envio, a documentação de importação, relatórios e requisitos de retenção de registros.

Relações com fornecedores e trabalho com terceirosEm muitas instâncias, a Varian contrata pessoas ou empresas que fornecem suprimentos e serviços em nome da Varian. As ações e atividades de fornecedores e terceiros podem ser atribuídas à Varian. Nem sempre as leis anticorrupção diferenciam os atos feitos pela Varian ou por alguém agindo em nome da Varian, de modo que a Varian pode ser considerada responsável pelas ações praticadas por seus parceiros de negócios. Por essas razões, a Varian deve tomar determinadas medidas ao lidar com fornecedores e terceiros, incluindo a condução de auditorias e de treinamento anticorrupção antes de contratá-los.

Caso tenha dúvidas ao contratar fornecedores ou terceiros, entre em contato com o Departamento de Conformidade Ética.


Prevenção contra a lavagem de dinheiroLavagem de dinheiro é o ato de ocultar as fontes de dinheiro para evitar divulgar suas fontes, usos ou pagar impostos. Mais de 100 países têm, hoje em dia, leis contra a lavagem de dinheiro. Tais leis proíbem a condução de transações que envolvem recursos advindos de atividades criminosas. Pessoas envolvidas em atividades criminosas — terrorismo, narcotráfico, sonegação fiscal e fraudes, por exemplo — podem tentar a lavagem dos recursos de seus crimes para ocultá-los ou fazê-los parecer legítimos. Uma preocupação relacionada, às vezes chamada de lavagem reversa de dinheiro, é o uso de fundos legítimos para financiar atividades terroristas.

A Varian está comprometida a cumprir totalmente todas as leis antilavagem de dinheiro e antiterroristas em todo o mundo. Conduziremos negócios apenas com clientes de boa reputação envolvidos em atividades de negócios legítimas, usando fundos derivados de fontes legítimas. Os funcionários devem evitar o envolvimento em qualquer transação estruturada de modo a ser vista como conduta ilegal de ocultação ou de natureza inadequada de recursos ou ativos em questão na transação. Caso tenha dúvidas a respeito de proceder com a auditoria adequada antes de conduzir os negócios com qualquer vendedor, fornecedor, contratado, revendedor, distribuidor, cliente ou terceiros, consulte o Departamento de Conformidade Ética ou o Departamento jurídico. Tenha cautela especial em transações estruturadas de modo peculiar. A falha ao detectar relações e transações do cliente que coloquem a Varian em risco pode danificar severamente nossa integridade e reputação.

SITUAÇÃO

Um cliente da Varian na União Europeia faz um pedido grande com um depósito substancial. O pedido é cancelado e o cliente solicita que o estorno do pagamento seja feito a uma conta bancária na América Latina. Devo ficar preocupado?

O QUE FAZER: Sim, você deve se preocupar se uma transação envolve a transferência de fundos para ou de países ou entidades não relacionados com a transação. As solicitações de transferência de dinheiro a terceiros também levantam preocupações que precisam ser investigadas para garantir a legitimidade da transação. Consulte o Departamento jurídico ou de conformidade ética antes de prosseguir.


» Respeito mútuo e no local de trabalho

» Assédio

» Direitos iguais de contratação

» Saúde e segurança

» Privacidade de dados dos funcionários, clientes e pacientes

Colegas de trabalho


“A Varian reúne pessoas incríveis. Trabalhar com elas me inspira a fazer meu melhor.” – Amy Chan, ESV Document Control

Specialist

Respeito mútuo e no local de trabalhoNa Varian, consideramos nossos funcionários a nossa maior força. Quando os funcionários são tratados como membros valiosos da equipe, eles ficam motivados a contribuir com o ambiente de trabalho de modo construtivo e eficaz, para o benefício mútuo de todos. Cada um de nós desempenha um papel na criação e na conservação desse tipo de ambiente. O local de trabalho na Varian deve ser livre de assédio, discriminação, intimidação e retaliação. Tais comportamentos, seja de funcionários ou qualquer outra pessoa que faça negócios com a Varian, não serão tolerados.

A Varian tem orgulho de ser uma empresa de dimensões mundiais com funcionários, parceiros de negócios e outras partes interessadas de tamanha diversidade. A Varian espera que seus funcionários, diretores, membros do Conselho e parceiros de negócios tratem outros funcionários, parceiros e partes interessadas com respeito e consideração pelos valores e pelas culturas diferenciadas.

É responsabilidade de cada funcionário, diretor, membro do Conselho e parceiro de negócios da Empresa dar atenção às normas, aos comportamentos e às crenças diversas de colegas, independentemente da relação que têm com a Varian.

AssédioA Varian não tolera o assédio ou a intimidação de qualquer forma, seja ela verbal, não verbal ou física. A conformidade com todas as leis aplicáveis, assim como senso comum e respeito ao outro, deve ser observada em todos os momentos. Caso sinta que alguém está lhe assediando ou interferindo em sua capacidade de realizar seu trabalho, você tem o direito de pedir que a pessoa pare e dizer a ele/ela — de modo claro e profissional — que tal comportamento não é bem-vindo. Você também pode relatar tal preocupação ao seu gerente local, ao departamento de RH ou consultar a Linha de atendimento e conhecer as alternativas para relatos em seu país. Ao agir de boa-fé reportando um incidente de assédio, a retaliação contra a sua pessoa é estritamente proibida.

PERGUNTA: Vi colegas serem insultados sobre suas religiões. Devo fazer algo mesmo que eles não tenham dito nada?

RESPOSTA: Sim. A Empresa espera que todos os funcionários tratem uns aos outros com respeito e consideração. Caso você seja alvo ou observe alguém ser alvo de comportamento ilícito ou desrespeitoso, fale com seu supervisor, gerente ou representante do RH local, ou use a Linha de atendimento, que lhe direcionará a possíveis alternativas de relato, dependendo de seu país.


SITUAÇÃO

Você é solicitado a recabear um sistema elétrico com falha de um cliente. Infelizmente, o cliente não pode desligar totalmente o sistema para a realização dos reparos como planejado. Você realiza a maior parte do trabalho desligando as partes do sistema conforme necessário. Ao final, tudo o que sobra é apenas um recabeamento simples que exige um desligamento disruptivo. O cliente pede que você faça o trabalho sem o desligamento. Você se sente confiante que possa fazer o trabalho como um favor ao cliente com um risco mínimo.

O QUE FAZER: Você não deve, de modo algum, fazer este favor ao cliente. Tanto a política quanto as práticas de trabalho seguro da Varian exigem que o maquinário ligado à rede elétrica seja desligado antes de trabalhar com ele.

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A Varian não tolerará discriminação ilícita no ambiente de trabalho.

Direitos iguais de contrataçãoA Varian é firmemente comprometida em oferecer oportunidades iguais de contratação a todos os funcionários atuais e futuros. A Empresa baseia as decisões de contratação em qualificações e mérito do trabalho, o que inclui as habilidades de uma pessoa, o desempenho e liderança, e respeitamos e cumprimos com todas as leis locais e nacionais nos locais onde os nossos funcionários trabalham ao redor do mundo. Sempre que possível, a Varian disponibiliza acordos justos para indivíduos deficientes.

PERGUNTA: Se eu rejeitar um candidato que se apresentou para uma vaga aberta, pois ele não pode cumprir os requisitos físicos do cargo, será uma discriminação contra essa pessoa?

RESPOSTA: Dependendo da lei local, não é ilegal rejeitar um candidato caso ele não consiga realizar as funções essenciais da posição (tais como, levantar peso) com um acordo justo. Fale com seu gerente de RH e considere suas opções para um acordo antes de desconsiderar o candidato.

SITUAÇÃO

Você sente que seu supervisor está lhe discriminando, mas está preocupado em dizer algo a ele e isso acarretar mais problemas.

O QUE FAZER: A Varian não tolerará discriminação ilícita no ambiente de trabalho. Você não precisa seguir a “cadeia hierárquica” em uma situação como essa. Relate suas preocupações ao gerente de seu supervisor local, ao seu representante de RH ou a outro membro da equipe de gerenciamento local, ou use a Linha de atendimento, que lhe direcionará a possíveis alternativas de denúncia, dependendo de seu país.

Saúde e segurançaA Varian está comprometida em cumprir as leis de saúde e segurança e acredita que essa é a coisa certa a se fazer. Espera-se que todos os funcionários criem e mantenham um ambiente de trabalho seguro, que minimize acidentes de trabalho e proteja a saúde, o bem-estar e a segurança dos funcionários, parceiros de negócios e visitantes da Varian.

“Nossos clientes e seus pacientes contam conosco na proteção de suas privacidades.”

– Shivakumar Gopalakrishnan, Engineering Manager Software Engineer (Apps)


Um aspecto da criação de um ambiente de trabalho seguro é permitir que os funcionários sintam que outros não estejam sob a influência de drogas ou álcool durante o trabalho. Para garantir essa segurança, a Empresa não tolera o abuso de drogas ou álcool no local de trabalho. Todos os funcionários devem obedecer aos requisitos legais, regulatórios e da Empresa em relação a substâncias ilícitas e devem participar de programas de treinamento sobre abuso de substâncias e assistência ao funcionário.

Privacidade de dados dos funcionários, clientes e pacientesA Varian está comprometida aos mais altos padrões de proteção de dados pertencentes aos nossos funcionários e clientes.

Manter a privacidade do funcionário e a confidencialidade dos registros e das informações pessoais dele é essencial. O acesso aos registros dos funcionários é limitado a pessoas com autorização por motivos válidos, legais e relacionados ao trabalho, e qualquer informação obtida dos registros dos funcionários pode ser utilizada somente sob tal autorização. A Varian adere a todas as leis locais concernentes à privacidade das informações dos funcionários. Os funcionários que têm acesso ou trabalham com as informações pessoais de colegas da Varian têm a responsabilidade de lidar com tais informações apropriadamente e também de tomar todas as precauções necessárias para preservar sua confidencialidade. Os funcionários têm acesso a seus próprios registros de acordo com as leis locais. Ademais, a Varian observa as leis aplicáveis a respeito dos dados do cliente.

A Varian pode lidar com dados de pacientes nas instalações de nossos clientes por meio do uso das ferramentas de suporte oferecidas pelos produtos da Varian. A Varian adere às leis e regulamentações aplicáveis concernentes à privacidade dos dados e das informações protegidas de saúde do paciente.

A Varian cumpre todas as leis aplicáveis no tratamento dos dados do cliente e do funcionário, de acordo com as políticas de privacidade do cliente e do funcionário da Varian.


» Contribuições políticas

» Proteção do meio ambiente

» Comunicação em nome da empresa

Comunidade e meio ambiente


Contribuições políticasA contribuição de fundos, ativos, serviços ou instalações da Varian para ou em nome de um partido ou candidato político ou comitê de ações políticas (“PAC”) é altamente regulada ou regida pelas leis aplicáveis e políticas da Empresa.

Nenhum funcionário ou parceiro de negócios pode agir em nome da Varian ao fornecer qualquer cortesia de negócios, presente ou pagamento a qualquer funcionário público ou de partido político, candidato a funcionário ou agente, seja nos Estados Unidos ou em outro país, de modo direto ou por meio de intermediários, a menos que voluntariamente como uma contribuição ao PAC da Varian ou se aprovado por escrito pelo Departamento jurídico ou de conformidade ética. Muitas leis anticorrupção proíbem pagamentos a partidos políticos estrangeiros e a candidatos a cargos políticos estrangeiros se forem feitos com o propósito de obter ou manter negócios ou alguma outra vantagem desleal.

Além disso, todos os funcionários e parceiros de negócios da Varian devem cumprir todas as leis aplicáveis reguladoras da participação corporativa em assuntos públicos.

Nenhum funcionário ou parceiro de negócio está autorizado a (a) declarar qualquer posição política em nome da Varian, (b) utilizar material timbrado da Empresa na comunicação de visões pessoais ou (c) tomar qualquer ação que possa ser vista como lobby, sem a aprovação prévia do Departamento Jurídico ou do Presidente e Diretor Executivo.

Essas regras não devem ter o intuito de desmotivar ou proibir os funcionários, diretores ou membros do Conselho a fazer contribuições políticas pessoais voluntárias, participar em processos políticos em seu tempo livre ou à sua custa, expressar suas opiniões sobre questões legislativas ou políticas ou participar em atividades políticas. Os funcionários são motivados a exercer seus direitos como cidadãos.

Proteção do meio ambienteA Varian é comprometida em conduzir seus negócios de modo a prover medidas protetoras justas à saúde pública e ao meio ambiente. A Varian também está empenhada em conservar os recursos naturais do planeta.

Para atender aos padrões ambientais da Varian, todas as instalações devem demonstrar conformidade com as leis de saúde pública e ambientais pertinentes às suas operações. Espera-se que todas as instalações mantenham um diálogo aberto com as comunidades locais sobre a natureza e os perigos dos materiais que fabricam ou utilizam. A política da Empresa é participar ativamente junto às autoridades públicas, aos grupos do setor e ao público na promoção da consciência da comunidade e em programas de resposta de emergência para lidar com quaisquer possíveis danos associados aos produtos e às instalações da Empresa.


Caso você não seja designado oficialmente pela Varian para transmitir informações em seu nome, seja cuidadoso ao informar sobre os negócios ou produtos da Empresa.

Comunicação em nome da empresaSomente os funcionários oficialmente designados pela Varian estão autorizados a falar em nome da Empresa. Quando houver dúvida sobre qualquer comunicação, entre em contato com o Departamento Jurídico.

Se as tarefas do seu trabalho exigem a comunicação em nome da Empresa, ainda assim você deve buscar a aprovação das comunicações pelo Departamento de comunicações de marketing, Comitê de Análise Promocional, Departamento de comunicações corporativas ou seu Departamento de RH local.

Caso você não seja designado oficialmente pela Varian para transmitir informações em seu nome, seja cuidadoso ao informar sobre os negócios ou produtos da Empresa. Lembre-se de que afirmações sobre produtos e dados financeiros são altamente reguladas e sujeitas a restrições legais. Suas violações de tais leis podem resultar em responsabilidade tanto para você quanto para a Varian.


Ativos e informações da Empresa

» Conflitos de interesse

» Informações confidenciais

» Propriedade intelectual

» Informações comerciais

» Negociações com informações privilegiadas e indicações de ações

» Oportunidades corporativas

» Manutenção de registros e relatórios públicos

» Sistemas de comunicações empresariais

» Proteção e utilização correta dos ativos da empresa


Espera-se que os funcionários, diretores e membros do Conselho usem bom senso e evitem situações que apresentem conflitos reais ou possíveis com os interesses da Varian.

Conflitos de interesseA Varian espera que todos os funcionários, diretores e membros do Conselho trabalhem para o melhor interesse da Varian. Um conflito de interesse ocorre quando lealdades ou atividades são, ou podem ser, divididas entre os interesses da Varian e os interesses pessoais (ou interesses de outra pessoa ou entidade), ou quando um funcionário, diretor ou membro do Conselho está em uma posição de exploração de seu cargo e suas responsabilidades para seu próprio benefício. Mesmo a aparência de um conflito de interesse deve ser evitada. Espera-se que os funcionários, diretores e membros do Conselho usem bom senso e evitem situações que apresentem conflitos reais ou possíveis com os interesses da Varian. Exemplos de um conflito de interesse incluem:

• praticar ações ou ter interesses que dificultem a realização das responsabilidades de seu trabalho.

• receber ou solicitar benefícios impróprios (favores, presentes, empréstimos etc.), seja para si mesmo ou para um parente, de um cliente, fornecedor, contratado ou concorrente.

• ter um investimento financeiro ou outra participação de negócio em um cliente, fornecedor, contratado ou concorrente.

• beneficiar-se do uso impróprio ou disposição da propriedade da Empresa, de informações confidenciais, de oportunidades de negócios ou outros ativos.

• desviar da Varian, para benefício próprio do funcionário ou de outra forma, quaisquer oportunidades de negócios nas quais a Varian tenha ou possa vir a ter interesse.

• receber um valor substancial de, ou contribuir com um valor substancial para, uma parte com a qual a Empresa realiza negócios.

• obter oportunidades para ganho ou benefício pessoal que pertencem ou são apresentadas à Empresa ou que sejam descobertas como resultado de seu cargo na Empresa.

• contratar ou manter uma pessoa ou entidade para prestar serviços para a Empresa por ela ter uma relação pessoal, profissional ou comercial com um cliente ou um possível cliente da Varian.

• como funcionário, manter vínculo empregatício ou atuar como membro do Conselho de outra empresa sem permissão ou competindo com a Varian.

• como membro do Conselho, atuar como diretor de ou manter vínculo empregatício com um cliente, fornecedor, contratado ou concorrente da Varian sem as aprovações adequadas.

• beneficiar-se direta ou indiretamente de uma transação pessoal relacionada (por exemplo, uma transação com um terceiro que tenha um diretor executivo ou membro do conselho de diretores em comum), como descrito adiante nas políticas da Empresa.

• usar um membro da família, agente ou um terceiro para realizar o que o funcionário está proibido de fazer diretamente.

Se acredita existir um possível conflito de interesse, debata imediatamente a situação com seu gerente, um representante de RH ou com o Departamento jurídico.


PERGUNTA: Minha irmã possui uma pequena empresa que fabrica materiais que poderiam ser usados nos produtos da Empresa. É um conflito de interesse proibido fazer negócios com ela?

RESPOSTA: Não necessariamente, mas você deve relatar a possível relação de negócios aos gerentes antes de realizar qualquer negócio e você deve não tentar influenciar a relação comercial da Varian com a empresa da sua irmã. Uma pessoa imparcial, que não seja você, deve decidir se a empresa de sua irmã é a melhor fonte de material.

Informações confidenciaisInformações confidenciais, incluindo segredos comerciais e informações corporativas, financeiras, técnicas e pessoais, são propriedades importantes da Varian. Vazamentos de informações confidenciais podem danificar seriamente o desempenho financeiro e a posição competitiva da Varian, além de comprometer nossos direitos de propriedade intelectual. Todo funcionário, diretor e membro do Conselho tem a responsabilidade de proteger as informações confidenciais, sejam internas ou externas, de serem divulgadas ou utilizadas sem autorização. As informações confidenciais devem sempre ser tratadas como tal.

PERGUNTA: Fui convocado a uma sessão de júri. Ouvi falar que isso pode envolver longos períodos de espera, portanto, planejei levar meu notebook para trabalhar em um relatório sobre um novo produto. Isso é permitido?

RESPOSTA: As informações confidenciais não devem ser levadas a locais que possam comprometer a segurança da informação. Caso fique próximo a pessoas que possam ver seu computador, não trabalhe em informações confidenciais. Você também deve evitar discussões (incluindo conversas telefônicas) sobre os negócios da Empresa em locais públicos.

Propriedade intelectualA propriedade intelectual é um dos ativos mais valiosos da Varian. Todos os funcionários devem trabalhar para proteger nossas patentes, marcas registradas, copyrights, segredos comerciais e outras informações exclusivas. Ao mesmo tempo, é importante respeitar os direitos válidos de propriedade intelectual de outros. O uso não autorizado da propriedade intelectual de outros pode expor a Varian e seus funcionários a penalidades civis e criminais.

Uma chave para a proteção de nossa propriedade intelectual é a revisão de tempos em tempos de novos produtos, serviços, processos e softwares quanto a possíveis invenções e segredos comerciais e quanto a violações de direitos de propriedade intelectual de outros. Relate todas as invenções prontamente ao Departamento jurídico para garantir a proteção de patente adequada.

Não investigue ou discuta questões de cobertura ou validade da propriedade intelectual, seja propriedade intelectual da Varian ou de terceiros. Entre em contato com o Departamento jurídico a respeito de quaisquer questões relacionadas a propriedades intelectuais, como patentes, marcas comerciais ou informações exclusivas.

PERGUNTA: Um de nossos produtos, em breve, terá um novo recurso que realmente ajudará a superar a concorrência. Um grande cliente está me pressionando para falar sobre o novo recurso agora, pois ele precisa tomar uma decisão de compra essa semana. Sei que a empresa deseja patentear o recurso, mas não tenho certeza se o formulário já foi preenchido. Posso mostrar o novo recurso ao cliente?

RESPOSTA: Não. O conselho de patentes deve ser consultado primeiro, pois mostrar o recurso ao cliente antes do preenchimento do formulário de patente pode resultar na perda da capacidade da Empresa em obter a patente.

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Informações comerciaisA Lei federal “Defend Trade Secrets Act” (a “DTSA”) indica que um indivíduo não deve ser responsável criminalmente ou civilmente pela divulgação de um segredo comercial feito (i) de forma confidencial a um funcionário público ou a um advogado, e apenas pela finalidade de relatar ou investigar uma suspeita violação da lei; ou (ii) em uma reivindicação ou outro documento arquivado em um processo ou outro procedimento, se tal arquivamento é feito em fé pública. Além disso, a DTSA indica que um indivíduo que iniciar um processo judicial de retaliação contra um empregador para denunciar uma suspeita violação de lei poderá divulgar um segredo comercial ao seu advogado e usar as informações do segredo comercial no tribunal, mas apenas se o indivíduo (i) arquivar quaisquer documentos contendo o segredo comercial em fé pública; e (iii) não divulgar o segredo comercial, exceto mediante ordem judicial.

Negociações com informações privilegiadas e indicações de açõesUsar informações materiais não públicas (“privilegiadas”) para seu benefício financeiro ou outro benefício pessoal ou compartilhar tais informações com outras pessoas pode violar leis civis e criminais. Informações privilegiadas são notícias sobre uma empresa não conhecidas do público investidor. Informações privilegiadas são “relevantes” caso seja razoável esperar que alterem o total de informações disponíveis sobre uma empresa ou afetem o preço das ações de uma empresa. Exemplos comuns incluem projeções ou alterações em estimativas de ganhos futuros; uma possível fusão ou aquisição ou venda de ativos substanciais; ofertas ou reaquisições de ações; alterações no gerenciamento sênior; novos produtos ou novas descobertas significantes e uma expansão ou antecipação significativa de operações.

PERGUNTA: Estava conversando com meu primo e mencionei que faria uma viagem de negócios para fechar um negócio da aquisição da Empresa X. Isso pode criar um problema?

RESPOSTA: Sim. Se você ou seu primo negociam ações de alguma das empresas envolvidas no acordo, ambos podem ser acusados de negociação com informações privilegiadas. Além disso, se seu primo passar a informação adiante a outra pessoa, você pode ser envolvido.

Os funcionários, diretores e membros do Conselho que estiverem cientes de informações privilegiadas relevantes sobre uma empresa são proibidos de negociar ações direta ou indiretamente em tal empresa (conhecido como “negociação com informações privilegiadas”) e não devem divulgar essas informações a terceiros nem recomendar que qualquer outro indivíduo negocie ações dessa empresa (conhecido como “indicações de ações”). As informações podem ser sobre a Varian ou outras empresas em casos que a informação sobre essas outras empresas seja de conhecimento de uma pessoa devido ao seu relacionamento com a Varian. A restrição contra a negociação com informações privilegiadas e indicações de ações também se aplica a membros da família e outras pessoas moradoras da mesma casa que os funcionários e membros do Conselho, assim como a contas controladas por ou sujeitas à influência de tais pessoas.

Os funcionários, diretores e membros do Conselho que têm ciência de informações não públicas relevantes estão sujeitos a restrições adicionais de negociação. Caso tenha qualquer dúvida sobre informações privilegiadas e negociação em valores mobiliários entre em contato com o Departamento Jurídico.

“Nosso sucesso é baseado na inovação contínua de novos meios para ajudar a salvar cada vez mais vidas.”

Marjorie Cadet, Facilities Program Manager

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Oportunidades corporativasFuncionários, diretores e membros do Conselho estão proibidos de aceitar (ou direcionar a um terceiro) uma oportunidade de negócios descoberta pelo uso de propriedade, informações ou posição corporativa, a menos que a Empresa já tenha recusado a oferta da oportunidade. De modo geral, funcionários, diretores e membros do Conselho estão proibidos de utilizar a propriedade, as informações ou a posição corporativa para ganho pessoal e de concorrer com a Empresa. Funcionários, diretores e membros do Conselho têm o dever com a Empresa de promover seus interesses legítimos quando surge a oportunidade de fazê-lo.

Manutenção de registros e relatórios públicosA Varian toma decisões de negócios com base nas informações mantidas em todos os níveis da Empresa. Informações incompletas ou imprecisas podem levar a graves consequências legais e financeiras.

Somos obrigados juridicamente, por diversas agências federais, incluindo a Comissão de valores mobiliários dos Estados Unidos, a Food and Drug Administration dos Estados Unidos e a Comissão Europeia, a arquivar, de tempos em tempos, relatórios e declarações de impostos completos, precisos e compreensíveis junto às autoridades adequadas e a manter, com detalhes pertinentes, livros e registros que reflitam precisamente as atividades da Varian. Às vezes, os funcionários, diretores e membros do Conselho são solicitados a fornecer informações para ajudar a Varian a atender a esses requisitos de reportação e preenchimento. A Empresa espera que todos os funcionários, diretores e membros do Conselho considerem seriamente essa responsabilidade e registrem e relatem as informações quando necessário, de modo completo, preciso, justo e honesto. Nenhum funcionário pode inserir ou causar a inserção de informações nos livros e registros da Empresa que possam intencionalmente enganar, deturpar, omitir ou disfarçar a verdadeira natureza de qualquer transação ou resultado. Por exemplo, os funcionários não podem inserir ou autorizar acordos laterais com ordens de compra ou contratos de clientes. Além disso, as transações, avaliações e previsões da Varian devem ser registradas e relatadas conforme necessário para manter o conhecimento de ativos e para permitir a preparação de declarações financeiras de acordo com os princípios de contabilidade comumente aceitos.

PERGUNTA: A Varian tem direito a um grande pagamento de um cliente se atestarmos que a instalação do projeto foi concluída. Não temos certeza se alguns pequenos itens já foram instalados, mas serão em breve. O fim do ano está chegando e gostaríamos de agendar o pagamento. Podemos enviar nossa fatura e certificação agora?

RESPOSTA: Não, você não pode enviar a fatura e a certificação até que tenha recebido a confirmação de que a instalação foi concluída de acordo com o contrato.

Funcionários, diretores e membros do Conselho têm o dever com a Empresa de promover seus interesses legítimos quando surge a oportunidade de fazê-lo.

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Sistemas de comunicações empresariaisA Varian provê o uso de ferramentas de comunicação, tais como e-mail, computadores, arquivos de dados, telefones, correio de voz, fotocópias, marcas comerciais e logotipos, para propósitos relacionados ao trabalho, pois elas podem tornar o trabalho de nossos funcionários e as comunicações mais eficientes e eficazes. Os funcionários têm a responsabilidade de utilizar essas ferramentas de modo profissional, ético e lícito e de exercer bom julgamento e discernimento conforme descrito nas políticas da Empresa.

Todos os funcionários devem utilizar as ferramentas de comunicação da Varian de acordo com a política da Empresa. Todas as comunicações devem ser profissionais, honestas e precisas. Os funcionários não devem conduzir quaisquer assuntos de ordem pessoal nas dependências da Empresa, durante o expediente ou com o uso das ferramentas de comunicação da Empresa. As localidades da Varian fora dos Estados Unidos podem ter políticas mais restritivas ou até mesmo proibir o uso dos sistemas empresariais para fins pessoais. Esses locais têm suas próprias regras a respeito da inspeção e do monitoramento de e-mails e outras comunicações eletrônicas com base nas leis locais e os funcionários devem consultar as políticas locais quando necessário.

Proteção e utilização correta dos ativos da empresaTodos os funcionários, diretores e membros do Conselho devem proteger os ativos da Empresa, tangíveis e intangíveis, contra perda, roubo, uso incorreto e divulgação imprópria e devem garantir o uso eficaz dos mesmos. O emprego incorreto dos ativos da Empresa tem um impacto direto em sua rentabilidade. Os ativos da Empresa devem ser utilizados apenas para propósitos comerciais legítimos, embora o uso pessoal acidental de determinados ativos possa ser apropriado conforme determinado pelo supervisor do funcionário.

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Alterações, modificações e renúnciasEste Código de Conduta pode ser alterado ou modificado, de tempos em tempos, pelo Conselho da Empresa ou por um comitê do Conselho e está sujeito a divulgação e outras disposições da Lei de Valores Mobiliários de 1934 e das normas nela previstas (a “Lei de 34”) e às regras aplicáveis da Bolsa de Valores de Nova Iorque (as “Regras da NYSE”). Quaisquer alterações, modificações ou renúncias das disposições do Código de Conduta para os diretores executivos ou membros do Conselho da Empresa podem ser feitas apenas pelo Conselho ou por um comitê do Conselho e devem ser divulgadas às partes interessadas, conforme requisitado pela Lei de 34 e pelas Regras da NYSE.

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