Sónia Surducan nº 12 Tamara Tavares nº 14

Disciplina : Técnicas de Secretariado

Trabalho Realizado por :

Módulo 14

Escola Secundária Mem - Martins

Documento

È o suporte material de uma ideia, de uma informação que vai ser conservada ou transmitida, servindo para consulta, estudo ou prova.

Importância do documento

Tem uma importância primordial em toda a empresa , encontramo –lo em toda a parte e sob as formas mais diversas : na gestão , no secretariado , no departamento de compras , no departamento de relações públicas , etc .

Características dos documentos

Trata-se de um adjetivo que faz referência àquilo que pertence ou que corresponde àquilo ou a quem vem mesmo a propósito e de forma oportuna.

Pertinência

Exaustividade

Trata-se de referir todos os elementos relacionados com um assunto de forma pormenorizada não ficando nenhum aspeto excluído

A rapidez relacionada com o documento esta associada à fácil compreensão do mesmo.

Rapidez

Tipos de documentos

Quanto a procedência, os documentos podem ser divididos em públicos e privados, ambos podendo constituir prova de fato jurídico, ato jurídico ou de negócio jurídico.

Quanto à procedência

Públicos: São emitidos por autoridade pública ou mediante procuração de autoridade pública. Por exemplo, escritura pública de compra e venda emitida por um notário.

Privados: São emitidos por um particular (pessoa física), ou por autoridade pública fora de suas funções, atribuições, ou competência).

Quanto ao valor

Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.

Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.

Fiscal 

Administrativo 

Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório.

Legal - Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

Permanente - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também referido como valor histórico.

Primário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.

Secundário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

Reservado

Secreto

Ultrassecreto

Quanto ao grau de Sigilo

Reservado

Informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos. Prazo máximo: 5 anos.    

Secreto

Informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. Prazo máximo: 20 anos.

Ultrassecreto

Informações referentes à soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do país, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. Prazo máximo: 30 anos, prorrogáveis.

Documentação Comercial

São todos os documentos que permitem estabelecer uma relação entre o comprador e vendedor.

São os documentos emitidos por entidades publicas tais como : ofícios , requerimentos , formulários etc.

Documentação Administrativa

Documentação Bancária São todos aqueles que relacionam o cliente com a respetiva instituição financeira ou bancária por exemplo:

Cheque LetrasTransferência bancária. Livranças Extratos de faturas Cartões de crédito e débito

Webgrafia

http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word+-+Tipos+de+Documenta%C3%A7%C3%A3o+T%C3%A2nia+Le%C3%A3o.pdf

https://www.google.pt

http://pt.wikipedia.org/wiki/Wikip%C3%A9dia:P%C3%A1gina_principal